mastering complexity - identify complexity and risk profile of your project

GPM6. PM Tag – Rhein Main

Mai 2010, Frankfurt, Deutschland

Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte

Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com

@TorstenKoerting

www.TORSTENKOERTING.com (2011)

T H A N KY O U

Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte

Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com

@TorstenKoerting


Our

Situation


Projects are

becoming more

complex


Complexity (Definition – Warren Weaver)

The complexity of a particular system is the degree of difficulty in predicting the properties of the system, if the properties of the system's parts are given


The ‘Lord’s Prayer’has 56 words,

the ‚Ten Commandments‘have 279 words,

the American ‚Delcaration of Independence‘has 300 words.

The EU Import Regulation for Caramelhas 25.911 words.

You would need to suck 3.000 caramel’s until you have read that regulation


The Worldis flat

InconvenientTruth

The Worldis changing


The Fall of the Berlin Wall …

www.TORSTENKOERTING.com (2011)… ended the cold war …


… and grantedaccess to new markets for

products, labor and material.


The Internet …

… created easy global competition and increased the ability to share information


The Microsoft Office Suite …


… and theHTML and HTTP

protocols …


… enabled computers totalk to one another and allowed work to be done remotely.


Open – Sourcing …


… enables writing software so that it can be easily shared, improved and given access to.


Outsourcing …


… is moving lower value functions to other firms,

in other countriesfor a lower cost.


Off shoring …


… is moving the production ofgoods into other countries.


Supply Chaining …


… by partnering withother companies to

receive goodswhen needed.


In sourcing …


… by sourcing whole processes to other

companies


Informing …


… by getting answers to almost any question

within seconds


July 2006, 213 Million search requests performed daily on the Internet … !

Whom did you ask these questions 15 years ago?


Information Steroids …


… by having all this informationavailable atyour fingertips


The Worldis flat

1.The Fall of the Berlin Wall2.The Internet3.Work-Flow Software4.Open-Sourcing5.Outsourcing6.Off-Shoring7.Supply-Chaining8.In-Sourcing9.In-Forming10.Information Steroids


The Worldis flat

InconvenientTruth



With Increased Complexity …


… there are more thingsto think about …


… there are more time zonesto overcome …


… there are more people to deal with …


… and with more people there are more cultures do deal with …


… more things can ( will ) fail !


The

Problem


… you do not see the

forest because of all

the trees


Wenn Dir egal ist, wo Du bist,kannst Du Dich auch nicht verlaufen.

Unbekannt


Komplexität ...

... unkompliziert ...

... veranschaulicht!


Nichts ist schwieriger als das Vereinfachen.

Nichts ist einfacher als das Komplizieren.

Georges Elgozy


Zunehmende Komplexität erhöht das Risiko

von Fehlentscheidungen.


Risk (definition)

“Probability or threat of a damage, injury, liability, loss, or other negative occurrence, caused by external or internal vulnerabilities, and which may be neutralized throughpremeditated action.”


R I S K=

(probability of risk occurring) x

(impact of risk occurring)


Lerne, die Situation, in der Du Dich befindest, insgesamt zu betrachten.

Miyamoto Musashi (1584-1645)


The

Option


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

Außer-ordentlichHoch

MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All

Polygon für Prozessprojekte

…a supporting

tool…

…a structuredapproach

…

…providing recommendations…

…

complete

…


The

Details


Summary… Project Name and other data… Areas to assess… Reporting


Assessment… Areas to assess… Project Management Areas… Results and Recommendations


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Erfahrung


Was heißt das nun für unsProjektmanager ?

?


Erfahrung

Gering Außerordentlich

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Geringer Fokusund Priorität

Steigern während Projektverlauf

Fokus aufProzessdesign

Rollenbeschreibung

Ausgeprägte und intensiveKommunikation

Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos

Es kann viel schief gehen

Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität

Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene

und Veränderungsgrad

Risko geringThemengebiet bekannt

Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Veränderung


Veränderung

Außerordentlich Gering

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität weniger kritischEinfaches Qualitätsmanagement


Vermeidung von Angst

Hohes RisikoRollenbasiertes Training

Contingency-Pläne erstellen

Strenge KostenkontrollePuffer einplanen

Professionelle Kommunikationmit Fokus auf Prozessebene


Risko geringGeringe Veränderungen

Kostenmanagementzu vernachlässigen

Großer Fokus auf Qualität undRollen- und Prozessbeschreibung


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Orientierung


Orientierung

Vertrag Abteilung

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität nach innen gerichtetNutzung von etablierten Standards

Fokus auf Vertragsowie Kunden und

Lieferanten (Schnittstellen)

Starke Einbindung des KundenExtensive Kommunikation

über unterschiedliche Medienund Kanäle

Hohes Risiko undAbhängigkeiten in Richtung

bestehende Vertragssituation

Stringentes KostenmanagementBudget = Planung

Kurze und knappeKommunikation über

etablierte Kanäle

Risko geringund rein intern fokussiert

Flexibles Kostenmanagementund Budget

Puffer einplanen


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Umsetzungsansatz


Umsetzungsansatz

1 || ¥


Umsetzungsansatz

Ein ProzessAlle Prozesse

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Ausgewogenes ProzessdesignQualität kann über das normale

