[de] enterprise content management | ulrich kampffmeyer | ecm whitepaper | 2003

8/14/2019 [DE] Enterprise Content Management | Ulrich Kampffmeyer | ECM Whitepaper | 2003

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Ein PROJECT CONSULT Whitepaper zu ECM Enterprise Content Management

Enterprise Content Management -zwischen Vision und Realitt

von

Dr. Ulrich Kampffmeyer

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 2003


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Enterprise Content Management - die unternehmensweiteInformatiDr. Ulrich Kampffmeyer

Enterprise Content Management -Zwischen Vision und Realitt

Ein PROJECT CONSULT Whitepaper

von Dr. Ulrich Kampffmeyer

Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, HamburgManaging Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., LondonMitglied der Geschftsfhrung des DLM-Network EEIG, GrazMitglied des DLM-Monitoring-Committee der Europischen Kommission , Brssel

Inhaltsverzeichnis

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH..............................................1Einfhrung .....................................................................................................................3CM Content Management............................................................................................ 6Merkmale des Enterprise Content Management........................................................ 13Komponenten von ECM Enterprise Content Management........................................15MAM Media Asset Management................................................................................ 33ECM und XML ein ideales Paar? .............................................................................37Ausblick .......................................................................................................................40Zum Autor ....................................................................................................................48

Kunde: Presse Projekt: Whitepaper Autor: Kff Thema: ECM Topic: Keynote Status: fertigDatei: 12541647.doc Datum: 14.01.2009 Version: 2.2 PROJECT CONSULT GmbH 2009 Seite 2 von 48


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EinfhrungECM Enterprise Content Management ist ein modernes Kunstwort, dass Produkte,Lsungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. ECM fgt sich ein in dasweite Feld der Informationstechnologie und soll Hilfsmittel bereitstellen, Information,elektronisches Wissen, effektiv nutzbar bereitzustellen.

Im Prinzip geht es aber um ein uraltes Thema: Unsere Kultur und Gesellschaftbasieren auf der bermittlung von Erfahrungen und Wissen. Dies unterscheidet denMenschen vom Tier. Es begann mit der mndlichen berlieferung, nach Gebrdender zweiten Grundform von Informationsbermittlung. Man kann daher sagen,Knowledge Sharing als wesentliche Komponente des Wissensmanagement gibt esseit mindestens 100.000 Jahren. Doch wie sollte man mndlich das Wissen anjemand vermitteln, der nicht dabei war?

Die Erfindung der Schrift erlaubte es, Information aufzuzeichnen, damit man sichdaran erinnern , aber auch diese Information an Dritte weitergeben konnte. Mit derAufzeichnung war das Dokument geboren, dass fr die Beteiligten aber auch Un-beteiligten die Nachvollziehbarkeit eines Informationsaustausches oder einerVereinbarung ermglichte. Mit der Vielzahl entstehender Dokumente wurde auch dasDokumentenmanagement, die Verwaltung der Dokumente, geboren. Frhe

Ordnungssystematiken vor 5000 Jahren unterscheiden sich vom Prinzip her nurunwesentlich von heutigen, auch wenn es um Tontafelarchive mit Keilschrift-dokumenten geht.

Mit dem Papier und dem Ordner wurde der entscheidende Schritt zur Schaffung derVerwaltung getan, die sich ausschlielich mit der Bearbeitung von Dokumenten undden darin enthaltenen Informationen beschftigt. Im 19. und 20. Jahrhundert kamdann die technologische Revolution hinzu, die die Verwaltung mit den notwendigenWerkzeugen zur Erstellung, Verteilung und Speicherung von Dokumenten versorgte.Das elektronische Dokumentenmanagement ist der jngste Schritt, mit dem wir den

bergang aus einer physisch greifbaren in eine virtuelle, elektronische Weltvollziehen. Letztlich geht es aber um das Gleiche wie vor Tausenden von Jahren nur die Medien, die Geschwindigkeit und der Anspruch haben sich gendert.

Elektronisches Dokumentenmanagement gibt es erst seit ungefhr 25 Jahren. Nurwas heit in der Informationstechnologie erst 25 Jahre? 25 Jahre sind gemessenan den immer krzer werdenden Innovationszyklen und jhrlich neuerSoftwarereleases ein ziemlich langer Zeitraum. Man kann heute davon ausgehen,dass diese Technologien weitgehend matur, ausgereift, sind. Unser Problem ist jedoch, dass wir mit elektronischen Dokumentenmanagement, elektronischer Archi-



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vierung, elektronischem Content Management, uns in eine kaum greifbare,

immaterielle elektronische Welt begeben mssen.Sprach man noch bis vor ein paar Jahren von Dokumentenmanagement und derDMS-Branche, so hat sich das Bild heute gewandelt. Offenbar war die BegriffeDokument und Dokumentenmanagement des Marketiers nicht mehr aktuell genug,erweckten zuwenig Interesse bei potentiellen Kunden, wirkten staubig und outdated.In den letzten Jahren wurden die Anwender daher mit einer Flut von Akronymen undBegriffen im Umfeld der Dokumenten-Technologien berschttet: DRT, WCM, ECM,CM, KM oder Collaborative Commerce, Business Process Management undnatrlich das Thema dieses Whitepapers, ECM Enterprise Content Management.

Keine der neuen Bezeichnungen ist eindeutig und allgemein gltig definiert. JederAnbieter im Markt versucht sich mit eigenen Begriffen und eigenen Interpretationender gngigen Akronyme abzuheben. Dies fhrt jedoch bei potentiellen Anwenderneher zur Desorientierung und Verunsicherung denn zu Kaufentscheidungen. DaDokumenten-Technologien Infrastruktur sind, verschwinden die Komponenten immermehr im Bauch anderer Systeme und sind kaum noch als eigenstndige Produktesichtbar. Die Branche hat hierdurch ihr Profil und ihre Visibilitt verloren.

Besonders das Internet vernderte den bisherigen Dokument-Begriff und die damitverbundenen Lsungsangebote. Man spricht modern von Content und den

dazugehrigen Systemen wie Content Management, Web Content Managementoder Enterprise Content Management. Dokument und Content haben eineunterschiedliche Qualitt, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. BeiContent wird der geschlossene Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelst.Strukturinformationen, beschreibende Metadaten, Layouts werden getrennt vomeigentlichen Inhalt verwaltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, frunterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. Im Umfeld des ContentManagements ist es manchmal schon sehr schwierig geworden, berhauptfestzustellen: was war denn das Original, fr welchen Zweck, fr welcheReprsentation war diese Information einmal vorgesehen?

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfltigen Begriffe imUmfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat denAnspruch, auch Web Content Management mit einzuschlieen. Der allgemeineOberbegriff Content Management ist uerst facettenreich und schliet seinerseitsWeb Content Management, Content Syndication, Digital oder Media AssetManagement und natrlich Enterprise Content Management ein. Dieser circulosusvirtuosus der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei denMarketingaussagen der Hersteller.



