formacao de auditores_tecnicas de auditoria

Curso de Técnicas de Auditoria 1

Referenciais:

• NP ISO 19011:2003

• NP ISO 14001:2004


OBJECTIVOS DA ACÇÃO

• Desenvolver conhecimentos e competências genéricas de auditores de sistemas de gestão

• Conhecer as linhas de orientação para auditorias a Sistemas de Gestão (NP ISO 19011:2003)

• Aplicar algumas técnicas de auditoria utilizando como referencial exemplo a NP ISO 14001:2004


PLANEAMENTO DA ACÇÃO

• Conceitos e princípios de auditoria

• Características de um auditor

• Abordagem de auditoria

• Actividades de auditoria:

– Programa de Auditorias

– Preparação da auditoria

– Execução da auditoria

– Relatório e fecho da auditoria

– Seguimento da auditoria


CONCEITOS E PRINCÍPIOS

AUDITORIAAUDITORIA• Processo sistemático, independente e documentado

• Para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios de auditoria são satisfeitos

Auditoria Interna = A. de Primeira Parte (própria organização)

Auditoria Externa = A. de Segunda (partes com interesse na

organização) ou Terceira (entidade externa independentes) Partes

Auditoria Combinada = vários referenciais

Auditoria Conjunta = várias organizações ao mesmo auditado



CRITÉRIOS DE AUDITORIA:CRITÉRIOS DE AUDITORIA:

Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos (referência em relação à qual as evidências de auditoria são comparadas)

EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA:EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA:

Registos, afirmações factuais ou outra informação, que sejam verificáveis e relevantes para os critérios de auditoria (podem ser qualitativas ou quantitativas)

Critérios de auditoria

Evidências de auditoria



CONSTATAÇÕES DA AUDITORIA:CONSTATAÇÕES DA AUDITORIA:

Resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios de auditoria (C/NC ou OM)

CONCLUSÕES DE AUDITORIA:CONCLUSÕES DE AUDITORIA:

Resultados finais de uma auditoria, decididos por uma equipa auditora após ter tido em consideração os objectivos da auditoria e todas as constatações da auditoria

Critérios de auditoria

Evidências de auditoria



EXEMPLO: FACTO ou DEDUÇÃOEXEMPLO: FACTO ou DEDUÇÃO

“O Sr. Pires, um comprador da empresa MÁ SORTE tinha uma reunião marcada às 12.30 horas no escritório do Sr. Simões, para discutir os termos de um grande pedido. No caminho para esse escritório, o comprador escorregou no chão recém encerado e, como resultado, ficou gravemente ferido numa perna.

Quando o Sr. Simões foi informado do acidente, o Sr. Pires estava a caminho do hospital para tirar radiografias. O Sr. Simões telefonou para o hospital para saber notícias, mas ninguém parecia saber nada a respeito do Sr. Pires. É possível que o Sr. Simões tenha telefonado para o hospital errado.”



PRINCÍPIOS DE AUDITORIA:PRINCÍPIOS DE AUDITORIA:

• Conduta ética (confidencialidade)

• Avaliação imparcial (rigor)

• Devido cuidado profissional (competência)

• Independência

• Abordagem baseada em evidências:

• A evidência de auditoria é verificável

• Baseia-se em amostras da informação disponível dado que uma auditoria é conduzida num período de tempo finito e com recursos finitos


AUDITOR

AUDITOR:AUDITOR:

Pessoa com competência para realizar uma auditoria

(Competência = atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada de aplicar conhecimentos e saber fazer)

Qualidade

Qualidade – conhecimentos e

técnicas específicas(7.3.3)

Ambiente

Ambiente – conhecimentos e

técnicas específicas(7.3.4)

Conhecimentos e técnicas genéricas

(7.3.1 e 7.3.2)

Escolaridade Experiência em Formação em Experiência auditorias auditorias profissional

(7.4)

Atributos pessoais(7.2)

Ponto 7. Competência e avaliação de auditores


Características de um Auditor

• Ser ético, íntegro e imparcial• Saber ouvir e comunicar• Ser diplomata• Ter espírito aberto e atitude positiva• Ter sentido de observação e perspicaz• Ser versátil e tenaz• Ser decido e auto-confiante• Nunca chegar atrasado

AUDITOR


Funções de umAuditor Coordenador

• Constituir e orientar a equipa de auditores

• Planear os trabalhos• Coordenar a auditoria• Comunicar com a empresa auditada• Evitar e resolver conflitos• Coordenar e preparar o relatório

AUDITOR


Não deve interferir com o normal funcionamento da Empresa

O auditor vai em busca da CONFORMIDADE!

