google apps administration guide 0.6

Copyright © 2012 by Google Apps Suporting Program_Ver0.6

Contents

Introduction ________________________________________________ 5

1. Getting started ____________________________________________ 5

1.1 Getting started with Google Apps _____________________________________ 3

1.2 Verify domain ownership and Activate email ___________________________ 11

1.2.1 Verify domain ownership _________________________________________ 11

1.2.2 Acivate email or Set up your email __________________________________ 13

2. Administration control panel ________________________________ 15

2.1 การเขาสระบบ _____________________________________________________ 15

2.2 ลมรหสผาน _______________________________________________________ 15

3. Dash board ______________________________________________ 16

3.1 ลงคตางๆ บน Top bar ______________________________________________ 16

3.1.1 Search accounts ________________________________________________ 17

3.1.2 Mail __________________________________________________________ 18

3.1.3 Calendar_______________________________________________________ 19

3.2 ขอมลขาวสาร _____________________________________________________ 20

3.3 สขภาพของโดเมนโดยสรป ___________________________________________ 20

3.3.1 Manage account information ______________________________________ 21

3.3.2 Domain names__________________________________________________ 22

3.4 Service settings __________________________________________________ 23

4. Basic Setup ______________________________________________ 24

5. Organization & Users & Groups ______________________________ 29

5.1 Users ___________________________________________________________ 29

5.1.1 User details ____________________________________________________ 30

5.1.2 Create a new user _______________________________________________ 35

5.1.3 Group _________________________________________________________ 37

5.1.4 Upload many users at once _______________________________________ 42

5.1.5 Organization and suborganization __________________________________ 46

5.1.6 Request for more users ___________________________________________ 46


FAQ; ค าถามทเจอบอยเรอง Group ___________________________________ 47

6. Domain Settings __________________________________________ 53

6.1 General _________________________________________________________ 53

6.2 Account information _______________________________________________ 54

6.3 Domain names ___________________________________________________ 55

6.4 User setting _____________________________________________________ 56

6.5 Admin roles ______________________________________________________ 57

6.6 Appearance ______________________________________________________ 57

7. Report __________________________________________________ 58

7.1 Usage Graphs ____________________________________________________ 58

7.2 Audit log ________________________________________________________ 59

7.3 Additional Report __________________________________________ 59

8. Advanced tools ___________________________________________ 60

9. Support _________________________________________________ 69

9.1 Open a support ___________________________________________________ 70

10. Setting ________________________________________________ 71

10.1 Calendar _______________________________________________________ 71

General ____________________________________________________________ 71

Web address ________________________________________________________ 71

Sharing options ______________________________________________________ 73

Disable service ______________________________________________________ 74

10.2 Chat___________________________________________________________ 74

Sharing options ______________________________________________________ 75

Download Google Talk ________________________________________________ 75

Disable service ______________________________________________________ 76

10.3 Contact ________________________________________________________ 77

10.4 Email __________________________________________________________ 78

General ____________________________________________________________ 79

Web address ________________________________________________________ 79

Cath-all address _____________________________________________________ 80

Outbound relay ______________________________________________________ 80


Email gateway _______________________________________________________ 80

Email whilelist _______________________________________________________ 80

Email address _______________________________________________________ 81

Create an email list ___________________________________________________ 82

Download user list as csv ______________________________________________ 82

10.5 Google Doc _____________________________________________________ 84

Web address ________________________________________________________ 84

Sharing options ______________________________________________________ 86

Disable service ______________________________________________________ 87

10.6 Mobile _________________________________________________________ 88

10.7 Sites __________________________________________________________ 89

Service setup________________________________________________________ 89

Web address ________________________________________________________ 90

Disable service ______________________________________________________ 92

11. Sample Configuration _____________________________________ 93

11.1 ตวอยางการท า Verify domain _______________________________________ 93

11.1.1 การเตรยม HTML file ownership ____________________________________ 93

11.1.2 การตงคา CNAME _______________________________________________ 95

11.2 ตวอยางการตงคา DNS _____________________________________________ 96

11.2.1 Activate Email Service ___________________________________________ 96

11.2.2 การก าหนด Web address ของบรการตางๆ ใหเปน Customer URL ___________________ 97

11.3 ตวอยางการตงคา DNS โดยใช Web based application _____________________ 97

11.3.1 การก าหนด CNAME เพอ Verify domain ownership ______________________ 97

11.3.2 Activate Email Service ___________________________________________ 98

11.3.3 การก าหนด Web address ของบรการตางๆ ใหเปน Customer URL __________ 100

Appendic __________________________________________________________ 101

Email Security ______________________________________________________ 101

Update Features ____________________________________________________ 101

Apps Script ________________________________________________________ 102

References ________________________________________________________ 102


Introduction

เอกสารฉบบนจดท าเพอเปนคมอส าหรบผบรหารระบบ Google Apps โดยมเนอหา

เรมตนจากการสราง Google Apps ส าหรบโดเมน การจดการตงคาบรการตางๆ และการจดการ

ขอมลผใชงานระบบ ซงมรายละเอยดดงจะกลาวตอไปน

1. Getting started 1.1. Get Started Google Apps

การสมคร Google Apps ส าหรบโดเมนของทาน มขนตอนดงน

1) เรยก URL: http://www.google.com/a ระบบจะพาไปยงขนตอนในการสมคร Google Apps

2) ขนตอนทง 2 มดงน Step 1: Solution>Google Apps (Free)>Get started

รปท 1: วธการเลอก Google App (Free)

*ส าหรบผทใช Google Apps for Education ใหเลอก Google Apps for Education

❶ ❷


รปท 2: เร มเขาส Google App

Step 2: กรอกขอมล

รปท 3: กรอก Domain name

❶กรอก domain name>Submit


รปท 4: กรอก Username, password และ confirm password

❷กรอก Google Apps login nameและ password


รปท 5: กรอกขอมลท วไปเกยวกบองคกร

*ส าหรบ alternate email address มความส าคญมาก เพราะถาเกด Admin ลมรหสผาน ระบบ

จะสงรหสผานมายงอเมลส ารองททานกรอกในชองน

❸กรอกขอมลเกยวกบองคกร


รปท 6: Term and conditions

❹กด I accept creates my account


หมายเหต

โดเมนทผานคณสมบตในการสมคร Google Apps Education Edition โดยอตโนมตนน ตอง

เปน .edu ถาทานเปนสถาบนการศกษา แตไมไดมช อโดเมนเปน . edu จะไดรบ Standard

Edition ไปโดยอตโนมต ทางเราจะตดตอมายงทานเพอเปลยนเปน Education Edition

ดงนนหากสมคร Google Apps แลวยงไมได Education Edition แตไดเปน Standard

Edition นนกตองรอการตรวจสอบจาก Google สกระยะเวลาหนงจงจะท าการเปลยนเปน Education

Edition ให

>>กอนจะใชบรการตางๆ ของระบบ Google Apps ตอไปได จะตองท าการ Verify

domain ownership เพอยนยนความเปนเจาของโดเมนกอน ซงจะกลาวรายละเอยดในขอ 1.2

Verify domain ownership และ Activate service

รปท 7: Verify now ในแถบ Setup หรอสามารถเลอกจากหนา Dashboard แลวเลอก Activate Google Apps*

*


1.2. Verify domain ownership และ Activate email

1.2.1. Verify domain ownership

คอการตรวจสอบความเปนเจาของโดเมนโดยกดทลงค Activate Google Apps

/Verify now จากรปท 7 ซงการยนยนมหลายแบบใหเลอกดงน

1. การ add TXT record ไปยง Domain Name System (DNS) ทคณซอ domain name มา

-> ส าหรบคมอเลมนใชวธการนยกตวอยาง ซงเปนวธแนะน าทงายทสด

2. วธการอนๆ (การเพม meta tag ไปยงหนา site homepage, การ upload HTML file ไปยง

server ของคณ, หรอการใช Google analytic account ในการยนยน)

รปท 8: ค าแนะน าส าหรบการ Verify domain เพอยนยนความเปนเจาของ

รปท 9: ค าแนะน าส าหรบการ Verify domain เพอยนยนความเปนเจาของ (Cont.)


