From: Albert LCol JPM@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-Hull

Sent: Wednesday, July 23, 2014 11:44 AM

To: Aquanno Cdr TW@RCSU (Atlantic) Comd@Shearwater; Laprade LCol JVJ@URSC-

EST@St-Jean; MACMILLAN LCol JA@RCSU(C)@Borden; Claveau LCol MM@CA NLR

ACT@Washington, US; Muir Cdr AW@RCSU (Pacific)@Esquimalt; Head LCol N@RCSU

Northwest @Winnipeg

Cc: Albert LCol JPM@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-Hull; Nadeau Cdr SS@VCDS D Cdts &

JCR@Ottawa-Hull; Hone LCol JRR@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-Hull; Arseneault LCol

AG@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-Hull; Francis LCol RT@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-

Hull; Memess Maj AD@VCDS D Cdts & JCR@Ottawa-Hull; Namiesniowski Col CR@VCDS D

Cdts & JCR@Ottawa-Hull

Subject: SEARCHES AND INSPECTIONS DURING CADET ACTIVITIES // FOUILLES ET

INSPECTIONS DURANT LES ACTIVITS DE CADETS

*****BILINGUAL E-MAIL*****COURRIEL BILINGUE*****

***English Text***

1. DGRC has been briefed on the current practices with regards to searches and

inspections during cadet activities. With the impending stand-up of the new formation, a CATO

establishing a national standard will be developed. In the interim, the following clarification of

regional directives is effective immediately and applies to all cadet activities.

Searches

2. A search is defined as an examination of a person or property, including a persons

house or other buildings, premises, or vehicle, with the aim to discover contraband or illicit or

stolen property, or some evidence of guilt to be used in the prosecution of an offence.

3. Searches of a cadets person or possessions in relation to any suspected or alleged

prohibited or illegal activity shall not be ordered or conducted by CCO staff members. In

circumstances where there is thought to be reasonable grounds to search a cadet or a locker,

the Commanding Officer or his representative shall contact the Military Police, and in some

cases civilian police, who will either obtain proper consent to conduct the search or seek lawful

authority to do so through a search warrant.

Inspections

4. An inspection is defined as an examination of a person, premises, or equipment, for the

purpose of maintaining military standards of health, hygiene, safety, security, efficiency dress

and kit. This can be done for any officer or non-commissioned member or anything in, on or

about any controlled area or any quarters under the control of the Canadian Armed Forces or

the Department, in accordance with the customs or practice of the service (QR&O 19.76). This

would exclude leased facilities except for the personnel, work or defence materiel contained in

the leased facility.

5. Cadets are under the control and supervision of the CAF. The standard of care to be

exercised by the CAF in providing for the supervision and protection of cadets for whom they

are responsible is that of a careful or prudent parent. Based on that principle, cadets and their

equipment are subject to inspection.

6. In accordance with QR&O 19.76, periodic inspections of uniforms, kit and quarters for

the purpose of health, hygiene, and cleanliness are authorized. Inspections, particularly of

quarters, also promote safety and security by detecting hazards, insecure equipment and

valuables. The frequency and details of what is inspected will differ from one activity to another

depending on the environment and requirements.

7. Routine inspections shall not be used as a vehicle to examine a cadets, or group of

cadets personal possessions on suspicion of any alleged prohibited or illegal activity.

8. Inspections must be conducted by an officer or NCM (CAF Member). Civilian instructors

are not authorized to conduct any inspections under any circumstances. Staff cadets may

perform inspections as part of their training, under the supervision of a CAF member who has

the authority to conducting the inspection. Staff Cadets are not authorized to conduct any

inspections without the supervision of a CAF member.

9. Inspections shall be conducted respectfully and with the least amount of intrusion on the

cadets privacy as could be reasonable expected. Inspections of cadets, their quarters, and their

kit shall not be conducted selectively, such that no individuals, groups, or locations are

specifically targeted.

Types of Inspections

10. Several types of inspections may be required during cadet activities. The Commanding

Officer will determine what inspections are necessary and when they may be conducted. Many

of the types of inspections listed below may be conducted simultaneously:

a. Preventative Medicine (P Med) Inspections - conducted to ensure the health and

well-being of cadets. The focus of these inspections shall be to verify that both personal

and communal spaces are clean and hygienic.

b. Kit Inspections - conducted to verify that cadets possess the correct equipment, in

the correct quantity and in a serviceable state of repair. These inspections also serve to

ensure that equipment is properly maintained and that cadets are not in possession of

prohibited items as outlined in Joining Instructions. These inspections may be conducted

upon arrival and departure or during the activity as deemed necessary.

c. Standards Inspections - conducted to re-enforce general discipline by maintaining

an orderly living environment that meets pre-defined standards of uniform, equipment or

barracks standards.

d. Safety Inspections - conducted to identify safety concerns and areas for

improvement in terms of providing and maintaining a safe living/working environment.

