manual tecnico sistema gestao documentos

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO

SilVAl DA CuNhA BARBOSA Governador do Estado de Mato Grosso

BRuNO S FREiRE MARTiNSSecretrio de Estado de Administrao

JOS GONAlVES BOTElhO DO PRADOSecretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral

EDMilSON JOS DOS SANTOS Secretrio de Estado de Fazenda

JOS AlVES PEREiRA FilhOSecretrio Auditor Geral do Estado

DORGiVAl VERAS DE CARVAlhOProcurador Geral do Estado

JOS DE JESuS NuNES CORDEiROSecretrio Adjunto de Administrao - SAD

SANDRA MARiA FONTES AlMEiDASecretrio Adjunto de Gesto de Pessoas - SAD

CluDiO BORGES AlVESSuperintendente de Arquivo Pblico - SAD

eQUIPe tCNICA

MeMBROS DA COMISSO CeNtRAL De IMPLANtAO DOS NCLeOS

SADSADPGESADSEPLANAGECASA CIVILCEPROMATSEPLANSADSADSADSADSEPLANSEPLANSADCEPROMATAGEAGESEFAZSEPLANSADSADSEFAZSADSEFAZSADSADSEFAZSADSEPLANSADCEPROMATSEFAZSADSAD

Adriane Benedita De LamnicaAkemi Yara Kuroyanagi FariaAlexandre Apolnio Callejas

Ana Paula Poncinelli Garcia RodriguesCarlos Correa Ribeiro Neto

Cristiane Laura de SouzaCristiane Picolin Sanches

Divino Silva MirandaEdson Fontana de Oliveira

Edson Monfort de AlbuquerqueGerusa Andreia Moretto

Gracieli BarbieroJan Sifuentes Machado

Jocilene Oliveira Silva PalmaJoel Martins da Rocha

Joelson Obrego MattosoJorge Luis de Oliveira Bruno

Jos Alves Pereira FilhoJos Gonalvez Botelho do Prado

Josiane Ftima de AndradeJulia Satie Yokokura

Juracy Alves de OliveiraKarine Nunes Rodrigues

Luciana RosaLuiz Antonio de Carvalho

Luiz Marcos de LimaMaria Dolores F. Bergamasco

Maria Teresa de Mello VidottoMauro Nakamura Filho

Ozenira Flix Soares de SouzaRoberta Maria Amaral de Castro Pinto Penna

Sandra Maria Fontes AlmeidaTelma Taques

Sandro Eregipe CoelhoSimone Neves Tavares vila

Stella Macitelli Pauletto

eQUIPe tCNICA

Cleber Zamboni SartorCristiane Laura de Souza

Daniela Cristina SiutaDbora Pinheiro da Silva Lima

Edson Monfort de AlbuquerqueGerusa Andreia Moretto

Ivana Clia da Cruz LobatoJan Sifuentes MachadoJuracy Alves de OliveiraKarine Nunes RodriguesLuciana Machado GuimLucineide Alves Ferreira

Luiz Correa de Mello NetoLuzinete Aparecida Campos Caldereiro

Maria Anglica Barros NinceMaria Jos Oliveira da Costa Pissutti

Marionice do Nascimento GuiborMrcia Auxiliadora Taques Costa

Patrcia de Souza Atagiba ProenaStella Macitelli Pauletto

Vinia Paula Rodrigues Stocco

Cleber Augusto de Matto JuniorDaniel Farias da Silva

Eduardo Levy GuimaresHlio Pimenta Braga

Ilzanete Henrique da SilvaLeila Maria Magalhes Bellintani

Lucineide Alves FerreiraMyrian Bastos Prraga Serra

Nilton Joaquim Cavalcanti

Ana Paula Poncinelli Garcia RodriguesGeire Luci de Souza MouraOdete Marisa Mazaquatro

SADAGESADSEPLANSADSADSEPLANSADSADSADSEPLANSADSADSADSEPLANCEPROMATSADPGESEFAZSADSEPLAN

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SADSEJUSPSES

SUBCOMISSO De CRIAO DO MODeLO De MANUAL

eQUIPe ReSPONSveL PeLA eLABORAO e ORgANIzAO DO vOLUMe II

COLABORAO

SUMRIO

INtRODUO

ApresentaoIntroduoGesto do Manual

CAPtULO 1 CONteXtUALIzAO DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

1.1 Referncias Conceituais

CAPtULO 2 BASe LegAL DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

2.1 Legislao Federal2.2 Legislao Estadual

CAPtULO 3 PROCeDIMeNtOS DO SISteMA geStO De DOCUMeNtOS

3.1 Orientaes Gerais3.2 Mapa de Relacionamento do Sistema de Gesto de Documentos3.3 Macroprocesso do Protocolo3.4 Macroprocesso do Arquivo

tABeLAS e FORMULRIOS

gLOSSRIO

SIgLAS e ABRevIAtURAS

ReFeRNCIAS BIBLIOgRFICAS

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Sumrio

APReSeNtAO

Apresentao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos

INtRODUO

IntroduoObjetivosAplicao

233

SUMRIO INtRODUO

1

geStO DO MANUAL

ObjetivoResponsabilidade

Elaborao e Gesto do ManualElaborao

Matriz de ResponsabilidadesEstrutura do Manual

RedaoGrficos e Imagens

Metodologia de ElaboraoContedo do Manual

Atualizao do Manual FsicoAtualizao do Manual Eletrnico

AprovaoDistribuio

Cpias Fsicas do ManualCpias Eletrnicas

Controle de RevisesManual Fsico

Controle de Atualizao de Verses - ExemploManual Eletrnico

Controle de Atualizao de Verses - Sistema de Gesto de Documentos

4444567788910101010111111131415

UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS 1

N DA VERSO: 00 REVISTA EM: 15/12/2009

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Apresentao

APReSeNtAO

O aperfeioamento da gesto pblica tem como principal objetivo melhor atender s necessidades e demandas da sociedade e, como ideal, aumentar a qualidade da prestao dos servios ao cidado. Entretanto, para que essa realidade se consolide, so necessrias no somente a formulao de boas polticas pblicas, mas tambm a sua correta execuo e o efetivo controle dos resultados planejados.

Nesse contexto, assume especial relevncia o fornecimento e fortalecimento dos servios administrativos, que tm por finalidade suprir os meios para a concretizao das polticas pblicas, apoiados nos sistemas de: gesto de pessoas, planejamento e oramento, finanas, contabilidade, aquisies, patrimnio e servios, controle interno, protocolo e arquivo, tecnologia da informao e desenvolvimento organizacional.

Com o propsito de atender o exposto, quanto prestao de servios, foram institudos, por meio da Lei Complementar n 264, de 28/12/2006, e suas alteraes, 12 (doze) Ncleos de Administrao Sistmica, no mbito do Poder Executivo Estadual, para realizar os servios administrativos e de apoio, que at ento eram prestados por 43 (quarenta e trs) rgos e entidades.

Os pilares norteadores dessa lei baseiam-se nos seguintes princpios:

1. Integrao das atividades sistmicas em ncleos comuns, para racionalizar as despesas, otimizar os resultados e atender com qualidade as atividades fins dos rgos e entidades;

2. Identificao e padronizao dos processos organizacionais e dos indicadores de desempenho da rea sistmica, para viabilizar e racionalizar os mtodos de trabalho;

3. Profissionalizao dos servidores das unidades sistmicas, com o fim de manter a continuidade administrativa;

4. Integrao dos processos de planejamento, oramento, finanas, gesto de pessoas, gesto patrimonial e controle interno.

A finalidade da criao dos Ncleos foi racionalizar a execuo dos servios sistmicos e, por conseguinte, potencializar a capacidade do Estado em promover o cumprimento de seus compromissos junto populao, com eficincia e transparncia, sem perder o foco na eficcia, isto , na gesto voltada para os resultados.

Para contribuir na efetivao dessa reforma administrativa, foram editados Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos para os sistemas, conforme volumes abaixo:

Sistema de Aquisies Governamentais

Sistema de Gesto de Documentos

Sistema Contbil

Sistema de Controle Interno

Sistema de Desenvolvimento Organizacional

Sistema de Gesto Financeira

Sistema de Gesto de Pessoas

Sistema de Patrimnio e Servios

Sistema de Planejamento

Sistema de Tecnologia da Informao

VOL. I

VOL. II

VOL. III

VOL. IV

VOL. V

VOL. VI

VOL. VII

VOL. VIII

VOL. IX

VOL. X

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Introduo




INtRODUO

A reforma administrativa criao dos Ncleos Sistmicos possui como objetivos a padronizao da execuo dos processos sistmicos, a otimizao dos mtodos de trabalho e a profissionaliza-o dos servidores para melhorar a eficincia e a qualidade dos servios prestados aos rgos e s entidades do Poder Executivo Estadual.