AUDITOR


• Tempo e espaço

• Linguagem corporal

• Para-linguagem verbal

• Barreiras à comunicação

ABORDAGEM DE AUDITORIA


Linguagem corporal

• Posturas, gestos• Expressões faciais• Comunicar grande quantidade de

informação• Mensagens não controladas

podem perturbar o auditado• Diferenças culturais



• Idioma• Velocidade• Tom de voz• Suavidade• Entoação• Paragens

vodafone


Para-linguagem


• Factores Físicos:– Fome– Sede– Descanso– Dor– Temperatura do ar– Ventilação e AC– Luminosidade– Poeiras perigosas– Gases e vapores ...


Barreiras à comunicação


• Factores Intelectuais:– Conceitos

– Terminologia

– Linguagem ...





• Factores Emocionais:– Segurança– Confiança– Medo– Intimidação– Desconforto ...



Abordagem da auditoriaCriar o clima adequado...

• Colocar o auditado à vontade• Remover os medos• Explicar o objectivo da auditoria• Explicar o porquê de retirar notas• ...



(Maus) hábitos a evitar

• Fingir que presta atenção• Reacção exagerada• Preocupação• Interromper quem está a falar• Prestar atenção sem olhar• Prestar atenção apenas ao que queremos ouvir• Usar o tempo de ouvir para preparar-se para a

próxima oportunidade de falar



Técnicas da entrevista

• As perguntas devem gerar informações relevantes

• As perguntas não devem– Sugerir respostas– Conter palavras ou implicações emotivas



Perguntas fechadas e directas• Perguntas fechadas:

– Resposta: Sim / Não

• Perguntas directas:– Resposta: Poucas palavras– Quando se pretende informação específica


• Desvantagem:– Não se consegue obter muita informação– Se usadas com frequência – parecer um interrogatório


O quê? Porquê? Como?

Quem? Quando? Onde?

– Geradoras de resposta informativa

– Limites! Pode levar ao desvio da conversa

Mostre-me por favor.


Perguntas abertas


• Efectuar perguntas abertas

• Evitar perguntas fechadas e directas

• Colocar perguntas esclarecedoras

• Evitar perguntas indutivas e/ou antagónicas

• Evitar interrogatório Entrelace as perguntas dentro da conversação geral

• Usar linguagem corporal

• Usar para-linguagem

• Ser amigável e diplomático


Técnicas da entrevista


• Não faça julgamentos

• Procure esclarecimentos• Peça para repetir ou solicite explicação

sobre determinado ponto

• Resuma o que foi dito para tirar dúvidas ou esclarecer mal entendidos

• ...


• Registos• Certificados de Formação• Procedimentos• …



– O auditor deve fazer anotações:• Abrangentes• Exactas• Precisas• Legíveis

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yf


Gestão do tempo na auditoria:

O tempo é sempre pouco:• Planeie bem a auditoria

• Não deixe que a auditoria se desvie do planeado

• Não “cave” em demasiado

• Não se focalize em trivialidades



ACTIVIDADES DE AUDITORIA







Autoridade sobre o Programa de

Auditorias

1. Estabelecimento do Programa de Auditorias

•Objectivos e extensão

•Responsabilidades

•Recursos

•Procedimentos

2. Implementação do Programa de Auditorias

•Calendarização das auditorias

•Avaliação dos auditores

•Selecção das equipas auditoras

•Direcção de actividades de auditoria

•Manutenção dos registos

3. Monitorização do Programa de Auditorias

•Monitorização e revisão

•Identificação de necessidades de acções correctivas e preventivas

•Identificação de oportunidades de melhoria

4. Melhoria do Programa de

Auditorias

Competência e avaliação dos

auditores

Actividades de auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIAS


A implementação de um programa de auditorias envolve:

