INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

IDRD

INFORME FINAL

EVALUACIÓN SOBRE MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROLSOCIAL

- ARTÍCULO 4° DEL DECRETO 371 DE 2010

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá D. C., Julio de 2015

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN...............................................................................................................3

1. OBJETIVOS...................................................................................................................3

2. ALCANCE Y METODOLOGÍA ......................................................................................4

3. ÁMBITOS EXAMINADOS.............................................................................................4

3.1. ÁMBITO DE CONTRATACIÓN..................................................................................4

3.2. ÁMBITO DE ESTRATEGIAS DE INFORMACIÓN......................................................5

3.3. ÁMBITO DE AUDIENCIAS PÚBLICAS.......................................................................6

3.4. ÁMBITO DE FACILITAR EL CONTROL SOCIAL.......................................................7

3.5. ÁMBITO DE REGISTRO DE INTERVENCIONES CIUDADANAS..............................9

3.6. ÁMBITO DE RENDICIÓN DE CUENTAS...................................................................11

4. CONCLUSION Y ASPECTOS VARIOS.........................................................................11

4.1. CONCLUSION.............................................................................................................11

4.2. ASPECTOS DESTACADOS........................................................................................11

4.3. ASPECTOS PRIORITARIOS POR FORTALECER.....................................................13

5. HALLAZGOS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA ADICIONALES …...........................15

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OFICINA DE CONTROL INTERNOINFORME

EVALUACIÓN SOBRE MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROLSOCIAL

- ARTÍCULO 4° DEL DECRETO 371 DE 2010

Bogotá D.C., Julio de 2015

INTRODUCCIÓN

Para conocimiento de la Dirección General del IDRD, y atención por parte de la SecretaríaGeneral, las Subdirecciones de Recreación y Deporte, de Parques, de Construcciones,Administrativa y Financiera, del Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria y de lasOficinas Asesoras de Comunicaciones y de Planeación; la Oficina Asesora de ControlInterno presenta informe resultante de la evaluación global efectuada en materia demecanismos de participación ciudadana y control social, diseñados e implementadosdentro de los procesos desarrollados por el Instituto, teniendo en cuenta el Artículo 4° delDECRETO 371 DE 2010 sobre la materia, elaborado con base en la información provistapor las dependencias sobre el período de julio del año 2014 a mayo del 2015.

Este documento, con las observaciones, hallazgos, recomendaciones y/u oportunidadesde mejora que contiene, tiene el propósito que la Entidad por medio de las dependenciasmencionadas, implementen acciones para continuar con el mantenimiento, desarrollo yfortalecimiento de la participación y el control de parte de actores de la sociedad en lagestión institucional, considerando también que en el desarrollo de los objetivos del Plande desarrollo de “Bogotá Humana” 2012-2016 se tiene en cuenta el impulsarsignificativamente el fomento de la participación decisoria de la ciudadanía en la gestiónpública distrital.

1. OBJETIVOS

1.1. Identificar la existencia de mecanismos y actividades que por parte del IDRD den laoportunidad, promuevan y/o faciliten a la ciudadana interesada, ejercer su derecho a laparticipación y el control social en las actuaciones de la administración.

1.2. Evaluar si por parte del Instituto se cumple con lo enunciado en los seis numeralesdel Artículo 4°.- DE LOS PROCESOS DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA YCONTROL SOCIAL EN EL DISTRITO CAPITAL del DECRETO 371 DE 2010 "Por el cualse establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para laprevención de la corrupción en las entidades y organismos del Distrito Capital".

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1.3. Retro-alimentar a las dependencias de la Entidad para que se mantenga elfortalecimiento de la gestión institucional en esta materia.

2. ALCANCE Y METODOLOGÍA

Verificar existencia de mecanismos de participación ciudadana y control social, diseñadose implementados por las Subdirecciones, el Área de Apoyo a la Contratación de laSecretaría General, el Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria del Instituto y lasOficinas Asesoras de Comunicaciones y de Planeación.

Verificar información dispuesta para el público en los medios electrónicos de difusión.(Pág Web de la Entidad y de la Alcaldía).

