Comment décider quand on est 7 à le faire?

Qui sommes nous?

Isabelle Therrien@itherrien

itherrien@agilepartnership.com

Vincent Cléroux@vcleroux

vcleroux@pyxis-tech.com

Ce dont nous discuterons ce soir

Pour aller plus loin

Forum Ouvert Sociocratie

Efficacité dans les décisions en groupeAttentes Outils Suivi

En groupe, vraiment?Principes Avantages Limites

Avertissements

•Nous utilisons des exemples et une terminologie reliée à ScrumMais ce sont des outils et des principes qu’on peut utiliser dans toute équipe

•Nous faisons un survolSi quelque chose fonctionne bien pour vous, nous vous inviterons à en parler

En groupe, vraiment?

Pour aller plus loin

Forum Ouvert Sociocratie

Efficacité dans les décisions en groupeAttentes Outils Suivi

En groupe, vraiment?Principes Avantages Limites

Limites Avantages

Adhésion

Décision plus éclairée

Responsabilisation

Plus long

Suivi difficile

Décision en groupe et l’Agilité

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils

Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont ils ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés.

La simplicité – c’est-à-dire l’art de minimiser la quantité de travail inutile – est essentielle.

La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l'équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face.

À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence.

Principes

1. Le plus petit groupe possible Prendre les décisions de vision en groupe

restreint au démarrage; Choisir et intégrer les nouveaux membres

en s’assurant qu’ils en respecteront les grands principes

Isoler l’impact des décisions

2. Confiance en l’individu Chacun prend la meilleure décision avec

l’information qu’il a

Principes (suite)

3. Transparence Diffusion de l’information à tous, le plus

fréquemment possible Publier les raisons de toute décision

4. Inspection et Adaptation Demander pardon plutôt que demander

la permission : Une mauvaise décision est meilleure

que pas de décision

Ça sent mauvais

Plusieurs symptômes montrent que la prise de décision n’est pas efficace. Soyez alertes…

• Beaucoup de réunions sont tenues sans donner beaucoup de résultats et les membres de l'équipe commencent à montrer de la frustration.

• Certains membres de l'équipe répètent systématiquement que les choses n'avancent pas.

• On ne remet plus en question aucun choix de peur de lancer un débat sans fin. On n'innove plus, on n'essaie plus rien de nouveau, on continue d'avancer dans la même direction sans se poser de questions.

• Des décisions antérieures ont causés et causent encore beaucoup de dégâts sur le projet.

• L'équipe commence à hésiter à faire certains choix de peur de se tromper.• On passe beaucoup plus de temps à « parler » qu'à « faire » • Trop de gens doivent être consultés à chaque décision• Certains membres de l’équipe commencent à prendre des décisions

d'impact sans consulter l'équipe.

[Tiré des leçons apprises d’un projet vécu]

Comment peut-on être efficace?

1. Bien exprimer les ATTENTES

Savoir quoi déléguerSavoir quand intervenir

2. Choisir des OUTILS utiles

Pour recueillir les points de vue Pour décider

3. Faire un SUIVI efficace

Pour que les décisions ne soient pas constamment reconsidéréesAvoir des objectifs clairs

1. Bien exprimer les attentes

À quoi veut-on répondre?

En tant que Scrum Master, je veux distinguer le moment propice pour intervenir dans la prise de décision afin de ne pas freiner leur élan vers

l’auto-organisation

L’auto-organisation

• Si on ne veut pas le chaos, l’équipe doit Connaître les limites de sa

responsabilité Avoir des objectifs clairs Pouvoir demander de l’aide au besoin

• Mais à la formation d’une équipes, le leader pourrait avoir à être plus directif…

Leadership situationnel

• La maturité de l’équipe influence le comportement du leader

• Un leader directif avec une équipe en normalisation : Constatera de la résistance à toutes

ses décisions Deviendra un goulot d’étranglement

pour son équipe

• Un gestionnaire délégatif avec une équipe en formation: Ne rencontrera pas les attentes de

sont équipe Va manquer des opportunités

d’évolution de son équipe

Normalisation

Performance

Confrontation

Formation

Soutenir

Déléguer

Entraîner

Diriger

directif

souti

en

7 niveaux de délégation (Jurgen Appello)

1. Diriger2. Entraîner3. Consulter avant de décider4. Ensemble5. Influencer la décision6. Se tenir au courant7. Déléguer

Le niveau idéal dépend de l’information disponible, des compétences et de l’impact des décisions

2. Choisir des outils utiles

À quoi veut-on répondre?