• A comunicação do programa de auditorias às partes relevantes• A coordenação e a calendarização das auditorias e das outras actividades

relevantes para o programa de auditorias• O estabelecimento e a manutenção de um processo para a avaliação dos

auditores e o seu desenvolvimento profissional contínuo• A confirmação da selecção das equipas auditoras• O provimento dos recursos necessários às equipas auditoras• A confirmação da condução das auditorias de acordo com o programa de

auditorias• A confirmação do controlo dos registos das actividades das auditorias• A confirmação da revisão e da aprovação dos relatórios das auditorias e

da sua distribuição ao cliente e a outras partes especificadas• A confirmação do seguimento das auditorias, se aplicável



Exemplos:


(identificação da organização) PROGRAMA DE AUDITORIAS 2007 (Codificação do documento)

Área/Actividade (requisitos a auditar)

1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre

Armazenagem(4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7)

X

Áreas da Produção(4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7)

X

Áreas de Apoio(4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7)

X

Gestão de Topo(4.2, 4.3.3, 4.6)

X

Dep. Ambiente e Segurança(4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.7, 4.5.1,

4.5.2, 4.5.4, 4.5.5)

X X

Dep. Recursos Humanos(4.4.1, 4.4.2, 4.4.3)

X X

Dep. Informática e Documentação (4.4.4, 4.4.5, 4.5.3)

X

Aprovado: Data:


Exemplos:


(identificação da organização) PROGRAMA DE AUDITORIAS A FORNECEDORES 2007 (Codificação do documento)

FORNECEDOR Equipa Auditora

1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre

Quimicos (fornecedor de produtos químicos)

Equipa A X

Alimentar (prestador de serviço de refeitório)

Equipa B X

Manutenta (prestador de serviços de manutenção)

Equipa C X

... Equipa A

Aprovado: Data:


Exemplos:

PROGRAMA DE ACOMPANHAMENTO ISO

-14001:2004

ORGANIZAÇÃO: (e local se aplicável)

DATA:

DATA DE VALIDADE DO CERTIFICADO: PROGRAMA

Requisitos ISO 14001 1º ANO 2º ANO 3º ANO

4.1 Requisitos Gerais X X X

4.2 Política Ambiental X X

4.3 Planeamento

4.3.1 Aspectos Ambientais X X X

4.3.2 Requisitos Legais e Outros Requisitos X X

4.3.3 Objectivos, Metas e Programa(s) X X X

4.4 Implementação e Funcionamento

4.4.1 Recursos, Atribuições, Responsabilidades e Autoridade X X

4.4.2 Competência, Formação e Sensibilização X X

4.4.3 Comunicação X X X

4.4.4 Documentação X X X

4.4.5 Controlo dos Documentos X X

4.4.6 Controlo Operacional X X X

4.4.7 Prevenção e Capacidade de Resposta a Emergências X X

4.5 Verificação e Acções Correctivas

4.5.1 Monitorização e Medição X X X

4.5.2 Avaliação de Conformidade X X X

4.5.3 Não Conformidade, Acções Correctiva e Preventiva X X X

4.5.4 Registos X X

4.5.5 Auditoria do Sistema de Gestão Ambiental X X X

4.6 Revisão pela Direcção X X X

No. de Auditores/dia atribuídos 3 1 1

No. de locais 2 1 1

Período de Acompanhamento preparado por: NOME: DATA:

Comentários:


Registos do programa de auditorias:

A. Registos relacionados com as auditorias individuais:• Planos das auditorias• Relatórios das auditorias• Relatórios das não conformidades• Relatórios das acções correctivas e preventivas• Relatórios dos seguimentos das auditorias, se aplicável

B. Resultados da revisão do programa de auditorias

C. Registos relacionados com o pessoal auditor:• Competência do auditor e avaliação do desempenho• Selecção da equipa auditora• Manutenção e melhoria da competência

Os registos devem ser conservados e devidamente salvaguardados!



