manual de normas y procedimientos - nominas ucv oct 2006

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Cdigo de Manual: NOM-MNP/OCT-2006

Captulo:

Seccin:

Fecha de Emisin: 25-Oct-2006

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE NMINAS

VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006

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UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE NMINAS


DEL DEPARTAMENTO DE NMINAS

ELABORADO POR:

ALONZO Y ASOCIADOS CONSULTORES GERENCIALES Telfonos: 58-212-285.36.19 /284.06.55

www.alonzoya.com.ve ANALISTA: RAFAEL ENRIQUE LOPEZ COLMENARES

Este Manual de Normas y Procedimientos debe ser Actualizado cada 12 meses,

previo anlisis de Situacin Actual, para diagnosticar una actualizacin o la

modificacin de un Captulo o Seccin del mismo.

CARACAS, OCTUBRE 2006

Alonzo y Asociados Consultores Gerenciales / Octubre, 2006

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Fecha de Emisin: 25-Oct-2006 VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006

Contenido

25-Oct-2006

CONTENIDO

PG.

Carta de Aprobacin.. Introduccin CAPTULO I.Seccin 1. Aspectos Generales

1.1 Objetivos y Alcance. 1.2 Base Legal 1.3 Normas Generales

CONSIDERACIONES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS INMERSOS EN EL DEPARTAMENTO DE NMINAS (CPPDN-2006) PROCEDIMIENTOS GENERALES - DEPARTAMENTO DE NMINAS (PGDNom2006). CAPTULO II...Seccin 2. Personal Administrativo...

A-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. Seccin 3. Personal Docente

B-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. Seccin 4. Personal Obrero y Vigilante

C-I Descripcin de los Procedimientos de Clculo. CAPTULO III.Seccin 5. Glosario de Trminos.Seccin 6. Anexos.

03 04 06 06 06 07 12 27 39 49 49 49 70 70 78 78 92 92 95


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Carta de Aprobacin

CARTA DE APROBACIN

La Direccin de Administracin del Vicerrectorado Administrativo de la Universidad

Central de Venezuela, representado por la ciudadana Licenciada Mirtha Gross,

Directora de Administracion y Finanzas, hace constar por medio de este

documento, que Aprueba el presente Manual de Polticas, Normas y

Procedimientos del Departamento de Nminas; elaborado por la Firma Alonzo y

Asociados Consultores Gerenciales, de acuerdo a lo establecido en el Contrato

celebrado por ambas partes el seis (06) de Febrero de 2006.

Lic. Sergio Otero Castro. Director de Administracin y Finanzas - UCV


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Introduccin

25-Oct-2006

INTRODUCCIN El siguiente documento esta destinado a precisar los procesos y procedimientos

establecidos en el Departamento de Nmina de la Universidad Central de

Venezuela, con el fin de proporcionar al usuario, un manual de Normas y

Procedimientos claro y amigable, que permita servir como soporte a los diferentes

requerimientos solicitados por las Facultades y Dependencias adscritos a la

estructura de la Universidad Central de Venezuela.

Este manual estar destinado a todos aquellos Asistentes de Nmina,

Supervisores, Jefe de Departamento, como tambin los nuevos ingresos de

Recurso Humano a la Unidad, como una herramienta de adiestramiento, consulta,

apoyo y control de los procedimientos que se desarrollan en el Departamento de

Nminas.

Es importante destacar, que los procedimientos documentados en este manual,

estn debidamente validados por los responsables encargados de desarrollar cada

proceso y subproceso inmersos en esta unidad administrativa, adscrita al

Vicerrectorado Administrativo de esta Institucin.

De acuerdo con las exigencias de esta unidad, el manual contiene los elementos

fundamentales que permiten identificar cada proceso y la operatividad del mismo,

para desarrollar con eficiencia y un margen de flexibilidad todos los procedimientos

del Departamento de Nmina especficamente la nmina del Personal

Administrativo, Personal Docente, Obrero y Vigilante, adscritos a las diferentes

Facultades y Dependencias de la Universidad Central de Venezuela. Finalmente se

presenta el contenido del Manual de Normas y Procedimientos subdivididos por

captulos y secciones:


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Introduccin

25-Oct-2006

Captulo I: Seccin 1. Aspectos Generales del Manual conformado por los Objetivos,

alcance y base legal.

Captulo II. Este se subdivide en tres Secciones, dentro de cada seccin se detallan las

normas y descripcin de cada procedimiento.

Seccin 2. Personal Administrativo

Seccin 3. Personal Docente

Seccin 4. Personal Obrero y Vigilante.

Captulo III. Conformado por tres secciones finales, 5. Glosario de Trminos para aclarar el

significado de documentos, cdigos y terminologas que forman parte de los procesos y

procedimientos; 6. Anexos.


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I

1 1.1

CAPTULO I.

SECCIN 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objetivo:

Identificar claramente los procesos y procedimientos propios del Departamento de

Nminas adscrito al Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de

Venezuela, con el fin de tener un Manual de Normas y Procedimientos preciso, que

facilite eficientemente la operatividad del personal encargado de desarrollar estos

procedimientos.

Alcance:

El Presente Manual de Normas y Procedimientos esta destinado al Departamento

de Nminas, especficamente a los procedimientos de clculos de nminas de

personal y al procesamiento de las planillas de movimiento de personal del recurso

humano adscrito a cada tipo de nmina Administrativa, docente, obrero y vigilante

de cada Facultad y Dependencia de la Universidad Central de Venezuela.


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I

1 1.2

1.2 Base Legal

La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta

Oficial N 5.453 de fecha 24-03-2000. Segunda versin.

Art. 141. Principios de la Administracin Pblica

Art. 311. De la Gestin Fiscal

Art. 314. De la Ley de Presupuesto

Art. 315. De Prepuestos Pblicos Anuales de gastos

Ley Orgnica de la Administracin Pblica, publicada en Gaceta Oficial

N 37.305 del 17 de octubre de 2001.

Art. 1.- Objeto de la Ley

Art. 2.- mbito de aplicacin

Art. 4.- Principio de legalidad

Art. 11.- Principio de rendicin de cuentas

Art. 13.- Principio de publicidad normativa

Art. 29.- Principio de descentralizacin funcional

Decreto con Fuerza de la Ley Orgnica de Planificacin, publicada en

Gaceta Oficial N 5.554 Extraordinario de Fecha 13 de Noviembre de

2001.

Art. 1.- Objeto de la Planificacin

Art. 2.- Definicin

Art. 3.- mbito de Aplicacin

Art 4. al Art. 16 De la construccin, viabilidad y perfectibilidad de la

planificacin.

Art. 22.- Obligacin de informar

Art. 40.- Planes y Proyectos de Presupuesto

Art. 41.- Aprobacin de propuestas

Art. 42.- Aprobacin de las cuotas presupuestarias


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I

1 1.2

Art. 43.- Obligacin de informacin

Art. 50.- Planes operativos-contenido

Art. 51.- Resoluciones e instructivos

Art. 58.- Participacin Social. Definicin

Art. 59.- Promocin de la participacin

Art. 60.- Obligacin de informar

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial N 37.347 del 17

de diciembre de 2001.

Art. 2.- Objeto de la Ley

Art. 4.- Del Sistema Nacional de Control Fiscal

Art. 5.- mbito de aplicacin

Art. 24.- Integrantes del Sistema Nacional de Control Fiscal

Art. 35 al Art.41.- Del Control Interno.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,

publicada en Gaceta Oficial N 38.198 del 31 de mayo del 2005.

Ley de Universidades, publicada en Gaceta Oficial N 1.429

Extraordinario del 8 de septiembre de 1970

Art. 20.- Numerales 7,8 y 9 De las atribuciones del Consejo Nacional de

Universidades

Ley Orgnica de de Procedimientos Administrativos, publicada en

Gaceta Oficial N 2.818 del 1 de julio de 1981.

Art. 1.- Fundamento legal

Art. 3.- Obligacin de los funcionarios pblicos

Art. 7.- Los actos administrativos.

Art. 10.- Las limitaciones de los actos administrativos.


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I

1 1.2

Art. 19.- Nulidad de los actos administrativos.

Art. 31.- Los expedientes administrativos.

Art. 72.- Publicacin de los actos administrativos.

Art. 100.- Las sanciones del funcionario pblico.

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial N 5.637

Extraordinario del 07 de Abril de 2003.

Art. 4.- Del patrimonio pblico.

