mastering complexity - identify complexity and risk profile of your project

GPM6. PM Tag – Rhein Main

Mai 2010, Frankfurt, Deutschland

Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte

Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com

@TorstenKoerting

www.TORSTENKOERTING.com (2011)

T H A N KY O U

Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte

Torsten J. Koertingwww.TORSTENKOERTING.com

@TorstenKoerting

Situation

Projects are

becoming more

complex

Complexity (Definition – Warren Weaver)

The complexity of a particular system is the degree of difficulty in predicting the properties of the system, if the properties of the system's parts are given

The ‘Lord’s Prayer’has 56 words,

the ‚Ten Commandments‘have 279 words,

the American ‚Delcaration of Independence‘has 300 words.

The EU Import Regulation for Caramelhas 25.911 words.

You would need to suck 3.000 caramel’s until you have read that regulation

The Worldis flat

InconvenientTruth

The Worldis changing

The Fall of the Berlin Wall …

www.TORSTENKOERTING.com (2011)… ended the cold war …

… and grantedaccess to new markets for

products, labor and material.

The Internet …

… created easy global competition and increased the ability to share information

The Microsoft Office Suite …

… and theHTML and HTTP

protocols …

… enabled computers totalk to one another and allowed work to be done remotely.

Open – Sourcing …

… enables writing software so that it can be easily shared, improved and given access to.

Outsourcing …

… is moving lower value functions to other firms,

in other countriesfor a lower cost.

Off shoring …

… is moving the production ofgoods into other countries.

Supply Chaining …

… by partnering withother companies to

receive goodswhen needed.

In sourcing …

… by sourcing whole processes to other

companies

Informing …

… by getting answers to almost any question

within seconds

July 2006, 213 Million search requests performed daily on the Internet … !

Whom did you ask these questions 15 years ago?

Information Steroids …

… by having all this informationavailable atyour fingertips

The Worldis flat

1.The Fall of the Berlin Wall2.The Internet3.Work-Flow Software4.Open-Sourcing5.Outsourcing6.Off-Shoring7.Supply-Chaining8.In-Sourcing9.In-Forming10.Information Steroids

The Worldis flat

InconvenientTruth

With Increased Complexity …

… there are more thingsto think about …

… there are more time zonesto overcome …

… there are more people to deal with …

… and with more people there are more cultures do deal with …

… more things can ( will ) fail !

Problem

… you do not see the

forest because of all

the trees

Wenn Dir egal ist, wo Du bist,kannst Du Dich auch nicht verlaufen.

Unbekannt

Komplexität ...

... unkompliziert ...

... veranschaulicht!

Nichts ist schwieriger als das Vereinfachen.

Nichts ist einfacher als das Komplizieren.

Georges Elgozy

Zunehmende Komplexität erhöht das Risiko

von Fehlentscheidungen.

Risk (definition)

“Probability or threat of a damage, injury, liability, loss, or other negative occurrence, caused by external or internal vulnerabilities, and which may be neutralized throughpremeditated action.”

R I S K=

(probability of risk occurring) x

(impact of risk occurring)

Lerne, die Situation, in der Du Dich befindest, insgesamt zu betrachten.

Miyamoto Musashi (1584-1645)

Option

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

Außer-ordentlichHoch

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Polygon für Prozessprojekte

…a supporting

tool…

…a structuredapproach

…providing recommendations…

complete

Details

Summary… Project Name and other data… Areas to assess… Reporting

Assessment… Areas to assess… Project Management Areas… Results and Recommendations

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Erfahrung

Was heißt das nun für unsProjektmanager ?

Erfahrung

Gering Außerordentlich

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Geringer Fokusund Priorität

Steigern während Projektverlauf

Fokus aufProzessdesign

Rollenbeschreibung

Ausgeprägte und intensiveKommunikation

Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos

Es kann viel schief gehen

Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität

Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene

und Veränderungsgrad

Risko geringThemengebiet bekannt

Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Veränderung

Außerordentlich Gering

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität weniger kritischEinfaches Qualitätsmanagement

Vermeidung von Angst

Hohes RisikoRollenbasiertes Training

Contingency-Pläne erstellen

Strenge KostenkontrollePuffer einplanen

Professionelle Kommunikationmit Fokus auf Prozessebene

Risko geringGeringe Veränderungen

Kostenmanagementzu vernachlässigen

Großer Fokus auf Qualität undRollen- und Prozessbeschreibung

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Vertrag Abteilung

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität nach innen gerichtetNutzung von etablierten Standards

Fokus auf Vertragsowie Kunden und

Lieferanten (Schnittstellen)

Starke Einbindung des KundenExtensive Kommunikation

über unterschiedliche Medienund Kanäle

Hohes Risiko undAbhängigkeiten in Richtung

bestehende Vertragssituation

Stringentes KostenmanagementBudget = Planung

Kurze und knappeKommunikation über

etablierte Kanäle

Risko geringund rein intern fokussiert

Flexibles Kostenmanagementund Budget

Puffer einplanen

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Umsetzungsansatz

1 || ¥

Umsetzungsansatz

Ein ProzessAlle Prozesse

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Ausgewogenes ProzessdesignQualität kann über das normale

Maß hinaus gehen

Fokus auf Qualitätspeziell an den Schnittstellen

Intensive und ausgeprägteKommunikation

Ausgeprägtes RisikomanagementFokus auf Parallelität und

Schnittstellen

Ggf. StringentesKostenmanagement

Budget = Planung

Kurze prägnanteKommunikation

Minimales RisikomanagementFokussierung auf äußere

Einflussfaktoren

Flexibles Kostenmanagementund Budget; Puffer einplanen

Budgets von einem auf den anderen Prozess übertragbar machen

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

RegularBlitz

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Qualität nicht so entscheidendOptimierung nach Einführung