Ciclo de AuditoriaCiclo de AuditoriaIntervalo de tempo durante o qual todas as actividades de uma Intervalo de tempo durante o qual todas as actividades de uma

organização são auditadas - máximo organização são auditadas - máximo 33 anos anos

Critérios para a definição da frequência de auditorias:Critérios para a definição da frequência de auditorias:

• Natureza, dimensão e complexidade das actividadesNatureza, dimensão e complexidade das actividades• Significância dos impactes ambientais associadosSignificância dos impactes ambientais associados• Importância dos problemas detectados na sequência da auditoria anteriorImportância dos problemas detectados na sequência da auditoria anterior• Historial dos problemas de ambienteHistorial dos problemas de ambiente



Actividades de Auditoria

Seguimento da auditoria

Início da auditoria

Condução da revisão de documentos

Preparação para as actividades de auditoria no local

Programa de Auditorias

Preparação da auditoria

Preparação, aprovação e distribuição do relatório da auditoria

Fecho da auditoria

Relatório e fecho da auditoria

Execução da auditoria Execução da auditoria

Curso de Técnicas de Auditoria 37Adaptado de Ruth HILLARY (1993)

•Compreensão do sistema de gestão (discussão com o pessoal da instalação)

•Compreensão do sistema de gestão (discussão com o pessoal da instalação)

•Selecção das actividade(s) para auditoria•Obtenção do compromisso da administração

•Selecção das actividade(s) para auditoria•Obtenção do compromisso da administração

•Preparação do relatório de auditoria para a administração da empresa

•Preparação do relatório de auditoria para a administração da empresa

ACTIVIDADESPRÉ-AUDITORIA

ACTIVIDADESNA INSTALAÇÃO

ACTIVIDADESPÓS-AUDITORIA

•Definição dos objectivos da auditoria•Definição do âmbito da auditoria

•Definição dos objectivos da auditoria•Definição do âmbito da auditoria

•Avaliação dos pontos fortes e fracos do sistema de gestão•Conformidade com normas ambientais

•Avaliação dos pontos fortes e fracos do sistema de gestão•Conformidade com normas ambientais

•Preparação de um plano de acções correctivas•Definição dos mecanismos que assegurem esse plano

•Preparação de um plano de acções correctivas•Definição dos mecanismos que assegurem esse plano

•Definição da equipa de auditoria•Definição da equipa de auditoria •Recolha de dados relevantes

•Inspecção das condições de operação•Análise de documentos-empresa

•Recolha de dados relevantes•Inspecção das condições de operação•Análise de documentos-empresa

•Avaliação dos resultados da auditoria e determinação do desempenho ambiental

•Avaliação dos resultados da auditoria e determinação do desempenho ambiental

•Apresentação das conclusões à direcção da empresa

•Apresentação das conclusões à direcção da empresa

•Definição de papeis e responsabilidades

•Definição de papeis e responsabilidades

•Compreensão das actividades e dos sistemas de gestão•Apreciação da auditoria anterior ou do levantamento ambiental

•Compreensão das actividades e dos sistemas de gestão•Apreciação da auditoria anterior ou do levantamento ambiental

Sequência da auditoria



• Preparação

• Realização

• Relatórios

• Acompanhamento

• 40%

• 40%

• 10%

• 10%



• Confirmar– Sector/local/instalação a ser auditada– Âmbito da auditoria

• Recolher a informação/documentação necessária

• Analisar os elementos recebidos– Determinar a “quantidade” de trabalho– Número de elementos na Equipa

Preparação da Auditoria


• Definir os critérios de auditoria– Actividade/local a ser auditado

– Requisitos legais e outros que a Organização subscreva

• Realizar visita prévia, se necessário

• Definir a Equipa Auditora

• Elaborar o Plano de Auditoria



• Notificar o auditado– Enviar o Plano de Auditoria– Confirmar horário– Informar da necessidade de disponibilizar

guias de acompanhamento dos auditores– Preparação da logística da auditoria

• Viagens / Estadias• Local para trabalho


• Notificar a Equipa Auditora– Enviar o Plano de Auditoria– Confirmar o âmbito, datas e duração– Tarefas individuais– Resultado da análise da documentação– Logística


• Preparar os documentos para a auditoria– Elaborar/adequar as Listas de Verificação– Norma de referência– Impressos– ….

