auditoria operativa

INTRODUCCION

INTRODUCCION

La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemticos de la contabilidad, tambin detectaba fraudes y malversacin de fondos.

La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situacin del capital aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visin de la contabilidad, se considero como una informacin que permite una buena gestin administrativa, los auditores ampliaron su mbito de revisin, como a los anlisis financieros y las evaluaciones de control interno.

De aqu la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerrquicos respectos de los objetivos, polticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicacin, sistemas de informacin, procedimientos, controles ejercidos, etc.

A travs de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La administracin superior necesita conocer objetivamente en que medida se estn cumpliendo los objetivos y como se estn utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situacin de la empresa.

Entonces la atencin de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeo de un grupo humano que persigue un objetivo.

De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa.

INDICE

CAPITULO I

1. AUDITORIA

1.1 GENERALIDADES DE LA AUDITORA

1.1.1 CONCEPTO

1.1.2 FILOSOFIA DE LA AUDITORIA

1.1.2.1 EVIDENCIA

1.1.2.2 DEBIDO CUIDADO DEL AUDITOR

1.1.2.3 PRESENTACION ADECUADA

1.1.2.3.1 Propiedad de la Contabilidad

1.1.2.3.2 Desglose Adecuado

1.1.2.3.3 Obligacin de Auditor

1.1.2.4 INDEPENDENCIA

1.1.2.5 CONDUCTA ETICA

1.1.3HISTORIA Y DESARROLLO

1.1.4OBJETIVOS

1.1.5RAMAS DE LA AUDITORIA

1.1.5.1 AUDITORIA INDEPENDIENTE

1.1.5.2 AUDITORIA INTERNA

1.1.5.3 AUDITORIA GUBERNATIVA

1.1.6CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

1.1.6.1 AUDITORIA FINANCIERA

1.1.6.2 AUDITORIA OPERATIVA

1.1.6.3 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

1.1.6.4 AUDITORIA DE RENDIMIENTO

1.1.6.5 AUDITORIA DE REVISIONES ESPECIALES

1.1.7BASES TEORICAS DE LA AUDITORIA

1.1.8NORMAS DE AUDITORIA

1.1.8.1 NORMAS GENERALES

1.1.8.1.1 Normas para el Trabajo

1.1.8.1.2 Normas de la Informacin

1.1.9PATRON DE LA AUDITORIA

1.1.9.1 PLANIFICACION DEL TRABAJO DE CAMPO

1.1.9.2 REALIZACION DEL TRABAJO DE CAMPO

1.1.9.3 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA

1.2 RIESGOS DE AUDITORIA

1.2.1RIESGO INHERENTE

1.2.2RIESGO DE CONTROL

1.2.3RIESGO DE DETECCION

CAPITULO II

2 AUDITORIA OPERACIONAL 2.1.1 GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.1.1 FUENTE 2.1.1.2 TERMINOLOGIA 2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.3.1 DIAGNOSTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.3.2PRONOSTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.3.3GRADO DE DIFICULTAD

2.1.3.4FRECUENCIA

2.1.3.5UTILIDAD O BENEFICIO

2.1.3.5.1 Beneficios Eficiencia o Efectividad

2.1.3.5.2 Beneficios Economa o Ecomocidad

2.1.3.5.3 Beneficios Eficiencia

2.1.4 IMPORTANCIA

2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.5.1 OBJETIVO A CORTO PLAZO

2.1.5.2 OBJETIVO A LARGO PLAZO

2.1.5.3 EVALUACION DE CONTROL

2.1.5.4 EVALUACION DE RENDIMIENTO

2.1.5.5 ASISTENCIA A LA DIRECCION

2.1.5.6 ALCANCE A LA AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.1.7 AREA CRITICA O DEBIL

2.1.8 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.

2.1.9 RELACIN CON LA AUDITORIA INTERNA 2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA

2.2.1 EL AUDITOR DE OPERACIONES 2.2.1.1 CUALIFICACIONES 2.2.1.2 ATRIBUTOS

2.2.1.3 RESPONSABILIDAD GENERAL

2.2.1.4 RESPONSABILIDAD POR POLITICAS

2.2.1.5 ESTATUS EN LA ORGANIZACIN

2.2.2 LA METODOLOGIA DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

AUDITORIA OPERACIONAL

2.2.2.1.1 Tcnicas de Auditora Operacional

2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditora operacional

2.2.2.1.3 Plan Para La Auditoria Operativa

2.2.2.1.4 Programa De Auditoria Operativa

2.2.3 EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.2.3.1 PLANEACION Y PROGRAMA 2.2.3.2 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR

2.2.3.2.1 Recopilacin de Informacin

2.2.3.2.2 Antecedentes

2.2.3.2.3 Marco Legal

2.2.3.2.4 Organizacin

2.2.3.2.5 Operaciones

2.2.3.2.6 Financiamiento

2.2.3.2.7 Control

2.2.3.2.8 Informacin Adicional

2.2.3.2.9 Caractersticas de la Fase I de Estudio

Preliminar 2.2.3.2.10 Procedimientos Generales para el Desarrollo

2.2.3.2.11 Modelo de Programa General Fase I

2.2.3.3 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD

AUDITADA

2.2.3.3.1 Actividades Mnimas para Comprender

2.2.3.3.2 Modelo de Programa General de Auditora

2.2.3.4 FASE III - IDENTIFICACIN Y SELECCIN

2.2.3.4.1 Aspectos Bsicos

2.2.3.4.2 Control Interno Operacional

2.2.3.4.3 Seleccin de las reas dbiles o crticas

2.2.3.4.4 Modelos de Programa General

2.2.4 FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE AREAS

2.2.4.1 ACTIVIDADES QUE COMPRENDE EL EXAMEN

2.2.4.2 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA EL EXAMEN 2.2.5 CARACTERSTICAS DEL HALLAZGO

2.2.5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

2.2.5.2 PROGRAMA DE EVALUACION 2.2.5.3 CONSTANCIA DE LAS EVIDENCIAS

2.2.5.3.1 Papeles de Trabajo en Auditora Operacional

2.2.5.3.2 Cdulas

2.2.5.3.3 Documentos

2.2.5.3.4 Utilidad de los Papeles de Trabajo

2.2.5.3.5 Normas de preparacin de los Papeles de

Trabajo

2.2.5.3.6 ndice

2.2.5.3.7 Marcas

2.2.5.3.8 Archivo de los Papeles de Trabajo 2.2.5.3.9 Modelo de Cdula Sumaria de un HAO

2.2.6 FASE V - COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS

2.2.6.1 Aspectos Bsicos de la Comunicacin de Resultados 2.2.6.2 EL INFORME DE LA AUDITORIA OPERACIONAL 2.2.6.2.1 Contenido del Informe

2.2.6.2.2 Sntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo)

2.2.6.2.3 Informacin Introductoria

2.2.6.2.4 Resultado 2.2.6.2.5 Anexos 2.2.6.3 REQUISITOS DEL INFORME

CAPITULO III 3 EL AUDITOR

3.1 RESPOSABILIDAD Y FUNCIONES DEL AUDITOR

3.1.1 COMPENDIO

3.1.2 PAPEL DEL AUDITOR

3.1.2.1 NORMA GENERAL N 1



3.1.3 REQUISITOS ETICOS

5 MANUAL DE AUDITORIA OPERATIVA

4 ANEXOS

RESUMEN EJECUTIVO

Dado que nuestro desempeo como futuros auditores, depende en gran manera de desarrollar nuestras destrezas, es importante que ampliemos conocimientos, esto incluye saber definir a la auditoria, reconocer su importancia en las organizaciones empresariales, identificar los distintos tipos de auditoria lo que incluye saberlos aplicar y reconocer cual de estos se aplicara segn la necesidad de la empresa auditada.

