presentaties firm ground bij workshop …...2017/11/23 · voorbeeld: defensie magazine (platform...
TRANSCRIPT
Presentaties Firm Ground bij Workshop Toegankelijke pdf – Forum Standaardisatie
• Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet weten
presentatie Iacobien Riezebosch
• Pdf-audit
presentatie Bram Duvigneau
Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet wetenForum Standaardisatie, 23 november 2017Iacobien Riezebosch, Firm Ground
Veel van je content bestaat uit pdf's
Deze pdf's zijn zelden tot nooit goed bruikbaarvoor iedereen of goed toegankelijk.
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
1
Meestal geen grip op pdf
Bruikbare content
• De bezoeker wil een taak uitvoeren
• De bezoeker gebruikt meer en meer alleen mobiele apparaten
• De bezoeker heeft niet altijd toegang tot een printer
• De bezoeker heeft vaak geen goede internetvaardigheden of geen goede
computervaardigheden • Niet iedereen kan een formulier op papier tekenen of invullen
• Er is geen gemiddelde bezoeker
Demo Bram Duvigneau
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
2
Pdf is ook webcontent
Bruikbare en toegankelijke content
• Content in pdf's maak je daarom ook toegankelijk en bruikbaar.
• Nu overheidsbeleid, wettelijke verplichtingen
(meer volgt voor publieke sector).
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
3
Een pdf
Een toegankelijke pdf
Hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit kun je ook teruglezen op documenten-en-toegankelijkheid.nl: Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar?
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
4
Hoe maak je een toegankelijke pdf?
Hoe je een toegankelijke pdf maakt kun je ook nalezen op documenten-en-toegankelijkheid.nl: Hoe maak je een toegankelijke pdf?
VoorbeeldenProblemen, misvattingen en blinde vlekken
Informatie in pdf is niet altijd voor iedereen beschikbaar
Voorbeeld losloopgebieden in een gemeente
WATERBERGLosloopgebiedenE 3 5 A 1 220ARNHEM- CENTRUMBERG EN HEIDEWEG 26ARNHEM NOORDARNHEMSESTRAATWEGLAREN STEINSELAANetc.
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
5
Geen interne standaard
Niet elke pdf is goed te bekijken op mobiel
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
6
Drukwerk is geen webcontent
Kan bezoeker navigeren met bladwijzers?
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
7
Kan bezoeker navigeren met bladwijzers?
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
8
Leesvolgorde
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
9
Leesvolgorde
Ook pdf moet aanpasbaar zijn
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
10
Handtekening
Plaats geen getekende documenten online.
Vertrouwelijke informatie
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
11
Een gescand document is niet toegankelijk
Verlies van informatie, zoals metadata en codelaag. OCR'en zorgt niet voor toegankelijkheid.
Veel software is ongeschikt
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
12
Geschikte software nog niet goed gebruikt
• Medewerkers leren nu verkeerd gebruik aan in diverse trainingen
• Onvoldoende kennis bij en afstemming met trainers
Een pdf is bewerkbaar
Een pdf up-to-date houden is lastig
• Verouderde informatie
• Dode links
• Meerdere versies in omloop
• Veel stappen in publicatieproces opgemaakte pdf
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
13
Toptaken en processen?
Niet iedereen kan printen of tekenen.
Vaak geen duidelijke afzender of context
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
14
Security
Organisaties delen onbedoeld inlognamen
Privacy en politieke gevoeligheid
Onbedoeld worden namen gedeeld
Vinden en archiveren
• Een toegankelijke pdf met de juiste metadata is beter te vinden en geschikter
voor archivering • Gebruik open standaarden zodat een document op lange termijn betrouwbaar kan
worden weergegeven
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
15
Mensen vinden pdf's niet makkelijk
Veel bezoekers met hulpapparatuur vonden pdf lastig te gebruiken...
...en vroegen naar informatie in HTML.
Gebruikersonderzoek Gov.uk, november 2016
Pdf is niet makkelijk...
Doorgaans is een pdf niet makkelijk voor de bezoeker,
en niet makkelijk of goed voor de organisatie.
Doel
• Doel is toegankelijke, bruikbare, actuele en betrouwbare informatie en
dienstverlening • Het doel is niet (een site vol) toegankelijke pdf's
Welke eisen en verplichtingen zijn er?
