AFAMS

EO 009.01 Managing Expired Medications

(Dari)

01/09/2013

AFAMS

Importance of Lesson(Dari)

• As previously discussed, expired medications can have negative impacts on patient care. After the expiration date the potency of the medication cannot be guaranteed.

• For medications used to treat infections this can lead to insufficient treatment and possibly death.

• This lesson will teach how to handle and account for expired medications.

AFAMS

Insert Dari

AFAMS

Overview EO 009.01(Dari)

• Identifying expired medications• Segregating expired

medications• Accounting and disposal • Lesson Review• Quiz

AFAMS

Insert Dari

AFAMS

Defining Expiration DatesDari

• The expiry date usually means that you shouldn’t take the medicine after the end of the month given. – E.g. expiry date is ‘January 2015’, you

shouldn’t take the medicine after January 31 2015.

• May be written on the medication packaging as:– expiry – expiry date – expires – exp – exp date – use by – use before

• Expiry dates are based on the Stability of the medication.

AFAMS

Insert Dari

NHS

AFAMS

StabilityDari

Stability of a pharmaceutical product is defined by USP-NF as the:

“extent to which a product retains, within specified limits and throughout its period of storage and its use (i.e., its shelf life), the same properties and characteristics that it possessed at the time of manufacture.”

• Five types of stability: chemical, physical, microbiological, therapeutic and toxicological.

• Stability is based on the medication being stored under the manufacturer’s recommended conditions.

Click icon to add clip art

Pharmacy Tech News

AFAMS

StabilityDari

Chemical stability: the chemical structure of the active ingredient remains intact and that the potency is acceptable. (retains 90% potency)

Physical stability: the way the product appears (e.g., discoloration), tastes and smells, and if the product remains a solution or suspension.

Microbiological stability: the sterility of the product (remains free of bacterial or fungal growth.

Therapeutic stability: the product is able to exert the same actions in the body, leading to its effects against the disease it is intended to treat.

Toxicological stability: an increase in toxicity does not occur as time passes.

Click icon to add clip art

Pharmacy Tech News

AFAMS

Simple Stability Tests

Click icon to add clip art

Pharmacy Tech News

AFAMS

PotencyDari

•The drug must continue to maintain its potency up to its expiry date.•In the United States and Canada the potency is stated in the drug monograph used to gain licensing approval.•Potency:

“ is a measure of drug activity expressed in terms of the amount required to produce an effect of given intensity”

•A highly potent drug evokes a larger response at low concentrations, while a drug of lower potency evokes a small response at low concentrations. (ie. morphine vs codeine)

Wikipedia

AFAMS

Insert Dari

AFAMS

“Use by” Date

• If a medicine has a use by or use before date: – Don’t take the medicine

after the end of the previous month.

– E.g. Use by date: January 2015, don’t take the medicine after December 31 2014.

Click icon to add clip art

NHS

AFAMS

Short Expiry Dates

Some medicines are given a short expiry date, such as:

– prepared antibiotic mixtures: when the pharmacist adds water to powdered antibiotic, it changes the stability of the product and the pharmacist will give it an expiry date of one or two weeks, depending on the product

– eye drops: these are usually given an expiry date of four weeks after first opening the container because your eyes are particularly sensitive to any bacteria that might get into the eye drops

• The short date becomes the new expiry date.

• The short date should be specified by the drug manufacturer in the package leaflet or on the package.

Click icon to add clip art

NHS

AFAMS

Medications After Expiry DateDari

• After the expiration date most oral medications do not pose major safety concerns.

• The most common consequence of an expired medication is loss of potency and thus effectiveness.

• This is a major concern for antibiotics, seizure and transplant medications.

• Tetracycline (antibiotic) is stated to cause nephrotoxic metabolites if used after the expiry date.– However, this is debateable.

Click icon to add clip art

Pharmacy Tech News

AFAMS

MoistureDari

• Can significantly impact stability.

• To reduce the impact of moisture manufacturers will:– Add a packet of desiccant

to drug bottles – Package medication in

sealed blister packs. (Leave medication in the blister packs until needed)

Pharmacy Tech News

AFAMS

Package Expiration DatingDari

• Expiry Dates should be written on both the external and internal packaging.

• Recommended format: – year-month-day

• Acceptable abbreviation:– last two digits of the year, two

letters for the month, and two digits for the actual day of the month, if required.

• Unless the actual day of expiration is required, year-month is sufficient, with the last day of the month assumed.

