manual_politica de facturacion y cobranza
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7/24/2019 Manual_Politica de Facturacion y Cobranza
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MANUAL DE POLTICAS Y
PROCEDIMIENTOSDEL REA DE
FACTURACIN Y
COBRANZA
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PROCEDIMIENTO DEFACTURACIN Y COBRANZA
Clave: PLN-AF-PFYC-01
Revisin: 1/1
CONTROL DE EMISIN
ELABOR REVIS AUTORIZ
Ma. Del Pilar Snchez MndezBrenda Paulina Bello Laureano
Planeacin y Evaluacin
Manuel Benhumea CerritosDirector de Administracin y Finanzas
MBA Marcos Garca FloresDirector General
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FACTURACIN
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PROCEDIMIENTO DEFACTURACIN Y COBRANZA
Clave: PLN-AF-PFYC-01
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CONTROL DE EMISIN
ELABOR REVIS AUTORIZ
Ma. Del Pilar Snchez MndezBrenda Paulina Bello Laureano
Planeacin y Evaluacin
Manuel Benhumea CerritosDirector de Administracin y Finanzas
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1.
OBJETIVO ESPECFICO
Planear en conjunto con el Consultor Comercial y el Lder de proyecto la facturacin de las
ventas concretadas para presupuestar los ingresos de recursos econmicos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al rea de Facturacin as como para todos los
involucrados en el proceso.
3.
POLTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIN
De los requisitos de la Factura3.1.
Los comprobantes fiscales expedidos debern cumplir con los requisitos que
marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, como son:
3.1.1.
Lugar y fecha de expedicin.3.1.2. Razn Social del cliente.
3.1.3.
Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
3.1.4. Domicilio Fiscal del cliente. (En caso de requerir la original impresa)
3.1.5. Descripcin del servicio prestado por el Organismo.
3.1.6.
Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en
Nmero o letra, as como el monto de los impuestos.
3.1.7.
El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago
de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en
parcialidades.3.1.8.
Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin ( En caso
de requerir la original impresa).
3.1.9.
As como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o
convenios para su correcta emisin.
En caso de que la factura sea requerida de manera impresa se deber
REA FACTURACIN
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De las Responsabilidades
Del Consultor Comercial
3.2. Es responsabilidad del consultor comercial entregar al responsable de
Facturacin el Documento Condiciones Comerciales as como la
documentacin requerida por cada venta.
Del lder de proyecto
3.3.
Cargar la Prefactura en el sistema e informar al responsable de Facturacin.
3.4. Entregar la copia del entregable autorizado por el cliente al responsable de
facturacin.
3.5. Informar al responsable de facturacin los posibles cambios (alargamientos de
contrato o ajustes).
Del Responsable de Facturacin
3.6. Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en
donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dndole prioridad a las
cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarn segn lo indique
cada responsable de unidad.
3.7.
Dar de alta Cliente en el Sistema los cuales se deber solicitar va electrnica
con los siguientes datos:
3.7.1.
Razn Social del cliente.
3.7.2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
3.7.3. Domicilio Fiscal del cliente.
3.7.4.
Nmero telefnico del Cliente
3.8.
Dar de alta datos de Cobranza en el Sistema con los siguientes datos y
mantener actualizada la Base de Datos de estos:
3.8.1. Datos fiscales
3.8.1.1.
Nombre o razn social
3.8.1.2.
Domicilio fiscal
3.8.1.3.
RFC
3.8.1.4. Telfono
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3.8.2.
Datos de revisin
3.8.2.1. Contacto
3.8.2.2.
Telfono 23.8.2.3.
Correo electrnico
3.8.2.4.
Das de revisin
3.8.2.5. Horario de revisin
3.8.2.6. Especificaciones de revisin
3.8.2.7.
Domicilio de revisin
3.8.3.
Datos de pago
3.8.3.1. Contacto
3.8.3.2.
Telfono3.8.3.3.
Forma de pago
3.8.3.4.
