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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

FECHAS DE REALlZACION DE LAAUDITORIA

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2014

FECHA DE ENTREGA DEL INFORME6 11 2014 J

PROCESO AUDITADO PROCESO DE DISEÑO Y CONSTRUCCiÓN DE PARQUES Y ESCENARIOS

RESPONSABLE (S) DEL PROCESO(Nombre I Cargo)

AUDITOR L1DER

ALEJANDRO JOSÉ OCAMPO MORA

Subdirector Técnico de Construcciones (E)

EQUIPO AUDITOR

ARMANDO SOLANO ROBLES

AUDITORESACOMPAÑANTES

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

I No Aplica I NO SE PROGRAMARON

Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte. así como sueficacia. eficiencia y efectIvidad y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2009).los legales y demas requisitos complementarios.

ALCANCE DE LA AUDITORíA:

Subdirección Técnica de ConstruccionesProcedimiento de Diseño de Parques y EscenariosProcedimiento de Interventoria de Parques y EscenariosProcedimiento Proyectos De Cesión de Parques y Equipamientos - Constancia De Visita De Inspección

FORTALEZAS DEL PROCESO:• Disponibilidad y actitud de los responsables auditados del proceso y de los procedimientos .• Conocimiento y experticia técnica en la materia de los procedimientos que desarrollan.•Se destaca que para la ejecución de las obras se cuenta con planes de calidad atendiendo normas ISO.•Se destaca la organización operativa y documental del Procedimiento de Proyectos De Cesión de Parques y Equipamientos.Capacidad de manejo de imprevistos técnicos, por parte del equipo de profesionales.

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS DE MEJORA:1. VERSiÓN NO REGtSTRADA DE CARACTERIZACiÓN DEL PROCESODentro de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad (ubicada en el aplicativo electrónico ¡SOLUCiÓN) en cuanto aversiones de la caracterización del proceso. figura como más reciente la versiónV3 con fecha de aprobación del 30 dediciembre de 2009 (sin firmas), sin embargo por fuera del aplicativo, se evidenció en copia física una versión posterior¡la V4,firmada con fecha de aprobación del 20 de febrero del ano 2012. Situación que conviene aclarar conjuntamente con la OficinaAsesora de Planeación, y registral en el aplicativo lo pertinente.

2. ACTUALIZACiÓN DE DOCUMENTO DEL PROCEDIMIENTO de PROYECTOS DE CESiÓN DE PARQUES Y EQUIPAMIENTOS YCONSTANCIAS DE VISITA DE INSPECCiÓNEn el documento del procedimiento figuran las tres etapas que culminan en tres productos que se generan como son, lavocación del parque, la aprobación del proyecto arquitectónico y la constancia de visita de inspección del parque y de laconformidad de la obra o no con el proyecto de la licencia urbanistica. Conviene, incluir estipulación del tiempo el máximo endías hábiles en que deba atenderse las solicitudes para cada una sus tres etapas y en total el trámite; asi mismo, incluir en eldocumento los registros adicionales que efectivamente se reallzan (Act 1, 2 ,4 ,7); como también, las pautas que se debantener en cuenta para priori zar el trámite de solicitudes (Ej. urbanizaciones de mayor Impacto social, vivienda de interésprioritario, vivienda de interes sociaL) y en cuanto a la actividad descrita en el documento del procedimiento No. 24, lamodificación que en la práctica se esta llevando, como es la de compartir en Intranet la base de datos con la Oficina Asesorade Planeaclón. por ser más eficiente.

NUMERO DE NO CONFORMIDADES AREPORTAR Pag_ 1./4

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PROCESO AUDITADO PROCESO DE DISEÑO Y CONSTRUCCiÓN DE PARQUES Y ESCENARIOS-

RESPONSABLE (S) DEL PROCESO(Nombre I Cargo)

IALEJANDRO JOSÉ OCAMPO MORA

SubdirectorTécnico de Construcciones (E)

OBSERVACIONESY SUGERENCIASDE MEJORA: ...continuación.3. DISEÑOS ELECTRICOSEn las obras en ejecución visitadas de Reforzamiento Estructural del Coliseo de Arborizadora Alta (Cont. 2348 de 2013) y delEscenario DUNTParque Desarrollo Arabia (Cad, 19-528 - Contrato. 2392 de 2013), conviene encontrar disponibles copia detodos los planos de los disenos eléctricos elaborados para estos proyectos, cuyos originales según acta se tenían fuera paratramites ante Codensa. Así mismo, verificar que esta sugerencia se implemente en las restantes obras donde aplique.

4. COMUNICACiÓN CON EL CLIENTE.Considerando que en la sección de Construcciones de la pagina web del lORD, actualmente figura datos sobre gestión delaño 2010; conviene actualizar y complementar la información alli publicada sobre este proceso, ubicar lo pertinente con lasobras gestionadas dentro del periodo del Plan de Desarrollo Vigente, en el pasado reciente, en esta vivencia y las proyectadaspara siguientes anos (diseños y obras programadas, contratadas, entregadas, en ejecución con fecha de entrega prevista,beneficiarios, presupuesto, Inversiones y demas datos básicos de interés general).

5. IDENTIFICACiÓN Y TRAZABILlDAD DE CANTIDADES DE OBRALos registros de las mediciones de cantidades de obra observados en Coliseo de Arborizadora Alta, que realizanconjuntamente el inspector de obra del constructor y con el de interventorla, se evidenciaron firmados por ambas partes, perosin identificar a quien corresponde cada una de las rubricas, lo cual convendria establecer. Asl mismo, para las restantesobras donde se pueda estar presentando esta situación.

-------6. DISPONIBILIDAD DE DESCRIPCiÓN DE CARACTERíSTICAS DEL PRODUCTO E INSTRUCCIONES DE TRABAJO ENDOCUMENTACiÓN DE SOLUCiÓN CONSTRUCTIVA I ANGULO-CHAZO-COLUMNAEn obra de reforzamlento estructural del Coliseo de Arborizadora Alta (Cont. 2348 de 2013), es indicado optimizardisponibilidad de la documentación relacionada con la solución constructiva de la unión prevista a realizar mediante anclajecon chazo metalico de expansión que fija angula de hierro vertical de confinamiento del emparrillado de platinas deestabilización de muros, a las columnas adyacentes; mantener para consulta especificación particular a cumplir para elltempertinente; así mismo, en los planos de detallo, denotar el angula y las medidas mínimas aceptables de penetración de loschazos al concreto de columna para asegurar la debída fijación, comportamiento y resistencia del conjunto y de esta unión(angulo-chazo.columna), frente a los esfuerzos que deba resistir y a los que podrían verse sometida para garantizar laestabilidad que atienda.

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7, RESULTADOSDE DISEÑOS DEL SISTEMA DE DRENAJE DE AGUAS LLUVIAS DE PARQUE ARABIAEn obra en ejecución del Parque Desarrollo Arabia (Cad, 19.528 - Contrato. 2392 de 2013), los planos del diseño previsto delsistema de drenaje de aguas lluvias de escorrentia superficial del escenario OUNT, requieren ajustes en curso, donde sedetermine en definitiva para su construcción, los diferentes drenajes para áreas aferentes, niveles, pendientes, todos losdiferentes elementos que deben componerlo.(Configuraclón de redes, diámetros y longitud de los tramos, accesorios, puntode conexión con la red pública, referentes para su localización y demás particularidades y características que deben contenerlos diseños para atender los requerimientos funcionales y constructivos. Es indicado que oportunamente se revisen yvaliden los ajustes y complementa ció n del diseño antes de proceder a ejecutar los trabajos correspondientes.

8. VALIDACiÓN DE PROCESOS DE CALIDAD DEL CONCRETOEn cuanto a las muestras para evaluación y aceptación de resistencia del concreto empleado en la construcción, aplicable aldel Parque Desarrollo Arabia, conviene mantener identificados y disponibles para la Interventoria, en el campamento de obra,los cilindros testigos que deben ser tomados para efectos de pruebas de resistencia y curados en condiciones de obra. asícomo recordar cada cuanto debe hacerse.

NÚMERO DE NO CONFORMIDADES A JREPORTAR Pag, 214

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SubdirectorTécnico de Construcciones (E)

IALEJANDRO JOSe OCAMPO MORA

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PROCESO DE DISEÑO Y~ot~STRUCCI6N DE PARQUES Y ESCENARIOS ~ --:J~

____ -lRESPONSABLE (S)DEL PROCESO

(Nombre I Cargo)

PROCESO AUDITADO

OBSERVACIONESY SUGERENCIAS DE MEJORA: ...continuación.

