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MANUAL DE USUARIO GESTION CONTABLE FINANCIERO ELECTRÓNICO

B1

MENU ARCHIVOS

B1. EMPRESAS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla

Empresas. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una

empresa, el número de empresas posible a registrar está en función a

la capacidad del hardware que posea el usuario.

Formas de acceso:

Clic Menú ARCHIVOS/EMPRESAS

Utilizando los comandos “CTRL + D”

Clic en el Icono

Ubicación en la Barra de Menús:


B1

Ventana Principal:

Descripción de los Campos:

a. Lista de Empresas

Campo / Opción Descripción

Lista de empresas Muestra la lista de empresas

creadas por el Usuario + código.

Se puede crear empresas desde el

00 al 99, combinaciones de letra y

número o solo letras.

b. Datos de la empresa


Código Muestra el código de la empresa el

cual puede ser número, Numero +

letras o solo letras.

Descripción Muestra la Razón Social de la


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Empresa, con el cual está registrado

en la ficha RUC.

Dirección Permite ingresar la Dirección donde

se encuentra ubicada la empresa.

Giro Permite registrar el tipo de giro que

tiene la empresa.

R.U.C Permite registrar el número de RUC

de la empresa.

c. Botón , Clic en la opción para que se muestre la

ventana principal.


B1

Esta opción permite crear los periodos de trabajo de la Empresa

y configurar las propiedades para cada periodo. Para que los

cambios surtan efecto es necesario que se vuelva a ingresar a la

empresa.

Periodos

Campo /

Opción

Descripción

Periodo Este campo permite ingresar el periodo de trabajo de la

empresa.

Para la apertura de un nuevo periodo, el usuario tiene que

hacer clic en el botón . Completar todos los

datos y Grabarlos.


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Si el Usuario desea hacer cambios en la configuración de

un periodo tiene que hacer Clic en el botón ,

esto habilita todos los campos a excepción del Periodo.


B1

Cuando el Usuario completa todos los datos referentes a

un periodo tiene que grabarlo y volver a ingresar a la

empresa, opción PROCESO/ELECCIÓN DE

EMPRESAS, para que estos surtan efecto.


B1

Cuentas Contables


Cuenta de IGV Muestra la cuenta de IGV que tiene la empresa.

Esta cuenta debe de existir en el Plan de

cuentas.

Esta cuenta controla el registro de

comprobantes de pago para los libros de

Compras y Ventas.

La cuenta de IGV registrada en las operaciones

de Compras y Ventas debe coincidir con esta

cuenta, caso contrario no se visualizara el Libro

Registro de Compras y Ventas.

Cuenta de

Resultados

Permite ingresar la cuenta de resultados que

tiene la empresa.

Es la cuenta de control donde se acumula el

resultado del ejercicio, Esta cuenta también

sirven para realizar el cierre del ejercicio.

Cuando el Usuario realiza el Procedimiento de

Cierre en el Mes de 8 “Cierre de los elementos

6, 7,9/8” se tiene que cambiar la cuenta del


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Elemento “5” por la cuenta del elemento “8”.

Ejemplo: 891 Utilidades

Esta cuenta debe de Existir en el Plan de

Cuentas.

% de IGV Muestra el (%) de IGV que se aplicara en el

cálculo de IGV para las operaciones de

Compras y Ventas.

Este campo es editable para que el Usuario

pueda actualizar el % de IGV.

Ajuste por diferencia de Cambio: Los datos que se guardan en estos

campos se utilizaran al generar los siguientes reportes:

Sub Diario de

Ajustes

Permite guardar los asientos de Diferencia de

Cambio que genera el Sistema.

Cuenta de

Ganancias

Esta cuenta contable almacena los importes por

la diferencia de cambio, si se ha obtenido

Ganancias este se acumulara en esta cuenta.

Cuenta de

perdidas

Esta cuenta contable almacena los importes por

la diferencia de cambio, si se ha obtenido

Perdidas este se acumulara en esta cuenta.

Estado de la empresa: Permite al Usuario elegir el

estado actual de la empresa. Los estados se

muestran al momento de generar los Libros

Electrónicos, se tiene las siguientes opciones.


Activo Este estado se activara por defecto cada

vez que el Usuario crea un nuevo

periodo, toda vez que se entiende que la


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empresa está en operatividad.

Cuando se genera los LE con este

estado, el nombre del Libro tendrá esta

extensión:

Cierre del Libro Este estado se utilizara al cierre del libro

o cuando el Usuario no está obligado a

llevarlo.

