Manual de Auditora de Estados Financieros de Propsito Especial para Proyectos Financiados por el BID

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NDICE

1.Introduccini2.Objetivos del manual13.Auditora de estados financieros de propsito especial de un proyecto/programa financiado con recursos provenientes del BID24.Planeacin de la auditora114.1 Planificacin basada en riesgos164.2 Entendimiento de la estructura del proyecto174.2.1 Entendimiento y anlisis de regulaciones aplicables al programa22234.2.2 Entendimiento y anlisis de los procesos de adquisiciones y contratacin254.2.3 Entendimiento y anlisis de la correspondencia cruzada con el BID274.2.4 Entrevistas con el equipo del proyecto284.3Identificar y evaluar riesgos294.3.1 Analtica de identificacin de riesgos en estados financieros294.3.2 Riesgo de Fraude y/o Riesgo de la posibilidad de Comisin de Delitos (RPCD)304.4Determinar la materialidad de auditora344.5Planificar el uso del trabajo de un experto y/o especialista354.6Uso del trabajo de la auditora interna374.7Estrategia de auditora375.Ejecucin de auditora385.1 Determinacin de la muestra415.2Pruebas de auditora435.3 Efectivo recibido del BID445.4 Conciliacin de anticipos de fondos455.6 Desembolsos efectuados /Inversiones455.6.1Pruebas de auditora a los procesos de adquisiciones y contrataciones465.6.2Revisin Ex ante475.6.3Adquisicin de bienes, obras y servicios diferentes a consultora485.6.4Seleccin y contratacin de firmas o empresas consultoras515.6.5Seleccin y contratacin de consultores individuales545.6.6Revisin Ex post555.6.7Adquisicin de bienes, obras y servicios diferentes a consultora575.6.8Seleccin y contratacin de firmas o empresas consultoras595.6.9Seleccin y contratacin de consultores individuales605.7Disponible (caja/bancos)615.7.1Anlisis de administracin del efectivo625.7.2Procedimiento de confirmacin de cuentas bancarias del programa625.8Evaluacin de cumplimiento de clusulas contractuales del contrato de prstamo/convenio de donacin635.8.1Evaluacin del contrato de prstamo/convenio de donacin635.8.2Nivel de evidencia de cumplimiento645.8.3Documentacin de la evaluacin645.9Diferencial cambiario del programa655.10Revisin de Gastos665.11Uso del trabajo de un experto665.12Anlisis de litigios del programa665.13Seguimiento a hallazgos de auditoras de aos anteriores676.Finalizacin de la auditora686.1Conciliacin de estados financieros y cdulas sumarias686.2Actualizacin de entendimiento de litigios686.3Analtica de conclusin general696.4Opinin de auditora696.5Emisin de informes de auditora706.6Informe de control interno717Listado Control de Calidad del Informe Emitido738Glosario de Acrnimos y Trminos74Acrnimos74Glosario de Trminos759.Anexos8110.Relacin entre Formatos82

1. Introduccin

El presente documento conforma el Manual de Auditora de Estados Financieros de Propsito Especial para Proyectos Financiados por el BID, no pretende establecer diferencias entre los procedimientos de auditora normados por la CGC a travs de los Manuales de Auditora Gubernamental y las ISSAI. GT.

Su objetivo principal es incluir los procedimientos que respondern tanto a lasISSAI.GT, como a los requerimientos del Banco para el desarrollo de auditoras a los estados financieros (EFAs) elaborados por los ejecutores, enlazando aquellos temas especficos que aseguraran dicho cumplimiento.

El sistematizar los procesos de auditora en cumplimiento de las ISSAI.GT, para este tipo de auditora[footnoteRef:2] se convierte en una herramienta til para los equipos de auditora; debido a los mltiples beneficios de disponer de una orientacin precisa de cmo desarrollar el proceso completo de la auditoria. [2: ISSAI.GT- 1800 Consideraciones especficas: Auditorias de estados financieros elaborados de acuerdo con un marco con finalidades especiales]

Para el desarrollo del presente manual se tomaron como base:

Manuales de Auditora Gubernamental de la CGC[footnoteRef:3] [3: Manual de Auditora Financiera, Desempeo y Cumplimiento]

Manual para Operaciones de Proyectos Financiados por el BID dentro de una Auditora Gubernamental[footnoteRef:4] [4: Aplicando las ISSAI.GT ]

ISSAI. GT

Gua de Gestin para Proyectos Financiados por el Banco OP 273-6 (vigente en el momento de desarrollar la auditora)

Polticas de adquisiciones del BID GN-2349 y GN-2350 aplicables

Instructivo de Informes Financieros Auditados y Gestin de Auditora Externa Mayo 2017 o el que estuviera vigente

Trminos de Referencia de Estados Financieros de Propsito Especial del BID

Este manual es una Gua Prctica que incluye las etapas del proceso de auditora; con el objetivo de que los equipos asignados a este tipo de trabajo; conozcan los temas especficos y procedimientos aplicables, los cuales son de uso obligatorio sin excepcin cuando los auditores desarrollen auditoras a los Estados Financieros de Propsito Especial de Proyectos Financiados con Recursos del BID.

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2. Objetivos del manual

Los objetivos especficos del presente manual son;

Establecer una metodologa alineada a los Manuales de Auditora Gubernamental aprobados por la CGC[footnoteRef:5], para desarrollar una auditora de los estados financieros de propsito especial, de los proyectos y/o programas ejecutados por organismos ejecutores gubernamentales de Guatemala, basados en los lineamientos de contrato de prstamo/convenio de donacin, donacin no reembolsable suscritos con el Banco Interamericano de Desarrollo -BID-. [5: Manual de Auditora Financiera, Desempeo y Cumplimiento]

Establecer los procesos de planificacin de una auditora de estados financieros; delineando aspectos relevantes a observar en la planificacin de una auditora de estados financieros de propsito especial a programas ejecutados por entidades gubernamentales de Guatemala y financiados por el BID.

Establecer un conjunto de pruebas relevantes, sugeridas para una auditora de estados financieros de propsito especial de los programas financiados por el BID, que ayudarn al auditor a disminuir los riesgos de error material, diseados de acuerdo a los mtodos de identificacin, administracin y mitigacin de riesgos significativos.

Establecer procedimientos de finalizacin de una auditora de estados financieros de propsito especial, a travs de la seleccin y presentacin de aspectos relevantes a observar para que la auditora realizada cumpla con aspectos de calidad y documentacin.

Proporcionar una Gua del Control de Calidad para la revisin y supervisin y aseguramiento de la calidad de estas auditoras.

3. Auditora de estados financieros de propsito especial de un proyecto/programa financiado con recursos provenientes del BID

El objetivo de este tipo de auditora es obtener:

i. Una opinin (o una aseveracin acerca de la imposibilidad de expresar la misma si fuera necesario[footnoteRef:6]), sobre si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos importantes de conformidad con los requerimientos del marco de informacin financiera aplicable[footnoteRef:7] [6: ISSAI. GT 1705 Modificaciones de la Opinin] [7: Dicho marco podran ser Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Publico (NICSP) u otro que aplique de acuerdo a la legislacin aplicable]

ii. Suministrar informacin relacionada con la evaluacin del sistema de control interno que deber realizarlo de acuerdo con el alcance previsto en las ISSAI.GT.

A este respecto los estados financieros del proyecto arriba mencionado; que debern ser auditados se refieren a:

1) Estado de Inversiones Acumuladas al (da de mes del 20XX)

2) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el periodo a auditar (ambos presentados en forma comparativa con los estados financieros del periodo anterior auditado);

3) Y las notas a los estados financieros, presentadas igualmente en forma comparativa, que forman parte de los mismos y que debern contener, entre otros, el resumen de las polticas y normas contables significativas, conciliaciones respectivas, y otras notas explicativas que la Administracin considere necesario adjuntar a los Estados Financieros indicados.

Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados, en el cual se reconozcan: i) los ingresos de fondos provenientes del Banco, contrapartida y otras fuentes de recursos; ii) las erogaciones de recursos para la ejecucin, iii) la provisin de pagos realizados y pendientes de presentar al BID al cierre del ao fiscal; y iv) los saldos en efectivo bajo responsabilidad del Prestatario y/o del OE. Adicionalmente, si el contrato prev contrapartida en especie, los informes debern reflejar dichas contribuciones. Si no fuere posible hacer valoraciones, deben hacerse las revelaciones pertinentes en notas a dicho informe financiero.

Estado de Inversiones Acumuladas, que revele, por cada componente del proyecto y por fuente de financiamiento, los saldos invertidos en el proyecto al inicio de cada perodo reportado, los movimientos ocurridos durante el perodo y los saldos acumulados al final del perodo.

Notas explicativas, que divulguen, en forma sistemtica y con referencias cruzadas al informe, las polticas contables adoptadas y otra informacin considerada relevante para los usuarios del informe financiero.

Otros informes o detalles de transacciones, de carcter financiero, que podrn variar de acuerdo con la naturaleza del proyecto, y que hayan sido acordados entre el Ejecutor y el Banco, durante el diseo de la operacin.

Responsabilidad de preparacin de los estados financieros de propsito especial

La administracin del Proyecto es responsable de la preparacin y presentacin de los Estados Financierosarriba mencionados, as como las notas a los estados financieros del Proyectoy las conciliaciones respectivas en caso de que correspondan. Estos deben prepararse de acuerdo a los requerimientos que se establezcan en el contrato de prstamo/carta convenio si aplicar, y el Instructivo de Informes Financieros Auditados y Gestin de Auditora Externa.

