docutrak ماظن مدختسم ليلد - جامعة البحرين - الرئيسية©يج...

April, 2014

docuTRAKدليل مستخدم نظام

3.0

و ضبط الجودة. اتعداد: قسم هندسة البرمجيإ

2

المحتويات

الدخول تسجيل .1 5

6 المعامالت .2

6 المقدمة 2.1

جديدة معاملة إنشاء 2.2 8

المعاملة مستلمين تحديد 2.2.2.1 10

المعاملة تفاصيل و المخصصة الحقول إدخال 2.2.2.2 11

المعاملة إلى مرفقات إضافة 2.2.2.3 11

النظام ملفات إرفاق 2.2.2.3.1 11

القوالب من إرفاق 2.2.2.3.2 13

الوثائق إدارة نظام من إرفاق 2.2.2.3.3 13

الضوئي الماسح من ملفات إرفاق 2.2.2.3.4 15

(سجالت/معامالت) بيانات إرفاق 2.2.2.3.5 16

المرفقات عرض 2.2.2.4 17

المرفقات حذف 2.2.2.5 17

المعاملة إلى جاهزة مالحظات إضافة 2.2.2.6 18

الوارد صندوق إدارة 2.3 18

التقارير إنشاء 2.3.2.1 21

المعاملة إستعراض 2.3.2.2 23

معاملة عن اآلخرين إستشارة 2.3.2.3 24

المعاملة إسناد 2.3.2.4 24

الجميع إلى الرد/ الرد 2.3.2.5 25

المعامالت( تمرير) إرسال إعادة 2.3.2.6 27

) النسخة معامالت باستالم اإلشعار 2.3.2.7 CC ) المشروطة والنسخة( CCC) 27

(إغالقها) المعاملة إتمام 2.3.2.8 28

جديد سجل أو جديدة معاملة إلى المعاملة إرسال 2.3.2.9 29

المنجز صندوق إدارة 2.4 31

المسند صندوق إدارة 2.5 31

المرؤوسين معامالت إدارة 2.6 32

المعامالت في البحث 2.7 33

35 التعاميم .3

3


التعاميم إنشاء 3.2 36

التعميم مستلمي تحديد 3.2.2.1 37

التعميم تفاصيل إدخال 3.2.2.2 38

التعميم إلى ومالحظات مرفقات إضافة 3.2.2.3 38

التعاميم وارد صندوق إدارة 3.3 39

المستخدم مكتبة 3.4 43

التعاميم مراقبة 3.5 45

المستخدم بحث 3.6 52

التعاميم متابعة 3.7 55

61 السجالت .4


سجل إنشاء 4.2 63

السجالت تعديل 4.3 65

السجل تسجيل 4.4 65

جديد سجل أو معاملة إلى المسجل السجل إرسال 4.5 66

السجالت أرشفة 4.6 69

السجالت إلغاء 4.7 69

(الالصقة الورقة لمراجعة،ا ورقة الختم،) السجل بيانات طباعة 4.8 71

السجالت في البحث 4.9 73

السجالت قائمة تخصيص 4.10 74

المستخدم إعدادات 5 76


التنبيهات إدارة 5.2 76

4

المستخدم حساب معلومات 5.3 77

المستخدم حساب معلومات تعديل 5.3.2.1 78

السر كلمة ضبط 5.3.2.2 79

التلقائي اإلسناد معامالت قائمة 5.4 80

تلقائي معامالت إسناد إعداد 5.4.2.1 81

التلقائي اإلسناد إعداد عرض 5.4.2.2 82

التلقائي اإلسناد إعداد حذف 5.4.2.3 83

التلقائي اإلسناد إعداد تفعيل إلغاء 5.4.2.4 83

التلقائي اإلسناد إعداد لتفعيل 5.4.2.5 85

المسندة الصالحيات عرض 5.5 85

) المسندة روعالف عرض 5.6 Assigned Nodes) 86

المسندة اإلمتيازات عرض 5.7 87

العميل تنبيه برنامج 5.8 90

المفضلة القائمة 5.9 91

الجاهزة مالحظاتك إضافة 5.10 93

الجاهزة مالحظتك إنشاء 5.10.2.1 94

الجاهزة مالحظتك تعديل 5.10.2.2 95

الجاهزة مالحظتك إلغاء 5.10.2.3 96

المخصصة طالرواب 5.11 96

المخصص رابطك إنشاء 5.11.2.1 97

المخصص رابطك تعديل 5.11.2.2 98

المخصص رابطك حذف 5.11.2.3 99

docuWARE 101 إعدادات 6

" المتنقل التطبيق مع التكامل .7 Mobile App: " 102

5

تسجيل الدخول .1

تسجيل الدخول، كما هو مبين في شاشةعن طريق إدخال معلومات الدخول الخاصة بك في docuTRAKال نظاملى إيمكنك الدخول

المثال التالي:

شاشة تسجيل الدخول :1 شكل

"اسم المستخدم". الحقللمستخدم في أدخل اسم ا .1

"كلمة السر". الحقلر في سأدخل كلمة ال .2

"اللغة".اختر اللغة المفضلة من القائمة .3

.على زر "دخول" أنقر .4

الرئيسية، و التي ستعرض لك جميع docuTRAKإذا قمت بإدخال معلومات الدخول بشكل صحيح، ستظهر لك شاشة .5

النظام. الصالحيات الممنوحة لك من مسؤول

6

معامالتال .2

المقدمة 2.1إلكترونيا، و متابعتها بشكل دائم خالل رحلة مسارها مع االحتفاظ معامالتللمؤسسات لتداول ال لماحال متك معامالتيوفر برنامج تداول ال

م تحتوي على جميع . كما يوفر البرنامج حافظة لكل مستخدمعامالتبسجل آمن يتضمن معلومات تفصيلية عن كل حركة تمت على هذه ال

التي شارك في أداءها. معامالتال

المصرح لهم بذلك )كما هو معرف في قائمة صالحيات التحكم في إدارة docuTRAKيتم استخدام المعامالت من قبل مستخدمي ال .1

النظام(

رر.)الخطوات(. كل عملية لها رقم مرجع ال يتك اإلجراءاتالمعاملة: هي عملية تحتوي على مجموعة من .2

: هي خطوة ضمن المعاملة. العمليات تشمل:اإلجراء .3

إنشاء 3.1

إستشارة 3.2

إسناد 3.3

إلغاء االسناد 3.4

الرد 3.5

الرد إلى الجميع 3.6

إعادة إرسال 3.7

استرجاع 3.8

إشعار باالستالم 3.9

إتمام 3.10

إعادة فتح اإلجراء 3.11

ينقسم إلى: مسار المعاملة .4

حد في نفس الوقت. يمكن فعل ذلك بواسطة وا لمستلم: يتم إرسال المعاملة فقط (Single Routing) المسار األحادي 4.1

التالية: اإلجراءات

إنشاء معاملة جديدة 4.1.1

إسناد 4.1.2

الرد, الرد إلى الجميع, إعادة اإلرسال 4.1.3

إشعار باالستالم 4.1.4

استثناء واحد على المسار األحادي بحيث يمكن استخدامه كمسار متوازي في حالة قمت بتحديد مستلمين في هناك

" لن يتمكن من "إرسال/ إرسال إلى To"، علما بأن المستلم في خانة ال "CCC" أو ال "CCخانة ال "

من اإلشعار باستالم المعاملة. ”CCC“الجميع/إعادة إرسال/إتمام" المعاملة حتى يقوم جميع المستلمين في خانة ال

في نفس الوقت. يمكن فعل : من الممكن إرسال المعاملة إلى أكثر من مستلم واحد (Shared Routing) المسار المتوازي 4.2

التالية: اإلجراءاتذلك بواسطة

(”To“)يمكنك تحديد أكثر من مستلم واحد في حقل ال استشارة 4.2.1

بينما أعضاء اللجنة سكونون مستلمين ال ”To“إرسال المعاملة إلى اللجنة )رئيس اللجنة سيكون هو مستلم ال 4.2.2

“CCC”)د/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام" المعاملة حتى ، مع العلم بأن رئيس اللجنة ال يستطيع "الر

يقوم جميع أعضاء اللجنة باشعار استالم المعاملة.

يمكنك إنشاء معاملة جديدة بواسطة تحديد: .5

المستلمين: إلى، نسخة، نسخة مشروطة 5.1

لة(تفاصيل المعاملة )نوع المعاملة، عنوان المعاملة، الفئة، األولوية، تاريخ استحقاق المعام 5.2

الحقول المخصصة، مع العلم بأن كل نوع إجراء له حقوله المخصصة التي تختلف من نوع إجراء إلى آخر طبقا لالعدادات 5.3

المعرفة من مدير النظام.

المالحظات: 5.4

مالحظات عامة: كل مستلمي المعاملة سيشاهدون المالحظات العامة. 5.4.1

7

مالحظات السرية.يمكنهم مشاهدة ال ”To“مالحظات سرية: فقط مستلمي ال 5.4.2

المرفقات: بامكان ارفاق المرفقات من عدة مصادر )ملف النظام، نظام إدارة الوثائق، بيانات مرتبطة 5.5

"السجالت/المعامالت"، مسح ضوئي، والقوالب(

:يليما نشاء معاملة جديدة لنوع معين من المعامالت، النظام سوف يقوم بإالمصرح له ب docuTRAKبمجرد أن يقوم مستخدم ال .6

وفقا العدادات الدمج المعرفة في docuWAREالمنشأة إلى نقل جميع المرفقات )باستثناء البيانات المرتبطة( من المعاملة 6.1

في "تكامل أنظمة إدارة الوثائق" docuTRAKال

وفقا العدادات الدمج المعرفة. docuWAREحفظ بيانات المعاملة في 6.2

( وتحتاج الجراء منك.nodesت المستلمة من عدة فروع ): هو مجموعة من االجراءاالوارد صندوق .7

:docuTRAKهناك نوعان من صندوق الوارد في ال .8

( الداخل للنظام له صندوقه الوارد الخاص به )الرجاء قراءة النقطة nodeالفرع ) :(Single Inbox) صندوق وارد أحادي 8.1

في األسفل( ”single node“التي توضح الفرع األحادي

نفس صندوق الوارد يتم مشاركته بين كل المستخدمين الموجودين على الفرع :(Shared Inbox) مشتركارد وصندوق 8.2

في األسفل( ”shared node“" )الرجاء قراءة النقطة التي توضح الفرع المشترك shared nodeك "المشتر

د عن طريق )استشارة/رد/رد إلى الجميع/إعادة هو مجموعة من المعامالت التي قمت بارسالها إلى خارج صندوقك الوار: المنجز .9

أخرى. المنجز سوف يظهر أيضا المعامالت التي قمت باتمامها )اغالقها((nodes) إرسال/إشعار باالستالم( إلى فروع

نه إف، املةمع. مع العلم بأنك بمجرد أن تسند اآلخرينسنادها من صندوقك الوارد إلى إهو مجموعة من االجراءات التي قمت ب: المسند .10

.ه المعاملةعلى هذمع صالحياتك اسنادهإيتم

.هو مجموعة من المعامالت المتواجدة حاليا في صناديق الوارد للمرؤوسين تحتك :وسينؤالمر .11

التي يتم ارسالها بواسطة مديرهم سوف تظهر في المنجز لدى كل من المدير ومرؤوسيه. المرؤوسين معامالت .12

كانك البحث على:في الحالة االعتيادية، بام .13

)الموجودة حاليا في صندوقك الوارد وصندوقك المنجز( معامالتك 13.1

معامالت المرؤوسين تحتك )الموجودة حاليا في صناديق الوارد وصناديق المنجز للمرؤوسين( 13.2

من هذا النوع. على نوع معين من المعامالت، فانه سيكون بمقدورك البحث في كل المعامالت ذا كان عندك صالحية البحث الكاملإ .14

هو إما: (nodeالفرع ) .15

واحد: docuTRAK: فقط مستخدم (single node) فرع أحادي 15.1

( سيستقبل معامالته nodeالفرع األحادي له صندوقه الوارد الخاص به )صندوق وارد أحادي(: كل فرع ) 4.2.3

الخاصة به.

دوق الوارد:يشتركون في نفس صن docuTRAK(: أكثر من مستخدم shared node) فرع مشترك 15.2

كل المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك سوف يستقبلون نفس المعامالت في صندوقهم الوارد. 15.2.1

بمجرد أن يقوم أحد المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك بفتح معاملة من صندوق الوارد، فان المعاملة 15.2.2

ك.سوف يتم قفلها أمام المستخدمين اآلخرين في هذا الفرع المشتر

بمجرد أن يقوم أحد المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك بارسال المعاملة خارج الصندوق الوارد إلى 15.2.3

مستلم آخر، فان المعاملة سوف تنتقل من الصندوق الوارد من عند كل مستخدمي الفرع المشترك إلى

صناديقهم المنجزة.

ي، واسم المستخدم.( يتشكل من تركيبة القسم، والمسمى الوظيفnodeالفرع ) .16

(، بمعنى أن النظام سوف:node-basedهو نظام معتمد أساسا على الفرع ) docuTRAKنظام ال .17

يظهر البيانات اعتمادا على الفرع الداخل إلى النظام، بما في ذلك )معامالت الوارد، والمعامالت المنجزة، والمعامالت 17.1

المسندة، ومعامالت المرؤوسين(

المسندة لهذا الفرعيستخدم الصالحيات 17.2

:docuTRAKبمجرد أن يقوم المستخدم بالدخول إلى نظام ال .18

(: فان النظام سوف يظهر صندوق الوارد ONLY one nodeله فرع واحد فقط ) -الداخل إلى النظام -إذا كان المستخدم 18.1

ريخ مع تفصيل الفرع الداخل.التابع لهذا الفرع، وسيظهر عنوان على يسار الشاشة من األعلى يظهر طريقة تنسيق التا

(: فان النظام سوف يظهر قائمة more than one nodeله أكثر من فرع واحد ) -الداخل إلى النظام -إذا كان المستخدم 18.2

على يسار الشاشة من األعلى، بامكانك االختيار بين هذه الفروع: بمجرد أن تقوم –التابعة لهذا المستخدم -بجميع الفروع

رع، فان النظام سوف يسترجع البيانات والصالحيات التابعة لهذا الفرع الذي قمت باختياره.باختيار ف

المصرح له يستطيع: إنشاء معاملة جديدة، عرض المعاملة، فتح المعاملة، إستشارة، إسناد، إسناد تلقائي، docuTRAKمستخدم ال .19

باستالم المعاملة، إسترجاع المعاملة، إتمام المعاملة، إعادة فتح المعاملة، إلغاء االسناد، الرد، الرد إلى الجميع، إعادة إرسال، إشعار

إرسال المعاملة إلى معاملة أخرى أو إلى سجل، إرسال تنبيهات إلى العميل، وإرفاق ملفات في المعاملة.

8

المرفقات. في حالة عدم بمجرد اختيارك إلجراء من صندوقك الوارد أو من خانة مرؤوسيك، النظام سوف يظهر مرفقاتها في حوض .20

وجود أي مرفقات لالجراء الذي تم اختياره، فان حوض المرفقات سوف يظهر فارغا مع نص يقول "ال يوجد مرفقات لكي يتم

عرضها".

.(Boldجراءات الجديدة )في صندوقك الوارد أو في خانة مرؤوسيك( سوف تظهر غامقة )اإل .21

تكون عنده المعاملة قد تجاوزت الزمن المسموح لها.تاريخ استحقاق المعاملة هو التاريخ الذي .22

غالقها" حتى اآلن( وتجاوزت تاريخ استحقاقها، فان النظام سيعتبرها معاملة متجاوزة إتمامها "إأي معاملة ال تزال فعالة )لم يتم .23

لالستحقاق:

لمعاملة باللون األحمر.النظام سوف يبرز تاريخ استحقاق افان بمجرد أن تتجاوز المعاملة تاريخ استحقاقها، 23.1

.)باأليام( في حقل تاريخ استحقاق المعاملة ستكون: التاريخ الحالي + التاريخ المعرف الستحقاق المعاملة المختارة مبدئياالقيمة .24

إنشاء معاملة جديدة 2.2

األهداف 2.2.1)إن وجدت(، سوف تختار مستقبلي نشاء معاملة جديدة عن طريق تحديد معلوماتها، حقولها المخصصة، ومرفقاتهاإسوف تقوم ب .1

المعاملة من قائمة األسماء.

:" كالتالي الفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات منقائمة األسماء سوف تظهر قائمة .2

مديرك المباشر 2.1

( من نفس المستوى الوظيفي للفرع الداخل إلى النظامnodesفروع ) 2.2

ل إلى النظام( المرؤوسين تحت الفرع الداخnodes) فروع 2.3

بإحدى طرق تمتلك نوع العمل "سير العمليات " الفروع التي فقط ، حيث يتم إظهار طرق إلظهار قائمة األسماء لديك 5هناك .3

:اإلظهار التالية

شجرة الهيكل التنظيمي )القيمة المختارة مبدئيا(: إلظهار الهيكل التنظيمي على شكل قائمة شجرة. 3.1

بتعريف الهيكل التنظيمي للمؤسسة. (docuTRAK adminار قائمة األسماء بالطريقة التي قام فيها المدير )الهيكل التنظيمي: إلظه 3.2

األقسام: إلظهار قائمة األسماء مرتبة حسب أقسام المؤسسة. 3.3

موظفين في ( كمستلمين للمعامالت من جميع الdocuTRAK adminالمستلم العام: إلظهار قائمة األسماء المعرفين من قبل المدير ) 3.4

بمعنى أن المستقبل العام يستقبل معامالت من أي مرسل حتى لو كان هذا المرسل ليس متصال هيكليا بالمستقبل. .الشركة

( كلجان. المعاملة سيتم إرسالها إلى رئيس اللجنة في docuTRAK adminاللجان: لعرض قائمة األسماء المعرفين من قبل المدير ) 3.5

(CCCعضاء اللجنة سيكونوا مستقبلي النسخة المشروطة )، وأما باقي أ”إلى“خانة

لديك كالئحة األسماء المفضلة –في إعدادات المستخدم –الالئحة المفضلة: إلظهار الئحة المستخدمين المفضلين التي قمت بتعريفها 3.6

رجاء الرجوع إلى فكرة "المسار" في واحد فقط في حقل ال "إلى" باستثناء إذا كنت تنشأ إستشارة. )ال (nodeباستطاعتك إدراج فرع ) .4

المقدمة في األعلى(

(CCواحد في حقل النسخة ) (nodeمكانك إدراج أكثر من فرع )إب .5

(CCC( واحد في حقل النسخة المشروطة )nodeمكانك إدراج أكثر من فرع )إب .6

ة: إنشاء تقرير، إستشارة، إسناد، الرد، الرد إلى اإلجراءات التالية على المعامل تنفيذ( يستطيع Toالمستقبل الموجود في حقل ال "إلى" ) .7

(، إرسال تنبيه العميل، وإرفاق الملفات.معاملة أخرىإلى )سجل/ المعاملة الجميع، إعادة اإلرسال، إتمام المعاملة، إرسال

ة حتى يقوم جميع مستقبلي ( ال يستطيع الرد/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام المعاملToالمستقبل الموجود في حقل ال "إلى" ) .8

" باشعار استالم المعاملة.CCCالنسخة المشروطة "

يستطيع الرد/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام المعاملة حتى لو لم يقم أحد من مستقبلي (Toالمستقبل الموجود في حقل ال "إلى" ) .9

" باشعار استالم المعاملة.CCالنسخة "

ون تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير، اإلشعار باستالم المعاملة، و إرسال المعاملة إلى " يستطيعCCمستقبلي النسخة " .10

)سجل/معاملة أخرى(.

" يستطيعون تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير، اإلشعار باستالم المعاملة، و إرسالCCCمستقبلي النسخة المشروطة " .11

)سجل/معاملة أخرى(. المعاملة إلى

9

(، بينما أعضاء اللجنة سيستقبلون المعاملة Toعندما تقوم بارسال المعاملة إلى لجنة، فان رئيس اللجنة سيستقبل المعاملة ك "إلى" ) .12

.(CCCكنسخة مشروطة )

الجميع، إعادة إرسال، إرسال رئيس اللجنة يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير، إستشارة، الرد، الرد إلى .13

المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى(، وإرفاق الملفات.

رئيس اللجنة لن يتمكن من الرد/الرد إلى الجميع/إعادة إرسال المعاملة حتى يقوم جميع أعضاء اللجنة باشعار استالم المعاملة. .14

رير، إشعار باستالم، إرسال إلى )سجل/ معاملة أخرى(.عضو اللجنة يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تق .15

لكي تستشيرهم عن معاملتك. (Toواحد في حقل ال "إلى" ) (node) في حالة إنشاء االستشارة، باستطاعتك إضافة أكثر من فرع .16

نشاء تقرير، إستشارة، الرد، إرسال : إاالستشارة التي استقبلها، يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على ”الذي تم استشارته“( nodeالفرع ) .17

المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى(.

( "الذي استقبل اإلستشارة" بالرد nodeالمعاملة حتى لو لم يقم الفرع )إجراءات على تنفيذ اإلستشارة(، يستطيع أنشأ)الذي المستشير .18

على اإلستشارة.

ى الجميع/إعادة إرسال" المعاملة، فان المعاملة سوف تختفي من صناديق الوارد إذا قام المستشار )الذي أنشأ اإلستشارة( ب"الرد/الرد إل .19

التابعة للفروع المستشارة )التي استقبلت االستشارة(.

