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DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE

CALIDAD Y PRODUCTIVIDADEN LA BIBLIOTECA DE UNA

UNIVERSIDADAutor: Reina Sánchez

Jurado EvaluadorMsC, Ing. Gaudys Mendoza (Tutor)

MsC, Ing. Amarilis SánchezMsC, Ing. Daniel Rojas Rivero

Agenda• Descripción de la Unidad de Investigación• Planteamiento del Problema• Objetivos de la Investigación• Justificación e Importancia• Alcances y Limitaciones• Antecedentes• Bases Teóricas• Modalidad de la Investigación• Población y Muestra• Procedimiento• Resultados obtenidos• Conclusiones y Recomendaciones

DESCRIPCIÓN DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA DE LA UCLA

ACTUALMENTE FUNCIONA EN EL

DECANATO DE MEDICINA

BIBLIOTECA DE MEDICINA BIBLIOTECA DE MEDICINA DR. DR. ““ARGIMIRO BRACAMONTEARGIMIRO BRACAMONTE””

ES UNA UNIDAD FUNCIONAL DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” UCLA

DEPENDE ORGANIZATIVAMENTE

EN 1968 COMIENZA A FUNCIONAR EN

INSTALACIONES DEL HCAMP

EL PROBLEMAEL PROBLEMA

Enfatizan el mejoramiento de la calidad y productividad de los servicios Administrativos de las universidades

Deficiencias de los Servicios Bibliotecarios de la UCLA, en cuanto a:•Disponibilidad presupuestaria•Libros y publicaciones periódicas•Planta física•Participación de los docentes en la selección de material bibliohemerográfico

Líneas Generales del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación. (2001-2007)

• Evaluación Curricular (2002) UCLA

•Propuesta sobre estrategias que fortalecerán la relación Biblioteca-Decanato UCLA (1999)

•II Taller de Desarrollo Académico UCLA (1999)

El Proyecto de Consolidación de la Red de Servicios Bibliotecarios REBIN-UCLA(1998)

...la inestabilidad cambiaria de la moneda nacional ha afectado las adquisiciones de la biblioteca, ya que cerca del cien por ciento de los insumos se cotizan en moneda extranjera, lo cual afecta las adquisiciones del material bibliohemerográfico

Políticas y Estrategias para el desarrollo de la Educación Superior del MECD (2000-2006)

VIENEN CONFIGURANDO UN PLAN ESTRATEGICO PARA ORGANIZAR EL SISTEMA DE EDUCACION SUPERIOR Y MEJORAR SU CALIDAD Y EQUIDAD

• VI Reunión Regional de Currículo (2004)

• I Jornada Regional de Educación Superior (2004)

EL PROBLEMAEn atención a los señalamientos antes mencionados,

cabe plantearse las siguientes interrogantes:

• ¿La priorización de las estrategias para la ejecución del plan, contribuirá a la mejora de la gestión de calidad y productividad de la Biblioteca de Medicina de la UCLA?

• ¿Cuál es el concepto estratégico actual de la biblioteca de medicina de la UCLA, con respecto a su gestión de calidad y productividad?

• ¿Cuáles oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, están incidiendo en la gestión de calidad y productividad de los servicios que presta la Biblioteca de Medicina?

• ¿Cómo diseñar un plan estratégico que permita mejorar la gestión de calidad y productividad de la Biblioteca de Medicina de la UCLA?

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan estratégico para mejorar la gestión de calidad y productividad

de la Biblioteca de Medicina de la UCLA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS1. Formular el concepto estratégico de la Biblioteca de

Medicina de la UCLA

2. Desarrollar el análisis externo de la Biblioteca de Medicina de la UCLA

3. Desarrollar el análisis interno de la Biblioteca de Medicina de la UCLA

4. Generar las estrategias, utilizando la matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA).

5. Programar la ejecución de las estrategias, mediante la utilización de la Matriz de Planeación Estratégica Cuantitativa (MPEC).

6. Diseñar el plan estratégico para mejorar la gestión de calidad y productividad de la Biblioteca de Medicina de la UCLA

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Dimensión TeóricaFalconi Campos (1994)

Un Producto o Servicio esde calidad, cuando es:

•Confiable•Accesible

•Seguro•Tiempo cierto y responde a necesidades del cliente

Dimensión TeóricaFalconi Campos (1994)

Un Producto o Servicio esde calidad, cuando es:

•Confiable•Accesible

•Seguro•Tiempo cierto y responde a necesidades del cliente

Dimensión Educativa•Brindar aporte intra e inter-

Institucional•Configurar redes y alianzas

estratégicas con apoyo de las TIC´s

Dimensión Educativa•Brindar aporte intra e inter-

Institucional•Configurar redes y alianzas

estratégicas con apoyo de las TIC´s

Dimensión TeóricaRojas (1995), dice

...“quien aspire a sobrevivir como Empresa, no tiene otra Opción que el camino de la

Satisfacción del cliente”

Dimensión TeóricaRojas (1995), dice

...“quien aspire a sobrevivir como Empresa, no tiene otra Opción que el camino de la

Satisfacción del cliente”

Dimensión Social•Brindar apoyo a

Otras Bibliotecas UCLA .Extrapolar a otras

Instituciones Educacionales Inter-

Nacionales, Nacionales,y Regionales

Dimensión Social•Brindar apoyo a

Otras Bibliotecas UCLA .Extrapolar a otras

Instituciones Educacionales Inter-

Nacionales, Nacionales,y Regionales

Dimensión Financiera•Racionalizar recursos:HumanosMaterialesEquiposMaterial Bibliohemográfico•Contribuir a la generaciónde nuevos ingresos

Dimensión Financiera•Racionalizar recursos:HumanosMaterialesEquiposMaterial Bibliohemográfico•Contribuir a la generaciónde nuevos ingresos

Dimensión PrácticaRevela la necesidad

de los usuarios internos y externos

de contar con un Plan Estratégico

Dimensión PrácticaRevela la necesidad

de los usuarios internos y externos

de contar con un Plan Estratégico

Línea de InvestigaciónSe justifica como vía investigativa al Diseñar el Plan Estratégico para

mejorar la gestión de Calidad y Productividad de la Biblioteca de Medicina

Línea de InvestigaciónSe justifica como vía investigativa al Diseñar el Plan Estratégico para

mejorar la gestión de Calidad y Productividad de la Biblioteca de Medicina

ALCANCES Y LIMITACIONES

• La investigación fue desarrollada hasta la fase de programación de la ejecución de estrategias a través de la Matriz de Planeación Estratégica Cuantitativa (MPEC).