Adems es responsable de establecer aquellos controles internos que considere necesarios para permitir la preparacin de tales estados financieros libres de distorsiones significativas debido a fraude (Riesgo de la posibilidad de Comisin de Delitos[footnoteRef:8]) o error. [8: Fraude definicin del Manual de Auditoria Gubernamental de la CGC (Auditoria Financiera, Cumplimiento y Desempeo)]

Normas Internacionales de Auditora y mejores prcticas

El BID requiere que los estados financieros sean auditados aplicando las Normas Internacionales de Auditora (NIAs)[footnoteRef:9] emitidas por IFAC, para las EFS la utilizacin de las Normas Internacionales de Auditoria para Entidades Fiscalizadoras ISSAI[footnoteRef:10] emitidas por INTOSAI. En el caso de la CGC aplicar para el desarrollo de las auditoras de Proyectos/Programas financiados por el BID las ISSAI.GT ya que son las normas de auditora aprobadas por la CGC. [9: https://www.ifac.org/] [10: http://www.intosai.org/]

Estas normas requieren que los equipos de auditora cumplan con requerimientos ticos de independencia, y de control de calidad y que planifique y realice la auditora para obtener una seguridad razonable, sobre si los estados financieros estn libres de representaciones errneas significativas. Una auditora tambin comprende la evaluacin de que las polticas contables utilizadas son apropiadas y son razonables, as como la evaluacin de la presentacin general de los Estados Financieros

Los auditores deben prestar especial atencin durante el proceso de auditora a los siguientes temas enmarcados en las ISSAI.GT que se detallan a continuacin, sin que ello signifique la No aplicacin de las ISSAI.GT en su totalidad:

ISSAI.GT- 1240 Directriz de auditora financiera/Obligaciones del auditor en relacin con el fraude en una auditora de estados financieros.

ISSAI.GT- 1250 Directriz de auditora financiera/Consideracin de la normativa en la auditora de estados financieros.

ISSAI.GT-1260 Directriz de auditora financiera/Comunicacin con los encargados de la gobernanza.

ISSAI.GT-1315 Directriz de auditora financiera/Identificacin y evaluacin de los riesgos de irregularidades importantes a travs de una comprensin de la entidad y su entorno.

ISSAI.GT-1330 Directriz de auditora financiera/Las respuestas del auditor a los riesgos evaluados.

ISSAI.GT-1510 Directriz de auditora financiera/Encargos iniciales de auditora. Saldos de apertura.

Para comprobar el cumplimiento de los Acuerdos y Requisitos de Gestin Financiera del Proyecto, se espera que los equipos de auditoria, en el marco de las ISSAI.GT lleven a cabo pruebas y/o procedimientos[footnoteRef:11]para confirmar, entre otros, que: [11: Esta referencia debe ser considerada enunciativa y no pretende definir los procedimientos que el Auditor debe aplicar en aplicacin de NIA. ]

a) Los fondos externos han sido utilizados de conformidad con las condiciones de los contratos de prstamo/las cartas convenio de financiamiento pertinentes.

b) Los fondos de contrapartida o de otros co-financiadores, cuando aplique, han sido provistos y utilizados de conformidad con los contratos de prstamo/las cartas convenio de financiamiento pertinentes.

c) Los bienes, obras y servicios financiados se han adquirido de conformidad con las Polticas y Procedimientos de Adquisiciones del Banco[footnoteRef:12] u otra que sea aceptable por el Banco; el auditor debera realizar las inspecciones fsicas que fueran necesarias de acuerdo con sus consideraciones de riesgo. [12: Dependiendo de la complejidad de las actividades, el Auditor puede considerar la inclusin de expertos tcnicos durante los trabajos de auditora. En casos que se incluyan expertos, se espera que el Auditor cumpla con la Norma internacional de Auditora 620 Uso del trabajo de un experto. ]

d) Los documentos justificativos necesarios, registros y cuentas se han mantenido con respecto a todas las actividades y gastos del Proyecto.

e) La conversin de moneda local a dlares se ha realizado de acuerdo a lo requerido en el contrato de prstamo en la clusula contenida en el contrato de prstamo o convenio de donacin que estipula la forma en que se maneja el tipo de cambio para cada proyecto y/o programa.

f) Los controles internos del Proyecto relacionados con la elaboracin de la informacin financiera, han sido evaluados en su diseo y funcionamiento mediante comprobaciones de la efectividad de los mismos. Estas comprobaciones se efectuarn conforme a los requerimientos de la ISSAI.GT 315 Identificacin y Valoracin de los Riesgos de Incorreccin Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno. El auditor obtendr conocimiento del control interno relevante para la auditora. La principal consideracin del auditor es si, y cmo, un control especfico previene o detecta y corrige incorrecciones materiales en las transacciones, o informacin a revelar y sus aseveraciones relacionadas. Adems, debe comunicar adecuadamente a los responsables del gobierno de la entidad y a la direccin las deficiencias en el control interno identificadas durante la realizacin de la auditora que a su juicio considere de importancia suficiente aplicando la ISSAI.GT1265 Comunicacin de las Deficiencias en el Control Interno a los Responsables del Gobierno y a la Direccin de la Entidad.

Los controles internos abarcan cinco componentes clave que se indican a continuacin:

1. Entorno (o ambiente) de control.

2. Proceso de evaluacin de riesgo por la por la entidad[footnoteRef:13]. [13: El nombre de los controles son nombrados de acuerdo al MAF de la CGC]

3. Informacin y comunicacin incluyendo al sistema contable.

4. Actividades de control.

5. Actividades y supervisin y monitorio de los controles.

Informes de auditora

1. Es requerido que los equipos de auditora emitan los siguientes informes:

i. Informe de los auditores sobrelos estados financieros. Que contendr una opinin sobre si los estados antes referidos, han sido preparados, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con el marco de informacin financiera aplicable y de acuerdo con los requerimientos establecidos en la clusula contractual del Contrato de Prstamo/Carta Convenio del Programa o Proyecto sujeto de auditora. El informe deber ser elaborado por el Auditor en el marco de los requerimientos establecidos en la NIA 800 (Revisada), remitirse al Anexo 20 al 23 incluidos al final del presente manual.

ii. Informe de Control Interno En este informe y en Carta a la Gerencia[footnoteRef:14]cuando corresponda, el Auditor deber entregar a la mxima autoridad del Prestatario y/o del OE informacin relacionada con la evaluacin del sistema de control interno, que deber efectuar con el alcance previsto en las Normas Internacionales de Auditora, aplicable al examen de los estados financieros. En el mismo se describirn las principales observaciones que surjan de dicha evaluacin, as como cualquier otro hallazgo encontrado en el transcurso de la auditora. [14: Ver definicin de Informe de Control Interno y Carta a la Gerencia en el MAF]

En el caso de la auditora de proyectos financiados por el Banco, ste requiere que dicho informe seale aspectos as como plantear recomendaciones, sobre temas tales como:

a) Comentarios y observaciones sobre los registros contables, y los procesos que se examinaron en el curso de la auditora.

b) Deficiencias especficas y reas de debilidad en los sistemas y controles.

c) Desviaciones respecto a las polticas y prcticas de contabilidad aplicadas

d) Casos de incumplimiento con los trminos del contrato de prstamo/de la carta convenio de financiamiento/cooperacin pertinente.

e) Gastos que se consideran no elegibles y que han sido pagados de la cuenta designada o reclamados por el Banco mediante devolucin.

f) Gastos que no cumplan con las leyes fiscales u otras aplicables en el pas.

g) Asuntos que han llamado la atencin durante la auditora que podran tener un impacto significativo en la ejecucin del Proyecto.

h) Estado de situacin del cumplimiento a recomendaciones de auditora de perodos anteriores, incluyendo solamente aquellas recomendaciones que no se hayan cumplido o que se encuentren parcialmente cumplidas.

i) Una evaluacin del nivel de riesgo que representan los hallazgos, incluyendo los comentarios del cliente.

Usuarios previstos del Informe y restriccin de uso y distribucin

2. El Informe del Auditor deber manifestar que los Estados Financieros son preparados por la Administracin para asistir al Proyecto o Programa sujeto de auditora en el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Contrato de Prstamo/Carta Convenio respectivo y en el Instructivo de Informes Financieros y Auditora Externa de las Operaciones Financiadas por el BID. Como resultado de esto, los estados financieros pueden no ser adecuados para otro propsito. El Informe del Auditor sobre los estados financieros eInforme de Control Interno, los cuales se presentan por separado, estn destinados nicamente parala/el Unidad Ejecutora/Coordinadora/Organismo Ejecutor (o equivalente) del Proyecto y el BID.

3. Dos copias impresas, tanto del Informe del Auditor sobre los estados financieros como del ii.Informe de Control Interno, as como su versin en formato electrnico, debern ser presentadas por el Auditor al Prestatario y/o al Ejecutor/Beneficiario.

4. No obstante lo anterior, y de acuerdo con la Poltica de Acceso a la Informacin del BID, los Informes de auditora de Estados Financieros de Proyectos que el Banco reciba van a ser clasificados como documentos pblicos[footnoteRef:15]. [15: La publicacin de EFAs aplica para proyectos aprobados a partir de 1 de enero de 2011.]

Independencia del equipo de trabajo

El desarrollo de una auditora de estados financieros de un proyecto financiado por el BID debe ser realizada por un equipo de auditores que pueda mantener juicio profesional objetivo durante la asignacin, por lo tanto, todo el equipo debera cumplir con las siguientes condiciones:

No tener vnculos familiares cercanos con miembros de la entidad que est siendo sujeta de auditora.No haber laborado en la administracin de la entidad durante el o los perodos sujetos de auditora.No tener vnculos econmicos con la entidad auditada, tales como; prestacin de servicios de asesoras, proveedura o algn otro servicio relacionado que genere ingresos al auditor.

La independencia de cada miembro del equipo de auditora deber documentarse a travs de una declaracin de independencia firmada, esta declaracin de independencia se documentar el formato incluido en los Manuales de Auditora Gubernamental[footnoteRef:16] en el formato llamado Gua 2 Declaracin de Independencia. [16: Manual Financiero, Desempeo y Cumplimiento]

Si algn profesional asignado no cumple con los puntos anteriores deber ser retirado de la asignacin y seguir los procedimientos establecidos en la CGC.

4. Planeacin de la auditora

Al iniciar un proceso de planeacin de auditora de Programas/Proyectos financiados por el BID los auditores seguirn el proceso requerido por las ISSAI.GT y normados en los Manuales de Auditora Gubernamental de la CGC; lo cual comprende los siguientes tres procesos que permitirn establecer la estrategia y enfoque de auditora:

Como lo requieren las ISSAI.GT el primer paso es conocer y familiarizarse con los conceptos, definiciones y procesos que rigen el proceso de rendicin de cuentas de este tipo de proyectos[footnoteRef:17]. [17: Ver Glosario al final del Manual en el cual se describe terminologa del BID que debe ser conocida por los auditores]

Los documentos principales que deben ser conocidos por los equipos de auditora antes de iniciar cualquier auditora:

Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin

Gua de Gestin Financiera para Proyectos Financiados por el BID (OP-273 vigente)

Instructivo de Informes Financieros Auditados y Gestin de Auditora Externa

Instructivo de Desembolsos para Proyectos Financiados por el BID

Polticas de Adquisiciones y Contrataciones (GN-2349 y GN-2350)

Otros Trminos de referencia del BID o Carta de Entendimiento suscrita con la CGC

Listado de requerimientos antes de dar inicio a la auditora

Los auditores debern preparar una lista de requerimientos y enviarlo al ejecutor; el cul debe incluir el requerimiento de la informacin necesaria para desarrollar la auditora, esta informacin deber ser puesta a disposicin de los auditores; al iniciar la auditora.

