dignostico situacional de la universidad del pacifico[ (1)

ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO

NIT. 900308349-3

Calle 7 No.3-11 Edificio Pacific Trade Center Ofi. 901B Buenaventura

Teléfonos No. 2426737 – 2402215 – 2423907 e-mail: [email protected]

DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO –UNPA 2010- ENERO – MAYO 2011

SEPTIEMBRE DE 2011


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DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

FLORENCIO CANDELO ESTACIO Rector

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO –UNPA 2010- ENERO – MAYO 2011

EUSEBIO CAMACHO HURTADO Diagnosticador Líder

ABOGADOS CONSULTORES LTDA.

Equipo Diagnosticador: SANDRA PATRICIA GONZALEZ GAMBOA

DALI YANETH LERMA GUTIERREZ ELISABETH CAMACHO HURTADO

EDWIN BERNAL BASTIDAS DARLIN ALFONSO TORRES GARCIA

EUSEBIO STIVEN CAMACHO

Asistente: ELIANA JIMENEZ PELAEZ

SEPTIEMBRE DE 2011


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TABLA DE CONTENIDO


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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO OBJETO DE DIANOSTICO

Durante la vigencia 2010 y enero-mayo de 2011, la universidad no ha provisto la totalidad de la planta de cargos ni ha implementación la carrera administrativa docente, ya que continúan sin proveer cargos administrativos, de apoyo y cargos docentes. No se evidencia Control Interno y Control interno Contable en la Universidad del Pacifico a pesar de la Universidad contar con personal en esta área.

El área de Talento Humano evidencia falencias significativas que afectan al personal vinculado a la universidad incluyendo Salud Ocupacional el cual tiene su respectivo manual de Funciones pero no se evidencian operatividad del área que beneficie el personal vinculado a la entidad. Se evidencian falencias significativas en la parte de Contratación que comprometen la operatividad de la Universidad.

Respecto al manejo de las hojas de vida se evidenciaron incompletas, faltan títulos, actas de grado, certificaciones laborales, afiliaciones a seguridad social y riesgos profesionales, copias de las Resoluciones y ordenes de servicio con las cuales se vincula y paga al docente sin firma del Representante Legal o del interventor y en ocasiones del contratista.


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2. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

El objetivo general del diagnostico fue verificar y evaluar la situación de los procesos Contables, Financieros y Presupuestales, el Control Interno, el Talento Humano(Contratación y Salud Ocupacional) y la gestión dando cumplimiento a la normatividad en las vigencias fiscales2010 y enero-mayo de 2011.

Se analizaron los Estados Contables para determinar su razonabilidad, es de anotar, que el resultado del presente estudio se hizo teniendo en cuenta los estados financieros y la documentación que respaldan las cifras en ellos, así como los demás soportes que fueron proporcionados durante este proceso.

El diagnostico a que se refiere el presente informe efectúo un análisis de las siguientes líneas:

Línea Control Interno

Línea Talento Humano -Contratación

Línea Contable, Financiera y Presupuestal

Línea Salud Ocupacional

Línea Gestión


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Buenaventura, septiembre de 2011 Doctor FLORENCIO CANDELO ESTACIO Rector Universidad del Pacífico Buenaventura – Valle del Cauca

La firma Abogados Consultores Ltda., con fundamento en las facultades otorgadas por el Contrato No. , practicó un diagnostico utilizando diversas técnicas de auditoría a la Universidad del Pacifico a través de la evaluación, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por Abogados Consultores Ltda. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de Abogados Consultores consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la administración de la entidad en las áreas o procesos diagnosticados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s). donde se incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la entidad y el cumplimiento de las


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disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. El diagnostico incluyo, la evaluación de los principios de contabilidad utilizados así como evaluar la presentación general de los estados contables. Durante el proceso se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestro Diagnostico como son las siguientes:

Por desorganización en el archivo utilizado en las dependencias se tuvo dificultad para conseguir la información referente a los primeros acuerdos de la universidad, sus estatutos y organigrama.

Por salida de los funcionarios anteriores se tuvo dificultad para conseguir la información puesto que todo el personal era nuevo y no manejaban el cargo.

No se pudo obtener información respecto del Macro Proyecto puesto que la información requerida no llego. Atentamente, EUSEBIO CAMACHO HURTADO Representante Legal ABOGADOS CONSULTORES LTDA. Copia: Archivo


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3. GESTIÓN Y RESULTADOS

3.1 Gestión misional

3.1.1 Evaluación del sistema de control interno

La Universidad del Pacifico tiene documentada la normatividad para el desarrollo de los diferentes procesos misionales y de apoyo, sin embargo, no se da aplicación total a su propia normatividad interna evidenciado en las siguientes falencias: Falta de conciliación de la información entre las diferentes áreas: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Almacén. La Universidad está en proceso de certificación de su Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros de la norma NTCGP 1000:2004 y se encuentra articulado con el MECI pero se evidencian debilidades de seguimiento y control por parte de la oficina de control interno y la no aplicación de los formatos creados en calidad. No se evidencian las políticas y procedimientos de control definidos por la entidad en área contable. No se evidencian acciones en el área de Salud Ocupacional y se evidencia hacinamiento y eventos de riesgos para los trabajadores, lo que podría causarle a la Universidad funcionarios con enfermedades profesionales y futuras demandas. El Sistema de Control Interno de la entidad de la Universidad del Pacifico es INADECUADO, los controles generales existen, pero no se aplican en su totalidad lo que hace que no mitiguen los riesgos para los cuales fueron establecidos en los procesos.


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3.1.2 Gestión del Talento Humano

El estudio de la administración de talento humano se realizo con base a los

lineamientos tanto constitucionales, como legales y sobre las normas internas, en

cumplimiento del proceso y procedimientos la vinculación del personal

administrativo, la contratación de los trabajadores oficiales y docentes ocasionales

y hora cátedra de la Universidad del Pacifico a saber:

Se pudo establecer que la Universidad del Pacifico se ajustó a la normatividad aplicable en la administración del talento humano, en la contratación del personal administrativo, de mantenimiento y docentes, salvo por las deficiencia que presenta en los controles administrativos y de los procesos de talento humano. Otro factor que se presenta es la falta de personal en la oficina de recursos humanos, esta dependencia cuenta con dos contratistas administrativos la asistente y el secretario, en los cuales recae todo el proceso de contratación del personal administrativo, de mantenimiento y docentes ocasionales y hora cátedra, lo que produce debilidades en el control a los procesos de Talento Humano.

3.1.3 Gestión Salud Ocupacional

El diagnostico sobre Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico se realizo del año 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011 donde se evidenciaron graves deficiencias en el proceso.

No se evidencio operatividad y cumplimiento de la normas de la Salud Ocupacional, se encontraron casos de personal enfermos a los cuales no se les ha realizado seguimiento y valoración, lo que puede generar para la universidad futuras demandas y ausentismo laboral por las condiciones de hacinamiento en que se encuentran algunas dependencias.


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3.1.4 Gestión en los recursos públicos

3.1.4.1 Gestión Contractual

Existen debilidades que afectan el desarrollo efectivo de los procesos, por lo tanto

se declara de urgencia manifiesta la necesidad del rector facultado por el Consejo

Superior, de expedir nuevo acto administrativo donde se modifique el manual de

procesos y procedimientos para la contratación en la Universidad del Pacifico,

para establecer mecanismos suficientes para garantizar la aplicación de los

principios de la administración pública, y los establecidos en el artículo 2 del dicho

manual Principios generales de contratación de la Universidad, como también que

el Consejo Superior se ejerza las facultades que tiene de revisar y modificar el

estatuto de contratación de la Universidad del Pacifico de los vicios que adolece

con todas la exigencias requeridas conforme a la constitución y la ley, dando en

cumplimiento a cabalidad los principios establecidos en las mismas y evitar que se

presenten falencias en las etapas pre contractual, contractual y pos contractual,

como también de los funcionarios que en ella intervengan.

3.1.5 Gestión Contable, financiera y presupuestal

Existen debilidades en el proceso contable, financiero y presupuestal, las fallas incurridas en estas áreas se deben básicamente a la falta de personal y falta de control interno contable. No se tiene sistematizada la información por lo que dificulta tener en cuenta esta vital área para la toma de decisiones, puesto que el contador digita la información y la revisa ya que no posee un auxiliar para este fin, lo que constituye un riesgo de cometer errores y que no se tenga confiabilidad y oportunidad de la información. Evidenciado también en las multas y sanciones que tiene por la no presentación de la información tributaria a tiempo.


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No se cuenta con controles ni se realiza identificación, análisis y tratamiento a los riesgos de índole contable en forma permanente, como tampoco se evidencian sistemas de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad. En la vigencia 2010 la UNPA se evidencio deficiencia en el proceso presupuestal con relación al manejo de los CDP no se evidencia control interno puesto que estos no se encuentran firmados, impresos en hojas reciclables y no se lleva ningún control de sus consecutivos; la misma falencia, se evidencio en la vigencia 2011 de los meses enero-junio. No se evidencia control en la expedición de los Registros Presupuestales ni los consecutivos del los Certificados Presupuestales encontrando comprobantes de egresos con sellos de registro presupuestal con tachones y enmendaduras y CDP impresos en hojas reciclables. No se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros.


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4. RESULTADOS DEL DIANOSTICO POR LINEAS

4.1 LINEA CONTROL INTERNO

4.1.1 Avance a la Implementación del MECI y Sistema de Gestión de Calidad

La Universidad del Pacifico tiene documentados manuales de procesos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos, sin embargo, no son aplicados a cabalidad, incumpliendo su normatividad interna. Incumpliendo la Ley 87 de 1993, que establece en el Artículo 6º la “Responsabilidad del control interno”: El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.”

Teniendo en cuenta esto, a la Universidad del Pacifico se le evalúo el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y CALIDAD. Cada subsistema se estructura en componentes, a los cuales se les valoró su estado e implementación y grado avance. Durante la vigencia 2010 la Universidad obtuvo una calificación de 96,9; sin embargo durante el diagnostico en la vigencia 2011 (enero-mayo) se evidencio un nivel medio de avance y cumplimiento debido a los siguientes registros de ejecución observados:


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4.1.1.1 SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

AMBIENTE DE CONTROL

Desarrollo de Talento Humano

La entidad tiene adoptado el Manual de Funciones y los manuales de Procedimientos mediante acto administrativo pero el manual de funciones presenta deficiencias en la redacción de las funciones.

No se evidencia un Plan Anual de Inducción para los servidores vinculados a la entidad.

No evidencia un Plan Anual de Reinducción, Programa de Bienestar y Plan de incentivos.

No se han realizado Evaluaciones de Desempeño puesto la Universidad no ha implementado la carrera administrativa ni existe un sistema adoptado con la normatividad que rige para la entidad se evidencia un “Formato seguimiento al desempeño de las funciones y/o actividades con personal a cargo y sin personal a cargo” aplicado en la vigencia 2010 pero no se evidencia planes de mejoramiento ni acciones suscritas al reflejarse alguna deficiencia o punto débil.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Planes y programas

Ausencia de planes de mejoramiento para procesos, individuales,

acciones preventivas, correctivas y de mejoras.

Valoración del Riesgo

No se evidencio evaluación de controles existentes para la valoración de los riesgos analizados.


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4.1.1.2 SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

Procedimientos

La entidad presenta deficiencia en la aplicación de procedimientos como se evidencia en las áreas de recursos humanos, contabilidad y tesorería, entre otras.

Se tiene establecido el procedimiento y el formato para la entrega del cargo; sin embargo se evidencio que no se utiliza el formato para la entrega del cargo y tampoco se realiza el inventario de los elementos en el formato establecido para ello.

No se da cumplimiento total al procedimiento que establece que para realizar el pago de liquidación de prestaciones sociales definitivas debe existir un Paz y Savo.

La entidad tiene establecido dentro de su procedimiento la elaboración del PAC mensual sin embargo no se realiza.

Controles

Los controles definidos para los procesos no son llevados a cabo, o se carece de estos. No se tiene un control para la expedición de los CDP, estos no llevan firma, el registro Presupuesta se maneja por medio de un sello en el cual el manual de procedimiento dice debe estar firmado por el representante legal u ordenador del gasto y por el jefe financiero, pero en la vigencia 2010 y enero-abril de 2011 no se evidencian firmas en ninguno de los comprobantes de egreso ni en los contratos como lo estipula el manual.

No se lleva control sobre los reembolsos de caja menor, estos no se hacen en forma oportuna haciendo que los comprobantes de egreso sean modificados y colocándoles una letra adicional al número. Lo que puede configurarse en un presunto fiscal y disciplinario.

El formato de Solicitud de Disponibilidad presupuestal no se llena en la mayoría de las veces, carece de firmas, valor, visto bueno, consecutivo y


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firma del solicitante lo que no hace posible establecer si la disponibilidad es autorizada o no por el ordenador del gasto.

Se evidenciaron resoluciones de ordenación de gastos, de viáticos, de traslados presupuestales y de adiciones presupuestales sin firma del representante legal.

Se evidencia deficiencia en el proceso de contratación puesto que el sello de Registro Presupuestal no se coloca en cada contrato como lo dice el procedimiento sino que se coloca en la relación de los contratos a proveer.

INFORMACIÓN

Información Primaria

No se evidencia un procedimiento de Participación Ciudadana de acuerdo a las normas de calidad.

No se evidencio en la página web la publicación de los estados financieros de la vigencia 2010.

Información Secundaria

No se evidencio un listado de series y subseries para el manejo de la información interna y externa de acuerdo con lo previsto en la Normatividad de la Ley 594 de 2000

Sistemas de Información

No se cuenta con un sistema organizado o sistematizado de la correspondencia, la recepción de la información interna y externa se realiza en forma manual y utilizando un sello.

COMUNICACIÓN PÚBLICA

Comunicación Informativa


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Deficiencia en la información sobre programas y convenios se evidencio que la representante legal firmaba convenios y no se socializaban con el resto del personal.

Medios de Comunicación

No se evidencia en la página web de la entidad la publicación de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés públicos según la ley 962 de 2005.

4.1.1.3 SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación de Control

No se cuenta con procedimientos de autoevaluación de control definidos.

Autoevaluación de Gestión

No se evidencian actividades de sensibilización a los servidores de la Universidad del Pacifico sobre la cultura de autoevaluación por parte de la oficina de Control Interno.

