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CESAME
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CESAME
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Février 2012
Responsables: E. CLAEYS DGT1
Y. CORNIL DGO1
J-M BOUTRY DGO2
V.WILMET NSI
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Table des révisions du document
Version Date Auteur Modifications
6.4.0 22/02/2012 André Boutet Version 6.4.0
6.3.1 13/07/2011 Erwin Provoost Marché à reconduction
Création de dossier via signalétique marché,
suite
Raccourcis vers les signalétiques à partir de la
boîte de tâches
Recopie automatique des montants
Tri des allocations budgétaires
Désignation de l’adjudicataire et recopie
automatique du montant
Fonctionnaire dirigeant pour un lot
6.3.0 13/04/2011 David Zimmermann
André Boutet
Version 6.3.0
Retrait authentification Eid
Authentification forte
Création de dossier via signalétique marché
6.2.2 30/03/2011 Vincent Wilmet
Erwin Provoost
André Boutet
David Zimmermann
Version 6.2.2
6.1.1 29/11/2010 Vincent Wilmet
Erwin Provoost
Version 6.1.1
Notions Organisme et Département
Structuration Projet/Marché/Lot
Plusieurs Allocations Budgétaires par dossier
Flux des marchés cogérés (action suivante)
Retrait des références à GCOM
6.0 25/07/2010 Vincent Wilmet Version 6.0
5.3 01/03/2010 Fabrice Huart
André Boutet
Vincent Wilmet
Version 5.3
5.0 01/06/2009 Fabrice Huart
Vincent Wilmet
Version 5
4.0 06/12/2007 Fabrice Huart
Vincent Wilmet
Version 4
3.0 15/03/2007 Sabrina Cimino
Vincent Wilmet
Version 3
2.0 08/11/2005 Sabrina Cimino Version 2
1.0 18/06/2004 Vincent Wilmet Version 1
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TABLE DES MATIERES
1. INTRODUCTION ................................................................................................................................7
2. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE .................................................................................................8
3. CONCEPTS ..........................................................................................................................................9
3.1. MARCHÉS – DOSSIERS – DOCUMENTS ..............................................................................................9
3.2. UN MARCHÉ (OU ASSIMILÉ) ...............................................................................................................9
3.2.1. UN MARCHÉ .........................................................................................................................................9
3.2.2. UN PROVISIONNEL .............................................................................................................................10
3.2.3. UNE SUBVENTION ..............................................................................................................................10
3.3. STRUCTURATION DES MARCHÉS (OU ASSIMILÉS) ..........................................................................10
3.4. ORGANISMES ET DÉPARTEMENTS ...................................................................................................11
3.5. UN DOSSIER.......................................................................................................................................13
3.6. UN DOCUMENT .................................................................................................................................14
3.6.1. LES TYPES ET LES CATÉGORIES .........................................................................................................14
3.6.2. LE « SCAN » .......................................................................................................................................15
3.6.3. LES VERSIONS D’UN DOCUMENT........................................................................................................15
3.6.4. LA CONFIDENTIALITÉ ........................................................................................................................15
3.7. UN TRAITEMENT...............................................................................................................................16
3.8. UNE ÉTAPE ........................................................................................................................................16
3.9. UN RÔLE ............................................................................................................................................16
3.10. UNE TÂCHE .....................................................................................................................................16
3.11. UNE BOÎTE DE TÂCHES ...................................................................................................................17
4. GESTION DES MARCHÉS DANS CESAME ...............................................................................18
4.1. MARCHÉ STANDARD ........................................................................................................................18
4.2. MARCHÉS COFINANCÉS ...................................................................................................................18
4.3. MARCHÉS COGÉRÉS .........................................................................................................................18
4.4. MARCHÉS CONJOINTS ......................................................................................................................18
4.5. MARCHÉS GÉRÉS AU NOM D’UN TIERS............................................................................................18
5. INTERFACES ....................................................................................................................................19
5.1. COMMENT SE CONNECTER À L’APPLICATION CESAME ? ...........................................................19
5.1.1. IDENTIFICATION PAR NOM D’UTILISATEUR ET MOT DE PASSE ...........................................................19
5.1.2. LES VALVES .......................................................................................................................................21
5.1.3. MAINTENANCE DE L’APPLICATION ....................................................................................................21
5.1.4. REMARQUES ET SUGGESTIONS...........................................................................................................21
5.2. CE QU’IL FAUT SAVOIR ....................................................................................................................23
5.3. LE CONTEXTE « BOÎTE DE TÂCHES» ...............................................................................................24
5.3.1. NOUVELLES TÂCHES ..........................................................................................................................25
5.3.2. TÂCHES EN COURS .............................................................................................................................25
5.3.3. TACHES URGENTES ............................................................................................................................26
5.4. LE CONTEXTE « BOÎTE D’ÉVÈNEMENTS » ......................................................................................26
5.4.1. INTRODUCTION À LA GESTION DES ÉVÈNEMENTS ET DES ABONNEMENTS ........................................26
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5.4.2. TYPE D’ÉVÈNEMENT ..........................................................................................................................26
5.4.2.1. Réception d’un dossier dans la boîte des tâches .............................................................................27
5.4.2.2. Création d'un dossier ......................................................................................................................27
5.4.2.3. Envoi d’un dossier à l’Inspecteur des Finances..............................................................................27
5.4.2.4. Dossier visé par l’Inspecteur des Finances .....................................................................................27
5.4.2.5. Envoi d’un dossier à l’approbation .................................................................................................27
5.4.2.6. Dossier approuvé ............................................................................................................................27
5.4.2.7. Envoi d’un dossier à l’engagement ................................................................................................27
5.4.2.8. Dossier engagé ...............................................................................................................................27
5.4.2.9. Délai de 15 jours par rapport à la date d'arrivée du dossier à une tâche .........................................27
5.4.3. GESTION DES ÉVÈNEMENTS SURVENUS .............................................................................................28
5.4.3.1. Visualisation des évènements .........................................................................................................28
5.4.3.2. Suppression des évènements ..........................................................................................................28
5.4.4. GESTION DES ABONNEMENTS ............................................................................................................28
5.4.4.1. Création d’un nouvel abonnement..................................................................................................29
5.4.4.2. Modification d’un abonnement ......................................................................................................30
5.4.4.3. Suppression d’un abonnement ........................................................................................................30
5.5. LE CONTEXTE « SIGNATAIRE » .......................................................................................................30
5.6. LE CONTEXTE « TÂCHE » ................................................................................................................31
5.6.1. A FAIRE ..............................................................................................................................................32
5.6.1.1. Cartouche .......................................................................................................................................32
5.6.1.2. Commentaire ..................................................................................................................................33
5.6.1.3. Suivi ...............................................................................................................................................33
5.6.1.4. Commandes ....................................................................................................................................34
5.6.1.5. Liste des documents .......................................................................................................................38
5.6.1.6. Chargement ....................................................................................................................................41
5.6.2. DOSSIER DE TRAVAIL .........................................................................................................................41
5.6.2.1. Avancement ....................................................................................................................................41
5.6.2.2. Documents ......................................................................................................................................44
5.6.2.3. Signatures .......................................................................................................................................45
5.6.2.4. Gestion ...........................................................................................................................................47
5.7. LE CONTEXTE « BIBLIOTHÈQUE » ..................................................................................................53
5.7.1. RECHERCHE STANDARD .....................................................................................................................53
5.7.2. RECHERCHE PAR RÔLE .......................................................................................................................54
5.7.3. RÉSULTAT ..........................................................................................................................................55
5.7.4. DOSSIER CONSULTÉ ...........................................................................................................................56
5.7.4.1. Avancement ....................................................................................................................................56
5.7.4.2. Documents ......................................................................................................................................56
5.7.4.3. Signature .........................................................................................................................................56
5.7.4.4. Gestion ...........................................................................................................................................56
5.7.5. EXPORT ..............................................................................................................................................57
5.8. LE CONTEXTE « PROFIL » ...............................................................................................................59
5.8.1. PROFIL ...............................................................................................................................................59
5.9. LE CONTEXTE « SIGNALÉTIQUE » ...................................................................................................60
5.9.1. MARCHÉS (OU ASSIMILÉ) ...................................................................................................................60
5.9.1.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................60
5.9.1.2. Recherche d’une fiche ....................................................................................................................61
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5.9.1.3. Création d’une fiche Projet-Marché-Lot ........................................................................................65
a. Création d’une fiche Projet ...................................................................................................................66
b. Création d’une fiche Marché ................................................................................................................67
c. Création d’une fiche Lot .......................................................................................................................69
d. Encodage des estimations .....................................................................................................................70
e. Publication des avis de marché .............................................................................................................71
5.9.1.4. Modification d’une fiche ................................................................................................................72
5.9.1.5. Consultation d’une fiche ................................................................................................................73
5.9.1.6. Création d’un dossier via le signalétique marché ...........................................................................73
5.9.2. OPÉRATEUR ÉCONOMIQUE .................................................................................................................76
5.9.2.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................76
5.9.2.2. Recherche d’un opérateur économique ..........................................................................................77
5.9.2.3. Création d’un opérateur économique .............................................................................................77
5.9.2.4. Edition d’un opérateur économique ...............................................................................................78
5.9.3. GESTION COMPTABLE : ALLOCATION BUDGÉTAIRE ..........................................................................81
5.9.3.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................81
5.9.3.2. Recherche d’une allocation budgétaire ..........................................................................................81
5.9.3.3. Création ou édition d’une allocation budgétaire ............................................................................82
5.9.3.4. Associer une allocation budgétaire à un public cible .....................................................................82
5.9.4. GESTION COMPTABLE : CENTRE DE FRAIS .........................................................................................83
5.9.4.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................83
5.9.4.2. Recherche d’un centre de frais .......................................................................................................83
5.9.4.3. Création ou édition d’un centre de frais .........................................................................................84
5.9.5. SEUILS : NIVEAUX DE PUBLICITÉ .......................................................................................................85
5.9.5.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................85
5.9.5.2. Affichage et édition d’un niveau de publicité ................................................................................85
6. LES FICHES D’ENCODAGE ..........................................................................................................86
6.1. LA FICHE ACTION SUIVANTE ...........................................................................................................86
6.1.1. ENCODAGE D’UNE ACTION SUIVANTE ...............................................................................................86
6.1.2. ENCODAGE DE PLUSIEURS ACTIONS SUIVANTES ...............................................................................89
6.2. LA FICHE « ENCODAGE LIEN FICHE MARCHÉ (OU ASSIMILÉ) » ..................................................90
6.2.1. CADRE FICHE DÉTAIL ........................................................................................................................91
6.2.2. CADRE FICHE LOT .............................................................................................................................92
6.2.3. CADRE FICHE MARCHÉ / PROVISIONNEL / SUBVENTION ...................................................................92
6.2.4. CADRE FICHE PROJET ........................................................................................................................93
6.2.5. CADRE ALLOCATIONS BUDGÉTAIRES ...............................................................................................93
6.2.6. CADRE STRUCTURATION DU MARCHÉ ...............................................................................................93
6.3. LA FICHE « ENCODAGE RÉFÉRENCE INTERNE » ...........................................................................94
6.4. LA FICHE « ENCODAGE MONTANTS » ............................................................................................95
6.4.1. INTRODUCTION ..................................................................................................................................95
6.4.2. ENCODAGE DES AB ET DES MONTANTS .............................................................................................96
6.4.3. AJOUT DE DOCUMENTS POUR UNE AB ...............................................................................................97
6.4.4. ENREGISTREMENT DES ENCODAGES EFFECTUÉS ...............................................................................98
6.4.5. MODIFICATION ET CONSULTATION ....................................................................................................99
6.5. LA FICHE « ENCODAGE PUBLICATION / OUVERTURE » .................................................................99
6.6. LA FICHE « ENCODAGE SOUMISSIONNAIRES/ADJUDICATAIRE » ...............................................100
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6.7. LA FICHE « ENCODAGE BÉNÉFICIAIRE » .....................................................................................105
6.8. LA FICHE « ENCODAGE CANDIDATURES» ....................................................................................106
6.9. LA FICHE « ENCODAGE DATE DE NOTIFICATION » .....................................................................107
6.10. LA FICHE « ENCODAGE NIVEAU DE DÉLÉGATION » ..................................................................107
6.11. LA FICHE « ENCODAGE DÉCISION » ...........................................................................................112
7. GESTION DES ACCÈS ..................................................................................................................113
7.1. GESTION DES ACCÈS À UN DOSSIER ...............................................................................................113
7.2. GESTION DES ACCÈS À UN DOCUMENT..........................................................................................114
8. LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ............................................................................................115
8.1. PREREQUIS .....................................................................................................................................115
8.2. LA FICHE PROTOCOLE ...................................................................................................................115
8.2.1. INFORMATION DOSSIER ...................................................................................................................116
8.2.2. DOCUMENTS ....................................................................................................................................116
8.2.3. COMMANDE .....................................................................................................................................117
9. ACCÈS À CESAME À PARTIR D’UN EMAIL ..........................................................................119
Les chapitres et sections surlignés en jaune indiquent une nouveauté ou un changement par rapport à la version
précédente.
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1. Introduction
Le présent document a pour but de présenter les concepts d’utilisation ainsi que l’interface de
l’application CESAME.
Le projet a pour cadre le Service Public de Wallonie (SPW).
Ce système sera utilisé par l’ensemble des agents du SPW quelle que soit la Direction Générale (DGO)
dont il dépend, par l’Inspection des Finances, par les Cabinets Ministériels et/ou certains acteurs
extérieurs privilégiés (SOFICO, …).
Il s’agit d’un système informatique de gestion du suivi des dossiers relatifs à la gestion des marchés
publics (et assimilés1) et de leur approbation. Ces dossiers sont actuellement classés selon 11 types
différents :
Les propositions de passation de marché (PPMA) ;
Les cahiers spéciaux des charges (CSCh) ;
Les candidatures (CANDIDATURES);
Les offres (OFFRES);
Les avenants (AVENANT), changement de durée et/ou de besoins ;
Les révisions (REVISION), adaptation du prix de l’offre initiale ;
Les ordres de commande (OCmd), dans le cadre de marchés sujets à commandes ;
Les décomptes (DECOMPTE), changement des besoins ;
Les autres types de paiements (ATP).
Les subventions (SUBVENTION)
Les provisionnels (PROV)
L’objectif de ce système est de remplacer les procédures papiers par des procédures électroniques afin
d’améliorer la gestion et le suivi de la circulation des dossiers.
1 On parle de marché ou assimilé pour désigner les Marché Public, Subvention et Provisionnel.
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2. Environnement technique
CESAME est une solution développée en mode ‘client léger’. Cela veut dire qu’il n’est pas nécessaire
d’installer quoi que ce soit pour pouvoir y accéder. C’est le serveur et non pas votre PC qui va se charger
de contrôler et de gérer les informations. Le PC utilisé ne fait qu’afficher les données envoyées par le
serveur et lui transférer les données encodées par l’utilisateur.
Seules 2 conditions doivent être rencontrées pour le bon fonctionnement de CESAME :
1- Disposer de l’Internet Explorer2 ;
2- Avoir accès à l’Intranet du SPW.
Si ces 2 conditions sont rencontrées, alors CESAME peut être accédé de n’importe quel poste de travail
(PC) sans qu’aucune action spécifique ne doive être entreprise.
Cette technique présente plusieurs avantages :
Pas de mise à jour nécessaire, la version utilisée est toujours la dernière ;
CESAME peut être utilisé à partir de n’importe quel PC répondant aux conditions
mentionnées ci-avant.
CESAME ne se charge pas sur le PC. Cependant, le type et la taille des fichiers traités dans CESAME
peuvent avoir une incidence sur le temps de réponse. D’une part, le fichier transite à travers le réseau et,
d’autre part, il doit être affiché par le PC. Si le fichier est imposant, le temps d’attente avant l’affichage
s’en ressentira !
Lorsque l’on se connecte, CESAME ouvre sur le serveur une session spécifique, si aucune action n’est
entreprise pendant plus d’une demi-heure, CESAME clôturera cette session. Il faudra dès lors se
reconnecter. Cette gestion est effectuée pour éviter que des sessions restent inutilisées et ainsi chargent
inutilement le serveur en le ralentissant.
2 Internet Explorer est le navigateur conseillé. Afin de satisfaire le plus grand nombre d’utilisateurs, vous
pouvez également utiliser Firefox ou Chrome mais il se peut que l’affichage soit légèrement différent.
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3. Concepts
Afin de mieux comprendre ce que fait CESAME, il est important de définir aussi clairement que possible
les différents concepts utilisés.
3.1. Marchés – Dossiers – Documents
Ce paragraphe présente succinctement les 3 premiers concepts gérés dans CESAME et leur
structuration.
Marchés (et assimilés)
Correspond à une concrétisation de la volonté du
pouvoir adjudicateur pour faire exécuter des
prestations, liées fonctionnellement ou
techniquement, au travers d'une procédure
d'attribution et aboutissant, en principe, à la
conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs
prestataires.
Sont considérés comme assimilés aux marchés
malgré des spécificités propres, les provisionnels et
les subventions
Dossiers
Correspond à une procédure administrative de
gestion d’une « phase » de la vie du marché
nécessitant une approbation.
Ex : Etablissement de la PPMA, Etablissement du
CSCh, Gestion des Offres (choix de l’adjudicataire),
Gestion d’un Avenant, …
Documents
Elément constitutif du dossier. Il peut s’agir d’un
document électronique ou d’un encodage
d’informations « métiers ».
Ex : PPMA, Annexe, CSCh, Décision motivée,
Encodage des soumissionnaires, Encodage des
montants, …
3.2. Un marché (ou assimilé)
3.2.1. Un marché
Il s’agit de la concrétisation de la volonté du pouvoir adjudicateur (ici, le SPW) pour faire exécuter des
prestations, liées fonctionnellement ou techniquement, au travers d'une procédure d'attribution et
aboutissant, en principe, à la conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs prestataires.
Un marché peut être sans lot ou à lots. Le lot est une subdivision du marché décidée par le pouvoir
adjudicateur, pour des motifs techniques ou géographiques. Chaque lot est, a priori, susceptible d'être
attribué séparément en vue, en principe, d'une exécution distincte.
Dans CESAME, un marché qui y est créé ou manipulé se retrouvera dans le référentiel Back Office
Marché Public du SPW (BOMP). Cette facilité va permettre de communiquer des informations relatives
aux marchés entre les différentes applications du Back-Office.
Marché
Dossier
Offres
Document
Décision
motivée
Dossier
PPMA
Dossier
Avenant 1
Document
PV
d’ouverture
Document
Bordereau
d’engagement
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3.2.2. Un provisionnel
Un provisionnel n’est pas un marché. Il peut néanmoins intervenir dans le cadre de plusieurs marchés. Il
s’agit d’une réserve qu’une direction s’attribue dans laquelle elle va puiser lorsque le besoin s’en fait
sentir. Bien évidemment, des règles existent quant à l’utilisation de ces provisions.
Un provisionnel n’aura pas de bénéficiaire attitré puisque la somme provisionnée pourra couvrir plusieurs
paiements à plusieurs bénéficiaire non connu lors de l’engagement.
Un provisionnel qui est créé dans CESAME ne se retrouvera pas dans le référentiel Back Office Marché
Public du SPW (BOMP).
Voici quelques exemples d’utilisation des provisionnels :
Transaction et Condamnation Judiciaire
Honoraires avocats et autres experts judiciaires
Intérêts de retard de moins de 5500 €
Essai de moins de 5500 €
Intervention urgente et entretien ordinaire de moins de 5500 €
Expropriation de moins de 5500 €
Frais de toute nature de moins de 5500 €
La gestion des provisionnels dans CESAME se justifie par la similitude des traitements et des processus
qui leur sont appliqués (approbation, visa, engagement).
3.2.3. Une subvention
Une subvention est une aide financière, c’est-à-dire une somme d’argent, qui est allouée par une
institution publique à une organisation dans le cadre d'un projet. Les bénéficiaires des subventions
peuvent être des associations à but non lucratif ou autre, des entreprises de droit privé ou de droit
public,…
Bien qu’il ressemble à un marché, une subvention n’est pas un marché public. En effet, aucun avis de
marché ne sera rédigé, … Par contre sa gestion présente des similitudes avec celle des marchés en
termes de traitements et de processus : il y a bien des approbations, des engagements, …
3.3. Structuration des marchés (ou assimilés)
La structuration mise en place dans CESAME repose sur les règles suivantes :
- Les marchés peuvent être regroupés au sein d’un projet ;
- Il existe des marchés sans lots et des marchés avec lots ;
- Un marché ou un lot d’un marché peut faire l’objet d’avenants, de révision ou de tout autre
engagement.
Exemple de structuration d’un marché :
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Projet
Marché 1
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Engagement 1
Marché 2
Engagement 2
Engagement 3
Engagement 1
Engagement 1
Structuration des marchés
A chaque élément de cette structure va pouvoir être lié des informations spécifiques ainsi qu’un ou
plusieurs dossiers.
Les subventions et les provisionnels seront structurés de manière similaire.
3.4. Organismes et départements
Il se peut que, pour un marché, plusieurs acteurs jouent un rôle spécifique.
En effet, un marché peut …
- Avoir un pouvoir adjudicateur ;
- Etre géré par plusieurs administrations (on parlera de gestionnaire) ;
- Disposer de plusieurs sources de financement (on parlera de financeur).
Deux notions vont être gérées dans CESAME :
- L’organisme :
Il s’agit d’une organisation ou administration susceptible ou non d’utiliser
CESAME. Cette organisation pourra être structurée en département ou service
de manière hiérarchique.
Un organisme pourra agir en tant que Pouvoir Adjudicateur d’un marché, en
tant que Gestionnaire d’un marché ou en tant que Financeur du marché.
Exemple : Le SPW, le FOREM, la SOFICO, …
- Le département :
Il s’agit d’une subdivision de l’organisation : un service, une direction, une
division, … Un département peut représenter l’organisation (ce sera le cas
pour le service adjudicateur) ou peut être désignée pour gérer le marché à
travers les différentes étapes de sa vie.
Ces notions vont permettre de supporter dans CESAME les marchés « classiques », les marchés
cogérés, les marchés conjoints, les marchés cofinancés ou toute combinaison de ces marchés.
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Pour rappel, voici les définitions qui ont été données pour ces catégories de marchés dans le cadre de
l’étude BOMP :
Marché classique :
Marché dont le déroulement implique l'intervention d’un seul département d’un
organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement l’organisme en
question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de cet organisme
peuvent être utilisées.
Marché cogéré
Marché classique dont le déroulement implique l'intervention de plusieurs départements
d’un même organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement
l’organisme en question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de
cet organisme peuvent être utilisées.
Marché conjoint
Marché qui combine au moins deux "objectifs", chacun dépendant d'organismes
distincts. Le pouvoir adjudicateur qui pilote ce marché sera un de ces organismes. Bien
qu’à priori ce marché soit géré par le pouvoir adjudicateur pilote, les autres organismes
peuvent intervenir également dans sa gestion.