Wetgeving en beleid
Onder andere:
• Landelijk beleid digitale toegankelijkheid en digitale overheid
• Grondwet artikel 1
• VN-verdrag geratificeerd inzake rechten mensen met een handicap of chronische
ziekte • Wet Gelijke behandeling
wonen, werk, onderwijs, openbaar vervoer, goederen en diensten • Algemene norm toegankelijkheid
• Europese richtlijnen > nationale wetgeving 2018
websites, intranetten, documenten, apps
Standaarden
• WCAG 2.0
• EN 301 549
• Open standaarden, zoals HTML, pdf/a, pdf 1.7
• Processtandaard digitale toegankelijkheid in ontwikkeling
• ... format toegankelijkheidsverklaring
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
16
Het kan ook andersDenk verder dan het format pdf
Voorbeeld: Defensie Magazine (Platform Rijksoverheid)
Divosa-Werkwijzers in HTML
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
17
Artikelen over best practices
Op documenten-en-toegankelijkheid.nl vind je artikelen over de voorbeelden:
• Van pdf naar HTML: de divosa-werkwijzers
• Defensie Magazine: van papieren tijdschriften naar online magazines (in HTML)
Aanpak voor organisaties met veel online pdf's• Veel organisaties weten niet waar ze staan
• Je kunt niet goed een probleem oplossen als je de aard en omvang niet kent
• Je kunt geen prioriteiten stellen of budget regelen
• Het toegankelijk maken van pdf's (focus op eindproduct) is geen efficiënte aanpak
of goede eerste stap
Inventory en audit van documenten
• Als je meet,
dan kun je het probleem begrijpen • Als je het probleem kan begrijpen,
dan kun je het aanpakken en oplossen • Als je het probleem inzichtelijk kan maken,
dan kan je budget en capaciteit regelen • Als je het probleem begrijpt,
dan kun je quick wins of prioriteiten vaststellen • Als je meet,
dan kan je voortgang meten
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
18
Pdf-auditForum Standaardisatie, 23 november 2017Bram Duvigneau, Firm Ground
Casus gemeenteAanleiding:
“We moeten pdf's toegankelijk maken, kunnen jullie helpen?”
Eigenlijke vragen
• Hoeveel pdf's hebben we?
• Hoe toegankelijk zijn onze pdf's?
• Moeten we die nu allemaal toegankelijk gaan maken? Is dat haalbaar?
• Hoe zorgen we ervoor dat nieuwe pdf's direct goed gemaakt worden?
• Moeten we nog aan andere verplichtingen voldoen voor onze pdf's?
• Zijn er ook uitzonderingen?
Pdf-audit Firm Ground
• Nulmeting als start
• Een audit van de bestaande pdf's
• Documenteren van de processen waarmee pdf's tot stand komen
• Inventariseren van intern beleid voor het publiceren van documenten
• Kick-off van onderwerp: wat is een pdf en wat komt er bij kijken?
• Training om interne kennis te vergroten
• Advies voor vervolgstappen
Data verzamelen en combineren
Onder andere:
• statistieken
• kwaliteit
(metadata en eigenschappen toegankelijk document) • open standaarden
• gebruikte software
• aanmaak- en bewerkingsdatum
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
19
Handmatig onderzoek
• Clusteren van documenttypes
• Handmatig onderzoek op succescriteria 'meest gedownload' en documenttypes
• Context losstaande pdf onderzoeken
• Processen voor bezoeker, 'toptaken' en formulieren
• Handmatig onderzoek naar eventueel alternatief en bereikbaarheid alternatief
Interviews en beleidsdocumenten
Onderzoek randvoorwaarden en processen organisatie, waaronder:
• beleid
• regels
• kennis
• software
• capaciteit
• inkoop
Resultaten – cijfers
In de presentatie zijn ter illustratie cijfers gedeeld van een gemeente. Zoals:
• het totaal aantal documenten
• het totaal aantal pdf's
• documenten en pdf's vanaf 1 januari 2015
Pdf's vanaf 1 januari 2015
Deze pdf's zijn nader bekeken:
• het percentage gecodeerde pdf's en het percentage ongecodeerde pdf's. De
aanwezigheid van een codelaag zegt niets over de kwaliteit van de codelaag en voldoen aan succescriteria. Er zijn geen toegankelijke pdf's aangetroffen.
