dupont e-sourcing partecipazione dei fornitori january 2012
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DuPont E-Sourcing Partecipazione dei Fornitori
January 2012
Table of Contents
Introduzione Slide 3
Definizioni Slide 4
Registrazione del fornitore Slide 5
Accesso a DuPont E-Sourcing Slide 6
Termini e condizioni per l’uso del sistema Slide 10
Piattaforma di lavoro per i fornitori Slide 12
RFX – RFI; RFP; RFQ Slide 16
Funzionalità degli strumenti Slide 27
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DuPont E-Sourcing – Introduzione
E-Sourcing è un’applicazione Web-based che permette sia ai DuPont Buyers che ai fornitori selezionati da DuPont di collaborare elettronicamente (on-line) e facilitare il processo di acquisto.
Ci sono diversi tipi di eventi (Markets) che un Buyer può creare:
Richieste di Informazioni (cosiddette Requests For Information (RFI)),
Richieste di Proposte (cosiddette Request For Proposal (RFP))
Richieste di Prezzi (cosiddette Request For Quote (RFQ))
Aste di acquisti online
Negoziazioni
Gli eventi o i documenti del tipo RFI, RFP e RFQ si riferiscono anche a RFX: una Richiesta di X.
Il presente documento si riferisce a come I fornitori devono rispondere alle negoziazioni online.
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DuPont E-Sourcing – Cos’è una RFx?
Cos’è una RFx? RFx è un termine generico riferito ad eventi di aste di acquisti on-line Cio´ include richieste di informazioni (cosiddette requests for information (RFI)),
richieste di proposte (cosiddette requests for proposals (RFP)), richieste di prezzi (cosiddette requests for quotes (RFQ))
Una RFX puo essere pensata come un mecanismo che permette gestire un business agli compratori e fornitori: spesso lo scambio di proditti specifici per un prezzo determinato, ma anche per lo scambio di informazione, come una capacità o disponibilità.
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DuPont E-Sourcing – Registrazione dei Fornitori
Accesso a DuPont E-Sourcing
Il fornitore deve prima ottenere l'accesso alla extranet DuPont, dove si trova e-Sourcing. Il compratore deve avviare il processo di pre-registrazione del fornitore sulla E-Sourcing applicazione di DuPont.
Cosa aspettarsi per la registrazione
L'Acquirente invierà al fornitore di contatto un modulo da compilare che chiederà informazioni di base sulla società e il contatto specifico che parteciperà alla manifestazione.
Una volta che al contatto del fornitore è concesso l'accesso, verrà inviata un’e-mail con un link ipertestuale al sito, il proprio nome utente e una password. Inoltre, il contatto fornitore riceverà con un’e-mail separata un invito con i dettagli della manifestazione.
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Accedere al DuPont E-Sourcing
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DuPont E-Sourcing – Accedere al Sistema di E-Sourcing
Log-in INIZIALEIl contatto del fornitore deve immediatamente confermare che lui / lei può collegarsi al sistema una volta ricevuti via e-mail il link, il nome utente e la password. Se c’è un problema col log-in, il fornitore può contattare il Global Support del DuPont E-Sourcing. Le informazioni di contatto possono essere trovate nel Centro Fornitore DuPont.
Accesso all'Evento
Il modo più semplice per trovare un evento è quello di seguire il collegamento ipertestuale incluso nella mail di invito, ma all'evento si può accedere anche attraverso https://strategicsrc.dupont.com
Per accedere al DuPont E-Sourcing, seguire i passaggi sulla diapositiva successiva.
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Passo Azione1. Connettersi all’E-Sourcing cliccando sul link contenuto nell’e-mail di invito o tramite
https://strategicsrc.dupont.com Apparirà la seguente schermata:
2. Inserire Username e Password.
DuPont E-Sourcing – Accesso Fornitori
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Cliccare qui per andare alla slide 30.Cliccare qui per andare alla slide 40..
