ELIZABETH BARRASCOUT

UB17715BBU25524

ADMINISTRATION FOR DECISIONS MAKING

Research work

Bachelors Curriculum Design

Course No. 2

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

Honolulu, Hawai

February 29th - 2011

E. Barrascout Página 1

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………06

PRIMERA UNIDAD

1. El Proceso Administrativo y la Toma de Decisiones………………………………….07

1.1 El proceso Administrativo……………………………………………………….08

1.1.1 Planeación...............................................................................08

1.1.2 Organización............................................................................09

1.1.3 Dirección…………………………………………………………………11

1.1.4 Control……………………………………………………………………11

1.2 Toma de Decisiones………………………………………………………………12

1.3 Los problemas……………………………………………………………………..14

1.4 Elementos para una correcta toma de decisiones………………………….15

1.5 El método científico y la toma de decisiones………………………………..17

1.5.1 Observación……………………………………………………………..17

1.5.2 Formulación de hipótesis………………………………………………17

1.5.3 Experimentación………………………………………………………..18

1.5.4 Emisión de conclusiones………………………………………………18

1.6 La planeación estratégica y la toma de decisiones………………………..18

1.6.1 Planeación………………………………………………………………18

1.6.2 Planeación estratégica………………………………………………..19

1.6.2.1 Pasos para realizar una planeación estratégica……….19

1.6.2.2 Ejemplo práctico…………………………………………...20

1.7 La delimitación del problema fundamental…………………………….…...27

1.7.1. ¿Qué hay que hacer?..............................................................27

1.7.2 ¿Qué le conviene a la empresa?..............................................27

1.7.3 Escribir un plan de acción……………………………………………28

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1.7.4 Asumir responsabilidad para las decisiones………………………28

1.7.5. Asumir la responsabilidad de comunicación………………………28

1.7.6 Centrarse en la oportunidad en lugar del problema……………….29

1.7.7. Hacer que todas las reuniones sean productivas………………...29

1.7.8 Decir “nosotros” en lugar de decir “yo”………………………………30

1.8 Técnica para la toma de decisiones…………………………………………..30

1.8.1 De orden cualitativo……………………………………………………30

1.8.1.1. FODA……………………………………………………….30

1.8.1.2 Abaco de Regnier………………………………………….31

1.8.1.3 Método Delphi………………………………………………33

1.8.2 De orden cuantitativo………………………………………………….34

1.8.2.1 Análisis de Regresión Lineal……………………………..34

1.8.2.2 Análisis Multicriterios……………………………………..35

1.8.2.3 Proyecciones………………………………….…………..35

1.8.2.4 Análisis de Mìnimos Cuadrados…………..…………….39

1.8.2.5 Árbol de Decisiones………………………….…….……..39

AUTO EVALUACIÓN DE PRIMERA UNIDAD….……….....40

SEGUNDA UNIDAD

2. Desarrollo de las habilidades para administrar………………………………………41

2.1 El Administrador Moderno…………………………………………………….41

2.2 Perfil del Administrador Moderno……………………………………………42

2.2.1 Motivación para dirigir………………………………………………..42

2.2.2 Inteligencia…………………………………………………………….43

2.2.3 Capacidad de análisis y síntesis …………………………………..43

2.2.4 Capacidad de comunicación………………………………………..44

2.2.5 Conocimiento de Psicología……………………………………….44

2.2.6 Capacidad de escuchar…………………………………………….44

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2.2.7 Espíritu de observación…………………………………………….45

2.2.8 Dotes de mando……………………………………………………..45

2.2.9 Capacidad de trabajo………………………………………………..45

2.2.10 Espíritu de lucha……………………………………………………46

2.2.11 Perseverancia y constancia……………………………………….46

2.2.12 Fortaleza mental y física…………………………………………..46

2.2.13 Capacidad de liderazgo…………………………………………….46

2.2.14 Integridad moral y ética ……………………………………………47

2.2.15 Espíritu critico……………………………………………………….47

2.2.16 Título académico y formaciòn profesional……………………….47

2.3 Comprensión del proceso de dirección……………………………………47

2.3.1 Concepto general…………………………………………………….47

2.3.2 Relaciones en el proceso de dirección……………………………48

2.3.3 El proceso de dirección……………………………………………..50

2.4 Desarrollo de la capacidad profesional para administrar y dirigir……52

2.5 El entorno cambiante en los negocios……………………………………..54

AUTO EVALUACIÓN DE SEGUNDA UNIDAD………………………55

TERCERA UNIDAD

3. Los equipos de trabajo fundamentales para la administración…………………..56

3.1 Características de un equipo de trabajo……………………………………56

3.2 El medio ambiente………………………………………………………………59

3.2.1 La empresa número uno con el mejor ambiente de trabajo……..60

3.2.2 El medio ambiente de trabajo dentro de la empresa……………..60

3.3 El papel de la dirección dentro de la organización………………………63

AUTO EVALUACIÓN DE TERCERA UNIDAD………………………64

CUARTA UNIDAD

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4. El Proceso Decisorio……………………………………………………………………..65

4.1 Elementos que interfieren en una decisión……………………………….65

4.2 Etapas del proceso decisorio………………………………………………..65

4.3 Observaciones importantes acerca del proceso decisorio…………….67

4.4 El peor hábito que podemos tener………………………………………….67

AUTO EVALUACIÓN DE CUARTA UNIDAD………………………..70

Conclusiones………………………………………………………………………………….71

Bibliografía…………………………………………………………………………………….72

Lista para revisar por cuenta propia el valor del documento………………………..74

INTRODUCCIÒN

Cuando escuchamos hablar de evolución nuestros pensamientos viajan al pasado: los inicios de la vida, los dinosaurios, los fósiles y toda aquella fascinante serie de eventos históricos. Sin

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embargo, quizás no nos damos cuenta o no estamos muy conscientes que seguimos evolucionando, seguimos en un entorno cambiante y dispuesto a continuar manifestando un cambio que no sabemos finalmente a donde nos va a llevar.

La globalización hace surgir emergencias cada día: ciencia avanzada, nuevos métodos, nuevos sistemas, nueva tecnología, de tal suerte que lo que ayer era lo màs novedoso, hoy posiblemente esté dejando de serlo pues se están creando y están surgiendo nuevas técnicas, nuevos sistemas, nuevos mecanismos que las organizaciones de vanguardia presentan ante el mundo haciendo surgir nueva urgencia de implementación en las personas y entidades a todo nivel, para actualizarse y no quedarse atrás.

En todo este sistema tan complejo vemos un factor en común, en el que tanto la persona individual como una gran organización transnacional, tienen participación y es la toma de decisiones.

Esto hace surgir una emergencia màs en la cual todo Administrador a quien se le ha confiado una gestión empresarial, debe involucrarse de lleno, y es la urgencia de la capacitación y actualización para poder tomar las mejores decisiones que conduzcan a su organización a la obtención de los objetivos de desarrollo que han sido planificados.

Cada día estamos tomando decisiones que nos conducen a buenos o malos resultados según sea nuestra apreciación y la capacidad que tengamos como administradores. Por lo tanto, si deseamos seguir avanzando y sobresalir con éxito en el ámbito empresarial, tenemos que prepararnos, y seguir preparándonos cada día pues el sistema así lo está demandando.

Elizabeth Barrascout

ADMINISTRACION PARA LA TOMA DE DECISIONES

PRIMERA UNIDAD

1. El proceso administrativo y la toma de decisiones

Para lograr una comprensión màs amplia y objetiva acerca de este tema, creemos conveniente analizar el significado de las siguientes palabras dentro del contexto administrativo:

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ProcesoSegún el Diccionario de El Mundo1, proceso es el conjunto de fases sucesivas que se da en un fenómeno natural o en una operación lógica.Aplicando este concepto a la teoría administrativa, podemos decir que la administración es un proceso de acciones ordenadas para alcanzar un objetivo determinado.

AdministraciónEncontramos dos definiciones muy interesantes:

Agustín Reyes Ponce2, define la Administración como “una función que se desarrolla bajo el mando de otro”.

Idalberto Chiavenato3 “la administración es una cosa mecánica que depende de ciertos hábitos físicos que deben ser superados o corregidos a fin de obtener un comportamiento correcto”.

La mayoría de los autores define a la administración como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar con la finalidad de lograr objetivos organizacionales preestablecidos.

Decisiones Las decisiones surgen del análisis de una o varias situaciones en particular que ameritan un cambio, generalmente para propiciar una mejora. Según el Dr. José Antonio García Higuera4, el proceso que involucra la toma de decisiones sugiere encontrar cual es la conducta adecuada a seguir ante un evento o confrontación con resultados que, al ser desconocidos, ocasionan incertidumbre.En todo caso podemos concluir que las decisiones surgen como una necesidad para modificar determinada circunstancia, previendo dentro de su análisis las posibles consecuencias que puedan ocasionar.

1.1 El Proceso Administrativo.De acuerdo a los conceptos anteriormente expuestos, podemos definir que el proceso administrativo es la secuencia de pasos ordenados y lógicos que nos permiten planificar el desarrollo de una actividad con un objetivo claro y preestablecido.

El proceso administrativo, se resumen en los siguientes pasos: Planeación Organización

1 http://diccionarios.elmundo.es/diccionarios/cgi/lee_diccionario.html?busca=proceso&submit=+Buscar+&diccionario=1

2 (Reyes, 1973)3 (Chiavenato, 1988)4 http://www.cop.es/colegiados/m-00451/tomadeciones.htm

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Dirección Control

1.1.1 PlaneaciónSegún Agustín Reyes Ponce5, “la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y de números necesarias para su realización.”

Cuando deseamos hacer cambios radicales en determinada situación del presente, la planificación es una herramienta valiosa que nos permite visualizar a futuro los cambios deseados para cambiar y mejorar el status actual. La planificación entonces se constituye en un espacio intermedio entre el presente y el futuro.

Es muy importante planificar, ya que esto nos permite evitar la improvisación y desarrollar un proyecto de forma ordenada, y por lo tanto con mejores expectativas de éxito, mediante la toma de decisiones coherentes y ordenadas dirigidas a un objetivo específico.

La planeación se desarrolla en base a tres principios fundamentales:

a) El principio de precisiónTodo plan debe hacerse con mucha precisión, dirigido a solventar acciones concretas. Al no cumplir este principio, nuestros planes no serán precisos, serán como un juego de azar, una aventura, sin tener claramente establecidos sus objetivos y alcances.

b) El principio de flexibilidadEste principio establece que todo plan debe tener un margen para realizar cambios que puedan presentarse conforme avanza un proyecto. El concepto de flexibilidad permite hacer este margen, ya que sugiere una adaptación razonable al proyecto inicial sin que este sea alterado en sus objetivos originales.

c) El principio de la unidadTodos los planes que se desarrollen en los distintos departamentos o secciones, deben hacerse un solo plan general, correspondiendo de esta forma a los objetivos generales dentro de una organización.De este principio surge la necesidad de que todos se involucren en la planificación, cuando es de carácter familiar o empresarial, a efecto de conocer los diferentes criterios y que estos lleguen a un mismo punto fundamental, constituyéndose en unidad. Esto se conoce como gestión participativa.

5 (Reyes, 1973)

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Según Phil Bartle, PhD 6 las decisiones esenciales para realizar la mejor gestión administrativa y planificación, están centralizadas en cuatro preguntas básicas que debemos responder:

¿Qué queremos? ¿Qué tenemos? ¿Cómo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos? ¿Qué pasará cuando lo consigamos?

Cada una de estas preguntas, debe ser analizada detenidamente y desarrollada o fragmentada como sea necesario, con la finalidad de dirigirnos hacia el objetivo que deseamos alcanzar.

1.1.2 OrganizaciónEs un sistema elaborado para alcanzar objetivos específicos, el cual está integrado por subsistemas. La organización 7 es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

La organización tanto a nivel individual como empresarial, es muy importante por las siguientes razones fundamentales:

a) Es continua, no puede terminar una vez que se iniciab) Establece la mejor forma de alcanzar nuestros objetivosc) Minimiza el esfuerzod) Evita la lentitud e ineficienciae) Reduce costosf) Incrementa la productividadg) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos

La teoría clásica concibe la organización como una estructura, y consiste en correlacionar actividades específicas o funciones en un todo, estableciendo relaciones jerárquicas, de autoridad y comunicación.

Según Henri Fayol, citado por Idalberto Chiavenato8, los principales aspectos que abarca la teoría de la organización son:

a) División del trabajo.Establece el principio de especialización, el cual es necesario para la mejor ubicación del personal dentro de la empresa procurando su óptimo rendimiento.

6 (Bartle, 2011) http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/mnt-4s.htm

7 http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoEImportanciaDeLaOrganizacion

8 (Chiavenato, 1988) página 86

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Consiste en la asignación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.

b) Autoridad y responsabilidad.Se refiere al poder derivado de la posición ocupada por las personas, y deben tomarse en cuenta elementos vitales como la experiencia, inteligencia y valor moral de la persona.

c) Unidad de mando.Establece que una persona debe recibir órdenes de un único jefe superior.

d) Unidad de dirección.Este principio establece que cada equipo o grupo de trabajo debe tener una misma finalidad u objetivo, un solo jefe y un solo plan.

e) Centralización.Se refiere a la centralización de la autoridad en la cima jerárquica de la organización.

f) Jerarquía o cadena escalar.En toda organización debe haber una línea de mando que va desde el nivel màs alto, hasta el nivel màs bajo. Toda orden pasa por los escalones intermedios, hasta llegar al punto en donde es ejecutada.

1.1.3 Dirección Dirigir es enderezar, mostrar el camino, llevar algo hacia un lugar determinado. Es guiar, aconsejar respecto a como llegar a un destino dando las instrucciones adecuadas y señalando el camino, por lo que se deduce que el director no solo debe conocer el camino, sino también debe haberlo recorrido.

Dentro de las funciones que se desarrollan como parte de la dirección administrativa, podemos mencionar las siguientes:

Programar y organizar las actividades de la empresa, dando las asignaciones necesarias para que los programas se desarrollen con éxito.

Formular, ejecutar y administrar el presupuesto. Formular el plan de trabajo

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Administrar y supervisar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo

Administrar y supervisar el sistema de abastecimiento de requerimiento de bienes y servicios del personal, para el óptimo desarrollo de sus labores, tomando en cuenta minimizar los costos de operación.

Centralizar y dirigir el tráfico de documentos de la empresa Centralizar y dirigir las bases y sistemas de contratación de personal Realizar periódicamente reuniones de trabajo con los jefes de grupo, para

evaluación de resultados

1.1.4 Control

La fase de control es una de las màs importantes, ya que es una herramienta básica para la toma de decisiones, y consiste en el grupo de herramientas y mecanismos necesarios para detectar los errores y procurar que el trabajo se desarrolle como fue proyectado para alcanzar las espectivas de la empresa.

Los factores que deben ser tomados en cuenta en la fase de control son:

a. Cantidadb. Tiempoc. Costod. Calidad

La cantidad, tiempo y costo con aspectos cuantitativos.

La calidad es un aspecto cualitativo.

Indicamos que el control es una fase muy importante para las empresas, pues ayuda a establecer cuatro aspectos fundamentales:

EstándaresEl estándar constituye el criterio sobre el cual se medirán los resultados deseados, es decir el logro que deseamos alcanzar.

Medición de resultadosNos permite conocer el alcance proyectado mediante la detección y evaluación.

CorrecciónLa corrección nos permite corregir los desvíos en la producción de resultados, luego de ser detectados y evaluados.

RetroalimentaciónConsiste en la reprogramación del sistema de control, según los desvíos detectados y corregidos, y los informes obtenidos.

1.2 Toma de decisiones

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Decidir es dar una solución o emitir un juicio sobre un asunto en particular9.Para poder decidir, se requiere de información. La información da los argumentos necesarios estableciendo un aclaro panorama para tomar la mejor decisión que beneficie a una persona, una familia, una organización o sociedad.

Las objetividad en los resultados que produzca una decisión, va a depender de la persona que analice los argumentos y del uso que le de a estos, razón por la cual la toma de decisiones, general y razonablemente, suele dejarse en manos de personas con madurez y amplio criterio, y que reúnan conocimiento del tema sobre el cual se está tratando de llegar a una conclusión.

A lo largo de la vida estaremos tomando decisiones tanto a nivel individual, como dentro de la sociedad en la que nos desenvolvemos.

En el ámbito empresarial, la decisión es 10 “un proceso donde se identifican, se valoran y se seleccionan las mejores acciones, sobre las alternativas evaluadas, para solucionar los problemas o dificultades presentados, o para el aprovechamiento de las oportunidades.”