A continuacin se describen a manera de sugerencia los requerimientos mnimos que el auditor debe obtener, sin que esto se considere una lista exhaustiva, los auditores pueden agregar otra informacin que se analice sea necesaria de acuerdo a la experiencia en la entidad a ser auditada:

Copia del contrato de prstamo/carta convenio firmado entre el ejecutor y el BID que incluya el total de anexos, modificaciones y enmiendas[footnoteRef:18] [18: Modificaciones pueden darse a travs de cruce de correos electrnicos por medio de la No Objecin del BID, o en algunos casos cuando aplicara una modificacin podra darse por medio de un Decreto ]

Las normas y procedimientos a ser observados para la contratacin de obras y/o contratacin de bienes y servicios de consultora financiados con recursos del Banco o por recursos de contrapartida (en donde aplicar)

Lineamientos del modelo de gestin basado en riesgo y desempeo

Esquema de Supervisin Fiduciaria del Programa (anexo a la propuesta de prstamo y el Manual y/o Reglamento Operativo o de crdito de la Operacin)

Informes semestrales de desempeo

Informe de auditora anterior en el caso de que el perodo anterior hubiera sido auditado por otros auditores

Estados financieros bsicos a la fecha de la auditora debidamente firmados por los funcionarios responsables

Notas a los estados financieros

Integracin de los desembolsos (recibidos del BID) por fecha y que los mismos coincidan con los reportados en el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados, que incluya: No. De Solicitud, Fecha de la Solicitud, Fecha del Desembolso y monto

Integracin detallada de los aportes locales cuando as lo requiera el Contrato (En algunos prstamos no es requerido el aporte local y/o contrapartida)

Detalle completo (Universo completo) de gastos reportados en los estados financieros bsicos, tomar en cuenta que por tratarse de Base de Efectivo y/o de Caja pudieran haber registrado gastos de los ltimos meses del ao anterior lo que debe ser tambin reportado ya que se incluyen dentro de la inversin del ao bajo auditora (Gastos que no hayan sido justificados al BID)

Integracin clara de Anticipos Pendientes de Justificar al BID

Detalle de fondo rotatorio (Si aplicar en el contrato de prstamo)

Conciliacin entre el Estado de Inversiones Acumuladas y el Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos EfectuadosConciliacin entre los montos desembolsados y justificados que figuran en los registros del Proyecto con los del Banco, incluyendo las explicaciones de las diferencias cuando corresponda

Conciliacin de la cuenta especial donde se administren los fondos del proyecto

Conciliacin entre el estado de inversiones acumuladas contra el LMS-1 Resumen Ejecutivo del Proyecto

Loan Management System (LMS 1 y LMS 10)

Ajustes de perodos anteriores que afecten la presentacin de los Estados Financieros Bsicos

Plan de Adquisiciones

Presupuesto aprobado por el Gobierno de Guatemala relacionado con el prstamo que se est auditando

Cartas de No Objecin del BID y toda la correspondencia cruzada

Integracin de quienes conforman el equipo del Proyecto del Banco en la Entidad a ser auditada

Conforme avance la auditoria se sumaran otros requerimientos que deben ser complementados y requeridos por el equipo auditor si as lo considera.

Comunicacin con el auditado

Se sugiere que el Auditor se rena con los miembros del OE, y con el equipo del Proyecto del Banco, al inicio y al final de las labores, o cuando se considere necesario y que documente dichas reuniones para establecer las expectativas y obtener retroalimentacin sobre aspectos especficos a ser tomados en cuenta en la auditora.

Reunin inicial

El auditor deber sostener una reunin inicial tal y como y se menciona anteriormente normalmente podr solicitar reunirse con el siguiente personal:

Coordinador

Especialista Financiero, de Adquisiciones,

En Gestin y Monitoreo

El propsito de esta reunin es comprender los aspectos relevantes a ser tomados en cuenta que le servirn a su vez para el desarrollo ms apropiado de la planeacin de auditora.

Anexo No. 3. Formato agenda de reunin con administracin y Anexo No. 4. Formato de agenda reunin con otros funcionarios

Aspectos obligatorios que deben quedar documentos en la Planeacin de la Auditora

En la etapa de planificacin de la auditora; el equipo auditor debe asegurarse de dejar evidencia de que realizar los siguientes procedimientos; para comprobar el cumplimiento de los acuerdos y requisitos de Gestin Financiera del Proyecto, para ello deber planificar los siguientes procedimientos:

Dejar evidencia en el Memorndum de Planeacin y/o Plan de Trabajo de que planificar los procedimientos que le permitirn verificar que los fondos externos han sido utilizados de conformidad con las condiciones de los Contratos de Prstamo/ las Cartas de Convenio de financiamiento pertinentes.

Para ello se asegurar de planificar la verificacin del cumplimiento de las clusulas contractuales y dejar planificada la prueba que desarrollar en la etapa de ejecucin de la auditora.

Documentar en el caso de que aplique los procedimientos que desarrollar para revisar los fondos de contrapartida o de otros co-financiadores (cuando aplique), verificando si los mismos han sido provistos y utilizados de conformidad con los contratos de prstamo/las cartas de convenio de financiamiento pertinentes.

Los bienes, obras y servicios financiados se han adquirido de conformidad con las Polticas y Procedimientos de Adquisiciones del Banco (GN-2349 y GN-2350[footnoteRef:19]); el auditor debera realizar las inspecciones fsicas que fueran necesarias de acuerdo con sus consideraciones de riesgo. [19: Lectura obligatoria de las Polticas ]

La planificacin deber incluir la revisin de los documentos justificativos necesarios, registros y cuentas, verificando si se han mantenido con respecto todas las actividades y gastos del proyecto, dentro de la planeacin de auditora y en todo el proceso auditor deber dejar clara evidencia que ha planificado la revisin de los Criterios de Elegibilidad requeridos en la OP 273 Vigente.

Conversin de moneda local a dlares se ha realizado de acuerdo a lo requerido en el contrato de prstamo en la clusula que le sea aplicable.

Evaluacin del control interno conforme lo requerido en la ISSAI.GT- 1315 Identificacin y Valoracin de los Riesgos de Incorreccin Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno.

4.1 Planificacin basada en riesgos

Al igual que en los procedimientos normados en los Manuales para auditora financiera, cumplimiento y desempeo y las ISSAI. GT; el proceso para desarrollar una auditora de proyectos financiados por el BID, tambin debe ser realiza bajo una metodologa basada en riesgo[footnoteRef:20]. [20: ISSAI.GT-1315 Directriz de auditora financiera/Identificacin y evaluacin de los riesgos de irregularidades importantes a travs de una comprensin de la entidad y su entorno.]

Para ello proceder a la identificacin y valoracin de los riesgos de incorreccin material debido al riesgo de la posibilidad de comisin de delitos y/o riesgo de fraude[footnoteRef:21] o error tanto en los EFAs como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno incluido el control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseo y la implementacin posterior de las respuesta a dichos riesgos, por medio del desarrollo de las pruebas de auditora. [21: Ver definicin en Glosario]

Para la definicin correcta del enfoque de auditora, los auditores deben aplicar los procedimientos de planeacin descritos tanto en el Manual de Auditora de la CGC[footnoteRef:22], como en este Manual, los cuales estn alineados a los requerimientos de las ISSAI.GT-. [22: Manual de Auditora Financiera, Desempeo y Cumplimiento]

Esto permitir establecer la estrategia correcta para el desarrollo de la auditora. asumir que en todos los casos los procedimientos a aplicar son netamente sustantivos, sin utilizar todos los elementos de la planeacin para la definicin del enfoque es un error que no debe cometerse.

El Manual de Auditora Financiera incluye Guas que complementan el proceso de documentacin de la auditora, las cuales deben ser utilizadas como se explica en la seccin 10 Relacin entre formatos incluida al final de este Manual; que sirve de orientacin que os equipos de auditora comprendan la relacin y uso de los formatos del presente Manual y el Manual de Auditora Financiera.

4.2 Entendimiento de la estructura del proyecto

Tal y como es requerido por la ISSAI.GT-1315[footnoteRef:23]; el auditor debe proceder comprender y analizar la estructura de ejecucin y administracin del Proyecto para entender el flujo de decisiones y transacciones que deber auditar. [23: Directriz de auditora financiera/Identificacin y evaluacin de los riesgos de irregularidades importantes a travs de una comprensin de la entidad y su entorno]

El siguiente diagrama consolida los temas relevantes que le aplican a una entidad que ejecuta fondos provenientes del BID:

Como parte del entendimiento de la entidad deber conocer que la administracin de los Programas/Proyectos podra variar en cada entidad, como consecuencia de que:

En algunas entidades gubernamentales; funcionan unidades ejecutoras especiales de programas BID que cuentan con recurso humano contratado especficamente para gestionar este tipo de programas

En otras pudieran no disponer de estas unidades y ejecutan los programas del BID a travs de sus departamentos operativos y administrativos institucionales.

Asimismo en algunas entidades pueden existir entidades en los cuales se ha designado un organismo ejecutor y Co-ejecutor lo que genera dos vas de flujos de decisiones y transacciones y un solo estado financiero.

Esto puede ser advertido desde el inicio por medio de la lectura del contrato de prstamo/convenio de donacin suscrito entre el ejecutor y el BID y comprendiendo las relaciones entre las dos vas de informacin.

La importancia del entendimiento radica en la identificacin de las personas que tienen influencia en la toma de decisiones del programa y verificar si las personas que estn decidiendo tienen el nivel jerrquico apropiado de acuerdo al contexto del programa y la entidad que ejecuta.

Los aspectos relevantes que se deberan entender y documentar son los siguientes:

Estructura jerrquica de la entidad ejecutora y co ejecutora (si aplica).

