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Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM)

Frank Schneider, Global Services, OpenText 12. Juni 2013

Frank Schneider, Open Text12. Juni 2013

Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM)

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 3

Agenda

1. Open Text

2. Business Transformation mit Extended ECM

3. Prozesse mit ECM optimieren

4. Kundenbeispiele


SAP und OpenText – 20 Jahre einer Partnerschaft

1992

1997

2000

SAP Extended ECM

OpenText übernimmt IXOS

SAP Archiving & Document Access

2003

2007

2008SAP Invoice Management

2009

2010

SAP Digital Asset Management

SAP Employee File Management

2011SAP Document Presentment

SAP Travel Receipts Management

SAP Portal Content ManagementSAP Portal Site Management

SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3

SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server)

SAP CRM Co-Development

Erster ISV “Powered by SAP NetWeaver”

Co-Development des DoD 5015.2 zertifizierten Records Management

Co-Innovation CMIS-Schnittstelle


SAP’s ECM-Portfolio “by OpenText”

ArchivingSecure, compliant, cost-efficient storage of information

Document Access360 degree information access

Employee File

Management

Automate HR File

administration and enable self service scenarios

Invoice Management

and OCR

Minimize data capture

effort and human

intervention to streamline acc. payable processes

Digital Asset Management

Optimized management of rich media

assets

Integrate media into marketing communi-

cations

Document Presentment

Automate document generation

and personali-

zation (e.g. billing

statements)

Extended ECM

Best-of-breed ECM with

unique SAP integration

and process support in SAP and non-SAP

Travel Receipts

Managementand OCR

Automate receipt

handling and streamline expense

management process

Portal Content

Management

Document Management

and Collaboration

embedded into SAP

NetWeaver Portal and Enterprise

Workspaces

Portal Site Management

Powerful Intranet/ Extranet

authoring and publishing embedded into SAP

NetWeaver Portal and Enterprise

Workspaces

ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen

ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen


Business Transformation mit ECM for SAP

Process Content

Unique Business Value

Drives the Work… …Provides the Context

Content Enriched Business Processes


Verbindung von Content und Transaktionen zur Unterstützung des Gesamtprozesses

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ContentTransaktionen

SAP-Anwender Non-SAP-Anwender

Daten

Content

Problem: FehlenderBusiness Content

Problem: Fehlende Business Daten

Extended ECM


Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement

Vorteile:• Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen• Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-SAP

• Dokumentenmanagement• Volltextsuche• Kollaboration & Social Media• Scanning• Workflow• Records Management• Archivierung• …

Enterprise Content Management

• ECM-Workspaces mit nativer Integration in SAP

• Nutzung von SAP Daten, Strukturen und Berechtigungen

• Nahtlose Integration in die SAP User Interfaces

• SAP und ECM „synchronisieren“

+ECM

BusinessSuite

Tiefe Integration in SAP

• Projektmanagement• Product Lifecycle Management• Beschaffung• Qualitätsmanagement• Enterprise Asset Management• Vorgangsbearbeitung• Customer Relationship Mgmt.• Und viele mehr!

Prozessspezifisches ECM

=


Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem User Interface

WorkspaceWorkspace

MS SharePoint *

SAP GUI and SAP NW BC

SAP NetWeaver® Portal

SAP Extended ECM (Web UI)

SAP CRM und SAP SRM

MS Windows Explorer

MS Outlook und MS Office

Mobile Devices *

* Add-Ons sold separately by OpenText


Extended ECM erweitert zahlreiche Unternehmensprozesse mit Content

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Planung & Entwicklung

EinkaufProduktion &

BetriebVertrieb & Marketing

Customer Service

Finanzabteilung

Personalabteilung

Rechtsabteilung

IT

Zentrale Lieferantenakte Audits und Zertifizierung Records Management Vertragsmanagement Procure to Pay Dok.

Bid to Cash Dokumentation

Marktanalysen Angebotsdokumentation Ausschreibungen

Zentrale Kundenakte Case Mgmt. (Garantie,

Wartung, Störfall, …) Kundenkommunikation

Projektmanagement (E&C, R&D, etc.)

Zusammenarbeit mit Partnern

Knowledge & IP Mgmt.

Konsolidiertes ECM + ERP Ablösung von Altsystemen Integrierte Daten- und

Dokumentenarchivierung IT Projektmanagement

Aufbewahrungsfristen Automatisierte Compliance Effizientes e-Discovery Vertragsmanagement

Strategisches Vertragsmanagement

Invoice Management Mergers & Acquisitions

Dokumentation

Aufbewahrung von HR Records Dokumentation zu Verfahren u.

Richtlinien Wissensmanagement Bewerberunterlagen

Enterprise Asset Mgmt. Distribution / Logistik Product Lifecycle Mgmt. Qualitätsmanagement


Agenda

1. Open Text



4. Kundenbeispiele


Prozessoptimierung mit xECM

ProcurementExcellence

Production & OperationExcellence

CustomerExcellence

Human ResourcesExcellence

FinancialExcellence

Information TechnologyExcellence

content -enr iched business processes


Herausforderung in Produktion und Betrieb

© AIIM 2012 www.aiim.org / © OpenText 2012 www.opentext.com

44%of companies manage their multi-channel output across print, email, fax, social, etc. in an ad-hoc / manual way

50%of companies do not have their asset-related content linked to their EAM* system — and half of those feel that the two are out-of-step

95%of companies have asset documentation distributed over multiple, disconnected systems

58%of companies feel that poor sharing of knowledge and expertise is an over-riding issue in production & operation.