Analizar información brindada a la Oficina de Control Interno sobre la gestión yactuaciones que hubiesen facilitado y/o propiciado la participación ciudadana y el controlsocial, durante el período evaluado.

Identificar participación adicional efectiva de la ciudadanía en la administración.

Identificar el control social ejercido.

Verificar avance en la implementación institucional del procedimiento de PARTICIPACIONCIUDADANA formalizado el 27 de marzo de 2015 dentro del Sistema de Gestión de laCalidad del IDRD.

3 - ÁMBITOS EXAMINADOS

Para garantizar la existencia, promoción y desarrollo de procesos de participaciónciudadana, en el marco del decreto mencionado, dentro de la gestión del IDRD es deseñalar los siguientes aspectos:

3.1.- ÁMBITO DE LA CONTRATACIÓN

Sobre los procesos de contratación la Entidad publicó sistemáticamente sus principalesdocumentos y actos administrativos, en la página Web del SECOP - Sistema Electrónicode Contratación Pública.

Por parte del IDRD en los casos de selección, dentro de prepliegos y pliegos se convocóa veedurías a su participación, y se adelantaron las audiencias de adjudicación concarácter de públicas.

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3.2.- ÁMBITO DE ESTRATEGIAS DE INFORMACIÓN

Se mantuvo gestión comunicacional para proporcionar de información hacia la comunidaddesarrollada mediante diversos medios y sistemas de comunicación, tanto a nivel general,por medio de medios de comunicación masivos como la Web; así como a través deestrategias de comunicación focalizadas a grupos específicos de población para facilitar laparticipación y el control social, implementadas por las diferentes áreas misionales y elgrupo de Desarrollo Comunitario, para lo cual también se utilizaron invitaciones, volantesinformativos, vallas informativas, pancartas, reuniones directas con las comunidades.

Dentro de la información contenida en vallas o avisos ubicados en sitios donde seejecutaron obras de construcción, se incluyeron adicionalmente los números deidentificación de los contratos de obra y de interventorías involucrados.

Con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, se publicó continuamenteinformación relevante sobre el IDRD, tratando los diferentes aspectos a cargo de laadministración y sus actividades, la cual puede ser consultada y permanece a disposiciónde la comunidad, en diversos medios electrónicos masivos de comunicación de fácilacceso, como lo son: la página Web de la entidad (www.idrd.gov.co) y las redes socialescomo son Facebook (14.000 usuarios), Twitter (50.000 usuarios), Instagram (fotos yvideos de 15 seg.), YouTube (Chanel IDRD 611 videos subidos) y Soundcloud (audios).

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a laInformación Pública, se creó una nueva sección particular en la página Web de la Entidad,a través de la cual el ciudadano puede acceder y consultar a contenidos allí dispuestosestipulados por dicha norma.

El PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO del IDRD, formulado yen ejecución, en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 2641 de 2012, con elconcurso de las diferentes dependencias, mantuvo incorporado como uno de sus cuatrocomponentes el de la rendición de cuentas. Para asegurar la publicación de informaciónde interés ciudadano, en el Link “RENDICION DE CUENTAS” de página Web de laentidad, al cual se le efectuó seguimiento durante el período, se puede consultar lostemas relacionados con:-Proyectos de inversión IDRD-Plan de acción-Informe ejecutivo -Plan operativo-Informe de gestión

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-Informes de atención al cliente -Ejecución presupuestal -Estados financieros-Informes del Sistema de Control Interno -Informes de seguimiento a planes de mejoramiento integral -Informe de procesos en contra del IDRD

MEJORA IMPLEMENTADA - RUTA DE ENLACE ELECTRÓNICO CON EL SECOP Atendiendo recomendación de la Oficina de Control Interno, efectuada durante eltranscurso de la presente evaluación, con el fin de facilitar al ciudadano la búsqueda deinformación de la contratación del IDRD, la Oficina Asesora de Comunicaciones,,redireccionó la ruta de enlace al SECOP establecida con el botón publicado en la páginaweb inicial del IDRD, que se utilizaba hasta la primera semana de junio de 2015, de talmanera que ahora este enlace conduce directamente a la sección de consulta deprocesos de contratación por diferentes criterios de búsqueda. (Ruta redireccionadaactualizada: https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta.do). Optimizando laruta , ya que antes apuntaba a buscar por número de proceso o número de constancia(en http://www.contratos.gov.co/puc/buscador.html), lo que implicaba que el usuariotuviese que poseer datos previos para que pudiera recorrer los diferentes procesos decontratación desarrollados por la entidad, conocimiento que por lo general al no tenersepodría constituirse en una barrera para el acceso a la información.