Art. 27.- De la responsabilidad de la Contralora General de la Repblica.

Art. 32.- La responsabilidad administrativa del funcionario pblico.

Art. 33.- Las sanciones administrativas al los funcionarios pblico

Ley sobre Simplificacin de trmites administrativos, publicado en

Gaceta Oficial N 36.845 del 07 de diciembre de 1999.

Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y firmas

Electrnicas, publicado en Gaceta Oficial N 37.148 de fecha 28 de

febrero de 2001.

Reforma Parcial del Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de

Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema

Presupuestario, publicado en Gaceta Oficial N 5.781 Extraordinario del

12 de agosto de 2005.

Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de Administracin financiera

del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica, publicado

en Gaceta Oficial N 5.623 Extraordinario del 29 de diciembre de 2002.

Art. 1.- Objeto, caractersticas, mbito de aplicacin y fundamento del Sistema.

Art. 3.- Formacin y rendicin de cuentas.

Art. 7.- Momentos contables

Art. 9.- Del almacenamiento de los datos


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Art. 12.- Niveles de autorizacin de las transacciones

Art. 15.- Obligatoriedad en la utilizacin de formularios y registros prescritos.

Art. 16.- Configuracin de los equipos de computacin

Art. 17.- Respaldo de la informacin

Art. 19.- Posibilidad de utilizacin de medios informticos

Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la

Administracin Publica Nacional, publicada en Gaceta Oficial N 37.783

del 25 de septiembre de 2003.

Art. 1.- Objeto y mbito de aplicacin

Art. 2.- Objeto del Sistema de Control Interno

Art. 3.- Concepcin integral e integrada del sistema de control interno

Art. 4.- Responsabilidad de organizacin y mantenimiento del sistema

Art. 6.- Control interno previo, alcance y obligatoriedad de su ejercicio

Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial N

36.229 del 17 de junio de 1997, segn Resolucin N 01-00-00-015

Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico, publicadas en

Gaceta Oficial N 36.100 del 4 de diciembre de 1996.

Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo Genrico de la

Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicado en

Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28-09-2005.

Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociacin de

Empleados Administrativos de la UCV, Caracas 1990.

Consejo Nacional de Universidades y la Oficina de Planificacin del

Sector Universitario, a travs del Oficio N PAF-N 260/2006 de fecha

I

1 1.2


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I

1 1.2

13-02-2006 y PAF N 347/2006 de fecha 17-02-2006, donde se remiten

las tablas de sueldos y salarios del personal docente, profesional,

administrativo y obrero de las Universidades Nacionales, Efectiva al 01-

01/2006.


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I

1 1.3

1.3 Normas Generales. Al momento de realizar un requerimiento en el Departamento de Nmina, se

debe verificar los documentos donde se especfica tal solicitud (Planilla). De

no coincidir el requerimiento con la planilla, se deber devolver junto con

oficio anexo a la dependencia solicitante.

Todas las planillas de movimientos de personal cumplirn con la ruta establecida en su respectiva normativa hasta su llegada al Departamento de

Nomina para su procesamiento.

Para realizar la liquidacin de la Planilla Movimiento de Personal, deber ser verificada su respectivo ingreso o bienvenida, al sistema de Registro y

Control de Movimientos de Personal (SICMOV).

Antes de Proceder al ingreso de datos en el sistema se deber leer detalladamente toda la planilla Movimiento de Personal con la finalidad de

evitar errores en los clculos de verificacin e ingreso de datos en el

sistema de nmina.

Cuando se ingresa por Primera vez a una persona al sistema de nmina la fecha de Ingreso debe coincidir a la fecha efectiva expresada en la planilla

movimientos de personal.

Las planillas de Movimiento de personal debern estar acompaadas por fotocopias de los siguientes documentos, de acuerdo al caso planteado:

CONTRATO / SUPLENCIA

(B Y C) INGRESO

(A) VIUDEZ Y SOBREVIVIENTE

(D)

Contrato de Servicios. Planilla de Movimiento de Personal Acta de Defuncin.

Cedula de Identidad. Cedula de Identidad. Cedula de Identidad.


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I

1 1.3

En caso de disparidades de la planilla con los documentos consignados como anexos deber ser devuelta a la Direccin de RRHH.

Para la Verificacin de la informacin del tem A, se realizar comparndola con los documentos anexos y la informacin expresada en el SICMOV.

Los tipos de nminas estn clasificados de acuerdo al siguiente cuadro: N TIPO DE NMINA N TIPO DE NMINA 1 Docente 2 Administrativos 3 Directivos 4 Obreros 5 Vigilantes 6 Preparadores 8 Becarios (Centro de Desarrollo Cientfico Humanstico CDCH-) Para determinar la dedicacin se utilizar el siguiente cuadro:

DEDICACIN CDIGO - HORAS

Convencionales

33 39 40 50 60 70 80 90 91 92 93 94 95

M.T. + 3 Horas 02 Horas 03 Horas 04 Horas 05 Horas 06 Horas 07 Horas 08 Horas 09 Horas 10 Horas 11 Horas 12 Horas 75% T.C.

Exclusiva 10 Tiempo Completo 20 Medio tiempo 30


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I

1 1.3

Para la clasificacin de cargos y categoras se utilizar el siguiente cuadro:

CATEGORA INSTRUCTOR ASISTENTE AGREGADO ASOCIADO TITULAR Contratado 705 704 703 702 701 Suplente 710 720 730 740 750 Regular 500 400 300 200 100 Nivel / Rango I II III IV V Auxiliar 800 801 802 803 804 De acuerdo a la Legislacin Vigente, son obligatorios los clculos y sus

retenciones por concepto de Fondo de Jubilaciones (FJ= 4%) y Ley de

Poltica Habitacional (LPH=1%) a los docentes directivos y Becarios.

A los preparadores de acuerdo a la Ley, no se realizarn descuentos por ningn concepto.

La codificacin de los Clculos realizados se realizara de acuerdo a lo establecido en el Maestro de Conceptos.


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I

1 1.3

De acuerdo con los tipos de movimiento de personal solicitados al

Departamento de Nminas por las distintas facultades y dependencias de

la Universidad Central de Venezuela, se realizaran los clculos

correspondientes al tipo de personal, tipo de nmina y clasificacin en la

Tabla de sueldos y salarios segn sea el caso. (La referencia es el

Nmero de Identificacin del Requerimiento).

01 Nuevo cargo 02 Cargo Vacante 03 Contrato 04 Prrroga de Contrato 05 Nombramiento Definitivo 06 Suplencia 07 Aumento por Antigedad 08 Mritos 09 Promocin 10 Reclasificacin 11 Nivelacin 12 Ascenso 13 Profesionalizacin 14 Sinceracin 15 Cambio de Dedicacin 16 Aumento de Horas 17 Disminucin de Horas 18 Disminucin de Sueldo 19 Disminucin de Primas 20 Suspensin de Sueldo 21 Traslado 22 Transferencia 23 Remocin 24 Permiso Remunerado 25 Permiso No Remunerado 26 Ao Sabtico 27 Excedencia Activa 28 Excedencia Pasiva 29 Comisin de Servicios 30 Becario CDCH

31 Correccin de Datos Personales 32 Correccin de fecha de Ingreso 33 Correcciones Varias 34 Prima TSU 35 Prima Profesional 36 Prima Jerrquica 37 Prima Rango V 38 Prima de Confianza 39 Cargo de Libre Nombramiento y Remocin 40 Cargo de Confianza 41 Cargo Directivo 42 Cambio de Denominacin de Cargo 43 Pago Compensatorio 44 Pago de Diferencia de Sueldo 45 Normas de Permanencias 46 Retiro o Egreso 47 Jubilacin 48 Reincorporacin 49 Pensin por Incapacidad 50 Pensin de Sobreviviente 51 Pensin por Viudez 52 Ajuste de Sueldo 53 Suspensin de Pensin 54 Revocacin 55 Anulacin 56 Prima 57 Provisional de Estmulo a Profesores 58 Reingreso 59 Destitucin

En referencia al tipo de nmina, tipo de personal a continuacin se presenta la

actualizacin del incremento salarial correspondiente al 01-01-2006, que

corresponder para la elaboracin de clculos en el departamento de nminas.