EVALUACION INDEPENDIENTE

Evaluación del Sistema de Control Interno

En la vigencia 2010 se envió el informe Ejecutivo Anual de de Control Interno Contable sin embargo al realizar la evaluación sus resultados no corresponden a la realidad.


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Auditoría Interna

No se evidencia cumplimiento del procedimiento establecido por parte de la universidad para la realización de las auditorías internas.

Plan de Mejoramiento por Procesos

Falta de conocimiento por parte de los funcionarios de la Universidad del Pacífico sobre las observaciones que hacen los organismos de control a cada área auditada.

Plan de Mejoramiento Individual

No se tiene definido un procedimiento para la elaboración de los planes de mejoramiento individual.

Se realizan evaluaciones desempeño por no contar con la carrera administrativa pero la evaluación que realiza la universidad en los formatos de seguimientos no se evidencian suscripciones de planes de mejoramiento individual en las vigencias auditadas 2010 por las debilidades encontradas.

Se pudo evidenciar que la entidad en cuanto al sistema de Gestión de Calidad aunque cuenta con todos los procedimientos documentados debe realizar revisión y modificación de estos y eliminar los que no esté utilizando realmente.

4.1.2 CONTROL INTERNO CONTABLE

Las políticas y procedimientos de control definidos por la entidad en área contable presentan debilidades en su aplicación. El área contable y financiera maneja en forma manual el registro de la información y no cuenta con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente con las actividades inherentes al proceso, la no utilización del aplicativo contable y financiero no permite ejercer un control efectivo sobre la información que genera el proceso presupuestal y contable, lo cual afecta la oportunidad y calidad de la


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información final, que resulta del registro de las operaciones y transacciones, debido a la falta de conciliación de la información entre las diferentes áreas: contabilidad, presupuesto, tesorería, almacén. Esta situación tampoco permite que se tengan informaciones oportunas que le sirvan de base a la Administración de la Universidad para la toma decisiones. Así mismo, no se cumple con las actividades establecidas para el proceso contable por el volumen de tareas que debe realizar el responsable del proceso. Como es el caso del contador quien se encarga de elaborar las conciliaciones bancarias y revisarlas corriendo el riesgo de cometer errores. La Universidad controla y verifica que los trabajadores directos e indirectos estén amparados por seguridad social, sin embargo no se paga oportunamente por la falta de Control Interno Contable ya que no se utiliza la contabilidad de causación.

La evaluación de Control Interno Contable, se realizó mediante el cuestionario según Resolución 357 de julio de 2008 y aplicado a la Universidad del Pacifico, teniendo en cuenta los siguientes ciclos: Etapa de Reconocimiento, Etapa de Revelación y Otros Elementos de Control, cuyo resultado fue el siguiente:

No se evidencia causación en el proceso contable, la entidad maneja contabilidad de caja, incumpliendo de esta manera los principios de Contabilidad Publica.

No se realiza conciliación entre las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto y almacén ni se evidencia relación con otras áreas.

No se ha realizado el cruce entre contabilidad y el inventario.

Incorrecta depreciación: no se realiza en forma individual la tiene globalizada y no se ha retirado de la contabilidad los elementos dados de baja, perdidos u obsoletos y los cálculos son realizados por el área de almacén y no la contable.

No se evidencia una adecuada provisión, amortización o valorización de los activos.

No se evidencio el informe de Control Interno Contable.


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Los estados financieros no se encuentran certificados.

Las notas a los estados financieros no son suficientes, no se dan explicaciones o se aclaran algunos saldos.

No se tiene establecido un procedimiento para las solicitudes y reintegros de viáticos ni se evidencian firmas las resoluciones de viáticos en algunos comprobantes, no se evidencian cumplidos de comisión.

No se utilizaron formatos prenumerados de los comprobantes de egreso con numeración inmodificable para evitar manipulación de estos como es el caso de los comprobantes de egreso de los reintegros de caja menor.

No se monitoreo la expedición de disponibilidades presupuestales, registros presupuestales con numeración consecutiva inmodificable. Estos se elaboran a mano por parte del técnico en el área de presupuesto y no se tiene control en su impresión.

Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal de las vigencias 2010 y enero a julio de 2011 no se encuentran firmados. Solo se evidencia firmado el CDP No. 0027-2010 de enero 29 de 2010 por valor de $74.827.325 de tallado a continuación:

CODIGO CONCEPTO APORTE NACION (10) RECURSOS

PROPIOS(20) RECURSOS

PROPIOS(21) TOTAL

2 GASTOS GENERALES

202 Adquisición de Servicios

2025 Impresos y Publicaciones $ 10,000,000.00 $ 38,000,000.00 $ 26,827,325.00 $ 74,827,325.00

De la vigencia 2010 dos CDP impresos en hojas reciclables lo que evidencia aún màs que no existe control sobre la elaboración de estos y lo confirma la falta de firma, presentándose situaciones como:

MAL IMPRESOS CDP SIN FIRMA

ITEM

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD No.

MES DEL CERTICADO OBSERVACIONES


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1 0308-2010 OCTUBRE -1-2010

Se encuentra impreso en una hoja del Centro Médico Imbanaco de Chequeo Médico preventivo (Mujeres mayores de 40 años) y en el respaldo de la hoja se encuentra impreso una relación de ejecución presupuestal.

2 0383-2010 DICIEMBRE-1-2010

se encuentra impreso en una hoja que dice "Documento de condiciones iniciales con fines de acreditación"

No se tienen establecidos políticas de cierre entre las áreas.

No se tiene establecido una política de depuración contable, ni esta creado el Comité de Sostenibilidad Contable. Resolución 357 de 2008.

No se tiene adecuada tenencia, conservación y custodia de los soportes en los comprobantes de egreso evidenciándose aùn soportes en papel fax corriéndose el riesgo de perder la información por el paso del tiempo y la manipulación de estos. Resolución 357 de 2008.

No se cuenta con el adecuado manejo, conservación y custodia de los bienes de la entidad. Resolución 357 de 2008.

La Universidad no está utilizando el programa financiero unificado para el manejo de la Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Almacén corriendo el riesgo de incurrir en detrimento patrimonial por la no utilización del software adquirido.

No se evidencia firma de preparado, revisa, aprobado y contabilizado en ninguno de los comprobantes revisados de la vigencia 2011 (enero-marzo).

Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales: En la Universidad del Pacifico no se observan los soportes de pago en la mayoría de los pagos donde solo aportan el carnet de salud o la consignación del pago de salud solamente y no lo que corresponde a los porcentajes de ley o el reporte que evidencie el pago.

De acuerdo a lo anterior y de conformidad con lo establecido en los artículos 22 y 161 de la Ley 100 de 1993 y en el artículo 57 del Decreto 806 de 1998, cuando el


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empleador no cancela de manera puntual y completa los aportes y cotizaciones a las correspondientes administradoras de fondos de pensiones y a las empresas de salud, debe asumir en forma directa los riesgos que se generen con su omisión. De esta manera, correrá con todos los gastos que se causen por la prestación íntegra del servicio de salud que soliciten sus trabajadores, e igualmente asumirá la carga pensional que se origine, pues el trabajador no puede verse damnificado por la actitud negligente de quien lo contrató como también se encuentra disponiendo indebidamente de dineros públicos de orden parafiscal, con lo que podría verse incurso de una investigación de carácter penal o administrativa segùn la Corte Constitucional en Sentencia T-1073 de 21 de octubre de 2005. Con base en lo expuesto la Universidad puede estar incurriendo en una presunta acción con incidencia fiscal y disciplinaria artículo 48, numeral 28, Ley 734 de 2002. Verificación de antecedentes: La universidad no hace efectiva la exigencia oportuna de antecedentes en todos los pagos. Existencia y representación: La Universidad no esta cumpliendo con la obligación de verificar los certificados de existencia y representación. Estudios previos: El manual de Contratación de la Universidad no establece la obligación de estudios previos que soporten la gestión; sin embargo, se evidencia en algunos casos que se realizan los estudios previos a través del formato creado por la universidad pero en la gran mayoría de los pagos no se evidencia dicho estudio lo que pone en riesgo el cumplimiento de los principios de la función administrativa. Los Estados Contables y sus Notas: Las notas contables no están revelan la información adicional necesaria sobre las transacciones, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades; no se presentan notas especificas claras que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, de tal manera que con ellas se pueda realizar un análisis de las cifras consignadas en los Estados Contables básicos. Incumpliendo el Régimen de Contabilidad Pública (RCP). Saldos de activos: Se evidencian que algunas cuentas bancarias de la entidad no están totalmente depuradas, presentando saldo y encontrándose inactivas.


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Software contable: La Universidad sigue sin utilizar el sistema de información GESTASOFT que permitiría contar con controles adecuados para el correcto procesamiento de la información contable y financiera de la Universidad del Pacífico y a la fecha del diagnostico (enero-abril de 2011) no se han ejecutado acciones para la implementación y registro de la información. Procedimientos TI: Se tienen establecidos procedimientos establecidos para la elaboración de los back up dos veces por semana; sin embargo, a la fecha del diagnostico enero-abril de 2011 no se evidenciaron los back up por parte del área de tesorería y contabilidad lo que pone en riesgo la información contable. Informes y firmas de Interventoria en los contratos

La universidad tiene establecido por Resolución 016 del 5 de julio de 2006, Manual de procesos y procedimientos para la contratación; donde, en el artículo VIGESIMO PRIMERO INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO “Es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por la Universidad para que realice esa actividad. Es decir la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones” sin embargo, se evidencia en los comprobantes de egreso la ausencia de firmas del interventor en el contrato, en algunos casos presentan carta de certificación de interventoria pero no utilizan los formatos ya establecidos por la Universidad para tal fin lo que genera para esta un riesgo en el cumplimiento del objeto contractual y un posible hallazgo fiscal y disciplinarios en caso de incumplimiento de los contratos. Nómina: La Resolución 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, establece en el artículo 3° que “para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública”.

La Entidad no realiza causación de la nòmina, no las hace firmar ni se evidencia en los comprobantes de pago de estas las nominas como soporte de los pagos realizados.


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4.2 LINEA TALENTO HUMANO-CONTRATACION

Una vez analizado el amplio margen normativo y realizado el estudio físico de cada una de las hojas de vida del personal de la Universidad del Pacifico, se pudo establecer que la universidad se sujeta a las normas aplicables a los procesos de la vinculación del personal administrativo, la contratación de los trabajadores oficiales y docentes ocasionales y hora cátedra, pero sus falencias radican en los procesos de control como se evidencia en los siguientes puntos:

Cargos de Planta Sin Proveer: se observo que no se han provisto 81 cargos de la planta global administrativa y docente de la universidad del pacifico:

No. NIVEL DENOMINACIÓN CÓDIGO GRADO

1 Directivo Director De Programa Académico 0085 17

8 Directivo Director De Investigación 0060 11

5 Directivo Secretario Académico 0095 10

1 Asesor Jefe De Oficina De Cooperación Internacional

1020 10

1 Profesional Profesional Especializado 2028 18

1 Profesional Coordinador Del Centro De Gestión Para La Proyección Universitaria

2028 17

44 Docentes Profesores Tiempo Completo

20 Docentes Profesores Tiempo Parcial

Lo anterior, refleja no solo el incumplimiento de los principios rectores de la

función pública sino también lo establecido en los acuerdos 026 de 2005, 032 de


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2006 y 006 de 2010 expedidos por el consejo superior de la Universidad del

Pacifico.

Implementación de Carrera Administrativa y Docente: Hasta la fecha la administración ha postergado la implementación de la carrera administrativa docente, incumpliendo los principios rectores de la función pública y lo establecido en los acuerdos No. 002 y 003 de 2009 expedidos por el consejo superior de la Universidad del Pacifico.. Se evidencia la necesidad de implentar la carrera administrativa para incentivar las competencias laborales en busca de la estabilidad de los empleos públicos y las posibilidades de capacitación y promoción, para garantizar la eficiencia de la administración universitaria.

Inobservancia de los requisitos establecidos en el Manual Específicos de Funciones y Competencia Laborales: se realizaron nombramientos y contrataciones de personas que no cumplen con los requisitos que establece el manual especifico de funciones, requisitos mínimos y competencias labores.

Lo anterior se presenta por deficiencia en el control administrativo el incumplimiento del régimen interno de la universidad.

Homologación de Títulos en el Extranjero: Algunos directivos y docentes presentan títulos expedidos en el exterior sin homologar ante el Ministerio de Educación Nacional. Decreto 2772 de 2005 en su artículo 11

NOMBRE CARGO FALENCIA NORMA INCUMPLIDA


Luz Stella Gómez Zuluaga

Directora administrativa y financiera

No acredita titulo de postgrado

Resolución 040 de 2009

Paola Andrea Caicedo Hurtado

Contadora general No acredita titulo de postgrado


Ceferino Mosquera Murillo

Profesor asociado Categoría asociado

No acredita titulo en maestría



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Eduard Stick Lopez Padilla

Docente ocasional categoría asociado

Sin homologar el titulo de maestría otorgado por la Universitat Politécnica De Catalunya de Andina

Articulo 11 Decreto 2772 De 2005. Articulo 25 Inciso Segundo Del Acuerdo 001 De 2009

Oscar Yehiny Larrahondo Ramos

Docente ocasional categoría asociado

Sin homologar el titulo de maestría otorgado por la universidad de Andina Simón Bolívar


Holrmer Sanclemente Docente ocasional categoría asistente

Seminarios especializados en Universidades españolas Arquitectura Bioclimática, en madera


Lo anterior se presenta por deficiencia en el control administrativo e incumplimiento del régimen interno de la universidad.


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Actualización De Certificados Judicial, De Antecedentes Fiscales Y Disciplinarios se observo que en la mayoría de las hojas de vida revisadas de acuerdo a la relación del personal de planta, administrativo, de mantenimiento y docentes no se actualizaron los Certificados Judicial, de Antecedentes Fiscales Y Disciplinarios al término de su vencimiento.

Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control inherentes a la administración del talento humano. Asignación salarial básica se observo que para un mismo periodo, en la misma categorías, con el mismo número de horas semanales, (tiempo completo 40 horas semanales) se fijó distinto salario básico para docentes con el mismo nivel de formación contratados bajo la misma forma de contratación.