Step Action2. Apparirà il secondo log-on:
3. Inserire ancora Username e Password.
DuPont E-Sourcing – Supplier Access
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DuPont E-Sourcing – Termini e Condizioni
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DuPont richiede a tutti i fornitori di accettare le Condizioni di vendita del sito DuPont On-Line, le informazioni per l’accordo di riservatezza e di quello dell'Offerente. Il contatto del fornitore deve accettare tutti i termini per procedere. L'accettazione dei termini è necessaria solo al momento iniziale di log-in. Se il contatto del fornitore ha già accettato i Termini e le Condizioni, l’accordo di riservatezza, e quello dell'Offerente il sistema consentirà di bypassare questo processo e andare direttamente al Workbench gli utenti '.Clicca sul documento per visualizzare i Termini e le Condizioni che devono essere accettate da parte del fornitore.
Terms & Condition of E-Sourcing
DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio)
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I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare
Questa schermata è per I termini e le condizioni di SAP.
DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio)
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I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare
Questa schermata è per le Condizioni e termini di DuPont.
Workbench dei Fornitori
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DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori
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Una volta effettuato con successo il log-in, ed accettate le condizioni, apparirà il Workbench. Di seguito è riportato un esempio della parte superiore del Workbench.
.Cliccare sulla data prescelta per vedere I singoli eventi previsti.
Cliccare sul titolo dell’evento per visualizzarne I dettagli.
La sezione degli avvisi per I Fornitori aggiorna sulle aste prenotate.
DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua)
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Di seguito è riportato un esempio della seconda parte del Workbench del Fornitore.
Le informazioni di contatto per Aiuto ai Fornitori.
La sezione report indicherà quelli disponibili per il Fornitore.
La Sezione Attiva indica lo status e l’attività degli eventi
DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua)
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Di seguito è riportato un esempio della parte finale del Workbench del Fornitore.
La Sezione delle nuove Discussioni indica le Discussioni che sono in iniziate durante glli eventi.
La Sezione Aggiudicazioni, indica I link agli eventi che il Fornitore si è aggiudicato.
Le Sezioni degli accordi attivi e dei tabellini non sono attualmente usate da DuPont
RFX – Richieste di:InformazioneProposte Prezzi
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Passo Azione1. Sul Workbench del fornitore, cliccare sul link dell’evento di interesse. Il tipo di evento che
tratteremo sarà richieste di informazione (Request for Information (RFI.))
Si aprirà l’evento.
DuPont E-Sourcing – Localizzare un evento
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Cliccare sul link per visualizare l’evento
DuPont E-Sourcing – Visualizzare I dettagli dell’eventoPasso Azione
2. Una volta che l’evento è stato selezionato, apparirà il seguente schermo. Clicca sul link di proposta nella colonna “RFx Response” per visualizzare I dettagli del’evento.
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DuPont E-Sourcing – Visualizzare i dettagli degli eventiPasso Azione
3. I dettagli del evento saranno disposti per schede. (Header, Schedule, Information, and questions.) È importante rivedere ognuna delle schede per capire le esigenze dell’evento.
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Schede degli strumenti
Schede del evento
DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details
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La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato dell’evento.
La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per l’evento.
La scheda Tab fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento.
La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti.
La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta.
La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta.
DuPont E-Sourcing – Preparazione dell’evento
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Il passo più importante è quello di preparare l'evento. Il tempo può essere limitato, una volta che l'evento comincia, per accettare la risposta o le offerte, quindi vale la pena di avere una strategia di offerta prima di cominciare.
Il fornitore deve prepararsi durante il periodo di anteprima, se disponibile, esaminando le informazioni e le schede ed a seconda delle esigenze dell'acquirente, eseguire diverse azioni quali:
Scaricare allegatiUsare la bacheca delle Discussioni per fare domande dettagliate al Compratore.
Decidere una forbice di prezzo per I propri rilanci in asta.
Studiare le specifiche dei prodotti/servizi
Preparare le specifiche delle proprie risposte
Verifica per la capacità e la disponibilità di beni, servizi, materie prime, ecc .
DuPont E-Sourcing – Rispondere a una RFIPasso Azione
4. In una RFI le risposte si trovano nella scheda Questions.
Cliccare sul link alla sezione Questions per visualizzare e rispondere alle domande. Continuare fino a che tutte le domande siano risposte e cliccare su Salva.
5. Una volta che tutte le domande hanno avuto risposta, chiudere la sezione Questions. Si puo fare cliccando sulla impronta, o cliccando sulla X per tornare alla proposta.
