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Bienvenue
Nom Prénom du coachCoordonnées Coordonnées
Agenda1 – Jour 12 – Jour 23 – Jour 3
Horaire08h30 : Accueil café
09h00 – 12h10 : Coaching
12h10 – 13h00 : Lunch
13h00 – 16h30 : Coaching
16h30 : Clôture
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Retour sur la première journée
Programme de la seconde journée
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Contenu et programme
ORGANISATION
Mise à disposition du logiciel
Divisions PersonnesOrganigramme
DEMARCHE STATEGIQUE
MoOS
Programme stratégique transversal
Génération Importation
Demandes
Adm
inis
trati
on
Moyens
Th AcOO
J1
Formation
J2Plan de formation final
Plan de formation temporaire
Validations
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Para
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Valid
atio
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Ligne du temps
PST
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Partie « Plan de formation »
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Historique
1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale
« Une importance fondamentale est apportée à la formation du personnel. Désormais, cette dernière conditionnera quasi l’ensemble des avancements barémiques ou des promotions. »
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Historique
1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale
La formation n’équivaut pas seulement à « promotion » ou « évolution »
La formation n’est pas un coût mais un investissement
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Historique
2008 : Convention sectorielle 2005-2006
Double objectif :
Renforcer la statutarisation
Renforcer la mobilisation des ressources humaines
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Historique
2008 : Convention sectorielle 2005-2006
« Une circulaire relative à la formation sera rédigée.
Elle concernera notamment l’établissement d’un plan de formation. Elle définira ce qu’il faut entendre par plan de formation.
Elle comprendra un volet important sur les modes de communication interne et externe relatifs à la formation.
Elle explicitera les démarches préalables à son élaboration et comment le concevoir tant par rapport aux formations valorisables pour la carrière que pour les autres. »
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Circulaire dite « Plan de formation »Avril 2009
Plan de formation : Pourquoi ?
Outil de gestion et de développement des compétences
Objectif d’intérêt général Motivation du personnel
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Circulaire dite « Plan de formation »
Plan de formation = communiquer
Quand ; avant, pendant, après Avec Qui : Agents, Responsables de
services, mandataires, ensembliers, opérateurs de formation, organisations syndicales, ..;
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Circulaire dite « Plan de formation »
Circulaire en 4 points
A. définition du plan de formation
Le plan de formation est un planning, un ensemble d’objectifs et de résultats à atteindre en matière de formation.Il indique non seulement les besoins actuels mais aussi les besoins futurs
Le plan de formation s’inscrit dans un processus continu et évolutif qui tient compte des spécificités de chaque entité
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Circulaire dite « Plan de formation »
Circulaire en 4 points
B. Démarches préalables
Déterminer les besoins en formation du personnel
Identifier le nombre d’agents intéressés
Etablir un état des lieux des formations et études déjà suivies par le agents
Sélectionner les besoins prioritaires en fonction de différents paramètres (cadre et situation du personnel, disponibilités financières, …)
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Circulaire dite « Plan de formation »
Circulaire en 4 points
C. Structure du plan de formation
Articulé autour de 3 pôles :
Formations de base (valorisables)
Formations transversales (amélioration de la qualité des services)
Formations spécifiques (obligatoires ou facultatives)
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Circulaire dite « Plan de formation »
Circulaire en 4 points
D. Adoption
Elaboration du plan en collaboration avec le responsable hiérarchique
Approbation par l’autorité dirigeante
Evaluation, suivi et actualisation
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Qu’est ce qu’un plan de formation ?