DOCUMENTO No.

SALARIO II SEM 2010

SALARIO I SEM 2011

SALARIO I SEM 2011 INCREM

CATEGORIA DEDICACION II SEM 2010

DEDICACIÓN DEDIC I

SEM 2011

INTENSIDAD II SEM 2010

INTENS INTENSIDAD

ISEM 2011 PRGRMA INICIO DIAS

16.670.531 1.991.050 1.991.050 2.054.166 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40 ACUI 07 de Febrero del 2011 24

16,483,180 2.034.583 2.034.583 2.099.079 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40 ACUI 07 de Febrero del 2011 24

52,271,714 2.034.583 2.034.583 2.099.079 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40 ACUI 07 de Febrero del 2011 24


NIT. 900308349-3



DOCUMENTO No.

SALARIO II SEM 2010

SALARIO I SEM 2011

SALARIO I SEM 2011 INCREM

CATEGORIA

DEDICACION II SEM 2010

DEDICACIÓN

DEDIC I SEM 2011

INTENSI

DAD II SEM 2010

INTENS

INTENSIDAD ISEM 2011

PRGRMA INICIO

DIAS

16.491.172 2.303.717 2.303.717 2.376.745 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40

AGRON

07 de Febrero del 2011 21

16.502.109 2.303.717 2.303.717 2.376.745 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40

AGRON


6.162.900 2.034.583 2.034.583 2.099.079 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40

AGRON


DOCUMENTO No.

SALARIO II SEM 2010

SALARIO I SEM 2011

SALARIO I SEM 2011

INCREM CATEGORIA


DEDICACIÓN

DEDIC I SEM 2011

INTENS

IDAD II SEM 2010

INTENS


PRGRMA INICIO

DIAS

16.505.584 2.034.583 2.034.583 2.099.079 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40 ARQ

07 de Febrero del 2011

24 dias

16.726.892 3.249.839 3.249.839 3.352.859 AUXILIAR T.C T.C T.C 40 40 40 ARQ


24 dias


NIT. 900308349-3



DOCUMENTO No.

SALARIO II SEM

2010

SALARIO I SEM 2011

SALARIO I SEM 2011

INCREM CATEGORIA


DEDICACIÓN

DEDIC I SEM 2011

INTENSIDAD II SEM 2010

INTENS


PRGRMA INICIO

DIAS

19.468.493 995.525 995.525 1.027.083 INSTRUCTOR M.T M.T M.T 20 20 20 BU


24 dias



24 dias



24 dias

16.489.404 1.085.232 1.085.232 1.119.634 INSTRUCTOR M.T M.T M.T 20 20 20 BU


24 dias

Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control relativos a la verificación de la adecuada asignación salarial, a la falta de aplicación del Acuerdo Nº 003 de 2009 expedidos por el consejo superior de la Universidad del Pacifico y conlleva a que en la asignación mensual de estas asignaciones salariales no se cumpla con el principio de equidad


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Falta de personal en la oficina de recursos humanos. Se observa las falencias que se presentan en la dependencia de recursos humanos tales como la falta de control en la administración de talento humano radica, en que solo la asistente y el secretario de recursos humanos son los encargados de ejercer las funciones de esta dependencia, teniendo en cuenta que periódicamente se realizan aproximadamente 44 contrataciones de personal administrativo, 30 de personal de mantenimiento tres veces al año, 187 contrataciones de docente cada periodo académico, es decir, dos veces al año, con sus respectivas liquidaciones, verificación de paz y salvo de los docentes, recepción, actualización y archivo de hojas de vida, además de todo lo concerniente al funcionamiento del personal de planta que son 42 empleados públicos.


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Una vez analizado el amplio margen normativo y realizado el estudio físico de

cada uno de los contratos observamos que la universidad no cumple de manera

eficiente acuerdo 015 de 27 de mayo de 2005 referente al Estatuto de

Contratación de la Universidad del Pacifico, y la Resolución 016 del 5 de Julio de

2006 referente al Manual de Procesos y Procedimientos para la Contratación, Por

cuanto no se han unificado la aplicación de los criterios para la realización en

cuanto a los procesos de selección, publicidad, buena fe, transparencia,

responsabilidad, celeridad, racionalidad y respeto por lo público y por el

consentimiento mutuo.

Por otra parte se observo que la universidad presenta la universidad no ejerce de

manera eficiente la supervisión y control de los contratos.

Se pudo establecer que la Universidad Del Pacifico no está alcanzando los niveles

óptimos de eficiencia y eficacia en materia de contratación, como se evidencio en

los siguientes puntos:

Informe previo al consejo superior de la UNPA previo a la suscripción de los

contratos superiores a 100 SMLV hasta 200 SMLV: no se encontró en los

documentos revisados del contrato, la remisión del informe de necesidad del

mismo al Consejo Superior De La Universidad.

CONTRATOS AÑO 2010.

FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS

Contratos que no se

informaron al Consejo Superior

Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 12, Numeral 13, Numeral 14, Numeral 15, Articulo 14.

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Art. 7, Numeral 10.




NIT. 900308349-3



Contratos que no se

informaron al Consejo Superior

Contrato 002 de 2011 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda. Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 12, Numeral 13, Numeral 14, Numeral 15, Articulo 14.

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Art. 7, Numeral 10.

Lo anterior refleja el incumplimiento además de los principios rectores de la

función administrativa el artículo 3 del acuerdo 015 de 2005 estatuto de

contratación de la UNPA.

Minutas De Contratos Sin CDP, Minutas de contrato con número de CDP

diferente al sello de asignación y sellos de asignación del CDP sin firmar: la

universidad incumple los requisitos de la etapa precontractual cuando las minutas

de algunos contratos no se crea la clausula de disponibilidad presupuestal que

contiene el No. CDP asignado.

En algunos contratos no se puede determinar cual es CDP que respalda la

ejecución del mismo, debido a que en la clausula de disponibilidad presupuestal

que contiene asignado un número de CDP es diferente al del sello que asigna el

ordenador de gastos y jefe financiero en la portada del mismo.

No se observo la firma del ordenador de gastos y jefe financiero en ninguno de los

sellos que asignan en la portada del contrato.



Contrato que en la minuta no se encuentra con el CDP

Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda

Resolución 016 de 5 Julio de 2006,

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005.


NIT. 900308349-3




Contratos que en la minuta se encuentran con un número de CDP y en el sello se encuentra otro número de CDP y sin las firmas del ordenador de gasto y el jefe de financiero.

Contrato 004 2010 de prestación de servicios con Amín Sinisterra Contrato 015 2010 de prestación de servicios con Amín Sinisterra Contrato 019 2010 de prestación de servicios con Pontificia universidad Javeriana

Constitución Política, Artículo 209.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 2. Articulo 3.

Resolución 016de 5 Julio de 2006,. Art. 7.



Contratos que en la minuta se encuentran con un número de CDP y en el sello se encuentra otro número de CDP y sin las firmas del ordenador de gasto y el jefe de financiero.

Contrato 006 de 2011 de prestación de servicios con Ciro Antonio Duzan Clavijo. Contrato 007 de 2011. De compra venta con Electrojaponesa



Resolución 016de 5 Julio de 2006,. Art. 7.

Contratos que no le fueron asignados el CDP y el RP.

Contrato 020 de 2011, Gendarmes Vigilancia.



Resolución 016 de 5 Julio de 2006,. Art. 7.

Lo anterior se por la Falta coordinación de las autoridades administrativas que

conllevan a que no se cumplan el principio de transparencia, como también el

incumplimiento de los establecido en el artículo 3 del acuerdo 015 de 2005 y el

artículo 7 de numeral 2 de la resolución 016 del 2006.

Información Del Contratista: la universidad al momento de suscribir algunos

contratos no exige la información requerida para identificar al contratista en cuanto


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a la actividad económica, antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales,

igualmente no se encontró en la documentación los certificados de existencia y

representación de algunos contratistas.



Contratos donde no se aportó

el RUT.

Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda. Contrato 003 de 2010 de arrendamiento con Ibeth Lorena Salazar G. Contrato 006 de 2010 de arrendamiento con Héctor Duque Díaz

Resolución 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2… Información del posible contratista.

Contratos donde no se aporto

certificado judicial DAS.

Contrato 003 2010

Contrato 006 2010

Resolución 016de 5 Julio de

2006. Art. 7. Numeral 2…


certificados disciplinarios de

procuraduría general de la

nación del representante legal

o persona natural

Contrato 003 2010.

Contrato 006 2010.


2006. Art. 7. Numeral 2


el Certificado de antecedentes

fiscales de contraloría.

Contrato 003 2010 Contrato 006 2010




el certificado de existencia y

representación

Contrato 002 de 2010. Resolución 016de 5 Julio de



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FALENCIAS CONTRATOS NUMERO NORMAS INCUMPLIDAS


el RUT.

Contrato 005 de 2011 de prestación de servicio con Gladys Pastrana Gutiérrez. Contrato 016 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda. Contrato 018 de 2011 de servicio con Impresos OESE Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.



Contratos donde no se

aportaron la copia de la cedula

de ciudadanía del

representante legal.

Contrato 016 de 2011.




No se aporto certificado

judicial DAS.





No se aporto certificados

disciplinarios de procuraduría

general de la nación del

representante legal o persona

natural.





No se aporto el Certificado de

antecedentes fiscales de

contraloría.





No se aporto el certificado de

existencia y representación






NIT. 900308349-3



Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control relativos a la verificación de la información suministrada por los contratista lo que conlleva a que no se cumpla con el principio de transparencia.

Contratos sin perfeccionamiento y contratos Que No Tienen Fecha De

Perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con su firma, las partes

declaran la voluntad contractual cuando firman un contrato y se obligan a cumplir

las clausulas establecidas en el mismo.

Encontramos en los documentos revisados que en el contrato 020 dee2011 el

contratista no ha firmado la minuta, sin embargo ya se publico en SICE y se

generaron las facturas de venta No. A113434 y A113435.

También se encontraron contratos en los que no se estipulo la fecha de

perfeccionamiento, o se escribió con lápiz, los cuales se relacionan a continuación:



La fecha está escrita con lápiz.

Contrato 011 2010 la fecha está escrita con lápiz.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artículo 11 Numeral 6, Numeral 9, numeral 10, Numeral 11.

Articulo 18.



Contratos que no tienen fecha de perfeccionamiento

Contrato 012 de 2011

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 6, ;


NIT. 900308349-3



Numeral 9, numeral 10,

Contratos que no están firmados para su perfeccionamiento por las partes.

Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artículo 11 Numeral 6, Numeral 9, numeral 10, Numeral 11.

Articulo 18.

Lo anterior evidencia el incumplimiento de los principios de la Buena fe y

Transparencia

Contratos Que No Tienen Acta De Inicio. Encontramos un vacio en el régimen

interno de contratación de la universidad, ya que no se establece el acta de inicio,

como documento mediante el cual se fija la fecha de iniciación del contrato.



Contratos que no tienen acta

de inicio.

Contrato 004 de 2010 Contrato 005 de 2010 Contrato 007 de 2010 Contrato 008 de 2010 Contrato 011 de 2010 Contrato 015 de 2010 Contrato 018 de 2010 Contrato 019 de 2010 Contrato 022 de 2010 Contrato 027 de 2010 Contrato 029 de 2010

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005,

Artículo 11, Numeral 6,

Numeral 9, numeral 10.

Manual de Contratación




NIT. 900308349-3




No tienen acta de inicio.

Contrato 002 de 2011 Contrato 005 de 2011. Contrato 007 de 2011. Contrato 017 de 2011. Contrato 020 de 2011, Contrato 021 de 2011. Contrato 022 de 2011.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005,

Artículo 11, Numeral 6, Numeral 9, numeral 10.

Lo anterior se presenta por la falta de coordinación de las autoridades

administrativas para el adecuado cumplimiento d los fines de la entidad.

Contratos Ejecutados antes de la aprobación de las Garantías: la universidad

ejecuto algunos contratos en los cuales se exigía la constitución de pólizas, sin su

aprobación por el director administrativo y financiero incumpliendo las normas que

establecen el proceso de contratación, lo que conlleva a que al momento de

revisar la documentación de dichos contratos no se pueda determinar la fecha en

la que inicia la ejecución de estos contratos.

Este punto se puede evidenciar en el contrato 024 de 2010 y 002 de 2011, donde

el director administrativo certifica que la empresa contratista presto de manera

satisfactoria el servicio, igualmente la empresa emite facturas de venta antes de

haberse aprobados las garantías.

CONTRATOS AÑO 2010


Contratos donde no hay

registro de aprobación de las

pólizas de garantías

Contrato 011 2010. De

cumplimiento.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 10.

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Articulo 12, de las garantías.

Contratos ejecutados antes de

su legalización.

Contrato 024 de 2010 Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artículo 11, Numeral


NIT. 900308349-3




6; Numeral 9,numeral 10,

CONTRATOS AÑO 2011


Exige póliza de garantías y no

las tienen Contrato 003 de 2011 Arrendamiento

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 10. Artículo 11, Numeral 6, Numeral 9, numeral 10,

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Articulo 12,

Contratos ejecutados antes de

su legalización.

Contrato 002 de 2011,

Este contrato se perfecciono el 1 de enero y póliza se constituyo el 25 de marzo. Como consta en las facturas de venta y en el certificado del interventor.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artículo 11, Numeral 6; Numeral 9,numeral 10,

Lo anterior refleja el incumplimiento de los principios de Buena fe y Transparencia,

así como lo establecido en el estatuto y manual de contratación de la universidad,

por parte tanto del Director Administrativo Y Financiero como del Secretario

General de la UNPA.

Publicación de los contratos en el sistema de información para la vigilancia

de la contratación estatal (SICE) y el diario oficial de contratación: no se

encontró en las carpetas los documentos que certifiquen este tipo de publicación

de algunos contratos como la ley y el reglamento interno de la UNPA lo requiere.



NIT. 900308349-3




Contratos que no tienen

certificado de publicación en el

Diario Oficial.

Contrato 025 2010 de compra venta con nueva era soluciones Ltda.

Ley 30 de 1992, ARTÍCULO 94.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo

de 2005, Artículo 11

Formalidades de todo proceso

contractual, en su Numeral 6,

Numeral 9.