Click icon to add clip art

Health Canada

AFAMS

Package Expiration DatingDari

• Expiry dates should be on the external and internal package.

• Recommended format: – year-month-day

• Acceptable abbreviation:– last two digits of the year, two

letters for the month, and two digits for the actual day.

– JA, FE, MR, AL, MA, JN, JL, AU, SE, OC, NO, DE.

• Unless the actual day of expiration is required, year-month is sufficient, with the last day of the month assumed.

• Examples: 2009 April 30, 09AL30, or 09AL.

Click icon to add clip art

Health Canada

AFAMS

Gregorian vs Persian CalendarDari

• Expiry dates are written in Gregorian style:– E.g. 20 September 2013

• If using a Persian Calendar you must convert:– E.g. 29 Shahrivar 1392

Click icon to add clip art

AFAMS

When to Check Expiry DatesDari

• Receipt of an order• Shipping an order• Dispensing medication to:

– Patient– Nurse– Ward

• Providing Ward stock• Whenever in doubt

Click icon to add clip art

AFAMS

Ward Stock

NMH Pharmacy SOP Click icon to add clip art

AFAMS

MMQC Messages for Quality Control

DariClick icon to add clip art

AFAMS

های پیام(MMQC)

•. ملی سطح به طبی مواد کیفیت کنترول های پیام نشر•. عمومی منفعت سیسم از معلومات محتوی• . باشد شده شروع سال جنتری آغاز ار که مسلسل نمبر یک توسط شناسائی

، مسال MMQC 1387-0001بطور

OTSG Medical Materiel Quality Control (MMQC) messageMMQC Messages disseminated Nation - WideContain information of system wide interestIdentified by a numbering sequence that starts in the beginning of each calendar year, for example, MMQC 1387-0001

AFAMS

طبی .• تجهیزات توقفموثریت ) • ذخیره مدت زخیره دوره گسترش

.) انقضا تاریخآموزش .• حالت•. کیفیت کنترول دیگر بااهمیت معلومات

های ) :MMQCپیام . اند( ذیل قرار عمومی منفعت سیسم از معلومات محتویMMQC messages contain information of system-wide interest. This includes:

Suspension of medical materiel. Extension of storage time periods (potency expiration dates). Disposition instructions. Other significant QC information.

AFAMS

های مسولیتجوزتام

دارد قرار اتوماتیک غیر سیستم تحت که های فعالیتباشد ای شماره سیستم یک دارای .باید

Activities under a manual system must maintain a register in numerical sequence

های ) مسج از شما که کلیدی دارید( MMQCمعلومات نیازاز : Key Info you need from a MMQC message

)1. دریافت ..تاریخپیام .2( ......نمبر

)3. ملی ستاک نمبر)4. عالیم ..فهرست

)5. الزم ........عمل.........مالحظات.6(

Unit Responsibility

1)Date received.2)Message number.3)National Stock Number.4)Nomenclature.5)Action required.6)Remarks.

ملی اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه ملی کورس اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه کورس

AFAMS

پیام یک دادن دست از

ها پیام دادن دست :ازبخش طریق از گیری پی عمل ایجاد

صحیه ریاست .لوجستیک

Missing a Message??

Missing Messages: Initiate tracer action through the OTSG G4

ملی اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه ملی کورس اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه کورس

AFAMS

تدریس بررسی

پیام • اصلی پخش مسئول سازمان کدامبود؟ خواهد کیفیت کنترول های

از • کیفیت کنترول های پیام مسلسل نمبرمیشود؟ شروع کجا

Checks On Learning

Which organization is responsible for the initial dissemination of Quality Control Messages?Quality control messages are numbered in sequence starting from?

AFAMS

ذخیره مدت انواعTypes Storage Periodsسازی

AFAMS

قسم چهار

اقالم Iنوع • نگهداری معیاداقالم IIنوع • نگهداری معیادزنده • اقالم کردن زخیره ارزیابیاستفاده • وقابل تازه اقالم کمترین

The 4 Types

TYPE I Shelf Life ItemTYPE II Shelf Life ItemEstimated Storage Life ItemMinimum shelf-life items

AFAMS

اقالم Iنوع نگهداری معیاد

. 1تایپ تعریف: • اقالمی شامل اقالم نگهداری معیادکه بوده نگهداری ثابت و قطعی دوره دارای که میشود . را اقالم این N معموًال میرسد پایان به انقضا تاریخ ذریعه