3.3.- ÁMBITO DE AUDIENCIAS PÚBLICAS

Además de la rendición de cuentas, se realizan presentaciones a la comunidadinteresada, principalmente en aquellos proyectos que impacten de manera significativacomo son los de obras públicas.

En cuanto a obras de construcción, liderados por la Subdirección Técnica deConstrucciones con el apoyo del Área de Promoción de Servicios de la SubdirecciónTécnica de Parques, se tienen establecidos e implementados mecanismos departicipación de la ciudadanía, por medio de los que se convocó e involucró a lacomunidad, durante las etapas de diseño y ejecución de las obras. Se desarrollaronactividades de difusión, concertación y establecimiento de Acuerdos Ciudadanos con lascomunidades y población situada en las zonas de influencia. Durante la ejecución de lasobras, se mantuvo implementada la estrategia establecida de comunicación, participacióny conformación de veedurías ciudadanas, estructurada de acuerdo con planes previstosde gestión social.

La Subdirección Técnica de Parques por medio del Área de Promoción de Servicios, para

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el mantenimiento, sostenimiento de los parques, procuró y facilitó la incorporación de lacomunidad, por medio de diferentes estrategias y la gestión de procesos sociales decontrol y participación comunitaria con diversos grupos, actores sociales interesados,usuarios y comunidades vecinas de los parques, realizó intervenciones de diversos tipos,mesas de trabajo para la sostenibilidad de los parques, gestiones para la adopción deparques y resolución de conflictos.

El Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria, a nivel de las Localidades desarrollóestrategias participativas en el campo de la recreación y la actividad física y deportiva,canalizadas por esta la Unidad, por medio de los coordinadores locales se efectuaron losprocesos de información acerca de proyectos locales y/o de los programas del IDRD.

Desde esta Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria se viene trabajando en procesos deinclusión social, buscando estrategias acordes con las necesidades de los ciudadanos,donde además de aplicar políticas públicas que relacionan al Sector, se están abriendoespacios a la comunidad para socializar temas relacionados a planes, programas yproyectos que brinda el IDRD, de ésta manera se evidencia el trabajo realizado por lainstitución en los últimos años, buscando fortalecer los procesos llevados a cabo,mantener los programas exitosos y mejorar los que haya lugar. Por ello la estrategia quecobra relevancia en este proceso son los “Diálogos Ciudadanos IDRD”, que permiten laparticipación de la comunidad en la construcción de los planes de acción por cadalocalidad para hacerlos realidad en los territorios de impacto, mediante las condicionesactuales que existen en la institución.

3.4- ÁMBITO DE FACILITAR EL CONTROL SOCIAL

Continuando el emprendimiento del IDRD de desconcentración de la administración, elÁrea de Desarrollo y Gestión Comunitaria, genera espacios de interacción directa con lasdiferentes organizaciones, lideres deportivos, recreativos y actores sociales. Por parte deesta unidad se plantea conformar “la Red de Desarrollo Social en Deporte, Recreación yActividad Física en Bogotá” para el año 2016, a través de la identificación de actores queinciden en el Sector, con la implementación de un trabajo de cartografía social comoherramienta metodológica para el análisis de la realidad y el entorno, que no solo implicaun acercamiento de la comunidad a su espacio geográfico, socioeconómico, histórico-cultural, deportivo y recreativo, sino a las posibilidades de entenderlo y transformarlo através de la elaboración de mapas del presente y futuro; este se ha desarrollado en suprimera fase, esto se evidenció con la participación de 1564 actores en toda la ciudad,donde se expone el estado situacional en las relaciones del IDRD y la comunidad engeneral, las problemáticas que se generan alrededor del sector y las soluciones que

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actualmente se hacen para evitar conflictos y buscar el desarrollo social de la ciudad demanera mancomunada.