En concordancia con la circular N RRHH. DCIyD-06.029 de fecha 02 de marzo de 2006,

en relacin al instructivo para la actualizacin del incremento salaria del personal


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Preliminares

I

1 1.3

Contratado Docente, Administrativo y Obrero correspondientes a las normas de

homologacin 2004-2005, a partir del 01-01-2006, de acuerdo a los dispuesto por el

Consejo Nacional de Universidades, a travs de los oficios PAF-N 260/2006 de fecha 13-

02-2006 y PAF N 347/2006 de fecha 17-02-2006, ambos suscritos por la Direccin de la

Oficina de Planificacin del Sector Universitario. A continuacin se especifican los

criterios tomados en cuenta:


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Seccin:


VICERECTORADO ADMINISTRATIVO

Fecha de Actualizacin: 25-Oct-2006

Preliminares I

1 1.3 PDI

1. Personal Docente de Investigacin. Disposiciones Generales - Compilacin Legislativa de la Universidad Central

de Venezuela Perodo (1996-2000):

De los montos y beneficios de las Jubilaciones:

Articulo 5 El Monto mensual de las Jubilaciones ser el equivalente al ciento por

ciento (100%) de la cantidad que resulte de sumar los sueldos devengados por el

interesado en cada uno de los ltimos sesenta (60) meses de servicio activo a la

Universidad Central de Venezuela, y dividir el total entre sesenta (60).

Pargrafo Primero: En el caso de aquellos profesores que hayan ejercido cargos con

goce de primas, stas formarn parte del salario y se considerarn en el cmputo de su

jubilacin, si su percepcin ocurri en el curso de los ltimos sesenta (60) meses de

servicios.

Pargrafo Segundo: Cuando el profesor en el referido lapso de sesenta (60) meses

anteriores a su jubilacin no haya cambiado de dedicacin devengar el ciento por

ciento (100%) de su ltimo sueldo.

Artculo 6 El profesor jubilado o pensionado gozar de los mismos beneficios

econmicos concedidos o que se concedan en lo sucesivo a los miembros ordinarios del

personal docente y de investigacin de la Universidad Central de Venezuela. En

consecuencia, el monto de las pensiones de jubilacin se modificar cuando sea

necesario para incorporar los citados beneficios.

Artculo 7 Cuando fallezca un miembro del personal docente y de investigacin que se

encuentre en goce del derecho de la jubilacin, el cnyuge, los hijos y los padres

tendrn derecho a los siguientes beneficios:

a) Cincuenta por ciento (50%) del monto total mensual de la jubilacin para el cnyuge

viudo mientras no cambie su estado civil, y el cincuenta por ciento (50%) restante se

distribuir entre los hijos menores de 21 aos y hasta 25 aos si demuestran su


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Seccin:




Preliminares

I

1 1.3

condicin de estudiantes de educacin superior, o de cualquier edad en caso de ser

incapacitado.

b) En caso de no existir hijos, o qu stos no sean acreedores a este beneficio de

acuerdo a lo estipulado en el acpite anterior (a) de este artculo, el cien por ciento

(100%) ser para el cnyuge sobreviviente, mientras no cambie su estado civil.

Igualmente se incorporar a la pensin del cnyuge la cuota correspondiente a los hijos

a medida que stos cumplan la mayora de edad.

c) En caso de no existir o fallecer el cnyuge, el cien por ciento (100%) ser para los

hijos en las mismas condiciones establecidas en el acpite (a) de este artculo. En el caso

de hijos incapacitados stos recibirn el cien por ciento (100%) de la pensin o

jubilacin.

d) A falta de cnyuge y de hijos, se otorgar el setenta y cinco por ciento (75%) del

monto de la jubilacin a los padres sobrevivientes del profesor jubilado, siempre que

demuestren que dependan econmicamente del profesor jubilado.

Artculo 8 El miembro del personal docente y de investigacin que tenga derecho a la

jubilacin conforme a lo establecido en la Ley de Universidades y este Reglamento podr

solicitarla ante el Consejo de la Facultad o el organismo acadmico de adscripcin.

Formulada la solicitud, el Consejo de la Facultad deber decidir, previa opinin favorable

de la Oficina Central de Asesora Jurdica, dentro de los treinta das siguientes al recibo

de los recaudos correspondientes.

Pargrafo nico: Cuando el solicitante fallezca, despus de haber introducido la solicitud

y antes de la decisin del Consejo de la Facultad, se proceder a la aplicacin del

artculo 7 de este reglamento, en caso de ser procedente la jubilacin.


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Preliminares

Seccin:




Preliminares I

1 1.3

De las Pensiones: Artculo 13 La incapacidad permanente de cualquier miembro del personal docente y

de investigacin para cumplir actividades de su cargo, despus del dcimo ao de

servicio se otorgar, como establece la ley, el derecho a una pensin cuyo equivalente

ser de tantos veinticincoavos de sueldo mensual como aos de servicios tenga. Esta

incapacidad deber ser comprobada por examen mdico practicado por la orden del

Consejo de la respectiva Facultad.

Artculo 14 Cuando la incapacidad permanente debidamente comprobada ocurra antes

de cumplir los diez (10) aos de servicios, el Consejo Universitario podr acordar una

pensin al profesor, previa proposicin del Consejo de la Facultad respectiva, y de

acuerdo a informe social del ncleo familiar. Dicha pensin no podr exceder el diez

venticincoavos del sueldo mensual del profesor.

Artculo 15 Si el miembro del personal docente y de investigacin incapacitado

permanentemente no pudiera por s mismo solicitar la pensin que le corresponde, un

familiar legalmente autorizado podr hacerlo en su nombre.

Artculo 16 La solicitud de pensin por incapacidad se har en lamisca forma prevista

para las jubilaciones.

Artculo 17 Cuando el miembro del personal docente y de investigacin se incapacitare

temporalmente por un lapso inferior a un (01) ao, recibir la remuneracin completa

mientras persista su incapacidad. Si sta se prolongase por ms de un (01) ao, recibir

una pensin durante el tiempo que dure la incapacidad y cuyo monto ser establecido

de acuerdo a lo previsto en los artculos 14 y 14 de este reglamento.

Artculo 18 Si la incapacidad calificada como permanente desapareciere por cualquier

causa, el interesado deber solicitar su incorporacin al servicio activo de la Universidad.

El consejo de la Facultad, luego de comprobar el cese de la incapacidad mediante


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Preliminares

Seccin:




Preliminares

examen mdico que ordenar, deber proceder a la reincorporacin y a declarar

extinguida la pensin por invalidez. Si el interesado no hubiera hecho la solicitud antes

mencionada y el Consejo de la Facultad tuviera fundadas razones para estimar que ha

cesado la incapacidad, ordenar practicar el correspondiente examen mdico, y si de

ste resultare comprobado el cese de la incapacidad, o si el interesado se negara a

someterse al examen, el Consejo Universitario, previa proposicin del Consejo de la

Facultad, proceder a declarar extinguida la pensin.

Artculo 20 En caso de fallecimiento de un profesor pensionado, el monto de su

pensin se destinar y distribuir conforme a lo pautado en el artculo 7 de este

reglamento.

Artculo 21 En caso de fallecimiento de un profesor en actividad, el Consejo de la

Facultad otorgar una pensin de acuerdo con el artculo 102 de la Ley de Universidades

y se distribuir conforme a lo pautado en el artculo 7 de este reglamento.

I

1 1.3


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Preliminares

Seccin:




Preliminares I

1 1.3

1.1 Incremento Salarial

Aplicar a partir del 01-01-2006, el porcentaje correspondiente al tabulador de sueldos, Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1), al

personal docente y de investigacin de acuerdo a su categora y dedicacin, en

las siguientes condiciones: activo, jubilado, pensionado, excedencia activa,

ordinario, contratado, interino, temporal, auxiliar docente y de investigacin.

a) Pensiones por Viudez y/o Sobrevivientes.

Aplicar a las Pensiones por viudez y/o sobrevivientes al 01-01-2006, un incremento porcentual, atendiendo a la categora y dedicacin acadmica del

docente que gener el beneficio. Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-

2006 (anexo 1).

1.2 Primas

a) Primas de Cargos.

Aplicar a las primas asignadas a los cargos Rectorales, Decanos y Directivos al 01-01-2006, un incremento del 17% (correspondiente al ao 2004) ms 17%

(correspondiente al ao 2005), siendo sus Nuevos Valores:

NIVELES BOLVARES / MES

RECTOR 1.041.550 VICERECTOR 867.956 SECRETARIO 867.956 DECANO O EQUIVALENTE 578.642 DIRECTOR GENERAL O EQUIVALENTE, DIRECTOR DE ESCUELA, INSTITUTO O EQUIVALENTE 347.186

SUBDIRECTOR O EQUIVALENTE 216.932 COORDINADOR DE ESCUELA 128.870 JEFE DE DIVISIN 103.922 b) Prima por Antigedad.

