digitalización de documentos: mercado, tendencias & tecnología

Digitalización de DocumentosMercado, Tendencias & Tecnología

Gabriel Marin BritoMarinb.gabriel@gmail.com comodigitalizar.blogspot.com

@comodigitalizar

Mercado“Existe demanda de servicios y/o soluciones de digitalización de documentos en

prácticamente todos los mercados verticales y segmentos de empresa”

Digitalización de Documentos

¿POR QUE?

Beneficios de digitalizar1.Reduce costos de almacenamiento y búsqueda2.Reduce costos de espacio de almacenamiento3.Evita multas o costos por juicios perdidos ante documentación faltante4.Previene perdida de documentación por manipulación indebida5.Permite controlar y registrar el acceso6.Previene la perdida ante desastres (incendios, inundaciones, roedores?)7.Permite controlar el ciclo de vida de la documentación.

Digitalización de Documentos

NormativasOrganismos como el BCRA, UIF y AFIP cada vez exigen mas a las empresas que se digitalice información de sus clientes y operaciones.

Muchas empresas ya se están adelantando a las exigencias y suman nuevos circuitos de digitalización para estar anticipados a los pedidos “sorpresivos” de estos organismos.

Digitalización de Documentos

Gestión basada en documentos digitalizados

Muchas empresas locales ya se encuentran en una fase mas avanzada en el uso de documentación digitalizda mediante la aplicación de sistemas de Workflows o BPM para la gestión basada en el documento digitalizado en primera instancia o en punto de origen.

Algunos casos típicos:lAltas de clienteslSolicitud de productos / servicioslPago a proveedores

Digitalización de Documentos

Conclusión: Muchos clientes ya conocen los beneficios de digitalizar documentos, algunos incluso están buscando nuevas soluciones para

avanzar a una instancia mas avanzada en este proceso de gestión digital.

Digitalización históricavs.

Digitalización en punto de origen

Digitalización de Documentos

Etapa Preparación

Digitalización histórica

•Eliminación de ganchos•Desarmado de biblioratos / nepacos / anillados•Guillotinado de libros•Inserción de caratulas•Clasificación de documentos•Discriminación de lotes

Cajas Lotes Preparados Escaneo

Etapa Escaneo

Digitalización histórica

•Creación de lotes en sistema•Ingreso de datos por lote•Escaneo de alta velocidad•Ajustes de calidad y mejora de imágenes

Lotes Preparados Escaneo Lotes a

rearmar

Etapa Indexación (Ingreso de datos)

Digitalización histórica

•Ingreso de datos manuales•Control de datos reconocidos automáticamente•Ingreso de datos por base de datos (Database lookup)

Imágenes escaneadas Indexación Verificación o

Exportación

Ingreso por DB

Etapa Rearmado

Digitalización histórica

•Sacar separadores•Agrupación de lotes con broches o gomitas•Reunificación de documentos•Almacenamiento en cajas

Rearmado Almacenamiento en cajas

Lotes Preparados

Digitalización en punto de origen

Digitalización de Documentos

"A little bit of the right information just a little beforehand – whether it is a couple of seconds, minutes, or hours – is more valuable than all of the information in the world six months after the fact…this is the two-second advantage."

Vivek Ranadivé

Captura en punto de origen

Digitalización distribuida

Digitalización de documentación actual

Gestión basada en documentos digitales

WorkflowsBPM

Reportes & Alertas

Equipamiento distribuido

5. Digitalización distribuida

MFP – Escaner de red – Escaner portátil – Aplicaciones para móviles

Solución de digitalización distribuida

•Soporte MFP con personalización de pantallas•Soporte Mobile•Integración con sistema reconocimiento•Integración con Workflows / BPM •Integración con repositorio (DMS – ECM)•Mejora de imágenes

Aplicaciones por industria

Banca y Financieras: Altas de cliente, solicitud de productos, legajos de clientes, Registros de firmas, Prendas y garantías

Tarjetas de crédito: Altas de clientes y nuevos productos. Legajos de establecimientos, Reclamos

Seguros: Alta de póliza, Siniestros, Cartas documento

Salud: Alta de afiliado, Historias clínicas, Prestaciones, Recetas de medicamentos

Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos

Aplicaciones por industriaTelecomunicaciones / Petroleras / Ingeniería: Legajos técnicos, Planos, Contratos, Habilitaciones.

Retail: Recepción de mercadería, contratos inmobiliarios.

Manufactura consumo masivo: Facturas y/o Remitos de entrega, remitos de proveedores

Gobierno: Contratos y licitaciones, Gestión pública

Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos

Aplicaciones en general

1.Legajos de pago2.Facturas de proveedores / Rendiciones de gastos3.Legajos de RRHH4.Recibos de sueldo firmados5.Remitos de entrega / Ordenes de servicio6.Contratos con clientes o proveedores

Tecnologías para la Digitalización de DocumentosTecnologías para la Digitalización de Documentos