• La recopilación de datos e información comprendió desde el mes de Enero hasta el mes de Julio del 2005.

• La ejecución, evaluación y control del plan, puede formar parte de otros trabajos de investigación.

ANTECEDENTES

• Zorrilla, Mariana (2003). Implementación de un plan estratégico en la industria de impermeabilizantes y pinturas, ImperMex, ubicada en la ciudad de Oaxaca, México.

INTERNACIONAL• Guzmán, Patricia (2003).

Plan estratégico de mercadeo orientado al mejoramiento de la calidad del servicio en el Centro Clínico Materno Pediátrico San Miguel, C.A., Maracay. Estado Aragua.

NACIONAL

• Ramírez, Líbet (2005). Diseño de un Plan Estratégico para gerenciar el fortalecimiento de un instituto de previsión

social en el entorno universitario.

LOCAL

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

• David, (2003: P.5), Dirección Estratégica o Planeación Estratégica es: “…el arte y la ciencia de formular, implantar y evaluar las decisiones, a través de las funciones que permitan a una empresa lograr sus objetivos”.

Naím (1989)Sallenave (1996)

Stoner y Freeman (1997)Ball y McCulloch (1996)

Hellriegel y Slocum (1998)Chiavenato (2002)

Aporte de la investigadora

• Es un proceso organizacional comunicacional formal y holístico, de formulación, implantación y evaluación, tanto de los valores, la visión, la misión, los objetivos, las políticas, las estrategias, metas, de los recursos humanos, físicos y financieros, asícomo, de los servicios que presta la organización, para la toma de decisiones desde la alta y mediana gerencia, de modo de determinar las oportunidades y amenazas externas, las fortalezas y debilidades internas, con el propósito de mejorar la gestión de calidad y productividad en una organización o unidad funcional.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

CALIDAD

Según Ivancevich, Lorenzi y Skinner (1997), definen calidad de acuerdo a los siguientes enfoques

• Basada en la fabricación

• Basadas en el producto

• Basada en el valor

• Basada en el cliente

CALIDAD

BASADA EN EL CLIENTE

• J. M. Juran. “Calidad es aptitud para el uso”.

• AT&T. “Calidad es satisfacer expectativas del cliente.

• Stanley Marcus. “Se logra la satisfacción del cliente al vender mercancías que no se devuelven, a un cliente que si vuelve”.

PRODUCTIVIDADSegún Valdés, citado por Ponjuán (1998), se

distinguen dos grandes enfoques:

• LA DEFINICIÓN ESTÁTICA: ES HACER MÁS CON LOS MISMOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN, O SIMPLEMENTE HACER LO MISMO CON MENOS RECURSOS.

• LA DEFINICIÓN DINÁMICA: ES EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL TRABAJO; PRODUCTIVIDAD NO SIGNIFICA HACER MÁS, SIGNIFICA HACER LAS COSAS CADA VEZ MEJOR.

ELABORAR DECLARACIONDE LA VISIÓN Y

LA MISIÓN

ESTABLECER OBJETIVOS

A LARGO PLAZO

REALIZAR AUDITORIA

INTERNA

GENERAR, EVALUAR Y

SELECCIONAR ESTRATEGIAS

IMPLANTAR ESTRATEGIAS

MEDIR Y EVALUAR EL

RENDIMIENTO

REALIZAR AUDITORIA EXTERNA

IMPLANTACIÓNDE ESTRATEGIA

EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA

FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA

Fuente: David (2003)

MODELO INTEGRAL DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

ESQUEMA ANALÍTICO PARA LA FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA

Fuente: David (2003)

MATRIZ DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CUANTITATIVA (MPEC)

ETAPA 3: LA ETAPA DE DECISIÓN

ETAPA 2: LA ETAPA DE AJUSTE

ETAPA 1: LA ETAPA DE APORTACIÓN DE INFORMACIÓN

MATRIZ DE LAS AMENAZAS,

OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y FORTALEZAS

(DOFA)

MATRIZ DE LA POSICIÓN

ESTRATÉGICA Y EVALUACIÓN DE

LA ACCIÓN (PEEA)

MATRIZ DEL BOSTON

CONSULTING GROUP (BCG)

MATRIZ INTERNA Y EXTERNA (IE)

MATRIZ DE LA ESTRATEGIA PRINCIPAL

MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL FACTOR EXTERNO

(EFE)

MATRIZ DEL PERFIL COMPETITIVO

(MPC)

MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL FACTOR INTERNO

(EFI)

• La investigación se enmarca en la modalidad de proyecto factible, con apoyo en una investigación de campo de carácter descriptiva.

