Functional areas ‐ purpose A functional area is assigned to each cost object to classify expenses into the function it supports for reporting purposes. 

The functional area has two primary purposes: It determines how expenses are categorized in the annual audited 

financial statement. It controls how operating expenses and costs associated with space are 

treated when calculating the Facilities & Administrative (F&A) rate used to charge grants for indirect costs. 

In addition, functional area is used for internal budgeting purposes.

Functional areas ‐ SAPFunctional area is a Master Data attribute represented by a 4 digit numeric field which can be seen using the following transactions:

FMSC‐Additional UK Funds Center Attributes for Funds Center/Cost Center

FM5S‐Additional UK Fund Fields for Fund

Functional areas – New object Included when requesting a new object (cost center) :

Functional area – criteriaFunctional area is determined based on:  The use of the cost object.  This is usually determined by the purpose of the cost center, but can also be determined by the location and purpose of the department that will be using the cost center.  

Functional area – reportDepartments can review expenses by functional area for their cost centers by using  a new report located in BW web reporting, FI financial accounting/Special Ledger: Functional area by cost center

Query report by using fiscal year period, department, business area or cost center

Contact General Accounting if there are any discrepancies To be published by BW team in near future. Will send out notice when ready.

In interim, possible to drilldown on functional area in BW monthly report.   

Changing Existing Functional Areas Changes to a cost object’s existing functional area are not allowed in SAP.

A functional area change requires a new cost object in SAP.

Functional areas are categorized as follows: 01xx ‐ Instruction 02xx ‐ Research 03xx ‐ Public Service 04xx ‐ Academic Support 05xx ‐ Student Services 06xx ‐ Institutional Support 08xx‐ Student Financial Aid 10xx ‐ Operations and Maintenance of Plant 11xx ‐ Auxiliary Enterprises – Athletics 12xx ‐ Auxiliary Enterprises – Other auxiliary services 13xx ‐ Auxiliary Enterprises – Housing and Dining 14xx ‐ Hospitals and Clinics

InstructionThe instruction category includes expenses for all activities that are part of an institution's instruction program. 

0110 General Academic Instruction 0120 Vocational/Technical 0130 Community Education 0140 Preparatory/Remedial Instruction 0150 Summer and Special Session

ResearchIncludes all expenses for activities specifically organized to produce research.

0210 Institutes and Research Centers 0220 Individual and Project Research  0230 Departmental Research

Public ServiceIncludes expenses for activities established primarily to provide noninstructional services beneficial to individuals and groups external to the institution. 

0310 Patient Services 0320 Community Services  0330 Cooperative Extension Services 0340 KMSF Patient Care

Academic SupportIncludes expenses incurred to provide support services for the institution's primary missions: instruction, research, and public service.

0410 Libraries 0420 Museums and Galleries  0430 Educational Media Services 0440 Academic Support Information Technology 0450 Ancillary Support 0460 Academic Administration, Personnel Development, and Course & Curriculum Development

Student ServicesIncludes expenses incurred for offices of admissions and the registrar and activities with the primary purpose of contributing to students’ emotional and physical well‐being and intellectual, cultural, and social development outside the context of the formal instruction program. 

0510 Student Service Administration 0520 Social and Cultural Development  0530 Counseling and Career Guidance 0540 Student Admissions and Records 0550 Financial Aid Administration 0560 Student Health Services

Institutional SupportIncludes all expenses for central, executive‐level activities concerned with management and long‐range planning for the entire institution.

0610 Executive Management 0620 Fiscal Operations  0630 General Administration 0670 Public Relations and Development 0690 Staff Benefits

Student Financial AidIncludes expenses for scholarships and fellowships in the form of grants to students, resulting from selection by the institution or from an entitlement program.  Also includes trainee stipends, prizes, and awards. 

0810 Both Graduate and undergraduate Student Scholarships

0811 Graduate Student Scholarships 0812 Undergraduate Student Scholarships 0820 Fellowships 

Operations and Maintenance (O&M) of PlantIncludes all expenses for the administration, supervision, operation, maintenance, preservation, and protection of the institution's physical plant. 

1010 Physical Plant Administration 1020 Custodial Services 1030 Utilities 1040 Bldg Repairs & Maintenance, Care & Repair of Grounds, and Utility Lines Maintenance & Repair

1050 Debt Service – Educational and General 1060 Other Maintenance and Operation Expense

Auxiliary EnterprisesAn auxiliary enterprise exists to furnish goods or services to 

students, faculty, staff, other departments, or incidentally to the general public, and charges a fee directly related to, although not necessarily equal to, the cost of the goods or services. The distinguishing characteristic of an auxiliary enterprise is that it is managed as an essentially self‐supporting activity. 

Athletics, functional areas 11xx. Housing and Dining, functional areas 13xx. Auxiliary Services

1240 Faculty & Staff Aux Services – includes all expenses for auxiliary enterprise activities primarily intended to provide a service to the faculty, staff or both.   

1250 Other Auxiliary Services – includes expenses for all other auxiliary enterprises.

Hospitals and Clinics 1400 Hospital and Clinics:  Includes all the expenses of operating a hospital and only  used with Hospital department cost centers.

Questions? The Business Procedures Manual includes comprehensive descriptions of functional areas  in document E‐17‐16, which can be found at this link: http://www.uky.edu/EVPFA/Controller/files/BPM/E‐17‐16.pdf 

Contact at General Accounting: Amy Quire ‐ Accounting Coordinator amquir2@uky.edu 859‐257‐2949