UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS

Escuela de Ingeniería Industrial

Desarrollo Organizacional

COURIER "EL RAYO BUSINESS MAR. S.A.C.

Integrante : Beteta Acuña, Freddy

Profesor : Ing. José Villanueva

Ciclo 2011 I

Rímac, Julio 05 del 2011

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

COURIER "EL RAYO BUSINESS MAR. S.A.C."

INDICE

1. DE LA GERENCIA GENERAL 1.1. Objetivo 1.2. Funciones Generales 1.3. Relaciones de autoridad y coordinación 1.4. Estructura de cargos

2. DE LOS CARGOS. 2.1. Gerente General 2.2. Asesor Gerencia General 2.3. Secretaria Gerencia General 2.4. Auxiliar Administrativo 2.5. Chofer Resguardo 2.6. Chofer de Vehículo 2.7. Especialista Seguridad 2.8. Técnico Seguridad 2.9. Jefe Departamento de Imagen Institucional 2.10. Especialista de Promoción y Relaciones Publicas 2.11. Asistente Comunicaciones

3. AREA DE APOYO (Fuera del Organigrama, hasta formalización) 3.1 Proyecto Saneamiento Inmobiliario

4. DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

1. DE LA GERENCIA GENERAL 1.1 OBJETIVO

La Gerencia General tiene como propósito, organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo del BANMAT, de acuerdo a la política institucional establecida por el Directorio y su Presidencia.

1.2 FUNCIONES GENERALES A la Gerencia General le competen las siguientes funciones: a) Proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización, estrategias

y objetivos empresariales. b) Evaluar el logro de objetivos y el desempeño de las Gerencias y Oficinas a su cargo. c) Dirigir las acciones de mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y de

la productividad empresarial. d) Supervisar los procesos de colocación y recuperación de los préstamos del Rayo Business

Mail S.A.C.

e) Supervisar la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicios concernientes a la gestión institucional.

f) Dirigir y coordinar las relaciones de cooperación internacional e interinstitucional. g) Dirigir la implementación de las disposiciones del Directorio y la Junta General de Accionistas. h) Disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las Auditorías

realizadas. i) Delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha de la institución. j) Desempeñar otras funciones fijadas por el Estatuto Social y el Directorio.

1.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Y COORDINACION La Gerencia General depende directamente del Directorio y su Presidencia. El Gerente General ejerce autoridad sobre el personal a su cargo, siendo responsable del cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la Gerencia General. La Gerencia General por la naturaleza de sus funciones, mantiene coordinación interna con el Directorio, Presidente del Directorio, Gerencias y Oficinas del Rayo Business Mail S.A.C; y en el

ejercicio de sus funciones, mantiene coordinación externa con el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Ministerio de Economía y Finanzas y demás Empresas, Entidades o Instituciones Públicas o Privadas que así se requiera.

1.4 ESTRUCTURA DE CARGOS La Gerencia General cuenta con los siguientes cargos: UNIDAD ORGANICA / CARGOS GERENCIA GENERAL Gerente General Asesor Gerencia General Secretaria Gerencia General Auxiliar Administrativo Chofer Resguardo Chofer Vehículo Especialista Seguridad Técnico Seguridad Departamento de Imagen Institucional

Especialista de Promoción y Relaciones Publicas Asistente Comunicaciones

2. DE LOS CARGOS

NOMBRE DEL CARGO : GERENTE GENERAL Ing. Salvador Luciano

FINALIDAD DEL CARGO Organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo del Rayo Business Mail S.A.C, en

concordancia con la política y objetivos institucionales establecidos por el Directorio, ejerciendo su representación legal.

FUNCIONES a) Proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización, estrategias y objetivos empresariales. b) Participar en las sesiones del Directorio con voz pero sin voto. c) Evaluar el desempeño de las Gerencias y Oficinas a su cargo, acorde a la política y objetivos institucionales establecidos. d) Dirigir y supervisar las acciones de mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y la productividad empresarial. e) Dirigir y coordinar las relaciones de cooperación internacional e interinstitucional. f) Dirigir la implementación de las disposiciones del Directorio y la Junta General de Accionistas. g) Disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las auditorías realizadas. h) Delegar las atribuciones que sean necesarias para la mejor marcha institucional. i) Desempeñar otras funciones fijadas por el Estatuto Social y el Directorio.

RELACIONES Reporta a : Presidente del Directorio Supervisa a : Gerentes de Línea/ Gerentes de Apoyo Jefes de Oficina Asesor Gerencia General Secretaria Gerencia General Especialista Seguridad Jefe Departamento de Imagen Institucional

NOMBRE DEL CARGO : ASESOR GERENCIA GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO Asesorar, Ejecutar y coordinar las actividades especializadas en soporte a la Gerencia General.

FUNCIONES a) Absolver consultas relacionadas con su especialidad. b) Realizar estudios e investigaciones sobre mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y de productividad empresarial. c) Revisar y/o estudiar documentos administrativos y emitir informes técnicos especializados. d) Participar en comisiones y reuniones de trabajo. e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General.

RELACIONES Reporta a : Gerente General Supervisa a : No Aplicable

NOMBRE DEL CARGO : SECRETARIA GERENCIA GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativas que conlleven un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la Gerencia General.

FUNCIONES a) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Gerencia General, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo general y confidencial correspondiente. b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento pertinente. c) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Gerencia General, coordinando las reuniones y citas respectivas. d) Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados. e) Llevar el manejo y efectuar la rendición de fondos de la Caja Chica de Gerencia General. f) Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina de la Gerencia General, efectuando el control de los mismos. g) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por el Gerente General.

