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Dispensa Excel V.1.1 Pag. 1 Vito Monno

EXCEL - Dispensa di Supporto Introduzione al programma...............................................................................................................................................2 Le barre degli strumenti.....................................................................................................................................................2 Aspetto del puntatore del mouse.......................................................................................................................................4 Concetto di cella attiva.......................................................................................................................................................4 Muoversi con la tastiera all’interno di una tabella e tra tabelle.........................................................................................5 Selezionare con la tastiera..................................................................................................................................................5 Scorciatoie da tastiera........................................................................................................................................................7 Le operazioni basilari .........................................................................................................................................................7 Gli operatori comparativi e di riferimento.........................................................................................................................8 I riferimenti delle celle........................................................................................................................................................8 Dare nomi alle celle ............................................................................................................................................................9 Modifiche alla visualizzazione del foglio ..........................................................................................................................11 Formato numero personalizzato......................................................................................................................................12 Utilizzo base del completamento automatico .................................................................................................................17 Utilizzo avanzato del completamento automatico .........................................................................................................17 Creare un elenco personalizzato per il completamento automatico................................................................................18 Filtro automatico personalizzato.....................................................................................................................................19 Elenchi su Excel...............................................................................................................................................................20 Le date su Excel...............................................................................................................................................................21 Operazioni con le ore........................................................................................................................................................21 Convalida Dati.................................................................................................................................................................21 Assegnare riferimenti tridimensionali..............................................................................................................................24 Assegnare riferimenti relativi, assoluti e misti.................................................................................................................25 Modifica dell’iniziale maiuscola o del minuscolo/maiuscolo............................................................................................27 La formattazione condizionale ........................................................................................................................................28 Inserimento di subtotali...................................................................................................................................................28 Separazione di testo in colonne........................................................................................................................................30 Impostare area di stampa e titoli di stampa....................................................................................................................31 Protezione di una cartella di lavoro.................................................................................................................................33 Protezione della struttura della cartella di lavoro ...........................................................................................................34 Protezione dei fogli di lavoro............................................................................................................................................35 Incolla speciale .................................................................................................................................................................35 Funzioni di testo...............................................................................................................................................................37 Tabella Codici ASCII.......................................................................................................................................................39 Differenze tra Excel e Calc...............................................................................................................................................40 Indice alfabetico dei nomi................................................................................................................................................42


Introduzione al programma Excel viene chiamato anche “Foglio di calcolo” in quanto presenta al suo interno le caratteristiche di una grossa calcolatrice in grado di eseguire calcoli matematici, funzioni matematiche, statistiche, logiche, di testo semplici e complesse, rappresentare graficamente diagrammi e dialogare con altri fogli o documenti informatici. Vediamo i principi base che ci permettono di utilizzare Excel All’avvio Excel si presenta come una grande tabella composta da: - 256 colonne contraddistinte da intestazioni con lettere (A..Z,AA..AZ,BA...BZ, …IV) - 65.536 righe numerate da 1 a 65.536 (dalla versione 2007 le righe sono 1.048.576) Per visualizzare le righe o colonne che non stanno nella videata si muovono le barre di scorrimento.

L’intersezione di una riga con una colonna è denominata cella ed è l’elemento fondamentale per lavorare su Excel.

Le barre degli strumenti Un grosso aiuto nell’eseguire comandi con Excel lo abbiamo dalle barre degli strumenti che contengono i pulsanti che in genere vengono utilizzati più di frequente. Personalizzare le proprie barre degli strumenti ci permette di non dover cercare i comandi dai menù a discesa e risparmiare tempo. Per visualizzare l’elenco delle barre disponibili è sufficiente far click dx su una qualsiasi barra e scegliere dal menù che compare. Se volessimo personalizzare le barre sceglieremo da tale menù l’ultima scritta �Personalizza. Per inserire i pulsanti si va sulla scheda “Comandi” e dopo aver scelto la categoria e trovato il comando si trascina il comando su una barra già esistente. I pulsanti che consiglio di inserire sono:

Barre di scorrimento

Intestazioni di colonna

Intestazioni di riga

Cella


Menù modifica

e se si lavora molto con selezioni con dentro righe o colonne nascoste:

Menù Inserisci Menù formato

Dal menù “Macro” è possibile inserire un pulsante “ smile”. Dopo averlo inserito su una barra lo seleziono e si attiva il pulsante “modifica selezione” che serve per associare allo smile una macro (precedentemente creata)


Aspetto del puntatore del mouse Su Excel l’utilizzo del mouse permette di svolgere velocemente alcune operazioni ma bisogna saper distinguere i vari aspetti che il puntatore assume: Aspetto Azioni

è il normale puntatore del mouse e serve per utilizzare i menù o i pulsanti delle barre delle applicazioni

serve per inserire del testo nella barra della formula, nella casella nome o nelle tendine a discesa (dimensione, zoom, tipo carattere…)

serve per selezionare una cella (click), un insieme contiguo di celle (click e trascinamento), una selezione multipla cioè un insieme di celle sparse sul foglio (click sulla prima poi tengo premuto CRTL e click sulle altre1), tutto il foglio (click nell’intersezione delle intestazioni di riga e colonna). Se seleziono una cella, premo shift e clicco su un’altra, viene selezionata l’area rettangolare che ha come vertici opposti le due celle su cui ho cliccato2

e

servono per selezionare una colonna (click sulla lettera della colonna), una riga (click sul numero di riga) o un insieme di colonne e righe (click sulla prima poi tengo premuto CRTL e click sulle altre)

e

servono per aumentare rispettivamente l’altezza di riga e la larghezza di colonna (click e trascinamento nell’intersezione di due righe o di due colonne). Se si riduce troppo l’altezza di riga o la larghezza di colonna si ha l’effetto di nascondere la riga o la colonna. Un doppio click permette di regolare automaticamente la larghezza o altezza cella in base al contenuto � tale doppio click è particolarmente comodo su selezione di più colonne, righe o intero foglio, adattando al contenuto tutte le colonne e/o righe contemporaneamente. Se voglio rendere della stessa larghezza più colonne le seleziono e modifico la larghezza ad una sola di esse

e

servono per scoprire righe o colonne nascoste (click e trascinamento nell’intersezione di due righe o di due colonne adiacenti a quelle nascoste). Con il doppio clik si scopre automaticamente la riga o colonna nascosta adiacente, se ho più colonne o righe nascoste seleziono le due visibili e col doppio click si scoprono tutte le righe o colonne nascoste

serve per spostare le celle selezionate da una parte all’altra del foglio, sostituendo il contenuto delle celle di destinazione (click e strascinamento sul bordo della selezione3). Se si tiene premuto il tasto CTRL viene effettuata una copia del contenuto nella cella destinazione del trascinamento. Se si tiene premuto il tasto shift viene effettuato uno scambio di posto delle celle. Il doppio click su uno dei quattro bordi permette di muoversi sui bordi dell’area di un a tabella (simile al ctrl+freccette)

attiva il completamento automatico su una selezione (click e strascinamento oppure doppio click per effettuare il completamento fino a fine tabella oppure click dx e trascinamento per decidere la modalità di completamento)

Concetto di cella attiva La cella “attiva” su Excel è la cella che è pronta per la modifica. Se solo una cella è selezionata è automaticamente cella attiva. Se sono selezionate più celle quella attiva è quella con lo sfondo bianco se non vi è un colore di riempimento oppure quella con il colore preciso di riempimento in caso contrario. Il concetto di cella attiva è molto importante perché permette ad Excel di stabilire ad esempio la colonna su cui effettuare l’ordinamento. Per muovere la cella attiva in una selezione possiamo utilizzare i tasti INVIO (mi muovo verso il basso), Shift+INVIO (mi muovo verso l’alto), tabulazione (mi muovo a dx) e shift+tabulazione (mi muovo a sx). Quando ho la necessità di ordinare una tabella in base ad una colonna centrale invece che utilizzare il menù

Dati�Ordina posso utilizzare il tasto tabulazione e uno dei pulsanti .

1 comando utilizzabile anche se voglio selezionare intere righe o colonne insieme a celle: clicco sulle intestazioni di riga o colonna tenendo premuto CTRL dopo il primo click. Con la selezione multipla non è possibile utilizzare il comando COPIA a meno che non si tratti di solo righe intere, solo colonne intere o celle contigue formate da più selezioni di blocchi tutti verticali o tutti orizzontali 2 L’utilizzo del CTRL e dello shift per selezioni multiple o continue è identico anche nella selezione dei file presenti nelle cartelle del computer 3 Non funziona su una selezione multipla


Una modalità di compilazione di una tabella di cui si sanno già le dimensioni potrebbe essere quella di selezionare subito le celle (es: 3 colonne x 5 righe) e procedere con la compilazione delle colonne: in automatico arrivati all’ultima riga della prima colonna il tasto invio ci porta alla prima riga della seconda colonna e così via.

Muoversi con la tastiera all’interno di una tabella e tra tabelle L’utilizzo del mouse risulta frustrante nel caso in cui ci trovassimo a dover gestire una o più tabelle di medie o grandi dimensioni all’interno del foglio. La tastiera diventa in questo caso un mezzo insostituibile per muoversi, selezionare ed effettuare operazioni sulle celle. Una volta appresa questa modalità di utilizzo della tastiera la troveremo conveniente anche su tabelle di piccole dimensioni4. Spostarsi di una cella alla volta Click su �� o o �� o �� Spostarsi all’inizio della riga Click su �� (detto anche Home o Casa o Inizio) Spostarsi nella cella A1 CTRL+ �� Alla fine dell’area utilizzata del foglio CTRL+Fine Spostarsi al bordo di una tabella che si trova a destra rispetto alla cella da cui mi muovo Spostarsi dal bordo sx di una tabella al bordo dx Spostarsi dal bordo dx di una tabella al bordo sx della tabella più a dx o, se non c’è tabella spostarsi fino a bordo foglio di calcolo

CTRL+��5

Spostarsi al bordo di una tabella che si trova sotto rispetto alla cella da cui mi muovo Spostarsi dal bordo alto di una tabella al bordo basso Spostarsi dal bordo basso di una tabella al bordo alto della tabella più sotto o, se non c’è tabella spostarsi fino a bordo foglio di calcolo

CTRL+��6

Selezionare con la tastiera La selezione con la tastiera si effettua tenendo premuto il pulsante Shift e muovendosi con le freccette direzionali. [Un altro tasto che permette di selezionare da tastiera è il tasto funzione F8 che va premuto per iniziare la selezione e premuto insieme a shift per terminarla, dopo che ci si è mossi con le freccette. Tale modalità è l’unica per effettuare la

4 Utilizzare la tastiera per muoversi (e selezionare) su Word è altrettanto efficace, provare per credere! 5 Stesse modalità per il comando CTRL+ ma verso sinistra anziché verso destra 6 Stesse modalità per il comando CTRL+ �� ma verso l’alto anziché verso il basso


selezione multipla solo da tastiera7. Negli esempi seguenti utilizzeremo il tasto shift per la selezione, più veloce ed intuitivo che il tasto funzione F8.] Per una selezione più veloce si può utilizzare in aggiunta il tasto CTRL o in alternativa alle freccette i tasti �� o Fine. Per terminare la selezione è necessario lasciare i tasto shift, per disattivarla basta premere una freccetta direzionale o cliccare su una cella. Selezionare una cella alla volta Shift premuto+Click su �� o o �� o �� Selezionare un’area Shift premuto+Click su �� e �� o e �� Selezionare fino a inizio riga (sempre) Shift premuto+Click su �� o Shift+CTRL+8 Selezionare fino a fine riga Shift+CTRL+ �� Selezionare un’area che arriva fino alla cella A1 Shift+CTRL+�� Selezionare fino al bordo di una tabella che si trova a destra rispetto alla cella da cui mi muovo Selezionare dal bordo sx di una tabella al bordo dx Selezionare dal bordo dx di una tabella al bordo sx della tabella più a dx o, se non c’è tabella selezionare fino a bordo foglio di calcolo