Das de pago
3.8.3.5. Domicilio de pago
3.8.3.6. Tipo de moneda
3.8.3.7.
ltimos 4 dgitos de cuenta bancaria
3.8.3.8.
Correo electrnico
3.9. Tener control de los Contratos y las Condiciones de Venta de cada Proyecto.
3.10.Actualizar la Bitcora de Control de Proyectos y emitir alertas en cuanto al
retraso de facturacin de los proyectos.De la emisin
3.11.
El lder de proyecto deber proporcionar al responsable de Facturacin copia
simple del Entregable Autorizado por el Cliente, ya que sin est no se podr
emitir la factura correspondiente, sin excepcin.
3.12.
Es responsabilidad del Lder de proyecto dar de alta en el sistema la Prefactura
y notificar el ID de est al responsable de facturacin va correo electrnico.
(No se podr emitir la factura si no existe la pre-factura y generacin de ID en
el sistema.)
3.13.
Es responsabilidad del Lder de Proyecto corroborar que las Prefacturacontenga los siguientes datos:
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3.13.1.
Clave de Proyecto
3.13.2.Descripcin del Servicio incluyendo el nmero de contrato o de orden
de pedido y dems requisitos solicitados en el contrato.3.13.3.
Cantidad
3.13.4.
Precio Unitario
3.13.5.Total
3.13.6.Tipo de Moneda
3.14.
Es responsabilidad de Facturacin coordinar el proceso de entrega y recepcin
de la factura hasta obtener la autorizacin o en su caso el contra recibo por
parte del cliente. Por ningn motivo se autoriza la emisin de la factura a otra
persona ajena al departamento de Facturacin, sin exepcin.
3.15.
En caso de que la factura se enve impresa al clientes forneos se deberconsiderar el envo por mensajera externa, en caso de requerirse mensajera
interna se debern considerar los viticos y gastos que se incurran para este
servicio, siendo facturacin el responsable de coordinar dicha actividad.
De la prevencin3.16.Es responsabilidad de facturacin revisar que la descripcin de la Factura
coincida con las descripciones mencionadas en el contrato, en caso de tener
errores notificar al Lder de Proyecto para su modificacin y as evitar futuros
errores.
3.17.
Es responsabilidad del Lder de Proyector validar con el rea usuaria del clientela descripcin y los conceptos de la factura, as como la autorizacin previa del
entregable que servir como soporte de la factura, todo lo anterior previo a la
emisin de la factura.
3.18.Para cancelaciones o modificaciones el Lder de Proyecto deber de hacer la
peticin va correo electrnico a encargado del Facturacin en donde indique
los motivos del cambio y los cambios a realizar.
3.19.
En caso de ser cliente de Iniciativa privada debern de anexarse al
contrato y condiciones comerciales los siguientes documentos:
3.19.1.
RFC3.19.2.Comprobante de domicilio fiscal
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3.19.3.
Acta constitutiva
3.19.4.Poder notarial de representante legal y especificar si se cuenta con la
clusula de atribuciones de domino.3.19.5.
Copia de IFE de representante legal
3.20.
En caso de requerir anlisis financiero del cliente:
Dos ltimos estados financieros
Dos referencias de clientes o proveedores del cliente las cuales debern
contener:
Nombre de referencia
Contacto
Direccin
Contacto
Sera responsabilidad del consultor recabar los documentos mencionados
en los puntos 1.15 y 1.16 del presente manual.
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4.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documentos
Inicio del procesoFacturacin 1. Recibe condiciones comerciales Condiciones
Comerciales
Facturacin 2. Programa fecha de Facturacin CondicionesComerciales
Facturacin 3. Da de alta al cliente en el sistema
Facturacin 4. Verifica con unidad de negocio si ya serealizaron entregablesSe realizaron entregables en fechaspactadas?Si: Lder de proyecto entrega copia delentregable autorizado por el cliente.No: Solicita motivos de atraso ycompromiso de nueva fecha defacturacin
CondicionesComerciales
Facturacin 5. Recibe copia del entregable autorizadopor el cliente.