Niveles administrativos de autoridad en el proyecto y/o programa[footnoteRef:24] [24: El trmino Proyecto y/o programa puede ser usado en este documento indiscriminadamente ya que se refieren a temas similares]

Niveles de autoridad para realizar pagos.

Contratacin de personal especfico para ejecutar el programa.

Existencia de plan de trabajo especfico para ejecutar el programa.

La medicin de la ejecucin del plan.

Temas claves a comprender para desarrollar una planeacin adecuada:

Cmo Ejecutan?

Con qu sistemas de informacin soportan los procesos? Son manuales o Automticos?

Cul es el Objetivo de cada componente?

Qu se financia en cada componente y con qu fuente?

Cmo es el flujo de procesos e informacin desde cada unidad participante, en cada componente significativo de los Estados Financieros?

Se ejecuta en forma centralizada o descentralizada?

Qu controles se ejecutan, sobre la informacin procesada? (integridad y exactitud)

Qu controles se ejecutan, para asegurar la ejecucin de gastos elegibles?

Un ejemplo de este entendimiento se muestra en el siguiente Diagrama:

(Componentes )

(Sistema 2) (Sistema 1) (Sistema 3)

El entendimiento de cmo se vinculan los Estados Financieros es un elemento elemental para obtener una comprensin adecuada del proceso de elaboracin de los Estados Financieros y de donde proviene la informacin que los alimenta. El siguiente Diagrama puede orientar a los equipos de auditora para el entendimiento de esta vinculacin:

Asimismo deber obtener el conocimiento del control interno relevante para la auditora. La principal consideracin del auditor es si, y cmo, un control especfico previene o detecta y corrige incorrecciones materiales en las transacciones, o informacin a revelar y sus aseveraciones relacionadas.

Para documentar este entendimiento puede considerar el Modelo COSO[footnoteRef:25]que se presentan en el siguiente diagrama solo para fines ilustrativos: [25: Fuente imagen de COSO 2013]

(SupervisinInformacin y comunicacinActividades de ControlEvaluacin de RiesgosEntorno de ControlOperacionesInformacin FinancieraCumplimientoUnidad AUnidad BActividad 1Actividad 2)

Los controles internos abarcan cinco componentes clave que se indican a continuacin:

Entorno (o ambiente) de control - es la primera impresin que se recibe de la entidad, donde se percibe la forma en que se organiza y la forma en que promueve la tica y honestidad en sus operaciones.

Proceso de evaluacin de riesgo por la entidad - es la forma en que la administracin evala su forma de operar e identifica posibles sucesos que afectar sus operaciones para buscar soluciones anticipadas.

Informacin y comunicacin incluyendo al sistema contable - es la forma de utilizar las tecnologas de informacin con los procesos de negocios y generacin de informacin financiera de la entidad.

Actividades de control Las actividades de control son diseadas de acuerdo a las necesidades peridicas con el propsito de prevenir, detectar y corregir errores, ya sea por voluntad humana o por fraude. Ejemplos especficos de actividades de control podran ser:

Autorizacin

Revisiones de desempeo

Reproceso de informacin

Controles fsicos

Segregacin de funciones

Actividades de Supervisin y monitoreo de los controles - Son las medidas de control que tiene una entidad para supervisar los procesos de negocio e informacin financiera, principalmente con un departamento de Auditora interna.

Como parte de la evaluacin del control interno y la evaluacin de riesgos, se debe considerar:

El funcionamiento efectivo de los diferentes sistemas de informacin utilizados por el Organismo Ejecutor del Proyecto, para el registro de las transacciones del Proyecto, tanto en lo que se refiere a la parte operativa como a la administrativa financiera, con el fin de verificar la integridad y confiabilidad de los registros y reportes emitidos, adems de la operacin eficiente de los controles internos incorporados en el sistema.

La documentacin de este entendimiento no debe ser una copia de todo lo incluido en el contrato de prstamo/convenio de donacin, a pesar de que el contrato y sus anexos es una fuente importante de informacin, el auditor debe analizar y comprender, relacionado el entendimiento del dicho documento con la evaluacin del control interno, los sistemas de informacin que utiliza el ejecutor, para obtener una comprensin apropiada de los procesos.

Si la Entidad ha tenido observaciones de control interno y cumplimiento con leyes y regulaciones en aos anteriores, el equipo auditor se asegurar de dejar planificado el procedimiento de seguimiento de observaciones del ao anterior, y documentarlo en la etapa de ejecucin de pruebas.

El procedimiento para documentar la evaluacin del control interno ser desarrollado en la Gua 13 y Gua 14 del Manual de Auditora Financiera de la CGC. El cul ser complementado con el entendimiento de la estructura del programa y de las de las actividades de la entidad el cual se deber documentar en el

Anexo 1- Conocimiento del entorno de la entidad que ejecuta y/o administra fondos provenientes del BID, incluido al final de este manual.

4.2.1 Entendimiento yanlisis de regulaciones aplicables al programa

Una vez obtenido el entendimiento del proceso utilizado por la Unidad Ejecutora y/o los departamentos y/o unidades encargadas sobre el manejo de las operaciones del Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin, los auditoresprofundizarn en la lectura de y el entendimiento de las operaciones del Banco.El siguiente diagrama pretende ilustrar la relacin del Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin con la UE y los documentos aplicables:

Organizacin operativa y administrativa de la Unidad Ejecutora (UE)

Como parte del entendimiento los auditores deben comprender como est conformada la Unidad Ejecutora[footnoteRef:26] si la hubiera, o cual es el departamento dentro de la entidad que administra los fondos. [26: Referirse al Glosario ]

Contrato de prstamo/convenio de donacin

Establece las condiciones bajo las cuales se debe ejecutar el programa/proyecto, las polticas de adquisiciones que se deben seguir (GN-2349 y GN-2350); as como las condiciones especiales aplicables por ejemplo:

Revisin por parte del Banco (ex ante, ex post)

Montos lmites para modalidades de adquisiciones y contrataciones

Planificacin de las adquisiciones

Modalidades de contratacin o seleccin

Otras especficas para cada programa/proyecto

Manual y/o reglamento operativo (ROP)

Es un instrumento que tiene como objetivo establecer la estructura organizativa, procedimientos administrativos, financieros, de adquisiciones y de control interno, as como aspectos de carcter tcnico que debern aplicarse en la ejecucin de los programas/proyectos en adicin a las disposiciones establecidas en el contrato de prstamo/convenio de donacin.

PEP = Plan de ejecucin plurianual

Es el instrumento para la gestin de la operacin de la cual se derivan las herramientas secundarias como el plan de adquisiciones (PA), la planificacin financiera (PF) y el plan anual operativo (POA), siendo una herramienta de gestin integral que permite visualizar la planificacin y dar cumplimiento a la misma, tanto fsica como financiera.

Polticas de Adquisiciones del BID

Polticas del BID para la adquisicin de bienes y obras GN-2349

Establecen las condiciones y procedimientos que se deberan observar en la adquisicin de bienes, contratacin de obras, y de servicios diferentes a consultora.

Polticas de BID para la seleccin y contratacin de consultores GN-2350

Establecen las condiciones y procedimientos que se deben observar en la contratacin de consultores que trabajen en la ejecucin del programa, el documento est enfocado principalmente en la contratacin de firmas consultoras a travs de diversos mtodos de seleccin.

Para el auditor es de suma importancia conocer y entender las Polticas arriba descritas para poder identificar las desviaciones que existan en los procesos de adquisiciones y contrataciones, que posteriormente se materializarn en un gasto y salida de efectivo para el programa.

Consultas dudas sobre contrato de prstamo/convenio de donacin y polticas del Banco

Cuando el auditor tenga dudas o no comprenda claramente los documentos del Banco; puede solicitar informacin, aclaraciones y/o efectuar confirmaciones con el BID, consultando con el Especialista en Gestin Financiera del Banco, utilizando los siguientes mtodos:

Correo electrnico,

Oficio y/o carta

Solicitando una reunin de trabajo

Para que este ltimo pueda aclararle el objetivo de los documentos.

4.2.2 Entendimiento y anlisis de los procesos de adquisiciones y contratacin

Para Proceder a comprender las regulaciones aplicables a los procesos de adquisicin y contratacin que forman parte de las operaciones de los Proyectos/Programas el auditor debe proceder a comprender los siguientes aspectos:

Lectura del contrato/convenio de donacin

La comprensin del contrato/convenio de donacin, es el punto de partida para lograr un entendimiento adecuado, como consecuencia de que dichos documentos regulan las relaciones jurdicas entre el Banco y el Prestatario, as como los aspectos significativos de los procedimientos de adquisiciones.

Adquisiciones con financiamiento parcial o total del BID

En este caso los auditores deben comprender que para el trabajo de revisin y verificacin de estos procesos el organismo ejecutor est obligado a aplicar las Polticas GN-2349 y GN-2350 anteriormente mencionadas y que como parte de su entendimiento debe comprenderla para enfocar apropiadamente la revisin de estos fondos por medio de las pruebas de auditora que desarrollar para el efecto.

Adquisiciones financiadas totalmente con recursosdiferentes al prstamo/convenio de donacin

Si se identifican operaciones financiadas con fondos distintos al Prstamo/Convenio de donacin, los auditores procedern a documentar esta situacin dentro del entendimiento y desarrollar su examen como lo requiere los procedimientos de la CGC de conformidad con la normativa nacional aplicable.

Entender las modalidades de revisin del BID

Como punto de partida los auditores deben identificar en el contrato de prstamo/convenio de donacin y en el Plan de Adquisiciones aprobado para la operacin; cul fue la modalidad de revisin acordada con el Banco.

Las polticas del BID establecen el nivel de participacin del Banco en la revisin de los procesos de adquisicin y contratacin, la importancia de la comprensin clara de estas modalidades radica en los siguientes aspectos:

(El Banco revisa y emite su No Objecin en determinadas etapas del proceso (GN-2349 y GN-2350 aplicables)) (EX-ANTE)

(El Prestatario debe conservar toda la documentacin con respecto a cada contrato (no sujeto a revisin ex ante) durante la ejecucin del proyecto y por el perodo establecido en el contrato de prstamo o polticas de adquisiciones. (GN-2349 y GN-2350 aplicables))

(EX-POST)

4.2.3 Entendimiento y anlisis de la correspondencia cruzada con el BID

Es importante realizar una lectura y anlisis de la correspondencia cruzada con el Banco; para obtener informacin de las decisiones tomadas por la administracin as como la obtencin de las No Objeciones del Banco.