كيفية استخدام الشاشات 2.2.2

، اتبع الخطوات التالية:docuTRAKإلنشاء معاملة جديدة باستخدام

.معامالتية ليتم عرض قسم الالرئيس شاشة" في المعامالتعالمة التبويب "ال أنقر .1

دناه.أ شاشةعليه كما يظهر في ال أنقرلعرض التبويب الفرعي "إنشاء" .2

شاشة إنشاء معاملة جديدة :2 شكل

10

لمعاملةا تحديد مستلمين 2.2.2.1 الختيار مستلمين للمعاملة، اتبع الخطوات التالية:

التالية:قائمة األسماء لعرض ى األزرار عل أنقر .1

قائمة األسماء: 3 شكل

.هظاهر في الشاشة أعالسيكون هو الوحيد المفتوح من بين األقسام في قائمة الشجرة. كما هو ( التابع لكdepartmentالقسم ) .2

3.

.( المطلوب من قائمة الشجرةnodeإلى هذه الحقول عن طريق اختيار الفرع ) (nodesسيتم إدراج الفروع ) .4

فقط على الشخص المعني مباشرة بالرسالة، ليظهر في الحقل )يمكن اختيار اسم مستلم واحد أنقرضع المؤشر في حقل "إلى" ثم .5

(.إال إذا كنت تقوم بإرسال استشارة

)يمكنك ليظهر في الحقل ،شخاص المعنيين باستالم نسخة من الرسالةى الشخص أو األعل أنقرضع المؤشر في حقل "نسخة"، ثم .6

.كثر من مستلم واحد(أاختيار

على الشخص أو األشخاص المعنيين بوجوب استالم نسخة مشروطة من الرسالة أنقرضع المؤشر في حقل "نسخة مشروطة" ثم .7

)يمكنك اختيار أكثر من مستلم(. ليظهر في الحقل

النسخة المشروطة يمستلمجميع العلم بأن المستلم المباشر للرسالة ال يمكنه اتخاذ أي إجراء بخصوص الرسالة، إال إذا قام مع

باإلشعار باستالم النسخة.

يمكنك استخدام المتصفح، الستعراض اسماء الموظفين في القائمة. .8

11

إللغاء العملية. على زر أنقرختيارهم، أو إلدراج أسماء المستلمين للمعاملة الذين قمت با على زر أنقر .9

إذا كان عندك في اعداداتك، خاصية استخدام التكملة التلقائية، فانه سيكون بامكانك كتابة النص المطلوب في حقول "إلى"، و "نسخة"، و : مالحظة

وسيقوم النظام بتكملة النص تلقائيا خالل الكتابة. في شاشة اإلنشاء، "نسخة مشروطة"

إدخال أي جزء اختيار أسماء المستلمين من خالل : إذا لم يكن عندك في اعداداتك، خاصية استخدام التكملة التلقائية، فانه سيكون بامكانكالحظةم

،أعاله 2.1 رقم الظاهر في الشكل ثم النقر على زر اإلنشاء، شاشةفي في أحد الحقول )إلى، نسخة، نسخة مشروطة(من اسم المستلم

تريده هر لك النافذة الفرعية "تدقيق األسماء" مع جميع األسماء التي تحتوي على الجزء الذي قمت بإدخاله، قم بالنقر المزدوج على االسم الذيلتظ

ليتم إدراجه في الحقل المناسب.

تفاصيل المعاملة و الحقول المخصصة إدخال 2.2.2.2

، اتبع الخطوات التالية:أعاله 2.1في الشكل رقم لمعاملة و الحقول المخصصةتفاصيل ا إلدخال

ن الحقول المخصصة تختلف حسب اختيارك من قائمة أ)الحظ الحقول بما يناسبها في وحدة تفاصيل المعاملة ووحدة الحقول المخصصة دخلأ .1

."اإلجراء" في وحدة تفاصيل المعاملة(

لكن باستطاعتك تغيير سب ما قام بتعريفه مدير النظام، ة افتراضيا ح" في وحدة تفاصيل المعاملالمعاملة يظهر التاريخ في حقل "تاريخ انتهاء .2

لتاريخ انتهاء المعاملة ستكون تاريخ اليوم + الفترة المبدئية لتاريخ استحقاق المعاملة )باأليام( التي تم تعريفها من القيمة المختارة مبدئيا قيمته.

.استحقاق المعاملةالمعاملة خالل مدة على هذه اتهمتخاذ إجراءابالمعاملة يمستلميقوم من المفترض أنمدير النظام.

لمعاملةاإلى إضافة مرفقات 2.2.2.3

قوالب، ومسح ضوئي، و ملفات من أنظمة إدارة الوثائق، وبيانات مرتبطة )معامالت/سجالت(، ،ملفات من جهازكيمكنك إرفاق

، كما هو موضح في الشكل التالي:زر "تحميل ملفات"باستخدام

تحميل ملفات قائمة: 4 شكل

نظامالات إرفاق ملف 2.2.2.3.1

كالتالي: تحميل ملفات النظام"يمكنك إرفاق وثائق الكترونية إلى معاملتك عن طريق زر "

التالي:تظهر لك النافذة الفرعية كس< زر "ملفات النظام" -زر "تحميل ملفات" على أنقر، "معامالتفي "ال "إنشاء " شاشةفي .1

12

نافذة "تحميل من ملفات النظام": 5 شكل

اختر نوع اإلرفاق سواءا إرفاق ملف واحد أو إرفاق عدة ملفات الرفاق اكثر من ملف حيث يمكنك رفع ثالث ملفات مرة واحدة .2

كحد أقصى.

".إسم العرضاكتب اسم الملف أو الملفات المرفقة في خانة " .3

، ستظهر لك نافذة فرعية للبحث في الملفات، اختر لف النظام الذي ترغب بإرفاقه عن طريق النقر على زر اختر م .4

" الختياره. ok على زر " أنقرالملف الذي ترغب بإرفاقه ثم

لرفع الملف. زر أنقر .5

اإلرفاق. شاشةإلغالق زر أنقر .6

13

إرفاق من القوالب 2.2.2.3.2

":تحميل من القوالبطريق زر " المعاملة عن إلىيمكنك إرفاق قالب

تظهر لك الشاشة الفرعية التالية:"، لالقوالب"< -" تحميل ملفاتعلى زر " أنقر" معامالت"إنشاء " في "ال شاشةفي .1

نافذة "تحميل من القوالب": 6 شكل

الستخدام القالب. على الرابط أنقر .2

في جهازك.مكان بامكانك حفظ القالب على أي .3

بمجرد حفظ القالب على جهازك، باستطاعتك تعديله كما تريد ومن ثم ارفاقه كملف من النظام كما تم توضيحه في الخيار األول. .4

إلغالق الشاشة الفرعية. يمكنك النقر على زر اإلغالق .5

إرفاق من نظام إدارة الوثائق 2.2.2.3.3

" كالتالي:DMSتحميل ملفات من خدام زر "إلرفاق وثائق من نظام إدارة الوثائق، يمكنك است

تظهر لك الشاشة الفرعية التالية:"، لDMS" <-" تحميل ملفاتعلى زر " أنقر "معامالتمن "ال "إنشاء " شاشةفي .1

"DMS نافذة "تحميل من: 7 الشكل

14

كيد الصالحية.أدخال معلومات الدخول لترفاق الملف منها، قد تضطر إلإاختر مكتبة التخزين التي ترغب ب .2

:دناهأ شاشةها، كما يظهر في الستظهر لك معايير الفلترة الخاصة بمكتبة التخزين التي اخترت .3

البحث -" DMS نافذة "تحميل من: 8 الشكل

.على زر البحث أنقراي من الحقول الظاهرة حسب الحاجة ثم دخلأ .4

لتفريغ محتويات حقول الفلترة. ك النقر على زر يمكن .5

حسب معاير الفلترة التي تم تحديدها: ، وذلككما في المثال التالي "نتيجة البحثستظهر لك قائمة بالوثائق في تبويب " .6

نتيجة البحث –" DMS نافذة "تحميل من: 9 الشكل

15

التمام عملية اإلرفاق. على زر أنقراقها ثم اختر الوثيقة التي ترغب بإرف .7

إرفاق ملفات من الماسح الضوئي 2.2.2.3.4

":تحميل ملفات من الماسح الضوئيسح الضوئي عن طريق زر "اإرفاق وثائق من الميمكنك

:"، ستظهر لك الشاشة الفرعية التاليةمسح ضوئي" <-" تحميل ملفاتعلى زر " أنقر "معامالتمن "ال "إنشاء" شاشةفي .1

الماسح الضوئي" نافذة "تحميل من: 10 الشكل

.الذي ترغب بإستخدامهسح الضوئي االختيار الم اضغط على زر .2

للقيام بعملية المسح الضوئي. على زر أنقر .3

ضوئيا. وحةسممال / الوثائقلحفظ الوثيقة على زر أنقر .4

الوحدة لتعديل وضعية الوثائق الممسوحة ضوئيا. يمين على يمكنك استخدام االزرار الموجودة .5

إلغالق النافذة الفرعية. على زر اإلغالق أنقر .6

بأنها :(.Skylineعن أداة المسح الضوئي السابقه ) "Dynamic Soft Web Twainتتميز أداة المسح الضوئي الجديدة "

.تدعم جميع المتصفحات االلكترونيه الحديثة

نوع الملف الذي سيتم التخزين به.ختيار امكانية ا

السابقة.تدعم جميع خصائص أداة المسح الضوئيه

16

/سجالت(معامالتبيانات )إرفاق 2.2.2.3.5

أخرى مع معاملتك: معامالت" الرفاق سجالت و تحميل بيانات مرتبطةيمكنك استخدام زر "

تظهر لك الشاشة الفرعية التالية:"بيانات مرتبطة"، س <-على زر "تحميل ملفات" أنقر اإلنشاء، شاشةفي .1

نافذة " تحميل من البيانات المرتبطة": 11 الشكل

.معامالتاختر نوع البيانات المرتبطة سواءا سجالت أو .2

ريد.تأدخل معايير البحث التي .3

. بحث اضغط على زر .4

"نتيجة البحث" كما هو مبين في الشكل التالي: وحدةبالبحث عنها في التي قمت معامالتستظهر أمامك قائمة بالسجالت أو ال .5

نتيجة البحث – نافذة " تحميل من البيانات المرتبطة": 12 الشكل

17

الموجودة في أسفل الشاشة. يمكنك تصفح النتائج باستخدام أدة التصفح .6

قها.رفار السجل أو المعاملة التي ترغب بإاخت .7

لسجل أو المعاملة في حقل "الوصف".ا أدخل وصف .8

إلتمام عملية اإلرفاق. على زر أنقرثم .9

عرض المرفقات 2.2.2.4

مرفق ايقونة خاصة به. نوع، لكل شاشةتظهر المرفقات بجميع أنواعها في وحدة المرفقات الموجودة في أسفل ال

:دناهأكما هو مبين المرفقيقونة التي تمثل نقر على األلاقم ب، اتالمرفق لعرض

عرض الملفات المرفقة –وحدة المرفقات : 13 الشكل

حذف المرفقات 2.2.2.5 ، لكل نوع مرفق ايقونة خاصة به.شاشةتظهر المرفقات بجميع أنواعها في وحدة المرفقات الموجودة في أسفل ال

لحذف الملفات المرفقة، اتبع الخطوات التالية:

يقونة الملف الذي ترغب بحذفه كما هو مبين في الشكل التالي:أالموجود بجانب على زر أنقر .1

حذف الملفات المرفقة –وحدة المرفقات : 14 الشكل

التالية: الحذف تأكيدستظهر لك رسالة .2

18

ملف المرفق.تمام عملية حذف الإل على زر أنقر .3

إلى المعاملة جاهزة إضافة مالحظات 2.2.2.6

، يمكنك إضافة مالحظات عامة يستطيع المبين في األسفل قسم المالحظات من خالل /التعميمعلى المعاملة ت جاهزةيمكنك إضافة مالحظا

يمكنك إدراج "إلى". محدد في خانةال مستلماليتمكن فقط من اإلطالع عليها سريةستقبالها أو إضافة مالحظات اجميع مستلمي المعاملة

المالحظة الجاهزة هي مالحظة معرفة مسبقا إما بواسطتك )من خالل إعدادات . ستخدام زر االمالحظات الجاهزة ب

المستخدم الخاصة بك( أو بواسطة مدراء النظام.

لن تكون هناك حاجة لكتابة المالحظة مرة تلو من خالل استخدامك للمالحظات الجاهزة، سيكون بإمكانك توفير الكثير من الوقت بحيث

األخرى في كل وقت تكون بحاجة إليها.

قسم المالحظات: 15 الشكل

الوارد رة صندوقإدا 2.3 األهداف 2.3.1

نك.( وما زالت بحاجة إلى إجراء مnodesصندوقك الوارد يظهر المعامالت التي تم استقبالها منك من عدة فروع ) .1

صندوقك الوارد يظهر المعامالت التي تم استقبالها منك كأحد أنواع )طرق( االستقبال التالية: إلى، نسخة، نسخة مشروطة، إستشارة، .2

لجنة.

أدناه. 2.1لكل واحدة من أنواع االستقبال باستطاعتك تنفيذ أوامر معينة كما هو مبين في الجدول رقم .3

19

الوارد، أوامر معينة سوف تكون مفعلة اعتمادا على:بمجرد أن تختار معاملة من صندوقك .4

كيفية استقبالك للمعاملة )نوع "طريقة" استقبالك للمعاملة: إلى، نسخة، نسخة مشروطة، استشارة، لجنة( 4.1

مدير النظام.قبل )إستشارة، إسناد، إتمام "إغالق" المعاملة( المعطاة لك من كصالحيات 4.2

ة من خالل الخط العريض.باستطاعتك تمييز المعامالت الجديد .5

.، كما هو مبين في الشاشة أدناهالنظام يبرز تاريخ استحقاق المعاملة لتلك المعامالت التي تجاوزت تاريخ استحقاقها وذلك باللون األحمر .6

:لكل معاملة هاليتفعسوف يتم تي ستجد ملخص لألوامر ال ،في الجدول التالي .7

.في صندوقك الوارد من خالل تمرير الفأرة على أيقونة نوع المعاملة معاملةنوع استقبالك لكل : يمكنك معرفة مالحظة

تعني أن األمر سوف يتم تفعيله: مربع: عالمة المالحظة

20

استقبال المعاملةنوع

األمر

لىإ

نسخة

نسخة

مشروطة

ستشارةإ

رئيس لجنة

عضو لجنة

إنشاء تقرير

فتح

ستشارةإ

سنادإ

الرد

لى الجميعإالرد

إعادة ارسال

اإلستالمإشعار ب

إتمام

تسجيل< -إرسال إلى

معاملة< -إرسال إلى

: القائمة المرجعية باألوامر المفعلة حسب نوع المعاملة1الجدول

21

:النظام سوف يظهر صندوق الوارد كما هو مبين أدناه

لواردشاشة ا: 16الشكل


ستعراض محتويات صندوقك الوارد، اتبع الخطوات التالية:ال

ة." في الشاشة الرئيسيمعامالتعلى عالمة التبويب "ال أنقر .1

التي تم استالمها. معامالت" لعرض قائمة بالالواردعلى عالمة التبويب الفرعية " أنقر .2

.المراد التحقق منهالمعاملة ختيار ااقم ب .3

إنشاء التقارير 2.3.2.1. منذ إنشاءها ولوصولها إليك " إلنشاء تقرير الئحة الوقائع و الذي يحتوي على تاريخ المعاملة المختارةإنشاء تقريريمكنك استخدام أمر "

المتاحة.خيارات أو أكثر من ال ختيار واحدطريق إعن التي تمت على المعاملة لعرضها بالتقرير األحداثمن ختيار اإليمكن للمستخدم

:إلنشاء تقرير الئحة الوقائع للمعاملة، اتبع الخطوات التالية

:دناهأالشاشة الظاهرة ، ستظهر لك على زر أنقراختر المعاملة، ثم .1

22

خصائص التقرير –تقرير الئحة الوقائع : 17 الشكل

.خالل الحقل "عنوان التقرير"من يمكنك تغيير العنوان االفتراضي للتقرير .2

إنشاء، أول إظهار،إنشاء ) شاشةإجراءات محددة عن طريق اختيار واحدة أو أكثر من الخيارات الظاهرة في الاالستعالم عن يمكنك .3

(.إستشارة، الرد على اإلستشارة

باختيار أي خيار من الصفحة ، إذا لم تقماي اخترتهات الت، سيظهر التقرير وفق الخيارمن الصفحة أعاله رعلى ز أنقر .4

في األعلى، فان الخيارات سوف تظهر ضمن الخيارات المستثناة في التقرير أدناه، وإال فانك إن قمت باختيار كل الخيارات أعاله، فان

:الخيارات المستثناة سوف تظهر فارغة كما هو مبين أدناه

ائعتقرير الئحة الوق: 18 الشكل

.”رجوع“لغاء العملية عن طريق النقر على زر طباعة"، أو يمكنك إيمكنك طباعة التقرير عن طريق النقر على رز " .5

23

ملةاإستعراض المع 2.3.2.2، "فتح" زرالنقر على ثم من صندوق الوارد ومن اختيار المعاملةواها، و ذلك عن طريق ستعراض تفاصيل المعاملة و محتال يستخدم هذا األمر

:التالية سوف تظهر، كما أنه بامكانك فتح المعاملة بالنقر مزدوجا على المعاملة من صندوقك الواردالصفحة

المعاملةشاشة استعراض : 19 الشكل

أما في . المعاملة المتوفرةستجد كافة تفاصيل . في تفاصيل المعاملة، الئحة الوقائععالمتي تبويب: تفاصيل المعاملة و شاشةستجد في هذه ال

.جراءات والمالحظات التي تم اتخاذها من قبل مستلميها بخصوص المعاملة منذ إنشاءها وحتى فتحك لها.الئحة الوقائع ستجد سجل بكافة اإل

ومن ثم النقر على الواردمن صندوقك : كطريقة أخرى للتحقق من تفاصيل المعاملة والئحة الوقائع يمكنك النقر نقرا على المعاملةمالحظة

:على الجانب األيمن الوراد، سيتم ظهور النافذة الفرعية التالية صندوقك على يمين زر التمديد

تفاصيل اإلجراء والئحة الوقائع –محتوى إظهار اإلجراء : 20 الشكل

24

المعاملة. شاشةبفتح كرغبتفي حال تفاصيل اإلجراءتبويب سارسفل يأالموجود في "فتحيمكنك استخدام زر "

ةمعامل اآلخرين عنإستشارة 2.3.2.3 أن المعاملة ستبقى في صندوقك الوارد بنفس الصالحيات ةالستشارة اآلخرين بالمعامل "ستشارة"إمر أيمكنك استخدام المعينة لك، علما

الممنوحة لك مسبقا.

