modern management theory to manage is: - to forecast & plan - to

Modern Management Theory(Henri Fayol)

Perencanaan-Hanny-FIK UI 1

To manage is:- to forecast & plan- to organize- to command, to coordinate- to control

PERENCANAAN� Batasan: definisi, makna

� Tujuan

� Tipe perencanaan

� Faktor yang mempengaruhi

� Objektif perencanaan


� Objektif perencanaan

� Tool

� Aspek/ Lingkup/ kegiatan

� Perencanaan yang baik

� Kendala

� Tahap/ langkah

� Pemicu

BATASAN PERENCANAAN

� Perencanaan adalah suatu proses berkelanjutan yang diawali dengan merumuskan tujuan dan rencana tindakan yang akan dilaksanakan, menentukan personal, merancang proses dan


menentukan personal, merancang proses dan hasilnya, memberikan umpan balik pada personal, dan memodifikasi rencana yang diperlukan (Swansburg, 1999).

� Perencanaan formal menekankan apa yang akan dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya (Robbins, Bergman, Stagg, 1997) � tertulis dan disepakati (adanya komitmen) bersama.

BATASAN PERENCANAN

� Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan

� Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang dengan dimana kita saat yang akan datang

� Disasarkan pada misi, filosofi

� Merupakan proses intelektual

Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan

Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan

berorientasi pada waktu

BATASAN PERENCANAAN

� Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang apa yang dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut dilakukan (Marquis&Huston, 2000) �5W1H, bila


dilakukan (Marquis&Huston, 2000) �5W1H, bila tidak adekuat proses manajemen gagal

� Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998).

� Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, & peraturan.

Hirarki Perencanaan

Misi/Visi

Filosofi

SasaranSasaran

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Peraturan

Visi

Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi.

Suatu visi memberikan informasi tentang bentukdan gambaran suatu hal pada masa yang akandatang yang terkait dengan misi yang bermanfaatbagi organisasi dan orang yang bekerja sama didalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).

Misi

Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkanmanfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi inibagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untukmengarahkan setiap individu dalam organisasitersebut untuk berperan secara produktif.

BATASAN PERENCANAAN

� Pernyatan misi merupakan alasan

keberadaan organisasi dan tujuan atau

fungsi organisasi, termasuk visi


fungsi organisasi, termasuk visi

organisasi di masa yang akan datang.

Secara khusus pernyataan visi kadang

lebih strategis dari pada pernyataan

misi (Swansburg, 1999).

Contoh misi bidang keperawatan

� Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggidengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi

� Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukanpendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkanmutu asuhan keperawatanmutu asuhan keperawatan

� Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhanprofesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat

� Memelihara dan membina citra keperawatan yangpositif dan profesional kepada masyarakat melaluipengembangan hubungan perawat pasien yang baikdan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untukmeningkatkan kesehatan masyarakat

Contoh misi suatu ruang rawatMisi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi keperawatan yaitu:

� Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual klien dan keluarga dalam rangka memberikan asuhan keperawatan yang optimal

� Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan � Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien dan rumah sakit.

� Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk menjamin asuhan keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka

BATASAN PERENCANAAN

� Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan yang mengarahkan kegiatan organisasi. Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan spesifik. Organisasi biasanya


tujuan spesifik. Organisasi biasanya menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan jenis pelayanan, ekonomi, penggunaan sumber daya manusia, dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998).

FilosofiPernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinanyang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsepdan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimanaisi suatu organisasi dicapai

Contoh fiosofi bidang keperawatanKami meyakini bahwa:

� Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan filosofiRumah Sakit atau Universitas

� Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan asuhankeperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dandengan biaya yang efektif dan efisien

Filosofi suatu ruang rawat

Kami meyakini bahwa:

� Semua pasien mendapat asuhan keperawatan secara individual dari semua perawat dan asuhan yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-sosial spiritual

� Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal

� Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada orang lain

Contoh tujuan ruang rawat:

� Memberikan asuhan keperawatan secara komprehensif dan individual berdasarkan pengkajian perawat profesional dengan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan spiritual pasien dan keluarga

� Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat profesional

� Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu tinggi dengan cara yang efektif dan efisien

TUJUAN PERENCANAAN� Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua concern akan kondisi organisasi & tahu kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri maupun dalam tim) � tahap awal & tahap paling kritis dari proses manajemen


kritis dari proses manajemen

� Mengurangi dampak perubahan

� Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien), overlapping, dan pengulangan/ kegagalan

� Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian: membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan tindakan korektif yang diperlukan � indikator tercapai/- tujuan organisasi

TUJUAN PERENCANAAN

Kepala ruangan perlu membuat perencanaan(Swansburg and Swansburg 1998) karenadapat:

� Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan

� Meningkatkan analisis kepala ruangan tentangkondisi yang ada

� Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumahsakit

� Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan

� Mencegah terjadinya situasi krisis

� Memberi pedoman manajemen penampilan kerjaindividu

� Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkankomunikasi

� Membuat pembiayaan efektif

TIPE PERENCANAAN

Tingkatan: kerangka waktu, lingkup

� Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas

� Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian

� Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas


� Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas

� Unit: o/ karu

Kerangka waktu:

� Jangka pendek (<1th)

� Jangka panjang

Kekhususan:

� Spesifik

� Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

� Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah, manajer tingkat awal � perencanaan strategik ke operasional)

� Tahapan organisasi:

- pembentukan: direksional, fleksibel


- pembentukan: direksional, fleksibel

- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek

- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang

- decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk

� Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional, jangka pendek, lebih fleksibel

� Komitmen

OBJEKTIF PERENCANAAN� Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi

� Setiap organisasi memiliki multiple objectives: keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan pelanggan, dll

� Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas


� Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas � ada inkonsistensi

� Traditional objective setting: terminasi luas, tidak operasional � diterjemahkan lebih operasional pada setial level manajer

� MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik � tuj spesifik, participative decision making (setiap personal memp kontribusi spesifik, bottom up), periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja

MBO: organisasi-divisi-departemen-individu� Formulasi objektif & strategi organisasi

� Objektif dialokasikan pada divisi & unit departemen

� Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk unitnya bersama atasan


bersama atasan

� Objektif spesifik untuk semua anggota departemen

� Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui oleh manajer & bawahan

� Rencana kegiatan diimplementasikan

� Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi umpan balik

� Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan dengan penghargaan

TOOL

� SWOT Analysis

� Scheduling: Gantt Chart

� POA Table: including budgeting

Time Management:


� Time Management:

- Buat daftar objektif

- Rangking objektif sesuai kepentingan

- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif

- Buat prioritas u/ setiap aktifitas

- Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas

ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN

� Hirarki perencanaan: formulasi policy, aturan, regulasi, metode, prosedur � implementasi �evaluasi

� Perencanaan strategis*


Perencanaan strategis*

� MBO*

� Pengembangan standar

� Perubahan berencana

� Manajemen waktu

� Perencanaan keuangan

� Perencanaan SDM s/d jenjang karir

� Mengelola konflik

� Kualitas

STRATEGIC PLANNING (Drucker)

“ A continuous, systematic process of

� making risk-taking decisions today with the greatest possible knowledge of their effects on the future


on the future

� organizing efforts necessary to carry out these decisions, and

� evaluating results of decisions against expected outcome through reliable feedback mechanism

STRATEGIC PLANNING Phases

� The mission & the creed� Data collecting & analysis� Assess strengths & weakness� Goals & objectives


� Goals & objectives� Strategies� Timetable� Operational & functional plans� Implementation� Evaluation

PERENCANAAN YANG BAIK

� Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil akhir), metoda evaluasi

� Bermanfaat

� Sederhana/ simple


� Sederhana/ simple

� Realistis: menggunakan sumber yang ada, faktual, rasional, fleksibel

� Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku

� Sesuai skala prioritas: rasional

� Melibatkan seluruh komponen organisasi

� Berkesinambungan

� Tertulis

KENDALA

� Tidak tahu/ paham/ terampil

� Tidak mau

� Ragu � keterbatasan wewenang


� Ragu � keterbatasan wewenang

� Kurang dukungan: SDM, kebijakan, fasilitas, dll

TAHAP/LANGKAH

� Pengumpulan, klasifikasi, interpretasi data

� Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H


� Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H

� Pengorganisasian data

� Penyusunan rencana

TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan data

� Sensus harian, bulanan, tahunan: jumlah klien, kelahiran, operasi


� Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll

� Kapasitas TT

� BOR

� LOS

� Ketenagaan, dll

TAHAP/ LANGKAH

Analisis lingkungan:

� SWOT

� 5W 1H


� 5W 1H

TAHAP/LANGKAH

Pengorganisasian data

� Data penunjang

� Data penghambat


� Data penghambat

TAHAP/ LANGKAH

Penyusunan rencana: POA

� Objektif

� Uraian kegiatan


� Uraian kegiatan

� Prosedur/ strategi

� Target waktu

� Penanggung jawab

� Sasaran

� Biaya, alat, metode

KEPUSTAKAANGillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition).

Philadelphia: W.B. Saunders Company

Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124 case studies. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott


Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in nursing: Theory & application. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott

Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall of Australia Pty Ltd.

Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership for nurses. (second edition). Boston: Jones & Bartlett Publishers.

modern management theory to manage is: - to forecast & plan - to

Documents