Shift+CTRL+ ��9

Selezionare fino al bordo alto di una tabella che si trova sotto rispetto alla cella da cui parto Selezionare dal bordo alto di una tabella al bordo basso Selezionare dal bordo basso di una tabella al bordo alto della tabella più sotto o, se non c’è tabella selezionare fino a bordo foglio di calcolo

Shift+CTRL+��10

Selezionare fino alla cella più in basso e a destra utilizzata

Shift+CTRL+Fine

Selezionare la colonna della cella selezionata CTRL+spazio Selezionare la riga della cella selezionata Shift+spazio Prendiamo come esempio la tabella seguente:

Per effettuare la selezione della tabella immaginando di partire da A1 procederò come segue: �� per 3 volte, CTRL+ �� , shift+CTRL+ �� e shift+CTRL+ �� L’alternativa per selezionare una tabella è CTRL+shift+spazio quando ci troviamo in una qualsiasi delle celle della tabella. Se non ci si trova dentro una tabella tale comando seleziona tutto il foglio. Se si seleziona un oggetto tale comando seleziona tutti gli oggetti del foglio. 7 Per un esempio di utilizzo del tasto F8 per la selezione si provi ad andare sulla cella B2, premere F8, muoversi con le freccette fino a C5, premere shift+F8, muoversi verso E2, premere F8, muoversi con le freccette fino a F5, premere shift+F8. In tal modo sono stati selezionati due intervalli: B2:C5 e E2:F5. La selezione con F8 vale anche su Word per la selezione estesa, per i pazzi scatenati che non si accontentano del CTRL o del ALT. Su word la selezione estesa si disattiva dando un comando, col tasto ESC o col doppio click sulla parola EST nella barra di stato. 8 Comando valido se non ci sono tabelle tra la cella e l’inizio della riga 9 Stesse modalità per il comando Shift+CTRL+ ma verso sinistra anziché verso destra 10 Stesse modalità per il comando Shift+CTRL+ �� ma verso l’alto anziché verso il basso


NB: utilizzare la tastiera per muoversi dentro e tra le tabelle è parte imprescindibile del bagaglio informatico di chi utilizza Excel per lavoro, così come l’utilizzo di molti shortcut (scorciatoie da tastiera) e di trucchetti con il mouse.

Scorciatoie da tastiera Ecco una bella lista di combinazioni di tasti da ricordare e utilizzare ogni volta che capita l’occasione:

Scorciatoie “indispensabili” CTRL + 1: formato celle CTRL + Z: Annulla CTRL + Y: Ripristina (annulla l’annullamento) o ripete il comando F4: ripete il comando11 ESC: annulla un'immissione nella cella o nella barra della formula (comodo se si sbaglia a scrivere) CTRL + C: Copia - CTRL + X: Taglia - CTRL + V: Incolla - Shift + CTRL + V: Incolla speciale (su Calc) CTRL + G: grassetto - CTRL + I: corsivo - CTRL + S: sottolineato F2: modifica contenuto cella attiva ALT + INVIO: va a capo nella cella ALT+lettere sottolineate nei menù: eseguo i comandi dei menù � ALT+i+s = inserisci simbolo CTRL + F4: chiude cartella di lavoro attiva ALT + F4: chiude tutte le cartelle di lavoro attive

Alcune finezze comode in particolari contesti Shift+F3: creazione guidata formula Shift+F12: salvataggio rapido F7: controllo ortografico F11: crea grafico da intervallo dati corrente Shift + F11: crea nuovo foglio di lavoro ALT + F11: apre Microsoft Visual Basic Editor CTRL + Pag sù o Pag giù: mi sposto al foglio precedente o successivo ALT+ Pag sù o Pag giù: mi sposto a sinistra o a destra di una schermata CTRL+; data corrente CTRL + “+” inserisci celle - CTRL + “-” elimina celle CTRL + Shift+ “+” seleziona l’area della tabella (se la cella attiva è dentro una tabella)

Cambiamo il formato delle celle CTRL + shift + 4: Formato valuta (sarebbe CTRL+$) CTRL + shift + 5: Formato percentuale (CTRL+$) CTRL+ shift +#: Formato data CTRL+ shift +@: Formato ora CTRL+ shift +1: Formato numero CTRL+ shift +8: Alterno visualizzazione risultati/formule CTRL+ shift +&: Applica il bordo esterno CTRL+ shift +trattino: Rimuove il bordo

Le operazioni basilari Excel può essere utilizzato come una calcolatrice semplicemente scrivendo all’interno di una cella un calcolo matematico preceduto dal simbolo di uguale. Es: =5+2-3+7 dando invio nella cella sparirà il calcolo e comparirà il risultato: 11. I simboli che Excel identifica sono: + somma - sottrazione / divisione * moltiplicazione

elevamento a potenza radq(numero) radice quadrata

11 se si sta scrivendo una formula il tasto funzione F4 cambia i riferimenti (da relativi a assoluti e misti) se il cursore si trova sopra un riferimento di cella es: A3�$A$3�A$3�$A3


% percentuale � la percentuale è vista in Excel come evento che si misura tra 0 (0%) e 1 (100%), per cui 35% corrisponde al numero 0,35

In assenza di parentesi che specifichino come effettuare il calcolo Excel da la priorità ad elevamento a potenza e radice quadrata, poi a divisione e moltiplicazione e infine a sottrazione e addizione, come avviene nella matematica. Vediamo due esempi con gli stessi numeri o operatori ma con l’introduzione delle parentesi nel secondo caso. Es1: =3*2^3+16-4/4 � prima viene eseguita la potenza 2^3=8, poi la moltiplicazione 3*8=24 e la divisione 4/4=1 e infine il calcolo 24+16+1=41 12 Es2: =(3*2)^3+(16-4)/4 � le parentesi obbligano Excel ad eseguire prima 3*2=6 e 16-4=12, a questo punto 6^3=216 e 12/4=3 ed infine 216+3=219 L’utilizzo di Excel come calcolatrice può esser comodo solo nel caso in cui volessimo effettuare un conto immediato senza studiarne la variazione o inserirlo in un contesto più generale. Se invece abbiamo bisogno di utilizzare i dati per studiarne la variazione allora dobbiamo modificare il nostro metodo di lavoro utilizzando i riferimenti delle celle.

Gli operatori comparativi e di riferimento In Excel si possono utilizzare oltre agli operatori matematici sopra citati, anche altri operatori che servono per confrontare celle (comparativi) o per stabilire dei riferimenti di celle.

Simbolo Significato Esempio Risultato = uguale =C1=D1 VERO se le due celle sono uguali, FALSO

altrimenti > Maggiore =C1>D1 VERO se C1 contiene un numero più grande di

D1, FALSO altrimenti >= Maggiore o

uguale =C1>=D1 VERO se C1 contiene un numero più grande o

uguale a D1, FALSO altrimenti < Minore =C1<D1 VERO se C1 contiene un numero più piccolo di

D1, FALSO altrimenti <= Minore o

uguale =C1<=D1 VERO se C1 contiene un numero più piccolo o

uguale a D1, FALSO altrimenti <> Diverso =C1<>D1 VERO se le due celle sono diverse, FALSO

altrimenti : Intervallo =MEDIA(C1:D3) Esegue la media delle 6 celle dell’intervallo da C1

a D3 e cioè C1, D1,C2,D2,C3,D3 ; Unione =MEDIA(C1;D3) Esegue13 la media delle 2 celle C1 e D3 spazio Intersezione =MEDIA(C1:D3 D2:F6) Esegue la media delle celle che hanno in comune i

due intervalli e cioè D2 e D3

I riferimenti delle celle Il foglio di calcolo di Excel permette di collegare ogni cella che lo compone ad una o più altre celle. È sufficiente scrivere il simbolo di uguale e il riferimento (colonna e riga) della cella che vogliamo collegare. Una volta dato invio troveremo il riferimento alla cella B2 nella barra della formula e la cella D2 assumerà il valore della cella B2.

Ecco alcuni esempi di utilizzo dei riferimenti:

12 Se volessimo vederlo con le parentesi viene calcolato come [3*(2^3)]+16-(4/4) 13 L’unione vale anche per gli intervalli. Es: =MEDIA(C1:D3;F4:G6;K3)


Il simbolo & viene utilizzato per unire il contenuto di due celle, come nel caso di B2 e C2 oppure anche per unire a celle del testo, che va scritto tra virgolette. Nel caso di riga 4 il testo scritto da virgolette è composto da tre caratteri: spazio, a, spazio. I due spazi sono necessari per evitare come risultato la frase ciaoavoi. Se unissimo celle che contengono numeri con il simbolo & otterremmo non la somma bensì una unione testuale. Nel caso di riga 3 se unissimo =B3&C3 otterremmo 1223. La funzione CONCATENA14 lavora in modo molto simile al simbolo &.. Le potenzialità del foglio di calcolo sono legate al fatto che si possono avere riferimenti anche a celle di fogli diversi o di file diversi che permettono di far variare i risultati a catena. Per scrivere un riferimento ad una cella di un altro foglio dello stesso file si utilizza la sintassi: =nomefoglio!riferimentocella Es: =primo!B5 cioè la cella B5 del foglio chiamato primo Se il nome del foglio contiene uno spazio bisogna scriverlo tra apici. Es: ‘primo semestre’!A16 Il modo più veloce per dare un riferimento di un altro foglio è scrivere l’uguale nella cella di partenza, andare sul foglio desiderato, cliccare sulla cella desiderata e premere invio. La stessa cosa vale per i riferimenti a celle di altri file, la cui sintassi è: =[nomefile.xls]nomefoglio!riferimentocella oppure se vi sono spazi nel foglio: =‘[nomefile.xls]nomefoglio’!riferimentocella Es: =‘[corso Excel.xls]anno 2009’!F12 È possibile che F12 compaia come $F$12 poiché nei collegamenti a file diversi Excel preferisce fissare il riferimento come assoluto di modo che non possa cambiare. Per i riferimenti assoluti si rimanda all’apposito capitolo.