خطوات التالية:ك، اتبع المعامالتالستشارة اآلخرين عن

فيها. باالستشارةاختر المعاملة التي ترغب .1

كما في الشكل التالي: شاشة، لتظهر لك العلى زر أنقر .2

ستشارة جديدةاشاشة : 21 الشكل

ع العمل الفروع التي لديها نو فقط يتم إظهارحيث ، اختر الموظفين الذين ترغب باستشارتهم باستخدام زر .3

."سير العمليات "

الصندوق الوارد ، سيتم إرسال المعاملة الى على زر أنقرقم بملءالبيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة، ثم .4

.الخاص بالمستلم كما وستبقى المعاملة في صندوق الوارد الخاص بالمرسل كذلك

.يمكنك إلغاء العملية بالنقر على زر .5

ملةالمعاإسناد 2.3.2.4 .بالنيابة عنك إلجراء المطلوب عليهااليقوم ب المستلمة إلى موظف آخر تكمعاملإسناد تقوم بمر ليمكنك استخدام هذا األ

من نوع "إلى" من صندوقك الوارد، النظام سوف يقوم بتحديد ما إذا كنت تملك صالحية اإلسناد على معاملةبمجرد قيامك باختيار .1

ن النظام سوف يفعلها.إن النظام سوف يعطل كبسة اإلسناد، وإال فإ، إذا كنت ال تملك صالحية اإلسناد، فاقمت باختياره تيال معاملةال

، اتبع الخطوات التالية:لوظف آخر معامالتللقيام بإسناد .2

ختر اإلجراء المطلوب من صندوقك الوارد.ا 2.1

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: على زر أنقر 2.2

25

إسناد معاملة: 22 الشكل

، سيحتفظ الفرع إسناد معاملة إلى فرع سيعمل على توريث جميع الصالحيات خالل دورة حياة المعاملة. لكل معاملة مسندة 2.3

(node بالصالحيات التي تم توريثها خالل دورة حياة تلك المعاملة حتى يتم إغالقها أو لم تعد مسندة إلى ذلك الفرع. هذا ) ينطبق

على كل من اإلسناد العادي واإلسناد التلقائي. في حال تم إرجاع المعاملة إلى المسند األصلي )الفرع الذي قام باإلسناد(، فإن

(.Assigned nodeالنظام سوف يرسل المعاملة تلقائيا إلى الفرع المسند إليه )

م باإلسناد يجب أن يكون قادرا على:وقيالذي (Node) الفرع 2.4

منه في الهيكل التنظيمي: دنىمعامالت إلى مستوى "ال نهائي" أ إسناد 2.4.1

( مسؤول مباشر فوق فرع "ب" وفرع "ج"، وكان الفرع ب هو Node Aعلى سبيل المثال: إذا كان الفرع "أ" ) -

المسؤول المباشر فوق الفرع "د"، وكان الفرع "د" هو المسؤول المباشر فوق الفرع "ح"، فإن الفرع "أ" سيكون

را على:قاد

من الفرع "أ" إلى الفرع "ب" والفرع "ج": )المستوى األول( إسناد المعامالت .أ

إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "ج": )المستوى األول( .ب

إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "د": )المستوى الثاني( .ت

إسناد المعامالت من الفرع "أ" إلى الفرع "د" .ث

ت من الفرع "أ" إلى الفرع "ح"إسناد المعامال .ج

إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "ح" .ح

( في الهيكل التنظيمي:level up 1إسناد المعامالت إلى مستوى واحد أعلى ) 2.4.2

( مسؤول مباشر فوق فرع "ب" وفرع "ج"، وكان الفرع "ب" هو Node A: إذا كان فرع "أ" )على سبيل المثال -

هو المسؤول المباشر فوق الفرع "ح"، فإن الفرع "أ" سيكون "الفرع "د"، وكان الفرع "دالمسؤول المباشر فوق

قادرا على:

إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "أ" .أ

إسناد المعامالت من الفرع "ج" إلى الفرع "أ" .ب

إسناد المعامالت من الفرع "د" إلى الفرع "ب" .ت

رع "د"إلى الف "ح"إسناد المعامالت من الفرع .ث

.الذي تم اختياره (Nodeفرع )لى الصندوق الوارد الخاص بالإ لمعاملةا ليتم إرسال، على زر أنقر 2.5

نتقل من صندوقك الوارد إلى صندوقك المسند.تسوف المعاملة 2.6

الجميع إلى /الردرد ال 2.3.2.5جميع إلى أو ، لشخص المرسل فقطبأن ترد إلى اسواء ،التي استلمتها لةمعام" للرد على الالرد إلى الجميعو "الرد" " وامرأ استخدام يمكنك

. حيث يتم إرسال المعامالت فقط إلى الفروع التي تمتلك نوع العمل " سير العمليات "، بما فيهم المرسل لمعاملةمستلمي ا

مرسل المعاملة، اتبع الخطوات التالية: إلى فقط للرد .1

.لرد على مرسلهااختر المعاملة التي ترغب با 1.1

تظهر لك النافذة كالتالي:ل، على زر نقرأ 1.2

26

المعاملةمرسل شاشة الرد على : 23 الشكل

لى صندوق إ، ليتم إرسال المعاملة على زر أنقرثم قم بملءالبيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة، 1.3

.لمستلمص ابالشخالصندوق الوارد الخاص وإلى "المنجز" الخاص بك

إلغاء العملية بالنقر على زر بإمكانك 1.4

، اتبع الخطوات التالية:المعاملة جميع مستلمي المعاملة بما فيهم مرسل إلىللرد .2

جميع المستلمين فيها. إلىرد لاختر المعاملة التي ترغب با 2.1

:التالية شاشةتظهر لك الل على زر أنقر 2.2

"الرد إلى الجميع"شاشة : 24 الشكل

27

صندوق لىإ، ليتم إرسال المعاملة على زر أنقرثم البيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة، بتعبئةقم 2.3

من أرسلها لك. ا فيهمجميع مستلمي المعاملة بجميع أنواعهم بملالوارد اديقصنوإلى "المنجز" الخاص بك

.زر إلغاء العملية بالنقر على بإمكانك 2.4

معامالتال )تمرير( إعادة إرسال 2.3.2.6

حيث يتم إرسال المعامالت فقط إلى الفروع التي ، أخرى (Nodesإلى فروع )المعاملة )تمرير( يستخدم هذا األمر إلعادة إرسال

.تمتلك نوع العمل " سير العمليات "

، اتبع الخطوات التالية:كمعامالتإلعادة إرسال -

ب بإعادة إرسالها.اختر المعاملة التي ترغ .1

التالية: شاشة، لتظهر لك العلى زر أنقر .2

المعاملة )تمرير( شاشة إعادة إرسال: 25 الشكل

.لهاملة معلا )تمرير( ترغب بإعادة إرسال ذيال (Nodes) الفروع/الفرعاختر .3

لى صندوق إ ، سيتم إرسال المعاملةعلى زر أنقرزمة أو إرفاق الملفات حسب الحاجة، ثم القم بملء البيانات ال .4

.ي المعاملةبمستلم ةالوارد الخاص اديقصنك وإلى "المنجز" الخاص ب


(CCC( والنسخة المشروطة )CCت النسخة )معامالستالم اب اإلشعار 2.3.2.7 :(CCC) المشروطةومعامالت النسخة (CC) النسخة تمعامال ستالماستخدام هذا األمر إلرسال إشعار بيمكنك ا

إلرسال إشعار باالستالم، اتبع الخطوات التالية: -

.(CCC( أو كنسخة مشروطة )CCتي قمت باستالمها كنسخة )ال معاملةالقم باختيار .1

كما في الشكل التالي: شاشة، لتظهر لك العلى زر أنقر .2

28

ة إشعار باإلستالمشاش: 26 الشكل

على زر أنقربإضافة تعليقاتك في قسم "المالحظات" حسب الحاجة و ثم قم .3


.المعاملة مرسلالخاص باإلشعار باستالمها سوف تنتقل من صندوقك الوارد إلى الصندوق الوارد قمت بالمعامالت التي تم .5

ن مرسل المعاملة سوف يتمكن إ" باإلشعار باستالم المعاملة، فCCCمين في النسخ المشروطة "بمجرد أن قام جميع المستل .6

.( األخرىNodesالفروع )/الرد/الرد إلى الجميع( المعاملة إلى )تمرير( من إرسال )إعادة إرسال

()إغالقها إتمام المعاملة 2.3.2.8 إجراءات أخرى عليها. ةأيو منع (إغالقها)استخدم هذا األمر لإلعالن عن إتمام المعاملة

تبع الخطوات التالية:االمعاملة، )إغالق( إلتمام -

.(Toاستقبلتها كمستلم في خانة ال "إلى" )التي )من صندوقك الوارد( اختر المعاملة .1

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: على زر أنقر .2

29

ء"نافذة "إغالق اإلجرا: 27 الشكل

من أو استخدم أي اإلجراءإلغالق مالحظاتكضف أ .3 عن طريق زر في النظام التعليقات المعرفة مسبقا

إلغالق المعاملة. على زر أنقر، ثم

ستظهر لك رسالة التأكيد التالية: .4

"المنجز". كصندوق لىمن صندوقك الوارد إ المعاملة، و ليتم تحويل المعاملة )إغالق( " لتأكيد إتمامOKعلى زر " أنقر .5

جديد أو سجل معاملة جديدة ملة إلىإرسال المعا 2.3.2.9 ، اتبع الخطوات التالية:"إرسال إلى"باستخدام زر جديد إلى سجل تكإلرسال معامل .1

إلنشاء سجل جديد مبني على "سجل< - إرسال إلى"على زر أنقرقم بإختيار المعاملة، ثم 1.1

تظهر لك النافذة الفرعية التالية:، للمختارةا البيانات الموجودة في حقول المعاملة

30

طةتبالسجالت المرأنواع : 28 الشكل

.على زر أنقرو الذي تريد إنشاء سجل جديد منهاختر نوع السجل المرتبط 1.2

معاملة مرتبطة مع نوع )بحيث أن بعض بيانات ال ةرتبطمال بيانات المعاملةعلى حتوي ت "سجل إضافة" شاشةسيتم نقلك ل 1.3

بواسطة مدير النظام. تم تعريفه (الجديد )من المعاملة إلى السجل الحقولقيم . الربط بين السجل الذي تم اختياره(

.السجل الجديد داخلالمعاملة مرفقة سوف تجد 1.4

السجالت". إنشاء" 4.2رقم لقسمليمكنك الرجوع ،السجالت إنشاء: لمزيد من المعلومات عن مالحظة

: ، اتبع الخطوات التاليةباستخدام زر "إرسال إلى" إلى معاملة جديدة تكإلرسال معامل .2

على ةمبني ةجديد معاملةإلنشاء "معاملة< - إرسال إلى"على زر أنقرختيار المعاملة، ثم اقم ب 2.1

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية:، المختارة البيانات الموجودة في حقول المعاملة

المرتبطة أنواع اإلجراءات: 29 الشكل

.على زر أنقرثم معاملة جديدة منها التي ترغب بإنشاء المرتبطة اختر نوع المعاملة 2.2

بحيث أن بعض بيانات المعاملة مرتبطة ) المرتبطة تحتوي على بيانات المعاملة " للمعاملة الجديدة،نشاء"اإل شاشةسيتم نقلك ل 2.3

بواسطة مدير النظام. تم تعريفه( معاملة الجديدةالحقول )من المعاملة إلى القيم . الربط بين (مع نوع المعاملة الذي تم اختياره

.ةالجديد المعاملة داخلالمعاملة مرفقة سوف تجد 2.4

لك. جدية ن وصول معاملةحي بالغكسيتم إفإنه ،: إذا قمت بتفعيل التنبيهاتالحظةم

31

إدارة صندوق المنجز 2.4 األهداف 2.4.1

إشعار الرد إلى الجميع//)تمرير( استشارة/الرد/إعادة إرسالإنشاء/صندوق المنجز سوف يعرض المعامالت التي أرسلتها عن طريق ) -

تمامها إالتي قمت بالت سوف يظهر أيضا المعام منجزصندوقك ال األخرى. (nodesصندوقك الوارد إلى الفروع ) منباستالم(

غالقها(.إ)


، اتبع الخطوات التالية:ةالمنجزك معامالتصندوق ستعراضال -

" في الشاشة الرئيسية.معامالتالتبويب " على أنقر .1

تظهر لك الشاشة كالتالي:المنجز" لعلى التبويب الفرعي " أنقر .2

شة المعامالت المنجزةشا: 30 الشكل

،إلى مرسلهاالرد ب قمتالتي و ،والتي أرسلتها لإلستشارة ،معامالتك المرسلة )المعامالت التي قمت بإنشائهاستجد جميع .3

والتي أتممتها ،والتي أرسلت إشعارا باستالمها ،والتي قمت بالرد إلى جميع مستلميها ،)تمريرها( رسالهاإالتي قمت بإعادة و

.(تها(غلق)أ

لى جميع إ، أو قمت بالرد إلى مرسلهاأو قمت بالرد خرين،آل )تمريرها( رسالهاإعاملة التي قمت بإعادة يمكنك استرجاع الم .4

إال استرجاعها لن تتمكن من كأعلى يسار الشاشة، ولكن ختيارها ثم النقر على زر امن خالل وذلك مستلميها،

.اآلن استلمها لم يرسلها حتىذا كان الشخص الذي إ

ختيارها ثم النقر على زر امن خالل (إغالقهابإتمامها )قد قمت ت التيمعامالاليمكنك إعادة فتح .5

إدارة صندوق المسند 2.5 األهداف 2.5.1

للمزيد من المعلومات عن كيفية .( أخرىNodesفروع )سنادها من صندوقك الوارد إلى إالتي قمت ب معامالتتبويب "المسند" يظهر ال -

( أعاله.2.3.2.4ة، الرجاء الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )إسناد معامل


32

المسندة، اتبع الخطوات التالية: كمعامالت ستعراض محتويات صندوقال -

" في الشاشة الرئيسية.معامالتعلى تبويب "ال أنقر .1

على التبويب الفرعي "المسند" لتظهر لك الشاشة كالتالي: أنقر .2

شاشة المعامالت المسندة: 31 كلالش

.( األخرىNodesإلى الفروع )التي قمت بإسنادها معامالتستجد جميع ال .3

طالع عليها من خالل استخدام زر و فتح المعاملة لالأ، سناد المعاملة من خالل استخدام زر إلغاء إيمكنك .4

.

المرؤوسين معامالتإدارة 2.6 األهداف 2.6.1

( الموجودة Nodes)الفروع ) تبويب المرؤوسين يظهر اإلجراءات )الخطوات( الموجودة حاليا في صناديق الوارد الخاصة بمرؤوسيك -

.أسفل منك في الهيكل التنظيمي(

سيكون بإمكانك العمل على اإلجراءات )الخطوات( الخاصة بمرؤوسيك اعتمادا على الصالحيات المعطاة لمرؤوسيك )وليس اعتمادا -

( الخاص بمرؤوسك، كما أن أزرار األوامر سيتم Address Bookعلى صالحياتك(. وذلك يعني بأنك سترى قائمة األسماء )

تفعيلها/عدم تفعيلها وذلك إعتمادا على الصالحيات المعطاة لمرؤوسيك. ولكن ومع هذا، فإن أمر اإلسناد يستثنى من ذلك، يرجى الرجوع

( أعاله.2.3.2.4إلى قسم "إسناد المعاملة" )


، اتبع الخطوات التالية:لديك المرؤوسين معامالتض اعرستال -

الرئيسية. شاشة" في المعامالتذهب لعالمة تبويب "الإ .1

على عالمة التبويب الفرعية "المرؤوسين"، لتظهر لك الشاشة التالية: أنقر .2

33

امالت المرؤوسينشاشة مع: 32 الشكل

المرؤوسين لديك.ب الموجودة حاليا في صناديق الوارد الخاصة معامالتستجد جميع ال .3

ولكن ومع هذا، فإن أمر اإلسناد يستثنى من .ته المستلمةوامر التي يمكن لمرؤوسك القيام بها على معامليمكنك القيام بجميع األ .4

( أعاله. 2.3.2.4ذلك، يرجى الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )

معامالتالبحث في ال 2.7 األهداف 2.7.1

معامالت مرؤوسيك البحث عن باستطاعتك البحث عن معامالتك )الموجودة في صندوقك الوارد و/أو صندوقك المنجز( وكذلك -

( ةو/أو صناديقهم المنجز ة)الموجودة في صناديقهم الوارد

تاريخ وصنف المعاملة، ونوع المعاملة، وهذه الحقول تشمل: رقم المعاملة، باستطاعتك إدخال حقول البحث ليتم البحث على أساسها، -

البحث فيوحالة المعاملة، والرقم الرتبط، والموضوع، واألولوية، وتاريخ اإلنشاء )من، إلى(، و)من ، إلى(، معاملةاستحقاق ال

المرؤوسين.و، المرسل(فرع ) منو، )الكل/الوارد/المنجز(

اتكيفية استخدام الشاش 2.7.2

، اتبع الخطوات التالية:معامالتللبحث في ال -

" في الصفحة الرئيسية.معامالتذهب لعالمة التبويب "الإ .1

لتظهر لك الصفحة التالية: على عالمة التبويب الفرعية "بحث"، أنقر .2

34

شاشة البحث: 33 الشكل

على زر أنقرثم ،أدخل الحقول التي تريد البحث من خاللها .3

التي قمت بالبحث عنها ، كما يظهر في الشكل التالي: معامالتستظهر لك قائمة بال .4

تبويب "النتيجة" –شاشة البحث : 34 الشكل

.يجة أعالهنتالفي قائمة موجودة معاملة كل ب الخاصباستخدام الرابط أي معاملةيمكنك استعراض .5

عن طريق النقر على زر كئج بحثيمكنك طباعة نتا .6

35

التعاميم .3

مقدمةال 3.1مع ،إلكترونيا، و متابعتها بشكل دائم خالل رحلة مسارها و إدارتها نشر تعاميم المؤسسةللمؤسسات ل ملايوفر برنامج التعاميم حال متك

.التعاميمحتفاظ بسجل آمن يتضمن معلومات تفصيلية عن كل حركة تمت على هذه اإل

مقسمين إلى فئتين:المستخدمين يكون عاميم، في الت .1

مستخدمي النظام: مستخدم عادي باستطاعته العمل على التعاميم لتنفيذ المهام التالية: 1.1

تم استالمه إظهار تعميم 1.1.1

تم استالمه طلب مساعدة على تعميم 1.1.2

إشعار باستالم التعميم/موافقة على التعميم 1.1.3

ات لتنفيذ المهام التالية:: مستخدمين لهم صالحيالمخولينالمستخدمين 1.2

إنشاء تعميم 1.2.1

متابعة التعاميم: بحث كامل على التعاميم 1.2.2

تكامل أنظمة إدارة الوثائق 1.2.3

ستة أجزاء للتعاميم: .2

صندوق الوارد: جميع التعاميم الجديدة التي استقبلتها وما زالت بحاجة إلجراء منك )إجراء اإلشعار باستالم التعميم أو 2.1

الموافقة على التعميم(

مكانك إرسال التعميم إلى المستلمين من خالل شاشات ستساعدك على ذلك.إبإنشاء: 2.2

: المكان الذي يحوي جميع التعاميم التي قمت باإلشعار على استالمها أو الموافقة عليها.مكتبة المستخدم 2.3

صالحية "مراقبة" فإنه كتمل وإذا كنت ها.ئإنشاب قمت أنتمكانك إظهار التفاصيل الخاصة بالتعاميم التي إ: بالمراقبة 2.4

إظهار جميع التعاميم التي تم إنشائها في المؤسسة.أيضا سيكون بإمكانك

مكانك البحث على كل التعاميم الموجودة في صندوقك الوارد ومكتبة المستخدم الخاصة بك.إ: ببحث المستخدم 2.5

هو أن يتم عمل بحث كامل ملية المتابعة من عالهدف مكانك البحث على كل التعاميم الموجودة في المؤسسة.إ: بمتابعة 2.6

فإن ،على تعميم معين صالحية "إنشاء" لديككان إذا أيضالى كل تعميم تم إرساله إليهم. وع نلتعقب استجابة المستلمي

.ذلك التعميماألرشفة واإلنهاء( على أوامر الهدف الثاني من عملية المتابعة هو أن تنفذ بعض األوامر )

. أعالهن كيفية إضافة مرفقات إلى التعميم، الرجاء الرجوع إلى المرفقات في قسم "المعامالت" لمعلومات أكثر ع .3

36

ميماتعالإنشاء 3.2 األهداف 3.2.1

.فقط المستخدمين المخولين سيكون باستطاعتهم إنشاء التعاميم .1

، ولذلك التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " حيث يتم إرسال التعاميم فقط إلى الفروع، إلنشاء تعميم، سوف تقوم بتحديد مستلمي التعميم .2

:(Address Book) نك سوف تختار واحدة من طرق العرض التالية في دفتر العناوينإف

"(. هذا الخيار سوف يظهر في دفتر العناوين بكلمة "الكل"shared nodes: جميع هيكلية المؤسسة )باستثناء الفروع المشتركة "الكل 2.1

ترتيبا أبجديا تصاعديا مرتبة ،( في المؤسسةnodesذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كقائمة فيها كل الفروع ): هالهيكل التنظيمي 2.2

حسب المسمى الوظيفي.

اسم حسب ، مرتبة ترتيبا أبجديا تصاعديا : هذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كقائمة من جميع األقسام الموجودة في المؤسسةاألقسام 2.3

القسم

. الخيار الوحيد الذي سيكون مفتوحا تحتوي على كل فروع المؤسسة : هذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كشجرةالهيكل التنظيميشجرة 2.4

إلى النظام. حاليا الفرع الداخلالمتعلق بقسم الهو في الشجرة

حقول التعميم تشمل: .3

جرد قيامك بانشاء التعميم. قيمة هذا الحقل تعتمد على رمز الترقيم : يتم تعبئته تلقائيا من النظام بم(Case Reference) مرجع المعاملة 3.1

الخاص بالتعميم وذلك كما تم إعداده مسبقا من مدير النظام.

:(System Fields) حقول النظام 3.2

نوع التعميم 3.2.1

عنوان التعميم 3.2.2

اعتمادا على نوع التعميم :األولوية 3.2.3

لفترة التي من المفترض أن يقوم خاللها مستلمي التعميم بالموافقة ا: (Due Period (in Days)) فترة اإلستحقاق باأليام 3.2.4

فترة بمجرد انقضاء هذه الفترة، فإن الموافقة/اإلشعار باالستالم تكون قد تجاوزت .على التعميم/باإلشعار باستالم التعميم

.التعميمذلك اإلشعار باستالمالموافقة/ القدرة علىمستلمي التعميم سيبقى لديهم ، ومع ذلك فإن (Expired) استحقاقها

.حلوله لغايةالتاريخ الذي سيكون التعميم صالحا :(Valid Until) تاريخ اإلنتهاء 3.2.5

: إطالع أو قانونالنوع 3.2.6

التعميم. وي: الملف الذي سوف يحالملف 3.2.7

عتمادا على نوع التعميم الذي تم اختياره.إ: (Custom Fields) الحقول المخصصة 3.3

ت والمرفقات.تبويب منفصل للمالحظا 3.4

الملفات المرفقة ممكن أن تكون من هذه األنواع: مسح ضوئي، ملفات من أنظمة إدارة الوثائق، قوالب، ملفات النظام، وبيانات مرتبطة. .4

مكانك كتابة مالحظات ليتم مشاهدتها من جميع مستلمي التعميم.إب .5

تم إضافته الحقا إلى هذا القسم، سوف يستقبل جميع التعاميم الفعالة )أي عندما يتم إرسال تعميم إلى قسم من األقسام، فان أي موظف جديد ي .6

التعاميم التي لم يتم إنهائها ولم تتجاوز تاريخ استحقاقها(. وهذا ينطبق أيضا على التعاميم المرسلة إلى "الكل".