En ocasiones es màs fácil identificar un problema, que una oportunidad y los resultados provienen de explotar las oportunidades, no de solucionar los problemas. Este principio hace necesario adecuar los recursos a las oportunidades, no a los problemas.

Según Trevor Hastie (2001) citado por el Dr. José Antonio García Higuera, en la revista Psicoterapeutas.com11, se plantean las siguientes definiciones que debemos conocer muy bien y que nos permiten aclarar el proceso de la toma de decisiones:

DecisionesSon combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en términos de tres componentes esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos.

ResultadoSon situaciones describibles públicamente que ocurrirían cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado. Como todas las situaciones son dinámicas y suponen que si se continúa la toma de acción el resultado puede variar.

ConsecuenciasSon las reacciones evaluativas subjetivas, medidas en términos de bueno o malo, ganancias o pérdidas, asociadas a cada resultado. En este sentido, debemos entender

9 http://diccionarios.elmundo.es/diccionarios/cgi/diccionario/lee_diccionario.html?busca=decidir&diccionario=1&submit=Buscar+

10 http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/toma-de-decisiones.htm

11 http://www.cop.es/colegiados/m-00451/tomadeciones.htm

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que cada decisión que tomamos en la vida, genera sus propias consecuencias y algunas de ellas son de carácter permanente, afectando no solo a la persona u organización a titulo particular, sino al entorno alrededor del cual se desarrolla su vida, de una forma positiva o negativa.

IncertidumbreSe refiere a los juicios de quien toma la decisión de la propensión de cada suceso de ocurrir. Se describe como medidas que incluyen probabilidad, confianza y posibilidad. La incertidumbre generalmente funciona como un propulsor para la toma de decisiones.

PreferenciasSon conductas expresivas de elegir, o intenciones de elegir, un curso de acción sobre otros. Las preferencias pueden ser elementos con tendencia a extender el tiempo para tomar una decisión, dependiendo de la cantidad de personas que estén involucradas en el grupo o equipo de decisión, tomando en cuenta que cada persona tendrá su preferencia sobre la cual plantea una alternativa para decidir tal o cual situación.

Tomar una decisiónSe refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

JuicioSon los componentes del proceso de decisión que se refieren a valorar, estimar, inferir que sucesos ocurrirán y cuales serán las reacciones evaluativas del que toma la decisión en los resultados que obtenga.A este respecto, hay un pensamiento que deseamos incluir como parte de este concepto, y se refiere a lo establecido por Salomón, Rey de Israel, que literalmente dice: “porque no se ejecuta luego sentencia sobre la mala obra, el corazón de los hijos de los hombres está en ellos lleno para hacer mal”.12

Este criterio hace un llamado a emitir un juicio en el momento oportuno, lo cual aplica tanto para una persona individual, como para una familia, una sociedad o una nación. Muchos actos delictivos y de violencia se dan porque no se emiten juicios a tiempo, y porque estos juicios son emitidos con bases débiles y falta de argumentación para corregir un mal que se está dando.

1.3 Los problemasEl problema es un asunto o cuestión que requiere de solución. El problema es una circunstancia que por alguna razón, perturba la paz y la armonía de la persona, entidad u organización que lo tiene o lo padece.

La solución se presenta como una alternativa que permitirá encontrar o recuperar la estabilidad emocional que se necesita, y que viene en consecuencia de haber analizado los argumentos para solventarlo y haber tomado la mejor decisión.

12 (Biblia, 1602) Eclesiastés 8:11

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Los problemas pueden visualizarse con dos orientaciones diferentes13:

Una orientación positivaEn todo caso esta es la mejor orientación, ya que nos permite:a) Ver los problemas como retos. Los problemas nos hacen ser creativos, y pueden

convertirse en buenas oportunidades.b) Ser optimista, en el sentido de entender que todos los problemas tienen una

soluciónc) Percibir que se tiene una fuerte capacidad para enfrentar los problemasd) Estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solución

La orientación positiva nos induce a enfrentarnos a los problemas, y buscarles una solución.

Una orientación negativaLa orientación negativa nos hace ver los problemas como amenazas, y llegamos a:a) Creer que son insolublesb) Dudar de la propia habilidad para solucionarlosc) Frustraciòn y estrés cuando se encuentra frente a un problema

Es bastante común en el caso de la orientación negativa, que exista una tendencia a sobre dimensionar un problema.

La orientación negativa prepara al individuo a evitar los problemas.

1.4 Elementos para una correcta toma de decisionesCon la toma de decisiones, se pretende encontrar una solución razonable y lógica al problema que se está presentando, y que dicha solución aporte beneficios y el menor daño posible.

Como herramientas auxiliares, encontramos los siguientes elementos a considerar:14

Todos los problemas son diferentes

Todos los problemas o situaciones no son, ni tienen la misma magnitud, urgencia u otra característica, por lo que debemos priorizar la solución de aquellos que en un momento determinado sean adecuados para el momento en que estamos.

Es conveniente optimizar el empleo del tiempo que utilicemos en busca de una solución, haciendo un análisis razonable de cuáles son aquellas situaciones difíciles que ameritan nuestra pronta atención y que urgen de una solución.

Buscar apoyo y consejo, y entender nuestras limitaciones 13 http://www.cop.es/colegiados/m-00451/tomadeciones.htm

14 http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/toma-de-decisiones.htm

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No tratar de dar solución, por sí mismo, a todos los problemas, sino analizar y realizar una descentralización correcta hacia nuestros colaboradores, así como elevar a nuestros superiores lo que no esté a nuestro alcance resolver, o sea de la incumbencia de otras áreas, aunque ojo con esto último y elevar sólo lo estrictamente necesario, ya que de no cumplirse así nuestra imagen ante los superiores se vería afectada, pudiendo dar muestras de incompetencia o acomodamiento.

El buscar consejo siempre será una actitud sabia y generadora de vida. 15 Muchas veces nos encontramos en la vida sufriendo consecuencias, por no haber escuchado un consejo. Adicionalmente debemos saber que podemos recibir palabras de consejo de las personas que nos rodean.

Buscar toda la información posible

Obtener la mayor cantidad posible de información sobre el problema o dificultad y sobre la oportunidad y el aprovechamiento al máximo de la misma. No auto limitarnos, informarnos por las distintas vías, lo más posible.

No debemos estresarnos o desesperarnos cuando enfrentamos un problema, pues esto ocasiona “ceguera” que nos impide visualizar la solución. Es importante agotar todos los recursos de información que estén a nuestro alcance, haciendo un mapa mental que con toda seguridad nos permitirá ver la solución.

No precipitarse en busca de la solución

Actuar sin precipitación, pero con la mayor prontitud posible ya que una pérdida de tiempo innecesaria podría constituir el no aprovechamiento de una oportunidad o la no solución de un problema o dificultad.

Establecer una diferencia entre lo que es importante pero no es urgente, y lo que es urgente e importante. Muchas veces resultamos ocupando tiempo en asuntos que no requieren de nuestra atención, desatendiendo problemas que urgen ser resueltos.

Prever consecuencias

15 (Biblia, 1602) Proverbios 4:13

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Nuestro enfoque no debe ser solamente hacia la solución del problema o aprovechamiento de la oportunidad, sino tratar de analizar las consecuencias sobre las partes o el todo en cuestión.

Es bueno conocer el panorama que gira en torno al problema a solucionar. Esto nos permitirá cumplir con este punto, y generar el menor riesgo posible alrededor.

Tomas en cuenta los riesgos

La seguridad en la decisión y en los resultados a obtener es fundamental por lo que debemos tener en cuenta los riesgos y el nivel de certeza, o no, que podamos alcanzar.

Como parte de la responsabilidad al estar encargados de resolver algún conflicto o problema, debemos asumir las consecuencias que nuestra decisión pueda desencadenar, entendiendo que esto es parte vital del proceso administrativo.

En resumen, podemos decir que la Administración funciona como un organismo integrado por procesos de planificación, organización, dirección y control, en el cual se estarán tomando decisiones de forma continua, a efecto de mantener estabilidad y un óptimo funcionamiento en el sistema.

1.5 El Método Científico y la toma de decisiones

El método es una serie de pasos ordenados que conducen a un objetivo determinado.

Según la revista Biology Cavinet 16 la ciencia es el conjunto de conocimientos ordenados sistemáticamente acerca del Universo, obtenidos por la observación y el razonamiento, que permiten la deducción de principios y leyes generales. La ciencia es el conocimiento sobre la verdadera naturaleza del Universo. Concepto científico es cualquier conocimiento verdadero sobre cualquier porciòn del Universo, verificado completa o parcialmente.Los conocimientos que la humanidad tiene en relación a la naturaleza y el universo en sus distintas áreas, los ha adquirido gracias al trabajo de investigación que desarrollan los científicos.17

16 http://www.biocab.org/ciencia.html

17 http://www.quimicaweb.net/ciencia/paginas/metodocc.html

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Para Frederick W. Taylor, citado por Chiavenato 18 la organización y la administración deben tratarse científica y no empíricamente. La improvisación debe ceder lugar al planeamiento y el empirismo a la ciencia. Básicamente Taylor propone una metodología sistemática en el análisis y la solución de problemas de la organización, y esta es la razón por la cual trataremos de incluir los principios del Método Científico dentro de lo que es la Administración para la toma de decisiones.

El procedimiento que han utilizado los científicos ha través de la historia para desarrollar su trabajo de investigación se conoce como Método Científico, y consta de los 4 pasos siguientes:

1.5.1 ObservaciónLos científicos son personas con mucha curiosidad, siempre están tratando de entender como funcionan las cosas y tratando de entender los misterios de la naturaleza en general. Esto da lugar a la observación.Observar es examinar atentamente, minuciosamente, con cautela y precaución involucrando todos los sentidos.Siguiendo el método científico, podemos darnos cuenta que para solventar un problema tenemos que observarlo de esta manera: con cautela, con precaución, atenta y minuciosamente.Esta observación nos permitirá conocer exactamente qué es lo que está sucediendo.

1.5.2 Formulación de hipótesisLa hipótesis es una conclusión preliminar que ha sido formulada luego de la observación, pero que no ha sido corroborada en su totalidad ni es considerada como aceptable o verídica. Cuando se ha analizado un problema administrativo, surgen las hipótesis sobre sus posibles causas con lo cual se genera incertidumbre. Las conclusiones finales son las que determinan el origen del problema y su solución.

1.5.3 ExperimentaciónPor medio de la experimentación se trata de verificar una hipótesis, y este paso consiste en repetir el proceso para tratar de entender sus causas.El proceso de experimentación se realizará cuantas veces sea necesario hasta llegar a una conclusión.Dentro del ámbito administrativo, esta fase se refiere al análisis exhaustivo y a la puesta en práctica de las opciones presentadas a manera de hipótesis, hasta verificar que se ha solucionado un problema. Cuando se busca una solución en equipo, surgen muchas ideas, y en este sentido la fase experimental es muy importante.

1.5.4 Emisión de conclusionesEste paso consiste en la emisión de un dictamen o propuesta final con base a los hechos experimentados.

18 (Chiavenato, 1988) Página 44

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De la emisión de conclusiones puede surgir una Ley Científica, que es la formulación y explica las situaciones observadas, y a la integración de las leyes científicas que se relacionan entre si, se le denomina Teoría Científica.

De igual manera surgen las leyes y teorías administrativas que estamos analizando.

Según Frederick W. Taylor, citado por Chiavenato19, debe haber una identidad de intereses entre los trabajadores y los empleadores, y establece que la Administración Científica tiene por fundamento la certeza de que los verdaderos intereses de ambos son un único y un mismo interés: la prosperidad del empleador no puede existir por mucho tiempo si no es acompañada de la prosperidad del empleado, y viceversa.

1.6 La planeación estratégica y la toma de decisiones

1.6.1 Planeación

Planear o hacer una planeación consiste en trazar un plan dirigido hacia un objetivo determinado, el cual generalmente va orientado a desarrollarse en varias etapas, por lo que se puede planificar a corto, mediano o largo plazo.

La planeación forma parte de la vida diaria, y en la vida individual muchas veces se planifica por costumbre. Por ejemplo: tenemos que salir y tomar un taxi, organizar una salida a almorzar, ir a recoger a los niños al colegio, etc. Cada actividad requerirá de una planificación, y en este caso, inmediatas o bien, de corto plazo.

A nivel empresarial, de acuerdo al objetivo que se pretende alcanzar, la planeación puede ser:

ReactivaCuando se realiza como una medida de emergencia debido al status actual de la organización. Si bien es cierto es una forma de planificar, lo aconsejable es hacer planificaciones reactivas solamente en caso de emergencia, es decir, que esto no se convierta en una forma de dirección gerencial, ya que lo mejor es tener un plan de trabajo pre-establecido que contemple que hacer en cada situación.

ActivaCuando se realiza para establecer cambios que sean considerados necesarios de incorporar en la organización, al surgir una emergencia inesperada.

InteractivaEs la planificación de cambios necesarios para ser implementados a corto o mediano plazo dentro de la organización, y que generalmente son desarrollados por medio de la participación de todo el personal.

1.6.2 Planeación Estratégica19 (Chiavenato, 1988) Página 46

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La planeación estratégica ha sido y seguirá siendo una de las herramientas màs valiosas para la gestión gerencial de las empresas, pues consiste en la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de los distintos planes operativos, declarando en ella la visión y la misión de la organización.

Una de sus características principales es contar con un presupuesto disponible para su desarrollo, ya que uno de sus enfoques es buscar mayor competitividad y sostenibilidad de la empresa, y considerando que se hace en base a situaciones con cierto grado de incertidumbre, debe caracterizarse también por ser flexible y susceptible a posibles cambios.

Este sistema involucra a todo el personal de una organización, pues aunque se esté tratando de optimizar una sección o departamento, siendo parte de un todo, requerirá del apoyo y cooperación de la entidad y sus directivos en general.

1.6.2.1 Pasos para realizar una Planeación EstratégicaSegún la revista Mujeres de Empresa.com20, presentamos un resumen de los pasos a seguir para realizar una planeación estratégica general de una empresa.

a) Declaración de la visiónEn ella se define cuál es la visión de la empresa, qué valores, prácticas y creencias la caracterizarán.

b) Declaración de la misión y establecimiento de valoresLa misión de una empresa es su razón de ser: hacia donde quiere llegar, que servicios y de qué calidad los va a ofrecer, precios, etc.

c) Análisis externo de la empresaEn este paso se definen los entornos político, social, económico, ecológico, dentro de los cuales se mueve la empresa, estableciendo cuál es su situación en cada uno de ellos.

d) Análisis interno de la empresaNos permite conocer la capacidad de la organización, identificando sus fortalezas y sus debilidades, se evalúan los recursos con los que se dispone tanto de carácter económico, como materiales, tecnológicos y humanos, entre otros.

e) Establecer los objetivos generalesLos objetivos deben ser alcanzables y cuantificables en un tiempo determinado. Debemos saber qué vamos a hacer, tomando en cuenta los recursos con los que contamos y la capacidad de la empresa.

f) Estrategias a seguir

20 http://www.mujeresdeempresa.com/negocios/negocios000808.shtml

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En este punto definimos, evaluamos y seleccionamos las estrategias o cursos de acción a seguir, lo que nos permite saber cómo vamos a hacer lo que queremos hacer.

g) Planes estratégicos Se realiza un documento donde se describe de forma detallada la forma en que se alcanzarán los objetivos, paso a paso, enfatizando el curso de acción en cada situación, que elementos administrativos serán necesarios, quien será el responsable a cargo, que recursos se utilizarán, que presupuesto será asignado, como se evaluarán los resultados, etc.

Desarrollar con éxito la planeación estratégica propuesta, va a requerir de una labor muy eficiente y la plena participación de la Administración de la empresa, quien tendrá que tener como visión primordial dar un buen servicio al cliente y mejorar su calidad. Para lograr este objetivo, será importante motivar al personal para trabajar en armonía y dar la capacitación que sea necesaria.

1.6.2.2 Ejemplo práctico de una planeación estratégica.

Como una herramienta valiosa para hacer la mejor planeación estratégica, incluimos en el presente documento el recurso proporcionado por la página www.MiTecnologico.com , el cual consiste en una guía de preguntas, divididas en las siguientes secciones:

Misión del negocio Objetivos Análisis situacional Estrategias de mercadotecnia Implementaciones, evaluaciones y control

I. Misión del negocio ¿Cuál es la misión de la empresa? ¿En qué negocio se encuentra? ¿Cuánto se comprende su misión al interior de la compañía? Dentro de cinco años, a partir de hoy, ¿en qué negocio desea estar? ¿Define la empresa su negocio en términos de los beneficios que sus clientes desean

más que en términos de bienes y servicios?