Aplicar a la prima anual asignada a los Docentes Titular a dedicacin exclusiva y tiempo completo al 01-01-2006, un incremento del 17% (correspondiente al ao


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Seccin:




Preliminares

I

1 1.3

2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029

de fecha 02-03-2006 (anexo 1).

Aplicar a la prima anual asignada a los Auxiliares Docentes clasificados en la categora V y tiempo completo al 01-01-2006, un incremento del 17%

(correspondiente al ao 2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005). Circular

N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1).

c) Prima por Hijo.

Aplicar a la prima por hijo del personal Docente y de Investigacin a dedicacin exclusiva, tiempo completo y medio tiempo al 01-01-2006, un incremento del

17% (correspondiente al ao 2004) ms 17% (correspondiente al ao 2005).

Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (anexo 1).

d) Incidencias Salariales.

Caja de ahorro 10% Sueldo Integral, fondo de Jubilacin 4% y Ley de Poltica Habitacional 2%.

El 8.5% del presente ao se cancelar con los sueldos de las tablas vigentes, resultantes de la aprobacin de las normas de homologacin 2004-2005.

Para el clculo del bono vacacional y del bono de fin de ao se mantiene la formula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao

2002, es decir, 80 das multiplicados por los factores aprobados.


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Preliminares

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Preliminares

I

1 1.3 PAPTAS

2. Personal Administrativo, Profesional, Tcnico, de Apoyo y de Servicio.

2.1 Incremento Salarial

Crear el concepto Ajuste Tabulador OPSU 2004-2005 al 01-01-2006, al personal profesional, tcnico, de apoyo y de servicio en las siguientes condiciones: activo,

jubilado, pensionado y contratado de acuerdo a la dedicacin y al cdigo de

ubicacin del cargo en el tabulador OPSU y asignar el valor de la homologacin

2004-2005.

Crear el concepto Ajuste Tabulador OPSU 2004-2005, a las pensiones por viudez y/o sobrevivientes y ajustar los valores de las diferencias resultantes de la resta

de lo correspondiente al ao 2003 menos ao 2005, sealados en el Anexo 2 de

la Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006, atendiendo los niveles

OPSU.

2.2 Primas

a) Prima Profesional y de Tcnico Superior Universitario.

Aplicar a la profesional y de tcnico de educacin superior al 01-01-2006, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 20% (correspondiente

al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 3).

b) Prima por Hijo.

Aplicar a la prima por hijo del personal profesional, tcnico, de apoyo y de servicio al 01-01-2006, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un

20% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-

03-2006 (Anexo 3).

c) Prima de Transporte. Aplicar a la prima de transporte al 01-01-2006, un incremento del 20%

(correspondiente al ao 2004) ms un 20% (correspondiente al ao 2005).

Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 3).

d) Incidencias Salariales.


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Preliminares

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Preliminares

I

1 1.3

Caja de Ahorro 10% y Ley de Poltica Habitacional 2%. El 8.5% del presente ao se cancelar con los sueldos de las tablas vigentes,

resultantes de la aprobacin de las normas de homologacin 2004-2005.

Para el clculo del bono vacacional y del bono de fin de ao, se mantiene la frmula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao



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Preliminares

I

1 1.3 POV

3. Personal Obrero y Vigilante.

3.1 Incremento Salarial.

Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, al personal obrero y vigilante de acuerdo a la escala, jornada y dedicacin, en las siguientes

condiciones: activo, jubilado y pensionado, un incremento del 20%

(correspondiente al ao 2004) ms un 26% (correspondiente al ao 2005).

Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-2006 (Anexo 4).

a) Personal obrero y vigilante, en condicin de jubilado o pensionado.

Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, al personal obrero y vigilante en condicin de jubilado y pensionado, de acuerdo a la escala de

dedicacin, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 26%

(correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-03-

2006 (Anexo 4).

b) Pensiones por viudez y/o sobrevivientes.

Aplicar a partir del 01-01-2006, el tabulador de salario, las pensiones por viudez y/o sobrevivientes, un incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un

26% (correspondiente al ao 2005). Circular N RRHH.DCIyD-06.029 de fecha 02-

03-2006 (Anexo 4).

3.2 Primas

a) Primas por Chferes.

Aplicar a las primas asignadas a los cargos chferes de autoridades, rutas urbanas, rutas extra urbanas y despachador de gasolina al 01-01-2006, un

incremento del 20% (correspondiente al ao 2004) ms un 26% (correspondiente

al ao 2005).


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I

1 1.3

TIPO DE PRIMA MONTO OPSU ACUERDO INTERNO AUTORIDADES 198.350 160.874 RUTAS URBANAS 99.173 0 RUTAS EXTRA URBANAS 99.175 176.121 DESPACHADOR DE GASOLINA 20.224 0 Este pago no le corresponde al personal jubilado y pensionado con fecha anterior al 31-12-2003. En cuanto al acuerdo interno tenemos que, en el caso de los chferes de autoridades, a

partir de la presente fecha deja de tener vigencia, considerando que el monto OPSU

supera el acuerdo interno.

En el caso de las rutas extra urbanas, se mantiene el monto del acuerdo interno,

considerando que supera el monto asignado por la OPSU.

b) Prima por Antigedad.

La misma representa el 1.5% del sueldo actualizado al 01-01-2006. c) Prima por Hijo.

La misma representa el 5% del sueldo correspondiente al nivel I, actualizado al 01-01-2006.

d) Prima por Hogar.

La misma representa el 8.25% del sueldo correspondiente al nivel IV, actualizado al 01-01-2006.

e) Incidencias Salariales.

Caja de Ahorro 10%, Seguro Social 4% y Ley de Poltica Habitacional 2%. Los Intereses sobre Prestaciones Sociales (Fideicomiso) del presente ao se

cancelarn con los sueldos de las tablas vigentes, resultantes de la aprobacin de

las normas de homologacin 2004-2005.

Para el clculo del bono vacacional y el bono de fin de ao, se mantiene la frmula de clculo aprobada por el CNU en el ao 2001, actualizada en el ao



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CPPDN-2006/01

CPPDN-2006

CONSIDERACIONES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTOS INMERSOS EN EL

DEPARTAMENTO DE NMINAS (CPPDN-2006).

a. Pagos Indebidos.

1. Se determinara el pago indebido, ocasionada por el retardo en el tramite del

movimiento de personal por parte de las Facultades o Dependencias, Direccin de

Recursos Humanos, errores involuntarios, otros.

2. Se elaborar planilla de sobregiro, con el monto de la deuda y el motivo del

mismo.

3. Se efectuar mensual o semanalmente, segn el tipo de nmina, el descuento

correspondiente, previa notificacin a la persona afectada, de acuerdo a los

siguientes parmetros:

Cantidades Mayores a bolvares 2.000.000,00 Hasta Bs. 80.000,00 De 1.000.000,00 hasta 1.999.999,00 Hasta Bs. 70.000,00 De 500.000,00 hasta 999.999,00 Hasta Bs. 60.000,00 De 250.000,000 hasta 499.999,00 Hasta Bs. 50.000,00 De 100.000,00 hasta 249.999,00 Hasta Bs. 20.000,00 Menos de 999.999 Hasta Bs. 10.000,00

b. Clculo de Salario Integral Mensual de Obreros y Vigilantes.

1. Las personas encargadas de trabajar con la Nmina de Obreros y Vigilantes, toma

los conceptos semanales que aparecen reflejados en la opcin Conceptos Fijos en

el Sistema Central de Nminas.

2. Sumarn y multiplicarn por el Factor 4.3333 (Factor Constante que considera las

cinco (05) semanas).

3. El resultado se le adicionan los conceptos de Prima por Hijos y Prima por Hogar,

reflejados en el Sistema Central de Nminas.

4. El total del Punto N 3, se le calcula el 10% correspondiente a la Caja de Ahorros,

el resultado es el Sueldo Integral Mensual.

5. El personal Obrero y Vigilante que tienen beneficio de Bono Nocturno se toma

este concepto conjuntamente con los especificados en el Punto N 1.