:تباع الخطوات التاليةا، قم ب docuTRAKستخدام ابإلنشاء تعميم

.التعاميم" في الشاشة الرئيسية ليتم عرض التعاميمعالمة التبويب " أنقر .1

دناه:أ قم بالنقر على التبويب الفرعي "إنشاء" ليتم عرضه ،كما يظهر في الشاشة .2

37

شاشة إنشاء تعميم: 35 الشكل

لتعميما مستلميد تحدي 3.2.2.1 ت التالية:الختيار مستلمي التعميم، اتبع الخطوا

لعرض النافذة الفرعية التالية: زرعلى أنقر .1

دفتر العناوين: 36 الشكل

التالية من قائمة "طريقة العرض": ربعةيمكنك تحديد طريقة عرض أسماء المستلمين من خالل اختيار أحد الخيارات األ .2

. نوع العمل " التعاميم " في المنظمة التي تمتلككافة إلى رسال التعميم إل: الكل 2.1

يتم إرسال التعميم فقط إلى الفروع التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " في هذا القسم .حيث : األقسام 2.2

باستطاعتك اختيار فرع واحد أو أكثر من .( المعرفة داخل المؤسسةNodesلعرض قائمة بجميع الفروع )التنظيمي: الهيكل 2.3

. تمتلك نوع العمل " التعاميم "ي الفروع الت

، حيث باستطاعتك اختيار فرع واحد أو ( المعرفة داخل المؤسسةNodesشجرة الهيكل التنظيمي: لعرض شجرة بجميع الفروع ) 2.4

. فقط تمتلك نوع العمل " التعاميم " التيأكثر من الفروع

38

.دفتر العناوين محتوى يمكنك استخدام المتصفح الستعراض .3

الفرع مرتين على أنقرضع المؤشر في حقل "إلى" ثم ؛ (التي ترغب بإرسال التعميم إليها (Nodesالتعميم )الفروع ) ار مستلميختيال .4

(Node )الفرع الذي تم اختياره سيظهر في حقل "إلى". .ذي تريدهال

العملية. إللغاء على زر أنقرإلدراج أسماء المستلمين الذين قمت باختيارهم، أو على زر أنقر .5

إدخال تفاصيل التعميم 3.2.2.2 ، اتبع الخطوات التالية:(System Fields) و حقول النظام (Custom Fields) التعميم من حقول مخصصةإلدخال تفاصيل

". المعاملة مرجع" لحقل )إن وجدت( الحقول المطلوبة أدخل .1

.(System Fields) حقول النظامقيم أدخل .2

.اقفترة اإلستحقعدد أيام دخلأ .3

.من خالل زر التقويم" نتهاءفي حقل "تاريخ اإل تاريخالختيار ايمكنك .4

"إطالع" أو "قانون". إما :"النوع"قم بتحديد نوع التعميم من خالل قائمة .5

"الملف".اسمهحقل الموجود بجانب زر التصفح ستخدام باالذي سيحتوي على التعميم الملفقم بتحديد .6

.إن وجدت (Custom Fields) مخصصةحقول الال قيمدخل أ .7

لتعميمومالحظات إلى ا إضافة مرفقات 3.2.2.3، المالحظات والمرفقات"في تبويب " ةالموجود "تحميل ملفات" قائمةستخدام ابمع التعميم معامالت سجالت و وقوالب، ونك إرفاق وثائق، يمك

تبويب "الحقول"، كما الموجود في أسفل يسار ى زر أو من خالل النقر عل يه مباشرة،من خالل النقر علإما تبويبهذا العرض كيمكن

اإلرفاق أوامرليتم عرض قائمة ب"تحميل ملفات" قائمةقم بالنقر على ، على زرمن خالل النقر ودة للتبويب "الحقول" ويمكنك الع

ما هو موضح في الشكل التالي:ك المتاحة

تبويب "المالحظات والمرفقات" –شاشة إنشاء : 37 الشكل

في األعلى. للمزيد من المعلومات عن إرفاق الملفات إلى التعميم، الرجاء الرجوع إلى المرفقات في قسم "المعامالت": مالحظة

في قسم للمزيد من المعلومات عن إدراج المالحظات الجاهزة، الرجاء الرجوع إلى قسم "إضافة مالحظات جاهزة إلى المعاملة" :مالحظة

"المعامالت" أعاله، ولمعرفة كيف يتم تعريف مالحظات جاهزة، الرجاء الرجوع إلى "إضافة مالحظاتك الجاهزة" في قسم "إعدادات المستخدم"

أعاله.

39

كما هو الموجود في أسفل الشاشة على زر أنقر في التعميم، إدخال جميع القيم والمرفقات والمالحظات التي تريدها بعد(

.ختيارهماالذين قمت ب مستلمينلل إرسال التعميميتم ل ن أعاله(مبي

لتعاميما إدارة صندوق وارد 3.3 األهداف 3.3.1

يجب عليك أن تقوم بالموافقة على سواء كانت من نوع "إطالع" أو "قانون".ستالمها استجد لديك في صندوق الوارد التعاميم التي قمت ب

ادناه. لتعاميمطالعات. ستجد شرح تفصيلي لألوامر المتاحة لإلل كستالماالقوانين بينما ستقوم بإشعار

مكانك تنفيذ أوامر معينة على التعميم المستلم في صندوقك الوارد:إب .1

اإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم 1.1

طباعة التعميم 1.2

إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم 1.3

عرض مرفقات التعميم 1.4

اميم الجديدة )أي التي لم تشاهدها بعد( المستلمة في صندوقك الوارد:مكانك تمييز كل التعإب .2

الحقول باللون الغامق لكل من "اإلستالم" و "الموضوع" تشير إلى أنك لم تشاهد التعميم حتى اآلن. 2.1

مكانك تمييز التعاميم التي فيها طلبات مساعدة أو ردود على المساعدة:إب .3

.منشئ التعميم قام بالرد على طلب مساعدتك" تشير إلى أن ؟اإلشارة الحمراء " 3.1

" تشير إلى أن طلب مساعدة تم إرساله منك إلى منشئ التعميم.؟اإلشارة الزرقاء " 3.2

مكانك تمييز التعاميم التي تجاوزت تاريخ استحقاقها:إب .4

لكل من "اإلستالم"و "الموضوع" تشير إلى أن التعميم تجاوز تاريخ استحقاقه. الحمراءالحقول 4.1

كانك تمييز التعاميم التي تم إنهائها:مإب .5

بجانب التعميم المستلم في صندوقك الوارد، تشير إلى أن هذا التعميم تم إنهائه ويحتاج منك أن ترسل إشارة "تم إنهائها" 5.1

إشعارا باستالمه.

ه إذا كان من مجموعة "اإلطالع".مكانك الموافقة على التعميم المستلم في حالة كان من مجموعة "القانون"، أو اإلشعار باستالمإب .6

اإلشعار باستالم التعميم: يعني أنك قمت بتأكيد قراءتك للتعميم. .7

الموافقة على التعميم: يعني أنك موافق على القانون المكتوب في التعميم. .8

واحد على األقل، وإال فان عندما تحاول اإلشعار باستالم التعميم أو الموافقة على التعميم، النظام سوف يتحقق من أنك فتحت مرفق .9

النظام يظهر رسالة تقول: "الرجاء فتح مرفق واحد على األقل قبل اإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم"

بمجرد قيامك باإلشعار باستالم المعاملة/بالموافقة على المعاملة، سوف تختفي المعاملة من صندوقك الوارد لتظهر في مكتبة المستخدم .10

خاصة بك.ال

مكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم. ولكن إذا كان التعميم قد تم إنهائه أو تجاوز تاريخ استحقاقه، فإنه لن يكون بامكانك إب .11

إرسال طلب مساعدة.

وقك الوارد.مكانك إظهار جميع المحادثات التي تمت على طلب المساعدة )التي تمت بينك وبين المنشئ( ألي تعميم متواجد في صندإب .12

( الخاصة به سوف يتم تنبيه منشئ التعميم بواسطة "البريد اإللكتروني/تنبيه القائمة/الرسائل القصيرة" )وذلك حسب إعدادات المستخدم .13

بمجرد قيامك بإرسال طلب مساعدة له.

( بمجرد أن الخاصة بك ت المستخدمسوف يتم تنبيهك بواسطة "البريد اإللكتروني/تنبيه القائمة/الرسائل القصيرة" )وذلك حسب إعدادا .14

بالرد على طلب مساعدتك.التعميم يقوم منشئ

سوف يستقبل في صندوقه الوارد: docuTRAKالمستخدم الذي يتم إضافته حديثا إلى نظام .15

قسمه. التي تم إرسالها إلىجميع التعاميم 15.1

جميع التعاميم التي تم إرسالها إلى "الكل". 15.2

.(Terminated) أو التي تم إنهائها( Expired) جاوزت تاريخ استحقاقهاباستثناء التعاميم التي ت 15.3

هذا المستخدم سوف يستقبل في صندوقه الوارد: إنبمجرد أن يتم تغيير القسم لمستخدم معين، ف .16

((Terminated) أو التي تم إنهائها (Expired) جميع تعاميم القسم الجديد )باستثناء التعاميم التي تجاوزت تاريخ استحقاقها 16.1

.في صندوقه الوارد جودةالتعاميم القديمة للمستخدم سوف تبقى مو 16.2

مكانك إظهار جميع المرفقات والبيانات المرتبطة التابعة للتعميم.إب .17

مرفقات تابعة له. ةمكانك طباعة التعميم و/أو أيإب .18

40


ة:ستعراض محتويات صندوقك الوارد، اتبع الخطوات التاليال

على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. أنقر .1

على عالمة التبويب الفرعية "الوارد" لعرض قائمة بالتعاميم التي تم استالمها. أنقر .2

حقاقفترة اإلست تي تجاوزتال اميمظهر بالخط الغامق و التعتس ةالجديد اميممع العلم بأن التع .هالمراد التحقق من التعميمختيار اقم ب .3

(expired) ظهر باللون األحمر.تس

دناه:أقم باإلطالع على تفاصيل التعميم من خالل تبويب "تفاصيل" ، كما يظهر .4

تبويب "تفاصيل" –شاشة الوارد : 38 الشكل

سيظهر لك أمر "إستالم" أسفل يسار التبويب، كما و لك أمر "موافق" في حال كان التعميم من نوع "قانون" سيظهر .5

في حال كان التعميم من نوع "إطالع".

الموجود أسفل يسار التبويب. يمكنك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر .6

تظهر المرفقات في الوحدة الخاصة بها أسفل شاشة الوارد، قم بالنقر على األيقونة الخاصة بالمرفق ليتم عرضه. .7

سيتم نقل تعميم ستالمه، االموجود أسفل يسار التبويب لتقوم بالموافقة على تعميم القانون الذي قمت ب قم بالنقر على زر .8

.لى "مكتبة المستخدم" الخاصة بكإالقانون

كما يظهر في الشاشة ستالمه، اتعميم الذي قمت بال ستالماباإلشعار بالموجود أسفل يسار التبويب لتقوم قم بالنقر على زر .9

دناه:أ

41

تعميم إطالع –تبويب "تفاصيل" : 39 الشكل

.لى "مكتبة المستخدم" الخاصة بكإ الذي تم اإلشعار باستالمهتعميم السيتم نقل .10

.واحد على األقل ستعراض مرفقافي حال لم تقم ب على التعميم الموافقةاإلشعار باستالم التعميم/ال يمكنك : مالحظة

تبويب "طلب مساعدة"، قم بالنقر على وذلك من خالل ،ستالمهاي قمت بذالتعميم العلى طلب مساعدة إرسال الوارد، يمكنك في شاشة .11

تبويب "طلب مساعدة" لتظهر لك الشاشة التالية:

تبويب "طلب مساعدة" -شاشة الوارد : 40 الشكل

ساحة المخصصة لذلك.قم بكتابة نص طلب المساعدة في الم .12

النص المبينة في الشاشة أعاله.ستخدام أدوات تنسيق اب - في حال الحاجة لذلك -إعادة تنسيق النص بإمكانك .13

.إلى منشئ التعميم ك المساعدةليتم إرسال طلب على زر أنقر .14

دناه:أنب التعميم كما يظهر في الشاشة بجا "?" ستفهام زرقاءاالمساعدة سيظهر في تبويب "طلب مساعدة"، كما وستظهر عالمة كطلب .15

42

إرسال طلب مساعدة –تبويب "طلب مساعدة" : 41 الشكل

لتفرغة مساحة الكتابة. في أي وقت يمكنك استخدام زر .16

في هكما وسيظهر رد ،التعميمبجانب "?" حمراء سيظهر لديك عالمة استفهام ،ةمساعدال كالتعميم بالرد على طلب منشئيقوم بمجرد أن .17

دناه:أتبويب "طلب مساعدة" ،كما يظهر في الشاشة

إستالم رد على طلب مساعدة –تبويب "طلب مساعدة" : 42 الشكل

43

مكتبة المستخدم 3.4 األهداف 3.4.1

من صندوقك الوارد إلى سيتم نقل التعميم ،ستالم أو موافقةباإل اشعارسواء كان إ ستالمهاالتعميم الذي قمت بعلى تخاذ اإلجراء الالزم ابعد قيامك ب

:فصل المهام المتاحة من خالل مكتبة المستخدمت ةالتاليالنقاط . مكتبة المستخدم الخاصة بك

حاليا الم تكن موجود مكتبة المستخدم الخاصة بك سوف تعرض جميع التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو بالموافقة عليها حتى لو أنك .1

مكتبة المستخدم الخاصة بك ستظهر فقط تلك التعاميم التي ما زالت غير .( التابعين لهذه التعاميمnode( أو الفرع )departmentعلى القسم )

.مؤرشفة حتى اآلن

وغير فعال(: ،مكتبة المستخدم مصنفة إلى ملفين )فعال .2

بعد، م التي قمت باإلشعار باستالمها أو الموافقة عليها، والتي لم تتعدى تاريخ استحقاقها : يحتوي على التعامي"فعالالمسمى ب "الملف 2.1

حتى اآلن.كما لم يتم إنهائها

:يحتوي على "غير فعال" المسمى ب الملف 2.2

التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو الموافقة عليها، وتعدت تاريخ استحقاقها. 2.2.1

باستالمها أو الموافقة عليها، وتم إنهائها. لمزيد من المعلومات حول كيفية إنهاء التعميم، الرجاء التعاميم التي قمت باإلشعار 2.2.2

.أدناهوقسم ال "المتابعة" الرجوع إلى قسم "التحكم"

:"فعال" والملف ال"غير فعال"، التعاميم يتم تجميعها داخل ملفات "القانون" و "اإلطالع"ال كل من الملف داخل .3

)مثل: عميم اإلطالع هو عبارة عن رسالة معلومات إلخبار الموظفين عن نوع معين من المعلومات المتعلقة بالمؤسسة: تإطالع 3.1

اإلجازات، هيكلية العمل، أماكن العمل، ... إلخ(

الشخصية، : تعميم القانون هو عبارة عن قانون للمؤسسة يجب أن يتم اتباعه من الموظفين )مثل: ساعات العمل، المغادرات قانون 3.2

... إلخ( قواعد عمل جديدة مغادرات العمل، كيفية التقديم على اإلجازات المخطط لها،

ملفات ال "إطالع" وال "قانون"، التعاميم تكون متواجدة داخل ملفات داخلية:داخل كل من .4

.اسم وموقع الملف الداخلي معرف مسبقا بواسطة مدير النظام 4.1

لتعميم.آخر عنصر في قائمة الشجرة يمثل ا 4.2

مكانك تنفيذ األوامر التالية على التعاميم في مكتبة المستخدم الخاصة بك:إب .5

إظهار تفاصيل التعميم 5.1

إظهار مرفقات التعميم 5.2

إرسال طلبات مساعدة إلى منشئ التعميم 5.3

طباعة تفاصيل التعميم 5.4

أرشفة التعميم 5.5

ام سوف:ن النظإبمجرد قيامك باختيار العنصر األخير )التعميم( من الشجرة، ف .6

يظهر تفاصيل التعميم الذي تم اختياره. 6.1

يظهر المرفقات للتعميم الذي تم اخياره. 6.2

أو قد (Terminated) مكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم لتسأله عن شيء له عالقة بالتعميم. ولكن إذا كان التعميم تم إنهائهإب .7

كانك إرسال طلب مساعدة.مإنه لن يكون بإ، ف(Expired) تجاوز تاريخ استحقاقه

ن النظام سوف يرسل رسالة من خالل البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل إبمجرد أن تقوم بارسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم، ف .8

القصيرة )وفقا إلعدادات المستخدم( إلى منشئ التعميم إلعالمه بأنه استلم طلب مساعدة.

د اإللكتروني/قائمة التنبيه/ الرسائل القصيرة )إعتمادا على إعدادات المستخدم الخاصة بك( وذلك بمجرد أن سوف يتم إبالغك عن طريق البري .9

يقوم منشئ التعميم بالرد على طلب مساعدتك.

، أرشفة التعميم معناه أن: ( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائهاArchiveبإمكانك أرشفة ) .10

(. الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األسفل.Monitorمن قسم المراقبة )التعميم سوف يتم إلغاءه 10.1

من مكتبة المستخدم الخاصة بك وكذلك من جميع مكتبات المستخدمين الخاصة بمستلمي التعميم، هالتعميم سوف يتم إلغاء 10.2

مستلمي التعميم.الخاصة بولكن لن يتم إلغاءه من صناديق الوارد

رشف فقط من خالل:أوم بأرشفة تعميم من مكتبة المستخدم الخاصة بك، سيكون بامكانك رؤية التعميم المبمجرد أن تق 10.3

(: الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" في األسفل.User Searchبحث المستخدم ) 10.3.1

44

إلى قسم (. الرجاء الرجوعTracking(: تظهر لك فقط في حالة كنت تملك صالحية متابعة )Trackingمتابعة ) 10.3.2

"المتابعة" في األسفل.

كيفية استخدام الشاشات 3.4.2 تباع ما يلي:اقم ب ،ستعراض محتويات مكتبة المستخدمال


كما يظهر في الشاشة ؛قة عليهاقمت باإلشعار باستالمها/بالموافالتي على عالمة التبويب الفرعية "مكتبة المستخدم" لعرض التعاميم أنقر .2

دناه:أ

تبويب "مكتبة المستخدم": 43 الشكل

االستحقاقتاريخ زأو في حال تجاو (Terminated) في حال تم إنهاء التعميمفقط "غير فعال" المسمى ب ملفإلى ال: يتم نقل التعميم مالحظة

(Expired).

دناه:أكما يظهر في الشاشة ،ختياره ليتم عرض معلوماتهاثم قم ب ه،تصل للتعميم الذي تريدقم بتصفح التعاميم ل .3

45

عرض التعميم –تبويب "مكتبة المستخدم" : 44 الشكل

وطباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر ،استعراض مرفقات التعميم من وحدة المرفقاتويمكنك استعراض تفاصيل التعميم، .4

خطوات هايمكنك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ المعاملة. خطوات إرسال طلبات المساعدة من خالل تبويب "مكتبة المستخدم" هي نفس .5

الرجوع إلى الشاشات في قسم إرسال طلبات مساعدة من خالل تبويب "الوارد". للمزيد من المعلومات عن إرسال طلبات المساعدة، الرجاء

( أعاله.3.3" )التعاميم"إدارة صندوق وارد

يمكنك أرشفة التعميم من خالل النقر على زر .6

سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: "سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره، هل أنت متأكد؟" .7

"نعم" لتتم عملية األرشفة.على زر أنقر .8

الة التالية:الرسسوف تظهر لك .9

رشف من خالل تبويب "بحث أالتعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم، ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم الم .10

المستخدم" وتبويب "متابعة"

.مكتبة المستخدم الخاصة بكلتحديث قائمة يمكنك استخدام زر تحديث .11

التعاميم مراقبة 3.5 األهداف 3.5.1

التي مراقبة التعاميم أيضا مكانك إب سيكون(، فTrackingلكن إذا كنت تملك صالحية المتابعة )و .اقبة التعاميم التي قمت بإنشاءهايمكنك مر

.خرينها من قبل اآلؤتم إنشا

قسم "المراقبة" الخاص بك مصنف إلى ملفين )فعال و غير فعال(: .1

والتي لم يتم إنهائها. ا والتي لم تتجاوز تاريخ استحقاقها حتى اآلننشائهإ تم": يحتوي التعاميم التي فعال"المسمى ب ملفال 1.1

46

" يحتوي:غير فعال" المسمى ب ملفال 1.2

.(Expired) نشائها وتجاوزت تاريخ استحقاقهاإ تمالتعاميم التي 1.2.1

.(Terminated) نشائها وتم إنهائهاإ تمالتعاميم التي 1.2.2

:"قانون"ال "إطالع" وال اتملف داخل تجميعها يتم داخل كل من ملف "فعال" وملف "غير فعال"، التعاميم .2

: تعميم اإلطالع هو عبارة عن رسالة معلومات إلخبار الموظفين عن نوع معين من المعلومات المتعلقة بالمؤسسة )مثل: إطالع 2.1

اإلجازات، هيكلية العمل، أماكن العمل، ... إلخ(

أن يتم اتباعه من الموظفين )مثل: ساعات العمل، المغادرات الشخصية، : تعميم القانون هو عبارة عن قانون للمؤسسة يجبقانون 2.2

... إلخ(قواعد عمل جديدةمغادرات العمل، كيفية التقديم على اإلجازات المخطط لها،

:ملفات داخليةملفات ال "إطالع" وال "قانون"، التعاميم تكون متواجدة داخل داخل كل من .3

.بقا بواسطة مدير النظاماسم وموقع الملف الداخلي معرف مس 3.1

آخر عنصر في قائمة الشجرة يمثل التعميم. 3.2

الذي تقوم باختياره: لداخليلملف اامكانك تنفيذ األوامر التالية على إب .4

بأشكال دائرية: للملف اإلحصاءاتمكانك إظهار إب 4.1

":ستالماإلدائرة " 4.1.1

هذا الملف. تعاميم نسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم تعاميم/الموافقة على .أ

هذا الملف. نسبة المستلمين الذين لم يرسلوا إشعارا باستالم تعاميم/لم يوافقوا على تعاميم .ب

":طلبات المساعدةدائرة " 4.1.2

التي تم الرد عليها. -داخل هذا الملف – نسبة طلبات المساعدة .أ

ن.التي لم يتم الرد عليها حتى اآل -داخل هذا الملف – نسبة طلبات المساعدة .ب

مكانك طباعة اإلحصاءات للملف.إب 4.2

الذي تقوم باختياره: التعميمعلى النقاط التاليةمكانك تنفيذ إب .5

سوف يتم إظهار: 5.1

اإلحصاءات 5.1.1

التفاصيل 5.1.2

المساعدة اتطلب 5.1.3

المستقبلين 5.1.4

الئحة الوقائع 5.1.5

المرفقات 5.1.6

سوف تظهر اإلحصاءات للتعميم بأشكال دائرية: 5.2

":اإلستالمدائرة " 5.2.1

ذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم.نسبة المستلمين ال .أ

.حتى اآلن قوا على التعميمم يوافنسبة المستلمين الذين لم يرسلوا إشعارا باستالم التعميم/ل .ب

":اإللتزامدائرة " 5.2.2

Due) ستحقاقفترة االنسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم قبل أو خالل .أ

Period (in days)).

Due Period) ستحقاقاالنسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم بعد تاريخ .ب

(in days)).

مكانك إظهار قائمة من طلبات المساعدة التي قمت باستقبالها من مستلمي التعميم.إب 5.3

رؤية جميع محادثات طلب المساعدة التي تمت بينك وبين طالب المساعدة:مكانك إبسيكون بمجرد اختيارك لطلب مساعدة، 5.4

مكانك أيضا إرسال رد إلى طالب المساعدة. بمجرد أنك أرسلت الرد، سوف يستلم طالب المساعدة رسالة عن إب 5.4.1

الرد طريق البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم( إلعالمه بأنك أرسلت

له.

سوف يتم تنبيهك عن طريق البريد فإنه مكانه أيضا إرسال رد إليك، بمجرد أن يقوم بالرد، إطالب المساعدة ب 5.4.2

اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديك( بأن طالب المساعدة أرسل إليك

رده.

لموا التعميم، عن طريق عمودين:مكانك إظهار قائمة من جميع المستلمين الذين استإب 5.5

إلى: الفرع الذي استلم التعميم 5.5.1

تم اإلستالم: التاريخ الذي تم فيه اإلشعار باستالم التعميم. 5.5.2

مكانك إظهار الئحة الوقائع للتعميم التي تشمل:إب 5.6

47

.المنفذ: الذي قام بتنفيذ اإلجراء على التعميم 5.6.1

هو اإلجراء الذي قام به المنفذ: اإلجراء: 5.6.2

إنشاء .أ

اإلشعار باالستالم .ب

الموافقة .ت

نهاءاإل .ث

األرشفة .ج

: تاريخ ووقت تنفيذ اإلجراء.التاريخ 5.6.3

.منفذ اإلجراءالتي كتبها )إن وجدت( مالحظاتال: المالحظات 5.6.4

. يجب أن تكتب سبب اإلنهاء لتتمكن من إنهاءاميم التي لديك صالحية إلنشائهاالتعفقط تلك (Terminate) مكانك إنهاءإب 5.7

التعميم معناه أن: اءالتعميم. إنه

(.Monitorفي قسم المراقبة ) التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" 5.7.1

( الخاصة User Libraryالتعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في مكتبة المستخدم ) 5.7.2

، ولكن لن يتم حذفه المستخدمين لمستلمي التعميم بك )إذا كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك في جميع مكتبات

. من صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم

التي التعميم سوف يتم إرساله كتعميم جديد إلى جميع صناديق الوارد لمستلمي التعميم مع أيقونة اإلنهاء 5.7.3

من صناديق الوارد األصليولكن النظام لن يلغي التعميم ،(Terminated) تعني بأن التعميم تم إنهائه

.الخاصة بمستلمي التعميم

النظام سوف يرسل رسالة عن طريق البريد إلكتروني/قائمة تنبيه/رسائل قصيرة إلى مستلمي التعميم )حسب 5.7.4

إعدادات المستخدم لديهم( إلعالمهم بأن التعميم قد تم إنهائه وتم استقباله في صناديق الوارد لديهم.

دخاله سوف يسجله النظام في الئحة الوقائع الخاصة بالتعميم.إت بسبب اإلنهاء الذي قم 5.7.5

كل مستلمي التعميم يجب أن يرسلوا إشعارا باستالم كل من: 5.7.6

التعميم األصلي .أ

التعميم الذي تم إنهائه )تم إبطاله( .ب

. أرشفة التعميم معناه أن:التي لديك صالحية إلنشائها اميمالتعفقط تلك ( Archive)مكانك أرشفة إب 5.8

هناك( ومن جميع مكتبات موجودا التعميم سوف يتم إلغاءه من مكتبة المستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم 5.8.1

المستخدمين لمستلمي التعميم أيضا.

(، ولكن لن يتم إلغاءه من صناديق الوارد لمستلمي التعميم.Monitorالتعميم سوف يتم إلغاءه من قسم المراقبة ) 5.8.2

رشف فقط من خالل:أيم المسوف تتمكن من رؤية التعم 5.8.3

رسال إشعار باستالم إب بعد مستلمي التعميم ولم تقم أحدصندوقك الوارد: فقط إذا كنت .أ

.الموافقة على التعميم/التعميم

.أدناه(: الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" User Searchبحث المستخدم ) .ب

(. Trackingت تملك صالحية المتابعة )إذا كنهذا القسم سوف يظهر لك فقط :(Trackingمتابعة ) .ت

الرجاء الرجوع إلى قسم "المتابعة" باألسفل.

المستلمين، والئحة الوقائع.والتفاصيل، ومكانك طباعة اإلحصاءات، إب 5.9

كيفية استخدام الشاشات 3.5.2 تباع ما يلي:ايرجى المنشأة،لمراقبة التعاميم

ئيسية.على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الر أنقر .1

في ملفات بطريقة عرض ؛ ستجد التعاميم مصنفة هائالتعاميم التي تم إنشاستعراض على عالمة التبويب الفرعية "المراقبة" ال أنقر .2

دناه:أكما يظهر في الشاشة ها بها ،ئحسب الملفات التي تم إنشاالشجرة وذلك

48

تبويب "المراقبة": 45 شكل

.(Expired) اإلستحقاقتاريخ زأو في حال تجاو (Terminated) في حال تم إنهاء التعميمفقط : يتم نقل التعميم لملف "غير فعال" مالحظة

لشكل أدناه: في امبين يسمى ب "اإلحصاءات" كما هو ن النظام سوف يظهر تبويبإ، ف شجرة الملفاتقوم باختيار ملف من تبمجرد أن .3

49

إحصاءات للملف الذي تم اختياره – تبويب "المراقبة": 46 الشكل

تظهر نسبة المستلمين الذين قاموا بإرسال إشعار باستالم التعاميم/الموافقة على التعاميم ضمن نفس الملف مقارنة اإلستالمدائرة 3.1

بإرسال إشعار باستالم التعاميم/الموافقة على التعاميم. حتى اآلن المستلمين الذين لم يقوموامع نسبة

تظهر نسبة طلبات المساعدة التي تم الرد عليها ضمن نفس الملف مقارنة مع نسبة طلبات المساعدة قيد الرد طلبات المساعدةدائرة 3.2

)التي ما زالت بانتظار الرد(.

دناه:أكما يظهر في الشاشة ،ختياره ليتم عرض معلوماتهاثم قم ب ه،ل للتعميم الذي تريدقم بتصفح التعاميم لتص .4

50

عرض التعميم –تبويب "المراقبة" : 47 شكل

، يمكنك ل"تفاصيل التعميم من خالل تبويب "التفاصي مشاهدةيمكنك إحصائيات التعميم من خالل تبويب "اإلحصاءات"، مشاهدةيمكنك .5

اإلطالع على مستقبلين التعميم و الئحة الوقائع الخاصة به من خالل التباويب المعنية بذلك، يمكنك إستعراض مرفقات التعميم من

.خالل لوحة المرفقات و كما يمكنك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر

يمكنك الرد على طلب مساعدة. .6

ل النقر على زر يمكنك أرشفة التعميم من خال .7

سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره، هل أنت متأكد؟" سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " .8

على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة. أنقر .9

الرسالة التالية:سوف تظهر .10

رشف من خالل تبويب "بحث أاهدة التعميم المالتعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من تبويب "المراقبة"، ثم سيكون بإمكانك مش .11

المستخدم" وتبويب "متابعة"

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية:، النقر على زر بواسطة –إن احتجت لذلك – يمكنك إنهاء التعميم .12

51

سبب اإلنهاء: 48 شكل

للكتابة قم بكتابة سبب إنهاءك للتعميم في المساحة المخصصة .13

على زر أنقر .14

سوف يتم إنهاء التعميم الذي قمت باختياره، هل أنت متأكد؟" سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " .15

على زر "نعم" لتتم عملية اإلنهاء أنقر .16


ختم إنهاء التعميم سيظهر كذلك والذي تم إنهائه، ميم بجانب التع -الخاصة بمستلمي التعميم في صناديق الوارد - نهاء تظهر إشارة إ .18

دناه:أ، كما يظهر في الشاشة تفاصيل التعميم في

تعميم منتهي –شاشة التعاميم الواردة : 49 شكل

52

لتحديث قائمة التعاميم. يمكنك استخدام زر تحديث .19

بحث المستخدم 3.6 األهداف 3.6.1

حث عن تعاميمك )المتواجدة في صندوقك الوارد ومكتبة المستخدم الخاصة بك(.سيكون بمقدورك الب

يوجد أي حقل عملية البحث من خالل إدخال القيم في الحقول التالية )مع العلم بأنه ال مكانك تنفيذإب سيكون :البحث تبويبخالل من .1

إلزامي(:

نوع التعميم: جميع أنواع التعاميم المتواجدة في النظام. 1.1

مصدر: ال 1.2

الكل 1.2.1

غير مؤرشف 1.2.2

مؤرشف 1.2.3

الحالة: 1.3

الكل 1.3.1

فعال 1.3.2

(Expired)اإلستحقاق ( أو تجاوز تاريخ Terminated) تم إنهائهغير فعال: 1.3.3

إلى(: التاريخ الذي استلمت فيه التعميم. -تاريخ اإلستالم )من 1.4

إلى(: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم. -تاريخ اإلنشاء )من 1.5

/متوسطة/عاليةاألولوية: الكل/متدنية 1.6

الملف: الملف الذي يحوي التعميم 1.7

رقم المعاملة: الرقم غير المتكرر الذي يميز التعاميم ضمن نفس نوع التعميم. 1.8

العنوان: عنوان التعميم الذي تم تحديده من منشئ التعميم. 1.9

رد المستخدم: 1.10

الكل 1.10.1

لم يتم اإلستالم/لم تتم الموافقة 1.10.2

تم اإلستالم/تمت الموافقة 1.10.3

الكل/إطالع/قانون المجموعة: 1.11

الحقول المخصصة لنوع التعميم الذي تم اختياره 1.12

القيم التي قمت بادخالها في تبويب البحث. تبويب النتيجة سوف يظهر األعمدة التالية مع طابق تالتي ت التعاميمسوف يظهر النتيجة تبويب .2

لكي تظهر بعض المعلومات عن التعاميم التي تم استرجاعها:

رقم المعاملة 2.1

لعنوانا 2.2

( الذي أنشأ التعميم.nodeمن: الفرع ) 2.3

تاريخ اإلنشاء: التاريخ الذي تم إنشاء التعميم عنده. 2.4

تاريخ اإلستجابة )إذا كان هناك استجابة(: التاريخ الذي قمت فيه باالستجابة للتعميم )أرسلت اشعارا باستالم التعميم/وافقت على 2.5

التعميم(

نها سوف تظهر لك في تبويب منفصل:إح تعميم عن طريق الضغط مزدوجا عليه، وبالتالي فمكانك فتإتبويب النتيجة، بمن خالل .3

سوف تشاهد تفاصيل التعميم مع مرفقاته. 3.1

مكانك فتح مرفقات التعميمإب 3.2

مكانك إرسال طلبات مساعدة إلى منشئ التعميم:إب 3.3

ن خالل البريد اإللكتروني/قائمة ن منشئ التعميم سوف يستلم رسالة مإرسال طلب مساعدة، فإبمجرد أن تقوم ب 3.3.1

التنبيه/الرسائل القصيرة )وفقا العدادات المستخدم الخاصة به( إلعالمه بأن طلب مساعدة جديد تم إرساله له.

بمجرد أن يقوم منشئ التعميم بالرد، سوف تستلم رسالة من خالل البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل 3.3.2

ستخدم لديك( إلعالمك بأن منشئ التعميم رد على طلب مساعدتك.القصيرة )وفقا إلعدادات الم

مكانك طباعة تفاصيل التعميم.إب 3.4

53

مكانك الموافقة على التعميم المستلم إذا كان من مجموعة ال"قانون"، أو اإلشعار باستالم التعميم إذا كان من مجموعة ال إب 3.5

"إطالع".

اءتك للتعميم.اإلشعار باستالم التعميم: معناه بأنك قد أكدت قر 3.6

الموافقة على التعميم: معناه بأنك أكدت موافقتك على القانون المكتوب في التعميم. 3.7

ن النظام سوف يتحقق من أنك قد فتحت على األقل إعندما تحاول أن ترسل إشعارا باستالم التعميم/الموافقة على التعميم، ف 3.8

اء فتح مرفق واحد على األقل قبل أن تقوم بارسال إشعار ن النظام سوف يظهر رسالة تقول: "الرجإمرفق واحد، وإال ف

باستالم التعميم/الموافقة على التعميم".

بمجرد قيامك باإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم: 3.9

سوف يتم إلغاء التعميم من صندوقك الوارد. 3.9.1

قسم "مكتبة المستخدم" في األعلى.التعميم سوف ينتقل إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك. الرجاء الرجوع إلى 3.9.2

. أرشفة التعميم معناه أن:( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائهاArchiveبإمكانك أرشفة ) 3.10

. الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األعلى.(Monitorالتعميم سوف يتم حذفه من قسم المراقبة ) 3.10.1

لمستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك من جميع مكتبات التعميم سوف يتم حذفه من مكتبة ا 3.10.2

المستخدمين لمستلمي التعميم، ولكن لن يتم حذفها من صناديق الوارد لمستلمي التعميم.

رشف فقط من خالل:أمكانك رؤية التعميم المإسوف يكون ب 3.10.3

قم بإرسال إشعار باستالم صندوقك الوارد: فقط إذا كنت واحدا من مستلمي التعميم ولم ت .أ

التعميم/الموافقة على التعميم.

.هذا القسم (:User Searchبحث المستخدم ) .ب

". Tracking(: سيظهر لك هذا القسم فقط إذا كنت تملك صالحية المتابعة "Trackingمتابعة ) .ت

الرجاء الرجوع إلى قسم المتابعة باألسفل.

كيفية استخدام الشاشات 3.6.2 ع الخطوات التالية:اتباقم ب، الموجودة في صندوق التعاميم الواردة أو في مكتبة المستخدم الخاصة بك التعاميم عنللبحث


التالية: الشاشة"، لتظهر لك المستخدم على عالمة التبويب الفرعية "بحث أنقر .2

شاشة بحث المستخدم: 50 شكل

54

البحث حقولالقيم التي تريدها داخل أدخل .3


ستظهر لك قائمة بالمعامالت التي قمت بالبحث عنها، كما يظهر في الشكل التالي: .5

تبويب "النتيجة" –شاشة بحث المستخدم : 51 شكل

دناه:أتبويب منفصل كما يظهر في الشاشة في التعميم ذلك ، سيتم عرض يهالمزدوج علمن خالل النقر التعميميمكنك إستعراض .6

عرض التعميم –شاشة بحث المستخدم : 52 شكل

55

في أسفل يسار الشاشة.الموجود بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر .7

على أيقونته. أنقرالمرفقات الموجود في أسفل الشاشة، إلظهار المرفق مرفقات التعميم تظهر في محتوى .8

في أسفل يسار الشاشة، وبالتالي فإن التعميم الموافق عليه سوف الموجود على زر أنقرللموافقة على تعاميم القانون، .9

ينتقل من صندوقك الوارد إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك.

في أسفل يسار الشاشة كما هو مبين أعاله، وبالتالي الموجود على زر أنقرعلومات، شعار باستالم تعاميم الملإل .10

فإن هذا التعميم سوف ينتقل من صندوقك الوارد إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك.

: لن تستطيع الموافقة على التعميم/اإلشعار باستالم التعميم إال إذا قمت بإظهار مرفق واحد على األقل.مالحظة

يكون بإمكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم.س .11

منشئ التعميم يستطيع الرد على طلب مساعدتك. .12

سوف يظهر لك الرد المرسل من منشئ التعميم وذلك باللون األزرق، كما هو مبين أعاله. .13

باستطاعتك أرشفة التعميم بواسطة النقر على زر .14

ف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره، هل أنت متأكد؟""سو رسالة تأكيد تقول: "النظام لك سوف يظهر .15

على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة أنقر .16

سوف تظهر الرسالة التالية: .17

رشف من خالل أالتعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم الخاصة بك، ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم الم .18

تبويب "متابعة"تبويب "بحث المستخدم" و

متابعة التعاميم 3.7 األهداف 3.7.1

الهدف من هذا القسم هو أن يتم عمل بحث شامل على جميع التعاميم المتواجدة في المؤسسة.

( بواسطة مدير النظام.Tracking( يظهر فقط ألولئك المستخدمين الذين تم إعطائهم صالحية المتابعة )Trackingقسم المتابعة ) .1

مكانك تنفيذ عملية البحث من خالل إدخال قيم في الحقول التالية )علما بأنه ال يوجد إ، في داخل تبويب البحث: بعةالمتابمن خالل قسم .2

أي حقل إجباري(:

: جميع أنواع التعاميم المتواجدة في النظامنوع التعميم 2.1

:المصدر 2.2

الكل 2.2.1

مؤرشف 2.2.2

مؤرشفغير 2.2.3

:الحالة 2.3

الكل 2.3.1

فعال 2.3.2

.(Expired) ستحقاقاالأو التعاميم التي تجاوزت تاريخ (Terminated) غير فعال: التعاميم المنتهية 2.3.3

: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم.إلى( -تاريخ اإلنشاء )من 2.4

الكل/متدنية/متوسطة/عالية :األولوية 2.5

: الملف الذي يحوي التعميمالملف 2.6

: الرقم غير المتكرر الذي يميز التعاميم ضمن نفس نوع التعميم.رقم المعاملة 2.7

: عنوان التعميم الذي تم تحديده من منشئ التعميم.عنوان التعميم 2.8

: الكل/إطالع/قانونالمجموعة 2.9

56

الحقول المخصصة لنوع التعميم الذي تم اختياره 2.10

التي تتطابق مع القيم التي قمت بادخالها في تبويب البحث. تبويب النتيجة سوف يظهر األعمدة التعاميمسوف يظهر تبويب النتيجة .3

ية لكي تظهر بعض المعلومات عن التعاميم التي تم استرجاعها:التال

رقم المعاملة 3.1

عنوان التعميم 3.2

تاريخ اإلنشاء: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم 3.3

مكانك فتح تعميم بواسطة الضغط مزدوجا عليه، وبالتالي سيظهر لك في تبويب منفصل:إمن خالل تبويب النتيجة، ب .4

ميم مع مرفقاتهسوف تشاهد تفاصيل التع 4.1

مكانك فتح مرفقات التعميم.إب 4.2

مكانك إظهار قائمة من طلبات المساعدة المرسلة من مستلمي التعميم إلى منشئ التعميم.إب 4.3

نشائها(:إل لديك صالحيةمكانك الرد على طلبات المساعدة )فقط لتلك التعاميم التي إب 4.4

رسالة عن طريق البريد اإللكتروني/قائمة يستلمسوف بمجرد أن تقوم بالرد على طلب المساعدة، طالب المساعدة 4.4.1

التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديه( إلعالمه بأنك قمت بالرد على طلب مساعدته.

سوف تستلم رسالة عن طريق البريد فإنكمكانه الرد عليك. بمجرد أن يقوم بالرد عليك، إن طالب المساعدة بإوكذلك ف 4.4.2

قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديك( إلعالمك بأن طالب المساعدة قام بإرسال اإللكتروني/

رد.

مكانك إظهار قائمة بجميع المستلمين الذين استلموا التعميم، من خالل عمودين:إب 4.5

( الذي استلم التعميم.nodeإلى: الفرع ) 4.5.1

تالم التعميم.تم اإلستالم: التاريخ الذي تم فيه اإلشعار باس 4.5.2

مكانك طباعة تفاصيل التعميم.إب 4.6

. أرشفة التعميم معناه أن:لديك صالحية إلنشائهافقط تلك التعاميم التي (Archive) مكانك أرشفةإب 4.7

(. الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األعلى.Monitorالتعميم سوف يتم حذفه من قسم المراقبة ) 4.7.1

من مكتبة المستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك من جميع مكتبات التعميم سوف يتم حذفه 4.7.2

المستخدمين لمستلمي التعميم، ولكن لن يتم حذفها من صناديق الوارد لمستلمي التعميم.

رشف فقط من خالل:أسوف يكون بإمكانك رؤية التعميم الم 4.7.3

تعميم ولم تقم بإرسال إشعار باستالم التعميم/الموافقة على صندوقك الوارد: فقط إذا كنت واحدا من مستلمي ال .أ

التعميم.

.الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" باألعلى(: User Searchبحث المستخدم ) .ب

هذا القسم.(: Trackingمتابعة ) .ت

إلنهاء لتتمكن من إنهاء التعميم. إنهاء . يجب أن تكتب سبب الديك صالحية إلنشائها( فقط تلك التعاميم التي Terminateمكانك إنهاء )إب 4.8

التعميم معناه أن:

(. الرجاء الرجوع إلى قسم Monitorفي قسم المراقبة ) التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" 4.8.1

( في األعلى.Monitorالمراقبة )

( الخاصة بك )إذا كان User Libraryة المستخدم )التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في مكتب 4.8.2

ولكن لن يتم حذفه من صناديق الوارد التعميم متواجدا هناك( وكذلك في جميع مكتبات المستخدمين لمستلمي التعميم.