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DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di RFI
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Passo Azione
6. Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit.
Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva.
7. Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni.
DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o una RFQ
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Passo Azione
8. An RFP and RFQ will require pricing information as well as responses to questions. Access the event and review the tabs for pertinent information required for the proposal or quote.
La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato dell’evento.
La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per l’evento.
La scheda Schedule fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento
La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti.
La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta.
La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta.
DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o unaRFQ
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Passo Azione
9. Utilizzare la scheda Line Item per entrare nelle proposte o nelle offerte.
Il fornitore deve inserire i valori delle sue proposte o delle offerte sulla riga appropiata, per tutti gli items (elementi) richiesti.
DuPont E-Sourcing – Invio di Proposte & Offerte
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Passo Azione
10. Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit.
Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva.
11. Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni.
E-Sourcing –
Strumento di funzionalità
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Tool Functionality - Overview for RFx (RFI, RFP, and RFQ)
E-Sourcing ha strumento di funzionalità che facilita il processo di RFx. Questa sezione illustrerà questa funzionalità.
La barra iniziale degli strumenti è come segue:
Save (Salvare)
Undo (disfare)
Document (documento)
Actions (azioni)
Reports (informi)
Attachments (allegati)
Discussions (discussioni)
Chat
Status
Submit
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Strumento di Funzionalità - RFx
La prima scheda della barra d’istrumenti è la funzione Save. Questo permette al fornitore salvare il lavoro fatto una volta tutti i campi obligatori sono stati completati. Salvare il documento NON significa Submit (invia). Saving semplicemente significa salvare il lavoro finito o completato.
La scheda Undo permette al fornitore di annullare l’ultima azione.
La scheda Document non viene usata negli eventi RFx.
La scheda Actions permette al fornitore convertire il contenuto dell’evento in un pdf.
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Strumento di Funzionalità– Informi per RFx
La scheda Reports collega al fornitore con le domande senza risposta dentro dell’evento.
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Strumento di Funzionalità - RFx allegati La scheda Attachment (Allegati) collega al fornitore con i documenti allegati che il compratore (buyer) ha fornito per l’evento.
Questa sezione permette anche al fornitore di allegare documenti facendo clic sul pulsante Alega file.
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Cliccare sul link per vedere i documenti allegati
Strumento di Funzionalità – Discussioni per RFx
La scheda Discussions (discussioni) permette sia al fornitore che al compratore discutere su problemi o questioni riguardanti all’evento
Una volta che il fornitore clicca sulla scheda Discussions, si apprirà una nuova finestra. Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio per iniziare un messaggio. Questo schermo permette al fornitore di visualizzare I messaggi inviati dal compratore (buyer).
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Strumento di Funzionalità - Chat per RFx
La funzione Chat funziona in modo simile ai messaggi istantani (instant messaging). Per visualizzare I messaggi di chat fare clic sul pulsante Chat.
Apparirà il seguente schermo:
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Il fornitore può rispondere o inviare il suo messaggio inserendo il messaggio nella casella e faccendo clic su invia.
Strumento di Funzionalità– Scheda Status per RFx
Il pulsante Status indica in che fase dell’evento siamo. Cliccando sul pulsante Status (in questo caso “In progress”), porterà direttamente al fornitore sulla finestra Change phase. I fornitori possono cambiare lo stato della sua risposta cliccando sulle caselle attive evidenziate in blue.
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Caselle attive
Strumento di Funzionalità– Invio di una Bid/Proposta per una RFx
Il pulsante Submit consente al fornitore di presentare al compratore (buyer) una risposta per la RFx. Alcuni eventi possono essere creati in modo tale che il fornitore deva inviare sia una offerta iniziale (initial bid) che una risposta definitiva (firm response). Pertanto, puo essere necessario inviare due volte, una volta per l’offerta iniziale e un’altra per la risposta finale.
Funzionalità addizionale.
Ci sono ancora un paio di utili sugerimenti che il fornitore deve conoscere. Ogni volta che un fornitore vuole uscire di una finestr deve cliccare sull questo pulsante: tornerà alla schermata precedente. Cliccando sul Cookie trail verrà aiutato con la navigazione atraverso l’evento.
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