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Ob ECM Enterprise Content Management hier die Botschaft sein wird, die die

potentiellen Anbieter hinter dem Ofen hervorlockt, muss die Zukunft erst nochzeigen. Die Lsungen selbst, um die es hier geht, sind unabdingbarer Bestandteilmoderner Informationssysteme und werden die Lebenszeit der Akronymeberdauern.

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eineneue Qualitt, ein Mehr an Funktionalitt und Nutzen fr die Anwender verbindenlsst. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichenAnspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss manauch angesichts des allumfassenden Anspruch und der zahllosen Komponenten von

Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision,Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann eine geschlosseneSystemlsung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECMgleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document Life-cycle Management nur als eine mgliche zusammenfassende Gruppenbezeichnungfr die verschiedenste Technologien und Unternehmen positionieren.



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CM Content ManagementGeht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muss manfeststellen, dass bereits der Begriff Content im Angloamerikanischen nicht eindeutigfassbar ist. Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkmmlichen Dokumenten-begriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemenvorgehalten wird. Selbst die herkmmliche Abgrenzung zwischen un- oderschwachstrukturierten Daten greift beim Begriff Content nicht mehr.

Content wird heute in Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturiertenDatenstzen und unstrukturiertem Content ist lngst verwischt. Es gibt jedochMerkmale fr elektronischen Content, die diesen von anderen Formen von Inhaltenin elektronischen Systemen unterscheiden.

Definition Content

Content (engl. Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter undunstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestelltwird.

Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus

datenbankgesttzten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte

Datenstze aus einer Datenbank).

Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, diezum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiertsind (z.B. Textverarbeitungsdateien).

Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten,deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eineTrennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video,Sprache, Faksimiles etc.)

Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehrigen Meta-Informationenzusammen. Diese Meta-Informationen mssen fr den Nutzer nicht unbedingtsichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichenInhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Management-Systemen ist daherdie Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigentlichen Inhalt.

Fr diese Aufgabe gewinnt XML, eXtensible Markup Language, als universelleBeschreibungssprache immer mehr Bedeutung, ohne dass die Nutzung von XML frSchnittstellen und Dokumentformaten heute bereits als grundlegende Eigenschaft zuwerten ist.



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Definition CMS Content Management System

Content Management Systeme im bergreifenden Sinn untersttzen:

die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung weitererProgramme)

die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)

die Bereitstellung von Content (Prsentation, Distribution)

die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)

die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programm-gesttzte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.).

Die Begriffe Content Management und CMS werden von Anbietern und Anwendernhufig undifferenziert benutzt. Bei der Betrachtung des Themas Content Manage-ment muss daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content ManagementSysteme sowie zwei speziellen Ausprgungen, den WCMS Web ContentManagement Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemenunterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprnge, differente Funktionenund einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Derzeit sind somit drei Haupt-

strmungen der ,,Begriffsbesetzung" Content Management festzustellen. Rechnetman DAM Digital Asset Management bzw. auch MAM Media Asset Managementoder RMM Rich Media Management genannt, hinzu, sind es sogar vier Anstze.

Content Management und Content Syndication

Die erste Strmung kann man als Content Management im engeren Sinn betrachten.Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Man spricht in diesemZusammenhang von Content Syndication. Der Content sind digitale Bcher, digitaleVideos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschtzt und verteilt werden

sollen. Ziel der Verleger und anderer Content-Anbieter ist die gesicherte und auf dieAnforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hierspielen deshalb Komponenten wie DRM Digital Rights Management oder MMCRSMultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung,Content Syndication zur Zusammenfhrung von Inhalten, die Abrechnung derNutzung, Telecommunication Integration fr WAP und den Internet-Fernseher zuHause, eBooks, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnellekomprimierte Bereitstellung ber unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle.Die technische Lsung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwerpunktliegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst. Content Management

mndet hier zunehmend in Media Asset Management.



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WCM Web Content Management

Die zweite Ausprgung ist Content Management im Sinne von Web-Content-Management (WCM).

Hier ging es zunchst nur darum, die unzulnglichen Mglichkeiten von HTML zurGestaltung einer Website mit professionellen Tools zu berwinden. Versionierung vonWebsites, Integration von geschtzten Intranet-Bereichen, eCommerce mitBezahlfunktionalitt, dynamisches Fllen von Seiten aus Datenbanken und effizientePflegetools, die den editorischen Prozess der Inhaltserstellung und Publikationuntersttzen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheidensich von herkmmlichen Dokumenten-Management-Produkten durch die fokussierte

Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere.

Inzwischen sind die Grenzen zwischen Website-Gestaltung, Website-Inhalts-verwaltung, datenbankgesttzte Informationsbereitstellung, Personalisierung undautomatisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt.

Definition Web Content Management System

Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen.

Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktionalwie folgt gruppieren:

Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-Authoring, Web-eProcess u. a.)

Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen.Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablsung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

Web Design-Werkzeuge fr Entwurf, Graphikdesign und Aufbau derFunktionalitt einer Website

Web Publishing-Lsungen mit aktiver Informationsverteilung

WCMS konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Content fr offene Benutzer-gemeinschaften im Internet.

Das Web-Content-Management entwickelt sich zur Basistechnologie von Portalen.Bentigte Dokumenten-orientierte Komponenten wurden dabei nicht den her-kmmlichen DMS-Produkten entlehnt sondern hufig neu erfunden.



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Fr Web Content Management lassen sich vier Hauptkategorien unterscheiden:

WCM Authoring

Diese Lsungen dienen hauptschlich zur Gestaltung der Website und zurUntersttzung des Editionsprozesses mit Workflowfunktionalitt.

WCM Repository

Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationenund die Bereitstellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaftkommt die Zusammenfhrung von Inhalten aus verschiedenenQuellsystemen hinzu.

WCM Publication

Diese Lsungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung vonInformationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten Distribution vonInformationen.

WCM eBusiness

Bei diesen integrierten Systemen geht es ber die reine Aufbereitung,Verwaltung und Verteilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben

auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis fr dieseLsungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.

ECM Enterprise Content Management

Die dritte Strmung, ECM Enterprise Content Management ist auf den ersten Blicknur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketing-aussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Serverwird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein xyz-Server wird ein ...".

Die Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die von der Gartner Group erstelltwurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Der weltweiteDachverband der Anbieter und Anwender von Dokumenten-Technologien, AIIMAssociation for Information and Image Management International, Silver Springs,USA, gilt als Wegbereiter von ECM Enterprise Content Management und hat inmehreren Anlufen versucht ECM zu definieren.



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Ursprngliche Positionierung von ECM der AIIM International

Das Akronym ECM wurde in den letzten zwei Jahren mehrfach neu interpretiert undmit anderen Inhalten versehen (es wurden z.B. ursprnglich verwendete Begriffe wieCreate oder Customize in der Definition ersetzt). Seit 2003 wird ECM von der AIIMwie folgt interpretiert:

Definition Enterprise Content Management der AIIM International

The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserveinformation to support business processes.