FALENCIAS CONTRATOS NUMERO NORMAS INCUMPLIDAS

No tienen certificado de

publicación en el Diario Oficial.

Contrato 014 de interventoria con Enrique Gutiérrez Cerón

Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.

Ley 30 de 1992, ARTÍCULO 94.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo

de 2005, Artículo 11

Formalidades de todo proceso

contractual, en su Numeral 6,

Numeral 9.

No tienen constancia de la

publicación SICE.

Contrato 014 de interventoria con Enrique Gutiérrez Cerón


Ley 598 de 2000. Decreto 3512 de diciembre de

2003, artículo 14.

Lo anterior se presenta por falta de control en los proceso de contratación de la

universidad, lo que conlleva a que no se cumpla el principio de publicidad

consagrado en la constitución política, como los principios consagrados en la ley

30 de 1992, como también los principios de transparencia y celeridad consagrados

en el Articulo 2 numerales 6 y 7 del Acuerdo 015 Estatuto de Contratación

Universidad del Pacifico.

Control Interno e Interventor o Supervisor de los Contratos.

En los contratos revisados se encontró que el certificado que expiden los

supervisores, no permite establecer de manera detallada la forma en que se

ejerció la labor por parte del contratista.

http://www.sice-cgr.gov.co/ley_598.html


NIT. 900308349-3



De acuerdo a las anteriores falencias encontradas en el proceso de contratación

de la universidad del pacifico, se evidencia que aquellas radican en la falta de

ejecución de las funciones de la persona asignada por el ordenador de gasto en

cada contrato, para la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones pactadas.

En el parágrafo del artículo 26 de la resolución 016 de 2006 establece que desde

su etapa preparatoria del contrato hasta su liquidación el supervisor del contrato o

el director administrativo y financiero verificaran que en el archivo de la dirección

administrativa, repose toda la información contractual, en algunos contratos se

evidencia el incumplimiento de este articulo ya que no se encontraron documentos

que permitan interpretar el estado contractual de los mismo.



Contratos que no se sabe en qué estados se encuentran por falta de informe, factura, o comprobante; y sin certificado de interventor o supervisor.

Contrato 008 de 2011. Contrato 018 de 2011 Contrato 021 de 2011 Contrato 022 de 2011

el parágrafo del artículo 26 de la resolución 016 de 2006

Lo anterior se presenta por la falta de mecanismo que permitan realizar un

seguimiento a los supervisores o interventores.

Liquidación de los Contratos.: Encontramos que algunos contratos se e no

están liquidados después de haberse ejecutado, evidenciando la inactividad del

interventor o supervisor ya que este es el encargado de proyectar el acta de

liquidación, dejando constancia del cumplimiento de las obligaciones del

contratista y satisfacción de los servicios, en coordinación para la verificación de

toda la documentación con el director administrativo y financiero y ordenador de

gasto.



NIT. 900308349-3




Contratos que no tienen acta

de liquidación

Contrato 003 2010 Contrato 005 2010 Contrato 007 2010 Contrato 008 2010 Contrato 010 2010 Contrato 011 2010. Contrato 015 2010. Contrato 017 2010. Contrato 018 2010. Contrato 019 2010. Contrato 022 2010. Contrato 026 2010. Contrato 027 2010 Contrato 028 2010. Contrato 029 2010.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 29. Resolución 016de 5 Julio de 2006,. Art. 27.


Contratos que se encuentran ejecutados y sin acta de liquidación


Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005. Articulo 29.

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Art. 24. Art. 25. Art. 26. Art. 27.



Contratos que se encuentran

ejecutados y sin acta de

liquidación.

Contrato 003 de 2011 Arrendamiento Contrato 005 de 2011. Contrato 007 de 2011. Contrato 009 de 2011. Contrato 010 de 2011. Contrato 013 de 2011.

Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005. Articulo 29.

Resolución 016de 5 Julio de 2006, Art. 24. Art. 25. Art. 26. Art. 27.

Lo anterior se por la Falta coordinación de las autoridades administrativas que

conllevan a que no se cumplan el principio de celeridad economía y

responsabilidad contractual.


NIT. 900308349-3



4.2.1 CONVENIOS

Acorde a lo establecido en el artículo 31 del estatuto general de contratación la

universidad suscribió algunos contratos para el desarrollo del objeto de los

convenios.

Una vez revisados los documentos de los contratos se evidenciaron las siguientes

falencias:

Contrato 010 de 2009 de prestación de servicio con ETA S. A Convenio 3523

de 2008.

Se inicio su ejecución antes del perfeccionamiento: La empresa contratista emite

acta de cobro por concepto de de pago de gastos reembolsables causados en el

desarrollo del contrato en el periodo comprendido entre enero y marzo de 2009,

teniendo en cuenta que el contrato que los contratos se perfeccionan el 20 de

mayo de 2002.

Se encuentra ejecutado sin liquidar.

En ambos contratos La empresa contratista emite acta de cobro por concepto de

de pago de gastos reembolsables causados en el desarrollo del contrato de en el

periodo comprendido entre enero y marzo de 2009, teniendo en cuenta que el

contrato que los contratos se perfeccionaron el 20 de mayo de 2002.

Contrato 013 DE 2009 de prestación de servicio con ETA S. A Convenio 3522

de 2008

Se inicio su ejecución antes del perfeccionamiento: La empresa contratista emite

acta de cobro por concepto de de pago de gastos reembolsables causados en el


NIT. 900308349-3



desarrollo del contrato en el periodo comprendido entre enero y marzo de 2009,

teniendo en cuenta que el contrato que los contratos se perfeccionan el 20 de

mayo de 2002.

Se encuentran ejecutados sin liquidar.

Contratos 007 y 008 de 2010 de prestación de servicios. Convenio para la contratación de profesores invitados.

Las falencias evidenciadas se presentaron por incumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo 31 del estatuto general de contratación, donde se estipula que los contratos que se suscriban para el desarrollo de los convenios estarán sujetos a las formalidades del mismo y del manual de contratación.

4.3 SALUD OCUPACIONAL

Una vez realizado el diagnostico sobre Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico del año 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011 y se evidencio lo siguiente:

Se evidencia que el cumplimiento de la normas de la Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico presenta falencia, puesto que el programa de Salud Ocupacional se elaboro pero no se ejecuto.

Se evidencio que la coordinación del Programa de Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico no existe un responsable ni se encuentra este programa firmado por el Representante Legal.

Se evidencio el único apoyo que tiene la Universidad del Pacifico paras sus actividades es ARP Positiva.

Se evidencio que existe un reglamento de carrera administrativa amparado por la ley 30 de 1992 donde el acuerdo 001-2009 del 29 de julio de 2009 en su art 90 fue incumplido por la UNIPA. Dice “la universidad, a través de la Dirección Administrativa y Financiera, la dirección de Bienestar Universitario, el Departamento de Recurso Humano y el Área de Salud Ocupacional diseñara los planes y programas de Bienestar Universitario”.


NIT. 900308349-3



Se evidencio que en la Universidad del Pacifico no existe un programa

dirigido a la promoción y prevención de las salud de los trabajadores tendiente al mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de las Salud.

Se evidencio que por la falta de espacio en las áreas de la Universidad del Pacifico existe hacinamientos la cual genera riesgo locativos y psicosocial.

Se evidencio que por la existencia de recarga laboral en algunas dependencia se está generando un factor de riesgo. Psicolaboral, y psicosocial en algunos empleados.

Se evidencio que la UNIPA Sede Administrativa, existe el Botiquín de Primeros auxilio pero no se encuentra en el lugar indicado, tampoco tiene los implementos y medicamentos en caso de alguna emergencia.

Se evidencio carencia de equipo y Extintores como también ubicación inadecuada y vencimiento de carga de algunos.

Se evidencio que la UNIPA no cuenta con un programa de mantenimiento preventivos de instalaciones y equipo, el cableado en algunas partes están defectuoso.

Se evidencio que los puestos de trabajo (mobiliario) UNIPA en todas sus sedes no son ergonómicos.

Se evidencio que no existe señalización de las vías vehiculares. En Campos Universitarios, en la Sede Administrativa.

La Universidad del Pacifico tiene conformado el Comité Paritario de Salud Ocupacional(COPASO), creado el Acto Administrativo 034-2010 fecha julio del 2010 bajo las normas legales establecidas por la ley, conferidos por la Resolución 02013 de 1986 Decreto 614 de 1984 decreto 1295 de 1994. Sin embargo, se evidencio un informe con sus respetivos soportes relacionados con las actividades realizadas durante los meses de abril a julio del 2010 pero que no realizaron otras actividades durante el año porque no se cuenta con el coordinador encargado de promover el cronograma de actividades.


NIT. 900308349-3



No se evidencio evaluaciones diagnosticas de la situación de la empresa

atreves de la identificación y localización de los factores de riesgo existente. para minimizar los accidentes de trabajo.

4.4 LÍNEA CONTABLE, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

Una vez revisado los estados financieros y cada una de las informaciones suministrada por la administración de la universidad del año 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011se evidencio lo siguiente:

1. En todos los periodos la Universidad pago los aportes a la seguridad social a sus funcionarios de manera extemporánea, razón por la cual se evidencia que la Universidad tiene un grave problema de planeación por que estos rubros se debieron tener en cuenta para realizar sus respectivos presupuestos, y de esa manera evitar el pago de intereses de mora por $ 24.126.550.

2. El inventario de activos fijos a la fecha no está actualizado y se evidencian dependencias que tienen activos que no figuran en almacén.

3. De acuerdo al listados suministrado por el asistente de almacén algunos

activos fijos no están debidamente valorados.

4. La Universidad no cuenta con procesos donde mensualmente se realice la depreciación. El encargado de realizar los cálculos es el asistente de almacén cuando esta debe de ser una tarea exclusiva del departamento de contabilidad.

5. Al realizar la verificación a algunas de las dependencias de la Universidad entre ellos las Salas de Sistema del campus se evidencio que el personal de almacén no se entera de los cambios que se realizan entre las salas ni cuándo se llevan los equipos a mantenimiento.


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6. Se evidencio que la Universidad no tiene procedimientos establecidos para controlar cada uno de los activos fijos por la siguientes razones:

Los activos fijos no están debidamente codificados e identificados.

En los registros del departamento de almacén figuran activos diferentes de los que se encuentra en algunas oficinas (oficina de contabilidad). Lo que se configura en un presunto incumplimiento de las Normas técnicas, relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, numeral 9.1 del Plan General de Contabilidad Pública, los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su naturaleza, destinación y estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos.

7. La universidad no cuenta con mecanismos para controlar la

comercialización y producción de los productos que da el centro de investigación.

8. Algunos lagos son utilizados por particulares y estos no tiene un convenio escrito con la universidad donde conste el canon de arrendamiento.(ver fotos anexas)

9. El personal que administra el Centro de Investigación es el mismo que se encarga de comercializar los productos que sedan allí, sin que exista ningún tipo de control por parte de la Universidad.

10. Los soportes suministrados por la administración no son prueba validad

para justificar los gastos que se incurren dentro del Centro de Investigación.

11. El Centro de Investigación cuenta con una retroexcavadora que en el momento de la visita se encontraba en el campus deteriorándose y sin darle ninguna clase de uso. (ver fotos anexas)

12. Se evidencio el deterioro y el descuido de las instalaciones del centro de investigaciones. (ver fotos anexas)


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13. De acuerdo a verificaciones se evidencio que el único predio de la

Universidad que cuenta con titulo en el momento de la revisión es el

lote del Campus pero ni la construcción ni los de más inmuebles lo

tienen.

ACTIVOS(BANCOS) Cuenta corriente bancaria Se evidenciaron cuentas bancarias con saldo pero que se encuentran inactivas por un monto que asciende en la fecha de revisión (enero-mayo de 2011) a $1,040,198,044.12 donde algunas de ella pertenecen a convenios con entidades como la Gobernación del Valle, Invias, entre otras. Incumpliendo el Plan General de Contabilidad Pública, Título II - Sistema Nacional de Contabilidad Pública, numeral 7 - Características Cualitativas de la Información Contable Pública, la información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública de manera ajustada a la realidad. Es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. Al realizar la revisión de estas se evidencio también que no se elaboran los libros auxiliares de banco cuando las cuentas no presentan movimiento en el mes, cuentas bancarias no conciliadas o se hace imposible su conciliación y cuentas bancarias que estaban en el listado de las cuentas manejadas y no se les evidencian carpetas con los libros auxiliares los cuales se relacionan a continuación: Cuentas que no poseen carpetas

ITEM NUMERO DE

CUENTA BANCO Y TIPO DE CUENTA CONCEPTO MANEJADO

1 030-228787 OCCIDENTE

2 030-228704 OCCIDENTE

3 570-070144 POPULAR

4 198-002543 BBVA

5 198-010785 BBVA

6 198-008989 BBVA

7 198-002543 BBVA


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ITEM NUMERO DE

CUENTA BANCO Y TIPO DE CUENTA CONCEPTO MANEJADO

8 198-007700 BBVA

9 69630012153 AGRARIO

10 1001181103 INFIVALLE

11 198-020760 BBVA Convenio Invias (Valle del Cauca 2167-Cuenta Mayor)

Fuente: Listado entregado por tesorería UNIPACIFICO. Cuentas Bancarias Inactivas Pero Con Saldo

ITEM NUMERO

DE CUENTA

BANCO Y TIPO DE CUENTA

CONCEPTO MANEJADO SALDO (ENERO-

MAYO)

1 030-237754 OCCIDENTE CONV. DIPLOMADO CULTURA PATRIMONI. $ 409,919.78

2 030-238141 OCCIDENTE CONV. BIENESTAR FAMILIAR $ 647,095.14

3 030-238885 OCCIDENTE CONV. GOBERNACION VALLE-ALIMENTACION CONV. CUALIFIC $ 4,394,969.42

4 030-238869 OCCIDENTE CONV. GOBERNACION MATRICULAS AMPLIACION COB. $ 3,020,918.95

5 030-239701 OCCIDENTE CONV. INVIAS 3125 (MAYOR) CONV. FAS III $ 1,005,315,842.31

6 030-241210 OCCIDENTE INTERV. VIA EM $ 574,114.80

7 030-241228 OCCIDENTE INT. FASE III $ 323,927.68

8 030-242515 OCCIDENTE I. CONV. INTER. UNIVE Y SOC. $ 2,058,921.32

9 030-242309 OCCIDENTE CONV. INVIAS 2660 (MAYOR) I $ 23,356,653.64

10 030-868293 OCCIDENTE CVC CONV. No. III-04 UNIPACIFICO $ 95,681.08

TOTAL SALDO DE CUENTAS INACTIVAS$ $ 1,040,198,044.12 Fuente: Listado entregado por contabilidad UNIPACIFICO. Gravámenes financieros En la vigencia 2011 (enero-mayo), la Universidad del Pacifico continua pagando por gravámenes financieros por las operaciones realizadas con los recursos de la Nación lo cual se constituye en un presunto fiscal con incidencia disciplinaria Artículo 34, numerales 1 y 3, de la Ley 734 de 2002. Decreto Reglamentario 405


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del 14 de 2001 del Estatuto Tributario sobrestimando la subcuenta, Cuenta corriente bancaria y la subcuenta Resultados de Ejercicios Anteriores lo que hace que la universidad tenga un gestión antieconómica.