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

POBLACIÓN

16

POBLACIÓN INTERNA: •COORDINADOR DE BIBLIOTECA•SUPERVISORES DE BIBLIOTECA

704DOCENTES DEL DECANATO DE MEDICINA DE LA UCLA

251ESTUDIANTES DE POSTGRADO

2000ESTUDIANTES DE PREGRADO

No. DE SUJETOS

TIPOS DE USUARIO DE BIBLIOTECA

Fuente: Decanato de Medicina (2005)

Distribución de la Población

MUESTRA

161TOTAL

38DOCENTES DEL DECANATO DE MEDICINA DE LA UCLA

14ESTUDIANTES DE POSTGRADO

109ESTUDIANTES DE PREGRADO

nESTRATO

DISEÑO DEL PLAN ESTRATEGICO PARA MEJORAR LA GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA DE LA UCLA

VI

PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS, MEDIANTE LA MATRIZ DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CUANTITATIVA (MPEC)

V

GENERACION DE LAS ESTRATEGIAS, UTILIZANDO LA MATRIZ DE DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS (DOFA)

IV

ANÁLISIS INTERNO DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA DE LA UCLAIII

ANÁLISIS EXTERNO DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA DE LA UCLA

II

FORMULACIÓN DEL CONCEPTO ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA DE LA UCLA

I

DESCRIPCIONFASES

PROCEDIMIENTO

Fuente: Sánchez, R. (2005).

RESULTADOSFASE I. FORMULACIÓN DEL CONCEPTO ESTRATÉGICO

DE LA BIBLIOTECA

Valores de la Biblioteca de Medicina

*SERVICIOPERTENENCIA

*INNOVACIÓNPERTINENCIA

*TRABAJO EN EQUIPOEXCELENCIA

RESPETOAUTONOMÍARESPONSABILIDADDEMOCRACIACOMPETITIVIDADETICA


VISIÓN DECLARADA

La Biblioteca de Medicina de la UCLA, “Dr. Argimiro Bracamonte”, se orienta a ser una unidad líder en servicios de información en el área de Ciencias de la Salud. Reconocida por su excelente calidad técnica y elevada productividad. Innovando sus procesos de trabajo, capaces de responder debidamente a los cambios, generando recursos propios para apoyar el cumplimiento de sus objetivos. Ofreciendo áreas de trabajo y de servicios confortables, permitiendo el desarrollo profesional de sus empleados, asegurando la calidad técnica y el fortalecimiento institucional, contribuyendo así, a la formación académica de los usuarios del Decanato de Medicina, la comunidad universitaria y la sociedad en general.


FASE I

MISIÓN DECLARADA

Es una unidad de servicios de información académica, que facilita el acceso a la información bibliohemerográfica y documental, como recurso de apoyo a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina de la UCLA. Propiciando el desarrollo y generación de nuevos conocimientos, para contribuir a la formación de profesionales de alto nivel académico. Generando recursos propios para apoyar el cumplimiento de sus objetivos. Usando tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a las necesidades de los usuarios.Fuente: Sánchez, R. (2005).

FASE I

OBJETIVOS DE LA BIBLIOTECA


Ofrecer áreas de trabajo y de servicio confortables a los empleados.

Permitir el desarrollo profesional de sus empleados, para asegurar la calidad técnica y el fortalecimiento institucional.

CRECIMIENTO Y DESARROLLO

Desarrollar y hacer uso de tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a las necesidades de los usuarios.

Innovar y mejorar sus procesos de trabajo, capaces de responder debidamente a los cambios.

PROCESOS INTERNOS

Prestar servicios de información académica con calidad y productividad, para apoyar a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina y a la comunidad universitaria y sociedad en general.

CLIENTES

Generar recursos propios para apoyar el cumplimiento de sus objetivos.

FINANCIERA

OBJETIVO PERSPECTIVA

FASE I

Es importante acotar que estos objetivos fueron establecidos de acuerdo a la Misión y Visión ya declaradas

Cuadro Nº. 5. Matriz de Perfil Comparativo (MPC) entre la Biblioteca de Medicina de la UCLA y la Biblioteca de Ascardio

BIBLIOTECA DE MEDICINA BIBLIOTECA DE ASCARDIO FACTORES CLAVES

PARA EL EXITO VALOR CLASIFICACIÓN VALOR

PONDERADO CLASIFICACIÓN VALOR

PONDERADO 1 La calidad del servicio que se presta 0,068 3 0,204 4 0,272 2 La Variedad de los servicios que se ofrecen

respondenOJO a los requerimientos de los usuarios 0,067 4 0,268 4 0,268

3 La disponibilidad de libros actualizados 0,068 1 0,068 4 0,272 4 La disponibilidad de revistas actualizadas 0,068 1 0,068 4 0,272 5 El tiempo de respuesta ante una solicitud 0,067 4 0,268 3 0,201 6 La existencia de un Buzón de sugerencias y quejas 0,0646 2 0,1292 3 0,1938

7 La respuesta oportuna a las sugerencias y quejas 0,0646 4 0,2584 2 0,1292 8 La competitividad de las tarifas de los servicios que se

cobran respecto a otras bibliotecas 0,0646 4 0,2584 2 0,1292

9 La disponibilidad de instalaciones confortables 0,068 3 0,204 3 0,204 10 La disponibilidad de un Sistema bibliotecario

automatizado 0,068 4 0,272 2 0,136

11 LA actualización tecnológica de los equipos de computación

0,068 4 0,272 2 0,136

12 La publicación en internet de la página web 0,068 4 0,272 2 0,136 13 La disponibilidad de un servicio de recuperación de

información electrónica (bases de datos en CD, bases de datos por suscripción)

0,0646 4 0,2584 1 0,0646

14 La generación de recursos propios 0,0646 3 0,1938 1 0,0646 15 La integración a la Asociación Nacional de

Bibliotecas-ANABISAI 0,067 4 0,268 1 0,067

1,00 3,2622 2,5454


87

FASE II. ANÁLISIS EXTERNO DE LA BIBLIOTECA MATRIZ DE PERFIL COMPARATIVO (MPC)