En este momento de nuestra carrera, estamos analizando el modulo de auditoria operativa, por tal motivo hemos desarrollado esta investigacin donde ampliamos los contenidos de dicha auditoria.

En un breve resumen analizaremos, donde principio, como se desarrollo a travs de la historia, aprenderemos como conceptualizar la auditoria operacional, recalcaremos su importancia, identificaremos y definiremos cada una de sus fases.

Adems revisaremos y hondaremos en el desarrollo, realizacin y emisin de los planes de auditoria as como de los programas de la misma lo que nos permitir realizar un estudio preliminar de la entidad auditada.

Dentro de la aplicacin practica hemos realizado la creacin de un manual de auditoria operativa, en el cual se indicaran los procedimientos a seguir para poder realizar una auditoria operacional de manera eficiente y eficaz, all mostraremos un modelo de un plan, de un programa y de los papeles de trabajo a utilizarse en dicha actividad.

De esta manera tambin incluiremos algunas de las herramientas que podremos poner en practica para facilitar y perfeccionar nuestra investigacin.

Mediante este trabajo investigativo pretendemos colaborar con la formacin profesional de nuestros compaeros de clase, aportando as con nuestros esfuerzos e investigaciones. 1.-AUDITORIA

1.1.1 CONCEPTO DE AUDITORIA

Es un examen sistemtico de los estados financieros, registros y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a las polticas de direccin o a los requerimientos establecidos.

Es una evaluacin planeada, independiente y documentada para determinar el cumplimiento de requerimientos acordados con anterioridad.1.

Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos.2

Controles

Informe de Resultados

Hechos

1 ISO 10011-1-1990 Guidelines for Quality System as Audits

2 Alvin A. Arens y James K. Loebbecke Auditing: An Integrated Approach 2a ed. Hall Englewood

1.1.2 FILOSOFIA DE LA AUDITORIA

Existen cinco conceptos fundamentales en auditoria:

Evidencia

Debido cuidado del Auditor

Presentacin adecuada

Independencia

Conducta tica.

1.1.2.1. EVIDENCIA.- Competente y suficiente, debe obtenerse mediante inspeccin, observacin, indagaciones y confirmaciones para obtener una base razonable para expresar una opinin relacionada con los estados financieros bajo auditoria.

1.1.2.2. DEBIDO CUIDADO DEL AUDITOR.- Se refiere a la amplitud de la revisin necesaria para llevar a cabo una auditoria. Requiere una revisin crtica a cualquier nivel de supervisin de trabajo efectuado.

1.1.2.3. PRESENTACION ADECUADA.- Se refiere a tres conceptos de auditoria:

1.1.2.3.1 Propiedad en la Contabilidad.- Es la conformidad con los principios contables generalmente aceptados, resulta til abstraer de las prcticas contables aceptadas la esencia de los principios actualmente vigentes.

1.1.2.3.2 Desglose adecuado.- Consiste en la idea de que el auditor no ha desempeado su funcin en relacin al desglose necesario de la informacin financiera.

1.1.2.3.3 Obligacin de Auditar.- El auditor debe tomar medidas que protejan a los lectores de su informe de malentendidos sobre el alcance de su examen o sobre la naturaleza de su opinin.

1.1.2.4. INDEPENDENCIA.- Es importante para los auditores, la independencia de la direccin, debido a sus amplias responsabilidades con terceras partes.1.1.2.5. CONDUCTA ETICA.- Debe llevar a cabo su trabajo dentro del marco de un cdigo profesional de tica. Puede consistir en unas afirmaciones generales de conducta o reglas especficas que definan procederes inaceptables.

1.1.3 HISTORIA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La auditoria se practico en tiempos remotos, el echo de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas.

La Auditoria como profesin fue reconocida por primera vez bajo la Ley Britnica de Sociedades annimas de 1862.

1.1.4OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

El objetivo primordial de una auditoria es la revisin de la posicin financiera y de los resultados de operacin como se indica en los estados financieros del cliente, de tal manera que pueda ofrecerse una opinin sobre la adecuacin de estas presentaciones a las partes interesadas.

1.1.5 RAMAS DE LA AUDITORIA

Se interesa en la revisin de la forma en la cual los acontecimientos de los negocios han sido evaluados y comunicados.La Auditoria profesional puede ser clasificada en tres ramas:

Auditoria Independiente

Auditoria Interna

Auditoria Gubernativa

1.1.5.1 AUDITORIA INDEPENDIENTE.- Es realizada por contadores pblicos titulados independientes, El Auditor es el principal responsable ante un pblico que confa en su opinin acerca de los estados financieros.

1.1.5.2 ADUITORIA INTERNA.- Es una actividad considerada independiente, dentro de una organizacin para la revisin de la contabilidad y otras operaciones, y como una base de servicio a la direccin.

1.1.5.3 AUDITORIA GUBERNATIVA.- Es la ms amplia de las tres ramas de la auditoria, Las unidades gubernamentales, tales como la Oficina General de Contabilidad (GAO), estn formadas con el propsito expreso de efectuar auditorias de otras unidades del gobierno, y tambin de empresas privadas que realizan negocios con el gobierno.

1.1.6 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

La tipologa que puede dividir la auditora depende, esencialmente, de la necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el cumplimiento de las actividades que se desenvuelven en el mbito de la organizacin.

La auditora administrativa u operativa se encarga de analizar los sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los materiales y los programas de los diferentes complejos de organizacin Es decir, todas las funciones que integran la gestin a excepcin de la financiera, para verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales.

Lo expuesto anteriormente nos muestra que la auditora se puede clasificar segn sea el enfoque de su aplicacin, de la misma manera podemos decir que sta se divide segn sus objetivos en: Financiera u operacional; o segn algunos autores en: externa, interna o gubernamental

Financiera Operacional De cumplimiento. De rendimiento Revisiones especiales.1.1.6.1 AUDITORIA FINANCIERA.- Es la revisin de las manifestaciones hechas en los Estados Financieros publicados. La auditoria financiera no es de ninguna manera una revisin detallada; es una prueba de auditoria sobre la contabilidad y sobre otros registros.

1.1.6.2 AUDITORIA OPERATIVA.- Es una revisin de cualquier parte de los procedimientos y mtodos operativos de una organizacin, con el propsito de evaluar su Eficiencia y Efectividad.

1.1.6.3 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO.- Tiene por objeto determinar si se han mantenidos ciertos acuerdos contractuales.

1.1.6.4 AUDITORIA DE RENDIMIENTO.- Es la que no esta sujeta a un contrato, gran parte del trabajo del auditor interno es relativo a la auditoria de rendimiento. Con el fin de lograr un control interno eficaz en una organizacin.

1.1.6.5. AUDITORIA DE REVISIONES ESPECIALES.- Es una auditoria mixta que incluye auditorias que no son consideradas como financieras, operativas, de cumplimiento, o de rendimiento.1.1.7 BASES TEORICAS DE LA AUDITORIA

El fundamento de la auditora moderna est argumentado en una serie de ideas que determinan la base fundamental de su aplicacin. Dichos argumentos son:

La funcin de auditora se basa en el supuesto de que la informacin pueda ser verificada.

No existe necesariamente un conflicto de larga duracin entre los auditores y los administradores de las organizaciones que auditan, pero si existe un posible conflicto a corto plazo.

Los administradores pueden requerir utilidades elevadas y otras mediciones favorables, para satisfacer el sistema de retribucin en el cual operan.

La auditora examina y evala las afirmaciones hechas por los administradores. Puede haber un intento de "ocultar" afirmaciones que pudieran resultar embarazosas para los administradores.

Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organizacin.

Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguir ocurriendo en el futuro.