الخاصة بمستلمي التعميم.

التي تعني بأن نة اإلنهاءالتعميم سوف يتم إرساله كتعميم جديد إلى جميع صناديق الوارد لمستلمي التعميم مع أيقو 4.8.3

مستلمين.الخاصة بالولكن النظام لن يلغي التعميم األصلي من صناديق الوارد ،التعميم تم إنهائه )إبطاله(

النظام سوف يرسل رسالة عن طريق البريد إلكتروني/قائمة تنبيه/رسائل قصيرة إلى مستلمي التعميم )حسب إعدادات 4.8.4

وتم استقباله في صناديق الوارد لديهم. (Terminated) التعميم قد تم إنهائه المستخدم لديهم( إلعالمهم بأن

دخاله سوف يسجله النظام في الئحة الوقائع الخاصة بالتعميم.إسبب اإلنهاء الذي قمت ب 4.8.5

كل مستلمي التعميم يجب أن يرسلوا إشعارا باستالم كال من: 4.8.6

التعميم األصلي .أ

(Terminatedالتعميم الذي تم إنهائه ) .ب

كيفية استخدام الشاشات 3.7.2 لمتابعة التعاميم، قم بإتباع الخطوات التالية:


57

التالية: الشاشة"، لتظهر لك متابعةعلى عالمة التبويب الفرعية " أنقر .2

شاشة "متابعة": 53 شكل

على زر أنقرتريد البحث من خاللها في حال الحاجة ثم أدخل الحقول التي .3

ستظهر لك قائمة بالمعامالت التي قمت بالبحث عنها ، كما يظهر في الشكل التالي: .4

ة"جتبويب "النتي –شاشة "متابعة" : 54 شكل

58

دناه:أكما يظهر في الشاشة في تبويب منفصل تعميم ، سيتم عرض اليهمن خالل النقر المزدوج عل تعميميمكنك إستعراض .5

عرض التعميم –شاشة "متابعة" : 55 شكل

في أسفل يسار الشاشة.الموجود بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر .6

على أيقونته. أنقرإلظهار المرفق مرفقات التعميم تظهر في محتوى المرفقات الموجود في أسفل الشاشة، .7

عليه لتفعيل المساحة المخصصة للكتابة. أنقرللرد على طلب مساعدة، .8

باستطاعتك أرشفة التعميم بواسطة النقر على زر .9

سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره، هل أنت متأكد؟"" رسالة تأكيد تقول: "النظام لك سوف يظهر .10

تتم عملية األرشفةعلى زر "نعم" ل أنقر .11

سوف تظهر الرسالة التالية: .12

التعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من تبويبات "مكتبة المستخدم" و تبويبات "المراقبة"، ثم سيكون بإمكانك مشاهدة .13

رشف من خالل تبويب "بحث المستخدم" وتبويب "متابعة"أالتعميم الم

، لتظهر لك النافذة الفرعية التالية:النقر على زر بواسطة –إن احتجت لذلك – يمكنك إنهاء التعميم .14

59

سبب اإلنهاء: 56 شكل

قم بكتابة سبب إنهاءك للتعميم في المساحة المخصصة للكتابة .15


نت متأكد؟"سوف يتم إنهاء التعميم الذي قمت باختياره، هل أ سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " .17

على زر "نعم" لتتم عملية اإلنهاء أنقر .18


ختم إنهاء سيظهر كذلك والذي تم إنهائه، بجانب التعميم -الخاصة بمستلمي التعميم في صناديق الوارد - تظهر إشارة إنهاء .20

دناه:أتفاصيل التعميم، كما يظهر في الشاشة فيالتعميم

تعميم منتهي –شاشة التعاميم الواردة : 57 شكل

61

السجالت .4

المقدمة 4.1 يقوم الديوان وهو القسم المسؤول عن إستقبال المراسالت و الخطابات التي تصل إلى المؤسسة و التي تصدر عنها، بإدارة هذه المراسالت و

إدارة هذه المراسالت من خالل تحضيرها سواء كان ذلك ورقيا أو الكترونيا ثم يتم اصدار تسجيلها و اتخاذ االجراءات الالزمة عليها. و تتم

معامالترقم مرجعي لهذه المراسالت بغرض تسجيل هذه المراسالت وطباعة الختم الخاص بالسجالت ومن ثم إرفاق نسخ الكترونية من ال

معنيين لبدء دورة معاملة جديدة.المطبوعة ثم أرشفتها، أو بداية تحويلها كمعاملة للموظفين ال

. للمزيد من المعلومات عن كيفية إرفاق ملفات إلى السجل، الرجاء الرجوع إلى المرفقات مكانك إرفاق ملفات فقط إلى السجالت "قيد التنفيذ"إب .1

في قسم "المعامالت" في األعلى.

62

عملية تسجيل السجالت فيdocuTRAK لي تجد ملخصا لدورة حياة السجالت في تمر بعدة حاالت، وفي الجدول التا

docuTRAK :

مرحلة السجل العملية التي يقوم بها المستخدم

النهائي الوظيفة المستخدمة

العملية التي تنتج من النظام على

السجل حالة السجل

إنشاء السجل

إدخال البيانات في الحقول

المخصصة.

إرفاق الوثائق والكائنات الالزمة.

إعطاء رقم مرجعي للسجل"رمز ء "زر " إنشا

تسجيل".

تبويبأضافة السجل في

السجالت.

قيد التنفيذ

التعديل على السجل

التعديل على البيانات في الحقول

المخصصة

إرفاق الوثائق والكائنات الالزمة.

زر "تعديل" ، زر

"حفظ"

قيد التنفيذ حفظ التغيرات.

ملغي إلغاء السجل لمنع عملية تسجيله. زر "حذف" فيذ"حذف سجل في حالة " قيد التن حذف السجل

تسجيل السجل

تسجيل السجل )قفل السجل عن أي

تعديالت أخرى(

قفل السجل عن أي تعديالت زر "تسجيل"

/ الى سير عمل أو إلرسالهأخرى

أرشفته. و سجل أخر أو/ و

مسجل

أرشفة السجلومحتوياته في المسجل أرشفة السجل

((DMSنظام أرشفة

يتم أرشفة السجل في نظام زر "أرشفة"

DMSاألرشفة

مؤرشف

دورة حياة السجالت :2جدول

63

سجل إنشاء 4.2 األهداف 4.2.1

ستكون قادرا على إنشاء سجل فقط إذا كنت تملك صالحية "تسجيل" على نوع السجل. هذه الصالحية يتم منحها من مدير النظام. .1

سوف تقوم بانشاء سجل جديد في النظام. .2

سوف تختار نوع السجل الذي تريد إنشاءه .3

بامكانك إدخال قيم في الحقول المخصصة للسجل الذي تريد إنشاءه. .4

، البيانات المرتبطة، المسح (DMSبامكانك إضافة مرفقات للسجل من مصادر مختلفة: ملف النظام، أنظمة إدارة الوثائق ) .5

الضوئي، والقوالب.

شاء":بمجرد أن تقوم بالضغط على كبسة "إن .6

النظام سوف ينشأ السجل بحالة "قيد التنفيذ". 6.1

شاشة صغيرة بالخيارات التالية:النظام سوف يظهر 6.2

إغالق: 6.2.1

حقول الختم، وألوان الختم معرفة مسبقا من مدير النظام.وطباعة الختم: طباعة ختم للسجل. محتوى الختم، 6.2.2

ا بعد كمرجع للسجل. ورقة المراجعة معرفة طباعة ورقة المراجعة: طباعة ورقة مراجعة ليتم استخدامها فيم 6.2.3

مسبقا من مدير النظام.

طباعة ورقة الصقة: طباعة ورقة الصقة صغيرة للسجل ليتم إلصاقها مع الشيء الذي تريد. 6.2.4

تعديل: لفتح تبويب ال "تعديل" لكي تعدل السجل عن طريق تعديل القيم في الحقول المخصصة، وإضافة/إلغاء 6.2.5

المرفقات.

خدام الشاشاتكيفية است 4.2.2 يرجى اتباع الخطوات التالية: ،سجل نشاءإل

الرئيسية. شاشةعلى تبويب "السجالت" في ال أنقر .1

تبويب السجالت: 58 شكل

ت نواع السجالأالتي تمثل و على الجانب األيمن من الشاشة، في تبويب السجالت ستجد مجموعة من عالمات التبويب الفرعية .2

التي تملك عليها صالحية السجالت عنلى تبويب خاص للبحث إ، باإلضافة "تسجيل"صالحية عليها تملكالموجودة بالمؤسسة والتي

."بحث"

سوف يظهر تبويبان اثنان على الجانب األيمن من الشاشة )كما هو مبين في الشاشة أعاله(: تقوم باختياره، كل نوع سجلل .3

64

تي تم إنشائها من نوع السجل الذي قمت باختياره. من خالل تبويب حتوي على قائمة بالسجالت التبويب "التسجيل" الذي ي 3.1

"التسجيل"، سيكون بإمكانك إظهار السجل من خالل النقر مزدوجا عليه، وبالتالي سيتم إظهاره في تبويب منفصل يسمى

ب "عرض"

.قمت باختياره ة من نوع السجل الذيجديد ت" إلنشاء سجالإضافة سجلتبويب " 3.2

كما يلي: لديك الشاشة على تبويب "إضافة سجل" لتظهر أنقر .4

تبويب التسجيل: 59 شكل

الالزمة. معامالت، قم بإرفاق الوئائق، السجالت والالحقول المخصصة بالبيانات المالئمة دخلأ .5

:دناهأالمتاحة على السجل كما يظهر خرىاأل الخيارات لتظهر لك رسالة تأكيد إنشاء السجل مع على زر أنقر .6

: تم إنشاء سجل جديد بنجاح60 شكل

سيتم إضافة السجل في تبويب ، ستخدام زر اب النافذة الفرعيةغالق إو أ أعاله ي من الخيارات المتاحةأيمكنك استخدام .7

للسجل. (Case Reference) غير متكرر تخصيص رقم مرجعيب سيقوم النظام تلقائياكما تسجيل"ال"

65

تعديل السجالت 4.3 األهداف 4.3.1

ن تكون حالته أ(، لتعديل السجل يجب بيانات مرتبطة وثائق و /حذفعملية تعديل السجل تتضمن: )تعديل بيانات الحقول المخصصة، إرفاق

" قيد التنفيذ".

ا "قيد التنفيذ".مكانك تعديل فقط تلك السجالت التي حالتهإب .1

مكانك تعديل القيم في الحقول المخصصة، وإضافة/إلغاء المرفقات.إب .2

بمجرد أن تقوم بتعديل السجل "قيد التنفيذ"، فان جميع تغييراتك سوف يتم حفظها لهذا السجل. .3

كيفية استخدام الشاشات 4.3.2 تباع الخطوات التالية:ايجب ،لتعديل سجل

ر السجل المراد تعديله.ختيااقم ب، تبويب "التسجيل" من .1

كما يلي: ليظهر تبويب "تعديل" على زر أنقر .2

تبويب تعديل السجل: 61 شكل

الحقول المخصصة.قيم تعديل بإمكانك .3

.وبيانات مرتبطة )سواءا سجالت أو معامالت( مرفقاتما تحتاجه من تحميل بإمكانك .4

إللغاء العملية. و زر أ التي تمت على السجل راتيلحفظ التغي على زر أنقر .5

تسجيل السجل 4.4 األهداف 4.4.1

يجب القيام بعملية تسجيل السجل لمنع أي عملية تعديل أخرى على السجل. ،بعد االنتهاء من التعديالت الالزمة على السجل

الصالحية يتم منحها من مدير النظام.مكانك تسجيل السجل فقط في حالة كنت تملك صالحية "تسجيل" على نوع السجل. هذه إب .1

فقط السجالت "قيد التنفيذ" ممكن أن يتم تسجيلها. .2

تسجيل السجل معناه أن: .3

66

.النظام سوف يعدل حالة السجل إلى "مسجل" 3.1

النظام سوف يمنعك من تعديل السجل. 3.2

السجل المسجل ال يمكن حذفه. 3.3

الرجاء الرجوع إلى قسم "إرسال السجل لمعاملة أو سجل بامكانك إنشاء معاملة أو سجل آخر اعتمادا على سجل مسجل. 3.4

جديد" باألسفل.

مكانك أرشفة السجل. الرجاء الرجوع إلى قسم "أرشفة السجالت" باألسفل.إب 3.5

كيفية استخدام الشاشات 4.4.2 يرجى اتباع الخطوات التالية: ،لتسجيل سجل

"قيد التنفيذ".هي كون حالة السجل يجب أن ت .السجل الذي تريد تسجيله اختر، تبويب "التسجيل" من .1

لتظهر لك الرسالة التالية: على زر أنقر .2

" إللغاءها.Cancelإلتمام العملية او على زر " "OK "على زر أنقر .3

في تبويب "التسجيل"، بمجرد أن تختار سجل مسجل، سيسمح لك النظام بإرسال السجل المسجل إلى معاملة، أو سجل، أو حتى : مالحظة

شفته. للمزيد من المعلومات عن كيفية إرسال السجل المسجل، الرجاء الرجوع إلى القسم المبين أدناه. وللمزيد من المعلومات عن كيفية أر

أرشفة السجل، الرجاء مشاهدة قسم "أرشفة السجالت" أدناه.

معاملة أو سجل جديدالمسجل إلى إرسال السجل 4.5 األهداف 4.5.1

هذا الربط يجب أن يكون معرفا مسبقا بواسطة باإلعتماد على سجل مسجل مسبقا، جديدة و معاملةأعلى سجل جديد أحيانا نحتاج للبدء بالعمل

مدير النظام.

"إنشاء، فان النظام سوف يظهر تبويب ال "اي قمت باختيارهتال المعاملةبمجرد أن تقوم باختيار سجل مسجل وإرساله إلى نوع .1

:الخاص بالمعامالت

جل سوف يتم عرضه كمرفق داخل لوحة المرفقات في تبويب ال "إنشاء" التابع للمعامالت.السجل المس 1.1

ويلصقها في )الذي قمت باختياره( سجل المسجلمن ال )المعرفة في الربط( الحقول المخصصةمن قيم الالنظام سوف ينسخ 1.2

بين ربط هذا ال، التابع للمعامالت "إنشاءفي تبويب ال "الموجودة المخصصة )المعرفة في الربط كحقول هدف(الحقول

معرف مسبقا من مدير النظام.المخصصة الحقول

والموجود على شكل السجل المسجلعلى وي توالذي يح "إنشاءمن خالل تبويب ال " ةالجديد المعاملةنشاء إسوف تقوم ب 1.3

.مرفق

وإال بإمكانك حذف هذا المرفق قبل أن على شكل مرفق، السجل المسجل محتوية على الجديدة سوف يتم إنشائها المعاملة 1.4

.الجديدة تنشئ هذه المعاملة

بمجرد أن تقوم باختيار سجل مسجل وإرساله إلى نوع سجل آخر، فإن النظام سوف يظهر تبويب "إضافة تسجيل" الخاص .2

بالسجالت:

67

سجل".إضافة تبويب "في السجل المسجل سوف يتم عرضه كمرفق داخل لوحة المرفقات 2.1

سجل المسجل )الذي قمت باختياره( ويلصقها في من الوف ينسخ القيم من الحقول المخصصة )المعرفة في الربط( النظام س 2.2

، هذا الربط بين سجالت" التابع للإضافة سجلالحقول المخصصة )المعرفة في الربط كحقول هدف( الموجودة في تبويب "

الحقول المخصصة معرف مسبقا من مدير النظام.

والموجود على شكل السجل المسجل على ويتوالذي يح ل"إضافة سجشاء السجل الجديد من خالل تبويب "نإسوف تقوم ب 2.3

.مرفق

السجل الجديد سوف يتم إنشائه محتويا على السجل المسجل على شكل مرفق، وإال بإمكانك حذف هذا المرفق قبل أن تنشئ 2.4

هذا السجل الجديد.

كيفية استخدام الشاشات 4.5.2 تباع الخطوات التالية:ايرجى ل إلى معاملة جديدة،إلرسال سجل مسج .1

. إلى معاملة جديدةالذي تريد إرساله المسجل سجل ال اخترمن سجل "التسجيل": 1.1

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: < - على زر أنقر 1.2

سير العمل المرتبط: 62 شكل

، جميع أنواع المعامالت )المعرفة في الربط كنوع هدف( المرتبطة بنوع السجل المسجل المبينة أعاله تظهرقائمة ال 1.3

علما بأن هذا الربط يكون معرفا مسبقا من خالل إدارة النظام بواسطة مدير النظام.

نوع المعاملة التي تريد أن ترسل إليها السجل المسجل. اختر 1.4

. على زر أنقر 1.5

.إنشاء معاملة جديدةوذلك لكي يتم معامالتلل التابعء" "إنشا تبويبلى إرسالك إسيتم 1.6

التابع للمعامالت سوف يحتوي على نوع المعاملة )التي قمت باختيارها من القائمة أعاله( بحيث تبويب "إنشاء" 1.7

ستظهر مبدئيا كعنصر مختار من القائمة المسماة بال "المعاملة".

الحقول المخصصة لنوع المعاملة التي قمت باختيارها.تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يظهر 1.8

تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يمأل قيم الحقول المخصصة )المعرفة في الربط(. بإمكانك أيضا تعديل القيم 1.9

حسب الحاجة.

لمرفق تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يحتوي على السجل المسجل على شكل مرفق. باستطاعتك حذف ذلك ا 1.10

إن احتجت لذلك.

بإمكانك إضافة/حذف مرفقات 1.11

على زر "إرسال" الموجود في تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت. أنقرإلنشاء هذه المعاملة الجديدة، 1.12

تباع الخطوات التالية:ايرجى إلرسال سجل مسجل إلى سجل جديد، .2

.ل جديدإلى سجالذي تريد إرساله المسجل سجل ال اخترمن سجل "التسجيل": 2.1

لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: <- على زر أنقر 2.2

68

السجالت المرتبطة: 63 الشكل

، )المعرفة في الربط كنوع هدف( المرتبطة بنوع السجل المسجل السجالتالمبينة أعاله تظهر جميع أنواع قائمة ال 2.3

من خالل إدارة النظام بواسطة مدير النظام. علما بأن هذا الربط يكون معرفا مسبقا

السجل المسجل. هتريد أن ترسل إلي ذيال السجلنوع اختر 2.4

على زر أنقر 2.5

.سجل جديدإنشاء وذلك لكي يتم لنوع السجل المسجل التابع" ضافة سجل"إ تبويبلى إرسالك إسيتم 2.6

ذي قمت باختياره.ال السجلنوع سوف يظهر الحقول المخصصة ل سجالت" التابع للضافة سجلتبويب "إ 2.7

سوف يمأل قيم الحقول المخصصة )المعرفة في الربط(. بإمكانك أيضا تعديل للسجالت " التابع إضافة سجلتبويب " 2.8

القيم حسب الحاجة.