Marché cofinancé
Marché avec plusieurs sources de financement c’est-à-dire dont le financement est
assuré par plusieurs organismes différents. La clé de répartition financière est définie
dans une convention au sens large.
Marché géré au nom d’un tiers
Marché géré par un autre organisme que celui qui en est le pouvoir adjudicateur.
Cependant, les agents de cet organisme agissent comme s'ils faisaient partie du pouvoir
adjudicateur. Il s’agit d’un cas particulier de marché conjoint où …
La gestion est assurée par l’ « autre organisme » ;
Les approbations sont effectuées par le pouvoir adjudicateur ;
Les engagements des montants SPW se font dans l’organisme qui les finance.
Quelques exemples permettront de mieux comprendre les différences entre ces différents genres de
marchés :
1. Marché classique (géré et financé par le SPW)
Adjudicateur Gestionnaire Financier
Projet SPW (DO152)
Marché 1 SPW(DO152) SPW (DO152) SPW
Lot 1.1 SPW (DO152) SPW
Lot 2.1 SPW (DO152) SPW
Marché 2 SPW(DO152) SPW (DO152) SPW
Lot 2.1 SPW (DO152) SPW
2. Marché cogéré (géré par plusieurs départements et financé par le SPW)
Adjudicateur Gestionnaires Financier
Projet SPW (DO152)
Marché 1 SPW(DO152) SPW (DO152, DO223) SPW
Lot 1.1 SPW (DO152, DO223) SPW
Lot 1.2 SPW (DO152, DO223) SPW
Marché 2 SPW(DO152) SPW (DO152) SPW
Lot 2.1 SPW (DO152) SPW
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3. Marché cofinancé (géré par le SPW et financé par plusieurs organismes)
Adjudicateur Gestionnaire Financiers
Projet SPW (DO152)
Marché 1 SOFICO (Service X) SPW (DO152) SOFICO+SPW
Lot 1.1 SPW (DO152) SOFICO+SPW
Lot 1.2 SPW (DO152) SOFICO+SPW
Marché 2 SPW (DO152) SOFICO+SPW
Lot 2.1 SPW (DO152) SOFICO+SPW
4. Marché conjoint (géré et financé par plusieurs organismes)
Adjudicateur Gestionnaires Financiers
Projet SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
Marché 1 SOFICO (Service X) SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Lot 1.1 SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Lot 1.2 SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Marché 2 SOFICO (Service X) SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO
Lot 2.1 SPW(DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO
5. Exemple de combinaison : Marché conjoint avec cogestion et cofinancement
Adjudicateur Gestionnaires Financiers
Projet SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
Marché 1 SOFICO (Service X) SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Lot 1.1 SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Lot 1.2 SPW (DO152)
SOFICO (Service X)
SOFICO+SPW
Marché 2 SOFICO (Service X) SPW (DO152, DO223)
SOFICO (Service X)
SPW
Lot 2.1 SPW (DO152, DO223)
SOFICO (Service X)
SPW
3.5. Un dossier
Dans CESAME, le dossier est l’élément central. C’est lui qui sera complété à travers le temps par
différentes personnes ; c’est lui qui sera visé et approuvé ; c’est lui qui sera consulté ; …
Un dossier aura une durée de vie limitée dans le temps. Lorsque le ou les traitements du dossier sont
terminés, le dossier est alors archivé. Cela signifie que son contenu sera figé mais qu’il pourra toutefois
encore être consulté.
Dans CESAME, le dossier est lié à une phase de la vie d’un marché ou d’un lot de ce marché. Chacune
de ces phases peut aboutir à une approbation voire à un engagement budgétaire. Chaque dossier sera
dès lors lié à un élément de la structure du marché (de la subvention, du provisionnel).
Actuellement il est possible de gérer 11 types de dossiers différents dans CESAME :
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 14
Pour les marchés publics
1. Les propositions de passation de marché (PPMA) ;
2. Les cahiers spéciaux des charges (CSCh) ;
3. Les candidatures (CANDIDATURES);
4. Les offres (OFFRES);
5. Les avenants (AVENANT), changement de durée et/ou de besoins ;
6. Les révisions (REVISION), adaptation du prix de l’offre initiale ;
7. Les ordres de commande (OCmd), dans le cadre de marchés sujets à commandes ;
8. Les décomptes (DECOMPTE), changement des besoins ;
9. Les autres types de paiements (ATP).
Pour les subventions
10. Les subventions (SUBVENTION)
Pour les provisionnels
11. Les provisionnels (PROV)
Les 9 premiers types de dossiers sont réservés à la gestion des marchés publics. Les dossiers de type
provisionnel ne seront utilisés que pour gérer les provisionnels (que ce soit pour l’engagement initial, pour
une majoration ou pour une diminution). Les dossiers de type subvention seront utilisés uniquement dans
le cadre de la gestion des subventions.
Le tableau ci-dessous permet de mieux comprendre à quel élément de la structure un dossier peut être
lié.
Projet Marché Lot Engagement Subvention Provisionnel
PPMA X
CSCh X
Candidatures X X
Offres X X
OCmd X
Avenant X
Révision X
Décompte X
ATP X
Subvention X
Provisionnel X
On remarquera qu’à un projet n’est lié aucun dossier. Le rôle du projet est, actuellement, limité au
regroupement de plusieurs marchés au sein d’une même structure.
3.6. Un document
Il s’agit de l’élément constitutif d’un dossier. On peut dire qu’un dossier est constitué de plusieurs
documents. Les documents seront ajoutés au dossier durant sa vie.
3.6.1. Les types et les catégories
Il existe plusieurs catégories de documents électroniques :
1. Les copies électroniques de documents papiers : il s’agit d’un scan du document
papier.
2. Les documents générés par les utilisateurs eux-mêmes ou provenant d’une source
extérieure.
3. Les fiches d’encodage.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 15
4. Les documents générés par CESAME à partir de modèles prédéfinis.
CESAME supporte n’importe quel type de document électronique quel que soit l’outil qui l’a généré.
Les types les plus fréquemment utilisés sont :
1. Les documents MS-Word (traitement de texte) ;
2. Les documents MS-Excel (feuilles de calcul) ;
3. Les documents ‘texte’ issu de Notepad par exemple ;
4. Les documents PDF (format standard d’échange de fichier d’Acrobat) ;
5. Les documents ‘image’ (.jpg, .gif, .bmp, …).
CESAME reconnaît (à travers Internet Explorer) ces différents types et ouvre l’outil adéquat pour
permettre leur visualisation.
Attention !
Si, pour une raison ou une autre, un utilisateur charge dans CESAME un document issu d’un outil
particulier, il doit être conscient que si un autre utilisateur veut le visualiser, ce dernier devra disposer du
même outil sur sa machine.
Pour cette raison, il est fortement déconseillé de stocker dans CESAME des fichiers de type ‘exotique’.
3.6.2. Le « scan »
Le scan consiste à traduire le document papier sous format électronique. Des outils spécifiques sont
fournis avec les scanners pour effectuer cette ‘traduction’. Il faut cependant garder à l’esprit que les
paramètres choisis lors de cette ‘traduction’ peuvent avoir une incidence considérable sur la taille de
fichier électronique produit et donc sur le temps nécessaire pour le charger ou le consulter dans
CESAME.
Quelques conseils concernant le scan de documents ‘papiers’.
1. Scanner en noir et blanc (pour autant qu’il n’y ait pas de photos ou de graphiques) ;
2. En présence d’images ou de graphiques, privilégier les niveaux de gris à la couleur ;
3. Eviter des résolutions trop fines qui n’apporte aucune valeur ajoutée en terme de
visibilité (ex : 1200dpi).
4. Utiliser un niveau de résolution suffisant que pour lire aisément un document (en
scannant en 150 dpi par exemple).
3.6.3. Les versions d’un document
Un même document peut varier à travers le temps. Pour cette raison, CESAME permet d’en gérer les
versions. Seule la dernière version d’un document sera considérée comme active, les autres ne seront
conservées qu’à titre indicatif.
L’accès aux différentes versions d’un document ne sera proposé qu’aux personnes disposant de droits
spécifiques sur ces documents ou sur le dossier auquel il appartient.
3.6.4. La confidentialité
Outre un contrôle strict des accès aux dossiers et aux documents, CESAME garanti la confidentialité de
l’information contenue dans les documents qui lui sont confiés grâce au cryptage des documents
stockés. En d’autres termes, toute autre personne ou toute autre application qui parviendrait à accéder
aux documents stockés dans CESAME ne pourrait en prendre connaissance puisque chaque document
qui y est stocké est « codé » avant d’être enregistré. Comme CESAME est le seul dépositaire de la clé
permettant le « décodage » des documents, ceux-ci ne peuvent être lus qu’à travers leur utilisation par
CESAME.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 16
3.7. Un traitement
Afin qu’un dossier soit constitué, un ensemble de traitements pourra être lancé. Chaque traitement
consiste en un certain nombre d’étapes prédéterminées et de transitions possible entre ces étapes.
La plupart du temps, un seul traitement sera issu d’un dossier mais il est possible que plusieurs
traitements soient lancés simultanément sur un dossier lorsque cela s’avèrera nécessaire.
3.8. Une étape
Un traitement est composé de différentes étapes pendant lesquelles le dossier pourra être façonné.
Chaque étape a une finalité particulière : il peut s’agir de l’instruction d’un dossier, de l’apposition d’un
visa, de l’approbation, de la consultation, …
A chaque étape vont devoir être effectuées des actions spécifiques tels que :
1. Joindre un document ;
2. Remplir une fiche d’encodage ;
3. Utiliser une application spécifique dont les ‘outputs’ seront enregistrés dans
CESAME ;
4. Répondre à une question ;
5. Signer ;
6. Lancer un autre traitement ;
7. …
Un dossier passera durant sa vie par différentes étapes en fonction de différents éléments. Il se peut
même qu’un dossier passe plusieurs fois par la même étape si son traitement le nécessite. Par exemple,
en cas de remaniement, le dossier peut retourner vers une étape déjà ‘traversée’.
3.9. Un rôle
Chaque étape est de la responsabilité d’une personne ou d’un groupe de personne. En d’autres termes,
n’importe qui ne peut pas faire n’importe quoi.
Les utilisateurs de CESAME sont donc regroupés par rôle :
1. Les responsables de dossiers DT ;
2. Les directeurs DT ;
3. Les auteurs de projets DT ;
4. Les Inspecteurs Généraux ;
5. Les responsables de dossiers IG ;
6. …
A chaque étape sera associé un rôle ou un utilisateur. Seules les personnes possédant ce rôle auront
éventuellement le droit de prendre en charge le dossier à l’étape en question.
Il se peut que plusieurs étapes d’un traitement soient associées à un même rôle. Cela signifie qu’un
même groupe de personnes ou qu’une même personne peut intervenir plusieurs fois sur des dossiers de
même type mais à des moments différents et pour effectuer des actions différentes.
3.10. Une tâche
La prise en charge d’un dossier à une étape donnée d’un traitement est dénommée tâche.
Une tâche est accessible soit à toutes les personnes possédant le rôle associé à l’étape en question, soit
à une seule de ces personnes. En effet, CESAME permet de spécialiser dynamiquement l’attribution
d’une tâche à une personne en particulier. Si cette facilité est utilisée, seule cette personne peut voir le
dossier dans sa boîte de tâches. Sinon, le dossier apparait dans la boîte de tâches de toutes les
personnes possédant le rôle associé à l’étape en question
En tout état de cause, seule une personne à la fois peut prendre en charge une tâche c’est-à-dire, que
pour un traitement donné, une seule personne peut travailler à un moment donné sur le dossier.
CESAME
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La personne ayant pris en charge le dossier doit mener à bien ce qui est attendu de lui à l’étape en
question en joignant des documents, en complétant des fiches, …
En fonction des informations rentrées, l’utilisateur pourra ou non terminer sa tâche. En effet, CESAME
vérifiera que toutes les informations et toutes les actions attendues soient bien présentes avant de
permettre à l’utilisateur de terminer la tâche.
Lorsque la tâche est terminée CESAME détermine, en fonction de l’état du dossier et des informations
qui y sont relatives, quelle est l’étape suivante du traitement en cours.
Pour chaque traitement sur un dossier, il ne peut y avoir qu’une seule tâche en cours.
En d’autres termes, s’il n’y a qu’un traitement en cours, un dossier ne peut être pris en charge
que par une seule personne à la fois. S’il y a plusieurs traitements lancés simultanément, le
dossier pourra être modifié simultanément par autant de personnes qu’il n’y a de traitement ;
CESAME se chargera d’assurer la cohérence du contenu du dossier.
3.11. Une boîte de tâches
La boîte de tâches reprend toutes les tâches sur lesquels un utilisateur est susceptible de travailler ou sur
lesquels il travaille déjà. Dans ce dernier cas, on dit qu’il les a pris en charge.
Une tâche prise en charge n’apparaîtra que dans la boîte de tâches d’un seul utilisateur : celui qui l’a pris
en charge. Par contre une tâche en attente de prise en charge sera visible dans la boîte des tâches de
toutes les personnes qui peuvent la prendre en charge, c’est-à-dire de toute personne possédant le rôle
associé à l’étape correspondant à la tâche.
Quelques définitions :
Nouvelle tâche : une nouvelle tâche est une tâche qui doit être réalisée mais qui n’est pas encore prise
en charge par aucun agent traitant. Le dossier est donc ‘en attente’ à l’étape en question.
Tâche en cours : une tâche en cours est une tâche qui a été prise en charge par un agent. Cette tâche
est donc ‘en cours’.
CESAME
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4. Gestion des marchés dans CESAME
Pour rappel, CESAME est en mesure de définir et de gérer différentes catégories de marchés. (Cf. les
définitions présentées au § 3.4 intitulé « Organismes et départements »)
Marché classique ;
Marché cogéré ;
Marché conjoint ;
Marché cofinancé ;
Marché géré au nom d’un tiers.
Ce chapitre a pour vocation d’expliquer comment ces différents marchés sont gérés dans CESAME.
4.1. Marché standard
Marché dont le déroulement implique l'intervention d’un seul département d’un
organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement l’organisme en
question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de cet organisme
peuvent être utilisées.
4.2. Marchés cofinancés
Marché avec plusieurs sources de financement c’est-à-dire dont le financement est
assuré par plusieurs organismes différents. La clé répartition financière est définie dans
une convention au sens large.
4.3. Marchés cogérés
Marché classique dont le déroulement implique l'intervention de plusieurs départements
d’un même organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement
l’organisme en question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de
cet organisme peuvent être utilisées.
4.4. Marchés conjoints
Marché qui combine au moins deux "objectifs" chacun dépendant d'organismes distincts.
Le pouvoir adjudicateur pilote de ce marché sera un ces organismes. Bien qu’a priori ce
marché soit géré par le pouvoir adjudicateur pilote, les autres organismes peuvent
intervenir également dans sa gestion.
4.5. Marchés gérés au nom d’un tiers
Marché géré par un autre organisme que celui qui en est le Pouvoir Adjudicateur.
Cependant, les agents de cet organisme agissent comme s'ils faisaient partie du pouvoir
adjudicateur. Il s’agit d’un cas particulier de marché conjoint où …
La gestion est assurée par l’ « autre organisme » ;
Les approbations sont effectuées par le pouvoir adjudicateur ;
Les engagements des montants SPW se font dans l’organisme qui les finance.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 19
5. Interfaces
5.1. Comment se connecter à l’application CESAME ?
CESAME est accessible un navigateur internet, à l’adresse suivante : http://cesame.spw.wallonie.be
L’écran que vous obtenez alors va permettre de vous authentifier via l’encodage du nom d’utilisateur
(votre Login) et de votre mot de passe.
5.1.1. Identification par nom d’utilisateur et mot de passe
L’identification par nom d’utilisateur/ mot de passe se fait de manière classique : il suffit d’introduire le
nom d’utilisateur et le mot de passe et de cliquer sur « Envoyer ».
Ecran de démarrage 3
Après 3 essais erronés, votre compte sera bloqué. Dans ce cas, vous devez contacter un administrateur
afin qu’il vous le débloque.
3 Les copies d’écrans peuvent différer légèrement des écrans utilisés en Production. Dans ce cas-ci, la
mention Validation indique qu’il s’agit de l’environnement de Validation et non pas celui-de Production.
De plus, il se peut que quelques améliorations mineures ne soient pas illustrées dans ce document.
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 20
A la connexion, plusieurs cas peuvent se présenter :
- Si vous n’êtes pas reconnu par le système, CESAME affichera le motif : utilisateur/mot passe
incorrect, certificat non enregistré, …
- Si c’est la première fois que vous vous connectez à CESAME ou que votre compte a été débloqué
par un administrateur, il sera nécessaire de changer votre mot de passe à la première connexion.
Vous devrez spécifier votre ancien mot de passe, le nouveau et sa confirmation. Après cela, vous serez
déconnecté afin de pouvoir vous reconnecter avec votre nouveau mot de passe. L’écran
d’authentification vous indique que le mot de passe a été enregistré.
Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez demander à CESAME de vous en envoyer un
nouveau. Pour ce faire, vous devez suivre le lien « Mot de passe oublié ».
Après avoir spécifié votre nom d’utilisateur, CESAME vous indique à quelle adresse e-mail votre nouveau
mot de passe sera envoyé. Si elle ne correspond pas à votre adresse, vous devrez contacter un
administrateur. Dans le cas contraire, l’e-mail avec votre nouveau mot de passe devrait vous être envoyé
dans les 10 minutes. A la première connexion, CESAME vous demandera de modifier le mot de passe
qu’il vous a envoyé.
Si vous êtes reconnu, CESAME vous affichera alors un résumé du contenu de votre boîte de tâches.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 21
5.1.2. Les valves
En dessous du module de connexion, les valves sont disponibles. Il s’agit d’un espace, accessible à tous,
reprenant l’ensemble des communiqués publiés.
Un message des valves
5.1.3. Maintenance de l’application
En cas d’indisponibilité planifiée de CESAME, par exemple lors de l’installation d’une nouvelle version, un
message particulier vous indique que l’application est temporairement inaccessible. Il vous est alors
impossible de vous authentifier.
Message de mise en maintenance de l’application
5.1.4. Remarques et suggestions
Voici quelques remarques et suggestions qui peuvent être utiles.
1. Vous pouvez avantageusement sauver l’adresse de CESAME dans vos favoris. Pour
cela utilisez la commande ‘Ajout dans les favoris’ dans le menu ‘Favoris’ d’Internet
Explorer.
2. Vous pouvez également créer un raccourci sur votre fond d’écran. A partir de votre
fond d’écran, cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez la commande
‘Nouveau’, ‘Raccourci’ et suivez les instructions. Rentrez d’abord l’adresse Internet
communiquée ci-dessus et ensuite le libellé ‘CESAME’ comme nom de votre
raccourci.
3. L’environnement de validation est accessible de la même façon en utilisant l’adresse
http://cesame.spw.valid.wallonie.be/ ; cet environnement est utilisé pour la validation
de nouvelles versions et pour les formations. Vous pouvez également l’utiliser
lorsque vous désirez vous assurer du bon comportement d’une fonctionnalité
proposée dans CESAME ou pour mieux comprendre cette fonctionnalité.
L’environnement de test est accessible de la même façon en utilisant l’adresse
http://cesame.spw.test.wallonie.be/ ; il n’est utilisé que par quelques utilisateurs clés
et pour des démonstrations de nouvelles versions non encore stabilisées.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 22
Attention !
o Rien ne distingue, a priori, l’environnement de Test ou de Validation de celui de Production si ce
n’est la mention ‘Test’ ou ‘Validation’ qui apparait en bleu sur le logo de la Région Wallonne en
haut à gauche. Assurez-vous que vous utilisez le bon environnement avant d’effectuer des
modifications.
o Le nom d’utilisateur utilisé (en général un trigramme) est le même dans les 3 environnements
(Test, Validation et Production) ; le mot de passe et les rôles associés peuvent être différents.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 23
5.2. Ce qu’il faut savoir
Quel que soit l’écran présenté par CESAME, il aura toujours la même configuration :
Une entête comprenant un menu en haut à droite ; celui-ci reprend un accès au portail de la
Région Wallonne, un retour sur la page d’accueil de CESAME et trois liens (aide, outils et
contacts) propres à CESAME, qui seront détaillés par la suite. Dans l’en-tête se trouve
également le fil d’Ariane (c’est-à-dire l’information ‘Vous êtes ici :’) qui indique à tout moment
dans quelle partie de l’application l’utilisateur se trouve.
Un pied de page comprenant un menu reprenant des liens standard aux applications
utilisées au MET.
Une colonne à gauche reprenant le menu CESAME. Le menu donne accès aux actions
regroupées en ‘contextes’, aux commandes de bases et à l’identité de l’utilisateur.
1. La liste des contextes disponibles ;
Il en existe 6 : Boîte, Signataire, Tâche, Bibliothèque, Profil et Signalétiques. Ils
correspondent chacun à une entrée du menu et sont présentés dans les
paragraphes suivants.
2. Les commandes de bases représentées par des icônes ;
« Sortie » : qui permet de se déconnecter et de quitter l’application.
Lors de la demande de sortie, si une tâche est en cours il vous sera demandé
une confirmation.
Dans le cas d’un refus de sortie, l’application vous représentera la tâche
courante.
« Imprimer » : qui permet d’imprimer la page courante.
3. Le nom de l’utilisateur (qui apparaît toujours en bordeaux).
La partie ‘données’ au milieu à droite. Cette partie varie en fonction de l’entrée du menu
choisie et des actions effectuées.
Ec
ran standard
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 24
5.3. Le contexte « Boîte de tâches»
Ce contexte indique les tâches sur lesquelles l’utilisateur est susceptible de travailler.
Un seul écran reprend l’ensemble des tâches : nouvelles tâches, tâches en cours et tâches urgentes.
Le contenu de cet écran est divisé en 3 parties :
- Un tableau résumé
Il présente par type de dossiers le nombre des tâches présentes dans la boîte et relatives à ce
type de dossiers. Ce tableau permet de présenter une liste homogène de tâches. Il suffit de
cliquer sur une case en particulier pour afficher celles déjà prises en charge ou en attente pour
un type de dossier particulier.
Le fait de cliquer sur le type de fiche (Marché public, Subvention, Provisionnel) vous dirigera vers
la partie signalétique de ces différentes fiches.
- Une zone permettant de gérer la création d’un dossier
Lors de la création, un traitement sur le nouveau dossier démarrera et ce en fonction du type de
dossier courant (PPMA, Offres, …). L’utilisateur va non seulement indiquer pour quelle direction
ou quel département il veut créer le dossier mais aussi à quelle étape il veut positionner la tâche
de démarrage de ce dossier.
Bien évidemment, les choix qui s’offrent à lui dépendent de son profil.
- La liste des tâches pour le type de dossiers sélectionné.
Cette liste présente les informations de base permettant de reconnaître les tâches portant sur les
dossiers.
