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Dokumenten-Technologien: Lösungen, aktuelle TrendsPROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

© PROJECT CONSULT 2005

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Dokumenten-Technologien: Lösungen,aktuelle Trends

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2005

Dokumenten-Technologien:

Lösungen, aktuelle Trends

Dr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


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Agenda

• Begrüßung und Einführung

• Entwicklung im ECM-Markt

• ILM als neue Strategie

• Konvergenz der Technologien

• Anwenderanforderungen

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Einführung


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Ein uraltes Thema

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en vonJahren:

Wissensmanagement basierte zunächst aufmündlicher Überlieferung

© Copyright PROJE CT CONSULT Gm bH 2002 / Aut orenrec ht Dr- Ulr ich K ampffmeyer 2001- 2002© PRO JEC T CO NS ULT 2002





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Ein uraltes Thema

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahrenwurde es möglich, Informationen undVereinbarungen zu überliefern:

Das Dokument war geboren



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Ein uraltes Thema

Die Verwaltung der Dokumente,

modern Dokumentenmanagement genannt,

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in denfrühen Kulturen






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Ein altes Thema

Elektronisches Dokumentenmanagement existiertseit ca. 25 Jahren.

Durch die elektronische Informationsverarbeitungwird der Dokumentbegriff neu definiert:

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuellesDatenobjekt



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Das herkömmliche Dokument

• wichtig

• unterschrieben

• auf Papier

• nahe am Urkundenbegriff

• greifbar und taktil erfahrbar

• ohne Hilfsmittel lesbar

• auf dem Schreibtisch verstreubar

• das war doch da oben in dem Ordner links, mit demblauen Rand

• beweisfähig

• eine Willensbekundung• © PRO JEC T CO NS ULT 2002 Ur heber r echt e Dr . Ulr ich Kam pf f m eyer





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Die frühen Anfänge

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den

Dokumentenbegriff nicht© Copyright PROJE CT CONSULT Gm bH 2002 / Aut orenrec ht Dr. Ulrich Kampffmey er 2001- 2002

© Copyright PROJE CT CONSULT Gm bH 2002 / Aut orenrec ht Dr. Ulrich Kampffmey er 2001- 2002© PRO JEC T CO NS ULT 2002


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• Der Begriff Dokument wird für elektronischeDokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die ineinem DV-System als Datei, Bestandteil einer Dateioder Objekt vorliegen, verwendet

Das elektronische Dokument





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Papier ist längst nicht mehr dasHauptproblem –

immer mehr Dokumente entstehen digitalund sind nicht mehr für eine physischeRepräsentation geeignet

© Copyright PROJE CT CONSULT Gm bH 2002 / Aut orenrec ht Dr. Ulrich Kampffmey er 2001- 2002


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Immer mehr Dokumente entstehen digitalund sind nicht mehr für eine physischeRepräsentation geeignet






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Der neue Dokumenten-Begriff

Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJE CT CONS ULT Gm bH 2002 / Aut orenrecht Dr. Ulric h Kam pffmey er 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...



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Das elektronische Dokument

Elementar Komplex Container

EinseitigesFAX

Textdatei

Textdatei mit

eingebunden

Bild / Grafik

Vorgang

Tabelle

Textdatei mit

Bild / Grafik

Audio

Einseitiges FAX

Tabelle

Information 1

Information 2

Information 3

© PRO JEC T CO NS ULT 2002





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Das elektronische DokumentGleichstellung

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstelltund sind nicht mehr für eine Präsentation inPapierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente

• Elektronisch signierte Dokumente © PRO JECT CO NS ULT 2002 Ur heber r echt e Dr . Ulr ich Kam pf f m eyer

• Automatisch erzeugte Massendrucke

• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten undFormatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier –undelektronischen Dokumenten ist eine der wichtigstenVoraussetzungen für das Informationszeitalter


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Ein aktuelles Thema

Elektronische Dokumente erhalten ein neueQualität:

Elektronisch signierte Dokumente erhalten diegleiche rechtliche Qualität wie herkömmlichePapierdokumente






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Wege aus der babylonischenSprachverwirrung


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Babylonische Sprachverwirrung


Records ManagementRecords Management

Electronic Document -ManagementElectronic Document -Management ImagingImagingMultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken

Web Content ManagementWeb Content Management

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

EAIEAI

BPMBPM

EDMEDM

WorkflowWorkflow

ECMECMEDRMSEDRMS

Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

ASP / DMCOASP / DMCODocument WarehouseDocument Warehouse

Optical FilingOptical Filing

E-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management

Digital SignatureDigital Signature

GroupwareGroupware

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

Knowledge ManagementKnowledge Management

EDM Engineering Document ManagementEDM Engineering Document Management

DRT Document Related TechnologiesDRT Document Related Technologies

Content ManagementContent ManagementScanningScanning

Asset ManagementAsset Management

Enterprise ApplicationIntegration

Enterprise ApplicationIntegration

COLDCOLD

Digital Rights ManagementDigital Rights Management

DMSDMS

IntranetRepository

IntranetRepository

PortalePortale

Document-ManagementDocument-Management

ILMILM

UDMUDM





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Die Hybris des Marktes

Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannteTrends:

• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender,verringern das Investitionsinteresse und lassen dasBild der Branche verschwimmen

• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neueProdukte zu kreieren, Copyright PROJE CT CONS ULT GmbH 2002 / Aut orenr echt Dr - Ulr ich Kampffmey er 2001- 2002

Umetikettierung überwiegt

• der Spagat, immer das Neueste zu bieten undgleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeitzu garantieren, meistern nur wenige




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Was ist der Unterschied?Document Management (DM)

DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository

Groupw are Groupw are Collaboration

Workflow Workflow eProcess

Document Management Document Management Content Management

Intranet Intranet Intranet

Scanning Capture Capture

Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization

Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines

Document Warehouse Data Mining Document Warehouse

Records Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal





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Was ist der Unterschied?Knowledge Management (KM)











Portal Portal


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Was ist der Unterschied?Enterprise Content Management (ECM)











Portal Portal





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Was ist der Unterschied?DM, KM & ECM











Portal Portal


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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management

• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution





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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management

• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitungun- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiertsind

b) Dokumentenorientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden

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Entwicklung im ECM-Markt





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DefinitionEnterprise Content Management

AIIM International

The technologies used to capture,manage, store, deliver, and preserveinformation to support businessprocesses.

AIIM International, 2003


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ECM BasisideenIntegrative Middleware

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

Quelle: AIIM 2001 Industry Study





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ECM BasisideenDienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen



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ECM BasisideenEinheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp






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AIIM Modell für ECMEnterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Die fünf Komponenten von ECM

• Capture(Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifikation etc.)

• Manage(Business Process Management, Collaboration, RecordsManagement, Document Management, Web ContentManagement)

• Store(Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen,Speichermedien)

• Preserve(Langzeitarchivierung, Schnittstellen, Formate,Speichermedien, Migration)

• Deliver(Output Management, Sicherheit, Multi-Channel-Distribution,Kryptographie, Signaturen etc.)





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CAPTURE

• Barcode

COLD/ERM• E-Billing

Aggregation• Finacial Applications

• XML

Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

Application created

• OMR• Microfilm

• ICR• Rich Media

• HCR• Form

• OCR• Office Documents Indexing

Input Designs

Categorization

RecognitonHuman created

Input


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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab





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Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

•Checkin/Checkout

•Versionsmanagement

•Suchen und Navigieren

•Visualisierung


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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

•Gemeinsames Editieren

•Wissensbasen

•Whiteboards

•Videoconferencing

•Informationszusammen-führung





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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Web ContentManagement

•Editieren und Gestalten

•Publikationsprozess

•Konvertierung

•Sicherheit

•Visualisierung


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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

RecordsManagement

•Ablagesystematik

•Indizierung undThesaurus

•Aufbewahrungsfristen

•Meta-Daten

•Archiverwaltung





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Workflow /Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow /Business Process

Management

•Ablauf- und Aufbauorganisation

•Prozessdesign

•Vorgangsbildung

•Routen

•Mitzeichnung

•Paralleles undsequentielles Bearbeiten

•Wiedervorlage, Fristen

•Kontrolle

•Protokollierung


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STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases• Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc

• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM





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PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS•WORM•WORM-TAPE

Aussonderung


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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen•Digital Signature•KonverterPublishing

•Syndication

•Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

•PDF

• Email und Fax•Digital Rights

Management/

Watermark

•XML

• E-Business-Portale•Personalization

• Internet, Intranet, Extranet•PKI•COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen•Digital Signature•KonverterPublishing

•Syndication

•Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

•PDF

• Email und Fax•Digital Rights

Management/

Watermark

•XML

• E-Business-Portale•Personalization

• Internet, Intranet, Extranet•PKI•COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output





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Trends aus Anwendersicht


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Trends aus Anwendersicht (1)

• Rechtssichere ArchivierungDie Diskussion um die GDPdU hat nunmehr –mit fast zweiJahren Verspätung –auch die Anwenderunternehmenerreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digitalaufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sichder Druck.