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CPPDN-2006

6. El Personal obrero y Vigilante, que cobran el beneficio del Bono Nocturno, una vez

obtenido el resultado del Punto N 4, se le aplica la siguiente frmula:

Vigilancia Caracas:

Sueldo Integral x 87 (Guardias Nocturnas Anuales) x 35% / 365 das. (El resultado se

sumar al obtenido en el Punto N4, es decir:

87 x 35% + Resultado Punto N 4. 365 Vigilancia Maracay:

Sueldo Integral x 92 (Guardias Nocturnas Anuales) x 35% / 365 das. (El resultado se

sumar al obtenido en el Punto N4, es decir:

92 x 35% + Resultado Punto N 4. 365 c. Consideraciones para la Elaboracin de la Nmina Especial de Docentes y

CDCH.

En caso de que una persona est en diferentes nminas en el periodo de un ao, es

decir, pasa a mediados del ao de Docente a Becario del CDCH o viceversa, sucede lo

siguiente:

1. Al producirse el cambio de tipo de nmina, de docente a CDCH o viceversa, el

docente queda suspendido en la nmina de origen y pasa a formar parte de la

nmina receptora.

2. cuando se procede a calcular el pago de retroactivos de sueldos y sus incidencias,

el Sistema de Nmina toma el lapso en su condicin actual, al momento del pago,

es decir, solo contempla en tiempo desde que esta en la nmina actual.

3. Esta situacin, obliga al Asistente de Nminas a calcular el ajuste de los meses no

considerados por el Sistema de Nmina, para incluir el pago retroactivo de los

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CPPDN-2006/03

CPPDN-2006

meses no considerados por el sistema, tanto en la nmina del CDCH como en la

Docente.

4. Al producirse la nmina del pago especial, el CDCH recibe el diskette y el cheque

total de la nmina neta del Departamento de Tesorera, procede a depositar en la

cuenta de Becas del CDCH, para completar segn la tabla de Asignaciones que

ellos poseen para el becario docente en el exterior. Si le corresponde 1.500,00 $,

les completa la diferencia.

5. Al docente, mientras esta en el exterior, su Bono Vacacional, Aguinaldos e

Intereses de Prestaciones Sociales son intocables, y el CDCH se los manda al

exterior en Dlares o en Bolvares o se les hace cheques que retiran sus

apoderados.

6. Cuando es pago de retroactivo de sueldo y el profesor esta con beca sueldo en el

exterior, el retroactivo le corresponde al CDCH por cuanto ya este le cancelo al

profesor segn la tabla de becarios. Si el profesor estuvo un promedio de dos

meses en la Nmina Docente, el CDCH procede a cancelar en Dlares o en

cheque esa diferencia que debe.

d. Consideraciones para el Clculo y Cancelacin de Movimientos de Personal.

1. Reciben Movimientos de Personal, Oficios de Sobregiros, Seguros, Becas, Retiros,

Prestaciones Sociales, Reclamos, otros.

2. Organiza por tipos de Movimientos, Oficios, Facultades y/o Dependencias.

3. Procede a realizar clculos de acuerdo a lo requerido en cada uno de los

documentos recibidos, segn los procedimientos establecidos para cada caso.

4. Se debe verificar cada clculo realizado.

5. Se codificar de acuerdo al Manual de Cdigos.

6. Se transcribe la informacin, de acuerdo al procedimiento recibido de la Direccin

de Informtica, al Sistema de Nminas.

7. Se generar el proceso de prenmina.

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CPPDN-2006

8. Se debe revisar si existen sobregiros, de generarse se procede a su correccin

inmediata.

9. Consecutivamente se debe revisar los Movimientos incorporados al Sistema y se

realizaran las correcciones necesarias.

10. Una vez dado el VoBo a la prenmina, se genera el reporte Totales por tipo de

Nmina.

11. Se revisa y compara con el reporte de la Nmina anterior.

12. Si no hay correcciones, se genera el proceso de Nmina.

13. Finalizado el Proceso, se informa a la Direccin de Informtica para la impresin

correspondiente y se enva al Departamento de Tesorera.

14. Recibe de la Direccin de Informtica los Cuadros de Transferencia, procede a

determinar los montos por tipo de nmina, banco y cheques.

15. Se entrega a Secretaria del Departamento de Nminas, los montos

correspondientes para la elaboracin de las Solicitudes de Cheques.

16. El Jefe de la Unidad, debe revisar y aprobar con su firma las solicitudes de

Cheques, para enviarlas a la Direccin de Administracin para su firma y luego

remitirlas a la Direccin Ventral de Programacin y Presupuesto, Contralora

Interna y el Departamento de Tesorera.

17. Al final de cada mes, se realizar el cierre del mes, que consiste en la generacin

de los archivos y cuadre de las asignaciones y deducciones por tipo de Nmina.

18. Se generan los Cheques Amarillos y se avisa a la direccin de Informtica para su

impresin, est a su vez remite al Departamento de tesorera los cheques

impresos.

e. Consideraciones para los Reintegros por Nmina. Estos reintegros son generados por pagos indebidos realizados en las nminas por

diferentes motivos (retardo en la tramitacin de los Movimientos de disminucin de

jornadas de trabajo, cambios de horario, errores involucrados de clculos, otros).

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CPPDN-2006/05

CPPDN-2006

1. Beneficiario entrega Oficio de Solicitud de Reintegro al Departamento de

Nminas.

2. El Departamento de Nminas procede a realizar el reintegro en la nmina

inmediata a la recepcin de la Solicitud de Reintegro.

3. El Departamento de Nmina procede a solicitar, por memorando al departamento

de Tesorera, el cheque amarillo contentivos de las deducciones del concepto a

modificar.

4. El Departamento de Nminas recibe el cheque contentivo de las deducciones del

concepto a modificar, lo verifica con el Cuadro Resumen por tipo de nmina del

mes indicado y procede a llenar el formato utilizado para el cambio en el monto

de las deducciones, originado por la solicitud de reintegro.

El Departamento de Nminas remitir al Departamento de Tesorera el formato ajustado,

conjuntamente con el cheque original, para la anulacin del mismo y elaboracin del

nuevo cheque.

f. Consideraciones para la elaboracin de Estadsticas. Para la Elaboracin de las Estadsticas del Departamento de Nminas, es necesario

conocer los conceptos bsicos que en ella se emplean, tales como:

9 Salario Bsico Personal Docente: Es el establecido en los acuerdos FAPUCV-CNU atendiendo al escalafn y a la dedicacin del Personal Docente y de

Investigacin. Para efectos de Caja de Ahorros, el Salario Bsico del titular, a

dedicacin exclusiva y tiempo completo y los Auxiliares Docentes V a dedicacin

exclusiva y tiempo completo, incluye la Prima de titularidad. De los Cuerpos

Directivos, incluye la Prima de Cargo.

9 Salario Integral Personal Docente: Es la remuneracin que corresponde al Personal Docente y de Investigacin, mas la cuota aparte del Bono Vacacional y

Bono de fin de Ao, las Primas por Hogar e Hijos, aporte de la Caja de Ahorros,

Gastos de Representacin, Prima por Antigedad y Prima por Cargos.

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CPPDN-2006

9 Salario Bsico Personal Administrativo: Es la remuneracin mensual que percibe el empleado, el cual incluye Salario Mnimo del Cargo, ms aumento por

antigedad o mrito, Prima de Cago o de Confianza.

9 Salario Integral Personal Administrativo: Es la remuneracin mensual que recibe el empleado, el cual incluye el Salario Bsico, Horas Extras, Bono Nocturno,

Prima por Hogar e Hijos, Prima por Asistencia, de Confianza, de Cargo,

Profesional, Tcnico, aporte de Caja de Ahorros.

1. Una vez aclarados los conceptos anteriores, se proceder a la generacin de los

Cuadros Resumen por tipo de Nmina (Cuadro 15) mensual de todas las nminas.

2. Se aplicar el programa de cdigos agrupados por conceptos, segn formatos 1 y

2, ejemplo: Sueldo del Mes, Incremento de Sueldo, Aumento de Sueldo del mes y

Retroactivo de Sueldo del ao en curso. Se procede igual con los dems

conceptos que conforman el Sueldo Bsico y el Sueldo integral.

3. Se toma el formato de los conceptos que conforman la nmina y se elabora el

cuadro estadstico.

4. se realizar el cuadre de las estadsticas con los cuadros 15 y se cuadra.