Operaron Centros Recreodeportivos Locales, que auspician la participación, la inclusiónsocial, la recreación, la actividad física, el aprovechamiento del tiempo libre, el uso deParques y Escenarios, para lo cual se cuenta con gestores comunitarios asignados paraatender las 20 localidades de la ciudad, desde allí se gestionan y apoyan las actuacionesinstitucionales orientadas a asegurar los derechos de los ciudadanos y la prestación de unmejor servicio.

Con los diálogos ciudadanos y las mesas de trabajo que se realizaron en el 2014, con elfin de crear el Sistema Distrital de Participación en Deporte, Recreación y Actividad Físicase lograron los insumos necesarios para la elaboración del Proyecto que dió comoresultado que la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y la Secretaria Distrital de Cultura,Recreación y Deporte expendieran el Decreto 229 del 16 de junio de 2015, “por medio delcual se adopta la Política Pública de Deporte, Recreación, Actividad Física, Parques yEscenarios para Bogotá”, y en la cual podemos destacar dentro de las “Estrategias yAcciones:

1. Fortalecer la participación comunitaria: El proceso de formulación, ejecución,evaluación y control social de la política, requiere de la participación activa de los actoresinvolucrados.

Acciones:

1.1. Crear de manera concertada el Sistema Distrital de Participación de Deporte,Recreación y Actividad Física y desarrollar el Sistema Distrital de Parques yEquipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotá en concordancia con lo establecidoen las normas e instrumentos de planeación y gestión vigentes.

1.2. Aplicar el modelo de participación comunitaria de gestión pública participativa, para locual se requiere:a) Establecer y socializar los mecanismos de participación local y distrital para laplaneación, diseño, ejecución, ajuste y verificación de esta política.b) Crear apoyos de gestión técnica y profesional, así como de elementos deportivos parapersonas con discapacidad....

1.3. Fomentar la participación de la comunidad en el control social de la gestión públicalocal y distrital, a través de las veedurías ciudadanas”.

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En cuanto al desarrollo de proyectos de obras públicas, a cargo de la SubdirecciónTécnica de Construcciones, el control social se promueve y facilita de modo continúo,considerando que se mantienen contractualmente obligaciones de desarrollar gestionessociales, tanto para los contratistas de diseño como para los que ejecutan las obras,gestión que se asegura en obras y con los controles de interventorias correspondientes.

El Área de Promoción de Servicios, de la Subdirección Técnica de Parques promueveacciones de apropiación, gestando entre la comunidades circundantes a los parquesconstruidos, mesas de trabajo y comités de sostenibilidad, vinculando a las comunidadespara ejercer el control social.

En cuanto al Área de Deportes, de acuerdo con la Resolución IDRD 406 de 2013 “Pormedio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de RendimientoDeportivo, en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales, Juegos Para-nacionales y eventos de Ciclo Olímpico y Paralímpico”, se ha cumplido determinación que“..el área de Deportes del IDRD ayudará a la Comisión de Atletas de Rendimiento deBogotá u organización que reúna los atletas, en el proceso de votación y selección de losdiferentes representantes de los atletas...”. En concordancia con la misma, tanto uno delos representantes de los atletas, como uno de los representantes de los entrenadores,con voz y voto, vienen haciendo parte del COMITÉ PRIMARIO DEL PROGRAMA DERENDIMIENTO DEPORTIVO DE BOGOTÁ D.C., que entre otras facultades, tiene las deanalizar y decidir sobre asuntos propuestos por el área técnica-metodológica, relativoscon el desempeño técnico-pedagógico, biomédico, psicosocial, administrativo ypresupuestal del Programa de Rendimiento Deportivo. Así mismo, hacen parte de laCOMISIÓN TÉCNICA DEL PROGRAMA DE RENDIMIENTO DEPORTIVO DE BOGOTÁD.C., que entre otras facultades tiene las de presentar al Comité Primario, el Plan deAcción y el presupuesto del Programa de Rendimiento Deportivo, proponer la inclusión,permanencia, clasificación y/o exclusión de los atletas al programa, y de estudiar,conceptuar y proponer los apoyos y servicios a otorgar para el proceso de preparación decada atleta.

