el difícil arte del reporte de proyectos
DESCRIPTION
Un reporte de estado de proyecto es una herramienta de comunicación que debe facilitar a los stakeholders estar conscientes de la situación presente y futura del proyecto y de las acciones que cada uno debe realizar. La presentación entregará un Marco de referencia para realizar reportes de estado de proyecto eficientes, que logren el objetivo comunicacional esperado.TRANSCRIPT
El difícil arte del Reporte de Proyectos
Claudia F. del Toro Vargas, PMP, CSM, ITIL F.
1. El reporte, la herramienta
2. Antes de la reunión de Estado
3. Reunión y acciones posteriores
EL ARTE EN EL PROCESO
Copyright OPPM International 2006,2012
Project Manager: Clark Campbell Project Name: Award Distribution Center (ADC) Report Date: November 30
Major Tasksl 1 Award Contracts to Architects and Contractors l l Al 2 Dispose of Inventory, Raze Structures and Prepare Site l l A B
l 3 Design System Software l l l l B A Bl 4 Determine Computer Hardware Specifications l l l A
l 5 Redesign Workstations l l l l l B C Al 6 Plan and Complete the Parking and Landscaping l l l l l A Bl 7 Footings and Foundations l l l l Al 8 Columns and Beams l l l Al 9 Roof Cap l l l Al 10 Main Floor l l l l A C Bl 11 Exterior and Glass l l l l l A B
l 12 Install Computer Hardware l l B A Cl l 13 Assemble and Install Storage Racking l l B A Bl l 14 Mount and Align Automated Cranes l l B A B Bl l 15 Install and Connect Conveyors between Racking and Workstations l l l B A B B
m 16 Program, Test and Install Software l l l l l l l l l l l m B A Bl 17 Train Staff on New Systems, Processes, and Performance Goals l l l l A C B
l 18 Mezzanine Floor l l l l A B Bl 19 Install Work Stations and New Furnishings l l l l l l l l l l l B B Al 20 Move Staff into ADC l B Al 21 Transfer Inventory l l A B Bm 22 Plan Staffing Requirements l n l l l l q B A
Risks, Qualitatives, Other Metrics Green=Adequate, Yellow=Worrisome, Red=Dangerousl 1 Performance of Software Developed Internally B Am 2 Performance of Software Developed Externally B Al 3 Performance of Fully Integrated System, Machines and Processes C C B A
m m m 4 Retain Subcontractors Versus Large Competing Construction Project? A B Cm m m 5 Will the Building, Systems, and People be Ready for ON-TIME Go-live? A A A A
# Internal People assigned to the project: 16 18 16 16 17 16 16 16 18 18 18 18
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Project Objective: Consolidate Warehouses; Automate Storage and Retrieval; and Reengineer Assembly, Packaging and Shipping of Recognition Awards
Sub-Objectives Schedule Owners and Helpers
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We are planning to bring the ADC operational by year-end. System cost overruns are more than offset by savings secured in the construction process. Half of the construction savings will be paid out as incentive bonuses to the subcontractors.Our team is confident that the remaining software issues will be resolved and adequate for go-live. Refinements will still be required.
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People have been trained, and are anxious to begin full operation.
Sub-Objectives
Report Dates
Costs and Metrics
$0,5M
$3,0M
$6,0M
$0,5M
$3,2M
$5,3M
People
Systems
Building
Expended Budgeted
Major Tasksand Risks
Summary & Forecast
Objetivo del Reporte
Comunicar un entendimiento
común de dónde está el
proyecto hoy y dónde va a estar en el
futuro
El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta
El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta
- Entender realmente a
quién se le está reportando
y porqué
- Pedir retroalimentación
antes de presentar el
reporte
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta
-Falta de Precisión de las
variaciones estimadas
-Falta de Precisión de los
resultados actuales
-Equipo incapaz de dar datos
sobre el avance
Señales Alerta Tempranas
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
El arte en el proceso > 1. El reporte, la herramienta
- Mucho detalle
- Mala integración con fuente de
datos
- Mala relación con planificación
- No dar Prioridad a la elaboración
del reporte
- No comprender el reporte
Errores comunes al realizar Reportes
Señales Alerta Tempranas
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
LOBBY!!
El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
¿CÓMO SERÁ USADA LA INFORMACIÓN?
Generalmente se requiere que los interesados
tomen acciones
Sea selectivo con la información a mostrar
Identifique acciones futuras y avise a afectados
para que se preparen
El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
LOBBY!!
¿QUÉ REALMENTE NECESITA SABER LA GENTE?
Piense en lo que se van a preguntar¿Cómo esto va a impactar mi
vida?¿Necesito tomar alguna
acción?
El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
¿CÓMO SERÁ USADA LA INFORMACIÓN?
LOBBY!!
• Establecer reglas para el equipo: ej.: No interrumpir, penalización por no cumplir el horario de la reunión.
• Definir el objetivo de las reuniones del proyecto y de la reunión específica.
• Diseñar la agenda y enviarla antes de la reunión
• Mantener el control de la reunión y avanzar
• Tomar nota de compromisos.
• Minuta de la reunión y seguimiento a acciones
El arte en el proceso > 3. Reunión y acciones posteriores
La herramienta es importante, pero no es lo principal
El lobby es vital al comunicar desviaciones, riesgos o problemas (lo que nadie quiere decir o escuchar).
Durante y después de la reunión: La minuta y “Log de Acuerdos y Compromisos” tienen papel preponderante.
CONCLUSIONES
“La inspiración existe, pero tiene que
encontrarte trabajando”
Pablo Picasso
¡MUCHAS GRACIAS!
Bibliografía
Project Management Institute. A Guide To the Project Management Body Of Knowledge PMBOK 2012. Fifth Edition. www.pmi.org
Campbell, Clark A.; Campbell, Mick (2012-11-30). The New One-Page Project Manager: Communicate and Manage Any Project With A Single Sheet of Paper. Wiley. www.oppmi.comLibro Kindle en Amazon
Ghantt, Thomas (2012-12-25). The Lost Art of Project Status Reporting, Plumbline Publishing Group. Libro Kindle en Amazon
