GPM6. PM Tag – Rhein Main
Mai 2010, Frankfurt, Deutschland
Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte
Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com
@TorstenKoerting
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T H A N KY O U
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Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte
Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com
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Our
Situation
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Projects are
becoming more
complex
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Complexity (Definition – Warren Weaver)
The complexity of a particular system is the degree of difficulty in predicting the properties of the system, if the properties of the system's parts are given
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The ‘Lord’s Prayer’has 56 words,
the ‚Ten Commandments‘have 279 words,
the American ‚Delcaration of Independence‘has 300 words.
The EU Import Regulation for Caramelhas 25.911 words.
You would need to suck 3.000 caramel’s until you have read that regulation
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The Worldis flat
InconvenientTruth
The Worldis changing
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The Fall of the Berlin Wall …
www.TORSTENKOERTING.com (2011)… ended the cold war …
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… and grantedaccess to new markets for
products, labor and material.
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The Internet …
… created easy global competition and increased the ability to share information
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The Microsoft Office Suite …
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… and theHTML and HTTP
protocols …
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… enabled computers totalk to one another and allowed work to be done remotely.
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Open – Sourcing …
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… enables writing software so that it can be easily shared, improved and given access to.
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Outsourcing …
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… is moving lower value functions to other firms,
in other countriesfor a lower cost.
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Off shoring …
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… is moving the production ofgoods into other countries.
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Supply Chaining …
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… by partnering withother companies to
receive goodswhen needed.
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In sourcing …
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… by sourcing whole processes to other
companies
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Informing …
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… by getting answers to almost any question
within seconds
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July 2006, 213 Million search requests performed daily on the Internet … !
Whom did you ask these questions 15 years ago?
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Information Steroids …
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… by having all this informationavailable atyour fingertips
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The Worldis flat
1.The Fall of the Berlin Wall2.The Internet3.Work-Flow Software4.Open-Sourcing5.Outsourcing6.Off-Shoring7.Supply-Chaining8.In-Sourcing9.In-Forming10.Information Steroids
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The Worldis flat
InconvenientTruth
The Worldis changing
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With Increased Complexity …
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… there are more thingsto think about …
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… there are more time zonesto overcome …
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… there are more people to deal with …
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… and with more people there are more cultures do deal with …
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… more things can ( will ) fail !
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The
Problem
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… you do not see the
forest because of all
the trees
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Wenn Dir egal ist, wo Du bist,kannst Du Dich auch nicht verlaufen.
Unbekannt
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Komplexität ...
... unkompliziert ...
... veranschaulicht!
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Nichts ist schwieriger als das Vereinfachen.
Nichts ist einfacher als das Komplizieren.
Georges Elgozy
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Zunehmende Komplexität erhöht das Risiko
von Fehlentscheidungen.
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Risk (definition)
“Probability or threat of a damage, injury, liability, loss, or other negative occurrence, caused by external or internal vulnerabilities, and which may be neutralized throughpremeditated action.”
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R I S K=
(probability of risk occurring) x
(impact of risk occurring)
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Lerne, die Situation, in der Du Dich befindest, insgesamt zu betrachten.
Miyamoto Musashi (1584-1645)
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The
Option
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
…a supporting
tool…
…a structuredapproach
…
…providing recommendations…
…
complete
…
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The
Details
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Summary… Project Name and other data… Areas to assess… Reporting
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Assessment… Areas to assess… Project Management Areas… Results and Recommendations
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
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Erfahrung
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Was heißt das nun für unsProjektmanager ?
?
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Erfahrung
Gering Außerordentlich
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Geringer Fokusund Priorität
Steigern während Projektverlauf
Fokus aufProzessdesign
Rollenbeschreibung
Ausgeprägte und intensiveKommunikation
Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos
Es kann viel schief gehen
Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität
Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene
und Veränderungsgrad
Risko geringThemengebiet bekannt
Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
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Veränderung
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Veränderung
Außerordentlich Gering
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Qualität weniger kritischEinfaches Qualitätsmanagement
Ausgeprägte und intensiveKommunikation
Vermeidung von Angst
Hohes RisikoRollenbasiertes Training
Contingency-Pläne erstellen
Strenge KostenkontrollePuffer einplanen
Professionelle Kommunikationmit Fokus auf Prozessebene
und Veränderungsgrad
Risko geringGeringe Veränderungen
Kostenmanagementzu vernachlässigen
Großer Fokus auf Qualität undRollen- und Prozessbeschreibung