II. Objetivos ¿Es posible traducir la misión de la empresa en términos operativos respecto de los

objetivos? ¿Cuáles son los objetivos formulados por la organización? ¿Están formalmente expresados? ¿Conducen lógicamente a objetivos de mercadotecnia expresados con claridad? ¿Están los objetivos basados en las ventas, las utilidades o en los clientes? ¿Los objetivos de mercadotecnia de la organización están ordenados jerárquicamente? ¿Son tan específicos como para medir el avance hacia su cumplimiento? ¿Los objetivos son razonables a la luz de los recursos de la organización? ¿Son ambiguos? ¿Especifican un calendario?

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¿La meta principal de la compañía es llevar al máximo la satisfacción del cliente o conseguir tantos consumidores como sea posible?

III. Análisis situacional (análisis DOFA) ¿Hay una ventana estratégica a tomar en cuenta? ¿Se identificaron una o más ventajas diferenciales en el análisis DOFA? ¿Son estas ventajas sostenibles frente a la competencia?

A. Fortalezas y debilidades internas ¿Cuál es la historia de la empresa, incluyendo sus ventas, utilidades y filosofía

empresarial? ¿Cuál es la naturaleza de la empresa y su situación actual? ¿Qué recursos tiene la empresa (financieros, humanos, tiempo, experiencia, activos,

habilidades)? ¿Qué políticas impiden el cumplimiento de los objetivos de la empresa respecto de la

organización, asignación de recursos, operaciones, contratación, capacitación, etc.?

B. Oportunidades y amenazas externas

Sociales ¿Qué tendencias sociales y de estilos de vida importantes influirán en la empresa? ¿Qué acciones ha tomado la empresa en respuesta a estas tendencias?

Demográficas ¿Qué influencia tendrán en la compañía las tendencias proyectadas en el tamaño, edad,

perfil y distribución de la población? ¿Cómo la afectará la naturaleza cambiante de la familia, el incremento de las mujeres en

la fuerza de trabajo y los cambios en la composición étnica de la población? ¿Qué acciones se han tomado como respuesta a estas tendencias? ¿La compañía revaluó sus productos tradicionales y amplió la gama de ofertas

especializadas para responder a estos cambios?

Económicos ¿Qué tendencias importantes en la situación fiscal y las fuentes de ingreso afectarán a la

empresa? ¿Qué acciones se han tomado para enfrentar estas tendencias?

Políticas, legales y financieras ¿Qué leyes se están proponiendo en el ámbito internacional, federal, estatal y local

capaces de afectar la estrategia y las tácticas de mercadotecnia? ¿Qué cambios recientes en las disposiciones y sentencias judiciales afectan la

empresa? ¿Qué cambios políticos en cada nivel gubernamental tienen lugar? ¿Qué acciones ha tomado la empresa para responder a estos cambios?

Competencia ¿Qué compañías compiten directamente con la empresa ofreciendo un producto similar? ¿Qué compañías compiten con la empresa indirectamente al asegurar el tiempo, dinero,

energía o compromiso de sus clientes más importantes?

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¿Qué nuevas tendencias podrían surgir en la competencia? ¿Qué beneficios ofrecen los competidores que la empresa no? ¿Es conveniente que la empresa compita?

Tecnológicos ¿Hay cambios tecnológicos importantes que afecten a la empresa?

Ecológicos ¿Cuál es la perspectiva de costo y disponibilidad de los recursos naturales y la energía

requeridos por la compañía? ¿Son los productos, servicios y operaciones de la empresa amables con el ambiente?

IV. Estrategia de mercadotecnia

A. Estrategia para el mercado meta ¿Son homogéneos o heterogéneos los miembros de cada mercado en sus

características geográficas, socio demográficas y de comportamiento? ¿Cuáles son las dimensiones, tasa de crecimiento y tendencias nacionales y regionales

de cada uno de los segmentos del mercado de la empresa? ¿El tamaño de cada segmento del mercado es suficientemente grande o importante

como para requerir una mezcla de mercadotecnia exclusiva? ¿Los segmentos del mercado son mensurables y accesibles a los esfuerzos de

distribución y comunicación? ¿Cuáles son los segmentos de alta y baja oportunidad? ¿Cuáles son las necesidades y satisfacciones en evolución que buscan los mercados

meta? ¿Qué beneficios ofrece la organización a cada segmento? ¿Cómo se comparan estos

beneficios con los que ofrecen los competidores? ¿La empresa se posiciona con un producto distintivo? ¿Se necesita el producto? ¿Cuántas de las operaciones del negocio son compras repetidas en comparación con

los negocios nuevos? ¿Qué porcentaje del público se clasificaría como no usuario, usuario esporádico o usuario frecuente?

¿Cómo clasifican los mercados meta actuales a la empresa y sus competidores respecto a su reputación, calidad y precio? ¿Cuál es la imagen de la empresa en los segmentos específicos del mercado que trata de servir?

¿Trata la empresa de dirigir sus productos sólo a grupos específicos de personas o a todo el mundo?

¿Quién compra los productos de la empresa? ¿Cómo hace un comprador potencial para enterarse de la empresa? ¿Cómo y cuándo se convierte una persona en compradora?

¿Cuáles son las principales objeciones de los clientes potenciales para no comprar los productos de la empresa?

¿De qué manera los clientes encuentran y deciden qué comprar? ¿Cuándo y dónde? ¿Debe la empresa tratar de ampliarse, subcontratar o cambiar el enfoque de sus

mercados meta seleccionados? Si es así, ¿en qué mercados y cuán vigorosamente? ¿Sería más útil que la empresa se retirara de algunas áreas en que hay proveedores

alternativos, a fin de utilizar sus recursos para servir a nuevos grupos de consumidores que no se han atendido?

¿Qué públicos diferentes a los mercados meta (financieros, medios de comunicación, gobiernos, ciudadanos, locales, generales e internos) representan oportunidades o problemas para la empresa?

E. Barrascout Página 22

B. Mezcla de mercadotecnia ¿La empresa trata de alcanzar sus metas principalmente mediante el uso coordinado de

las actividades de mercadotecnia (producto, distribución, promoción y precio), o sólo con una promoción intensiva?

¿Se han expresado claramente los objetivos y funciones de cada elemento de la mezcla de mercadotecnia?

Producto ¿Cuáles son las principales ofertas de producto/servicio de la empresa? ¿Se

complementan o hay una duplicación innecesaria? ¿Cuáles son las características y los beneficios de cada oferta de producto? ¿En qué punto se hallan la empresa y cada uno de sus productos más importantes en

cuanto al ciclo de vida? ¿Qué presiones hay entre los diversos mercados objetivo para incrementar o reducir la

gama y calidad de los productos? ¿Cuáles son las principales debilidades en cada área de producto? ¿Cuáles son las

quejas más importantes? ¿Qué es lo que sale mal con mayor frecuencia? ¿Es fácil de pronunciar el nombre del producto? ¿De deletrear? ¿De recordar? ¿Es descriptivo y comunica los beneficios que ofrece? ¿Distingue el nombre a la empresa o al producto de otros? ¿Qué garantías se ofrecen con el producto? ¿Hay otras formas de garantizar la satisfacción del cliente? ¿Ofrece el producto un buen valor para el cliente? ¿Cómo se maneja el servicio a clientes? ¿Cómo se determina la calidad del servicio?

Distribución ¿Debería la empresa tratar de entregar su oferta directamente a los consumidores. O es

mejor que entregue ofertas seleccionadas valiéndose de otras compañías? ¿Qué canal(es) deben utilizarse en la distribución de las ofertas de producto? ¿Qué instalaciones deben emplearse para la distribución física? ¿Dónde deben estar localizadas? ¿Cuáles deben ser sus principales características? ¿Están dispuestos los miembros del mercado objetivo y son capaces de viajar cierta

distancia para comprar el producto? ¿Es bueno el acceso a las instalaciones? ¿Qué instalaciones necesitan atención prioritaria en estas áreas? ¿Cómo se escoge el sitio de las instalaciones? ¿Es accesible para los mercados meta? ¿Es visible para los mercados meta? ¿Cuál es la ubicación y atmósfera de los establecimientos de ventas al detalle? ¿Satisfacen estos detallistas a los clientes? ¿Cuándo están disponibles los productos para los usuarios {estación del año, día de la

semana, hora del día)? ¿Es lo más adecuado?

Promoción ¿Cómo encuentra un cliente típico los productos de la empresa? ¿El mensaje de la empresa gana la atención del auditorio meta? ¿Atiende las necesidades y deseos del mercado meta y sugiere beneficios o que es un

medio de satisfacer tales deseos? ¿El mensaje tiene buena posición?

E. Barrascout Página 23

¿Informa, persuade, educa y recuerda efectivamente la promoción de los productos de la empresa a los clientes?

¿Establece la empresa presupuestos promocionales y mide la efectividad de las promociones?

Publicidad ¿Qué medios de comunicación se utilizan? ¿La empresa escogió el tipo de medios que alcancen mejor a sus mercados meta? ¿Se trata del tipo de medios más efectivos en costos y contribuyen efectivamente a la

imagen de la empresa? ¿Las fechas y tiempos en que aparecen los anuncios son los más apropiados? ¿Preparó la empresa varias versiones de sus anuncios? ¿Utiliza la empresa los servicios de una agencia de publicidad externa? ¿Qué funciones realiza dicha agencia para la empresa? ¿Qué sistema se utiliza para manejar las preguntas de los consumidores que resulten de

la publicidad y de las promociones? ¿Qué seguimiento se hace?

Relaciones públicas ¿Hay un programa bien pensado de relaciones públicas y publicidad? ¿El programa es capaz de reaccionar ante una mala publicidad? ¿Cómo suelen manejarse las relaciones públicas en la empresa? ¿Por quién? ¿Los responsables han propiciado una buena relación de trabajo con los representantes

de los medios masivos de información? ¿Utiliza la empresa todas las vías posibles para sus relaciones públicas? ¿Se hacen esfuerzos para comprender las necesidades de los medios de comunicación,

y se les proporcionan datos que atraigan a su auditorio de manera que se sea posible emplearlos rápidamente?

¿Qué dicen los informes anuales sobre la empresa y sus productos? ¿A quién se llega efectivamente a través de este vehículo? ¿Justifica el costo el beneficio de la publicación?

Ventas personales ¿Cuánto tiempo emplea un vendedor típico promoviendo nuevas compras, en

comparación con la atención a los clientes actuales? ¿Cómo se determina a qué candidatos se llamará y quién lo hará? ¿Cómo se determina la frecuencia de los contactos? ¿Cómo se compensa al personal de ventas? ¿Hay incentivos para estimular más negocios? ¿Cómo se organiza y maneja el personal de ventas? ¿Los vendedores prepararon un enfoque apegado a la medida de cada candidato? ¿La empresa adapta al personal de ventas con las características del mercado objetivo? ¿Hay un seguimiento adecuado al esfuerzo inicial de ventas personales? ¿Se hace sentir a los clientes que son apreciados? ¿Es posible utilizar la mercadotecnia de base de datos o directa para remplazar o

complementar al personal de ventas?

Promoción de ventas ¿Cuál es el propósito específico de cada actividad de promoción de ventas? ¿Por qué se ofrece? ¿Qué trata de alcanzar?

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¿Qué categorías de promoción de ventas se utilizan? ¿Las promociones de venta se dirigen a los negocios, al consumidor final o a ambos? ¿Las labores de la empresa se dirigen a todos los públicos clave de la empresa o se

limita sólo a clientes potenciales?

Precio ¿Qué niveles de precio y precios específicos deben emplearse? ¿Qué mecanismos tiene la empresa para verificar que los precios que se cobran sean

aceptables para los clientes? ¿Son muy sensibles al precio los consumidores? Si cambia el precio, ¿cómo cambiará el número de consumidores? ¿Se incrementará o reducirá el ingreso total? ¿Qué método se emplea para establecer un precio: la tasa actual, precios orientados a

la demanda o precios con base en costos? ¿Qué descuentos se ofrecen y con qué justificación? ¿Ha considerado la empresa las dimensiones psicológicas del precio? ¿Se han mantenido los incrementos de precio al paso de los incrementos de costos, la

inflación y los niveles de la competencia? ¿Cómo se utilizan las promociones de precio? ¿Tienen oportunidad los candidatos interesados de probar los productos a un precio de

introducción? ¿Qué métodos de pago se emplean? ¿Es en el mejor interés de la empresa el uso de estos métodos?

V. Implementación, evaluación y control ¿Está adecuadamente estructurada la organización de mercadotecnia para poner en

marcha el plan respectivo? ¿Qué actividades específicas deben realizarse? ¿Quién es responsable de estas actividades? ¿Cuál es el calendario de puesta en marcha? ¿Qué otra investigación de mercado se necesita? ¿Cuál es la influencia financiera de este plan en el estado de resultados anual? ¿Cómo se compara el ingreso proyectado con los ingresos esperados si el plan no se

lleva a la práctica? ¿Cuáles son las normas de desempeño? ¿Qué procedimientos de vigilancia (auditoria) se pondrán en vigor y cuándo? ¿Parece como si la empresa tratara de hacer demasiado o no lo suficiente? ¿Son sólidas las estrategias centrales de mercadotecnia para alcanzar los objetivos? ¿Se alcanzan los objetivos y son adecuados? ¿Se presupuestaron recursos suficientes (o excesivos) para alcanzar los objetivos de

mercado?

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Para que un ejercicio de esta naturaleza proporcione los resultados esperados, las preguntas deben ser respondidas con un enfoque exhaustivo, cuantitativo, cualitativo y apegado a la verdadera condición de la empresa. Solo de esta forma un documento como este podrá ser de utilidad en la toma de decisiones.

1. 7 La delimitación del problema fundamental para crear caminos de acción.Este aspecto se refiere a circular el problema, señalando los elementos de la organización, tanto interiores como exteriores, que puedan estar afectando su buen desempeño, para lo cual se requiere de un excelente desempeño gerencial.

Peter Ferdinand Drucker, abogado, escritor, consultor, empresario y periodista austriaco, conocido como “el padre del managemet” 21 propone que el desempeño de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio de la eficacia, en cual consiste en:

La eficacia como la habilidad para hacer las cosas “correctas” – y La eficiencia – la habilidad para hacerlas “correctamente”

Según Drucker, todo ejecutivo, sin importar sus características personales, para ser considerado un ejecutivo eficaz, debe seguir ocho reglas básicas fundamentadas en las respuestas a las siguientes preguntas:

Las primeras dos preguntas, nos dan el conocimiento que se necesita con urgencia:

1.7.1 ¿Qué hay que hacer?La respuesta a esta pregunta casi siempre incluye màs de una tarea urgente por realizar. Sin embargo, el ejecutivo eficaz no se fragmenta y regularmente va a ocupar su tiempo concentrándose en una sola tarea, luego de haber establecido prioridades. Luego de finalizar la tarea, vuelve a preguntarse ¿y ahora que hay que hacer? Esta pregunta genera una nueva prioridad diferente. Las empresas tienen un alto desempeño, si sus ejecutivos de alta gerencia se desempeñan bien.

1.7.2 ¿Qué le conviene a la empresa?Su enfoque está orientado exclusivamente hacia alcanzar el conocimiento de qué es lo que conviene a la organización… no a sus propietarios, no a sus accionistas, jefes o empleados, sino a la organización en general, pues saben que cuando la empresa da óptimos resultados, estos generan óptimos resultados para todos los que están involucrados con ella.

Los cuatro puntos siguientes – del 4.3 al 4.6 -, nos permiten convertir el conocimiento adquirido en acción eficaz:

1.7.3 Escribir un plan de acción

Es importante trazar un plan enfocado a Resultados deseados

21 http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1931-que-hace-eficaz-a-un-ejecutivo.html

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Posibles restricciones Futuras revisiones Puntos a considerar Consecuencias del uso del tiempo

Un plan de acción es una declaración de intenciones antes que un compromiso, por lo cual debe ser reflexible y contener elementos de control en sí mismo.

El título ejecutivo indica con toda claridad que es la persona que ejecuta o desarrolla un plan.

1.7.4 Asumir responsabilidad por las decisiones

Previo a tomar una decisión, es importante conocer lo siguiente: Nombre de la persona encargada de realizar lo que se determine El plazo para desarrollar el proyecto El nombre de las personas que se verán afectadas por la decisión que

se tome, y que por lo tanto, deben estar enteradas, conocerla y aceptarla

El nombre de las personas que deben ser informadas de la decisión, aunque no se vean afectadas por ella

Muchas decisiones que se toman a nivel gerencia, se ven afectadas por que no se toman en cuenta estos puntos. Muchas veces se coloca gente incapacitada en puesto clave y esto es muy peligroso para la organización en general, situación que se da mucho en la empresa familiar, y que debe ser evitada a toda costa si se desea alcanzar el éxito.