سوف يحتوي على السجل المسجل على شكل مرفق. باستطاعتك حذف ذلك للسجالت " التابع إضافة سجلتبويب " 2.9

ذلك.المرفق إن احتجت ل

بإمكانك إضافة/حذف مرفقات 2.10

.للسجالت" التابع إضافة سجل " الموجود في تبويب "إنشاءعلى زر " أنقر، السجل الجديد اإلنشاء هذ 2.11

69

أرشفة السجالت 4.6 األهداف 4.6.1

(.DMSإلى نظام إدارة الوثائق ) أنت بحاجة ألرشفة سجل مسجل

فقط السجالت ال "مسجلة" ممكن أن يتم أرشفتها. .1

المسجل معناه أن: أرشفة السجل .2

( المعرفة مسبقا في تكامل أنظمة DMS( وفقا إلعدادات ال )DMSالنظام سوف يقوم بنقل السجل إلى نظام إدارة الوثائق ) 2.1

(.DMS Integrationإدارة الوثائق )

رشف من تبويب "السجالت".أالنظام سوف يقوم بإخفاء السجل الم 2.2

سوف تتغير حالة السجل إلى "مؤرشف". 2.3

.رشفة فقط عن طريق عمل بحث من خالل تبويب ال "بحث"أون بامكانك رؤية السجالت المسوف يك 2.4

رشف ال يمكن تعديله/إلغاءه، كما أنه ال يمكن تغييره إلى حالة أخرى.أالسجل الم 2.5

كيفية استخدام الشاشات 4.6.2 تباع ما يلي:ايرجى سجل،ألرشفة

"مسجل".حالته السجل هذا كد بأنتأ، اخترالسجل الذي تريد أرشفتهمن تبويب "التسجيل"، .1

لتظهر لك الرسالة التالية: < - على زر أنقر .2

إللغاء العملية. "Cancelعلى زر " أنقرأو DMS، لى نظام األرشفةإإلرسال السجل "OK"على زر أنقر .3

السجالت إلغاء 4.7 األهداف 4.7.1

".قيد التنفيذقد تكون بحاجة إللغاء سجل "

فيذ" يمكن إلغائها.فقط السجالت "قيد التن .1

إلغاء سجل "قيد التنفيذ" معناه أن: .2

أنك لم تعد بحاجة إلى هذا السجل بعد اآلن. 2.1

حالة السجل سوف تتغير من "قيد التنفيذ" إلى "ملغى". 2.2

مكانك رؤية السجالت الملغاة عن طريق عمل بحث من خالل تبويب ال "بحث".إب 2.3

ن أن يتغير إلى حالة أخرى.السجل الملغى ال يمكن تعديله، كما أنه ال يمك 2.4

كيفية استخدام الشاشات 4.7.2 تباع ما يلي:ايرجى ،سجل إللغاء

70

تأكد من أن حالة السجل هي "قيد التنفيذ"، وإال فإن زر اإللغاء لن يتم تفعيله. .1

.السجل الذي تريد حذفه اخترمن خالل تبويب "التسجيل"، .2

لتظهر لك الرسالة التالية: على زر أنقر .3

.إللغاء العملية "Cancel"أو السجل، إلغاءلتأكيد "OK"على زر أنقر .4

حالة السجل ستتغير إلى "ملغى" .5

(Reference Numberسيحتفظ السجل برقم التسجيل الخاص به ) .6

لن يكون هناك إمكانية لتسجيل السجل .7

.وطباعة ورقة الصقة ،راجعةهي : عرض ، طباعة الختم، طباعة ورقة الم الملغيسجل على ال الممكن تطبيقهااألوامر .8

71

طباعة بيانات السجل ) الختم، ورقة المراجعة، الورقة 4.8

الالصقة( األهداف 4.8.1

أو ورقة الصقة للسجل./ورقة مراجعةأو في بعض األحيان قد تحتاج لطباعة ختم/

بك بغض النظر عن حالة " الخاص تسجيلأو ورقة الصقة ألي سجل تراه في تبويب "ال /ورقة المراجعةأو مكانك طباعة الختم/إب .1

.السجل

لبعض إجراءات العمل قد تحتاج لطباعة ختم للسجل. .2

محتوى الختم، وحقوله، وألوانه معرف مسبقا من مدير النظام. .3

قد تحتاج لطباعة ورقة مراجعة إلعطائها للزبون ألغراض المراجعة. .4

.محتوى ورقة المراجعة، وحقولها، وألوانها معرفة مسبقا من مدير النظام .5

قد تحتاج لطباعة ورقة الصقة صغيرة للسجل ليتم إلصاقها مع الشيء الذي تريده. .6

حقول الورقة الالصقة وألوانها معرفة مسبقا من مدير النظام. .7

كيفية استخدام الشاشات 4.8.2 تباع الخطوات التالية:ايرجى ،ختم السجللطباعة

. "التسجيل"من تبويب الذي تريده اختر السجل .1

ليتم عرض النافذة الفرعية التالية: < - على زر أنقر .2

نافذة طباعة الختم: 64 شكل

.فيها الختم، وسيكون بإمكانك طباعتها ، وسوف تظهر لك صفحةالختمفيه اختر المكان الذي تريد أن يظهر .3

في أي وقت إللغاء العملية. ضغط على زر ا .4

تباع الخطوات التالية:ايرجى ،بالسجل لطباعة ورقة مراجعة خاصة

تبويب "التسجيل"من الذي تريده اختر السجل .1

كالتالي: كي تطبعهالتظهر لك ورقة مراجعة السجل ل < - على زر أنقر .2

72

لسجللورقة مراجعة : 65 شكل

ية:تباع الخطوات التالايرجى ،لطباعة ورقة الصقة خاصة بالسجل

تبويب "التسجيل"من الذي تريده اختر السجل .1

:كي تطبعهالسجل لالصقة للتظهر لك ورقة < - على زر أنقر .2

: ورقة الصقة66 شكل

73

لبحث في السجالتا 4.9 األهداف 4.9.1

نشائها.إمكانك أن تبحث عن السجالت التي قمت أنت بإبسيكون مبدئيا

نشائها.إمكانك البحث عن كل السجالت الموجودة بغض النظر عمن قام بإب سيكونة "بحث كامل"، فصالحي لديكإذا كان .1

أن تبحث عن السجالت. تريد تحتاج لتحديد القيم التي على أساسها .2

دخالها في تبويب ال "بحث"إالنظام سوف يظهر لك السجالت التي تتطابق مع القيم التي قمت ب .3

.هأن تفتح السجالت عن طريق النقر مزدوجا على السجل الذي تريد –ويب "النتيجة" من خالل تب –مكانك إبسيكون .4

في تبويب منفصل. -الذي نقرته مزدوجا -ظهار السجل إسيقوم النظام ب .5

مكانك تعديل السجل فقط إذا كانت حالته "قيد التنفيذ".إب .6

كيفية استخدام الشاشات 4.9.2 لية:تباع الخطوات التاايرجى ،السجالت عنللبحث

:التاليةشاشة التبويب "بحث" لتظهر لك على أنقر .1

السجالت عنشاشة البحث : 67 شكل

ستظهر لك الحقول ف"نوع السجل" قائمةختيار نوع سجل معين من اأدخل معايير البحث لتنقيح نتائج البحث، وفي حال قمت ب .2

.تابعة لنوع السجل الذي اخترته، وبالتالي سيكون بإمكانك تعبئة القيم )التي تريد البحث عنها( داخل الحقول المخصصةالالمخصصة

دناه:أكما يظهر تطابق ما قمت بإدخاله من قيم،قائمة بالسجالت التي في تبويب "النتيجة" لتظهر لك قم بالنقر على زر .3

74

شاشة نتيجة البحث في السجالت: 68 شكل

من خالل تبويب "النتيجة" الظاهر أعاله، بإمكانك إظهار السجل بواسطة الضغط مزدوجا عليه، وبالتالي سيتم إظهاره في تبويب .4

أعاله وثم النقر على زر "تعديل" ليظهر منفصل اسمه "عرض". ولتعديل السجل، بإمكانك اختيار سجل بحالة "قيد التنفيذ" من القائمة

( أعاله.4.3تبويب منفصل اسمه "تعديل"، يرجى الرجوع إلى قسم "تعديل السجالت" )

تخصيص قائمة السجالت 4.10 األهداف 4.10.1

مخصصة بدال من إظهارهم جميعا.البعض الحقول – تبويب "التسجيل"في –في بعض الحاالت قد تحتاج لتظهر

ول المخصصة التي تريد إظهارها.مكانك اختيار الحقإب .1

ال بد من اختيار حقل مخصص واحد على األقل. .2

كيفية استخدام الشاشات 4.10.2 تباع ما يلي:اقم ب تبويب "التسجيل"،لتحديد األعمدة التي ترغب بعرضها في

دناه:أكما يظهر "التسجيل"الموجود في تبويب زر على أنقر .1

75

قائمة السجالت :69 شكل

تظهر الشاشة الفرعية التالية:س .2

ختيار الحقولانافذة : 70 شكل

الذي المخصص ختيار األعمدة التي ترغب بعرضها في قائمة السجالت وذلك من خالل النقر في مربع اإلختيار الخاص بالحقلاقم ب .3

ترغب بعرضه.

.على تبويب "التسجيل" غيراتالتعكس ليتم على زر أنقر .4

إللغاء المهمة. يمكنك النقر على زر .5

76

إعدادات المستخدم 5

المقدمة 5.1و تهيئة إعدادات ،بهم ةالخاص وإدارة التنبيهات ،معلومات حساباتهمتحديث بتسمح للمستخدمين docuTRAKإعدادات المستخدم في نظام

.نظامت وإستعراض إعدادات الاإلسناد التلقائي للمعامال

مسموح له بأن يقوم بتعديل إعدادت المستخدم الخاصة به كما يريد. docuTRAKكل مستخدم -

إدارة التنبيهات 5.2 األهداف 5.2.1

وفقا لعمليات معينة. طرق التنبيه تشمل البريد اإللكتروني، وقائمة التنبيه، والرسائل نمستخدمياليقوم بإرسال تنبيهات إلى docuTRAK نظام

القصيرة.

سوف ترى بأن جميع طرق التنبيه الخاصة بك غير مختارة.مبدئيا .1

اختيار طريقة التنبيه بجانب كل عملية تستطيع نكإك بمجرد أن تحدث عملية معينة، فإلييرسل تنبيهات docuTRAK لجعل نظام .2

تريدها، طرق التنبيهات هي:

ريدك اإللكتروني. عنوان بريدك اإللكتروني معرف البريد اإللكتروني: سوف يرسل النظام رسالة بريد إلكتروني إلى عنوان ب 2.1

مسبقا في معلومات حساب المستخدم. الرجاء الرجوع إلى قسم "معلومات حساب المستخدم" باألسفل.

" العميل تنبيه: سوف يظهر لك النظام قائمة تنبيه. نظام التنبيه يتم تنزيله بواسطتك. الرجاء الرجوع إلى قسم "برنامج تنبيه 2.2

.باألسفل

رسائل قصيرة: سوف يقوم النظام بإرسال رسالة تنبيه إلى رقم الهاتف الخلوي الخاص بك. رقم الهاتف الخلوي الخاص بك 2.3

معرف مسبقا في معلومات حساب المستخدم. الرجاء الرجوع إلى قسم "معلومات حساب المستخدم" باألسفل.

ي:مكانها تحفيز النظام على إرسال تنبيهات هإالعمليات التي ب .3

معاملة جديدة في الوارد: بمجرد أن تستلم معاملة جديدة في صندوقك الوارد. 3.1

معاملة تجاوزت تاريخ اإلستحقاق: بمجرد أن تتجاوز المعاملة المستلمة في صندوقك الوارد تاريخ استحقاقها المحدد لها )بمعنى 3.2

ق( المعاملة(.أن معاملتك المستلمة تجاوزت تاريخ اإلستحقاق قبل أن تقوم بإنهاء )إغال

معاملة تم استرجاعها: بمجرد أن تقوم باسترجاع معاملة من صندوقك المنجز إلى صندوقك الوارد. 3.3

إغالق معاملة: بمجرد أن تقوم بإنهاء )إغالق( معاملة من صندوقك الوارد. 3.4

إشعار باستالم معاملة: بمجرد أن تقوم باإلشعار باستالم معاملتك المستلمة. 3.5

.( آخرnodeفرع )جرد أن تقوم بإسناد معاملة من صندوقك الوارد إلى بممعاملة مسندة: 3.6

معاملة تم إلغاء إسنادها: بمجرد أن تقوم بإلغاء إسناد المعاملة التي قمت بإسنادها. 3.7

طلب مساعدة لمعاملة التعميم: بمجرد استالمك لطلب مساعدة جديد من مستلم التعميم. 3.8

د في صندوقك الوارد.وصول تعميم: بمجرد استالمك لتعميم جدي 3.9

نشائه.إإشعار باستالم التعميم: بمجرد أن يقوم مستلم التعميم بإرسال إشعار باستالم التعميم الذي قمت ب 3.10

رد على طلب المساعدة لمعاملة التعميم: بمجرد أن يتم الرد على طلب مساعدتك. 3.11

.docuTRAKأخطاء في النظام: بمجرد حدوث خطأ على نظام ال 3.12

ام الشاشاتكيفية استخد 5.2.2 تباع الخطوات التالية:ا، قم ب docuTRAKإلدارة التنبيهات الخاصة بك في نظام

." في الشاشة الرئيسيةإعدادات المستخدمعلى تبويب " أنقر .1

لتظهر لك الصفحة التالية:التنبيهات" على التبويب الفرعي "إدارة أنقر .2

77

دارة التنبيهاتإ: 71 شكل

.عملية، كما هو مبين أعالهالمرتبطة بكل ستجد طرق التنبيه المتاحة .3

.على العمليةطريقة التنبيه التي ترغب بتفعيلها ل مربع اإلختيار المخصص على أنقر .4

إللغاء المهمة. أو زر ،راتيلحفظ التغي على زر أنقر .5

علما بأن مدير النظام يجب أن يعمل على تفعيل طريقة التنبيه .ملياتعلى الع التي اخترتها ستبدأ بتلقي التنبيهات ،راتيفظ التغيحبعد .6

على نوع العنصر )نوع المعاملة/نوع التعميم( الذي تريده. للمزيد من المعلومات عن كيفية تعريف أنواع العناصر، الرجاء الرجوع

(docuTRAK Admin Manualإلى دليل استخدام إدارة النظام )

خدممعلومات حساب المست 5.3 األهداف 5.3.1

قد تكون بحاجة لتعديل معلومات الحساب الخاصة بك. معلومات الحساب الخاصة بك تشمل: .1

.docuTRAKاسم الدخول غير المتكرر المستخدم منك للدخول إلى نظام ال اسم المستخدم: 1.1

.docuTRAK: الرقم غير المتكرر الذي يميز كل مستخدم في نظام ال رقم الموظف 1.2

: عنوان بريدك اإللكتروني الذي سوف يستلم التنبيهات المرسلة من النظام. الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة ونيالبريد اإللكتر 1.3

التنبيهات" باألعلى.

: اسم الواجهة الخاص بك والذي سوف يظهر في واجهة اللغة اإلنجليزية.اإلسم الكامل باإلنجليزية 1.4

لذي سوف يظهر في واجهة اللغة العربية.: اسم الواجهة الخاص بك وااإلسم الكامل بالعربية 1.5

: رقم هاتفك النقال الذي سوف يستقبل التنبيهات المرسلة من النظام. الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة رقم الهاتف النقال 1.6

التنبيهات" باألعلى.

:صالحيات نظام التشغيل الويندوز 1.7

حيات الويندوز الخاصة بك.باستخدام صال docuTRAKإذا تم اختياره: سوف تدخل إلى نظام ال 1.7.1

باستخدام اسم المستخدم وكلمة السر الخاصة بك. docuTRAKإذا لم يتم اختياره: سوف تدخل إلى نظام ال 1.7.2

. للدخول docuTRAKلغة النظام التلقائية التي سوف تظهر لك بمجرد أن تقوم بالدخول بنجاح إلى النظام ال : اللغة التلقائية 1.8

.دخول، يجب أن ال تغير الخيار اإلفتراضي الموجود في صفحة الباستخدام لغتك التلقائية

: حجم صفحة صندوقك الوارد:حجم القائمة 1.9

78

ن كل صفحة في صندوقك الوارد سوف تحتوي على إكحجم لقائمتك، ف 50 على سبيل المثال: إذا قمت باختيار 1.9.1

معاملة في صندوقك الوارد. 50معاملة باستثناء إذا كان لديك أقل من 50

: الفترة الزمنية التي سوف يقوم فيها النظام بتحديث معلوماتك.قت التحديث )بالدقائق(و 1.10

: بإمكانك اختيار المسمى الوظيفي الذي تريد من خالله الدخول تلقائيا إلى نظام ال المهمة الوظيفية اإلفتراضية 1.11

docuTRAK.

بإمكانك أيضا تغيير كلمتك السر القديمة. .2

كيفية استخدام الشاشات 5.3.2 تباع الخطوات التالية:ا، قم بdocuTRAKإلدارة معلومات حسابك في نظام


" لتظهر لك الصفحة التالية:على التبويب الفرعي "معلومات حساب المستخدم أنقر .2

Figure 72 :حساب المستخدممعلومات الفرعي " التبويب"

تعديل معلومات حساب المستخدم 5.3.2.1 تباع الخطوات التالية:اقم ب ،docuTRAKلتعديل معلومات حسابك على نظام

لتظهر لك شاشة تعديل حساب المستخدم كما في أعلى يسار الصفحة على زر أنقر،في صفحة معلومات حساب المستخدم .1

يلي:

79

شاشة تعديل معلومات حساب المستخدم :73 شكل

يمكنك تعديل اسم المستخدم الخاص بك في حقل "اسم المستخدم". ستقوم بإستخدام اسم المستخدم للدخول للنظام. .2

في حال الحاجة لذلك.يمكنك تعديل رقمك الوظيفي في خانة "رقم الموظف" .3

.يمكنك تعديل البريد اإللكتروني الخاص بك في الخانة المخصصة .4

.المستخدم للعرض باللغة اإلنجليزية في حقل "اإلسم الكامل باإلنجليزية" يمكنك تعديل اسم .5

".بالعربيةفي حقل "اإلسم الكامل العربيةيمكنك تعديل اسم المستخدم للعرض باللغة .6

يمكنك تعديل رقم الهاتف النقال الخاص بك في الخانة المخصصة. .7

في حال رغبتك بالدخول للنظام بإستخدام صالحياتك على نظام التشغيل. ت نظام التشغيل"قم بالنقر في مربع اإلختيار "صالحيا .8

.اللغة التلقائية"يمكنك اختيار لغة الواجهة المفضلة لك من قائمة " .9

)إختيار اللغة التلقائية( شاشة تعديل معلومات حساب المستخدم: 74 شكل

.من خالل حقل "حجم القائمة" واجهة النظامالمعامالت في ئمةقايمكنك تعديل حجم .10

.المعامالت من خالل حقل "وقت النحديث )بالدقائق("يمكنك تعديل الوقت الالزم لتحديث .11

يمكنك اختيار المهمة الوظيفية اإلفتراضية التي ترغب بها من خالل القائمة المخصصة.في حال تعيينك ألكثر من مهمة وظيفية .12

إللغاء المهمة. أو زر ،لحفظ التغيرات إجراء التعديالت الالزمة ثم قم بالنقر على زر قم ب .13

ضبط كلمة السر 5.3.2.2 قم بإتباع الخطوات التالية: ،إلعادة ضبط كلمة السر الخاصة بك

إعادة ضبط كلمةفي أعلى يسار الصفحة لتظهر لك شاشة قم بالنقر على زر ،في صفحة معلومات حساب المستخدم .1

كما يلي:السر

80

إعادة ضبط كلمة السر: 75 شكل

.في حقل "تأكيد كلمة السر" نفسها ثم قم بإعادة إدخالها في حقل "كلمة السر الجديدة"، الخاصة بك ةالجديد كلمة السر أدخل .2

كيد التالية:تظهر لك رسالة التأوسالخاصة بك، الجديدة لمة السر لحفظ ك على زر أنقر .3

قائمة معامالت اإلسناد التلقائي 5.4 األهداف 5.4.1

)للمزيد ، أو أن تعمل إسناد تلقائي بين المرؤوسين لديك( أخرىnodesفروع )أن تقوم بعمل إسناد تلقائي من صندوقك الوارد إلى أحياناقد تحتاج

بمجرد أن يتم إسناد المعاملة من فرع .( أعاله(2.3.2.4ناد المعاملة" )من األمثلة العملية على إسناد المعامالت، الرجاء الرجوع إلى قسم "إس

(node إلى فرع آخر، فإن صالحيات الفرع )(ال)على هذه المعاملة يتم إسنادها إلى الفرع المسند له. ذي قام باإلسناد

إلضافة إسناد تلقائي جديد، ال بد لك من تحديد األمور التالية: .1

إسناد المعاملة تلقائيا. منه سوف يتم ( الذيnodeمن: الفرع ) 1.1

.له ( الذي سوف يتم إسناد المعاملة تلقائياnodeإلى: الفرع ) 1.2

التفاصيل: تفاصيل عملية اإلسناد التلقائي. 1.3

الحالة: مفعل/غير مفعل 1.4

.حيث يمكن اختيار أكثر من نوع من المعامالت نوع اإلجراء: نوع المعامالت التي سوف يتم إسنادها تلقائيا 1.5

من: تاريخ البداية الذي سوف تبدأ من عنده عملية اإلسناد التلقائي. 1.6

إلى: تاريخ النهاية الذي سوف ينتهي عنده عملية اإلسناد التلقائي. 1.7

عملية اإلسناد التلقائي.عرض مكانك إب .2

مكانك حذف عملية اإلسناد التلقائي.إب .3

:مكانك تفعيل/عدم تفعيل عملية اإلسناد التلقائيإب .4

عملية اإلسناد التلقائي الخاصة بك ستكون مفعلة.مبدئيا، 4.1

إذا كنت تريد أن تجعل الفترة الزمنية لإلسناد التلقائي قيد العمل، فقط قم بتفعيلها. 4.2

إذا كنت تريد أن تجعل الفترة الزمنية لإلسناد التلقائي خارج العمل، فقط قم بعدم تفعيلها. 4.3

81

كيفية استخدام الشاشات 5.4.2 تباع الخطوات التالية:اقم ب ،docuTRAKفي نظام ال لمعامالتكاد التلقائي اإلسنإعدادات إلدارة


:قائمة بالمعامالت المسندة تلقائيا كما يلي " لتظهر لكقائمة معامالت اإلسناد التلقائيعلى التبويب الفرعي " أنقر .2

إدارة إسناد المعامالت التلقائي: 76 شكل

تلقائي إسناد معامالت إعداد 5.4.2.1 تباع الخطوات التالية:اإلعداد إسناد معامالت تلقائي جديد، يرجى

كما يلي: لتظهر لك شاشة "إعداد إسناد تلقائي جديد"، قائمة معامالت اإلسناد التلقائي شاشة أعلى يسارفي على زر أنقر .1

إعداد إسناد تلقائي جديد: 77 شكل

82

ومعامالت أ"، سيكون بإمكانك إسناد معامالتك " من: المسماة ب الذي سيتم إسناد معامالته لفترة قادمة من القائمةالموظف اختر .2

.للفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات " – مرؤوسيك فقط

)إختيار الموظف المسند منه( إعداد إسناد تلقائي جديد: 78 شكل

إلى "إلى: "، سيكون بإمكانك إسناد معامالت فقط المسماة ب قائمةاللفتره قادمة من معامالت له الالموظف الذي سيتم إسناد اختر .3

.للفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات " -فقط مرؤوسيك

(إليه)إختيار الموظف المسند إعداد إسناد تلقائي جديد: 79 شكل

إعداد اإلسناد التلقائي الجديد في حقل " التفاصيل ". وصف أدخل .4

حالة إعداد اإلسناد التلقائي سواء "مفعل" أم "غير مفعل". اختر .5

ا.معامالت منهيتم إسناد الي ستال ةنوع المعامل ، اختر"نوع اإلجراء" من قائمة .6

من خاللها الفترة التي اختر، "من" و "إلى" المسماة ب من قوائم التقويم .7 .سيتم إسناد المعامالت تلقائيا

؛حفظ اإلعداداتفي حال للخروج من الصفحة بدون حفظ، أو زر ،لحفظ إعداد اإلسناد التلقائي الجديد نقر على زر ا .8

رسالة التأكيد التالية:ستظهر لك

إعداد اإلسناد التلقائيعرض 5.4.2.2 تباع الخطوات التالية:اإعداد إسناد تلقائي موجود، قم ب مشاهدة ل

بمشاهدته .ختيار اإلعداد الذي ترغب اقم ب ”القائيت المسندةمعامالت القائمة “في شاشة .1

اإلسناد التلقائي" كالتالي: عرضتظهر لك شاشة "لفي أعلى يسار الشاشة، على زر أنقر .2

83

اإلسناد التلقائي عرضشاشة : 80 شكل

. إللغاء العملية على زر أنقر .3

حذف إعداد اإلسناد التلقائي 5.4.2.3 لحذف إعداد إسناد تلقائي موجود، قم بإتباع الخطوات التالية:

حذفهغب في ختيار اإلعداد الذي تراقم ب ”قائمة المعامالت المسندة تلقائيا“في شاشة .1

:الرسالة التاليةفي أعلى يسار الشاشة، لتظهر لك على زر أنقر .2

" إللغاء العملية.Cancelأو " ،لتأكيد عملية الحذف "OK"على زر أنقر .3

إلغاء تفعيل إعداد اإلسناد التلقائي 5.4.2.4 تباع الخطوات التالية:اإللغاء تفعيل إعداد اإلسناد التلقائي، قم ب

84

إلغاء تفعيلهالذي ترغب في المفعل ختيار اإلعداداقم ب ،”ائمة المعامالت المسندة تلقائياق"في شاشة .1

:التالية التأكيد رسالةفي أعلى يسار الشاشة، لتظهر لك على زر أنقر .2

".OKعلى زر " أنقر .3

85

لتفعيل إعداد اإلسناد التلقائي 5.4.2.5 تالية:تباع الخطوات الالتفعيل إعداد إسناد تلقائي، قم ب

تفعيلهالذي ترغب في الغير مفعل ختيار اإلعداداقم ب قائمة معامالت اإلسناد التلقائيفي شاشة .1

رسالة التأكيد التاليةفي أعلى يسار الشاشة، لتظهر لك على زر أنقر .2

".OKعلى زر " أنقر .3

عرض الصالحيات المسندة 5.5 األهداف 5.5.1

الصالحيات الممنوحة لك بواسطة مدير النظام. ( هي مجموعة منACLقائمة صالحيات التحكم ) .1

( الممنوحة له.ACLs( له قوائم صالحيات التحكم )nodeكل فرع ) .2

( الممنوحة لك. قوائم الصالحيات هذه معرفة مسبقا من ACLsمكانك عرض قوائم صالحيات التحكم )إبمن خالل هذا القسم، سيكون .3

مدير النظام.

