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ISO 9001:2000 Código No. Co -

3002-1 Vigilancia del

patrimonio del Valle del Cauca mediante

procesos de comunicación

pública, control fiscal, ��

INTRODUCCION La Contraloría Departamental del Valle, en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias, practicó Auditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria. En desarrollo del proceso auditor, se evalúo el Sistema de Control Interno, las áreas de: Gestión, Financiera presupuestal, Contratación y quejas. La selección de la entidad se efectuó con base en el proceso de planeación efectuado para la vigencia 2004 y por problemas administrativos conocidos o potenciales ya identificados para el sector educativo. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la administración, durante el desarrollo de la Auditoria. La Contraloría Departamental espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos.

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ISO 9001:2000 Código No. Co -3002-1 Vigilancia del patrimonio

del Valle del Cauca mediante procesos de comunicación pública,

control fiscal, responsabilidad fiscal y participación ciudadana

��DICTAMEN INTEGRAL Santiago de Cali. Diciembre 1 de 2005 Hermana ARNULFA DE JESUS CALDERON VERTEL Rectora Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria Municipio de Candelaria La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria con Enfoque Integral a la Institución Educativa a través de la evaluación del Sistema de Control Interno, de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión, el examen al Balance General a 31 de diciembre de 2004, al Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2004; la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se efectuaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Departamental del Valle. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoria prescritos por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control

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incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. El informe contiene observaciones administrativas, financieras y legales que una vez comunicadas por el equipo de auditoria, fueron corregidos o están siendo corregidos por la administración. CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN Y LOS RESULTADOS �

Se gestionaron 2 proyectos con apoyo de la Alcaldía y recursos de Ley 21, Remodelación de techos en German Nieto, actualmente los alumnos estudian en sedes alquiladas en el Colegio La Libertad, ante el mal estado por las obras en ejecución, construcción de 2 aulas en la General Santander. Con los padres de familia, docentes y diversas actividades se ampliaron 2 aulas en la misma sede. Con donaciones voluntarias de los padres de familia se hizo un encerramiento en Antonio Nariño, con aportes del municipio 2 aires acondicionados para las salas de cómputo en German Nieto. Con recursos de la Asociacion y comunidad educativa, se construyó un kiosco para la Santo Domingo Savio; construcción del parque recreacional para los niños de preescolar, enlucimiento con enchapes de las aulas en azulejo decorativo y en la Sagrada Familia, remodelación de entrada principal y reparación de plancha con aportes de la comunidad religiosa y aportes de la empresa privada. Se cuenta con una escuela de formación deportiva, con énfasis en voleibol con 80 niños y 100 niñas pertenecientes a la Institución. Se ocupó el primer puesto en las olimpiadas del saber a nivel básica primaria organizada por la Alcaldía. La ejecución presupuestal se realiza sin el cumplimiento de requisitos. Se evidencia incumplimiento en los requisitos legales de contratación, tales como: boletín de responsables fiscales, boletín de deudores morosos con el Estado, publicación en la Gaceta Departamental, constitución de pólizas, etc., los que una

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vez detectados en el proceso auditor fueron diligenciados por fuera del término legal. El sistema de Control Interno es débil, lo que no permiten entre otros el suministro de datos exactos en cuanto a las estadísticas de matricula, situación recurrente tanto en el Grupo de Apoyo a la Gestión Municipal GAGEM, como en la Secretaria de Educación Municipal. Se evidencia que la institución educativa, adelantan gestiones para la consecución de recursos a nivel externo, departamental y empresa privada , logrando ampliar cobertura educativa y en mejorar infraestructura que redunda en bienestar de la comunidad estudiantil. Se observan deficiencias administrativa, legal, financiera presupuestal, situación que tiene su origen en la falta de acompañamiento en estas áreas, por parte de los entes territoriales competentes, quienes ante el proceso de reorganización administrativa del sector de educación en el Departamento, han descuidado prestar la asistencia técnica y administrativa a las Instituciones Educativas cuando haya lugar, en cumplimento del Art. 6º Numeral 6-28 de la Ley 715 de 2001. Excepto por las observaciones presentadas en los párrafos anteriores y demás contenidos en este informe, las cuales no afectan de manera significativa el manejo de los recursos y los resultados de la administración, conceptuamos que la gestión adelantada por la institución educativa es favorable, se acatan las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, a pesar de no contar con un efectivo sistema de control interno, que ofrezca garantía en el manejo de los recursos, se conservan acertados criterios de eficiencia y equidad y así mismo cumplió en un porcentaje significativo con las metas y objetivos propuestos �

OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En nuestra opinión, por los resultados obtenidos en la evaluación a los estados contables, estos no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad; los resultados de las operaciones y los flujos

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de efectivo a 31 de diciembre de 2004, de conformidad con el plan general de contabilidad pública y demás normas que la reglamentan. �

CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron 33 hallazgos todos de carácter Administrativos. FENECIMIENTO De conformidad con lo establecido en la Resolución 1124 del 10 de Diciembre de 2004 la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, la Cuenta correspondiente a la vigencia 2004, no se fenece por cuanto el concepto sobre la gestión teniendo en cuenta los principios de eficiencia, equidad y eficacia es favorable, la opinión sobre los estados contables es negativa y la calificación del Sistema de Control Interno lo ubica como de riesgo alto. PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de auditoria conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la Institución debe diseñar un plan de mejoramiento que involucre a todo el personal dependiente de sus funciones y competencias que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, que apunten al mejoramiento continuo de los procesos, documento que debe ser remitido a la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, Subdirección Operativa Sector Central Departamental, dentro de los 15 días siguientes al recibo de este informe. El plan de mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma de las acciones con que se implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y seguimiento a su ejecución, de acuerdo al formato 19 del software RECCDVALLE Versión 1.0. ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO Contralora Departamental del Valle del Cauca

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2 HECHOS RELEVANTES Las Instituciones Educativas se constituyen en cumplimiento de las Leyes 115 de 1994 y 715 de 2001; en el caso de la Institución Educativa Nuestra Señora de la Candelaria del mismo municipio, se fusionan las que hoy la conforman, mediante la Resolución 1988 del 6 de septiembre de 2002 de la Secretaría de Educación Departamental. La población del municipio asciende a 75.019 habitantes, de la cual 18.776 un 25% están en el grupo en edad escolar de 5 a 17 años; los matriculados en 23 instituciones educativas no oficiales y 6 oficiales ascienden a: 16.038, un 86%: de los cuales 12.886, el 69 % pertenecen al sector oficial y 3.152, el 17% al sector no oficial, la población no cubierta corresponde al 15% un total de 2.738 conforman una población desescolarizada.

COBERTURA EDUCATIVA MUNICIPIO DE CANDELARIA VIGENCIA 2003

69%

17%

15%

Colegios Oficiales Colegios no Oficiales Población fuera del sistema�

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COBERTURA EDUCATIVA MUNICIPIO DE CANDELARIA VIGENCIA 2004

73%

16%

11%

Colegios Oficiales Colegios no Oficiales Población fuera del sistema

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En la cabecera residen 24.389 habitantes equivalente al 32.5% de la población total, de estos 6.097 se encuentran en la edad escolar, la Institución atendió 3.595 alumnos en el periodo académico 2003-2004, esto es un 84% de la matrícula oficial y no oficial, con una no cobertura del 16%.

COBERTURA EDUCATIVA CABECERA MUNICIPAL VIGENCIA 2003

59%25%

16%

Colegios Oficiales Colegios no Oficiales Población fuera del sistema�

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COBERTURA EDUCATIVA CABECERA MUNICIPAL VIGENCIA 20004

56%24%

16% 4%

Colegios Oficiales Colegios no Oficiales

Población fuera del sistema Población Especial (desplazados)

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El programa ampliación de cobertura por parte del Departamento, se ejecuta mediante el programa educación por ciclos con 200 adultos, en horario nocturno con 19 docentes, faltando por nombrar 3 , así mismo con 80 niños extra - edad entre 9 y mas años. La rectora actual ejerce desde abril del 2003, la Institución se organiza en 7 sedes, 1 sede administrativa ubicada en el parque principal y 6 sedes para el trabajo pedagógico, todas en el perímetro urbano, con distancias que oscilan entre 3 y 4 cuadras. La institución cuenta con 107 docentes, 8 celadores, 5 de servicios generales, 5 administrativos de oficina, 1 enfermera, 8 directivos docentes y comunidad estudiantil. El Sistema de Control Interno no es confiable, los procesos y procedimientos no se han ajustado para lograr eficiencia en la gestión. Se realizó un diagnostico y un plan de mejoramiento interno, con el Grupo de Apoyo a la Gestión Municipal, que no contemplan cumplimiento de aspectos

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administrativos legales, enfocado a solucionar problemas apremiantes, como son: adecuar la instalaciones del las sedes, adelantar gestiones y rediseñar el proyecto educativo institucional PEI.