Para que esses objetivos sejam alcanados, imprescindvel que a execuo dos processos e as atividades a eles pertinentes sejam realizadas de acordo com normas e procedimentos de trabalho predefinidos.

Atendendo a esse pressuposto, o Manual Tcnico de Normas e Procedimentos, ora apresentado, promove e prope a sistematizao, dentro de um nico documento, de um conjunto de normas, diretrizes e procedimentos para orientar e instruir os servidores na execuo das atividades relativas administrao sistmica, no mbito do Poder Executivo Estadual.

Ele contm as orientaes tcnicas e normativas acerca de determinado sistema ou matria, es-pecificando de forma completa e detalhada as regras internas da administrao pblica para a adequada execuo dos procedimentos de trabalho, no fornecimento de servios e produtos pela rea administrativa.

O captulo inicial constitudo da contextualizao a respeito do sistema e seu processamento no mbito do Poder Executivo Estadual. Na sequncia, ser apresentada a base legal em que o sistema se fundamenta.

No captulo que trata dos procedimentos esto disponveis os macrofluxos de cada macroprocesso, com o fim de proporcionar uma viso geral do sistema e da relao entre os processos executados pelo rgo central e pelo rgo setorial. Neste captulo tambm so encontrados os mapas dos pro-cessos, a partir dos quais possvel visualizar, de forma integrada, as diversas atividades necessrias adequada execuo para a obteno de um determinado produto ou servio.

Seu captulo final apresenta, na ntegra, os atos normativos regulamentares que regem o sistema e os formulrios que sero utilizados para a execuo das atividades dos processos.

Este manual tem os objetivos de orientar e instruir os servidores pblicos do Estado de Mato Grosso acerca dos processos sob sua responsabilidade. No entanto, para que tais objetivos sejam alcana-dos, este dever estar sempre atualizado segundo as normas e procedimentos vigentes.

A iniciativa quanto s atualizaes partir do rgo central responsvel pelo sistema, cabendo s unidades setoriais, nos ncleos sistmicos, promoverem as adequaes necessrias.Este manual refere-se ao sistema de Gesto de Documentos, composto pelos seguintes macroprocessos:

1 PROtOCOLO

2 ARQUIvO

A responsabilidade pela sua gesto compete Secretaria de Estado de Administrao, por meio da Superintendncia de Arquivo Pblico do Estado de Mato Grosso, cuja misso : Promover a gesto e o recolhimento dos documentos permanentes, de valor histrico, produzidos pelo Poder Executivo Estadual, preservar e facilitar o acesso aos documentos sob sua guarda e elaborar, acom-panhar e implementar a poltica estadual de arquivos e de protocolos.

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Introduo




OBjetIvOS

Os objetivos do Manual Tcnico de Normas e Procedimentos so:

1. Fixar as condies necessrias para a execuo dos procedimentos inerentes elaborao de produtos e prestao de servios que cabem ao Estado;

2. Disseminar as normas referentes aos sistemas e processos executados pela Administrao Pblica Estadual, facilitando a sua aplicao pelos servidores em suas atividades cotidianas;

3. Organizar e documentar sinteticamente os procedimentos de trabalho, em mapas de processos, permi-tindo que o domnio tecnolgico destes processos permanea nas mos do Estado de Mato Grosso;

4. Ampliar e facilitar o acesso dos servidores s capacitaes relativas s normas e procedimentos de trabalho, contribuindo para a melhoria das competncias e profissionalizao dos servidores;

5. Proporcionar a melhoria da comunicao entre os servidores do rgo central e dos rgos setoriais.

APLICAO

Este Manual Tcnico de Normas e Procedimentos da rea sistmica aplica-se ao rgo Central responsvel pelo sistema, aos Ncleos de Administrao Sistmica e aos demais rgos e Entida-des do Poder Executivo Estadual.

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Gesto do Manual




geStO DO MANUAL

OBjetIvO

Estabelecer os procedimentos que descrevem o processo de elaborao, atualizao e controle dos Manuais Tcnico de Normas e Procedimentos do Poder Executivo Estadual. A Tabela I Matriz de Responsabilidades demonstra de forma sinttica os responsveis pelos itens que compem o sistema de gesto dos manuais, apresentado a seguir.

ReSPONSABILIDADe

A responsabilidade pela elaborao/atualizao, aprovao e controle dos manuais do gestor do rgo central responsvel pelo sistema.

A responsabilidade pode ser delegada, mediante designao formal a servidor(es) atuantes na rea.

eLABORAO e geStO DO MANUAL

Esta fase engloba quatro atividades principais: elaborao, aprovao, distribuio e controle dos documentos.

eLABORAO

A criao e atualizao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos so de responsabilidade do rgo ou entidade responsvel pela competncia devidamente estabelecida nas leis que lhes deram origem e demais atos normativos que as regulamentam.

Cada rgo Central de sistema designar pessoa responsvel para elaborar e alterar o contedo conforme disposio tcnica, bem como executar a formatao e demais encaminhamentos.

Os manuais da rea sistmica foram organizados dividindo o seu contedo em parte comum e especfica, seguindo uma estrutura padro.

A parte comum trata dos assuntos padro para todos os manuais da rea sistmica, sendo composta dos seguintes tpicos:

Apresentao;

Introduo;

Objetivos;

Aplicao;

Gesto dos manuais;

Captulo 3 Procedimentos

Seo 1 Metodologia de demonstrao dos procedimentos de operao dos sistemas;

A alterao dos contedos desses tpicos ser feita por comisso especificamente designada. Aps validao, as alteraes devem ser feitas nos manuais de cada sistema, de forma padronizada.





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A parte especfica trata de assunto do respectivo sistema, composta das seguintes tpicos:

Captulo 1 Contextualizao do Sistema;

Captulo 2 Base Legal;

Seo 1 Federal;

Seo 2 Estadual;

Capitulo 3 - Procedimentos;

Seo 2 Mapa de relacionamento do sistema;

Seo 3 Macroprocessos e Macrofluxos;

Seo 4 Processos e Mapas de processos; e

Seo 5 Detalhamento de Procedimentos;

Tabelas e Formulrios;

Glossrio;

Lista de Siglas e Abreviaturas;

Referncias Bibliogrficas.

A alterao dos contedos desses tpicos ser feita pelos responsveis designados de cada sistema, conforme descrito anteriormente.

Os Mapas de Processos so paginados na sequncia de seus respectivos macroprocessos, quando for o caso. Em outras situaes, quando o macroprocesso ou processos exigir detalhamento de mais procedimentos, os mesmos podero se utilizar de um sumrio especfico, na Seo 5 - Detalhamento de Procedimentos.

eStRUtURA DO MANUAL

Seguindo as linhas tericas e metodolgicas mais utilizadas em manuais estudados e analisados, tanto da Administrao Pblica quanto privada, este documento ser composto por trs tipos bsicos de elementos, quais sejam:

Elementos preliminares ou pr-texto so aqueles que identificam o manual, introduzem seu contedo e explicam sua origem, seu desenvolvimento e a relao com outras tcnicas, outros manuais e outras normas;

Elementos textuais so aqueles que fixam os requisitos a serem satisfeitos, as tcnicas a serem adotadas para permitir o bom desempenho dos trabalhos com eficincia e qualidade;

Elementos suplementares ou ps-texto so aqueles que fornecem informaes adicionais para melhor compreenso do texto ou do uso do manual.