Dare nomi alle celle Un metodo molto comodo per leggere le formule in fogli di una certa complessità è quello di attribuire a celle o intervalli di celle. Il comando è: Inserisci�Nome�Definisci Il nome deve iniziare con una lettera o con un trattino basso, non si possono usare spazi e non si possono citare coordinate di celle; se creo nomi di più parole si può usare tra le parole il trattino basso, il punto o scrivere le iniziali maiuscole per identificare velocemente le diverse parole. Excel non distingue per i nomi le lettere maiuscole o minuscole (Vendite, VENDITE o vendite sono visti come lo stesso nome). Ecco un esempio che a partire dalla selezione delle 5 celle del compenso attribuisce il nome “compenso” dopo aver scelto Aggiungi e OK

Risulta ora molto intuitivo inserire le funzioni utilizzando il nome appena creato:

14 Es: =CONCATENA(B4;“ a ”;C4) fornisce la medesima frase di =B4&“ a ”&C4


I nomi possono avere una molteplicità di utilizzi, tra cui ad esempio:

- i nomi sono disponibili anche per altri fogli diversi da quello su cui si è creato in quanto nel nome vi è anche l’informazione del foglio in cui si trovano le celle “nominate”;

- se trascino una formula con un nome non variano i riferimenti poiché il nome rimane sempre uguale e posso modificare più agevolmente la formula ad esempio cambiando la funzione contenuta;

- nella casella del nome si può scrivere un nome già dato per andare direttamente alla cella interessata; ancora più semplicemente si può cliccare sul triangolino alla destra della casella nome per vedere quali nomi sono stati assegnati per scegliere quello che interessa (si vedono i nomi assegnati in tutti i fogli):

- i collegamenti ipertestuali15 forniscono come possibilità quella di scegliere un nome come fosse un

segnalibro a cui puntare; - alcune costanti possono essere definite come un nome scrivendo invece che la cella o l’intervallo il

numero a cui si vuol fare riferimento. Es: il nome “lambda” può essere associato al numero 1,3274653 nel caso in cui mi servisse richiamare tale numero più volte nel foglio;

- è possibile assegnare riferimenti tridimensionali (si veda capitolo in seguito) attraverso la definizione di un nome che fa riferimento a più di un foglio di lavoro, comodo per avere sotto controllo variabili di più anni o di più tipologie che si trovano su fogli diversi;

- nella definizione di elenchi da utilizzare come convalida dati (si veda capitolo in seguito) i nomi possono essere comodi per raggruppare su un foglio gli elenchi ed utilizzare la convalida da fogli diversi;

- si può collegare un nome definito in un file diverso oppure definire un nome che si riferisca alle celle di un foglio di lavoro diverso; =MEDIA(Costi.xls!Anno_2009) si riferisce all'intervallo denominato Anno_2009 del file Costi.xls.

All’interno di un foglio di lavoro potrebbe anche essere comodo utilizzare le “etichette” che non sono altro che le intestazioni delle colonne delle tabelle che vengono create. Per utilizzare le etichette è necessario impostarne il riconoscimento con:

strumenti�opzioni�calcolo�accetta etichette nelle formule

15 comando Inserisci�Collegamento ipertestuale�Inserisci nel documento�Nomi definiti


Modifiche alla visualizzazione del foglio Il foglio di calcolo può essere adattato alle proprie esigenze per ottenere una visualizzazione ottimale delle celle o dei vari oggetti che si trovano sul foglio. Sono molteplici i comandi e le opzioni che si possono adottare: 1) lo zoom permette di selezionare un ingrandimento od una riduzione della visualizzazione del foglio (lo zoom non incide sulla stampa); il numero può essere scelto tra quelli proposti dalla tendina o essere scritto manualmente come numero dal 10 al 400%; per avere uno zoom preciso si può selezionare l’area da ottimizzare e scegliere dal menù a discesa “Selezione”

2) da Strumenti�Opzioni si sceglie la scheda Visualizzazione

Togliere il segno di spunto sull’opzione “griglia” permette di avere il foglio di calcolo completamente bianco senza i bordi grigi di celle (la griglia appunto), altrimenti si può scegliere dalla tendina il colore. Possono anche essere tolte le intestazioni di riga e colonna, le barre di scorrimento e le schede. Nel caso in cui preparassimo un foglio di lavoro da far utilizzare ad altre persone la modifica dell’aspetto potrebbe produrre un foglio di Excel che “non sembra” un foglio di Excel, eliminando barre, intestazioni e griglia. 3) il foglio di lavoro può essere diviso in due o quattro aree indipendenti che si possono muovere in una parte a piacimento di foglio con barre di scorrimento dedicate. Il modo più veloce di creare queste divisioni del foglio è trascinare il trattino che si trova sotto la barra di scorrimento verticale e/o a destra della barra di scorrimento orizzontale (segnati qui sotto dai cerchietti). Per togliere velocemente le divisioni basta fare doppio click sul trattino. Il comando da menù è finestra�dividi


4) La consultazione di tabelle di grandi dimensioni può essere notevolmente facilitata dalla funzionalità finestra�blocca riquadri che permette di mantenere visualizzate una o più righe superiori e/o colonne di sinistra della tabella. Nell’esempio seguente sono state bloccate riga 1 e colonna A:

5) per confrontare agevolmente due file con dati simili Excel permette di eseguire un affiancamento che fa scorrere contemporaneamente le celle dei due file e permette di trovarne le differenze.

Tale funzione di scorrimento sincronizzato può anche essere disattivata dal pulsante Il comando è finestra�affianca per confronto con …

Formato numero personalizzato In alcuni casi i formati predefiniti per le celle non sono soddisfacenti rispetto alle nostre esigenze di visualizzazione o di calcolo. Per creare un formato numero personalizzato seguire i passaggi:

1. Selezionare le celle che si desidera formattare 2. Formato�Celle�scheda Numero 3. Nell'elenco Categoria selezionare una categoria simile a quella desiderata e quindi impostare i relativi formati

in modo analogo a quelli desiderati 4. Scegliere Personalizzato dall'elenco Categoria 5. Nella casella Tipo digitare i codici del formato numero che si desidera creare

Si possono specificare fino a quattro sezioni di codici di formato. Tali codici vanno separati da punti e virgola in modo da definire rispettivamente i formati: numeri positivi, numeri negativi, valori pari a zero e testo. Se si specificano solo due sezioni, la prima verrà utilizzata per i numeri positivi e i valori pari a zero, mentre la seconda verrà utilizzata per i numeri negativi. Se si specifica una sola sezione, questa verrà utilizzata per tutti i numeri. Se si omette una sezione è necessario inserire lo stesso un punto e virgola finale per tale sezione.

Codici di formato Testo e spaziatura Visualizzazione di testo e numeri Per visualizzare il testo e i numeri di una cella, racchiudere i caratteri di testo tra virgolette doppie (" ") o farlo precedere da un solo carattere con una barra rovesciata (\). Inserire i caratteri nell'appropriata sezione dei codici di formato. Digitare ad esempio il formato "Utile" € 0,00;"Perdita" -€ 0,00 per visualizzare un importo positivo come "Utile € 1254,78" o un importo negativo come "Perdita -€ 1254,78". Non è necessario racchiudere tra virgolette lo spazio e i caratteri - + / ( ) : ! & ' (segno di apice a sinistra) ' (segno di apice a destra) ~ { } = < > e il simbolo di valuta (€).


Come si può notare dall’immagine precedente una volta confermato un formato personalizzato, rimane a disposizione tra i personalizzati per quel foglio al fondo dell’elenco dei personalizzati. Inclusione di una sezione per l'immissione di testo Un'eventuale sezione di testo è sempre l'ultima sezione del formato numero. Inserire il simbolo @ nella sezione di testo nel punto in cui si desidera visualizzare il testo immesso nella cella. Se il simbolo @ viene omesso dalla sezione di testo, il testo immesso non verrà visualizzato. Se si desidera visualizzare sempre particolari caratteri di testo con il testo immesso, racchiudere tra virgolette doppie (" ") il testo aggiuntivo, ad esempio "entrate lorde per "@ Se il formato non include una sezione di testo, il testo immesso non verrà influenzato dal formato.

Aggiunta di uno spazio Per creare in un formato numero uno spazio della larghezza di un determinato carattere, inserire un carattere di sottolineatura bassa “_” seguito dal carattere. Inserendo ad esempio un carattere di sottolineatura seguito da una parentesi chiusa “_)” è possibile allineare correttamente i numeri positivi con quelli negativi. Nell’esempio seguente i numeri positivi vengono spostati verso sinistra di uno spazio equivalente al carattere “)” allineandosi in tal modo ai numeri negativi che vengono racchiusi tra parentesi.

Ripetizione di caratteri Per ripetere il carattere successivo nel formato fino al termine della colonna, è necessario inserire un asterisco (*) nel formato numerico. Ad esempio, digitare 0*- per includere un numero di trattini sufficienti a riempire la cella dopo il numero. Nell’esempio seguente le cifre positive hanno il riempimento trattini fino a fine cella.


Cifre decimali, spazi, colori e condizioni Cifre decimali e cifre significative Si possono utilizzare i segnaposto di cifra per formattare frazioni o numeri decimali. Se il numero ha più cifre decimali Excel lo arrotonderà in base ai decimali inseriti nel segnaposto. Eventuali cifre eccedenti i segnaposto a sinistra della virgola decimale verranno comunque visualizzate. Se a sinistra della virgola decimale il formato contiene solo simboli di cancelletto (#), i numeri minori di uno inizieranno con una virgola decimale.

# visualizza solo cifre significative e non zeri non significativi 0 (zero) visualizza zeri non significativi per i numeri che presentano un numero di cifre inferiore al numero di

zeri nel formato ? aggiunge spazi per gli zeri non significativi su entrambi i lati della virgola decimale in modo da allineare le

virgole decimali quando vengono formattate con un carattere a larghezza fissa come Courier New. È inoltre possibile utilizzare ? per le frazioni che presentano un numero di cifre variabile

Per visualizzare Utilizzare questo codice

1234,59 come 1.235 ####.#

8,9 come 8,900 #,000

0,631 come 0,6 0,#

0,379 come 00,38 00,#0

0,7 come ,70 #,00

12 come 12,0 e 1234,568 come 1234,57 #,0#

44,398; 102,65 e 0,8 (diventa ,8) con tre decimali allineati ???,???

44,398; 102,65 e 0,8 (rimane 0,8) con due decimali allineati 0,??

5,25 come 5 1/4 e 5,3 come 5 3/10, con i simboli di divisione allineati # ???/???

Separatore delle migliaia Per visualizzare un punto come separatore delle migliaia o per scalare un numero di un multiplo di mille, è necessario includere un punto nel formato numerico.


12000 come 12.000 #.###

12000 come 12 #.

12200000 come 12,2 0,0..

Colore Per impostare il colore di una sezione del formato, digitare nella sezione il nome di uno dei seguenti otto colori racchiusi tra parentesi quadre. Il codice del colore deve essere il primo elemento della sezione.

[Nero] [Fucsia] [Rosso] [Giallo] [Bianco] [Verde] [Celeste] [Blu]


Condizioni Si possono impostare formati numerici applicati solo per una condizione, racchiusa tra parentesi quadre, composta da un operatore comparativo (=,>,<,>=,<=,<>) e da un valore. Il seguente formato, ad esempio, visualizza i numeri inferiori o uguali a 10 con un carattere rosso e i numeri maggiori di 10 con un carattere blu: [Rosso][<=10];[Blu][>10], Excel aggiunge la parola “standard” se il formato non è ulteriormente definito (ad esempio con 0, ? oppure #.

Valuta, percentuali e notazione scientifica Simboli di valuta Per immettere uno dei seguenti simboli di valuta in un formato numerico, attivare BLOC NUM e digitare sul tastierino numerico il codice ANSI del simbolo di valuta: € � ALT+0128 (o ctrl+alt+e) £ � ALT+0163 ¥� AlT+0165 Per l’utilizzo di altri codici ANSI o ASCII si veda la tabella in fondo alla dispensa. Nota I formati personalizzati vengono salvati con la cartella di lavoro. Se si desidera utilizzare sempre un determinato simbolo di valuta, modificare il simbolo di valuta selezionato in Opzioni internazionali del Pannello di controllo prima di avviare Excel. Percentuale Per visualizzare i numeri come percentuali di 100, inserire il simbolo di percentuale (%) nel formato numero. Come già visto, essendo la percentuale da 0 a 100 compresa tra 0 e 1 il numero 0,07 verrà visualizzato come 7% e 5,6 verrà visualizzato come 560%.

Notazione scientifica Il formato scientifico dei numeri permette di abbreviare numeri molto grandi o molto piccoli rendendoli facilmente confrontabili grazie ai codici esponenziali E-, E+, e- oppure e+. Se inseriamo tali codici in una sezione verrà applicata la notazione scientifica che farà diventare ad esempio 14.500 1,45E+04 cioè 1,45 moltiplicato 10^4.