Rencontre des besoins issus de l’orientation stratégique et des besoins exprimés par le terrain
Formations concernées• spécifiques• Transversales• valorisables
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Le plan de formation est EVOLUTIF
Il est amené à évoluer constamment en fonction de divers éléments :
• engagements,• nouveaux objectifs,• évaluations individuelles,• urgences, • …
Avant-propos : Formation et Plan de formation
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Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »
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Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »
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Démarche stratégiqueTh – OS – OO – A - M
V1
V1 (confirmation)OS – OO par Directeur général
A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés
Moyens de formationPartie « Démarche stratégique »
Demandes de formationPartie « Plan de formation »
Plan de formation temporaire
V2
V2 (accord, report, refus)par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de
division concernés et Service du personnel
Plan de formation final
Facultatif (validation automatique possible)
Facultatif pour CD et délégation pour FD
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « demandes de formation »
Aussi appelées demandes « individuelles » car elle concerne l’individu
Qui peut demander ? : chef de division, fonctionnaire dirigeant, service du personnel ou agent
Tous les champs ne sont pas obligatoires, on connait le besoin mais pas qui va y répondre ou comment (durée, contenu, opérateur, …)
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « demandes de formation »
- En fonction du demandeur, liste par défaut des personnes pouvant faire l’objet de la demande
- Possibilité de lien avec un Objectif opérationnel
- On parle de « période » (50 ou 60 min selon les organismes) car plus cohérent avec les principes généraux de la Fonction publique local et provinciale
- Possibilité de suivre l’état d’une demande de formation via le profil de chaque personne.
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DEMOCITY
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Partie « Plan de formation »
Rubrique «Liste de contrôle »
- Cette rubrique permet de confirmer l’état d’avancement de la partie organisation et la validation 1* (confirmation) de la Démarche stratégique
* Peut être automatique (partie « administration » > sous-rubrique « valideurs du plan de formation »
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Liste de contrôle »
- Complétion manuelle ou automatique
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Tableau de bord »Objet Type de validation
Organisation Automatique lorsque divisions, personnes et organigramme sont validés
Divisions, personnes et organigramme
Manuelle par l’utilisateur
Demandes de formation Manuelle par l’utilisateur
Démarche stratégique Automatique lorsque thématiques, OS, OO, Actions et moyens sont validés
Thématiques Manuelle par l’utilisateur
OS, OO, Actions et moyens Automatique (pourcentage)
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Liste de contrôle »
- Possibilité d’ajouter des étapes si on le souhaite
- La colonne statut doit être positive partout pour générer le plan de formation temporaire
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Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation
- Il s’agit de confirmer le contenu de la Démarche stratégique
- Deux profils concernés :- Fonctionnaire dirigeant- Chefs de division
- S’il existe plusieurs profils, une seule validation (confirmation) suffit.
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Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation
Rubrique de la DS Validation 1
Thématiques Non mais encodage manuel de l’état dans liste de contrôle
Objectifs stratégiques Oui par profil fonctionnaire dirigeant
Objectifs opérationnels Oui par profil fonctionnaire dirigeant
Actions Oui par profils fonctionnaire dirigeant et chefs de division
Moyens Oui par profils fonctionnaire dirigeant et chefs de division
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Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation
- Possibilité de paramétrer le logiciel pour réaliser cette étape
- Partie « administration », rubrique « plan de formation », sous-rubrique «valideurs du plan de formation » Activer la validation automatique (Aucune validation n’est exigée dans la démarche stratégique)
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Démarche stratégiqueTh – OS – OO – A - M
V1
V1 (confirmation)OS – OO par Directeur général
A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés
Moyens de formationPartie « Démarche stratégique »
Demandes de formationPartie « Plan de formation »
Plan de formation temporaire
V2
V2 (accord, report, refus)par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de
division concernés et Service du personnel
Plan de formation final
Facultatif (validation automatique possible)
Facultatif pour CD et délégation pour FD
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire»
- Rubrique qui permet de créer et de suivre la validation 2 (accord -report – refus) du plan de formation temporaire
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
- Le plan de formation temporaire comprend les demandes de formation (individus) et les moyens de formation (DS).