ReDAO

Deve-se dar preferncia a redao por tpicos, com frases curtas e objetivas;

Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo - complemento;

Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos tcnicos definidos em terminologias pertinentes;

Deixar claro o que obrigatrio, utilizando-se de termos tais como: devem, no podem;

Utilizar pode/podem para o caso de prescries facultativas apenas;

Evitar explicaes ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que padronizado;

Outros documentos tais como apostilas, textos tcnicos extrados de livros, etc; podem ser utilizados como referncia e detalhes para fins de esclarecimentos, justificativas ou treinamentos;

Nos procedimentos, devem-se destacar as atividades que tm maior influncia na qualidade do processo, evitando-se detalhamento excessivo. Atividades essencialmente tcnicas, que j so pr-requisitos para a ocupao do(s) cargo(s) ou com descrio de requisitos j incorporados ao conhecimento bsico do cargo no necessitam detalhamento.

gRFICOS e IMAgeNS

Devem ser utilizados elementos grficos e imagens, se necessrios para facilitar o entendimento, tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc;

Em detalhes devem ser indicadas a escala e a legenda, quando necessrio;

prELIMINArES OU pr-TEXTO CapaContra CapaSumrioApresentaointroduo objetivo AplicaoGesto do Manual

TEXTUAIS introduoCaptulo 1 Contextualizao sobre o SistemaCaptulo 2 base legal Federal EstadualCaptulo 3 Procedimentos Mapa de relacionamento Macroprocessos e Macrofluxos Processos e Mapas de Processos Detalhamento de Procedimentos

SuPlEMENTARES Ou PS-TEXTO tabelas e FormulriosGlossriolista de Siglas e Abreviaturasbibliografia

tABeLA 02 CLASSIFICAO DOS eLeMeNtOS





So admitidos textos curtos e explicativos em detalhes que possibilitem a compreenso do mesmo, evitando a necessidade de possvel procedimento complementar;

Toda foto, figura ou tabela deve ter um ttulo, denominao, identificao e numerao.

A numerao das fotos, figuras ou tabelas preferencialmente dever seguir uma ordem numrica nica por seo.

MetODOLOgIA De eLABORAO

Os manuais foram elaborados de forma a permitir sua atualizao sem a necessidade de fazer a sua edio completa. Ser atualizada somente a parte que sofrer alterao, excluso ou insero, mantendo o restante de sua estrutura.

A orientao geral para que as sees sejam elaboradas de forma independente, com cabealho, rodap e numerao de pgina especfica para a cada seo. Com este tipo de paginao permitiu-se a atualizao do manual sem a necessidade de sua edio completa, mas, apenas das pginas relativas seo alterada.

A paginao ser feita por seo, mesmo que o contedo seja curto e represente menos de uma pgina.

No entanto, existem casos de manuais de contedos mais extensos e que, sendo assim, apresentam um nmero maior de pginas, superior a 150 (cento e cinquenta), por exemplo. Nesses casos o gestor do sistema poder fazer a opo de numerar a pginas por item. A impresso dever ser de todas as pginas que se referem ao item atualizado. Tambm para este caso orienta-se que seja feito um sumrio especfico por seo para facilitar a leitura e melhorar o controle da paginao.

Os Tpicos - Introduo e Captulos, entre outros, foram separados por divisrias, as mesmas esto padronizadas para todos os manuais, no que se refere quantidade, forma de apresentao e contedo. Divisrias sem abas foram criadas para separar as sees, sua quantidade depender do contedo de cada manual.

CONteDO DO MANUAL

Captulo 1 Contextualizao do sistema Essa seo visa a dar uma viso geral do sistema, enfocando sua estrutura e seu funcionamento, a finalidade do sistema para a gesto pblica estadual, a poltica adotada no Estado, o contedo terico e doutrinrio que orienta seus executores, o tipo de informatizao utilizada e sua integrao com outros sistemas corporativos informatizados, etc.

Captulo 2 base legalContm as citaes dos atos normativos, federal e estadual, de alcance geral sobre o sistema. Tambm deve conter referncia aos atos normativos revogados, bem como os atos normativos que os alteram.

A ntegra das leis e demais atos normativos estadual sero cadastradas, mantidas e controladas no sistema da imprensa oficial, IOMAT-NET e os atos normativos federais sero localizados no endereo eletrnico disponvel no manual. Os responsveis pelo cadastramento dos atos normativos estaduais no sistema IOMAT-NET so os rgos centrais responsveis pelos respectivos sistemas.





Captulo 3 procedimentosEsta seo deve conter os procedimentos para operacionalizao do sistema. Ela composta dos mapas de relacionamento, fluxos dos macroprocessos, mapas dos processos e, quando necessrio, do procedimento operacional relativo s atividades crticas ou mais relevantes para o processo.

Tabelas e FormulriosEste tpico deve conter as tabelas e formulrios que so utilizados na execuo dos procedimentos desenvolvidos diretamente pelo gestor central e setorial ou sob responsabilidade do mesmo, mas, executados pelos clientes.

Como dissemos, existem procedimentos executados pelo rgo central e por suas unidades setoriais. No entanto, tambm existem alguns procedimentos que so executados pelo prprio cliente, como por exemplo, elaborao de: TR Termo de Referncia, Solicitao de fotocpias, Solicitao de Dirias, entre outros. Normalmente para se executar estas atividades os clientes precisam preencher os formulrios definidos pelo rgo central do sistema, sejam eles informatizados ou no.

Os tpicos finais sero respectivamente: Glossrio, Lista de Siglas e Abreviaturas e Bibliografia, e tm o objetivo de propiciar aos setoriais e clientes um melhor entendimento das especificidades de cada sistema.

AtUALIzAO DO MANUAL FSICO

Como j descrito, os manuais fsicos foram editados de forma a permitir a sua atualizao, por incluso, alterao ou excluso, editando a alterao somente da parte afetada, mantendo a sua estrutura, bem como os contedos no afetados.

A iniciativa para as alteraes dos manuais de competncia dos rgos centrais. Os setoriais, quando houver alguma sugesto de melhoria, podem demandar alteraes que aps anlise, homologao e aprovao dos gestores dos referidos rgos centrais, devem demandar aos D.Os setoriais a atualizao de todos os exemplares do manual do respectivo sistema.

Os rgos centrais responsveis pelos sistemas so responsveis pela alterao dos contedos, seguindo a formatao padro, conforme especificada abaixo:

Deve ser realizada em papel branco, no formato A4, 90 gramas;

Fonte Avenir LT, preta, tamanho 10 pt;

Margem superior: 2,5 cm, inferior 2,5 cm, esquerda 2,5 cm, e direita 2,0 cm;

Espaamento entre linhas 1,15;

Espaamento entre pargrafos 0,2 cm;

Afastamento de primeira linha 0,8 cm

Recuo do texto para citao 1 cm.

Paginao Algarismos arbicos (1,2,3...) na parte inferior direita da folha. Inicia-se na primeira pgina de texto com o nmero sequencial da seo;

Impresso Em uma s face.

Ttulos Primrios Colocado margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao crescente, dois espaos entre a letra e o nmero e com espao de 4 cm do incio do texto;

Ttulos secundrios Colocados margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao da subdiviso separada por dois espaos;





Ttulos tercirio, quaternrio... Colocados margem esquerda, com a primeira letra maiscula e as demais minsculas (exceto nomes prprios), com negrito somente na numerao sequencial.

O arquivo atualizado conforme a formatao oficial padro ser utilizado para gerar a impresso das folhas que sero inclusas nos manuais fsico, bem como o manual eletrnico que ser disponibilizado na internet.

AtUALIzAO DO MANUAL eLetRNICO

Os arquivos dos manuais eletrnicos foram desenvolvidos em .pdf e devem ser atualizados pelos responsveis dos respectivos sistemas, aps atualizao o arquivo encaminhado para o Desenvolvimento Organizacional setorial para disponibilizao no Portal do Estado.

APROvAO

O manual deve ser aprovado mediante portaria emitida pelo dirigente do rgo central responsvel pelo sistema.

Tambm, mediante portaria, devem ser aprovados os contedos resultantes de alteraes e atualizaes. Os gestores desses rgos devero aprovar, previamente, as alteraes e consequentes atualizaes dos manuais, no que diz respeito a contextualizao, procedimentos de trabalho, tabelas e formulrios, Glossrio, Lista de Siglas e abreviaturas.

Em se tratando da atualizao do captulo 2, que trata da Base Legal, no ser necessria a edio de um portaria especfica para a alterao desse assunto no manual, visto que toda base legal j previamente publicada.

Aps a aprovao os arquivos so encaminhados aos setoriais de Desenvolvimento Organizacional para dar seguimento ao processo.

DIStRIBUIO

Os rgos centrais e setoriais de cada sistema, bem como os setoriais de Desenvolvimento Organizacional devem manter lista nominal de todas as unidades administrativas que possuem cpias fsicas dos manuais para facilitar as atualizaes e o controle dos mesmos.

Esta lista ser elaborada e atualizada por iniciativa do rgo central de cada sistema. Sempre que esta lista for atualizada deve ser encaminhada uma cpia para suas unidades setoriais e outra para a unidade de Desenvolvimento Organizacional.