5. Ya elaborado el cuadro estadstico, se pasa al Jefe de la Unidad para su revisin y

verificacin, posteriormente se enva a la Direccin de Administracin.

g. Consideraciones para Impresin Local de Reportes.

1. Seleccionar la opcin FTP-PING32 en la pantalla principal (Escritorio del Pc).

2. Introducir la Clave de Acceso.

3. Se Selecciona la carpeta por tipo de nmina y ubicar el reporte deseado (1)

4. Se selecciona el reporte y se ubica con la tecla (Flecha hacia la Izquierda), (2)

5. Se cierra la opcin FTP-PING32.

6. Desde la barra de inicio, seleccionar programas, hacer clic en opcin MS-DOS.

7. Realizar los siguientes pasos:

CD

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CPPDN-2006

CD, espacio, Reportes

Edit.

8. Una vez accesado el Edit, seleccionar el archivo, el reporte deseado y aceptar.

9. Oprimir la tecla (Imprimir o Print), esperar que salga el reporte por impresora.

10. Al finalizar la impresin, seleccionar la opcin archivo y escribir exit. Aceptar

Nota:

1. Tomar precaucin ya que por cualquier error, se pu3ede borrar algn reporte por

estar dentro del programa produccin.

2. El reporte queda en el disco duro de la computadora y se debe borrar una vez

impreso, ya que ocupa mucho espacio en el mismo.

h. Consideraciones para los Aportes y Retenciones. Aportes:

1. Al finalizar el cierre de mes de cada nmina, se recibe de la Direccin de

Informtica el reporte de los aportes y retenciones, conjuntamente con la relacin

de cheques amarillos.

2. Se seleccionarn los conceptos de acuerdo al motivo de la retencin (Caja de

Ahorros, IPP, Fondo de Jubilaciones, otros).

3. Se sumarn todos los aportes de cada uno de los conceptos y se realizan las

solicitudes de cheques correspondientes, luego se remitir al Jefe de

Departamento para su aprobacin y firma, consecutivamente se enviarn a la

firma de la Direccin de Administracin.

4. Luego de aprobados y firmados se enviarn a la Oficina Central de Presupuesto, a

Contralora Interna y posteriormente al Departamento de Tesorera.

Retenciones:

1. Del total general de los aportes y retenciones, se restan los montos de los aportes

(Caja de Ahorros, Fondo de Jubilaciones) obtenindose as el monto de las

retenciones.

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CPPDN-2006

2. Se proceder a realizar las solicitudes de cheques correspondientes.

3. Se tramitarn de acuerdo igual que las retenciones. i. Consideraciones para Generar los Reportes de Ley Poltica Habitaciones.

1. Una vez realizado el cierre de nmina de cada mes, se generarn los reportes de

Ley Poltica Habitacional de aportes y retenciones.

2. Paralelamente se imprimen los cuadros quince, donde aparecen las retenciones

mensuales.

3. Se proceder a realizar el cuadre con los dos reportes anteriores.

4. Se preparan las transferencias (Solicitudes de Cheques) con todos los reportes

necesarios para su verificacin.

5. Se revisan las transferencias y se envan a la firma del Jefe de Nminas y

Direccin de Administracin.

6. Luego enviarn a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, a la

Contralora Interna y al Departamento de Tesorera.

7. Se realizarn solicitudes a la Direccin de Informtica para la preparacin de los

diskettes para su envo al Departamento de Tesorera.

j. Consideraciones para la Elaboracin de Liquidacin de Cuentas.

1. El solicitante procede al llenado de la solicitud correspondiente y posteriormente

se entrevista con el Funcionario encargado

2. El solicitante es personal activo que desea retirarse del IPP, debe consignar

autorizacin debidamente firmada.

3. En caso de la no asistencia del titular, debe presentar autorizacin escrita del

mismo, con copia de la cdula de identidad de ambas personas.

4. En el caso de haber recibido pagos indebidos, el Docente deber realizar el

depsito correspondiente, anexando una carta explicativa de la misma a la

Direccin de Administracin.

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CPPDN-2006

5. El solicitante debe consignar copia del oficio y deposito en el Departamento de

Nminas.

6. Se entrega el documento de Liquidacin de Cuenta al solicitante.

7. Si es personal Jubilado que desea retirar sus ahorros, deber realizar la solicitud

correspondiente por escrito.

8. Si es retiro por fallecimiento, los beneficiarios debern esperar la tramitacin, por

parte de la Direccin de Recursos Humanos del Movimiento de Personal de

pensin de viudez y/o sobreviviente.

9. Se solicita al IPP el reintegro de los aportes y retenciones especificados en la

casilla inferior del formato.

k. Consideraciones para el Pago del Impuesto Sobre la Renta.

1. Una vez realizado el cierre del mes de cada tipo de nmina, el funcionario deber

sumar los montos por concepto de retencin de Impuesto Sobre la Renta, que

aparecen en los reportes de Resumen por Tipo de Nmina.

2. Se llena la planilla de pago suministrada por el SENIAT en fsico o digital por el

portal electrnico, indicando los datos solicitados, el cual debe ser firmada por el

agente e retencin (Directora de Administracin).

3. Se elabora la Carta Orden, la cual se remite al Jefe de Operaciones de Cuentas

Corrientes del Banco Central de Venezuela, indicando el monto total del impuesto

retenido al personal de la Institucin, la cual debe estar firmada por la Direccin

de Administracin, Departamento de Tesorera, Contabilidad y Nmina.

4. Se envan estos recaudos al Banco Central de Venezuela, para cumplir con el

pago del Impuesto Sobre la Renta, los tres primeros das del mes siguiente al que

causa la retencin.

5. Se recibe del Banco Central de Venezuela, la nota de dbito correspondiente.

6. Se enva la nota de dbito al Departamento de Contabilidad con copia a los

Departamentos de Tesorera y nminas.

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CPPDN-2006

7. El Departamento de Nminas archiva debidamente la copia de la Carta Orden,

Planilla de Pago y copia de la nota de Dbito.

l. Consideraciones para Cargar Planillas AR I del Impuesto Sobre la Renta.

1. Se recibe a partir del mes de Noviembre de cada ao, la planilla AR I de parte de

los trabajadores de la Comunidad Universitaria.

2. Se verifican las Unidades Tributarias.

3. Se organizan alfabticamente.

4. Se carga la informacin al sistema, durante el mes de enero de cada ao.

5. Se genera reporte de todos los datos cargados.

6. Se verifica aleatoriamente y se da visto bueno.

7. Procede a actualizar la segunda quincena del mes de enero.

8. Desarrolla el proceso que agrupa a las personas que no entregaron la planilla AR

C, el sistema los ubica automticamente dentro de los porcentajes de la Ley de

Impuesto Sobre la Renta.

9. Se verifica que los montos descontados coincidan con los porcentajes de Ley.

10. En caso de que una persona no haya presentado su AR I, en el lapso descrito en

el punto N 1, debe presentarla para la primera variacin del mes de marzo, la

segunda en el mes de julio o la tercera en el mes de septiembre. As mismo,

pueden consignar la planilla aquellas personas que reciban algn incremento en

sus asignaciones en los periodos sealados.

m. Consideraciones para Emisin de Planillas AR C.

1. Se generar el reporte de las planillas AR C mensualmente.

2. Se revisa aleatoriamente el proceso desarrollado.

3. En caso de detectar error, comunicarse con la Direccin de Informtica para la

realizacin de los ajustes correspondientes.

4. Se reconstruye la informacin con las correcciones realizadas.

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CPPDN-2006

5. Se establece comunicacin con la Direccin de Informtica nuevamente, en caso

de persistir fallas, y generar nuevamente el reporte.

6. Se informa a la Direccin de Informtica la conformidad del reporte.

7. Solicitar a la Direccin de Informtica la impresin de los AR C del personal de la

Institucin a partir de la Segunda quincena del mes de enero.

8. Una vez recibidas las planillas impresas, se proceder a colocarle el sello de la

Direccin de Administracin y la firma correspondiente.

9. Se compaginan original y dos copias de cada planilla.

10. Se organizan y embalan para su envo a las diferentes facultades y/o

dependencias.

11. Se proceder a informar a todas las Oficinas de Personal de las Facultades y/o

Dependencias para que se dirijan al Departamento de Nminas a retirar los AR C

para su entrega al personal adscrito a la misma.

n. Consideraciones para Reincorporar al Personal Jubilado, Pensionado,

Pensin de Viudez y Sobreviviente al Sistema de Abono en Cuenta, Previa

Presentacin de la Fe de Vida.