اند شمرده ندارند مصرف معیاد تمدید قابلیت که اقالمعاجل وقایع منظور به زیاد مقدار به که حاًالتی در مگر

شاید . متذکره اقالم اینصورت در باشند شده ذخیره. گردد کاندید نگهداری معیاد تمدید پروگرام برای

• Definition: Type I items are items of supply that have definite storage periods terminated by expiration dates. Routinely, these supply items may not be able to be extended, except when large quantities are being stored for contingency purposes

توسط ”Iنوع • اقالم نگهداری های“ 01معیاد قسمت درمشخص تجهیزات کتگوری تشکیالتی کود پنجم و چهارم

نگهداری معیاد کود در الفبا حرف یک توسط و گردیده. میگردد شناسائی

Type I shelf life items are identified by "01" in the fourth and fifth positions of the materiel category structure code (MCSC) and by an alpha character in the shelf life code (SLC).

Type I Shelf Life Item

AFAMS27

اقالم IIنوع نگهداری معیاد

که : تعریف• میباشد اقالمی شامل تایپ اینتاریخ بواسطه که معین نگهداری دوره دارای

دارد امکان ولی میباشد میرسد، اتمام به انقضامعیاد فعالیت تجدید ویا معینه ازبررسی بعد که

شود تمدید آن .نگهداری• Definition: items of supply that have definite storage periods terminated by expiration dates

that may be extended after prescribed inspections or restorative actions.

نوع • بعد IIانتخاب میتواند اقالم نگهداری معیادپیدا وسعت سطح به اقدامات کردن تکمیل از

کند• selected Type II shelf life item can be extended after accomplishing prescribed actions

at the local level

TYPE II Shelf Life Item

AFAMS

اقالم IIنوع نگهداری معیاد

عدد • کود 2 توسط پنجم محل درتجهیزات کتگوری ساختاری

میگردد شناسائی

TYPE II Shelf Life Item

Identified by a “2” in the fifth position of the Materiel Category structure code (MATCAT)

AFAMS

قابل انبار آورد براستفاده

تخمینی • نگهداری دوره دارای گروپ درین شامل اقالماستفاده قابلیت مدت این جریان در که میرود انتظار و بوده

توسط . " اقالم این میکند حفظ را یا" "03خود در" 08وو عینیات کتگوری نشکیالتی کود پنجم و چهارم های قسمت

. میگردد مشخص نگهداری معیاد کود در صفــر عالمه

توسط ”• اقالم پنجم“ 08و“ ”03این و چهارم موقیعت درتوسط و میگردد مشخص تجهیزات کتگوری تشکیالتی کود

. میگردد شناسائی نگهداری معیاد کود در صفر عالمت

Estimated Storage Life Item

Estimated storage-life items are items of supply with estimated storage periods, during which the items are expected to retain their serviceable qualities. These items are identified by "03" or "08" in the fourth and fifth positions of the MCSC and by a zero in the SLC.

These items are identified by "03" or "08" in the fourth and fifth positions of the MCSC and by a zero in the SLC.

AFAMS

نگهداری معیاد تاریخ کمتریناقالم

با قابلیت تاریخ دارای که طبی عینیات نوع آنتآمینات در قبول قابل نگهداری معیاد کمترین

بواسطه . نگهداری معیاد قابلیت کمترین میباشدذیل دربخش و شده مشخص نگهداری معیاد کود

( . پالیسی به است شده توان- 23چاپ کمترینتدارکات ( برای قبول قابل استفاده قابل معیاد

Minimum Shelf- Life Item

Minimum shelf-life items are shelf-life medical materiel that have potency dates with the minimum shelf-life potency acceptable for procurement. (see OTSG POLICY - 23 Minimum Shelf-life Potency Acceptable for Procurement).

ملی اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه ملی کورس اردوی لوجستیکصحی منجمنت و ادراه کورس

AFAMS

معیاد های کود شرایطاقالم نگهداری

کود “• از ”Aشرایط بیشتر به قابل 6دًاللت تاریخ ماه. میکند استفاده

کود “• به ”Bشرایط استفاده 6الی 3دًاللت قابل تاریخ ماهمیکند.

کود “• از ”Cشرایط کمتر به قابل 3دًاللت تاریخ ماه. میکند استفاده

Shelf-life condition codes

Condition code "A" signifies more than 6 months of remaining shelf life. Condition code "B" signifies 3 to 6 months of remaining shelf life. Condition code "C" signifies less than 3 months of remaining shelf life.