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3002-1 Vigilancia del

patrimonio del Valle del Cauca mediante

procesos de comunicación

pública, control fiscal, 3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El plan de mejoramiento para la calidad de la educación suscrito Internamente con apoyo de la Secretaria de Educación Departamental, Grupo de Apoyo a la Gestión Municipal GAGEM, para reajustarse a la nueva estructura, adolecen de una clara identificación de objetivos en la gestión administrativa y metas para aplicar las acciones correctivas que contribuyan a mejorar procesos para la mejora continua en la gestión en aspectos técnicos y administrativos, así como la construcción de indicadores y plazos definidos para su cumplimiento. 3.2 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA 3.2.1 Evaluación y Calificación del Sistema de Control interno No se ha fortalecido el sistema de control interno, no cuenta con las herramientas necesarias para hacerlo. Existen debilidades en los procesos de planeación, en los mecanismos de evaluación, verificación y seguimiento a las acciones de mejoramiento y a la administración del riesgo, resaltando sus avances en la construcción de una planeación estratégica con la colaboración de toda la comunidad educativa. Existen deficiencias en el ambiente de control, por desconocimiento de su aplicabilidad en el sistema como tal, en principios y valores, cultura de autocontrol, cultura de dialogo, socialización. En administración del riesgo, el avance es mínimo, al no existir un plan de manejo del mismo. Respecto a la Operacionalización de los elementos, no hay evidencia de la adopción de un modelo operativo por procesos, en ninguna de las áreas, ni se han desarrollado las actividades encaminadas a mejorarlos, no se tienen claro los planes, programas, objetivos y estrategias para el mejoramiento del sistema de control interno, y no se ha contado con el acompañamiento necesario por parte de los entes territoriales competentes.

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En la retroalimentación, los planes de mejoramiento son una herramienta para el desarrollo, fortalecimiento y mejora de los procesos, al analizar el existente se observan debilidades. Desconocimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo. No hay referencia de un pronunciamiento del ente territorial competente al respecto. 3.2.2 Evaluación por Líneas de Auditoria �

Gestión El Departamento del Valle del Cauca invirtió en la Educación de los Municipios, no certificados en la vigencia 2004 $151.039 millones. El costo de la nómina de la institución para la vigencia 2004, mas los recursos del fondo educativo ascendieron a $1.662 millones en promedio, sin contar con las inversiones realizadas en infraestructura por fuentes diferentes por gestión de la Institución, luego el costo promedio por alumno ascendió a $483.337.33, para una población de 3.439 alumnos en matricula final 2003- 2004, el cual fue inferior al promedio del Departamento, que para la misma vigencia fue de $569.870. El número de alumnos matriculados en los municipios no certificados del Departamento en el año lectivo 2003-2004, fue de 230.016 alumnos, la institución participa en un 0.17 % del total del departamento y en un 23% de 16.142 del municipio, que en el mismo periodo contó con una matricula de 3.595 para el mismo periodo. El programa de ampliación de cobertura, se atendió con docentes horas extras, así: En la sede Antonio Nariño 2 grupos, la sede Santo Domingo Savio 1 grupo, en el Centro Múltiple Candelaria de educación no formal los 80 niños extraedad, quienes a la fecha no tienen docente, 200 adultos del programa educación por ciclos para adultos Obsérvese el cuadro siguiente:

