MANUAL DE CORRESPONDENCIA

APRENDIZ:

YENCI YIJAN GONZALEZ

ANDREA BRIGITH RAMIREZ PACHÒN

LIZETH KATHERINE HERNANDEZ VALENCIA

SENA

CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

GESTION DOCUMENTAL

748437

ARMENIA-QUINDIO

2014

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

APRENDIZ:

YENCI YIJAN GONZALEZ

ANDREA BRIGITH RAMIREZ PACHÒN

LIZETH KATHERINE HERNANDEZ VALENCIA

INSTRUCTORA:

ANDREA CAROLINA VALBUENA LEZCANO

SENA

CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

GESTION DOCUMENTAL

748437

ARMENIA-QUINDIO

2014

4

Misión

Brindar soluciones competitivas a las industrias cerámicas, de la edificación y

otras, mediante el suministro asegurado de insumos con base en minerales no

metálicos, servicios técnicos y productos semielaborados, con la calidad

requerida por los usuarios finales. Actuamos basados en nuestros valores y

principios fundamentales, manteniendo siempre un sano equilibrio entre los

intereses de Clientes, Colaboradores, Accionistas y Comunidades donde

operamos.

Visión

En el año 2010 seremos la Empresa preferida de nuestros clientes, por

brindarles las soluciones más confiables en la provisión de sus insumos

industriales y de productos para la edificación. Estaremos vendiendo US $100

millones/año, habremos logrado las demás metas de nuestra MEGA, seremos

líderes en los mercados objetivos nacionales y estaremos desarrollando

nuestra internacionalización. El equilibrio de nuestra gestión estará evidenciado

por indicadores de satisfacción e impacto en los públicos de interés.

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 6

1. OBJETIVOS 6

1.1 Objetivos generales 6

1.2 Objetivos específicos 6

2. ALCANCE 6

3. RESPONSABILIDADES 6

4. PROCEDIMIENTOS 7

4.1 Radicación de recibo y despacho de las comunicaciones 7

4.2 Formato de las comunicaciones 7

4.3 Llegada de correspondencia 7

4.4 Registro de comunicaciones 7

4.5 Recibo y despacho de las comunicaciones 7

4.6 Convenio de mensajería 7

4.7 Formatos de derecho de petición 8

4.8 Cartas comerciales 8

4.9 Circulares 8

4.10 Memorandos 8

5. CONCLUSIONES 9

Anexos 9

Web-bibliografía 12

6

INTRODUCCIÓN

En este trabajo daremos a conocer el recibo y despacho de las

comunicaciones oficiales, memorandos, radicaciones, entre otros, de la

empresa cerámicas corona de Armenia-Quindío.

1. OBJETIVO

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar

el manejo de la correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para

un adecuado control de la misma.

1.1 Objetivos generales:

-Conocer cómo se manejan las comunicaciones oficiales de recibo y

despacho de cerámicas corona.

-Analizar cómo se hacen los derechos de petición de esta empresa.

1.2 Objetivos específicos:

-Determinar el porcentaje de los derechos de petición que se hacen a

esta empresa.

-Observar el manejo de las cartas comerciales.

2. ALCANCE

Transmitir nuevos conocimientos a las demás personas sobre las

comunicaciones oficiales

3. RESPONSABILIDADES

Es responsable del manejo de recibo y despacho de las comunicaciones

oficiales el jefe de ventas.

7

4. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos que se hacen en la empresa son los siguientes:

4.1 Radicación de recibo y despacho de las comunicaciones

La radicación del recibo y despacho de las comunicaciones es

automatizado, para minimizar costos y reciclar papel sobre todo por las

campañas que se están implementando acerca del no papel en todas las

empresas de Colombia.

4.2 Formato de las comunicaciones

El formato del recibo y despacho de las comunicaciones es físico ya

que la empresa lo recibe y lo despacha de esta manera aunque en

algunos casos es digitalizado.

4.3 Llegada de correspondencia

La correspondencia llega principalmente al jefe de ventas por lo que él

es el encargado de esta función y ya las otras dos dependencias que

son la de caja y entrega de mercancía la reciben por si algún motivo no

está el jefe de ventas.

4.4 Registro de comunicaciones

El registro de comunicaciones se archiva los documentos de los envíos

y de los recibidos y por parte de servientrega se encargan de tener todo

en orden así que el trabajo de ellos no es mayoritario en este tema.

4.5 Recibo y despacho de las comunicaciones

El recibo y despacho de las comunicaciones se hace a través de una

planilla en donde se anota el documento que se recibe y el de despacho,

también debe de haber una factura que corresponda a esto, para que

la entidad se quede con una de ellas y con la otra queda el mensajero.

4.6 Convenio de mensajería

El convenio de mensajería es con servientrega, envía, y saferbo, la

relación con ellos es muy asertiva ya que siempre que hay un

inconveniente ellos lo solucionan pasivamente

8

4.7 Formatos de derecho de petición

Los formatos de derecho de petición lo hacen los clientes y ellos

mismo los entregan al encargado de estos ya que si no se contestan

8 días antes el cliente inconforme tiene el derecho de imponer otro

tipo de reclamo.

4.8 Cartas comerciales

Las cartas comerciales son utilizadas en esta empresa ya que las

utilizan más que todo para ocasiones muy importantes como una

reunión e integración.

4.9 Circulares

Se manejan las circulares voluntarias e informativas ya que para los

clientes especiales explicándoles bien los beneficios que tienes al

comprar los artículos y las garantías que hay en ellos.

4.10 Memorandos

Esta entidad no maneja frecuentemente los memorandos ya que

estos formatos son enviados desde Bogotá y el personal nunca ha

dado como memorandos.

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5. CONCLUSIONES

Con este trabajo aprendimos muchas cosas como por ejemplo el recibo y

despacho de las comunicaciones que hacen en esta entidad, ya que nosotras

hemos visitamos muchas empresas con otros trabajos pero nunca habíamos

hecho esta serie de preguntas.

Este trabajo nos dio a entender que las personas pueden tener cualquier tipo

de cargo en su puesto de trabajo pero alguno de ellos están muy bien

informados sobre este tema como otros no, en esta entidad nos dijeron que

toda esta información la sabia las personas de la empresa principal que está

ubicada en Bogotá pero que ellos sabían también de que estábamos hablando.

ANEXOS

10

11

12

Web-bibliografía

- http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-69139983-dt-content-rid-

99765709_2/courses/P521213_F748437_RG63_C9538/Manual%20de%20Correspond

encia.pdf

- http://www.corona.com.co/web/Hipercentro/Pages/servicios-asesoria

- http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com/2011/04/actividad-9-manual-

de-correspondencia-y.html

- http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-69139968-dt-content-rid-

99765192_2/courses/P521213_F748437_RG63_C9538/16%2520Radicaci%25F3n%252

0y%2520Distribuci%25F3n%2520de%2520Correspondencia.pdf