Deux possibilités s’offrent à vous :
o Soit, vous prenez en charge la tâche pour travailler sur le dossier qui y est lié ; dans ce
cas, vous cliquez sur l’icône en début de ligne. Cette action chargera la tâche
sélectionnée dans le contexte ‘Tâche’ (voir plus loin).
o Soit, vous voulez simplement consulter le dossier relatif à la tâche. Vous cliquez alors sur
son numéro en fin de ligne. CESAME ouvrira alors le contexte ‘Bibliothèque’ avec le
dossier en question (voir plus loin).
Un filtre vous permet de n’afficher que certaines tâches : toutes les tâches, les tâches « en
cours », les nouvelles tâches ou les tâches urgentes (c’est-à-dire les tâches pour lesquelles le
délai de traitement est atteint).
Il est également possible de trier la liste présentée en cliquant sur les triangles visibles à côté du
titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le contenu du tableau selon
la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.
Enfin, les tâches de type « Approbation » et « Visa » sont accompagnées d’une icône pour
accéder à l’aide contextuelle pour ce type de tâche.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 25
Tâches
5.3.1. Nouvelles tâches
Il s’agit des tâches qui sont susceptibles d’être prises en charge par vous.
En fait, ces tâches sont :
- Celles qui vous ont été attribuées spécifiquement ; dans ce cas vous seul êtes en mesure de les
prendre en charge.
Par analogie avec la réalité, on peut considérer qu’il s’agit de fardes-chemises présentes sur un
chariot portant votre nom. Ces dossiers vous sont réservés et vous êtes la seule personne
pouvant prendre les dossiers qui y sont présents.
Ces tâches sont représentées par l’icône :
- Celles qui sont accessibles à tout utilisateur possédant les mêmes rôles que les vôtres. C’est-à-
dire aux utilisateurs qui sont susceptibles de les prendre en charge.
Par analogie avec la réalité, on peut considérer qu’il s’agit de fardes-chemises présentes sur le
chariot portant le libellé d’une fonction telle que « Responsable administratif » ou « Directeur »,
ou …. Les fardes-chemises présentes sur ce chariot peuvent être prises par n’importe quel
Responsable Administratif mais ne pourra être prises en charge que par un seul d’entre eux à la
fois !
Ces tâches sont représentées par l’icône :
5.3.2. Tâches en cours
Il s’agit des tâches qui ont été prises en charge par vous et qui n’ont pas encore été « relâchées ». C’est-
à-dire celles pour lesquelles vous devez encore effectuer une action et qui, dès lors, ne sont pas encore
terminées.
Par analogie avec la réalité, on peut considérer les tâches en cours comme les fardes-chemises
présentes sur votre bureau.
Les tâches en cours sont représentées par l’icône :
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 26
5.3.3. Tâches urgentes
Les tâches deviennent urgentes lorsque :
- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours à l’Inspection des Finances ;
- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours au Bureau des Prix ;
- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours au Service Juridique ;
- Lorsqu’un dossier de type Offre met plus de 30 jours pour arriver à l’IG après la date d'ouverture
des soumissions.
Les tâches urgentes (c’est-à-dire en retard) sont représentées par l’icône :
5.4. Le contexte « Boîte d’évènements »
La boîte d’évènements permet d’afficher les évènements correspondant aux abonnements pris par
l’utilisateur.
5.4.1. Introduction à la gestion des évènements et des abonnements
La fonctionnalité d’abonnement doit permettre de prévenir un utilisateur selon ses désirs de divers
évènements lorsque ceux-ci se produisent dans CESAME.
L’utilisateur pourra être averti soit par email, soit via une « boite d’évènements ».
Plus précisément :
L'utilisateur pourra choisir lui-même via des abonnements les évènements pour lesquels il désire
être averti soit par e-mail soit via une entrée dans la boîte des évènements.
Les abonnements sont paramétrables pour permettre à l'utilisateur d'affiner les évènements dont
il désire être averti : uniquement les dossiers de type Avenant, uniquement lorsque le rôle
Direction est en cause, ...
Tout évènement qui survient sur un dossier est référencé dans la boîte de l'utilisateur en fonction
des abonnements qu'il a pris.
L'utilisateur peut consulter et gérer sa boîte d'évènements. Cette dernière reprend tous les
évènements survenus et correspondant aux abonnements pris par lui.
La boîte d'évènements permet à l'utilisateur d'accéder en consultation au dossier sur lequel
l'évènement est survenu. Il peut en nettoyer le contenu.
Selon le paramétrage de l'abonnement pris, les mails envoyés permettent à l'utilisateur de
prendre connaissance de l'évènement survenu (nature, dossier, personne, ...).
Les mails envoyés seront personnalisés en fonction du type d'évènement. Cette personnalisation
pourra être effectuée par l'administrateur général.
A partir des mails reçus, l'utilisateur peut consulter le dossier en cliquant sur une URL qui s’y
trouve.
5.4.2. Type d’évènement
Voici les types d’évènements actuellement disponibles :
- Réception d’un dossier dans la boîte des tâches ;
- Création d’un dossier
- Envoi d’un dossier à l’Inspection des Finances ;
- Retour d’un dossier de l’Inspection des Finances (ou dossier visé par l’IF) ;
- Envoi d’un dossier à l’approbation ;
- Retour d’un dossier après approbation (ou dossier approuvé) ;
- Envoi d’un dossier à l’engagement ;
- Retour d’un dossier de l’engagement (ou dossier engagé) ;
- Délai de 15 jours dépassé à une tâche donnée.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 27
D’autres types d’évènements pourront être définis dans le futur si nécessaire.
5.4.2.1.Réception d’un dossier dans la boîte des tâches
Ce type d’évènements correspond à l’arrivée d’un dossier dans votre boîte de tâches.
5.4.2.2.Création d'un dossier
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lors de la création d’un nouveau
dossier dans CESAME.
L’utilisateur souscrivant un abonnement à ce type d’évènements sera informé de la création d’un
nouveau dossier dans Cesame pour autant qu’il dispose des droits nécessaires pour accéder à ce
dossier.
5.4.2.3.Envoi d’un dossier à l’Inspecteur des Finances
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé pour
visa à l’Inspecteur des Finances.
5.4.2.4.Dossier visé par l’Inspecteur des Finances
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier situé à une tâche
de Visa par l’Inspecteur des Finances quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en
charge effectue le « Terminer tâche »). Cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise par
l’Inspecteur des Finances.
5.4.2.5.Envoi d’un dossier à l’approbation
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé pour
approbation (à un directeur, un ministre, …).
5.4.2.6.Dossier approuvé
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier situé à une tâche
d’approbation quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en charge effectue le
« Terminer tâche »). Cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise par l’utilisateur en
charge de l’approbation.
5.4.2.7.Envoi d’un dossier à l’engagement
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé à
l’engagement.
5.4.2.8.Dossier engagé
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier situé à une tâche
d’engagement quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en charge effectue le
« Terminer tâche »). Attention, cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise à cette
tâche.
5.4.2.9.Délai de 15 jours par rapport à la date d'arrivée du dossier à une tâche
Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier reste plus de 15
jours à une tâche sans avoir été pris en charge.
L’évènement en question se déclenchera quotidiennement au-delà du 15ème
jour jusqu’à ce que le
dossier soit pris en charge.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 28
5.4.3. Gestion des évènements survenus
5.4.3.1.Visualisation des évènements
La boîte d’évènements affiche la liste des évènements qui se sont produits dans CESAME et pour
lesquels un abonnement a été souscrit. Les nouveaux évènements apparaissent en gras dans la liste, les
évènements précédemment visualisés apparaissent en gris clair.
Il est possible de se positionner directement sur le dossier concerné par un évènement en cliquant sur le
numéro du dossier.
Boîte d’évènements
5.4.3.2.Suppression des évènements
Afin de supprimer un (ou plusieurs) évènement(s) de la liste des évènements survenus, il suffit de cocher
la (les) case(s) correspondante(s) dans la liste et de cliquer sur le bouton « Supprimer ».
Boîte d’évènements – Suppression
Une confirmation est alors demandée. Cliquez sur « OK » pour valider la suppression et sur « Annuler »
pour annuler la suppression des évènements dans la boîte.
Boîte d’évènements – Confirmation de la suppression
5.4.4. Gestion des abonnements
Pour accéder à la gestion des abonnements, c’est-à-dire pour prendre de nouveaux abonnements, pour
modifier des abonnements existants ou pour en supprimer, veuillez cliquer sur le bouton « Gérer les
abonnements » présent dans l’écran « Boîte d’évènements ».
Boîte d’évènements – Appel à la gestion des abonnements
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 29
Vous arrivez alors sur la page suivante.
Gestion des abonnements
5.4.4.1.Création d’un nouvel abonnement
Afin de créer un nouvel abonnement, sélectionnez le type d’évènement pour lequel vous souhaitez
prendre un abonnement. Complétez ensuite le formulaire qui vous est présenté.
Nouvel abonnement
Ce formulaire est composé d’un certain nombre de champs. Suivant le type d’abonnement, certains
champs peuvent ne pas être disponibles.
Type d’évènement. Il s’agit d’une liste déroulante permettant de sélectionner le type d’évènement
pour lequel on souhaite souscrire un abonnement.
Description. C’est un champ non modifiable qui décrit le type d’évènement choisi.
Avertissement dans la boîte. Lorsqu’il est coché, ce champ indique que l’avertissement
s’effectuera via l’ajout d’une nouvelle ligne dans la « Boîte d’évènements »
Avertissement par mail. Lorsqu’il est coché, ce champ indique que l’avertissement s’effectuera
via l’envoi d’un mail à l’adresse spécifiée dans le profil.
N° de dossier. Ce champ permet de spécifier un numéro de dossier ; l’abonnement choisi sera
alors uniquement valable pour ce dossier.
Type de dossier. Ce champ permet de spécifier un type de dossier ; l’abonnement choisi sera
alors uniquement valable pour ce type de dossier.
Flux. Ce champ permet de spécifier un flux ; l’abonnement choisi sera alors uniquement valable
pour ce flux. Ce champ ne peut être rempli que si le type de dossier a été spécifié.
Etape. Ce champ permet de spécifier une étape dans le cheminement du dossier ; l’abonnement
choisi sera alors uniquement valable pour cette étape. Ce champ ne peut être rempli que si le
flux a été spécifié.
Département. Ce champ permet de spécifier un département (ou service) ; l’abonnement choisi
sera alors uniquement valable lorsqu’un dossier a comme département gestionnaire ce
département. Une liste apparait dès qu’on effectue un encodage dans ce champ. Le contenu
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 30
présente toutes les valeurs correspondant à ce qui est déjà encodé. Il est possible de
sélectionner la valeur dans ce champ.
Rôle théorique. Ce champ permet de spécifier un rôle, l’abonnement choisi sera alors
uniquement valable lorsqu’un dossier est assigné au rôle spécifié (en d’autres termes, lorsque le
dossier est envoyé à une étape où le rôle en question peut le prendre en charge). Une liste
apparait dès qu’on effectue un encodage dans ce champ. Le contenu présente toutes les valeurs
correspondant à ce qui est déjà encodé. Il est possible de sélectionner la valeur dans ce champ.
Utilisateur. Ce champ permet de spécifier un utilisateur ; l’abonnement choisi sera alors
uniquement valable lorsqu’un dossier est assigné à cet utilisateur (en d’autres termes, lorsque le
dossier est envoyé nominativement à l’utilisateur en question). Une liste apparait dès qu’on
effectue un encodage dans ce champ. Le contenu présente toutes les valeurs correspondant à
ce qui est déjà encodé. Il est possible de sélectionner la valeur dans ce champ.
5.4.4.2.Modification d’un abonnement
Pour modifier un abonnement, cliquez sur l’icône située sur la ligne de l’abonnement correspondant.
Le formulaire de modification apparait alors dans la partie supérieure de l’écran. Il est en tout point
semblable à celui utilisé lors de l’ajout d’un nouvel abonnement. Une fois les modifications effectuées,
cliquez sur « Enregistrer ».
Modification d’un abonnement
5.4.4.3.Suppression d’un abonnement
Pour supprimer un abonnement, cliquez sur l’icône située sur la ligne de l’abonnement correspondant.
Suppression d’un abonnement
5.5. Le contexte « Signataire »
Ce contexte présente la liste des dossiers en attente d’une signature de type approbation ou visa. Il va
permettre la signature rapide de chacun d’eux.
L’accès à l’aide contextuelle se fait par un clic sur l’icône .
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 31
Signataire
Les seules informations à encoder sont la décision et le motif relatif à celle-ci. Si un dossier présent dans
la liste ne doit pas être signé, il suffit de laisser la décision sur <->, il ne sera alors pas pris en compte
pour la signature.
Une fois les décisions et motifs encodés, cliquer sur le bouton Signer va lancer le processus de signature
de l’ensemble des dossiers pour lesquels une décision aura été remplie.
Pour chacun de ces dossiers, il faudra introduire le code pin de votre carte d’identité afin d’apposer votre
signature électronique sur le protocole du dossier (voir plus loin dans ce document).
Une fois le processus terminé, la page est rafraîchie ainsi que le statut des dossiers correctement signés.
Cliquer sur le numéro du dossier permet de consulter sur ce dossier. Idéalement, cela devra être effectué
avant d’apposer sa signature.
5.6. Le contexte « Tâche »
Ce contexte présente les informations du dossier lié à la tâche sur laquelle vous êtes en train de
travailler.
Gardez bien à l’esprit que personne d’autre que vous ne peut prendre en charge cette tâche.
Par analogie avec la réalité, ce contexte correspond à la farde-chemise ouverte sur votre bureau. Peut-
être y en a-t-il d’autres sur votre bureau, mais vous ne travaillez que sur une seule farde-chemise à la
fois.
Il y a deux moyens pour se « débarrasser » d’une tâche :
- Soit vous la terminez en effectuant toutes les actions qui sont attendues de vous.
- Soit vous la transférez (pour autant que cette possibilité vous soit présentée).
Terminer la tâche.
Lorsque vous terminez la tâche, CESAME détermine la tâche suivante c’est-à-dire, l’étape à laquelle le
traitement du dossier sera positionné en fonction des informations présentes sur le dossier. Cette tâche
apparaîtra donc dans la liste « Nouvelles tâches » des utilisateurs possédant le rôle associé à l’étape en
question ou de l’utilisateur précédemment désigné.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 32
Si l’étape correspondante est associée à un rôle que vous possédez, la tâche réapparaîtra dans votre
boîte sous forme de « Nouvelles tâche ».
Transférer la tâche.
Transférer une tâche, c’est la remettre à la disposition d’une personne choisie ou des personnes
possédant le profil de l’étape courante. En fait, la tâche reste à l’étape courante et n’avance pas dans le
traitement.
Elle peut être attribuée à une personne en particulier. Si vous ne spécifiez aucun utilisateur, elle
réapparaîtra donc dans votre liste des « Nouvelles tâches » et rien n’empêchera que vous la repreniez en
charge une deuxième fois.
5.6.1. A faire
Cette page est probablement la plus utilisée de l’application. En reprenant l’analogie ci-dessus, il s’agit de
la farde-chemise présente devant vous sur le bureau.
C’est via cette page que les actions à effectuer dans la tâche courante sont réalisées : chargement d’un
fichier, encodage d’une fiche, ...
Lorsque, à partir de la boîte de tâche, vous prenez en charge une tâche, c’est dans cette page que
CESAME vous positionne.
Plusieurs « paragraphes » ou parties de cette page peuvent être distingués :
5.6.1.1.Cartouche
La page « A faire » est agrémentée d’un cartouche présentant les informations clés du dossier relatif à la
tâche en cours telles que son numéro, son type, son statut, … et aussi des informations sur le marché lié
à ce dossier : l’objet de marché, les montants dont il est question, la ou les allocations budgétaires
concernées, le niveau de délégation, le fait que le marché a été initialisé dans le portail MP à partir de
CESAME, …
Des raccourcis représentés par une icône permettent de se rendre directement vers certains modules
annexes (Résumé, Marché, Délégation, Accès, Suivi, Documents ou Signature).
- Affichage du résumé : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe 5.6.2.4.a.2)
- Affichage de la fiche marché : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe
5.6.2.4.a.1)
- Affichage des délégations en cours sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir
paragraphe 5.6.2.4.a.3)
- Affichage des accès sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe
5.6.2.4.a.3)
- Affichage du suivi du dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe 5.6.2.1)
- Affichage des documents présents sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir
paragraphe 5.6.2.2)
- Affichage des signatures du dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe
5.6.2.3)
Ces informations sont complétées dans une deuxième partie avec le nom de la « Tâche courante » et de
la « Tâche suivante » pour autant que cette dernière ait déjà été déterminée. Ces deux informations
permettent à l’utilisateur de prendre rapidement connaissance de ce qu’on attend de lui et de la
destination du dossier. Dans cette deuxième partie apparait un icône permettant de terminer la tâche.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 33
- Terminer tâche : accessible en cliquant sur l’icône ou sur l’icône (voir paragraphe
5.6.1.4)
Cartouche
5.6.1.2.Commentaire
Cette zone de texte permet d’encoder un commentaire destiné à la prochaine personne qui interviendra
dans le traitement du dossier. A la tâche suivante, la personne qui prendra la tâche en charge aura le
choix entre laisser le commentaire tel quel, le modifier ou l’effacer.
Le commentaire n’est visible que par toute personne…
- Qui a la tâche en charge ;
- Qui a été la dernière personne à prendre la tâche en charge ;
- Qui, si la tâche est en attente, peut prendre la tâche en charge ;
- Qui a les droits d’administrations sur le dossier.
Il n’est pas visible par toute autre personne qui consulterait le contenu du dossier via le contexte Dossier
(voir plus loin).
La zone de commentaire est dotée d’un éditeur de texte qui vous permet d’ajouter un habillage
(Gras/Italique/Souligné…) à votre commentaire. Si vous disposez d’un document Word contenant une
note à insérer dans le commentaire, vous pouvez également copier-coller le contenu de cette zone
d’encodage.
Commentaire
5.6.1.3.Suivi
Cette zone de texte permet de visualiser des informations de suivi du traitement en cours lorsqu’une
étape précédente de ce traitement ne s’est pas déroulée comme attendu. Par exemple, l’approbation
demandée n’a pas été donnée, … Elle permettra à la personne qui prend la tâche en charge d’être
avertie et de prendre les actions adéquates.
Cette zone n’apparait que si des informations de suivi existent.
Le contenu de cette zone de texte est effacé soit à la demande de l’utilisateur courant soit lorsque la
tâche courante sera terminée. S’il le désire, l’utilisateur courant pourra mettre à jour le commentaire pour
prévenir les personnes qui interviendront ultérieurement dans le traitement du dossier.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 34
La gestion de cette zone de texte sera abordée dans le paragraphe consacré aux actions suivantes.
Suivi
5.6.1.4.Commandes
Cette partie de l’écran reprend l’ensemble des commandes particulières qui peuvent être exécutées. Ces
commandes peuvent varier en fonction de l’étape courante, en fonction du dossier dont il est question, de
son type et de son état, en fonction d’actions déjà effectuées, …
Commandes particulières
Chaque commande peut être activée par un bouton. Le bouton est affiché normalement ou est grisé.
S’il est affiché normalement, cela signifie qu’il peut être activé en cliquant dessus.
S’il est grisé, cela signifie qu’il ne peut être activé. Si néanmoins vous cliquez dessus, CESAME affichera
la ou les raisons pour lesquelles la commande ne peut être activée.
Règles de non activation d’une commande particulières
Voici une liste non exhaustive de commandes fréquemment disponibles. Elles sont regroupées
thématiquement.
a. Gestion de la tâche
Terminer tâche
Cette commande apparait en grisé si la condition de terminaison pour la tâche en cours n’est pas
atteinte.
Lorsque la condition est atteinte, ce bouton est alors dégrisé. Son utilisation va éventuellement
afficher une série de questions auxquelles il faut répondre avant que CESAME ne termine
effectivement la tâche.
Le fait de terminer la tâche va provoquer une mise à jour des documents dans le dossier de sorte
qu’ils soient consultables via la bibliothèque (comme dans la publication).
Transférer le dossier
La commande « Transférer » (anciennement appelée « Libérer ») permet de transférer le dossier
ou plutôt la tâche en cours à quelqu’un d’autre. C’est-à-dire de permettre à quelqu’un possédant
le même profil que vous de prendre le dossier en charge.
b. Gestion des documents
Publier documents
Cette commande permet de rendre visible dans la bibliothèque les modifications apportées aux
documents du dossier lié. En effet, tant que la tâche est prise en charge, les modifications qui
sont effectuées aux documents du dossier ne sont visibles que par son auteur et personne
d’autre.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 35
Il se peut que dans des conditions limites, CESAME vous avertisse que certains documents aient
été modifiés dans la bibliothèque depuis la prise en charge de la tâche en cours. CESAME vous
demande alors de faire un choix entre votre version et celle qui y est présente. Cette situation
peut se produire lorsque plusieurs traitements sont en cours sur le même dossier.
Importer documents
Cette commande permet d’importer des documents provenant des autres dossiers relatifs au
marché lié au dossier courant.
Afficher documents libres
Cette commande permet de faire apparaître dans l’écran « A faire » la liste des documents libres
précédemment ajoutés au dossier afin, éventuellement, de les modifier.
Gérer doc. travail
Cette commande permet de gérer les documents de travail présents dans le dossier lié à la
tâche.
Deux actions sont possibles :
o Gérer les droits d’accès aux documents de travail présents dans le dossier, ce qui
permet d’indiquer qui y a ou non accès ;
o Gérer la suppression des différentes versions des documents de travail.
c. Gestion du dossier
Gérer dossier
Cette commande réservée à certains utilisateurs va permettre de gérer les accès au dossier.
Supprimer dossier
La commande « Supprimer » supprime le dossier et tous les documents qui lui sont joints sans
aucune possibilité de le récupérer ultérieurement. Cette commande n’est à priori accessible que
si le dossier créé n’est lié à aucun marché.
Transmission organisme
La commande « Transmission Organisme » permet de transmettre le dossier à un autre
organisme dans le cadre d’un dossier conjoint.
d. Signature
Ces commandes nécessitent la présence de la carte d’identité électronique afin de permettre à
CESAME d’effectuer la signature électronique.
Apposer Visa
Cette commande permet de signer le contenu du dossier en vue d’apposer son visa ; cette
commande est utilisable seulement après avoir rempli la décision.
Approuver dossier
Cette commande permet de signer le contenu du dossier en vue d’approbation du dossier ; cette
commande est utilisable seulement après avoir rempli la décision.
e. Soumission Electronique
Ces commandes nécessitent la présence de la carte d’identité électronique afin de pouvoir établir
une connexion avec les outils utilisés pour la gestion des soumissions électroniques dans le cadre de
la gestion des marchés publics électroniques.
Init. Avis Marché
Cette commande permet d’initialiser un marché électronique dans IAM. Ce marché sera identifié
par le numéro du dossier PMA à partir duquel cette commande est activée.