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PROGRAMA DE AMPLIACIÓN DE COBERTURA Y TOTAL DE MATRICULA INICIAL Y

FINAL PERIODOS 2003-2004 Y 2004-2005

SEDE

GRADOS

PERIODO 2003-2004

DESERCIÓN ESCOLAR 2003-2004

PERIODO 2004-2005

DESERCIÓN ESCOLAR 2004-2005

Matricula

Inicial

Matricula

final

Matricula

Inicial

Matricula

final

0 245 234 11

Santo

Domingo Savio

1 334 315 19

563

531

32

2 380 360 20 Genera l Santander 3 348 332 16

707 690 17

4 364 349 15 Antonio Nariño 5 359 349 10

695 663 32

Alfonso López

Pumarejo

6

324

314

10

353

344

9

7 154 149 5 8 134 129 5

Sagrada Familia 9 85 81 4

393

374

19

7 76 69 7 8 198 185 13

Germán Nieto Tarde 9 146 129 17

480

434

46

9 0 10 222 222 0

Germán Nieto

Mañana 11 226 222 4

510

499

11

TOTAL

3595

3439

156

3701

3535

166

Extraedad 80 Adultos 200 GRAN TOTAL

3815

Fuente: Base de datos de ITE Nuestra Señora de la Candelaria �

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La matricula presenta una ampliación de cobertura de 2.86 %, 106 cupos, al pasar de 3.595 alumnos matricula inicial del periodo 2003-2004 a 3.701 periodo 2004-2005 ; al incluirse los alumnos extraedad y adultos para el periodo 2005-2006, con 280 cupos nos da una ampliación de 9.86 %, un promedio de 39 alumnos por grupo. La deserción en el periodo 2003-2004, fue del 4.37 %, en el 2004-2005 fue de 4.69 %, debido a diferentes causas que influyen además en el cumplimiento de los logros académicos entre ellas: Falta de acompañamiento de la familia en la formación del educando, exceso de traumas por maltrato físico, hambre específicamente los fines de semana, falta de responsabilidad del padre con su obligaciones, cambio de residencia frecuente de la familia, porque el padre por falta de trabajo sale a otro lugar en su busca (desplazados), falta de material didáctico y de compromiso de algunos docentes para liderar procesos nuevos, situaciones que influyen en forma negativa el cumplimiento de los logros del PEI. La institución se destaca en los siguientes aspectos: � Aprobación del proyecto por Ley 21 de construcción de dos aulas por gestión

de la Rectoría y Alcaldía Municipal. � Muro de encerramiento de la Sede Antonio Nariño, con donaciones

voluntarias que acordaron los padres de familia de esta sede � Se Instalaron 2 aires acondicionados en la sala de sistemas de la sede

Germán Nieto con aportes del Municipio. � Construcción de un kiosco para la Santo Domingo Savio, con aportes de la

asociación y actividades de la comunidad educativa � Construcción del parque recreacional para los niños de preescolar,

enlucimiento con enchapes de las aulas en azulejo decorativo. � Remodelación de la entrada principal y reparación de la plancha de la Sede

Sagrada Familia, con gestión particular de la comunidad Religiosa de las hermanitas de la anunciación y aportes del a empresa privada.

� Primer puesto en excelencia y conocimiento en las pruebas olimpiadas del saber organizadas por la Secretaria de Educación Municipal 2004-2005, premiados con 2 computadores y diplomas a la institución educativa y a los estudiantes participantes.

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� Menciones en deportes como básquetbol y voleibol, donde algunas de sus alumnas pertenecen a esta última liga, participando en ciudades como Cuba.

� En proyectos con la CVC, se lidera un programa de aguas subterráneas y mejoramiento del medio ambiente con dos docentes.

� 2 docentes especializados en derechos humanos y Resolución de conflictos en la Universidad del Valle destacados a nivel departamental y nacional.

� Escuela de formación deportiva con énfasis en voleibol con 80 niños y 100 niñas pertenecientes a la Institución.

Al comparar los planes estratégicos del Plan de Desarrollo del Departamento y Municipio y los de la Institución en la vigencia, se comprobó cumplimiento aceptable en cuanto a las políticas de ampliación de cobertura, mejoramiento de la calidad educativa, ejecución de proyectos del Plan de Atención Básica PAB como el de desayunos escolares, que ha mejorado la aptitud, actitud, apariencia, convivencia y rendimiento escolar, según el concepto de la comunidad educativa reflejado en las encuestas, así mismo el proyecto de prevención del consumo de sustancias psicoactivas, el cual cuenta con 2 psicólogas que trabajan la problemática con los adolescentes; tamizajes visual; previsión odontológica; entre otros . Los resultados del ICFES, periodo 2003-2004, evaluadas según las escalas acumuladas de 35,45 y 50 puntos, nos muestra fortalezas en las áreas de: Lenguaje, filosofía, matemáticas ( Germán Nieto); y debilidades en: Física, historia, matemática, inglés, biología, química y geografía. Lo anterior, se refleja en la encuesta aplicada a los estudiantes en donde manifiestan dificultades en el aprendizaje para las mismas áreas. El Consejo Directivo, ha promovido la organización de la escuela de padres de familia y su participación en el proyecto educativo institucional PEI; mediante el proyecto escuela del buen trato, el cual tiene entre sus objetivos y actividades tanto educativas científicas y recreativas: Mejorar el comportamiento del niño, con la ayuda de 1 psicóloga y 2 profesores, realizar convivencias con las familias, mejorar la planta física y presentar proyectos en el nivel departamental del programa Colombiano apoyando Colombiano.