Oppure utilizzando il # per eliminare le cifre non significative:


Date e ore È possibile utilizzare i caratteri m, g, a per modificare la visualizzazione dei mesi, giorni e anni in una cella contenente una data (es: 11/04/89). I caratteri h, m e s indicano invece le ore, i minuti e i secondi in celle contenenti un orario (es: 10:40:25). Il simbolo m posto immediatamente dopo il codice h o hh oppure immediatamente prima del codice ss comporta la visualizzazione dei minuti anziché del mese. Le casistiche sono riportate nelle due seguenti tabelle.

Giorni, mesi e anni Per visualizzare Utilizzare questo codice

Mesi come 1-12 m

Mesi come 01-12 mm

Mesi come gen-dic mmm

Mesi come gennaio-dicembre mmmm

Mesi come iniziale del mese mmmmm

Giorni come 1-31 g

Giorni come 01-31 gg

Giorni come lun-dom ggg

Giorni come lunedì-domenica gggg

Anni come 00-99 aa

Anni come 1900-9999 aaaa

Ore, minuti e secondi


Ore come 0-23 H

Ore come 00-23 hh

Minuti come 0-59 m

Minuti come 00-59 mm

Secondi come 0-59 s

Secondi come 00-59 ss

Ore come 4 AM h AM/PM

Ore come 4.36 PM h.mm AM/PM

Ore come 4.36.03 P h.mm.ss A/P

Tempo trascorso in ore, ad esempio 25.0216 [h].mm

Tempo trascorso in minuti, ad esempio 63.46 [mm].ss

Tempo trascorso in secondi [ss]

Centesimi di secondo h.mm.ss,00 AM e PM Se il formato contiene AM o PM, l'ora si basa sul sistema orario a 12 ore, dove AM o A indicano le ore da mezzanotte a mezzogiorno e PM o P indicano le ore da mezzogiorno a mezzanotte. In caso contrario, l'ora si basa sul sistema orario

16 Per un utilizzo pratico si veda il capitolo “Operazioni con le ore”


a 24 ore. Il codice m o mm deve seguire immediatamente il codice h o hh o precedere immediatamente il codice ss, altrimenti verrà visualizzato il mese anziché i minuti.

Utilizzo base del completamento automatico Il completamento automatico (puntatore del mouse attivo sull’angolo in basso a destra di una cella o selezione di celle) è una delle funzionalità più utilizzate in Excel poiché permette di riempire le celle a partire da una (o più) celle di esempio. A seconda del contenuto della cella di partenza Excel completerà una o più celle adiacenti in base alla direzione del trascinamento. Verso il basso e verso destra il completamento avviene attraverso una progressione positiva, verso sinistra e verso l’alto la progressione sarà negativa. È possibile trascinare verso le quattro direzioni, sempre comunque una direzione alla volta. Cella di partenza Celle di destinazione Esempio Numero Stesso numero 12�12 Lettera o nome senza numeri; numero con nome attaccato

Stesso testo Vendite�Vendite 2fiori�2fiori

Testo e numero; numero e testo separati da spazio

Stesso testo ma con numero progressivo

Classe1�Classe2 1 Media�2 Media

Giorno della settimana, mese dell’anno Giorno o mese progressivo Lunedì�Martedì marzo�aprile

Selezione di due o più numeri diversi Viene creata una serie numerica lineare

1, 3 � 5, 7, 9, … 10, 100 � 190, 280

Data Data seguente (o precedente) 11/01/2010�12/01/2010 Selezione di due date Viene creata una serie di date che

rispetta l’intervallo tra i giorni delle due date di partenza

11/01/2010, 13/01/2010 � 15/01/2010, 17/01/2010, …

Ora Ora seguente (o precedente) 10.34 �11.34 Selezione di due ore Viene creata una serie di ore che

rispetta l’intervallo tra le due ore 12.25, 14.25 � 16.25, 18.25

Utilizzo avanzato del completamento automatico È possibile adattare il risultato del completamento automatico secondo le proprie esigenze in diversi modi: 1) per copiare il contenuto di una o più celle è necessario tenere premuto il tasto CRTL mentre si effettua il trascinamento; in tal modo non vengono più applicate le regole del completamento ma viene solo duplicato il contenuto delle celle. Es: Anno 2001�Anno 2001; febbraio�febbraio

2) dopo aver effettuato il completamento, lasciare attiva la selezione e cliccare sulla linguetta che farà aprire un menù a tendina in cui si può scegliere come modificare la serie appena creata, tra cui ad esempio il “copia celle”, alternativo all’uso del CTRL visto poc’anzi:


Da notare anche la possibilità di ricopiare anche senza la formattazione, caratteristica particolarmente utile quando si effettua il trascinamento su una tabella già formattata con bordi e sfondi delle celle. Per le date è molto comodo anche poter scegliere di creare la serie comprendendo solo i giorni feriali. Tale comando è disponibile anche dal menù Modifica�Riempimento�Serie 3) il trascinamento può essere effettuato con il tasto destro del mouse anziché con il tasto sinistro � in tal modo al termine del trascinamento si apre in automatico una finestra con le stesse opzioni più la scelta “serie” che permette di definire altre possibilità tra cui ad esempio l’incremento (se scrivo 3 la serie avanza di 3 giorni in 3 giorni), un valore limite oltre il quale le celle non vengono riempite, un andamento lineare o esponenziale (l’esponenziale per le date non ha senso ma pensiamo alla serie 10, 100, 1000… o 1, 2, 4, 16, 32….)

� 4) all’interno di una tabella spesso si ha necessità di effettuare il completamento automatico verso il basso fino all’ultima riga della tabella � per farlo in un colpo solo è sufficiente il doppio click sul puntatore del completamento

automatico ( ). Tale opzione non funziona per completamenti verso l’alto, sinistra o destra.

5) con la combinazione di tasti CTRL + < si ricopia in basso il contenuto e il formato della cella in cima alla colonna di un intervallo selezionato. L’esempio adattato alla figura precedente presuppone aver inserito la formula che dà -€ 117.000, aver selezionato la cella con la formula e le 4 celle sottostanti e poi aver cliccato CTRL + <. Con CTRL+shift+< si ricopia invece in senso orizzontale, utilizzabile quindi per effettuare il completamento automatico lungo una riga.

Creare un elenco personalizzato per il completament o automatico Una funzionalità molto comoda è legata alla possibilità di definire una lista di valori a proprio piacimento che seguirà le regole del completamento automatico. Pensiamo alla lista di reparti aziendali o funzioni aziendali che dobbiamo imputare diverse volte in molti fogli di lavoro. Con il comando Strumenti�Opzioni�Elenchi si accede alla scheda che permette di sfruttare un elenco già scritto sul foglio di lavoro utilizzando il comando “Importa” e confermando con il pulsante “Aggiungi”.


L’alternativa è scrivere direttamente nella casella “voci di elenco” le parole separandole da una virgola o da un invio e alla fine premere “Aggiungi” per creare l’elenco e farlo comparire nella casella di sinistra insieme agli altri elenchi.

Per utilizzare tali elenchi è sufficiente scrivere in una cella una qualsiasi delle parole in elenco ed effettuare un completamento automatico. Es: Pisa�Roma�Bari… Note: un elenco personalizzato può contenere solo testo o una combinazione di testo e numeri. Per creare un elenco personalizzato contenente solo numeri, è necessario inserire nelle celle i numeri preceduti da un apostrofo e poi effettuare l’importazione dell’elenco. Per utilizzare il completamento automatico sul tale elenco è quindi necessario partire da uno qualsiasi dei numeri scrivendolo preceduto da apostrofo. Gli elenchi personalizzati vengono memorizzati su Excel e resi disponibili, anche dopo aver chiuso il file, anche non salvandolo, per le sessioni di lavoro successive.

Filtro automatico personalizzato Quando è necessario gestire tabelle di notevoli dimensioni e si vogliono effettuare ordinamenti, selezione di alcune righe, ricerche, il comando Dati�Filtro�Filtro Automatico permette di disporre per ogni colonna di un pulsantino a discesa con varie opzioni:


La tabella su cui è attivo il filtro automatico viene considerata come un tutt’uno e quindi l’ordinamento o il filtro effettuato su una colonna coinvolge in automatico tutte le colonne della tabella. La scelta “Personalizza…” dal menù a discesa permette di effettuare ricerche molto precise per rintracciare righe che corrispondono a più criteri:

� in questo caso vengono trovati Francini Mario, Rilke Maria, anche Herman Hesse, Hegel ma non Freschi Marino

� in questo caso vengono trovati Francini Mario, Freschi Marino ma non Rilke Maria, Foscolo Ugo L’utilizzo dell’operatore logico AND prevedere che entrambe le condizioni vengano soddisfatte trovando le righe che sono compatibili con il primo e contemporaneamente con il secondo criterio � AND in questo caso è un operatore limitativo, a parità di criteri trova meno risultati che OR. L’operatore logico OR trova tutte le righe che corrispondono ad un criterio, all’altro e a tutti e due.

Elenchi su Excel Una funzionalità molto simile al filtro automatico è quella dell’assegnazione ad un particolare intervallo o tabella di dati della caratteristica di elenco. Con il comando Dati�Elenco�Crea elenco, in automatico Excel racchiude i dati della tabella in un elenco facendo si che la parte di foglio destinata ad accogliere l’elenco venga vista come un tutt’uno indipendente rispetto agli altri oggetti che si trovano sul foglio17.

Una comodità ulteriore degli elenchi consiste nel fatto che è possibile in modo facile ed intuitivo effettuare ordinamenti e operazioni con i dati:

- dopo aver creato un elenco compare il filtro automatico sulle intestazioni; - con l’opzione Dati�Elenco�Riga Totale (accessibile anche con il tasto destro) compare al fondo

dell’elenco una riga dei totali che si può variare scegliendo tra media, conteggio, min, max, ecc… tramite il pulsantino della cella in cui compare il numero totale;

- nella riga di inserimento, la riga al fondo con l’asterisco, è possibile inserire nuovi valori o sceglierli tra quelli presenti sopra (compaiono automaticamente appena si inizia a scrivere) o cliccando col tasto destro e scegliendo “seleziona da elenco a discesa”.

17 Se aggiungo una riga all’elenco tale riga viene aggiunta solo per la tabella attiva, non vengono mai intaccate tabelle diverse come nel comando aggiungi riga


Una delle caratteristiche avanzate degli elenchi è la possibilità di pubblicazione dei dati su un sito internet basato su Microsoft Windows SharePoint ServicesTM in modo da poter mantenere un archivio aggiornato e condividerlo tra utenti. L’elenco pubblicato su server può essere visualizzato, sincronizzato, modificato. Per eliminare la caratteristica di elenco è sufficiente confermare il comando “Converti in un intervallo normale”.