La información financiera de la universidad no es confiable, ya que su contabilidad no se llevando conforme a las Normas de Contabilidad Pública.

4.4.1 ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR

Al realizar el proceso de verificación de la Información Financiera correspondiente a las CUENTAS POR COBRAR y a las CUENTAS POR PAGAR reportada en el Balance General de la Universidad del Pacifico con corte al 31 de mayo de 2011, se encontró que: Solo en una de las CUENTAS POR PAGAR en que nos dieron respuesta las entidades solicitadas se corresponde con los valores reportados en el detalle de las cuentas del balance de Unipacifico. (Ver Tabla Nº 5). En las CUENTAS POR COBRAR y las demás CUENTAS POR PAGAR reportadas, los valores son diferentes o no se corresponden tal como lo demuestran el análisis de la Tabla Nº5: “Total Cuentas por Pagar Conciliadas” y la Tabla Nº 6: “Total Cuentas por Cobrar Conciliadas”. Las cuentas en donde mayor diferencia se presentan son la Cuentas por Pagar a CONSORCIO BIBLIOTECA UNIPACIFICO 2010 con una diferencia de más de $329.329.069 = 93.5 % de desfase y ETA S.A. – CONSULTORES con una diferencia de menos de $233.437.785 = 117.5% de desfase. Tal situación nos permite inferir que la información financiera reportada NO ES CONFIABLE y que por tanto los Estados Contables suministrados CARECEN DE VERACIDAD a la luz de la Normatividad Contable, ya que no representan fielmente los hechos económicos en ellos expresados por el periodo reportado.


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TABLA Nº 1

Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia

Balance General a 31 de Mayo de 2011

TOTAL CUENTAS POR PAGAR

Nº

TOTAL

CUENTAS

SEGÚN

B/CE

Nº

CUENTAS

MUESTREA

DAS

%

DE

CUENTAS

MUESTREA

DAS

NOMBRE DEL BENEFICIARIO

O DE LA CUENTA X PAGAR

SALDO SEGÚN BALANCE GENERAL

UNIPACIFICO A MAYO 31-2011

MUESTRA

EN

PORCEN

TAJE

( % )

TOTAL EN

BALANCE

MUESTRA TOMADA

131 19 14.5 % Ordenes, contratos, resol, convenios, etc.

$ 493.740.120.00 $ 270.052.295.00 54.7 %

2 1 50.0 % Recursos (10) $ 73.227.660.00 $ 67.761.960.00 92.5 %

42 19 45.2 % Recursos (20) $ 466.270.215.00 $ 377.160.487.00 80.9 %

45 23 51.1 % Bienestar Universitario $ 85.818.010.00 $ 49.327.010.00 57.5 %

22 8 36.4 % Convenio 2010 (invias) $ 180.285.530.00 $ 154.316.840.00 85.6 %

8 - - Convenio macroproyecto 2010 $ 28.100.000.00 $ -- -- %

48 21 43.7 % Reservas 2008-2009 $ 143.731.279.00 $ 95.199.845.00 66.2 %

298 91 30.5 % TOTALES CTAS x PAGAR $1.471.172.814.00 $1.013.818.437.00 68.9 %

INTERPRETACIÓN: De un total de $1.471.172.814.00 de CUENTAS POR PAGAR, se tomó una muestra en promedio de $1.013.818.437.00 que representa un 68.9 % del total, es decir casi un 70 % de todo el universo (lo cual es bastante representativo), para circularizar.

Analizando la gráfica, se notara que la muestra más bajita es del 54.7 % y la más alta del 92.5 %, casi el 100 % del total.

En general se tomaron 91 cuentas de las 298 que representan el 30.5 % de todas las cuentas, pero como ya se había dicho, este 30.5 % corresponde al 68.9 % de los valores a pagar.

En detalle la muestra seleccionada, sería la mostrada en la tabla Nº 2:


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NOTA: Adicionalmente, se le circularizò a todos los Fondos de Pensiones en donde está afiliado el personal de la universidad, pero solo se logró respuesta del fondo de pensiones BBVA-Horizonte, el cual manifestó su imposibilidad de suministrarnos la información solicitada amparándose en la Reserva Bancaria y la Protección al Derecho de La Intimidad, por lo que esta muestra no se incluye en ninguno de los análisis.

TABLA Nº 2



DETALLE DE LA MUESTRA DE CUENTAS POR PAGAR

ITEM NOMBRE DEL BENEFICIARIO

O DE LA CUENTA X PAGAR

VALOR TOTAL CUENTA %

1 Consorcio Biblioteca Unipacifico 2010 $ 352.195.707 34.7 %

2 ETA S.A. consultores $ 198.634.689 19.6 %

3 Gendarmes de Seguridad Ltda. $ 83.649.933 8.2 %

4 Decoraciones Meliar-Nancy Portocarrero $ 71.756.000 7.1 %

5 Luz Daisy Arboleda Ponte $ 61.240.950 6.0 %

6 Fondo Nacional del Ahorro $ 51.511.443 5.1 %

7 Corporación Canal Universitario Nal. ZOOM $ 50.595.000 5.0 %

8 Corp. Club Social de Jubilados y Pensionados del Terminal Marítimo de Buenaventura

$ 35.659.000 3.5 %

9 Héctor Duque Díaz $ 28.920.828 2.9 %

10 Centro Cultural Colombo-Americano $ 16.875.000 1.7 %

11 María Juana Payan Segura $ 15.870.000 1.6 %

12 Impresos OESE litografía - tipografía $ 14.561.200 1.4 %

13 Hernando Grueso Zúñiga $ 11.791.011 1.2 %

14 Litografía y Papelería la Curva $ 10.416.200 1.0 %

15 Nueva Era Soluciones $ 10.141.476 1.0 %

TOTAL MUESTRA CTAS x PAGAR $ 1.013.818.437 100.0 %


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TABLA Nº 3



TOTAL CUENTAS POR COBRAR

Nº

TOTAL

CUEN

TAS

SEGÚN

B/CE

Nº

CUEN

TAS

MUES

TREA

DAS

%

DE

CUEN

TAS

MUES

TREA

DAS


O DE LA CUENTA X COBRAR

SALDO SEGÚN BALANCE GENERAL

UNIPACIFICO A MAYO 31-2011

MUESTRA

EN

PORCEN

TAJE

( % )

TOTAL EN

BALANCE

MUESTRA TOMADA

25 10 40.0 % Cuentas por Cobrar varias $ 352.089.264.00 $ 321988.144 91.4 %

50 6 12.0 % Ordenes de servicio, prestaciones $ 6.844.982.00 $ 1.575.160 23.0 %

206 20 9.7 % Cuentas por cobrar a estudiantes $ 39.183.642.00 $ 5.323.004 13.6 %

281 71 25.3 % TOTALES CTAS X COBRAR $ 398.117.888.00 $ 328.886.308 82.6 %

INTERPRETACION: De un total de Cuentas por Cobrar de $ 398.117.888 se tomó una muestra promedio de $328.886.308 que representa el 82.6 % del total del universo, lo cual es bastante representativo.

En cantidad de cuentas, ese 82.6 % representa 71 cuentas que corresponde al 25.3% de un total de 281 cuentas, lo cual nos da a entender, que en tan pocas cuentas está representado el 82.6 % del total de cuentas a cobrar según lo reportado en el balance a mayo 31 de 2011.

En detalle, la muestra tomada sería la de la tabla Nº 4, a saber:


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TABLA Nº 4



DETALLE DE LA MUESTRA DE CUENTAS POR COBRAR

ITEM


O DE LA CUENTA X COBRAR

VALOR TOTAL CUENTA %

1 Fideicomiso Paz macroproyecto $ 212.800.000 64.7 %

2 Alcaldía Distrital de Buenaventura $ 75.000.000 22.8 %

3 Fundación Sociedad Portuaria $ 30.588.144 9.3 %

4 Selección de 20 estudiantes morosos $ 5.323.004 1.6 %

5 Julián Andrés Bermúdez Giraldo $ 3.600.000 1.1 %

6 María de Jesús Caicedo –sicóloga- $ 1.035.160 0.3 %

7 Lucero Torres Rodríguez $ 540.000 0.2 %

TOTAL MUESTRA CTAS x COBRAR $ 328.886.308 100.0 %

NOTA: Después de analizar la muestra, se llegó a la determinación de no circularizar a los 20 estudiantes por considerar que la mayoría no llevan registros contables tal como si lo hacen las empresas y eso nos representaría información de mucha inexactitud y confusión a la hora de confrontar los valores reportados.

Lo normal es que la universidad sea la que lleve el registro de la deuda y les envié notas de cobro a los estudiantes y estos cancelen lo reportado por la universidad.

Por lo que este grupo se considera de poca confiabilidad y exactitud en el suministro de la información contable solicitada. Además, este grupo solo representa el 1.6 % del total a muestrear, lo cual creemos incidiría poco en la tendencia del análisis final.


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TABLA Nº 5



TOTAL CUENTAS POR PAGAR CONCILIADAS

Nº NOMBRE BENEFICIARIO C x P

Saldo según

Balance Gral.

Unipacifico a

Mayo 31-2011

Saldo según

Balance Gral.

Cliente a

Mayo 31 2011

Diferencia

+ /– Balance Unipacifico

1 Consorcio Biblioteca Unipacifico 2010 $ 352.195.707 $ 22.866.638 $ 329.329.069

2 ETA S.A. consultores $ 198.634.689 $ 432.072.474 ($ 233.437.785)

3 Gendarmes de Seguridad Ltda. $ 83.649.933 $ 41.166.306 $ 42.483.627

4 Decoraciones Meliar-Nancy Portocarrero $ 71.756.000 $ 86.770.000 ($ 15.014.000)

5 Corporación Canal Universitario Nal. ZOOM $ 50.595.000 $ 77.375.000 ($ 26.780.000)

6 Club Social de Jubilados y Pensionados del Terminal Marítimo de Buenaventura

$ 35.659.000 $ 94.353.500 ($ 58.694.500)

7 María Juana Payan $ 15.870.000 $ 15.870.000 $ - o -

8 Impresos OESE litografía – tipografía $ 14.561.200 $ 18.311.200 ($ 3.750.000)

TOTAL REPORTADO DE MAS UNIPACIFICO $ 371.812.696

TOTAL REPORTADO DE MENOS UNIPACIFICO ($ 337.676.285)

DIFERENCIA NETA C x P $ 34.136.411

TABLA Nº 6



CUENTAS POR COBRAR CONCILIADAS

Nº NOMBRE BENEFICIARIO C X C

Saldo según

Balance Gral.

Unipacifico a

Mayo 31-2011

Saldo según

Balance Gral.

Cliente a

Mayo 31 2011

Diferencia

+ /– Balance unipacifico

1 Fideicomiso Paz Macroproyecto $212.800.000.00 $202.805.049.91 $ 9.994.950.10

2 María de Jesús Caicedo – sicóloga - $ 1.035.160.00 $ 1.035.720.00 ($ 560.00)

TOTAL REPORTADO DE MAS UNIPACIFICO $ 9.994.950.10


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CUENTAS POR COBRAR CONCILIADAS

Nº NOMBRE BENEFICIARIO C X C

Saldo según

Balance Gral.

Unipacifico a

Mayo 31-2011

Saldo según

Balance Gral.

Cliente a

Mayo 31 2011

Diferencia

+ /– Balance unipacifico

TOTAL REPORTADO DE MENOS UNIPACIFICO ($ 560.00)

DIFERENCIA NETA C x C $ 9.994.390.10

4.4.2 TRIBUTARIA

Una vez revisado cada unas de las obligaciones tributarias de los años 2008, 2009,2010 y mayo 31 de 2011 de la Universidad del Pacifico se evidencio lo siguiente:

1. A la fecha de corte del diagnostico La Universidad se encuentra en un

proceso tributario de fiscalización con el área de liquidación de la DIAN.

Adeudándole a la fecha $ 42.042.880.

2. El RUT a la fecha esta actualizado pero la Universidad no está cumpliendo

con las obligación de presentar las declaraciones tributarias de manera virtual por ser gran contribuyente, según lo establecido en la resolución 1336 del 16 de febrero de 2010 en su artículo 1 numeral 3.

3. La declaración del periodo 01 del año 2008 la firmo el Señor Juan de la Cruz Mosquera el cual no figura en el RUT con la autorización para firmarla, corriendo el riesgo la universidad de una posible sanción por no cumplir la ley en cuanto a los deberes formales para presentar una declaración, según lo establecido en el Estatuto Tributario en su artículo 580 literal b).

En la casilla 60 se está colocando el Nit de la Universidad y no el del rector.


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4. Las declaraciones de retención en la fuente que no se presentaron dentro del plazo tributario son las siguientes:

Año 2008: periodo 01, 02, 03, 07, 08,11 y 12

Año 2009: periodo: 01, 03, 05,07 y 12

Año 2010: periodo: 01, 06, 07, 08, 09,10 y 12.

De acuerdo al oficio No 135201242 enviado por la DIAN la liquidación de la sanción por este incumplimiento para las declaraciones del año 2009 es de $ 573.800 y del año 2010 es de $ 6.728.000.