CPIAS FSICAS DO MANUAL

As unidades administrativas que recebem cpias fsicas so determinadas pelo rgo central do sistema, segundo a orientao geral abaixo descrita:

Unidades administrativas dos ncleos sistmicos (gabinetes de direo e chefia);

Unidades administrativas dos rgos centrais responsveis pelos sistemas;

Gabinetes de direo dos rgos e das entidades clientes de cada ncleo para conhecimento e utilizao em caso de decises ou orientaes estratgicas.





Aos demais servidores e unidades administrativas as cpias sero disponibilizadas, na internet, via manuais eletrnicos.

Na prtica:

O rgo central responsvel por cada sistema, proceder s alteraes do contedo e o preenchimento de ambos os formulrio de controle no arquivo original do manual;

Estando pronto o material, o rgo central envia para o setorial de D.O. o arquivo em pDF para substituir na internet, bem como outro arquivo com as pginas e o formulrio de alterao para ser impresso.

D.O setorial ir publicar o pDF no portal, imprimir as cpias e distribuir o contedo acompanhado do formulrio atualizado para aquela lista de onde esto os manuais do sistema que esto sendo alterados.

CPIAS eLetRNICAS

As cpias dos manuais eletrnicos sero disponibilizadas de forma centralizada no Portal do Estado de Mato Grosso, em aba especfica. Todos os rgos e entidades vinculados ao Poder Executivo Estadual podero disponibilizar os manuais em seus sites, mediante link com o Portal do Estado. O formato de link mais adequado pois, quando forem alterados os manuais no Portal, automaticamente sero atualizados nos sites.

CONtROLe DAS RevISeS

O rgo central do sistema de Desenvolvimento Organizacional deve manter um controle das revises dos manuais fsicos e eletrnico.

MANUAL FSICO

Todas as pginas devem ter, no rodap, nmero da verso sequencial (00, 01, 02, ...0n), data da reviso e a nome da unidade administrativa responsvel pela reviso.

Cada manual tem um Controle de Atualizao de Verses para facilitar o conhecimento do contedo alterado e o controle da verso atual de cada pgina. Assim, toda vez que o manual sofrer alterao, o Controle de Atualizao de Verses dever ser atualizado.

No Controle deve constar o Tpico, a Seo, o Item, a Pgina, o nmero da Verso atual, o tipo de Modificao que a pgina sofreu (se foi alterada, includa ou excluda a pgina), e a Data da Atualizao da Verso, conforme exemplo abaixo.

Na verso 00 (original) a numerao das pginas apresentada no Controle de Atualizao de Verses ser a total daquele Tpico, Seo ou Item.

A partir da verso 01 (primeira alterao), as sees ou os itens que sofrerem modificaes (por alterao, incluso ou excluso) sero apresentados em linha separada dos demais, na linha subsequente, conforme linha em negrito apresentada no exemplo na prxima pgina.





tABeLA 03 CONtROLe De AtUALIzAO De veRSeS eXeMPLO

A cada nova verso, e para melhor orientao no momento de se efetuar a atualizao do manual, as pginas modificadas e reimpressas para atualizao do manual devem ser acompanhadas do Formulrio de Atualizao da verso em que estaro especificadas as pginas modificadas e quais os tipos de modificao executadas.

Este formulrio conter o Tpico, a Seo, o Item, a pgina e o tipo de modificao que a respectiva pgina sofreu (incluir, alterar e excluir) e dever orientar e facilitar o trabalho das pessoas que faro a troca das folhas novas pelas antigas no manual fsico.

INTRODUO

Objetivos

CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO

CAPTULO 2 BASE LEGAL

CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS

TABELAS E FORMULRIOS

GLOSSRIO

SIGLAS E ABREVIATURAS

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

TpICO pGINASITEM VErSO ATUAL MODIFICAO DATA

-

-

1

2

3

-

-

-

-

1-15

2

1-6

1-8

1-15

1-2

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1-1

1-1

00

01

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00

00

00

00

00

00

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Incluso de texto

-

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15/12/2009

25/12/2009

15/12/2009

15/12/2009

15/12/2009

15/12/2009

15/12/2009

15/12/2009

15/12/2009





FORMULRIO De AtUALIzAO eXeMPLO

Verso n. ......./anoRevisada em dd/mm/ano

Esta atualizao decorre de alterao nos Captulos I e III, em funo de ajustes necessrios devido publicao do Ato Normativo n .... referente s mudanas nos procedimentos aplicveis ao macroprocesso...

TpICO SEO ITEM N pGINA INCLUIr ALTErAr EXCLUIr

CAPtUlo 1

CAPtUlo 1

CAPtUlo 1

CAPtUlo 3

CAPtUlo 3

CAPtUlo 3

CAPtUlo 3

CAPtUlo 3

SUMrio

3.3.1.2

3.3.1.2

3.4.1.3

3.4.1.3

3.4.1.3

1.3.3

1.3.4

C.6.1.2

C.6.1.2

b.6

b.6

C.7

22

23

33

33.A

18

18.A

30

X

X

X

X

X

X

X

X

obS.: Aps efetuar a atualizao conforme o detalhamento acima, retornar as pginas substitudas ou excludas, juntamente com este formulrio, ao rgo setorial de Desenvolvimento organizacional para controle.

Data:recebido por:





MANUAL eLetRNICO

Os manuais eletrnicos devero manter o mesmo Controle de Atualizao de Verses utilizado nos manuais fsicos. Os manuais revisados sero republicados na ntegra, no Portal do Estado.

Uma cpia da primeira edio e das verses posteriores dos manuais eletrnicos de cada sistema ser cadastrada no Sistema Informatizado de Gesto de Processos (SIGP), no mdulo de Gesto de Documentos para manter um histrico das alteraes dos mesmos.

Para que seja feito o controle de impresso de pginas do manual eletrnico disponvel nos sites do governo, ser inserido um mecanismo de controle demonstrando o carter no oficial desta cpia impressa, por exemplo: CpIA NO OFICIAL.

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO

BlAiRO BORGES MAGGiGovernador do Estado de Mato Grosso

GERAlDO APARECiDO DE ViTTO JNiORSecretrio de Estado de Administrao

YNES JESuS DE MAGAlhESSecretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral

DER DE MORAES DiASSecretrio de Estado de Fazenda

JOS GONAlVES BOTElhO DO PRADOSecretrio Auditor-Geral do Estado

DORGiVAl VERAS DE CARVAlhOProcurador-Geral do Estado

EDMilSON JOS DOS SANTOSSecretrio Adjunto do Tesouro Estadual SEFAZ

MARCEl SOuZA DE CuRSiSecretrio Adjunto da Receita Pblica SEFAZ

MAuRO NAKAMuRA FilhOSuperintendente de Gesto Financeira Estadual SEFAZ

CPI

A N

O OF

ICIA

L





INTRODUO

CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO

CAPTULO 2 BASE LEGAL

CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS

TABELAS E FORMULRIOS

GLOSSRIO

SIGLAS E ABREVIATURAS

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

TpICO pGINASITEM VErSO ATUAL MODIFICAO DATA

tABeLA 04 CONtROLe De AtUALIzAO De veRSeS SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

-

1

2

3

-

-

-

-

1-15

1-6

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1-33

1-107

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15/12/2009

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15/12/2009

SUMRIO DO CAPtULO 1CONteXtUALIzAO DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

Referncias Conceituais 1

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Contextualizao


MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS


1

CAPtULO 1CONteXtUALIzAO SOBRe O SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

Em cumprimento aos Decretos Estaduais n 1.654/97, de 29 de Agosto de 1997 e 1.509/2008, de 12 de Agosto de 2008, a Secretaria de Estado de Administrao, atravs do Arquivo Pblico de Mato Grosso, tem a atribuio de orientar os rgos pblicos do Estado de Mato Grosso sobre a implantao ou implementao da Poltica de Gesto de Documentos.

Gesto de Documentos um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes s atividades de produo, recebimento, avaliao, classificao e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua transferncia, eliminao ou recolhimento ao Arquivo Permanente. Presta-se tambm a padronizar e racionalizar as atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e arquivamento de processos e documentos no mbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.

Tais procedimentos permitem organizar de modo eficiente a produo, o gerenciamento, a manu-teno e a destinao dos documentos; agilizar a eliminao de documentos destitudos de valor administrativo, fiscal, legal, histrico ou cientfico; garantir o uso adequado da microfilmagem e de tecnologias de informao, inclusive digitalizao e gerenciamento eletrnico de documentos; assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria administrao pblica e aos cidados; garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos por seu valor histrico e cientfico.