1.1.8 NORMAS DE AUDITORIA

1.1.8.1 NORMAS GENERALES

- La auditora debe ser realizada por una persona o personas que cuentan con la capacitacin tcnica adecuada y la competencia de un auditor.-En todos los asuntos relativos a un contrario, el o los auditores han de conservar una actitud mental de independencia.- Debe tenerse cuidado en el desempeo de la auditora y en la preparacin del informe.

1.1.8.1.1 Normas para el Trabajo.

- El trabajo ha de ser planteado adecuadamente y los asistentes deben ser supervisados de forma adecuada.- Ha de conseguirse suficiente y competente evidencia mediante inspeccin, observacin, consultas y confirmaciones para tener as una base razonable para una opinin con respecto a la informacin o rea que se est auditando.

1.1.8.1.2 Normas de la informacin.

- El informe debe manifestar si la informacin o rea auditada se presenta de conformidad con los principios o bases establecidos como gua de auditora.- Las elevaciones informativas han de considerarse razonablemente adecuadas a no ser que se indique lo contrario en el informe.- El informe debe contener una opinin general presentada y de los puntos que involucren relevancia en el contexto auditado. Cuando no se pueda expresar una opinin global, deben manifestarse las razones de ello.

Cundo realizar una Auditora y por qu?

Algunas de las razones ms importantes para realizar una auditora pueden ser las siguientes, Razones Externas.a) Cambios en el marco legislativo.

La liberacin o la legislacin cambian el entorno, convirtindolo en menos previsible, ya que se sustituye una situacin perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.

La privatizacin de organizaciones cambia la orientacin de las mismas, obligndolas a evolucionar desde un modelo burocrtico a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.

La supresin de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos.

b) Fluctuaciones del mercado.

Los ciclos econmicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientacin.

La innovacin tecnologa puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios.

Razones externas.

La planificacin de la sucesin en puestos directivos hace posible la identificacin de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.

La bsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave.

La resolucin de problemas de comunicacin motiva la auditora, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones.

Tambin podemos encontrar:

Razones interno - externas,

Es conveniente realizar una auditora entre la firma de los acuerdos inciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestin del equipo directivo coparticipe y analizar la posicin competitiva de la empresa.

(b) La reorganizar de la empresa.

Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creacin de un nuevo producto.

(c) La emisin de ofertas pblicas en mercados financieros.

El xito de una oferta pblica radica en la capacidad de conviccin de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditora puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales.

1.1.9 PATRON DE LA AUDITORIA

El patrn general de cualquier auditoria consiste en:

Planificacin del Trabajo de Campo

Realizacin del trabajo de campo

Entrega del informe de auditoria

1.1.9.1 PLANIFICACION DEL TRABAJO DE CAMPO.- Tiene como objetivo la preparacin de un programa de trabajo de forma que pueda realizarse una auditoria lo ms efectiva y eficiente posible. Este programa de auditoria debe ser gua completa del trabajo a realizar un objetivo.

1.1.9.2 REALIZACION DEL TRABAJO DE CAMPO.- es una auditoria independiente, el trabajo de campo normalmente se realiza bajo la supervisin de un snior o supervisor de auditoria.

1.1.9.3 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA.- Es la entrega del informe de auditoria es responsabilidad del auditor encargado del trabajo. Cuando el borrador de la opinin y los papeles de trabajo le son enviados para su revisin

1.2 RIESGOS DE AUDITORIAEl riesgo de auditoria puede evaluarse en el nivel de la afirmacin, para cada cuenta de los estados financieros, el riesgo de auditoria consiste en la posibilidad de:

a) Que se haya presentado un error material, en la cuenta

b) Los auditores no detecten el error

1.2.1 RIESGO INHERENTE.- La posibilidad de un error material en una afirmacin antes de evaluar el control interno del cliente.

Las siguientes caractersticas son indicativas para un riesgo inherente:

Rentabilidad inconsistente del cliente en comparacin con otras firmas de la industria.

Resultados de operacin que son muy sensibles a los factores econmicos.

Problemas para mantener el negocio en marcha.

Grandes errores conocidos y probables, detectados en auditorias anteriores

Alta rotacin, reputacin cuestionable, o prcticas de contabilidad inadecuadas de la gerencia.

1.2.2 RIESGO DE CONTROL.- El riesgo de que el control interno del cliente no haya evitado o detectado un error material en forma oportuna. Este riesgo se basa completamente en la efectividad del control interno del cliente.

1.2.3 RIESGO DE DETECCION.- El riesgo de que los auditores no logren detectar el error con sus procedimientos de auditoria. Es la posibilidad de que los procedimientos de los auditores los conduzcan a concluir que no existe un error material en una cuenta o afirmacin cuando de hecho ese error si existe.

2 AUDITORIA OPERACIONAL2.1.1 GENESIS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.1.1 FUENTE

La auditora operativa naci por la necesidad que de ella tena la direccin y por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas crecieron. El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladndose desde las actividades no financieras en las que provenan hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes operativos como de los informes financieros. La fuente ms real y objetiva de seguridad o de advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador, que era independiente de las actividades que auditaba.

El trmino operaciones como designacin de las actividades y funciones no financieras apareci en la Declaracin de las Responsabilidades de los Auditores Internos, publicada por el IIA. La declaracin de 1947 deca que la auditora interna se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que tambin sera apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa

La Declaracin de 1957 orient este concepto hacia una auditora ms amplia exponiendo: La auditora interna es una actividad de valoracin independiente dentro de una organizacin, para la revisin de las actividades contables, financieras, as como otras operaciones.

La versin de 1971 adopt el concepto final cuando mencion que el auditor interno simplemente es responsable de la revisin de operaciones como un servicio a la direccin

2.1.1.2 TERMINOLOGIA

En materia contable se presentan problemas de terminologa, pues para calificar un mismo hecho se utilizan expresiones diferentes de un pas a otro, de un continente a otro y con mayor significacin de un idioma a otro. En el caso de la auditora operacional ocurre un fenmeno parecido, pero fundamentalmente originado en el proceso de desarrollo y evolucin de la auditora, que ha ido utilizando, segn el autor o segn las operaciones objeto de la evaluacin, diferentes denominaciones para calificar un mismo proceso de auditora.

As por ejemplo se ha escrito sobre el control de resultados, control de eficiencia, control de gestin, auditora administrativa, auditora gerencial, auditora de eficiencia, auditora del resultado de programas, auditora operativa, auditora del rendimiento, auditora operativa y auditora operacional.

De todas estas expresiones, que pueden considerarse sinnimas, se destaca la auditora operativa por ser este ltimo calificativo una palabra castiza. No obstante, la tcnica profesional ha ido imponiendo otro nombre utilizando una nueva palabra en espaol: operacional. En nuestra opinin esta expresin si bien no es la ms castiza, es la ms adecuada por cuanto que califica tambin una nueva especialidad en el campo de la auditora cuya accin recae directamente sobre las operaciones o actividades que realizan los entes pblicos o privados.

Sin embargo, es necesario mencionar que varias de las expresiones que antecedieron al trmino auditora operacional, se han continuado utilizando para calificar campos especializados de la auditora operacional, como es el caso de la auditora administrativa.

2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL La auditora operacional puede definirse como el examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economa y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo 1.

Figura #1 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL

Fuente Auditora Interna Operacional

Elaborado por Mercedes Navarrete

El trmino auditora operacional se refiere a un examen completo de una unidad de operacin o de una organizacin completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeo, en la forma medida por los objetivos de su gerencia 2.

1 Auditora Interna Operacional Memoria del Segundo Simposio de Auditoria Interna Operacional, Editorial IFESA

2 BENJAMIN FRANKLI, Enrique Principios de Auditoria Editorial: MC Graw Hill Mxico, 2005

La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad.

