gestión de documentos.ppt

8/18/2019 Gestión de Documentos.ppt

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CURSO DE PLANIFICACIÓN YORGANIZACIÓN

TERCERA UNIDAD

DOCUMENTOS DE GESTIÓN


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Tema Instrumentos de Gestión de la

Administración Pública.Reglamento de Organización y Funciones.Cuadro para Asignación de Personal.Manual de Organización y Funciones.Inventario y Manual de Procedimientos Texto Único de Procedimientos Administrativos.

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN


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NATURALEZAUnión de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunesmediante el uso de recursos

TIPOS DE ORGANIZACIONES

1) Según su Naturaleza Jurídica

* Públicos * Privadas * Mixtas

2) Por sus Resultados o Productos 2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas

- Manufacturas - Pesquería- Agricultura - Construcción- Minería - Transporte

2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios* Educación * Religión* Salud * Ideologías* Cultura * Entretenimiento* Científicos * Investigación* Servicios

ORGANIZACIONES – SUNATURALEZA


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Ley Orgánica / Estatuto

Reglamento de Organización y Funciones

Cuadro para Asignación de Personal

Manual de Organización y Funciones

Plan Operativo Institucional

Manuales de Políticas

Presupuesto Analítico de Personal

Manual de Procedimientos

Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA

Guía de Servicios al Ciudadano

FORMALIZACIÓN DE ORGANIZACIONESPÚBLICAS


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Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales yEs un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y

atribuciones especificas.atribuciones especificas.

ESTRUCTURA DEL ROFESTRUCTURA DEL ROF

INTRODUCCIONINTRODUCCION

INDICEINDICE

GENERALIDADESGENERALIDADES

TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES

GENERALESGENERALES

TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES

TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL

TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL

GLOSARIO DE TERMINOSGLOSARIO DE TERMINOS

BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN YFUNCIONES (ROF)


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Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF.

La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio quecomprenda

La disposiciones legales administrativas de creación La factibilidad de implementar la organización propuesta Los principales servicios que corresponda a la organización El sustento técnico de la estructura y funciones

El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión.

Para establecer los tipos de órganos Para establecer campos funcionales Precisar atribuciones funcionales Precisar responsabilidades funcionales Precisar la interrelaciones funcionales

Determinar el régimen laboral Determinar el régimen económico financiero Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control

El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DEORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)


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El ROF tendrá las siguientes características

Debe estar organizado en una forma sistemática

Debe contener información pertinente concreta y clara

Debe ser redactado en términos de fácil lectura y

comprensión

Debe ser presentado e impreso para permitir su fácilmanejo

Su contenido se presentara en títulos,capítulos y artículos


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Comprende las siguientes etapas

FORMULACIÓN

APROBACIÓN

DIFUSIÓN

ACTUALIZACIÓN

ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF


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Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.

Determinación de las funciones.

Agrupación de las funciones.

Por sistemas. Por proceso administrativo. Por funciones u órganos.

Determinación de la estructura orgánica.

METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DELROF


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Debe previamente definirse la política institucional sobrelos niveles jerárquicos y sobre los tipos deDepartamentalización.

El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la base de los siguientes criterios.

Objetividad.Simplicidad.Funcionalidad.Flexibilidad.

Economía de recursos.Separación de funciones y atribuciones.

METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LAESTRUCTURA ORGÁNICA


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Órganos de Alta Dirección. Órganos Consultivos. Órganos de Control Institucional. Órganos de Apoyo. Órganos de Línea

Técnicos Normativos de Ejecución. Órganos Desconcentrados.

Estos órganos podrán desagregarse en otras unidadesorgánicas de menor nivel de acuerdo a laespecialización, carga de trabajo, complejidad, servicios yproductos a producir.

LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON:


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CRITERIOS PARA EL PROCESO DEDEPARTAMENTALIZACIÓN

Por funciones o propósitos.

Por procesos o técnicas.

Por productos.

Por clientes.

Por territorio.

Por turnos.

Mixtas.


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REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP /DNR)

INTRODUCCIÓN.

ÍNDICE.

TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES Naturaleza jurídica Entidad de la que depende Jurisdicción Funciones generales Base legal.

TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo deórganos.

Funciones de cada órgano y unidades estructuradas

INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DELOS RUBROS QUE CONTIENE EL ROF

http://batiburrillo.redliberal.com/imagenes/Knowledge.jpg


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TITULO TERCERO TITULO TERCERO

De las Relaciones Interinstitucionales.De las Relaciones Interinstitucionales.