ซงโดเมนนซอจาก Godaddy.com ดงนนเราจงท าตามค าแนะน า โดยหากท าตามขนตอน

ตามระบบแนะน า ขนตอนมดงน

1. Log in ไปยง www.Godaddy.com

2. ภายใตหวขอ Domain คลก Domain name ของคณ

3. ภายใตหวขอ Domain Manager คลก Launch

4. คลก Quick Add ในสวนของ TXT (Text)

5. ในชอง Host กรอกเครองหมาย @

6. ในชอง TXT value ให copy google-site-verification ทงหมดไปใส

7. สวนชอง TTL ปลอยใหเปนไปตามคา Default

8. คลกป ม Save Zone File

9. คลก OK

รปท 10: ทางเลอก Verify domain ดวยวธอ น ๆ

พอท าตามขนตอนดงรป 8-9 เสรจแลวกด verify ระบบจะพามายงหนา Dashboard และ

แสดงขอความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete” ซงอาจจะ

ใชเวลาตงแตไมกนาทจนอาจถง 1 วน ข นอยกบ host ททานเลอกซอโดเมนเนมมา

http://www.godaddy.com/


1.2.2. Activate email หรอ Set up your email

คอการตงคาให Email โดเมนของเราสามารถรบสงเมลผานระบบ Google Apps ได

รปท 11: Set up your email

Notes

ในการตงคาการ MX records มขนตอนดงน

ข นตอนท 1: Sign in เขาไปยง Domain host ของทาน

ข นตอนท 2: ไปยงหนาทจดการ DNS เพอแกไข MX records ซงอาจจะมช อในท านองน

คอ "DNS Management," "Mail Server Configuration," or "Name Server Management"

ข นตอนท 3: หรอถามอยเดมกสามารถแกคา MX เดม และ เพม MX ใหครบให เปนตาม

ขอ 4 กได

ข นตอนท 4: ใสคา MX Server address และ Priority มากทสดเทาทระบบ ทานจะใหใสได


รปท 12: การเปลยน MX record

ข นตอนท 5: เมอท า เสรจแลวทหนา Dashboard จะเหนวา ทขาง Service setting จะ

แสดงขอความ Updating…This may take up to 48 hours to complete ซงอาจจะตองรอเปนระยะเวลา

หนงถงจะใชได (ภายใน 48ชวโมง) หรอหากยงไมตองการใหท าการเปลยนแปลงใหกดป ม I’ll

do this later


2. Administration control panel 2.1. การเขาสระบบ

Admin สามารถเขาสระบบไดโดยท าตามขนตอนดงน

1) พมพ http://www.google.com/a/YourDomain ท browser เมอ YourDomain คอชอโดเมน

ของทาน เชน http://www.google.com/a/crmcharity.in.th เปนตน ระบบจะพามายงหนาส าหรบ sign

in เขาส Control panel ดงรปท 15

รปท 13: หนาส าหรบเขาสระบบ Control panel ของ Google Apps

2) ใสช อและรหสผาน เมอผานการตรวจสอบโดยระบบแลวจะพามายงหนาแรกของ

ระบบ หรอทจะเรยกกนตอไปวา Dashboard และกลาวถงรายละเอยดในขอ 3.

2.2. ลมรหสผาน

ในกรณทลมรหสผานใหกดท ลงค Can’t access account?

รปท 14: ลม Administrator username หรอ password

ระบบจะพามายงหนา Forgot your username or password? ในกรณททานเปน Domain

Administrator ระบบจะท าการสง password ไปยง email ส ารองของทาน


3. Dashboard คอหนาแรกเมอเขาสระบบ แบงออกเปนสวนตางๆ ดงน

รปท 15: Dashboard

3.1. ลงคตางๆ บน Top bar

ในสวนดานบนของหนา จะมฟงกชน และลงคเพอเขาไปสหนาการท างานอนๆ

ดงน (ลงคตางๆนจะ แสดงในสวนบนของทกๆ หนาใน control panel ดวย)

รปท 16: ลงคตางๆ บน Top bar


3.1.1. Search accounts

สามารถคนหา Account ในระบบไดดงน

รปท 17: Search accounts

Keyword search: ใส account ทตองการคนหาลงในชองดานหนา สามารถใสเพยง

สวนหนงของค าได

Search account: กดป ม Search accounts

Search result: จะแสดงผลการคนหาดงรป

รปท 18: ผลการคนหา Account


3.1.2. Mail

สามารถกดทลงค Mail เพอเปดกลองจดหมาย ซงท าใหเขาสบรการในสวน

ของ Gmail ไดทนท

รปท 19: ลงค Gmail

รปท 20: Mail หรอ กลองจดหมาย

รายละเอยดเกยวกบการใชงานฟงกชน Gmail นน จะอธบายในเอกสาร Google Apps - Introduction Training Document


3.1.3. Calendar

สามารถกดทลงค Calendar เพอเปด Calendar ซงท าใหเขาสบรการในสวน

ของ Calendar ไดทนท

รปท 21: ลงค Calendar

รปท 22: Calendar หรอ ปฏทน

รายละเอยดเกยวกบการใชงานฟงกชน Calendar, Documents, Sites, Groups,

Contacts, etc. นน จะอธบายในเอกสาร Google Apps - Introduction Training Document


3.2. ขอมลขาวสาร

ทหนา Dashboard จะแสดงขอความทส าคญๆ และ แสดงขอความขาวสาร

เกยวกบบรการใหมๆ ทเพมเตม /เปลยนแปลงในระบบ Google Apps เสมอ

รปท 23: ขอความแสดงขาวสารและบรการใหมๆ

3.3. สขภาพของโดเมนโดยสรป

รปท 24: สขภาพของโดเมนโดยสรป

ประกอบดวยลงคตางๆ ซงมรายละเอยดการท างานดงน


3.3.1. Manage account information

กดทลงค Manage account information เพอเขาสระบบการจดการขอมล account

รปท 25: ลงค Manage account information

จะพามายงหนา Account information ซงเปนสวนหนงของ Domain settings ส าหรบตงคา

ตางๆ ของโดเมน นนจะอธบายรายละเอยดในหวขอ 5.2. Account information

รปท 26: แบบฟอรมแสดงและการจดการขอมล Account


3.3.2. Domain names

รปท 27: ลงค Domain names

กดทลงค Domain names ระบบจะพามายงหนา Domain names ซงเปนหนาทแสดง

ขอมลชอ Primary domain และโดเมนอนๆ หรอ Domain alias และการจดการเกยวกบการ Domain

alias ซงจะอธบายรายละเอยดในหวขอ 6.3. Domain name

รปท 28: การจดการขอมลชอ Domain alias


3.4. Service settings

คอสวนของลงคทเขาไปจดการ Service ประเภทตางๆ ซงจะอธบายรายละเอยด

ตอไปในหวขอ 10.Service settings

รปท 29: การต งคาบรการตาง ๆ


4. Basic Setup ในเบองตนหากเปนการใชงานครงแรกสามารถไปท Tap set up เพอท าการตงคาเบองตน

ของ Google Apps ได

รปท 30: การต งคาเบองตน

รปท 31: การเพม user และ group


รปท 32: สามารถเพม user ทละคนหรอทละเยอะๆดวย CSV file ได

รปท 33: การต งคาวาโดเมนเราจะสามารถใช Apps ไหนไดบาง

รปท 34: แนะน า Feature Gmail คราว ๆ


รปท 35: การยายขอมลจากเมลเกา

รปท 36: สามารถเลอกยายจาก Microsoft Outlook (เฉพาะผใช) หรอ Microsoft Exchange กได (Admin เปนคนท า)


รปท 37: หากตองการยายขอมลจากเมลเดมกสามารถท าตามข นตอนทแนะน าได

รปท 38: เพอความสะดวกเราสามารถต งชอการเขาถง mail ใหส นขนได


รปท 39: หากมหลาย domain สามารถเพมเขาไปใน Google Apps account ได

รปท 40: ตองการความชวยเหลอเรากมใหท งในสวนของ User, Admin และทมสนบสนน


5. Organization & Users & Groups คอสวนของการจดการขอมล User ในระบบ ประกอบดวยสวนของการท างานดงน

รปท 40: การจดการ User accounts

5.1. Users

หนาแสดงรายการ User ในระบบ

รปท 41: รายการ Users

ประกอบดวยขอมลดงน

Name: แสดงชอและนามสกลของ User สามารถกดทลงคบนชอเพอเปดหนาแสดง

รายละเอยดของ User และสามารถแกไขขอมลไดทหนาน ดรายละเอยดท 5.1.1. User

details

User name: แสดงชอ User


Status: แสดงสถานะของ User ทเปน Administrator หากไมใช Administrator จะเปนคาวาง

Email quota: แสดง % พนท Email ทถกใชไป

Last singed in: แสดงวนททเขาสระบบครงลาสด หรอแสดงเฉพาะเวลา หากวนทเคาส

ระบบครงลาสดคอวนปจจบน

Delete users: เลอก check ท ดานหนา แลวกดป ม Delete ดานลาง

ขอสงเกต: สามารถกดทลงคบนชอคอลมน เพอเรยงล าดบขอมลตามคอลมนนนๆ ได

ฟงกชนอนๆ มดงน

5.1.1. User details

มรายละเอยดขอมลทแสดงและการท างาน ดงน

รปท 42: รายละเอยดของ User

สวนของลงคตางๆ ท ส าคญ

o Rename user: กดทลงค Rename user เพอเปลยนชอนามสกล

รปท 43: เปลยนชอ


Suspend user: กดทลงค Suspend user เพอระงบ user ไมใหสามารถใช Google apps ได ระบบจะแสดงขอความยนยน กดป ม Suspend user เพอยนยนการเปลยนแปลง