• Assegurar que toda a Equipa Auditora está preparada



Listas de verificação• Objectivo

– Assegurar a conformidade com normas/requisitos considerados

• Usadas– Em qualquer etapa: projecto, construção, arranque,

operação e paragem• Resultados

– Qualitativos, do tipo: Sim/Não/Não aplicável acerca da conformidade com normas/requisitos considerados



• Informação requerida– Baseia-se numa lista de questões pré-elaborada;

legislação e normalização em vigor; conhecimento da instalação

• Pessoal– 1 especialista para elaborar a lista e interpretar os

resultado; 1 técnico com treino para a aplicar

• Tempo e custo– Baixos; metodologia simples e pouco onerosa


Listas de verificação


Lista de Verificação - ISO 14001Exemplo:

Requisito da NormaConformida

de (C/NC)

Notas de auditor

4.2. Política Ambiental

A Gestão de Topo definiu a política ambiental da Organização?

A Gestão de Topo assegurou-se que a política ambiental da Organização:

a) é adequada à natureza, à escala e aos impactes ambientais das suas actividades, produtos e serviços ?

b) inclui um compromisso de melhoria contínua e de prevenção da poluição ?

c) inclui um compromisso de cumprimento dos requisitos legais aplicáveis e de outros requisitos que a organização subscreva relativos aos seus aspectos ambientais ?

d) proporciona o enquadramento para estabelecer e rever os objectivos e metas ambientais ?

e) está documentada, implementada e mantida?f) é comunicada a todas as pessoas que trabalham para a

organização ou em seu nome ? g) está disponível ao público ?



Listas de Verificação

Outros Exemplos:

Inspecção aos extintores


4.2/4.5.3/4.5.5/4.6Grupo A

4.3/4.5.1/4.5.2Grupo B

4.4.1/2/3/4.4.6Grupo C

4.4.4/5/4.4.7/4.5.4Grupo DObjectivos:

• Conhecer o referencial: ISO 14001

• Preparar uma lista de verificação/ Prep. da auditoria

Questões/ Documentos

Departamentos

Identificar/sistematizar:



Plano de Auditoria• Objectivo e âmbito da auditoria

• Data, local e duração da auditoria

• Constituição da equipa auditora• Identificação dos colaboradores da empresa com

responsabilidades directas no objectivo e âmbito da auditoria

• Documentos de referência

• Idioma utilizado em auditoria• Programa da auditoria

• Lista de distribuição do relatório de auditoria

• Observações



A EA propõe para a realização da auditoria o programa apresentado de seguida.

Dia Hora Local Área Funcional Assuntos/Processos Auditor(es) (Dia 1)

(Hora de

início)

(Administração /Gerência)

Reunião de Abertura: Apresentação da EA e da (Designação da Entidade). Análise do Plano de Auditoria. Confirmação do âmbito da Auditoria…

… … … - … (Dia n) … … … Reunião da EA … (Administração

/Gerência) Reunião de encerramento: Apresentação das Não Conformidades/observações eventualmente identificadas no decurso da auditoria e conclusões da mesma. Descrição do processo de certificação após a auditoria…



Planeamento de Reuniões em Auditoria

• Reunião de Abertura

– Realizada no inicio da Auditoria

• Reunião da Equipa Auditora

– Realizada(s) no decorrer da Auditoria

• Reunião de Fecho

– Realizada no final da Auditoria

O Auditor Coordenador preside às reuniões



EXECUÇÃO DA AUDITORIA• Condução da reunião de abertura

• Comunicação durante a auditoria

• Função e responsabilidades dos guias e observadores

• Recolha e verificação de informação

• Gerar constatações da auditoria

• Preparar as conclusões da auditoria

• Condução da reunião de fecho


• Reuniões formais de abertura e fecho:– Introdução/encerramento da auditoria

– Âmbito e Metodologia

– Plano de auditoria (abertura)

– Apresentação dos resultados (fecho)

Execução da Auditoria


Reunião de Abertura - Agenda

• Apresentar a equipa auditora

• Apresentar os elementos da Organização auditada

• Confirmar o objectivo e o âmbito da auditoria

• Confirmar os critérios a utilizar (norma ou outros)

• Verificar a necessidade de alterar o Plano de Auditoria

• Explicar que o processo de auditoria se baseia em técnica de amostragem



• Assegurar a confidencialidade de dados e resultados• Explicar como os resultados da auditoria são

relatados:– Não conformidade? Observações? Constatações? Outra??