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalitttraditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lsungen auf dieAnforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuitengeneriert, die Web-basierte Komponenten mit den herkmmlichen Produktenverbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistensECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass esnicht nur um die weborientierte Auenwirkung, sondern um die Erschlieung aller

strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokusder meisten Lsungen ist daher hufig noch auf Intranets oder anders abgekrzt, aufB2E, business to employee, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommenneue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatischeKlassifikation, Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.


Unstructured

ContentDataBusiness

Processes

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE

Unstructured

Content

Unstructured

ContentDataDataBusiness

Processes

Business

Processes

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE


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Scope von ECM Enterprise Content Management

ECM Enterprise Content Management geht vom Ansatz aus, alle Informationeneines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, imPartnerverbund und extern bereitzustellen (Unified-Federated-Repository, Data-/Document-/ Content-Warehouse).

ECM umfasst herkmmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanage-ment, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert dieHost- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien.

Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Infor-

mation existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhngig vonQuelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allenAnwendungen gleichfrmig zur Verfgung zu stehen.

ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichenInformationen und Steuerung der Prozesse.

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lsungenzusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwer-punktmig auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lsungsspektrum sindhier vorrangig Enterprise Portale fr B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die

Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollstndig umgestellt haben und lediglicheinen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieserKategorie wieder.

ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen Komponentenansatz, derin mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur fr beliebige Anwendungenbereitstellt.



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ERP En En

ApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

Management Doc MgmtImagingFile

Workflow CollaborationData

EAI

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationAP/AR RM/A CRM HRMERP En En

ApplicationsApplicationsEn En ApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementEnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

Management Doc MgmtImagingFile

Workflow CollaborationData

EAI

InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationIntegrationIntegrationAP/AR RM/A CRM HRM


Schichtenmodell von ECM der AIIM International

Wichtigste Anwendungsschwerpunkte von ECM Enterprise Content Managementsind:

ECM Portal

Browser-basierte, personalisierte Oberflche zum Zugriff auf Informationenaus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablsungbisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflchen.

ECM Data/Document-Warehouse

Applets, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenfhrung und

Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellenim Unternehmen.

ECM Workflow

Prozessgesteuerte Zusammenfhrung und Nutzung von Informationen.

ECM Knowledge Management

Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen, auto-matische Klassifikation sowie CBT Computer Based Training.



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Merkmale des Enterprise Content ManagementBetrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche vonECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in denSystemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden knnen. Dies gilt fr dieProdukte und die technischen Plattformen ebenso wie fr die Nutzungsmodelle. Washeute noch als reine Inhouse-Lsung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partneroder Kunden zugnglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen,auf Auenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform frdie interne Informationsbereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content

Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solcheLsungen vom Web Content Management unterscheiden.

Enterprise Content Management als integrative Middleware

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen undInsel-Architekturen berwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dasser mit einer ECM-Lsung arbeitet. Fr die neue Welt web-basierter IT, diesich quasi als dritte Plattform neben herkmmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Fr dieEinfhrung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise ApplicationIntegration eine besondere Rolle.

Enterprise Content Management Komponenten als unabhngige Dienste

ECM soll Informationen unabhngig von der Quelle und unabhngig von derbentigten Nutzung verwalten. Die Funktionalitt wird hier als Dienstbereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werdenkann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass fr jede Funktionalitt jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfgung steht und redundante,aufwendig zu pflegende und teuere Parallelitt gleicher Funktionalitt

vermieden wird. Enterprise Content Management als einheitliches Repository fr alle Typen

von Informationen

ECM soll als ContentWarehouse (bergreifend fr DataWarehouse undDocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlichstrukturierten Repository zusammenfhren. Aufwendige Redundanz unddamit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werdenberwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichenRepository ab, das wiederum allen Anwendungen die bentigten

Informationen bereitstellt.



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Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender

praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die alsnachgeordnete Dienste Fachanwendungen untersttzen.

EAI verbindet alle Anwendungen im Unternehmen

ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in einMehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zurHandhabung, Erschlieung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECMEnterprise Content Management stellt damit eine der notwendigenBasiskomponenten des ber-greifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECMerhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und alsuniverselles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.


Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-

ApplikationCapture

Fachan-

wendung

Groupware-

Kommuni-

kation

ERP

Application

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

Server

Groupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy

Groupware

Repository

ERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMS

Workflow

WebServer

Prsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled

EAI

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-

ApplikationCapture

Fachan-

wendung

Groupware-

Kommuni-

kation

ERP

Application

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

Server

Groupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy

Groupware

Repository

ERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMS

Workflow

WebServer

Prsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled

EAI


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Komponenten von ECM Enterprise Content ManagementFr ECM Enterprise Content Management Lsungen werden die unterschiedlichstenTechnologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenstndigeLsungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbarsind.

Diese ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorieneinordnen, von der

Erfassung (Capture),

Verwaltung (Manage),

Speicherung (Store),

Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen

Bewahrung (Preserve).

Dieses Modell orientiert sich an den fnf Leitbegriffen der AIIM International.

Komponenten von ECM Enterprise Content Management


CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/

BPM

DM

Collab


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Die bisherigen Anwendungsfelder

DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),

Collaboration (die Zusammenarbeit untersttzende Systeme, Groupware),

WCM Web Content Management (einschlielich Portale),

RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mitLangzeitspeichermedien) und

Workflow /BPM Business Process Management (Vergangsbearbeitung)

bilden die eigentlichen Manage-Komponenten, die Capture, Store, Deliver undPreserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden knnen.Whrend Document Management, Web Content Management, Collaboration,Workflow und Business Process Management eher fr den dynamischen Teil desLebenszyklus von Information zustndig sind, ist die Aufgabe des RecordsManagement die Verwaltung nicht mehr zu verndernder Information. ber allemschwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenstndige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines Enabling vorhandener Anwendungen,die auf die Funktionalitt der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationenzugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich,

dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich alsintegrierende Kraft positioniert.

Im folgenden sollen die einzelnen Kategorien und ihre Komponenten nher betrach-tet werden.

Capture (Erfassung)

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalitt und Komponenten zur Erstellung,Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informa-tionen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden, von dereinfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eienautomatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch hufig alsInput-Komponenten zusammengefasst.



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Capture Komponenten von ECM

Manuell erzeugte und erfasste Informationen

Bei der manuellen Erfassung knnen alle Formen von Informationen vorkommen,von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken,MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.

Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen

Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung knnen EDI- oder XML-Dokumente, kaufmnnische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachan-wendungssysteme die Quelle fr die Erfassung sein.

Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster InformationenZur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene Erkennungs-technologien (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehren:

OCR (Optical Charakter Recognition)Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichenumgesetzt. OCR wird fr Maschinenschrift eingesetzt.

HCR (Handprint Charakter Recognition)Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die

jedoch bei Flietexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse


CAPTURE

Barcode

COLD/ERM E-Billing

Aggregation Finacial Applications

XML

Forms Processing

E-Forms/Web-Forms ERP

Application created

OMR Microfilm

ICR Rich Media

HCR Form

OCR Office Documents Indexing

Input Designs

Categorization

RecognitonHuman created

Barcode

COLD/ERM E-Billing

Aggregation Finacial Applications

XML

Forms Processing

E-Forms/Web-Forms ERP

Application created

OMR Microfilm

ICR Rich Media

HCR Form

OCR Office Documents Indexing

Input Designs

Categorization

RecognitonHuman created

Input


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liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch

bereits sehr sicher.