รปท 44: ระงบการใชงานของ User

User ทถกระงบจะสามารถถก Restore โดยกดทลงค Restore เพอใหสามารถใช Google Apps ตอไปได

รปท 45: เปดการใชงานใหกบ User

ระบบจะแสดงขอความใหยนยนการ Restore กดป ม Restore user เพอยนยน

รปท 46: ยนยนการเปดใชงาน

Delete user: กดเลอก user ทตองการลบ เลอกตรง Drop down list> More

actions>Delete users เพอลบ User ระบบจะแสดงขอความเพอใหยนยนการลบ กดป ม Delete user เพอยนยนการลบ

รปท 47: ลบ User

o ส าหรบการลบ User นนจะท าใหขอมลทเกยวของกบ user ไดแก email และ contacts ของ user ถกลบออกไปดวย หลงจากท


ลบ user ออกไปแลวตองรออก 5 วนถงจะท าการสราง account ใหมทม Username เดยวกนนได

· User name: แสดงชอ User

· Password: กดทลงค Change password หากตองการเปลยนรหสผาน

รปท 48: เปลยน Password

Password: ใสรหสผานทตองการ

Re-enter Password: ใสรหสผานทตองการอกครง

Require a change of password in the next sign in:

check ท box ดานหนาหากตองการใหบงคบใหเปลยนรหสผานเมอมการเขาสระบบในครงตอไป

· Nick names: แสดงชอเลน หากไมมจะแสดงเปน None หากตองการเพม nickname ใหกดลงค Add a nickname ใส

nicknameทตองการในชองดานหนาชอโดเมน

รปท 49: สราง Nickname*

หากม nickname อยแลว และตองการลบออกใหกดลงค Remove ระบบจะแสดงขอความยนยนวาตองการ remove กด

ป ม OK เพอยนยน

*nickname คอ อะไร nickname ลองนกเวลานกถงเพอนของเราจะม

ชอจรง กบชอเลนซงหมายถงคนคนเดยวกน เพอความงายเรายอมจะ

เรยกชอเลน Concept ของ nickname กคลายๆกนคอ เปนการ

ก าหนดใหเราสามารถ สง mail โดยสงไปยง nickname ซง email

ฉบบนนกจะถกสงไปใหคนรบไดเชนกน


· Group: แสดงชอ Group list ทม user นเปน member อย

Edit group membership: กดทลงค รายละเอยดอยในหวขอ 5.1.3

Group

· Resolved Setting: คอการก าหนดวาแตละ user สามารถเขาถง Services

ไหนบาง

รปท 50: Enable และ Disable Services ตางๆ ของผใชแตละคน

· Roles & Privileges: เปนการก าหนดสทธในการในการเขาถง Services

หรอทเรยกวา roles ท user นนสามารถท าได

รปท 51: การต งสทธใหกบ User


Assign more roles: เลอก role ทตองการใหก าหนดสทธให user น

ในการจดการระบบได

รปท 52: การต งสทธเพมใหกบ User

ระบบจะแสดงขอความยนยน กดป ม OK เพอยนยน


5.1.2. Create a new user

กดทลงค Create a new user เพอสราง User ใหม จะแสดงแบบฟอรมดงรป

รปท 53: สราง User ใหม

รปท 54: แบบฟอรมการสราง User ใหม

รปท 55: การต ง Password หรอจะวางไวกไดระบบจะ Generate password ให


ขอมลทตองบนทก มดงน

· First name: ชอ

· Last name: นามสกล

· Username: ชอทจะใชในการเขาระบบ

· Set password: กดทลงค set password เพอตงรหสผาน หรอหากตองการใช Temporary password กได

· Create a new user: เมอใสขอมลครบแลวกดป ม Create new user เพอบนทกขอมล จะ

แสดงขอมลของ user ทสรางดงรปดานลาง

รปท 56: ลงค Edit setting

· Edit settings: สามารถกดทลงค Edit settings for เพอเขาไปแกไขขอมล user ทสรางข นใหมได ระบบจะเปดหนา User details เพอใหแกไขขอมลได ตามทกลาวรายละเอยดไวแลวในขอ 5.1.1. User details


5.1.3. Group

Group คอการสรางกลมของ email โดยสามารถตงช อกลมและใสรายการ email

address ของผรบในกลม ซงจะท าใหสามารถสง email ไปยงผรบทละหลายๆ คนได มวธการใช

งานดงน

กดทลงค Create a new group

รปท 57: ลงค Create a new group

ระบบจะพามายงหนา Create a new group

รปท 58: แบบฟอรมการสราง Group

ขอมลทตองบนทกมดงน

· Group name: ใสช อ Group ทตองการเปนภาษาองกฤษ

· Group email address: เอาไวเปนชอเรยกเวลาตองการสงเมลหรอ fwd ใหกบกลมน

· Note: You may add recipients that are out side your domain: ทานสามารถใส email address อนๆ ทไมไดอยในโดเมนใน Groupu ไดเชนกน

· Cancel: กดป ม Cancel เมอไมตองการสราง Group


เมอสราง Group แลวระบบจะพามายงหนา ทสามารถเพมผรบ หรอ ลบผรบ อนๆ ใน

Group ได

รปท 59: เพมรายการผรบใน Group

รปท 60: เพม User ทอยภายนอกโดเมนใน Group

รปท 61: เลอกลบ User จาก Group


หากตองการน ารายการขอมล list ของ email มาเกบไวในรปแบบ CSV กดทลงค Download

user list as CSV

รปท 62: ลงค Download user list as CSV

รปท 63: บนทกไฟล CSV

· Open: กดป ม Open เพอเปดไฟล CSV ดวย MS excel

รปท 64: เปดไฟล CSV ดวย Excel

· Save: กดป ม save เพอเกบไฟลในพนททตองการ



ในกรณท CSV ท download มาเมอเปดดแลวมปญหาในการแสดงผลขอมลทเปน

ภาษาไทยใหแกไขดงน

รปท 66: ตวอยางไฟลทมปญหาการแสดงขอมลภาษาไทย

· เปดไฟล CSV นนดวย Notepad


รปท 67: เปดไฟล CSV ดวย Notepad

· บนทกไฟลนนโดยไปทเมน File > Save As…


· บนทกไฟลนนโดยไปทเมน File > Save As…

· เลอก Save as type: เปน All Files

· เลอก Encoding เปน Unicode

· กดป ม Yes เมอตองการใหบนทกไฟลนนโดยแทนทไฟลเดม


· ลองเปดไฟล CSV นนอกครงปญหาเรองการแสดงผลภาษาไทยกจะหมดไป

รปท 69: ตวอยางไฟลทแสดงผลภาษาไทยอยางถกตอง

5.1.4. Upload many users at once

คอฟงกชนส าหรบสรางหลายๆ User ในคราวเดยวได โดยการใชฟงชน Upload many

users at once

รปท 70: Upload หลาย User ในคราวเดยว


กดทลงค Upload many users at one โดยท าตามขนตอนทอธบายไวในหนา Bulk account

update ดงน

รปท 71: ข นตอนการ upload หลาย user ในคราวเดยว

ข นตอนท 1: สรางรายการ User เปนไฟลรปแบบ CSV โดยใช excel

รปท 73: ตวอยางรปแบบการเกบขอมล user เพอเตรยม upload

ไฟลจะประกอบดวยขอมล 4 คอลมนคอ Username, First name, Last name และ password

ข นตอนท 2: เลอก Update options ซงแตละแบบมความหมายดงน

· Create new accounts for email address that do not yet exist.

: สราง account ใหมส าหรบ user ทยงไมมช ออยในระบบ ซงเปน Option ทถกเลอกเสมอ

· Update existing accounts with new names and passwords. : เลอกตวเลอกน

เมอตองการใหแกไขขอมล ชอ (first name และ last name) และรหสผานของ user ทมอยแลวในระบบ


· Require a password change when new or updated users sign in.: เลอกตวเลอกนเมอตองการใหเมอ user เขาระบบครงแรกแลวบงคบใหเปลยนรหสผานกอน

ข นตอนท 3 กดทป ม Choose File แลวเลอกเปดไฟล CSV ทสรางไว

รปท 74: เลอกไฟล CSV เพอ upload

· Upload and Continue: กดป ม Upload and Continue เพอสง upload รายการ user

รปท 75: ส ง upload และ ด าเนนการในข นตอไป

· Confirm and Run Update: ระบบจะแสดงรายการตามขอมลในไฟล CSV และแสดงในหนาจอเพอใหยนยนวาตองการสราง User ตามนนหรอไม กดป ม Confirm and Run

Update เพอยนยนใหสราง

· Upload a different file: กดทลงค Upload a different file เพอเลอกไฟลอนๆ


รปท 76: ยนยนการ update ตามขอมลท upload ไป

· รายการขอมลทสรางจะถกด าเนนการ ระยะเวลาในการด าเนนการจะใชเวลามากนอยขนอยกบขนาดของขอมล และระบบจะสงรายงานไปยง Email ของทาน ขณะทการสรางก าลงด าเนนการอยนนสามารถออกจากหนาจอเพอใชงานระบบในสวนอนๆ ได

รปท 77: แจงขอความสถานะการ Update

· รายการขอมลทสรางเรยบรอยแลวจะมาแสดงในหนาจอ Users ดงรป

รปท 78: รายการขอมลท update แลวจะแสดงในรายการ User

**หากตองการ เพมขอมล Group เขาไปดวยแบบ csv file จะตองใช Microsoft Powershell และ

GAM และเขยน Script เพม


5.1.5. Organization & suborganization

Organization คออะไร organization คอ การสราง องคกรยอย แผนก หรอสวน

งานยอยใน domain

ยกตวอยางเชน เราสราง Organization ชอ Development เรากสามารถสราง suborganizion ยอยเขาไปอก คอ operations, products และ testing ซงหากเราตงคาการใช service อะไรของ organization พอ (Development) suborganization หรอ ลก (operations, products, testing) กจะมคา default เหมอนกนดวยหากเราตองการใหมการใช

งาน service ทตางกนเรากสามารถตงคาเฉพาะ suborganization นนๆ ได

5.1.6 Request for more users

สามารถกดทลงค Request more users ในกรณทตองการขอ User เพม

รปท 79: ลงค Request more users

ระบบจะพามาทหนา Request for more users


รปท 80: บนทกขอมลการ Request more users

มขอมลทตองบนทกดงน

· Enter the number of additional user accounts needed: ใสจ านวน user ทตองการ

ขอเพม

· Reason for requesting additional user accounts: ใสเหตผลทตองการขอเพม

· Save changes: กดป ม save changes เพอสง request ไปอนมต เมอสงไปแลวจะไดรบการแจงสถานะทาง Email

· Cancel: กดป ม Cancel หากไมตองการสง request

FAQ; ค าถามทเจอบอยเร อง Group

ใน Group สามารถม Group อนๆ อยในนนไดอกหรอเปลา

ได Group ของเราสามารถมกลมอนเปนกลมยอยอยในนนได

ยกตวอยางเชน [email protected] ม [email protected]

และ [email protected] ได

หากมการเพมสมาชกใหมเขาไปในกลม เราสามารถแชร site และ video ของ group ได

หรอเปลา

ได หากมการเพมสมาชกเขามาใหม ระบบจะท าใหสมาชกใหมสามารถ

เขาถง site และ videos ของกลมไดอตโนมต แตหากมการ remove สามาชก

คนนนออกไปจากกลม สมาชกคนนนกจะไมสามารถเขาถง site และ videos

ของกลมนนไดอกตอไป

ขอความทสงใน Group มขอจ ากดเรองจ านวนของขอความหรอเปลา

ขอจ ากดในสงขอความไปยงกลม คอกลมนนจะตองมสมาชกไมเกน 500 ผรบ

mailto:[email protected]%20��

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


5.2. Settings

5.2.1. Enable provisioning API

คอการตงคาการจดการ User ในระบบโดยใช Provisioning API ของ Google

Apps ซงจะท าใหสามารถสรางโปรแกรมระบบการจดการ User ของทานเอง เพอจดการขอมล User ใน Google Apps ได

หากตองการ Enable การท างานของ Provisioning API ใหท าดงน

· Enable provisioning API: Check ท box หนา Enable provisioning API

· Save changes: กดป ม save changes เพอบนทกการเปลยนแปลง

รปท 81: ต งคาใหสามารถท างานโดยใช Provisioning API


5.2.2. Sign-in page

หนา Sign-in นนจะเลอกได 2 แบบคอ

· Use Google’s sign-in page: โดยปกตการเขาสระบบ Google Apps จะท าทหนา Sign-in ของ Google ดงทกลาวไปแลวในหวขอ 2.1. การเขาสระบบ

รปท 82: ต งคาหนา Sign-in เปนหนา Sign-in ของ Google

· Use your own sign-in page: คอการเลอกใชบรการ SAM-based Single Sign-

On (SSO) เพอใหไดรบสทธในการเขาระบบ Gmail หรอ Calendar โดยการเขาท

หนา Sign-in ทสรางข นเอง

รปท 83: ต งคาหนา Sign-in เปนหนาทสรางขนเอง และ กดลงค


กดทลงค Edit single sign-on (SSO) เพอตงคาตางๆ ระบบจะพามายงหนา Edit single sign-

on (SSO) โดยมขอมลทตองบนทกดงน

รปท 84: Upload ไฟล Certificate เพอท าการ verify การต งคา Single sign-on

· Enable single sign-on: check ท box ดานหนา เพอเปดการท างานแบบ single sign on

· Sign-in page URL: ใส URL ทตองการใชเปนหนาทเรยกในการเขาระบบ

· Sign-out page URL: ใส URL ทตองการใชเปนหนาทออกจากระบบ

· Change password URL: ใส URL ทตองการใชเปนหนาทใชในการเปลยน รหสผาน

· Verification certificate: เลอกไฟล Certificate ทตองการแลวกดป ม upload


รปท 85: บนทกคาการต ง Single sign-on

· Save changes: กดป ม Save changes เพอบนทก

· Cancel: กดป ม Cancel เพอยกเลก


Note

ในการท าระบบ SSO นจะตองมการสรางโปรแกรมเพอสงขอมลตางๆ ระหวางระบบ

ภายนอกกบ Google Apps ซงสามารถศกษารายละเอยดเพมเตมไดทhttp://code.google.com/apis/apps/sso/saml_reference_implementation.html

http://code.google.com/apis/apps/sso/saml_reference_implementation.html


6. Domain settings การตงคาตางๆ ของโดเมน มดงน

6.1. General

คอหนาส าหรบตงคาทวไปของโดเมน ไดแก

รปท 86: ขอมลท วไปเกยวกบโดเมน


· Organization Name: คอชอองคกรของทาน สามารถใสเปนชอทวๆ ไปได เชน ชอโรงเรยน ชอคณะ หรอ ชอชมรมเปนตน

. Contact Information: คอขอมล Email address หลกทใชส าหรบตดตอมายงผดแลระบบ สามารถใสไดทง 2 email address (Primary และ Secondary email address)

· User support: คอขอมลตดตอ ในกรณทตองการความชวยเหลอในการใช

ระบบ

· Language: เลอกภาษาหลกทใชบนโดเมนของทาน

· Time zone: เลอกโซนเวลา ส าหรบประเทศไทยให เลอก Thailand (ราชอาณาจกรไทย) จากรายการ Show all time zones และเลอก (GMT+07:00) Bangkok จากรายการ Select time zone

6.2. Account information

คอสวนของการขอมลและการตงคาตางๆ ของ Account ประกอบดวยขอมลดงน

รปท 87: ขอมล Account ของโดเมน

Account type: แสดงประเภทของ Account วาเปน Edition ใด

เราสามารถ Update Google Apps ไปเปน Type อนได หรอวาจะลบ Google Apps ออกจาก

โดเมนไดดวย


6.3. Domain names

คอหนาแสดงขอมลเกยวกบโดเมน และ การจดการโดเมนปลอม (Domain alias) การ

จดการโดเมนปลอม นนจะสามารถท าใหผสงสามารถสงขอมลเขามายง user โดยใช email

address ทนอกเหนอจากรปแบบusername@yourdomain แตสามารถอยในรปแบบท

ใช username@domainalias ไดดวย ดงทจะอธบายตอไปน

· Add a domain alias: กดทลงค Add a domain alias เพอสรางชอปลอมใหกบโดเมน

รปท 88: การสรางชอโดเมนปลอม

username@domainalias: ใสช อโดเมนททานตองการใหเปนโดเมนปลอมทชองดานหลง username@

Continue and verify domain ownership: กดป ม Continue and verify domain

ownership เพอสรางโดเมนปลอม

ระบบจะพามายงหนา Set up email delivery เพอใหท าการตงคารายการ Mail Exchange

(MX) ซงเปนตวก าหนดใหโดเมนปลอมของทานมาใช Mail Exchange ของ Google apps แทน mail

server เดม ซงตองท าตามขนตอนตามทอธบายไปแลวท 1.4 Activate email


รปท 89: แถบสเหลองแสดงสถานะการสรางชอโดเมนปลอม

เมอท าเสรจเรยบรอยแลวหนาจอจะแสดงขอความ Updating…This may take up to 48 hours

to complete ซงหมายความวาระบบก าลง update ขอมลอยซงอาจจะตองใชเวลาถง 48 ชวโมง

· Deactivate alias: กดทลงค Deactivate alias หากตองการยกเลกโดเมนปลอม

รปท 90: การลบชอโดเมนปลอม

6.4. User setting

รปท 91: User Setting

ส าหรบสวนนเปนการตงคา การท างาน API เพม, การตดตง SSO ซงไดพดไปแลวในขอ

5.2 Setting สวน Advanced Password เปนการก าหนดความยาวของ password ทใชในโดเมนนได


6.5. Admin roles

รปท 92: Admin roles

สวนนมไวเพอจดการเรองล าดบของ Admin วาใครเปน super admin ในเปน group admin

เปนตน และยงสามารถสรางคนดแลระบบรวมทง user เพมอกทงยงสามารถก าหนดสทธในการ

เขาถงไดอกดวย

6.6. Appearance

รปท 93: Apperance

มไวส าหรบก าหนดหนาท Login ของ domain เราวาจะมหนาโลโกเปนของตนเองหรอ

เปลาและยงสามารถเลอกส sign-in box ไดอกดวย


7. Report 7.1. Usage Graphs

รปท 94: Usage graphs

ระบบจะท าการแสดงสถตการใชงานในสวนของเมลทงหมดทใช เมลโดยเฉลย

และกจกรรมตางๆทเกยวของกบเมลออกมาในรปของกราฟเสน


7.2. Audit Log

รปท 95: Audit Log

ในสวนนจะแสดงถงการเกบขอมลประวตการแกไขขอมลตางๆภายใน Administration

panel โดยมขอมลอางองถงการกระท า ผกระท าการแกไข และสถานท เพอสามารถตรวจสอบ

ยอนหลงไดในกรณทมผดแลมากกวา 1 คน โดยเราสามารถ export file ออกมาเปน CSV ได

7.3. Additional Report

รปท 96: Additional report

ในสวนนหากตองการ report ในดานอนๆ กสามารถดาวนโหลดไปไดเชนกน


8. Advanced tools คอเครองมอทชวยในการจดการระบบ ในสวนตางๆ ทมระดบการท างานทซบซอน ม

เครองมอตางๆ ดงน

รปท 97: เครองมอทชวยในการจดการระบบ

หากตองการตงคาสามารถท าตามขนตอนใน Link ทเตรยมไวไดทนท

Bulk upload คอการ migrate user list ในครงเดยวจ านวนมากๆ


Download directory sync เปนเครองมอทชวยใหยายขอมลจากโครงสรางอนมายง Google

Set up single sign on

คอกดทลงค Set up single sign-on (SSO) เพอเปดใชบรการ Single sign-

on และตงคาตางๆ ตามทไดอธบายไปแลวใน 5.2.2. Sign in page- Use your own sign-in

page

รปท 98: ลงค Set-up sign-on (SSO)

API references คอสวนของการตงคาการจดการ User ในระบบโดยใช Provisioning

API ของ Google Apps ซงจะท าใหทานสามารถสรางโปรแกรมระบบการจดการ User ของทานเอง และสามารถน ามาจดการขอมล User ในGoogle Apps ได โดยสามารถกดทลงค Provisioning API เพอไปยงหนาแสดงขอมลทางดานเทคนคเกยวกบการใชงาน Google Apps Provisioning API V2.0 Reference

รปท 99: Google Apps Provisioning API V2.0 Reference

Email migration คอเครองมอในการน าขอมล Email จาก Email account ททานเคยใช

เดมเขาส Email Account บน Google apps มวธการใชงานดงน


รปท 100: ลงคตางๆ ในการต งคา Email migration

กดลงค Start over เพอเร มตนการตงคาตางๆ หรอ กดลงค Continue setting up mail (IMAP)

Migration หากไดมการตงคาไปแลวแตยงไมเสรจ ส าหรบขนตอนตงแตเรมตนการตงคานน แบง

ออกเปน 3 ขนตอนดงน

ข นตอนท 1: Set server connection คอการสราง Connection ไปยง Mail server ทเปนตนทาง

ของ Email ทจะถกน าเขามา มคาทตองบนทกในสวนของ Establish server connection ดงน

รปท 101: หนาจอการต งคาเพอตดตอไปยง Server ตนทาง

Name this server connection: ตงช อการ connection ไปยง server ตามตองการ

Type: IMAP

Server software: เลอกประเภทของ software บน server ท connection ไปจากรายการ

Host: ใสช อ Host ของ server ของทาน อาจจะเปนชอหรอ IP address กได

Security: ระบรปแบบความปลอดภยทใชบน server

Port: ระบ Port ทใชเขาไปยง server โดยปกตเปน 143

IMAP path prefix: ระบ path ทตองการเชอมตอไป ถาม

Add folder to exclude: กดทลงค Add folder to exclude และก าหนด Folder ทยกเวนไมตองน าขอมลออกมา


No of connections to this server at any given time: ใสจ านวน connection ไปยง server นไดในเวลาหนงๆ

Add blackout time: กดทลงค Add blackout time เพอก าหนดเวลาทไมตองการใหมการ connect ไปยง server น

Continue>>: กดป ม Continue >>เมอใสขอมลครบแลว

รปท 102: ก าหนดเวลาทไมตองการตดตอไปยง server ตนทาง

ข นตอนท 2: Specify users to migrate คอการใสขอมล user ทตองการท าการ migration

เลอกวาจะน าขอมลของ User แบบจ านวนนอยๆ หรอทละจ านวนมาก

o Specify a few user accounts: เลอกแบบจ านวนนอย

o Specify many user accounts via file upload: เลอกแบบท าการ upload ขอมลหลาย user ในคราวเดยว


รปท 103: เลอกแบบการท า Migration

Continue>>: กดป ม Continue>> เมอเลอกเสรจแลว ในตวอยางนจะเปนการตงคา user เปนจ านวนนอย

รปท 104: การ Migration แบบจ านวน user นอยๆ

ใสรายการขอมล user ทตองการท า migration ดงน

o Username: ใสช อ user ในโดเมน

o Source username: ใสช อ username ตนทางทตองการน าขอมลเขามา โดยตอง

ใสทงช อและโดเมนใหครบถวน

o Source password: ใส password ของ user ตนทาง

o Retype password: ใส password อกครง

o Add: กดป ม Add เพอบนทกขอมล ขอมลทบนทกจะมาแสดงในตารางดานลาง


รปท 105: ทดสอบการตดตอไปยง Server ตนทาง

Test connection>>: กดป ม Test connection เพอทดสอบการตดตอไปยงตนทาง ซงจะใช

เวลาประมาณ 60 วนาท

รปท 106: สถานะการตดตอไปยง Server ตนทาง

ข นตอนท 3: Start migration คอการท า migration

· Start migration>>: กดป ม Start migration เพอเร มตนการดงขอมล


รปท 107: แสดงขอมลการเชอมตอ กอนเร มตนการ Migration

Migration History: ระบบจะพามายงหนา Migration History ซงแสดงรายการขอมลการท า migration ดงน

o Creation Date:

o Migration ID: Migration ID: กดทลงค Migration ID เพอดรายละเอยดเพมเตม

o Number of Users: แสดงจ านวน user ทอยในการ migration นน

o Progress: แสดง % ของการ migration

o Status: แสดงสถานะของการ migration

o Cancel: ทแตละรายการ ใน Migration History

รปท 108: รายการประวตการท า Migration

Migration details: คอรายละเอยดของการ Migration มขอมลดงน


รปท 109: รายละเอยดของแตละรายการ Migration

ขอมลจ านวนรายการแยกตามสถานะ

o All transfer (n): แสดงจ านวนรายการ user ทงหมด

o In progress (n): แสดงจ านวนรายการทอยในระหวางด าเนนการ

o Complete (n): แสดงจ านวนรายการทด าเนนการเสรจแลว

o Canceled (n): แสดงจ านวนรายการทถกยกเลก

o Failed (0): แสดงจ านวนรายการทสถานะ Failed

ขอมลรายละเอยดของ user ทอยในการ migration ครงนนๆ

o Username: ชอ user ในโดเมน

o Source Username: ชอ user ตนทางทถก migration

o Total messages: จ านวน Email ทงหมดทตนทาง

o Extraction status: สถานะการถกดงขอมลออกมาจากตนทาง

o Extraction progress: % ขอมล Email ทถกดงออกมาแลว

o Insertion progress: % ขอมล Email ทถกน าเขามายง user ในโดเมนแลว

User account settings: กดทลงค User account settings เพอไปยงหนาเปดการใช

งาน Provisioning API ตามทอธบายไปแลวในขอ Enable Provisioning API


สวนใน Document ownership transfer เปนการโอนยาย document ไปยง user คนอน

หากตองการลบ user ใดทง


9. Support

รปท 110: Support

ในเบองตนหากมปญหาเรองการใชงานตางๆ ทาง Google กไดเตรยมคมอไว แตหากปญหานนไมมในขอมลทเตรยมไวให กตองใช Admin Support

Admin Support: ใน Education Edition จะไดรบขอมลทใชอางองในการ support คอ

o Customer PIN: คอรหสของโดเมนของทาน

o Support PIN: คอรหสของ Support ของทาน

o Technical support line: แสดงหมายเลขโทรศพททสามารถโทรไปเพอขอ support ได

o Help center: เขาท www.google.com/support/a เพอศกษาวธการท าใชงานฟงกชนตางในสวนของ Online help ททาง Google เตรยมไวให

Help group: เขาท Google Apps discussion group เพอรวมในการแสดงความ

คดเหน สอบถาม หรอและเปลยนประสบการณในการใชงาน Google apps ได ซงกลมคนไทยสามารถพดคยโดยใชภาษาไทยไดโดยเขา

ท http://groups.google.com/group/thai-google-apps โดยตองสมครเปนสมาชกใน group นเพอสามารถสงค าถาม ตอบหรอแสดงความคดเหนตางๆ ได

http://www.google.com/support/a

http://groups.google.com/group/hosted

http://groups.google.com/group/thai-google-apps


9.1. Open a support case

การเปด Case เขาไปสอบถามกบทาง Google admin support โดยตรงสามารถท าไดดงน

1. ใน administration panet คลก support ตรง email support คลก Support Homepage

2. คลก Open a support case

3. กรอกขอมลทตองการสอบถาม


10. Setting

10.1. Calendar

รปท 111: Calendar Settings

คอบรการปฏทน ทสามารถใชในการท าก าหนดการสวนตวตางๆ หรอการท าก าหนดการ

ทใชรวมกบ User อนๆ บนโดเมนหรอภายนอกโดเมนได

General

คอหนาแสดงขอมลและการจดการทวไปเกยวกบ Calendar มสวนประกอบดงน

Web address

คอการก าหนด Web address ทเขามาสบรการ Calendar โดยกดทลงค Change

URL Web address แบงออกเปน 2 แบบคอ

รปท 112: ลงค Change URL ของบรการปฏทน

· Default: จะอยในรปแบบ http://www.google.com/calendar/yourdomain

· Custom: สามารถก าหนด URL เพอเขาสบรการ Calendar ใหมรปแบบทตองการ โดยใส CNAME ทตองการทชองหนาชอโดเมน


รปท 113: เลอกรปแบบ URL

รปท 114: เลอกรปแบบ Custom URL

· Continue>>: กดป ม Continue>> ระบบจะพามายงหนาทใหขอมลเกยวกบการเปลยน CNAME

· Cancel: กดป ม Cancel หากตองการยกเลกการเปลยนแปลง

รปท 115: ข นตอนการต งคา CNAME ของบรการปฏทน


ในการก าหนด Custom URL นนจะตองมการเปลยนคา CNAME ท Domain hosting ดวยดงน

· เขาสระบบ Domain hosting ของทาน แลวเขาไปในสวนของการจดการ DNS

· ก าหนดคา CNAME เปน คาทตองการ และ ก าหนดปลายทาง (destination) เปน ghs.google.com และบนทกคาลงในระบบ

· I've completed these steps: เมอตงคา CNAME แลว กดป ม I’ve completed these

steps เพอส นสดการตงคา

· I’ll do this later: กดป ม I’ll do this later หากยงไมตองการท าการเปลยนแปลง

Sharing options

คอการเลอกรปแบบในการใช Calendar รวมกน โดยแบงออกเปน 2 แบบหลกๆ

ดงน

รปท 116: การจดรปแบบการใชปฏทนรวมกน

· Outside this domain – set user ability: ซงโดยปกต calendar จะไมมการใชรวมภายนอกโดเมน แตสามารถก าหนดระดบการเปดใชรวมกนไดดงน

o Only free/busy information (hide event details): แสดงเฉพาะขอมลเฉพาะเวลาทวาง โดยซอนรายละเอยดเกยวกบเหตการณไว

o Share all information, but outsiders cannot change calendar: ใชขอมลรวมกนได แตผใชทอยภายนอกโดเมนจะไมสามารถเปลยน calendar ได

o Share all information, and outsiders can change calendars: ใชขอมลรวมกน

ได และผใชทอยภายนอกโดเมนสามารถเปลยน calendar ได

· Within this domain – set default: คอรปแบบในการใช calendar รวมกนบนโดเมนเดยวกน

o No sharing: ไมใช calendar รวมกน

o Only free/busy information (hide details): แสดงเฉพาะขอมลเฉพาะเวลาทวาง โดยซอนรายละเอยดเกยวกบเหตการณไว

o Share all information: ใชขอมลรวมกนทงหมด


Disable service

กดทลงค Disable calendar เมอตองการปดบรการ Calendar

รปท 117: ลงค Disable calendar

รปท 118: ยนยนการปดบรการปฏทน

· Yes, disable Calendar: กดป ม Yes, disable Calendar เมอตองการปดบรการ

· No, leave Calendar running: กดป ม No, leave Calendar running หากตองการใหบรการ

ท างานตอไป

10.2. Chat

รปท 119: Chat settings


คอบรการโปรแกรมการสนทนาผาน Internet ซงสามารถทจะเลอกลงโปรแกรม Google

Talk บนเครองทมระบบปฏบตการเปน windows หรอหากไมตองการลงโปรแกรม กสามารถใช

ฟงกชนในการสนทนาผานทางหนาเวบทอยในโปรแกรม Gmail ได

Sharing options

คอการเลอกการสนทนาวาตองการใหท าการสนทนาภายนอกโดเมน

ดวย Option ใดบาง ซง user จะสามารถสนทนากบ user ทอยบน Google apps และ Gmail user ได

โดยอตโนมต

· Display users’ chat status outside this domain: เลอกใหแสดงสถานะการสนทนาของ user ภายนอกโดเมนได

· Warn users when chatting outside this domain: เตอนเมอ user ท าการสนทนา

ภายนอกโดเมน

Download Google Talk

กดทลงค Download Google Talk เพอดาวนโหลดโปรแกรมการสนทนา

มา install ลงบนเครองคอมพวเตอร ทมระบบปฏบตการเปน windows

รปท 120: ลงค Download Google Talk

รปท 121: Run หรอ Save โปรแกรม Google Talk

· Run: กดป ม Run เมอตองการลงโปรแกรม

· Save: กดป ม Save เมอตองการบนทกตวโปรแกรมไวกอนแลวจงท าการลงภายหลง

· Cancel: กดป ม Cancel เมอตองการยกเลก


เมอลงโปรแกรมแลวสามารถใชโปรแกรมในการสนทนาไดโดยใช User ในระบบ Google

Apps สามารถสนทนากบ user ทอยในโดเมนและ user ทม Gmail account ไดส าหรบรายละเอยด

การใชงาน Talk นนจะอธบายรายละเอยดในเอกสาร Google Apps – Introduction Training

Document

รปท 122: ตวอยางหนาจอการใชโปรแกรมการสนทนา (Google Talk)