Le date su Excel Ad ogni giorno Excel attribuisce un numero progressivo che va da 0 (00/01/1900) a 2.958.465 (31/12/9999). Ogni giorno equivale ad un numero intero e di conseguenza ogni ora equivale ad un ventiquattresimo di giorno (1/24=0,041666). Le ore dodici del 1 gennaio 1900 equivalgono pertanto al numero 1,5 in quanto è trascorso tutto il giorno 0 gennaio e metà del 1 gennaio. Possiamo anche effettuare la prova contraria inserendo il numero 1,5 in una cella e modificandone il formato (Formato � Celle � Scheda Numero) in data troveremo 01/01/1900 e in ora 12.00. Non è possibile utilizzare come data numeri negativi o superiori a 2.958.465. Excel considera anche gli anni bisestili, proprio a partire dal 1900, per cui al numero 366 corrisponderà il 31 dicembre 1900 anziché il 1 gennaio 1901. Per scrivere le date si possono utilizzare diversi formati (dalla barra al trattino ai nomi dei mesi completi o abbreviati) e per le varie opzioni si rimanda all’apposita scheda Numero di Formato�Celle. Per separare ore, minuti e secondi sono ammessi i caratteri punto (.) o due punti (:). Quando si scrivono delle date in Excel potrebbe essere comodo inserire solo due cifre relative all’anno (es: 13/5/78) anche se in alcuni casi si potrebbero verificare dei risultati inattesi. In mancanza infatti delle cifre di millennio e secolo Excel interpreta i valori del secolo nel seguente modo: �da 00 a 29 vengono visti come anni che vanno dal 2000 al 2029: 12/01/18 => 12/01/2018 � da 30 a 99 vengono visti come anni che vanno dal 1930 al 1999: 12/01/38 => 12/01/1938

Operazioni con le ore Se proviamo a sommare celle contenenti ore oltre le 24 ore il totale contribuisce ad aumentare la data per i motivi sopra visti (26 ore sono viste come due ore del giorno 1/1/1900). Per evitare tale procedura di Excel è necessario formattare la cella con Formato Celle�Numero�Personalizzato: [h]:mm:ss La parentesi quadra permette alle ore di superare quota 24 ed essere quindi utilizzate non nel calcolo di date ma nel calcolo di unità di tempo trascorso.

Convalida Dati Immettere nelle celle dei valori rientranti in criteri predefiniti o in elenchi predisposti può essere molto utile poiché il contenuto di tali celle può essere collegato a formule o elaborazioni che necessitano precisione e univocità. Il comando è Dati�Convalida e permette di accedere alla scheda “impostazioni” in cui si può scegliere come limitare il contenuto delle celle selezionate.

La scelta predefinita, “Qualsiasi valore” indica che non vengono analizzati i dati immessi nella cella poiché sono ammessi tutti i tipi di dati; tra le scelte più utilizzate vi è sicuramente la scelta “Elenco” che permette di stabilire solo


un insieme ben definito di scelte possibili e la scelta “personalizzato” che permette di inserire una formula di controllo dei dati. Quando viene scelto “Elenco” il metodo più facile ma meno conosciuto di indicare una scelta di dati da utilizzare è sicuramente quello di scrivere nella casella “Origine” tali dati separati dal punto e virgola. È disarmante quanto questa tecnica sia semplice e permetta di mantenere pulito il foglio da celle che indicano semplici dati. Attenzione però: questa modalità è case sensitive, Excel non accetta maiuscole per minuscole.

Quando i dati sono dinamici, cioè possono variare in base a formule inserite nel foglio, dobbiamo ricorrere ad un altro metodo. Si pensi ad un elenco che dipende da una lista di valori che cambia in base ad una classifica settimanale o mensile che prevede la scelta solo dei primi 5 classificati su una lista di 10. Il riferimento alle celle sarà sempre fisso (=A2:A6) ma i valori presenti nelle celle cambieranno in base alla situazione settimanale o mensile perché con tale cadenza le celle subiscono un ordinamento per aggiornare la situazione. Oppure nel caso in cui l’elenco si riferisce a celle che contengono delle funzioni che sommano i valori da altre celle che possono cambiare. In tale caso è necessario scrivere nella casella “Origine” anziché A;B;C;D un riferimento alle celle del tipo =G3:G8 in quanto ipotizziamo che i valori da prendere come elenco di scelta corrispondono all’intervallo di celle da G3 a G8. Scrivendo il riferimento =G3:G8 è necessario inserire il simbolo di uguale per evitare che Excel si confonda interpretando G3:G8 come testo semplice. In genere però la convalida viene attribuita a più di una cella e nelle celle si vuole far riferimento ad un elenco fisso. Per tale scopo dobbiamo utilizzare i riferimenti assoluti o misti e dobbiamo ricordaci che il primo riferimento viene applicato alla cella attiva della selezione. Se la selezione si estende in verticale il riferimento diventerà =G$3:G$8 (o un più rassicurante =$G$3:$G$8)

Anche se l’elenco di partenza si sviluppa in orizzontale il riferimento vedrà il $ prima del numero di riga, poiché in questo caso l’effetto del $ agisce sulle celle selezionate (che si sviluppano verso il basso) e non su quelle prese come convalida.


Se la selezione si estende in orizzontale avremo il $ prima della lettera di colonna (nel caso in esempio =$B3:$B8 );

se la selezione si estende su più righe o colonne il riferimento sarà assoluto: =$G$3:$G$8;

Nella seguente figura, invece, vediamo esposta una modalità di assegnazione di convalida sulla base di una selezione su due colonne e inserimento di un riferimento misto che permette, a partire dalla cella attiva K3 di avere per la colonna K l’elenco da G3 a G8 e per la colonna L l’elenco da H3 a H8 in quanto nella Origine =G$3:G$8 la lettera della colonna G non viene volutamente bloccata. Nell’esempio pratico si possono associare a piacimento nomi di società e capitale nelle colonne K e L a partire dalle liste delle colonne G e H.

Tutti i casi analizzati finora si adattano perfettamente anche ad un altro strumento di Excel: la formattazione condizionale. Potrebbe essere comodo dedicare agli elenchi un foglio apposito che contiene tutti gli elenchi utilizzati dalla cartella di lavoro: si pensi a tanti fogli che hanno numerose tabelle con convalida dati su elenchi identici. Con le modalità viste finora non è possibile assegnare un elenco appartenente ad un foglio diverso da quello attivo e pertanto dovremmo: Assegnare un nome per ogni elenco che creiamo (Inserisci�Nome�Definisci)


Scrivere nella casella Origine della scheda di convalida il nome definito preceduto dal simbolo di uguale

Tale operazione va fatta per tutti i nomi definiti, per tutte le tabelle dei fogli in cui si vuole inserire la convalida. Nel caso in cui volessimo che il riferimento cambi quando cambia la cella a cui è sottoposta la convalida allora si possono utilizzare i riferimenti relativi =C2:C7 o tutt’al più misti. si pensi alla formula =E(GIORNO.SETTIMANA(E1)<>1; GIORNO.SETTIMANA(E1)<>7) che esclude i sabati e le domeniche come date da imputare oppure la formula =K8>SOMMA(I$3:I$4) che permette di inseire solo numeri superiori alla somma delle due celle I3 e I4

Assegnare riferimenti tridimensionali Quando abbiamo a che fare con tabelle di uguale struttura ripetute su più fogli di lavoro (pensiamo ad un file di rendiconto mensile con dodici fogli per i mesi e uno di riepilogo) potrebbe essere comodo utilizzare i nomi in modo che identifichino una cella in più di un foglio di lavoro. Ad esempio la cella E7 che in tutti i fogli, a parte un foglio che useremo come riepilogo, veda imputato il dato del totale spese.

e così via… Nel foglio di riepilogo vogliamo fare numerose elaborazioni dati sul totale dei costi annui perché abbiamo bisogno non solo di sommarli ma anche di confrontarli con i ricavi, di studiare il costo giornaliero, il massimo costo mensile, una ipotesi di finanziamento, ecc… Per fare in modo che Excel assegni ad una cella di diversi fogli un nome dobbiamo prima creare il nome con il

comando Inserisci�Nome�Definisci, scrivere il nome (Es: costo_totale), premere il pulsante di nascondi finestra e cliccare sulla cella a cui vogliamo attribuire il nome, tenere premuto il tasto shift e cliccare sulla linguetta dell’ultimo

foglio mensile, riattivare la finestra nascosta con il pulsante , cliccare su “Aggiungi” e poi su OK.


Ora il nome definito come costo_totale sarà un riferimento legato ad un intervallo di dodici celle con cui possiamo effettuare tutte le operazioni come se stessimo lavorando su un riferimento del tipo A1:A12. E quindi possiamo scrivere su qualsiasi foglio le nostre analisi (in genere è comodo un foglio denominato “riepilogo”): =Somma(costo_totale) ci darà la somma di tutti i costi mensili =Media(costo_totale) sarà la media =RATA(5%;1;SOMMA(costo_totale)) mi darà la rata che dovrò pagare dopo 1 anno al tasso del 5% se volessi chiedere un prestito dell’intera somma

Assegnare riferimenti relativi, assoluti e misti Una delle maggiori comodità di Excel è quella di trasferire una formula da una cella ad altre celle. Il trasferimento in genere si effettua con il completamento automatico o con il copia e incolla. Così facendo Excel verifica se nella cella di partenza è contenuto un riferimento ad altre celle e esegue un aggiornamento in base allo spostamento della posizione relativa. Mi spiego meglio con una immagine:

� L’aggiornamento che viene eseguito rispetta semplici regole:

Azione Riferimento in cella di partenza Nuovo riferimento Trascino verso il basso di una cella B2 B3 Trascino verso l’alto di una cella B2 B1 Trascino verso destra di una cella B2 C2 Trascino verso sinistra di una cella B2 A2

Sposto la cella su un’altra cella B2 B2

Copio la cella 3 celle sotto B2 B5 Copio la cella 2 celle sotto e 1 a destra B2 C4

L’ultimo caso è esplicato dall’immagine seguente:

I riferimenti in queste formule si chiamano riferimenti relativi poiché indicano una posizione nel foglio che può cambiare in relazione alle altre celle.


In molti casi tale situazione ci facilita molto nel completamento automatico perché vogliamo effettuare delle operazioni su righe o colonne che hanno una relazione di 1 cella a 1 cella, come nel caso precedente in cui vengono sommate le prime celle di due colonne, poi le seconde celle, poi le terze celle, ecc… Ma a volte la relazione non è di 1 cella a 1 cella ma ad esempio di molte celle a 1 cella � sommo o moltiplico ogni cella di una colonna o riga per una singola cella. Si veda l’esempio seguente:

In questo caso abbiamo scritto le tre formule una per volta e vediamo che hanno una parte che segue i riferimenti relativi (C3 che diventa C4 che diventa C5) e una parte che rimane fissa poiché lo sconto è presente nella cella C7. Se avessimo utilizzato il completamento automatico la formula =C3*(1-C7) sarebbe diventata =C4*(1-C8) e poi =C5*(1-C9). La soluzione parrebbe quindi scrivere a mano le formule quando alcuni riferimenti devono rimanere fissi ma pensiamo ad una lista di 350 prodotti a cui dobbiamo trovare il prezzo scontato… non è possibile scrivere a mano 350 formule in tempi accettabili. Dobbiamo allora utilizzare i riferimenti misti o assoluti che permettono di mantenere ferme righe o colonne (o entrambe) delle celle quando effettuiamo un completamento automatico. La regola è semplice:

ANTEPONGO alla lettera di colonna o al numero di riga che voglio tenere ferma il simbolo $ (dollaro) Meno semplice è l’analisi di quale cella bloccare e se bloccare colonna, riga o entrambe. Per effettuare questa analisi bisogna pensare (o provare a vedere) come verrebbe trasformata la formula dal completamento automatico e poi mettere il dollaro nel riferimento che è cambiato. Nel nostro caso il problema era il riferimento C7 che diventava C8 e poi C9 � quindi quello che cambia è la riga e allora basta inserire il dolla prima della riga � C$7 La formula da scrivere in D3 sarà quindi =C3*(1-C$7) Tale formula ci permetterà di ottenere nel completamento verso il basso le formule =C4*(1-C$7) e =C5*(1-C$7) . Abbiamo utilizzato un riferimento cosiddetto misto poiché per una parte Excel fa lo variare (se effettuassi il completamento verso destra o sinistra cambierebbe la lettera della colonna in D$7 o B$7) e per una parte lo fa rimanere fisso. I primi tempi che si impara questa tecnica è più facile utilizzare i riferimenti assoluti che sono quelli che bloccano sia la riga sia la colonna, anteponendo il dollaro ad ognuna delle due ($C$7). Così facendo abbiamo inizialmente chiaro che vogliamo proprio “bloccare” quella cella, la cella C7 e i conteggi verranno effettuati proprio su di essa. I riferimenti assoluti però in alcuni casi non si possono sostituire ai riferimenti misti che rimangono l’unica soluzione possibile. Quando il completamento automatico viene utilizzato due volte (ad esempio prima verso il basso e poi verso destra) dobbiamo fa molta più attenzione alla formula contenuta nella cella di partenza. Nel seguente esempio vengono sommati due Bonus che cambiano in base alla giornata:

È stato fatto un doppio completamento a partire dalla cella D3 con riferimento assoluto $B$7. Tale riferimento è ERRATO poiché nella colonna E bisogna sommare il bonus di C7 e non di B7. L’unico modo per scrivere la formula


era pertanto con il riferimento misto B$7 che permetteva in fase di completamento verso destra di cambiare la lettara di colonna in C$7, come nel seguente esempio corretto:

Si sarebbe potuto arrivare anche con il riferimento assoluto $B$7 allo stesso risultato se avessimo scritto la formula prima in D3 e trascinato verso il basso e poi in E3 e trascinato verso il basso. Pensiamo però ad un esempio con 36 giornate anziché 2 e ci rendiamo conto come scrivere 36 volte e trascinare 36 volte sia ben più noioso, alienante e rischioso (si può fare un errore!) che non scrivere una BELLA formula e fare i due trascinamenti per il completamento automatico di tutta la tabella.