O presente documento rene informaes que objetivam orientar procedimentos relativos Gesto Documental no mbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e contm conceitos e ins-trues consideradas importantes para instrumentalizar servidores nas atividades dos Protocolos e Arquivos.

1.1 ReFeRNCIAS CONCeItUAIS

1.1.1 DOCUMeNtO

Documento todo e qualquer suporte material a que se possa atribuir a existncia de um conte-do informacional, ou seja, documento tambm pode ser entendido como sendo uma informao registrada em um suporte fsico.

Suporte Material + Contedo = Informao registrada = Documento

1.1.2 DOCUMeNtO De ARQUIvO

uma informao registrada em um suporte fsico (convencional ou eletrnico), orgnica e original, produzida e recebida por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e atividades.

1.1.3 NAtURezA DOS DOCUMeNtOS De ARQUIvO

Qualquer Instituio no cumprimento de suas atribuies produz e recebe diferentes tipos de documentos, que se apresentam nas mais variadas espcies, formatos, formas e gneros.





2

1.1.3.1 eSPCIe DOCUMeNtAL

a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e natureza das informa-es nele contidas.

Ex.: Comunicao Interna (CI), Ofcio, Processo, Relatrio, Guia, Requisio.

1.1.3.2 FORMAtO

Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha.

1.1.3.3 tIPO DOCUMeNtAL

Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

Ex.: Comunicao Interna (CI) solicitando materiais/ servios/ equipamentos, Ofcio requerendo a instaurao de sindicncia, Processo de Pagamento de 1/3 de Frias, Guia de Encaminhamento, Requisio de Dirias.

1.1.3.4 FORMA

Estgio de preparao e de transmisso de documentos.

rascunho: Forma sob a qual um documento, antes da sua feio definitiva, apresenta texto passvel de modificaes.

Minuta: Forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validao, j foi devidamente revisado.

Original: Forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validao.

Cpia: Forma sob a qual um documento duplicado a partir do original por meio de diferentes mtodos. Ex.: Cpia Carbono, Cpia Reprogrfica.

1.1.3.5 gNeRO DOCUMeNtAL

Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comu-nicao de seu contedo.

Quanto ao gnero o documento pode ser:

Audiovisual: utiliza como linguagem bsica a associao do som e da imagem.

Fonogrfico: utiliza como linguagem bsica o som.

Iconogrfico: utiliza como linguagem bsica a imagem.





3

Textual: utiliza como linguagem bsica a palavra escrita.

Multimeios: utiliza simultaneamente mltiplas linguagens.

1.1.4 ARQUIvO

Conjunto de documentos orgnicos e originais, produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e atividades.

1.1.5 IMPORtNCIA DO ARQUIvO

1.1.5.1 IMPORtNCIA ADMINIStRAtIvA

Indispensvel para a tomada de decises, avaliao e controle das decises e aes empreendi-das. Indispensvel ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurdicos e tcnicos de uma instituio.

1.1.5.2 IMPORtNCIA CIeNtFICA/CULtURAL/HIStRICA

Testemunho da memria institucional, detentor de experincias e conhecimentos acumulados no passado.

1.1.6 CICLO De vIDA DOS DOCUMeNtOS

Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados pela frequncia e pelo tipo de utilizao que feita dele. Composto por trs subconjuntos amparados no valor primrio (administrativo) e valor secundrio (cientfico/cultural/histrico), o arquivo de uma insti-tuio divide-se em:

1.1.6.1 ARQUIvO CORReNte

Conjunto de documentos indispensveis manuteno das atividades cotidianas de uma adminis-trao, por serem utilizados frequentemente. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou, se estiverem registrados em suporte eletrnico, armazenados nos servidores da rede. O acesso deve ser fcil e rpido.

1.1.6.2 ARQUIvO INteRMeDIRIO

Conjunto de documentos que j no so mais necessrios para a manuteno das atividades co-tidianas, mas devem ainda ser conservados por questes administrativas, legais e financeiras. Por apresentarem uma frequncia mais baixa de consulta do que os documentos correntes, justifica-se a conservao em depsitos centralizados onde se pode tirar um melhor aproveitamento do armazenamento denso dos documentos ou, se estiverem registrados em suporte eletrnico, no necessitam estar disponveis on-line. A economia de espao fsico e de equipamento o ponto mximo e determinante da existncia do Arquivo Intermedirio.





4

1.1.6.3 ARQUIvO PeRMANeNte

Conjunto de documentos que deixam de ter valor previsvel para seus produtores por questes administrativas, legais e financeiras, e que so conservados permanentemente por possurem valor histrico de testemunho.

1.1.7 geStO De DOCUMeNtOS De ARQUIvO

Gesto de documentos o planejamento e controle das atividades de produo, classificao e recuperao, avaliao, descrio e difuso, proteo e preservao de documentos de arquivo. Visa racionalizao e eficincia dos documentos de arquivo desde a produo at o seu destino final, que pode ser a eliminao ou sua guarda permanente.

1.1.8 AtIvIDADeS DA geStO De DOCUMeNtOS

1.1.8.1 CONtROLe DA PRODUO

Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produo de documentos. Atravs desse controle, a informao pode ser produzida de forma estruturada e inteligvel, registrada em um suporte ade-quado e inserida num canal de difuso apropriado, levando-se em conta questes administrativas, legais, financeiras e histricas. O controle da produo evita a criao de documentos inadequados, inteis e no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

1.1.8.2 CLASSIFICAO

Classificao um conjunto de operaes intelectuais e fsicas que visa representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funes do organismo produtor. Atravs dela possvel visualizar a ligao dos documentos com as respectivas atividades e funes que lhe deram origem. Por isso a classificao lgica.

A classificao constitui-se em uma primeira etapa descritiva, orienta o arquivamento e permite o acesso aos documentos contidos nos arquivos, alm de lanar as bases seguras para a avaliao.

O instrumento resultante da atividade de classificao o Plano de Classificao de Documentos.

1.1.8.3 ORDeNAO

Ordenao o mtodo como esto dispostos fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de acordo com um elemento convencionado para sua recuperao. Seu objetivo facilitar e agilizar a busca direta dos documentos. Note que, mesmo que os documentos pertenam a uma mesma funo/atividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume significativo. Portanto, a adoo de critrios de ordenao pretende evitar que, para localizar um nico documento, sejam consultados muitos outros do mesmo tipo desnecessariamente.

1.1.8.3.1 MtODOS BSICOS De ORDeNAO

a) Alfabtico: Ordenao de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Deve ser utilizado quando o elemento

principal para a recuperao da informao for um nome.





5

b) Numrico: Ordenao de acordo com a sequncia numrica atribuda aos documentos. Deve ser utilizado

quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento.

c) Cronolgico: Ordenao de acordo com a sucesso temporal. Deve ser utilizado quando o elemento principal

para a recuperao da informao for a data do documento.

d) Geogrfico: Ordenao de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros,

outros). Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperao da informao for uma unidade

territorial.

e) Temtico: Ordenao de acordo com assuntos ou temas. Deve ser utilizado quando o elemento principal para

a recuperao da informao for um assunto ou tema.

1.1.8.4 AvALIAO

Processo participativo de anlise, que consiste em estabelecer os prazos de guarda e destinao dos documentos com base no seu valor primrio e secundrio.

Valor primrio: Qualidade que apresenta um documento de acordo com sua utilidade primeira, ou seja, cumprir as razes para as quais foi criado, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais, financeiros, jurdicos e tcnicos.

Valor secundrio: Qualidade que apresenta um documento para alm da sua utilidade primeira, ou seja, fornecer informaes privilegiadas e objetivas no s para a administrao que o produziu, mas tambm para terceiros, tendo em vista seu uso para fins cientficos, culturais e histricos.

A Avaliao constitui-se numa segunda etapa descritiva, permitindo implantar e gerenciar o ciclo de vida dos documentos.

O principal instrumento da Avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos.

As vantagens da Avaliao de Documentos so as seguintes:

Reduo, ao essencial, do volume de documentos no arquivo;

Definio de responsabilidades de arquivamento;

Economia de espao fsico, recursos materiais e financeiros;

Garantia de preservao da memria institucional.

1.1.8.5 DeSCRIO

a representao das informaes contidas nos documentos, considerando os nexos lgicos com as atividades e funes que as geraram, a fim de identific-las, geri-las e torn-las acessveis ao pesquisador, seja ele interno ou externo instituio produtora.

AteNO

O que deve nortear a escolha de um dos mtodos ou uma de suas variantes a especificidade do documento e a informao que se

deseja recuperar.