• pdf's zijn opgesplitst in de pdf's die in het Raadsinformatiesysteem staan en overige
documenten. Daarvan is bekeken:
◦ de grootte van de online aangeboden pdf's
◦ het aantal pdf's dat in open standaard wordt aangeboden (op basis van de
versie zoals aangegeven in het bestand) en pdf's die in gesloten standaard worden aangeboden
◦ de documenttitels, vaak ontbreekt deze of is deze niet beschrijvend
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
20
◦ de opgegeven taal van het document, vaak niet opgegeven, soms verkeerde
taal
◦ de auteurs, vaak zijn dit persoonsnamen of inlognamen
Resultaten handmatig onderzoek
Huisstijl
• Huisstijl niet altijd toegepast op documenten
• Met de ontwikkelde sjablonen kan geen toegankelijke pdf gemaakt worden
Formulieren
• Formulieren zijn niet toegankelijk
• Veel pdf-formulieren zijn niet digitaal invulbaar
• Processen met formulieren zijn niet toegankelijk en niet volledig digitaal af te ronden
Meest gedownloade documenten
• Bevat ook oudere documenten
• Verschillende soorten content:
formulieren, tekst, kaartjes, tabellen • Niet toegankelijk, niet altijd in open standaard
Gebruikte software
• Er wordt veel verschillende software gebruikt
• Niet alle software kan toegankelijke pdf's of volledig toegankelijke pdf's produceren
• Als de software dit wel kan, worden deze mogelijkheden nog niet benut
• Kennis juist gebruik software ontbreekt
Resultaten - beleid
Beleid
• Relevante beleidstukken zijn onderzocht
• Mensen zijn geïnterviewd
Workflow
• Verschillende workflows
• Nog geen workflow ingericht die tot toegankelijk document leidt
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
21
Kennis en middelen
• Controle, reparatie, keuzes
• Kennis en vaardigheden
• Capaciteit en budget
Vervolgstappen
Betrek en informeer
• Sessie met alle directe betrokkenen uit de organisatie om het rapport te bespreken
• Workshop waarin voor een groter deel van de organisatie het onderwerp inzichtelijk
wordt gemaakt
Processen en beleid aanpassen
• Bepalen prioriteiten en 'quick wins' op basis van het onderzoek
• Opstellen ontbrekend beleid
• Regelen budget en capaciteit voor oplossingen
Verantwoording en conformance beleid / wetgeving
• Verwerken van de resultaten in de toegankelijkheidsverklaring
• Maatregelen benoemen
• Stappenplan
• Informeren management
• Basis voor meer aandacht op organisatorisch en politiek niveau
Processen inkoop aanpassen
• Geschikte software
• Neem publicatie van toegankelijke documenten mee bij inkoop nieuwe software
• Trek ongeschikte software terug
Blijf meten
• Meet voortgang, stel bij en vergroot scope en grip
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
22
Afrondend1. Uitgangspunt is goede dienstverlening en informatie 2. Pdf is niet zo makkelijk als het lijkt 3. Krijg inzicht in probleem en omvang probleem
(feiten en cijfers) 4. Organisatie moet voldoen aan verplichtingen en toegankelijkheidsverklaring
aanbieden 5. Betrek de hele organisatie inclusief management en bestuur 6. Verbeter randvoorwaarden en processen 7. Bouw kennis op en schakel waar nodig expertise in
Meer informatie• Wil je de nieuwsbrief ontvangen?
Je kunt je inschrijven voor de nieuwsbrief van documenten-en-toegankelijkheid.nl en de nieuwsbrief van Firm Ground.
• Informatie nalezen?
documenten-en-toegankelijkheid.nl Aanpak, organisatie en best practices
• Trainingen, pdf-audit en advies:
Firm Ground, digitale toegankelijkheid goed geregeld
Vragen?Iacobien Riezebosch (twitter: @iacobien) en Bram Duvigneau (twitter: @bramduvigneau)
Firm Ground digitale toegankelijkheid goed geregeld [email protected]
Over deze hand-out
Deze hand-out hoort bij de presentaties die Firm Ground verzorgd heeft voor het Forum Standaardisatie bij de Workshop Toegankelijke pdf op 23 november 2017. De informatie in deze hand-out staat niet op zichzelf maar is een samenvatting van de presentatie waarbij onderwerpen en afbeeldingen zijn toegelicht en besproken.
Het intellectuele eigendom van deze workshop ligt bij Firm Ground. Deze hand-out is enkel bestemd voor deelnemers aan deze training. Copyright afbeeldingen: documenten en toegankelijkheid.nl.
Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017
23