METODOLOGIA PARA EL DIAGNSTICO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ERP

Hechos que ocurren durante la mayora de las implementaciones de un Sistema Integrado de Gestin ERP en una empresa.

La implementacin de un ERP en una empresa es traumtica y transforma la manera en que las personas realizan sus funciones; Al momento de la implementacin, el proveedor de software o la consultora que lo representa no conoce suficientemente el negocio del cliente, sus procesos y cultura para parametrizar el sistema y entrenar adecuadamente a los usuarios;

Al mismo tiempo, la empresa adquiere un sistema que no conoce y no tiene la certeza que adhiere adecuadamente a sus procesos de negocios; Los usuarios que proporcionaran su conocimiento de los procesos de negocios de la empresa y recibir el conocimiento sobre el funcionamiento del ERP continan realizando sus actividades durante el proyecto, lo que ocasiona una sobrecarga de su trabajo diario y una insuficiente dedicacin al proyecto;

Muchas veces las no-adherencias identificadas entre los procesos de negocios y las funcionalidades del ERP durante el proyecto generan la necesidad de customizaciones que se convierten en nuevas actividades que postergan su trmino. El tiempo negociado para la realizacin del proyecto es muchas veces subestimado, lo que puede provocar la aplicacin de soluciones para problemas encontrados durante su realizacin que no atienden adecuadamente a los usuarios;

El proceso de estabilizacin del uso del ERP dificulta aun mas su aceptacin pues, probablemente, traer menos flexibilidad y mas necesidad de cuidado con la informacin que el sistema anterior por el hecho de ser un sistema integrado.

En resumen: A pesar de las ventajas innegables del uso de un ERP, su proceso de implementacin crea en la empresa una imagen de complejidad, inflexibilidad y de insuficiente atendimiento de algunos de sus procesos. Adicionalmente, el entrenamiento en el uso del ERP durante el proyecto es considerado una necesidad secundaria por estar todos dedicados a poner el sistema en produccin. Con la salida de los consultores de la empresa, los usuarios se encuentran con un sistema complejo, difcil de usar y sobre el cual conocen poco.

Hechos que ocurren algn tiempo despus de la implementacin de un ERP en la mayora de las empresas.

Despus de la estabilizacin del uso del ERP existen diversos factores que pueden contribuir con la reduccin de su utilizacin y el aumento de la insatisfaccin con el sistema adquirido. Consideramos que dos de ellos son los mas importantes: Cambios en los procesos de negocios Las empresas son organismos vivos que evolucionan con el pasar del tiempo. Esta evolucin se puede caracterizar por los cambios en sus procesos de negocios, mismos que ocurren tan pronto se inicia el uso de un ERP, pudiendo ocurrir en el rea comercial, en compras, en produccin, etc...;

Prdida de conocimiento sobre el uso del ERP Los usuarios-clave, que recibirn entrenamiento y conocimiento durante el proyecto de implementacin del ERP, no estarn permanentemente en las mismas posiciones en la empresa. Podrn ser promovidos o cambiar de empresa llevndose con ellos el conocimiento sobre el uso del ERP. Los nuevos usuarios sern entrenados apenas parcialmente, no absorbiendo el conocimiento principalmente de las rutinas que no son bsicas o que se ejecutan con poca frecuencia.

En resumen, comenzarn a surgir las siguientes cuestiones: Uso de sistemas satlites para atender procesos que no sern cubiertos por las funcionalidades implementadas en el ERP existente en la empresa; El Excel ser utilizado en paralelo al ERP, principalmente para suplir la necesidad de informacin y reportes que no consiguen ser atendidos por el ERP;

El nivel de insatisfaccin con el uso del ERP ser cada vez mayor; A Alta Gerencia de la empresa comenzar a cuestionar la capacidad del ERP actualmente instalado en la empresa para atender sus necesidades. Se evaluar el cambio del ERP y la adquisicin de uno nuevo que cubra de mejor manera los procesos de negocios de la empresa.

Estos factores nos llevarn a desarrollar una Metodologa para Diagnstico de Utilizacin de un Sistema Integrado de Gestin.

La Metodologa para Diagnstico de Utilizacin de un Sistema Integrado de Gestin ERP tiene como objetivo analizar toda esta situacin para proponer a mejor solucin en trminos de: Preservar la inversin realizada por la empresa; Aumentar el nivel de satisfaccin de los usuarios; Mejorar el uso del ERP adquirido; Mejorar y garantizar el mantenimiento constante del conocimiento necesario de los usuarios para realizar sus actividades; E inclusive ampliar su uso, si este fuera el caso.

Diagnstico Tipos Enfoque en un ERP existente Anlisis de cobertura del ERP y verificacin de oportunidades de mejora; Enfoque en un nuevo ERP Anlisis para el cambio de sistema y determinacin de los requisitos para la compra de un nuevo sistema; Enfoque en procesos - Entendimiento de los procesos AS-IS y la verificacin de las oportunidades de mejora;

Entendimiento de los problemas y sus causas proponiendo soluciones adecuadas y efectivas

Diagnstico ObjetivosActuar en los siguientes puntos: Negocio Entender las necesidades de negocio de la empresa, su cultura y objetivos. Entender adems el nivel de informacin existente para la toma de decisiones por la Alta Direccin; Procesos Levantar los principales macro-procesos de negocios de la empresa, en un nivel que se pueda verificar la adherencia del sistema integrado de gestin y tambin el conocimiento de las personas que son responsables de su ejecucin; Personas y Conocimiento Evaluar el nivel de conocimiento de las personas involucradas en los macro-procesos de negocios de la empresa. Evaluar sus habilidades y competencias para ejecutar la funcin para la cual estn designadas, adems de su conocimiento sobre las funcionalidades del ERP y tambin la importancia de la informacin por ella generada as como la existencia de la informacin necesaria para que ellas puedan ejecutar sus actividades;

Diagnstico Objetivos Informacin Verificar los diversos niveles de la empresa, operacional, gerencial y directivo, si la informacin para que cada uno pueda realizar sus actividades esta disponible, y cual es su nivel de exactitud; Sistemas Verificar a adherencia del sistema integrado de gestin a los macro-procesos de negocios de la empresa. Verificar los procesos que son atendidos por los sistemas satlites y la informacin que es generada a travs de planillas de Excel.