3.5.- ÁMBITO DE REGISTRO DOCUMENTAL DE INTERVENCIONES CIUDADANAS

Se levantaron documentos con registros físicos, de asistentes y actas de encuentrosrelativas a las intervenciones de los ciudadanos realizadas en desarrollo de diferentesprocesos que, reposan en los expedientes de los contratos y/o en archivos de lasdependencias encargadas de los procesos sobre temas de gestión; como son de lasaudiencias de contratación, de reuniones de socialización y concertación con lacomunidad de los procesos de diseño y de construcción de obras en parques, informes

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sobre la gestión social efectuada por parte de las consultorías de diseño, de contratistasde obra y de interventoras; actas de las mesas de trabajo del desarrollo de la gestiónsocial adelantada sobre parques y de los acuerdos ciudadanos, registros de análisis dematriz DOFA donde se recogieron inquietudes de las comunidades locales por parte deÁrea de Desarrollo y Gestión Comunitaria, Actas de Comité Primario del Programa deRendimiento Deportivo de Bogotá D.C., y de la Comisión Técnica del Programa deRendimiento Deportivo de Bogotá D.C. donde participan los representantes de los atletasAlto Rendimiento y de los entrenadores.

En la página Web del IDRD, se creó con el apoyo del Área de Sistemas Módulos SIM(Sistema de Información Misional) que soporta el manejo de bases estructuradas de datospara funcionarios de la Entidad, que sirve como plataforma de procesamiento deinformación útil para atender requerimientos de la comunidad.

En la página Web del IDRD, se creó con el apoyo del Área de Sistemas, un módulo consistema de información de parques donde fácilmente se puede hallar por nombres, ocódigos que el mismo facilita, las características de los parques, fichas técnicas, ubicaciónen el mapa de Bogotá, vistas aéreas, datos generales, información sobre gestión socialallí realizada como actas de acuerdos ciudadanos en enlace con el portal de mapas de laciudad.

El desarrollo del módulo sobre recreación, realizado durante gran parte del año 2014 y locorrido de 2015, se efectuó mediante un trabajo conjunto con participación de las áreasde Sistemas, Recreación y Desarrollo y Gestión Comunitaria.

En el sitio web del IDRD, existe un enlace donde están publicadas las programacionesmensuales de las actividades recreo-deportivas a desarrollar en las diferenteslocalidades de la ciudad para consulta de la comunidad.

El Área de Recreación de la Subdirección Técnica de Recreación y el Área de Desarrollo yGestión Comunitaria, registran en formatos de programación y ejecución de actividadesrecreo-deportivas, las actividades que se ejecutan en las diferentes localidades dondetambién se consigna evaluación de los usuarios del servicio.

La Oficina de Atención al Cliente, encargados del proceso de atención a peticiones,quejas y reclamos, contactan a los ciudadanos usuarios para medir su nivel desatisfacción y retroalimentar el proceso, lo cual se incorpora en informe mensual que seproduce y difunde sobre la materia entre las Subdirecciones encargadas de emitirrespuesta.

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3.6. - ÁMBITO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

La Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte y sus entidades adscritas y vinculadas,donde se incluye el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, invitó previamente y llevó acabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del Sector sobre la vigencia 2014, el27 de marzo de 2015 en el Auditorio de la Biblioteca Virgilio Barco, para brindarinformación y explicación sobre su gestión y resultados a la ciudadanía transmitida endirecto por TV Canal Capital

En el IDRD con la presencia del Alcalde Mayor de Bogotá y el Director del Instituto, llevó acabo el 14 de enero de 2015, Audiencia Pública, sobre Alianza Público Privada (APP)propuesta de iniciativa de particulares para la renovación y administración del ColiseoCubierto el Campín.

Se verificó la continuidad del proceso de atención al ciudadano, los sistemas deinformación y atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, que seactivan sistemáticamente a iniciativa de los ciudadanos.