A descrio de documentos no seu sentido amplo se inicia, de forma mais simples, na classificao de documentos, continua na avaliao e se aprofunda, de forma mais complexa, nos instrumentos de pesquisa mais especficos como Guias, Catlogos, Inventrios, ndices e Mapas de Localizao do Acervo. A descrio de documentos no arquivo permanente deve levar em conta as Normas Internacionais de Descrio Arquivstica.

1.1.8.6 PROteO

Conjunto de normas e medidas que visam assegurar a restrio de acesso aos documentos que contenham informaes essenciais e sigilosas por estarem estabelecidas em preceitos legais ou para preservar os interesses da instituio. Alguns documentos trazem informaes cuja publici-dade pode ser prejudicial aos interesses de seu detentor ou a terceiros. Nesse sentido necessrio estabelecer critrios e mecanismos claros de restrio de acesso.

1.1.8.7 PReSeRvAO

Conjunto de procedimentos e medidas preventivas que visam a prolongar a vida til dos documen-tos de arquivo, atravs da eliminao ou do retardamento da degradao ou mesmo da destruio provocadas por fatores internos e externos, garantindo, dessa maneira, a qualidade de acesso s informaes registradas nos documentos.

SUMRIO DO CAPtULO 2BASe LegAL DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

LegISLAO FeDeRAL

Constituio FederalLei Ordinria Federal

Decreto FederalResoluo Federal

1111

LegISLAO eStADUAL

Decreto Estadual 3

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Legislao Federal




1

CAPtULO 2BASe LegAL DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

2.1 LegISLAO FeDeRAL

2.1.1 CONStItUIO FeDeRAL

A base constitucional federal que trata da proteo dos documentos, encontra-se no Ttulo III - Organizao do Estado, Captulo II, Art. 23, Inciso III.

2.1.2 LeI ORDINRIA FeDeRAL

LEI N 8.159, DE 15 DE JANEIRO DE 1991Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

LEI N 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.

LEI N 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.

2.1.3 DeCRetO FeDeRAL

DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002regulamenta a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.

2.1.4 ReSOLUO FeDeRAL

RESOLUO N 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995, DO CONARQDispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.

RESOLUO N 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995, DO CONARQDispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos docu-mentais para instituies arquivsticas pblicas.

RESOLUO N 6, DE 15 DE MAIO DE 1997, DO CONARQDispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.

RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997, DO CONARQDispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Legislao Federal




2

RESOLUO N 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001, DO CONARQAprova a verso revisada e ampliada da resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema nacional de Arquivos (SinAr), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na tabela bsica de temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Revoga as Resolues n 4/1996 e n 8/1997.

RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004, DO CONARQDispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema nacional de Arquivos.

RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006, CONARQEstabelece diretrizes para a transferncia e o recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.

RESOLUO N. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007, DO CONARQDispe sobre a adoo do Modelo de requisitos para Sistemas informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ArQ brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema nacional de Arquivos

- SinAr.

RESOLUO N 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008, DO CONARQDispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, de criar e manter Arquivos Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.

OBSeRvAO

Legislao Federal Disponvel no site:www.conarq.arquivonacional.gov.br

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Legislao Estadual




2.2 LegISLAO eStADUAL

2.2.1 DeCRetO eStADUAL

DECRETO N 1.654, DE 29 DE AGOSTO DE 1997Dispe sobre a instituio do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso SiArQ /Mt.

DECRETO N 5.567, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2002Aprova o Manual de Gesto de Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.

DECRETO N 1.509, DE 12 DE AGOSTO DE 2008institui o Sistema de Protocolo nico do Estado de Mato Grosso e d outras providncias.

OBSeRvAO

Legislao Estadual Disponvel no site:http://www.iomat.mt.gov.br/do/navegadorhtml/sistemasestruturantes/

SUMRIO DO CAPtULO 3PROCeDIMeNtOS DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

ORIeNtAeS geRAIS

Metodologia de Demonstrao dos Procedimentos de Operao dos Sistemas 1

MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS

MACROPROCeSSO DO PROtOCOLO

MACROPROCeSSO DO ARQUIvO

Macrofluxo do ProtocoloMapas dos processos Registrar e informar a tramitao de processos/documentos

Mapas dos processos Gerenciar o protocoloProcedimento Operacional do Protocolo

Macrofluxo do ArquivoMapas dos processos Criar a Tabela de Temporalidade de Documentos

Mapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo CorrenteMapas dos processos Arquivar Documentos no Arquivo Geral

(intermedirio e permanente)Mapas dos processos Gerenciar o Arquivo

Procedimento operacional do Arquivo

6789

19202122

2425

Mapa de Relacionamento 5

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Orientaes Gerais




3.1 ORIeNtAeS geRAIS

3.1.1 MetODOLOgIA De DeMONStRAO DOS PROCeDIMeNtOS De OPeRAO DOS SISteMAS

Os conceitos necessrios ao entendimento de um sistema, macroprocesso e processo no Poder Executivo Estadual sero apresentados dentro deste item. De inicio convm orientar que cada rgo e entidade da Administrao Pblica compreende um ou mais sistemas organizacionais.

Estes sistemas so organizados de modo a assegurar a organizao pblica o cumprimento de sua misso institucional. Para tanto, desenvolvem um ou mais servios pblicos, destinados direta ou indiretamente a atender s necessidades dos cidados.

A misso representa a razo da existncia de uma organizao, o motivo pelo qual foi criada. Sendo assim, se considerarmos que os rgos e entidades pblicos so criados para desenvolver um conjunto de competncias em prol da sociedade, a razo de sua existncia a realizao destas competncias.

Logo, se considerarmos o conceito de competncia do Prof. Celso A. Bandeira de Mello, como sendo um plexo de deveres pblicos exercidos para a satisfao do interesse pblico, podemos concluir que competncias se resumem no conjunto de aes desencadeadas pela Administrao Pblica com o objetivo de garantir o fornecimento dos servios pblicos sociedade.

A organizao percebida como um grande sistema em constante processamento, ou seja, que converte inmeras entradas de recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, em um conjunto de sadas denominadas de produtos ou servios. Internamente, estes sistemas podem ser subdivididos em sistemas menores, de acordo com critrios ou classificaes criadas pela prpria organizao, tais como: tipo de servios, assunto / matria, complementariedade tcnica, similaridade, etc.

Um sistema um conjunto de procedimentos ou de prticas organizadas, relacionadas entre si de modo coerente, destinadas a cumprir uma misso organizacional definida, representa o desenvolvimento das macrofunes ou macrocompetncias organizacionais.

No Poder Executivo Estadual, um sistema pode ser composto de um ou mais subsistemas ou macroprocessos. Estes, por sua vez, compem-se de um conjunto de processos menores. Os conjuntos de processos distintos e interdependentes funcionam de forma integrada e coordenada, buscando desenvolver a macrofuno organizacional, a misso do sistema.

Um subsistema ou macroprocesso compe-se de um conjunto de processos, complementares e sequenciais, que contribuem diretamente para execuo de um ou mais servios.

Para que se tenha melhor visualizao e entendimento do mtodo utilizado para se executar determinado servio, os procedimentos de trabalho podem ser organizados em dois tipos bsicos de fluxos: o macrofluxo - encadeamento entre os processos - e o fluxograma - encadeamento entre as atividades.

O macrofluxo uma ferramenta que demonstra a forma de organizao sequencial que foi dada a um conjunto de processos de responsabilidade de um determinado rgo ou unidade organizacional. Um macrofluxo tambm pode representar um conjunto de processos intersetoriais, que contribuem para a elaborao de um servio intersetorial, de um servio que, para ser elaborado e concludo.

CAPtULO 3PROCeDIMeNtOS DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOS





Perpassa por diversas unidades organizacionais, rgos ou entidades. O macrofluxo d uma viso geral do relacionamento e do encadeamento entre os processos, bem como oportuniza a condio para avaliar a suficincia e pertinncia dos processos para o cumprimento das macrofunes organizacionais.

Os processos, por sua vez, so instrumentos organizacionais que materializam os resultados para o cumprimento da misso da Unidade Administrativa.

O processo compe-se de um conjunto de operaes ou atividades distintas e interdependentes que, funcionando de forma integrada e coordenada, em ciclo repetitivo de trabalho, com variabilidade mnima, tem por objetivo transformar insumos (entradas), em produtos (bens ou servios) claramente identificveis, que sero entregues ao processo seguinte e que devem atender s necessidades dos clientes.