• Virtuelle elektronische AktenAls eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen einesKunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert,übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.





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• Die universelle InboxNicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen,sondern alle Eingangsinformationen aus denunterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten ineinem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen undin einen Workflow einspeisen.

• Entlastung für E-Mail und ERPWeiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung vonüberquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immergrößer und komplexer werdenden ERP-Systemen.


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• Personal und Kosten sparen durchProzessunterstützungWieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen.Bestehende Organisationen sind häufig bereitsdurchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nurdurch Prozesssoftware erreicht werden können.

• Erschließung und Wiedernutzungvorhandener InhalteDas Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserungder Informationsqualität, die Vermeidung redundanterAufbereitung von Content und die Erschließung vonInformationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassenselbst das fast verschwundene SchlagwortWissensmanagement wieder aufleben.





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• Effiziente PosteingangsverarbeitungSysteme zur weitgehenden automatischen Erfassung vonSchriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen undgesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtigesEffizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wennmancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und aufeinen vollständigen elektronischen Informationsaustauschsetzt.

• Elektronische SignaturZumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltunggewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die erstengroßen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“beimScannen bahnen sich an.


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• Ablösung von Inseln und proprietärenSystemenDie Integration in die vorhandene IT-Landschaft, dieEinbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandeneAnwendungen und die Abkehr von älteren Insellösungenlassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden.

• Bereinigung der IT-InfrastrukturServer-, Netzwerk- und Anwendungsarchitektur-konsolidierungen beschäftigen alle IT-Manager in großenUnternehmen. Im Rahmen dieser Maßnahmen wird auch überInformation Lifecycle Management mit Vereinheitlichung derSpeichersysteme, Archive und Datenbanken nachgedacht.





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Gründe für DMS-Projektabbruch

Quelle: VOI-DMS Marktstudie


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Nutzenerwartung bei Unternehmen ohneein DMS System






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Mit dem DMS Begriff assoziierteAnwendungsfelder



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Deutschland im internationalen Vergleich –Gründe für Investitionen in ECM

313140333627Höhere Gewinne,bessere Performance

2631046Verbesserung derWettbewerbsfähigkeit

101531101918Kostenreduzierung

211323917Compliance

4177241414Verbesserter Kundenservice

1345869Schnellere Reaktionsfähigkeit

1343334Risk Management

6105665Effizienzsteigerung

CANUKDBRAIREUSA(Quelle: AIIM Oktober 2003)

Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)





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Anwenderschwerpunkte

28eGovernment

14Accounting

28Human RessourceManagement

23333429Customer Service

23Business Continuity

25261818Forms Processing

20Compliance

484614533444Archiving / Storage / RecordsManagement

445022574034Document Contral

353818333027Information Capture

333614412925Knowledge Management

383314313124Web-Publishing

333020302822eMail-Management

3329422122Technical DocumentManagement

232616452722Process automation

CANUKDBRAIREUSA(Quelle: AIIM 2003)

Geplante Projekte (in %)


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Investitionsplanung

242118142611>$1.000.000

01083912$500.000 - $1.000.000

121516111519$200.000 - $500.000

61420211517$100.000 - $200.000

594037513541<$100.000

CANUKGERBRAIREUSA(Quelle: AIIM 2003)

Geplante Investitionen 2004 / 2005 (US $)





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Trends aus Anwendersicht

• Rechtssichere Archivierung• Virtuelle elektronische Akten• Die universelle Inbox• Entlastung für E-Mail und ERP• Personal und Kosten sparen durch

Prozessunterstützung• Erschließung und Wiedernutzung

vorhandener Inhalte• Effiziente Posteingangsverarbeitung• Elektronische Signatur• Ablösung von Inseln und proprietären

Systemen• Bereinigung der IT-Infrastruktur


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Marktanalysen





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Nutzenerwartung bei Unternehmen ohneein DMS System



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Gründe für DMS-Projektabbruch






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Deutschland im internationalen Vergleich –Gründe für Investitionen in ECM

313140333627Höhere Gewinne,bessere Performance

2631046Verbesserung derWettbewerbsfähigkeit

101531101918Kostenreduzierung

211323917Compliance

4177241414Verbesserter Kundenservice

1345869Schnellere Reaktionsfähigkeit

1343334Risk Management

6105665Effizienzsteigerung

CANUKDBRAIREUSA(Quelle: AIIM Oktober 2003)

Wichtigster Grund für Investition in ECM Technologien (in %)