2.1.3 ELEMENTOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.3.1 Diagnstico de Auditora Operacional De la anterior definicin se desprende que el desarrollo de una auditora operacional implica diagnosticarsobre las operaciones o actividades que se examinan y evalan, en que medida se alcanzan las metaspropuestas(eficacia), con que nivel de costo (economa) y con que grado de eficiencia.

2.1.3.2 Pronstico de Auditora operacional Una vez establecido el diagnstico sobre la eficacia, economa y eficiencia, la auditora operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estn afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pblica o a la mxima autoridad ejecutiva de la entidad, respectoa las acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se estn realizando.

2.1.3.3 Grado de Dificultad

Durante el desarrollo de la Auditoria Operativa existen muchas dificultades al efectuar el mismo; por ser cada examen un caso nico; cada actividad requiere una clase de explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje tcnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtencin de resultados efectivos y tiles a la empresa.Debido a que el trabajo del Auditor lo lleva a conocer todas las reas de una organizacin debe sentirse cmodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopcin rpida y fcilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organizacin.

2.1.3.4 Frecuencia

Una Auditora Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio.

En el caso de existir carencia de polticas o la no comprensin de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como la carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles, dan lugar a la realizacin de una auditora operativa.

2.1.3.5 Utilidad O Beneficio De La Auditoria Operacional La auditora operacional puede entenderse y practicarse de una manera especfica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor rendimiento de una auditora operacional la evaluacin debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y anlisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economa y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuacin nos referiremos por separado a la auditora de eficacia, a la auditora de economa y a la auditora de eficiencia, as como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicacin o prctica.

2.1.3.5.1 Beneficios de la Auditora Operacional de Eficacia o Efectividad La Auditora Operacional de Eficacia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditora con un enfoque integral, la auditora operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluacin, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestin al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pblica auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), tambin con criterio independiente, una evaluacin de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encamin hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.

2.1.3.5.2 Beneficios de la Auditora Operacional de Economa o Economicidad La auditora operacional de economa es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditora operacional de economa proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluacin, con criterio independiente, sobre la manera econmica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pblica o titular de la entidad le proporciona una evaluacin sobre los costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.

2.1.3.5.3 Beneficios de la Auditora Operacional de Eficiencia La auditora operacional de eficiencia es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo de eficiencia. Esta auditora proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluacin, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administracin de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluacin acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel ptimo.

2.1.4 IMPORTANCIA

La Auditora Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico.La importancia de la Auditora Operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados, obtenidos. La Auditora Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos.

2.1.5 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONALLos objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto y mediano plazo.

2.1.5.1 Objetivos a Corto Plazo

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgosEste objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional.

2.1.5.2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad.La prosperidad razonable de una empresa pblica de carcter mercantil se observar en la mejora de los beneficios econmicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo pblico (sin nimo de lucro) en la mejora de la prestacin del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).

Existen otros objetivos de la auditoria operativa que varan entre las organizaciones; pueden establecerse por el grado de aceptacin de la direccin, por el historial, por el entrenamiento y educacin de los auditores o por la filosofa fundamental de la organizacin auditora.

En la misma organizacin los objetivos pueden cambiar en funcin de cmo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones y de cmo desarrollen su competencia tcnica para tratar asuntos operativos tal y como tratan los financieros.

Los distintos objetivos (algunos de los cuales pueden solaparse y otros excluirse mutuamente) son los siguientes.

2.1.5.3 Evaluacin de controlUn punto de vista ampliamente aceptado sobre la auditora operativa es que est dirigida hacia el control en vez de hacia el rendimiento, en el que evita la implicacin tcnica. Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen sobre todas las fases del negocio, y su propsito es determinar si los controles establecidos son los adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y con sus planes operativos.

Los auditores examinan e informan directamente sobre los controles implicados. Por ejemplo, considrese un informe de produccin en el que la informacin que contiene es inadecuada. El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control que permite la acumulacin de informacin inapropiada. Al corregir el control, los auditores suponen un instrumento de mejora para los informes futuros. No estn tan interesados en los casos aislados con implicaciones financieras o sobre los costos excesivos de produccin (que son el resultado de una mala decisin de la direccin, basada en la falta de informacin del dictamen examinado), como en los casos reiterativos que producen controles pobres y, por tanto, efectos negativos en decisiones futuras.

Los partidarios de esta filosofa de la auditora operativa creen que el auditor no tiene responsabilidad para evaluar la bondad con que se realiza la operacin de una actividad. Al auditor le interesa estar seguro de que los controles establecidos por el departamento o por la direccin estn operando conforme a las normas y controles establecidos, o a aquellas que en general se acordaron como aplicables en esas operaciones.

Al concentrarse en los aspectos de control operativo, el auditor pretende proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la auditora, sino tambin en el futuro, suponiendo que no habr un cambio significativo en el sistema de control.

Por ejemplo, en una auditora sobre una actividad de gestin, al auditor no le interesa si un comprador ha adquirido un artculo en particular al costo ms bajo posible, considerando los requerimientos de calidad y envo. Su inters principal ser saber si la direccin, a travs de la instalacin de un sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomar todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisin de aprobaciones, anlisis de costos y precios, etc.). Si el auditor ve que tales costos se han establecido y estn funcionando, considerar adecuados los controles. Si comprueba, a travs de las pruebas apropiadas sobre las transacciones, que los compradores siguen los procedimientos establecidos, considerar efectivos los controles.

2.1.5.4 Evaluacin de rendimiento

Los auditores internos se han considerado tradicionalmente auditores de los controles. Como tales, estn familiarizados con los controles sobre cualquier operacin de la empresa. Los especialistas en direccin ejecutiva son responsables del control de cualquier actividad (hasta aquellas sobre las que quiz no tengan entrenamiento tcnico o experiencia). As tambin, se espera de ellos que evalen lo adecuado y efectivo de tales controles de direccin.

Los auditores internos de hoy en da, sin embargo, estn dirigindose hacia auditoras de rendimiento, las cuales no estn restringidas a la contabilidad o a funciones de oficina en las que no son expertos por razones de conocimiento especial o historial.

La base de estas evaluaciones del rendimiento es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin. Los auditores de operaciones han aprendido que prcticamente cualquier actividad no importa lo extica que sea- puede utilizarse para medir el cumplimiento. Las Normas para la Prctica Profesional de Auditoria Interna mantienen la responsabilidad del auditor interno para evaluar las normas operativas. Y, cuando no existen normas, se espera de ellos que las desarrollen.

2.1.5.5 Asistencia a la direccin

El objetivo principal de la auditoria operativa auditoria orientada a la direccin- es el de ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es menos importante la crtica a la direccin que la ayuda para mejorarla.

Para ayudar a los directores a realizar su trabajo, los auditores internos deben entender las funciones de direccin. Deben estar tan versados en los principios de direccin como los propios directores.

El auditor orientado hacia la direccin debe estar preparado para asistir a los directores en sus cuatro funciones primordiales: planificacin, organizacin, direccin y control.

2.1.5.6 Alcance de la Auditoria Operacional

El alcance de la Auditora Operacionales ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditora operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditora operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conduccin o direccin debe confiarse o contadores pblicos, por su estructuracin profesional en auditora.2.1.6 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL

El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes.Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditora Operacional" que se puede definir como la operacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economa o eficiencia.2.1.7 AREA CRITICA O DEBIL

Es el rea que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una rea crtica se supone que todas las operaciones o actividades que all se realizan, son posibles hallazgos de auditora operacional es decir, estarn afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economa y eficiencia. En caso de que sean varias las reas de una entidad que hayan sido identificadascomo crticaso dbiles, los esfuerzos de auditoradeben orientarse hacia las mas importantes de la organizacin. En general, un razonableequipode auditora (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debera asumir mximo el examen de dos reas crticas o dbiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo tambin razonable que oscilar entre cuatro y seis meses.