Ständige Verbesserungim Zuge des Projektes

Häufig und direkteKommunikation an

alle Stakeholder

Risikominimierung mit Fokusauf Zeit

AusgewogenesKostenmanagement

Ausgewogene Kommunikation

ReguläresRisikomanagement

Kosten sind kein IssueDas Geld muss da sein

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

D e m o

Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet

Benefits

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

helps to provide

transparency

…makes complexitytangible…

…helps to facilitate…

and communicate

The Worldis flat

InconvenientTruth

… you do not see the

forest because of all

the trees

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Erfahrung

Gering Außerordentlich

Qualität

Kommunikation

Risiko

Kosten

Geringer Fokusund Priorität

Steigern während Projektverlauf

Fokus aufProzessdesign

Rollenbeschreibung

Hohes Risiko undFokus auf Minimierung des Risikos

Es kann viel schief gehen

Strenge KostenkontrolleKosten wichtiger als Qualität

Professionelle KommunikationMit Fokus auf Prozessebene

Risko geringThemengebiet bekannt

Flexibles KostenmanagementQualität wichtiger als Kosten

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

Erfahrung

Zeit Veränderung

Umsetzungs-ansatz

Vertrag

Kunden

Branchen

Abteilung

MittelGering

Single

Regulär

SchnellKritisch

Außer-ordentlich

Mittel

Gering

Orientierung

…a supporting

tool…

…a structuredapproach

…providing recommendations…

complete

www.TORSTENKOERTING.com (2010)!

T H A N KY O U

T Sie möchten das Template / Modell des Projekt-Polygons haben

C Sie möchten, dass ich Sie anrufe

B Sie möchtendas Buch

If you do haveany questions

Question

… and I do not havean answer …

The ‘Answer’ is always …

T H A N KY O U

Picture Credits ( 1 / 3 )Earth Pictures – Google EarthProject Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/Project Management Plan - http://www.flickr.com/photos/perhapstoopink/Obama change - http://www.flickr.com/photos/tsevis/Fall of Berlin Wall - http://www.flickr.com/photos/gavinandrewstewart/Microsoft Office Candy - http://www.flickr.com/photos/sunfox/HTML - http://www.flickr.com/photos/kk/Latop Beach - http://www.flickr.com/photos/zzathras777/Open Sourcing - http://www.flickr.com/photos/martinbekkelund/Big Crowd - http://www.flickr.com/photos/richevenhouse/cold war one - http://www.flickr.com/photos/pingnews/New Markets - http://www.flickr.com/photos/pnp/Outsourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/danzden/Outsourcing 3 - http://www.flickr.com/photos/kafkan/Offshoring 1 - http://www.flickr.com/photos/photohome_uk/Offshoring 2 - http://www.flickr.com/photos/trotzenberg/Offshoring 1b - http://www.flickr.com/photos/taylar/Supply Chaining 1 - http://www.flickr.com/photos/nimrodbar/Supply Chaining 2 - http://www.flickr.com/photos/drewesque/Insourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/zyphbear/Insourcing 2 - http://www.flickr.com/photos/liveu4/Informing 1 - http://www.flickr.com/photos/ask-for-peace/Informing 2 - http://www.flickr.com/photos/julianbleecker/Infroming 3 - http://www.flickr.com/photos/gedankenstuecke/

Picture Credits ( 2 / 3 )Info Steroids 1 - http://www.flickr.com/photos/listelys/Info Steroids 2 - http://www.flickr.com/photos/chanc/time zone - http://www.flickr.com/photos/mickyates/more people 1 - http://www.flickr.com/photos/inyucho/more people 3 - http://www.flickr.com/photos/msjacoby/cultures - http://www.flickr.com/photos/untitlism/longer - http://www.flickr.com/photos/swamibu/break 1 - http://www.flickr.com/photos/jnsabino/Rain Forest - http://www.flickr.com/photos/jadeb/

Picture Credits ( 3 / 3 )Cube - http://www.flickr.com/photos/ameotoko/4369947174/Wooden Puzzle - http://www.flickr.com/photos/steven2358/3283033324/Ted Notes - http://youngandbrilliant.net/tagged/tedTed Notes - http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4356414491/Komplexitaet Blog dorobot - http://dorobot.wordpress.com/2009/09/26/260909/Complex Web Trend Map - http://informationarchitects.jp/web-trend-map-4-final-beta/Caramel Candys - http://www.flickr.com/photos/24894289@N08/3419052754/Apple iPhone - www.apple.comKomplexitaet Entscheidung Risiko - http://www.risknet.de/Miyamoto Musashi - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/20/Musashi_ts_pic.jpgold young - http://www.flickr.com/photos/judybaxter/108227685/Project Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/space night day - http://www.flickr.com/photos/nickstenning/7379770tree - http://www.flickr.com/photos/essjay/180558668/Compass - http://www.flickr.com/photos/gwgs/346806882/Endless - http://www.flickr.com/photos/thomasteufel/4110097683/Dune - http://www.flickr.com/photos/nomadcom/2964255324/Storm - http://www.flickr.com/photos/indieflickr/1284177667/Business Card - http://www.flickr.com/photos/seandreilinger/2371820496/dont panic - http://www.flickr.com/photos/fboosman/question - http://www.flickr.com/photos/eleaf/42 - http://www.flickr.com/photos/howzey/

mastering complexity - identify complexity and risk profile of your project

nun fr unsprojektmanager

nichts ist einfacher

nichts ist schwieriger

increased complexity

project management areas

data areas

assessment areas

probability of risk

Business

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