Disable service

กดทลงค Disable chat เมอตองการปดบรการ

รปท 123: ลงค Disable Chat

รปท 124: ยนยนการปดบรการสนทนา

· Yes, disable Chat: กดป ม Yes, disable Chat เมอตองการปดบรการ

· No, leave Chat running: กดป ม No, leave Chat running หากตองการใหบรการท างาน

ตอไป


10.3. Contact

รปท 125: Contacts settings

ในสวนนเราสามารถตงคาใหมการแชร Contact กนไดในโดเมน สามารถก าหนด url

ส าหรบ contact ได

*การแชร Contact ภายใน Domain คออะไร ? การแชร contact ภายใน domain คอการททก

คนองคกรของเราสามารถเหน รายการผตดตอทมอยใน domain ไดซ งชวยใหผทอยในองคกร

ท างานไดงายข น คอเราไมตองมานงเพมรายชอผตดตอในองคกรของเราอก แตม list รายชอท

ใชรวมกนทงองคกร


10.4. Email

รปท 126: Email Setting

General

คอหนาแสดงขอมลและจดการเกยวกบบรการ Email มสวนประกอบดงน


Web address

คอการก าหนด Web address ทเขามาสหนา Email ของระบบ โดยกดทลงค

Change URL ซงแบงออกเปน 2 แบบคอ

· Default: จะอยในรปแบบ http://mail.google.com/a/yourdomain

· Custom: สามารถก าหนด URL เพอเขาสหน Email ใหมรปแบบทตองการ โดยใส CNAME ทตองการทชองหนาชอโดเมน

รปท 127: เลอกแบบ Custom URL

รปท 128: ข นตอนการเปลยน CNAME ของบรการ Email

· ในการก าหนด Custom URL นนจะตองมการเปลยนคา CNAME ดวยดงน

· เขาสระบบ Domain hosting ของทาน ทาน แลวเขาไปในสวนของการจดการ DNS

· ก าหนดคา CNAME เปน คาทตองการ และก าหนดปลายทาง (destination) เปน ghs.google.comและบนทกคาลงใน





เมอตงคา Custom URL แลวหากมาดทหนา Dashboard จะเหนวา URL ของ start

page เปลยนเปนคาทตองการ

Cath-all address

คอการตงคากรณทรบ Email ทไมม address อยในระบบ ม 2 ทางเลอกคอ

รปท 129: Cash-all address

· Discard the email: ไมรบ Email ทสงมาท Email address ทไมมอยในระบบ

· Forward the email to: ท าการสงตอ Email ไปยง Email address ตามทระบในชอง

ดานหนาชอโดเมน

Outbound relay

Email gateway

คอการตงคา SMTP server เพอใหเปนทางออกในการสง Email ซงจะมประโยชน

ในระหวางทมการยายระบบจาก Email server เดมมายง Google Apps จะท าใหสามารถ

สง Email ออกทางMail server เดมไดดวย ถงแมวาจะม email address อยบน Google mail

server แลวกตาม

รปท 130: ต งคา Email gateway

Email whitelist

คอการตงคา IP address ทสง email เขามาใหเปน email ทจะไมถกแยกวา

เปน SPAM สามารถก าหนดไดหลาย IP โดยคนดวยเครองหมาย “,”

รปท 131: Email whitelist


Email addresses

คอตารางแสดงรายการ Email address ในระบบ ทงทเปน Email account และ Email

list

· สามารถกดลงคทหนาชอ Recipient เพอ ดขอมล user detail ได

· ในกรณทเปน Email list จะแสดงขอมลจ านวนผรบทอยใน Email list นน และ

แสดงชอของผรบทดานขาง สามารถกดท ลงคจ านวนผรบเพอไปยงหนารายการ Email list และสามารถจดการขอมลผรบทหนานนได

รปท 132: รายการ Email address


Create an email list

กดทลงค Create an email list เพอสรางกลมผรบ Email ซงมวธการใชงาน

เชนเดยวกบทอธบายไปแลวใน 5.1.3 Group

รปท 133: การสราง Email list

Download user list as CSV

กดทลงค Download user list as CSV เมอตองการ download รายการ user มาเกบไว

ในเปนไฟล CSV

รปท 134: ลงค Download user list as CSV



· Open: กดป ม Open เพอเปดไฟลโดยโปรแกรม MS excel

· Save: กดป ม save เมอตองการจดเกบไฟลไวในพนททตองการ

· Cancel: กดป ม Cancel เมอตองกายกเลกการท างาน


10.5. Google Doc

รปท 136: Google Docs Setting

คอบรการเครองมอในการสราง Document และ spreadsheets

Web address

คอการก าหนด Web address ทเขามาสบรการ Doc and spreadsheets โดยกดท

ลงค Change URL Web address แบงออกเปน 2 แบบคอ


รปท 137: ลงค Change URL ของบรการ Docs and Spreadsheets

· Default: จะอยในรปแบบ http://docs.google.com/a/yourdomain

· Custom: สามารถก าหนด URL เพอเขาสบรการ Doc and spreadsheets ใหมรปแบบทตองการ โดยใส CNAME ทตองการทชองหนาชอโดเมน

รปท 138: เลอกแบบ URL





รปท 140: ข นตอนการต งคา CNAME ของบรการ Docs and Spreadsheets



· ก าหนดคา CNAME เปน คาทตองการ และ ก าหนดปลายทาง

(destination) เปน ghs.google.com และบนทกคาลงในระบบ




Sharing options

คอก าหนดรปแบบในการใช Document และ Spreadsheets รวมกบ user อนๆทอย

ภายนอกโดเมน มดงน

รปท 141: รปแบบการต งคาการใชบรการ Docs and Spreadsheets รวมกน

· User cannot share document outside this domain: user ไมสามารถใชเอกสารรวมกบผทอยภายนอกโดเมน

· User can share documents outside this domain, but will receive a warning each

time: user สามารถใชเอกสารรวมกบผทอยภายนอกโดเมนไดแตจะไดรบการแจงเตอนจากระบบทกๆ ครง


o Let users receive document from outside this

domain: เลอก check ท box หนาขอความนหากตองการให user รบเอกสารทมาจากโดเมนภายนอกได

· Users can share documents outside this domain (without any warning):

user สามารถใชเอกสารรวมกบผทอยภายนอกโดเมนได โดยไมมการแจงเตอนจาก

ระบบ

Disable service

กดทลงค Disable docs and spreadsheets เมอตองการปดบรการ

รปท 142: ลงค Disable docs and spreadsheets

รปท 143: ยนยนการปดบรการ Docs และ Spreadsheets

· Yes, disable Docs & Spreadsheets: กดป ม Yes, disable Docs & Spreadsheets เมอ

ตองการปดบรการ

· No, leave Docs & Spreadsheets running: กดป ม No, leave Docs & Spreadsheets

running หากตองการใหบรการท างานตอไป


10.6. Mobile

รปท 144: Mobile Settings

เปนการตงคาใหผใชงานสามารถเขาถงขอมลของโดเมนนไดดวยการใชสมารทโฟน


10.7. Sites

รปท 145: Site settings

คอบรการเครองมอในการสรางเวบของโดเมน มสวนของการท างานดงน

รปท 146: การต งคาบรการ Web pages

Service setup

กดทลงค Edit your web pages เพอแกไขหนาเวบของโดเมน

รปท 147: ลงค Edit your web pages


ระบบจะพาไปยงหนา Page Creator ซงสามารถใชเครองมอตางๆ เพอสรางหนาเวบของ

ทานเองได

รปท 148: โปรแกรม Site Manager

ส าหรบรายละเอยดของการใชงาน Page editor นนจะกลาวในรายละเอยดใน

เอกสาร Google Apps - Google Page Creator

Web address

คอการก าหนด Web address ทเขามาสหนาเวบของโดเมน โดยกดทลงค Change

URL Web address แบงออกเปน 2 แบบคอ

รปท 149: ลงค Change URL ของ Web pages

· Default: จะอยในรปแบบ http://yourdomain-a.googlepages.com

· Custom: สามารถก าหนด URL เพอเขาหนาเวบของโดเมน ใหมรปแบบทตองการ โดยใส CNAME ทตองการทชองหนาชอโดเมน

รปท 150: เลอกแบบ URL





รปท 152: ข นตอนการเปลยน CNAME ของบรการ Web pages



· ก าหนดคา CNAME เปน คาทตองการ และ ก าหนดปลายทาง (destination) เปน ghs.google.com และบนทกคาลงในระบบ