2.1.8 DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA AUDITORIA OPERACIONALLa auditora, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditora operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denomin a la auditora tradicional como auditora de estados financieros o auditora financiera, la cual con respecto a la auditora operacional presenta mltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientacin, los parmetros o criterios de medicin, el mtodo, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluacin del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras.En el Cuadro N1 que se presenta a continuacin, se relacionan las diez diferencias mencionadas.

Cuadro # 1

DIFERENCIAS BSICAS ENTRE LAAUDITORIA FINANCIERA Y LA AUDITORIA OPERACIONALEn Cuanto a:Financiera OperacionalObjetivo

Emitir opinin o dictamen sobre la razonabilidad de la situacin financiera de una entidad a una fecha dada, as como sobre el resultado de sus operaciones financieras y el flujo de fondos para el periodo que termina en dicha fecha.

Proporcionar un grado de confiabilidad de dichos estados para usarlos en la toma de decisiones administrativas o gerenciales y en el proceso de dar cuenta de la gestin.

Determinar el grado de eficacia, economa y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia, economa y eficiencia.

Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad.

Alcance

Limitado a las operaciones financieras

Ilimitado. Puede cubrir todas las operaciones o actividades que realiza un organismo, entidad o empresa.

Orientacin

Hacia la situacin financiera y resultados de las operaciones de la entidad desde un punto de vista retrospectivo.

Hacia las operaciones o actividades de la entidad en el presente con proyeccin el futuro.

Medicin

Principios de contabilidad generalmente aceptados.

No existen an criterios de medicin de aceptacin general.

Mtodo

Las normas de auditora generalmente aceptadas.

No existen todava normas de auditora operacional generalmente aceptadas. El mtodo se determina de acuerdo al criterio del auditor operacional. Pueden adaptarse normas de auditora financiera generalmente aceptadas.

Interesados

Principalmente externos: Accionistas, Gobierno, Bancos;Entidades de Crdito e Inversiones potenciales.

Desde el punto de vista interno: la alta direccin. Desde el punto de vista externo los accionistas y el gobierno y la comunidad cuando se trata de una entidad del sector pblico.

Quienes la Ejecutan

Los contadores pblicos con personal de apoyo de la misma profesin

Contadores pblicos con participacin del personal de la misma profesin y de profesionales de otras disciplinas.

Contenido del Informe

Su contenido esta exclusivamente relacionado con los estados financieros

Su contenido esta relacionado con cualquier aspecto de importancia de la administracin o de las operaciones de la entidad, organismo o empresa pblica.

Objetivo de la Evaluacin del control Interno

Determinar la naturaleza y alcance delos procedimientos de auditora financiera a emplear.

Determinar las reas dbiles o crticas ms importantes para hacia ellas orientar todos los esfuerzos de auditora operacional.

Historia

Larga existencia

Reciente. An se encuentra es su etapa de formulacin terica y de experimentacin.



2.1.9 RELACIN CON LA AUDITORIA INTERNA

La auditora operativa no es diferente de la interna; es una mera aplicacin de las tcnicas modernas de auditora interna a todas las actividades de una empresa, y se caracteriza (en ambas reas, financiera y operativa) por el enfoque y la orientacin auditora.

La auditora operativa lgicamente evoluciona hacia el auditor por la delegacin inicial de la responsabilidad de la proteccin de los intereses de la empresa. Esto se aproxima a la aplicacin de tcnicas de anlisis y evaluacin de actividades no financieras por parte de los auditores internos. Dado que stos empiezan a poder evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van profesionalizando en le elaboracin de informacin no financiera, basndose en formas y mtodos a los que estn acostumbrados, examinando los resultados desde el punto de vista de la direccin. Este conocimiento puede volverse a utilizar luego en las reas financieras tradicionales, pudiendo as la direccin general estudiar directamente los controles financieros, sin necesidad de hacerlo a travs de los auditores.

La auditora operacional es, por lo tanto, una forma a travs de la cual los auditores internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados. Para ello deben adoptar las tcnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.

2.2.0 CONTRASTE CON LA AUDITORIA FINANCIERA

El modelo clsico de auditora financiera se interesa principalmente en la verificacin de los estados financieros. Trata de la veracidad de ciertas cuentas, pues est restringida a los controles contables. Se practica mayormente en las reas financieras de la empresa. Se interesa esencialmente en el historial de la informacin financiera.

En cambio, la operativa se interesa en los controles operativos (administrativos). Puede aplicarse a todas las partes de la empresa. Es igual para las reas financieras que para las que no lo son. Interpreta tanto los usos operativos como la informacin financiera. Analiza el historial de la informacin como medio para encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras del negocio.

2.2.1 EL AUDITOR DE OPERACIONES

Las cualidades, atributos, responsabilidades y estatus del auditor interno de operaciones son algo similar a las del auditor financiero tradicional, pero ms orientados hacia la perspectiva de direccin. Esencialmente, son los siguientes:

2.2.1.1 Cualificaciones

En la auditora de operaciones puede ser deseable un historial contable, pero no indispensable. Muchas organizaciones de auditora incluyen en sus nminas a personal cuya experiencia anterior est basada en especializaciones en el campo de la industria, ingeniera y anlisis de sistemas. La habilidad del auditor para acumular, poner en orden y analizar informacin de naturaleza operativa es tan importante en las auditoras operativas como en las financieras.

Ms importante es el conocimiento expreso del auditor sobre la evaluacin del control. A travs del conocimiento y de la familiaridad con el control interno, el auditor puede sentirse como en su casa en cualquier rea operativa de la empresa. Esta familiaridad depender del buen conocimiento que tenga de ella, de la relacin entre las distintas actividades dentro de la empresa, del flujo del trabajo y del personal que lo realiza.

Probablemente la ms importante cualificacin de un auditor es la habilidad para pensar como un director. Despus de reunir y analizar la informacin, debe sopesar los resultados como si fuese un director y sugerir las mejoras. Slo pensando as, podr ayudar verdaderamente a la direccin.

2.2.1.2 Atributos

El auditor de operaciones debe tener curiosidad y persistencia. Debe ser adaptable y debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del negocio. Finalmente debe ser cooperados. Estos atributos se comentan a continuacin.

Curiosidad.- El auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas las operaciones. Cuando revisa una operacin debe preguntarse: Qu esta haciendo?; es necesario hacer esto?; cmo encaja con el resto del negocio?; se estar duplicando el trabajo?; existe algn medio mejor de hacerlo, ms fcil o ms barato?.

Persistencia.- No se debe seguir adelante hasta que se est seguro de que se entiende la situacin. Se aplican pruebas, verificaciones, o se comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente se realizan como se orden o como deben hacerse.

Adaptabilidad.- Debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las reas de la empresa, debe sentirse cmodo en los distintos entornos. Por ejemplo, debe ser capaz de adaptarse rpida y fcilmente a las formas y lenguaje del departamento de produccin, del de ingeniera y del de publicidad y mejorar su habilidad de trato con todo el personal en su terreno.

Constructivo.- No hay que considerar los errores o deficiencias como el final de su estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones en lugar de enfatizar los errores. Considerar la deficiencia como una gua de mejora para el futuro.

Sentido del negocio.- Debe observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la eficacia y el beneficio de la operacin del negocio. Cuando evala un rea en particular, debe tener en mente la interface de la operacin con otras y su relacin con el conjunto del negocio.