5. Solo la declaración del periodo 05 del año 2011 se presento sin pago, se

pago el día 10 de junio de 2011 pero le falto el pago de la sanción. Esta

declaración de acuerdo al oficio 135201242 está en proceso de liquidación.

6. La Universidad envía los certificados de retención en la fuente y los IVA

solo cuando los proveedores se lo solicitan no cuando lo establece los

artículos 31 y 33 del decreto reglamentario 4680 de 2008.

7. Las declaraciones de retención en la fuente del año gravable 2010 de los

siguientes periodos no coincide lo declarado con la contabilidad: 02, 05, 06,

07, 08, 09, 10,11 y 12. Y del año 2011 los periodos: 02, 03 y 05. Corriendo

la universidad con el riesgo de una posible sanción de acuerdo a lo

establecido en el articulo 654 en el literal e) del Estatuto Tributario.

8. La Universidad no cuenta con un procedimiento escrito el cual garantice

que los documentos correspondan al periodo declarado, además esta no

realiza documento equivalente a las transacciones que realiza con los del

Régimen Simplificado. Según lo establecido por el articulo 177-2 literal c del

estatuto tributario.

9. La Universidad no está aplicando lo establecido en el articulo 437-2

numeral 2 del Estatuto Tributario y el artículo 4 del decreto reglamentario

380 de 1996, en cuanto a las retenciones por concepto de IVA para las


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compras gravadas de bienes y servicios realizadas a los del régimen

simplificado.

10. A pesar que la Universidad está obligada a presentar declaración de

retención en la fuente a titulo de ICA no está dando cumplimiento a lo

establecido en los artículos 203 y 204 del acuerdo 18 de 2008 de la Alcaldía

de Buenaventura.

11. Las declaraciones en medios magnéticos de los años 2008, 2009 y 2010 se

presentaron extemporáneamente, corriendo la Universidad con el riego de

una posible sanción de acuerdo a lo establecido en el art. 651 del Estatuto

Tributario.

12. La Universidad no ha realizado retención del 5% por concepto de

contribución especial de obra en las construcciones realizadas y la cual lo

establece las leyes 1106 de 2006 en su artículo 6 y la 1430 de 2010 en su

artículo 53.

13. La Universidad a la fecha no ha cancelado al departamento el impuesto

sobre los vehículos que tiene a su nombre (dos camionetas y un automóvil).

14. Las declaraciones de ingresos y patrimonio en los periodos 2008,2009 y

2010 se presentaron extemporáneamente, por este motivo la DIAN ya

sanciono a la Universidad según el oficio 135201242 por $ 34.751.000.

En el área de Impuesto la Universidad es deficiente ya que en la gran mayoría de los casos hay un alto riesgo de sanción por no dar cumplimiento a las normas establecidas en el Estatuto Tributario.


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4.5 LÍNEA DE GESTION

4.5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL U ORGANIGRAMA

La Universidad no cumple con algunos capítulos de sus estatutos refrendados en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 y expresados en la Resolución 040 de 2009 que aprueba el manual de funciones, así: En el Capítulo VIII “de la organización académica” de los estatutos aprobados por el acuerdo Nº 014 de Mayo 27 de 2005; No se corresponden las funciones para Director de programa, Director académico, Director de departamento, etc. existentes en el manual de funciones con las funciones aprobadas en el organigrama del Instituto SER de Investigaciones(capitulo 3.1 “Estructura Orgánica de la universidad” volumen I “Marco de referencia y características generales”, “estudio de factibilidad y plan de desarrollo universidad del pacifico”), en donde en su lugar, existen cargos de Vicerrector Académico, Vicerrector de departamento, Vicerrector de Gestión para la Proyección Social, etc. (Ver anexo 1) En el organigrama (capitulo 3.1 “Estructura Orgánica de la universidad” del volumen I “Marco de referencia y características generales”, “estudio de factibilidad y Plan de Desarrollo Universidad del Pacifico”) se utiliza la palabra JEFE DE DIVISIÓN DE SISTEMAS en el mismo nivel donde está la denominación de JEFE DE ÁREA. Si la dependencia de sistemas se encuentra al mismo nivel de las otras áreas, no debería ser JEFE DE DIVISIÓN DE SISTEMAS, sino JEFATURA DE SISTEMAS, lo mismo para la división de personal, debería ser JEFATURA DE PERSONAL y no DIVISIÓN DE PERSONAL, pues el nivel jerárquico es el de jefatura o no de división. Se evidenciaron cambios en la estructura orgánica (ORGANIGRAMA) de la Universidad del Pacifico a través de la Resolución 040 de 2009 que expide el Manual de Funciones y requisitos sin autorización del Consejo Superior Universitario. Ver Literal b art. 19 del estatuto general “funciones del consejo superior”, literal d art. 65 de la Ley 30 de1992 “funciones del consejo superior”; (Ver Anexo Nº 5)


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De acuerdo a la estructura organizacional que actualmente tiene la universidad en funcionamiento, la Universidad está operando con una Estructura Organizacional que no está legalmente habilitada, sobrepasa el acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 ultimo modificatorio de la planta global de cargos y los estatutos vigentes refrendados por el acuerdo Nº 014 de mayo 27 de 2005. Con ello está ocasionando un vacío jurídico, por lo que sugerimos la urgente necesidad de hacerle una revisión profunda a los estatutos vigentes y adaptarlos a la realidad de hoy. Especialmente lo relativo a la Estructura Organizacional u Organigrama, la cual ha sufrido profundos cambios y eso debe reflejarse en unos estatutos que son por así decirlo, “La Constitución Política” que rigen los destinos de la Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia. (Ver anexo Nº 6).

4.5.1.1 Organigrama “real” vs la planta global aprobada

Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 032 de jun 30 de 2006 modificado por acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010) se encontró que, en los 5 cargos de “Secretario Académico de programa” y en los 8 de “Director de Investigación de programa” que están en la planta aprobada, no existen las personas nombradas, es decir los cargos están vacantes. En la realidad cada programa tiene un equipo de docentes que distribuyen su tiempo entre la docencia, la investigación y la orientación académica, lo cual disminuye el tiempo dedicado a la docencia y por tanto la efectividad del profesor al no estar dedicado de tiempo completo a labor para la cual lo contrataron: la docencia e investigación universitaria. (Ver organigrama adjunto y anexo Nº 2) Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009), se encontró que, el depto. DELIN con 24 docentes y el depto. DECINE con 25 docentes comparten una misma secretaria. Mientras que el programa de Acuicultura que tiene 11 docentes es atendido por una secretaria. Lo que demuestra una excesiva carga laboral para una y holgada carga para la otra. La situación es más evidente en el depto. CEPA, que para atender a 3 docentes tiene una secretaria. La recomendación consistiría, en buscar una carga de trabajo equilibrada para los mismos tipos de tareas o funciones, en este caso las secretarias. (Ver organigrama adjunto y anexo Nº 2)


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Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009) se encontró que, EL DIRECTOR GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL, es jefe de un solo PROFESIONAL que coordina a un solo DOCENTE, el cual coordina el grupo de semilleros. Al analizar el organigrama actual vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009) se encontró que en la Dirección de Bienestar Universitario EL COORDINADOR DE ACTIVIDADES CULTURALES, tiene 7 instructores que coordinar, mientras que EL COORDINADOR DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO HUMANO solo tiene a cargo 2 personas, (un sicólogo y una trabajadora social). Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009) se encontró que EL SECRETARIO GENERAL no tiene ningún funcionario a cargo, pero según la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el Manual de funciones expresan que debe tener a cargo al JEFE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, EL AUXILIAR DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y AL MENSAJERO. Pero en la práctica, estos subalternos están a cargo del Director Administrativo y Financiero (con lo que se le suman 3 cargos más para llegar a 13 los cargos en bajo la responsabilidad del Director Administrativo y Financiero. Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009)aprobada se encontró que el JEFE DE CONTROL INTERNO, tiene 2 profesionales a cargo cuando en el último informe de la contraloría obtuvo un porcentaje de efectividad del 2 % sobre 100 %? Y muchos de los hallazgos encontrados por la contraloría son por fallas en un efectivo apoyo de esta oficina a las demás dependencias de la universidad. Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010 y Res. Nº 040 de 2009) se encontró que sería bueno analizar si la carga laboral de la OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN es tan alta como para tener 3 profesionales de apoyo. ¿Verdaderamente se necesitan? ¿Dos no serían suficientes o uno? Todo depende de las funciones que se estén desarrollando y si estas verdaderamente justifican esos profesionales de apoyo. (Ver organigrama adjunto)


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Al analizar el organigrama “Real” vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 026 de Dic. 6 de 2005 y la última modificatoria acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010), se encontró que la universidad tiene en total 309 cargos de esos se encontró que la universidad funciona en gran medida con personal contratado por fuera de la planta, es decir un 60.2 % que equivale a 186 cargos y el 39.8% restante es decir, 123 cargos que corresponde a personal de plantas. De los 186 cargos por contrato, tiene 108 que corresponde a docente(es decir, el 58%). Y de los 123 de planta tiene 95 cargo de docentes de planta (77.2 %) y los 28 restantes corresponden a personal de apoyo y directivo (Ver Tabla Nº 6) Al analizar el organigrama actual vs la planta global aprobada (acuerdo Nº 026 de Dic. 6 de 2005 y la última modificatoria acuerdo Nº 006 de julio 28 de 2010) se encontró que No existe estabilidad laboral para sus docentes (más del 60 % se encuentra vinculado bajo la modalidad de “contratistas”). Situación que no permite generar y consolidar conocimiento y procesos de investigación a profundidad. En su gran mayoría sus docentes están vinculados de manera provisional u hora cátedra. Ello repercute también en los planes de capacitación por la alta rotación de personal. (Ver Tabla Nº 5) En la Estructura Organizacional actual, (acuerdo Nº 026 de Dic. 6 de 2005”Planta global de cargos”, el último acuerdo modificatorio, Nº 006 de julio 28 de 2010 y la resol. 040 de 2009 “manual de funciones y requisitos”) no existe definido el cargo de JEFE DEL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA. Esta jefatura la está desempeñando actualmente el Director administrativo y Financiero. Es decir, aparte de su cargo el Director Administrativo y Financiero ES JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS, ES JEFE DE PERSONAL, JEFE DEL CONTADOR, JEFE DEL TESORERO Y JEFE DEL ADMINISTRATIVO QUE HACE LAS VECES DE JEFE DE PRESUPUESTO, ES JEFE DEL JEFE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA , JEFE DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Y JEFE DE LA RECEPCIONISTA en total tiene 8 cargos en donde es jefe operativo, más 4 en que es jefe ejecutivo de los 4 Jefes de Area, dan un total de 12 lo cual le eleva una carga laboral adicional, bastante difícil de cumplir en forma eficiente. (Ver anexo Nº2) Las Funciones de JEFE DE PERSONAL, en la práctica las está desarrollando de manera informal desde hace dos años, la Asistente de la oficina y el secretario


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pero sin responsabilidad directa legalmente hablando (pues no es el puesto para el cual fueron contratados), lo cual demuestra una organización “poco organizada” al proyectar una imagen poco confiable y fuerte ante los empleados, estudiantes y clientes externos que a diario demandan sus servicios. Esto a la larga ocasiona debilidad institucional al no tener el personal el PROFESIONAL ESPECIALIZADO con voz y mando que le atienda directamente sus asuntos, que lo oriente, que los coordine y en general este pendiente de cumplir los compromisos que el puesto conlleva, tales como pago de nóminas, vacaciones, viáticos, permisos, descuentos, prestamos, seguridad social, incapacidades, inducción, difusión de políticas de personal, etc. (Ver anexo Nº2)

4.5.2 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL – PDI- 2008-2011

Los niveles de efectividad de la planeación en la universidad son muy bajos solo se logró un 38% de resultado (28 de 73 metas) en su Plan de Desarrollo Institucional calculado para el 2008 – 2011. Lo anterior, demuestra una gran debilidad en la planificación, especialmente por no cumplir lo expresado en el literal b del artículo 5º de la ley 152 de julio 15 de 1994 que dice: “la parte general del plan contendrá: las metas… a mediano y largo plazo y los procedimientos y mecanismos generales para lograrlo;” y el literal c del artículo 5º de la ley 152 de julio 15 de 1994 que dice: “la parte general del plan contendrá: las estrategias y políticas en materia económica, social y ambiental que guiaran la acción…para alcanzar los objetivos y metas que se hayan definido” (Ver anexo Nº 3, Tabla Nº 4) Se quedaron un 62 % de metas del Plan de Desarrollo sin ejecutar (45 metas de un total de 73). Creemos que la principal causa fue debido a la falta de estimar el costo monetario de cada una de las iniciativas y de verificar con la parte financiera la disponibilidad de esos recursos y de asignarle responsables específicos a cada una de las metas u objetivos planteados. Incumpliendo principalmente el literal a del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 “orgánica del plan de desarrollo”, que dice: “el plan de Inversiones...incluirá principalmente: la proyección de los recursos financieros disponibles para su ejecución y su


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armonización con los planes de gasto público” y el literal d del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 “la especificación de los mecanismos idóneos para su ejecución”. (Ver anexo Nº 3, Tabla Nº 4) El Plan de Desarrollo Institucional carece de estimación de cifras en su PARTE OPERATIVA. Lo anterior permite inferir que a la planeación no se le da la relevancia que se merece y que esta no pasa de ser un ejercicio teórico o académico. Incumpliendo principalmente el literal a del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 “orgánica del plan de desarrollo”, que dice: “el plan de Inversiones...incluirá principalmente: la proyección de los recursos financieros disponibles para su ejecución y su armonización con los planes de gasto público” y el literal d del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 “la especificación de los mecanismos idóneos para su ejecución”. (Ver anexo Nº 3) Se evidenciaron fallas en la Supervisión o Control de la labor que desarrolla la Jefatura de Planeación. En el Plan de Desarrollo esta plantea…” hacer un ejercicio de Distribución Presupuestal por Ejes Estratégicos y Programas”. Se incluyen en el Plan de Desarrollo metas demasiado ambiciosas o fueras de contexto o que requieren varias vigencias fiscales para su ejecución, ejemplo: “crear 6 nuevos programas académicos entre 2008 y 2011” sin realizar el cálculo de su costo o financiamiento y la capacidad instalada y académica de la universidad para ponerlos en funcionamiento. “buscar la acreditación de alta calidad” que requiere 136 puntos, sin haber obtenido primero las condiciones mínimas de calidad de los programas de pregrado actuales y los nuevos, que requiere 14 puntos, además sin haber logrado niveles mínimos de eficiencia administrativa a través de la implementación de sistemas de calidad como el MECI o el SISTEDA en toda la universidad y tener experiencia en su aplicación se tiene como meta “lograr la Acreditación Institucional, etc., etc. (Ver anexo Nº 3) Aunque se plantea un SEGUIMIENTO Y EVALUACION del Plan, en los informes analizados, no encontramos medidas o índices de seguimiento y evaluación solo cambian el dato del año e incluso dan resultados del 100 % de ejecución, cuando en realidad no se ha iniciado la actividad. Ver más de 12 casos en la tabla Nº 2 “Metas propuestas en el plan NO LOGRADAS”. Lo anterior nos corrobora la poca importancia y falta de profesionalismo que se le da a la planeación como herramienta útil para ayudar al direccionamiento de la universidad. (Ver anexo Nº 3)