Los diskettes contentivos del listado del personal que debe ingresarse al Sistema de

Abono en Cuenta del personal que cumpli con la presentacin de la respectiva Fe de

Vida, deben llegar a la Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, con la

siguiente informacin: Apellidos y Nombres, Cdula de Identidad y Unidad Ejecutora, y

para la Direccin de Informtica solo el nmero de la Cdula de Identidad.

1. La Direccin de Recursos Humanos, remite con oficio a la Direccin de

Administracin, Departamento de Nminas los Diskettes con la informacin

requerida, y para la Direccin de Informtica.

2. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, recibe ambos

diskettes con la informacin detallada y procede a compararlos, ya que la

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: 25-Oct-2006

Preliminares

Preliminares

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CPPDN-2006

informacin debe ser igual para ambas Unidades Administrativas. Si coincide la

informacin perfectamente se enva a la Direccin de Informtica solo los

nmeros de Cdula correspondientes para su incorporacin al Sistema de

Nminas.

3. De no coincidir los datos, remiten a la Direccin de Recursos Humanos para su

respectiva correccin de los errores.

4. La Direccin de Informtica, procesa la informacin entregada y Carga los datos

en el Sistema Central de Nmina, si hay rechazados emite listado a la Direccin

de Administracin y Departamento de Nminas.

5. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas, recibe listado de

rechazados y procede a remitirlo a la Direccin de Recursos Humanos para su

correccin e incorporar nuevamente en Diskettes.

6. La Direccin de Informtica a travs del formato de Control de Salida, informa a

la Direccin de Administracin, Departamento de Nminas que fue incorporada en

su totalidad la informacin en el Sistema Central de Nmina.

7. La Direccin de Administracin, Departamento de Nminas recibe el formato de

Control de Salida y procede a revisar, por muestreo de datos, en cada Facultada

y/o Dependencia, que la informacin haya ingresado completa y correcta, por ser

exclusiva responsabilidad del Departamento de Nminas.

8. Cumplida esta fase, concluye el proceso y procede al cierre de nmina.

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Preliminares PGNOM-2006

PGNOM-2006/01

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA DEPARTAMENTO DE NMINAS

1. PROCEDIMIENTO (A-1): Entrada y Salida de Documentos Varios - Departamento de Nminas

RESPONSABLE ACCIN

RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS Recepcionista

DEPARTAMENTO DE NMINAS Jefe de Unidad o

Asistentes de Nminas: Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

Jefe de Unidad

Asistente de Nminas Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

1. Recibe Documentos Varios en Original y tantas

copias dependiendo los requerimientos solicitados por parte de la Unidad Solicitante, verifica los nmeros de las planillas y cantidad reflejada en la relacin.

2. Carga los datos en Sistema Interno de Control, Revisa cuales son los requerimientos y a quien corresponde para su procesamiento, organiza por tipo de nmina, Jefe de Departamento y coloca fecha con un fechador en cada uno de los documentos y planillas recibidos.

3. Distribuye documentos de acuerdo a su clasificacin y entrega a los responsables de desarrollar el procedimiento.

4. Reciben requerimientos para su procesamiento: Oficios, Memorando, Documentos Varios en el caso del Jefe de la Unidad, para cumplir con requerimientos Especiales Solicitados. (Va al paso N 5). Planillas de Movimiento de Personal en el caso de los Asistentes de Nmina para procesar el requerimiento que se especifica en la misma. (Va al Paso 8). 5. Procesa las solicitudes emanadas de los

documentos varios, oficios o memorando. 6. Prepara y elabora Comunicacin (oficio,

memorando o comunicado) en original firma y sella, y reproduce tantas copias sea necesario para presentar la respuesta del requerimiento solicitado a la Unidad Administrativa Solicitante.

7. Entrega a Recepcionista de Nminas para su envo

y posterior archivo del respaldo firmado y sellado como recibido por la Unidad Administrativa Solicitante. (Va al Paso N 12).

8. Procesa el requerimiento solicitado en la Planilla

Movimiento de Personal en: Sistema Central de Nmina, Sicmov o Clculos de Nminas Varios. (Ver Procedimientos de Clculo).


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PGNOM-2006/02

RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS Recepcionista

9. Finalizado el requerimiento se prepara y elabora comunicado, oficio o memorando con la respuesta del requerimiento firma.

10. Reproduce tantas copias sea necesario y se entrega a recepcionista para su envo y archivo del respaldo firmado y sellado por Unidad Administrativa Solicitante como recibido. (Va al Paso N 12).

11. Archiva Planilla Movimiento de Personal ya liquidada y procesada para su respaldo.

12. Recibe Oficio, Memorando, comunicado o

planilla de movimiento de personal firmada y sellada con copias varias para su envi a la Unidad Administrativa Solicitante y archivo firmado y sellado como recibido para respaldo e la Divisin.


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Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-1): Entrada y Salida de Documentos Varios - Divisin de Nminas

RECEPCIONISTA JEFE DE UNIDAD ASISTENTE DE NMINA

Recibe Oficio, Memorando, comunicado o planilla de movimiento de personal firmada y sellada con copias varias para su envi a la Unidad Administrativa Solicitante y archivo firmado y sellado como recibido para espaldo e la Divisin r

Archiva Planilla Movimiento de Personal ya procesada para su respaldo.

Reproduce tantas copias sea necesario y se entrega a recepcionista para su envo y archivo del respaldo firmado y sellado por Unidad Administrativa Solicitante como recibido. (Va al Paso N 12).

Finalizado el requerimiento se prepara y elabora comunicado, oficio o memorando con la respuesta del requerimiento firma.

Procesa el requerimiento solicitado en la Planilla Movimiento de Personal en: Sistema Central de Nmina, Sismov o Clculos de Nminas Varios. (Ver Procedimientos de Clculo).

Entrega a Recepcionista de Nminas para su envo y posterior archivo del respaldo firmado y sellado como recibido por la Unidad Administrativa Solicitante. (Va al Paso N 12).

Prepara y elabora Comunicacin (oficio, memorando o comunicado) en original firma y sella, y reproduce tantas copias sea necesario para presentar la respuesta del requerimiento solicitado a la Unidad Administrativa Solicitante.

Procesa las solicitudes emanadas de los documentos varios, oficios o memorando.

Recibe requerimientos para su procesamiento: - Oficios, Memorando, Documentos Varios en el caso del Jefe de la Unidad, para cumplir con requerimientos Especiales Solicitados. (Va al paso N 5).

Distribuye documentos de acuerdo a su clasificacin y entrega a los responsables de desarrollar el procedimiento.

Carga los datos en Sistema Interno de Control, Revisa cuales son los requerimientos y a quien corresponde para su procesamiento, organiza por tipo de nmina, Jefe de Departamento y coloca fecha con un fechador en cada uno de los documentos y planillas recibidos.

Recibe Documentos Varios en Original y tantas copias dependiendo los requerimientos solicitados por parte de la Unidad Solicitante, verifica los nmeros de las planillas y cantidad reflejada en la relacin.

Recibe Planillas de Movimiento de Personal en el caso de los Asistentes de Nmina para procesar el requerimiento que se especifica en la misma. (Va al Paso 8).

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PGNOM-2006/04

2. PROCEDIMIENTO (A-2): Respaldo Digital de Nminas: Docentes de Investigacin, Administrativos, Obreros y Vigilante.

RESPONSABLE ACCIN

DEPARTAMENTO DE NMINAS Asistentes de Nminas:

Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

1. Ingresa a Aplicacin FTP, elige opcin de acuerdo

a los directorios de Nmina, Docente Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante.

2. Traslada informacin del Sistema Central de

Nmina a la Unidad de Respaldo: CD, Disco Duro. 3. Organiza informacin seleccionada, renombra los

archivos y guarda en carpeta de respaldos creado en los dispositivos de almacenamiento seleccionados.

4. Terminado el proceso de respaldo, procede a

archivar la informacin digitalizada.


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Preliminares

Diagrama de Procesos Estructurado Procedimiento (A-2):

Respaldo Digital de Nminas: Docentes de Investigacin, Administrativos, Obreros y Vigilante.