4. CONCLUSIÓN Y ASPECTOS VARIOS

4.1 CONCLUSIÓN

La Oficina de Control Interno, considera de modo general que el IDRD posibilitó, facilitó yfomentó, para todas las personas, grupos y/u organizaciones interesadas, el ejercicio dela participación ciudadana y el control social frente a las actuaciones de la entidad;atendiendo los lineamientos del Artículo 4°. del DECRETO 371 DE 2010, y así mismo,que la Entidad desarrolló su deber de garantizar, facilitar y promover la participación delos ciudadanos y organizaciones sociales en la gestión administrativa, durante el períodoanalizado comprendido desde Julio de 2014 a Mayo de 2015. Se evidenció que por partedel Instituto se mantuvieron en operación diversos mecanismos en diferentes ámbitosexaminados como fueron los de la gestión administrativa contractual, el diseño eimplementación de estrategias de información, la rendición de cuentas, audienciaspúblicas de rendición de cuentas, en proyectos de obras públicas, la promoción de laintervención de veedurías ciudadanas, además de contarse con documentación deintervenciones de los ciudadanos, para dejar su registro y posibilitar el seguimiento.

4.2 ASPECTOS DESTACADOS

En materia de la gestión de la contratación, se desarrolló mediante estrategias decomunicación, como fue la publicación en el SECOP de la información pertinente, larealización de audiencias de carácter público, desde los pliegos de condiciones se

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convocó a las veedurías ciudadanas a realizar el control social sobre procesos decontratación respectivos.

Se incrementó la facilidad de acceder a la información, complementándola continuamentey publicándola en el sitio Web del IDRD y adecuando esta herramienta, con el concursode la Oficina Asesora de Comunicaciones y nuevos desarrollos generados por el Área deSistemas de la Subdirección Administrativa y Financiera, que permitieron a la comunidadusuaria por dicho sitio Web y diferentes Redes Sociales, conocer los propósitos de laEntidad, sus responsabilidades, competencias, proyectos, actividades y principalesgestiones.

Se mantuvo la operación del sistema de Atención al Cliente, Quejas y Reclamos.

En relación a los proyectos de obras pública a cargo de la Subdirección Técnica deConstrucciones se convocó, informó y realizaron audiencias y mesas de trabajo con lascomunidades en las zonas de influencia donde los ciudadanos participaron con incidenciareal en procesos de definición de los diseños y posteriormente en los de seguimiento a laejecución de las obras. Estos procesos se desarrollan de modo estructurado con recursosasegurados para vincular de modo pro-activo a la comunidad en desarrollo de susproyectos con programas de gestión social específicos exigidos a consultores ycontratistas.

La Subdirección Técnica de Parques, además de promover activa y organizada laparticipación de la ciudadanía en procesos de definición y acuerdos respecto a losdiseños de las obras públicas, junto con la Subdirección de Construcciones que seestablecieron, así mismo, desarrolló acuerdos con ciudadanos para vincularlos en elsostenimiento de parques.

Dentro del Programa de Rendimiento Deportivo, tanto los representantes de los atletas,como los representantes de los entrenadores, elegidos por ellos mismos, vienen haciendoparte del comités internos con carácter decisorio del programa, con voz y voto.

Se conservan registros documentales de intervenciones ciudadanas en el archivos de laadministración y el la página Web. Cualquier interesado puede acceder a los registrospertinentes, disponibles en sitio Web de la entidad (www.idrd.gov.co) donde se creóenlace al archivo de “Información Distrital de Parques” - Sistema de Información deParques - dentro del que se incluyó en cada parque subcarpeta de ficha técnica consección denominada “Gestión Social”; donde se incluyen actas con los resultados de lasmesas de trabajo para tratar diferentes temas relacionados con el uso de los parques y su

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acondicionamiento, minutas de acuerdos ciudadanos de corresponsabilidad social,ambiental y cultural, de acuerdos de concertación de diseños de obras públicas deparques, actas de difusión de información, entre otros registros, donde se refleja laparticipación social de la comunidad y grupos locales organizados de usuarios de losparques, y en general, de grupos e individuos participantes de diversa índole como son delas Juntas de Acción Comunal, ciudadanos vecinos, líderes deportivos y sociales, clubesdeportivos, escuelas deportivas, grupos juveniles, de adultos mayores, organizacionessociales recreativas, ambientales, instituciones educativas, entre otros.