Facturacin 6. Solicita captura de Prefactura ensistema va correo electrnico
Lder deproyecto
7. Valida datos de Facturacin con elcliente
8.
Realiza Prefactura en el sistema
Facturacin 9.
Emite facturaLa Factura es electrnica?Si:Enva Factura al contacto cliente concopia a cobranza para programacin del
cobro.8.1No:Imprime Factura 9
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5.
DIAGRAMA DE FLUJO
8.1 Enva Factura al contacto cliente concopia a lder de proyecto y cobranzapara programacin del cobro.
8.2 Confirma recepcin de factura contactocliente
9 Coordina con mensajera interna o externala entrega
9.2 Recibe de Mensajera acuse de recepcinde factura o contra recibo
10. Imprime Factura y archiva en carpetaContable
Fin del Proceso
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FACTURACIN
FACTURACIN LDER DEL PROYECTO
Entregable
Copia como acuse derecibo ORSA
Original cliente
DocumentoCondicionesComerciales
Inicio
Recibe condicionesde venta
Programa fechas defacturacin
Emite factura
Valida datos deFacturacin con el
cliente
Realiza prefacturaen el sistema
Entrega copia delentregable
autorizado por elcliente
Recibe copia deentregable
autorizada por elcliente.
Solicita captura dePrefactura en
Sistema va correoelectronico
Verifica con Unidadde Negocio si ya
se realizaron entregables.
Si
Solicita motivos de atraso ycompromiso de nuevafecha de facturacin
No
FacturaElectrnica
Imprime FacturaNo
Enva Factura al contactocliente con copia acobranza y lder de
proyecto.
Confirma recepcinde factura contacto
cliente
Imprime Factura yarchiva en carpeta
Contable
Si
Coordina conmensajera interna
o externa la entrega
Recibe de Mensajeraacuse de recepcin defactura o contra recibo
Fin del Proceso
Da de alta al clienteen el sistema
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6.
ANEXOS Y FORMATOS
Condiciones Comerciales
Copia de Entregable
Control de cambios en Facturas
7. GLOSARIO
8. CAMBIOS DE ESTA VERSIN
Nmero deRevisin
Fecha de laActualizacin
Descripcin de losCambios
Autoriz
2 26-04-13
De los requisitos de lafactura (1.1.4 y 1.1.8)
De las responsabilidades
del consultor comercial(1.2)
Del responsable defacturacin (1.6)
De la emisin (1.12 y 1.14)
De la prevencin (1.19 y1.20)
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1.
OBJETIVO ESPECIFICO
Planificar la cobranza de acuerdo a las condiciones comerciales, para proyectar ingresos a
la empresa y obtener el flujo de estos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es alcanzable al rea de Cobranza as como todos los mencionados en
el proceso.
3.
POLTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIN
De las responsabilidades
El encargado de cobranza
1.1.El rea de cobranza deber de obtener del sistema reporte de cuentas por cobrar
y programar la cobranza en base al documento condiciones comerciales.1.2.
El rea de cobranza ser responsable de realizar flujo de ingresos de las cuentas
por cobrar y entregarlo a Control Presupuestal para su programacin.
1.3.Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en
donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dndole prioridad a las
cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarn segn lo indique
cada responsable de unidad.
Operacin
1.4.
El rea de Facturacin entregar factura va correo electrnico para validar queya se entreg y se puede proceder al cobro de la misma.
1.5.
En caso de que haya vencimiento de pago, el encargado de cobranza realizar
llamada al contacto del cliente solicita motivos de atraso y compromiso de nueva
fecha de pago, reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo.
1.6.
En caso de que venza la segunda fecha de pago se deber de enviar correo
electrnico al cliente, llamada telefnica y se solicitaran motivos de atraso, se
programar fecha para pago y actualizara flujo. Notificando al Director de
Administracin y Finanzas y a Lder de proyecto. Si el cliente no realiza el pago en
la tercera fecha programada se realizar llamada por parte del Director deAdministracin y Finanzas con el Jefe inmediato de responsable de pagos del
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cliente para pedir motivos de atraso y pactar nueva fecha de cobro adems de
notificarse al consultor comercial de la cuenta para solicitar apoyo de gestin con
el rea usuaria del cliente para el pago de la factura.1.7.