Aún cuando la Biblioteca de Ascardio atiende un público más especializado en el área de cardiología, se estableció una base común de comparación entre ambas bibliotecas, llegando a la conclusión, que la Biblioteca de Medicina de la UCLA tiene una mejor posición relativa en el sector de la salud (3,2622), que la Biblioteca de Ascardio (2,5454)

MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL FACTOR EXTERNO (EFE) FACTOR EXTERNO CLAVE VALOR CLASIFI

CACIÓN VALOR

PONDERADO

OPORTUNIDADES 1 Los usuarios siempre utilizan los servicios de la

biblioteca 0,059 4 0,236

2 El horario actual de los servicios es conveniente para los usuarios

0,059 4 0,236

3 La buena atención de los empleados hacia los usuarios

0,059 3 0,177

4 LA integración a la Asociación Nacional de Bibliotecólogas (ANABISAI)

0,059 3 0,177

5 El apoyo técnico de los empleados hacia los usuarios

0,06 3 0,18

AMENAZAS 1 La insatisfacción de los usuarios con la calidad y

variedad de los servicios existentes 0,06 2 0,12

2 A los usuarios casi nunca le son atendidas las quejas o sugerencias

0,059 2 0,118

3 El mal estado físico del material bibliohemerográfico utilizado por los usuarios

0,06 2 0,12

4 La insuficiencia de empleados para la atención de los usuarios

0,059 2 0,118

5 La insuficiencia de equipos de computación para la atención de los usuarios

0,059 2 0,118

6 Las instalaciones inadecuadas para la atención de los usuarios

0,06 2 0,12

7 La insuficiencia de libros y revistas para cubrir necesidades de información de los usuarios

0,06 1 0,06

8 La falta de actualización de libros y revistas para la atención de los usuarios

0,06 1 0,06

9 El mal servicio de fotocopiado dirigido a los usuarios

0,049 1 0,049

10 Los usuarios casi nunca visitan la página web de la biblioteca

0,06 1 0,06

11 La poca utilización del catálogo electrónico de la biblioteca por parte de los usuarios

0,059 1 0,059

12 La lentitud para responder a la solicitud de los usuarios

0,059 1 0,059

1,00 2,067Fuente: Sánchez, R (2005).

El ambiente externo de la biblioteca respecto a los servicios que presta, es Amenazante, pues arrojó un puntaje de 2.067, el cual indica que la Biblioteca de Medicina de la UCLA se encuentra pordebajo del promedio (2.5) en sus esfuerzos para aplicar estrategias que aprovechen las oportunidades externas y eviten las amenazas.

FASE II

Perfil de Gestión Interno de la Biblioteca de MedicinaManual FIM-Productividad

FASE III. ANÁLISIS INTERNO DE LA BIBLIOTECA

48,67%330678TOTAL PERFIL DE GESTION56,671730HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 41,301946SISTEMAS DE CONTROL DE CALIDAD 47,922348MERCADEO 37,931129FINANZAS 41,672560MANTENIMIENTO 51,851427INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO 60,205998SUMINISTROS

42,862763DISTRIBUCIÓN EN PLANTA Y ALMACENAMIENTO

64,913757RECURSOS HUMANOS

61,8168110ORGANIZACIÓN, INFORMACIÓN YFUNCIONES

27,2730110GERENCIA

%OBTENIDO POR LA

BIBLIOTECA

SUMATORIA DE PUNTOS OBTENIDA

PTOS EVALUAD.

AREA

La biblioteca de Medicina tiene un 51,33% de oportunidad de mejorar su gestión interna, para cumplir con los principios establecidos en el Manual FIM – Productividad

Matriz de Evaluación del Factor Interno (EFI) FACTOR INTERNO CLAVE VALOR CALIFICA

CIÓN VALOR

PONDERADO

FORTALEZAS 1 La disponibilidad de un Sistema de Información

Bibliotecario y de Bases de Datos por suscripción ON-LINE especializadas

0,076 4 0,304

2 La normalización de la catalogación y clasificación del material bibliohemerográfico

0,076 3 0,228

3 La profesionalización del recurso humano de planta (incluyendo ayudantes y pasantes)

0,077 3 0,231

4 La existencia de registro de proveedores locales, nacionales e internacionales

0,0395 3 0,1185

5 La existencia de métodos de trabajo en investigación y desarrollo de nuevos servicios para la generación de recursos propios

0,077 3 0,231

DEBILIDADES 1 El concepto estratégico de la biblioteca no ha

sido declarado (valores, misión, visión, objetivos y políticas)

0,077 2 0,154

2 Los indicadores de gestión para medir el logro de sus objetivos de calidad y productividad no se han definido

0,077 2 0,154

3 La carencia de procedimientos administrativos documentados

0,077 2 0,154

4 La mala ubicación de las estanterías de libros y revistas, aunado a la falta de desincorporación de material obsoleto y en mal estado

0,0395 2 0,079

5 La inexistencia de medios adecuados para manejar el material bibliohemerográfico

0,0395 2 0,079

6 La no existencia de políticas de mantenimiento preventivo de los equipos críticos para la biblioteca

0,0395 2 0,079

7 La Deficiencia del presupuesto asignado a la biblioteca por parte de la universidad

0,076 2 0,152

8 No se promocionan adecuadamente los servicios de la biblioteca

0,076 2 0,152

9 La falta de compromiso de los empleados con la calidad de sus funciones

0,077 2 0,154

10 La biblioteca no cuenta con medios adecuados para prevenir riesgos y enfermedades profesionales relativas a su actividad

0,076 2 0,152

1,00 2,4215Fuente: Sánchez, R (2005).

