oficina de classificação documental
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Atividade pratica realizada em Massa Documental desorganizada, utilizou-se os Principios da Classificação por Tipologia dos Documentos , Atividades dos Departamentos e Período.TRANSCRIPT
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OFICINA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
02/08/2008
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APLICAÇÕES
• ANTES DE INICIARMOS O TRABALHO FOI REALIZADA UMA ORIENTAÇÃO BÁSICA PARA OS FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS SOBRE OS SEGUINTES TÓPICOS:
• ESTABELER UM FLUXO OPERACIONAL PARA ORDENAÇÃO LÓGICA DE DOCUMENTOS DOS DEPARTAMENTOS FISCAL, COMERCIAL, OPERACIONAL, ADMINISTRATIVO, FINANCEIRO E CONTÁBIL DO CLIENTE.
• AGRUPAMENTO DE DOCUMENTOS COM UM MESMO FORMATO E PERFIL.
• SEPARAÇÃO POR TIPO DOCUMENTAL.
• CLASSIFICAÇÃO POR PERIODO (ANO).
• TRIAGEM DE DOCUMENTOS.
• PREPARAÇÃO, MONTAGEM E ALOCAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM CAIXAS IRON.
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ETAPA I
• ABERTURA DO RECIPIENTE DE 650 KG.
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ETAPA II
• SEPARAÇÃO E AGRUPAMENTO DOS DOCUMENTOS
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ETAPA III
• CLASSIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO
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ETAPA IV
• AGRUPAMENTO POR TIPO DOCUMENTAL E IDENTIFICAÇÃO DO PERÍODO.
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ETAPA V
• HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS (AS FOTOS ILUSTRAM O LIXO ENCONTRADO JUNTO COM OS DOCUMENTOS )
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ETAPA VI
• MONTAGEM E ALOCAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM CAIXA IRON
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ETAPA VII
• IDENTIFICAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS E ALOCAÇÃO DE PASTAS AZ EM CAIXAS IRON. • FINALIZAÇÃO COM NOÇÔES PARA RECONHECIMENTOS DAS ATIVIDADES QUE GERARAM
OS DOCUMENTOS E IDENTIFICAÇÃO BÁSICA DE DEPARTAMENTOS.
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PRODUTIVIDADE E VOLUMES TRATADOS
• PARTICIPANTES – 6 PESSOAS
• DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES – 5 HORAS
• 01 RECIPIENTE DE 1.500 LIBRAS
• RENDIMENTO – 40 CAIXAS IRON (1,4)
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ANTES E DEPOIS
• ANTES • DEPOIS
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OBJETIVOS ALCANÇADOS
• REDUÇÃO DOS VOLUMES DE DOCUMENTOS SEM CLASSIFICAÇÃO PARA INBOUND.
• IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ATRAVES DE FORMATOS, TAMANHOS E CORES.
• ESTABELECIDOS OS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO DE MASSAS DOCUMENTAIS AVULSAS E DESORGANIZADAS.
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PARTICIPANTES
• AIRTON SILVA BAUMAYER• ERICON CANI• JOSE GERDEAN F. DA SILVA• KAIO WICTOR SCHODICK• LUIZ CARLOS RODRIGUES
MUITO OBRIGADO PELA ATENÇÃO !
Gilberto Ayres
Arquivista
DRT PR – 461