Según Drucker22, revisar los resultados de una decisión en función de las expectativas muestra a los ejecutivos cuales son sus fortalezas, donde deben mejorar y en que les falta conocimiento o información…La revisión sistemática de las decisiones también les muestra a los ejecutivos sus propias debilidades, especialmente las áreas en las cuales simplemente son incompetentes. Los ejecutivos inteligentes no toman decisiones ni actúan en esas áreas. Lo que hacen es delegar. Todos tenemos esas áreas.1.7.5 Asumir la responsabilidad de comunicarEl padre de gran parte de la teoría actual del desarrollo económico y organizacional, Chester Barnard23, en su obra “Las Funciones del Ejecutivo” de 1938, estableció que las organizaciones se mantienen unidas por la información màs que por la propiedad o el mando.

22 http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1931-que-hace-eficaz-a-un-ejecutivo.html

23 http://www.empresas.cr/Biografias/Chester-Barnard.html

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Los ejecutivos deben conocer que información es la que necesitan recibir, pues muchas veces se llenan de información que al final no es de mayor utilidad en la toma de decisiones.

Es importante que el ejecutivo comparta sus planes con todos sus colegas, es decir: superiores, subordinados y ejecutivos de mismo rango, y solicite comentarios al respecto.

Este flujo de información es el que produce mejores resultados, y es el que señalaba Chester Barnard.

1.7.6 Centrarse en las oportunidades en lugar de centrarse en los problemas

Resolver problemas aunque es necesario, no produce mayor resultado, màs que prevenir daños.

El ejecutivo debe aprovechar los cambios ocasionados como consecuencia de un problema, y verlos como oportunidades para mejorar. Todos los cambios presentarán una oportunidad para innovar los productos o servicios que ofrece la empresa, sin son analizados objetivamente.

Por tal razón es indispensable que los problemas no ahoguen o se sobrepongan a las oportunidades. Es muy común que los mejores ejecutivos sean asignados para resolver problemas, y lo mejor es asignarlos para trabajar en las oportunidades pues es donde la organización obtendrá el mayor provecho de su desempeño.

Los dos puntos siguientes – 4.7 y 4.8 – nos aseguran que toda la organización participa y se involucra en igual grado de responsabilidad, ante la toma de decisiones.

1.7.7 Hacer que las reuniones sean productivasTodos los estudios que se han realizado respecto a lo que es el tema de la jornada laboral, establecen que los ejecutivos pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones, y esto aplica tanto a ejecutivos de alto nivel, como a ejecutivos de mediano y bajo nivel.

A este nivel la conversación con una persona, ya es catalogada como una reunión, lo cual hace necesario que se realicen reuniones productivas y lograr esto va a requerir de una buena planificación para la optimización del tiempo y la obtención de resultados deseados.

Dentro de los motivos que regularmente encontramos para planificar una reunión de trabajo, podemos mencionar:

Para anunciar algo, como un cambio en la organización Presentación de un informe

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Escuchar la presentación de un informe Conocer a los miembros del grupo de trabajo Conocer a un nuevo socio Definir los términos de un negocio Presentar la propuesta a un nuevo cliente

Lo cierto es que en cada reunión habrá que tomar decisiones, lo que hace necesario que se haga una buena planificación, se dé el seguimiento necesario y se supervise que todo lo acordado en dicha reunión sea realizado tal y como se acordó.

Según Drucker, los ejecutivos eficaces saben que una reunión o es productiva, o es una pérdida total de tiempo.1.7.8 Pensar y decir “nosotros”, en lugar de “yo”Cuando un ejecutivo se dirige al personal y emplea la palabra “nosotros”, lo hace partícipe y lo integra a los intereses de la organización.

Parece que este concepto es algo muy simple, pero es muy importante y los buenos ejecutivos lo conocen y lo hacen de esta forma, pues al final entienden que ellos tienen una responsabilidad ante la empresa que no pueden compartir con nadie màs, y que emplear este sistema permite que las personas se identifiquen con su organización, se sientan parte de ella, la aprecien y en consecuencia se interesen en aportar lo mejor de ellos mismos para que las labores se desarrollen de la mejor forma posible y esto contribuya al bienestar general.

1.8 Técnicas para la toma de decisionesLas técnicas para la toma de decisiones, nos presentan diversas teorías que siguen un orden cualitativo o cuantitativo y se constituyen en valiosas herramientas para este fin.

Dentro de ellas encontramos las siguientes:

1.8.1 De orden cualitativo

1.8.1.1 FODA

El FODA es una herramienta muy importante de análisis estratégico, que permite analizar tanto elementos internos como externos de un programa o proyecto.

El nombre de esta herramienta, reúne cuatro principios sobre los cuales se fundamenta el análisis, y que son los siguientes:

las Fortalezas deben utilizarse las Oportunidades deben aprovecharse las Debilidades deben eliminarse, y

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las Amenazas deben sortearse

A continuación presentamos la matriz FODA, recurso proporcionado por la revista electrónica Caja de Herramientas de la página www.infomipyme.com 24

MATRIZ FODAFACTORES INTERNOS

Controlables

FACTORES EXTERNOS

No Controlables

FORTALEZAS

 (+)

OPORTUNIDADES

(+)

DEBILIDADES

(-)

AMENAZAS

(-)

1.8.1.2 Abaco de Regnier

Este sistema fue creado por el Dr. François Regnier 25, y consiste en un método coloreado de escala para tomar decisiones donde la comunicación y la opinión son esenciales. En el Abaco de Regnier no se busca el consenso, sino màs bien un intercambio de opiniones y el debate entre los participantes a manera de obtener una aportación cualitativa, que permita tomar una decisión sobre determinado asunto.

Para una mejor comprensión acerca de esta herramienta tan importante, presentamos a continuación el recurso proporcionado por Yuli Villaroel y Rafael Popper de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda, Venezuela, como parte de su informe Taller de Trabajo en Prospectiva – Mayo 23, 2005 26, el cual nos permite visualizar el concepto del Abaco de Regnier.

24 http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/foda.htm

25 http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa10/metodos_alternativa_negocio/m10.htm26 http://www.google.com.gt/imgres?imgurl=http://ciid.politicas.unam.mx/semprospectiva/dinamicas/r_estudiosfuturo2/imagenes/imagart7/alfa2.gif&imgrefurl=http://ciid.politicas.unam.mx/semprospectiva/dinamicas/r_estudiosfuturo2/revista/numero%25207/construf/aplica/alfa.htm&usg=__vz71tr9_z2CpOoSHDwvqRvQsnVk=&h=342&w=500&sz=14&hl=es&start=5&zoom=1&tbnid=LMxMu1B012bmZM:&tbnh=89&tbnw=130&ei=BOI6T6vQNtCUtwep2b2ACw&prev=/search%3Fq%3Dabaco%2Bde%2Bregnier%26um%3D1%26hl%3Des%26sa%3DN%26gbv%3D2%26tbm%3Disch&um=1&itbs=1

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Resultados del análisis de Sectores Económicos en la oportunidad del estudio realizado en el proyecto UNEFM2020 (4)

1.8.1.3 Método Delphi

El Método Delphi 27 es una estrategia que se basa en un test o cuestionario que es enviado a expertos, con el objetivo de conocer cada punto de vista sobre determinada situación y reunir información que permita tomar decisiones al respecto. Esta técnica fue desarrollada por la Corporación Rand al inicio de la Guerra Fría (1948), con el propósito de investigar el impacto de la tecnología en la guerra.

Esta es una estrategia que básicamente nos permite obtener información de carácter cualitativo, con resultados que generalmente se orientan a la convergencia de opiniones, y que sustituye al debate directo evitando los inconvenientes que este pueda representar especialmente por su característica de anonimato.

27 http://admindeempresas.blogspot.com/2007/12/el-metodo-delphi.html

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El Método Delphi se desarrolla en dos etapas 28. A continuación presentamos un ejemplo proporcionado por un enlace de imágenes de internet.

1.8.2 De orden cuantitativo

Los siguientes recursos estratégicos nos permiten obtener información apoyada en probabilidades y estadística.

1.8.2.1 Análisis de Regresión LinealLa Escuela Superior de Informática, como parte de sus trabajos de investigación estadística, 29nos enseña que “El análisis de regresión lineal es una técnica estadística utilizada para estudiar la relación entre variables cuantitativas. Tanto en el caso de dos variables (regresión simple) como en el de más de dos variables (regresión múltiple), el análisis regresión lineal puede utilizarse para explorar y cuantificar la relación entre una variable

28 http://bvs.sld.cu/revistas/mie/vol3_4_04/f0104404.jpg

29 http://www.uclm.es/profesorado/raulmmartin/Estadistica/PracticasSPSS/REGRESION_LINEAL_CON_SPSS.pdf

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llamada dependiente o criterio (Y) y una o más variables llamadas independientes o predictoras (X1, X2,…, Xp), así como para desarrollar una ecuación lineal con fines predictivos”.

El Método Delphi es un procedimiento estadístico que estudia la relación funcional entre variables, con el propósito de predecir una en función de la otra. A continuación presentamos un ejemplo.

Lote de productos Tamaño del lote Horas hombre1

2

3

4

5

30

20

60

80

40

73

50

128

170

87

Relación estadística entre tamaño del lote y horas hombre

Nota: La mayor parte de los puntos no caen directamente sobre la línea de relación estadística.

Esta dispersión de punto alrededor de la línea representa la variación aleatoria

1.8.2.2 Análisis MulticriteriosEl análisis Multicriterios consiste en un test o cuestionario que es enviado a expertos, con el propósito de reunir sus opiniones respecto a un tema determinado y llegar a una conclusión.Este método fue desarrollado por la Corporación Rand al inicio de la guerra fría en el año 1945, y su propósito fue investigar el impacto dela tecnología en la guerra.

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Dependiendo del tema a investigar, se realizará un cuestionario el cual se presenta para obtener la respuesta de profesionales expertos en la materia, y este método se puede aplicar a cualquier campo que se desee evaluar.

1.8.2.3 Proyecciones

Una proyección financiera nos ayuda a demostrar que la empresa, el proyecto, el plan de trabajo o la decisión que estamos tomando será exitosa, por lo cual es importante realizar una proyección financiera adecuada que demuestre con objetividad y con resultados, cuál es nuestro pensamiento y criterio sobre un tema en cuestión y como visualizamos su desarrollo dentro de los próximos años.

Según la revista De Gerencia.com, 30“…Sin querer desvirtuar los indicadores tradicionales, las finanzas modernas exigen el manejo de ciertos conceptos que muchas veces se pasan por alto, es el caso de todos los elementos que proporciona el cálculo del punto de equilibrio, cálculo que requiere conocer los costos y gastos variables. Sin este elemento es imposible trabajar algunos cruciales indicadores”.

La proyección en este caso, se convierte en una herramienta muy valiosa al momento de necesitar tomar una decisión que pueda afectar a la organización, pues nos dará los resultados favorables o desfavorables que x negociación pueda representarnos proyectando posibles utilidades, como posibles pérdidas.

Presentamos a continuación el ejemplo reciente de la proyección a cinco años realizada por nuestra empresa Corporación Forte Sociedad Anónima, justificando ante una institución bancaria el uso que se dará al crédito resolvente solicitado, cuya utilidad sería la consecución de capital de trabajo para consolidar pasivos y levantar un proyecto a corto plazo. 31

En conclusión se determinó anular dicha solicitud, orientando una nueva proyección al uso de capital propio, mediante la implementación de nuevos negocios aprovechando los recursos disponibles dentro de la empresa.

Ejemplo de Proyección Financiera presentada a Banrural de Guatemala por Corporación Forte, S. A. Primera parte.32

30 http://www.degerencia.com/articulo/10_enfoques_para_una_proyeccion_financiera

31 J. R. Barrascout A. & Asociados Consultores y Asesores. Contadores Públicos y Auditores. Crédito Bancario. Banca Nacional é Internacional. José Ramiro Barrascout Abril Socio-Director Generaljoserba@gmail.com

32 Archivo Financiero – Corporación Forte, S. A.

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Ejemplo de Proyección Financiera. Segunda parte 33

33 Archivo Financiero – Corporación Forte, S. A.

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1.8.2.4 Análisis de Mìnimos Cuadrados

Consiste en un método estadístico, cuantitativo, que generalmente se utiliza en las empresas para pronosticar las ventas, ya sea a nivel organizacional, como del mercado. Fue creado y desarrollado por el matemático alemán Carl F. Gauss

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quien lo hizo público en el año 1809, luego de haber comprobado su eficacia al observar las estrellas y establecer algunas relaciones importantes en el cosmos.

El análisis de mínimos cuadrados consiste en la aproximación de datos a una línea recta que los representa, con el mínimo de error posible, utilizando una fórmula matemática.

1.8.2.5 Árbol del Decisiones

Este recurso provee una estructura muy efectiva que nos permite estimar cuales son las opciones que tenemos sobre determinado punto, e investigar de forma cuantificable las posibles consecuencias que tendríamos al seleccionar cada una de ellas.

El primer paso consiste en escribir como título cuál es la decisión que necesitamos tomar, como el ejemplo que proporcionamos a continuación de la revista Estrategia Magazine 34.

AUTO EVALUACION

Primera Unidad

El Proceso Administrativo y la toma de Decisiones

¿Qué es un proceso?

34 http://www.estrategiamagazine.com/wp-content/uploads/2008/07/administracion3.gif

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¿Cuáles son los 4 elementos que forman parte del proceso administrativo?¿Qué significa tomar una decisión?¿En qué consiste el proceso administrativo?¿Qué es la planeación?¿Cuáles son los principios fundamentales de la planeación?¿Cuáles son las 4 preguntas fundamentales que debemos hacernos antes de hacer una buena planeación?¿Por qué es importante la organización?¿Cuáles son los principales aspectos que abarca la teoría de la organización?¿Qué significa dirigir?Nombre de los 4 factores que deben ser tomados en cuenta en la fase de control.¿Qué aspectos ayudan a establecer el control?¿Cuál es el elemento vital que se requiere para poder tomar una decisión?¿A qué le llamamos resultado?Definir el término “consecuencia”.¿Qué es la incertidumbre?Definir el concepto de “juicio”?¿Qué es un problema?¿De qué formas podemos visualizar un problema?Nombrar algunas de las principales herramientas que podemos utilizar para solucionar problemas.¿Qué es el método científico?¿Cuáles son los pasos del método científico?¿Qué relación existe entre el método científico y la administración?¿Qué es la planeación?De acuerdo al objetivo que se pretende alcanzar, la planeación puede ser:¿En qué consiste la planeación estratégica?¿Cuáles son las 5 preguntas fundamentales que deben dirigir una planeación estratégica?Nombrar las reglas básicas que todo ejecutivo eficaz debe seguir.¿Qué es un plan de acción?¿Qué significado tiene la palabra “ejecutivo”?Definir el concepto de “centrarse en la oportunidad, en lugar de centrarse en el problema”.¿Por qué es importante realizar reuniones de trabajo productivas?Nombre de 4 técnicas que son utilizadas como recursos de apoyo para la toma de decisiones.

SEGUNDA UNIDAD

2. Desarrollo de las Habilidades para Administrar

2.1 El Administrador Moderno.

Según Idalberto Chiavenato35, la administración es un fenómeno universal en el mundo moderno, y cada organización o empresa debe estar tomando decisiones

35 (Chiavenato, 1988) página 11

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continuamente, lo cual le permite continuar activo dentro del mercado al cual dedica sus esfuerzos.

Un profesional puede ser un médico, un contador, un ingeniero, un maestro, abogado, etc. Puede estar desarrollando su trabajo con excelencia en su medio, sin embargo, al momento de ser promovido a un cargo como supervisor, jefe de departamento o gerente, es cuando da inicio la etapa administrativa lo cual lo obliga a adquirir los conocimientos necesarios para realizar una buena gestión de dirección. Esto es lo que le da a la Administración su característica de universalidad.

Muchos profesionales están regresando a las aulas universitarias para adquirir este conocimiento, que les permitirá desarrollarse en un nuevo campo desconocido anteriormente para ellos, y dejan de ser médicos, profesores, abogados, para convertirse en administradores.

El Administrador moderno es un profesional que requiere tener una amplia visión respecto a la empresa que dirige y su función en ella. Este conocimiento debe ser del pasado de la organización, así como de su presente y sus expectativas futuras. Debe ampliar sus conocimientos en diversas disciplinas como lo son: matemáticas, derecho, estadística, economía, psicología, sociología, etc.: necesita ampliar su relación con personas que manejen estas áreas ya sea que le estén subordinadas o que esté arriba de el.