Si elige este código al momento de

generar los Libros Electrónicos, la

extensión del nombre del Libro será de la

siguiente forma:

En Liquidación Este estado se utiliza cuando la empresa

cierra sus operaciones o esta con baja de

inscripción en el RUC.

Si elige este código al momento de

generar los Libros Electrónicos, la

extensión del nombre del libro será de la

siguiente forma:

Plan de cuentas


Plan de Cuentas Esta opción permite seleccionar el

tipo de Plan de cuentas que utilizara

la empresa.


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Al momento de crear la empresa por

defecto se selecciona el Plan

Contable General Empresarial.

Si el Usuario elige un plan de

cuentas diferente al predefino, tiene

que actualizar la tabla Plan de

Cuentas con el formato elegido.

Aplicar NIIF: El Usuario puede elegir entre Aplicar

NIIF FULL o NIIF PYME, teniendo en cuenta que

ambos son diferentes.


NIIF FULL Cuando el usuario selecciona esta

opción, el Plan de cuentas que

utilizara será el PCGE para NIIF

FULL.

Al momento de crear la empresa

esta opción se muestra

seleccionada por defecto.

NIIF PYME Cuando el usuario selecciona esta

opción, el Plan de cuentas que

utilizara será el PCGE para NIIF

PYME.

Régimen Tributario: El Usuario tiene que elegir el

Régimen Tributario al que esta afecto según sus

operaciones económicas, esto para la generación de

Libros Electrónicos.


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Campo /

Opción

Descripción

Régimen

General

Al momento de crear la empresa esta opción se

muestra seleccionada por defecto.

Régimen

Especial

Cuando el Usuario elige esta opción al momento de

generar los Libros Electrónicos para el Registro de

Compras y Ventas, se muestra en el campo 3 –

Correlativo: M-RER

Parámetros Especiales: El usuario puede

seleccionar las siguientes opciones según la

necesidad de su empresa.


Generar Estado de

Flujos de Efectivo.

Esta opción permite activar el campo de

Flujo de Efectivo, para el ingreso del

código y actualización del reporte.


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Cuando se crea la empresa Utilizando las

plantillas, esta opción se muestra

seleccionada automáticamente.

No olvidar que este campo solo estará

habilitado para las cuentas del elemento

“1” del PCGE.

Para elegir el código del Flujo de Efectivo, utilizar los comandos CTRL +

L.

Controlar Estado de

Cambios en el

Patrimonio Neto.

Esta opción permite activar el campo para

ingresar el código del Estado de Cambios

en el Patrimonio Neto y actualización del

reporte.

Cuando se crea la empresa Utilizando las

plantillas, esta opción se muestra

seleccionada automáticamente.

No olvidar que este campo solo estará

habilitado para las cuentas del elemento


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“5” del PCGE.

El Sistema permite seleccionar el código del Estado de Cambios en el

Patrimonio, utilizando los comandos de CTRL +L

Los reportes que se actualizarán son:

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - Tributario

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - CONASEV

Obligar Ingreso Tipo

de Cambio.

El Usuario podrá elegir esta opción para

que el Sistema le obligue a ingresar el tipo

de cambio antes de Grabar la operación

contable.


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La obligatoriedad para ingresar el Tipo de cambio es en el Ingreso e

Asientos y el Experto Contable.

Activar Manejo de

Glosa Adicional.

Cuando el usuario selecciona esta opción,

se habilita el campo para ingresar la glosa

adicional, al momento de Ingresar los

datos mediante la opción Ingreso de

Asiento y Experto Contable.

Ingreso de Asientos:


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Experto Contable:

Botón : Contiene las siguientes opciones,

si el usuario elige alguna de ellas, tiene que volver a

ingresar a la empresa para que los cambios surtan

efecto.


Activar Centro de

Costos Adicional

Esta opción permite activar la tabla de

Centro de Costos 2 del Menú Archivo y el

campo para su registro mediante el

Ingreso de Asientos y Experto Contable.


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La tabla para el centro de costos se encuentra en: Menú

Archivos/Centro de Costos/Centro de Costos 2

El campo para seleccionar el Centro de Costos 2, se encuentra en:


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Dato Importante: El centro de costos se habilitara para las cuentas

de Gastos e Ingresos, el usuario tiene que ingresar a la tabla Plan de

Cuentas para cambiar de estado.

Elemento 6 Cuenta de Perdida

Elemento 7 Cuenta de Ganancia


B1

Activar número

Final (Ventas)

Esta opción habilita el campo para

ingresar el número final.

El número final solo se ingresara en las

operaciones de Ventas y para los

siguientes documentos:

00: Otros

03: Boleta de Ventas

12: Ticket

13: Documentos emitidos por

empresas del sistema financieros.