فصلة )صالحياتك الممنوحة على كل وحدة في النظام( في قسم يسمى ب "عرض اإلمتيازات سيظهر لك مجموعة صالحياتك الم .4

المسندة" أدناه.

بواسطة ثالثة أعمدة: ، وذلك( الممنوحة لكACLsسوف يظهر النظام المعلومات الخاصة بقوائم صالحياتك ) .5

اإلسم: اسم قائمة صالحية التحكم الخاصة بك. 1.1

( كما تم تحديده من مدير النظام.ACLصالحية التحكم )الوصف: هذا الحقل يصف قائمة 1.2

مفعلة أم ال. (ACL) فعال: سواء كانت الصالحية 1.3

".DT3 Admin Manual" دليل استخدام إدراة النظامالرجوع إلى يرجى(، ACLsلمعلومات أكثر عن قوائم صالحيات التحكم ) .6

كيفية استخدام الشاشات 5.5.2 تباع الخطوات التالية:ام إسنادك عليها، قم بستعراض الصالحيات التي تالتقوم ب


النافذة التالية بالصالحيات التي تم إسنادك عليها:" لتظهر لك عرض الصالحيات المسندةعلى التبويب الفرعي " أنقر .2

86

ت المسندةشاشة عرض الصالحيا: 81 شكل

(Assigned Nodes) عرض الفروع المسندة 5.6 األهداف 5.6.1

( التي تتواجد أنت فيها.nodesبإمكانك إظهار جميع الفروع ) -

( معرفة بواسطة مدير النظام.nodeالفروع ) .1

هو تركيب من القسم، المسمى الوظيفي، واسم المستخدم. (node) الفرع .2

و أكثر.( أnodeمن الممكن أن تكون متواجد على فرع ) .3

( التي تتواجد أنت فيها، من خالل األعمدة التالية:nodesفي هذا القسم، النظام سوف يعرض جميع الفروع ) .4

a. وظيفتك في المؤسسة.المسمى الوظيفي :

b. قسمك في المؤسسة.إسم القسم :

c. الفرع الرئيسي( الفرع :node.الذي يرأسك )

d. مشترك( الرجاء الرجوع إلى فكرة الفرع األحادي :single node( والفرع المشترك )shared node في )

مقدمة قسم "المعامالت" في األعلى.

e. فعال( سواء كان الفرع :node( يستطيع الدخول )login.إلى النظام أم ال )

كيفية استخدام الشاشات 5.6.2 تباع الخطوات التالية:االتي تم إسنادك عليها من قبل مدير النظام، قم ب الفروعستعراض التقوم ب

." في الشاشة الرئيسيةإعدادات المستخدمعلى تبويب " نقرأ .1

:التي تم إسنادك عليها بالفروعالمسندة" لتظهر لك النافذة التالية الفروععلى التبويب الفرعي "عرض أنقر .2

87

شاشة عرض الفروع المسندة: 82 شكل

المسندةعرض اإلمتيازات 5.7 األهداف 5.7.1

الخاصة بك. الصالحيات يتم منحها بواسطة مدير النظام. (ACLي ميزة خالل قائمة صالحيات التحكم )الصالحية ه

مكانك إظهار الصالحيات الممنوحة لك.إب .1

.docuTRAKالصالحية تسمح لك أن تنفذ إجراء معين في نظام ال .2

الصالحيات مقسمة إلى: .3

صالحيات النظام: .أ

اإلدارة

السجالت

المعامالت

التعاميم

استيراد الوثائق

طباعة تقرير المؤسسة

طباعة تقرير اإلدارة

تكامل أنظمة إدارة الوثائق

لوحة التحكم المركزية: إنشاء التقرير على مستوى القسم

لوحة التحكم المركزية: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة

تقارير تنظيم المؤسسة: إنشاء التقرير على مستوى القسم

ؤسسة: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسةتقارير تنظيم الم

تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى القسم

تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة

تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى المستخدم

تقارير احصائية: إنشاء التقرير على مستوى القسم

رير على مستوى المؤسسةتقارير احصائية: إنشاء التق

88

:إمتيازات مخطط سير العمليات .ب

إنشاء المعاملة

إستشارة

إسناد المعاملة

إغالق المعاملة

إرسال إلى اللجنة

بحث كامل

تجاهل الهيكل التنظيمي

تتبع


:إمتيازات التسجيل .ت

تسجيل

بحث كامل


:مإمتيازات التعمي .ث

إنشاء التعميم

مراقبة


4. g دليل استخدام إدارة النظاملمزيد من المعلومات عن الصالحيات، الرجاء الرجوع إلى "DT3 Admin Manual."

كيفية استخدام الشاشات 5.7.2 تباع الخطوات التالية:استعراض الصالحيات الممنوحة لك، قم بال

." في الشاشة الرئيسيةمستخدمإعدادات العلى تبويب " أنقر .1

اإلمتيازاتقم بالنقر على التبويب الفرعي "عرض ، من عالمات التبويب الفرعية ستجد مجموعة إعدادات المستخدمفي تبويب .2

:باإلمتيازات الممنوحة لكالمسندة" لتظهر لك النافذة التالية

مسندةشاشة عرض اإلمتيازات ال: 83 شكل

89

إمتيازات التسجيل الممنوحة لك على النظام واإلمتيازات الممنوحة لك على مخططات سير العمليات و اإلمتيازاتيمكنك التحقق من .3

وإمتيازات التعاميم.

بمجرد الضغط على "إمتيازات مخطط سير العمليات"، سوف تظهر الشاشة التالية: .4

ات مخطط سير العملياتإمتياز: 84 شكل

بمجرد الضغط على "إمتيازات التسجيل"، سوف تظهر الشاشة التالية: .5

إمتيازات التسجيل: 85 شكل

بمجرد الضغط على "إمتيازات التعميم"، سوف تظهر الشاشة التالية: .6

إمتيازات التعميم: 86 شكل

90

، النظام سوف يظهر لك الشاشة باعة تقرير باإلمتيازات الممنوحة لك على النظام من خالل النقر على زر يمكنك ط .7

التالية:

: طباعة تقرير يبين اإلمتيازات الممنوحة لك87 شكل

برنامج تنبيه العميل 5.8 األهداف 5.8.1

من خالل قوائم التنبيهات. للمزيد من المعلومات عن اإلجراءات docuTRAKن نظام ال برنامج تنبيه العميل يمكنك من استالم تنبيهات م

التي تحفز النظام على إرسال التنبيهات لك، الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة التنبيهات" باألعلى.

برنامج تنبيه العميل سوف يتم تنزيله على جهازك. .1

باألسفل حتى تتمكن من تنزيل برنامج تنبيه العميل.سوف تقوم باتباع الخطوات المكتوبة في الشاشة .2

كيفية استخدام الشاشات 5.8.2 تباع الخطوات التالية:ا، قم ب docuTRAKلتحميل برنامج تبيه العميل لنظام


:برابط تحميل البرنامجة التالية على التبويب الفرعي "برنامج تنبيه العميل" لتظهر لك النافذ أنقر .2

91

شاشة تحميل برنامج تنبيه العميل: 88 شكل

لتحميل البرنامج. كتوبةتباع الخطوات الماوقم ب ،هنا" الموجود أسفل الصفحة أنقر"المسمى بعلى الرابط أنقر .3

القائمة المفضلة 5.9 األهداف 5.9.1( التي تتعامل معها في الغالب بشكل يومي، يؤدي ذلك إلى تسهيل عملك بدال nodesلة لديك والتي تمثل الفروع )إعداد القائمة المفضبإمكانك

( في كل مرة تحتاج فيها إلى إرسال معاملة إليهم. يطبق النظام هذه القائمة المفضلة فقط في وحدة المعامالت.nodesمن البحث عن الفروع )

كيفية استخدام الشاشات 5.9.2 ف القائمة المفضلة لديك، الرجاء اتباع الخطوات التالية:لتعري

على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية أنقر .1

92

على التبويب الفرعي "الئحة المستخدمين المفضلين"، لتظهر لك الشاشة التالية: أنقر .2

الئحة المستخدمين المفضلين: 89 شكل

( التي تريدها من الفروع الموجودة على يمين الشاشة إلى قائمة "الالئحة المفضلة" على يسار الشاشةnodesوع )أدخل الفر .3

سوف تستخدم الئحة المستخدمين المفضلة من خالل دفتر العناوين وذلك عندما تقوم بإرسال إجراء معاملة. اختر "الالئحة المفضلة" .4

مبين أدناه: من طريقة العرض دفتر عناوينك، كما هو

93

االئحة المفضلة –: طريقة العرض 90 شكل

التابعة لالئحتك المفضلة كما هو مبين تمتلك نوع العمل " سير العمليات "التي (nodesسوف يظهر الفروع ) العناوين :دفتر .5

أعاله.

إضافة مالحظاتك الجاهزة 5.10 ألهدافا 5.10.1

مالحظات جاهزة )يرجى الرجوع إلى دليل استخدام إدارة >-أخرى >-العناصر >-باإلضافة إلى المالحظات الجاهزة الموجودة في إدارة النظام

"(، فإنه ستكون هناك إمكانية إلعداد مالحظات جاهزة على مستوى كل مستخدم وذلك في قسم "إعدادات DT3 Admin Manualالنظام "

م"، وبالتالي سيكون كل مستخدم قادرا على إضافة، وتعديل، وحذف مالحظاته الجاهزة، ولكنه لن يكون قادرا على تعديل/حذف المالحظات المستخد

ير من الجاهزة التي تم تعريفها مسبقا من مدراء النظام. أي تعديل سيتم حفظه على مستوى كل مستخدم. باستخدام المالحظات الجاهزة، ستوفر الكث

ت إذ إنك لن تحتاج إلى كتابة المالحظة مرة تلو األخرى في كل مرة تكون بحاجة إليها.الوق

94


إنشاء مالحظتك الجاهزة 5.10.2.1

، يرجى اتباع الخطوات التالية:لتعريف مالحظتك الجاهزة

على تبويب "إعدادات المستخدم" أنقر .1

، ستظهر الشاشة التالية لتظهر المالحظات الجاهزة التي تم تعريفها مسبقا من مدير على التبويب الفرعي "المالحظات الجاهزة" أنقر .2

النظام:

المالحظات الجاهزة قائمة: 91 شكل

على زر "جديد"، ستظهر الشاشة التالية: أنقر .3

95

إنشاء جديد –: المالحظات الجاهزة 92 شكل

لربط المالحظة الجاهزة مع المعامالت/التعاميم، اختر أحدهما من قائمة "النوع المرتبط". .4

أدخل اسم المالحظة في حقل "اإلسم" .5

ين. وإال، اختر "خاص" إن كنت لنوع المالحظة الجاهزة، اختر "عام" وذلك إن كنت تريد أن تجعل المالحظة متاحة لجميع المستخدم .6

تريد جعلها متاحة لك فقط.

إن قمت باختيار "عام"، فإن قائمة "حالة النشر" سيتم تفعيلها، وإال فإنها ستبقى غير مفعلة. .7

غير منشور" –منشور" و "عام -في قائمة "حالة النشر" ، يوجد هناك خيارين: "عام .8

غير منشور" حتى تكون المالحظة متاحة –احة لجميع المستخدمين. وإال، اختر "عام منشور"، حتى تكون المالحظة مت -اختر "عام .9

لك فقط

أدخل محتوى النص في صندوق النص المسمى ب "المالحظات" .10

بإمكانك تغيير شكل ومظهر نص المالحظة .11

على زر "حفظ" أنقر .12

.على زر "حفظ وإنشاء جديد" وذلك لحفظ التغييرات والبدء في إنشاء آخر أنقر .13

تعديل مالحظتك الجاهزة 5.10.2.2

لتعديل مالحظة جاهزة، يرجى اتباع الخطوات التالية:

اختر المالحظة التي تريد تعديلها. .1

على زر "تعديل"، ستظهر الشاشة التالية. أنقر .2

على زر "حفظ" أنقرأدخل التغييرات المطلوبة، .3

96

تعديل -المالحظات الجاهزة : 93 شكل

مالحظتك الجاهزةإلغاء 5.10.2.3

إللغاء مالحظة جاهزة، يرجى اتباع الخطوات التالية:

اختر المالحظة التي تريد تعديلها .1

على زر "حذف" أنقر .2

سوف تظهر لك رسالة تأكيد، كما هو مبين أدناه. .3

" إللغاء العملية.cancel" لتأكيد اإللغاء، أو "Okعلى زر " أنقر .4

: حذف مالحظة جاهزة94 شكل

الروابط المخصصة 5.11 األهداف 5.11.1

)يرجى الرجوع إلى دليل استخدام إدارة الروابط المخصصة >- تعريف النظام >-الموجودة في إدارة النظام روابط المخصصةباإلضافة إلى ال

مخصصة على مستوى كل مستخدم وذلك في قسم "إعدادات روابط تعريفنه ستكون هناك إمكانية لفإ ،"(DT3 Admin Manualالنظام "

97

المخصصة. أي تعديالت سيتم حفظها على مستوى كل روابطهالمستخدم"، وبالتالي سيكون كل مستخدم قادرا على إضافة، وتعديل، وحذف

مستخدم.


المخصصرابطك إنشاء 5.11.2.1

المخصص، يرجى اتباع الخطوات التالية: ابطكرلتعريف

عل تبويب "إعدادات المستخدم" أنقر .1

على التبويب الفرعي "الروابط المخصصة"، ستظهر لك الشاشة التالية: أنقر .2

الروابط المخصصة: 95 شكل

التالية: على زر "جديد"، ستظهر لك الشاشة أنقر .3

98

: إنشاء رابط مخصص96 شكل

اسم، وعنوان، وأيقونة، كما هو مبين أعاله.مخصص له رابطكل .4

على زر "حفظ" أنقرأدخل البيانات المطلوبة، و .5

المخصص رابطكتعديل 5.11.2.2

اتباع الخطوات التالية: يرجى، رابطك المخصصلتعديل

المخصص الذي تريده من القائمة. رابطاختر ال .1

المخصص: رابطكعلى زر "تعديل"، ستظهر الشاشة التالية لتظهر بيانات أنقر .2

99

تعديل رابط مخصص: 97 شكل

قم بتعديل البيانات كما تريد. .3

راتك، أو "إلغاء" ليتم إلغاء العملية.على زر "حفظ" وذلك لكي تحفظ تغيي أنقر .4

المخصص رابطكحذف 5.11.2.3

المخصص، يرجى اتباع الخطوات التالية: رابطكلحذف

.المخصص الذي تريده من القائمة الرابطاختر .1

.على زر "إلغاء" أنقر .2

.ستظهر لك رسالة تأكيد وذلك لكي تقوم بتأكيد عملية الحذف .3

." وذلك إللغاء العمليةCancelعلى زر " أنقرمخصص الذي قمت باختياره، أو ال رابطكوذلك لحذف "OKعلى زر " أنقر .4

100

docuTRAKنظام ال يعرض الحقول المخصصة في قسم منفصل يسمى ب "الروابط المخصصة"، الذي يظهر روابطك

نظام كما سيظهر لكل مستخدم في الالمخصصة )المعرفة أعاله( مع الروابط المخصصة المعرفة مسبقا من مدراء النظام. هذا القسم

هو مبين في الشكل أدناه:

محتوى الرابط المخصص: 98 شكل

101

docuWAREإعدادات 5.12 األهداف 5.12.1

ل مستخدم.الخاصة به. أي تعديالت سوف يتم حفظها على مستوى ك docuWAREكل مستخدم يستطيع تعريف إعدادات ال

كيفية استخدام الشاشات 5.12.2 الخاصة بك، يرجى اتباع ما يلي: docuWAREلتعريف إعدادات ال

على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. أنقر .1

"، ستظهر لك الشاشة التالية.docuWAREعلى التبويب الفرعي "إعدادات أنقر .2

:docuWAREالوثائق في ال أدخل الحقلين التاليين لتكون قادرا على تعديل .3

docuWARE اسم المستخدم لل 3.1

docuWARE كلمة السر لل 3.2

docuWARE إعدادات: 99 شكل

اضغط على زر "فحص اإلتصال" .4

" كما هو ظاهر Not Passedإلتصال ستكون ""، وإال فإن حالة اPassedإذا تم اإلتصال بشكل صحيح، فإن حالة اإلتصال ستكون " .5

أعاله.

على زر "حفظ" لحفظ التعديالت، أو "إلغاء" لكي يتم إلغاء العملية. أنقر .6

102

" Mobile Appالتكامل مع التطبيق المتنقل " .7

:

تخدام "باس DocuTRAK استخدام "من الهدف الرئيسي من استخدام التطبيق المتنقل, هو تمكين المديرين التنفيذين

خالل من ITEC DocuTRAK نظام مع يتكامل الذي باد على اآلي تطبيق Applixya يوفر. جهاز اآلي باد

العلوي الهرمي التسلسل في محددين لمستخدمين العمل لسير الوارد البريد بعرض التطبيق سيقوم. الويب خدمات

.للمنظمة

الفوائد: 7.1

كل سري على أحد الوثائق الخاصه بإحدى معامالت سير بش باد اآليللحصول على توقيع فرع من فروع

األخرى في المعاملة. وتسمح باد اآليالعمل. وبعد التوقيع اإللكتروني للوثيقة, يصبح التوقيع مرئي لفروع

بتوجيه المعامله لغيره بعد إضافة مالحظاته أو الموافقه عليها. باد اآليلفرع

كيفية استخدام الشاشات : 7.2

", كما هو موضح iApprove د وثائق تحتاج للتوقيع من المديرين التنفيذين, اضغط على زر "د وجوعن

أدناه:

iApprove :100الشكل

103

م تظهر هذه الشاشه, الختيار الوثيقه التي تحتاج للتوقيع وتحديد المستخدمين المطلوب توقيعهم على هذه الوثيقه وطبعا جميعهم

مستخدمين اي باد:

تحديد الفروع – iApprove: 101الشكل

تصرف على المعامله حتى يتم توقيعها من جميع الفروع.المرسل للمعامله بعد ارسالها للتوقيع, اليستطيع القيام بأي -

بعد ارسال المعامله, سوف يصل تنبيه لفرع االي باد بأنه قد تم وصول معاملة للتوقيع.-

لفرع لالي باد, يستطيع القيام بأحد التالي : بعد وصول المعامله -

اختيار المعاملة من الصندوق الوارد.-

.PDFفتح المعامله والوثيقه التي تحتاج للتوقيع يجب أن تكون من نوع -

في حال عدم وجود وثيقه للتوقيع, سيتم توقيع المعاملة نفسها.-

ه التي تحتاج الى توقيع.سيقوم رع االي باد بالتوقيع االلكتروني على الوثيق-

عرض الوثائق األخرى.-

كتابة مالحظات, ان وجدت.-

فرع االي باد يستطيع ارسال المعاملة مرة أخرى الى المرسل.-

docutrak ماظن مدختسم ليلد - جامعة البحرين - الرئيسية©يج...

Documents