Innovative Use of SharePoint 2013 for IKM in a 9000+ Person Organization

Barry Byrne, Irish Defense Forces HQ

…tales from the trenches !!!

Major Barry ByrneChief IKM Officer, Irish Defence Forces, 

Adjct Asst. Professor, Trinity College Dublin

@ikmsolutions barrybyrneirl www.informationsolutions.ie

•

Overview

ProblemResearch Securing senior leadership engagementPolicies, training and governance. I and KM !!!Single platformInformation ArchitectureTaxonomy Prototype and technical dialogue Knowledge base with approval processCarrot and stickClear vision

Nominated for IT Professionals of the Year 2014

NATO SME meeting moved from Brussels to Dublin

“Brainpower always trumps manpower”

“This represents a major step forward for the Defence Forces; it will enable both improved communication for our personnel at home and overseas, and improved access to information which will enable better decision‐making in a shorter time frame, bringing about significant cost, and 

sometimes life‐saving efficiencies.”

Deputy chief of staff (Support) Defence Forces, Rear Admiral Mark Mellett DSM.

In one year: 

Full Infrastructure build (Farm, SAN)Fully rolled out seamlessly to 9500 org376 SharePoint sitesOn island, overseas, Naval Ships2500 x 1 day end user courses 200   x 1 week admin courses

Full Enterprise socialFull EDRMS

Full Lifecycle Mgt.Full user adoption

• IKM Cell and WG Established

• IKM Policy  and Strategy Written

• IKM Cell and WG Established

• IKM Policy  and Strategy Written

2012

• DF ‐Wide Education and Training

• Build, Trial and  Phased Rollout of trial IKM Portal

• DF ‐Wide Education and Training

• Build, Trial and  Phased Rollout of trial IKM Portal

2013

• DF ‐Wide Rollout of IKM Portal 

•Continuous Improvement of Portal, Processes  and Training

• DF ‐Wide Rollout of IKM Portal 

•Continuous Improvement of Portal, Processes  and Training

2014

• Info and Knowledge MgtEmbedded into 

Intelligence

• Info and Knowledge MgtEmbedded into Organisational Culture, HR polices and procedures

• IKM Portal used for Business Intelligence

2015

• Industry leader in  use of   ICT for IKM• Enterprise search, People Search, 

Highly Mature State of  Internal Comms, Information, Knowledge and Records Mgt  

• Industry leader in  use of   ICT for IKM• Enterprise search, People Search, Communities of Practise, Collaboration, Lessons Learned, Dashboards for Senior Mgt, Rich Media Knowledge Sharing.• Highly Mature State of  Internal Comms, Information, Knowledge and Records Mgt  

2016

Timeline

#IKON

Problem…

#IKON

Research

Over 200 Surveys and interviews conducted in;USA, Sweden, Belgium and all Brigades and formations of the Irish Defence Forces. 

Over 20 Countries and Organisations surveyed;Sweden, Germany, Ukraine, USA, France, Austria, Denmark, Norway, Ireland, Hungary, Canada, Belgium, Malta, Greece, UK, NATO, UN, CIMIC Fusion Centre, LGCSB, Numerous Govt. Dpts.

Using ICT to Support Information and Knowledge Management in Defence

Key Findings:

Technology platforms acting as inhibitor

• Support of the highest level of management is secured first.  These projects need champions

• Start with polices and procedures

• Informational needs of end users is needed before beginning

• Ensure the information architecture is in place

• Ensure technology is easy to use and has some social networking element

• Conduct a test launch 

• A  single ‘point of truth’

• Where possible train managers/leaders separately 

• Establish a reward system

10 Commandments…

Information management is a basic building block of knowledge management

Senior leadership buy in…

Video

Create the burning platform…

#IKON

• Collection, Creation or Generation

• Organisation

• Retrieval, Use, Accessibility and Transmission 

• Storage and Protection 

• Disposition

Information Overload

#IKON

FUTURE TRENDS

Every 2 Days We Create As Much Information As We Did Up To 2003Eric Schmidt

Around 100 hours of video are uploaded to YouTube every minute.  It would take you around 15 years to watch every video uploaded by users in one dayYouTube

If you burned all of the data created in just one day onto DVDs, you could stack them on top of each other and reach the moon – twice Bernard Marr

Cost of discovery

Educate…

Process

Technology

INFORMATION

MANAGEMENT

People

•Right information available•Right people•Right time •Right form 

IKM supports the way we work>50%

~20%

~30%

To enable effective decision making

Standards

Documentation

Electronic Working PracticesGovernance

Policy

Training

Culture

Induction

Staff turnover

Leadership

Environment

Workflows

Security

Search tools, Portals

INFORMATION LIFE CYCLE

Information Management 

A discipline that directs and supports the handling of information throughout its life‐cycle ensuring it becomes the right information in the right form and of adequate quality to satisfy the demands of the organisation.

Knowledge Management

The multidisciplined approach to achieving organisational objectives by making the best use of information, expertise, lessons learned and best practises.

KNOWLEDGE

Tacit knowledge ‐ that which people carry in their minds and is difficult to access and not easily shared. People are often not aware of this knowledge they possess and how valuable it can be to others. It is considered more valuable because it provides context for people, places, ideas, and experiences. 

Explicit knowledge – that which has been or can be articulated, codified, and stored in certain media. It can be readily transmitted to others. The most common forms of explicit knowledge are manuals, and documents, or other digital media. 

KNOWLEDGE TRANSFER

Back office

Capture DataFiles, Briefs Email etc Manage Information

Record Management Publish KnowledgeLessons learnt

Best Practice

Front OfficeQuality not Quantity

IM AND KM

Sell the…

#IKON

IKON Project

#IKON

IKON Project

A short word on technical design…

Information Architecture

Defence Forces Information and Knowledge Management Strategy 4 Pillar Framework, 2012 – 2016 

Governance

Enterprise Content Management

(ECM)

Technology

The ability to search a multitude of locations, presenting results in a meaningful, ordered manner.

IKON Prototype

#IKON

So what????

#IKON

Prototype – Fail better ! 

Configuration V CustomisationTechnical Dialogue Social Carrot and stick

#IKON

#IKON

• Ontology

• Taxonomy

• Folksonomy

Social…

Metadata and Taxonomies

#IKON

IKON

Knowledge Base

IKON has a fully searchable knowledge base, which will store all After Action Reviews, Lessons Learned and Best Practises.

Key Lessons Learned

Don’t Underestimate

Senior Management Buy In

Leverage emerging tech/trends

Clear Vision

Major Barry ByrneChief IKM Officer, Irish Defence Forces, 

Adjct Asst. Professor, Trinity College Dublin

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