9:-PROTECCIÓN DE TALUDES Y ESTRUCTURAS ADYACENTE!;En obra del Parque Desarrollo Arabia se observaron sitios donde la excavación y la altura del talud resultante supera los unoy/o dos metros con respecto a la superficie original y próximo a donde se encuentran edificaciones de dos pisos delvecindario, para lo cual conviene evidenciar medidas para evitar los distintos riesgos que ello genera y documentar eltratamiento que se tome de acuerdo con el manual de especificaciones del IDRD (Especlf. 2,5,2••• la excavación cuyaprofundidad sea mayor a 1.00 metro sera protegida según indicaciones de Ingeniero de Suelos o en su defecto por las delÁrea Técnica con el fin de prevenir deslizamientos ..•")

10. FASE FINAL DEL PROCESO - SEGUIMIENTO A LA ESTABILIDAD DE OBRASPara gestionar y facilitar el cumplimiento del ARTICULO 37 DEL DECRETO 1510 DE 2013, por el cual se reglamenta el Sistemade Compras y Contratación Pública., consIderando que este reza dentro de las "Obligaciones posteriores a la liquidación",que "Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final orecuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Procesode Contratación.", conviene que se complemente actividades del procedimiento de Inteventoria en la parte pertinente paraque se le informe de esta situación del vencimiento de garantías de las obras al Área de Apoyo a la Contratación, esta última,responsable por parte del IDRD de dejar dicha constancia de acuerdo con el Manual de Contratación vigente del IDRD.

11. RECURSOS DE PERSONAL PROFESIONAL para verificación de cumplimiento de sus requisitosEn los lineamientos o políticas de operación del procedimiento de Diseño De Parques y Escenarios se menciona el prop6sltode "realizar los estudios de diseños contando con un grupo de profesionales de diferentes disciplinas, •..". Considerando quedentro de la dependencia responsable del proceso, actualmente se carece de profesionales especIalizados en materiahidrosanitaria, eléctrica y de abogado. seria indicado complementar el grupo atendiendo esta politica multidisciplinarla.

NÚMERO DE NO CONFORMIDADESA-¡REPORTAR L _~_ INoviembre 6 de 2 Pag.3.14

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DESCRIPCiÓN DE HALLAZGOS

No Conformidades Reales

No. Requisito Descripción

COMUNICACiÓN A INTERESADO SIN FIRMA DEL FACULTADOEn cuanto a la gestión a desarrollar bajo parametros del procedimiento para la

Norma de calidad NTCGP APROBACiÓN DE PROYECTO ESPECIFICO DE CESiÓN PARQUES Y eQUIPAMJENTOS -1000:2009 CONSTANCIA DE VISITA DE INSPECCiÓN, se evidenciaron dos oficios de los cuatro de8:2,3 segUimiento.y Medición del respuestas dadas en septiembre de 2014 a solicitudes de visita de inspección técnica,Procesos. , , , por medio de los cuajes se expidieron y comunicaron constancias sobre parques8.2.4 SeguImientoy MedicIóndel ejecutados que no fueron firmadas por el Subdirector(a) de Construcciones,producto y{o servIcIO. funcionario(a) responsable del proceso y facultado para ello, incumpliendo requisito

establecido en la actividad 21 del citado procedimiento. (Radicaciónes OrfeoNO,20144100113191 de 2014.09.19 y 20144100115681 del 2014.09.25)

OBSERVACIONES GENERALES

1. ¿El proceso cumple con los requisitos establecidos? (NTC GP 1000 e ISO 9001, legales y complementarios)

El proceso evaluado a través de los procedimientos de responsabilidad de la Subdirección Técnica de Construcciones se consideró quecumple en general con los requisitos pertinentes; para optimizarlo, se sugiere tener en cuenta la No conformidad, las observaciones ysugerencias de mejora señaladas por esta auditoría, y emprender acciones consecuentes

2. ¿Se concluye de manera expresa si el proceso es eficaz, eficiente y efectivo?

Considerando los soportes del cumplimiento de los procedimientos correspondientes, se considera que el proceso denota controles V seguimientos paragarantizar razonablemente el cumplimiento global de su Objeto de manera eficaz.

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JEFE OFI ~ E CONTROL INTERNO

RESPONSA~~EL PROCES~ )

ALEJANDRO JOSÉ aCAMPO MORARESPONSABLE DEL PROCESO

Noviembre 6 de 2014 Pag.4/4

informe de auditoria interna de calidad...

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