« En tant que gestionnaire, je veux aider mes équipes à trouver l’information nécessaire pour prendre des décisions éclairées afin d’éviter d’être moi-même un obstacle pour

l’équipe alors que mon rôle est de les enlever. »

« En tant qu’équipier, je veux éviter les discussions interminables dans mon

équipe afin de me concentrer davantage sur le vrai travail à faire »

Le SWOT

Forces• Avantages compétitifs• Niche de marché• Gens• Expériences /

connaissances• Innovations• Prix• TechnologiesFaiblesses

Faiblesses• Désavantage de la

proposition• Compétitions• Finances• Nos vulnérabilités• Échéanciers• Effets de bords

Opportunités• Développement de

marché• Industrie • Développement

technologique et innovations

• Partnerships• Améliorations continue

Menaces• Effets politiques dans

l’organisation?• Intention des

compétiteurs• Demande du marché• Effets sur l’équipe et les

individues• Obstacles

Cet outil permet essentiellement d’amasser de l’information utile à la prise de décision.

Le brainstorm

Pour conduire un brainstorming efficace, quelques règles à garder en tête1. Concentrez-vous sur la quantité2. Retenez les critiques3. Accueillez les idées hors

du commun4. 1 + 1 = 3

Combinez les idées ensemble

5. Amenez tout le monde à s’exprimer!

Café du savoir (World Café)

Le café du savoir est un bon moyen de recueillir de l’information de plusieurs pairs et prendre des décisions avec les meilleurs personnes possibles

Nominal Group Technique

Question

• Le facilitateur énonce une question ouverte.• Par exemple: « De quelle façon pouvons-nous encourager le

Développement Piloté par les Tests (TDD) dans notre équipe ».

Réflexion

• Chaque personne, individuellement et en silence, énonce ses solutions et idées sur papier.

• On recueille les idées en partageant avec le groupe. L’équipe peut demander des précisions, mais attention aucune critique est admise.

Décision

• Par la suite, l’équipe vote de manière individuelle sur la meilleure proposition.

• En partageant les votes au sein du groupe, la meilleure solution est prise par l’équipe.

Le vote

Le “decider” – Core protocols

• Utiliser ce protocole pour amener un groupe vers un résultat désiré.

• À utiliser avec le protocole de résolution lorsqu’il y a des « non »

• Seule une unanimité de « Oui » avec quelques « soutiens » permet l'adoption d'une proposition.

Les « Core Protocols »: http://www.mccarthyshow.com/online/

Un soutien simple équivaut à dire:« je peux vivre avec cette proposition, je pense que c'est la meilleure solution à cet instant, je la soutiens même si j'ai quelques réserves que je lèverai ou confirmerai plus tard lorsque j'en saurai plus ».

Je suis absolument contre:les votants qui ne peuvent absolument pas adhérer à la proposition déclarent leur veto en disant « je suis absolument contre ». Lorsque cela se produit, la proposition est retirée.

Résolution – Core protocols

Les « Core Protocols »: http://www.mccarthyshow.com/online/

Lors du vote d'une proposition le protocole de Résolution sert à faire adhérer, à coût minimal, les opposants à la proposition.

Que faut-il pour que tu adhères ?

Si les changements sont simples, vérifier que les autres membres du groupe sont d’accord par un simple contrôle visuel

Si les changements sont complexes, le proposant doit retirer sa proposition et en soumettre une nouvelle qui incorpore les changements demandés

si l’opposant entame une explication de son vote, le

proposant doit revenir avec la même question: « que faut-il pour que

tu adhères ? »

Le “Fist of Five”

Enregistre le soutien d’une proposition par les votes avec les doigts.

Je supporte la proposition de 1 à 4Je suis contre la

propositionSignifie le soutien total et un désir de

leader la proposition

Le “nuage de points”

Utile pour sélectionner X items parmi une

liste d’options valides

1. On donne à chaque participant X points (ou un crayon)

2. On demande d’apposer les points sur les X options préférées

3. On choisit les X items qui ont le plus de points

La boîte de temps!

Qu’arrive-t-il si on arrive à la fin?

Un processus valide

[Tiré du même projet vécu]

Les meilleurs outils et pratiques!

3. Suivi

Pour que les décisions soient connues

• Rendre visible les décisions pendant la rencontre et après

• S’assurer à la fin d’une rencontre que tous s’entendent sur ce qui a été décidé

• S’assurer que tous ceux qui étaient intéressés au sujet avaient la possibilité d’être là

Répartir les rôles et les responsabilités

• En laissant tout d’abord la place aux volontaires

• En utilisant un outil comme le RACI

• ...à simplifier selon votre contexte!