Procedimentalmente, como avance significativo de la Entidad, durante el períodoexaminado, en este campo se destaca la promulgación y establecimiento dentro delSistema de Gestión de la Calidad del IDRD, del primer procedimiento para desarrollar elejercicio correspondiente de PARTICIPACIÓN CIUDADANA (SGC V1), aprobado el 27 demarzo de 2015, mediante el cual se prevee consolidar e integrar el Plan Institucional deParticipación Ciudadana y desarrollarlo anualmente.

4.3 ASPECTOS PRIORITARIOS POR FORTALECER

4.3.1 IMPLEMENTACIÓN PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Observación

Como debilidad principal en este campo, la Oficina de Control Interno observó en elInforme Preliminar sobre el tema (emitido el 30 de junio de 2015), el no haberseemprendido en la Entidad la implementación del Procedimiento de PARTICIPACIONCIUDADANA (V1) establecido en el Sistema de Gestión de Calidad y el vacío de gestiónpara materializarlo, teniendo en cuenta que transcurridos dos meses desde la aprobacióny difusión de este Procedimiento no se había iniciado su aplicación, ni se evidenciabaplanificación alguna para asegurar el comienzo y desarrollo de las actividades requeridaspara ello.

Considerando que dicho procedimiento, se encuentra diseñado para desarrollar estamateria mediante una actividad e instrumento central, como es la formulación de un PlanInstitucional, que requiere consignarse en un documento único a ser aprobado por elComité SIG; es de mencionar, que frente al vacío de gestión que se presentaba paramaterializarlo, la Oficina Asesora de Planeación solventando esta situación inició aprincipios de julio de 2015, la gestión pertinente para impulsar su estructuración. (Ref.Rad 20151200237873) y citó para ello al grupo directivo del IDRD responsable de lasdiferentes dependencias y procesos que debe involucrarse (Ref. Rad 20151200237833).

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Oportunidad de Mejora.

Como instrumento de control está por establecerse cronograma correspondiente para elplan a desarrollar para implementar las actividades definidas en el Procedimiento dePARTICIPACION CIUDADANA (V1). Procedimiento donde se estipula que: debe partirsede la identificación de temáticas asociadas a la gestión institucional que requieran de laparticipación de la ciudadanía (actividad de responsabilidad del cuerpo directivo), incluyela formulación del Plan Institucional de Participación - PIP (a concretarse en undocumento del plan a realizar en un año y a ser aprobado por el Comité del SIG), paraproseguir con el desarrollo de las actividades que se incorporen al PIP que se diseñe, elposterior análisis de sus resultados, para culminar con la evaluación del cumplimiento delos objetivos y la consecución del alcance que se halla propuesto en este PlanInstitucional.

Recomendación

Como instrumento de control para adelantar el encargo asumido de dinamizar y coordinarla implementación del procedimiento y asegurar la implementación oportuna delPROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION CIUDADANA (SGC V1), se recomienda a laOficina Asesora de Planeación consensuar un cronograma general a cumplir paradesarrollar las once (11) actividades que incorpora el procedimiento, definiendoinicialmente en particular las fechas límites de las cinco primeras actividades quecomprenden hasta la de Formular el “Plan Institucional de Participación” con suaprobación, lo cual podría considerarse como la primera fase del ciclo pertinente.

4.3.2 - PUBLICACIONES EN EL SECOP-

Hallazgo:

Por parte de la Oficina de Control Interno, estando en curso Auditoria de Contratación2014-2015, desarrollada paralelamente en el segundo trimestre del año 2015, han sidodetectados incumplimientos en cuanto a la oportunidad de publicar algunos documentosen el SECOP, en ella, una vez que se examinó una muestra de 14 casos, se observó quedos (2) resoluciones de adjudicación y la mayoría (12) de los contratos derivadoscorrespondientes a diferentes procesos se publicaron extemporáneamente;incumpliéndose lo establecido en el art. 19 del Decreto 1510 de 2013, donde se estipulaen materia de publicidad de estos documentos, el deber de hacerlo dentro de los tres díassiguientes a su expedición.