Démarrage phase 2
Cette commande permet de démarrer dans IAM la phase 2 d’un marché de type procédure
restreinte. (Pour rappel, la phase 1 correspond à la gestion des candidatures et la phase 2 à celle
des soumissions.)
Récup. PV/Soumissions
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 36
Cette commande va récupérer le PV d’ouvertures des offres et les offres électroniques soumises
dans le cadre du marché relatif au dossier Offre en cours.
Récup. PV/Candidatures
Cette commande va récupérer le PV d’ouvertures des candidatures et les candidatures
électroniques rentrées dans le cadre du marché relatif au dossier Offre en cours.
Notification Adjudicataire
Cette commande va envoyer le document « Notification décision » à l’adjudicataire via un canal
électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement d’un dossier Offre lors
du retour pour exécution.
Information Soumissionnaires Non Retenus
Cette commande va envoyer le document « Information décision » à tous les soumissionnaires
non retenus via un canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un
traitement d’un dossier Offre lors du retour pour exécution.
Notification Candidats Retenus
Cette commande va envoyer le document « Notification décision » aux candidats retenus via un
canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement d’un dossier
Candidature lors du retour pour exécution.
Information Candidats Non Retenus
Cette commande va envoyer le document « Information décision » à tous les candidats non
retenus via un canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement
d’un dossier Candidature lors du retour pour exécution.
f. Demande de rectification
La commande suivante va permettre de geler le dossier à la tâche actuelle tout en lançant un mini
traitement. Ce traitement aura pour but de compléter le dossier et consistera à adresser la demande
à un responsable qui la redirigera vers la personne adéquate.
Demande de rectification
Cette commande lance le traitement de demande de rectification.
Le tableau suivant présente, à titre indicatif, la liste des commandes particulières qui sont affichées par
défaut pour chaque étape. L‘affichage de certains boutons dépend de conditions spécifiques ; par
exemple, un dossier ne peut être supprimé que s’il n’est lié à aucun marché, …
Commande \ Etape
Gesti
on
Récep
tio
n
Acco
rd
Vis
a
Ap
pro
bati
on
Co
nsu
ltati
on
En
gag
em
en
t
Terminer tâche X X X X X X X
Transférer dossier X X X X X
Publier documents X X X X X X X
Récupérer doc. libre X X X X X X X
Importer documents X X X X X X X
Gérer doc.travail X X X X X X X
Gérer dossier X
Supprimer dossier X X
Approuver X
Apposer visa X
Init. Avis Marché PMA PMA
Récup. Offre
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 37
Commande \ Etape
Gesti
on
Récep
tio
n
Acco
rd
Vis
a
Ap
pro
bati
on
Co
nsu
ltati
on
En
gag
em
en
t
PV/Soumissions
Récup. PV/Candidatures
Candidature
Notif. Adjudicataire Offre
Notif. Cand. Retenus Candidature
Inform. Soum. Non Retenus
Offre
Inform. Candidats Non Retenus
Candidature
Demande de rectification
X
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 38
5.6.1.5.Liste des documents
Cette partie de l’écran présente un tableau qui regroupe non seulement les documents à produire, mais
également les documents déjà produits. Ce tableau est également appelé « Classeur de sortie ».
Liste des documents
La liste proposée correspond aux documents susceptibles d’être ajoutés au dossier à partir de cette
tâche. Cette liste varie donc en fonction de la tâche, du type de dossier, de la nature du dossier et de son
contenu.
Certains documents sont obligatoires, facultatifs, libres ou de travail. Cette information est indiquée
dans la deuxième colonne ; elle est purement indicative, car, in fine, c’est l’activation de la commande
« Terminer tâche » qui détermine si la tâche peut ou non être terminée. Par défaut, la liste présente
d’abord les documents qui sont obligatoires, ensuite les documents facultatifs et finalement des
documents libres et de travail. L’ordre dans lequel les documents sont présentés est prédéterminé et
correspond à un ordre « logique » d’utilisation.
Si les documents obligatoires, facultatifs ou libres sont vus par tout qui a accès au dossier, un document
de travail n’est vu que par certaines personnes déterminées lors de la création du document.
Lorsque vous voulez ajouter un document, 2 possibilités vous sont offertes :
- Soit, il suffit de cliquer sur l’icône présente dans la quatrième colonne ( ou ). CESAME
appelle alors l’interface de création du document en fonction de son type.
- Soit vous utilisez le paragraphe « Chargement » dont le fonctionnement est décrit plus loin.
Dans les 2 cas, le document ainsi ajouté apparaîtra en gras dans le classeur de sortie.
Attention, les documents chargés dans votre classeur de sortie ne sont visibles que de vous. Quelqu’un
qui consulte le dossier ne les verra pas tant que vous n’aurez pas décidé de les rendre publics soit en
publiant les documents (cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes ») soit en terminant la tâche (cf. le
paragraphe 5.6.1.4 « Commandes »).
Une fois chargés, les documents restent affichés dans le tableau et de nouvelles icônes sont présentées.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 39
Le document peut être…
- Consulté : Le document est affiché en lecture seule. Donc, pas moyen de le modifier même
s’il vous donne l’impression de pouvoir le faire (par exemple, lorsqu’il s’agit d’un document
Word) ; dans ce cas toute modification effectuée ne sera pas enregistrée dans CESAME.
- Modifié : Le document est affiché en mode de modification. Les modifications effectuées
peuvent être sauvées dans CESAME. En général il s’agit de document d’encodage.
- Supprimé : Le document est retiré de votre classeur de sortie. S’il s’agit d’un document
obligatoire ou facultatif, il restera cependant visible dans le classeur de sortie.
La suppression peut avoir plusieurs effets :
o Soit le document est supprimé du classeur de sortie et lors de la prochaine publication il
le sera aussi du dossier. Dans ce cas, le document n’apparaîtra plus en gras dans le
classeur de sortie.
o Soit la version courante du document est supprimée et remplacée par celle présente
dans le dossier pour autant qu’elle existe. Dans ce cas, s’il existe, le document
apparaîtra en gras dans le classeur de sortie.
L’effet de la suppression ne sera visible dans le dossier qu’après la publication des documents
(cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes ») ou après la fin de la tâche (cf. le paragraphe 5.6.1.4
« Commandes »).
Attention, la suppression d’un document dans le dossier va avoir pour effet de le désactiver
dans le dossier. Ainsi, l’historique du document est conservé.
Voici les 2 écrans qui peuvent s’afficher lors de la demande de suppression :
o 1er
cas : le document n’existe pas dans le dossier (ou est désactivé).
Suppression d’un document (1)
o 2ème
cas : le document existe dans le dossier.
Suppression d’un document (2)
- Signé : Le document présent dans le classeur de sortie est signé électroniquement à l’aide
de votre carte d’identité électronique.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 40
Remarques :
- Si vous voulez modifier un document pour lequel aucune action « Modifier » n’est disponible, il
faut d’abord le supprimer et ensuite le recréer à partir du classeur de sortie. Une alternative vous
est proposée en utilisant la partie Chargement décrite ci-dessous.
- Les documents de type « Encodage » ne peuvent pas être supprimés. En effet, ils induisent des
modifications dans la base de données CESAME qui ne pourrait pas être annulées en cas de
suppression du document dans le classeur de sortie.
- Les actions proposées dépendent de la nature du document.
a. Type « Document électronique »
Ce type de document est représenté par l’icône suivante :
Pour charger un document de ce type, CESAME va vous demander l’endroit où il doit aller le chercher via
le bouton « Parcourir ». Une fois cet emplacement spécifié, il ne vous restera plus qu’à «valider» le
document dans CESAME.
Une fois cet envoi effectué, vous pouvez supprimer le document original car il se trouve stocké sur le
serveur géré par CESAME.
Document à charger
Adresse du document à charger
b. Type « Fiche d’encodage »
Ce type de document est représenté par l’icône suivante :
CESAME va vous présenter une fiche à encoder. Les informations ainsi rentrées seront stockées dans la
base de données propre à l’application et seront utilisées à différentes fins : génération de document,
interfaçage avec la BCE, …
Les différentes fiches d’encodage sont présentées dans le chapitre « Les fiches d’encodage » (Chap. 6).
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 41
5.6.1.6.Chargement
L’ajout de documents est également possible à partir de ce paragraphe. Il peut s’agir de document libre
ou non.
Par document libre, on entend tout document non connu de CESAME. Le chargement d’un document
libre permet de rendre le contenu d’un dossier aussi flexible que possible.
Plusieurs cas de figure sont possibles lorsque vous désirez charger un document dans le dossier :
- Soit vous créez un nouveau document libre. Dans ce cas, vous remplissez le champ « Nom du
document » avec un libellé non encore utilisé.
- Soit vous créez une nouvelle version d’un document déjà existant au sein du dossier, en
choisissant son nom dans la liste proposée dans le champ « Nom existant ». Dans ce cas, si ce
document est déjà présent dans le classeur de sortie, il sera remplacé par la nouvelle version
chargée, sinon il sera ajouté au classeur de sortie.
Vous avez également le choix de déterminer si un document libre ainsi chargé est un document officiel
ou un document de travail. Le document officiel sera visible de toute personne qui a accès au dossier.
Un document de travail ne sera visible, par défaut, que par les personnes partageant le rôle associé à
l’étape en question ; via la commande « Gérer doc. travail », il sera possible d’ajouter des droits d’accès
à ce document à d’autres personnes ou d’autres profils.
Chargement
5.6.2. Dossier de travail
Ce sous-contexte fait partie du contexte tâche. Ce contexte va permettre de parcourir et de consulter le
dossier pris en charge tel qu’il est dans la bibliothèque. En effet, le contexte « A faire » ne présente que
la partie du dossier que vous pouvez modifier et les modifications que vous avez déjà effectuées à la
tâche courante. Les documents chargés et présents dans le classeur de sortie ne sont évidemment pas
encore présents dans le dossier en bibliothèque. Pour qu’ils le soient, il faut soit que la tâche soit
clôturée, soit que les documents soient publiés (cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes »).
Les pages accessibles à partir du contexte « Dossier de travail » ne permettent pas de modifier le
contenu du dossier. Ces pages sont d’ailleurs équivalentes à celles que l’on trouvera dans le contexte
« Bibliothèque » - « Dossier consulté ».
Le cartouche présenté dans chacune des pages de ce contexte est toujours identique à celui de la page
« A faire ».
5.6.2.1.Avancement
Cette page présente le chemin parcouru par tous les traitements du dossier.
Quels sont les traitements qui peuvent être lancé sur un dossier ?
- le traitement standard, c’est-à-dire celui qui est lancé lors de la création du dossier.
- les traitements d’approbation ou de visa lorsque ceux-ci sont lancés simultanément.
- Les traitements liés à des demandes de rectification du dossier. Ce type de traitement va
permettre de compléter le dossier très rapidement.
L’avancement permet de savoir quelles ont été les tâches de chacun des traitements lancés sur le
dossier, qui les a effectuées, quand et combien de temps a été nécessaire.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 42
L’information présentée permet de répondre à plusieurs questions telles que :
- Qui est en train de travailler sur le dossier ?
- Depuis combien de temps la tâche courante est en attente de prise en charge ?
- A quelle étape se situe le traitement du dossier ?
- Le traitement du dossier est-il déjà passé à une étape donnée ?
- Quel est le statut du traitement du dossier : en cours ou terminé ?
- Quel est le statut du dossier : Actif, Suspendu ou Archivé ?
- …
Chaque tâche présentée peut être :
o Terminée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge et terminé à cette
étape.
o Libérée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge à cette étape puis a
été libéré c’est-à-dire qu’il a été retiré à la personne qui travaillait dessus
et confié à quelqu’un d’autre.
o Repositionnée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge à cette étape puis a
été repositionné à une étape antérieure du cheminement.
o Réassignée/Repositionnée : Cela signifie que le traitement n’avait pas été pris en charge
à cette étape lorsqu’il a été soit libéré soit repositionné.
o En attente : Cela signifie que le traitement est arrivé à cette étape et que la tâche est
en attente de prise en charge.
o En cours : Cela signifie que le traitement est arrivé à cette étape et que la tâche est
actuellement prise en charge.
Il ne peut y avoir qu’une seule tâche en cours ou en attente par traitement.
Outre le cartouche, cet écran est divisé en 2 parties.
La première partie reprend les informations relatives à l’état courant du dossier :
- Le statut : Actif, Archivé ou Suspendu ;
- Si un dossier a été archivé :
o La date d’archivage;
o Le motif d’archivage.
La deuxième partie, appelée « Suivi d’avancement », reprend l’historique des traitements du dossier en
indiquant les différentes étapes par lequel il est passé.
Contexte Dossier – Suivi avancement – Un seul traitement
CESAME
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Con
texte Dossier – Suivi avancement – Plusieurs traitements
Contexte Dossier – Suivi avancement – Dossier archivé
Il est possible de filtrer le suivi d’avancement sur un traitement spécifique en utilisant le champ qui
précède le tableau (en haut à gauche du tableau).
Si vous pouvez prendre le dossier en charge pour une tâche du suivi (en général la dernière de la liste),
le nom de la tâche apparait en bleu. Si vous cliquez dessus, vous prendrez le dossier en charge et êtes
redirigé dans l’écran « A faire ».
Contexte Dossier – Suivi avancement – Prise en charge / Détail d’un utilisateur
Il est également possible de consulter la fiche signalétique d’un des utilisateurs concernés par le suivi
d’avancement via le lien associé au nom de la personne (le nom apparait en bleu dans la colonne
« Réalisé par ». Le détail suivant apparait alors.
Contexte Dossier – Détail d’un utilisateur
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 44
5.6.2.2.Documents
Cet écran présente la liste des documents présents dans le dossier. Il permet de les consulter et d’en
connaître leur évolution à travers le temps.
Attention, les documents rentrés dans le classeur de sortie n’étant pas encore publiés ne sont pas
présentés dans cette page. En fait, cette page permet de consulter les documents du dossier tels qu’ils
étaient lorsque vous avez pris le dossier en charge.
Les documents du dossier sont présentés sous forme de tableau. Par défaut, ils sont triés par ordre
alphabétique. Néanmoins il est possible de trier ce tableau différemment en cliquant sur les triangles
visibles à côté du titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le contenu du
tableau selon la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.
Il est également possible de filtrer la liste des documents en ne conservant que les documents officiels,
de travail ou libre, ou en ne présentant que les documents actifs ou inactifs.
Un document inactif est un document qui a été chargé précédemment puis qui a été supprimé à une
tâche ultérieure. En d’autres termes, un document inactif est un document pour lequel il n’y a pas de
version en cours. Afin d’être immédiatement distingué, un document inactif apparait en grisé.
Documents
Pour visualiser un document, il suffit de cliquer sur l’icône .
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 45
Pour afficher l’historique d’un document, il suffit de cliquer sur l’icône . Une page s’ouvre reprenant la
liste des différentes versions enregistrées pour ce document. Cliquer sur l’icône associée à chaque ligne
vous permettra de consulter la version du document correspondante.
La liste en question vous permet de savoir :
Quand et par qui chaque version a été créée ?
Quand et par qui chaque version a été désactivée ?
Historique d’un document
Attention, l’accès aux versions précédentes d’un document ne vous sera possible qu’en fonction du droit
que vous avez sur le dossier.
5.6.2.3.Signatures
Ce point de menu présente toutes les informations relatives aux signatures effectuées sur le dossier.
Il est subdivisé en 2 parties.
Contexte Tâche - Signatures
a. Liste des signatures du dossier
Ce tableau reprend l'ensemble des signatures présentes pour le dossier. Pour chaque signature les
informations suivantes sont affichées :
Quand la signature a-t-elle été apposée ?
Qui l'a apposée ?
Le motif ou la raison de l'apposition. En fait, le libellé de la tâche à laquelle la signature a été
apposée.
L’objet de la signature. Est-ce un visa ou une approbation ?
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 46
La décision liée à la signature. Visa sans objection, avec réserve, … ?
Une icône permettant de visualiser le protocole signé . Cliquer dessus permet de visualiser le
protocole tel qu’il a été signé.
Une icône indiquant si la signature est valide , signée avec une version antérieure de CESAME
ou invalide . Cette icône n’est pas ‘cliquable’ c’est-à-dire qu’aucune action particulière n’est
associée à cette icône.
Une icône permettant de visualiser les informations relatives au certificat utilisé pour la signature .
C’est informations sont : l’identité du signataire, la date de validité du certificat, …
Une icône permettant de comparer le protocole signé et stocké dans CESAME avec un protocole
signé conservé sur un poste de travail .
L’état du dossier par rapport à la signature :
o Inchangé: Aucun document n'a été modifié ni ajouté
o Enrichi: De nouveaux documents ont été ajoutés
o Actualisé: De nouvelles versions de documents ont été ajoutées, ces documents sont
considérés comme modifiés
o Dégradé : Au moins un document ou version d’un document faisant partie du protocole
signé a été supprimé
o Corrompu : Au moins un document ou version d’un document faisant partie du protocole
signé a été corrompu
Si vous laissez le curseur de la souris suffisamment longtemps sur le libellé du statut, un « tooltip »
(petit cadre jaune) apparaît vous donnant l’explication de ce statut.
La sélection d’une ligne du tableau via un clic de souris provoque la mise à jour des tableaux repris dans
le paragraphe « Détail ».
b. Détail d’une signature du dossier
Ce tableau reprend pour la signature sélectionnée (c’est-à-dire mise en évidence dans le tableau)
l'ensemble des documents présents dans le dossier et indique leur état par rapport à la situation du
dossier lors de la signature du protocole sélectionné.
Dans le tableau, on retrouve les informations suivantes:
Le nom du document signé
Le statut de la version actuelle du document par rapport à celle qui a été signée dans le protocole.
Cette information décrira l'état du document présent dans le dossier par rapport au moment de la
signature. Les valeurs possibles seront les suivantes.
o Intact : La version courante du document est bien la version signée
o Modifié : La version signée du document est toujours présente, mais une nouvelle
version est disponible
o Supprimé : La version signée du document n'existe plus ou le document n'existe plus
o Corrompu : La version signée du document a été corrompue
o Nouveau : Le document en question a été ajouté depuis la signature du protocole
Si vous laissez le curseur de la souris suffisamment longtemps sur le libellé du statut, un « tooltip »
(petit cadre jaune) apparaît vous donnant l’explication de ce statut.
Une icône permettant de visualiser la version signée si elle est toujours disponible dans le dossier
Une icône permettant de visualiser la version courante également présente dans le dossier.
Le créateur (ou l'auteur) de cette nouvelle version
La date à laquelle la nouvelle version du document a été introduite
Attention :
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Dans ce tableau, les documents de type encodage n’apparaissent pas. Idem pour certains documents de
moindre importance ainsi que pour les documents de travail.
5.6.2.4.Gestion
a. Actions standard
Dans ce contexte, cet écran permet à tous les utilisateurs :
de visualiser la synthèse ou le résumé du dossier
de consulter les niveaux de délégations de ce dossier
d’accéder directement au marché lié
L’accès à ces écrans peut avantageusement se faire via l’utilisation des icônes dans le cartouche.
La synthèse ou le résumé du dossier est accessible via l’icône
Les niveaux de délégations de ce dossier sont accessibles via l’icône
La fiche marché (ou assimilé) est accessible via l’icône
Les accès au dossier sont accessibles via l’icône
Contexte Dossier – Gestion – Actions standard
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a.1. Lien Marché
Cet écran reprend les informations relatives au dossier courant et au marché (ou à l’élément du marché)
auquel il est lié. Outre les différentes fiches visibles (Fiche Projet, Fiche Marché, Fiche Lot, Fiche Détail,
…) cet écran présente les informations budgétaires relatives au projet en mettant l’élément courant en
évidence ainsi que la structuration du projet (c’est-à-dire la découpe en projet, marché, lot, détail, …) et
tous les dossiers qui y sont liés.
Ces informations sont particulièrement utiles pour un projet à marchés multiples et dont les marchés sont
décomposés en plusieurs lots ainsi que pour les marchés sujets à commandes.
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Contexte Dossier – Gestion – Lien Marché du dossier
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a.2. Synthèse
La synthèse (ou résumé) du dossier reprend l’ensemble des données relatives aux dossiers ainsi que la
liste des documents qui y sont présents. La présentation est similaire à celle du protocole.
Contexte Dossier – Gestion – Synthèse du dossier
CESAME
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a.3. Niveaux de délégation
La page « niveau de délégation » indique pour le dossier en cours qui doit approuver et qui doit apposer
un visa.
Contexte Dossier – Gestion – Niveau de délégation du dossier
a.4. Accès au dossier
La page « Visibilité dossier » permet de visualiser les accès autorisés sur le dossier en cours.
Contexte Dossier – Gestion – Accès au dossier
b. Actions administrateur sur le dossier
Cette partie de l’écran permet aux administrateurs d’effectuer des opérations particulières sur le dossier.
Contexte Dossier – Gestion – Actions administration du dossier
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 52
b.1. Gérer accès au dossier
La gestion des accès à un dossier permet de rajouter ou d’enlever des droits d’accès du
dossier à certaines personnes ou à certains rôles. Cette gestion est expliquée plus
longuement au chapitre 7.
b.2. Contrôler documents
Il s’agit d’une action technique permettant de s’assurer que les documents du dossier
sont correctement gérés dans la base de données. C’est particulièrement important pour
permettre la signature de dossiers corrompus.
b.3. Supprimer
Cette action supprime définitivement les dossiers et l’ensemble des documents qui y sont
liés. Il n’y a pas de possibilité de récupération du dossier et de son contenu après
l’utilisation de cette action.
b.4. Initialiser dans IAM
Cette action permet d’initialiser le marché lié au dossier même si le dossier est archivé
sur le Portail MP. Cette commande est uniquement disponible pour le type de dossier
PPMA et uniquement si le marché lié à ce dossier n’a pas déjà été initialisé.
c. Actions administrateur sur les traitements
Cette partie de l’écran permet aux administrateurs d’effectuer des opérations particulières sur le ou les
traitement(s) lié(s) à ce dossier. Ces actions n’auront pas d’impact sur le contenu du dossier.
Contexte Dossier – Gestion – Actions administration du traitement
c.1. Repositionner
Le repositionnement du traitement du dossier permet à un administrateur de modifier le
déroulement de ce traitement de manière arbitraire et non naturelle et le repositionner à
une étape clé par laquelle il est déjà passé.
Le système va déterminer parmi les étapes « clés » déjà traversées par le traitement
celles auxquelles il peut être positionné. En effet, il n’est en rien utile, voire dangereux, de
repositionner un traitement en plein milieu d’une « action » (par exemple à une tâche de
demande de Visa) alors que celle-ci peut être choisie et correctement paramétrée à partir
d’une des étapes clés.
Attention : si la tâche à laquelle le traitement se trouve est prise en charge, les
documents présents dans le classeur de sortie seront perdus.
c.2. Libérer/Assigner
La libération d’un dossier à une tâche donnée permet soit d’attribuer cette tâche aux
personnes possédant le rôle associé à la tâche en question, soit à une personne en
particulier.