ASISTENTE DE NMINA Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

Terminado el proceso de respaldo, procede a archivar la informacin digitalizada

Organiza informacin seleccionada, renombra los archivos y guarda en carpeta de respaldos creado en los dispositivos de almacenamiento seleccionados

Traslada informacin del Sistema Central de Nmina a la Unidad de Respaldo: CD, Disco Duro

Ingresa a Aplicacin FTP, elige opcin de acuerdo a los directorios de Nmina, Docente Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante

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PGNOM-2006/05

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3. PROCEDIMIENTO (A-3): Elaboracin de Nminas, Docente CDCH Investigacin,

Administrativo, Obrero y Vigilante.

RESPONSABLE ACCIN

RECEPCIN - DEPARTAMENTO DE NMINAS

Recepcionista

Asistente de Nminas Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

Secretaria

1. Recibe de CDCH, los Movimientos de Personal

Docente en original, los cinco (05) primeros das de cada mes, procede a incorporar en Sistema Interno de Control.

2. Entrega al Asistente de Nminas encargado los

Movimientos de Personal de CDCH en original, ya relacionados en Sistema Interno de Control.

3. Recibe Movimientos de Personal CDCH en

original, verifica cuales son los requerimientos solicitados.

4. Realiza los procedimientos de clculos

correspondientes y los carga en Sistema Central de Nmina.

5. Procede a Generar la Prenmina de CDCH, revisa:

Si todo esta Correcto procede a elaborar nmina final. No esta correcto, corrige y elabora nmina final

6. Solicita telefnicamente a la Direccin de

Informtica, la Impresin del Material de la Nmina de CDCH. (Espera la entrega del material de la Direccin de Informtica).

7. Recibe de la Direccin de Informtica, Cuadro de

Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH en original, y formato digital (Diskette) con reportes a bancos, registro de cheques y cheques.

8. Revisa que el material entregado este completo:

Si esta completo, procede a cargar los montos en las diferentes modalidades de pago (abono en cuenta, cheques, otros). No esta completo, notifica telefnicamente a la Direccin de Informtica. Regresa al paso N 6).

9. Entrega a Secretaria del Departamento para

elaborar las Solicitudes de Cheques. 10. Recibe material y procede a elaborar Solicitudes

de Cheques en original y las entrega al Asistente de Nmina CDCH para su revisin.

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PGNOM-2006/06


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PGNOM-2006/07

Asistente de Nminas

Docente, Administrativo, Obrero y Vigilante.

Jefe del Departamento

11. Recibe Solicitudes de Cheques en original, junto con material, verifica que estn correctas:

Si estn correctas, anexa los Cuadros de

Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH, (Va al paso N 12).

No estn correctas, regresa material a secretaria junto con Solicitudes de Cheques para su correccin.

12. Entrega al Jefe del Departamento de Nminas

para su verificacin y aprobacin. 13. Recibe, revisa y verifica, si estn correctas las

Solicitudes de Cheques, Material Cuadros de Transferencia, Resumen de la Nmina CDCH y Diskette con reportes a bancos, registro de cheques y cheques:

Si estn correctos, firma y sella como

aprobado. (Va al paso N 14). No estn correctos: entrega a Asistente de

Nmina CDCH para realizar correcciones. (Regresa al paso N 12).

14. Entrega a Secretaria para su envo a la Oficina

Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.


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Preliminares


Elaboracin de Nminas, Docente CDCH Investigacin, Administrativo, Obrero y Vigilante.

Entrega a Secretaria para su envo a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.

Recibe, revisa y verifica, si estn correctas las Solicitudes de Cheques, Material Cuadros de Transferencia, Resumen de la Nmina CDCH y Diskette con reportes a bancos, registro de cheques y cheques:

- Si estn correctos, firma y sella como aprobado. (Va al paso N 14).

- No estn correctos: entrega a Asistente de Nmina CDCH

Entrega al Jefe del Departamento de Nminas para su verificacin y aprobacin.

Recibe Solicitudes de Cheques en original, junto con material, verifica que estn correctas:

- Si estn correctas, anexa los Cuadros de Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH, (Va al paso N 12).

- No estn correctas, regresa material a secretaria junto

Recibe material y procede a elaborar Solicitudes de Cheques en original y las entrega al Asistente de Nmina CDCH para su revisin

Entrega a Secretaria del Departamento para elaborar las Solicitudes de Cheques.

Revisa que el material entregado este completo:

- Si esta completo, procede a cargar los montos en las diferentes modalidades de pago (abono en cuenta, cheques, otros).

- No esta completo, notifica telefnicamente a la Direccin

Recibe de la Direccin de Informtica, Cuadro de Transferencia y Resumen de la Nmina CDCH en original, y formato digital (Diskette) con reportes a bancos, registro de cheques y cheques.

Solicita telefnicamente a la Direccin de Informtica, la Impresin del Material de la Nmina de CDCH. (Espera la entrega del material de la Direccin de Informtica).

Procede a Generar la Prenmina de CDCH, revisa:

- Si todo esta Correcto procede a elaborar nmina final.

Realiza los procedimientos de clculos correspondientes y los carga en Sistema Central de Nmina.

Recibe Movimientos de Personal CDCH en original, verifica cuales son los requerimientos solicitados.

Entrega al Asistente de Nminas encargado los Movimientos de Personal de CDCH en original, ya relacionados en Sistema Interno de Control.

Recibe de CDCH, los Movimientos de Personal Docente en original, los cinco (05) primeros das de cada mes, procede a incorporar en Sistema Interno de Control.

A

A

RECEPCIONISTA ASISTENTE DE NMINADOCENTE, INVEST. ADM. Y OBRERO

SECRETARIA JEFE DE DEPARTAMENTO

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PGNOM-2006/08

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PGNOM-2006

PGNOM-2006/09

4. PROCEDIMIENTO (A-4): Elaboracin de Solicitudes de Cheques.

RESPONSABLE ACCIN

DEPARTAMENTO DE NMINAS Secretaria

Asistente de Nminas

Jefe de Departamento

Secretaria

1. Recibe de Asistentes de Nminas los montos de

las nminas del personal, Docente Investigacin, Administrativo, Obreros y Vigilante.

2. Ingresa al Sistema y selecciona la opcin

Elaboracin de Solicitudes de Cheques. 3. Realizada la seleccin, ingresa la informacin de

los nuevos montos de acuerdo al tipo de nmina. 4. Verifica que la informacin esta correcta en la

Solicitud, si hay errores corrige y procede a imprimir original de cada Solicitud de Cheques.

5. Entrega a Asistente Responsable de acuerdo al

tipo de Nmina para su verificacin. 6. Recibe y verifica Solicitudes de Cheques:

Si esta correcto, entrega al Jefe de Departamento para su aprobacin y firma. No esta Correcto, (Regresa al paso N 1).

7. Recibe Solicitudes de Cheques de las diferentes

nminas. Si estn correctos, firma y entrega a Secretaria. No estn correctos, (Regresa al paso N 1).

8. Recibe Solicitudes de Cheques aprobadas por

Jefe de Departamento y enva a la Direccin de Administracin para su Firma.

9. Recibe Solicitudes de Cheques Firmadas por la

Direccin de Administracin, enva a la Oficina Central de Programacin y Presupuesto, Contralora interna y Departamento de Tesorera.


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PGNOM-2006/10


Elaboracin de Solicitudes de Cheques.

Recibe de Asistentes de Nminas los montos de las nminas del personal, Docente Investigacin, Administrativo, Obreros y Vigilante.

Ingresa al Sistema y selecciona la opcin Elaboracin de Solicitudes de Cheques.

Realizada la seleccin, ingresa la informacin de los nuevos montos de acuerdo al tipo de nmina.

Verifica que la informacin esta correcta en la Solicitud, si hay errores corrige y procede a imprimir original de cada Solicitud de Cheques.

Entrega a Asistente Responsable de acuerdo al tipo de Nmina para su verificacin.

Recibe y verifica Solicitudes de Cheques: - Si esta correcto, entrega al Jefe de Departamento para su aprobacin y firma. - No esta Correcto, (Regresa al paso N 1).

Recibe Solicitudes de Cheques de las diferentes nminas. - Si estn correctos, firma y entrega a Secretaria. - No estn correctos (Regresa al paso N 1)

Recibe Solicitudes de Cheques Firmadas por la Direccin de Administracin, enva a la Oficina Cent

manual de normas y procedimientos - nominas ucv oct 2006

Documents

procedimientos generales

procedimientos de clculo

cdigo de manual

procedimientos inmersos

procedimientos establecidos

departamento de nminas

personal administrativo

introduccin captulo