El encargado de Tesorera ser el responsable de entregar copia de reporte diario
de ingresos al rea de Cobranza.
1.8.Todos los pagos aplicados por el cliente debern ingresarse en el sistema.
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4.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad DocumentosInicio del procedimiento
Cobranza 1. Recibe condiciones comerciales CondicionesComerciales
Cobranza 2. Verifica en sistema datos de Cobranza delClienteExisten datos de cobranza del cliente?Si: Revisa que sean correctos y actualizaNo: Captura datos de Cobranza
Cobranza 3. Revisa en sistema reporte de Facturacin .
Cobranza 4. Recibe copia de la recepcin y autorizacindel entregable por cliente
Cobranza 5. Recibe Factura Electrnica
Cobranza 6. Programa fecha de cobro CondicionesComerciales
Cobranza 7.
Obtiene del sistema reporte de cuentas porcobrar
Cobranza 8.
Elabora flujo de ingresos de cuentas porcobrar Flujo de ingresos
Cobranza 9.
Enva flujo a Director de Administracin yFinanzas y Control Presupuestal
Flujo de ingresos
Cobranza 10.
Recibe de Tesorero reporte de ingresosdiarios
Reporte deingresos diarios
Cobranza 11.
Identifica y aplica pago de factura ensistema
Cobranza 12.
Captura fecha de pago en factura impresa
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Cobranza 13. Revisa vencimiento diario de pagosprogramados
Existe vencimiento de pago?Si: Realiza llamada al contacto de pagos delcliente, solicita motivos de atraso ycompromiso de nueva fecha de pago,Reprograma cuenta por cobrar y actualizaflujo.No. Elabora reporte diario de ingresosaplicados
Cobranza 14.
Enva reporte diario de ingresos aplicados aDirector de Administracin y Finanzas.
Reporte diario deingresosaplicados
Fin del Proceso
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COBRANZA
DocumentoCondicionesComerciales
Documentocondicionescomerciales
Reporte decuentas por cobrar
DocumentoCondicionesComerciales
Inicio
Recibe CondicionesComerciales
Existen datosde cobranza del
cliente?
Verifica en sistemadatos de cobranza
del cliente
Revisa que seancorrectos y
actualiza
Captura datos decobranza
Revisa en sistema,reporte defacturacin
Programa fecha decobro
Recibe copia de larecepcin y
autorizacin delentregable por
cliente.
Obtiene del sistemareporte de cuentas
por cobrar
Elabora flujo deingresos de cuentas
por cobrar
Enva flujo a Director deAdministracin y Finanzas
y Control Presupuestal
Vencimiento depago
Revisa vencimientodiario de pagosprogramados.
Realiza llamada alcontacto de pagos
del clienteSi
Recibe de Tesorero
reporte de Ingresosdiarios
Identifica y aplicapago de factura en
sistema.
Solicita motivos deatraso y
compromiso denueva fecha de
pago.
Reprograma cuentapor cobrar y
actualiza flujo
Captura f echa depago en factura
impresa.
Elabora reportediario de ingresos
aplicados.
No
Enva reporte diariode ingresos aplicado
a Director deAdmn. y Finanzas y
controlPresupuestal
Fin del proceso
No Si
Recibe FacturaElectrnica
5.
DIAGRAMA DE FLUJO
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6.
ANEXOS Y FORMATOS
Condiciones Comerciales
Flujo de Ingresos
Reporte de Ingresos diarios
7.
GLOSARIO
8.
CAMBIOS DE ESTA VERSIN
Nmero deRevisin
Fecha de laActualizacin
Descripcin de losCambios
Autoriz
2 26-04-13 De las responsabilidades(1.3)