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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Orientierung
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Orientierung
Vertrag Abteilung
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Qualität nach innen gerichtetNutzung von etablierten Standards
Fokus auf Vertragsowie Kunden und
Lieferanten (Schnittstellen)
Starke Einbindung des KundenExtensive Kommunikation
über unterschiedliche Medienund Kanäle
Hohes Risiko undAbhängigkeiten in Richtung
bestehende Vertragssituation
Stringentes KostenmanagementBudget = Planung
Kurze und knappeKommunikation über
etablierte Kanäle
Risko geringund rein intern fokussiert
Flexibles Kostenmanagementund Budget
Puffer einplanen
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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Umsetzungsansatz
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Umsetzungsansatz
1 || ¥
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Umsetzungsansatz
Ein ProzessAlle Prozesse
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Ausgewogenes ProzessdesignQualität kann über das normale
Maß hinaus gehen
Fokus auf Qualitätspeziell an den Schnittstellen
Intensive und ausgeprägteKommunikation
Ausgeprägtes RisikomanagementFokus auf Parallelität und
Schnittstellen
Ggf. StringentesKostenmanagement
Budget = Planung
Kurze prägnanteKommunikation
Minimales RisikomanagementFokussierung auf äußere
Einflussfaktoren
Flexibles Kostenmanagementund Budget; Puffer einplanen
Budgets von einem auf den anderen Prozess übertragbar machen
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
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Zeit
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Zeit
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Zeit
RegularBlitz
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Qualität nicht so entscheidendOptimierung nach Einführung
Ständige Verbesserungim Zuge des Projektes
Häufig und direkteKommunikation an
alle Stakeholder
Risikominimierung mit Fokusauf Zeit
AusgewogenesKostenmanagement
Ausgewogene Kommunikation
ReguläresRisikomanagement
Kosten sind kein IssueDas Geld muss da sein
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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D e m o
Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet
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The
Benefits
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
…
helps to provide
transparency
…
…makes complexitytangible…
…helps to facilitate…
…
and communicate
…
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Recap
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The Worldis flat
InconvenientTruth
The Worldis changing
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… you do not see the
forest because of all
the trees
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Erfahrung
Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
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Erfahrung
Gering Außerordentlich
Qualität
Kommunikation
Risiko
Kosten
Geringer Fokusund Priorität
Steigern während Projektverlauf
Fokus aufProzessdesign
Rollenbeschreibung
Ausgeprägte und intensiveKommunikation
Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos
Es kann viel schief gehen
Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität
Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene
und Veränderungsgrad
Risko geringThemengebiet bekannt
Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten
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Zeit Veränderung
Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
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MittelGering
Phase
Multi
Single
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SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
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Umsetzungs-ansatz
Vertrag
Kunden
Branchen
Abteilung
Außer-ordentlichHoch
MittelGering
Phase
Multi
Single
Regulär
SchnellKritisch
Blitz
Außer-ordentlich
Hoch
Mittel
Gering
Orientierung
All
Polygon für Prozessprojekte
…a supporting
tool…
…a structuredapproach
…
…providing recommendations…
…
complete
…
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T H A N KY O U
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T Sie möchten das Template / Modell des Projekt-Polygons haben
C Sie möchten, dass ich Sie anrufe
B Sie möchtendas Buch
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If you do haveany questions
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Question
… and I do not havean answer …
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The ‘Answer’ is always …
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Picture Credits ( 1 / 3 )Earth Pictures – Google EarthProject Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/Project Management Plan - http://www.flickr.com/photos/perhapstoopink/Obama change - http://www.flickr.com/photos/tsevis/Fall of Berlin Wall - http://www.flickr.com/photos/gavinandrewstewart/Microsoft Office Candy - http://www.flickr.com/photos/sunfox/HTML - http://www.flickr.com/photos/kk/Latop Beach - http://www.flickr.com/photos/zzathras777/Open Sourcing - http://www.flickr.com/photos/martinbekkelund/Big Crowd - http://www.flickr.com/photos/richevenhouse/cold war one - http://www.flickr.com/photos/pingnews/New Markets - http://www.flickr.com/photos/pnp/Outsourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/danzden/Outsourcing 3 - http://www.flickr.com/photos/kafkan/Offshoring 1 - http://www.flickr.com/photos/photohome_uk/Offshoring 2 - http://www.flickr.com/photos/trotzenberg/Offshoring 1b - http://www.flickr.com/photos/taylar/Supply Chaining 1 - http://www.flickr.com/photos/nimrodbar/Supply Chaining 2 - http://www.flickr.com/photos/drewesque/Insourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/zyphbear/Insourcing 2 - http://www.flickr.com/photos/liveu4/Informing 1 - http://www.flickr.com/photos/ask-for-peace/Informing 2 - http://www.flickr.com/photos/julianbleecker/Infroming 3 - http://www.flickr.com/photos/gedankenstuecke/
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Picture Credits ( 3 / 3 )Cube - http://www.flickr.com/photos/ameotoko/4369947174/Wooden Puzzle - http://www.flickr.com/photos/steven2358/3283033324/Ted Notes - http://youngandbrilliant.net/tagged/tedTed Notes - http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4356414491/Komplexitaet Blog dorobot - http://dorobot.wordpress.com/2009/09/26/260909/Complex Web Trend Map - http://informationarchitects.jp/web-trend-map-4-final-beta/Caramel Candys - http://www.flickr.com/photos/24894289@N08/3419052754/Apple iPhone - www.apple.comKomplexitaet Entscheidung Risiko - http://www.risknet.de/Miyamoto Musashi - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/20/Musashi_ts_pic.jpgold young - http://www.flickr.com/photos/judybaxter/108227685/Project Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/space night day - http://www.flickr.com/photos/nickstenning/7379770tree - http://www.flickr.com/photos/essjay/180558668/Compass - http://www.flickr.com/photos/gwgs/346806882/Endless - http://www.flickr.com/photos/thomasteufel/4110097683/Dune - http://www.flickr.com/photos/nomadcom/2964255324/Storm - http://www.flickr.com/photos/indieflickr/1284177667/Business Card - http://www.flickr.com/photos/seandreilinger/2371820496/dont panic - http://www.flickr.com/photos/fboosman/question - http://www.flickr.com/photos/eleaf/42 - http://www.flickr.com/photos/howzey/