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La Universidad en su deseo de lograr la “Acreditación Institucional” no tuvo en cuenta al elaborar su plan de desarrollo institucional las indicaciones del C.N.A. (Consejo Nacional de Acreditación), el cual considera entre otros al “ Proyecto Institucional como orientador de la Administración, la Evaluación y la Autorregulación de las Funciones Sustantivas y la manera como estas se articulan y sirve como referencia fundamental en los procesos de toma de decisiones en materia de docencia, investigación, extensión o proyección social, bienestar institucional y recursos físicos y financieros” Según “diagnóstico de madurez” realizado bajo la asesoría de INALCEC, es poco lo que se ha avanzado en la implementación del Sistema de Gestión de Control compuesto por: el Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA- ley 489/98 y decr. 3622 oct 10/05; el Sistema de Control Interno ley 87/93 y decr. 1599 may/05, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de la Calidad (ley 872 dic. 30/03, decr. 4110 sept. 12/04, NTCGP 1000:2004, herramientas que a la postre posibilitan que la universidad mejore sustancialmente su Sistema Integrado de Gestión Interna. La ausencia de este Sistema Integrado de Gestión del Control hace que la universidad no avance al ritmo deseado en su desarrollo organizacional, situación que tarde o temprano será un obstáculo en su viabilidad como institución universitaria de alto nivel. (Ver Tabla Nº 5) El diagnostico de madurez obtenido por INALCEC fue de 1.98 sobre 5, lo que equivale a pérdida de la materia o examen, en la aplicación del MECI 1000:2005, del SISTEDA y de la NTCGP 1000:2004 en la universidad. Otra conclusión del estudio de INALCEC, fue, que frente a la mayoría de los Indicadores del SUE, la universidad posee los guarismos más bajos frente a otras IES (Instituciones de Educación Superior). Falta desarrollar una política de internacionalización de tal forma que se fortalezcan los lazos con entidades de otros países y se logre un buen posicionamiento internacional a todos los niveles, especialmente con entidades que la puedan fortalecer y le ayuden a crecer. (Ver Tabla Nº 5)


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Falta implementar al 100 %, el APLICATIVO ACADEMUSOFT que comprende “EL CAMPUS ACADÉMICO” (ya en funcionamiento), el “CAMPUS COLABORATIVO” y el “CAMPUS ADMINISTRATIVO” que Interrelaciona toda la parte Financiera y Administrativa mediante LA SUITE “GESTASOFT” que comprende: los MÓDULOS DE CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, LA DIRECCIÓN, TESORERÍA Y PAGADURÍA, REVISORÍA DE CUENTAS, TALENTO HUMANO, ALMACÉN E INVENTARIO, CONTRATACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL O ARCHIVO. El desarrollo del aplicativo le dará más agilidad de respuesta a los procesos que desarrollan estas dependencias administrativas aumentando los niveles de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus labores. (Ver Tabla Nº 5) No se ofrece Educación Virtual de pregrado o de extensión, pese a poseerse la tecnología para ello. Se recomienda mayor empeño y dedicación a este logro que le dará mayor cobertura e imagen institucional a la universidad. (Ver Tabla Nº 5) Existen 17 grupos de investigación registrados, pero ninguno reconocido por COLCIENCIAS, por ello no se obtienen puntos por artículos de investigación en revistas indexadas, ni puntaje por libros resultado de investigaciones y puntaje por libros de texto elaborados por los docentes. Existe un AMBIENTE LABORAL INADECUADO: oficinas con mucho papel sin archivar y en desorden, espacios para laborar estrechos, deficientes sistemas de ventilación, pocos baños para el personal y poca disponibilidad de agua para un aseo adecuado entre otros que no propician un buen nivel de productividad del personal que conforma la edificación donde funciona la administración Central.

4.5.3 MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS DE LOS

EMPLEOS

El Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), no refleja la Estructura Organizacional “Real” de la universidad, se encontró que son diferentes por lo que el manual debe ajustarse al nuevo estatuto que se diseñe y a la nueva realidad institucional de la Universidad. (Ver anexo Nº 4)


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No existe en el Manual de Funciones, (Resolución 040 De 2009) el cargo de JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. Entre las 28 funciones que tiene asignadas en el manual de funciones y requisitos el DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO solo le asignan 2 funciones que tienen relación con el área financiera y contable, cuando sabemos que las funciones para un jefe financiero son múltiples. Un área tan compleja e importante de la organización como el ÁREA CONTABLE, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL, debería tener un jefe responsable directo, que a su vez les reportaría al DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. Así se alivia el Director Administrativo y Financiero de ser jefe directo (jefe operativo) de 3 cargos el del Contador, el Tesorero y el de Presupuesto y dedicarse a sus funciones gerenciales de Dirección, Planeación, Organización y Control de todas las jefaturas bajo sus órdenes y dejar de ser operativo. (Ver anexo Nº 2 y Anexo Nº 4) No existe en el Manual de Funciones (Resolución 040 De 2009) el cargo de JEFE DE PRESUPUESTO las funciones propias de este cargo, se le asignan al cargo de “TECNICO” nivel cuyas funciones que son más propias de un tecnólogo que de un profesional especializado. Además le asignan funciones propias del Jefe de Contabilidad y Finanzas y del Jefe de Control Interno y/o Jefe de planeación. En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asignan al “TECNICO” (que desarrolla funciones de Jefe de Presupuesto), funciones de elaborar manuales de procedimientos, cuando esta actividad corresponde más al ámbito del Jefe de Control Interno y/o Jefe de Planeación o del mismo Jefe del área Financiera y Contable si existiere el cargo, pero no de un tecnólogo. (Ver Anexo Nº 4). En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), no existe asignada a ningún cargo la función de expedir los CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL o CDP ni de realizar los REGISTROS PRESUPUESTALES o RP. Con lo cual se está incumpliendo la obligación legal de tener un responsable de efectuar dichas funciones definidas en el Capítulo VII “Ejecución del Presupuesto” del acuerdo 016 del 2005 “por el cual se expide el estatuto presupuestal de la universidad del pacifico”. Funciones tan importante y de gran responsabilidad que convalidan la razón de ser del Sistema Presupuestal de la Universidad, deberían tener al responsable


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del Area Presupuestal con funciones definidas en un manual de funciones aprobado. Corregir para evitar sanciones legales. Decreto 111 de enero 15 de 1996 “estatuto orgánico del presupuesto y (Ver anexo Nº 2 y Nº 4)

En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), las FUNCIONES GENERALES y las FUNCIONES ESPECÍFICAS están entremezcladas lo cual dificultad su interpretación clara y precisa por el respectivo funcionario. Por ello, sería conveniente revisar el manual de funciones actual y organizar de primero las FUNCIONES ESPECÍFICAS y luego las FUNCIONES GENERALES a desarrollar por cada uno de los cargos. (Ver anexo Nº 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACÉN la función de Elaborar el Plan de Necesidades Anuales de la entidad y de elaborar el plan de compras. Creemos que funciones tan delicadas no debería ser responsabilidad de una sola persona, más bien se le podría colocar la función de “coordinar” con cada dependencia y con el visto bueno del Jefe Administrativo elaborar el plan de necesidades y el de compras de la organización que “será sometido a aprobación del comité de compras”. Recomendamos estudiar con más detalle. (Ver anexo Nº 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACÉN, de… Elaborar informe anual a la Contraloría., cuando esta debería más bien ser función del Director Administrativo y Financiero. (Ver anexo Nº 4) El Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACEN la función de Controlar el uso racional de los servicios públicos., lo cual constituye más bien una función del Jefe de Servicios Generales o Mantenimiento General que del Jefe de Compras y Almacén, que en nada se relaciona con esta función. (Ver anexo Nº 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACEN la función de…


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Velar por la seguridad de los vehículos, la de controlar y autorizar el suministro de combustible, la de coordinar las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos. y la de coordinar las salidas de los motoristas y controlar y reportar los viáticos funciones que más bien parecerían corresponderle al JEFE DE MANTENIMIENTO GENERAL O DE SERVICIOS GENERALES, o en su defecto función a coordinar por el director administrativo pero no por el Jefe de Compras y Almacén cuyas funciones son distintas. Favor analizar y aplicar los correctivos correspondientes. (Ver anexo Nº 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), Al AUXILIAR DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y MENSAJERO le asignan funciones de CONDUCTOR y DE MECANICO, con lo cual pasa de desempeñar 2 cargos a desempeñar 4 cargos. Además, le agregan una función propia de LA RECEPCIONISTA… Atender público personal y telefónicamente; brindar orientación acerca de los servicios de información de las unidades de información de la entidad. Lo que elevaría a 5 los cargos que le tocaría desempeñar. Demasiadas funciones para una sola persona hacen que se vuelva ineficiente y no desarrolle a cabalidad ninguno de los cargos asignados o que se dedique a uno solo dejando los otros sin alguien que los cumpla, afectando el buen funcionamiento de la organización. En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al JEFE DEL ÁREA DE SISTEMAS la función de… “control y administración del proceso de fotocopiado” cuando esta es una función propia del ámbito administrativo que debería depender del ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES y no de un Jefe y menos el de Jefe de Sistemas, que en nada tiene relación con este tipo de actividades. (Ver anexo Nº 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), se le asigna al TÉCNICO DEL ÁREA DE SISTEMAS la función de… “control, administración y realización del proceso de fotocopiado” cuando esta debería ser una función de algún FUNCIONARIO DE SERVICIOS GENERALES O DEL ÁREA ADMINISTRATIVA con funciones generales. Además, al asignarle la misma función a los dos cargos, se incurre en duplicidad de funciones, impropio de cualquier administración que desee eficiencia y efectividad en su Gestión. (Ver anexo Nº 4)


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En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), Le asignan al DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO funciones propias del ÁREA DE RECURSOS HUMANOS: “Programar” y dirigir estudios sobre las necesidades de recursos humanos en las distintas dependencias administrativas que tiene la Universidad y presentarlos a consideración del rector y demás organismos competentes para su aprobación, modificación o supresión.” En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolución 040 De 2009), cargos de tanta responsabilidad como el de TESORERO Y CONTADOR (de funciones muy precisas), se les debería denominar como tal y no enmarcarlos con la denominación de “PROFESIONAL ESPECIALIZADO” así como si se hace con el cargo “JEFE DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO” que si se le coloca su denominación como tal y no se le enmarca como profesional especializado. Analizar. (Ver anexo Nº 4)

4.5.4 ESTATUTOS, MISION Y VISION

El Estatuto General de la Universidad, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 esta desactualizado y por ende no está cumpliendo sus propósitos de acuerdo a los artículos 29, 62, 65, 66, 67, 68, 75, 79 y 123 de la ley 30 de 1992 . Recomendamos modificar sus estatutos y ajustar los capítulos desactualizados a la realidad actual de la universidad (Ver Anexo Nº 5) La Universidad del Pacifico, no cumple con lo preceptuado en su Estatuto General sobre su MISIÓN, VISIÓN, PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS y estas se consagran o expresan de manera diferente en su Plan de Desarrollo Institucional –PDI- 2008 – 2011 “Construyendo nación desde la región” y en la aplicación de su Sistema de Gestión de Calidad . En los estatutos, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 en el Capítulo V “Del consejo académico” aparece que este estará integrado por: El Rector, El Vicerrector Académico, El Vicerrector de Gestión para la Investigación y la Proyección Universitaria, Los Decanos, Un representante de Los Directores de Departamento de cada Facultad, Un representante de los Directores de


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Programa y El Director de la División de Postgrados, lo cual no se corresponde con la realidad de la organización actual de la universidad en la cual existen directores de programa y no existen decanos ni vicerrectores. Recomendamos actualizar esta parte de los estatutos. (Ver anexo Nº 6) En el CAPITULO VIII “DE LA ORGANIZACIÓN ACADEMICA” de los estatutos refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005, se define El Departamento, La Facultad y Calidades para ser Decanos y Vicerrectores entidades que todavía no existen en la universidad y no se define “El Programa” y las calidades para ser “Director de Programa”, dependencias organizacionales que actualmente si existe en la universidad. Recomendamos actualizar este capítulo de los estatutos. (Ver anexo Nº 6) Al revisar los estatutos refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005, parece que falta incluir o reglamentar algunos artículos de la Ley 30 de 1992 “que organiza el servicio público de la Educación Superior”, a saber: a) El articulo 120 relativo a la EXTENSION UNIVERSITARIA. b) el artículo 121 sobre el ESTABLECIMIENTO DE SECCIONALES. c) La aclaración explicita del artículo 128, sobre la obligación del estudio por parte de los estudiantes de la “Constitución Política de Colombia”, La “Instrucción Cívica” y la “Formación Ética y Profesional” que según el artículo 128 son de obligatoria inclusión en todos los programas académicos. d) el artículo 111 sobre las políticas generales de AYUDAS Y CRÉDITOS A PERSONAS DE ESCASOS INGRESOS ECONÓMICOS. e) artículo 115, referente a las BECAS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL que se obtengan en forma directa. f) articulo 119 sobre la garantía de la universidad de crear CAMPOS Y ESCENARIOS DEPORTIVOS que faciliten el desarrollo integral del estudiante. g) articulo 122 sobre LOS DERECHOS PECUNIARIOS que por razones académicas pueden exigir las instituciones de educación superior: derechos de inscripción; derechos de matrícula, derechos por realización de exámenes de habilitación, supletorios y preparatorios; derechos por realización de cursos especiales y de educación permanente; derechos de grado; derechos de expedición de certificados y constancias; los del servicio médico asistencial para los estudiantes y otros derechos complementarios.