Modifica dell’iniziale maiuscola o del minuscolo/ma iuscolo Trasportare su Excel un testo incolonnato a volte può essere un’esperienza frustrante in quanto potremmo aver bisogno di modificarlo a riguardo delle lettere maiuscole o minuscole o vorremmo applicare le iniziali maiuscole. Se siamo abituati ad utilizzare Word sappiamo di avere a disposizione un comando da menù (Formato�Maiuscole/minuscole) che agisce sul testo selezionato dando l’aspetto che vogliamo. Magari proprio su Word siamo abituati ad utilizzare shift+F3 proprio per questo comando invece che accedere al menù. Bene, potremmo anche copiarlo su Word, modificarlo e rispostarlo su Excel, se le esigenze del caso ce lo suggeriscono. A tal fine l’utilizzo di ALT+Tab permette di muoversi velocemente tra Word ed Excel e tutto sommato riusciremmo a compiere con rapidità queste operazioni. Ma anche Excel può venirci in aiuto… prendiamo come esempio un elenco di nomi scritto nella colonna A che vorremmo rendere tutto in maiuscolo:

La funzione MAIUSC permette di convertire il testo contenuto in una cella in testo maiuscolo. Attenzione però, la cella che contiene la formula è direttamente collegata alla cella di riferimento: se cancello il testo in A2 mi sparirà anche da C2! La soluzione è semplice: copio il testo della colonna C nelle rispettive celle della colonna A utilizzando il comando

incolla valori o scegliendo Modifica�Incolla speciale�Incolla valori. In tal modo non avrò più formule ma solo il testo in maiuscolo.

Se volessimo modificare solo l’iniziale in maiuscolo dovremmo ricorrere alla funzione MAIUSC.INIZ. Per portare il testo tutto in minuscolo esiste la funzione MINUSC. Se volessimo ottenere risultati particolari a partire da una o più celle di testo dovremmo utilizzare più formule di testo che vadano ad esempio a scomporre e poi ricomporre la parola, come mostrato nel capitolo “Funzioni di testo”.


La formattazione condizionale Su Excel è possibile fare in modo che in base al valore presente in una cella il formato (carattere, bordo e riempimento) assuma uno o più aspetti diversi. Tale funzionalità risulta sicuramente utile su celle che sono utilizzate per il confronto con altre celle e che magari hanno al loro interno funzioni che ne cambiano il risultato. Prendiamo come esempio un caso in cui vogliamo avere visione dei prodotti che, finanziati, costano oltre 1250 euro al mese. Il comando Formato�Formattazione Condizionale ci permette di scegliere fino a tre condizioni a cui applicare la formattazione:

Nella prima tendina a discesa della finestra di formattazione condizionale è anche possibile scegliere, come discriminante per il verificarsi o meno della condizione, “la formula è”. Tale scelta ci permette di inserire una formula che fa riferimento anche ad altre celle. Le regole dei riferimenti relativi, assoluti e misti valgono a tutti gli effetti in questo caso e, anzi, bisogna porre molta attenzione proprio al fatto che la formula vale per la cella ATTIVA (nel caso sotto D3) e che se vogliamo che venga applicata anche alle celle sottostanti dobbiamo scriverla come D3 o $D3 (e non $D$3). Tutto dipende dall’area selezionata per la formattazione condizionale, se fosse un’area su più colonne la scelta ricadrebbe sul riferimento relativo (D3). La cella D8 invece va bloccata ($D$8) se il riferimento, come nel caso in esempio, è solo a tale cella (e non a quella sotto o a destra) mentre sarebbe necessario D$8 se l’area selezionata per la formattazione condizionale fosse su più colonne.

Tale regola di formattazione condizionale permette di tenere d’occhio la spesa mensile massima fissata in 2000 euro al variare delle spese “una tantum” e del tasso di interesse annuo a cui è legata la rata.

Inserimento di subtotali Quando si ha a che fare con tabelle di grandi dimensioni e gerarchicamente ordinate, ad esempio divise per sedi o contenenti valori riferiti a più archi di tempo (anno, trimestre, mese) allora può essere utile visualizzare ed elaborare i dati attraverso i subtotali. Immaginiamo di a vere a disposizione la tabella seguente:


Se la selezioniamo e andiamo su Dati�Subtotali ci comparirà la finestra sopra in cui si può scegliere come raggruppare i dati presenti nella tabella (tendina “ad ogni cambiamento in”), che tipo di funzione utilizzare tra somma, conteggio, media, max, min, prodotto) e in quale colonna aggiungere i subtotali creati tramite la funzione scelta. L’aspetto della tabella sarà ora modificabile tramite i livelli attivi alla sinistra delle intestazioni di riga:

Premendo sui più o sui meno si espandono o nascondono i singoli livelli, premendo sui pulsantini 1, 2 o 3 si espandono o nascondono completamente i livelli. Nascondere i livelli significa nascondere le righe che contengono i dati specifici di quel livello, come si nota per le righe 9-13 e 15-20 nascoste per mostrare solo i totali relativi a Genova e Siena. È anche possibile inserire più funzioni in base alle colonne da analizzare, ridando il comando ma deselezionando “Sostituisci i subtotali correnti” in modo da mantenere attivi i subtotali creati in precedenza.


Separazione di testo in colonne Importando su Excel colonne di testo spesso è necessario separare questo testo per renderlo utilizzabile. Prendiamo come riferimento le tre tipologie di dati nell’esempio seguente:

La prima colonna presenta nomi e cognomi nella stessa cella, notiamo che sono separati da uno spazio; la seconda colonna presenta numeri telefonici con prefisso, notiamo che sono separati dal simbolo “/” e per uniformare i dati di tutta la colonna potrebbe essere utile modificare l’intestazione in “Prefisso/Telefono”; la terza colonna contiene un codice composto da due lettere sempre uguali (IT sta per Italia) e poi dei numeri, notiamo che non vi è nessun separatore tra IT e i numeri. Con il comando Dati�Testo in colonne possiamo dividere, una alla volta, queste singole colonne in due distinte colonne sfruttando proprio gli elementi separatori che abbiamo notato in precedenza. Il primo passaggio ci permette di scegliere se i dati devono essere interpretati come delimitati oppure se Excel non deve tener conto di simboli o spazi presenti nel testo ma solo del numero di caratteri che compongono le scritte.

Nel nostro caso le colonne B e C verranno trattate come colonne con campi “delimitati” mentre la colonna D avrà campi a “larghezza fissa”. Il secondo passaggio ci consente, nel caso di campi delimitati, di specificare quali sono i delimitatori e sceglieremo:

per la colonna B e per la colonna C oppure, nel caso si sia scelta larghezza fissa, di specificare cliccando sul righellino quanti caratteri compongono la prima colonna:


L’ultimo passaggio permette di modificare per ogni colonna evidenziata “nell’Anteprima dati” il formato dei dati presenti e di specificare la cella di “Destinazione” in cui deve partire la tabella risultante.

Da sottolineare come per la colonna con i prefissi sia essenziale scegliere “Testo” come formato dati18, come mostrato dalla freccia fucsia, per evitare che Excel consideri il prefisso come numero semplice e trasformi 011 in 11 in quanto lo zero prima del numero è superfluo, parlando in termini matematici. Il risultato delle operazioni fin qui eseguite permette di ottenere sei colonne divise:

L’operazione inversa, cioè riunire il testo di due o più colonne in una sola colonna, può essere fatta con la funzione CONCATENA oppure con il simbolo “&”, come spiegato all’inizio del capitolo “I riferimenti delle celle”.

Impostare area di stampa e titoli di stampa In alcuni casi abbiamo bisogno di stampare solo una parte di foglio ben definita o permettere alle persone a cui diamo il file da stampare di non preoccuparsi dell’anteprima di stampa. Il modo più semplice per impostare l’area che deve essere stampata è selezionarla e utilizzare il comando File�Area di stampa�Imposta area di stampa. Nell’immagine seguente l’area di stampa è visibile come tratteggio leggero nel foglio dei dati e nell’anteprima di stampa viene visualizzata come unica parte in stampa.

18 Notare come nella tabella risultante la colonna prefisso presenta, nelle celle relative ai numeri diventati testo, una linguetta verde che ci mette in guardia sul fatto che abbiamo un “numero memorizzato come testo”


Se utilizziamo di frequente tale comando, ad esempio per eseguire stampe di singole tabelle da fogli che ne contengono

molte è comodo avere a disposizione sulla barra degli strumenti il pulsantino dedicato: Nel caso in cui decidessimo di stampare tutte in una volta più tabelle di uno stesso foglio è anche possibile utilizzare la selezione multipla per definire un’area di stampa composta da più tabelle: tali tabelle saranno però inserite in fogli diversi, come visibile da Visualizza�Anteprima interruzioni di pagina oltre che dall’anteprima di stampa.

� Per eliminare l’area di stampa impostata è sufficiente il comando File�Area di stampa�Cancella area di stampa

oppure selezionare tutto il foglio e premere il pulsantino I titoli di stampa possono risultare molto utili per tabelle molto grandi che in fase di stampa occupano più di un foglio. Lo scopo dei titoli di stampa è quello di garantire per ogni foglio una o più righe e/o colonne di intestazione che vengono stampate per meglio leggere i fogli successivi al primo, che si suppone avere le intestazioni. Il comando è File�Imposta pagina�Foglio da cui si scelgono le righe da ripetere in alto e le colonne da ripetere a sinistra; è facoltativo scegliere anche l’area di stampa. Nella stessa scheda potrebbe tornare utile scegliere un ordine di pagina orizzontale piuttosto che verticale quando abbiamo molti fogli e dobbiamo fascicolarli � risparmiamo tempo nel doverli spostare a mano se vengono stampati in sequenza non ottimale rispetto ai nostri bisogni. Con il pulsante opzioni è possibile scegliere, oltre all’orientamento, anche l’ordine di stampa delle pagine ed eventualmente quante pagine per foglio devono essere stampate.