Según Chiavenato36 “…no es que el administrador sea un héroe que pretendamos consagrar, es un agente de cambio y de transformación de las empresas que las lleva a nuevos rumbos, nuevos procesos, nuevos objetivos, nuevas estrategias, nuevas tecnologías; es un agente cultural en la medida que, con su estilo de administración, modifica la cultura organizacional existente en las empresas. Mas que eso, el administrador deja marcas profundas en la vida de las personas, a medida que trata con ellas y con sus destinos dentro de las empresas y a medida que su actuación en la empresa influye en el comportamiento de los consumidores, proveedores, competidores y demás organizaciones humanas.La administración moderna surge ante una sociedad cambiante en todos los aspectos. La globalización y la tecnología crean una necesidad emergente dentro de las organizaciones de adquirir todo el conocimiento que sea necesario, para realizar una gestión administrativa óptima y que lleve al crecimiento saludable de las organizaciones, introduciendo a sus directores a este marco de acción.

Las organizaciones que no están participando en estos cambios, se están quedando atrás. Algunas de ellas posiblemente están avanzando, pero a pasos lentos, otras se están volviendo obsoletas e ineficientes. Hoy màs que nunca la educación se hace indispensable para sobresalir con eficiencia y eficacia utilizando todas las herramientas posibles que ofrece el sistema globalizado.

2.2 Perfil del Administrador moderno

36 (Chiavenato, 1988) página 12

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En primera instancia debemos estar conscientes que al hablar de un Administrador o de un Gerente, estamos hablando de seres humanos, de personas con cualidades y defectos, de individuos sujetos a cometer errores, lo cual nos ayuda a entender que, si bien es cierto, existen numerosos documentos e información respecto a las características que debe reunir un buen administrador moderno, estas se constituyen únicamente en el parámetro que estandariza lo que una organización espera de sus líderes, quienes son los encargados de dirigir todas las acciones y esfuerzos del equipo de trabajo hacia la meta que han sido programada.

Por otro lado, también es importante mencionar que conforme el tiempo avanza genera cambios, los sistemas evolucionan, surgen nuevos mecanismos, técnicas que enseñan el por que, como y cuando hacer, lo cual se constituye en un principio que obliga a las organizaciones a actualizarse para mantenerse en el mercado.

Uno de los recursos proporcionados por internet, www.gerenteweb.com 37 nos ayuda a presentar el perfil del administrador moderno, acerca del cual aportamos nuestros comentarios a continuación.

2.2.1 Motivación para dirigir

De acuerdo al Diccionario Océano38, la motivación es el factor psicológico consciente o no, que predispone al individuo a realizar ciertas acciones, o para tender hacia ciertos fines (una necesidad o una tendencia).

Dirigir es orientar, señalar el camino, dar las instrucciones adecuadas con la sola intención de llegar a un destino o alcanzar un objetivo.

Probablemente nos preguntemos qué es lo que motiva a una persona a dirigir una organización.

Personalmente creo que las respuestas que podamos dar, giran en torno a una palabra: Identificación.

Según el diccionario,39 identidad es el conjunto de rasgos o informaciones que individualizan o distinguen algo y confirman que realmente es lo que dice ser. Dado este concepto, podemos decir que la identificación consiste en el reconocimiento de la identidad de una organización, según el caso que nos ocupa.

En términos normales, una persona se motiva a realizar acciones o manifiesta una tendencia favorable hacia algo con lo cual se siente identificado. Todos sus esfuerzos, sean físicos, emocionales o intelectuales, serán en pro de esa causa.

Este concepto nos conduce a comprender porqué razón un Administrador debe sentirse motivado para dirigir una organización pues, para que su gestión sea productiva, debe identificarse con lo que es la empresa, su visión, su razón de ser, hacia donde quiere llegar, que pretende alcanzar: amar y apasionarse por lo que la empresa es.

37 http://www.gerenteweb.com/documentos/direccion/dd2302041.php

38 (Grupo Editorial Ocèano, 1992)39 (Grupo Editorial Ocèano, 1992)

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2.2.2 Inteligencia

La inteligencia es otra de las características que forman parte del perfil del Administrador de hoy.

Se sabe que existe un aporte hereditario mínimo de los padres a los hijos respecto a la inteligencia del ser humano. La mayor parte de la inteligencia que caracteriza a las personas se recibe del aprendizaje de la vida secular y el proceso educativo. La inteligencia entonces, es potencializada por medio del aprendizaje.

El Administrador debe ser una persona con un alto grado de inteligencia, ya que constantemente se estará enfrentando a situaciones y problemas que requerirán de una gran capacidad de análisis. Conforme el tiempo avanza y las organizaciones evolucionan, se está requiriendo ejecutivos de alto nivel, con especialización en la materia.

Por tal razón, encontramos consejos universales tan importantes como “…mejor es adquirir sabiduría que oro preciado, y adquirir inteligencia vale màs que la plata”. 40 En esta cita, el proverbio otorga un mayor valor a la sabiduría, debido a que se adquiere inteligencia por medio del conocimiento adquirido, pero únicamente se es sabio cuando este conocimiento es puesto en práctica. El Administrador debe tener la inteligencia necesaria para poder poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en busca del beneficio y la realización de la empresa, asumiendo la responsabilidad que cada caso amerite.

2.2.3 Capacidad de análisis y de síntesis

Cada día vendrán a la oficina del Administrador un sin número de situaciones y problemas que han de requerir su pronta intervención.

La capacidad de análisis se refiere a la forma en que se enfrenta cada problema, como se hace el proceso de separación de cada elemento involucrado, tratando de tener a la vista cada uno de los aspectos que puedan contribuir a encontrar la solución, y que en consecuencia, nos permita llegar a la síntesis o conclusión.

A este respecto el buen Administrador sabe que no debe poner su atención y esfuerzos en el problema, sino en las oportunidades que este problema le está generando.

2.2.4 Capacidad de comunicación

La comunicación va màs allá de saber hablar, saber escribir o expresarse, pues conlleva un compromiso del emisor hacia quienes están recibiendo el mensaje. Comunicarse es un proceso de interacción social y es una vía esencial del desarrollo humano.

Una buena comunicación garantiza en un alto porcentaje buena obtención de resultados, aunque existe siempre la posibilidad del caso contrario.

El Administrador debe tener capacidad de comunicación para girar instrucciones a su equipo de trabajo, a efecto de que todo se realice de acuerdo a lo planificado y lo que la organización espera.

40 (Biblia, 1602) Proverbios 16:16

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Una buena comunicación debe reunir algunos elementos importantes como:

Conocimiento y dominio del tema a tratar Credibilidad Utilidad Claridad Continuidad Consistencia Ser asequible, es decir, que se puede obtener mayor información Llevar tiempo de silencio para el receptos, apropiado y razonable, para que el

receptor pueda asimilar y procesar la información No dar información que no se ha solicitado, si es necesaria o relevante para el

destinatario

2.2.5 Conocimiento de Psicología

La psicología estudia los procesos mentales o del alma, analizándolos en sus tres dimensiones: cognitiva, afectiva y conductual.

La psicología industrial estudia el comportamiento de los trabajadores las empresas, por lo que todo Administrador debe incluir dentro de su programa de estudios esta área tan importante.

2.2.6 Capacidad de escuchar

Contrario a la capacidad de comunicación, el liderazgo debe incluir dentro de su perfil la capacidad de escuchar.

Callarse y escuchar es una buena opción en algunos casos, ya que genera el feed back necesarios para conocer a los trabajadores y entender los resultados que estamos obteniendo. La interacción con los colaboradores en las empresas produce muy buenos resultados, siempre y cuando, el respeto y la armonía estén presentes.

Todas las personas que llegamos a conocer en la vida, tienen algo que enseñarnos, que transmitirnos, y solo lograremos tomar la lección al callar y escuchar.

2.2.7 Espíritu de observación

Esta es una cualidad muy importante en la alta Gerencia.

La palabra observación nos habla de ver con mucha atención, de analizar, de separar elementos, de sacar conclusiones, todo ello con la finalidad de conocer al personal que forma parte del equipo de trabajo que se está dirigiendo. Una buena observación siempre va a conducir a la verdad, pues los actos siempre serán màs importantes y hablarán con mayor claridad, que las mismas palabras

La observación no solamente va dirigida hacia la fase operativa, sino también a la fase personal, interactiva, moral y espiritual. Todos estos elementos contribuyen a que los buenos Administradores se formen conceptos centrados y objetivos del personal que tienen a su cargo.

E. Barrascout Página 43

2.2.8 Dotes de mando

Quien está al frente de un equipo de trabajo, debe tener la habilidad necesaria para saber dar instrucciones y hacer que estas se cumplan, es decir, debe tener don de mando. El despotismo, el grito, el maltrato son actitudes arcaicas que no tienen ninguna relación con el don de mando.

Según la página www.gerenteweb.com desde el mando puramente autoritario, de jerarquía y organigrama, hasta el mando netamente diluido en unas prácticas de autocontrol y autodominio del empleado, hay un largo trecho. Un buen equilibrio sería aquel que combina adecuadamente el “ordeno y mando” con “la comprensión”. En este caben diversas figuras, pero el Gerente no puede tener miedo al mando ni huir de él cuando se hace necesario.41

2.2.9 Capacidad de trabajo

Esta característica se refiere al buen ánimo y disposición que todo líder debe manifestar en sus labores, lo cual incluye su disposición a trabajar dentro del tiempo que razonable y objetivamente requiera de él la empresa, dependiendo de su ubicación y su responsabilidad.

Una persona que siempre se está quejando, que suele poner “peros” para todo, que busca y encuentra las excusas adecuadas para no intervenir en la resolución de problemas relativos al trabajo, seguramente no podrá tener mucho futuro en ninguna organización.

Las empresas deben ser muy selectivas al momento de promover personal para puestos administrativos.

2.2.10 Espíritu de lucha

Es conocido que la vida cotidiana de las empresas se enfrenta con un verdadero ring de luchadores: organizaciones peleando por posicionarse en un mercado determinado, el sube y baja de precios, la publicidad de las grandes organizaciones que entra con fuerza arrasando a los pequeños y medianos empresarios, el avance tecnológico y global, etc.: todos estos factores requieren con urgencia de Administradores con espíritu luchador, preparados a enfrentarse a estos retos gigantes.

Este espíritu de lucha, está integrado por cada uno de los incisos que analizamos y que forman parte del perfil del Administrador moderno.

2.2.11 Perseverancia y constancia

41 http://www.gerenteweb.com/documentos/direccion/dd2302041.php

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Perseverar es continuar adelante con paso firme, a pesar de los tropiezos que puedan presentarse en el camino. Este principio es similar a la constancia.

Un buen líder debe entender que cada día se presenta con nuevos retos. Los retos que se enfrentaron ayer van a requerir que la dirección sea perseverante y constante, es decir, que no se deje amedrentar por lo nuevo que viene, que continúe con paso firme dando seguimiento a los acuerdos que se determinaron como adecuados para la resolución de problemas.

Cada problema debe ser visto y analizado como un reto, como una oportunidad de producir algo nuevo: quizás nuevas normas de trabajo, establecer un mejor control, y por ninguna razón debe decaer el buen ánimo y la constancia en cada trabajo que se deba realizar sin perder de vista sus objetivos.

2.2.12 Fortaleza mental y física

Este aspecto se refiere a la salud física y mental del líder, sin lo cual no podrá desempeñarse con excelencia en sus labores.

Nadie puede dar lo que no tiene, y las empresas hoy día requieren mucha fortaleza espiritual y física de su liderazgo. Por tal razón, es conveniente combinar tiempo de trabajo, con un tiempo adecuado de descanso, tiempo familiar, programas de salud, para que el desempeño sea óptimo y satisfactorio para las dos partes.

2.2.13 Capacidad de liderazgo

El líder es quien dirige y lleva el control de la nave a su destino.

Especialmente hoy día, han surgido muchos especialistas en motivación para liderazgo empresarial que están teniendo mucha aceptación alrededor del mundo, pues las empresas manifiestan su urgencia por contar con personas altamente calificadas y capacitadas para dirigir sus industrias.

Para ejercer esta labor, como punto de partida, el líder debe estar inmerso en el conocimiento total de la organización.

2.2.14 Integridad moral y ética

El Administrador debe tener solvencia moral y ética no solo en su gestión empresarial, sino en su vida privada.

Ha de evitar involucrarse en aquellos negocios que comprometan tanto a la organización que representa, como a su propia reputación. Esto se logrará investigando los contactos que se den con cada negociación, ciñéndose a las leyes vigentes de su país y a las normas establecidas por la organización. La precaución es muy importante en este aspecto.

2.2.15 Espíritu crítico

Esta es la última de las características a analizar que forman parte del perfil del Administrador moderno, y consiste básicamente en:

E. Barrascout Página 45

Ser capaz de no dejarse llevar por la corriente Saber discernir entre toda la información que recibe, entre aquella que es

confiable y la que no lo es Toma acertada y fundamentada de decisiones

2.2.16 Título académico, formaciòn profesional o experiencia comprobada

Aunque este punto es muy importante, los quince puntos anteriores se anteponen debido a que tratan acerca de la inter relación del Administrador con los trabajadores y la empresa.

No creemos que sea menos importante tener una excelente formaciòn profesional, tener un título universitario y una buena experiencia de campo, pero sí creemos que merecen especial atención cada uno de los puntos anteriormente expuestos, pues tratan de la inter relación del Administrador con sus colaboradores o trabajadores, y está bien comprobado que la vida de las organizaciones radica en la vida misma, el bienestar, y la buena relación entre su personal, pues son quienes la hacen existir como tal.

2.3 Comprensión del proceso de dirección

Comprender es abrazar, rodear algo por todas sus partes, identificarnos. Cuando comprendemos estamos encontrando justificados y naturales todos los argumentos relativos a un tema, un sentimiento, una opinión, una persona, una institución, etc. Por lo tanto, con esta base, podemos analizar el tema Comprensión del Proceso de Dirección.

2.3.1 Concepto general

El diccionario42 nos define el significado de las palabras proceso y dirección de la siguiente forma:

DirecciónLa dirección se refiere a la acción de dirigir, en este caso, dirigir es guiar hacia un determinado lugar, encaminar la intención y las operaciones a determinado fin. También significa gobernar y orientar la consciencia de una persona.

Proceso Al hablar de proceso, estamos hablando de progresar, de ir adelante, por lo que también entendemos que esta palabra define las fases sucesivas y ordenas de una situación de la vida natural, o de una operación matemáticas o bien un sistema organizacional, como el caso que nos ocupa.

Comprender un proceso de dirección, significa entonces el entendimiento de cada una de las fases sucesivas y ordenadas que es necesario seguir o diseñar, según sea el caso, para desarrollar la administración con el mejor resultado.

Por lo general, las empresas cuentan con sus propios procesos de dirección, los cuales deben ser susceptibles a cambios de acuerdo a varios factores, siendo el màs importante, los resultados que se estén obteniendo. Podemos mencionar como ejemplo, el caso de una

42 (Grupo Editorial Ocèano, 1992)

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empresa donde el personal operativo no sigue las instrucciones que se dan y no se ajusta a los procesos establecidos por la dirección. De una situación como está surge la emergencia de proceder a realizar un análisis de lo que está sucediendo, y en consecuencia en base a los resultados, realizar los cambios que sean necesarios hasta lograr que las operaciones sean restablecidas y produzcan los resultados deseados.

2.3.2 Relaciones en el proceso de dirección

La dirección siempre se efectuará con base a dos clases de relaciones, proceso en el cual toma protagonismo el perfil que debe tener todo buen Administrador:

Con los trabajadoresPorque el Administrador no puede valerse por si solo en el proceso de dirección, siempre necesitará rodearse de personas capacitadas en los diferentes campos de trabajo, que apoyen su gestión empresarial. Si bien es cierto el director, administrador o gerente, debe entender lo que la organización espera de su labor y conocer cada área de trabajo, también debe comprender que él solo no podrá hacerlo todo, pues demeritaría su labor como director debiendo ocuparse de asuntos operativos, desviando con ello su atención a lo que su puesto demanda.

En el proceso de dirección administrativa para la toma de decisiones, en lo que respecta a la relación con los trabajadores, es importante conocer los tres niveles o estadios de motivación43, lo cual será una valiosa herramienta para todo administrador, ya que le ayudará a entender el porqué del comportamiento de su personal, y que solución encontrar en cada caso.

En orden de prioridad, todo ser humano presenta las siguientes necesidades emergentes a satisfacer:

a) Necesidades fisiológicasLlamadas necesidades vitales y relacionadas con la supervivencia del individuo: alimentación, sueño, actividad física, satisfacción sexual, abrigo y protección.

b) Necesidades psicológicasExclusivas del ser humano, aprendidas y adquiridas en el transcurso de la vida: seguridad íntima, participación o pertenencia, auto-confianza y necesidad de afecto.

c) Necesidades de autorrealizaciónEs el resultado de la educación y la cultura y rara vez es satisfecha a plenitud, pues el ser humano siempre estará buscando gradualmente mayores satisfacciones, y estableciéndose cada vez metas màs altas.