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En el artículo 30 del Capítulo VII “Del Secretario General” del Estatuto General de la Universidad, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 y en la descripción de funciones del manual de funciones y requisitos (Resolución 040 De 2009), el cargo de SECRETARIO GENERAL tiene 11 funciones específicas, de las cuales 7 corresponden a funciones para un abogado ,2 a funciones para un archivista, 1 a funciones para un secretario como tal y 1 a funciones generales, pero en el enunciado del artículo 29 de los estatutos mencionados se expresa que: ” para ser Secretario General, solo se requiere poseer título universitario, experiencia profesional de 4 años y ser colombiano”. Si es cierto lo expresado en el artículo 78 capitulo XVIII “de las disposiciones finales y transitorias” del estatuto general, refrendado por el acuerdo 014 de 2005 que a la letra dice: “El presente Estatuto General regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. Publíquese y cúmplase”; entonces, estos estatutos no tendrían plena validez jurídica ya que faltaría este requisito de la publicación en el diario oficial, para que sean cien por ciento legales. Corregir. (Ver anexo Nº 6) No existe en la universidad UN ARCHIVO CENTRAL, ni UN ARCHIVO HISTÓRICO tal como lo exige la “Ley de Archivo” Ley 594 de 2000 por lo que se está incumpliendo con el artículo 23 “clasificación y formación de archivos”; también se está incumpliendo, el Numeral f del art. 4º “obligación de entidades de administrar archivos”; el articulo16 “obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo están los archivos de la entidades públicas”; y el artículo 46 “conservación de los documentos” de la mencionada ley. Preguntar DR. EDWIN Disciplinariamente se incumple el numeral 5 y 24 de la ley 734 de 1995 “código disciplinario único” sobre los deberes de los funcionarios en la custodia y organización de los archivos a su cargo, que en la ley 594 de 2000 equivale a administrar y custodiar el Archivo de Gestión de su dependencia. (Ver Anexo Nº 6) No existe en la dependencia de ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA un ARCHIVO CRONOLÓGICO de las copias físicas de los acuerdos y resoluciones expedidos. Lo anterior, no solo atenta contra la memoria histórica de la universidad sino que se constituye en una contravención directa contra la ley de archivo que obliga a las entidades a efectuar una adecuada organización de todo el material documental producido por la entidad.


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No existe en la dependencia de ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, un ÍNDICE CRONOLÓGICO de todos los acuerdos expedidos por el Consejo Superior, ni de las resoluciones expedidas por la Rectoría o el consejo Académico o cualquier otro cuerpo consultivo. Solo existen acuerdos aislados en la Secretaria General, la Rectoría y los archivados por la secretaria de la Dirección Administrativa y Financiera. La función de archivo no la está desempeñando un profesional habilitado legalmente para esta actividad tal como lo señala la Ley 1409 de agosto 30 de 2010 que “reglamenta el ejercicio profesional de la archivística en Colombia”. Se recomienda capacitarlo adecuadamente y/o contratar expertos en el tema que solucionen esta problemática en la entidad lo antes posible. (Ver Anexo Nº 6) La universidad no tiene publicado EN SU PÁGINA WEB una relación cronológica, mes a mes, año a año desde sus inicios de todos los Acuerdos Expedidos por el Consejo Superior Universitario y las resoluciones de rectoría, solo están publicados unos 5 o 6 acuerdos, pero no los casi 40 que existen.


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5. RECOMENDACIONES

TALENTO HUMANO-CONTRATACION

Los falencias evidenciadas en el área de contratación de la universidad reflejan la necesidad de que el Consejo Superior ejerza las facultades que tiene de revisar y modificar el estatuto de contratación de la universidad del pacifico de los vicios que adolece con todas la exigencias requeridas conforme a la constitución y la ley igualmente se modifique el manual de procesos y procedimientos para la contratación en la universidad del pacifico, para establecer mecanismos suficientes para garantizar la aplicación de los principios de la administración pública, y los establecidos en el artículo 2 del dicho manual Principios generales de contratación de la Universidad.

Se recomienda que se contrate a un profesional que cuyas obligaciones sea el control de la legalidad de los procesos de contratación, con el fin desconcentrar de esta función al secretario general y al director administrativo.

SALUD OCUPACIONAL

Con base al diagnostico obtenido en las diferentes sedes de la Universidad del Pacifico: Campus universitario, Inténalco. Área Administrativa. Sobre la existencia del Programa de Salud Ocupacional me permito realizar las siguientes recomendaciones, para el mejoramiento de las condiciones laborales y elevar los niveles de satisfacción de los empleados uniendo la Seguridad con la calidad y productividad, logrando reducir los costos generados por los accidentes de trabajo y enfermedad de origen profesional su empresa

Cumplir con las normas de la Salud Ocupacional y el Decreto 1295 de 1994 en su art 21 literal D. Obliga al empleador a programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional en su empresa y su financiación.


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Retomar la conformación del Comité Paritario para darle cumplimento a la resolución 2013 de 1986 que tiene como objeto la reglamentación , funcionamiento y organización de los comité de medicina, higiene y seguridad industrial en los puesto de trabajo y su Decreto 1295 de 1994 donde se dan las pautas para prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirle en ocasión y como consecuencia del trabajo que desarrolle.

Contratar el coordinador de Salud Ocupacional el cual será la primera línea en este programa, para ejecutar P.S.O ya que estará en contacto directo con los empleados y el nexo directo con la administración en materia de seguridad

Aprovechar el apoyo que brinda la ARP en asesorías y capacitación a atreves del programa de Salud Ocupacional de la UNIPA.

Realizar evaluaciones diagnosticas de la situación de la empresa atreves de la identificación y localización de los factores de riesgo existente. para minimizar los accidentes de trabajo.

GESTION Se recomienda revisar, evaluar y modificar el manual de funciones actual de la Universidad del Pacifico. La tarea a recomendar, sería que los altos órganos de dirección, realicen un juicioso estudio financiero y operativo detallado, que replantee la actual planta de cargos y se pueda lograr una planta de personal más eficiente y eficaz y por ende que mejore la operativa de la universidad al tener personal con situación laboral más estable de la que actualmente tienen. Para efectos de aminorar el nivel de riesgo, dejar de pagar multas millonarias por retardos u omisiones contables, ganar en eficiencia-eficacia y tener el personal del área con un jefe directo a quien rendirle cuentas de su trabajo, se recomienda nombrar al Jefe de Contabilidad y Finanzas con el fin de tener


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además de un responsable directo, alguien que supervise un área tan especializada y de mucho cuidado y de gran volumen de trabajo como esta. (Ver Anexo Nº2) Siendo el área de DESARROLLO DE PERSONAL (RECURSOS HUMANOS) un área tan importante y vital en la vida de una organización, no es conveniente tenerla acéfala, es decir sin un jefe directo responsable y se le asigna otro cargo más al Director Administrativo y Financiero, concentrando muchas funciones en un solo funcionario. En cuanto a la Acreditación, nuestra recomendación, es que se tenga en cuenta las orientaciones o pensamiento de la entidad que certifica la Acreditación Institucional (el C.N.A. Consejo Nacional de Acreditación), para siquiera empezar a pensar en la posibilidad de lograr la mencionada acreditación. (Ver anexo Nº 3) Difundir y aplicar en la universidad, alguno de los Sistemas Administrativos Exitosos como la Planeación Estratégica o Planeación por Objetivos en todos los Niveles de Mando y Dirección de la Organización de tal forma que se logre una organización eficiente y sostenible en el mediano y largo plazo. (Ver Tabla Nº 5) Recomendamos tener en esta área a un PROFESIONAL ESPECIALIZADO como JEFE DE PRESUPUESTO, dependiendo del Jefe del Area Contable y Financiera y no del Director Administrativo y Financiero cuyas funciones son ejecutivas (gerenciales) y no operativas dentro de la estructura organizacional de la entidad. Áreas como La Contable, la de Presupuesto, la de Recursos Humanos, la de Tesorería y la de Sistemas, son áreas vitales en las funciones de apoyo a la actividad misional de cualquier organización, por tanto tenerles bien definidas sus denominaciones y funciones es muy importante para que las organizaciones logren eficientemente sus objetivos y metas. (Ver Anexo Nº 2 y Anexo Nº 4) La Universidad, debe ajustar su Misión, Visión y Valores a sus vivencias y anhelos colectivos actuales. (Ver Anexo Nº 7) Recomendamos Analizar y actualizar los estatutos de la Universidad. (Ver anexo Nº 6) Recomendamos recopilar y organizar la información para dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 o ley de archivo. (Ver Anexo Nº 6)


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ANEXOS


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REVISION ACTIVOS FIJOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

CENTRO DE INVESTIGACIONES

Evidencia fotográfica No 1

El Centro de Investigación cuenta con una retroexcavadora que en el momento de la visita se encontraba en el campus deteriorándose y sin darle ninguna clase de uso.


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Cuando se realizo la verificación a algunas de las dependencias de la universidad entre ellos las salas de sistema del campus se evidencio que el personal de almacén no se entera de los cambios que se realizan entre las salas ni cuando se llevan los equipos a mantenimiento.


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Algunos lagos son utilizados por particulares y estos no tienen un convenio escrito con la Universidad donde conste el canon de arrendamiento.


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Se evidencio el deterioro y el descuido de las instalaciones del Centro de Investigaciones.


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CAMPUS UNIVERSITARIO

La sede Universitaria del pacifico en general. Verificamos que algunas dependencias

como lo es el programa de Bienestar Universitario se encuentra aislado, sin ninguna

forma de comunicación. (Teléfono ,Internet,Celular,Radio Telefono, etc). Existe

hacinamiento en todas las oficinas, no cuentan con un espacio suficiente para realizar

las diferentes tareas, por la mala distribución del espacio, generando este una

contaminación visual y auditiva desconcentración, estrés, y rendimiento laboral- por

las diferentes actividades culturales,

Se puede evidenciar a demás que no se cuenta con un sistema de seguridad adecuado

para estas instalaciones, puesto que el personal e incluso los instrumentos que

hacen parte del programa están expuestos a actos vandálicos de todo tipo como se

puede evidenciar en la foto.


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, no se cuenta con módulos para exhibir los diferentes trofeos, balones y elementos

que se tiene para el desarrollo de las diferentes actividades que planifique el

programa.


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De igual forma, el programa de Cultura no cuenta con una distribución del espacio ,

para tener en un excelente estado los trajes que utilizan para desarrollar sus actividades.


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ALMACEN

Se evidencio que no cumple con los estándares establecidos, ya que tiene una mala

organización, poca iluminación y mala clasificación de los elementos.


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DESARROLLO HUMANO

Se evidencio que en esta oficina donde esta ubicado, desarrollo humano no existe un

buen funcionamiento de los empleados que ahí laboran ,puesto que el espacio de la

oficina es muy reducido, hay hacinamiento, la atención a los estudiantes es incomoda.

la trabajadora social, la sicóloga, el orientador académico y sus dos asistentes,


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Agua potable

Se evidencio que no se cuenta con un sistema de alcantarillado, pues suministra el

agua de una quebrada que pasa por el Campus, la cual es trasportada por medio de

mangueras y una motobomba, es utilizada para la limpieza y los baños, a pesar que

se cuenta con dispensadores de agua para los estudiantes no se evidencio de donde

sale esta para el consumo.


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SEÑALES PREVENTIVAS


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Se observa que no se cuenta con señales preventivas visuales, las cuales alerten a

la comunidad universitaria. Cabe resaltar que aunque en cada bloque se cuenta con

una manguera para incendios por ningún lado se evidencio el hidrante, puesto que en este sitio no existe el servicio de agua potable.


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SEDE INTENALCO

Las instalaciones de esta sede en toda su localidad se encuentra en un máximo de

deterioro, puertas en mal estado, paredes con grietas piso, techo defectuoso, la

iluminación es insuficiente, existe hacinamiento en todas sus dependencias la mayoría

de los equipos están obsoleto como son, aire acondicionado extractores. Mesa de

trabajo de madera Y computadores


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ESTACION DE ENFERMERIA


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Se evidencio que el espacio donde el médico atiende no es optimo, para desarrollar su actividad por la incomodidad que este presenta.

La manipulación de los implementos y la organización de la enfermería no es la adecuada generando un ambiente de riesgo para la salud estudiantil.

No se le da el tratamiento adecuado a los desechos hospitalarios.


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SEDE ADMINISTRATIVA

La sede administrativa se verifico que cuenta con un alto grado de hacinamiento en

todas sus dependencias, generando un factor de riesgo sipcosocial, y psicolaboral,

altos riesgo de estrés, bajo rendimiento laboral, angustia, fatiga, ansiedad, gastritis, desconcentración, no hay segregación de funciones……


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No se cuenta con un mobiliario ergonómico, espacios muy reducidos para la atención

de las diferentes actividades, como tesorería, dirección académica, recursos humanos,

informática, etc.


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ESCALERAS

Se evidencio que las escaleras para acceder al departamento de archivo no cumple con

las condiciones mínimas de seguridad, son inclinadas y no cuenta con sus respetivas señalización preventiva.


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SISTEMA ELECTRICO

Se evidencio que el sistema eléctrico, el equipo eléctrico sin conexión a tierra,

cableado defectuoso, en malas condiciones, no cuenta con señalizaciones, no tiene su respectivas cajas de seguridad puede general accidentes a los que lo manipulan.


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EL BOTIQUÍN

Se evidencio que el botiquín de primeros auxilios no esta en un lugar visible, ni se cuenta con los elementos básicos en caso de alguna emergencia.(gasas, vendas esparadrapos jabón. alcohol, suero fisiológico, analgésicos ,tijeras ,guantes desechables, pinzas y termómetro).


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AUDITORIO

Se evidencio que el lugar no es el adecuado, puesto que presenta mucha humedad, malos olores ya que esta sobre unas cajas de desagüe de aguas residuales.

dignostico situacional de la universidad del pacifico[ (1)

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cargos docentes