Minutes of the Rivorton Area Meeting Rivorton Scout Centre 

Sunday, January 11, 2015, 2pm  15 in Attendance:  Area Commissioner/Chair John Boyne, Alvin Ashfield, Tom Austin, Karoline Barr, John Butters, Mary Derrah, Jonathan Horsman, Cheryl Jacobs, Peter Kent, Julie McDonald, Amanda Muirhead‐Smith, Alex Murdoch, Doug Prosser, Peter Randall and David Rayworth.   Regrets:  Linda Boone and Shirley Gourley.   1. Welcome, Opening Prayer and Scouters’ Promise.  2. Announcements:   

a. Thank you to Peter Kent, who has offered to be Area DAC for Group Support. b. Welcome to Amanda Muirhead‐Smith, new Group Commissioner for 1st Oromocto. c. Harry Foreman has indicated his intention to resign as Area Treasurer at the end of this scouting 

year. Please let John Boyne know if you wish to volunteer or have suggestions for a person. d. Snowshoes are at John Boyne’s and are available for groups to rent at $2/pair for up to a 

weekend.  Contact John by email to reserve. e. Congratulations to 1st Lincoln Lighthouse who received good publicity for their community 

service in a Daily Gleaner article on Dec. 25.  

3. Minutes of the Previous Meeting (December 7, 2014): Moved by David Rayworth, seconded by Jonathan Horsman that the minutes of December 7, as circulated with the Operation Snowball date correction, be approved.  Carried.    

4. Business Arising from Minutes: a. Popcorn:  There are no leftover issues with the popcorn campaign.  The later arriving variety did 

arrive.  There is still some extra available from the Area due to the rounding up for cases.  John Boyne indicated there is still some leftover from previous year which anyone is welcome to take. 

b. Winterfest:  Doug Prosser reported that 2nd Nashwaaksis is in contact with Winterfest organizers regarding a Scouting village during the Feb 7‐8 weekend.  3rd Fredericton Venturers and (maybe) 5th Fredericton Scouts have also agreed to help.  Organizers would like to convene a meeting approx. two weeks before the events to determine the Scouting footprint at the site.  Doug will coordinate this.  It was noted that there will be events with alcohol during the evenings so security for the Scouting site should be available. 

c. Christmas Tree Pickup:  Doug Prosser reported that there was excellent group participation but volume was down by about 150 trees.  There was an issue with the call forwarding to the special call number not being set up before Dec. 29.  Every group did their part.  Doug read a card from one customer who was pleased with their telephone call from a youth member.  The finances are still to be determined.  John thanked Doug for his continued leadership and work on this event. 

 5. Report on Registration 

Tom Austin distributed a report indicating active members in the Area as of the night before the meeting.  It was noted by a few present that a number of previously active leaders had disappeared off section and group lists sometime in December (Scouts Canada had indicated they would remove Pending leaders but this applied to Active).  

 John Boyne distributed a summary report of volunteer readiness indicating #s of active and pending volunteers, and a report of membership progress indicating #s of new youth as compared to the 5% target for 2014‐15 (see attached).  He particularly noted that some groups have volunteers showing as fully screened but have not been activated at yet (Registrar may just need to click the Activate link).  Tom noted that everyone has to “sign” the Code of Conduct every year, either electronically or by signing paper version.  There was a question regarding how to get people trained who are not able to do it online.  The training is available on DVD to watch offline.  It was also noted that volunteers need to do their training while logged in to the myScouts account use for their registration and to which their role(s) are attached to.  John reminded all that Linda Boone is the new Council training coordinator.  John indicated he will get more up to speed on these various issues. 

 6. Upcoming Events: 

a. Operation Snowball – January 31 at Yoho Scout Reserve.  Pre‐register by January 24. b. 9 Toe Winter Adventure Race – February 15 starting at Killarny Lake Lodge. c. 1st Oromocto will participate in the Oromocto winter festival February 14‐15.  d. Kub Kars:  March 21 at Nashwaaksis Field House and March 28 at Brookside Mall. e. Orion / Klondike Derby – March 14‐15.  It was unclear who is coordinating this new combined 

event.  Rovers have done Orion in the past but likely not doing so this year.  The Klondike Derby was traditionally held in the Woodstock Area (some years past). 

f. NEW  January Thaw – January 17th at the Exhibition Centre.  Doug Prosser indicated this is an annual booth type event, primarily with an equestrian focus, open to families to attend.  Scouting has booked two booths.  2nd Nashwaaksis and 5th Fredericton are partnering to coordinate this but are looking for more volunteers from other Groups so that it is presented by the Area.  An email was sent to groups.   

 7. Update from Council:  

a. Peter Biddle, the Council Executive Director at the Maritime office, is off sick.  John Boyne requested that we be patient with this office and the transition.  The plan to hire Area Service Managers will likely be delayed.  There is a phone call pending with Area Commissioners so he will have a better picture then. 

