wu wise bedrijfspresentatie
DESCRIPTION
Wu Wise is een full-service contractmanagement bureau en maakt IT begrijpelijk, overzichtelijk en toegankelijk, zodat uw business en IT elkaar optimaal versterken. Onze ervaring is dat dat het beste lukt door eenvoudigweg aan de slag te gaan. Resultaten die u zeker van ons kunt verwachten: 1) Inzicht in uw afspraken, risico’s en (financiële) verplichtingen inclusief besparingspotentieel; 2) Inzicht in de gecontracteerde dienstverlening versus de echte levering; 3) Zicht op de behoeften van uw (gebruikers-)organisatie; daar waar het allemaal mee begint. Wu Wise laat uw contracten leven en voor u werken. Surf voor aanvullende informatie naar www.wuwise.nl.TRANSCRIPT
MAKING DEALS COME TRUEFULL-SERVICE LEVERANCIERS- & CONTRACTMANAGEMENT
© Wu Wise 2012
INHOUD‣ Afspraken waar maken
‣ Inkopen, en dan...?
‣ Contract Piramide
‣ Contract Governance
‣ Contract Cockpit
‣ Performance Dashboard
‣ Contract Management
‣ Vragen
2
AFSPRAKENWAAR
MAKEN
© Wu Wise 2012
FACTS & FIGURES‣ ICT gebruik
- 19 miljard kosten per jaar door onkunde of technische problemen (onbeschikbaarheid systemen) (bron: Universiteit Twente)
‣ Contract Management
- > 60% van contracten niet actief beheerd (bron: NEVI)
- 43% organisatie geen contractmanagementbeleid (bron: NEVI)
- 39% - 50% organisatie tbv’s nog niet duidelijk belegd (bron: NEVI)
- 5% van de facturen zijn te hoog (bron: Contracked)
- 5% - 20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (bron: Gartner)
4
© Wu Wise 2012
WAAROM EIGENLIJK‣ Wens binnen organisatie om:
- grip op kosten en daarmee op leveranciers te krijgen
- inzicht in verplichtingen en (financiële) risico’s te krijgen
- inzicht in afspraken m.b.t. afgenomen dienstverlening te krijgen
- daadwerkelijke levering te laten aansluiten op behoefte en afspraken
‣ Bedrijfsdoelstellingen vanuit verschillende perspectieven
- Besparingen, kostenreductie
- Kwaliteit van de dienstverlening verhogen tegen dezelfde/lagere kosten
- Inkoopanalyse o.b.v. lopende verplichtingen
5
© Wu Wise 2012
SYMPTOMEN‣ (On-)tevredenheid over IT Projecten en Beheer
- Projecten altijd te laat opgeleverd of beheer te duur
- Altijd meer werk bij nieuwbouw of migratietrajecten
- Gebruikers niet tevreden over eindresultaat
‣ Ontsluiting contracten
- Wie (her-)kent deze niet: “waar kan ik het contract terugvinden?”
‣ Niet nakomen van afspraken
- Continue discussie over “zit dit wel/niet in het contract”
- Verwijzen naar ‘oude’ contracten, maken afspraken in hier en nu onbetrouwbaar
6
INKOPEN
© Wu Wise 2012
DE INKOOPSTAPPENTactisch
8
specificerenKlant selecteren contracteren
Operationeel
bestellen bewaken nazorg Leverancier
© Wu Wise 2012
INKOOP VAN IT
9
specificerenKlant selecteren contracterenLeve-
rancier?
‣ Ongoing service i.p.v. losse bestellingen
‣ Bewaking en monitoring is complex
‣ Afgenomen diensten zijn niet tastbaar
‣ Vraag: wie is verantwoordelijk na contractering en hoe besturen we onze contracten?
CONTRACTPIRAMIDE
© Wu Wise 2012
FULL-SERVICE BUREAU‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd
rondom de volgende onderwerpen:
- Contractmanagement
- Contractbeheer & -administratie
- Contract Behoeften
- Contract Goverance / Besturing
- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)
- Procesinrichting, -audits en -verbetering
‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)
11
© Wu Wise 2012
CONTRACT PIRAMIDE - 1‣ Besturing
- Wens / behoeften
- Contract
- Daadwerkelijke levering
12
© Wu Wise 2012
CONTRACT PIRAMIDE - 2‣ Inhoud
- Financiën
- Dienstverlening
- Relatie en communicatie
13
© Wu Wise 2012
MAKING DEALS...