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Anwenderschwerpunkte

28eGovernment

14Buchhaltung

28Human RessourceManagement

23333429CRM Costumer Service

23Business Continuity

25261818Formularverarbeitung

20Compliance

484614533444Archivierung / RecordsManagement

445022574034Dokumentenkontrolle

353818333027Information Capture

333614412925Knowledge Management

383314313124Web-Publishing

333020302822E-Mail-Management

3329422122Technisches Dokumenten-management

232616452722Prozessautomation/Workflow

CANUKDBRAIREUSA(Quelle: AIIM 2003)

Geplante Projekte in 2004 und 2005 (in %)





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Trends aus Marktsicht


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Trends aus MarktsichtAllgemeine Markterscheinungen

• Marktkonsolidierung

• Konvergenz

• Keine geschlossene DMS-Branche mehr





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Lösungsanbieter im Wettbewerb

Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,

FileNet, Banctec, etc.Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,

ELO, Docuware, etc.

Collaboration

IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem

ent

BetaSystems, ISIS

Storage/Archivierung

HP, Storagetek, EMC,Hitachi, Veritas

Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

P-W

ork

flo

w/

Rec

ord

s M

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.

SA

P, O

racl

e, S

age

WCM

/Porta

l

Vignet

te, In

terw

oven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

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Oracle

, Micr

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t, IB

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te, In

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oven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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Traditionelle ECM-Anbieter

Internationale Anbieter:• EMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,

FileNet, Banctec, etc.

Deutscher Mittelsstand:• Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq, ELO,

Docuware, etc.


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

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te, In

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oven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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Collaboration

• IBM

• Microsoft

• Oracle


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

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M,

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WCM

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te, In

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oven

,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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Outputmanagement

• Betasystems

• ISIS


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

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,

Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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Database

• Oracle

• IBM

• Microsoft

• Verity


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS


Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

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edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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ILM

• HP

• Storagetek

• EMC

• Hitachi

• Veritas


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

ase

Oracle

, Micr

osof

t, IB

M,

Verity

ER

P-W

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WCM

/Porta

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Vignet

te, In

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Stelle

nt, R

edDot

Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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ERP

• SAP

• Oracle

• Sage


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ELO, Docuware, etc.

Collaboration


ent

BetaSystems, ISIS



Hard

ware

Xerox, C

anon, Ricoh

Datab

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Oracle

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Integration

FSC, Bearing Point,

Accenture





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WCM

• Vignette

• Interwoven

• Stellent

• RedDot


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Trends aus Marketingsicht





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Trends aus Marketingsicht

• ECM Enterprise Content Management

• RM Records Management

• DAM Digital Asset Management

• ILM Information Lifecycle Management

• Capture

• Compliance

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ECM-Suiten





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Definition Suiten (1)

• Kompatibilität aller Komponenten mit allen anderenKomponenten

• Modular und komponentenweise erweiterbar• Nutzung gemeinsamer Administrations-

komponenten und Ressourcen in Bereichen wieBerechtigungen, Sicherheit, Zugriff, Klassen,Metadaten, Speicherorte, Kommunikation etc.

• Einheitliche Nutzung aller Informationen durch alleKomponenten der Suite Plattform-Konformität, d.h.alle Komponenten sind auf allen Plattformen derGesamtsuite lauffähig

• Einheitliche Clienten, die die Nutzung desGesamtportfolios der Suite möglich machen


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Defintion Suiten (2)

• Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf dieRolle als Bestandteil der Suite, wobei sich dieKomponenten als Dienste innerhalb einergemeinsamen Architektur positionieren

• Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der dieKompatibilität der Einzelkomponenten als auch derSuite selbst sicherstellt

• Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Abdeckungaller Komponenten die üblicherweise zumFunktionsumfang gerechnet werden

• Einhaltung von Standards, um Komponenten vonDritten ebenso konform einbinden zu können wiedie eigenen Komponenten der Suite

• Gemeinsames, konsistentes Vertriebs undMarketing Konzept für die Suite und alle ihreenthaltenen Komponenten einschließlichentsprechender Preismodelle für Suite undKomponenten





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Was ist eine ECM-Suite?

• Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist dieZusammenstellung verschiedener kompatiblerKomponenten zur Lösung eines Gesamtszenarios,bei dem die Komponenten auch einzeln undunabhängig eingesetzt werden können

• ECM beinhaltet fünf große Komponenten Capture,Manage, Deliver, Store und Preservation wobeisich Manage in die Teilkomponenten Collaboration,Records Management, Workflow/Business ProcessManagement, Document Management und WebContent Management

• ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, keineinzelnes Produkt


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Records Management

• Records Management oder Electronic Records Managementbezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- undOrganisationskomponente zur Handhabung vonAufzeichnungen

• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscherPrägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hierwiederfinden

• ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM.Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung inDeutschland und wird durch zahlreiche internationaleStandards gestützt





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Digital Asset Management

• DAM Digital Asset Management, oder MAM Media AssetManagement, oder RMM Rich Media Management, oder ...

• Vielfältigste Akronyme leiten bereits heute die nächste Welleder Entwicklung ein, die sich versucht von CM ContentManagement, WCM Web Content Management und ECMEnterprise Content Management abzuheben

• Noch bewegen sich die Anbieter nur im Randbereich vonDRT und sind im traditionellen Marktsegment noch nichtrichtig sichtbar geworden

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ILM als neue Strategie





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ILM Information Lifecycle Management

• Neues „Schlagwort“der Anbieter von Speicher-Technologien(Storage)

• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zurVerwaltung des Lebenszyklus von Daten

• Hinterlegte „Policies“(Regeln) steuern die Speicherung,Speicherorte und Aussonderung von Informationen

• Weiterentwicklung des HSM hierarchischenSpeichermanagements in Richtung elektronischeArchivierung, Dokumentenmanagement und EnterpriseContent Management

• Betriebssystemnahe Infrastruktur

• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponenteinnerhalb von ECM dar


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Capture

• Unter der diesem Obergriff versammeln sich die Anbieter vonErfassungs-, OCR/ICR- und Klassifikationslösungen

• Dieser Unterbereich von ECM hat inzwischen eineigenständiges Profil gewonnen, obwohl die Komponentenmeistens nur als Subsysteme anderer DRT-Lösungen zumEinsatz kommen

• Rechungseingang

• automatische Klassifikation der 2. Generation





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Compliance

Die Übereinstimmung mit und die Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben.


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Rechtliche Anforderungen

• Sarbanes-Oxley

• GDPdU

• Verrechnungspreisdokumentation

• GoBS

• BASEL II

• FDA

• Kontrag

• Elektronische Rechnung

• HIPAA

• ...





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Trends aus Technologiesichtund Produktentwicklungssicht


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Architekturen und Standards

• Dienste-Konzept

• Standards





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Plattformen

• Linux

• Browser-basierte Clienten


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Sprachen

• JAVA

• XML





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Produktentwicklungen

• Branchenlösungen

• E-Mail-Archivierung

• Records Management

• Workflow

• Farbscannen

• Rechnungseingangserfassung

• Automatische Klassifikation

• Portallösungen

• ECM Suiten

• Administrationstools

• „Intelligente“Speichersysteme

• Output-Management

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Konvergenzen der Technologien





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Konvergenz der Technologien

• Immer mehr Funktionen für wen?

• Das Marktwachstum verteilt sich auf zu vieleAnbieter und wird zunehmend von angrenzendenIT-Segmenten vereinnahmt© Copyright PROJE CT CONSULT Gm bH 2002 / Aut orenrec ht Dr. Ulrich Kampffmey er 2001- 2002

• Die Branche verliert ihr eigenständiges Profil• Aufweichen der Abgrenzung zu anderen Gebieten der

Informationstechnologie

• Verschwinden der Alleinstellungsmerkmale



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Ausblick





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Der Wert von Information

Information hat nur dann eineninhärenten Wert, wenn man dieInformation als Wissen auch inProzessen nutzbar macht




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Die Abhängigkeit von Information

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeitund der Richtigkeit von elektronischerInformation wächst ständig







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Information Overflow

Wir leiden an einer Informationsüber-flutung und müssen die werthaltige,wichtige Information mühsam suchen




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Die Bedeutung von DRT



„Wir ertrinken in Informationund dürsten nach Wissen.“

John Naisbitt, Megatrends 2000





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Information Gap

Die ersten Lücken in der elektronischenÜberlieferung treten auf:Elektronisches Wissen ist bereitsunwiederbringlich verloren gegangen




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Information Divide

Information steht nicht jedemgleichermaßen zur Verfügung







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Die gesellschaftliche Bedeutung vonInformation

„Elektronische Archive sind das Gedächtnisder Informationsgesellschaft.“

Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999




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Die Vision vom papierlosen Büro

„Das papierlose Büro wird es genausowenig geben wie das papierlose Klo“

von Pierer zugeschrieben

• das „papierreiche Büro“

• das „papierarme Büro“

• das „papierlose Büro“

• das „menschenlose Büro“







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