Cooperacin.- Debe considerarse a s mismo como un asesor del negocio, no como un rival o crtico de aquellos con los que trata. Trabaja con ellos, los consulta, y revisa sus recomendaciones. Su inters es mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores.

2.2.1.3 Responsabilidad general

El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la direccin operativa como a la general. A los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones constructivas que apunten hacia la mejora de las operaciones. A los generales debe proporcionarles una descripcin de lo que ve y darles una opinin sobre los asuntos que ha revisado.

Al realizar su funcin, los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de auditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas conciernen a la adecuacin y claridad de ejecucin de su trabajo y a la adecuacin del informe.

2.2.1.4 Responsabilidad por polticas y procedimientos

Los auditores tienen ciertas responsabilidades bsicas hacia la direccin con respecto a las polticas, procedimientos y otras medidas de control de direccin que se establezcan. Al revisar estas polticas y procedimientos deber considerarse los siguientes temas:

Coherencia.- El enlace de procedimientos, empezando con las declaraciones de poltica general y terminando con las polticas departamentales de detalle, deben ser coherentes consigo mismas. El auditor es responsable de comprobar que todos los procedimientos estn bien coordinados.

Adecuacin.- Los procedimientos deben constituirse de tal manera que puedan proporcionar una medida del cumplimiento de los objetivos de la direccin. El auditor es responsable de determinar que los procedimientos sean adecuados para su propsito.

Cumplimiento.- El trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.

Efectividad.- Deben obtenerse los resultados deseados. El auditor es responsable de disear las pruebas que indicarn si los procedimientos son verdaderamente efectivos.

2.2.1.5 Estatus en la organizacin

Es esencial que el auditor de operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a igual al director de operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo de que es capaz de ayudarle). Como regla general, la funcin de auditora se asigna organizativamente a la divisin financiera bajo la directa supervisin de un alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor o el tesorero). Esta posicin en la empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al que la auditora informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no es el supervisor inmediato de las operaciones contables.

Un estatus inadecuado crea grandes problemas para lograr una accin correctiva de las deficiencias descritas en el informe de auditora. Si se ignoran los hallazgos del auditor, ste no puede funcionar eficazmente.

2.2.2 LA METODOLOGIA DE AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE AUDITORIAEl mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado en auditora financiera. Esta dado por unas normas, unas tcnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A continuacin nos referimos a la metodologa, que en sentido general, se aplica en auditora operacional.

2.2.2.1 TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL

2.2.2.1.1 Tcnicas de Auditora OperacionalSon los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar, mtodo Gantt, Pert, C.P.M

En general son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin, interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin; pero especficamente incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como las ltimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicacin de estas dos tcnicas se presenta a continuacin:

PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigacin). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones (Construccin de Obras en General).

2.2.2.1.2 Procedimientos de Auditora OperacionalSon el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (Hallazgo de Auditora Operacional- HAO) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente.

2.2.2.1.3Plan Para La Auditoria Operativa

Enfoque

Existen dos enfoques bsicos de auditora operativa: 1) organizacin, y 2) funcional.

Con el enfoque de organizacin, los auditores se ocupan de la administracin de un departamento u otra unidad de mando. Examinan, adems de las funciones o actividades dentro de una organizacin, la administracin de la misma. Consideran su sistema, su personal, sus mtodos de informacin, sus mtodos de evaluacin del personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa, y estudiar su forma desde numerosos ngulos.

Los auditores tendern a gravitar hacia los problemas de administracin de ste. Aun cuando no deben olvidar la forma en que el producto de la organizacin se utiliza en otras unidades de la empresa, su inters principal se encamina hacia la administracin de una unidad nica de sta.

En contraste, en el enfoque funcional los auditores se ocupan del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusin. Referencian todas las funciones a travs de las unidades implicadas en ellas, y estn menos pendientes de las actividades de administracin general dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan. Donde la funcin sea suficientemente significativa, podr ser de gran ayuda para la direccin general una visin amplia, ya que sta pocas veces puede hacer un seguimiento de ella a travs de la masa organizativa, mientras que el auditor normalmente s puede.

Este enfoque tiene mucho ms que ofrecer. Una auditora de organizacin puede ser de gran ayuda para la direccin del departamento, si el auditor tiene firmemente dominados los controles de direccin y administracin. En los departamentos eficaces, obviamente puede ser escaso el grado de asistencia necesario.

Las auditoras funcionales son con frecuencia muy difciles. Mientras que la de organizacin ofrece un microcosmos a examinar, la financiera suele realizar un experimento largo e indirecto. En una gran empresa, el impacto de las funciones sobre muchas unidades y el de stas sobre la funcin puede frustrar tremendamente a quien trate de entender los muchos aspectos del flujo del trabajo. Y esto impide la evaluacin de la operacin de la funcin. Por este motivo, el auditor competente que logra familiarizarse con una funcin en toda su complejidad y evaluar su efectividad realiza un servicio sealado a la direccin, debido a que seguramente casi nadie de la empresa puede alguna vez contemplar el problema con el mismo detalle y amplitud.

Mtodo

La auditoria de cualquier operacin, ya sea de organizacin o funcional, implica cuatro caractersticas distintas:

1. Familiarizacin.

2. Verificacin.

3. Evaluacin y recomendacin.

4. Informar de los resultados a la direccin.

Familiarizacin. Para empezar, los auditores deben conocer cules son los objetivos de la actividad, cmo van a lograrse y cmo se determinarn los resultados.

Esto se logra por muchos caminos. Los auditores comentarn la actividad con el personal que la conoce. Se ocuparn de saber cmo determina la direccin si se est funcionando correctamente; cmo se informa de los resultados; cmo evala a sus empleados y qu efecto tiene esta actividad en las restantes. Efectuarn pruebas de auditora en el departamento o seguirn la funcin hasta que tengan una idea suficientemente clara de qu se ha realizado, cmo y por qu se ha hecho, para cumplir con los objetivos de la empresa. Los auditores no pueden completar su encargo de evaluar los controles a menos que conozcan lo que est siendo controlado.

Cuando se tiene una comprensin adecuada de los objetivos especficos, el auditor tratar de familiarizarse con los controles que la direccin ha establecido, con el fin de comprobar que dichos objetivos se ha alcanzado.

Inicialmente, los auditores examinan la estructura organizativa, la ubicacin de las unidades de la empresa, su relacin con las dems y la asignacin de funciones y responsabilidades. Posteriormente, plasman las actividades significativas en diagramas de flujo o hacen un seguimiento de los documentos seleccionados a travs de los puntos clave de control. Despus revisan las polticas y procedimientos que regulan la unidad o funcin examinada. Los procedimientos escritos, bien entendidos por los empleados y razonablemente calculados para realizar los planes de la empresa y alcanzar sus objetivos, indican una actividad bien controlada. Donde los procedimientos no estn escritos, los auditores deben determinar, basndose en entrevistas con la direccin, qu es lo que se espera de su personal y cmo se realizan las actividades asignadas.

Posteriormente, revisan los registros generados o afectados por la actividad de la que se ocupan, ya que deben conocer la funcin especfica de los mismos, por qu son necesarios y si estn duplicados.

Finalmente preguntar qu hace la direccin para evaluar el trabajo efectuado (qu clase de informes recibe de su personal y cules somete a los niveles ms altos de la gerencia).

El proceso de familiarizacin se realiza durante la totalidad de la auditora. Es necesario al iniciarla una familiarizacin suficiente para preparar el programa.

Verificacin.- Mediante la realizacin de pruebas sobre las transacciones, igual que en las auditoras financieras, los auditores pueden determinar el grado real de acuerdo entre los controles, las actividades y las descripciones escritas u orales que la direccin les ha transmitido.

La verificacin requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente mediante muestreo estadstico. El tamao de sta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin desde la cual se seleccion.