El Banco considera una comunicacin valida aquella que se hace tambin por medio de un correo electrnico de un correo institucional del Banco, por lo que la presentacin de correos electrnicos como documentacin soporte puede ser presentada por el ejecutor a los auditores; en el caso de tener dudas sobre esta evidencia, se puede utilizar el procedimiento de confirmacin al Banco.

La lectura de toda la correspondencia cruzada con el BID, lo realizar el auditor no importando si se trata de una revisin Ex Ante o Ex Post. De esta lectura el auditor podr obtener informacin de las observaciones y retroalimentacin del Banco durante la evaluacin de los procesos, tambin podra obtener informacin de desviaciones durante la evaluacin de los procesos, lo que servira al auditor para desarrollar pruebas de auditora ms efectivas.

A manera de ilustracin se detallan algunos temas relevantes que se podran identificar por medio de este procedimiento:

Comunicaciones para cambios en la ejecucin del programa.

Aclaraciones de la informacin de los procesos de adquisicin y contratacin.

Evidencia de cumplimiento de obligaciones establecidas en las clusulas contrato de prstamo.

Aprobacin de los resultados de las consultoras contratadas para el programa

Entre otros

La documentacin de la revisin de las No Objeciones del BID se har en el Anexo 2 Cdula de anlisis de la correspondencia cruzada con el BID incluida al final de este manual.

4.2.4Entrevistas con el equipo del proyecto

El procedimiento consiste en obtener informacin de los responsables de las operaciones y actividades de la entidad auditada a cargo de la ejecucin del Proyecto.

El auditor puede obtener informacin de la operacin y actividades a travs de una entrevista que incluya preguntas claves para identificar riesgos significativos, aunque el auditor no debe limitarse a hacer preguntas cerradas, debido a que el entrevistado podra a limitarse a decir s o no.Las entrevistas con miembros de la administracin y otros, debern documentarse en los Anexo No. 3. Formato agenda de reunin con administracin y Anexo No. 4. Formato de agenda reunin con otros funcionarios. Es importante que los equipos de auditora comprendan que las preguntas incluidas en estos anexos son orientativas y pueden y deben ser adaptadas a los requerimientos de cada proyecto auditado.

4.3 Identificar y evaluar riesgos

Es un procedimiento relevante en la planificacin de auditora, que debe ser desarrollado siguiendo los lineamientos establecidos en la ISSAI.GT-1315; los auditores evaluarn e identificaran los riesgos siguiendo los procedimientos normados en los Manuales de Auditora Financiera, Cumplimiento y Desempeo dependiendo el tipo de auditora que se est desarrollando y lo documentarn conforme este establecido en dichos manuales.

4.3.1 Analtica de identificacin de riesgos en estados financieros

Es una herramienta que sirve para identificar riesgos en los estados financieros, a travs de anlisis de las cifras de las lneas de los estados financieros, es comn realizar el procedimiento comparando estados financieros del perodo corriente y perodo anterior, sin embargo; para programas financiados por el BID, esta prctica debera ser adaptada al contexto de las operaciones del proyecto.

Para ello es necesario comprender que la informacin financiera en el caso de las operaciones el BID, responde al cumplimiento de objetivos y/o metas planificadas y que la intencin es el incremento en la ejecucin de la auditora as como el cumplimiento de las metas y/u objetivos planteados.

Por lo tanto los auditores deben comprender que cuando realicen este anlisis se encuentran con que la informacin financiera no se mide de la misma forma en dos perodos, sin no ms bien; obedece a planes especficos determinados por el desarrollo de actividades de acuerdo al contexto del programa.

Para ilustrar de mejor manera el uso de una analtica de identificacin de riesgos en estados financieros del BID se incluye en este Manual el Anexo No. 5. Formato de analtica de evaluacin de riesgo.

4.3.2 Riesgo de Fraude y/o Riesgo de la posibilidad de Comisin de Delitos (RPCD)

El riesgo de RPCD es inherente; porque la administracin est en una posicin nica para manipular la informacin y cometer fraude[footnoteRef:27]. Los auditores debern estar alertas a las consideraciones del riesgo de RPCD: [27: ISSAI. GT- 1240 ]

Es importante hacer nfasis que los temas descritos a continuacin deber ser analizados con cuidado por el equipo de auditora cuestionando los siguientes asuntos:

Naturaleza del riesgo de RPCD y/o Fraude (Incentivos y racionalizacin)

Probabilidad del riesgo de RPCD y/o Fraude(Oportunidad)

Magnitud del riesgo de RPCD y/o Fraude

Nivel del riesgo (Elevado o Significativo)

Lneas relevantes en los estados financieros

Aserciones (afirmaciones y/o aseveraciones) relevantes.

Asimismo tambin aplicar la ISSAI.GT- 1240 obligaciones del auditor en relacin con el fraude en una auditoria de estados financieros. En el caso de la auditora de las operaciones financiadas por el Banco, el auditor tendr en cuenta los conceptos de fraude y corrupcin o de prcticas prohibidas incluidas en las polticas GN-2349 y GN-2350 aplicables.

A continuacin se presentan los conceptos incluidos en dichas polticas:

Prcticas Prohibidas se definen como:

Corrupcin, queconsiste en ofrecer, dar, recibir, o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor para influenciar indebidamente las acciones de otra parte.

Fraude, que es cualquier acto u omisin, incluida la tergiversacin de hechos y circunstancias, que deliberada o imprudentemente engaen, o intenten engaar, a alguna partepara obtener un beneficio financiero o de otra naturaleza o para evadir una obligacin.

Coercin, que consiste en perjudicar o causar dao, o amenazar con perjudicar o causar dao, directa o indirectamente, a cualquier parte o a sus bienes para influenciar indebidamente las acciones de una parte.

Colusin, que esun acuerdo entre dos o mspartes realizado con la intencin de alcanzar un propsito inapropiado, lo que incluye influenciar en forma inapropiada las acciones de otra parte.

Obstruccinque consiste en:

a. destruir, falsificar, alterar u ocultar deliberadamente evidencia significativa para la investigacin o realizar declaraciones falsas ante los investigadores con el fin de impedir materialmente una investigacin del Grupo del Banco sobre denuncias de una prctica corrupta, fraudulenta, cohesiva o colusoria; y/o amenazar, hostigar o intimidar a cualquier parte para impedir que divulgue su conocimiento de asuntos que son importantes para la investigacin o que prosiga la investigacin,

b. o todo acto dirigido a impedir materialmente el ejercicio de inspeccin del Banco y los derechos de auditora.

Los auditores deben aplicar los procedimientos para la identificacin y evaluacin del riesgo de fraude conforme lo requiere la ISSAI.GT- 1240 y los Manuales de Auditora de la CGC, lo que no hace ninguna diferencia en relacin a las operaciones financiadas con fondos del BID.

A este respecto sin perjuicio de las potestades propias de la CGC, cuando se identifique indicios relacionados con Fraude y Corrupcin, prcticas prohibidas ya sea en la administracin o en la ejecucin de las actividades del proyecto, informar inmediatamente Oficina de Integridad Institucional (OII) del Banco para establecer la estrategia de accin, en concordancia a lo indicado en la ISSAI 1240 y las Polticas de prcticas prohibidas del Banco.

Algunas situaciones que el auditor podr evaluar se presentan a manera ilustrativa; ya que el auditor deber aplicar su escepticismo y su juicio profesional con base al entendimiento del proyecto e identificacin de posibles riegos:

Adquisicin de bienes, obras y servicios diferentes de consultora

Ejemplos de posibles riesgos en un Proyecto/programa que ha realizado una adquisicin pueden ser:

Colusin

Incumplimiento de especificaciones en la compra

Desembolsos de efectivo sin que exista recepcin de bienes, obras o servicios diferentes de consultora.

Pagos de anticipos por montos superiores establecidos al contrato

No aplicacin de las polticas y adquisiciones del Banco

La incorporacin de requisitos no establecidos en las polticas o en los documentos estndar

Entre otros

Contratacin de servicios de consultora:

Algunos ejemplos con fines ilustrativos que pudieran ser identificados en la identificacin y evaluacin de riesgos de fraude pueden ser:

Limitar la participacin incluyendo otros requisitos adicionales a los contemplados en las polticas

Desembolsos de efectivo sin que existan la evidencia de la conformidad del contratante.

Que la administracin sobrepase los controles

De acuerdo a la ISSAI. GT- 1240, es mandatorio que se analice la capacidad de la administracin para vulnerar los controles (sobrepasar los controles); que existan en un programa, la premisa es que la administracin conoce y ha implementado controles en la gestin del programa, sin embargo el escepticismo profesional debe prevalecer en toda la auditora, partiendo de la premisa que algunos funcionarios pudieran tener intencin de cometer fraude lo cual podra materializarse si se tiene la oportunidad de transgredir la reglas y cometer fraude. Por ejemplo:

Alteracin de registros y documentos contables.

Apropiacin indebida de activos del programa.

Preparar pagos sobre bienes y servicios no recibidos.

Entendimiento de los ingresos

La ISSAI.GT- 1240, establece el supuesto de error material debido a fraude en el reconocimiento de ingresos. Para poder determinar si el riesgo de reconocimiento de ingresos es un riesgo significativo para el programa es necesario realizar un entendimiento de los ingresos del programa, para lo cual se podra considerar lo siguiente:

Tipo y naturaleza de los ingresos.

Cantidad de transacciones relacionadas con los ingresos.

Existencia de rebajas o descuentos a los ingresos.

Complejidad en el registro de los ingresos.

Controles automticos y manuales en el registro.

Presin de la administracin para reconocer ingresos.

Para ilustrar de mejor manera el entendimiento de los ingresos del programa, se ha elaborado un formato que ilustra la documentacin y anlisis de los ingresos de un programa, ver Anexo No. 6 Memorndumde entendimiento de ingresos.

4.4 Determinar la materialidad de auditora

La materialidad es un procedimiento obligatorio que debe ser aplicado tambin en las auditoras de las operaciones del Banco. Es una herramienta fundamental que se debe desarrollar y disear al inicio de la planificacin de la auditora de estados financieros, ya que es una parte elemental de la estrategia de auditora para responder a los riesgos identificados y evaluados.

La elaboracin de la materialidad es responsabilidad de miembros experimentados asignados que podra ser el encargado de la auditora u otro miembro con suficiente experiencia en auditora, sin embargo; queda a juicio del lder del compromiso de auditora (mxima autoridad del equipo de auditora) para aprobar o sugerir cambios a la determinacin de la materialidad.

Para ilustrar la mejor manera de calcular una materialidad los auditores deben referirse al Manual de Auditora Financiera tomando en cuenta los aspectos cualitativos que pueden impactar en un trabajo de auditora de operaciones del BID.

4.5 Planificar el uso del trabajo de un experto y/o especialista

Como la ISSAI.GT- 1620 requiere es necesario que el equipo de auditora entienda la naturaleza de los proyectos ejecutados y la materialidad de los mismos para determinar si es necesaria la participacin de un experto, y si el mismo se encuentra disponible en la CGC. Ese paso es importante debido que la participacin de un experto externo requiere recursos financieros.

En el caso de determinar que ser necesaria la participacin del experto y que la CGC, dispone del profesional dentro de su personal, incluir dentro de su planeacin el alcance y naturaleza del trabajo que apoyar dicho profesional y los insumos/ productos que espera el experto le pueda proporcionar.

Si por el contrario no se dispone del profesional experto, entonces el auditor deber disear los trminos de referencia que servirn de base para el desarrollo del trabajo del experto, el documento deber establecer los procedimientos que el auditor requiere para obtener evidencia del proyecto a evaluar.

La necesidad del trabajo de un experto debe quedar documentada en la planeacin a travs de un memorndum en el que el equipo de auditora est de acuerdo y los argumentos para considerarlo, lo cual debe formar parte de la planeacin.

Seleccin de un experto externo

La CGC puede decidir contratar a los servicios de un experto externo, si as fuera el caso debe documentar lo siguiente:

Trminos de referencia del trabajo requerido.

Calidad de consultor independiente.

Cualidades acadmicas relacionadas con el proyecto a evaluar.

Experiencia especfica del consultor en proyectos similares.

Acuerdos de confidencialidad.

Es fundamental que el experto externo, que haya sido seleccionado elabore su plan de trabajo detallado y este sea revisado por el auditor lder para asegurarse que el experto tiene claridad suficiente en la consultora que realizar. Cuando el plan sea revisado y aprobado por el auditor lder se considera como parte de los papeles de trabajo de la planificacin de auditora.

En este caso desde el entendimiento del proyecto se puede determinar la asignacin de un equipo multidisciplinario, compuesto no solamente por Contadores Pblicos y Auditores (CPA), sino ms bien reforzado por uno o varios especialistas dependiendo el tema a ser auditado; para que apoyen en la revisin tcnica de asuntos tales como: Infraestructura, Medicamentos, Compra de Equipo Especializado, entre otros.

Algunos ejemplos de situaciones en las que el equipo se fortalece con un equipo con el involucramiento de un especialista podran ser:

Estimaciones de avance de obras de infraestructura.

Estimaciones financieras contra el avance fsico de obras de infraestructura.

Cumplimiento especificaciones de las obras de infraestructura

Cumplimiento de especificaciones tcnicas de bienes adquiridos.

Valuacin de terrenos

Validar la calidad de los productos de las consultoras tomando en cuenta la No Objecin del Banco.

4.6 Uso del trabajo de la auditora interna

El equipo de auditora debe evaluar si el Plan de Trabajo de la Auditora Interna incluye la revisin de las operaciones del BID, de ser afirmativa la respuesta evaluar si utilizar parte del trabajo como apoyo para el desarrollo de su trabajo, esta evaluacin debe quedar documentada en la etapa de la planeacin, si la respuesta es que no se utilizar tambin deber dejar documentado que lo ha evaluado dejando evidencia y los motivos por el cual no ser necesario.

4.7 Estrategia de auditora

Los procedimiento que han sido definidos en el Manual de Auditora Gubernamental de la CGC; para la determinacin de la estrategia de auditora; no cambiarn por tratarse de una auditora a Estados Financieros de un programa/proyecto del BID; la diferencia es nicamente la necesidad de incluir los temas especficos explicados en numerales anteriores relacionados con las obligaciones que tiene los ejecutores de cumplir con lo requerido en el contrato de Prstamo/Convenio de donacin, lo cual deber quedar documentado la Planeacin.

5. Ejecucin de auditora

Una vez determinada la estrategia y el enfoque de auditora con base a los procedimientos normados en los Manuales de Auditora Gubernamental de la CGC; en la etapa de planeacin, se proceder a realizar la auditora de acuerdo a los procedimientos planificados, definindose la estrategia a seguir (Confianza en controles o un enfoque sustantivo), dependiendo las lneas y/o rubros del estado financiero analizado):

En las operaciones financiadas por el BID los auditores debern documentar el trabajo desarrollado para dichas operaciones, dejando clara evidencia del seguimiento y verificacin de la documentacin de soporte de los gastos del Programa/Proyecto considerando los criterios de elegibilidad[footnoteRef:28] y financiamiento; definidas en el Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin[footnoteRef:29], Manual o Reglamento Operativo, y otros aspectos que dentro de la evaluacin del riesgo se hayan definido. [28: Glosario] [29: Glosario]

Los auditores dependiendo el enfoque determinado en la planeacin pueden incluir para la revisin de las operaciones financiadas por el BID:

Procedimientos sustantivos analticos

Procedimientos sustantivos de detalle.

Pruebas de efectividad operativa de los controles.

una combinacin de ambas

La definicin del enfoque (confianza en controles, parcial confianza en controles o no confianza en controles, trabajo sustantivo), no deber ser modificada solamente porque se han incluido operaciones del Banco.

Es decir el auditor aplicar las pruebas con base al enfoque determinado Ejemplo: si ha decidido realizar pruebas de controles a las operaciones del Banco, as deber quedar documentado en la Planeacin y ejecutado en la etapa de revisin, si por el contrario ha decidido aplicar un enfoque sustantivo o una combinacin esto se debe reflejado en esta etapa de ejecucin del trabajo documentado las respectivas pruebas de auditora.

Para ello deben asegurarse de realizar la revisin tomando en cuenta lo siguiente:

a) Revisin del gasto desde su origen[footnoteRef:30] [30: Glosario]

b) Procesos de adquisiciones revisando que el Organismos Ejecutor haya cumplido con los requerimientos del contrato de Prstamo/Convenio de donacin, polticas de adquisiciones aplicables

c) Liquidacin del gasto

d) Recepcin y

e) Pago

A este respecto es necesario conocer que al revisar los criterios de elegibilidad[footnoteRef:31] e identificar posibles pagos que pudieran considerarse que no cumplen con los criterios arriba descritos, el auditor deber incluir la observacin en el informe alertando al Banco sobre la posibilidad de que el (los) pagos revisados no cumplen con alguno de los criterios. [31: La revisin de adquisiciones no implica el anlisis de la pertinencia tcnica de los gastos respecto de la elegibilidad de los bienes, obras y servicios adquiridos. La Pertinencia es un proceso continuo realizado a lo largo de la ejecucin del proyecto y se registra al momento de incluir en el PA, el cual es aprobado por el Banco.]

De igual manera al revisar los pagos, si el contrato de prstamo incluye la obligacin del Aporte Local y/o Contrapartida; debe revisar los fondos de contrapartida y verificar que han sido provistos y utilizados de conformidad con el Contrato de Prstamo, legislacin nacional aplicable (Ej. ley de Contrataciones del Estado) y convenios de financiamiento.

Revisar que todos los documentos justificativos necesarios, registros y cuentas relacionadas se han mantenido en original, con respecto a todas las actividades y gastos del Proyecto. En el Manual Operativo los auditores podrn identificar quien es el responsable de mantener la documentacin original de las operaciones del Proyecto.

Asegurarse de que exista consistencia entre los registros contables y los informes presentados al Banco, en el caso de que mediante las pruebas de auditora aplicadas se identifiquen discrepancias se debe obtener las justificaciones de parte de la entidad auditada.

La documentacin esperada en concordancia con los Manuales e Auditora Financiera, Desempeo y Cumplimiento y con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores adaptadas a Guatemala -ISSAI.GT es la siguiente:

Cada procedimiento desarrollado (pruebas de auditora), debe indicar claramente el objetivo de la prueba, el perodo que est auditado, el universo (descripcin y monto), documentar la base de seleccin de la muestra, el desarrollo de la prueba, los resultados de la misma y si se alcanz el objetivo para lo cual se aplic la prueba o ser necesario ampliar los procedimientos.

La evidencia de la segregacin y supervisin de funciones en el cual se pueda claramente verificar quien elabor la prueba, fecha y quien reviso y aprob el procedimiento (debe utilizar los formatos de pruebas de los Manuales de Auditora Financiera, Desempeo y Cumplimiento (que aplicar) verificando cumplir con lo aqu indicado.

No debe aplicar procedimientos estndar para todas las auditoras del BID, los cuales no respondan a la estrategia y enfoque planificado, por lo tanto los procedimientos deben ser desarrollados en respuesta de los riesgos identificados.

A continuacin se presentan la estructura de los EFA:

Efectivo recibido (Ingresos/Desembolsos del Banco hacia el ejecutor y otros aportes si aplicar )

Desembolsos efectuados (Egresos/Gastos Justificados al Banco)

Caja/Banco

5.1 Determinacin de la muestra

Para este procedimiento los auditores aplicaran los procedimientos normados en la ISSAI.GT 1530 Muestreo de Auditora, as como los incluidos en los Manuales de Auditora Gubernamental.

Al disear la muestra los auditores deben considerar:

El propsito del procedimiento y las caractersticas de la poblacin de la que se extraer la muestra

Determinar un tamao de muestra suficiente para reducir a un nivel adecuadamente bajo el riesgo de muestreo

Seleccionar los elementos de la muestra de forma que todas las unidades de muestreo de la poblacin tengan posibilidad de ser seleccionadas

Para el desarrollo de la prueba con base a la muestra determinada, los auditores deben efectuar un recorrido de seguimiento y verificacin desde el origen de la inversin y comprender el ciclo definido en el Reglamento Operativo, para ello como parte de su revisin debe tomar en cuenta los aspectos relacionados con:

El registro adecuado en los sistemas de informacin del Organismo Ejecutor y Co Ejecutores (si aplicar), y el funcionamiento de los controles con relacin a los aspectos financieros y de adquisiciones.