ICR (Intelligent Charakter Recognition)

ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualitt derausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhnge,Abgleich mit Referenzlisten oder Prfung gegen vorhandene Stammdatenverbessert.

OMR (Optical Mark Recognition)OMR, z.B. fr Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungenin vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragenbogenaktionen undanderen Vordrucken bewhrt.

BarcodeAufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken knnen beimEinlesen der Rcklufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige vongescannten Bildern sondern ermglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit frdie Erfassung. Funktionen wie Despeckling, das Entfernen von isoliertenBildpunkten oder das Adjustment, das Geradercken von schief eingezogenen

Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualittskontrolleeingesetzt.

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen vonTechnologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter derDokumente gleich sein kann.

Forms Processing (Vordruckverarbeitung)Das Forms Processing bezeichnet die Erfassung von industriell oderindividuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen

anschlieend hufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestalteteVordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermglichen.

E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatischeVerarbeitung mglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte demErfassungssystem bekannt sind.

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturiertenEingangsdateien. Der Begriff COLD steht fr Computer Output on LaserDisk und hatsich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist.



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Das Akronym ERM steht fr Enterprise Report Management. In beiden Fllen geht

es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationenso aufzubereiten, dass sie unabhngig vom erzeugenden System indiziert und aneine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv(Preserve) bergeben werden knnen.

Die Aggregation stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschie-dener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist dieZusammenfhrung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichenQuellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- undBearbeitungssysteme zu bergeben.

Komponenten zur inhaltlichen Erschlieung erfasster Informationen

Fr die Weiterleitung und inhaltliche Erschlieung kommen in den Systemen weitereKomponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationenaufbereiten und um beschreibende Merkmale ergnzen. Hierzu gehren:

Indexing (manuelle Indizierung)Anders als im Deutschen beschrnkt sich im Angloamerikanischen derBegriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in derDatenbank einer Manage-Komponente fr Verwaltung und Zugriff auf dieInformationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wieIndizieren, Attributieren oder Verschlagworten benutzt.

Input Designs (Profile)Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durchhinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile knnenz.B. Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der mglichenIndexwerte beschrnken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben.Input Designs schliet auch die Eingabemasken und deren Logik bei dermanuellen Indizierung ein.

Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung)Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es perOCR-gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien,enthaltenen Informationen knnen Programme zur automatischenKlassifikation selbststndig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdatenextrahieren. Solche Systeme knnen auf Basis vordefinierter Kriterien oderselbstlernend Informationen auswerten.

Ziel aller Capture-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiter-bearbeitung oder Archivierung den Manage-Komponenten bereitzustellen.



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Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)

Die Manage-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung derInformationen. Sie besitzen hierfr

Datenbanken fr die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie

Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz

von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beidenKomponenten nur einmal bergreifend fr alle Manage-Lsungen wie DocumentManagement, Collaboration, Web Content Management, Records Management undWorkflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. ZurVerbindung der unterschiedlichen Manage-Komponenten sollte diese berstandardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommuni-kation zwischen den Komponenten verfgen.

Manage Komponenten von ECM


STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

CollabDocumentManagement

RecordsManagement

Collaboration

Workflow /BusinessProcessManagement

WebContentManagement


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DM Document Management (Dokumentenmanagement)

Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie inDeutschland z.B. DMS zu verstehen, sondern eher die Dokumentenmanagement-systeme im klassischen oder engeren Sinn. Die Aufgabe dieser Systeme ist es,den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierungzu kontrollieren. Zum Document Management gehren unter anderem folgendeFunktionen:

Checkin/Checkoutzur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen

Versionsmanagementzur Kontrolle unterschiedlicher Stnde gleicher Information mit Versionen,Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichenFormat)

Suchen und Navigierenzum Auffinden von Informationen und zugehrigen Informationskontexten

Visualisierungzur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeich-nissen und bersichten

Die Funktionen des Document Management berschneiden sich jedoch zunehmendmit denen der andere Manage-Komponenten, der immer weiter ausgreifendenFunktionalitt von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Dominound den Eigenschaften von Library Services zur speichertechnischen Verwaltungder Informationen.

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieserLsungen, die sich aus der herkmmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch

weiter und schliet auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein.Zur Collaboration gehren unter anderem folgende Funktionen:

Gemeinsam nutzbare Informationsbasen

Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informa-tionen

Wissensbasen ber Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten fr diegemeinsame Bearbeitung von Informationen



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Verwaltungskomponenten wie Whiteboards fr Ideensammlungen,

Terminplne, Projektmanagement und andere

Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing

Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext dergemeinsamen Informationsbearbeitung

WCM Web Content Management

Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zuintegrieren. Die Bereitstellung von Inhalten Im Internet und Extranet oder auf einem

Portal sollte nur eine ber die Berechtigungen und Informationsspeicherunggesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein.Zum Web Content Management gehren unter anderem folgende Funktionen:

Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einemkontrollierten Erstellungs- und Verffentlichungsprozess

Bereitstellung und Verwaltung der Informationen fr die Web-Prsentation

Automatische Konvertierung fr unterschiedliche Anzeigeformate, persona-lisierte Anzeigen und Versionierung

Sichere Trennung des Zugriffs auf ffentliche und nicht-ffentliche Informa-tionen

Visualisierung fr die Prsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung,HTML, XML u.a.)

RM Records Management (Ablage- und Archiverwaltung)

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet RecordsManagement (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung vonRecords, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswrdigen Informa-

tionen. Records Management ist Speichermedien-unabhngig und kann z.B. auchdie nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. ZumWeb Records Management gehren unter anderem folgende Funktionen:

Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturierten Verzeichnissen zurgeordneten Ablage von Informationen

Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gesttzte eindeutige Indizierungvon Informationen

Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver-nichtungsfristen (Deletion Schedules)



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Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf

einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten

Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindestunternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigenIdentifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch denBegriff BPM Business Process Management eindeutig.

Bei Workflow unterschiedet man verschiedene Typen, so z.B. den

Production Workflow, der auf Basis vordefinierter Ablufe die Prozessesteuert und kontrolliert, und den

ad-hoc-Workflow, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf desProzesses vorgibt.

Workflow-Lsungen knnen als

Workflow-Anwendung mit eigenstndigem Clienten realisiert werden, mitdem Anwender hauptschlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer

Workflow Engine, die als Dienst im Untergrund der Systeme denInformations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfr ein eigener Clienterforderlich ist.