รปท 153: Custom URL ของบรการ Web pages

เมอตงคา Custom URL แลวหากมาดทหนา Dashboard จะเหนวา URL ของ Web

pages เปลยนเปนคาทตองการ และสามารถขามายงหนาเวบไดไดโดยเรยก Custom URL น

Disable service

กดทลงค Disable web pages เมอตองการปดบรการ

รปท 154: ลงค Disable web pages

รปท 155: ยนยนการปดบรการ Web pages

· Yes, disable Web pages: กดป ม Yes, disable Web pages เมอตองการปดบรการ

· No, leave Web pages running: กดป ม No, leave Web pages running หากตองการใหบรการท างานตอไป


11. Sample Configuration 11.1. ตวอยางการท า Verify domain ownership

จากทไดอธบายถงขนตอนการท า Verify domain ownership ในขอ 1.3. Verify domain

ownership ในสวนนจะเปนการอธบายเพมเตมในสวนของการเตรยมขอมล และ ตงคา ตางๆ โดย

มตวอยางประกอบดงน

11.1.1. การเตรยม HTML file

มขนตอนดงน

· สราง HTML file ใหมช อและขอมลตามทก าหนด ตวอยางนจะเปนการสรางดวยโปรแกรม Notepad

O เปด Notepad พมพขอความตามทแจงในขนตอนการท า verify เชน

รปท 156: สรางไฟล HTML ดวย Notepad

O บนทกไฟลเปน HTML ในชอทก าหนด

รปท 157: บนทกไฟล HTML


· Upload HTML ไฟล นนไปยง hosting ของทาน

O ตวอยางการใช FTP software ในการ upload ไฟล ซงโดยทวไปจะมการท างานงายๆ คอ

§ สราง connection ไปยง hosting ของโดเมน

§ เลอกไฟลทตองการแลวกดป ม Upload

รปท 158: Upload ไฟล HTML ดวยโปรแกรม FTP

O ตวอยางการใช Browser ในการ upload ไฟล

§ เปด browser พมพ ftp://yourdomainname เมอ yourdomainnname

คอชอโดเมนของทานแลวกด enter จะเปดหนาตางให ใส username และ password

รปท 159: ท า FTP ดวย Browser


§ ใส username และ password ของ FTP แลวกดป ม OK จะเปดหนาแสดงรายการไฟลตางๆ บนโดเมน

รปท 160: ใส Username และ password เพอเขาส FTP site

§ Copy ไฟล HTML ทสรางไวไป Paste ลงในรายการไฟลนน เพยงเทานกสามารถ upload ขอมลไดแลว

รปท 161: Upload ไฟล HTML ไปยง FTP site

11.1.2. การต งคา CNAME

ส าหรบการตงคา CNAME เพอท าการ verify domain ownership นนมรายละเอยดใน

ขอ 11.2.1. และ 11.3.1.


11.2. ตวอยางการต งคา DNS โดยแกไขท Text file (Linux server)

โดยทวไปการตงคา DNS บน Linux server นน admin ของระบบสามารถตงคาตางๆ โดย

เขยนลงใน text file ทก าหนด ดงตวอยางดานลาง โดยจะแบงเปน 2 สวนหลกๆ ทเกยวของกบ

การตงคาส าหรบ Google Apps ดงน

รปท 162: ตวอยางการต งคา DNS ดวย Text file บน Linux

10.2.1. การก าหนด CNAME เพอ verify domain ownership

ส าหรบการตงคา CNAME เพอ verify domain ownership นนจะตองท าการตง

คา CNAME ใหม Data เปนตามท Google Apps คอก าหนดเชน google34207c0237a63a และ

ก าหนด destination เปนgoogle.com ดงตวอยางดานลางน

รปท 163: ต งคา CNAMEเพอ verify domain ownership

11.2.1. Activate Email service

ส าหรบการตงคา DNS เพอ Activate Email service นนจะตองท าการตงคา MX ให

ม Data เปนตามท Google Apps ก าหนดดงน

รปท 164: ต งคา MX เพอ Activate Email


11.2.2. การก าหนด Web address ของบรการตางๆ ใหเปน Custom URL

ส าหรบการตงคา DNS เพอก าหนด Custom URL นนจะตองท าการตงคา CNAME ให

ม Data เปนตามท Google Apps คอก าหนดชอ CNAME ตามททานตองการ และ

ก าหนด destination เปนghs.google.com ดงตวอยางดานลางน

รปท 165: ต งคา CNAME เพอท า Custom URL ของบรการคาง ๆ

11.3. ตวอยางการต งคา DNS โดยใช web-based application

โดยทวไปการใชบรการ Hosting จะเตรยมบรการ Web-based application control panel ให

ทานสามารถเขามาจดการตงคา DNS ไดเอง ซงแตละ Application จะมการท างานทคลายๆ กน

ส าหรบตวอยางในเอกสารเลมนจงเปนเพยงตวอยางหนง เพอใหทานสามารถใชเปนแนวทางใน

การตงคา DNS ในระบบ control panel ของทานเองได ดงมขนตอนในการตงคาคราวๆ ดงน

· เมอ Sign-in เขาสระบบ Control panel ของทานแลว ใหเขาไปยงฟงกชนในสวน

ของการจดการ Domain ซงในตวอยางนคอการกดทป ม DNS Zone Editor

รปท 167: ตวอยางการต งคา DNS ดวย Control panel แบบ Web-based

application

· ท าการเปลยนคา DNS records โดยเลอกประเภทของ records กอน ซงมใหเลอก

คอ A, MA, NS, TXT และ CNAME

· ตวอยางหลกๆ ทตองท าการ ตงคา DNS มดงน

11.3.1. การก าหนด CNAME เพอ verify domain ownership

ส าหรบการตงคา CNAME เพอท าการ verify domain ownership นนจะตองท าการตง

คา CNAME ใหม Data เปนตามท Google Apps ก าหนดดงน


· เลอก Record Type เปน CNAME

· ใส Record Name เปนชอตามทก าหนดเชน google34207c0237a63a (จะแตกตางกนไปตามแตละโดเมน ) เปนตน

· ใส Record Data ใหช ไปท google.com

รปท 168: การต งคา CNAME เพอ Verify domain ownership

· รายการ DNS – CNAME จะมาแสดงในตาราง DNS records

รปท 169: รายการ CNAME

11.3.2. Activate Email service

ส าหรบการตงคา DNS เพอ Activate Email service นนจะตองท าการตงคา MX ให


· เลอก Record Type เปน MX

รปท 170: การต งคา MX

· ใส Record Data (MX Server address) และ MX Priority (Priority) ตามตาราง (ใส

ใหมากทสดเทาทสามารถใสได )

MX Server address Priority ASPMX.L.GOOGLE.COM. 1 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. 10


รปท 171: การต งคา MX เพอ Activate Email

· รายการ DNS – MX จะมาแสดงในตาราง DNS records

รปท 172: รายการ MX


11.3.3. การก าหนด Web address ของบรการตางๆ ใหเปน Custom URL

ส าหรบการตงคา DNS เพอก าหนด Custom URL นนจะตองท าการตงคา CNAME ให


· เลอก Record Type เปน CNAME

· ใส Record Name เปนชอทตองการ เชน start ส าหรบบรการ start page เปนตน

· ใส Record Data ใหช ไปท ghs.google.com

รปท 173: การต งคา CNAME เพอ verify การก าหนด Custom URL

· รายการ DNS – CNAME จะมาแสดงในตาราง DNS records

รปท 174: รายการ CNAME ของ Custom URL

……………………………………………………………


Appendix

Email Security

For more details and instructions, see Guidelines for Using Regular

Expressions, RE2 Syntax for Regular Expressions, and Examples of Regular

Expressions.

Update Features

http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?hl=en&answer=1346938



http://code.google.com/p/re2/wiki/Syntax





Apps Script

คอการเขยน Script เขยนขนมาท างานเพมในเฉพาะดาน เพราะแค

การท างานของ Google Apps นนยงไมเพยงพอ

Create a First Script

More Examples

References

[1] Pornthip. (2010). Google Apps - Administration Guide. Available:

http://www.pornthip.com/googleapps/GoogleApps_Admin_V2.0.htm. Last accessed 25th

April 2012.

[2] Google. (2012). Google Apps for Education. Available:

http://www.google.com/apps/intl/en/edu/. Last accessed 25th April

https://developers.google.com/apps-script/articles/yourfirstscript?hl=th

https://developers.google.com/apps-script/articles?hl=th

google apps administration guide 0.6

Education

domain ownership

domain settings

domain names

google apps suporting

user setting

organization users groups

acivate email

user details