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Se promueve la participación de los estudiantes en el PEI, a través de proyectos liderados en: medio ambiente , mejoramiento pedagógico, eventos científicos, culturales, derechos humanos, niños constructores de paz, recreación y deporte, gobierno escolar, con el acompañamiento del Sena y municipio con temas sobre el reciclaje. Los estudiantes participan en forma activa en la institución, aprenden a manejar procesos democráticos al elegir el personero, representante estudiantil por grados, conforman pacto de convivencia, sin embargo la gran mayoría de la población estudiantil no sabe que es el Proyecto Educativo Institucional PEI, a excepción de algunos estudiantes de los grados 10 y 11, mediante proyectos, faltando una vinculación integral al proceso en su conjunto. Argumentando la entidad en la respuesta al borrador del informe, lo abstracto del tema para ser comprendido por los grados inferiores, sin embargo a criterio del equipo auditor, el concepto debe interiorizarse en toda la comunidad educativa. Los coordinadores hacen reuniones cada ocho días y cada uno de ellos tiene una función como la de revisar el manual de convivencia, plan de estudios, logros, mesas de trabajo y presentación de resultados. Con los padres de familias hacen reuniones con todos los estamentos de la institución, con el consejo académico, directivos, estudiantes y asofamilia. El Consejo Directivo mediante Resolución No 180604 del 18 de junio del 2004 Art. No 1º, establece el cobro de derechos académicos, servicios complementarios y otros costos; reglamentó su cobro al principio de la gratuidad, para los padres de familia de estratos 1,2 o 3 del sisben o que tengan ingresos mensuales hasta 3 salarios mínimos, el estudiante trabajador que no depende económicamente de sus padres, solamente pagará $ 10.000 anuales, así mismo el Art. 5º prohíbe al rector solicitar cuotas extras para despedidas de alumnos y cobro de bonos al padre de familia o acudiente u otro valor no autorizado. El valor a pagar por concepto de los derechos académicos, servicios complementarios para preescolar y básica primaria es de $30.000 y para los estudiantes de básica secundaria de $40.000. La matricula es familiar para varios hijos cobrándose lo mismo.

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Se evidenció en la encuesta cobros diferentes como es el caso de: Arreglo de pupitres, pintura de salón y en la sede Santo Domingo Savio, cuota voluntaria para aseo del salón por falta de conserje, debido a disminución del presupuesto generado por exoneración de la Alcaldía y según la respuesta al informe preliminar, el pago del aseador competencia del Departamento quien no ha cubierto esta necesidad. Con la estrategia cualificación para el mejoramiento de la calidad educativa, se ha capacitado a los docentes en: Lenguas modernas, humanidades, matemáticas, biología, tecnologías sobre computadoras, derechos humanos y con el Sena el programa inglés en el aula. Con apoyo del municipio se trabaja en Resolución de conflictos, liderazgo y manejo del medio ambiente, buscando promocionar al docente como líder social. Se estimula a los alumnos sobresalientes, con mención en ceremonia especial e izada de bandera, exoneración del pago de matricula, nombramientos como monitores y salidas recreativas, científicas, entre otras, con los docentes. Según el diagnóstico para la región, se hizo necesario reorientar el Proyecto Educativo Institucional PEI, en tres aspectos: El primero social, con proyectos que ayudan a liderar procesos de cambio a nivel familiar, el segundo con proyectos micro empresariales comunitarios buscado fortalecer la productividad , y tercero enfocado a la formación comercial, con énfasis en secretariado, contabilidad, sistemas, evidenciándose aceptación al respecto. La comunidad educativa participa en la elaboración del manual de convivencia, comprometiéndose con la misión y visión, proyecto pedagógico, construcción de valores y en la conformación del gobierno escolar. Se cuenta con un plan de seguimiento y evaluación del PEI, con resultados positivos porque ayudan a realizar proyectos, programas y a revisar desviaciones como: Logros pendientes, actividades de recuperación, estimular la capacidad de análisis de los estudiantes de acuerdo al tema y asignatura, recomendaciones de investigación y necesidades de lectura, considerándose como indicadores por aula y sede.