* Enterprise Asset Management


Kern Prozesse in Produktion und Betrieb– Achieve Excellence with ECM

Manage all plant and maintenance information in a

consistent and easy to access way that is consistent with

SAP structures

Enterprise Asset Management

Streamline warehousing and

shipping operations by a more efficient

document generation and

distribution

Logistics & Distribution

Manage quality-related information

and test documentation in a

traceable and auditable way

Quality Management

Manage material and product related documentation over

the complete product lifecycle

Product Lifecycle Management


Technischer Platz

Technischer Platz

EquipmentEquipment

Instandhaltungs-meldung

Instandhaltungs-meldung

MaterialMaterial

LieferantLieferant

Instandhaltungs-auftrag

Instandhaltungs-auftrag

ProjektProjekt

Extended ECM für Produktion & BetriebContent Management für Schlüsselbereiche des Prozesses

Planung & Konstruktion

Beschaffung & Bau

Inbetrieb-nahme

Betrieb Instandhaltung Stilllegung

Anlagen Lebenszyklus

Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb:

AufgabenlistenAufgabenlisten

15


Beispiel: Equipment-Workspace im SAP GUI

16


Example: Access from Mobile Devices

17

OpenText Tempo* – “Dropbox behind the Firewall”

OpenText Everywhere* – Mobile Access and Filing

* Add-ons to Extended ECM sold by OpenText


Extended ECM – Equipment-Workspace in SharePoint

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Extended ECM für ProjektmanagementContent Management für Schlüsselbereiche des Projektes

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Geschäftspartner /Auftragnehmer

Geschäftspartner /Auftragnehmer

ProjektProjekt

Projektstruktur(PSP)

Projektstruktur(PSP)

MaterialMaterialAuftragAuftrag

Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement:

Angebots-management

Projekt-durchführung

Kontierung & Abrechnung

Gewähr-leistung

Projektmanagement

BestellungBestellung

Projekt-planung

KundeKunde


Extended ECM – Projekt-Workspace im Web User Interface

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Extended ECM – Projekt-Workspaces in MS Windows®


Project Workspaces in MS Outlook®


Produktion und Betrieb - Zusammenfassung

Fast access to relevant documentation

A 360-degree view of all plant and production information

Access to content from inside and outside SAP applications

Efficient repair, failure analysis and project management

Automated document generation and distribution

In-process collaboration

Safety and compliance

Logistics and Distribution

Enterprise Asset

Management

Quality Management

Product Lifecycle

Management


Business Transformation with ECM for Production & Operation Excellence

ProcurementExcellence

Production & OperationExcellence

CustomerExcellence

Human ResourcesExcellence

FinancialExcellence

Information TechnologyExcellence

What Matters Most

Fast access to asset documentation, efficient collaboration

Get the right product to the right place at the right time with the right information

Safety and compliance

What do the Best Achieve

Best run assets witness >3 times lower unplanned downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) *

Best performers have 5 times lower annual service and maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) **

Best performers have a 3 times less non-productive asset life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) **

Customer Benefits with ECM

3 million € annual savings with paper reduction in EAM (Belgium Railways)

30% costs reduction for house connection files (Rewag)

80% fewer process steps, 67% faster document generation, $ 2 million annual savings in distribution centers (AmerisourceBergen)

Business Value Solutions

Enterprise Asset Management

Quality Management

Product Lifecycle Management

Logistics & Distribution

Project Management

** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking

* Data provided by APQC. ©1992-2012 APQC. ALL RIGHTS RESERVED. www.apqc.org/osbc


Agenda

1. Open Text



4. Kundenbeispiele


Optimierung von SAP-Prozessen mit ECMBeispiel in Manufacturing: Viega (DE)

“Geschäftsprozesse ohne Informationen und Dokumente gibt es nicht. Diese werden aber nicht nur mit SAP, sondern natürlich auch mit anderen Systemen wie zum Beispiel E-Mail oder Office erstellt und verwaltet.”

Michael Nippel, strategischer Leiter IT bei Viega

Flexibilität und Transparenz

Transparenz durch 360° Sicht auf Kunden. Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und ECM schafft Datenkonsistenz.

Effizienzverbesserung

Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen verbessert die Produktivität und Innovationskraft.

Umsatzsteigerung

Gesteigerter Vertriebserfolg durch die Bereitstellung von Kundeninformationen im gewünschten User-Interface.


Die Lücke zwischen ERP und ECM schließenBeispiel Energieversorger: IBAarau (CH)

“Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir Inhalte im Kontext der Geschäftsprozesse verwalten können. Der Zugriff sollte schneller, einfacher, kompletter erfolgen. OpenText hat die mit Abstand tiefste und stabilste Integration von ECM in SAP.”

Manfred Mengon, ECM-Projekt-Manager, IBAarau

Flexibilität und Transparenz

Umdenken von der Sparte zum Prozess.Verbesserte interne Kooperation und optimierter Kundenservice.

Effizienzsteigerung

Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen.

Compliance

Gesetzliche Vorgaben sowie internen Weisungen werden erfüllt. Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente ist definiert.

http://www.ibaarau.ch/de/index.php

http://www.ibaarau.ch/de/strom/index.php?navid=900706900706


Warum SAP Extended ECM von Open Text?

OpenText ist ECM-Marktführer und SAP’s strategischer Partner für ECM-Lösungen

Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM,… )

Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI, E-Mail-Anwendung, MS Office, MS Windows)

Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer Produktentwicklung und Roadmap-Planung – zukunftssicher!

Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert, vertrieben und unterstützt wird.

Fragen?

Kontakt: Frank [email protected]

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