RéaliseAutoritéConsulté Informé

Rétrospective

• Une rencontre où l’équipe prend des décisions fondamentales afin de s’améliorer

Image : Emmanuel Chenu, Le Petit Scrum Illustré

Plan d’action

Prioriser en équipe

Se donner des courtes échéances

Un responsable des responsables : rend visibles les actions en cours

Plan d’Action

Image : Emmanuel Chenu, Le Petit Scrum Illustré

Nommer un responsable par action

Soyez SMART!

Lorsque vous prenez une décision. Donnez vous des objectifs clairs, simples, concis!

Sinon, comment allez vous suivre vos objectifs?

Spécifique

Mesurable

AtteignableRéaliste

Temporel

Faciliter la facilitation

N’hésitez pas à interrompre une

discussion, notez-la et revenez-y plus

tard

Observez , Observez, Observez!

Faciliter la facilitation (suite)

• Échangez sur ces modèles

Team development model (Tuckman)

Responsibility Process (Avery)

5 dysfunctions of a team (Lencioni)

Faciliter la facilitation (suite)

• On a le droit de se tromper! Il vaut mieux prendre un décision et s’ajuster

que ne pas en prendre Évaluer régulièrement les impacts après la

prise de décision

• Vous n’arrivez pas à avoir une décision unanime de l’équipe? Avez-vous vraiment besoin d’une décision

unanime? Comment s’assurer que tout l’équipe avance

dans le même sens dans ce cas?

La “recette magique”

1. Bien exprimer les ATTENTES

Savoir quoi déléguerSavoir quand intervenir

2. Choisir des OUTILS utiles

Pour recueillir les points de vue Pour décider

3. Faire un SUIVI efficace

Pour que les décisions ne soient pas constamment reconsidéréesAvoir des objectifs clairs

De l’équipe à l’organisationUn modèle de gouvernance

Ou comment décider quand on est 200 à le faire?

Pour aller plus loinForum Ouvert Sociocratie

Efficacité dans les décisions en groupeAttentes Outils Suivi

En groupe, vraiment?Principes Avantages Limites

Forum OuvertTirées des Agile Coach Camp de 2008 (Ann Arbor) et 2011 (Montréal)

Modèle de gouvernance en groupe : Sociocratie

• La sociocratie est une approche qui mobilise l'intelligence collective de tous les membres d'une organisation

• Elle assure une prise de décision sans objection, garantissant une efficacité optimale

• Elle permet la participation de tous, sans exclusion, en les traitant équitablement

• Elle est responsable• Elle est transparente 

Règles de la sociocratie

• Le consentement En sociocratie, une décision est prise par consentement

s'il n'y a aucune objection importante et argumentée qui lui est opposée. Toutes les décisions ne sont pas forcément prises par consentement, notamment pour la gestion courante des affaires. Cependant, il est décidé par consentement quelles décisions peuvent échapper à la règle, comment et par qui elles sont prises et pour quelle durée il est possible de procéder autrement que par consentement.

• Les cercles• Le double lien• L'élection sans candidat

Références

• Test sur la maturité d’une équipe (basé sur le modèle de Tuckman): http://www.nwlink.com/~donclark/leader/teamsuv.html

• Le “Fist of Five”: http://leadinganswers.typepad.com/leading_answers/2007/02/team_decision_m.html

• Le café du savoir : http://theworldcafe.com

• Le forum ouvert : http://www.openspacecanada.org

Références (suite)

• Le livre de Jurgen Appello : Management 3.0

• Le jeu http://www.management30.com/delegation-poker/

• Core protocolshttp://www.mccarthyshow.com/online/ http://www.darkcoding.net/behaviour/decider-protocol/

Et vous?

Période de questions

En tant qu’équipier, je veux éviter les discussions interminables dans mon équipe afin de me concentrer davantage sur le vrai travail à faire

En tant que Scrum Master, je veux distinguer le moment propice pour intervenir dans la prise de décision afin de ne pas freiner leur élan vers l’auto-organisation

En tant que gestionnaire, je veux aider mes équipes à trouver l’information nécessaire pour prendre des décisions éclairées afin d’éviter d’être moi-même un obstacle pour l’équipe alors que mon rôle est de les enlever.

La présentation sera disponible sur nos blogues • pyxis-tech.com/blog• agilepartnership.com/blogit