En el informe pertinente de dicha Auditoria concerniente con el Área de Apoyo a laContratación será reiterado este hallazgo.

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Recomendación.

Diseñar e implementar medidas correctivas para asegurar, que por medio de losresponsables del Área de Apoyo a la Contratación, se efectué la publicación oportuna enel SECOP de todas las resoluciones de adjudicación y de los contratos derivados.

5. HALLAZGOS Y/U OPORTUNIDADES DE MEJORA ADICIONALES

Con el objeto de asegurar y fortalecer las acciones pertinentes para el ejercicio de laParticipación Ciudadana y del Control Social del IDRD, se recomienda desarrollar comoacciones de mejora las anotadas a continuación:

• AREA DE APOYO A LA CONTRATACIÓN

Oportunidad de Mejora:

Considerar la implementación de estrategias adicionales desde el área de Apoyo a laContratación para incentivar la efectiva conformación de grupos de control social.

• AREA DE DESARROLLO Y GESTIÓN COMUNITARIA

Hallazgo:

1- Se evidenció que se está incumpliendo el parágrafo cuarto del Artículo 4o del Decreto371 de 2010, por cuanto se requiere generar grupos locales para que se realicen lasveedurías interlocales, siendo estas una instancia de representación de los ciudadanospara el ejercicio del control social.

Oportunidad de Mejora:

1-Teniendo en cuenta que el Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria es una unidad deenlace importante entre las comunidades y la Institución, es conveniente que por parte delJefe de esta misma, y acorde con su propia iniciativa, el “generar una acción conjuntaentre los procesos estratégicos y misionales para garantizar la operatividad de lasactividades misionales en las localidades de Bogotá a través de los CentrosRecreodeportivos Locales (CRLs) y así optimizar el enlace entre las comunidades y laInstitución.” (Ref. Rad: 20151050245333).

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• SUBDIRECCIÓN TECNICA DE PARQUES

Oportunidad de Mejora:

1- Actualizar de manera permanente por parte del equipo social, el Sistema deInformación de Gestión Social en el Link de Información Distrital de Parques en la páginaWeb del IDRD.

• SUBDIRECCIÓN TECNICA DE CONSTRUCCIONES

Oportunidad de Mejora:

1- Es pertinente en las prácticas de gestión social y participación ciudadana paraconvocatorias en procesos de contratación, concertación de diseños y seguimiento aejecución de las obras, tener en cuenta además las sugerencias dadas por usuarios ybeneficiarios directos como metodólogos, entrenadores, deportistas, entre otros.

• SUBDIRECCIÓN TECNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES

ÁREA DE RECREACIÓN

Hallazgo:

1- Implementar estrategias de información de acuerdo al parágrafo segundo del Artículo4o del Decreto 371 de 2010, con el apoyo del Área de Sistemas con el fin de gestionar laautomatización electrónica del formato de programación y ejecución de actividadesrecreo-deportivas locales en el Sistema de Información Misional “SIM”.

ÁREA DE DEPORTES

Hallazgo

1- No se evidenció un registro sobre la extensión o prórroga de la vigencia del períodopara el que se efectuó la elección de los representantes de deportistas, la cual se llevó acabo el 8 de octubre de 2013, considerando que los electos para un periodo de un año,prorrogable, aún se desempeñan como tales a junio del año 2015, por lo cual esconveniente levantar documento donde se incluya comunicación de la prorroga,estipulando fecha de inicio y término de esta asignación, e igualmente documentaraceptación de la representación por parte de cada atleta.

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AlCALDiA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

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Oportunidad de Mejora

1- En cuanto a los representantes de los entrenadores se evidenció en registros, laescogencia de los mismos (6, uno por cada agrupación) según acta del 23 de abril de2015. Se recomienda aclarar documentalmente el período para el cual fueron designadosy aceptación de los escogidos. Asi mismo, dejar registro de comunicaciones previasmediante la cual se convoquen con este propósito de seleccionar a sus representantes.

o CANTE CÉSPEDESontrollnterno - IDRD

Proyectó: Carmen Rosa Nocua _ Oficina de Control Interno ~VArmando Solano Robles - Oficina de Control Interno ~

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInlo.: Unea 195 ISO 9001

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