Es importante mencionar dentro de este punto, la opinión del empresario brasileño Irving Knickerbocker, expresada en su obra: “Lideranza: Um conceito e Algumas Implizaos” 1975), mencionada en la obra de Chiavenato44 donde destaca que: “la

43 (Chiavenato, 1988) Página 13244 (Chiavenato, 1988) Página 138

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relación entre líder y subordinados reposa en tres generalizaciones, a saber:

a) La vida, para cada individuo puede ser vista como una continua lucha para satisfacer necesidades, aliviar tensiones y mantener equilibrio.

b) La mayor parte de las necesidades individuales, en nuestra cultura, se satisface a través de relaciones con otros individuos o con grupos de individuos.

c) Para cualquier individuo, el proceso de utilizar las relaciones con otros individuos es un proceso activo – y no pasivo – de satisfacer necesidades. En otros términos, el individuo no espera pasivamente que la relación capaz de proporcionarle los medios de satisfacer una necesidad ocurra naturalmente, sino que el mismo busca las relaciones adecuadas para esto o utiliza aquellas relaciones que ya existen con el propósito de satisfacer sus necesidades personales.

Con las autoridades superioresLa relación del Administrador con sus autoridades superiores, siempre estará supeditada al organigrama que especifique cual es su ubicación dentro de la empresa, así como a las regulaciones de su puesto descritas en el manual de funciones.

Básicamente la relación entre las gerencias o administraciones de departamento con la alta gerencia o gerencia general, será siempre de feed back o retro-alimentación, proporcionando todos los elementos necesarios que le sean requeridos y que permitan tomar las decisiones adecuadas concernientes al alto nivel.Es claro que un buen Administrador actualizado en cuanto a las demandas que hoy día exige el sistema, sabrá desarrollar su gestión reconociendo su posición en la organización y dando el mejor desempeño posible.

2.3.3 El proceso de dirección

El proceso de dirección se resume en cuatro elementos importantes, y que deben estar relacionados íntimamente entre si:

a) MotivaciónSegún el venezolano Daniel Romero Pernalete, Licenciado en Sociología y Máster en Administración, motivación laboral es un proceso mediante el cual un trabajador, impulsado por fuerzas internas o que actúan sobre él, inicia, dirige y mantiene una conducta orientada a alcanzar determinados incentivos que le permiten la satisfacción de sus

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necesidades, mientras simultáneamente intenta alcanzar las metas de la organización.

Para iniciar un proyecto motivacional, es importante el estudio del comportamiento humano para entender porque razón las personas actúan de determinada forma.

La motivación consta de dos elementos:- Elementos internos

Los del propio organismo de la persona, y

- Elementos externosQue son las presiones ejercidas por el ambiente socio cultural en el cual las personas están inmersas o donde se desenvuelven.

La motivación tiene tres efectos sobre la conducta:

- La inicia,- La dirige, y- La mantiene

Según Romero Pernalete, todo programa de motivación laboral, sigue un ciclo básico que consta de los siguientes siete procesos45:

I. Conciencia de la necesidadII. Transformación de la necesidad en un deseo

específicoIII. Identificación del incentivo que satisface el deseoIV. Selección del curso de acción que conduce al

incentivoV. Inicio y mantenimiento de la conducta orientada a

alcanzar el incentivoVI. Consecución del incentivo deseadoVII. Satisfacción de la necesidad

b) LiderazgoSegún la Doctora en Administración y Dirección de Empresas, Teresa Torres Coronas 46, el liderazgo es un fenómeno grupal que ocurre cuando la situación demanda que un individuo influencie y coordine las actividades de un grupo hacia la consecución de un objetivo común.

Los principales aspectos que se derivan de la anterior definición son:

45 http://trabajoymotivacion.blogspot.com/

46 http://elplan.org/liderasgo_efectivo.html

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. Sólo hay líder si hay seguidores

. El liderazgo aparece cuando los seguidores aceptan la intención del líder de influir

sobre ellos

. Existe un objetivo común, sin éste no hay equipo y sin equipo no hay líder.

Podemos identificar a un líder capaz y entrenado, en una persona que reúna las siguientes cualidades:

No se conforma con lo que ya conoce, se preocupa por adquirir nuevo conocimiento cada día

Esta dispuesto a darle una oportunidad a las nuevas ideas Sabe cómo, cuando y a quien escuchar Reconoce que las innovaciones son necesarias y las identifica Se atreve a incorporar planes de acción con propósitos definidos Mejora las operaciones de su empresa Busca áreas de oportunidad para su empresa Tiene el valor de pagar el precio que demanda el cambio No pierde tiempo enfocándose en los problemas, sino en las oportunidades que estos

pueden proporcionar para la empresa.

c) ComunicaciónLa comunicación es quizás el elemento y la herramienta màs importante para las relaciones interpersonales, y en el caso organizacional cobra mayor importancia. Hoy día podemos comunicarnos de muchas formas pues existe diversidad de tecnología creada con esta finalidad y que lo hace posible, acortando distancias y haciendo mucho màs efectivo este sistema, no solo para las organizaciones, sino para las personas en particular.

Para que una comunicación sea efectiva debe ser clara, específica, directa, verdadera y objetiva.

Conforme el tiempo ha avanzado la comunicación dentro de las empresas dejo de ser “yo ordeno – ustedes obedecen”, y se ha orientado màs hacia un dialogo interactivo, donde hay participación de todo el personal y donde todos pueden aportar ideas sintiéndose parte de la empresa.

d) CoordinaciónLa coordinación analizada desde el punto de vista administrativo, es la acción de conectar los medios y esfuerzos para conducirlos a la obtención de un beneficio en común.

La coordinación adecuada genera interdependencia entre los diferentes departamentos operativos dentro de la empresa, estableciendo armonía y permitiendo que cada división desarrolle sus funciones con eficiencia.

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La coordinación es otro de los elementos vitales a nivel organizacional, tanto así que podemos compararla con la coordinación que existe en el sistema muscular que hace posible el movimiento del cuerpo humano.

2.4 Desarrollo de las capacidades profesionales para administrar y dirigir

La página de internet Diccionario ABC47, nos define la palabra “capacidad” como el conjunto de recursos y aptitudes que tiene un individuo para desarrollarse en la vida”. Cada persona tiene capacidades siendo portadora de recursos de los cuales bien puede estar consciente, o podría ignorar que posee dichas cualidades.

La capacidad se adquiere de tres formas, que bien podrían estar integradas o bien podrían constituirse en experiencias separadas:

- Herencia genética y socio-culturalSe refiere a aquellas capacidades que recibimos de nuestros padres, y también a la herencia que recibimos del entorno en el cual crecimos y la influencia de la cultura de nuestro país.

- EducaciónAún siendo que por alguna razón no tengamos la mejor herencia en cuanto a capacidades se refiere, la educación es una herramienta poderosa que tiene el poder de transformar nuestra vida y nuestro destino. Actualmente contamos con recursos educativos a todo nivel, y están al alcance de todas las personas y economías.

La especialización surge como una emergencia hoy día, el empirismo está dando lugar a la ciencia y la educación se hace vital para poder sobresalir en este mundo global y tecnificado.

- Experiencia de campoNo podemos desestimar la experiencia de campo como una de las formas en las que nos capacitamos para enfrentar los desafíos de la vida.

La experiencia de campo consiste en la enseñanza que la vida misma nos da, en las diferentes áreas en las que nos desarrollamos, donde “la práctica hace al maestro”, y es un valor activo, muy personal y que solamente puede transferirse por medio de la enseñanza.

Indistintamente a las circunstancias bajo las cuales nos capacitamos para la vida natural y la vida empresarial, existe una enseñanza muy importante que cabe mencionar dentro de este tema, el cual se refiere a la historia de un hombre que sale de viaje y deja cierta cantidad de bienes monetarios a tres de sus empleados de acuerdo a sus capacidades, para que los manejen y los

47 http://www.definicionabc.com/general/capacidad.php

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pongan a producir durante su ausencia: a uno de ellos dio el 5%, al otro el 2% y al último el 1%.48

Cuando el señor de aquellos bienes regresó de viaje se sorprendió al ver los resultados, pues quien recibió el 5% le duplicó utilidades al igual que la persona que recibió el 2%. Pero, quien recibió el 1% lo que hizo fue guardarlo para no correr ningún riesgo de pérdida. Esto decepcionó mucho a aquel hombre, y acto seguido despidió a este empleado considerándolo un trabajador inútil.

La vida siempre nos presenta esta misma oportunidad, pues como fue dicho en la conclusión de esta historia por el màs grande Maestro que ha existido49: “…porque a cualquiera que tuviere, le será dado, y tendrá màs; y al que no tuviere, aun lo que tiene le será quitado…” Muchas personas se encuentran en la vida sin estar conscientes ni preocuparse por conocer sus capacidades y explotarlas para vivir mejor, y aún incrementarlas por medio de la educación. El temor a entrar en acción es mayor, y entonces el talento o la capacidad se entierra sin ponerla a producir, lo cual trae consecuencias serias en la vida como lo son la mediocridad y la pobreza, perdiendo el deber de ser personas útiles a nosotros mismos y a la sociedad en la que vivimos.

Al ver que las cosas no funcionan, que no nos superamos y no logramos estabilizarnos ni llegar a sobresalir en la vida a pesar de estar trabajando, nos preguntamos que está pasando, y la respuesta seguramente siempre estará en nosotros mismos: no hemos puesto a producir nuestro talento. Veamos que en la historia, tal como sucede en la vida real, aún el que menos recibe, recibe un 1%, es decir: todos recibimos algo en la vida para ponerlo a producir.

Concluyendo de nuestra parte este punto, sea que nuestras aptitudes las hayamos recibido por herencia, por educación o experiencia de campo, o bien por todas estas razones en conjunto, lo cierto es que para poder desarrollarlas con éxito para administrar o dirigir una empresa o bien nuestra propia vida, necesitamos hacer una introspección, una evaluación exhaustiva en nuestro ser interior para conocer qué capacidades tenemos y educarnos para evolucionar.

2.5 El entorno cambiante en los negocios

Estamos viviendo en un tiempo y entorno cambiante, donde ninguna empresa tiene asegurada su permanencia. El mercado se muestra agresivo y creciente, se vende solo lo mejor y el cliente es màs exigente. La calidad y el servicio se convierten en una necesidad.

El mundo de los negocios está cambiando significativamente, y los nuevos mercados están desplazando a los antiguos que están quedando obsoletos. Este escenario se observa a todo nivel empresarial, y hoy màs que nunca, está sobresaliendo el concepto “inteligencia de mercado”, y el concepto de la palabra “éxito” se re-define constantemente.

Con el avance de la tecnología y en un sistema globalizado, la publicidad esta evolucionando posicionándose de una forma impresionante en la web como principal medio, mientras que algunas empresas se encuentran compitiendo por los mismos clientes en un mercado dinámico y exigente.48 (Biblia, 1602) Mateo 25:14 al 30 – enseñanza de Jeshua ben David49 (Biblia, 1602) Mateo 25:29 – enseñanza de Jeshua ben David

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Ante este panorama, el principal desafío para el líder Administrador en cuanto a toma de decisiones se refiere, consiste en planificar y ejecutar estrategias que lleven a su organización al éxito ante un mundo tan cambiante, tomando las determinaciones que sean màs convenientes y que aseguren su permanencia en el mercado.

Existen dos niveles de entornos que están afectando a las organizaciones:

El micro-entornoQue es todo aquello que se puede cambiar, que está accesible a la empresa y es susceptible de ser cambiado o renovado. Es el entorno sobre el cual la organización tiene control.

El macro-entornoCorresponde a todo aquello que no se puede cambiar y que, de una u otra forma, afecta a la empresa, como el fenómeno de la globalización y la tecnificación.

Constantemente se están tomando decisiones de alto nivel, tanto a nivel nacional como internacional, que afectarán a las organizaciones sin que estas puedan evitarlo. Podemos citar como ejemplo: tasas de cambio y moneda en el sector bancario mundial, nuevos impuestos, dictámenes gubernamentales respecto a escalafones salariales, tipos de cambio de monedas extranjeras, etc.: estas son situaciones que están fuera de control de las organizaciones y que le afectan para bien o para mal.

El Administrador moderno debe estar consciente de este cambio en el entorno de los negocios, mantenerse actualizado no solo en información, sino en su propia formaciòn, utilizando todos los medios posibles y procurando en todo momento alcanzar el éxito en cada gestión que realice en beneficio de su organización, mediante la toma oportuna y adecuada de decisiones.

AUTOEVALUACION

Segunda Unidad

Desarrollo de las Habilidades para Administrar

¿En qué consiste la característica de universalidad de la administración?¿En qué especialidades debe ampliar sus conocimientos el administrador moderno?¿Por qué razón surge la administración moderna?¿Cuál es la consecuencia de no actualizarse?¿Qué es dirigir?¿Por qué razón se necesita motivación para dirigir?Definir el concepto de “identificación”¿De que formas podemos adquirir inteligencia?¿Por qué razón se requiere que el administrador sea una persona con alto grado de inteligencia y preparación?¿En que consiste la capacidad de análisis y síntesis?¿Qué elementos debe reunir un buen proceso de comunicación?¿Qué estudia la psicología industrial?¿Qué actitudes nos ayuda a conocer mejor a las personas?

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Definir el concepto de “observar”¿De qué forma se ejerce el donde mando?¿Cuál es la lucha que enfrenta cada día el administrador moderno?¿Cuál es su elemento vital sin lo cual las empresas no pueden subsistir?¿Cuáles son los dos niveles de entorno y cómo afectan a la organización?¿Quién es un líder?Significado de la palabra “comprender”¿Con quienes se relaciona el administrador en el proceso de dirección?¿Cuáles son las necesidades básicas del trabajador como ser humano?¿Sobre que bases se establece la relación del administrador con su superior?¿Qué efectos tiene la motivación sobre la conducta?¿Qué ciclo básico sigue un programa de motivación laboral?Definir el concepto de liderazgo¿Cuál es uno de los elementos màs importantes en las relaciones interpersonales?Definir el concepto de la palabra “coordinar”¿De qué formas nos capacitamos en la vida

TERCERA UNIDAD

3. Los Equipos de Trabajo fundamentales para la administración.

El trabajo que se desarrolla de forma individual está caducando. Las organizaciones requieren de grupos de trabajo, pues han comprobado que se desarrollan con mayor eficiencia, lo cual en consecuencia produce mayores y mejores resultados, debido a la interacción que demanda de sus integrantes.

El trabajo en equipo constituye uno de los temas de motivación mas utilizados por las empresas, debido a sus características y al condicionamiento que requieren, así como a los resultados que se pueden llegar a obtener cuando este se desarrolla adecuadamente.

De acuerdo a la página www.mitecnologico.com 50, los grupos se dividen de acuerdo a su duración, su finalidad y su criterio jerárquico.

3.1 Características de un equipo de trabajo

El equipo de trabajo tiene un fin y un objetivo en comúnCada miembro del equipo trabaja con base a la finalidad que la administración ha determinado, y en su espacio no hay lugar para pensamiento individualista.

Existe inter-relación de sus miembrosNingún elemento del grupo actúa por cuenta propia, únicamente en el momento en que desarrolla la parte que le corresponde hacer dentro del equipo. Cada

50 http://www.mitecnologico.com/Main/DefinicionesGrupoYEquipoDeTrabajo

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decisión se toma en conjunto procurando la armonía y el alcance de las metas proyectadas.

Genera sentido de pertenenciaEl estar incorporado, formando parte de un equipo de trabajo, da sentido de pertenencia, es decir, crea el sentir que se pertenece “a”, que formamos parte “de”. Esto es muy importante para el buen desarrollo integral del ser humano, y produce resultados gratificantes.

Existe cohesiónEn química, la cohesión es la fuerza que actúa entre las moléculas de un cuerpo y que hace que estas se mantengan unidas51. Aplicando este criterio al campo administrativo, podríamos decir que la cohesión se refiere a la fuerza espiritual generada y sustentada por la aportación de ideas, la confraternidad, la amistad, el trabajo, por el diario convivir, que mantiene unido al equipo de trabajo.

Cuenta con asignación de normas y reglasPara efectos de dirección, desempeño de labores y control, los equipos de trabajo requieren de un reglamento interno donde se asigne el normativo que constituye las bases sobre las cuales se va a trabajar. Este reglamento debe ser del conocimiento de cada miembro del grupo, debiendo reunir algunas características como: ser de redacción clara y de fácil comprensión, ser específico, establecer hacia donde se quiere llegar y como lograrlo, etc. Cada equipo de trabajo debe contar con su propio reglamento, según sea su finalidad.