Attention : si la tâche à laquelle le traitement se trouve est prise en charge, les
documents présents dans le classeur de sortie seront perdus.
CESAME
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c.3. Annuler
Cette action annule le traitement spécifié ; cela signifie que ce traitement s’arrêtera là où
il se trouve et ne pourra plus jamais être repris. On ne peut annuler que des traitements
« enfants ».
Attention : Il n’est pas possible d’annuler le traitement principal sur le dossier, il faut
supprimer le dossier.
Attention : si la tâche à laquelle le traitement se trouve est prise en charge, les
documents présents dans le classeur de sortie seront perdus.
c.4. Suspendre
Cela équivaut à arrêter plus ou moins longtemps le traitement du dossier à la tâche où il
se trouve ; ce traitement pourra être repris ultérieurement à l’endroit où il a été suspendu.
Un traitement suspendu ne peut plus être pris en charge ni, par voie de conséquence,
modifié. Il n’apparaitra plus dans aucune boîte de tâches.
La suspension conserve les documents présents dans le classeur de sortie.
c.5. Reprendre
Cela équivaut à débloquer le traitement du dossier précédemment suspendu. Il reprendra
son cours là où il avait été suspendu.
5.7. Le contexte « Bibliothèque »
Ce contexte va vous permettre de rechercher et de consulter les dossiers auxquels vous avez accès.
Dans CESAME, par défaut, vous ne pouvez voir un dossier que si :
- Il a été créé dans la même DT que celle à laquelle vous appartenez ;
- Vous l’avez pris en charge à une étape (ou plus) de sa vie.
Le chapitre relatif au droit d’accès vous donnera une vue plus précise sur les droits d’accès au dossier.
5.7.1. Recherche standard
La page « Recherche » permet, comme son nom l’indique, de rechercher un ou plusieurs dossiers en
utilisant les critères les plus communément utilisés.
Les critères mentionnés se combinent entre eux de telle sorte que la liste proposée soit la plus restrictive
possible.
Les critères proposés sont :
- Le numéro du dossier.
- Le type de dossier (PPMA, Offres,…).
- L’objet marché auquel le dossier est lié ou une partie de celui-ci (*).
- La référence du marché auquel le dossier est lié (*).
- Le numéro du cahier spécial des charges relatif au marché auquel le dossier est lié (*).
- Le visa d’engagement (*).
- L’organisme et le département gestionnaire du marché auquel le dossier est lié (*).
- Le fonctionnaire dirigeant qui est responsable du marché auquel le dossier est lié (*).
- L’année budgétaire du marché auquel le dossier est lié.
- L’allocation budgétaire référencée dans le marché auquel le dossier est lié (*).
- Le montant dont il est question à travers une fourchette.
- Le statut du dossier (Actif, Archivé). Dans ce cas, il est possible de préciser quand le dossier a
été créé ou archivé.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 54
Les critères suffixés de * sont des champs qui permettent d’afficher des propositions en fonctions des
caractères tapés au clavier.
Attention, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche, les critères précédemment rentrés sont
conservés par défaut, n’oubliez pas dès lors de les retirer en cliquant sur le bouton « Réinitialiser ».
Par facilité, la recherche est automatiquement lancée lorsque vous appuyez sur « Entrée » sur le clavier.
Contexte Bibliothèque – Recherche standard
5.7.2. Recherche par rôle
La page « Recherche par rôle » permet de rechercher un ou plusieurs dossiers qui sont dans la boîte de
tâches d’une personne, dans un département ou pour un rôle particulier.
Les critères mentionnés se combinent entre eux de telle sorte que la liste proposée soit la plus restrictive
possible.
Les critères proposés sont répartis en deux groupes :
- Les critères sur les tâches :
o Le département.
o Le rôle théorique.
o L’utilisateur.
o Le statut (En attente, En cours, Tous).
- Les critères sur les dossiers, qui reprennent ceux de la recherche standard, excepté le numéro
de dossier.
Attention, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche, les critères précédemment rentrés sont
conservés par défaut, n’oubliez pas dès lors de les retirer en cliquant sur le bouton « Réinitialiser ».
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 55
Contexte Bibliothèque – Recherche par rôle
5.7.3. Résultat
Lorsque la recherche est exécutée, quelle qu’elle soit, le résultat est présenté sous forme de liste dans
laquelle l’utilisateur pourra sélectionner le dossier qui l’intéresse. Seuls les dossiers auxquels l’utilisateur
a accès lui sont présentés.
L’exécution d’une recherche affiche cet écran.
Si après consultation d’un dossier vous désirez à nouveau consulter cette liste, il suffit de choisir l’entrée
correspondante dans le menu. Cette liste est mémorisée jusqu’à l’exécution d’une nouvelle recherche.
Afin de faciliter le repérage d’un dossier, il est possible de trier la liste présentée en cliquant sur les
triangles visibles à côté du titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le
contenu du tableau selon la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.
CESAME
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Co
Contexte Bibliothèque – Résultat
5.7.4. Dossier consulté
Ce contexte va présenter toutes les informations disponibles pour un dossier. Normalement, vous
accédez à ce contexte après avoir sélectionné un dossier dans la liste présentée dans la page
« Sélection ».
A part le cartouche qui est légèrement différent (il ne présente aucune information sur les tâches) les
informations présentées sont similaires à celles visibles via le contexte « Dossier de travail ».
Contexte Bibliothèque – Cartouche
5.7.4.1.Avancement
Cet écran est identique à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le
paragraphe « Avancement » (§ 5.6.2.1)
5.7.4.2.Documents
Cet écran est identique à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le
paragraphe « Documents » (§ 5.6.2.2)
5.7.4.3.Signature
Cet écran est identique à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le
paragraphe « Signature » (§ 5.6.2.3)
5.7.4.4.Gestion
Cet écran est similaire à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le
paragraphe « Gestion » (§ 4.6.2.4)
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 57
5.7.5. Export
L'export permet de générer un fichier au format MS-Excel qui contiendra les informations clés relatives à
tous les dossiers auxquels vous avez accès et qui sont connus de CESAME.
Attention, selon le nombre de dossiers auxquels vous avez accès, cette opération peut prendre plusieurs
secondes. Le fichier Excel généré pourra être consulté dès qu’il sera disponible.
Un mail sera envoyé dés que le téléchargement sera possible.
Afin de restreindre la sélection des dossiers exportés, vous disposez de deux critères :
Le statut des dossiers : choix entre « Actif » ou « Archivé »
Le gestionnaire : saisie assistée du « Département Gestionnaire » du marché lié aux dossiers
Contexte Bibliothèque – Export
Contexte Bibliothèque – Export – Liste des opérations en cours
Voici les informations qui sont exportées dans le fichier :
- Informations relatives au Dossier :
o Numéro du dossier
o Type de dossier (PPMA, Offres, …)
o Département où le dossier a été créé
o Objet du dossier
o Complément de l’objet du dossier
- Informations relatives au Marché :
o Objet du marché
o Référence du marché
o Numéro de CSCh du marché
o Nombres de lots du marché
o Procédure (ou mode de passation)
o Secteur (Classique ou spécial)
o Type (Fournitures, Services, Travaux)
o Niveau de publicité
o Type de constitution
CESAME
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o Organisme(s) gestionnaire(s) (+Départements)
- Informations relatives au paiement :
o Le bénéficiaire (ou l’adjudicataire) :
Dénomination
N°BCE
o Allocation(s) budgétaire(s) par organisme, avec laquelle (/lesquelles) le montant sera ou
a été payé
o Les montants :
Montant estimés
Montant à approuver/approuvé
Montant à engager/engagé
o Informations sur l’engagement
Date de la demande d’engagement
Numéro du bordereau correspondant
Date de l’engagement
Numéro du visa d’engagement
- Informations relatives à l’avancement du dossier :
o Situation courante :
Etape où se trouve le dossier
Statut du dossier (En attente, En cours)
Rôle / Personne par qui le dossier a été (ou doit être) pris en charge
Date d’envoi
Date de prise en charge
o Dernière opération terminée :
Etape réalisée
Date de la réalisation
Personne par qui l’étape a été réalisée
o Passage en DT :
Date à laquelle le dossier a quitté la DT
o Passage en IF :
Date à laquelle le dossier a été pris en charge par l’IF
Date à laquelle le dossier a quitté l’IF
Décision prise par l’IF (Sans objection, Avec réserve, Refusé)
o Passage pour approbation :
Niveau de délégation du dossier
Approuvé (Oui ou Non)
Nom de la dernière personne ayant approuvé
Date à laquelle le dossier a été pris en charge par la dernière personne ayant
approuvé
Date à laquelle la dernière personne ayant approuvé a terminé sa tâche
Date à laquelle la décision a effectivement eu lieu
o Engagement
Date à laquelle le dossier a été pris en charge à l’engagement
Date à laquelle le dossier a quitté l’engagement
Décision prise lors de l’engagement (Oui ou Non)
o Archivage
Date à laquelle le dossier a été archivé
CESAME
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5.8. Le contexte « Profil »
5.8.1. Profil
L’écran « Profil » présente les informations dont CESAME dispose à propos de vous.
Cet écran permet de modifier les informations qui vous sont propres telles votre adresse professionnelle,
le numéro de téléphone et l’adresse e-mail (ce qui est nécessaire pour recevoir les e-mails que CESAME
pourrait vous envoyer) (cadre « Utilisateur ») ainsi que de changer de mot de passe d’accès à CESAME
(cadre « Modification du mot de passe »). Pour le changer, il vous faut encoder l’ancien mot de passe et
deux fois le nouveau.
Le cadre « Avertissement » vous permet d’indiquer si vous souhaitez être averti lorsqu’une nouvelle
tâche apparaît dans votre « Boîte des tâches ». 3 possibilités vous sont offertes ;
- Soit vous désirez ne pas recevoir d’e-mail lorsqu’un dossier arrive dans votre boîte de tâche ;
- Soit vous voulez être averti à chaque fois qu’un dossier arrive dans votre boîte de tâche.
CESAME affiche également :
- Les « rôles applicatifs » qui vous sont attribués (cadre « Rôle de l’utilisateur »). Par rôles
applicatifs, on entend les rôles définis dans CESAME et qui, potentiellement, peuvent être
différents des fonctions et des titres officiels attribués par l’administration.
- La liste des départements « accessibles » (cadre « Départements accessibles »). C’est-à-dire,
les départements pour lesquels vous aurez accès aux dossiers.
- Si vous êtes administrateur, la liste des départements pour lesquels vous avez le droit
d’administrer les dossiers.
Conte
xte Configuration – Configuration
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 60
5.9. Le contexte « signalétique »
Le contexte signalétique permet de gérer des données de base de CESAME qui seront utilisés lors des
interventions sur les dossiers. Il s’agit des informations relatives :
- Aux fiches (marchés publics, provisionnels, subventions) ;
- Aux opérateurs économiques ;
- A la gestion comptable (allocations budgétaires, centres de frais) ;
- Aux seuils (niveaux de publicité).
5.9.1. Marchés (ou assimilé)
5.9.1.1.Présentation du concept dans CESAME
Sous « Fiches », les entrées « Marchés publics», « Provisionnels » et « Subventions » permettent de
consulter et de mettre à jour les données de base de ces fiches gérées dans CESAME. Les dossiers, qui
seront créés par après, pourront être « accrochés » aux fiches ainsi gérées.
Potentiellement, une fiche « Marché public » gérée dans CESAME peut être synchronisée avec le
référentiel Back Office Marché Public (Référentiel BOMP) ; cela permet d’échanger des données sur les
marchés entre les différentes applications du Back Office telles que Sigma et SuiviMar sans devoir les ré-
encoder. Grâce à ce référentiel, il sera également possible de récupérer des informations de marchés
créés dans SuiviMar.
Référentiel
BOMP
CESAME
SIGMA
SuiviMar
Référentiel BOMP et outils BOMP
Pour rappel, un marché est défini comme « la concrétisation de la volonté du pouvoir adjudicateur pour
faire exécuter des prestations, liées fonctionnellement ou techniquement, au travers d'une procédure
d'attribution et aboutissant, en principe, à la conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs prestataires. »
Un marché peut être sans lot ou à lots. Le lot est une « subdivision du marché décidée par le pouvoir
adjudicateur, pour des motifs techniques ou géographiques. Chaque lot est, à priori, susceptible d'être
attribué séparément en vue, en principe, d'une exécution distincte. »
Insistons aussi sur le fait qu’un marché est un concept distinct du dossier. En effet, pour un marché
donné, il peut y avoir plusieurs dossiers. Prenons un exemple : un marché de travaux subdivisé en 2 lots.
Ce marché va d’abord faire l’objet d’un dossier PPMA. Ensuite, après approbation du dossier PPMA, le
marché sera publié. Comme il y a 2 lots, 2 dossiers Offres vont être préparés. Après ouverture des urnes,
un adjudicataire sera désigné pour chacun de ces lots (il se peut que ce soit le même pour les 2 lots ou 2
différents). La vie du marché continuera ensuite à travers l’établissement d’avenants, de décomptes, …
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 61
donnant chacun lieu à la gestion de dossiers distincts dossiers Avenant, dossiers Décomptes, … MAIS
toujours au sein du même marché.
Une fiche est donc créée en dehors de tout dossier. Dans CESAME, cela peut se faire à partir du
Signalétique.
D’une manière générale, la recherche et la présentation d’un marché public, d’un provisionnel et d’une
subvention sont similaires dans leur mode de fonctionnement. La différence principale se situe au niveau
de l’affichage ou non de certaines informations.
5.9.1.2.Recherche d’une fiche
A partir de l’écran de recherche sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est sélectionnée, il est
possible d’effectuer une recherche.
Le tableau ci-dessous reprend par type de fiche les critères présentés :
Informations Marché
public
Subvention Provisionnel
Critères Projet
Objet du projet (*) X X X
Organisme et département gestionnaire
du projet (*)
X X X
Critères Marché/Provisionnel/Subvention
Objet du marché (*) X X X
Numéro de dossier lié X X X
Référence (*) X X X
N° de Cahier spécial des Charges (*) X
Année budgétaire (*) X X X
Type de constitution X
Organisme et département adjudicataire
du marché (*)
X
Organisme et département gestionnaire
du marché (*)
X X X
Fonctionnaire Dirigeant (*) X X X
Critères Lot
Objet du lot (*) X
Organisme et département gestionnaire
du lot (*)
X
Fonctionnaire dirigeant du lot (*) X
Critères Référentiel ** X
Rechercher dans le référentiel X
Les critères suffixés de * sont des champs qui permettent d’afficher des propositions en fonctions des
caractères tapés au clavier.
** Pour les fiches « Marchés publics », il est possible d’effectuer la recherche soit uniquement sur les
marchés connus de CESAME (case non cochée), soit sur les marchés connus de CESAME et du
Référentiel BOMP (case cochée).
Attention :
- Les champs marqués d'une étoile verte sont utilisables uniquement si "Rechercher dans le
référentiel" n'est pas coché.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 62
- Dans les champs texte (Objet, Référence Marché, CSCh), l'utilisation du symbole % entre les
mots permet de rechercher tout texte contenant ces mots dans l'ordre indiqué.
Contexte Signalétique - Marché - Recherche
Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Y sont présentés toutes les fiches
correspondant aux critères rentrés. On y retrouve aussi bien les fiches Projet, que les fiches Marchés et
les fiches Lots.
Contexte Signalétique - Marché – Résultat de la recherche – Affichage Projets (Par défaut)
Par défaut, seules les fiches Projet sont présentées. Pour accéder à la structuration des projets et donc
voir les marchés et les lots éventuels, plusieurs moyens sont proposés :
- Les icônes ‘++’ et ‘- -’. Le premier réduit l’affichage aux fiches projets, l’autre étends toutes les
structure « Projet - Marché(s) - Lot(s) – Détail(s) ».
- Les lettres ‘P’, ‘M’, L et ‘D’.
o Le ‘P’ n’affiche que les fiches Projet.
o Le ‘M’ affiche les fiches Projet et les fiches Marché.
o Le ‘L’ affiche les fiches Projet, Marché et Lot.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 63
o Le ‘D’ affiche l’entièreté des structures c’est-à-dire les fiches Projet, Marché, Lot et Détail.
- Les ‘+’ et ‘-’ en début de ligne permettent de décomposer ou de cacher le détail d’une seule fiche
(Projet ou Marché).
Contexte Signalétique - Marché – Résultat de la recherche – Affichage Projets, marchés, lots et détails
Plusieurs actions sont possibles à partir de ce tableau :
Action sur le dossier :
o Consultation d’un dossier lié à un marché ou à un lot :
Pour consulter un dossier, cliquez sur le numéro de dossier qui apparait en bleu
dans la 3ème
colonne. (voir paragraphe 5.7.4 – Dossier consulté).
Actions sur les fiches Projet, Marché ou Lot
o Consultation d’une fiche Projet, Marché, Lot ou Détail :
Pour consulter une fiche, cliquez sur l’icône . Cette icône est affichée si vous
faites partie de l’organisme et du département gestionnaire de cette fiche (Projet,
Marché ou Lot ou si vous êtes administrateur pour le département gestionnaire.
o Edition d’une fiche Projet, Marché ou Lot :
Lorsqu’un dossier passe d’une étape à la suivante, plusieurs opérations de contrôles
s’effectuent à la fois sur le dossier et le marché qui est lié, le cas échéant. Parfois, il
se peut que certains éléments d’une fiche marché manquent. Soit par un oubli, soit
parce que l’information n’était pas en possession de l’utilisateur au moment de
l’encodage du marché. Or un marché lié à un dossier autre que PPMA ne peut plus
être modifié par une autre personne que l’administrateur. Cette restriction doit être
nuancée, pour permettre à un utilisateur faisant partie des départements
gestionnaires du marché, d’éditer la fiche marché à tout moment, sous certaines
conditions. CESAME distingue trois modes d’édition :
L’édition intégrale : « Modifier »
L’édition des informations manquantes : « Compléter »
L’édition du fonctionnaire dirigeant : « Retoucher »
Le tableau ci-dessous illustre les modes d’accès en édition et les conditions
d’affichage des icônes :
CESAME
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Accès pour l’édition intégrale : « Modifier »
L’accès à la fiche est identifié par l’icône dans le signalétique
Fiche
Projet
Fiche
Marché
Fiche
Lot
Si l’utilisateur fait partie de l’organisme et du département gestionnaire X X X
En fonction de l’état de la fiche marché
Pour les marchés publics : o Aucun dossier autre que la PPMA n'est lié au marché. o S'il n'y a qu'un dossier PPMA, tant que ce dossier n'est
pas approuvé
Pour les provisionnels et subventions : o Aucun dossier n'est lié au marché.
X X
Si l’utilisateur est Administrateur pour un département gestionnaire X X X
Accès pour l’édition des informations manquantes : « Compléter »
L’accès à la fiche est identifié par l’icône dans le signalétique
Fiche
Marché
Si le marché est incomplet, c'est-à-dire absence de
Pour un marché public :
o Objet du marché
o Année de création
o Type de marché
o Secteur
o Mode de passation
o Niveau de publicité
o Pouvoir adjudicateur (Organisme+Département)
o Gestionnaire(s) (Organisme+Département)
o Financier(s) (Organisme)
o Fonctionnaire dirigeant
o Montant
Pour une subvention ou un provisionnel :
o Objet du marché
o Année de création
o Pouvoir adjudicateur (Organisme+Département)
o Gestionnaire(s) (Organisme+Département)
o Financier(s) (Organisme)
o Fonctionnaire dirigeant
o Montant
X
Accès pour l’édition du fonctionnaire dirigeant : « Retoucher »
L’accès à la fiche est identifié par l’icône dans le signalétique
Fiche
Marché
Toujours x
o Ajout d’un marché à un projet existant :
Pour ajouter un marché à un projet existant, cliquez sur l’icône au niveau de la
fiche Projet. (Dès que vous passez le curseur sur l’icône, un message instantané doit
apparaître : « Ajouter un marché au projet xxx ».
Pour une explication détaillée sur la création d’un marché, consultez le paragraphe
« Création d’une fiche »
o Ajout d’un lot à un marché existant :
Pour ajouter un lot à un projet existant, cliquez sur l’icône au niveau de la fiche
CESAME
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Marché. (Dès que vous passez le curseur sur l’icône, un message instantané doit
apparaître : « Ajouter un lot au marché yyy ».
Pour une explication détaillée sur la création d’un lot, consultez le paragraphe
« Création d’une fiche »
o Reconduction d’un marché reconductible :
Pour reconduire un marché, cliquez sur l’icône . Un marché est considéré comme
« reconductible » s’il s’agit d’un marché sujet à reconduction (tacite ou expresse) ou
d’un marché à tranche(s) conditionnelle(s).
o Création d’un dossier lié à un marché ou à un lot :
Pour créer un dossier, cliquez sur l’icône . Cette icône est affichée s’il est encore
possible de créer un dossier sur la fiche concernée.
Pour une fiche « Marché public », lors du chargement de la fiche détaillant les informations du marché en
vue de la consultation ou de la modification d’un marché, les informations du marché sont
automatiquement synchronisées avec le Référentiel BOMP; de sorte que les informations affichées
soient toujours correctes.
Lors de la sauvegarde des modifications effectuées sur un marché, les informations de celui-ci sont
automatiquement synchronisées avec le Référentiel BOMP.
Un message d’erreur peut s’afficher si le référentiel n’est pas accessible. Néanmoins, CESAME
conservera les informations encodées.
Contexte Signalétique - Marché – Message d’erreur lors de l’accès au Référentiel BOMP
Si la fiche (Projet ou Marché) que vous voulez utiliser n’y est pas, alors il ne reste plus qu’à la créer en
cliquant sur le bouton « Nouveau ».
5.9.1.3.Création d’une fiche Projet-Marché-Lot
Pour créer une nouvelle fiche, appuyer sur le bouton « Nouveau », en bas du moteur de recherche des
fiches.
CESAME dispose d’une nouvelle interface pour la création et la gestion des fiches, apparentée à un
wizard, grâce auquel vous pouvez constituer votre marché dans un ordre logique et intuitif, étape par
étape :
1. Création ou gestion de la fiche Projet
2. Création ou gestion assistée de la fiche Marché
3. Création ou gestion assistée du/des Lot(s)
4. Encodage des estimations
5. Publication des avis de marché
CESAME
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a. Création d’une fiche Projet
C’est la première étape à réaliser lors de la création d’un nouveau marché et ce, même si le projet ne
contiendra jamais qu’un seul marché.
Le wizard est positionné sur la fiche Projet :
Cet écran permet l’encodage de l’objet du projet et la définition de l’organisme et du département
gestionnaire du projet. Par défaut, CESAME initialise le gestionnaire en fonction de l’organisme et le
département auxquels vous êtes attachés.
Vous pouvez définir plusieurs départements gestionnaires pour le même projet afin de définir un marché
cogéré ou cogéré.
Pour ajouter un département gestionnaire, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.
Le champ permet d’afficher des propositions en fonction des caractères tapés au clavier.