Zum Workflow Management gehren unter anderem folgende Funktionen:

Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen

Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammen-hngenden Informationen mit zugehrigen Dokumenten oder Daten

Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen fr Daten (z.B. Fach-anwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)

Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgngen einschlielichMitzeichnung

Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalitt

Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstnde, Laufwege undErgebnisse der Bearbeitung

Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen



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Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung

aller notwendigen Ressourcen.BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schrittweiter als Workflow. BPM strebt die vollstndige Integration aller betroffenenAnwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammen-fhrung aller bentigten Informationen an. Zu BPM gehren unter anderem folgendeFunktionen:

Vollstndige Workflow-Funktionalitt

Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene

EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener Anwen-dungen

BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration vonInformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Ttigkeituntersttzenden Hilfsprogrammen

Manage-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als Suite angeboten.Sie beinhalten vielfach bereits die Store-Komponenten.

Store (Speichern)

Die Store-Komponenten dienen zur temporren Speicherung von Informationen,die nicht archivierungswrdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medienzum Einsatz kommen, die fr eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist derStore von der Preservation abgegrenzt. durch den Inhalt Im deutschenSprachgebrauch sind diese Komponenten mit der Ablage im Unterschied zumArchiv gleichzusetzen.

Die von der AIIM aufgefhrten Store-Komponenten lassen sich drei unter-schiedlichen Bereichen zuordnen, Repositories als Speicherorte, Library Services

als Verwaltungskomponente fr die Speicherorte, und Technologies als unter-schiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten,die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehren dieSicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt Deliver behandeltwerden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschlielich des Berechtigungs-systems als bergreifende Komponente einer ECM-Lsung zu betrachten.



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Store Komponenten von ECM

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)

Zu den mglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werdenknnen, gehren unter anderem:

FilesysestemDas Filesystem wird vorrangig zur temporren Zwischenspeicherung, so.z.B. Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, dasFilesystem von Informationen zu entlasten und diese durch Manage-,

Store- und Preservation-Technologien allgemein verfgbarbereitzustellen.

Content Management SystemAn dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem fr den Content gemeint,bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenstndigenSpeichersystem handeln kann.

DatenbankenZum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen.Sie knnen aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content

oder Media Assets benutzt werden.


STORERepositories

File Systems

Content Management Systems

Databases

Data Warehouses

Library Services Search/Retrieval

Version Control Check In/Check Out

Audit Trail

Technologies

Tape

Magnetic Storage

RAID

Optical Disc

SAN

NAS

Magneto Optical

DVD

CD-ROM

Tape

Magnetic Storage

RAID

Optical Disc

SAN

NAS

Magneto Optical

DVD

CD-ROM


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Data Warehouses

Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, dieInformationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direktbereitstellen. Sie knnen auch mit einem globaleren Anspruch als DocumentWarehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.

Library Services (Informationsverwaltungsdienste)

Library Services haben nur im bertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sinddie systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informa-tionen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich fr den Empfang und dieSpeicherung der Informationen aus den Capture- und den Manage-Komponenten

verantwortlich. Er verwaltet gleichermaen die Speicherorte in der dynamischenAblage, dem eigentlichen Store, und im Langzeitarchiv, der Kategorie Preserve.Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehrig-keit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet mit derDatenbank der Manage-Komponenten zusammen. Hierdurch werden dienotwendigen

Search (Suche) und

Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen)

Funktionen bedient. Whrend die Datenbank keine Kenntnis ber den physischenSpeicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service

Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff),

Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich imZugriff des Laufwerks befindet, aber z.B. erst durch eine Robotik eingelegtwerden muss) und

Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, dasausgelagert wurde und nicht im automatisierten Zugriff eines Systemsbefindet).

Sofern nicht ein bergelagertes Dokumentenmanagementsystem die Funktionalittbereitstellt, muss der Library Service ein

Versionsmanagement, zur Kontrolle unterschiedlicher Stnde derInformation, und

Checkin/Checkout, fr die kontrollierte Bereitstellung der Information



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besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von

Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und ber Vernderungen anden Informationen, die im Angloamerikanischen als Audit-Trail bezeichnet werden.

Speicher-Technologien

Fr die Speicherung der Informationen knnen je nach Anwendungszweck undSystemumgebung sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kommen.

Mehrfach beschreibbare magnetische Online-SpeicherHierzu gehren Festplatten als RAID (Redundant Array of IndependentDisks) Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als

Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt inNetzwerken zugnglich gemachte Speicherbereiche.

Tape (Magnetbnder)in automatisierten Speichereinheiten wie Libraries oder Silos mit Robotikfr den Zugriff dienen eher wie DAT-Bnder in kleineren Umgebungen derDatensicherung und nicht zum Online-Zugriff.

Digital Optische Speichermedien)wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfachbeschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto

Optical) und andere knnen zur Sicherung und zur Verteilung aber auch inJukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetztwerden.

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Die Preserve-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen undunvernderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporrenSpeicherung von Informationen, die nicht archivierungswrdig oder archivierungs-pflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der

elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehrFunktionalitt als unter Preserve subsummiert. Elektronische Archivsysteme sindheute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie RecordsManagement, Imaging oder Document Management, Library Services (IRSInformation Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.



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Preserve Komponenten von ECM

Aber nicht nur elektronische Medien eigenen sich zur langfristigen Aufbewahrung.Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, derinzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien unddatenbankgesttztem Zugriff eingesetzt werden kann. Entscheidend bei allen

Langfristspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmigeDurchfhrung von Migrationen um die Information in sich verndernden technischenUmgebungen verfgbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auchContinuous Migration genannt. Zu den Preserve-Komponenten gehren unteranderem:

WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedienzu denen die klassischen WORM in einer Schutzhlle in 5 oder 3 Technologie ebenso wie CD-R und DVD-R gehren. Die Aufzeichnungs-techniken der Medien, die in Jukeboxen fr einen Online- und automati-

sierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.

WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften)wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesichertenBndern bei ordnungsgemem Betrieb hnliche Sicherheit wie eintraditionelles WORM Medium erreichen knnen.

CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicherdie durch spezielle Software gegen berschreiben, Lschen und Verndernwie ein WORM-Medium geschtzt sind


PRESERVE

Archive

Paper

Mikrofilm

NAS/SAN

CAS

WORM

WORM-TAPE

Aussonderung


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NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks

knnen ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen derRevisionssicherheit mit unvernderbarer Speicherung, Schutz vorManipulationen und Lschen etc. erfllen.

Mikrofilmkann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationennicht mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeitgefordert ist.

Papierist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls weiterhin zubercksichtigen, da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittelgelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber nurum die Sicherung originr elektronischer Information.

Deliver (Liefern, bereitstellen. ausgeben)

Die Deliver-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationenaus den Manage-, Store- und Preserve-Komponenten. Sie beinhalten aber auchFunktionen, die wiederum fr die Eingabe von Informationen in Systeme (z.B.Informationsbergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien)

oder fr die Aufbereitung von Informationen (z.B. Konvertierung oder Kompression)fr die Store- und Preserve-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architekturgesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hierzulssig. Die Funktionalitt in der Kategorie Deliver wird auch als Outputbezeichnet und unter dem Begriff Output Management zusammengefasst.