El entorno interno de la Biblioteca de Medicina de la UCLA constituye una Debilidad Menor (2,4215) para su funcionamiento, pues se encuentra por debajo del promedio (2.5), por lo que se deben diseñar estrategias que permitan minimizar su efecto en la consecución de sus objetivos.

FASE III

OPORTUNIDADES DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA

1. Los usuarios siempre utilizan los servicios de la biblioteca

2. El horario actual de los servicios es conveniente para los usuarios

3. La buena atención de los empleados hacia los usuarios

4. La integración a la Asociación Nacional de Bibliotecólogas (ANABISAI)

5. El apoyo técnico de los empleados hacia los usuarios

FASE II y FASE III

AMENAZAS DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA

1. La insatisfacción de los usuarios con la calidad y variedad de los servicios existentes

2. A los usuarios casi nunca le son atendidas las quejas o sugerencias

3. El mal estado físico del material bibliohemerográfico 4. La insuficiencia de empleados para la atención de los

usuarios5. La insuficiencia de equipos de computación 6. Las instalaciones inadecuadas para la atención de los

usuarios7. La insuficiencia de libros y revistas para cubrir necesidades

de información8. La falta de actualización de libros y revistas 9. El mal servicio de fotocopiado 10. Los usuarios casi nunca visitan la página web de la

biblioteca11. La poca utilización del catálogo electrónico de la biblioteca

por parte de los usuarios12. La lentitud para responder a la solicitud de los usuarios

FASE II y FASE III

FORTALEZAS DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA

1. La disponibilidad de un Sistema de Información Bibliotecario y de Bases de Datos por suscripción ON-LINE especializadas

2. La normalización de la catalogación y clasificación del material bibliohemerográfico

3. La profesionalización del recurso humano de planta

4. La existencia de registro de proveedores locales, nacionales e internacionales

5. La existencia de métodos de trabajo en investigación y desarrollo de nuevos servicios para la generación de recursos propios

FASE II y FASE III

DEBILIDADES DE LA BIBLIOTECA DE MEDICINA

1. El concepto estratégico de la biblioteca no ha sido declarado (valores, misión, visión, objetivos y políticas)

2. Los indicadores de gestión para medir el logro de sus objetivos de calidad y productividad no se han definido

3. La carencia de procedimientos administrativos documentados4. La mala ubicación de las estanterías de libros y revistas, aunado a

la no desincorporación de material obsoleto y en mal estado5. La inexistencia de medios adecuados para manejar el material

bibliohemerográfico6. La falta de políticas de mantenimiento preventivo de los equipos

críticos para la biblioteca 7. La deficiencia del presupuesto asignado a la biblioteca por parte

de la universidad8. No se promocionan adecuadamente los servicios de la biblioteca9. La falta de compromiso de los empleados con la calidad de sus

funciones 10. La biblioteca no cuenta con medios adecuados para prevenir

riesgos y enfermedades profesionales relativas a su actividad

FASE II y FASE III

Fase IV. Generación de las estrategias, utilizando la matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA)

1.Documentar los procedimientos administrativos. D3-O52.Realizar campañas de divulgación de los servicios de la biblioteca en el entorno universitario del decanato. D8-O53.Sensibilizar al personal tanto supervisorio como empleados, acerca de la necesidad de desempeñarse con calidad. D9-O5

1.Incrementar la cantidad de usuarios atendidos utilizando libros y revistas digitalizadas, para prestar el servicio electrónico de los mismos. F1,F2,F3,F5-O1,O2,O3,O4,O52.Incrementar la cantidad de usuarios nacionales e internacionales a través del uso de la Red de Tesis Digitales de laS Universidades Nacionales y Centros de Investigación. F1,F2-O4,O5

O1.Los usuarios utilizan siempre los servicios de la bibliotecaO2.El horario actual de los servicios es conveniente para los usuariosO3.La buena atención de los empleados hacia los usuariosO4.LA integración a la Asociación Nacional de Bibliotecólogas (ANABISAI)O5.El apoyo técnico de los empleados hacia los usuarios

ESTRATEGIAS DOESTRATEGIAS FOOPORTUNIDADES (O)

D1.El concepto estratégico de la biblioteca no ha sido declarado (valores, misión, visión, objetivos y políticas)D2.Los indicadores de gestión para medir el logro de sus objetivos de calidad y productividad no se han definidoD3.La carencia de procedimientos administrativos documentadosD4.La mala ubicación de las estanterías de libros y revistas, aunado a la falta de desincorporación de material obsoleto y en mal estadoD5.La inexistencia de medios adecuados para manejar el material bibliohemerográficoD6.La no existencia de políticas de mantenimiento preventivo de los equipos críticos para la bibliotecaD7.LA deficiencia del presupuesto asignado a la biblioteca por parte de la universidad D8.No se promocionan adecuadamente los servicios de la bibliotecaD9.La falta de compromiso de los empleados con la calidad de sus funcionesD10.La biblioteca no cuenta con medios adecuados para prevenir riesgos y enfermedades profesionales relativas a su actividad

F1.La disponibilidad de un Sistema de Información Bibliotecario y de Bases de Datos por suscripción ON-LINE especializadas. F2.La normalización de la catalogación y clasificación del material bibliohemerográficoF3.La profesionalización del recurso humano de planta (incluyendo ayudantes y pasantes) F4.La existencia de registro de proveedores locales, nacionales e internacionalesF5.La existencia de métodos de trabajo en investigación y desarrollo de nuevos servicios para la generación de recursos propios.

DEBILIDADES (D)FORTALEZAS (F)

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

F1.La disponibilidad de un Sistema de Información Bibliotecario y de Bases de Datos por suscripción ON-LINE especializadas.