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A los docentes los evalúa la rectora, en el cumplimento de sus funciones y en el desarrollo de sus planes de estudio, se lleva un registro según lineamientos del Ministerio de Educación, que busca mejoramiento institucional, crecimiento personal; resultados que se incluyen para programar actividades de acuerdo a las dificultades presentadas y a las necesidades registradas, para lograr una buena calidad educativa. La estrategia biblioteca virtual y presencial del gobierno municipal, contó en la Institución con: 4 salas de sistemas en las sedes la Sagrada Familia 2, Germán Nieto 2, con gestión del municipio se dotaron a través del programa Educar, 1 sala en la sede Antonio Nariño para los grados 4º y 5º y 1 Alfonso López Pumarejo para el grado 6º, en la sede administrativa, se proyecta una sala virtual central para atención de la comunidad educativa municipal; se capacita a los docentes en el uso de medios y nuevas tecnologías. La Asociación de padres de familia Asofamilia, ha participado en la elaboración del PEI, con objetivos y actividades que han contribuido en la formulación del manual de convivencia, mejoramiento de las relaciones familiares, y con actividades que buscan obtener recursos económicos, para la ejecución de proyectos de planta física y de bienestar estudiantil. La Institución realiza actividades con los padres de familia, evidenciado en un 65 % de las encuestas en convivencia, relaciones padres e hijos, valores, infundiendo respeto y cumplimiento. Las inversiones con presupuesto de la institución, se hacen por prioridades y previa consulta del consejo Directivo contribuyendo al bienestar y al mejoramiento de la calidad de la educación. En el grupo de preescolares se tiene niños en el límite de edad de 6 años, por ser requisito para iniciar el grado primero. Se presentaron problemas en el programa de ampliación de cobertura, para el cumplimiento de los cupos asignados en el año electivo 2004-2005; en las sedes

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de Santo Domingo Savio, Antonio Nariño, Germán Nieto de la jornada de la mañana, por la tardanza en los nombramientos de los docentes, y en la General Santander, Sagrada Familia y Alfonso López Pumarejo no hubo ampliación de cobertura. El Grupo de Apoyo a la Gestión municipal GAGEM, según la Resolución 0197 del 11 de junio del 2003, Art. 4º entre otros, cumple funciones de acompañamiento en lo pedagógico, calendario escolar, costos educativos, mejoramiento de indicadores , acciones de fortalecimiento Institucional, capacitación administrativa, observándose su esfuerzo en mejorar la calidad de la Educación, construcción del PEI entre otros aspectos, con poca gestión en lo administrativo, financiero presupuestal legal, con sistemas de información inadecuados. ��

Área Contable Financiera y presupuestal El cierre fiscal, al confrontarlo con los saldos de la contabilidad, presenta diferencias, pero el resultado final es el mismo, obsérvese el cuadro siguiente:

Cierre Fiscal

Contabilidad RECAUDOS EN EFECTIVO (0211) $118.962.139 $ 132.906.049 (-)COMPROMISOS ADQUIRIDOS (0315) -0- (-)OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322) -0- (-)PAGOS EN EFECTIVO (0330) $105.562.000 $119.505.910 SUPERAVIT PRESUPUESTAL VIGENCIA $ 13.400.139 $ 13.400.139 Fuente : Cierre Fiscal y Catalogo de Cuentas ITE Nuestra Señora de la Candelaria Las cuentas de efectivo presentaron las siguientes observaciones: Aun no se ha implementado el Boletín Diario de Tesorería Los estados contables no presentan notas explicativas, las cuales forman parte integral de los mismos.

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Los libros auxiliares de la vigencia, no se listaron y tampoco se coloca el número del recibo de consignación, cuando esta se registra en el libro de bancos, lo cual impide hacer el respectivo cotejo de lo registrado en libros, frente a lo consignado, situación corregida en el proceso auditor. El certificado de disponibilidad presupuestal, no presenta el presupuesto disponible, se relaciona el valor del gasto y el de registro presupuestal no muestra el valor del gasto, el cual aparece en la disponibilidad presupuestal. La orden de compra, gasto o prestación de servicio, no se presenta la descripción del mismo. El costo de los servicios educativos no cancelados por los educandos en la vigencia, no es tenido en cuenta, no se causa la exigibilidad en el proceso de matricula. Los recaudos por servicios educativos de vigencias anteriores, como ingresos de la vigencia en la contabilidad, no se registran como reconocimientos vigencias anteriores y no son tenidos en cuenta. Los ingresos pendientes de pago por servicios educativos en una vigencia, deben formar parte de las cuentas de planeación y presupuesto para la vigencia siguiente. Incumplimiento al Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC y la ejecución de los gastos de presupuesto no es coherente con el mismo, instrumento este mediante el cual se define el monto máximo mensual aprobado de pago. La valuación a propiedades, planta y equipo, no se determino en la vigencia. Se carece de una póliza que cubra el valor de los bienes muebles inventariados, no se cuenta con un código de identificación, ni de un manual de procedimientos para su control en caso de traslado a otro lugar, para el control del inventario. La depreciación para propiedades, planta y equipo en la vigencia, no se calculó.