DieDeliver-Komponente umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien:Transformation Technologies, Security Technologies und Distribution. Trans-formation und Sicherheit gehren als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten

allen ECM-Komponenten gleichermaen zur Verfgung stehen. Fr die Ausgabesind zunchst zwei Funktionen wichtig:

Layout/Designmit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und

PublishingAnwendungen zur Bereitstellung der Informationen fr die Distribution undPublikation.



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Deliver Komponenten von ECM

Transformation Technologies (Transformations-Technologien)

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen.Hierfr kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender inder Regel nicht zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter anderemfolgende gerechnet:

COLD / ERMist hier im Gegensatz zur Capture-Komponente als Aufbereitung von Datenvon Ausgaben fr Verteilung, Druck und bergabe an das Archiv zusehen.

Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, z.B.individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehren auchdie Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugtwerden.

Personalization (Personalisierung)ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt fralle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhlt der Nutzer nurnoch die Funktionalitt und Informationen angeboten, die er bentigt.


DitributionSecurity

Technologies

Transformation

PapierViewer

Digitales Fernsehen Digital Signature KonverterPublishing

Syndication

Compression

Datenbermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

CD / DVD

PDF

Email und Fax Digital Rights

Management/

Watermark

XML

E-Business-Portale Personalization

Internet, Intranet, Extranet PKI COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

PapierViewer

Digitales Fernsehen Digital Signature KonverterPublishing

Syndication

Compression

Datenbermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

CD / DVD

PDF

Email und Fax Digital Rights

Management/

Watermark

XML

E-Business-Portale Personalization

Internet, Intranet, Extranet PKI COLD/ERMLayout/Design

DELIVER

Security as ECM Infrastructure

Output


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XML (eXtended Markup Language)

ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen,Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als dieuniverselle Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.

PDF (Printable Document Format)ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubtInformationen plattformunabhngig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinenBildformaten wie TIFF knnen in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefgtund elektronische Signaturen eingebettet werden.

Konverter und Viewerdienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitlicheFormate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichenFormates wieder anzuzeigen und auszugeben.

Compression (Kompression, Komprimierung)wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf fr bildhafte Informationen zureduzieren. Fr s/ wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) fr TIFF und frFarbbilder auf JPEG2000 zurckgegriffen. Mit ZIP-Verfahren knnen auchbeliebige Dateien fr die Datenbermittlung komprimiert werden.

Syndicationdient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten,Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management.Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Formund fr verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.

Security Technologies (Sicherheitstechnologien)

Die Sicherheitstechnologien gehren zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfgung stehen. So kommen elektronischeSignaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern

knnen auch beim der Erfassung beim Scannen bentigt werden, um dieVollstndigkeit der Erfassung zu dokumentieren.

PKI (Private Key Infrastructure)ist die Basistechnologie fr den Einsatz elektronischer Signaturen. Sieverwaltet Schlssel und Zertifikate, und prft die Authentizitt vonSignaturen.

Digital Signatures (Elektronische Signaturen)dienen dazu, fr Dokumente bei bermittlungen die Authentizitt des

Absenders und die Integritt der bermittelten Nachricht, d.h. die



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Unverndertheit und Vollstndigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei

Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualitt undSicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist diequalifizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesengesetzlich verankert.

Digital Rights Management / Watermark (elektronische Rechteverwaltung)dient besonders bei der Content Syndication und in MAM Media AssetManagement der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten undCopyRights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen(Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum

Einsatz. Ziel ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte beider Verffentlichung im Internet.

Distribution (Verteilung)

Alle zuvor erwhnten Technologien dienen im wesentlichen dazu, dieunterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert aufunterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu knnen aktiveKomponenten wie Versand als E-Mail, Datentrgern oder Rundschreiben ebensogehren wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich dieZielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mgliche Ausgabe- und

Distributionsmedien knnen zum Einsatz kommen:

Internet, Extranet und Intranet

E-Business-Portale

E-Mail und Fax

Datenbermittlung mittels EDI, XML oder anderen Formaten

Mobile Gerte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Gerte und andere

Datentrger wie CD oder DVD

Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste

Papier

Aufgabe der verschiedenen Deliver-Komponenten ist die Information immer fr denEmpfnger optimal aufbereitet zur Verfgung zu stellen und die Nutzung mglichstzu kontrollieren.



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MAM Media Asset ManagementInzwischen taucht mit MAM Media Asset Management oder DAM Digital AssetManagement die nchste Gruppe von Akronymen auf. In der Finanzwelt bezeichnetdas Asset Management die Vermgenswertverwaltung. Das Media AssetManagement versucht die Vermgenswerte, die Medieninformationsobjekte fr einUnternehmen darstellen, zu verwalten und zur optimalen Nutzung zur Verfgung zustellen. Ziel des Media Asset Managements ist, ein effektives und effizientesManagement von multimedialen Informationen zu ermglichen und dadurch einenwirtschaftlichen Nutzen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Media Asset

Management kann als Weiterentwicklung des klassischen Content Management-Begriffes betrachtet werden.

Definition Media Asset

Ein Media Asset ist grundstzlich eine Form von Content. Content ist Informationin strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die inelektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.

Ein Media Asset besteht zum einen aus multimedialen unstrukturiertenInformationsobjekten wie Bildern, Grafiken, Prsentationen oder Rich-Media-

Inhalten wie Audio und Video, zum anderen aus strukturierten Metainformationen.Durch das Hinzufgen der strukturierten Metadaten wird aus einem Medien-informationsobjekt, welches lediglich Informationen darstellt, ein wertbehaftetesAsset, welches verfgbar, recherchierbar, wiederverwendbar und kommerziellhandelbar wird. Die strukturierten Metadaten beinhalten beispielsweise Informa-tionen zum Autor, zu Urheberrechten, Erstellungsdatum und Formatinformationensowie Informationen zum Farbmanagement und Inhaltsbeschreibungen.

Auch ECM Enterprise Content Management und KM Knowledge Managementknnen von den Fhigkeiten eines MAM profitieren. Wissen ist im Unternehmen

auch in Media Assets enthalten und kann mit Hilfe der Metadaten der multimedialenInformationsobjekte aus dem MAM lokalisiert werden.

Doch wie grenzt sich das Media Asset Management zum herkmmlichen CMContent Management ab? Der Unterschied zum Content Management ist auf denersten Blick kaum zu erkennen. Grundstzlich knnen mit einem CMS Content-Management-System die gleichen Informationsobjekte verwaltet werden wie miteinem Media-Asset-Management-System (MAMS).



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Definition MAMS Media Asset Management System

Ein Media Asset Management System verwaltet beliebige Inhalte ber Metadatenund Datenbanken.

Ein MAMS kontrolliert Zugriffe und Nutzung. In Verbindung mit Digital RightsManagement und Accounting Systemen erlaubt es die kommerzielle Nutzung derInhalte.

Media Asset Management Systeme sind auf hohe Skalierbarkeit zur Speicherungsehr groer Datenmengen ausgelegt.

