Back to Table of Contents 

 

LOUDOUN COUNTY PUBLIC SCHOOLS 

Indistar Guide to School Improvement Planning 

Updated 5/6/2014 

Table of Contents I. Updating Your Needs Assessment 

A. No Development or Implementation 

B. Limited Development or Implementation 

C. Full Implementation 

D. Review 

II. The Action Plan 

III. Developing Tasks for an Improvement Plan 

A. Creating Tasks 

IV. Monitoring the Plan 

V. Monitoring the Completion of Tasks 

VI. Monitoring the Completion of Objectives 

A. The Objective has not been met. 

B. The Objective has been fully met. 

C. We are not ready to make a decision at this time. 

VII. Plan Submission 

A. Submit Forms/Reports Tab 

  

1 of 14 

Back to Table of Contents 

 

I. Updating Your Needs Assessment  

ASSESS – Plan – Monitor 1. Log into Indistar and update your needs assessment. 2. Click on VIRGINIA SIP – SCHOOL INDICATORS. 

 

  

3. Click on the ASSESS image to access the needs assessment. 

 

4. While under TAB 1 (Select Indicators), click on the DISPLAY ALL INDICATORS AS LIST button to display all indicators. 

 

 5. Select the indicators you want to assess. All REQUIRED indicators must be selected (TA01, TA02, 

TA03). 6.  Under TAB 3 (List of Indicators Assessed), click on the first indicator. 7. TAB 4 (Assess Indicator) will automatically open up for you to begin assessing each indicator 8. At the leadership team meeting, after reading the research provided in the Wise Ways®, you should 

discuss the indicators. The team decides if the indicator has no development or implementation in their school, limited development or implementation, or full implementation in their school. Don’t forget the culture of candor. There are no “extra points” for saying you are fully implemented on 

2 of 14 

Back to Table of Contents 

an indicator. 

A. No Development or Implementation 

  ** If the team decides there is no implementation, it then decides if the indicator is not a priority or if it will be included in the plan.   ** If it is not a priority or interest, the team must provide information on why it is not a priority.  

B. Limited Development or Implementation 

  **If the team decides it will include the indicator in their plan OR if the team assesses the indicator as Limited Development, then the team will decide if the indicator is a high priority (priority score) and how easy it will be to accomplish (opportunity score).  

3 of 14 

Back to Table of Contents 

**The team will also need to describe the current level of development of that indicator in the school.  

C. Full Implementation 

 

**If the team decides the school fully implements the indicator, the team will give evidence that the indicator is fully implemented and describe how the implementation will be sustained.   **Keep in mind, the evidence provided is to prove to the school and its stakeholders (students, teachers, staff, parents, school boards, etc.) that the indicator is fully implemented. 

 

D. Review  

 

4 of 14 

Back to Table of Contents 

 

 

II. The Action Plan  

**Do not  move on to the CREATE stage until you have finished assessing the indicators. Indistar locks the assessment function once you begin creating tasks. 

Assess – PLAN – Monitor 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 of 14 

Back to Table of Contents 

 ● Indicators that were assessed as being included in the plan or limited development now move into 

Step 5 to create a plan for that indicator. ● Indicators that were assessed as not a priority or fully implemented will not appear in Step 5.  ● Indicators are now called OBJECTIVES. 

6 of 14 

Back to Table of Contents 

 

In Step 5: Create School Plan, the leadership team assigns a team member to be responsible for the Objective, describes how the Objective will look in the school when it is fully implemented, describe what they will need to gather to provide evidence when it is fully implemented, create tasks to reach the Objective, assign people to the tasks, and assign dates (recurring, if applicable) by which it will all be completed. 

III. Developing Tasks for an Improvement Plan  Step 1:  Begin with the end in mind – the rapid improvement school indicator. 

Step 2:  Review the Wise Ways® research briefs and other research related to the selected improvement indicators.  This information will provide ideas for possible tasks.  Step 3:  Begin drafting the series of tasks for the indicator. The tasks should clearly outline the steps involved in making the indicator (objective) a reality in the school. The indicator tells “what” will happen. The tasks tell “how” the indicator will be accomplished. 

 ● Tasks must address the specific interventions that will be implemented for the specific 

proficiency gap group and/or individual subgroup . ● Tasks must describe “who” will do “what”, and “when” this will occur. 

 

7 of 14 

Back to Table of Contents 

Step 4:  After developing a series of tasks for an indicator, revisit the Wise Ways® research briefs and other research to determine whether your team has adequately addressed the literal meaning of the indicator. 

A. Creating Tasks Tasks must be aligned to the intent of the indicator and: 

○ 1.       Be sequential 

○ 2.       Be specific and practical 

○ 3.       Contain steps that build understanding and capacity of staff to demonstrate full 

implementation 

○ 4.       Include analysis of data to know that the objective is met.  

● How will the school team ensure that tasks are directly associated with strategies to help the school address identified areas of need? 

○ Has the school identified the proficiency gap group related to specific tasks? 

● Describe the process that the school team used to determine the appropriate tasks needed to accomplish each objective (indicator). 

○ How were representatives of special education, reading, mathematics, and/or ELL involved in the development of tasks? 

● How and when will task managers report to the school team?  Entire faculty? 

● How is the continual review of data, for possible plan revision, built into the planning process? 