F2.La normalización de la catalogación y clasificación del material bibliohemerográfico

F3.La profesionalización del recurso humano de planta (incluyendo ayudantes y pasantes)

F4.La existencia de registro de proveedores locales, nacionales e internacionales

F5.La existencia de métodos de trabajo en investigación y desarrollo de nuevos servicios para la generación de recursos propios.

D1. El concepto estratégico de la biblioteca no ha sido declarado (valores, misión, visión, objetivos y políticas)

D2. Los indicadores de gestión para medir el logro de sus objetivos de calidad y productividad no se han definido

D3. La carencia de procedimientos administrativos documentados D4. La mala ubicación de las estanterías de libros y revistas, aunado a la falta de

desincorporación de material obsoleto y en mal estado D5. La inexistencia de medios adecuados para manejar el material

bibliohemerográfico D6. La no existencia de políticas de mantenimiento preventivo de los equipos

críticos para la biblioteca D7. LA deficiencia del presupuesto asignado a la biblioteca por parte de la

universidad D8. No se promocionan adecuadamente los servicios de la biblioteca D9. La falta de compromiso de los empleados con la calidad de sus funciones D10. La biblioteca no cuenta con medios adecuados para prevenir riesgos y

enfermedades profesionales relativas a su actividad

AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA La insatisfacción de los usuarios con la calidad y variedad de los servicios existentes

A los usuarios casi nunca le son atendidas las quejas o sugerencias

El mal estado físico del material bibliohemerográfico utilizado por los usuarios

La insuficiencia de empleados para la atención de los usuarios La insuficiencia de equipos de computación para la atención de los usuarios

Las instalaciones inadecuadas para la atención de los usuarios

La insuficiencia de libros y revistas para cubrir necesidades de información de los usuarios La falta de actualización de libros y revistas para la atención de los usuarios El mal servicio de fotocopiado dirigido a los usuarios

6. Adquirir equipos de computación necesarios para mejorar la calidad y productividad de la biblioteca. F1,F5-A1,A5,A11,A12

7. Preparar a los ayudantes y pasantes universitarios para la prestación de servicios con calidad. F3-A4

• Realizar campañas de divulgación de los servicios de la biblioteca en el entorno universitario del decanato. F3-A10,A11

8. Fortalecer alianzas estratégicas con otras universidades del país, para lograr mejores precios e incrementar la cantidad de volúmenes de libros y revistas. F4-A7.

9. Diseñar y divulgar el concepto estratégico de la biblioteca. D1-A1 10. Diseñar un sistema de indicadores de gestión para controlar el logro de

los objetivos de la biblioteca con calidad y productividad. D2-A2 • Documentar los procedimientos administrativos. D3-A1

11. Reubicar los estantes y/o los libros y revistas dentro de los estantes. D4-A12

12. Adquirir medios adecuados para manejar el material bibliohemerográfico. D5-A1,A6,A12

13. Mantener un almacén de partes y equipos críticos para el funcionamiento de la biblioteca. D6-A1,A5,A9,A11,A12

14. Sensibilizar a las autoridades universitarias para que asignen un mayor presupuesto a la biblioteca de medicina con respecto al resto de las otras bibliotecas de la UCLA. D7-A1,A3,A4,A5,A6,A7,A8,A9

17. Realizar campañas de divulgación de los servicios de la biblioteca en el entorno universitario del decanato. D8-A10,A11 18. Sensibilizar al personal tanto supervisorio como empleados, acerca de la necesidad de desempeñarse con calidad. D9-A1

Como puede observarse a través de la matriz DOFA se generaron 18 estrategias que forman parte del Plan Estratégico a ser implantado

en la Biblioteca de Medicina de la UCLA

Fase IV. Generación de las estrategias, utilizando la matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA)

Fase V. Programación de la ejecución de las estrategias, mediante la Matriz de Planeación Estratégica Cuantitativa

(MPEC)

5, 6 Y 7CRECIMIENTO Y DESARROLLO

3, 10, 11, 12, 13, 14, 15 y 18

PROCESOS INTERNOS

1, 2, 4, 8 y 9CLIENTES16 y 17FINANZAS

ESTRATEGIAPERSPECTIVA

1. PERSPECTIVA: CLIENTES SPTA: 7,439

FASE VI. DISEÑO DEL PLAN ESTRATEGICO PARA MEJORAR LA GESTION DE CALIDAD Y PRODUCITIVIDAD DE LA BIBLIOTECA

ESTRATEGIA 9: MEJORAR LOS SERVICIOS EXISTENTES DE FOTOCOPIADO, SALA DE LECTURA, INTERNET Y CREAR SERVICIOS NUEVOS: CURSOS FORMATIVOS EN COMPUTACIÓN, TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS POR PARTE DE EMPLEADOS…

•Mantenimiento preventivo y correctivo de fotocopiadoras y equipos en general, por parte de la Dirección de Servicios Generales de la UCLA•Mantener un stock de tóner para fotocopiadoras con los recursos propios, entre otros.