Administratie, opslag en ontsluiting van contracten
Performance bewaking
Aansturing, afstemming en regievoering leveranciers
14
CONTRACTGOVERNANCE
© Wu Wise 2012
GOVERNANCE‣ Wie doet wat?
➡ Wie gaat gegevens invoeren
➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht komen
➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren
➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?
‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?
➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?
➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance afspraken?
➡ Hulpmiddel: restaurantmodel
16
© Wu Wise 2012
RESTAURANTMODEL
17
RESTAURANT KEUKEN
Demand Supply
Gast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Hebben weook... ?
Nee, maarwe kunnen wel...
Heeft u ook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
© Wu Wise 2012
RESTAURANTMODEL
18
RESTAURANT KEUKEN
Demand Supply
Garde
Rotisserie
Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Leverancier
Groenten
Leverancier
Vlees
Leverancier
Patisserie
Hebben weook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
Heeft u ook... ?
Dat zal ik evenvoor u navragen
© Wu Wise 2012
RESTAURANTMODEL
19
Demand Supply
Garde
Rotisserie
Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok
Familie
Leverancier
Groenten
Leverancier
Vlees
Leverancier
Patisserie
Kwaliteit
Prijs en kwaliteit
Kwaliteit, prijs en flexibiliteit
Flexibiliteit
Inhoud
Prijs eninhoud
Flexibiliteiten
kwaliteit
kwaliteit,flexibiliteit
Inhoud
CONTRACTCOCKPIT
© Wu Wise 2012
CONTRACT COCKPIT ‣ Contractadministratie en -beheer
‣ Drie vormen:
- Basis: sturen op proces
- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud
- Op maat: op basis van specifieke behoeften
‣ Gratis demo en 30 dagen proefabonnement
‣ Beheer: bijhouden wijzigingen & notificaties
‣ Online dashboard en maandelijkse rapportage
21
© Wu Wise 2012 22
© Wu Wise 2012
COCKPIT - BASIS‣ Alle contracten online inzichtelijk
‣ Rechten per gebruiker te bepalen
‣ Sturen op afloopdatum, contractwaarde, indexering
‣ Online ontsluiting en rapportage
23
© Wu Wise 2012
COCKPIT - UITGEBREID‣ Alle componenten van basis
‣ Aangevuld met:
- Inzicht in scope, availability- en procesafspraken
- Inzicht in rapportage- en communicatie afspraken
- Inzicht in financiële afspraken (bonus/malus, tarieven, vaste en variabele kosten etc.)
24
© Wu Wise 2012
COCKPIT - OP MAAT‣ Alle componenten van basis en uitgebreid
‣ Aangevuld met:
- Inzicht in specifieke contract componenten die van belang zijn voor behalen van organisatie doelstellingen
25
PERFORMANCE DASHBOARD
© Wu Wise 2012
PERFORMANCE DASHBOARD‣ Monitoring daadwerkelijke prestaties leveranciers
‣ Drie vormen:
- Basis: sturen op proces
- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud
- Op maat: op basis van specifieke behoefte
‣ Eenmalig aanmaken en toewijzing taken
‣ Maandelijks rapportage
27
CONTRACTMANAGEMENT
© Wu Wise 2012
CONTRACT MANAGEMENT
‣ Maatwerk inzet van onze contractmanagement expertise
‣ Actieve besturing van SLA’s en andere IT contracten
‣ Prioriteiten en rolverdeling worden bepaald door klant
‣ Sturing op besparingen, kwaliteit, productiviteit of klantgerichtheid
‣ Aanbod:
- Op basis van fixed price, nacalcalculatie of strippenkaart
- Bij besparingsdoelstelling ook resultaat afspraken mogelijk
29
© Wu Wise 2012
VOORBEELDEN
‣ Aanschaf nieuwe applicatie, website, etc.
- contractinrichting en -onderhandeling (nieuwe) leverancier
- borging implementatie contract binnen organisatie
‣ Behoefte aan (extra) capaciteit
- periode van verlengingen is vaak hectisch en druk
‣ Diepte analyse bestaande contracten (wat heb ik gekocht?)
‣ Analyse t.b.v. consolidatie en/of hercontractering
‣ Risico analyse financieel en inhoudelijk
30
VRAGEN