Al realizar la verificacin, los auditores usualmente estn interesados en tres temas: calidad, perodo correcto y costo. Cuando han establecido el grado en el que las transacciones son correctas y se manejan rpida y econmicamente, determinan si se puso en prctica o no lo siguiente:

1. La estructura organizativa y la asignacin de funciones cumplen los planes de control de la direccin del departamento.

2. Se llevan a la prctica los procedimientos establecidos por la direccin.

3. Se realizan las verificaciones internas establecidas.

4. Los procedimientos prescritos y otros controles son efectivos para la coordinacin del trabajo con el realizado en los otros departamentos.

5. Los registros operativos y los informes son completos, oportunos, fiables y significativos.

6. Las normas de ejecucin proporcional bases efectivas para la evaluacin de los resultados operativos.

La evidencia obtenida debe registrarse en los papeles de auditora. La marca de calidad del auditor profesional es el desarrollo de unos papeles de trabajo bien estructurados, que no requieran explicaciones orales, que sean comprensibles y crebles.

Evaluaciones y recomendaciones.- Para los auditores con experiencia, la evaluacin comienza al inicio de su revisin y contina durante la fase de familiarizacin. Frecuentemente, una primera impresin de la actividad indica al auditor si sta est bien controlada o si, por el contrario, algo va mal. A travs de la verificacin esto puede confirmarse, o las pruebas pueden revelar condiciones no detectadas durante el estudio inicial. La evaluacin final, o la confirmacin de la impresin inicial, no se tiene hasta los resultados de tales pruebas.

Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro de que se comprende la actividad, que la evaluacin contiene la verdadera medida de la misma y que las recomendaciones toma en cuenta todos los factores que afectan a la operacin.

Como resultado de su examen y evaluacin, el auditor debe estar en una posicin en la que pueda responder a las siguientes preguntas:

1. Operan efectivamente los controles establecidos? Si no, qu medidas constructivas pueden recomendarse?

2. Si existen desviaciones numerosas de las polticas y procedimientos establecidos, est la razn con las polticas y procedimientos o con los otros factores?

3. Estn los controles y prcticas del departamento de acuerdo con la poltica de la empresa? Si no, qu se recomienda?

4. Ayudan los controles establecidos a que la direccin alcance los objetivos operativos?

5. Utiliza la direccin operativa sus controles para obtener las mximas ventajas?

6. Sigue la estructura de las cuentas, registros e informes, el modelo de responsabilidad operativa y est de acuerdo con la forma en que la direccin analiza sus operaciones?

7. Existe la adecuada coordinacin y cooperacin con los otros departamentos? Existen lagunas o duplicaciones de controles?

Al hacer sus recomendaciones a la direccin los auditores deben ver los problemas desde la perspectiva de sta. Deben sopesar los beneficios de las salvaguardas logradas al incrementar el control, y compararlos con los costos en que incurrir. Deben sopesar la extensin del riesgo contra el volumen de prdida potencial.

Naturalmente, existirn ocasiones en que los auditores se encontrarn en una situacin fuera del alcance de su experiencia o entrenamiento (cuando no estn en posicin para hacer sugerencias prcticas que corrijan la aparente deficiencia). Entonces deben presentar sus hallazgos a la direccin, especificando que todos los hechos se han presentado adecuadamente y dejando que sea ella quien determine la accin correctora que debe tomarse.

Informe.- El informe no debe reservarse para la conclusin del examen. Los auditores proporcionan un mejor servicio a la gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado.

Los asuntos menos importantes usualmente pueden aclararse a medida que la auditora va progresando, y no es necesario incluirlos en el informe formal. Ser suficiente hacer una referencia a los mismos en los papeles de trabajo, mencionando cmo se corrigieron. Generalmente los asuntos de mayor importancia deben comentarse con los niveles ms bajos de la direccin con capacidad para ejecutar acciones correctoras. Cualquier informe formal que le muestre a la gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin general como de la operativa.

A pesar de que los auditores no estn obligados a ofrecer soluciones para los problemas que encuentren (la responsabilidad de corregir los defectos corresponde a la direccin operativa), los hallazgos de la auditora recibirn una atencin mayor si se acompaan de sugerencias razonables y econmicas.

2.2.2.1.4 Programa De Auditoria Operativa

El programa de auditora operativa se preparar mejor despus de un estudio preliminar. El auditor experimentado generalmente rehsa programas estndar debido a que las operaciones y la mayora de los sistemas contables cambian a menudo de una auditora a otra.

La auditora operativa generalmente incluye la evaluacin de lo adecuado y efectivo de los controles designados para realizar los objetivos de direccin en la organizacin o funcin que se est revisando. Para permitir tal evaluacin, el programa debe tener dos conceptos claves: los objetivos y los controles.

El auditor normalmente prepara el programa despus de que el estudio preliminar le ha proporcionado una razonable familiaridad con los objetivos de una actividad y con los controles necesarios para llevarlos a cabo.

El motivo del programa es establecer guas por las que los auditores puedan realizar los propsitos del encargo de auditora y obtener la evidencia necesaria que proporcione las bases para emitir una opinin.

En algunas actividades los auditores estn lo suficientemente familiarizados con la operacin como para poder emitir una opinin sobre la efectividad de su realizacin. Para otras, que sobrepasen su competencia tcnica, solamente podrn emitir una opinin sobre lo adecuado y efectivo de los controles administrativos. Por ejemplo, en el caso de una actividad administrativa como archivar formatos, el auditor estar cualificado para emitir una opinin sobre la efectividad de la actividad en s misma. Sin embargo, en la preparacin de los dibujos de ingeniera para los que se prepararon los formatos, el auditor quiz quiera restringir su opinin sobre lo adecuado y efectivo de los controles sobre tal actividad.

En cualquier circunstancia, el programa de auditora sirve mejor para sus propsitos si establece los objetivos principales de operacin determinando los controles que estn, o que deben estar, instalados, y enumera las pruebas sobre las transacciones que deben hacerse.

A continuacin se describe un programa para una funcin de compras que muestra de forma general cmo estn unidos conjuntamente los objetivos de operacin, los controles clave relacionados con ellos y las pruebas sobre las transacciones.

Objetivos de la operacin

El objetivo principal de la funcin de compras es obtener el producto adecuado al precio correcto, en la cantidad y en el tiempo correcto.

Controles clave sobre la operacin

El sistema de control diseado por la direccin para lograr su objetivo incluye procedimientos, instrucciones, informes, mtodos y mecanismos. Estas medidas de control usualmente operan de la siguiente manera:

1. Para estar seguros de que se obtiene el producto correcto, un control en forma de procedimientos escritos proporciona a la organizacin compradora la posibilidad de poder actuar solamente en el momento de la recepcin de una solicitud de compra apropiadamente aprobada, con el soporte, cuando es necesario, de las especificaciones de ingeniera del producto que se pretende obtener.

2. Para estar seguro de que se obtiene el precio correcto, se establecen las siguientes medidas de control:

a. Unos procedimientos escritos que requieren ofertas competitivas de compras cuando se sobrepasa un montante especificado.

b. Una forma de organizacin que prev la aprobacin de un supervisor de las ofertas que deben solicitarse y unos mtodos que proporcionen una vigilancia estricta sobre las ofertas, solicitudes y recibidas.

c. Unas tarjetas de precios que muestren todas las compras anteriores del mismo producto y un requerimiento para que estas tarjetas acompaen al paquete de la compra en la revisin del supervisor.

d. Instrucciones por escrito para que los pedidos de compra sean firmados por los supervisores de los niveles apropiados, dependiendo del montante implicado.