87: Nota de Crédito Especial.

El campo para el número final se habilita

al registrar los documentos mencionados

en el detalle de la cuenta de IGV.


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El número final ingresado se muestra al momento de enviar los Libros

Electrónicos del Registro de Ventas, campo 9.


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Rutas de Configuración


Ruta de

Ubicación de la

empresa.

Se muestra la ruta de instalación del sistema y

la ruta de la empresa.

D:\CONTASIS Ruta de Instalación del

Sistema.

\2016\ Periodo de la Empresa

\01\ Código de la Empresa

\CONTA\ Carpeta de Datos de la empresa.

Clic en el botón para cambiar de Ruta.


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d. WIZARD : Esta opción permite crear un nuevo periodo para

la empresa, con los datos de la plantilla elegida.


Clic en el botón , se muestra la ventana para seleccionar:

La Plantilla: La plantilla a elegir tiene que ser la misma del

periodo anterior.

NIIF: Luego seleccionar la opción de NIIF, por defecto esta

seleccionado NIIF FULL.

Periodo: El usuario tiene que elegir el periodo a crear.

Ruta: Por defecto se muestra la ruta del nuevo periodo.

Clic en el botón para confirmar la creación del nuevo

periodo.


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A continuación se muestra el siguiente mensaje de confirmación.

El siguiente paso es ingresar a la empresa en el periodo creado.

La opción también se encuentra Ubicado en el Panel.


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Esta opción será utilizada por el Usuario cuando se crea la

empresa por primera vez, Hacer Clic en la opción .

El formulario que se muestra es el siguiente:

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS.

Descripción: Permite ingresar la Razón Social de la

Empresa.

Dirección: Campo para ingresar la Dirección de la Empresa.

Giro: Campo para ingresar el giro económico de la empresa.

R.U.C: Campo para ingresar el Ruc de la Empresa.

Periodo: Campo para elegir el periodo a crear.

Plantilla: Este campo muestra las plantillas para la creación

de la empresa.

Ruta: Muestra la ruta de creación de la empresa.


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Nombre de la Plantilla Descripción

ACADEMICA PACIOLI.MPL Esta plantilla es para fines

Académicos.

EMP. ACTUAL CONTAB.

COMPLETA – PCGE –NIIF

FULL.MPL

Esta plantilla será seleccionada

para las empresas que vienen

trabajando con el sistema

CONTASIS desde versiones

anteriores a la Vrs.13.

EMP. NUEVA CONTAB.

COMPLETA – PCGE – NIIF

FULL.MPL

Esta plantilla se utilizara cuando

el Usuario crea la empresa por

primera vez.

BOTONES

Botón : Confirma la creación de la empresa.

Botón : Permite cerrar la ventana.

e. Botones de Ayuda

Campo /

Opción

Descripción

Botón

Permite crear una nueva empresa, habilitando para

ello el campo Código.


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Botón

Permite modificar todos los datos de la empresa a

excepción del Código.

Botón

Esta opción guarda los datos ingresados de la

empresa y permite actualizar los cambios realizados.

Botón Esta opción permite eliminar la empresa seleccionada


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del archivo. Antes de eliminar la empresa el Sistema

muestra el siguiente mensaje:

Clic en SI, para confirmar la eliminación.

Clic en NO, para cancelar la eliminación.

Para eliminar de forma definitiva la empresa, el

Usuario tiene que eliminar el código de la empresa, el

cual se encuentra en la ruta de Instalación del

sistema.

Dato:

El Usuario es el único responsable de la eliminación

de una empresa.

Botón

Esta opción permite buscar la empresa según el

código y descripción.

Si elegimos “Descripción” el Usuario tiene que

ingresar la descripción de la empresa.


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Si elegimos “Código” el Usuario tiene que

ingresar el código de la empresa.

El botón , permite realizar la


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búsqueda del código o descripción desde el

inicio.

El botón , Permite pasar al

siguiente concepto de búsqueda (esto sucede si

las descripciones a buscar se repite en varios).

El botón , Cierra la ventana,

retornando al formulario de Empresas.

Botón

Permite realizar la impresión de todas las empresas,

en formato previo y EXCEL.

Formato Previo

Formato EXCEL: Muestra la empresa y los

periodos creados.


B1

Botón

Este botón cierra el formulario de Empresa,

retornando al Menú principal.

f. Botón Títulos: Permite colocar los títulos para los Libros de

Compras y Ventas.


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Compras Los campos que se muestran en la columna de

compras son para los títulos, los cuales se

muestran en el Registro de Compras.