Existe una buena comunicaciónLa comunicación siempre será un elemento vital en todo tipo de relación y, en el caso de un equipo de trabajo, cobra mayor importancia. Existen muchas formas de comunicación, pero en este caso nos referimos a la buena comunicación, aquella que permite fluidez de información, aportación de datos oportunos y precisos, entrega de resultados a tiempo y aquella comunicación que estrecha los lazos de amistad y armonía dentro del grupo.

Tiene sus objetivos claramente definidosTodos los miembros del equipo conocen el camino y el destino hacia donde se dirigen, asimismo que es lo que la administración y la organización en general espera de ellos. Ningún elemento del equipo debe estar sin saber hacia donde se dirigen, pues se pierde el avance.

Desarrolla una interdependencia positivaTodo buen equipo de trabajo, tendrá una buena relación con los demás grupos que existen dentro de la organización, sin considerarse màs ni considerarse menos. Debe existir fluidez de información entre un equipo y el otro, pues adicional al objetivo de cada uno de ellos, es importante recordar que los

51 http://es.thefreedictionary.com/cohesi%C3%B3n

E. Barrascout Página 55

objetivos propios de cada equipo siempre tendrán que desembocar en los objetivos generales de la organización. Esta es una de las razones del porqué es tan importante desarrollar una interdependencia positiva.

Planifica su trabajoLa planificación es prioritaria y en base a ella se desarrolla cada labor del equipo de trabajo. Planificar permite optimizar el tiempo, y encausa los esfuerzos con certeza.

Adquiere compromisoEstar comprometido significa estar identificado con una causa, es estar convencido que se hace lo correcto, así como entender y amar la finalidad que se pretende alcanzar, por lo que se toman las responsabilidades que sean necesarias.Es importando subrayar que el compromiso no se adquiere a ciegas, sin conocimiento de causa.

Analiza en busca de la solución de problemas que puedan presentarseUn grupo de trabajo de alto rendimiento, debe enfocar su atención no al problema como tal, sino a las oportunidades que puedas surgir de una situación que de momento es contraria.Esto no significa que los problemas no sean atendidos oportunamente dándoles la atención necesaria. Significa que es importante buscar y encontrar una solución, pero al mismo tiempo poner la mayor energía en buscar alternativas operativas que puedan corregir un resultado que no se está dando según lo programado y que podría estar generando el problema.

El grupo de trabajo es leal a su organización

El Profesor Guillermo S. Edelberg52, describe la lealtad como “la inclinación a

Formar vínculos emocionales con grupos de personas, es la expresión básica de

Nuestra naturaleza social y así se constituye en la base de toda moralidad. No

Obstante, también constituye la base de gran parte la inmoralidad, especialmente

En lo que se refiere al tratamiento que puede llegar a tolerar con respecto a los

Excluidos del grupo al cual se es leal. La lealtad debe controlarse. Porque puede

Conducir a problemas si es excesiva o si se es leal a partir de objetos o bases

Equivocadas. Su base apropiada es lo que la compañía hace y su objeto

Apropiado, la empresa.”

52 http://www.guillermoedelberg.com.ar/pdf/94.pdf

E. Barrascout Página 56

Practica la autocritica y la critica constructivaEn el proceso de evaluación de resultados, el grupo de trabajo debe ser autocrítico tanto a nivel de grupo, como cada miembro del equipo a título personal. La autocrítica permite crecer y hacer cada vez mejor las cosas.Por otro lado, cuando la crítica es constructiva y se hace sin mala intención también es edificante, especialmente cuando señala el error y aporta la solución.

Se caracteriza por la responsabilidadSer responsable es responder con la verdad en todo momento, aunque esto sea contrario para nosotros o para el grupo de trabajo. La responsabilidad nos compromete a dar la respuesta que razonablemente satisfaga un cuestionamiento sobre determinado proceder o determinado resultado, con plena consciencia de participación, y va muy ligada a valores como la veracidad y la honestidad.

En los recursos de internet, encontramos el siguiente concepto de responsabilidad53: …La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral.

Una vez que pasa al plano ético (puesta en práctica), se establece la magnitud de dichas acciones y de cómo afrontarlas de la manera más positiva e integral, siempre en pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural.”

La persona responsable es aquella que actúa conscientemente siendo él la causa directa o indirecta de un hecho ocurrido.

El equipo de trabajo debe ser optimistaEl optimismo nos permite enfrentar los retos y los problemas que puedan venir con buen ánimo y buenos pensamientos, lo cual permite que nuestro enfoque esté orientado màs a las soluciones que a los problemas.

Tiene iniciativaTener iniciativa es dar el primer paso, es generar ideas, es hacer las cosas antes que alguien màs lo haga.Este es un valor muy apreciado en las empresas, y se constituye en una capacidad que muchas personas poseen y que bien podría ser la semilla de un emprendedor. Un equipo de trabajo con iniciativa, siempre estará al frente de los demás equipos.

El grupo de trabajo de alto nivel tiene afán de superación

53 http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad

E. Barrascout Página 57

Esta es una característica muy importante, màs aun si este deseo de superación es contagiado entre los integrantes del equipo, estimulándose unos a otros a ser mejores personas y profesionales, a continuar educándose y especializarse en su área.

3.2 El medio ambiente

El medio ambiente dentro del trabajo es un tema que hoy día cobra mucha importancia, considerando los cambios tan avanzados que se están experimentando en este mundo globalizado y donde todo el sistema empresarial tanto a nivel patronal como laboral es un gana – gana.

Una gran mayoría de la clase trabajadora pasa buena parte del día en sus oficinas, talleres, fábricas, etc.: desarrollando una labor en horarios incluso de hasta doce horas diarias o màs según los requerimientos y la responsabilidad de su puesto de trabajo, lo que hace por demás necesario crear las mejores condiciones y ambientes de trabajo.

Para tomar las mejores decisiones respecto a este tema tan importante, todo Administrador debe realizar una inspección de “visita” en sus empresas, con un espíritu analítico y empático, que le permita visualizar la empresa tal y como los trabajadores la están percibiendo:

sus instalaciones ambiente físico de las oficinas ambiente físico de los talleres operativos color de pintura de las paredes jardinizaciòn status del mobiliario y equipo de trabajo ambiente de relaciones inter-personales, y todo aquello que tenga que ver con la organización y el ambiente que se percibe.

3.2.1 La empresa número uno con el mejor ambiente de trabajo en América.

Según un reportaje del noticiero NBC presentado el resultado de la investigación que realizara la revista Fortune, acerca de las 100 mejores empresas con los mejores ambientes de trabajo en América, resultó que la empresa número 1 es Google54.

¿Qué ofrece Google a sus trabajadores?

Podemos resumirlo diciendo que, cada colaborador de esta organización se siente como “en casa” al desarrollar su trabajo, son felices y dan todo por su empresa y, como resultado, Google está produciendo empleados con un gran espíritu de lealtad y recibiendo alrededor de 3,000 solicitudes de empleo cada día.

Cada trabajador de Google, según este reportaje, tiene acceso a la sala de billar, salón de belleza, gimnasio, clínica médica, área de restaurantes, piscina, sala de masajes, pueden llegar incluso con su mascota al trabajo, vestidos como ropa casual a su gusto y como se sientan

54 http://www.baquia.com/posts/el-por-que-de-la-felicidad-de-los-empleados-de-google

E. Barrascout Página 58

cómodos, entre otras ventajas. Todo esto mantiene al personal muy motivado y muy satisfecho con su trabajo y deja de ser una labor cotidiana y pesada.

Por supuesto, Google es una empresa que selecciona muy bien a su personal y toda persona que pretenda formar parte de su equipo de trabajo deberá llenar requisitos de alto nivel.

3.2.2 El medio ambiente de trabajo dentro de la empresa

Todos los empresarios desean que sus colaboradores realicen sus labores con excelencia dando todo lo mejor de sí mismos, y que respondan a las expectativas laborales y la visión de la empresa. Ahora bien, lograr que este deseo se haga realidad es una situación que no solamente va a depender del trabajador ni de cuán eficiente sea, sino de la empresa misma quien debe analizar cuál es el ambiente de trabajo que está ofreciendo a sus colaboradores, ya que este punto va a influenciar su desempeño.

La revista electrónica Gestiopolis.com55 nos da importantes ideas acerca del tema, los cuales enumeramos a continuación, aportando nuestra opinión personal basada en la propia experiencia.

Ambiente generoso de aprendizajeIncluir dentro de la planificación de actividades empresariales, seminarios de motivación para el personal, donde se les involucre integralmente y ellos también puedan compartir.

Ambiente físico e instalacionesEl mobiliario, equipo de trabajo, color de las paredes, la limpieza, el orden, todo esto impacta de una u otra manera el desempeño del personal dentro de la empresa. Es importante que las personas se sientan cómodas en su lugar de trabajo, que tengan los elementos necesario para su buen desempeño y un ambiente físico agradable.

Desechar todo aquello que no funcioneMuchas veces se guardan materiales de trabajo, papelería e implementos que ya no se utilizan y que solamente generan trabajo e inversión de tiempo inútil para los empleados. Es recomendable realizar periódicamente una revisión física de inventarios, para poder desechar aquello que solamente está ocasionando pérdida de espacio que bien puede utilizarse para otros fines. Dentro de las actividades, se pueden planificar programas de reciclaje y ventas de garaje.

Mostrar siempre una actitud positivaLa revista Autoayuda Emocional56 nos proporciona algunas ideas que hemos ampliado, las cuales nos ayudarán a mantener una actitud positiva en nuestro trabajo o en la empresa, que es donde pasamos la mayor parte del día. El trabajo es una oportunidad

55 http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento/ambiente-laboral-en-la-empresa-moderna.htm

56 http://www.recursosdeautoayuda.com/2010/09/actitud-mental-positiva-en-el-trabajo.html

E. Barrascout Página 59

para cultivar nuestra fortaleza interior, pues en el momento de iniciar nuestras labores, estamos solos y salimos del círculo de protección que otorgan la familia y los amigos.

- Relacionarse adecuadamente con los compañeros de trabajo- Ser simpático y empático- Pasarla bien evitando enojos y pleitos - Evitar discusiones innecesarias- Reír con cortesía- Dar las gracias y pedir por favor- Dormir las horas que el cuerpo necesita para funcionar adecuadamente- Seguir instrucciones- Tratar de no enfadarse - Ser amable y cortés- Dar el tiempo necesario para la familia y los amigos- Ser honesto en todo tiempo

Ambiente de apoyoPromover la cordialidad y el apoyo entre compañeros

Crear un buen ambiente emocionalEsto tiene mucho que ver con el lenguaje que se utiliza y la forma de comunicarnos, lo cual revela como es el inconsciente colectivo de la organización y como se desarrollan las relaciones interpersonales. Es importante crear hábitos positivos en la forma de comunicación en las empresas que van desde la forma de saludar, hasta como pasar mensajes y contestar el teléfono.

Crear clima de confianza y seguridadNo es apropiado que los jefes hablen de los problemas íntimos de la empresa, frente a los trabajadores pues esto genera inseguridad y falta de confianza, lo cual puede llegar a afectar su rendimiento.

Transparencia en el traslado de informaciónToda la comunicación sea escrita u oral, debe ser clara, específica, honesta, detallada, de tal forma que no de lugar a duda de las instrucciones que se están trasladando y que la comunicación alcance su objetivo sin ser tergiversada o mal interpretada.

Utilizar lenguaje propositivoConsiste en utilizar el término “nosotros”, ya que este tipo de lenguaje hace que los trabajadores se sientan parte del destino de la empresa y deseen involucrarse integralmente en todos los proyectos en pro de las mejoras para la misma.

Evitar el uso de motes o sobrenombres, así como palabras que puedan agredir o demeritar a las personasEsto es muy común cuando se da cierto grado de confianza, pero no debemos olvidar que todas las personas nos debemos respeto y en todo caso, los administradores serán quienes tendrán que marcar la línea de comunicación en este sentido.

E. Barrascout Página 60

Pedir disculpas siempre que sea necesarioEs importante entender que errar es de humanos, por lo que no debemos sobre-dimensionar los errores que sean cometidos haciéndolos ver màs grandes de lo que son en realidad. En este caso, la actitud adecuada es enfocarse en la solución y no en el problema. No hay nada màs refrescante, reconfortante y que genere un ambiente de paz y buena armonía, como una palabra de disculpa y reconocimiento de error que se da a tiempo. Reconocer un error que se ha cometido es uno de los valores màs grandes del ser humano, pues requiere de mucha humildad.

Reconocer los logros alcanzados de los trabajadoresEste aspecto debe ir a la par de la exigencia de los mejores resultados, los cuales al ser alcanzados, deben merecer un reconocimiento. Muchas empresas utilizan sistemas como “el empleado del mes”, “premio a la excelencia”, entre sus estrategias para esta finalidad.

Crear el día de embellecimiento del lugar de trabajoEste punto sugiere involucrar a todos los trabajadores por departamento, dentro de un programa de limpieza general, re-instalación de mobiliario y equipo, pintura y arreglo de infraestructura, y otras acciones en pro del embellecimiento de la empresa, en donde todos participan, aportan ideas, y se sienten parte de la organización. Esta acción también genera un sentido de responsabilidad hacia la empresa y su administración.

3.3 El papel de la Dirección dentro de la organización

Al hablar de dirección, nos referimos a la acción del administrador de una organización.

El papel del administrador y su eficiente dirección va a depender de las habilidades, experiencia personal y preparación profesional que tenga, tomando en consideración que como administrador, tendrá a su cargo el control de todos los recursos infraestructurales, humanos y económicos de la empresa que le ha confiado su gestión, debiendo conducir la nave hacia la generación de fondos e incrementación del capital enriqueciendo con estas acciones a la organización y a los participantes en ella. El administrador es el responsable de llevar a la empresa a su destino.

No obstante, un administrador puede ser muy profesional, muy experto y muy hábil, pero si no cuenta con el personal adecuado, se gestión podría fracasar, alejándose de los objetivos mencionados.

Ya hemos analizado que el recurso humano es vital para las organizaciones, por lo que una de las principales funciones del gestor administrativo será seleccionar y contratar al personal que lo apoye y que camine a su mismo paso según lo planificado, con una misma visión y objetivos. Esta es quizás una de las decisiones màs importante que todo administrador debe tomar.

E. Barrascout Página 61

El papel que asume un administrador dentro de la organización es fundamental, y podemos citar dentro de muchos otros, y según sea la especialidad de cada empresa, los siguientes puntos57 generalizados que definen la función del administrador:

Tiene representación de la empresa y es el nexo de comunicación tanto interna, como con el entorno del sector empresarial.

Ejerce liderazgo, tomando la autoridad como jefe con don de mando. Es planificador con visión integrada, sin hacer cosas al azar, entendiendo las

necesidades integrales de la organización Es un enlace con el sector empresarial externo El administrador es una verdadera base de datos y centro de información dentro de

la empresa, vital para la toma de decisiones. Debe mantener informado de todo lo que ocurre dentro de la organización

Es el centro de distribución de información, de donde sale toda la información para activar los diferentes departamentos y mantener en acción al personal

Vocero principal de la empresa, con quien se planifica, se hacen negocios y se reciben instrucciones

Intrapeneur o emprendedor que sueña, diseña, organiza, planifica, motiva, acciona en busca de todo aquello que sea viable y pueda generar beneficios y satisfacciones para su organización

Administrador de conflictos. Según la Teoría de la Racionalidad Limitada, no hay organización en el mundo que pueda prever todas las variables y contingencias que puedan presentarse, por lo que la gestión de conflictos pasa a formar parte de las funciones del administrador

El director o administrador es un facilitador de recursos. Es positivo, sabe reconocer donde y en que momento decir que sí o decir no. La oficina administrativa moderna ya no es un centro donde se estancan o detienen los proyectos, es un facilitador de recursos con clara visión de lo que es conveniente para la organización.

Es un negociador. De hecho un administrador estará tomando decisiones la mayor parte del día, estará negociando y realizando gestiones en beneficio de la empresa.

AUTOEVALUACION

Tercera Unidad

Los Equipos de Trabajo fundamentales para la Administración

¿Por qué razón es tan importante el trabajo en equipo?¿Cuál es uno de los temas màs difundidos en los programas de motivación laboral?¿Qué criterios son utilizados para la clasificación de los equipos de trabajo?¿Qué características básicas tiene un equipo de trabajo?¿En qué consiste el sentido de pertenencia?¿Qué es la cohesión?