Protezione di una cartella di lavoro Ecco come fare a proteggere una cartella di lavoro in modo da preservarne il contenuto e impedirne l’apertura o le modifiche. File�Salva con nome�Strumenti�Opzioni generali; a questo punto si apre la finestra:

Le password ammesse sono al massimo due: una password detta “di lettura” che consente a chi la conosce di aprire il file, leggerlo e modificarlo ma non poterne salvare le modifiche se non dando un nome o un percorso diverso al file; la password detta “di scrittura” consente invece di aprire il file senza limitazioni. Se scriverò una password di lettura quando viene lanciato il file verrà richiesta tale password, senza la quale Excel non riuscirà ad aprire il file:

� Se inserirò invece una password di scrittura e non una di lettura, all’apertura del file uscirà una finestra che chiede la password di scrittura oppure permette di accedere in sola lettura:

Se inserirò sia la password di lettura che di scrittura Excel chiederà per una prima la password di lettura e poi, in caso positivo, quella di scrittura. È anche possibile scegliere l’opzione “Consigliata sola lettura” per fare in modo che compaia un avviso che raccomanda di aprire il file in sola lettura a meno che non sia proprio necessario modificarlo. Questo per prevenire eventuali salvataggi indesiderati che potrebbero essere effettuati per errore.


Una volta aperto in sola lettura il file è contraddistinto dalla dicitura [Sola lettura] sulla barra del titolo:

Quando si inseriscono le password per proteggere le cartelle di excel e in generale quando decidiamo di attribuire una password a qualsiasi cosa (accesso pc, posta elettronica, accesso a siti, file compressi, ecc…) è sempre bene tenere presente, al fine di non vedersi “bucati” da chi vuol scovare la nostra password, delle modalità utilizzate dai programmi che cercano le password e che sono in grado di provarne anche migliaia al secondo:

1) ricerca da un vocabolario di parole di una o più lingue 2) ricerca brutale di tutte le combinazioni possibili di parole scritte con caratteri minuscoli 3) ricerca brutale utilizzando anche caratteri maiuscoli, numeri, simboli, spazio

Una ottima password è quindi in genere composta da almeno 1 carattere minuscolo, 1 maiuscolo, 1 simbolo, 1 numero, lunga abbastanza (diciamo almeno 7/8 caratteri in totale) e sicuramente non composta da una parola di uso comune.

- Esempi di password poco sicure: casa, ciaociao, daniele, Da13, 17528, frigorifero, 11081971 (se è la nostra data di nascita), 0113746352 (se è il nostro telefono)

- Esempi di password sicure: UFOrobot6forte!, Vito76%24%, MxdF67=z3£, 3€per4$ La difficoltà maggiore sta nel ricordarsi la password una volta creata, tenendo anche presente che non andrebbe mai utilizzata una password sempre uguale per tutte le applicazioni e né che contenga elementi personali come indirizzi, date di nascita/matrimonio, nomi e cognomi o numeri di telefono che sono facilmente scovabili da chi può avere o ricavare tali informazioni personali.

Protezione della struttura della cartella di lavoro Excel ci permette di dare una protezione più leggera alla cartella inibendo la facoltà di modificare la struttura o le finestre. Il comando è Strumenti�Protezione�Proteggi cartella di lavoro.

La protezione della struttura farà in modo che chi utilizza il file potrà eseguire tutte le operazioni e modifiche dello stesso ma non intervenire con modifiche sui fogli che lo compongono: non si potrà eliminare/creare, rinominare, nascondere/scoprire o spostare i fogli di lavoro. La protezione delle finestre non permetterà invece di modificarne la posizione e le dimensioni che rimarranno tali all’apertura della cartella di lavoro; non sarà possibile inoltre inserire divsioni, bloccare riquadri, affiancare finestre per il confronto o vedere lo stesso foglio in nuova finestra (comando Finestra�Nuova finestra). È possibile inserire una password per rafforzare tale protezione, altrimenti è possibile togliere tali limitazioni semplicemente con il comando: Strumenti�Protezione�Rimuovi protez. cartella di lavoro.


Protezione dei fogli di lavoro La protezione del foglio di lavoro in genere è quella più utilizzata perché consente di specificare esattamente cosa può essere modificato e viene usata per fogli destinati alla compilazione di terzi a cui volutamente si lascia un campo ridotto di azioni per ottenere una compilazione standardizzata e confrontabile con simili fogli di lavoro. Si pensi ad un questionario oppure ad un test di apprendimento. Prima di proteggere il foglio è bene individuare le celle che possono rimanere libere, selezionarle (magari con la selezione multipla) e Formato�Celle�Protezione e si toglie il segno di spunto da “Bloccata”. L’impostazione predefinita del foglio consiste nell’avere tutte le celle bloccate ma tale blocco non è attivo poiché non il foglio non è protetto. Se proteggessimo un foglio senza togliere il blocco ad alcune celle, tutto il foglio risulterebbe non modificabile.

A fianco di “Bloccata” possiamo trovare “Nascosta”: tale attributo permette alla cella di non mostrare il suo contenuto presente nella barra della formula (ad esempio se non si vuol far vedere come viene calcolata una formula ma si mostra solo il risultato). Per proteggere il foglio il comando è: Strumenti�Protezione�Proteggi foglio…

È possibile scegliere una password o meno: non sceglierla può essere di aiuto nelle fasi di sviluppo del foglio in modo da simulare la protezione e toglierla senza perder tempo a scrivere password19. La protezione può valere per tutte le operazioni ad esclusione di quelle “permesse” in tale finestra, come ad esempio la selezione delle celle o la modifica dei formati o ancora la possibilità di eliminare righe/colonne. L’utilizzo del filtro automatico spesso viene permesso agli utenti del foglio protetto e quindi è bene in tali casi scegliere anche la casella “Usa filtro automatico”.

Incolla speciale Il comando di incolla speciale ha potenzialità spesso inesplorate. Per accedervi è sufficiente utilizzare il menù Modifica�Incolla speciale… oppure la freccetta accanto al tastino della barra degli strumenti standard.

19 A tal proposito è comoda la scelta da tastiera ALT+S+P+F per attivare la protezione o meno del foglio protetto senza password


Tale secondo metodo può essere comodo per scegliere più agevolmente ad esempio il comando di incolla valori che è sicuramente il più utilizzato permettendo di incollare le celle mantenendo inalterata la formattazione delle celle di destinazione. Il comando di incolla speciale mette a disposizione una serie di possibilità, anche in combinazione tra le tre parti della finestra (incolla, operazione, salta celle vuote/trasponi).

Nell’esempio seguente vengono mostrate le diverse opzioni presenti con l’incolla speciale che, nel caso di grandi tabelle, può risultare utile per evitare di dover riapplicare i formati manualmente con il Formato�Celle.

Uno degli elementi più importanti da tenere in considerazione è proprio il formato numero delle celle che permette, come nel caso in esempio, di rispettare la visualizzazione delle date, evitando il difetto dell’incolla valori semplice che trasforma le date in numero se nella cella non è stato precedentemente modificato il formato in data. Quando si ha l’esigenza di copiare celle su fogli diversi ci si accorge che l’incolla normale non modifica la larghezza delle colonne su cui si incolla. Ebbene, è sufficiente utilizzare il comando di incolla speciale�larghezza colonne per ottenere una copia esatta delle dimensioni delle colonne di partenza sulle colonne del foglio di destinazione.


Se il problema è invece invertire le righe di una tabella con le colonne allora si utilizza l’opzione “trasposta”:

La parte relativa alle operazioni è molto comoda se si deve incollare una tabella su una tabella già esistente per creare una tabella “risultato” che elabori le informazioni delle due secondo le operazioni algebriche di base (somma, sottrazione, moltiplicazione, divisione).

La possibilità di saltare celle vuote permette di evitare l’errore che si compie quando si utilizza il dividi (dividere per zero non è matematicamente ammissibile) oppure quando si vuole aggiornare ad esempio un listino con una parte di nuovi prezzi ma non cancellare quelli vecchi che non hanno ancora il prezzo nuovo.

Funzioni di testo Ecco alcuni esempi di funzioni di testo comode per effettuare elaborazioni su dati che possiedono caratteristiche specifiche (iniziali, codici) o solo semplici frasi che vogliamo modificare o riunire. SINISTRA(cella in cui si trova il testo originale;numero di lettere da estrarre a partire dall’inizio del testo) � estrae da una cella le lettere/cifre iniziali DESTRA(cella in cui si trova il testo originale;numero di lettere da estrarre a partire dalla fine del testo) � estrae da una cella le lettere/cifre finali STRINGA.ESTRAI(cella in cui si trova il testo originale;posizione iniziale da cui estrarre;numero di lettere da estrarre dopo la posizione iniziale) � estrae da una cella una parte di essa LUNGHEZZA(cella in cui si trova il testo originale) � ci dice di quanti caratteri è composto il testo, utile se da un lungo elenco voglio trovare quello che ha più o meno caratteri degli altri


CONCATENA( “frase” o prima cella in cui si trova il testo da duplicare;“frase” o seconda cella in cui si trova il testo da duplicare;ecc…) es: =concatena(“ciao ”;B1) con B1 “Vito” otterrò: ciao Vito. È importante lo spazio usato nella formula dopo la parola ciao. �unisce testi da due o più celle o testo scritto tra virgolette con testo presente in celle SOSTITUISCI(cella in cui si trova il testo originale; testo da cercare nella cella; testo da inserire al posto di quello trovato; ricorrenza) �trova un testo in una cella e lo sostituisce con un nuovo testo. Nota: La ricorrenza, elemento facoltativo della formula, se omessa fa sì che ogni volta che verrà trovato il testo verrà sostituito con quello nuovo, altrimenti può essere espressa come numero e corrisponde alla n-esima volta in cui viene trovato il testo. Ad esempio nella parola “maratona” il testo “a” compare 3 volte, e lo vogliamo sostituire con la “i”: la ricorrenza omessa fa si che la “a” venga sempre sostituita in modo da avere “miritoni”, la ricorrenza 1 miratona, la 2 maritona, la 3 maratoni, da 4 in poi non vengono apportate modifiche. RIMPIAZZA(cella in cui si trova il testo originale; posizione del primo carattere da sostituire; numero di caratteri da sostituire; testo nuovo da inserire) �sostituisce parte di testo di una cella con inizio e fine definiti con un nuovo testo

In alcuni casi l’uso di più funzioni di testo nidificate può rivelarsi utile per particolari modifiche del testo:

RICERCA(testo da ricercare; cella su cui cercarlo; posizione di partenza da cui cercare) �restituisce la posizione di un testo presente all’interno di una cella. Il testo da ricercare non distingue tra minuscole e maiuscole. Nota: la posizione se omessa fa partire la ricerca dal primo carattere della cella analizzata TROVA(testo da ricercare; cella su cui cercarlo; posizione di partenza da cui cercare) �restituisce la posizione di un testo presente all’interno di una cella. Il testo da ricercare distingue tra minuscole e maiuscole. Tali funzioni sono utili nidificate all’interno di funzioni di estrazione del testo come stringa.estrai, sinistra, destra in cui viene definito un punto di inizio e fine di estrazione.

IDENTICO( “frase” o contenuto di una cella; “frase” o contenuto di un’altra cella) �restituisce VERO se i due testi sono uguali, FALSO altrimenti. Nota: le date vengono elaborate come numero, per ottenere VERO nel confronto tra una cella e una “frase” scritto nella cella, inserire il numero corrispondente, anche non tra virgolette. Utile per confrontare due colonne ordinate e trovare differenze o doppioni in una colonna confrontando il valore di una cella con quello della successiva.


