1.- La función de los documentos en el Comercio Exterior2.- Los documentos comerciales3.- Los documentos de transporte4.- Los documentos financieros5.- Los documentos de Seguro6.- Los documentos aduaneros y fiscales7.- Otros documentos

TEMA 1.- La función de los Documentos en el Comercio Exterior

La gestión de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de documentos queacompañan a la expedición de las mercancías y tienen que ser admitidos y validados por todas lapartes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos, penalizaciones o incumplimientos queimpidan el buen fin de la operación. Por ello es importante conocer como deben cumplimentarsecada uno de estos documentos y la secuencia operativa en que se producen.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior son diferentes ymas complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales, debido a las especialescaracterísticas (diferentes normativas, legislaciones aduaneras, uso de varios medios de transporte,mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores.

TEMA 2.- Los documentos comerciales

Son los primeros que deben confeccionarse. Su elaboración corresponde al departamentodedicado a la exportación en la empresa. En estos documentos se recoge toda la informaciónnecesaria para llevar a cabo la venta. El más importante de ellos es la factura comercial queacompaña a la mercancía a lo largo de todo el envío y compromete al comprador a realizar elpago en las condiciones que se reflejan en el propio documento.

TEMA 3.- Los documentos de transporte

Habitualmente , los emiten las compañías de transporte y los cumplimentan las empresastransitarías, que proporcionan a los exportadores servicios de carácter logístico. Existe un tipode documento diferente para cada medio de transporte (CMR=Carretera, BL=Transportemarítimo, etc.).

Para aquellas mercancías transportadas en contenedores que se transbordan de un medio detransporte a otro se utiliza un documento de embarque multimodal llamado FIATA FBL. Todosestos documentos tienen tres elementos comunes, ya que los tres constituyen por si mismoscontratos de transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se reciben lasmercancías, y tienen una estructura similar en cuanto al número de casillas, contenido ylenguaje utilizado.

TEMA 4.- Los documentos financieros

El pago de las transacciones comerciales en comercio exterior se realiza a través dedistintos medios. Muchas veces , acompañando a los documentos comerciales de laoperación existen documentos financieros , tales como cheques, letras de cambio,recibos, promesas de pago etc.

Cuando estos documentos acompañen la operación deberemos conocer su repercusión,las legislaciones vigentes en el país del importador/exportador, y las garantías querealmente puede ofrecer un documento que representa un compromiso de deuda, peroqu epuede estar sujeto a la voluntad del importador/comprador.

TEMA 5.- Los documentos de Seguro de mercancías

¿Cuáles son los documentos que aseguran la mercancía? . Debo asegurar siempre la mercancíaaunque el convenio de transporte aporte ya un seguro y existan responsabilidades deltransportista? Cubre la modalidad ICC All Risks todas las posibles contingencias? ¿Debo aceptarcomo importador el seguro del exportador? ¿En que riesgos incurro? ¿Cuál es el coste y losriesgos a valorar en un seguro de transporte de mercancía? ¿Debe haber una casación entre elIncoterm utilizado y el seguro?

TEMA 6.- Los documentos aduaneros y fiscales

Son aquellos que van unidos a la mercancía a su paso por los controles aduaneros, y que sonsolicitados por estos con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mercancíasprovenientes de otros países y aplicar los impuestos que se devenguen.

Para las operaciones que se realizan con países fuera de la Unión Europea (extracomunitarios),la gestión documental adquiere mucha mayor importancia, y empieza con un documentoconocido como DUA , que es la base de la liquidación impositiva de las operaciones deexportación e importación. Al igual que los documentos de transporte, los aduaneroshabitualmente son confeccionados por las empresas de transitarios.

TEMA 7.- Otros documentos

Una parte significativa de los documentos del Comercio Exterior son los certificados. Setrata de documentos emitidos por terceras partes (Cámaras de Comercio, Entidades decertificación, empresas de inspección, laboratorios, etc.) en los que se certifica que unproducto cumple una serie de características en cuanto a su origen, calidad composición,prestaciones y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidas, en losacuerdos de compraventa.