TITULO CUARTO TITULO CUARTO

De las disposiciones complementarias y finales.De las disposiciones complementarias y finales.

ANEXO ANEXO

ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL

GLOSARIO DE TERMINOSGLOSARIO DE TERMINOS


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Observar las disposiciones sobre creación, organización yObservar las disposiciones sobre creación, organización yfunciones, referidas al proceso de modernización yfunciones, referidas al proceso de modernización ydescentralización.descentralización.

Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad. Observar el principio de especialidad.Observar el principio de especialidad. Observar el principio de legalidad de las funciones.Observar el principio de legalidad de las funciones. Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad Todas las funciones y competencias que le competan a la entidaddeben ser asignadas a algún órgano de esta.deben ser asignadas a algún órgano de esta.

Cuidar la coherencia entre asignación de competencias yCuidar la coherencia entre asignación de competencias yrendición de cuentas.rendición de cuentas.

La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrioLa estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrioentre las necesidades de jerarquización de la autoridad y deentre las necesidades de jerarquización de la autoridad y decoordinación entre órganos.coordinación entre órganos.

CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DELROF


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NIVELESNIVELES

ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICONIVELES JERÁRQUICO

1er Nivel1er Nivel ALTA DIRECCIÓN ALTA DIRECCIÓN

2do Nivel2do NivelÓRGANOS DE LÍNEAÓRGANOS DE LÍNEA ÓRGANOS DEÓRGANOS DE

ASESORAMIENTO Y ASESORAMIENTO Y

ÓRGANOS DE APOYOÓRGANOS DE APOYO

3er Nivel3er Nivel

UNIDADESUNIDADES

ORGÁNICAS DEORGÁNICAS DE

ÓRGANOS DE LÍNEAÓRGANOS DE LÍNEA

Unidades orgánicas deUnidades orgánicas de

órganos deórganos de

asesoramiento y deasesoramiento y deapoyoapoyo

NIVELES ORGANIZACIONALES


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El CAP es un documento técnico normativo de gestiónEl CAP es un documento técnico normativo de gestióninstitucional que contiene los cargos necesarios de unainstitucional que contiene los cargos necesarios de unadependencia para su óptimo funcionamiento en base a ladependencia para su óptimo funcionamiento en base a laestructura de la organización vigente, prevista en el ROF.estructura de la organización vigente, prevista en el ROF.

El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento deEl CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de

Organización y Funciones y la clasificación de cargosOrganización y Funciones y la clasificación de cargosinstitucional vigente.institucional vigente.

El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión deEl CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión dela planta orgánica de una Entidad para un periodo definido,la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido,asimismo, como un documento de regulación para la previsión deasimismo, como un documento de regulación para la previsión deplazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL(CAP)

REF.: D.S. N° 043-2004-PCMREF.: D.S. N° 043-2004-PCM


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Analizar los Objetivos. Analizar los Objetivos.

Determinar las Funciones Básicas.Determinar las Funciones Básicas.

Establecer la Estructura Básica.Establecer la Estructura Básica.

Determinar Actividades Servicios Productos.Determinar Actividades Servicios Productos.

Establecer Planta Orgánica.Establecer Planta Orgánica.

Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.

Establecer la Nomenclatura de Cargo.Establecer la Nomenclatura de Cargo.

Formular el CAP.Formular el CAP.

METODOLOGÍAS PARA ESTABLECERNECESIDADES DE CARGOS


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CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cadaEl alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cadaunidad orgánica.unidad orgánica.

Complejidad de estas acciones.Complejidad de estas acciones.

Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debeCantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener. brindar u obtener.

Disponibilidad Presupuestal.Disponibilidad Presupuestal.

Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a laHombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la

Unidad Orgánica.Unidad Orgánica.

Dificultad de obtención de determinado personal idóneo paraDificultad de obtención de determinado personal idóneo paradeterminar cargos.determinar cargos.

CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y CANTIDAD DE LOS CARGOS


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SECTOR: COD:ENTIDAD: Nº HOJA:

0101

0404

0202

Director EjecutivoDirector EjecutivoDirector de Sistema Adua IIDirector de Sistema Adua II

Espec. Planificación IIEspec. Planificación II

Espec. Racionalizac. IIIEspec. Racionalizac. III

0101

02-0502-05

06-0706-07

Total Total

NecesarioNecesarioCargoCargo

EstructuralEstructuralCargoCargo

ClasificadoClasificadoNºNº

OrdenOrden

CUADRO PARA ASIGNACIÓN DEPERSONAL (CAP)


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FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DEPERSONAL (CAP)


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1! "#$%&$'#

JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.