As atividades representam o ltimo procedimento desdobrvel, e representam o conjunto de procedimentos executados pelo operador ou executor. Toda atividade executada por um servidor ou empregado pblico. Um conjunto de procedimentos operacionais ou atividades, executados por um ou mais agentes pblicos, contribui para a elaborao de um produto ou servio.

FIgURA 01 RePReSeNtAO gRFICA De UM MACROPROCeSSO

FIgURA 02 RePReSeNtAO gRFICA De UM PROCeSSO

SATESecretaria Adjunta do Tesouro Estadual

SGFISuperintendncia

de Gesto Financeira Estadual

SGEPSuperintendncia

de Gesto do Endividamento Pblico

SGECSuperintendncia

de Gesto da Contabilidade do Estado

SMAISuperintendncia de Monitoramento

da Administrao Indireta

SGFISuperintendncia de Gesto Financeira Estadual

CCCOCoordenadoria da Conta

nica de Estado

CCAPCoordenadoria de Consolidao

e Avaliao da Programao Financeira

CRFICoordenadoria de

Recursos Financeiros

LEI D

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PRODUTO A PRODUTO B PRODUTO C

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RECURSOS

PROCESSAMENTO

ATIVIDADE A ATIVIDADE B ATIVIDADE C

PROCESSO A PROCESSO B PROCESSO C

SATESecretaria Adjunta do Tesouro Estadual

SGFISuperintendncia

de Gesto Financeira Estadual

SGEPSuperintendncia

de Gesto do Endividamento Pblico

SGECSuperintendncia

de Gesto da Contabilidade do Estado

SMAISuperintendncia de Monitoramento

da Administrao Indireta

SGFISuperintendncia de Gesto Financeira Estadual

CCCOCoordenadoria da Conta

nica de Estado

CCAPCoordenadoria de Consolidao

e Avaliao da Programao Financeira

CRFICoordenadoria de

Recursos Financeiros

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PRODUTO A PRODUTO B PRODUTO C

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RECURSOS

PROCESSAMENTO

ATIVIDADE A ATIVIDADE B ATIVIDADE C

PROCESSO A PROCESSO B PROCESSO C





O processo e seus elementos so identificados, demonstrados e documentados por meio de um documento que se denominou de mapa de processo. Neste documento consta o nome do sistema e do macroprocesso dos quais o processo faz parte, alm de outros elementos necessrios ao processo.

Tambm compem o mapa de processo os seguintes elementos: o produto ou servio; os insumos - entradas; os resultados/produtos intermedirios - sadas; os documentos (informaes) que normatizam e orientam sua execuo; os requisitos dos clientes; os indicadores que medem a eficincia do processo; indicadores que medem o resultado final, produto ou servio elaborado.

As entradas podem ser documentos, atos normativos, informaes, pareceres, autorizaes, relatrios, comunicados, manuais, anlises, capacitaes, ou mesmo, produtos ou servios de outros processos que serviro para realizar o processamento e a agregao de valores, gerando produtos intermedirios - sadas at a finalizao do produto do processo.

O Mapa de Processo, segundo Barnes (1982), uma tcnica para se registrar um processo de maneira compacta, a fim de tornar possvel sua melhor compreenso e posterior melhoria. (Pinho et al 2007).

Pinho (2007) destaca que o estudo minucioso desse mapa, fornecendo a representao grfica de cada passo do processo, certamente sugerir melhorias. Aps a anlise do mapa de processo, comum concluir que certas operaes podem ser inteiramente ou em parte eliminadas. [...] o mapa de processo ajuda a demonstrar que efeitos as mudanas, em uma parte do processo, tero em outras fases ou elementos. Alm disso, o mapa de processo poder auxiliar na descoberta de operaes particulares do processo produtivo que devam ser submetida a uma anlise mais cuidadosa.

O fluxo de um processo uma representao grfica, de modo analtico, da sequncia das atividades/tarefas e decises, delimitando as operaes que compem o processo, de tal maneira que estas relaes sequenciais de trabalho possam ser facilmente compreendidas e comunicadas a todos.

FIgURA 03 SIMBOLOgIAS UtILIzADAS NA CONStRUO De UM FLUXO:

RETNGULO Representa a atividade ou tarefa executada.

LOSANGORepresenta uma deciso.

CRCULORepresenta uma conexo em uma mesma pgina.

SETARepresenta o sentido / direo do fluxo.

ELIPSERepresenta o incio e o fim do fluxo.

PENTGONORepresenta uma conexo entre pginas.





Como elementos de um processo, os procedimentos operacionais, ou atividades, so aes sequenciais e/ou simultneas que agregam valor aos insumos (entradas) e desenvolvem resultados parciais especficos que contribuem para formao do resultado do processo.

Os documentos que normatizam (atos normativos e administrativos) a execuo do processo, por sua vez, podem ser leis, decretos, instrues normativas, portarias, resolues de conselhos, entre outros.

Na administrao pblica de suma importncia que nossas aes cotidianas estejam respaldadas por atos normativos de carter geral. O que fazemos, na Administrao Pblica, deve seguir um conjunto de normatizaes cuja gnese se d na prpria Constituio.

Outro elemento que deve constar no mapa de processo so os requisitos do cliente, isto , das pessoas internas ou externas administrao pblica que necessitam do servio produzido pelo processo. Estas pessoas, cidados em sua grande maioria e, portanto, contribuintes, so os acionistas das organizaes pblicas. Sendo assim, possuem expectativas em relao ao servio que desejam receber, e estas expectativas normalmente esto relacionadas com a qualidade intrnseca do prprio servio, o tempo necessrio para sua prestao ou mesmo o custo envolvido com o processamento do mesmo, quanto a sociedade gasta para prover os servios de educao, sade, segurana e infraestrutura, por exemplo.

Por fim, um mapa de processo far referncia expressa aos indicadores, de processo e de produto/servio, que podero ser monitorados tanto pelo gestor da unidade administrativa, diretamente responsvel pelo processo e pelo servio, quanto pela chefia mediata. Os indicadores tm o objetivo de fornecer ao gestor pblico informaes que possibilitem o acompanhamento e a avaliao da qualidade do produto ou servio sob sua responsabilidade.




VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Sistema de Gesto de Documentos

3.2 MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA De geStO De DOCUMeNtOSA

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VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Macrofluxo do Protocolo

3.3 MACROPROCeSSO DO PROtOCOLO3.3.1 MACROFLUXO DO PROtOCOLO

Gerenciar o protocolo.

Aplicar aes corretivas.Monitorar indicadores deprocesso e produto.

Aplicar aes corretivas.

Processos no mapeados.

Registrar e informar a tramitao deprocessos/documentos.

Gerenciar o sistema informatizado deprotocolo do Estado.

Implantar o sistema informatizado de protocolo

Instituir normas tcnicas de funciona-mento e gerenciamento do sistema.

Capacitar os servidores no sistema informatizado de protocolo.

Acompanhar e orientar a aplicaodas normas relacionadas gesto do protocolo.

Monitorar indicadores de gesto dosprotocolos setoriais.

INCIO

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FIM

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CENTRAL SETORIAL

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Protocolo




N DA VERSO 01 | REVISTA EM 15/06/2009 UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

ENTrADAS FLUXO DO prOCESSO SADAS

3.3.1.1 MAPAS DOS PROCeSSOS RegIStRAR e INFORMAR A tRAMItAO De PROCeSSOS/DOCUMeNtOS

FUNO / SISTEMA Gesto de Documentos

MACROPROCESSO Protocolo

PROCESSO Registrar e Informar a Tramitao de Processos/Documentos

PRODUTO / SERVIO Processo Registrado eTramitado

REQUISITOS DO CLIENTE Informao clara, atualizada e trmite rpido dos processos

EXECUO Setorial

DOCUMENTOS DE REFERNCIA Decreto Estadual N 1.509/2008

INDICADOR N de processos devolvidos para regularizaoPROCESSO

PRODUTO / SERVIO N de processos regulares

Conferir a relao de documentos.

Relao de documentosem anlise. Documentos conferidos.

Devolver para complementao. Documentos devolvidos paracomplementao.

Documentos no esto de acordocom a relao.

Identificar os dados necessriospara o cadastramento dosdocumentos / processos.

Dados necessrios identificados. Documentos de acordo com a relao.

Cadastrar os dados no sistema.

Tramitar os documentos.

Dados cadastrados no sistema.Dados necessrios identificados.

Documentos tramitados.Dados cadastrados no sistema.