RECURSOS INVOLUCRADOS

Prestar servicios de información académica con calidad y productividad, para apoyar a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina, a la comunidad universitaria y sociedad en general

OBJETIVO ASOCIADO

•Coordinadora de biblioteca•Administradora•Empleados de la biblioteca

RESPONSABLES

•Trimestral

FRECUENCIA

2. PERSPECTIVA: FINANZAS SPTA: 6,393

FRECUENCIARESPONSABLESRECURSOS INVOLUCRADOS

OBJETIVO ASOCIADO

•Mensual durante tres meses

• Coordinador de biblioteca

• Director de los Servicios Bibliotecarios de la UCLA

• Audiencia con las Autoridades

• Diapositivas• Equipo

multimedia


ESTRATEGIA 16: SENSIBILIZAR A LAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS PARA QUE ASIGNEN UN MAYOR PRESUPUESTO A LA BIBLIOTECA DE MEDICINA CON RESPECTO AL RESTO DE LAS

OTRAS BIBLIOTECAS DE LA UCLA


3. PERSPECTIVA: CLIENTES SPTA: 6,349


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual• Coordinadora de biblioteca

• Personal las secciones de:

• Procesos técnicos,

• Referencia• Informática

• Libros• Scanners• Computador• Torre de CD• Discos

compactos• Intranet• Ayudantes,

pasantes y empleados


ESTRATEGIA 1: INCREMENTAR LA CANTIDAD DE USUARIOS ATENDIDOS UTILIZANDO LIBROS Y REVISTAS DIGITALIZADAS, PARA PRESTAR EL SERVICIO ELECTRÓNICO DE LOS MISMOS


4. PERSPECTIVA: CRECIMIENTO Y DESARROLLO SPTA: 4,9435


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual a los ayudantes•Trimestral a los pasantes

• Coordinador de Biblioteca

• Personal supervisorio

• Empleados de la biblioteca

• Empleados• Pasantes• Ayudantes


ESTRATEGIA 7: PREPARAR A AYUDANTES Y PASANTES UNIVERSITARIOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON CALIDAD


5. PERSPECTIVA: FINANZAS SPTA: 4,8805


OBJETIVO ASOCIADO

___• Coordinador de la biblioteca

• Personal de la secciones de:

• Referencia• Informática• Empleados

• Discos Compactos

• Diskettes• Quemador de

discos compactos

• Fotocopiadoras• Computadoras• Empleados• Ayudantes

• Pasantes

Generar recursos propios para apoyar el cumplimiento de sus objetivos

ESTRATEGIA 17: CONSOLIDAR LA AUTOGESTIÓN CREANDO

NUEVOS SERVICIOS A PRECIOS ACCESIBLES


SPTA: 4,76556. PERSPECTIVA: CRECIMIENTO Y DESARROLLO


OBJETIVO ASOCIADO

•Trimestral• Coordinador de biblioteca

• Personal capacitado en el área

• Cursos• Talleres• Charlas

Ofrecer áreas de trabajo y de servicio confortables a los empleados.

ESTRATEGIA 5: SENSIBILIZAR AL PERSONAL TANTO SUPERVISORIO COMO EMPLEADOS, ACERCA DE LA NECESIDAD DE DESEMPEÑARSE CON CALIDAD



OBJETIVO ASOCIADO

•Anual•Coordinador de Biblioteca •Personal supervisorio•Personal de Informática

• Coordinadora de biblioteca

• Personal supervisorio

• Registro de información interna

Innovar y mejorar sus procesos de trabajo, capaces de responder debidamente a los cambios

ESTRATEGIA 3: DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

SPTA: 4,367. PERSPECTIVA: PROCESOS

INTERNOS


SPTA: 4,3348. PERSPECTIVA: CLIENTES


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual• Coordinador de biblioteca

• Acuerdos Inter-

universitarios

Prestar servicios de información académica con calidad y productividad, para apoyar a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina y a la comunidad universitaria y sociedad en general

ESTRATEGIA 8: FORTALECER ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON OTRAS UNIVERSIDADES DEL PAÍS, PARA LOGRAR MEJORES PRECIOS E INCREMENTAR LA CANTIDAD DE VOLÚMENES DE LIBROS Y REVISTAS



INTERNOS

FRECUEN-CIA

RESPONSABLESRECURSOS INVOLUCRADOS

OBJETIVO ASOCIADO

•Anual• Coordinador de Biblioteca

• Personal de Informática

• Personal de apoyo

•Trabajo de grado de la investigadora

•Sistema Computarizado


ESTRATEGIA 12: DISEÑAR UN SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA CONTROLAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA BIBLIOTECA CON CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD



INTERNOS

FRECUEN-CIA


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual• Coordinador de Biblioteca

•Trabajo de grado de la investigadora

•Documentos informativos

•Reuniones con los empleados


ESTRATEGIA 11: DISEÑAR Y DIVULGAR EL CONCEPTO ESTRATÉGICODE LA BIBLIOTECA


SPTA: 4,14511. PERSPECTIVA: CRECIMIENTO

Y DESARROLLO

FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual•Coordinador de Biblioteca

•Administrador de la biblioteca

•Personal de

Informática

•Tiempo para gestionar la compra

•Dinero proveniente de la universidad y autogestionado


ESTRATEGIA 6: ADQUIRIR EQUIPOS DE COMPUTACIÓN NECESARIOS

PARA MEJORAR LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LA BIBLIOTECA



FRE-CUENCIA

RESPONSA-BLES

RECURSOS INVOLUCRADOS

OBJETIVO ASOCIADO

•Trimestral

•Coordinador de Biblioteca

•Personal Supervi-sorio

•Empleados de la biblioteca

•Reuniones con los estudiantes

•Charlas por departamento a los docentes del decanato

•Trípticos informativos•Pancartas informativas•Boletines informativos•Página web

•Ayudantes y pasantes

Prestar servicios de información académica con calidad y productividad, para apoyar a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina y a la comunidad universitaria y

sociedad en general

ESTRATEGIA 4: REALIZAR CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA EN EL ENTORNO UNIVERSITARIO DEL DECANATO



FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO

•Anual•Coordinador de Biblioteca

•Personal de Informática

•Personal de Procesos Técnicos

•Red Digital de Tesis

•Tesis digitalizadas

•Internet•Servidor Web•Sitio web

Prestar servicios de información académica con calidad y productividad, para apoyar a los programas de docencia, investigación y extensión del Decanato de Medicina y a la comunidad universitaria y

sociedad en general

ESTRATEGIA 2: INCREMENTAR LA CANTIDAD DE USUARIOS NACIONALES E INTERNACIONALES A TRAVÉS DEL USO DE LA RED DE TESIS DIGITALES DE LA UNIVERSIDADES NACIONALES Y CENTROS DE