AFAMS

Segregating Expired MedicationsDari

Click icon to add clip art

Despite the above actions the expiration of medications can still occur.When this does occur the expired medications need to be segregated from

non-expired medications to prevent their use.

NMH Pharmacy SOP

AFAMS

MEDCOM PolicyDari

• Expired items must be separated from other pharmaceuticals.

• The location must be marked “Do Not Use; Expired Medications” in order to prevent accidental distribution or dispensing.

OTSG Expired Medications Policy

گذشته تاریخ به نزدیک ادویه زمانیکهقابل غیر یا ، گذشته تاریخ یا ، شوددیگر از باید اجناس ، باشد استفاده . باید ادویه موقعیت گردد جدا ها ادویهتاریخ ادویه از گردد، گذاری عالمتیا توزیع از جلوگیری بخاطر ، گذشتهاتخاذ تصمیم ادویه اتفاقی مصرفممکن. گذشته تاریخ ادویه گرددموثر غیر ، دوایی پایین کیفیت دارای ( ، ها بیوتیک انتی حیات کننده تهدید وادویه و اعضا پیوند جهت هایکه ادویه .) اثرات میباشد صرعه امراض هایتاریخ به مربوط ادویه معکوسشدن ) : تبدیل مانند ادویه انقضائحاًالت در سمی مواد به تتراسکلین ) قابل نیز ها کلیه فعالیت عدم

باشد می .پیشبینی

AFAMS

Under Control/ Controlled DrugsDari

• Similar to other medications expired Under Control medications must be segregated but, must also be kept secure.

• Destruction of Under Control medications must be accounted for in the Perpetual Log. At minimum:

– Segregate expired medications – Once destroyed indicate destruction in the log

with the signatures of witnesses.

OTSG Expired Medications Policy

Insert Dari

AFAMS

MEDCOM PolicyDari

• The National and Regional Class VIII Medical Depots will accept expired or unserviceable pharmaceuticals from the regional entities each depot supports (e.g. National Medical Hospital, Regional Hospitals, Polyclinics, Troop Medical Clinics, Battalion Aid Stations and Medical Platoons).

• Expired or unserviceable pharmaceuticals will be turned into the National and Regional Medical Depots via the use of a MoD Form 9 (per Decree 4.2, paragraph 8). The organization maintaining MoD Form 4 register will issue a document number for the MoD Form 9.

OTSG Expired Medications Policy

• ساحوی های دیپو ، مرکزی ملی دیپوهای لوژستیک های بخش و صحیغیر یا گذشته تاریخ ادویه طبی اکماًالتهر ساحوی مسئولین از را استفاده قابلصحی مراکز های دیپو یا حمایوی دیپو . )، خان داود محمد سردار شفاخانه مانند ، ها پولیکلینیک ، ساحوی های شفاخانهصحی های بخش گارنیزیون، های کلینیکدلگی و ها بلوک ، های تولی ، ها کندک . ( تاریخ های ادویه پذیرد می را صحی هایبا استفاده قابل غیر های ادویه و گذشت

فورم - از ملی - 9استفاده دفاع وزارتشماره( حکم می 8پراگراف 2. 4در

و) مرکزی ملی دیپوی به دوباره باشدمیتواند صحی حمایوی ساحوی های دیپو . را ادویه که نهاد یا ارگان گردد مستردد

فورم ، نماید می و- 4نگهداری ثبتبرای را اسناد ملی دفاع وزارت راجستر

نمایید- 9فورم می توزیع دفاع وزارت .

AFAMS

NMH Destruction ProceduresDari

NMH Pharmacy SOP

OTSG allows Commanders of a facility to destroy Under Control Drugs

AFAMS

NMH Destruction ProceduresDari

NMH Pharmacy SOP

AFAMS

NMH Destruction ProceduresDari

NMH Pharmacy SOP

AFAMS

Class VIII Warehouse PolicyDari OTSG Expired Medications Policy

AFAMS

Class VIII Warehouse PolicyDari OTSG Expired Medications Policy

AFAMS

QuestionsDari

AFAMS

ReviewDari

AFAMS

QuestionsDari

AFAMS

QuizDari

AFAMS

Quiz (Assessment)Dari

Formative Assessment:•Not marked•Used to assess the students understanding of the use of temperature logs.•Students will be required to record various temperatures in a temperature log and state what action is required, if any.•Instructor to provide quiz.•Answers and feedback will be given to the students after the quiz.

Insert Dari

AFAMS

End of EODari