- Une fois l’état de la liste de contrôle (partie PF) complet, on peut le générer
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
- La validation 2 du PF temporaire :
- Valider
- Refuser
- Reporter
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire»
- La validation du PF temporaire c’est FAIRE LE TRI dans l’ensemble des formations décelées ou demandées selon les priorités, les possibilités, les disponibilités, …
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
- 3 profils concernés par la Validation du PF temporaire
- Fonctionnaire dirigeant (délégation)- Chefs de division (facultatif)- Service du personnel
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire»
- On peut suivre l’avancement de la validation via- Certaines colonnes du PF
temporaire- Un tableau d’état d’avancement de
validation par les 3 profils
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
- On peut rendre facultative la validation par le(s) profil(s) chef de division
- Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « validation des types de formation »
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
- On peut déléguer au profil « service du personnel » la validation par le profil « Fonctionnaire dirigeant »
- Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « valideurs du plan de formation »
Déléguer les droits du directeur
général
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »
• Une fois la validation terminée par les 3 profils, on peut générer le plan de formation final
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Démarche stratégiqueTh – OS – OO – A - M
V1
V1 (confirmation)OS – OO par Directeur général
A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés
Moyens de formationPartie « Démarche stratégique »
Demandes de formationPartie « Plan de formation »
Plan de formation temporaire
V2
V2 (accord, report, refus)par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de
division concernés et Service du personnel
Plan de formation final
Facultatif (validation automatique possible)
Facultatif pour CD et délégation pour FD
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé »
- Rubrique qui permet de consulter le Plan de formation final et d’éditer chaque élément qui le compose pour le compléter (suivi)
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé »
- La première fois, le PF temporaire validé devient le PF approuvé ou final
- Ensuite, chaque nouveau PF temporaire validé vient compléter le PF approuvé ou final
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé »
- Possibilité d’import en Excel ou au format CSV du Plan de formation final
- ll est recommandé de le sauvegarder à chaque nouvelle version.
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Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé »
- Distinction entre les formations issues de la démarche stratégique et les demandes individuelles
- Possibilité de filtrer selon différents critères
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La partie « administration »
• Plan de formation
5 sous-rubriques
- 3 sont des listes par défaut à compléter
- 2 influent sur la validation de la démarche stratégique et la validation du plan de formation temporaire
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La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »
- sous-rubrique « Validations types formation »
- On peut décider que les chefs de division ne valident pas certaines formations du PF temporaire
- Formations transversale ou/et spécifique ou/et de carrière
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La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »
- sous-rubrique « Validations types formation »
- Via cette sous-rubrique on peut prévoir que le profil chef de division n’intervient pas du tout dans la validation du PF temporaire.
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La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »
- sous-rubrique « Valideurs du plan de formation »- Si on fait le choix de demander une
validation par les CD, cette sous-rubrique permet de décider que certaines divisions ne doivent pas valider le PF temporaire
- Permet d’éviter la validation en cascade en cas de parenté
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La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »
- sous-rubrique « Valideurs du plan de formation »
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• 1. Partie « Aide » de l’application
- Dernière partie du menu de gauche
- Aide technique
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• 2. Plateformes Internet
http://www.180degres.be
- Présentation du logiciel- Actualités
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• 2. Plateformes Internet
http://www.formultimedia.be/180
- Accès sécurisé pour les administrateurs
- Documents et informations utiles
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• 3. Contact avec la cellule de coordination de l’application
• Tél. 081/327 180
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• 4. Tour des provinces
• A partir de septembre 2013
• Présence dans chaque province, une demi-journée toutes les 5 semaines
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5. Formation
• Formation de nouveaux administrateurs
• Formation continue (nouvelles fonctionnalités, détails, …)
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6. Activités ponctuelles
• Rencontre des administrateurs,• Groupes de réflexion,• …
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A votre écoute
- Soulever un bug- Signaler un
problème- Poser une question - Soumettre une
amélioration
[email protected] 081/32 71 80
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Conclusions
Générales
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ORGANISATION
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Divisions PersonnesOrganigramme
DEMARCHE STATEGIQUE
MoOS
Programme stratégique transversal
Génération Importation
Plan de formation final
Plan de formation temporaire
Demandes
Adm
inis
trati
on
ValidationsMoyens
Th AcOO
Formation
J1
J2
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Gestion
Administration
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Evaluation
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Evaluation
Double évaluation
• Evaluation à chaud par le Cecotepe à l’issue de la formation
• Evaluation à froid par le CRF, quelques semaines après la formation
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Evaluation
• Objectifs :
- Améliorer la formation- Améliorer l’application- Améliorer l’accompagnement,
les outils pédagogiques et l’aide proposée
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MERCI DE VOTRE ATTENTION
BON TRAVAIL