FIM

Documentos de acordo com

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INCIO

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Protocolo




N DA VERSO 01 | REVISTA EM 15/06/2009 UNIDADE RESPONSVEL: SAP/SAD

ENTrADAS FLUXO DO prOCESSO SADAS

3.3.1.1 MAPAS DOS PROCeSSOS geReNCIAR O PROtOCOLO

Planejar material deconsumo anual.

Material de consumo anualem planejamento.

Disseminar as normasdo protocolo.

Concludo planejamento dematerial de consumo anual.

Treinar os servidores nas tcnicas deregistrar e informar a tramitao

dos processos.Normas do protocolo

disseminadas.

Gerar relatrio detramitao de processos.

Registro da informao da tramitao dos processos

monitorado.

Monitorar o registro dainformao da tramitao

dos projetos.Servidores treinados.

Acompanhar e avaliar aevoluo dos indicadores

institucionais. Relatrio de tramitao

do processo gerado.

Avaliar o nvel desatisfao dos clientes.

Propor aes de melhoria.

Avaliada evoluo dosindicadores institucionais.

Aes de melhoria propostas.Nvel de satisfao dos

clientes avaliado.

Concludo planejamento dematerial de consumo anual.

Normas do protocolo disseminadas.

Servidores treinados.

Relatrio de tramitaodo processo gerado.

Avaliada evoluo dosindicadores institucionais.

Nvel de satisfao dosclientes avaliado.

Registro da informao datramitao dos processosmonitorado.

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FIM

FUNO / SISTEMA Gesto de Documentos

MACROPROCESSO Protocolo

PROCESSO Gerenciar o Protocolo

PRODUTO / SERVIO Protocolo Gerenciado

REQUISITOS DO CLIENTE Informao do trmite dos processos atualizados

EXECUO Setorial

DOCUMENTOS DE REFERNCIA Decreto Estadual N 1.509/2008

INDICADOR N de documentos cadastrados em relao ao nmero de documentos tramitados pelo Sistema de ProtocoloPROCESSO

PRODUTO / SERVIO Nvel de satisfao dos clientes

VOLUME II - SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS Procedimento do Protocolo




3.3.1.2 PROCeDIMeNtO OPeRACIONAL DO PROtOCOLO

A prOTOCOLO: Instrues quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, distribuio, registro, tramitao, formalizao de processos e expedio.

A.1 Autuao de processos e registro de documentos

A.1.1 Formalizao

A formalizao de processo e documentos ser executada diretamente pela Unidade Protocoliza-dora interessada, devendo ser registrada no Sistema de Protocolo.

O processo s poder ser formado a partir de:

a) Originais de documentos;

b) Cpias de documentos, havendo necessidade de autenticao de cpias de documentos. Quando no realizada

em cartrio, dever ser feita exclusivamente por servidor pblico atravs de carimbo CONFErE COM O

OrIGINAL, com data, identificao do nome e matrcula do servidor responsvel e sua assinatura.

NOTA: Os processos ou documentos devero ser registrados no Sistema, na sua produo ou em seu recebimento.

Os processos formalizados recebero capa, devendo constar na etiqueta do processo, alm do nmero do protocolo, o assunto, o nome do interessado, a procedncia e o solicitante, bem como o resumo do assunto.

A.1.2 Classificao do documento

Todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo, no exerccio de suas funes e atividades, deve ser classificado conforme o seu ASSuNTO. Para tanto, no ato do cadastramento todos os documentos/processos devero ser classificados pela Unidade Protocolizadora, que de-vero seguir as etapas abaixo descritas:

a) Ler o documento, identificando o assunto principal;

b) Identificar se o assunto refere-se atividade meio (rea sistmica) ou atividade-fim (rea programtica);

c) Consultar a Tabela de Assuntos do Sistema Iinformatizado de Protocolo ou o Plano de Classificao de

Documentos do Estado de Mato Grosso;

d) Informar o Assunto e registrar no Sistema de Protrocolo.

A classificao por assuntos a atividade inicial da gesto documental, sendo utilizada com o ob-jetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida.

A classificao feita no cadastramento do documento pelas unidades protocolizadoras define, portanto, a organizao fsica dos documentos nos arquivos, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.

NOTA: A classificao dever ser criteriosa e consciente, pois um erro poder acarretar na eliminao indevida de documentos. No caso de dvidas consultar a equipe tcnica do rgo Central do Sistema de Gesto de Documentos do Estado.





A.1.3 Numerao das pginas

As folhas do processo devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para esse fim, carimbo prprio da Unidade Protocolizadora.

A folha nmero 1 (um) do processo corresponder primeira folha do documento que o originou.

Modelo 1Carimbo de numerao de folha do processo, dimenso: 3 cm de largura por 2 cm de altura.

Os documentos includos posteriormente no processo devero ser numerados e rubricados pela Unidade responsvel pela incluso.

Quando, por erro ou omisso, se verificar a necessidade de correo de numerao de qual-quer folha dos autos, inutilizar-se- a anterior, enumerando-se as folhas seguintes, sem rasuras, e certificando-se a ocorrncia.

Para se fazer a correo de erro de numerao de folhas juntadas, o procedimento dever ser o seguinte:

a) Identificar o local do erro;

b) Passar um trao no nmero errado;

c) Colocar ao lado do nmero errado o nmero correto;

d) Colocar o carimbo e assinar;

e) No rasurar o nmero errado.

Quando o funcionrio comete um erro de juno, deve corrigir o seu erro e todos os erros subsequentes.

No final da correo o funcionrio deve fazer um termo de regularizao, conforme Modelo 2, informando o intervalo de folhas corrigidas.

O Termo de regularizao de Erro de Juno dever estar na sequncia natural do processo.

Se o erro for por falta de folha ou de documento, devidamente constatada, a numerao no dever

SAD / MTFolha n:Ass.:


Unidade / MTFolha n:Ass.:

Exemplo 1

Exemplo 2

Exemplo 1 preenchido


Carimbar e assinar





ser alterada. O rgo/unidade dever:

a) Justificar a falta da folha;

b) Informar se a falta da folha prejudicar a deciso final do processo.

Modelo 2

A.2 Movimentao do processo

Aps autuao, o processo deve ser remetido unidade que deve apreciar o assunto em primeiro lugar. Inicia-se, assim, a tramitao do processo pelas diversas unidades administrativas.

O encaminhamento do processo ser feito sempre por meio do Sistema de Tramitao de Processos.

Cabe s chefias a responsabilidade de exercer a fiscalizao nas tramitaes dos processos, com o acompanhamento dos relatrios fornecidos pelo Sistema.

A unidade que envia o processo continua responsvel por ele at que a unidade destinatria acuse o recebimento no Sistema, quando ento o processo deixar de estar em tramitao.

O recebimento no Sistema dever ocorrer no ato da entrega do processo/documento.

Os processos podero ser tramitados apenas em rgos da administrao pblica, direta e indireta, da esfera estadual do Estado de Mato Grosso.

A.2.1 registro de informaes e despachos

Toda deciso, providncia ou informao referente a um processo dever ser feita atravs de despacho no prprio documento ou, caso no seja possvel, em folha (s) de despacho, a ser (em) includa(s) no processo. Dever ser utilizada somente a frente da folha de despacho, no sendo permitida a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento.

No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco da ltima folha de despacho (com trao em diagonal ou X ou, ainda, com carimbo EM brANCO, con-forme o modelo abaixo). Os registros devero ser efetuados em sequncia, e sempre na ltima folha juntada ao processo.

Deve-se descrever a ementa de forma resumida, mas completa, de modo que em consulta possa-se ter clara a idia do despacho dado ao processo ou documento.

TERMO DE REGULARIZAO DE ERRO DE JUNO

( ) foram corrigidas as numeraes das folhas a .( ) falta a folha n , sendo que sua ausncia no prejudica a deciso final do processo.

data carimbo e assinatura do responsvel





Modelo 3

A.2.2 Encerramento e abertura de volumes

Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos grampos observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm.

Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado neste documento, com ela se formaro outros volumes.

No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, este dever iniciar um novo volume.

Exemplo: No caso de processo contendo 180 folhas ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar o volume com 180 e abrir novo volume com o documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes sero executados pelas Unidades Protocolizadoras, mediante determinao de seu dirigente, em despacho. A Unidade Protocolizadora dever provi-denciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos Termos de Encerramento e Abertura de Volumes em conformidade com os modelos 4 e 5, respectivamente. No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- o Termo de Encerramento de Volume, devidamente numerado.

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos _______ dias do ms de _______________________________ de ____________, na _____________________________________, p

manual tecnico sistema gestao documentos

Documents