• Assegurar que os guias estão disponíveis– e que receberam todas as informações da Auditoria

• Assegurar que os colaboradores da Organização auditada estão informados e conscientes de que se irá realizar a auditoria




• Confirmar a logística– Uso do gabinete de trabalho– Refeições– Etc.

• Discutir os requisitos de segurança a respeitar– EPI’s a utilizar– Áreas de Risco Elevado / Acesso Condicionado– …

• Providenciar, se necessário, a planta da instalação• Explicar a necessidade das Reuniões da EA e de Fecho• Esclarecer dúvidas e questões dos Auditados




• Comunicação entre os elementos da equipa auditora (EA)

• Comunicação entre a EA e o auditado– Comunicação imediata das constatações

– Ponto da situação periódico

– Comunicação eficaz


Comunicação durante a auditoria



Constatações da auditoria

Comparação com os critérios

Recolha e análise da informação

Pesquisa e Selecção

Verificação e análise

Revisão

Fontes de informação

Informação

Evidências da auditoria

Conclusões da auditoria


Entrevistas Observação das actividades e condições

de trabalho (equipamentos, controlo operacional)

Análise crítica de documentos: Documentos (política, objectivos, procedimentos,

instruções, licenças e autorizações, etc.)Registos (inspecções, actas de reuniões, relatórios, planos,

etc.)Bases de dados computorizadas e sítios de internet




Entrevistas – exemplo:



Objectivo: verificar o cumprimento de um procedimento do SGA que diz que o operador da ETARI deve registar o caudal de saída às 15h

Abordagem 1 (“Você faz mesmo o seu trabalho?”): “Você regista sempre o caudal de saída às 15h, não regista?” implicaria

invariavelmente a resposta “Sim”

Abordagem 2 (“Explique-me como é que o trabalho é feito e porquê”): “O procedimento diz que deve ser registado o caudal de saída às 15h. Isto é

razoável ou há alturas em que pensa que não é necessário proceder desta forma?”; a resposta poderá ser “Não, eu registo sempre o caudal de saída às 15h” ou “Eu acho que actualmente não faz sentido haver registo às 15h porque o processo alterou” levando à discussão do procedimento e, eventualmente à sua alteração.


Observação de actividades:



Área onde os impectes ambientais têm maior probabilidade de ocorrer (ex. ETARI, armazenagem de resíduos e SP, condutas)

Equipamentos, instrumentos, condições, controlo operacional e reacção a situações de emergência

• Para que é usado?• Pode causar impacte ambiental?• Foi calibrado? Posso ver o registo?• Qual a leitura? Está dentro dos critérios

operacionais aceitáveis?• Se não, já alguém notou isso? O que foi feito?


Análise crítica de documentação:



Amostragem significativa:

Controlo do processo de amostragem

Selecção de uma amostra significativa (sem regras simples):

Uma amostra de 10 registos num total de 20 é possível mas não vamos auditar 50% de um total de 2000 registos!


Exemplo de uma “linha” de auditoria:



Na reunião com a Gestão é referida a introdução de um novo processo de pintura com a instalação de novos equipamentos e contratação de novos colaboradores. Como este processo já está em laboração à cerca de 10 meses, pode ser usado para verificar a identificação e avaliação dos aspectos/impactes ambientais, a identificação dos requisitos legais e outros aplicáveis e a definição de objectivos, metas e programas de gestão ambiental.


Exemplo de uma “linha” de auditoria (cont.):



Será visitada a área na instalação onde o processo foi instalado, será verificado o controlo operacional, a preparação para situações de emergência e serão entrevistados os colaboradores (novos e antigos) deste processo.