INVESTIGACIÓN



INTERNOS

FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO

___•Coordinador de Biblioteca

•Administrador•Personal de Informática

•Recursos proveniente de la universidad y de la autogestión

•Tiempo para gestionar la compra de equipos críticos


ESTRATEGIA 15: MANTENER UN ALMACÉN DE PARTES Y EQUIPOS CRÍTICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA BIBLIOTECA


SPTA: 3,3455

FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO

Anual•Coordinador de Biblioteca

•Administrador•Personal de la sección de Procesos Técnicos y Hemeroteca

•Tiempo para determinar la mejor ubicación

•Empleados de la biblioteca

•Personal obrero del

Decanato


ESTRATEGIA 13: REUBICAR LOS ESTANTES Y/O LOS LIBROS YREVISTAS DENTRO DE LOS ESTANTES

15. PERSPECTIVA: PROCESOS

INTERNOS


SPTA: 3,1415

FRE-CUENCIA

RESPONSABLESRECURSOS INVOLUCRADOSOBJETIVO ASOCIADO

___•Coordinador de Biblioteca

•Administrador•Personal de la Biblioteca

• Infraestructura física de la biblioteca

•Tiempo para gestionar el servicio

•Dinero proveniente de la universidad y autogestionado

•Recursos humanos de la biblioteca

•Estudiantes de ayudantía y pasantías

•Equipos existentes y

adquiridos


ESTRATEGIA 10: CREAR EL SERVICIO DE RESTAURACIÓN DEL

MATERIAL BIBLIOHEMEROGRÁFICO

16. PERSPECTIVA: PROCESOS INTERNOS


SPTA: 3,054

FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO


•Administrador•Personal supervisorio

•Tiempo para gestionar la compra

•Dinero proveniente de la universidad y

autogestionado

Desarrollar y hacer uso de tecnologías de información y comunicación innovadoras, para responder oportunamente a las necesidades de

los usuarios

ESTRATEGIA 14: ADQUIRIR MEDIOS ADECUADOS PARA MANEJAR

EL MATERIAL BIBLIOHEMEROGRÁFICO


INTERNOS


SPTA: 2,861

FRE-CUENCIA


OBJETIVO ASOCIADO


•Personal del Departamento de Servicios Generales UCLA

•Personal de Planta Física UCLA

•Médico laboral de la UCLA


ESTRATEGIA 14: DIAGNOSTICAR LOS NIVELES DE HUMEDAD Y DE POLVO EN EL AMBIENTE DE LA BIBLIOTECA


INTERNOS

Fuente; Sánchez (2005)


• Se formuló el concepto estratégico de la Biblioteca de Medicina de la UCLA, quedando establecidos los valores, la misión y la visión, de donde se derivaron sus objetivos desde las diferentes perspectivas.

CONCLUSIONES

• La MPC arrojó que la Biblioteca de Medicina tiene una mejor posición relativa en el sector de la salud, que la Biblioteca de Ascardio.

• Los resultados de la matriz EFE, muestran que el ambiente externo de la biblioteca es Amenazante, por lo cual se deben aplicar estrategias que aprovechen las oportunidades externas y eviten las amenazas, para minimizar su impacto en la consecución de sus objetivos.

CONCLUSIONES

• La Biblioteca de Medicina de la UCLA tiene un 51,33% de oportunidad para mejorar su gestión de calidad y productividad, resultado obtenido de su perfil de gestión, una vez aplicado el manual FIM-Productividad.

• Las Áreas internas más afectadas son: la Gerencia, Finanzas, Sistema de Control de Calidad, Distribución en Planta y Almacenamiento, entre otras.

• La matriz EFI arrojó que el entorno interno de la Biblioteca constituye una debilidad menor, por lo que se deben diseñar estrategias que permitan minimizar su efecto en la consecución de sus objetivos.

CONCLUSIONES

• Se formularon las estrategias DO; DA; FO y FA, a ser implementadas para alcanzar los objetivos de la Biblioteca de Medicina, permitirán mejorar tanto su entorno externo como el interno.

• Se priorizaron las estrategias con la MPEC, dejando establecido el orden en que debe implantarse las mismas.

CONCLUSIONES

• En el Plan Estratégico quedaron establecidos los responsables de la ejecución de las estrategias, los recursos involucrados para su ejecución y la frecuencia con que se deben ejecutar las mismas.

• Es de hacer notar, que para la ejecución de muchas de ellas, se debe gestionar la asignación de un mayor presupuesto para la biblioteca por parte de la UCLA y la generación de más recursos propios.

• El éxito del Plan Estratégico para Mejorar la Gestión de Calidad y Productividad de la Biblioteca, dependerá de su implantación, seguimiento y control*.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda a la coordinación de la biblioteca implantar el plan estratégico diseñado, respetando la prioridad de las estrategias resultantes de la investigación, para que la biblioteca llegue a ser en el año 2010 como quedó declarada en la visión.

2. Hacer un análisis económico para establecer el precio de los servicios a ofertar y así garantizar recursos e ingresos propios para el mantenimiento de los mismos.

• Designar a pasantes y ayudantes para que guíen y orienten a los usuarios tanto en el uso del catálogo electrónico, como en el de la página web de la biblioteca.

• Y finalmente, la metodología y el plan estratégico desarrollado en esta investigación es sencillo y de fácil implantación, por lo cual puede ser aplicado en todas las bibliotecas de la UCLA, dependiendo del apoyo de las coordinadoras de bibliotecas y de las autoridades universitarias. *

RECOMENDACIONES

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