3. Para tener la seguridad de si la cantidad comprada es la correcta, deben establecerse unos procedimientos por escrito que prevean que las cantidades estipuladas por la unidad solicitante no puedan ser modificadas (excepto dentro de ciertos lmites) sin la autorizacin por escrito de tal unidad.4. Para estar seguros de que los productos comprados se obtienen oportunamente, se establece un control en forma de procedimientos, mecanismos e informes. Cada comprador debe poner pestaas de color identificativas sobre las copias de sus pedidos, de tal manera que muestren las fechas de vencimiento, tal y como se planificaron, y la fecha de retraso de los pedidos. Adicionalmente, se prev un control en forma de un informe peridico a la direccin para mostrar las medidas tomadas para corregir los retrasos.Pruebas operativasDespus del examen y evaluacin del sistema de control, y a la luz de los objetivos principales, los auditores realizan las pruebas apropiadas para determinar si los controles actuales operan como est establecido. Tambin querrn ver si cualquier control actual puede ser seguramente ineficaz en algunos aspectos, o si son necesarios controles adicionales. Las pruebas pueden incluir:1. La verificacin de que los pedidos de compra tienen la justificacin de documentos y especificaciones apropiadamente autorizadas.

2. La revisin de la operacin sobre las de las ofertas, mediante pruebas de ofertas seleccionadas, determinando si existe una justificacin adecuada para no haber solicitado ofertas o para no haber pedido a los ofertantes precios ms bajos, y examinar la aprobacin de los supervisores.

3. La verificacin de modificaciones significativas de las cantidades pedidas en relacin con las aprobadas por las unidades que las solicitaron.

4. El examen de las pestaas en los pedidos abiertos; la verificacin de si son adecuadas y un examen de los informes sobre los pedidos recibidos con retraso y la evaluacin de la efectividad de las medidas tomadas para corregir esta situacin.2.2.3 EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONALTodo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.

Figura # 2



2.2.3.1 Planeacin y Programacin de la AuditoraLa planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programar la Fase II, y as sucesivamente.

La presupuestaran del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s difcil; pero lo es an mas cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los Trminos de Referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la preparacin de la auditora y con base en l, se proceder a la ejecucin de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el Figura N 3 y se explican a continuacin.

Figura # 3

Proceso de Auditoria Operacional



2.2.3.2 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de Auditora que sea agregado a la ejecucin del trabajo.2.2.3.2.1 Recopilacin de InformacinSe debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:

2.2.3.2.2 Antecedentes Por qu y para qu se cre la empresa o entidad

Cambios en los objetivos inciales Informes financieros recientes

Informes tcnicos recientes

2.2.3.2.3 Marco Legal

Disposicin legal de creacin

Estatutos

Reglamentos

Pacto o Convenio Laboral

Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa.

2.2.3.2.4 Organizacin

Organigrama

Asignacin de Responsabilidad

Delegacin de autoridad o grado de autonoma

Manual de Funciones

Reglamento Interno o Manual General Administrativo 2.2.3.2.5 Operaciones Operaciones actividades de importancia

Manuales de procedimiento

2.2.3.2.6 Financiamiento Fuentes de Financiamiento

Presupuesto

2.2.3.2.7 Control Manual de Auditora Interna

Manuales especficos de control

2.2.3.2.8 Informacin Adicional

La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operacional.

2.2.3.2.9 Caractersticas de la Fase I de Estudio Preliminar

La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas:

No es una lectura detallada de informacin o de manuales

Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios.

Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

2.2.3.2.10 Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar

A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditora.

Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los 7 aspectos.

Recopilacin de la informacin sobre dichos aspectos.

Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

2.2.3.2.11 Modelo de Programa General para la Ejecucin de la Fase I

En las pginas siguientes se presenta un modelo del Programa de Auditora para el desarrollo de la Fase I del proceso de auditora operacional de una entidad u organismo pblico (Cuadro N2).

Este Programa debe ser preparado por el Supervisor del equipo de Auditora con la colaboracin del Auditor Encargado del Trabajo y sometido a la aprobacin de la Direccin especfica a la cual corresponda la entidad que se est auditando. Igualmente, deber ser adaptado a las caractersticas de la entidad, organismo o entidad pblica respectiva.CUADRO N 2

AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o entidad)

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE I( Estudio Preliminar o Recopilacin de Informacin)AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BSICOSRef. P/TEjec. Por

1. OBJETIVO DE LA FASE I

Recopilar informacin, clasificarla y referenciala, sobre los 7 aspectos a que se refiere la Seccin 3.3.1 anterior.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Prepare un calendario para las entrevistas con el Ministro y Viceministros o Autoridades de la entidad (si este procedimiento no se cumpli en la reunin inicial de presentacin del Equipo de Auditora) y con los Directores de reas y Subreas, con el fin de explicarles el objetivo de la auditora e identificar y solicitar informacin adicional a la ya identificada en la elaboracin de los Trminos de Referencia y que no est en los archivos de la Contralora.

2.2 Recopile informacin escrita sobre:

a. Antecedentes

b. Marco legal

c. Organizacin

d. Operaciones, Proyectos y Programas

e. Financiamiento

f. Control

g. Informacin Adicional

2.3 Obtenga informacin verbal sobre los aspectos que no Existiere informacin escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramtelo con el Coordinador de la Entidad).

2.4 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y explqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditora. Deje constancia por escrito de esta visita.

2.5 Clasifique la informacin recopilada (incluyendo la que est en poder de la CGR, por cada uno de los 7 aspectos ya mencionados. Para cada aspecto referencie cada uno de los documentos de la informacin con una relacin sumaria del respectivo aspecto y arme los siete legajos correspondientes. (Uno para cada aspecto).

Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, sern elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisados y aprobados por el supervisor.

REVISADO: FECHA:



2.2.3.3 FASE II: COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADAEn esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

2.2.3.3.1 Actividades Mnimas para Comprender la Entidad Auditada Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.

Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial.

Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propsitos de cada actividad.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pblica.

Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los funcionarios de la administracin.

Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y las operaciones o actividades ms significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignacin de un nmero en orden consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarqua. Esta presentacin grfica constituye lo que se denomina el "rbol de Misin, Objetivos y Operaciones".

Un modelo de grfico se presenta a continuacin en el Figura N 4.

Figura # 4


Elaborado por Mercedes Navarrete2.2.3.3.2Modelo de Programa General de Auditora para la Ejecucin de la Fase II A continuacin, en el Cuadro N 3, se presenta un modelo de programa general para la ejecucin de esta Fase:

CUADRO N 3

AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Organismo o Entidad)PROGRAMA GENERAL DE LA FASE II(COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA)

AUDITORES RESPONSABLES: TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO: OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOSREF. P/TEJE. PORTOTALHORAS

1. OBJETIVO DE LA FASE II El propsito de esta Fase es que el equipo responsable de la auditora comprenda la misin principal, los objetivos principales y las operaciones de importancia del ministerio o entidad auditada. Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la organizacin, procedimientos generales, fuentes de financiamiento y dems aspectos de importancia, relativos al ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I de Estudio Preliminar.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Analice la informacin sobre antecedentes recopilada en la Fase I y determine con claridad:

a. Por qu y para qu se cre el ministerio o entidad auditada

b. Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creacin hasta la fecha de inicio de la auditora.

2.2 Analice los antecedentes, marco legal y planificacin estratgica de la entidad auditada y establezca con claridad la visin y misin primordial actual y los objetivos principales que debe desarrollar para cumplir su misin primordial.

2.3 Analice la informacin sobre marco legal de la entidad auditada y establezca y relacione o liste con precisin las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades,

auditoria operativa

Documents

auditoria interna

auditoria financiera

trabajo de campo

riesgo de control

beneficios eficiencia

normas generales

sistemas de informacin

riesgo de deteccion