Nos recursos humanos serão verificados os processos de descrição de funções e competências, formação e comunicação dos colaboradores anteriormente entrevistados.

Serão ainda analisados os registos de monitorização, medição, avaliação de conformidade e auditoria referentes àquele processo, bem como os registos de não conformidades, acções preventivas e correctivas, caso existam.


Reunião da Equipa Auditora• Assegurar que o âmbito da auditoria está a

ser cumprido• Permitir o cruzamento de constatações

entre os elementos da EA• Analisar e confrontar as Não Conformidades

e outras constatações identificadas• Preparar a Reunião de Fecho• Elaborar o Relatório da Auditoria



Evidências da Auditoria

Critérios de Auditoria

Constatações da Auditoria

Conforme Não conforme Oportunidade de Melhoria



REGISTO DE NÃO CONFORMIDADES

• Registo e descrição, de modo preciso, factual e exacto do que está errado

• Solidamente fundamentado em evidências objectivas e sustentado nas referencias apropriadas

• Explicação dos requisitos transgredidos



EVIDÊNCIAS OBJECTIVAS

Evidência factual de diferenças entre:– O Manual e os procedimentos associados– Os procedimentos e a práticas de trabalho

Falta de evidência de implementação de cláusulas da Norma

…



REGISTO DE NÃO CONFORMIDADES

• Descrição da falha e evidência(s) objectiva(s) que a suportam, com identificação exacta e detalhada dos documentos (designação, codificação, revisão, etc.) e/ou locais associados

• Identificação e citação do requisito da Norma, ou de qualquer outro critério de auditoria; é boa prática alocar uma não conformidade apenas a um requisito normativo



Reunião de Fecho• Agradecer a colaboração dos auditados

• Reconhecer as constatações positivas• Ser diplomático• Reafirmar confidencialidade• Reafirmar que a auditoria foi baseada numa

amostragem do Sistema de Gestão– Nem todas as NC poderão ter sido detectadas

• Solicitar que todas as questões e esclarecimentos fiquem para o final da apresentação do relatório

• Apresentar resultados• Não permitir a discussão de acções correctivas



RELATÓRIO E FECHO DA AUDITORIA

• Preparação do relatório de auditoria

• Aprovação e distribuição do relatório

• Fecho do processo de auditoria


• Utilizar palavras simples

• Utilizar uma redacção precisa

• Evitar a voz passiva

• Utilizar o discurso indirecto– passado simples

• Evitar abreviaturas

• Evitar siglas

• Utilizar os termos que a Empresa conhece

Relatório da Auditoria



• Objectivos da auditoria

• Âmbito da auditoria, particularmente a identificação da organização e unidades funcionais ou processos auditados e o período de validade

• Identificação do cliente da auditoria

• Identificação dos membros da equipa auditora

• Datas e locais onde as actividades de auditoria no terreno foram conduzidas

• Norma de referência da auditoria

• Resultados da auditoria

• Conclusões da auditoria



• Plano de auditoria• Lista dos representantes do auditado• Resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos

encontrados que possam denegrir a confiança e podem ser colocados nas conclusões da auditoria

• Confirmação que os objectivos da auditoria foram realizados dentro do âmbito da auditoria de acordo com o plano de auditoria

• Áreas não abrangidas, contudo dentro do âmbito• Opiniões divergentes, não resolvidas, entre a equipa

auditora e o auditado• Recomendações para melhoria, se especificado nos

objectivos de auditoria• Acordo de seguimento do plano de acções• Uma referência para a natureza confidencial do conteúdo• Lista de distribuição do relatório da auditoria


A auditoria não é...

• Um plano de acção

• Uma tentativa de apanhar o trabalhador em falta

• Uma lista de obrigações

• Uma lista de equipamento em falta ...

Fecho da Auditoria


A auditoria é...

• Uma avaliação objectiva• Uma iniciativa positiva• Uma forma construtiva de observar os

trabalhadores• Um meio para avaliar a eficácia do

sistema de gestão• Algo que a todos diz respeito

Fecho da Auditoria

formacao de auditores_tecnicas de auditoria

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