 

Reminder:  Tasks for TA01 should be about IDENTIFICATION.  TA02 tasks describe INTERVENTIONS for 

students identified in TA01.  TA03 tasks explain how those interventions and student progress will be 

MONITORED. 

8 of 14 

Back to Table of Contents 

 

1. Click ADD TASKS, if you have not already done so. If you have previously entered tasks for this objective, you will see them listed towards the bottom of this web page. This is where you will enter the information for your new task or edit a previously written task. 

2. Enter a description for each task that will be helpful in working toward meeting the objective.  3. Assign each task to either a School Team member OR choose "Other" and enter the name of that 

person in the appropriate box.  4. Enter a date by which this task should be completed, if it’s recurring 5. Add any additional notes about the task that will be helpful for the person to which it is assigned.  6. Click SAVE once you have finished.  7. Repeat this process to enter all tasks for the objective. 

9 of 14 

Back to Table of Contents 

IV. Monitoring the Plan Assess – Plan – MONITOR 

 

Now that your plan has been created, you will work to complete the assigned tasks and put the indicators into place in your District. The team member that was assigned to each objective is listed on the Monitor page, as well as the target date of completion and the number of tasks.  All LCPS schools must monitor their plans on a quarterly basis, entering comments to describe their actions toward implementation. 

 

● BLUE ­  tasks are still in the process of completion. ● GREEN ­ all of the tasks for an objective have been completed ● RED ­ all tasks for an objective have been completed and the Objective Status still needs to be decided 

○ This objective has not been met. More tasks are needed to reach full implementation. ○ This objective has been fully met. Evidence can be provided. 

10 of 14 

Back to Table of Contents 

○ Team is undecided. More discussion is needed. 

At each leadership team meeting, the team can review the list of tasks that were created for each Objective, checking with the team member responsible for the progress of the work.   In Step 6, the team will check off each task as it is completed. When all of the tasks are completed for one Objective, the team will decide if the Objective has been met. If it has—CELEBRATE! Then give your evidence of full implementation, describe your experience in completing the Objective, and explain how you will sustain the work. 

Sometimes, just completing the tasks doesn’t quite reach the goal. That’s okay. Just go back and create more tasks. Sometimes, the team can’t reach a decision if the Objective has been fully implemented or not. That’s okay too. The system will keep reminding you that it either needs more tasks, or the team needs to determine that it is fully implemented. 

V. Monitoring the Completion of Tasks

After the team discusses the progress of the tasks for each Objective, the principal or process manager 

will enter the actions taken for each task into Indistar. To update the information for an Objective, select the Objective. The screen shown below appears. Notice the Objective is listed that was selected, as well as the information that was entered in Step 5: Create School Plan. The team may have decided that the task was not yet complete, but comments must be recorded to document progress. Enter the description in the box provided and then click “Save/Update.” The team may have decided that the task is no longer necessary, or that the task will not lead to the completion of the Objective. Simply enter a completed date and a comment to explain why the task was discontinued. The team may decide that the task has been completed. Enter the date of completion and provide evidence of completion in the comments field.  Click “Save/Update.” 

 

 

 

11 of 14 

Back to Table of Contents 

VI. Monitoring the Completion of Objectives Once all tasks for an Objective have been completed, the leadership team will then decide if the 

Objective has been met. Completing all the tasks may not necessarily lead to the completion of an Objective. For the principal or process manager, when the last task listed in the system for an Objective has a date entered for completion, the following screen will appear. The team must decide if the Objective has not been met, the Objective has been fully met, or if they are undecided. If the team has decided that it has not been met, they will need to create more tasks for that Objective. For the principal or process manager, it means returning to Step 5 when the team creates more tasks. 

A. The Objective has not been met. 

 

B. The Objective has been fully met. If the team decides that the Objective is fully met, they will also need to describe their experience in 

completing the Objective, explain how they will sustain the Objective, and give the evidence that the Objective has been fully met. Once again, the evidence is to prove to themselves as a leadership team and to the stakeholders of the school (students, parents, teachers, school board, etc.) that the Objective has been met. The screen to enter that information will appear when “The Objective has been fully met” is selected. Be sure and hit the “Save” button when finished entering the information. 

12 of 14 

Back to Table of Contents 

 

C. We are not ready to make a decision at this time. In some cases, the leadership team may not be able to decide at the meeting whether the Objective 

has been fully met or not—perhaps team members are absent, or the evidence for completion has not been collected. Whatever the reason, if the team feels they are unable to decide when the tasks have been completed for that Objective, the system will simply mark that Indicator in Red until the team decides whether to mark it as fully met or to add tasks in Step 5. 

 

13 of 14 

Back to Table of Contents 

 

VII. Plan Submission

 

A. Submit Forms/Reports Tab The item(s) listed under the Submit Forms/Reports tab should include your School Improvement Plan. 

Your plan will need to be submitted QUARTERLY under this tab. When you are ready to submit your plan, simply click on the SUBMIT button shown above. A PDF is automatically sent to the state and a link (shown as a date) is shown under the Submitted column. If it is the second (or beyond) year of submission, the previous year’s link will appear in the Previous column. Hitting “Submit” prepares a “snapshot” of the Comprehensive Report, which should then be downloaded and posted/used to replace your previous SIP on your individual school website each quarter. Reports submitted are also posted to the state’s administrative page. 

 

14 of 14