57 http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAdministrador

E. Barrascout Página 62

¿Qué significado tiene la interdependencia de un grupo de trabajo?¿Por qué es importante el medio ambiente en la empresa?¿Qué elementos influyen en el medio ambiente empresarial?Describir el mejor ambiente dentro de un grupo de trabajo¿De qué forma mostramos una actitud positiva?¿Qué factores influyen en una dirección empresarial eficiente?¿Por qué razón es importante el recurso humano en el proceso de dirección?¿Cuál es la función del Administrador en la empresa?¿Qué nos enseña la Teoría de la Racionalidad Limitada?

CUARTA UNIDAD

4. El proceso decisorio

Según Idalberto Chiavenato58, la organización es un complejo sistema de decisiones. En la Teoría del Comportamiento, se define que la toma de decisiones no es una cuestión solamente del administrador, sino entran a formar parte todos los miembros y equipo de la organización.

La organización es entonces un sistema de decisiones donde todos participar consciente y racionalmente.

4.1 Elementos que interfieren en una decisión

Richard J. Tersine, en su obra “Organization Decision Theory – A Synthesis”, citado por Idalberto Chiavenato, define la palabra decisión como el proceso de análisis y escogencia, entre diversas alternativas disponibles, del curso de acción que la persona deberá seguir.”Una decisión considerada como “racional”, será aquella que se fundamenta según los medios apropiados para alcanzar determinado fin, y tiene seis elementos comunes59:

Agente decisor, persona que tomará la decisión Objetivos que se pretenden alcanzar Preferencias sobre la cual se tomará la decisión Estrategia, el curso de acción que se llevará a cabo Situación, lo cual se refiere a los aspectos de medio ambiente que

envuelven en el momento de tomar una decisión al agente decisor y que posiblemente afecten el resultado

Resultado, es la consecuencia de la estrategia

Es importante señalar que las personas pueden tomar decisiones únicamente sobre aquello que les es posible percibir o interpretar, lo cual es conocido como racionalidad limitada.

4.2 Etapas del proceso decisorio

58 (Chiavenato, 1988) página 431 59 (Chiavenato, 1988) página 432

E. Barrascout Página 63

Desarrollamos este tema con base a los escritos de Idalberto Chiavenato 60, comentando como ejemplo un caso en particular. Estas etapas se desarrollaran siguiendo el orden propuesto o no, según sea la gravedad de la situación sobre la cual se tiene que tomar una decisión.

a) Percepción de la situación que rodea algún problema Se comienza a notar una baja media en los ingresos provenientes del Restaurante Tiko`s Kafee, la cual oscila en un 42% en los últimos dos meses.

b) Análisis y definición del problemaEsto da inicio al proceso de investigación de la posible causa, y se realiza un mapa mental con los siguientes puntos:

Análisis del problema

Se examina el desempeño del cocinero, determinando que está trabajando bien, con la sazón y recetas normales.

Se examinan el inventario de ingredientes y proveedores de alimentos, determinando que se están haciendo las compras en los lugares acostumbrados acorde al nivel de calidad estipulada, y se están observando los sistemas de almacenamiento de productos establecidos.

En cuanto al menú se determina que sigue siendo el mismo y no ha tenido ninguna variación desde hace poco màs de un año.

Se analiza la presentación de los meseros y su servicio al cliente. Se analiza la disposición del mobiliario, decoración, ambientación, música, a efecto de

mejorar lo que sea considerado necesario.

Definición del problemaLuego de analizar y hacer un mapa mental de cada uno de los puntos anteriores, se determina que es necesario hacer un cambio general en el restaurante, desde el menú hasta la ambientación y especialmente en el área de atención al cliente.

c) Definición de los objetivosSe re-definen los objetivos del restaurante, que inicialmente comenzó como una

cafetería con un menú económico y popular para el sector trabajador de los alrededores, haciendo un incremento en precios del 20% al 30% y mejorando el menú y el servicio, con la finalidad de captar clientela un poco màs selecta dando una connotación familiar al restaurante. Es claro que posiblemente bajarán aún màs los ingresos, pero esto será el riesgo de costo beneficio.

d) Búsqueda de alternativas de solución o de cursos de acción Publicitar anunciando nuevo menú y nuevos precios Bajar el porcentaje de incremento en los precios sin tener que bajar calidad Establecer dos tipos de menú para continuar captando clientes del sector trabajador

60 (Chiavenato, 1988) página 433

E. Barrascout Página 64

Contratar un auxiliar de cocina y un auxiliar de meseros Incluir platos mas variados dentro del menú Re-acondicionar el ambiente dentro del restaurante Realizar un estudio de mercado, entrevistando especialmente a los clientes actuales

e) Selección de la alternativa màs adecuada para el alcance de los objetivos

Establecer dos tipos de menú con platos económicos y platos ejecutivos Incluir platos màs variados dentro del menú Bajar el porcentaje de incremento en los precios sin bajar la calidad de los alimentos Impartir un seminario de capacitación al personal que trabaja actualmente Hacer presupuesto Hacer encuesta en los alrededores y con la actual clientela acerca de los servicios,

menú y precios

f) Evaluación y comparación de esas alternativasSe establece que las alternativas presentadas son viables y se dictamina la conveniencia de ponerlas en acción, ya que no representarán costo de contratación de nuevo personal, y se llega a la conclusión que se pueden manejar los nuevos precios tanto a nivel empresarial como de la clientela que se pretende alcanzar.

g) Implementación de la alternativa elegidaLuego de ser aprobadas las estrategias a seguir, se da inicio a su implementación.

4.3 Observaciones importantes acerca del proceso decisorio

Es prácticamente imposible tomar una decisión perfecta, pues no pueden predecirse las consecuencias que traerán las decisiones que tomemos.

Es posible tomar las mejores decisiones, siempre y cuando tengamos todos los elementos que nos apoyen y clarifiquen la situación.

El agente decisor evita la incertidumbre y sigue las reglas establecidas para tomar sus decisiones.

Al tomar una decisión debemos enfocarnos en esa alternativa, desechando las demás a efecto de optimizar nuestro tiempo y esfuerzo con un buen enfoque.

Es importante seguir un proceso ordenado en la ejecución de una acción al haber tomado alguna decisión. Esto podría garantizar buenos resultados.

Los procesos administrativos son procesos decisorios. Es común una participación integral en la toma de decisión, pero existen algunas

decisiones de las cuales la organización excluye a los trabajadores y que deben ser ejecutadas61:

a) división de tareasb) estándares de desempeñoc) sistemas de autoridadd) canales de comunicación

61 (Chiavenato, 1988) Página 436

E. Barrascout Página 65

e) entrenamiento y adoctrinamiento del personal

4.4 El peor hábito que podamos tener

Todo ser humano tiene la tendencia a crear hábitos. Algunos de ellos buenos y otros malos, pero particularmente existe un hábito que interfiere de forma silenciosa y negativa en nuestro diario vivir atrasando nuestro proceso de crecimiento y avance.

Siendo que el objetivo de esta investigación se fundamenta en la toma de decisiones, cerramos con el tema acerca del peor hábito que podemos tener escrito por el Doctor en Psicología Cognitiva Renny Yagosesky62.

Uno de los hábitos más nocivos para el proceso de la superación personal es el del hábito de posponer. ¿Qué nos impulsa a posponer y cómo superar esta costumbre tan arraigada?

Los seres humanos somos seres de hábitos, que desarrollamos rutinas como estrategia para ahorrar energía y mantener control sobre las contingencias de la vida cotidiana. Sin embargo, el cambio se presenta siempre como una constante que reta los hábitos, nos saca del confort y nos presiona a tomar decisiones de cambio. Cuando presumimos que algunas de esas decisiones alterarán nuestros esquemas de vida, una tendencia frecuente, es la posponer.

Según el Dr. Yagosesky, todo aquello que intente modificar nuestros hábitos, encontrará resistencia.¿Qué es posponer?

A continuación presentamos una excelente exposición acerca de lo que es la posposición, proporcionada por uno de los recursos de diccionarios en internet63:

La posposición también recibe el nombre de procrastinaciòn, y es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

Se trata de un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Éste puede ser psicológico en la forma de ansiedad o frustraciòn, físico como el que se experimenta durante actos que requieren trabajo fuerte o ejercicio vigoroso o intelectual.

El término se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea pendiente de concluir.

62 Escuela para Ricos.net contactoarrobalaexcelencia.com www.laexcelencia.com63 http://es.wikipedia.org/wiki/Procrastinaci%C3%B3n

E. Barrascout Página 66

El acto que se pospone puede ser percibido como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso o aburrido, es decir, estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro sine – die (sin plazo, sin fecha) idealizado, en que lo importante es supeditado a lo urgente.

También puede ser un síntoma de algún trastorno psicológico como depresión o TDAH (trastorno por déficit de atención con hiperactividad).

La procrastinaciòn o posposición como síndrome que evade responsabilizarse posponiendo tareas a realizar puede llevar al individuo a refugiarse en actividades ajenas a su cometido. La costumbre de posponer, si bien no se ha demostrado cabalmente, puede generar dependencia de diversos elementos externos, tales como navegar en Internet, leer libros, salir de compras, comer compulsivamente o dejarse absorber en exceso por la rutina laboral, entre otras, como pretexto para evadir alguna responsabilidad, acción o decisión

La posposición en el área administrativa tiene un lado positivo y uno negativo.

Es positiva cuando dejamos pendiente una decisión por no haber reunido la información que necesitamos en su totalidad. En este sentido es bueno esperar y posponer, hasta tener los mejores argumentos.

Su lado negativo es cuando se vuelve un hábito, y esto revela baja auto-estima, y puede ser un mecanismo para llamar la atención y que todos estén pendientes de aquello que no se ha hecho. No obstante, siempre será un mensaje de inseguridad.

Según el Dr. Yagosesky, cuando el hábito de la posposición se apodera de nosotros, nuestra vida se convierte en un eterno “apagar incendios”, una permanente emergencia que nos resta armonía, equilibrio y afecta nuestro sentido del placer de vivir.Los especialistas dan algunos consejos en este caso, los cuales presentamos a continuación:

Revisar y evaluarse internamente para saber como está nuestra actitud respecto a este tema

Averiguar qué es lo que nos detiene Reconectarse con el poder de decidir, hacer y lograr Es necesario vigilar la mente para quitar todo pensamiento que nos haga creer

que es mejor mañana que hoy Establecer plazos para cada acción que debemos realizar Involucrar a otras personas para sentirnos forzados al cambio Mantenerse motivado Centrarse en los logros alcanzados a tiempo Centrarse en los beneficios de hacer las cosas en su momento Centrarse en los perjuicios que nos traerán las consecuencias de posponer

E. Barrascout Página 67

Hacer una lista diaria de prioridades Definir las acciones importantes que generaran mayor beneficio Habituar el sistema mente – cerebro a las nuevas acciones Listar las excusas que aparecen con regularidad y que nos hacen posponer,

para reconocerlas e ignorarlas Entender que algunas veces tendremos que hacer algo que nos amarga o que

no nos gusta, pero que nos conviene Posponer nos hace víctimas de la desorganización y la irresponsabilidad

Un buen Administrador, bajo ningún punto de vista, puede tener este hábito pues podría ocasionar serios daños a su empresa.

Sin embargo, siempre existe la posibilidad que en algún momento de su gestión dentro de la organización pueda verse involucrado en un tiempo de espera posponiendo alguna decisión importante, pero esto solo puede obedecer como ya lo mencionamos, a un tiempo en el cual está reuniendo la información necesaria para tomar la mejor decisión.

AUTOEVALUACION

Cuarta Unidad

El Proceso Decisorio

¿Por qué razón decimos que la organización es un sistema de decisiones?¿Qué implicaciones tiene la palabra “decidir”?¿Qué es una decisión racional?¿De qué elementos consta una decisión racional?¿En que consiste la racionalidad limitada?¿Cuáles son las etapas que conforman el proceso decisorio?¿Qué recomendaciones son importantes para optimizar el proceso decisorio?¿Cuáles son las decisiones que toma la organización en las cuales únicamente participan los altos directivos?¿Cuál es el peor de los hábitos que una persona puede tener?¿Qué es posponer?¿Qué otro nombre recibe la posposición?¿Qué consejos podemos tomar para evitar la posposición?

E. Barrascout Página 68

CONCLUSIONES

Es impresionante ver circulando en internet gran cantidad de documentos, escritos y literatura de todas las edades y años que, con mucho profesionalismo y ciencia, tratan temas de Administración, los cuales están siendo consultados tanto por estudiantes como profesionales que por diversas razones, desean conocer mejor esta ciencia tan importante hoy día.

Considero personalmente que años atrás aún no se visualizaba y no se lograba entender el impacto que la Administración tendría a futuro, ni se lograba medir su trascendencia y la influencia que tendría en la gestión organizacional, lo cual hoy día se trata de comprender de mejor forma y está siendo comunicado por todos los medios posibles, representando un recurso muy valioso en manos de toda persona que tenga bajo su responsabilidad el manejo de un negocio por pequeño o grande que éste sea.

La toma de decisiones del profesional de la Administración hoy màs que nunca es de vital importancia para las empresas, pues da posicionamiento en un mundo ultra cambiante, da acción, es generadora de cambios, de realizaciones, de oportunidades, otorga riqueza, crecimiento y desarrollo a la organización que dirige.

La educación hoy está al alcance de todos, y es importante que tomemos nuestra responsabilidad y actuemos con consciencia de prosperidad para impactar no solo nuestra propia vida, sino la de nuestra familia, de la sociedad en la que nos desarrollamos, de nuestra nación y contribuir a que el proceso evolutivo continúe.

Analizando los diferentes conceptos vertidos por maestros, licenciados, doctores, psicólogos, y todos los estudiosos de este tema, y que hemos utilizado como recursos para desarrollar este trabajo de investigación, podemos concluir que la gestión administrativa se fundamenta en una sencilla palabra: decisión.

E. Barrascout Página 69

La decisión en este caso, es como el timón del barco, el cual es maniobrado por el capitán que conoce el destino a donde debe conducir la embarcación. En altamar estudia y analiza sus proyectos, hace su mapa visualizando a donde quiere y necesita llegar, traza su ruta, se pone de pié, toma el timón y dirige la nave hacia su destino.

Elizabeth Barrascout

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E. Barrascout Página 70

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http://admindeempresas.blogspot.com/2007/12/el-metodo-delphi.html

http://bvs.sld.cu/revistas/mie/vol3_4_04/f0104404.jpg

http://www.uclm.es/profesorado/raulmmartin/Estadistica/PracticasSPSS/ REGRESION_LINEAL_CON_SPSS.pdf

http://www.gerenteweb.com/documentos/direccion/dd2302041.php

http://trabajoymotivacion.blogspot.com/

http://elplan.org/liderasgo_efectivo.html

http://www.definicionabc.com/general/capacidad.php

http://es.thefreedictionary.com/cohesi%C3%B3n

http://www.guillermoedelberg.com.ar/pdf/94.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Responsabilidad

http://www.baquia.com/posts/el-por-que-de-la-felicidad-de-los-empleados-de-google

http://www.recursosdeautoayuda.com/2010/09/actitud-mental-positiva-en-el-trabajo.html

contactoarrobalaexcelencia.com www.laexcelencia.com

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Lista para revisar por cuenta propia el valor del documento

Yo tengo una página de cobertura similar al ejemplo del Suplemento. Yo incluí una tabla de contenidos con la página correspondiente para cada componente.

- Yo incluí un abstracto del documento (exclusivamente para la tesis). Yo seguí el contorno propuesto en el Suplemento con casi todos los títulos. Yo usé referencias a través de todo el documento según el requisito del Suplemento. Mis referencias están en orden alfabético al final según el requisito del Suplemento. Cada referencia que mencioné en el texto se encuentra en mi lista o viceversa. Yo utilicé una ilustración clara y con detalles para defender mi punto de vista.

- Yo utilicé al final apéndices con gráficas y otros tipos de documentos de soporte. Yo utilicé varias tablas y estadísticas para aclarar mis ideas más científicamente. Yo tengo por lo menos 50 páginas de texto (15 en ciertos casos) salvo si me pidieron el

contrario. Cada sección de mi documento sigue una cierta lógica (1, 2,3,…) Yo no utilicé caracteres extravagantes, dibujos o decoraciones. Yo utilice un lenguaje sencillo, claro y accesible para todos. Yo utilicé Microsoft Word (u otro programa similar) para revisar y eliminar errores de

ortografía. Yo utilicé Microsoft Word (u otro programa similar) para revisar y eliminar errores de

gramática. Yo no violé ninguna ley de propiedad literaria al copiar materiales que pertenecen a otra

persona. Yo afirmo por este medio que lo que estoy sometiendo es totalmente mi obra propia.

ELIZABETH BARRASCOUT

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