Si le département appartient à un nouvel organisme, celui-ci sera ajouté automatiquement.
Pour supprimer un organisme ou un département, cliquez sur l’icône à coté de celui-ci.
Si le département est le dernier de son organisme, celui-ci sera supprimé automatiquement.
Lorsque vous avez terminé l’encodage de la fiche Projet, appuyer sur le bouton « Suivant » afin
d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par l’encodage de la fiche Marché.
L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues.
L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde de la fiche et termine le wizard.
CESAME
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b. Création d’une fiche Marché
La deuxième étape est la création de la fiche marché. Par défaut, CESAME reprend les informations
connues et définies de la fiche projet, à savoir : l’objet et le(s) gestionnaire(s).
Les informations marquées d’un astérisque rouge indique que le champ correspondant doit être
obligatoirement rempli pour sauvegarder la fiche.
Les informations marquées d’un astérisque orange indique que le champ correspondant doit être rempli
pour que le marché soit considéré comme complet.
Le tableau ci-dessous reprend par type de fiche les informations à afficher ou à encoder :
Informations Marché
public
Subvention Provisionnel
Objet x x x
Complément d’objet Calculé Calculé Calculé
Nombre de lots x
Marché sujet à commandes x
Marché sujet à reconduction x
Référence x x x
N° de CSCh x
Année de création x x x
Année budgétaire Calculé Calculé Calculé
Type de marché x
Secteur x
Mode de passation x
Niveau de publicité x
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Organisme Adjudicateur x x x
Département Adjudicateur x x x
Organisme(s) Gestionnaire(s) x x x
Département(s) Gestionnaire(s) x x x
Organisme(s) financier(s) x x x
Fonctionnaire dirigeant x x x
Téléphone Calculé Calculé Calculé
E-mail Calculé Calculé Calculé
L’information Année budgétaire ne peut pas être modifiée car il s’agit d’un champ calculé à partir
d’informations budgétaires relatives au marché, provisionnel ou subvention.
L’option « marché sujet à reconduction » n’est pas cochée par défaut, le marché est alors considéré
comme « marché classique ». Si cette case est cochée, une liste de type de reconduction apparait
(« reconduction tacite » ou « reconduction expresse »). En fonction ce type, le mode de passation et le
type de marché est restreint.
Les informations liées au Portail Marchés Publics et au Référentiel ne seront affichées que dans les
fiches de type marché public. En effet, un provisionnel ou une subvention ne sont ni connu du Référentiel
MP (qui n’enregistre que des Marchés Publics) ni du portail MP (même raison).
Vous pouvez définir plusieurs organismes et/ou plusieurs départements gestionnaires pour le même
projet afin de définir un marché cogéré ou conjoint. Vous pouvez également spécifier plusieurs
organismes financiers afin de définir un marché cofinancé.
Pour ajouter un organisme ou un département, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.
Le champ permet d’afficher des propositions en fonction des caractères tapés au clavier.
Si le département appartient à un nouvel organisme, celui-ci sera ajouté automatiquement.
Pour supprimer un organisme ou un département, cliquez sur l’icône à coté de celui-ci.
Si le département est le dernier de son organisme, celui-ci sera supprimé automatiquement.
La sélection du Fonctionnaire dirigeant s’effectue via la sélection de son nom dans la liste de valeurs
disponible (cette liste est disponible en cliquant sur la flèche à la fin du champ). Dès la sélection du
Fonctionnaire dirigeant, son téléphone et son adresse e-mail sont automatiquement affichés.
La création de la fiche est effective lorsque celle-ci est enregistrée.
CESAME
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La création d’un nouveau marché public entraîne la création de celui-ci ainsi que celle du nombre de lots
définis dans le Référentiel BOMP. Cette opération peut nécessiter un certain délai d’attente.
L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues.
L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche projet.
L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde de la fiche et termine le wizard.
Si vous appuyer sur le bouton « Suivant » :
Si votre marché est un marché sans lot : vous enregistrez la saisie et poursuivez avec les
estimations.
Si votre marché est un marché avec lots : vous enregistrez la saisie et poursuivez votre travail
par l’encodage des fiches Lots.
c. Création d’une fiche Lot
Cet écran permet l’encodage des fiches Lots.
Vous pouvez modifier :
l’objet du lot
les organismes et départements gestionnaires des lots
les organismes financiers
le fonctionnaire dirigeant
Par défaut, CESAME affiche la fiche de la première ligne du tableau. Pour modifier une autre fiche,
cliquez sur l’icône du lot à modifier. Pour enregistrer les modifications, appuyer sur le bouton
« Sauver ». Pour terminer et sauvegarder votre travail, appuyer sur le bouton « Sauver et terminer ».
Vous pouvez définir plusieurs organismes et/ou plusieurs départements gestionnaires pour le même
projet afin de définir un marché cogéré ou conjoint. Vous pouvez également spécifier plusieurs
organismes financiers afin de définir un marché cofinancé.
Pour ajouter un département, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.
Le champ permet d’afficher des propositions en fonction des caractères tapés au clavier.
Si le département appartient à un nouvel organisme, celui-ci sera ajouté automatiquement.
Pour supprimer un organisme ou un département, cliquez sur l’icône à coté de celui-ci.
Si le département est le dernier de son organisme, celui-ci sera supprimé automatiquement.
CESAME
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Lorsque vous avez terminé l’encodage de la fiche Lot, appuyer sur le bouton « Suivant » afin
d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par l’encodage des estimations.
L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues.
L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche marché.
L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde de la fiche et termine le wizard.
d. Encodage des estimations
Cet écran est identique à celui d’encodage des montants avec possibilité de rechercher une allocation
budgétaire via l’écran de recherche.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 71
Lorsque vous avez terminé l’encodage des estimations, appuyer sur le bouton « Suivant » afin
d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par la publication des avis de marché.
L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde des estimations. En d’autres termes,
les informations qui auraient été encodées sont perdues.
L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche marché si
marché sans lot ou alors vers la fiche lot.
L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde des estimations et termine le wizard.
e. Publication des avis de marché
Cet écran est identique à celui d’initialisation des avis de marché.
L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas de publication. En d’autres termes, les informations
qui auraient été encodées sont perdues.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 72
L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas de publication. En d’autres termes, les
informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage des estimations.
L’utilisation du bouton « Fin » provoque la publication et termine le wizard.
5.9.1.4.Modification d’une fiche
Lorsqu’on passe en modification, il se peut que les informations affichées semblent incomplètes. Cela est
possible lorsqu’un marché public a été créé dans une autre application que CESAME et que les données
sont récupérées via le Référentiel BOMP. Dans ce cas, certaines informations devront nécessairement
être complétées avant de pouvoir enregistrer la fiche marché.
La modification de la fiche va également permettre de spécifier les estimations ainsi que les responsables
gestionnaires de la fiche projet, les gestionnaires, les financiers et le pouvoir adjudicateur de la fiche
marché et les gestionnaires et les financiers de la fiche lot.
Les écrans de modification des fiches sont identiques à ceux du wizard décrit ci-dessus. Suivant l’état du
marché, la modification ne permet pas de modifier toutes les informations. Si le marché est lié à un
dossier PPMA, il ne sera possible que de compléter les informations manquantes du marché. Si le
marché est complet et qu’il est lié à une PPMA, seul le fonctionnaire dirigeant est modifiable.
a. Responsables gestionnaires, pouvoir adjudicateur et financiers
Comme expliqué plus haut, l’administration gestionnaire est un département qui pourra consulter et
modifier la fiche. De plus, cette administration pourra créer des dossiers (PPMA, Offres, Avenants, …) et
les lier à la fiche en question.
Le pouvoir adjudicateur est constitué d’un seul département d’un organisme.
Les responsables financiers sont uniquement des organismes (pas de département précis).
Les responsables sont spécifiés au moment de la création de la fiche projet, marché ou lot. Si le marché
n’est pas encore lié à une PPMA, il sera toujours possible de modifier les responsables par la suite (pour
autant que l’utilisateur appartienne à un département gestionnaire défini lors de la création de la fiche).
b. Estimations
L’encodage des estimations peut se faire à partir de cet écran à l’aide du bouton « Encoder
estimations ». L’ajout des estimations se fera via un écran d’encodage décrit au paragraphe 6.4 (La fiche
« Encodage Montants »).
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 73
5.9.1.5.Consultation d’une fiche
La consultation des fiches permet de visualiser les informations du projet, marché ou lot. La consultation
des fiches est possible pour les utilisateurs appartenant à au moins un département gestionnaire défini
dans la fiche.
La consultation d’une fiche permet de consulter les informations des fiches au-dessus d’elle dans la
hiérarchie. Par exemple, la consultation d’une fiche lot permet également de visualiser la fiche marché du
lot ainsi que sa fiche projet.
La consultation de n’importe quelle fiche permet également de visualiser la structuration générale du
projet ainsi que la liste des allocations budgétaires du projet.
5.9.1.6.Création d’un dossier via le signalétique marché
Vous pouvez créer un dossier
Soit par la boite des tâches ;
Soit par la recherche signalétique marché.
Pour créer un dossier depuis le signalétique marché, cliquez simplement sur l’icône sur le niveau
Marché, Lot ou détail souhaité.
CESAME présente une fenêtre d’assistance à la création du dossier :
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 74
Vous sélectionnez le type de dossier, la direction de création et l’étape de démarrage.
C’est non seulement le niveau de la fiche (Marché, Lot, Détail) qui détermine le type de dossier que vous
pouvez créer, mais également les informations que vous avez encodé dans la fiche marché (Plusieurs
lots, mode de passation,…)
Le tableau ci-dessous indique quels sont les types de dossier que vous pouvez créer en fonction du
niveau choisi :
Pour les marchés
publics
Types de
dossier
possibles
Condition
Pour une fiche
« marché public »
PPMA -Si aucun dossier PPMA déjà lié à cette fiche
CSCH -Si Aucun dossier CSCH déjà lié à cette fiche
Pour une fiche lot
(ou un marché sans
lot)
CANDIDATURE -Si aucun dossier autre que OFFRE déjà lié à cette fiche
-Si Le mode de passation du marché est « Adjudication
restreinte » ou « Appel d’offre restreint » ou « Procédure
négociée avec publicité »
OFFRE -Si aucun dossier autre que CANDIDATURE n’est déjà lié à
cette fiche
OCMD -Si c’est un marché sujet à commande
AVENANT Toujours
REVISION Toujours
DECOMPTE Toujours
ATP Toujours
Pour une fiche détail
AVENANT -Si un dossier OCMD est déjà lié à la fiche courante
REVISION -Si un dossier OCMD est déjà lié à la fiche courante
DECOMPTE -Si un dossier OCMD ou un dossier AVENANT est déjà lié
à la fiche courante
ATP -Si un dossier OCMD, un dossier AVENANT ou un dossier
REVISION est déjà lié à la fiche courante
Pour les subventions Types de dossier
possibles Condition
Pour une fiche « subvention » SUBVENTION Toujours
Pour les provisionnels Types de dossier
possibles Condition
Pour une fiche « provisionnel » PROV Toujours
Dès que le type de dossier est sélectionné, CESAME vous propose de
Choisir la direction pour la création du dossier. Cette liste est défini en fonction des départements
gestionnaires de la fiche marché à laquelle sera lié le dossier ET en fonction du profil de
l’utilisateur (c’est-à-dire du/des département(s) au(x)quel(s) dans lequel l’utilisateur dispose du
rôle « responsable dossier » ou « administrateur dossier »).
Choisir l’étape de démarrage
De plus,
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 75
Un bouton « Fermer » permet de revenir au résultat de la recherche signalétique
Un bouton « Créer un nouveau dossier » permet valider la saisie et demander à CESAME de
créer le dossier
Création d’un dossier
Lors de l’enregistrement de la demande de création d’un dossier depuis la fiche signalétique, les
opérations suivantes auront été réalisées :
Création du dossier selon le type, la direction et l’étape choisis ;
Octroi des accès au dossier ;
La liaison du dossier au marché ;
Le document « Encodage Lien Fiche Marché » sera considéré comme « encodé » dans le
classeur de sortie ;
Le document « Encodage Estimation » sera considéré comme « encodé » dans le classeur de
sortie pour autant que :
o Il s’agisse d’un dossier PPMA
o Les estimations ont déjà été encodées (à partir du signalétique)
CESAME présentera la fiche du dossier, rubrique « Tâche > A faire ».
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 76
5.9.2. Opérateur économique
5.9.2.1.Présentation du concept dans CESAME
CESAME permet de gérer des opérateurs économiques (entrepreneurs, indépendants, sociétés, …) et,
éventuellement, de s’assurer que ceux-ci soient reconnus par la BCE.
Il a été décidé de pouvoir créer et maintenir dans CESAME des opérateurs économiques sans pour
autant s’assurer qu’ils soient validés avec la BCE.
Les raisons de ce choix sont :
- La liaison avec la BCE peut s’avérer lente et donc pénaliser l’utilisation courante de CESAME ;
- La liaison avec la BCE ayant été introduite par après, il fallait permettre de continuer à gérer les
anciens dossiers qui référençaient des opérateurs économiques non validés.
Lorsqu’un opérateur économique est validé avec la BCE, on parlera d’opérateur synchronisé.
Les opérateurs économiques validés avec la BCE sont identifiés par leur numéro BCE ; il s’agit d’un
numéro unique en 10 positions.
Les données gérées par la BCE étant réputées authentiques, les données d’un opérateur économique
géré dans CESAME et synchronisé avec la BCE ne pourront plus être modifiées librement. Néanmoins
certaines données resteront modifiables car elles ne sont pas considérées comme authentiques c’est le
cas du numéro de compte en banque,…
Un opérateur économique synchronisé sera automatiquement mis à jour dans CESAME par la BCE
chaque fois que ses données seront modifiées.
Par contre, si l’opérateur économique n’est pas synchronisé avec la BCE, toutes ses données pourront
être librement modifiées.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 77
5.9.2.2.Recherche d’un opérateur économique
A partir de l’écran de recherche sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est sélectionnée, il est
possible d’effectuer une recherche.
3 critères de recherche sont possibles :
- Le nom ou une partie du nom de l’opérateur économique ;
- Le numéro BCE de l’opérateur économique (il s’agit d’un numéro en 10 positions) ;
- Le mode de recherche : soit uniquement les opérateurs économiques connus de CESAME (case
non cochée), soit les opérateurs économiques connus de CESAME et de la BCE (case cochée).
Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Y sont présentés tous les opérateurs
économiques correspondant aux critères rentrés triés par nom. Si l’opérateur économique que vous
voulez utiliser n’y est pas alors il ne reste plus qu’à le créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».
Contexte Signalétique – Opérateur Economique - Recherche
La présence de l’icône indique que l’opérateur économique peut être édité. Il suffit alors de cliquer
dessus pour se retrouver sur sa fiche d’édition.
L’origine permet de déterminer la provenance de l’opérateur économique.
Les trois origines possibles sont les suivantes :
CESAME : Opérateur économique uniquement connu de Cesame
BCE : Opérateur économique uniquement connu de la BCE
CESAME/BCE : Opérateur économique présent dans CESAME et synchronisé avec la BCE
5.9.2.3.Création d’un opérateur économique
Lorsqu’on clique sur le bouton « Nouveau », une fiche signalétique vierge est présentée.
Les informations marquées d’un astérisque rouge indique les champs qui doivent être obligatoirement
remplis.
L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’opérateur économique.
L’utilisation du bouton « Enregistrer » provoque la sauvegarde des informations de l’opérateur
économique. De plus si le champ « Num. BCE » est rempli, la sauvegarde provoquera la synchronisation
de l’opérateur économique avec la BCE.
La fiche se structure en paragraphes de la manière suivante :
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 78
- Identification
Ce paragraphe reprend les informations de base de l’opérateur. En fonction du type, la forme
juridique sera ou non rendue obligatoire.
A priori, le numéro BCE ne devrait pas être rempli. En effet, s’il est connu, il vaudrait mieux
effectuer une recherche avec ce numéro comme critère et éditer l’opérateur ainsi trouvé.
- Siège social
Ce paragraphe reprend l’adresse du siège social de l’opérateur économique.
- Informations libres
Ce paragraphe toujours visible et toujours modifiable reprend des informations qui peuvent être
mises à jour par la synchronisation avec la BCE ou surchargées par un utilisateur de CESAME.
- Synchronisation BCE
Visibles uniquement si l’opérateur économique est synchronisé, les informations présentées dans
ce paragraphe indiquent à quand remonte la dernière synchronisation qu’elle ait été effectuée
manuellement ou automatiquement.
Contexte Signalétique – Opérateur économique - Création
Lorsque le premier enregistrement a eu lieu, on passe automatiquement en mode édition sur la fiche qui
vient d’être créée. C’est dans cet écran que pourront être ajoutés les numéros de comptes bancaires
relatifs à l’opérateur économique ainsi créé.
5.9.2.4.Edition d’un opérateur économique
Si l’opérateur économique n’est pas synchronisé avec la BCE, toutes les informations peuvent être
modifiées librement.
Si il est synchronisé, seul le paragraphe « Informations libres » pourra être modifié manuellement, le
contenu des autres paragraphes sera mis à jour soit automatiquement soit à la demande de l’utilisateur
lorsqu’il active le bouton « Synchroniser BCE ».
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 79
La fiche se structure en paragraphes de la manière suivante :
- Identification
Ce paragraphe, toujours visible, reprend les informations de base de l’opérateur.
En fonction du type, la forme juridique sera ou non rendue obligatoire.
- Statut
Informations seulement visibles si l’opérateur est synchronisé avec la BCE, elles présentent le
statut officiel de l’opérateur économique (est-il toujours en activité ou non ?)
- Siège social
Toujours visible, ce paragraphe reprend l’adresse du siège social de l’opérateur économique.
- Informations libres
Ce paragraphe, toujours visible et toujours modifiable, reprend des informations qui peuvent être
mises à jour par la synchronisation avec la BCE ou surchargées par un utilisateur de CESAME.
- Synchronisation BCE
Visibles uniquement si l’opérateur économique est synchronisé, les informations présentées dans
ce paragraphe indiquent à quand remonte la dernière synchronisation qu’elle ait été effectuée
manuellement ou automatiquement.
- Comptes bancaires
Ce paragraphe, toujours visible, va permettre d’encoder le ou les numéros de comptes bancaires
associés à cet opérateur économique.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 80
Contexte Signalétique – Opérateur économique - Edition
Le paragraphe concernant les comptes bancaires se gère de la manière suivante.
La liste présente pour chaque numéro de compte les informations suivantes :
Le numéro ;
La qualité civile ;
La synchronisation du compte avec GCOM (cette information est gérée automatiquement).
Pour ajouter un compte bancaire, il vous suffit simplement de compléter le formulaire présent sous la liste
des comptes existants et de cliquer sur le bouton Ajouter.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 81
Le compte bancaire est automatiquement ajouté à la liste des comptes existants pour cet opérateur.
Pour supprimer un compte bancaire, il vous suffit de cliquer sur la croix située à côté du compte
devant être effacé. La suppression de ce compte n’est effectuée que dans CESAME et n’a aucun effet
dans GCOM.
5.9.3. Gestion comptable : Allocation budgétaire
5.9.3.1.Présentation du concept dans CESAME
Les allocations budgétaires ne peuvent être gérées que par certaines personnes ayant reçu le droit.
Chaque année, l’administrateur doit recréer un nouveau jeu d’allocation budgétaire qui pourra être utilisé
dans la gestion des dossiers et des marchés durant la nouvelle année budgétaire.
Les allocations budgétaires sont obligatoirement liées à un organisme financier.
5.9.3.2.Recherche d’une allocation budgétaire
A partir de l’écran de recherche sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est sélectionnée, il est
possible d’effectuer une recherche.
L’ensemble des critères de la recherche est présenté sous forme de tableau. Les données sont
présentées dans l’ordre suivant :
- L’organisme
- L’année
- La cellule comptable
- L’allocation budgétaire
Le champ « Allocation budg. » est un champ qui permet d’afficher des propositions d’allocations
budgétaires sur base des critères « Div. Org. », « Article » et « Intitulé ». Dès qu’un espace est introduit,
des propositions sont affichées sur base des termes présents dans ce champ.
Si l’allocation budgétaire que vous voulez utiliser n’est pas présente dans les résultats de la recherche,
alors il ne reste plus qu’à la créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».
Si l’organise est ‘SPW’, les allocations sont d’abord triées sur le programme, c’est-à-dire les deux
dernières positions de l’article.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 82
Contexte Signalétique – Gestion comptable – Allocation budgétaire – Recherche
La présence de l’icône indique que l’allocation budgétaire peut être modifiée. Il suffit alors de cliquer
dessus pour se retrouver sur la fiche d’édition.
5.9.3.3.Création ou édition d’une allocation budgétaire
L’écran sur lequel on aboutit correspond à la fiche signalétique de l’allocation budgétaire.
Les champs suivant sont présentés :
- L’organisme. Par défaut, l’organisme pour lequel l’utilisateur travaille y est mentionné.
- La division organique.
- L’article budgétaire.
- L’année.
- La description de l’allocation budgétaire.
Les informations suivantes sont relatives à GCOM (elle ne concerne que le SPW) et ne sont pas
obligatoires :
- L’article budgétaire au format GCOM.
- Le numéro de la cellule comptable à laquelle l’article budgétaire est lié.
Les informations marquées d’un astérisque rouge indique que le champ correspondant doit être
obligatoirement rempli.
La création de l’allocation budgétaire est effective lorsque celle-ci est enregistrée (via le bouton du même
nom).
L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’allocation budgétaire.
Contexte Signalétique – Allocation budgétaire - Création
5.9.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible
Pour un article, il est possible de le lier à un public cible. Ce public peut être une organisation, un rôle
effectif ou un intervenant. Cette liaison permet de présenter et restreindre l’accès aux fiches, et par
conséquent aux dossiers, en fonction du public défini.
Par défaut, la liste des associations actives est affichée. Vous pouvez supprimer ou en ajouter via le
bouton « Associer ».
L’ajout d’un public cible « Organisation » permet, entre autre :
de ne présenter à l’utilisateur que les articles budgétaires associés à sa direction
de restreindre l’accès aux dossiers aux agents de l’IF ou de la SOFICO
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 83
L’ajout d’un public cible « Rôle effectif » permet, entre autre :
de ne présenter à l’utilisateur que les articles budgétaires associés aux rôles dont il dispose dans
CESAME
de restreindre l’accès aux dossiers aux agents de l’IF ou de la SOFICO disposant d’un rôle bien
déterminé
L’ajout d’un public cible « Intervenant » permet, entre autre :
de présenter les articles budgétaires associés à un utilisateur bien déterminé
de restreindre l’accès aux dossiers à un agent bien déterminé.
Lors de l’ajout, la modification ou la suppression d’une association pour une allocation, CESAME procède
à la mise à jour automatique des accès aux dossiers liés.
La création de l’allocation budgétaire est effective lorsque celle-ci est enregistrée (via le bouton du même
nom).
L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’allocation budgétaire.