Ein MAMS auf die Konvertierung der Inhalte eingerichtet, um den gespeichertenContent in unterschiedlichen Formaten fr die Online-Nutzung und die Distributionzur Verfgung zu stellen.

Media Asset Management Systeme verwalten nicht nur elektronisch vorliegendeInformationen sondern knnen auch als Referenzsystem fr physisch vorliegendeObjekte mitgenutzt werden. Dies erlaubt eine einheitliche, medientypunabhngigeVerwaltung von Assets.

In der Medienbranche wird Content Management als Unterabteilung von MediaAsset Management gesehen, wobei den CMS-Lsungen hufig Funktionen wie

Watermarks, Digital Rights Management, eBilling, Digital Video Channeling,User Profiling, Distributed High Performance Asset Reposi-tories und viele anderefehlen. Dagegen gibt es kaum echte MAM-Produkte viele der Lsungen sindindividuell fr einen Media-Assets-Anbieter zusammengeschraubt worden.

Das Media Asset Management sorgt fr die Aufnahme, Speicherung,Kategorisierung, Indizierung und Bereitstellung von Media Assets mit der Prmisse,eine hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit und eine optimale Wiederverwendung zuermglichen. Zu der Grundausstattung eines MAM zhlen Funktionen wieVerschlagwortung und Indizierung, Mechanismen zur Datensicherheit undZugriffskontrolle, medienspezifisches Datenmanagement wie Farbmanagement undmedienneutrale Formate, komplexe Suchfunktionen ber Metadaten sowieautomatische Bildinhaltserkennung, Untersttzung des Workflows bei der Medien-produktion, Versionsmanagement und Verwaltung sowie das Management vonUrheberrechten, digitale Signaturen, Wasserzeichen und Lizenzen. Multi-MediaClearing Right Systems (MMCRS) und Digital Rights Management (DRM) stellen frMAMS derzeit eine der grten technologischen Herausforderungen dar. Auch daselektronische Abrechnen von Kleinbetrgen (Micropayment) fr die Nutzung vonInhalten ist nicht durchgngig realisiert und befindet sich auf einem temporrenRckzug. Ein weiterer integraler Bestandteil ist das CrossMedia-Publishing desMAM. Mit dieser Eigenschaft kann ein MAM-System gleichen Inhalt ber



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unterschiedliche technische Kanle publizieren. Nach dem Motto Create once, use

many knnen beispielsweise die Bereiche Druck, Internet und Multimedia mitgleichem Inhalt aus dem MAM bedient werden. Unter gleichen Gesichtspunkten istauch Content Syndication, die mehrfache Nutzung von Inhalten auf verschiedenenAnbieterseiten mit unterschiedlicher Visualisierung und Informationszusammen-stellung zu sehen. Voraussetzung ist die Speicherung der Inhalte in medienneutralenFormaten, aus denen fr die unterschiedlichsten Anwendungszwecke die bentigtenFormate automatisch generiert werden knnen.

Die gravierenden Unterschiede bestehen in der technischen Umsetzung. DasEnterprise Content Management ist aus dem Dokumenten Management heraus

entstanden. Letzteres ist fr den Zweck geschaffen worden, den juristischen undgeschftsprozessrelevanten Dokumentenbestand eines Unternehmens verwalten zuknnen. Ein ECM-System soll inzwischen auch den gesetzlichen Anforderungen wieAufbewahrungsfristen, Unverflschbarkeit und Revisionssicherheit gerecht werden,obwohl dies bei WCM Web-Content-Management-Lsungen noch zu wnschen briglsst. Das Media Asset Management kommt dagegen aus dem Bereich der Medien-Unternehmen und ist aus dem Bedrfnis heraus entstanden, den Wert desUnternehmens in Form von Texten, Grafiken, Bildern und Rich-Formats verwaltenzu knnen und zentral, dezentral verfgbar zu machen.

Stndige Verfgbarkeit und kommerzielle Nutzbarmachung der Informationsobjekte

stehen bei einem MAMS an erster Stelle. Aus diesem Grund unterscheiden sichhufig heute noch DMS, CMS und MAMS auch auf technischer Ebene. Anders alsbei einem MAMS wird ein herkmmliches DMS in der Regel mit einerReferenzdatenbank realisiert, die im Index Referenzen der Informationsobjektespeichert. CMS-Lsungen arbeiten zum Teil noch auf Filesystemen, verlinktenHTML-Seiten, Referenzdatenbanken oder aber schon objektorientiert mit XML-Strukturen. Das MAMS dagegen speichert die Informationsobjekte hufig direkt inspezialisierten Datenbanken, welche auch eine hhere Performance in Bezug auf dieVerfgbarkeit mit sich bringen. Um die Verfgbarkeit auch bei stark frequentiertenSystemen garantieren zu knnen, werden im MAMS Informationsobjekte auchredundant gehalten. Beim DMS und CMS wird dies nach Mglichkeit aus Konsis-tenz-, Zugriffsschutz- und Verwaltungsgrnden vermieden.

Media Asset Management verfolgt zwei wesentliche Ziele. Zum einen wird dieVerfgbarkeit von Informationsobjekten in einem Unternehmen und ber derenGrenzen hinweg optimiert, denn das Vorhandensein von Media Assets bedeutet nochlange nicht, dass diese auch verfgbar und auffindbar sind. Mit einem Media AssetManagement werden durch die Bereitstellung von intelligenten Suchfunktionen unddie Eingrenzung durch Schlagwrter, Kategorisierung und VersionsmanagementSuchzeiten minimiert, welches eine erhebliche Kostenersparnis mit sich bringt. Zum

anderen knnen Kosten im Bereich der Herstellung und Datenaustausch minimiert



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werden, da dank der medienneutralen Datenhaltung und der damit verbundenen

medienbergreifenden Publikation eines Media-Asset-Management-Systems einekonsequente Wieder- und Mehrfachverwendung betrieben werden kann.

Die MAM Systeme sind aus der Medienwelt heraus generiert oder von diesenUnternehmen selbst entwickelt worden und haben mittlerweile Produktreife erreicht.Langfristig wird die Abgrenzung von MAMS und CMS immer schwieriger werden, dasie sich eher aus technischer Sicht als auf Grund der Funktionalitt unterscheidenlassen. Gerade in diesem Punkt werden sich die Produkte immer weiter annhern. Innicht ferner Zukunft werden beide derzeitig noch unabhngigen Variantenzusammenfinden. Hierfr ist seitens der Web Content Management und der

Enterprise Content Management Anbieter aber noch einiges zu tun.Die zunehmende Verbreitung von MAMS ist als wichtiger Trend zu werten.Besonders da diese Systeme auch neue Benutzergruppen ansprechen. DMS undIntranets dienten nur zur verbesserten Informationsbereitstellung innerhalb vonUnternehmen, CMS und Portale erffneten den Weg in Extranets und B2B-Geschfte. Nur wenige B2C-Geschftsideen haben sich inzwischen auchwirtschaftlich rentiert. MAMS zielen jedoch nicht nur auf den geschftsmigenInformationsnutzer sondern besonders auch auf den privaten Endverbraucher. Damitsind MAMS ganz vorne an der technologischen Front dabei Fernseher und mobileTelefone als Endgerte, innovative Formen der Benutzeroberflchen und

Informationsformate, neue Techniken der Nutzungskontrolle und Abrechnung vonelektronischen Dienstleistungen.