Puede tomar como insumo para la determinacin de la muestra las siguientes premisas:

Si el objetivo de la prueba es validar la evidencia documental del pago (comprobantes), los auditores podran utilizar el total de las inversiones incluidas en el estado de inversiones acumuladas, utilizando solamente las operaciones del perodo auditar no el monto acumulado, se utilizar el monto acumulado solamente si esta auditado el proyecto por toda la vida del mismo y no a una fecha determinada. Tomar el total de las inversiones del perodo puede ser un criterio homogneo y que permitir que cualquier gasto pueda ser incluido en la revisin de auditora.

Al disear la muestra los auditores deben considerar:

El propsito del procedimiento y las caractersticas de la poblacin de la que se extraer la muestra

Determinar un tamao de muestra suficiente para reducir a un nivel adecuadamente bajo el riesgo de muestreo

Seleccionar los elementos de la muestra de forma que todas las unidades de muestreo de la poblacin tengan posibilidad de ser seleccionadas

Para el desarrollo de la prueba con base a la muestra determinada, los auditores deben efectuar un recorrido de seguimiento y verificacin desde el origen de la inversin y comprender el ciclo definido en el Reglamento Operativo, para ello como parte de su revisin debe tomar en cuenta los aspectos relacionados con:

El registro adecuado en los sistemas de informacin del Organismo Ejecutor y Co Ejecutores (si aplicar), y el funcionamiento de los controles con relacin a los aspectos financieros y de adquisiciones.

La seleccin y aplicacin de procedimientos y muestras deben estar en funcin a la evaluacin de riesgos, y materialidad definidas.

5.2 Pruebas de auditora

El presente manual no incluye todos los procedimientos que el auditor puede desarrollar durante la auditora ya que esta decisin acerca de la alcance y desarrollo del trabajo incluye el entendimiento de la entidad, del programa/proyecto, la identificacin de riesgos, la determinacin de la materialidad, anlisis pre liminares y definicin de la estrategia y el enfoque apropiado con base a la planeacin de la auditora.

A continuacin se detallan algunas sugerencias de los procedimientos especficos que se requieren para revisar y evaluar los registros, actividades y operaciones del Banco, la documentacin de las pruebas analticas, de detalle, pruebas de controles sern desarrolladas conforme lo requieren los Manuales de Auditoria Gubernamental de la CGC, asegurndose de incluir dependiendo el alcance determinado los procedimientos contenidos a partir del numeral 5.3 en adelante:

5.3Efectivo recibido del BID

El procedimiento de revisin inicial de los EFAs es asegurarse de que el efectivo recibido que se muestra en el Estado de Efectivo recibido y desembolsos efectuados; es exacto y que presenta el total de desembolsos realizados por el Banco al ejecutor. Para esto se utilizar el procedimiento de Confirmacin de desembolsos.

La solicitud de confirmacin debe ser enviada por el ejecutor directamente al Banco, el auditor puede proporcionarle un formato de confirmacin, el cul debe ser elaborado en papel membretado de la entidad y dirigido al BID, indicando que la respuesta sea directamente enviada a los auditores en la CGC.

El BID puede confirmar por medio de correo electrnico ya que es una prctica usual confirmar por este medio, para ello el auditor debe asegurarse de que el correo provenga de la persona contacto en el Banco y de una cuenta oficial del BID.

Al recibir la confirmacin del BID se debern realizar los siguientes procedimientos:

Verificar si los saldos confirmados son iguales a los saldos bancarios registrados como ingresos y presentados en los registros contables en los estados financieros.

Al recibir la confirmacin del BID, quien la enva acumulativa, se debe revisar que el monto de ingresos del perodo concilie as como el total de los desembolsos confirmados desde el inicio del Proyecto/Programa.

Revisar el tipo de desembolso confirmado[footnoteRef:32]: [32: Glosario]

Anticipo de Fondos

Pagos Directos a Terceros

Reembolso de Gastos

Reembolso contra Garanta de Carta De Crdito

Para ilustrar de mejor manera el procedimiento, ver Anexo No.8. Confirmacin de desembolsos del BID.

5.4 Conciliacin de anticipos de fondos

El prestatario, el OE o los co ejecutores (si fuera aplicable) rendirn cuentas en relacin con todos los montos desembolsados por medio de las justificaciones de gastos (rendicin de cuentas)[footnoteRef:33] . [33: Referirse a Glosario ]

El procedimiento de auditora consiste en revisar la conciliacin del monto de anticipo de fondos que el BID tiene registrado en el reporte Executive Financial Sumary (tambin llamado reporte LMS1) contra el efectivo y gastos pendientes de liquidar del programa.

Para ilustrar de mejor manera el procedimiento de auditora conciliacin del anticipo de fondos se presenta un ejemplo en el Anexo No.7 Formato de revisin de conciliacin de anticipo de fondos.

5.6 Desembolsos efectuados /Inversiones

Para poder revisar las inversiones del Programa/Proyecto el auditor puede apoyarse en los siguientes reportes; los cuales estn disponibles en las oficinas del ejecutor, o requerirlos al BID por medio del ejecutor:

Executive Financial Summary, conocido con anterioridad como LMS 1; en este reporte se puede observar un detalle por categora de gastos justificados (presentados y liquidados) por categora de gasto y el monto del anticipo de fondos recibido por el programa.

Transactions History Report, conocido con anterioridad como LMS 10; en este reporte se puede observar un detalle de los desembolsos recibidos del BID (Ingresos).

Con esta informacin se realizarn los siguientes procedimientos:

Comparacin de las cifras del Executive Financial Sumary con los gastos del estado de inversiones acumuladas, las variaciones lgicas y esperadas seran nicamente los gastos pendientes de justificar (En proceso de presentacin y liquidados).

Comparacin de las cifras del Transactions History Report con los ingresos en concepto de desembolsos (cualquiera de las cuatro modalidades existentes) del estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados, no se esperaran variaciones de ningn tipo.

Para ilustrar de mejor manera el procedimiento descrito, se presenta una cdula con ejemplos, ver Anexo No.9. Conciliar de cifras de estados financieros con registros del BID.

Una vez conciliadas las cifras y habindose asegurando de que la informacin es exacta, se puede proceder a revisar el gasto desde el aspecto documental, para ello dependiendo del enfoque determinado, el auditor proceder a realizar pruebas de controles y/o pruebas sustantivas (analticas o de detalle).

5.6.1 Pruebas de auditora a los procesos de adquisiciones y contrataciones

Un criterio clave que los auditores deben conocer para no confundir la evidencia que deben obtener en esta etapa de auditora; es que los procesos Ex Ante; aunque han pasado por un proceso de acompaamiento del BID, deben ser incluidos en el examen de auditora para verificar que se haya cumplido el proceso de revisin del Banco con la emisin de las No Objeciones.

Los aspectos que los auditores deben revisar tanto en la modalidad Ex Ante como Ex post son los siguientes:

El Plan de adquisiciones (PA) deber estar aprobado por el Banco

Que todas las contrataciones realizadas de bienes, obras, servicios y consultora, estn previstas en el PA

La informacin del PA est debidamente actualizada respecto a la etapa en que se encuentra cada proceso

En el Plan de adquisiciones los auditores podrn verificar la modalidad de revisin Ex ante o Ex post.

Verificar la existencia del documento que otorga la no objecin del Banco a los trminos de referencia o especificaciones tcnicas o de servicio para las adquisiciones.

Inspeccionar el ordenamiento de la documentacin y archivos del ejecutor.

5.6.2 Revisin Ex ante

Al revisar un proceso Ex Ante deben tomar en cuenta que la revisin consiste en verificar que el ejecutor haya seguido el proceso secuencial requerido para una revisin Ex Ante, es decir que los pasos o procedimientos seguidos cuenten con las respectivas No objeciones del Banco.

La revisin de los auditores es de suma importancia para asegurar que se cumpli con el proceso y que la documentacin es fiable y que esa misma informacin haya sido la presentada al Banco, es decir estar alerta a que no se hubiera presentado documentacin alterada, fraudulenta con el objetivo de beneficiar a un oferente.

Dentro de la muestra a ser examinada pudieron haberse identificado operaciones financiadas por el BID, bajo la modalidad de revisin Ex Ante, para el desarrollo de las pruebas de auditora se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Clase de Prueba y objetivo, si se trata de una prueba que ser dirigida a los gastos aplicar los procedimientos normados en los Manuales de Auditora de la CGC.

Prueba sustantiva de atributos, es decir se pretende revisar el cumplimiento de las Polticas del Banco (GN-2349 y GN-2350) de los procesos de adquisiciones y contrataciones.

En el caso que se hay determinado un enfoque sustantivo y se hayan planificado Pruebas Sustantivas de Detalle de Atributos se documentar el trabajo desarrollado como se describe a continuacin:

5.6.3 Adquisicin de bienes, obras y servicios diferentes a consultora

Para proceder a realizar la revisin de los procesos de adquisiciones de bienes obras y servicios diferentes a consultora incluidos en la muestra a examinar, los auditores deben consultar en el PA el Mtodo de Adquisicin aprobado.

Los mtodos pueden ser:

Contratacin

Mtodo de Adquisicin [footnoteRef:34] [34: Ver definiciones en Glosario ]

Bienes, Obras y Servicios Diferentes a Consultora

LPI Licitacin Pblica Internacional

LIL- Licitacin Internacional Limitada

LPN Licitacin Pblica Nacional

CP Comparacin de Precios

CD Contratacin Directa

Desarrollar procedimientos de revisin del proceso de adquisicin desde el inicio hasta la firma del contrato verificando que el Programa/Proyecto haya seguido la secuencia lgica del proceso de la revisin Ex Ante, es importante que el auditor siempre se refiere al Poltica Vigente GN-2349 aplicable al Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin:

Pre calificacin

Revisar que se haya presentado al Banco para no objecin la versin de los documentos que fueron utilizados para la invitacin a pre calificar y la correspondiente no objecin

Revisar la publicacin de la invitacin a la pre calificacin

Revisar l envi del informe de precalificacin al Banco para no objecin y la emisin de la misma.