RELACIONES Reporta a : Gerente General Supervisa a : Auxiliar Administrativo Chofer Resguardo Chofer de Vehículo

NOMBRE DEL CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO

FINALIDAD DEL CARGO Ejecutar actividades de apoyo administrativas con cierto grado de complejidad, responsabilidad y confiabilidad.

FUNCIONES a) Distribuir documentos de la Gerencia General. b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. c) Recoger los materiales y útiles de oficina de la Gerencia General. d) Efectuar labores de limpieza y desinfección de los ambientes físicos e instalaciones de la Gerencia General y Presidencia, incluyendo los servicios higiénicos. e) Efectuar las acciones referentes a la eliminación de los desechos, resultado de su labor de limpieza. f) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas.

RELACIONES Reporta a : Secretaria Gerencia General Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : CHOFER RESGUARDO

FINALIDAD DEL CARGO Conducción y reparación sencilla de vehículos motorizados

FUNCIONES a) Conducir vehículos motorizados, realizando ocasionalmente viajes interprovinciales b) Cumplir con el Reglamento de Transito y las normas internas de la Institución, informando sobre las ocurrencias sucedidas en el itinerario de trabajo. c) Efectuar el mantenimiento y/o reparaciones mecánica sencillas del vehículo a su cargo, solicitando aquellas de mayor complejidad al área respectiva informando sobre las ocurrencias en el itinerario de trabajo. d) Informar sobre el recorrido, ocurrencias, consumo de combustibles y operatividad del

vehículo o equipo a su cargo. e) Realizar otras funciones que le sean asignadas.

RELACIONES Reporta a : Secretaria Gerencia General Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : CHOFER VEHICULO

FINALIDAD DEL CARGO Conducción y reparación sencilla de vehículos motorizados u otros.

FUNCIONES a) Conducir vehículos, realizando ocasionalmente viajes interprovinciales. b) Cumplir con el Reglamento de Tránsito y las normas internas de la Institución, informando sobre las ocurrencias sucedidas en el itinerario de trabajo. c) Operar el equipo pesado de acuerdo a instrucciones. d) Efectuar el mantenimiento y/o reparaciones mecánicas sencillas del vehículo o equipo a su cargo, solicitando aquellas de mayor complejidad. e) Informar sobre el recorrido, ocurrencias, consumo de combustible y operatividad del vehículo o equipo a su cargo. f) Realizar otras funciones que le sean asignadas.

RELACIONES Reporta a : Secretaria de Gerencia Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : ESPECIALISTA SEGURIDAD

FINALIDAD DEL CARGO Organizar, dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades de seguridad, adoptando medidas preventivas para eliminar o neutralizar todo tipo de riesgo y peligro que pueda presentarse y atente contra el personal e instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C,

contribuyendo de esta manera al normal desarrollo de las operaciones y actividades diarias.

FUNCIONES a) Organizar y supervisar todas las actividades relacionadas con la seguridad de los trabajadores, instalaciones y bienes del Rayo Business Mail S.A.C.

b) Proponer y gestionar todos los aspectos relacionados a la seguridad integral de acuerdo a las normas legales vigentes. c) Efectuar, dirigir y supervisar los estudios y planes de seguridad en las diversas instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C.

d) Programar, coordinar e instruir al personal del Rayo Business Mail S.A.C, en los programas

de seguridad y prevención contra accidentes frente a Siniestros y Desastres Naturales. e) Proponer, formular y supervisar el cumplimiento de las normas por el personal de su área, tomando las acciones pertinentes. f) Efectuar visitas e inspecciones periódicas e inopinadas a las diversas instalaciones y Unidades Operativas del Rayo Business Mail S.A.C, con la finalidad de verificar el

cumplimiento de las normas de seguridad. g) Coordinar con la Empresa de Seguridad y otras entidades que brinden servicio de vigilancia y protección. h) Informar diariamente a la Gerencia General las novedades del servicio. i) Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia General

RELACIONES Reporta a : Gerente General Supervisa a : Técnico de Seguridad

NOMBRE DEL CARGO : TECNICO DE SEGURIDAD

FINALIDAD DEL CARGO Ejecutar actividades relacionadas con el desarrollo de actividades de seguridad de los trabajadores y las

instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C.

FUNCIONES a) Ejecutar y controlar los planes de seguridad en las diferentes instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C .

b) Formular los estudios, recomendaciones y controles respecto a la seguridad del personal, así como de las instalaciones. c) Coordinar y controlar al personal de vigilancia, todas las acciones concernientes al servicio, así como el control de asistencia, del personal de vigilancia y efectivos de la PNP, así mismo llevara y mantendrá el archivo especifico del Area. d) Verificar e inspeccionar a la Empresa de Seguridad que cuente con todos los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. e) Impartir instrucciones referente a las consignas generales y particulares que cumplirán los vigilantes en su puesto de servicio, demostrando cortesía y buen trato en el desempeño de sus funciones. f) Mantener informado constantemente al Jefe inmediato, de las incidencias referentes a la seguridad del personal y las instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C

g) Controlar el ingreso y salida del personal, unidades móviles, materiales y equipos de las instalaciones del Rayo Business Mail S.A.C, coordinando e informando al Area respectiva.

h) Controlar e instruir al personal en el empleo de equipos contra incendios, apoyar y ejecutar los programas de seguridad y prevención de accidentes, frente a Desastres Naturales y Siniestros. i) Realizar otras funciones que le sean asignadas.

RELACIONES Reporta a : Especialista de Seguridad Supervisa a : Servicio de Vigilancia y PNP

4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Directorio

Operaciones Seervicio al cliente

Relaciones públicas

Reclamos

Administracion

Contabilidad Finanzas RR.HH

Ventas

Gerente General