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Oficina de Tecnologíasde Información
Sistema de Gestión Documental SMVDoc
Superintendencia del Mercado de Valores - Perú
Agenda
? Situación actual del SGD? Antecedentes?Consideraciones funcionales y técnicas? Fuente Externa e Interna?Uso, actualización y seguridad? Archivo Físico y Digital? Estadísticas
? Evolución del SGD ? El SMV Virtual ? SGD integrado a procesos BPM
Situación Actual SGD
Antecedentes
Fase 1? 1999-2002 Workflow de principales procesosFase 2? 2002-2003 Sistema Gestión DocumentalFase 3? 2003 – 2005 SGD se integra al MVNet – Certificados digitalesFase 4? 2005 Migración SGD a entorno Web y cambio de SWFase 5? 2007 Certificación del SGD – MicroformasFase 6? 2009 procesos de microformasFase 7? 2010 Inclusión de nuevos procesos
Antecedentes: Consideraciones
Documentos Externos? Toda información proveniente de usuarios externos (supervisados y
público en general) es identificado a través de código denominado número de expediente.
? Los criterios establecidos son remitente, fecha y asunto? Es factible subsanar o regularizar un expediente.Documentos internos• Toda notificación a usuario externo debe pertenecer a un expediente• Se identificaron los tipos de notificaciones y la numeración es única y
correlativa por año.Flujo Documental:Flujo de generación de expediente: flujo abierto sin recorrido
establecido; sin embargo asociado a una jerarquía de la estructura organizacional
Flujo de Comunicación interna: idem al anterior, la diferencia que el expediente es creado por el personal de la SMV que no pertenece a Trámite.
Consideraciones Tecnológicas
? Sistema de Intercambio de información por internet y basado en PKI -MVNet
? El Sistema de intercambio genera un acuse de recibo con firma digital (Trámite Documentario Virtual).
? El Sistema de Intercambio se integró al Sistema de Gestión Documental.? Los expedientes enviados por MVNet son enviados directamente a la
bandeja de la secretaria de cada Gerencia.? Para la firma de las notificaciones internas y externas el personal de la
SMV tiene certificados digitales.? Arquitectura de software:? Base de Datos: Oracle? EMC: Filenet P8 ? Mensajería: Exchange? Motor BPM-Workflow: Ultimus? Herramienta de desarrollo: Visual Basic y Visual.Net? Servicio Web: IIS? Software de firma (internet) propiedad de la SMV? Software de firma en la SMV: Elock prosigner.
Que hemos logrado?? Presentación de Información Financiera es estacional: Se ha
reducido a 3 horas? Se ha reducido costos en horas hombres por el uso del papel
(eficiencia)? El expediente y sus documentos son seguros (integridad,
confiabilidad y disponibilidad).? Servicio de notificaciones físicas sólo para las empresas no
supervisadas o personas naturales. Entrega de cargos digitalizados. (control de plazos)
? Atención las 24 horas del día y los 365 días al año.? Ventanilla Única del Mercado de Valores, solo se presenta a través
del Sistema y ésta se distribuye a la Bolsa y CAVALI.? Disponibilidad de expedientes históricos, fácil acceso (eficiencia)? Se ha reducido el espacio del Archivo Central en 70% ( se tiene un
espacio de 37.8m2)? Hemos reducido el uso de impresoras y tóner? Optimización de atención a usuarios externos por transparencia (48 a
72 horas)? Cultura Organizacional basado en generar oportunidades sobre el
SGD
Fuente externa: Información Soporte Papel
Fuente Externa: Soporte Papel
InternetSeguro
UsuariosMVNet
ExpedienteElectrónico
Es VentanaUnica ?
TRAMITE DOCUMENTARIO Ventanilla Ùnica Fìsica
Usuarios deTramite
NO
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Workflow Adm. deImágenes
Bitácora DomicilioElectrónico
Digitalización(analista)
Control deCalidad
(analista)
Recepción eIndización(analista)
Archivo Digital
DocumentosFísicos (antes WF)
Exp
edie
nte
Ele
ctr
ónic
oC
ompl
eto
DocumentosFísicos
Doc.Digital
Doc.Digital
Doc.Digital
Doc.Digital
ExpedienteElectrónico
Doc.Digital
Doc.Digital
Exp
edie
nte
Ele
ctr
ónic
oC
ompl
eto
SIControl de Calidad(Gerente Sistemas)
Control deCalidad
y Supervisión(fedatario instit.)
