如何使用 Outlook提高工作效率

benwhite

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我原来一直使用 foxmail 来收发邮件，这个是从大学带过来的习惯。习惯确实很难改，从而也会成为我们成长过程中的阻碍因素。

进公司不久，开始尝试使用 outlook ，系统自带的，感觉其中很多功能确实便捷，对提高工作效率大有裨益。

因此和大家分享，交流进步。

缘起

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概述初见 outlook 往往感觉 3 个字：好复杂。比 foxmail 复杂多了，不必说高大的皂荚树 ,

紫红的桑葚，不必说右边的日历，任务栏，光菜单里面就有很多内容，不就一个邮件客户端吗？有必要搞那么复杂吗？软件就是这样，越做越复杂，就想满足所有用户的需求。 Naïve ， stupid 。

对于咱这些邮件需求不深的用户，套用那句话：弱水三千，我只取一瓢饮。取我所需即可，咱是用工具的，不能被工具所用。

OUTLOOK 能用的有 4 块，邮件，日历，任务，日记。是的，就 4 块， 4 块足够了，真的。

相信我，没错滴~

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邮件

前期设置– 保留服务器副本– 收发时间设置– 布局调整

收发效率– 建立分类文件夹– 名片 & 通讯组

最近邮件貌似多起来了

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保留服务器副本初次打开 outlook ，肯定需要新建账号，这一步的教程就跳过了，相信你有这个实力，

不懂的话，可以人肉搜索一下，再不懂的话，打电话给 bill 。

接下来要设置一下，因为很多人发现，我收了信以后，服务器上的原件就没了！！！天杀的默认设置，春哥都没办法恢复啊。于是要设置一下。

菜单工具 --账户设置 -- 点击更改

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点击其他设置，切换到高级，勾选在服务器上保留邮件副本应该看到了吧 （其实我也已经晕了 +_+ ）

保留服务器副本

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接下来我们来修改一下自动收取的时间，默认是 15 分钟，这多耽误事情啊！ &_&

2-5 分钟即可，当然 1 分钟也是可以的，再快就没了，难道你想秒杀吗？

收发时间设置

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布局调整OK 设置完毕， 那么接下来设置下布局，默认的左右布局导致标题窗口太窄，实在是看不清标题，搞不懂 outlook 的产品经理怎么想的，是因为他们测试的邮件标题都是” test”? 很短吗？

视图里选择底端即可

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世界美好了，空气多么清新，视野多么开阔啊 ~

布局调整

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建立分类文件夹设置已经 OK 了，下面讲讲收发信效率的提高。这个是重点。

1 建立分类文件夹这个我是在屈哥那里看到的，好处是找邮件实在方便，自动归档，一目了然。譬如每天数据中心都会发数据日报，那我把它归到 BI 文件夹下。这样查看非常便捷。

下面我们来学习一下，大致 2 步 : 建立文件夹，建立收信规则。第一步，略去不说，聪明的你肯定懂的。第二步，稍废笔墨描述一下

打开规则和通知

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选择新建规则 .. 按照提示 在步骤 2 里 将发件人的邮件地址设置好 以及移动的文件夹设置好。当然这里有很多多样化的设置，大家可以择取所需。

按照提示 点击下一步 下一步 在最后一步 可以勾选立即运行此规则，将旧的邮件 全部归档。

妈妈再也不用担心我的邮件分类， so easy ~~~~

建立分类文件夹

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签名 & 通讯录2 签名和通讯组签名估计 foxmail 里也有 ， outlook 可以设置多个签名，这样新建邮件的时候默认一个，回复的时候使用另一个，比较人性化一点

通讯组的好处是，不必一个个输入邮件地址，也不需要找前一个人的群发邮件，再答复全部。

新建一个通讯组列表，将收件人加入。这样发邮件直接输入通讯组名即可。

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日历功能很好，用了才知道。

我们的工作可以分为两类，常规性的和临时性的。而我们需要提醒，日历功能可以快速而有效地解决忘事的问题。 下午貌似有会 ..

日历

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日历在 OutLook 的左下方 点击日历 切换到日历视图 接下来在需要的地方双击 新建工

作。默认是一次性的，可以再设置重复周期，使其变成常规任务，譬如我的数据和工作日报。在时间快到达的时候， OutLook 会自动弹窗提醒。

这个功能养成习惯后，真的受益匪浅。既可以提醒自己，也无形中形成了工作记录，便于回顾。

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任务标记

有时候一封邮件来了，但是当前忙于其他事情，或者需要后续跟进和留意，那么直接在邮件右侧的小红旗单击标记即可。这样任务就出现在 outLook 的右下方的任务列表里，便于查看和提醒。

喂，干活啦~

任务

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日记功能，我是用来记录工作日报和一些好文章的收录。 Ctrl+8 即可调出。双击新建日记，想干啥干啥吧。

好处是不需要新建 word 文档来保存内容，而且这样查找也超级方便。

一天又过去了，又老了一天…

日记

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回顾• 邮件：

– 前期设置，分类文件夹，签名 & 通讯组• 日历

– 时间安排，提醒功能• 任务

– 标记，后续跟进• 日记

– 工作日报，收藏文章

还有其他诸如：投票功能、新建会议要求、 分类标识等 ，日常用处不大。按下不表 。

有兴趣可以自行研究帮助文档，或者百度谷歌之~

其实使用 OutLook还有一个好处是，大家的邮件不会相互间乱码了

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小提示

如果想直接将一个文件发送给其他人，可以在文件的右键菜单里直接发送，如下：

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完终于写完了 累啊

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