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Las obras y mejoras en propiedad ajena, no presentan cálculo de amortización. Las partidas representadas en Hacienda Pública, como Superávit por Donación y Patrimonio Público Incorporado, no cuentan con los respectivos documentos soportes, **TITULARIZACION Y VALORIZACIONES** No se presenta en el grupo de Hacienda Pública, las Reservas Patrimoniales En el proceso auditor se detectó que la cuenta rendida presenta inconsistencia en relación a la información auditada en la entidad. La Información Contable no se ajusta al plan general de contabilidad pública PGCP, determinando que los hechos financieros, económicos no sean razonables. No existe un sistema integrado de información financiera, no garantizando la confiabilidad de la misma y generan situaciones de múltiples informaciones sobre las cuales no se tiene certeza total. Evaluada la gestión en materia de saneamiento contable y al plazo (31 de diciembre de 2005) para el vencimiento de la vigencia de la Ley 716 de 2001 y demás normas, de no adelantarse las acciones necesarias para el saneamiento, la institución no cumplirá satisfactoriamente este proceso, destinado a obtener confiabilidad en los Estados Contables Financieros. Contratación Según al Art. 11 de la Ley 715 de 2001, las Instituciones Educativas, podrán administrar Fondos de Servicios Educativos para manejar los recursos que financian gastos distintos a los de personal, el Art. 12 ordena elaborar un reglamento para el manejo de ingreso, gasto y bienes del Fondo aludido. El Art. 13 establece, que los actos y contratos de cuantía superior a 20 salarios mínimos mensuales, se regirán por las normas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor, naturaleza y las circunstancias en las que se celebren. El Consejo Directivo podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades, los trámites, garantías y constancias que deben

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cumplirse, para que el rector celebre cualquier acto o contrato, en cuantía inferior, observándose que se carece de reglamento sobre el particular.

Se detallan observaciones de carácter general encontradas en los contratos y ordenes de compra y/o servicio: Los documentos soportes de cada contrato, orden de compra y/o servicio, no se archivan en debida forma, no guardan un orden cronológico y consecutivo, lo que dificulta su consulta y ubicación oportuna para el respectivo seguimiento tanto interno como externo. La disponibilidad presupuestal documento previo a la contratación, conforme lo establece el Art. 41 Ley 80/93, Art. 71 Decreto 111/96, Art. 19 Decreto 568 /96, se realiza en la misma fecha al acuerdo de voluntades, al igual que el registro presupuestal, contrato, orden de compra y/o servicio y comprobante de egreso. El comprobante de Egreso y Registro Presupuestal tienen igual numeración. El registro presupuestal se afecta sólo por el valor a cancelar y no se reserva el total del contrato u orden de compra o servicio, situación que podría generar incumplimiento del pago en el termino pactado. Las ordenes de compra o servicio carecen de: Numeración, no estipula el objeto, el número de la disponibilidad y apropiación presupuestal, cédula de ciudadanía del contratista. En aquellos casos que estas ordenes superen los 20 salarios mínimos mensuales, serán regidos por la Ley 80 de 1993 y de no requerir contrato, en la misma, el contratista manifestará con su firma, no estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, según lo establece el Art. 39 Ley 80/93 y Art. 25 Decreto 679 /94. De la muestra seleccionada, se enuncian las siguientes observaciones de carácter particular así:

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Contrato Orden de

compra y/o servicio

Contratista Valor en pesos

Observaciones

023 23 –08/04

CONTACTO ACTIVO C.T.A.

$ 3.331.737 En el comprobante de egreso, se relaciona el número de la disponibilidad presupuestal que no corresponde.