Diagnstico ObjetivosVeloz & Flexble

Entrenadas & Organizadas

Negocio

Simples & Agiles

Personas

ProcesosDisponible & Confiable

Informacin

Sistemas Mejora Continua

Diagnstico ObjetivosProveer un Plan de Accin que incluya los siguientes tpicos, en funcin de que sean verificados durante el Diagnstico: Vas de Conocimiento A partir del anlisis de los procesos y de las funciones existentes en las diversas reas de la empresa, se definir un conjunto de conocimientos que son necesarios para ejecutar cada una de las funciones, incluyendo inclusive el detalle de las funcionalidades que son necesarias para el conocimiento del ERP, con el objetivo de garantizar que nuevos funcionarios posean el mismo nivel de conocimiento que las personas a las cuales estn sustituyendo.

Diagnstico Objetivos Mejoras en el uso del ERP Como normalmente el sistema integrado de gestin no fue implementado totalmente en la empresa, y como este tambin evoluciona con nuevas versiones, el Plan de Accin podr sugerir la implementacin de nuevos mdulos o funciones, o upgrade de versin, o la reparametrizacin de mdulos que fueran implantados en caso estos no estuvieran siendo usados adecuadamente. Podra inclusive sugerirse entrenamiento en los mdulos implantados para mejorar el conocimiento de los usuarios. Mejoras en los procesos Como los procesos se van modificando a lo largo del tiempo, su revisin y comparacin con las mejores prcticas existentes en el ERP adquirido es importante y puede hacer que las mejoras se trasladen a los procesos.

Diagnstico Objetivos Mejor uso de la informacin La informacin para toma de decisiones en los diversos niveles de la empresa debe ser integrada, estar disponible en tiempo real y tener la exactitud necesaria para garantizar la confiabilidad de quien la utilizar. En este sentido, la implementacin de una herramienta de BI Business Intelligence, o la integracin de la herramienta existente en la empresa con el sistema integrado de gestin puede ser parte de las sugestiones del Plan de Accin.

Las acciones propuestas en el Plan de Accin pueden ser implementadas con la colaboracin de consultores, a travs del uso de la Metodologa de Gestin de Proyectos y/o de la Metodologa de Revisin de Procesos

Diagnstico Objetivos

ESTRATEGICO

Usar lo que tiene

TACTICO

OPERACIONAL

HACER

Diagnstico Objetivos

ESTRATEGICO

Define lo que quiere

TACTICO Sabe lo que tiene que hacer

OPERACIONAL

Diagnstico Forma de Trabajo Entrevistas con la direccin da empresa Entendimiento del negocio y alineamiento del Diagnstico con la estrategia de la Alta Direccin de la empresa. Entrevistas con gerentes y usuarios operacionales Captura de datos sobre las personas que estn en la primera lnea de la empresa. Se levantar informacin personal, datos de formacin, actividades anteriores, forma de trabajo en la empresa, sistemas utilizados, informacin generada y requerida para su actividad, nivel de conocimientos de las funcionalidades del ERP, y todo lo dems que sea necesario para la realizacin del Diagnstico. Anlisis de los datos recolectados En esta etapa sern separados y analizados todos los datos recolectados para la preparacin del reporte como el Diagnstico de la situacin actual de la empresa en relacin con los objetivos del trabajo de consultora propuesto.

Diagnstico Forma de Trabajo Verificacin de oportunidades de mejora A partir del Diagnstico de la situacin actual de la empresa, el consultor va a proponer mejoras a los procesos, conocimiento, las personas responsables de las diversas funciones de la empresa y a los sistemas utilizados, inclusive al ERP. Presentacin del Plan de Accin Con el Diagnstico concluido, las oportunidades de mejora analizadas y armado el Plan de Accin con sugerencias de acciones para el corto, mediano y largo plazo en relacin a todos los puntos estudiados este se presenta a la empresa para su anlisis y definicin de prioridades. Aprobacin del Plan de Accin La empresa analiza el Plan de Accin y establece y prioriza las acciones que sern efectivamente realizadas.

Diagnstico Forma de TrabajoEl consultor podr colaborar en la ejecucin del Plan de Accin, utilizando la Metodologa de Gestin de Proyectos. El consultor podr, adems, utilizar la Metodologa de Revisin de Procesos para analizar detalladamente los procesos de negocios de la empresa que puedan ser mejorados, realizando un rediseo y proponiendo las mejoras posibles.

Diagnstico Macro-ProcessosDiagnsticoPlanear las actividades Entender el Negocio y objetivos (entrevistas) Planear el alineamiento entre metodologa y el negocio Realizar una reunin de Inicio del Proyecto

1

Analizar Informaciones

1

Entrevistas Gerenciales y Operacionales

Analizar procesos y uso de los sistemas Evaluar el conocimiento de las personas para las actividades

Analizar gaps entre el negocio y los procesos

Identificar oportunidades de mejora

Preparar informe y proponer alternativas de solucin

2

Plan

2

Presentar y evaluar con la empresa

Apoyar la ejecucin del Plan de Accin

Act Control

Do

Preguntas?