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ECM und XML ein ideales Paar?Eine wesentliche Komponente von offenen Content Management Lsungen wird dieNutzung von standardisierten Schnittstellen und Dokument-Beschreibungssprachensein. Hier kommt zuknftig XML eine besondere Bedeutung zu.

Inzwischen hat beinahe jeder von dem Schlagwort XML (eXtensible MarkupLanguage) gehrt. Was sich aber hinter diesem Begriff tatschlich verbirgt wissennur die wenigsten. XML hat denselben Ursprung wie HTML (Hypertext MarkupLanguage). Beide sind von SGML (Standard Generalized Markup Language)abgeleitet. All diese Beschreibungssprachen haben den eigentlichen Zweck, dieStrukturierung und Kennzeichnung von Inhaltselementen in Form von Text zubeschreiben. Zuerst wurde SGML entwickelt. Dies zeigte sich aber im Umgang als zukomplex, um damit den Internetauftritt zu bewerkstelligen. In SGML knnen mit denzugehrigen DTDs (Document Type Definition) individuelle Dokumenten- undDatentypen mit dem Ziel definiert werden, so beschriebene Dokumente auf denunterschiedlichsten Systemen anzuzeigen und einzelne Inhaltskomponenten weiternutzen zu knnen. Speziell fr die Internetprsentation wurde hieraus HTMLstandardisiert. HTML bildet dabei ein Subset von SGML, bei dem auf die individuelleNutzung der DTDs verzichtet wurde. Es existiert somit nur eine kleine Zahl

vordefinierter DTD-Typen.XML: getrennte Nutzung von Inhalt, Metadaten, Struktur und Layout

Schnell hat sich herausgestellt, dass HTML fr die zuknftige Nutzung nichtausreichen wird. Anstatt vordefinierte Typen zu nutzen, werden Designanweisungen

den einzelnen Abschnitten individuell zugefgt und somit wird heute meistens die


InhaltInhaltDTD,

Schema

DTD,

SchemaXSLXSL

XMLXML


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Beschreibung der Dokumentenstruktur vernachlssigt. HTML dient daher heute

weniger der Beschreibung der Dokumentenstruktur, als der Programmierung desDokumentenlayouts. Auch XML stellt ein Subset von SGML dar. Allerdings, imUnterschied zu HTML, mit der Mglichkeit DTDs benutzen zu knnen. Auf dieseWeise knnen individuelle Dokumentenstrukturen dargestellt und ausgewertetwerden. Diese Dokumentenstrukturen werden in XML hierarchisch hinterlegt. Diesesbirgt vielfltige Anwendungsmglichkeiten, da Informationen plattformunabhngigzwischen den unterschiedlichsten Systemen ausgetauscht werden knnen.Dokumente tragen die Informationen, wo welches Detail zu finden ist, in sich selbst.Dieses ist der Grund dafr, dass XML im E-Commerce-Bereich immer mehr anBedeutung gewinnt. Hier wird genauso der Geschftsverkehr zwischen Unternehmen

und Endkunden, als auch zwischen Geschftspartnern angesprochen. Dabei zeigtsich allerdings auch schnell, dass XML kein Allheilmittel fr die plattformunabhngigeDistribution und Verwertung von Informationen sein kann. XML lsst sich zur Zeit nurfr strukturierte Dokumente anwenden, womit derzeit der relativ groe Anteil anunstrukturierten und schwach strukturierten Dokumenten noch keineBercksichtigung findet. Dennoch wird XML im Augenblick hufig im Zusammenhangmit Knowledge Management, Content Management, Portaltechniken und DirectoryServices als Basistechnologie erwhnt.

Im Content Management bietet XML die Mglichkeit, Dokumenteninhalte bis auf die

kleinsten Inhaltskomponenten aufzubrechen und ihren logischen Zusammenhanganhand einer Baumstruktur zu hinterlegen. hnlich sieht dieses fr das KnowledgeManagement aus. Im Groben wird Knowledge Management als die Aufbereitung dervorhandenen Informationen anhand der Organisationsstruktur definiert. Eben dieseOrganisationsstruktur kann in einem Directory Service abgelegt sein. ZurKommunikation mit mehreren verschiedenen Directory Services wird XML, bzw. dasdaraus abgeleitete DSML (Directory Service Markup Language), zur neutralenBeschreibung der hinterlegten Daten benutzt, womit man relativ unabhngig von denvorhandenen Datenmodellen arbeiten kann. Eine Konsolidierung der obengenannten Begriffe kann zusammenfassend mit zuknftigen Portalen beschreiben

werden. In diesen Portalen werden benutzerspezifische Informationen anhand derOrganisationsstruktur und weiteren Ordnungskriterien aufbereitet. Solche Konzeptewerden in Zukunft nicht ohne XML auskommen.

Aufgrund der Mglichkeit beliebige Dokumenttypen mit XML anhand der DTDsbeschreiben zu knnen, hat sich eine Eigendynamik in der Entwicklungproblemspezifischen Subsets von XML entwickelt. Genau in diesem Umfeld tauchtwieder einmal ein altbekanntes Problem auf: Fast alle bekannten und wenigerbekannten Unternehmen, die sich mit dem Themengebiet XML auseinandersetzen,haben sich in der OASIS (Organization for the Advancement of Structured

Information Standards) zusammengeschlossen.. Eine Sonderstellung nimmt hier



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wieder mal Microsoft ein. Microsoft ist nicht Mitglied der OASIS und versucht im

XML-Umfeld eigene Wege zu gehen, indem XML mit proprietren Erweiterungenversehen wird. Dieses ist nicht weiter verwunderlich, weil Microsoft nicht daraninteressiert sein kann, fr den Daten- und Dokumentenaustausch vlligePlattformunabhngigkeit zu erreichen, was der eigentliche Anspruch von XML ist.

XML als Basistechnologie fr Content Management

Zusammenfassend wird immer deutlicher, dass XML eine Basistechnologie derZukunft sein wird. Welche Subsets und Derivate sich aber durchsetzen werden, kannaber im Augenblick nicht vorhergesagt werden. Insbesondere bleibt abzuwarten, obdie Mglichkeiten von XML genutzt werden knnen, um auch weniger gut

strukturierte Informationen fassen zu knnen. Dies wird eine der wesentlichenVoraussetzungen fr die Nutzung von XML in Content Management Systemen sein.


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Deliver

Capture

-email-paper

-feeds

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apps

Web

apps

Kunde

Unternehmen

PersonalisierterConten

t

Mobil

Properties

Meta data

DatenbankenFederatedrepository

AutomatiseirteProzesse

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Intranet/extranet

Infrastruktur

CM Products

Templates&styles

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Quelle Strategy Partners

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8/14/2019 [DE] Enterprise Content Management | U