CONCEPTO DEL MOF.

FINES Y USO DEL MOF.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.

MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES


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Ley Orgánica de Creación.

Estatuto.

Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

Manual de Organización y Funciones (MOF).

Manual de Procedimientos.

ERARQUÍA FUNCIONAL DE LOSDOCUMENTOS DE GESTIÓN


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El Manual de Organización y Funciones, es undocumento normativo que describe las funcionesespecificas a nivel de cargo o puesto de trabajodesarrollándolas a partir de la estructura orgánicay funciones generales establecidas en elReglamento de Organización y Funciones, asícomo en base a los requerimientos de cargos

considerados en el Cuadro para Asignación dePersonal.

CONCEPTO DE MOF


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REFERENCIA LEGAL

DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR Metología y Lineamientos para formular el MOF

ALCANCE

EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DELA ADMINISTRACION PUBLICA.

NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DELMOF

NATURALEZA DEL MOF


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Es un documento normativo que describe las funcionesespecificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de

la estructura orgánica y funciones generales establecidaspara cada dependencia orgánica en el respectivoreglamento y funciones de la entidad así como a losrequerimientos y nomenclatura de los cargos consideradosen el Cuadro para Asignación de Personal.

NATURALEZA DEL MOF

CARACTERÍSTICA

El MOF no será empleado para crear nuevas unidadesorgánicas distintas a las contenidas en el ROF.

No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de losestablecidos en el CAP.

El MOF se elaborará independientemente en cada unidadorgánica establecido en el segundo nivel organizacional.


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Determinar las funciones especificas, responsabilidades,autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de laestructura orgánica de cada dependencia.

Proporcionar información a los trabajadores sobre sus

funciones y ubicación dentro de la estructura generalde la organización así como las interrelaciones formalesque corresponda.

Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa. Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y elde adiestramiento y orientación de personal en servicio.

FINALIDAD DEL MOF

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


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NATURALEZA

Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y

funciones de la dependencia de la que tratan, lasrelaciones decada unidad y de cada cargo, así como la especificación de laautoridad y responsabilidad inherente al cargo, líneas deresponsabilidad, canales de comunicación, etc.

FINALIDAD

Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado lanaturaleza y amplitud del trabajo.

Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructurageneral de la dependencia y sus respectivas funciones

Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos.

Describen las interrelaciones formales y funcionales de lasunidades y cargos al interior y exterior

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


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ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Estructura del MOF.

Introducc!n.

Fnaldad alcance.

A"ro#ac!n $ actual%ac!n.

&ase le'al.

O#(et)os.

*ol+tcas.

L+neas de autordad, res"onsa#ldad $ coordnac!n.

Funcones 'enerales.

Or'an%ac!n.

Funcones de las undades estructurales.

Cuadro or'-nco de as'nac!n de car'os.

Funcones es"eccas a n)el de los car'os.

Or'an'ra/a.

CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF


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PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)

INDICE (CONTENIDO)

ASPECTOS GENERALES

OBJETO DEL MANUAL

FINALIDAD

ALCANCE

BASE LEGAL

APROBACION (ACTUALIZACIÓN)

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO

CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

INDICE DE CARGOS

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF (DIRECTIVA N* ++1,-.,INAP/DNR)

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF


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O0!$'0!2! &3%04"%40!5 &5 60!$#




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Hoja de Especificación de Funciones

(Alternativa A)

1 FUNCIONES ESPECIFICAS !

7

"

&

8 9

$ L!3 &23 ;4& 5& !3'$& &5 (C!0#

&5 &8& '$2&'!%# 34


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Describe acciones a realizar.

Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).

Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica.

Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea,organiza, dirige, coordina, supervisa, controla).

Describir las funciones en orden de importancia y/o según lasecuencia de su ejecución.

Describir las funciones permanentes y las periódicas.

Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige,

participa y opina, selecciona, convoca, etc).

CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES


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FORMULACIÓNFORMULACIÓN

PLANEAMIENTOSPLANEAMIENTOS RE COPILACION DE LA INFORMACIÓNRE COPILACION DE LA INFORMACIÓN ESTUDIO DE ANALISISESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTOREDACCION DEL PROYECTO

APROBACIÓN APROBACIÓN

IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓNIMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN

DIFUSIÓNDIFUSIÓN

ACTUALIZACIÓN ACTUALIZACIÓN

ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF


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Contenido:

Denominación de la unidad orgánica a la cualpertenece el cargo

Denominación del cargo Funciones generales Funciones especificas Líneas de autoridad y responsabilidad Dependencia directa Cargos que supervisan

Requisitos mínimos (especificaciones)

Formación Experiencia Alternativa

MODELO DE OA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

DIRECTIVAS


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OBJETO

FINALIDAD

ALCANCE

BASE LEGAL

VIGENCIA

NORMAS GENERALES

NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS

PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMA

DIRECTIVAS

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS


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FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES.

11, F'$!5'!• C#$%!0 "#$ C4!0# & N&"&3'!&3 & B'&$&3

S&0>'"'#3 4 O70!3 &5 &5 M'$'3%&0'#

1=, B!3& L&!5• L& N* =11 – L& G&$&0!5 &5 S'3%&2! &5

P0&34


41/54

1?, R&;4'3'%#3• Con)ocatora ocal $ crono'ra/a "ara

nco $ desarrollo del *roceso dedesarrollo de 0or/ulac!n del Cuadro deNecesdades de &enes $ Ser)cos de laEntdad 1Drect)a u Oco2

•

Cat-lo'o de &enes $ Ser)cosactual%ado.

D40!"'6$• Tres 1342 /eses.

1., E%!


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43/54

REFERENCIAS:

Á


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Su aplicación es en todas lasentidades de la AdministraciónPública.

La Ley regula las actuacionesde la función administrativadel Estado y el procedimientoadministrativo común

desarrollados en las entidades.

ÁMBITO Y CONTENIDO


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Es establecer el régimen jurídico aplicable

para que la actuación de la Administración

Pública, sirva a la protección del interésgeneral, garantizando los derechos e

intereses de los administrados y con

sujeción al ordenamiento constitucional y

jurídico en general.

FINALIDAD


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Se sustenta que fundamentalmente en:

P. Legalidad. Debido procedimiento. Impulso de Oficio Razonabilidad. Imparcialidad.

Informalismo. Presunción de veracidad. Conducta procedimental. Celeridad. Eficacia. Verdad material. Participación Simplicidad. Uniformidad Predictibilidad. Privilegio de contratos posteriores.

PRINCIPIOS


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Son las declaraciones de lasentidades que, en el marco denormas de derecho público,están destinadas a producirefectos jurídicos sobre losintereses, obligaciones oderechos de los administradosdentro de una situación

concreta.

ACTOS ADMINISTRATIVOS


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Son el conjunto de actos y diligenciatramitadas en las entidades,

conducentes a la emisión de un actoadministrativo que produzca efectos jurídicos, individuales oindividualizables sobre intereses,obligaciones o derechos de los

administrados.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS


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Procedimientos de aprobación automática. De evaluación previa por la entidad.

Silencio Positivo.

Silencio Negativo.Cada entidad señala estosprocedimientos en su Texto Único deProcedimientos Administrativos TUPA.

CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO


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30 DIAS HÁBILESSALVO DISPOSICIÓNPOR LEY O DECRETOLEGISLATIVO .

PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DE EVALUACIÓN PREVIA

LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO


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Los procedimientos requisitos ycostos administrativos seestablecen por la máximaautoridad de la entidad.

Los procedimientos deben sercompendiados y sistematizadosen el TUPA, y aprobados por laentidad.

Incurre en responsabilidad laautoridad que procede de modo

diferente.

LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO

CONTENIDO DEL TUPA


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Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieranpara satisfacer los intereses, los derechos de los administrados – querequieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuentecon respaldo legal expresado en el TUPA.

Descripción clara y taxativa de todos los requisitos. La calificación de cada procedimiento (evaluación previa oaprobación automática.

Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, conindicación de monto y forma de pago, expresado en UIT. Las vías de recepción para acceder a los procedimientos. La autoridad competente para resolver en cada instancia y losrecursos a interponerse .

Los formularios que se sean empleados durante la tramitación

NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos serviciosprestados en exclusividad por las entidades

CONTENIDO DEL TUPA

APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA


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El TUPA es aprobado por lamáxima autoridad en laentidad.

Cada 2 años las entidades estánobligadas a publicar el integrodel TUPA y cuando seintroduzcan modificaciones.

APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA

FORMATO NUEVO – TUPA


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Ref.: DS Nº 0!"!00#"PCM

gestión de documentos.ppt

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