S.N. JAIRO NEL HERNANDEZ

$ 2.860.000 -La fecha de la factura es anterior al trámite contractual. -El comprobante de egreso y orden de compra se refiere a la adquisición de 12 tableros, efectuándose por 11, según factura de venta. -La Póliza de garantía carece del amparo la calidad del producto

024 24.08/04

JAIRO NEL HERNANDEZ

$10.293.500 - La cláusula de garantía, establece vigencia hasta 3 meses más, debiendo ser por la duración del contrato y cuatro meses más, se pacta garantía de cumplimiento y no se ampara el riesgo de manejo del anticipo, como tampoco el de calidad de los bienes adquiridos. - No aparece anexa la póliza de garantía. y tampoco la garantía única es aprobada por la administración, inciso 2º Art. 41 Ley 80/93. - No se liquida el contrato, , Art. 60 y 61 Ley 80/93 - En la factura no se detallan los precios unitarios de cada bien adquirido, solo se relaciona el valor total. - No aparece el acta de recibido a satisfacción por la supervisora del contrato y por los coordinadores de las sedes. - No se anexo: Nit, certificado de antecedentes disciplinarios, Certificado de Cámara y Comercio, de no figurar como deudor moroso de la Contaduría General de la Nación. certificado boletín de responsables fiscales, de la Contraloría General de la República, conforme al Art. 60 de la Ley 610/00

016

26-01-04

019 20-02/04

CONTACTO

ACTIVO C.T.A.

$ 2.053.440 $1.135.737

- Certificado de cámara y comercio incompleto. -No se evidencia acta de recibido a satisfacción por parte de la supervisora de la obra. �-se relaciona el Número de la disponibilidad presupuestal que no corresponde en el comprobante de egreso

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Contrato Orden de

compra y/o servicio

Contratista Valor en pesos

Observaciones

028 27-09/04

CONTACTO ACTIVO C.T.A.

$ 2.317.712 �No anexa: acta de recibido a satisfacción, garantía única, -El número relacionado disponibilidad presupuestal en el comprobante de egreso, no corresponde, citan el 488, cuando se enumeró con el 0120.

05 15-10/03

JAIME RAMIREZ ROJAS

$ 10.864.000 -En la minuta no se establecen las cláusulas: Garantía (anticipo), supervisión, multas y sanciones por incumplimiento, cláusula penal pecuniaria, inhabilidad e incompatibilidad e inexistencia de relación laboral.-No se evidencia la garantía única que ampara el cumplimiento y manejo de anticipo. -Suscrito en el año 2003, disponibilidad presupuestal del 26 de julio del 2004, debió incluirse en el cierre de la vigencia 2003, como reserva de apropiación-El registro presupuestal se hace por el valor a pagar y no por el total del contrato, sin liquidar conforme lo establece el Art. 60 y 61 de la Ley 80/93. ��No anexa al contrato: Nit, certificado de cámara y comercio, boletín de la Contaduría General de la Nación, antecedentes disciplinarios, boletín de responsable fiscal de la Contraloría General de la República, Art.. 60 Ley 610/00. Acta de recibo a satisfacción.

En la Revisión de la cuenta se observa que no fue rendido el formato F7 de contratación, correspondiente a la ejecución del plan de compras y/o prestación de servicios. El plan de compras confrontado con lo presupuestado, ejecutado y el PAC, no son coherentes generando incumplimiento al mismo

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Quejas Durante el proceso auditor no se trasladaron quejas sobre la institución por parte de la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ��

��DICTAMEN INTEGRAL�� CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN Y LOS RESULTADOS .......................................... 3�

OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES ......................................................... 4�

CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................ 5�

FENECIMIENTO ............................................................................................................ 5�

PLAN DE MEJORAMIENTO.......................................................................................... 5�

2 HECHOS RELEVANTES��

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA �� 3.1 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ................. 10�

3.2 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA................................................... 10�3.2.1 Evaluación y Calificación del Sistema de Control interno ��3.2.2 Evaluación por Líneas de Auditoria �

Gestión.................................................................................................................. 11�Área Contable Financiera y presupuestal ............................................................. 18�Contratación.......................................................................................................... 20�Quejas................................................................................................................... 24�

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AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL�MODALIDAD REGULAR��

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-./0-01�-2.��31�40-54�.1�/064�/�7264�3��84��4.3�846-4�91.-�-�-2�3��4.3�846-4�

VIGENCIA FISCAL 2004

CDV-SOSCD DICIEMBRE DE 2005

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AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR �

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INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SEÑORA DE LA CANDELARIA

Controlara Departamental

ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO

Director Operativo Control Fiscal

GONZALO HERNANDEZ PAEZ

Subdirector

LISANDRO ROLDAN GONZALEZ

Responsable De Entidad

HNA. ARNULFA DE JESUS CALDERON

Equipo De Auditoria

Líder AMANDA MADRID PANESSO

Auditores FRANCIA IBETTY RAMAIREZ LUGO

JORGE EDUARDO FUERTES PEREZ

GUSTAVO CUBILLOS PARDO

GLORIA AMPARO NARVAEZ REYES

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ite candelaria final

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