 8. Report from Area Treasurer  

Harry Foreman submitted his report to the end of November, 2014 (see attached).    There was some discussion regarding the investment account not being able to sustain continued Yoho operating deficits and possibilities for fund raising.  Peter Kent indicated the organizational change for the maritime Councils has put a pause on the Council effort to create an endowment fund for camp facilities in the province.   Our primary income is a grant from the United Way.  It was noted that people can specify how they want their United Way donation allocated.  NB Council is helping with the rent for the rooms in the Kinsman Centre.  

9. Report from Yoho Management Committee   There was no report but John indicated Linda Boyne has taken over the chair of the Yoho Management Committee.  

 

10. Report on Recognition  Karoline respectfully submitted the following report on behalf of Shirley Gourley and herself: a. The list for Long Service Awards for the Scouters in the Rivorton Area will be sent in this week. b. Some Warrants of Appointment are being processed.  We expect to have them for February. c. Please let us know if you have a banquet or church parade scheduled and we can arrange a 

Scouter form the Area to attend to make the presentation. d. We are frustrated with the myScouts system.  One month a leader will be active, we submit the 

name to province and then get an email back to say the leader is now pending or missing.  

11. Discussion on Meeting Format John Boyne proposed that every other monthly meeting include a strategic planning/brain‐storming component along with any necessary business but skipping regular reports.  His reasoning for suggesting this is that we often get to the point of airing frustrations with something but do not have time to discuss/find solutions.    Those present agreed to this new format.  As a result, the next meeting, February 8, will follow the proposed format.  John would like suggestions for the most pertinent topics to consider in depth.  The topic(s) to be discussed will be distributed in advance of the meeting. 

 12. Reports from Groups:  The group representatives present provided a brief update on registration 

and activities for their groups.  Peter Kent indicated he was willing to help with group support.  13. Next Area Meeting 

The next Rivorton Area meeting will be on Sunday, February 8, 2:00pm at the Rivorton Scout Centre.    It was also agreed the March meeting will be held March 15 at 2:00pm.     

Respectfully submitted by Cheryl Jacobs 

 Attachments Rivorton Area Volunteer Readiness and Membership Progress reports Treasurer’s Report for the period ended November 30, 2014 

 

 

December 27, 2014

Treasurer's Report

The following comments are based on operations for the three months ended November30,2014.

• Ytd operating deficit of$$4,636 vs a deficit of$5,741 last year. Revenue was downfrom $3,987 last year to $2,769 this year. Total expenses decreased from $9,728 lastyear to $7,405 this year. Renovations were done to the Scout Centre last year.

• The operating costs for Yoho Lake facilities were $5,581 vs $4,121 last year. Theprimary operating costs are electricity, insurance, and maintenance. The additionalmaintenance this year pertains to road repairs, tree removal and the installation of theZip line.

• Yoho camp fees were $625 vs $1,021 last year.

• At the end of November NB Council owed Rivorton $1,836.

• The market value of the investment account at November 30, 2014 was $128,039compared to $127,037 at August 31, 2014, reflecting an unrealized gain oninvestments of approximately $1,000.

Please feel free to contact me at your convenience to address any questions you mayhave on the Rivorton finances.

Yours in scouting,

Harry ForemanTreasurer

SCOUTS CANADA - RIVORTON AREASTATEMENT OF RECEIPTS AND DISBURSEMENTSFOR THE THREE MONTHS ENDED NOVEMBER 30: 2014 2013

Program Yoho Total P ogram Yoho TotalFund Fund Fund Fund

RevenueIUnited Way 1,425 1,425 1,650 1,650

DonationsProvincial Council 752 752 1,171 1,171Investment income (33) (33) 145 145Camp and event fees 625 625 1,021 1,021

Total revenue 752 2,017 2,76!:3 I 1,171 2,816 3,987

Expenses

AdministrationRent 900 900 900 900Postage 16 16Maintenance 3,299 3,299Telephone 172 172 132 132

1,072 1,072 4,347 4,347Training

Supplies 337 337337 337

Program JOvernite camp (net of fees) 83 8383 83

Awards and donationsAwards 64 64

64 64

Public relations 752 752 751 25 776

Yoho operationsElectricity 974 974 1,055 1,055Insurance 1,946 1,946 1,871 1,871Maintenance and repairs 1,987 1,987 978 978Operating supplies 80 80 13 13Propane 122 122 101 101Security 400 400Telephone 72 72 103 103

5,581 5,581 4,121 4,121

Total expenses 752 6,653 7,405 1,171 8,557 9,728

Excess receiipts over disbursements $0 ($4,636) ($4,636) $0 ($5,741) ($5,741)