Contexte Signalétique – Gestion comptable – Allocation budgétaire – Création
5.9.4. Gestion comptable : Centre de frais
5.9.4.1.Présentation du concept dans CESAME
CESAME permet de gérer les différents centres de frais qui sont utilisés avec GCOM. Cette notion ne
concerne que le SPW. Il s’agit simplement d’une liste de valeurs.
5.9.4.2.Recherche d’un centre de frais
A partir de l’écran de recherche sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est sélectionnée, il est
possible d’effectuer une recherche.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 84
Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Les données sont présentées dans
l’ordre suivant :
- Le code.
- L’intitulé.
Y sont présentés tous les centres de frais correspondant aux critères rentrés. Si le centre de frais
recherché est inexistant, alors il ne reste plus qu’à la créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».
Contexte Signalétique – Gestion comptable – Centre de frais - Recherche
La présence de l’icône indique que le centre de frais peut être modifié. Il suffit alors de cliquer dessus
pour se retrouver sur la fiche d’édition.
Pour supprimer un centre de frais, cliquez sur l’icône .
5.9.4.3.Création ou édition d’un centre de frais
L’écran sur lequel on aboutit correspond à la fiche signalétique du centre de frais.
Les informations à encoder sont :
- Le code.
- L’intitulé.
Les informations marquées d’un astérisque rouge indique que le champ correspondant doit être
obligatoirement rempli.
Contexte Signalétique – Gestion comptable – Centre de frais - Création
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 85
5.9.5. Seuils : Niveaux de publicité
5.9.5.1.Présentation du concept dans CESAME
Un marché public peut être caractérisé par un niveau de publicité, belge ou européen. Le niveau est
fonction de plusieurs critères décisionnels :
- Le secteur (classique, spécial).
- Le type de marché (travaux, fournitures, services).
- Le montant en jeu
Ces seuils peuvent être mis à jour via CESAME.
5.9.5.2.Affichage et édition d’un niveau de publicité
A partir de l’écran d’affichage des niveaux de publicité sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est
sélectionnée, il est possible d’en modifier les seuils minimum et maximum via l’icône .
Le tableau d’encodage vous permet de modifier les seuils minimum et maximum pour chaque niveau
actuellement gérés :
- Niveau de publicité belge.
- Niveau de publicité européen.
- Sans publicité
Les seuils sont exprimés en euros HTVA.
CESAME
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6. Les fiches d’encodage
Les fiches d’encodage sont des documents particuliers permettant d’encoder des informations propres
aux dossiers et relatives à la gestion du marché auquel ce dossier est lié.
Dans CESAME il existe plusieurs types de ces documents. Suivant le type de dossiers et la tâche,
certains sont ou non présentés.
Ces fiches d’encodages ne peuvent être remplies ou modifiées que via l’écran « A faire ». Pour toutes les
fiches, l’utilisation du bouton « Valider » enregistre les informations dans la base de données. Le contenu
de l’onglet « A faire » est ensuite réaffiché. L’utilisation du bouton « Retour » réaffiche la page précédente
SANS effectuer la moindre sauvegarde des informations introduites ou modifiées dans la fiche
d’encodage.
6.1. La fiche Action suivante
La fiche d’encodage « Action suivante » est l’une des principales de l’application. Elle permet, au départ
de certaines étapes, de déterminer la tâche ou la séquence des tâches suivantes ainsi que la personne
ou le groupe de personnes qui pourront les prendre en charge.
Ce document d’encodage est obligatoire et se trouve dans les documents à produire des tâches
- Gestion DT
- Gestion Centrale
- Retour DT
6.1.1. Encodage d’une action suivante
Lors du premier encodage d’une action suivante dans la tâche courante, le tableau apparait vide et, par
défaut, une fiche vierge est présentée.
Fiche Action suivante – Détail vierge
C’est dans cette fiche que sont encodés l’action et le paramétrage lié à cette action. Il faut d’abord choisir
parmi la liste proposée l’action désirée. Cette liste varie en fonction du type du dossier, de la tâche
courante et de l’état du dossier.
Action suivante – Choix de l’action
Certaines actions peuvent être présentées dans la liste bien qu’elles ne soient pas activables. Le nom de
ces actions est suivi du symbole « *** ». Si l’on sélectionne l’une de celle-ci, la raison pour laquelle elle ne
peut être activée apparait à l’écran.
CESAME
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Action suivante – Action non activable
Si l’action choisie est activable, le bouton « Suite » apparait en bas du cadre et une séquence d’étape à
paramétrer est proposée. Chaque étape doit être paramétrée.
Pour certaines étapes, il faut indiquer si elle est nécessaire ou inutile.
Action suivante – Etape nécessaire ou inutile
Si vous choisissez « Inutile », l’étape suivante dans la séquence de l’action choisie est présentée. Si vous
choisissez « Nécessaire », il faut paramétrer l’étape en cours avant de passer au paramétrage de la
suivante.
Pour chaque étape, un rôle doit être spécifié.
S’il s’agit d’un marché standard, CESAME choisira le rôle auquel l’étape mentionnée sera attribué. S’il
s’agit d’un marché cogéré, CESAME proposera à l’utilisateur une liste des rôles auxquels l’étape
mentionnée pourra être attribuée. Prenons un exemple : le dossier est cogéré par 2 directions, la DO153
et la DO243. Si l’action choisie est le transfert à un collègue, l’utilisateur devra choisir le rôle parmi :
DO153-Responsable Dossier DO243-Responsable Dossier
En fonction du rôle sélectionné, CESAME affiche la liste des utilisateurs pouvant être désignés pour la
prendre en charge. Il est possible de spécifier ou non la personne qui devra prendre cette tâche en
charge.
Action suivante – Rôle et utilisateur
Si « Peu importe » est choisi dans la liste des utilisateurs, toutes les personnes possédant le rôle indiqué
recevront la tâche dans leur boite des tâches et pourront la prendre en charge.
Si une personne est choisie dans la liste, seule cette personne recevra la tâche dans sa boite des tâches
et elle seule pourra la prendre en charge.
Lorsqu’on clique sur « Suite », l’opération suivante apparaît pour autant, bien sûr, que l’action choisie soit
décomposée en plusieurs tâches.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 88
Certaines opérations particulières (par exemple l’archivage) ne nécessitent pas de prise en charge par
une personne. Pour ce type de tâche CESAME ne demande pas de spécifier un rôle ou un utilisateur.
D’autres étapes demandent d’ajouter une note pour apporter des précisions sur l’action effectuée. C’est
le cas lorsque vous choisirez un remaniement ou une demande d’archivage.
Action suivante – Note
Dans le cas d’une demande de remaniement, cette note sera présentée dans le paragraphe « Suivi » de
l’écran tâche (voir § 5.6.1.3) lorsqu’une personne prendra en charge la tâche en question.
Lorsque toutes les étapes proposées sont finalement encodées, le bouton « OK » apparait en fin de
fiche.
Action suivante – Action avec plusieurs étapes
Action suivante – Action avec plusieurs étapes et une note
Cliquer sur le bouton OK finalise l’encodage de l’action suivante et provoque l’enregistrement dans le
tableau.
CESAME
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Action suivante – Action suivante enregistrée
Il est possible de modifier le contenu du tableau de 2 façons différentes :
Ajouter une nouvelle ligne vie le bouton « Nouveau ».
Supprimer une ligne existante via l’icône .
Il est possible de visualiser ce que vous avez encodé en cliquant sur l’icône .
Lorsque l’action suivante est finalement encodée, il suffit de retourner à l’écran « A faire » et de terminer
la tâche pour que le dossier continue son cheminement selon ce qui a été encodé.
6.1.2. Encodage de plusieurs actions suivantes
Comme la présentation du tableau le laisse supposer, il est possible sous certaines conditions d’encoder
plusieurs actions suivantes.
La deuxième action encodée devra avoir le même point d’arrivée que la première. C’est pour cette raison
que la liste proposée est réduite. De plus et pour la même raison, la dernière étape pourra ne pas être
paramétrable : le rôle et l’utilisateur seront les mêmes que ceux encodés pour la dernière étape de la
première action suivante.
Encoder plusieurs actions suivantes va en fait provoquer le lancement de plusieurs traitements en
parallèle pour permettre aux actions suivantes de se dérouler simultanément. Cela va permettre de ne
pas devoir attendre la fin d’une action suivante avant de lancer la suivante. Ces traitements seront lancés
lors du « Terminer tâche ». Une fois chacune des actions suivantes terminées, le déroulement du
cheminement du dossier reprendra son cours normal à la dernière étape spécifiée.
Afin d’éviter des encodages involontaires, un avertissement apparait demandant si l’on veut réellement
ajouter une action suivante supplémentaire lorsqu’il y en a déjà une encodée.
CESAME
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Action suivante – Plusieurs actions suivantes
6.2. La fiche « Encodage Lien Fiche Marché (ou assimilé) »
Cette fiche va permettre de choisir le marché public, ou le provisionnel, ou la subvention qui est concerné
par le dossier. Cette fiche doit être encodée lors de l’étape de création de chaque dossier quel que soit
son type.
- Pour un dossier PROVISIONNEL, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche
Provisionnel »
- Pour un dossier SUBVENTION, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche Subvention »
- Pour les autres dossiers, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche Marché Public »
Lors de la création de cette fiche, CESAME propose l’écran de recherche des fiches marchés (ou
assimilés). Tous les marchés ne seront pas présentés ; seuls ceux qui vous sont accessibles et pour
lesquels vous pouvez encore créer un dossier du type choisi seront affichés. Si, après avoir effectué une
recherche à l’aide des critères, le marché recherché n’est toujours pas trouvé, il est possible d’en créer
un nouveau à l’aide du bouton « Nouveau » (voir paragraphe 5.9.1.3 - Création d’une fiche Projet).
Le critère « Numéro de dossier lié » permet de rechercher un marché dont un des dossiers liés porte ce
numéro. Ce critère peut s’avérer pratique.
CESAME
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Fiche Lien Marché – Recherche du marché
La sélection du marché se fera en cliquant sur le triangle vert en début de ligne. De ce fait, le dossier
sera effectivement lié au marché sélectionné.
La fiche présentant le marché est décomposée en plusieurs cadres. Attention, seul le premier cadre est
modifiable, les suivants ne sont présents que pour afficher des informations complémentaires sur le
marché.
6.2.1. Cadre Fiche Détail
Le cadre « Détail » présente les informations relatives au détail du marché auquel le dossier courant est
lié. Ce cadre n’apparaît que pour les dossiers de type Ordre de Commande (OCmd), Avenant, Révision,
Décompte, ATP, Provisionnel et Subvention.
Lorsque ce cadre est le premier, il peut être modifiable. C’est le cas lorsque le dossier courant est de type
Avenant, Révision, Décompte ou Ordre de Commande.
- L’objet est à priori modifiable (s’il s’agit du premier cadre).
- Le complément objet n’est pas modifiable et présente les informations de dépendance par
rapport au marché ainsi que l’allocation budgétaire.
- L’année budgétaire affichée dépend de l’allocation budgétaire liée ; elle n’est pas modifiable.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 92
- L’administration gestionnaire est modifiable uniquement si elle n’est pas encore encodée.
Fiche Lien Marché – Exemple de cadre Détail
6.2.2. Cadre Fiche Lot
Le cadre « Fiche Lot » présente les informations relatives au lot du marché auquel le dossier courant est
lié. Ce cadre n’apparaît pas pour les dossiers PPMA et CSCH ni pour les marchés sans lot.
Lorsque ce cadre est le premier, il peut être modifiable. C’est le cas lorsque le dossier courant est de type
Candidatures ou Offres et qu’il y a plusieurs lots.
- L’objet est à priori modifiable (s’il s’agit du premier cadre).
- Le complément objet n’est pas modifiable et présente les informations de dépendance par
rapport au marché ainsi que l’allocation budgétaire.
- Le numéro de lot n’est jamais modifiable.
- L’administration gestionnaire est modifiable uniquement si elle n’est pas encore encodée.
Fiche Lien Marché – Cadre Lot
Le sous-cadre Référentiel indique si ce lot est ou non synchronisé avec le Référentiel BOMP et quand
cette synchronisation a eu lieu la dernière fois.
6.2.3. Cadre Fiche Marché / Provisionnel / Subvention
Le cadre « Fiche Marché » (ou assimilé) présente les informations de base relatives au marché auquel le
dossier courant est lié. Ce cadre apparait systématiquement.
Lorsque ce cadre est le premier, il peut être modifiable. C’est le cas lorsque le dossier courant est de type
PPMA ou Cahier Spécial des Charges. Seul l’objet est systématiquement modifiable, les autres champs
ne le sont que s’ils n’ont pas été précédemment encodés.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 93
Fiche Lien Marché – Cadre Marché
Les sous-cadre Référentiel n’est affiché que pour une fiche « Marché public ». Il indique si ce marché est
ou non synchronisé avec le Référentiel BOMP et quand cette synchronisation a eu lieu la dernière fois.
Le sous-cadre Portail MP n’est affiché que pour une fiche « Marché public ». Il indique si le marché a été
pré-initialisé dans IAM (outil du portail) à partir de CESAME. Si c’est le cas, il sera possible de récupérer
automatiquement les documents présents sur le Portail et concernant le marché.
6.2.4. Cadre Fiche Projet
6.2.5. Cadre Allocations Budgétaires
Spécifier que les données reprennent l’entièreté du projet et que l’élément courant (Projet, Marché, Lot
détail) est mis en évidence + Copie d’écran
Le cadre « Allocations budgétaires du marché » affiche la liste des lots et des allocations budgétaires
ainsi que les budgets s’y rapportant (Estimations et Engagements). Les informations affichées dans ce
cadre sont non modifiables.
L’icône permet d’afficher les montants TVAC en HTVA et vice-versa.
Fiche Lien Marché – Cadre Allocation Budgétaire
6.2.6. Cadre Structuration du marché
Le cadre « Structuration du marché » affiche la liste de tous les dossiers rattachés au même marché que
le dossier en cours. Ce cadre permet de voir comment est « structuré » le marché :
Présence des différents lots et des allocations budgétaires ;
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 94
Présence d’avenant(s) sur un lot ; Présence d’ordre de commande dans le cas d’un marché sujet à commande (MSC) ; … Les informations affichées dans ce cadre sont non modifiables.
La liste est présentée sous forme de tableau et vous permet d’avoir un aperçu des montants estimés, des
montants de type offre et des montants engagés pour chacun des dossiers.
Par défaut, la présentation n’affiche que la ligne correspondant au dossier courant et les lignes correspondant aux dossiers « parents ». Il est possible de voir l’ensemble ou une partie des lignes du tableau en utilisant les icônes. L’icône ‘ ’ permet l’affichage complet et détaillé du tableau ; L’icône ‘ ’ permet de tout fermer et de ne garder qu’une seule ligne ;
Les icônes ‘ ’ et ‘ ’, visibles seulement de personnes possédant les droits d’administration sur les dossiers, affichent ou masquent une colonne supplémentaire permettant à l’administrateur de modifier les montants affichés. L’icône ‘ ’ présent devant une ligne, indique qu’il y a des lignes cachées en dessous ; son utilisation va montrer le niveau suivant. L’icône ‘ ‘ présent devant une ligne, indique que des lignes « enfants » sont affichées ; son utilisation va cacher ces lignes.
L’icône permet d’afficher les montants TVAC en HTVA et vice-versa.
Fiche Lien Marché – Cadre Structuration Marché – Vue par défaut
Fiche Lien Marché – Cadre Structuration Marché – Vue complète
6.3. La fiche « Encodage Référence Interne »
Cette fiche permet d’enregistrer la référence interne du dossier. Par défaut, la référence du dossier sera la même que celle du marché auquel il est lié, cette référence peut être modifiée en ajoutant par exemple un numéro de séquence particulier. Attention cependant, il n’y a actuellement aucun contrôle sur la référence encodée. En d’autres termes, il n’est pas impossible de mettre plusieurs fois la même référence.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 95
Fiche Référence interne – Affichage
6.4. La fiche « Encodage Montants »
6.4.1. Introduction
Cette fiche permet d’enregistrer pour les différentes allocations budgétaires les différents montants relatifs au dossier. Elle se décline de 3 façons différentes : Encodage Estimations Encodage Dépenses Encodage Engagements Suivant le type de dossier, les montants proposés à l’encodage seront différents :
Type de dossier Montants à encoder
PPMA Estimation
Cahier Spécial des Charges --
Candidatures --
Offres Dépense et Engagement
Ordre de Commande Dépense et Engagement
Avenant Dépense et Engagement
Révision Dépense et Engagement
Décompte Dépense et Engagement
ATP Dépense et Engagement
Provisionnel Dépense et Engagement
Subvention Dépense et Engagement
Quel que soit le type de montant à encoder, le mode de fonctionnement est globalement identique.
Cependant chaque type a ses particularités :
Le montant à encoder diffère : soit l’estimation soit le montant à engager, soit le montant engagé ; Il est possible de spécifier le montant hors TVA ou le montant TVA comprise ; l’autre montant se calcule automatiquement sur base du taux indiqué (qui par défaut vaut 21%) ; Il est possible de changer le taux de TVA ; Le numéro de lot doit être spécifié uniquement s’il s’agit de l’encodage d’une estimation pour un marché à lots ; Il est possible d’encoder plusieurs estimations liées à différentes allocations budgétaires ; Il est possible d’encoder les allocations budgétaires provenant d’organismes différents (dans le cas de marché cofinancé) ; Il est possible de spécifier une allocation budgétaire sans pour autant encoder un montant ; Il est possible d’encoder un montant sans spécifier une allocation budgétaire (néanmoins, l’organisme financeur devra quand même être spécifié) ; Lors de l’encodage d’un montant à engager ou engagé, il est impossible de supprimer l’allocation budgétaire spécifiée lors de l’estimation ou d’en ajouter une deuxième. Idem lors de l’encodage de l’engagement. Cela ne pose pas de problème puisque le montant à engager ou engagé restera à 0 ; Lorsque le montant de l’engagement (ou « à engager ») est encodé, il est possible de spécifier
o Le numéro de bordereau o La date d’engagement o Le numéro d’engagement o La date d’engagement
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 96
6.4.2. Encodage des AB et des montants
Lors du premier encodage d’un montant sur un marché, le tableau apparait vide et par défaut une fiche
vierge est présentée.
Fiche Montant – Détail vierge
C’est ici que va être encodé le montant et surtout l’allocation budgétaire auquel ce montant est rattaché.
Le champ « Allocation budg. » est un champ qui permet d’afficher des propositions d’allocations
budgétaires sur base des critères « Div. Org. », « Article » et « Intitulé ». Dès qu’un espace est introduit,
des propositions sont affichées sur base des termes présents dans ce champ.
Le choix de l’allocation budgétaire peut se faire soit via une sélection dans la liste proposée soit en
appelant l’écran de recherche spécifique en cliquant sur l’icône . (Voir le paragraphe 5.9.3.2 -
Recherche d’une allocation budgétaire).
Si l’organise est ‘SPW’, les allocations sont d’abord triées sur le programme, c’est-à-dire les deux
dernières positions de l’article.
Le choix de l’allocation impactera, lors de la sauvegarde, les accès aux dossiers concernés par ce
marché. (Voir le paragraphe 4.10.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible pour de plus
amples informations.)
Pour l’encodage des montants, les règles suivantes sont d’applications :
1. Par défaut le taux est à 21% (uniquement si la ligne est modifiable) ;
2. Si, après l'encodage, 2 des 3 champs sont vides, rien n’est calculé ;
3. Si, après l'encodage, il reste 1 champ vide : il est automatiquement calculé à partir des 2 autres ;
4. Si, après l'encodage, aucun champ n'est vide, alors :
Si le champ encodé est le montant TVAC, le champ HTVA est calculé
Si le champ encodé est le montant HTVA, le champ TVAC est calculé
Si le champ encodé est Taux, un message d'erreur est affiché vous demandant de
d'abord "vider" un des 2 champs « montant ».
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 97
Attention : La modification des estimations peut provoquer la mise à jour automatique du niveau de
publicité d’un marché. (Voir le paragraphe 4.10.5. Seuils : Niveaux de publicité pour de plus amples
informations.)
Il est également possible, en appuyant sur l’icône , de demander à CESAME de recopier le montant
de la ligne précédente dans la ligne à encoder :
Pour un montant « à approuver » : recopie du « montant estimé » (ou « montant estimé min »)
Pour un montant « à engager » : recopie du « montant approuvé »
6.4.3. Ajout de documents pour une AB
S’il s’agit d’un encodage de montant à approuver ou engagé, il est possible de charger des documents
pour chaque allocation budgétaire présente sur le dossier. Voici les types de document actuellement
disponibles :
Pré-demande d'engagement
Demande d'engagement
Visa d'engagement
Les documents ainsi chargés s’affichent dans le tableau des documents. De plus, ces documents
apparaissent également dans le classeur de sortie de l’écran « A faire ». Le nom des fichiers sont
structurés comme suit :
« AB - ‘organisme’ - ‘allocation budgétaire’ - ‘année budgétaire’ - ‘nom du type de document’ »
Le chargement d’un document est semblable à celui dans le classeur de sortie : on recherche le
document dans son environnement de travail via le bouton « Parcourir » (« Browse » en anglais) et on le
charge dans le dossier.
Il est également possible d’ajouter un autre document en ne sélectionnant aucune option de la liste et en
complétant le champ «Nouveau document ».
Les documents ainsi ajoutés pourront être supprimés.
CESAME
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Fiche Montant – Encodage d’un document
6.4.4. Enregistrement des encodages effectués
La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée en utilisant le bouton « Enregistrer » ; le
tableau est alors mis à jour.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 99
6.4.5. Modification et consultation
Il est possible d’ajouter, modifier et supprimer des montants :
Ajouter une nouvelle ligne via le bouton « Nouveau ».
Modifier une ligne existante via l’icône .
Supprimer une ligne existante via l’icône .
L’action « modifier » va afficher le détail en vue de la modification et mettre la ligne éditée en évidence
dans le tableau. Il sera alors possible de modifier le montant (Estimation, Offre ou Engagement) et, si
cela s’avère nécessaire, l’allocation budgétaire choisie.
6.5. La fiche « Encodage Publication / ouverture »
Cette fiche d’encodage présente seulement dans la gestion des offres et des candidatures permet
d’enregistrer les dates de publication des avis de marchés, d’ouverture des urnes contenant les
candidatures ou les offres, de limite de validité de l’offre ainsi que le délai de validité.
La date peut être encodée manuellement sous le format jour/mois/année ou en cliquant sur l’icône .
Dans ce cas, un calendrier vous est proposé ; il vous suffit alors de cliquer sur la date voulue pour qu’elle
soit enregistrée dans le champ.
Calendrier
Si la date d’ouverture est déjà rentrée, l’encodage de la date d’échéance va provoquer le calcul
automatique du délai de validité. Inversement, la modification du délai de validité va modifier en
conséquence la date d’échéance.
Si le délai de validité est déjà rentré, la modification de la date d’ouverture recalcule la date d’échéance.