DOCUMENTOS
Fuente externa: Información Soporte Digital
Autoridad de Certificación
DomicilioElectrónico
Bitácora y Base de datos Institucional
Sistema de Gestión Documental
Portal
Servidor Web
Servidor de Aplicaciones
Sistema MVNet – Red del Mercado de Valores
Sistemas de Supervisión
HTTPS
EmpresasSupervisadas
SMV
Fuente Externa: Digital - MVNet
Fuente interna: Información Soporte DigitalActualización, uso y trazabilidad
ServidorWEB
Bitácora
DomicilioElectrónico
SMVDocPC User
ExpedienteInterno
Expediente
Notificaciones Electrónicas
FirmadasDigitalmente
PC User
PC UserPC User
PC User
PC User
Fuente Interna: Digital
SGD - Diseño
Bandeja SGD
Seguridad y acceso a los documentos
Empresas
Empresa supervisada
MVNet
Usuarios externos CONASEV
TRÁMITE DOCUMENTARIO
ANTES •Personal de trámite documentario •Personal de la dirección/OficinaGG y Presidencia
Personal de la Dirección/Oficina
GG y Presidencia
Personal de Dirección/Oficina
GG y Presidencia
Personal de Dirección/Oficina
GG y Presidencia
Acceso Público
ACTUALFeb 2011
•Personal de Trámite Documentario
Superintendente
•Secretaria•Gerente
Superintendente
•Gerentes
Superintendente
•Secretarias•Gerentes •Analistas A1,A2…AnSuperintendente
Acceso Público
Asigna o evalúa
Archivo Central: Físico y Digital
Documentos Originales
Verificación y Preparación
Captura o Escaneo Control de
Calidad
Indización
Control de CalidadControl de Calidad
Firma Digital Fedatario
Generación de Medios (DVDs)
Acta de Conformidad
Devolución Documentos
Sistema Gestión Documental
Verifica, Escanea
Indiza
Cargo
Revisa y deriva
Sistema MVNet
Enviar Archivo Digital
Recepción y Validación
Preparación y Muestra de Exp
Microformas
Control de Calidad Fedatario
Control Calidad SMV
Firma Digital Fedatario
Generación de Medios (DVDs)
Acta de Conformidad
MICROFORMAS DE PAPEL A DIGITAL
MICROFORMAS DE DIGITAL A DIGITAL
VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA – INDECOPI
Acervo Documental
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO
ACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL
ARCHIVO CENTRAL 1,675,000 1,050,000 625,000
- VIGENTES 300,000
- NO VIGENTES 1,050,000 1,050,000
- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000ARCHIVOS DE GESTIÓN 270,000 270,000TOTAL DE U.A. 1,945,000 1,050,000 895,000
Caja (aprox) 1500 597 cajasDimensiones Caja 30 ancho 40 largo 20 de alto
Ingreso promedio de folios diarios: 7088 Aprox 5 cajas mensuales - Anual: 90,000
ARCHIVO DIGITAL:
288 DVDs originales 1 – 2.448 gb288 DVDs originales 2 - 2,448gb
Estadísticas
AÑO TotalExpedientes
%Tramite MVNet
2002 19,507 19,507
2003 16,740 9,862 6,878 41.1%
2004 16,832 4,325 12,507 74.3%
2005 17,433 4,004 13,429 77.0%
2006 20,474 6,226 14,248 69.6%
2007 22,515 6,133 16,382 72.8%
2008 22,828 5,571 17,257 75.6%
2009 23,361 6,045 17,316 74.1%
2010 21,991 3,453 18,538 84.3%
Expedientes y Documentos
AÑO NRO EXP
DOCS GENERAD
OS
DOCS PRESENTA
DOSTOTAL DOCs
Prom Exp Diario
Prom Doc Diario
2002 19,507 5,912 33,007 38,919 79 157
2003 16,740 11,696 42,825 54,521 68 220
2004 16,832 6,636 46,083 52,719 68 213
2005 17,433 7,007 42,966 49,973 70 202
2006 20,474 7,237 45,626 52,863 83 213
2007 22,515 8,075 43,490 51,565 91 208
2008 22,828 8,131 42,626 50,757 92 205
2009 23,361 6,860 41,174 48,034 94 194
2010 21,991 5,880 40,910 46,790 85 180
Documentos
Tipo Doc 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Oficio 1,392 2,580 2,836 3,116 2,603 2,959 2,139 2,121
Circular 5,206 11,123 7,255 9,484 10,212 7,710 6,807 7,789
Resoluciones 419 1,107 1,131 1,118 1,307 1,399 1,146 1,139
7,017 14,810 11,222 13,718 14,122 12,068 10,092 10,049
Total 93,098
Notificaciones
Atención de la SMV
AñoDe 9am a
6pmSábados y Domingos
De 6 pm a 8am %
2003 15,461 57 3,536 19%2004 24,630 154 7,859 24%2005 22,645 106 9,469 29%2006 24,024 222 11,335 32%2007 26,264 158 15,371 37%2008 29,290 214 15,396 34%2009 31,697 234 13,460 30%2010 21,902 124 8,345 28%
Expedientes y Documentos
Tendencia de comunicaciones Públicas y No Públicas 2003 - 2010
Nº de Expedientes y Documentos enviados 2003 - 2010
Ahorro de los participantes del MV
Hacia dónde va evolucionar el SGD?
Atención a los no supervisados
Tipo de Usuarios de la SMV
2006 2007 2008 2009 2010 PromedioN° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. % N°s Exp %
Supervisadas 318 26,452 327 29,110 361 30,515 362 32,013 378 33,492 349 26% 30,316 93%Naturales y Otras Jurídcas 995 2,445 1,107 2,297 997 2,149 1,303 2,181 691 2,202 1,019 74% 2,255 7%
Total: 1,313 28,897 1,434 31,407 1,358 32,664 1,665 34,194 1,069 35,694 1,368 100% 32,571 100%Fuente: Sistema MVNet y SGD
El 93% de servicios solicitados o han presentado información a la SMV (expedientes) provienen de
las empresas supervisadas – 26%y utilizan el Sistema MVNet
El 7% de servicios solicitados o hayan requerido información por la Ley de Transparencia tienen
como origen a persona naturales, empresas del Estado u otras
empresas.
Evolución del SGD
Muchas Gracias