Maß hinaus gehen

Fokus auf Qualitätspeziell an den Schnittstellen

Intensive und ausgeprägteKommunikation

Ausgeprägtes RisikomanagementFokus auf Parallelität und

Schnittstellen

Ggf. StringentesKostenmanagement

Budget = Planung

Kurze prägnanteKommunikation

Minimales RisikomanagementFokussierung auf äußere

Einflussfaktoren

Flexibles Kostenmanagementund Budget; Puffer einplanen

Budgets von einem auf den anderen Prozess übertragbar machen


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Zeit


Zeit

RegularBlitz

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität nicht so entscheidendOptimierung nach Einführung

Ständige Verbesserungim Zuge des Projektes

Häufig und direkteKommunikation an

alle Stakeholder

Risikominimierung mit Fokusauf Zeit

AusgewogenesKostenmanagement

Ausgewogene Kommunikation

ReguläresRisikomanagement

Kosten sind kein IssueDas Geld muss da sein


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



D e m o

Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet


The

Benefits


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All


…

helps to provide

transparency

…

…makes complexitytangible…

…helps to facilitate…

…

and communicate

…


Recap


The Worldis flat

InconvenientTruth



… you do not see the

forest because of all

the trees


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Erfahrung

Gering Außerordentlich

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Geringer Fokusund Priorität

Steigern während Projektverlauf

Fokus aufProzessdesign

Rollenbeschreibung


Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos

Es kann viel schief gehen

Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität

Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene


Risko geringThemengebiet bekannt

Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten


Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All



Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung


MittelGering

Phase

Multi

Single

Regulär

SchnellKritisch

Blitz

Außer-ordentlich

Hoch

Mittel

Gering

Orientierung

All


…a supporting

tool…

…a structuredapproach

…

…providing recommendations…

…

complete

…

www.TORSTENKOERTING.com (2010)!


T H A N KY O U


T Sie möchten das Template / Modell des Projekt-Polygons haben

C Sie möchten, dass ich Sie anrufe

B Sie möchtendas Buch


If you do haveany questions


Question

… and I do not havean answer …


The ‘Answer’ is always …


T H A N KY O U

Picture Credits ( 1 / 3 )Earth Pictures – Google EarthProject Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/Project Management Plan - http://www.flickr.com/photos/perhapstoopink/Obama change - http://www.flickr.com/photos/tsevis/Fall of Berlin Wall - http://www.flickr.com/photos/gavinandrewstewart/Microsoft Office Candy - http://www.flickr.com/photos/sunfox/HTML - http://www.flickr.com/photos/kk/Latop Beach - http://www.flickr.com/photos/zzathras777/Open Sourcing - http://www.flickr.com/photos/martinbekkelund/Big Crowd - http://www.flickr.com/photos/richevenhouse/cold war one - http://www.flickr.com/photos/pingnews/New Markets - http://www.flickr.com/photos/pnp/Outsourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/danzden/Outsourcing 3 - http://www.flickr.com/photos/kafkan/Offshoring 1 - http://www.flickr.com/photos/photohome_uk/Offshoring 2 - http://www.flickr.com/photos/trotzenberg/Offshoring 1b - http://www.flickr.com/photos/taylar/Supply Chaining 1 - http://www.flickr.com/photos/nimrodbar/Supply Chaining 2 - http://www.flickr.com/photos/drewesque/Insourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/zyphbear/Insourcing 2 - http://www.flickr.com/photos/liveu4/Informing 1 - http://www.flickr.com/photos/ask-for-peace/Informing 2 - http://www.flickr.com/photos/julianbleecker/Infroming 3 - http://www.flickr.com/photos/gedankenstuecke/

Picture Credits ( 2 / 3 )Info Steroids 1 - http://www.flickr.com/photos/listelys/Info Steroids 2 - http://www.flickr.com/photos/chanc/time zone - http://www.flickr.com/photos/mickyates/more people 1 - http://www.flickr.com/photos/inyucho/more people 3 - http://www.flickr.com/photos/msjacoby/cultures - http://www.flickr.com/photos/untitlism/longer - http://www.flickr.com/photos/swamibu/break 1 - http://www.flickr.com/photos/jnsabino/Rain Forest - http://www.flickr.com/photos/jadeb/

Picture Credits ( 3 / 3 )Cube - http://www.flickr.com/photos/ameotoko/4369947174/Wooden Puzzle - http://www.flickr.com/photos/steven2358/3283033324/Ted Notes - http://youngandbrilliant.net/tagged/tedTed Notes - http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4356414491/Komplexitaet Blog dorobot - http://dorobot.wordpress.com/2009/09/26/260909/Complex Web Trend Map - http://informationarchitects.jp/web-trend-map-4-final-beta/Caramel Candys - http://www.flickr.com/photos/24894289@N08/3419052754/Apple iPhone - www.apple.comKomplexitaet Entscheidung Risiko - http://www.risknet.de/Miyamoto Musashi - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/20/Musashi_ts_pic.jpgold young - http://www.flickr.com/photos/judybaxter/108227685/Project Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/space night day - http://www.flickr.com/photos/nickstenning/7379770tree - http://www.flickr.com/photos/essjay/180558668/Compass - http://www.flickr.com/photos/gwgs/346806882/Endless - http://www.flickr.com/photos/thomasteufel/4110097683/Dune - http://www.flickr.com/photos/nomadcom/2964255324/Storm - http://www.flickr.com/photos/indieflickr/1284177667/Business Card - http://www.flickr.com/photos/seandreilinger/2371820496/dont panic - http://www.flickr.com/photos/fboosman/question - http://www.flickr.com/photos/eleaf/42 - http://www.flickr.com/photos/howzey/

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nun fr unsprojektmanager

nichts ist einfacher

nichts ist schwieriger

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project management areas

data areas

assessment areas

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