11. A CATO will be promulgated in the near future providing a national policy on this subject.

***Texte Franais***

1. La DGRC a reu de linformation sur les pratiques actuelles de fouille et dinspection

durant les activits des cadets. Avec la cration prochaine de la nouvelle formation, une OAIC

sera labore pour tablir une norme nationale. Dici l, voici des prcisions sur les directives

rgionales; elles entrent en vigueur immdiatement et sappliquent toutes les activits des

cadets.

Fouille

2. On dfinit une fouille comme un examen dune personne ou dun bien, y compris une

maison dun particulier ou dautres btiments, lieux ou vhicules, en vue de dcouvrir des objets

de contrebande, des biens illicites ou vols, ou une preuve de culpabilit utiliser dans la

poursuite dune infraction.

3. En aucun cas le personnel de lOCC ne peut ordonner, ni mener, de fouille dune personne

ou des biens dun cadet en lien avec une activit interdite ou illicite souponne ou prsume.

Si on croit quil existe des motifs raisonnables pour fouiller un cadet ou un casier, le

commandant ou son reprsentant doit communiquer avec la Police militaire et, dans certains

cas, la police civile, qui soit obtiendra le consentement ncessaire pour la fouille, ou soit

demandera lautorit lgitime de procder par lentremise dun mandat de perquisition.

Inspection

4. On dfinit une inspection comme un examen dune personne, de lieux ou dquipement

pour voir au respect des normes militaires en matire de sant, dhygine, de scurit,

defficacit, dhabillement et dquipement. Tout officier ou militaire du rang, ou toute chose, se

trouvant ou tant dans le voisinage dun secteur contrl ou de quartiers sous le contrle des

Forces armes canadiennes (FAC) ou du Ministre, peut faire lobjet dune inspection en

conformit des coutumes ou pratiques du service (ORFC 19,76). Cela exclut toute installation

loue lexception du personnel, ouvrage pour la dfense ou matriel se trouvant dans

cette installation loue.

5. Les cadets sont sous le contrle et la supervision des FAC. Celles-ci doivent superviser et

protger les cadets dont elles sont responsables avec le mme soin que le ferait un parent

prudent. Les cadets et leur quipement peuvent donc faire lobjet dinspections.

6. Conformment lORFC 19,76, des inspections priodiques de luniforme, de lquipement

et des quartiers sont autorises pour des raisons de sant, dhygine et de propret. Les

inspections, en particulier celles des quartiers, favorisent galement la sret et la scurit

puisquelles permettent de dcouvrir des dangers, de lquipement mal protg et des objets de

valeur. La frquence des inspections et les mesures prises varient selon les activits en

fonction du milieu et des exigences.

7. Il est interdit de faire des inspections systmatiques dans le but dexaminer les biens

personnels dun cadet ou dun groupe de cadets souponn dune activit interdite ou illicite.

8. Les inspections sont effectues par un officier ou un militaire du rang (membre des FAC).

Les instructeurs civils ne sont en aucun cas autoriss faire des inspections. Un cadet-cadre

peut mener une inspection dans le cadre de sa formation pour autant quil le fasse sous la

supervision dun membre des FAC autoris mener linspection. Un cadet-cadre ne peut en

aucun cas effectuer une inspection sans la supervision dun membre des FAC.

9. Les inspections doivent tre faites avec respect de faon envahir aussi peu que lon peut

raisonnablement sy attendre lintimit des cadets viss. Les inspections des cadets, des

quartiers et de lquipement ne doivent pas tre faites de faon slective afin de cibler

prcisment une personne, un groupe ou un endroit.

Types dinspections

10. Plusieurs types dinspections peuvent tre requis durant les activits des cadets. Le

commandant dtermine quelles inspections sont ncessaires et quel moment elles peuvent

tre effectues. Des inspections de plusieurs des types mentionns ci-dessous peuvent tre

menes de front :

a. Inspection en mdecine prventive : mene pour voir la sant et au bien-tre

des cadets. Cette inspection vise principalement vrifier la propret et la salubrit des

locaux personnels et des aires communes.

b. Inspection dquipement : mene pour vrifier que les cadets possdent

lquipement appropri dans les bonnes quantits et en bon tat. Cette inspection

permet galement de vrifier que lquipement est bien entretenu et que les cadets ne

sont pas en possession darticles interdits, comme prcis dans les instructions de

ralliement. Cette inspection peut avoir lieu larrive et au dpart des cadets ou durant

lactivit si on le juge ncessaire.

c. Inspection du respect des normes : mene pour favoriser la discipline gnrale

en prservant un milieu de vie ordonn respectant des normes prtablies (uniforme,

quipement ou casernement).

d. Inspection de scurit : mene pour relever toute proccupation sur le plan de la

scurit et les aspects amliorer pour fournir et conserver un milieu de vie et de travail

scuritaire.

11. Une OAIC sera promulgue sous peu pour tablir une politique nationale sur ce sujet.

Mario Albert

LCol

D/D Cdts & JCR

613-996-1316