Tabella Codici ASCII : tener premuto ALT scrivendo il codice grassetto in tabella col tastierino numerico (o attivarlo con Fn NmLk se non si dispone di tastierino numerico); al termine rilasciare ALT e comparirà il simbolo

1 ☺ 54 6 107 k 160 á 213 i 266 ê 0136 ˆ 0189 ½ 0242 ò

2 ☻ 55 7 108 l 161 í 214 Í 267 ë 0137 ‰ 0190 ¾ 0243 ó

3 ♥ 56 8 109 m 162 ó 215 Î 268 Č 0138 Š 0191 ¿ 0244 ô

4 ♦ 57 9 110 n 163 ú 216 Ï 269 č 0139 ‹ 0192 À 0245 õ

5 ♣ 58 : 111 o 164 ñ 217 + 270 Ď 0140 Œ 0193 Á 0246 ö

6 ♠ 59 ; 112 p 165 Ñ 218 + 271 ď 0141 � 0194 Â 0247 ÷

7 • 60 < 113 q 166 ª 219 _ 272 ð 0142 Ž 0195 Ã 0248 ø

8 ◘ 61 = 114 r 167 º 220 _ 273 ñ 0143 � 0196 Ä 0249 ù

9 ○ 62 > 115 s 168 ¿ 221 ¦ 274 Ē 0144 � 0197 Å 0250 ú

10 ◙ 63 ? 116 t 169 ® 222 Ì 275 ē 0145 ‘ 0198 Æ 0251 û

11 ♂ 64 @ 117 u 170 ¬ 223 _ 276 Ĕ 0146 ’ 0199 Ç 0252 ü

12 ♀ 65 A 118 v 171 ½ 224 Ó 277 ĕ 0147 “ 0200 È 0253 ý

13 ♪ 66 B 119 w 172 ¼ 225 ß 278 ö 0148 ” 0201 É 0254 þ

14 ♫ 67 C 120 x 173 ¡ 226 Ô 279 ÷ 0149 • 0202 Ê 0255 ÿ

15 ☼ 68 D 121 y 174 « 227 Ò 280 � 0150 – 0203 Ë 0265 Tab

16 ► 69 E 122 z 175 » 228 õ 281 ę 0151 — 0204 Ì 0266 invio

17 ◄ 70 F 123 { 176 _ 229 Õ 282 Ě 0152 ˜ 0205 Í 0269 invio

18 ↕ 71 G 124 | 177 _ 230 µ 283 ě 0153 ™ 0206 Î 0271 ¤

19 ‼ 72 H 125 } 178 _ 231 þ 284 Ĝ 0154 š 0207 Ï 0276 ¶

20 ¶ 73 I 126 ~ 179 ¦ 232 Þ 285 ĝ 0155 › 0208 Ð 0277 §

21 § 74 J 127 ⌂ 180 ¦ 233 Ú 286 Ğ 0156 œ 0209 Ñ 0282 annulla

22 ▬ 75 K 128 Ç 181 Á 234 Û 287 ğ 0157 � 0210 Ò 0288 (Spazio)

23 ↨ 76 L 129 ü 182 Â 235 Ù 288 Ā 0158 ž 0211 Ó 0289 !

24 ↑ 77 M 130 é 183 À 236 ý 289 ā 0159 Ÿ 0212 Ô 0290 ”

25 ↓ 78 N 131 â 184 © 237 Ý 290 Ă 0160 (Spazio) 0213 Õ 0291 #

26 → 79 O 132 ä 185 ¦ 238 ¯ 291 ă 0161 ¡ 0214 Ö 0292 $

27 ← 80 P 133 à 186 ¦ 239 ´ 292 Ĥ 0162 ¢ 0215 × 0293 %

28 ∟ 81 Q 134 å 187 + 240 - 293 ĥ 0163 £ 0216 Ø 0294 &

29 ↔ 82 R 135 ç 188 + 241 ± 294 Ħ 0164 ¤ 0217 Ù 0295 ‘

30 ▲ 83 S 136 ê 189 ¢ 242 _ 295 ħ 0165 ¥ 0218 Ú 0296 (

31 ▼ 84 T 137 ë 190 ¥ 243 ¾ 296 Ĩ 0166 ¦ 0219 Û 0297 )

32 (Spazio) 85 U 138 è 191 + 244 ¶ 297 ĩ 0167 § 0220 Ü 0298 *

33 ! 86 V 139 ï 192 + 245 § 298 Ī 0168 ¨ 0221 Ý 0299 +

34 ” 87 W 140 î 193 - 246 ÷ 299 ī 0169 © 0222 Þ 0300 ,

35 # 88 X 141 ì 194 - 247 ¸ 300 Ĭ 0170 ª 0223 ß 0301 -

36 $ 89 Y 142 Ä 195 + 248 ° 301 ĭ 0171 « 0224 à 0302 .

37 % 90 Z 143 Å 196 - 249 ¨ 302 Į 0172 ¬ 0225 á 0303 /

38 & 91 [ 144 É 197 + 250 · 303 į 0173 0226 â 0304 0

39 ‘ 92 \ 145 æ 198 ã 251 ¹ 304 Đ 0174 ® 0227 ã 0305 1

40 ( 93 ] 146 Æ 199 Ã 252 ³ 305 ı 0175 ¯ 0228 ä 0306 2

41 ) 94 ^ 147 ô 200 + 253 ² 306 Ĳ 0176 ° 0229 å 0307 3

42 * 95 _ 148 ö 201 + 254 _ 307 ĳ 0177 ± 0230 æ 0308 4

43 + 96 ` 149 ò 202 - 255 (Spazio) 308 Ĵ 0178 ² 0231 ç 0309 5

44 , 97 a 150 û 203 - 256 Ā 309 ĵ 0179 ³ 0232 è 0310 6

45 - 98 b 151 ù 204 ¦ 257 ā 310 Ė 0180 ´ 0233 é 0311 7

46 . 99 c 152 ÿ 205 - 258 Ă 0128 € 0181 µ 0234 ê 0312 8

47 / 100 d 153 Ö 206 + 259 ă 0129 � 0182 ¶ 0235 ë 0313 9

48 0 101 e 154 Ü 207 ¤ 260 Ą 0130 ‚ 0183 · 0236 ì 0314 :

49 1 102 f 155 ø 208 ð 261 ą 0131 ƒ 0184 ¸ 0237 í 0315 ;

50 2 103 g 156 £ 209 Ð 262 Ć 0132 „ 0185 ¹ 0238 î 0316 <

51 3 104 h 157 Ø 210 Ê 263 ć 0133 … 0186 º 0239 ï 0317 =

52 4 105 i 158 × 211 Ë 264 Ĉ 0134 † 0187 » 0240 ð 0318 >

53 5 106 j 159 ƒ 212 È 265 ĉ 0135 ‡ 0188 ¼ 0241 ñ


Differenze tra Excel e Calc Argomento Excel 2003 Calc 3.1 Numero colonne in un foglio

256 1024

Canc Cancella il contenuto della celle o delle celle selezionate

Apre una finestra in cui meglio dettagliare cosa deve essere cancellato. Utilizzare al suo posto Backspace o modificare da Visualizza�Strumenti�Personalizza, scheda Tastiera. Selezionare nel riquadro Area�Modifica e nel riquadro Funzione�Cancella contenuti, poi cercare in alto su “combinazione tasti” il comando Cancella e premere Cambia

Testo a capo Testo a capo Si chiama scorrimento del testo automatico Barre degli strumenti Posso vederne l’elenco con click dx su una

qualsiasi barra No, mi fa vedere i pulsanti attivi sulla barra se scelgo comandi visibili

Personalizzazione pulsante barre strumenti

Posso mettere e togliere pulsanti col trascinamento dal menù visualizza�barre strumenti�personalizza, scheda comandi

Per personalizzare le barre si va su visualizza�barre strumenti� personalizza, scheda barre degli strumenti, pulsante “importa”. L’assegnazione di pulsante macro va fatta in:

Trascinamento singola cella Utilizzo il puntatore cliccando e

trascinando il bordo della cella

Devo prima attivarne la selezione (diventa blu) selezionando la cella con una adiacente e poi ritornando sulla cella da spostare. Rilascio il mouse e poi riclicco e posso spostare

Puntatori mouse Selezione celle:

Selezione colonne/righe: o

Scopri colonne/righe: o

Selezione celle:

Selezione colonne o righe:

Scopri colonne/righe: o

Cella attiva su selezione non multipla

La cella attiva è la prima che si seleziona La cella attiva è l’ultima che si seleziona

Riferimenti nelle celle ad altri fogli

‘Nome foglio’!A1 ‘Nome foglio’.A1

Etichette Strumenti�Opzioni�Calcolo�Accetta etichette nelle formule (non attivo di default)

Cerca automaticamente diciture righe/colonne (attivo di default)

Zoom

Finestra subito attiva

Pulsante che apre finestra


Formato numero personalizzato

Non si possono inserire commenti ai formati personalizzati creati

Si possono inserire commenti ai formati personalizzati creati

Completamento Automatico

È attivo il tasto dx del mouse per il completamento automatico

Non è attivo il tasto dx del mouse per il completamento automatico

Formato ora Vengono accettati i due punti e il punto come separatori di ore e minuti

Viene accettato solo il punto come separatore di ore e minuti

Serie numeriche Modifica�Riempimento�Serie Modifica�Compila�Serie Filtro automatico personalizzato

Possibilità di combinare 2 criteri con un operatore logico

Possibilità di combinare 3 criteri con 2 operatori logici e si può esportare il risultato del filtro in una tabella che inizia da una cella (anche identificata da un nome)

Elenchi Dati�Elenco�Crea La funzione non pare disponibile Date 1 equivale a 01/01/1900 e non posso andare

sotto zero 1 equivale a 31/12/1999 e posso andare sotto zero

Nomi tridimensionali Disponibili La funzione non pare disponibile


Indice alfabetico dei nomi & commerciale; 9 barre degli strumenti; 2; 32 blocca riquadri; 12 cella attiva; 4 colonne; 2 completamento automatico; 4; 17 confronto finestre; 12 convalida dati; 21 date; 21 divisioni del foglio; 11 elenchi; 20 elenco personalizzato; 18 etichette; 10 filtro automatico; 19 formato

celle; 7 formattazione condizionale; 28 funzioni

concatena; 9; 38 destra; 37 di testo; 37 identico; 38 lunghezza testo; 37 maiusc; 27 maiusc.iniz; 27

minusc; 27 ricerca testo; 38 rimpiazza testo; 38 sinistra; 37 sostituisci testo; 38 stringa estrai; 37 trova testo; 38

griglia; 11 incolla

esegui operazioni; 37 larghezza colonne; 36 speciale; 35 trasposta; 37 valori; 27; 36

intersezione; 8 intestazioni; 2; 11 mouse; 4 nomi; 9; 23 operatori comparativi; 8; 15 operatori di riferimento; 8 operazioni basilari; 7 ore; 21 password

lettura; 33 scelta; 34

scrittura; 33 percentuale; 8 protezione

foglio; 35 intera cartella; 33 struttura cartella; 34

pulsanti; 2 riferimenti

assoluti; 26 in formattazione condizionale; 28 misti; 26 relativi; 8; 25 tridimensionali; 24

righe; 2 scorciatoie; 7 selezionare; 4; 5 stampa; 31

area di; 31 ordine; 32 orientamento; 32 titoli di; 32

subtotali; 28 tabella; 6; 7 testo in colonne; 30 zoom; 11

Elenco delle Revisioni Num. Rev. Data Traccia delle modifiche V.1.0 09/10/2009 Prima Edizione V.1.1 30/10/2009 Revisione del testo della Prima Edizione

Centratura immagini e tabelle Revisione del capitolo “Formato numero personalizzato” e “Creare un elenco personalizzato” Aggiunta capitoli da “Creazione di elenchi personalizzati” Creazione “Indice alfabetico dei nomi”

Licenza

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