Licitacin pblica internacional o nacional

Revisar que antes de llamar a la licitacin el Ejecutor haya presentado al Banco los documentos de Licitacin para su no objecin[footnoteRef:35] [35: Referirse a la GN-2349 vigente para el Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin sujeto de auditora]

Revisar que se haya cursado la invitacin a todos los pre calificados (solo para pre calificados)

Revisar que se haya efectuado la publicacin de la licitacin

Revisar que se haya otorgado plazo previsto para la presentacin de ofertas

Revisar que se haya elaborado el acta de recepcin de ofertas

Informe de Evaluacin

Revisar que se haya elaborado y remitido al banco para No Objecin el informe detallado sobre la evaluacin y comparacin de las ofertas recibidas, con la recomendacin de adjudicacin

Revisar que el Banco haya emitido la No Objecin

Adjudicacin

Verificar la adjudicacin conforme la recomendacin de adjudicacin y correspondiente no objecin del Banco

Plazos y condiciones de los contratos

Revisar que salvo que el Banco hubiera dado previamente su No Objecin, los plazos y condiciones de los contratos no diferirn sustancialmente de lo estipulado en los documentos de licitacin o de precalificacin de contratistas, cuando sta se haya utilizado

Revisar que se haya enviado al Banco una copia fiel del contrato tan pronto como ste se firme y antes de enviar al Banco la primera solicitud de desembolso de fondos del prstamo con respecto a dicho contrato.

Modificaciones alContrato

Revisar si hubo enmiendas al contrato cual fue el proceso seguido por el Ejecutor

Conclusin de la prueba

De todo el trabajo desarrollado para la revisin del Proceso de Adquisicin de Bienes, Obras y Servicios diferentes a consultora, los auditores deben dejar conclusiones concisas de si se ha cumplido o no con los requerimientos de las polticas del BID, en el caso de encontrar excepciones o incumplimientos a las polticas deber reportarlo en su informe utilizando los procedimientos normados en la CGC que correspondan.

Se documentara el trabajo realizado en el Anexo 10 Cdula de Revisin de Bienes, Obras y Servicios Diferentes a Consultora Revisin Ex Ante incluida al final de este manual.

5.6.4 Seleccin y contratacin de firmas o empresas consultoras

Para proceder a realizar la revisin de los procesos para la seleccin y contratacin de firmas o empresas consultoras, incluidos en la muestra a examinar, los auditores deben consultar en el PA el Mtodo de Contratacin aprobado.

Los mtodos pueden ser:

Contratacin

Mtodo de contratacin [footnoteRef:36] [36: Glosario ]

Consultora Firmas o empresas consultoras

SBCC Seleccin basada en calidad y costo

SBPF Seleccin basada en presupuesto fijo

SBMC Seleccin basada en menor costo

SCC Seleccin basada en las calificaciones de los consultores

SBC Seleccin basada en Calidad

SD Seleccin Directa

Desarrollar procedimientos de revisin del proceso de seleccin y contratacin de firmas consultoras desde el inicio hasta la firma del contrato verificando que el Programa/Proyecto haya seguido la secuencia lgica del proceso de la revisin Ex Ante, es importante que el auditor siempre se refiere al Poltica Vigente GN-2350 aplicable al Contrato de Prstamo/Convenio de Donacin:

Solicitud de Propuesta (SP)

Revisar si se envi al BID el costo estimado, SP propuesta y la lista corta

Revisar que antes de que se haya enviado la SP, el expediente contenga evidencia de que se recibi la No Objecin del Banco

Revisar que se haya remitido la invitacin con la SP a todos los integrantes de la lista corta.

Modificacin a la SP

Revisar si hubo modificaciones a la SP y en caso afirmativo que haya contado con la No Objecin del Banco

Informe de evaluacin tcnica

Revisar que se haya presentado al Banco un informe de evaluacin tcnica y que este haya notificado su No Objecin

Notificacin del resultado de la evaluacin tcnica

Revisar que se haya efectuado la notificacin de los resultados a los proponentes y se les haya convocado para la apertura de las propuestas de precios

Apertura de las propuestas de precios

Revisar si se procedi a la apertura de las propuestas de precios slo despus de recibir la No Objecin del Banco a la evaluacin tcnica y de haberse notificado el resultado a los proponentes

Informe final de evaluacin

Revisar si el ejecutor elaboro el informe combinado de calidad y costo y notifico a la firma con la calificacin ms alta su intencin de adjudicarle el contrato y la invito a negociar

Quejas de los consultores

Revisar si hubo quejas de consultores y si comunico al Banco para su informacin las notas de la queja y de su respuesta.

Solicitud de no objecin

Revisar si el ejecutor envi al Banco, para su examen, el informe de evaluacin final junto con el contrato negociado rubricado.

Verificar la no objecin del Banco al informe de evaluacin definitivo y recomendacin de adjudicacin

Revisar que el ejecutor haya notificado la adjudicacin del contrato despus de recibir la no objecin del banco

Contrato

Verificar que una vez que el contrato haya sido firmado se haya remitido una copia del mismo al Banco

Modificaciones a un Contrato Firmado[footnoteRef:37] [37: En el caso de contratos sujetos a la revisin ex-ante del Banco, antes de conceder una prrroga sustancial del plazo estipulado para la ejecucin de un contrato, aceptar una modificacin sustancial del alcance de los servicios, proceder a la sustitucin de personal clave, renunciar a las condiciones de un contrato o efectuar cambios en el contrato que en conjunto elevaran el monto original del contrato en ms del 15%, el Prestatario informar al Banco acerca de la prrroga, modificacin, sustitucin, dispensa o cambio propuestos]

Verificar si existieron modificaciones al contrato y caso corresponda si se cont con la no objecin del banco

Conclusin de la prueba

De todo el trabajo desarrollado para la revisin del proceso de seleccin y contratacin de firmas o empresas consultoras, los auditores deben dejar conclusiones concisas de si se ha cumplido o no con los requerimientos de las polticas del BID, en el caso de encontrar excepciones o incumplimientos a las polticas deber reportarlo en su informe utilizando los procedimientos normados en la CGC que correspondan.

Se documentara el trabajo realizado en Anexo 11 Cdula de Revisin de Contrataciones Revisin Ex Ante, incluida al final de este manual

5.6.5 Seleccin y contratacin de consultores individuales

Antes de iniciar la revisin de cualquier proceso de seleccin y contratacin de consultores, debern comprender que el Ejecutor es responsable de la preparacin y ejecucin del proyecto.

As mismo que es comn que contraten consultores individuales para la administracin y parte tcnica de los Programas/Proyectos, porque contratar a una firma sera ms oneroso y difcil de administrar.

Los mtodos pueden ser:

Contratacin

Mtodo de contratacin [footnoteRef:38] [38: Glosario ]

Consultores Individuales

CCII-CCIN Comparacin de calificaciones de por lo menos tres consultores individuales internacionales o nacionales (3 CVs-Publicacin)

SD Seleccin Directa

Los procedimientos generales que el auditor debe considerar son:

Revisar que se elaboraron los trminos de referencia y se sometieron para no objecin del Banco

Verificar que se hayan cursado las invitaciones para presentacin de la hoja de vida a los consultores

Verificar que se haya efectuado la comparacin de calificaciones de acuerdo a la metodologa de calificacin establecida en los TDR

Verificar que se haya remitido el informe de calificacin y recomendacin de adjudicacin para la no objecin del Banco

Verificar que se haya contratado al candidato segn se establece en el informe de calificacin y recomendacin

Conclusin de la prueba

De todo el trabajo desarrollado para la revisin del proceso de contratacin de consultores individuales, los auditores deben dejar conclusiones concisas de si se ha cumplido o no con los requerimientos de las polticas del BID, en el caso de encontrar excepciones o incumplimientos a las polticas deber reportarlo en su informe utilizando los procedimientos normados en la CGC que correspondan.

Se documentara el trabajo realizado en Anexo 11 Cdula de Revisin de Contrataciones Revisin Ex Ante, incluida al final de este manual.

5.6.6 Revisin Ex post

Se refiere a acciones o intervenciones de deteccin (es decir, posteriores) realizadas por el Banco o sus consultores (en el caso del presente manual consultores se refiere a la CGC); con respecto a la supervisin y monitoreo del proyecto, y la verificacin de las decisiones, las acciones y la documentacin de administracin del proyecto. Al realizarse dicha revisin, no debe suponerse que el Banco ha dado su aprobacin a cualquier decisin adoptada o accin realizada por el prestatario y/o el OE con relacin al proyecto.[footnoteRef:39] [39: Definicin en el Glosario de Trminos de la OP 273]

Al revisar un proceso Ex Post deben tomar en cuenta que la revisin estar enfocada a los procesos y actividades realizadas por el Programa/Proyecto durante el perodo bajo revisin.

Los procedimientos generales para revisar procesos Ex Post son los siguientes:

Verificar que la actividad se encuentre incluida en el Plan de Adquisiciones vigente aprobado por el Banco[footnoteRef:40], y que la modalidad de supervisin utilizada por el ejecutor es consistente con el indicado en el Plan de Adquisiciones. [40: Aspecto que determinar la elegibilidad ]

Verificar la elegibilidad por nacionalidad del contratista de obras, origen de bienes y servicios y nacionalidad de firmas y de sus equipos expertos asignados, y la nacionalidad de consultores individuales pudiendo consultar la lista de pases elegibles en www.iadb/procurement.

Verificar que los procesos de seleccin y contratacin de obras, bienes, servicios distintos de consultora y consultoras financiados con los recursos de la operacin se hayan realizado de acuerdo a los procedimientos establecidos en las Polticas de Adquisiciones.

Verificar que la adjudicacin a la propuesta ganadora se haya efectuado de acuerdo a lo establecido en los documentos de licitacin del proceso y que los informes de evaluacin expliquen las razones especficas en las que se basa la recomendacin para la adjudicacin.

Verificar que se hayan emitido las notificaciones a los participantes en relacin con las actas o minutas, clarificaciones, enmiendas de las reuniones relacionadas con cualquier etapa del proceso.

Verificar que exista correspondencia entre los contratos firmados y las propuestas realizadas por los oferentes seleccionados y que hayan sido aceptadas por el ejecutor.

Verificar que las protestas hayan sido resueltas de acuerdo con los procedimientos previstos en las Polticas de Adquisiciones y procedimientos del Banco y se hayan atendido todos los aspect