Il existe deux versions de cet écran d’encodage : une pour les candidatures ouvertes, l’autre pour les
candidatures restreintes.
Fiche – Dates – Procédures ouvertes
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 100
Fiche – Dates – Procédures retreintes
6.6. La fiche « Encodage Soumissionnaires/Adjudicataire »
Cette fiche permet d’encoder les différents soumissionnaires et, par après, de désigner parmi eux
l’adjudicataire de l’offre en cours. Cette fiche n’est disponible qu’à partir des dossiers de type Offres.
Pour chacun des soumissionnaires encodés, il est possible d’encoder le montant de l’offre et le délai de
validité. Il est également possible d’associer à chacun d’entre eux des documents :
- Accord sur la prolongation du délai de validité
- Attestation ONSS
- Avis du coordinateur sécurité
- Demande de justification de prix et de réponses
- Offre
Lors du premier encodage d’un soumissionnaire, le tableau apparait vide.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 101
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau vide
Une fiche vierge permettant l’encodage d’un nouveau soumissionnaire est présentée sous le tableau.
C’est ici que vont être encodées les informations concernant le soumissionnaire et sa soumission. Outre
le nom de l’opérateur ayant soumissionné, il est possible d’encoder le montant de la soumission la date
à laquelle l’offre a été émise et la date d’échéance de cette offre. Ces informations sont évidemment
optionnelles.
Le choix de l’opérateur économique s’effectue via l’écran de recherche spécifique en cliquant sur
l’icône . (Voir le paragraphe 5.9.2.2).
Cette recherche peut s’effectuer soit dans la liste des opérateurs déjà connu de CESAME, soit en
consultant la base de données de la BCE.
Il est possible de désigner directement l’opérateur économique comme étant l’adjudicataire en changeant
son statut en conséquence.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 102
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Détail rempli
La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée ; le tableau est alors mis à jour.
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau avec 1 entrée.
Il est possible de modifier le contenu du tableau de 3 façons différentes :
Ajouter une nouvelle ligne via le bouton « Nouveau ».
Modifier une ligne existante via l’icône .
Supprimer une ligne existante via l’icône .
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 103
L’action « Modifier » va afficher le détail en vue de modification et mettre la ligne modifiée en évidence
dans le tableau.
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Modification d’un détail
Lorsque l’on veut désigner un adjudicataire, il suffit d’éditer sa fiche et de changer son statut.
La gestion des documents se fait via la partie Documents de la page.
Cette partie se décompose comme suit :
Le tableau reprenant les documents liés au soumissionnaire dont on consulte la fiche
Le formulaire de chargement d’un document.
C’est dans cette seconde partie que vont être chargés les différents documents dont on dispose.
D’une part, il faut choisir le nom de document parmi les 5 proposés :
- Accord sur la prolongation du délai de validité
- Attestation ONSS
- Avis du coordinateur sécurité
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 104
- Demande de justification de prix et de réponses
- Offre
Le nom du document est composé du nom de l’entrepreneur suivi du nom de document.
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Chargement d’un document prédéfini
Il est également possible d’ajouter un autre document en ne sélectionnant aucune option de la liste et en
complétant le champ «Nouveau document »
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Chargement d’un nouveau document
La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée ; le tableau est alors mis à jour
Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau des documents
Il est possible de visualiser un document via l’icône ou de le supprimer via l’icône .
Le chargement d’un nouveau document se fait comme décrit précédemment.
Tous les documents ainsi introduits pour chaque soumissionnaire se retrouveront sous forme de
documents libres dans le classeur de sortie de la page « A faire ». Ils pourront dès lors être manipulés
comme n’importe quel autre document libre.
Page A faire – Documents ‘Opérateurs économiques’
Les documents liés aux opérateurs économiques (soumissionnaires ou adjudicataire) sont également
visibles dans le classeur de sortie.
Ces documents sont historisés lorsque la tâche est clôturée.
Ces documents sont disponibles, une fois la tâche terminée, dans la liste des documents du dossier.
Annexe 1
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 105
La désignation d’un adjudicataire
La désignation d’un adjudicataire ne peut se faire que s’il n’y en a pas encore. Si on doit changer
d’adjudicataire, il faut d’abord remettre le statut de l’ancien adjudicataire à « Soumissionnaire » avant de
pouvoir désigner le nouveau.
La désignation d’un adjudicataire va mettre à jour automatiquement 4 documents officiels. Il s’agit des
documents suivants :
- Offre (et annexes)
- Accord sur la prolongation du délai de validité
- Avis du coordinateur sécurité
- Demande de justification de prix et de réponses
Cette mise à jour ne peut s’effectuer que si ces documents ont été rentrés pour le soumissionnaire
désigné.
La sauvegarde de l’adjudicataire pour un marché dont le mode de passation est une adjudication
provoquera également la mise à jour du document ‘Encodage montant offre’ avec le montant spécifié lors
de la désignation de l’adjudicataire. Si le dossier contient déjà un montant dans ce document, CESAME
demandera une confirmation avant de remplacer le montant existant. Attention, si le dossier comporte
plusieurs montants, la recopie du montant défini lors de la désignation de l’adjudicataire affectera
uniquement la première allocation du tableau des montants. Il vous restera alors à ventiler les valeurs sur
l’ensemble des montants, le cas échéant.
6.7. La fiche « Encodage Bénéficiaire »
Cette fiche est similaire à la fiche « Encodage Soumissionnaire / Adjudicataire ». Elle permet de
sélectionner l’opérateur économique bénéficiaire de l’avenant, de l’ordre de commande, … Il ne peut y
avoir qu’un seul bénéficiaire sur un dossier.
Attention, il n’est pas possible de charger des documents spécifiquement liés à l’opérateur choisi.
CESAME
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Fiche Bénéficiaire
6.8. La fiche « Encodage Candidatures»
Cette fiche est similaire à la fiche « Encodage Soumissionnaire / Adjudicataire ». Elle permet de
sélectionner l’opérateur économique ayant déposé sa candidature.
Tout comme pour les soumissionnaires, il est possible de charger des documents spécifiquement liés à
l’opérateur choisi : la candidature.
Tous les documents ainsi introduits pour chaque Candidat se retrouveront sous forme de documents
libres dans le classeur de sortie de la page « A faire ». Ils pourront dès lors être manipulés comme
n’importe quel autre document libre.
La désignation d’un Candidat retenu en modifiant le statut.
Fiche Candidatures
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6.9. La fiche « Encodage Date de notification »
Cette fiche permet d’encoder la date d’information et de notification dans les dossiers où cela est
nécessaire (Candidatures, Offres, Ordres de Commande, Avenants, Décomptes et Subventions).
L’écran permet d’encoder :
- Pour les dossiers de type Candidatures :
o La date d’information des candidats retenus (procédures restreintes).
o La date d’information des candidats non retenus. (procédures restreintes).
- Pour les dossiers de type Offres :
o La date de notification de l’adjudicataire.
o La date d’information des soumissionnaires non retenus.
o La date d’information des candidats retenus (s’il s’agit d’une procédure restreinte).
o La date d’information des candidats non retenus (s’il s’agit d’une procédure restreinte).
- Pour les dossiers de type Ordres de Commande, Avenants, Décomptes et Subventions :
o La date d’information de l’adjudicataire c’est-à-dire du bénéficiaire.
Fiche – Date de notification
Chaque date peut être encodée manuellement sous le format jour/mois/année ou en cliquant sur
l’icône . Dans ce dernier cas, un calendrier vous est proposé ; il vous suffit alors de cliquer sur la date
voulue pour qu’elle soit enregistrée dans le champ.
Calendrier
6.10. La fiche « Encodage Niveau de délégation »
Cette fiche permet d’une part de connaître quelles sont les règles de délégations théoriquement
applicables au dossier et d’autre part celles qui sont effectivement d’application.
Il y a 3 type de règles : celles qui concernent les visas, celles qui concernent les approbations et celle qui
concernent l’accord au gouvernement wallon.
Les règles dépendent du type de marché lié au dossier, de son mode de passation, du type de dossier et,
bien entendu, des montants en jeu.
Le but de cet écran est bien de déterminer ou de préciser les règles de délégation à appliquer pour le
dossier en cours. Pour ce faire, des règles théoriques sont suggérées à partir des données du dossier.
Ces règles vont servir de base aux règles effectives. Il est cependant possible d’en ajouter de nouvelles,
d’en supprimer ou de modifier celles existantes.
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Une règle suggérée ne contient que 2 informations : le type et le rôle de la personne susceptible
d’effectuer la tâche attendue : apposition d’un visa par l’Inspection des Finances, approbation par le
Directeur Général, …
Une règle effective comprendra des informations supplémentaires :
- S’il avait été précisé, le nom de la personne qui doit valider la règle ;
- Le fait que la règle a été ou non validée. A une règle validée est alors associée une signature du
dossier ;
- La date à laquelle la signature du dossier a été effectuée ;
- Le nom de l’agent qui a signé.
Il y a 2 façons de valider une règle.
- Soit automatiquement. Dans ce cas lors de la signature du dossier, CESAME vérifie si cette
signature correspond à une règle. Si oui, cette règle est validée.
- Soit manuellement. Dans ce cas, la règle effective est liée à une signature du dossier
précédemment apposée. Cette action est néanmoins réservée aux utilisateurs possédant les
droits d’administration sur le dossier.
Si toutes les règles effectives de type approbation sont validées, le dossier est alors considéré comme
validé. Cette information apparaitra d’ailleurs dans le cartouche.
L’accès à l’aide contextuelle se fait par un clic sur l’icône .
Lors du premier encodage la fiche apparait comme suit. 2 cadres y sont présentés :
- Le cadre « Niveaux de délégation suggérés ». Ces niveaux sont calculés sur base du dossier. Il
s’agit d’une vision ‘théorique’. Cette partie n’est pas modifiable.
- Le cadre « Niveaux de délégation effectifs ». Il s’agit des niveaux que CESAME va prendre en
compte. Cette partie est modifiable selon les besoins.
L’importation des règles suggérées se fait automatiquement lors du premier encodage. Néanmoins, il
peut être à nouveau effectué manuellement en cliquant sur le bouton « Importer déduction ». Le
deuxième tableau est alors ‘initialisé’ avec les règles correspondantes.
Fiche – Niveau de délégation
Il est possible d’ajouter une nouvelle règle en cliquant sur le bouton « Nouveau ». Le détail de la nouvelle
règle apparait alors.
CESAME
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Fiche – Niveau de délégation – Détail vierge
Pour une nouvelle règle, il faut préciser le type (Approbation, Visa, …) en le choisissant parmi la liste
proposée, le rôle et, éventuellement, l’utilisateur qui sera en charge de valider la règle. Le rôle et
l’utilisateur peuvent être sélectionnés dans la liste proposée.
L’enregistrement de la règle se fait à l’aide du bouton « Enregistrer ».
La modification d’une règle s’effectue en cliquant sur l’icône . Le détail s’affiche alors sous le tableau et
peut être modifié.
La suppression d’une règle s’effectue en cliquant sur l’icône . La ligne en question disparait alors du
tableau.
Considérons que les règles effectives ont été modifiées comme suit :
CESAME
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Fiche – Niveau de délégation – Après modification
Lorsque l’inspecteur des finances Gilbert DRUART signera le dossier pour y apposer son visa, la
validation de la règle correspondante s’effectuera automatiquement. La fiche se présentera alors comme
suit.
Fiche – Niveau de délégation – Après approbation/apposition de visa
Lorsque la validation a été effectuée, des icônes spécifiques à la signature correspondante apparaissent :
- L’icône va permettre de visualiser la signature en question en affichant la page
« Signatures ».
- L’icône va permettre de supprimer le lien entre la règle et la signature. Cela peut être utile
quand pour une raison ou une autre on considère la ligne n’est plus validée. Attention, dans ce
cas, le seul moyen d’associer à nouveau une ligne avec une signature passera par une validation
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 111
automatique. En d’autres termes, le dossier devra être envoyé à la personne adéquate pour être
approuvé ou visé.
Lorsque toutes les règles d’un même type sont validées, le type en question est considéré comme validé.
Si l’utilisateur possède les droits d’administration du dossier et si la ligne courante n’est pas validée,
l’utilisateur a la possibilité d’effectuer une validation manuelle. Cette validation consiste à lier une
signature existante à la ligne courante. Cette opération s’effectue via l’icône .
Fiche – Niveau de délégation – Administrateur
La liste des signatures sur le dossier est affichée. Cet écran permet de rechercher la signature désirée
via l’utilisation de critères de recherche et de sélectionner dans la liste des signatures trouvées celle que
l’on considère comme équivalente en cliquant sur le triangle vert en début de ligne.
Fiche – Niveau de délégation – Sélection d’une approbation/apposition de visa
CESAME
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6.11. La fiche « Encodage Décision »
Cette fiche proposée lors d’une demande d’accord, d’approbation, de visa ou d’engagement a pour but
d’encoder la décision relative à cette demande.
- S’il s’agit d’une demande d’accord, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.
- S’il s’agit d’une demande d’approbation, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.
- S’il s’agit d’une demande de visa, le choix de la décision se fera entre ‘Sans objection’, ‘Avec
réserve’ et ‘Refusé’ ;
- S’il s’agit d’une demande d’engagement, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.
Un motif peut être ajouté permettant de préciser la décision apportée. En cas de refus, ce motif sera
affiché dans le champ suivi du dossier.
La case à cocher ‘Signature impossible’ (qui n’apparait que dans les cas d’une demande d’approbation
ou de visa) va permettre de signaler que vous ne disposez pas de votre carte d’identité électronique et
que vous n’êtes pas en mesure de l’utiliser (perte, oubli, …). Cela va permettre à CESAME de déterminer
si l’utilisateur peut terminer la tâche sans qu’il n’ait signé électroniquement le dossier ou s’il est obligé de
signer électroniquement le dossier avant de terminer la tâche.
Fiche – Décision
CESAME
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7. Gestion des accès
7.1. Gestion des accès à un dossier
Pour un dossier, CESAME dispose de 5 modes de gestion d’accès :
1. Le niveau « Hiérarchique », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction des
règles d’accès définies par défaut.
2. Le niveau « Allocation budgétaire », qui est octroyé lors d’une intervention
(ajout/suppression/modification) sur un composant du marché auquel appartient le dossier.
Consultez le chapitre « 4.10.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible ».
3. Le niveau « Flux », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction de l’utilisateur qui
crée le dossier ou qui le gère.
4. Le niveau « Manuel », qui est géré via la rubrique « Visibilité Dossier ».
5. Le niveau « Responsable », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction des
Organismes et Départements gestionnaires définis au niveau du marché auquel le dossier est lié.
Il existe 4 niveaux d’accès à un dossier :
- La création : Ce niveau est réservé au profil utilisé pour créer un dossier ;
- La visualisation : Ce niveau permet de prendre connaissance du contenu d’un dossier et donc
des documents présents sur le dossier mais uniquement des dernières versions actives des
documents d’un dossier.
- La consultation : Ce niveau permet de prendre connaissance du contenu d’un dossier et de
toutes les versions des documents qui y sont présents.
- L’administration : Ce niveau permet aux personnes qui le possèdent d’administrer les dossiers en
effectuant des actions spécifiques (repositionnement, gestion des accès, …).
Attention, les droits d’accès au dossier ne permettent d’accéder qu’aux documents officiels de ce dossier.
Les documents de travail sont eux régis par des droits d’accès qui leur sont propres (voir paragraphe
suivant).
Le tableau suivant précise les droits d’accès par défaut.
Rôle de l’utilisateur Droit sur le dossier
DT Responsable Dossier CONSULTATION
DT Direction CONSULTATION
IG Responsable Dossier CONSULTATION
IG Inspecteur Général CONSULTATION
DG Responsable Dossier CONSULTATION
DG Directeur Général CONSULTATION
Un dossier créé dans une DT ne sera visible que par les personnes de celle-ci. Par contre, il sera visible
de l’IG et de la DG dont la DT dépend.
Lorsque des droits d’accès sont ajoutés, ils peuvent être associés soit à des rôles (groupes d’utilisateurs
partageant le même profil), soit à un utilisateur particulier.
Actuellement, l’administrateur a la possibilité de modifier les droits d’accès à un dossier à tout moment,
en plus des personnes qui reçoivent le dossier pour accord, via le bouton de commande « Gérer accès
au dossier ».
Tous les dossiers d’un marché dont l’accès est associé à un public cible (via un article budgétaire de ce
marché) ou l’accès est hiérarchique ne peuvent pas faire l’objet d’une gestion manuelle d’autorisation.
CESAME
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Dans la liste « Visibilité Dossier », une colonne indique le niveau d’accès en vigueur. Seuls les niveaux
« Flux » et « Manuel » sont modifiables
Gestion – Gérer accès au dossier – Visibilité dossier
Vous pouvez :
Modifier un accès via l’icône
Supprimer un accès via l’icône
7.2. Gestion des accès à un document
Par défaut un document officiel « hérite » des droits d’accès du dossier dans lequel il est présent. Par
contre il est possible de gérer spécifiquement les droits des documents de travail de ce dossier.
Néanmoins, un document de travail ne pourra être accédé que par des personnes qui ont accès au
dossier.
Il existe 2 niveaux d’accès à un document de travail :
- La visualisation : Ce niveau permet de prendre connaissance de la dernière version active du
document.
- La consultation : Ce niveau permet de prendre connaissance de n’importe quelle version du
document.
La gestion des droits d’accès s’effectue à l’aide du bouton de commande « Gérer les documents libres »
qui apparait dans la page « A faire » le cas échéant. Tout comme pour les droits d’accès au dossier, un
droit d’accès peut être associé à un rôle ou à un utilisateur.
CESAME
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8. La signature électronique
Des informations plus détaillées sur la manière d’approuver un dossier ou d’apposer un visa sur un
dossier à l’aide de la carte d’identité électronique peuvent être obtenues en lisant le document
« Approbations et Visas – Guide de l’utilisateur ». Il existe également une aide contextuelle disponible via
l’icône depuis :
- la rubrique d’aide en ligne, accessible partout dans l’application ; - le signataire de CESAME ; - la boite des tâches, pour les tâches de type « Approbation » ou « Visa ».
et via un lien depuis le courrier électronique envoyé pour une tâche de type « Approbation » ou « Visa »
8.1. Prérequis
Afin de pouvoir signer électroniquement vos dossiers, les composants suivants doivent être installés sur votre poste :
- le pilote (driver) correspondant à votre lecteur de carte ; - le "run-time" du FEDICT permettant de lire une carte d'identité électronique ; - le plug-in Java (JRE, version 1.5.* ou supérieur).
Des liens permettant d’installer ces composants se retrouvent dans l’écran « Outils » de CESAME.
Notez toutefois que ces installations nécessitent des droits administrateurs sur le poste en question.
Votre correspondant informatique pourra réaliser ces installations pour vous.
8.2. La fiche protocole
Le protocole peut être appelé de 2 manières différentes :
- Soit en vue de la signature dans le cadre d’une approbation ou de l’apposition d’un visa ;
- Soit pour présenter une synthèse du dossier. Dans ce cas, aucune signature ne peut être
effectuée. (Voir paragraphe 5.6.2.4 – ‘Gestion’)
Lorsqu’il peut être signé, un bouton « Signer » apparaîtra à la fin. Autrement, il ne sera possible que de le
consulter et, éventuellement, de l’imprimer.
Le protocole correspond aux données et informations qui vont être effectivement signées. Il sera stocké
tel quel dans la base de données CESAME de telle manière qu’il puisse être consulté ultérieurement et
comparé au contenu courant du dossier.
Le protocole est composé de 3 parties :
- Les informations du dossier
- Les documents présents dans le dossier
- Les commandes
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 116
Protocole
8.2.1. Information Dossier
Cette partie reprend les données métier du dossier ; c’est-à-dire les informations encodées via les écrans
d’encodages et qui déterminent le contenu du dossier. Par exemple, les allocations budgétaires et les
montants associés, le nom de l’adjudicataire, …
Les données reprises dans le protocole varient en fonction du type de dossier.
8.2.2. Documents
Cette partie reprend les données relatives aux documents présents sur le dossier. En plus des
informations standards (nom, version, auteur, …), le hashcode ou condensé y est présenté. Ce condensé
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 117
est une empreinte correspondant au document en question. Si ce document venait à être modifié, le
nouveau condensé ne serait plus le même ; il assure donc que le document n’a pas été modifié.
Une icône permettra d'afficher le contenu du document lors de la signature (pour autant qu'il existe
toujours et qu'il n'ait pas été modifié !)
8.2.3. Commande
Les commandes dépendent du contexte
- Fermer : fermer la fenêtre de protocole
- Imprimer : imprimer le contenu du protocole
- Signer : signer le dossier. (voir point 8.2.4 Signer)
- Signer et conserver : Signer le dossier et conserver une copie du protocole et de la signature sur
son poste de travail pour des contrôles ultérieurs.
Lorsque l’utilisateur décide de signer, il clique sur le bouton du même nom après avoir introduit sa carte
d’identité électronique dans le lecteur. Après quelques secondes (attention le temps d’attente peut être
relativement long car le système doit entre autre accéder aux données stockées sur la carte d’identité),
un écran d’encodage du code PIN apparaît. Il suffit d’encoder son code PIN et cliquer sur OK.
Signature – Encodage code Pin
Si le code pin est mauvais, le message suivant apparaitra.
Attention : Après 3 essais infructueux, la carte est bloquée.
Signature – Code Pin erroné
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 118
(Attention : En fonction de la version du "run-time" du FEDICT installé, les écrans ci-dessus peuvent soit
être légèrement différents, soit apparaître en anglais.)
Si une erreur survient lors de la signature, un message tel que celui-ci sera affiché.
Signature – Signature erronée
Si la signature s’est bien déroulée, le message suivant apparaît
Signature – Signature OK
Le protocole et la signature correspondante sont alors stockés dans la base de données CESAME et
pourront être consultés via l’écran « Signature » du dossier.
CESAME
Guide des Utilisateurs
8 mars 2012 version 6.4.0 Page 119
9. Accès à CESAME à partir d’un email
Lorsqu’un évènement pour lequel vous avez souscrit un abonnement avec avertissement par mail se
produit, un email informatif vous est envoyé.
Exemple de mail envoyé par CESAME
A partir de l’email, il est alors possible
de consulter voire de prendre en charge le dossier concerné dans CESAME en cliquant sur le
lien « Cliquez ici pour consulter ce dossier ».
Un fois le lien cliqué, vous accédez à la page de login de CESAME sur laquelle vous devez
introduire votre mot de passe.
Ecran de démarrage
CESAME vous redirige ensuite automatiquement vers le suivi d’avancement du dossier
concerné.
CESAME
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8 mars 2012 version 6.4.0 Page 120
Consultation d’un dossier
de consulter l’aide contextuelle associée en cliquant sur le lien « Cliquez ici pour consulter
l’aide signature – procédure synoptique ».
Un fois le lien cliqué, vous accédez à ce document :