Para completar los Títulos automáticamente, el

Usuario tiene que hacer Clic en el Botón .

Los campos que se muestran al lado derecho

son para el ingreso de las cuentas que

contables cuando el Usuario trabaje con

“Compras Nacionales Destinadas a Ventas

Gravadas y no Gravadas” – IGV 2.

Los campos que se muestran al lado derecho

son para el ingreso de las cuentas que

contables cuando el Usuario trabaje con

“Compras Nacionales Destinadas a Ventas


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no Gravadas Exclusivamente” – IGV 3.

Registro de Compras

Ventas Los campos que se muestran en la columna de

ventas son para los títulos, los cuales se muestran

en el Registro de Ventas.

Para completar los Títulos automáticamente, el

Usuario tiene que hacer Clic en el Botón .


B1

Registro de Ventas

Botón

Este botón permite generar los Títulos del Registro

de Compras y Ventas de forma Automática.

Cuenta

Detracción

En este campo se ingresara la cuenta para

registrar el importe de Detracción.

Cuenta

Percepción


registrar el importe de Percepción.

Cuenta

Retención


registrar el importe de Retención.

Cuenta de

Renta de

Cuarta


registrar el importe de Cuarta Categoría.

Botón

Clic en este botón para guardar los cambios

realizados, el Sistema muestra el siguiente

mensaje:

Clic en Aceptar, el Usuario tiene que volver a

ingresar a la empresa para que los cambios surtan

efecto.

Botón

Cierra la ventana, retornando a la ventana

principal.

MANUAL DE USUARIO GESTION CONTABLE FINANCIERO ELECTRONICO

B1

CASO PRÁCTICO

El Presente caso practico muestra el procedimiento correcto

para:

Crear por primera vez una empresa.

Crear el siguiente periodo de una empresa.

Modificar los Parametros de una empresa.

1. Procedimiento para crear una empresa por primera vez.

Se solicita crear la empresa el “EL SOL S.A.” el cual tiene los

siguientes datos:

Razon Social : El Sol S.A.

Dirección : Av. Aviación N° 521 - Huancayo

Giro : Ferreteria

R.U.C : 20515277804

Periodo : 2016

a) Clic en la siguiente opción , para visualizar el asistente de

creación de Empresas.


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b) Ingresar la Razón Social de la Empresa.

c) Registrar la Dirección de la Empresa.


B1

d) Registrar el Giro de la Empresa.

e) Registrar el Ruc de la Empresa.


B1

f) Seleccionar el Periodo.

g) Elegir la aplicación de NIIF, según los ingresos de la

empresa.


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h) Seleccionar la Plantilla.

i) Ruta de la Empresa.


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j) Clic en el Botón Aceptar.

k) Ingresar a la empresa en el periodo creado.


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2. Procedimiento para crear el siguiente periodo de una empresa.

Para crear el siguiente periodo de una empresa se requiere que

los datos del periodo anterior esten correctamente saldados,

con los asientos de cierre.

2.1. Ingresar al menú Archivos/Empresas.

2.2. El usuario tiene que elegir la empresa, hacer Clic en .


B1

2.3. Seleccionar la plantilla (tiene que ser la misma del periodo

anterior).

2.4. Elegir el periodo.


B1

2.5. Clic en Aceptar

2.6. Para ingresar al nuevo periodo, hacer clic en .

3. Procedimiento para modificar los parametros de una Empresa.

3.1. La empresa el “Sol S.A” tiene que configurar los Títulos

para el registro de compras y ventas.

Registro de Compras actual, no se muestra los títulos

del Registro.

Ingresar al menú Archivos/Empresas.


B1

Seleccionar la empresa, Clic en el Botón

Seleccionar el periodo, hacer Clic en el Botón

.


B1

Se muestra el mensaje de aviso para ingresar

nuevamente a la empresa.


B1

Cerrar la ventana.


B1

El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa.

Veamos el registro de Compras.

3.2. La empresa el “Sol S.A” tiene que habilitar el campo para

el número final ya que desea acumular sus ventas diarias

menores a S/. 700.00 para presentar los LE.

Ingresar al menú Archivos/Empresas.


B1

Seleccionar la empresa, Clic en el Botón

Se muestra la ventana de propiedades, Activar el

número Final.


B1

Se muestra el mensaje de aviso para ingresar

nuevamente a la empresa.

Clic en el botón .


B1

El Usuario tiene que volver a ingresar a la Empresa.


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Cuando se registre las ventas con el Documento

“00,03, 12, 13, 97” se habilitara el campo para ingresar

el número final.

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