digitalización de documentos: mercado, tendencias & tecnología
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Digitalización de DocumentosMercado, Tendencias & Tecnología
Gabriel Marin [email protected] comodigitalizar.blogspot.com
@comodigitalizar
Mercado“Existe demanda de servicios y/o soluciones de digitalización de documentos en
prácticamente todos los mercados verticales y segmentos de empresa”
Digitalización de Documentos
¿POR QUE?
Beneficios de digitalizar1.Reduce costos de almacenamiento y búsqueda2.Reduce costos de espacio de almacenamiento3.Evita multas o costos por juicios perdidos ante documentación faltante4.Previene perdida de documentación por manipulación indebida5.Permite controlar y registrar el acceso6.Previene la perdida ante desastres (incendios, inundaciones, roedores?)7.Permite controlar el ciclo de vida de la documentación.
Digitalización de Documentos
NormativasOrganismos como el BCRA, UIF y AFIP cada vez exigen mas a las empresas que se digitalice información de sus clientes y operaciones.
Muchas empresas ya se están adelantando a las exigencias y suman nuevos circuitos de digitalización para estar anticipados a los pedidos “sorpresivos” de estos organismos.
Digitalización de Documentos
Gestión basada en documentos digitalizados
Muchas empresas locales ya se encuentran en una fase mas avanzada en el uso de documentación digitalizda mediante la aplicación de sistemas de Workflows o BPM para la gestión basada en el documento digitalizado en primera instancia o en punto de origen.
Algunos casos típicos:lAltas de clienteslSolicitud de productos / servicioslPago a proveedores
Digitalización de Documentos
Conclusión: Muchos clientes ya conocen los beneficios de digitalizar documentos, algunos incluso están buscando nuevas soluciones para
avanzar a una instancia mas avanzada en este proceso de gestión digital.
Digitalización históricavs.
Digitalización en punto de origen
Digitalización de Documentos
Etapa Preparación
Digitalización histórica
•Eliminación de ganchos•Desarmado de biblioratos / nepacos / anillados•Guillotinado de libros•Inserción de caratulas•Clasificación de documentos•Discriminación de lotes
Cajas Lotes Preparados Escaneo
Etapa Escaneo
Digitalización histórica
•Creación de lotes en sistema•Ingreso de datos por lote•Escaneo de alta velocidad•Ajustes de calidad y mejora de imágenes
Lotes Preparados Escaneo Lotes a
rearmar
Etapa Indexación (Ingreso de datos)
Digitalización histórica
•Ingreso de datos manuales•Control de datos reconocidos automáticamente•Ingreso de datos por base de datos (Database lookup)
Imágenes escaneadas Indexación Verificación o
Exportación
Ingreso por DB
Etapa Rearmado
Digitalización histórica
•Sacar separadores•Agrupación de lotes con broches o gomitas•Reunificación de documentos•Almacenamiento en cajas
Rearmado Almacenamiento en cajas
Lotes Preparados
Digitalización en punto de origen
Digitalización de Documentos
"A little bit of the right information just a little beforehand – whether it is a couple of seconds, minutes, or hours – is more valuable than all of the information in the world six months after the fact…this is the two-second advantage."
Vivek Ranadivé
Captura en punto de origen
Digitalización distribuida
Digitalización de documentación actual
Gestión basada en documentos digitales
WorkflowsBPM
Reportes & Alertas
Equipamiento distribuido
5. Digitalización distribuida
MFP – Escaner de red – Escaner portátil – Aplicaciones para móviles
Solución de digitalización distribuida
•Soporte MFP con personalización de pantallas•Soporte Mobile•Integración con sistema reconocimiento•Integración con Workflows / BPM •Integración con repositorio (DMS – ECM)•Mejora de imágenes
Aplicaciones por industria
Banca y Financieras: Altas de cliente, solicitud de productos, legajos de clientes, Registros de firmas, Prendas y garantías
Tarjetas de crédito: Altas de clientes y nuevos productos. Legajos de establecimientos, Reclamos
Seguros: Alta de póliza, Siniestros, Cartas documento
Salud: Alta de afiliado, Historias clínicas, Prestaciones, Recetas de medicamentos
Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos
Aplicaciones por industriaTelecomunicaciones / Petroleras / Ingeniería: Legajos técnicos, Planos, Contratos, Habilitaciones.
Retail: Recepción de mercadería, contratos inmobiliarios.
Manufactura consumo masivo: Facturas y/o Remitos de entrega, remitos de proveedores
Gobierno: Contratos y licitaciones, Gestión pública
Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos
Aplicaciones en general
1.Legajos de pago2.Facturas de proveedores / Rendiciones de gastos3.Legajos de RRHH4.Recibos de sueldo firmados5.Remitos de entrega / Ordenes de servicio6.Contratos con clientes o proveedores
Tecnologías para la Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos