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Workshop on implementation of Twinning Project / Workshop on implementation of Twinning Project / BakBakuu,, 6-76-7 November November 20082008Workshop on implementation of Twinning Project / Workshop on implementation of Twinning Project / BakBakuu,, 6-76-7 November November 20082008

This project is funded by European Union

This project is implemented by ECO

Implementation of Twinning & TAIEX Operations in Azerbaijan

Les Grandes Etapes de Mise en Oeuvre

Unité de Gestion du P3AMaroc

LE JUMELAGE INSTITUTIONNEL

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Plan

Jumelage, grandes étapes

Identification/formulation d’un projet

Approbation de la fiche de projet

Appel à propositions

Évaluation des propositions

Préparation du contrat de jumelage

Signature du contrat

Mise en œuvre du projet

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Etape Résultat de l’étape

Identification/formulation Fiche de projet approuvée

Appel à Propositions Propositions des EMs

Évaluation des propositions Choix de l’EM

Préparation du contrat de jumelage Contrat signé

Mise en œuvre du projet Résultats du projet réalisés

Clôture du projet Projet évalué, soldé et clôturé

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Identification/formulation Fiche de projet approuvéeAppel à Propositions Propositions des EMs





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Identification/formulation d’un projet de jumelage

Assistance fournie à l’Administration bénéficiaire dans l’identification/formulation d’un projet.

La CE met à disposition des experts spécialisés dans le domaine• Préparation (par le bénéficiaire, l’UGP et la DCE) des TdR de la mission (domaine traité, profil des

experts, volume de la prestation)• Appel d’offres lancé par la DCE (contrat cadre)• Evaluation des offres (bénéficiaire, UGP et la DCE)• Signature du contrat (DCE et le prestataire)

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1ère Phase de la mission : Identification/formulation d’un projet

– Briefing – Réunion de démarrage– Lancement de la mission

• Rencontres avec les partenaires• Réunions de suivi• Préparation de la fiche

– Draft de la fiche de projet– Debriefing– Accord du bénéficiaire sur la fiche de projet

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Commentaires de la CE sur la fiche de projet

– Envoi par la DCE de la fiche de projet à la CE pour commentaires• La fiche a eu l’accord du bénéficiaire

– Commentaires de la CE sur la fiche de projet• Consultation des DG thématiques

– Planification de la 2ème phase de la mission (UGP, bénéficiaire et experts)• Intégration des commentaires par les experts

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2ème Phase de la mission : Prise en compte des commentaires de la CE

– Réunion de briefing :• Discutions des commentaires (Bénéficiaire, experts, DCE et UGP)

– Prise en compte– Finalisation de la fiche de projet– Accord du bénéficiaire– Approbation finale de la fiche par CE

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Appel à Propositions Propositions des EMsÉvaluation des propositions Choix de l’EM




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Appel à propositions

Publication de l’avis d’AàP

11 jours

Une semaine

21 jours

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Avis d’appel à propositions

• Publication d’un avis d’appel à propositions dans le site web de la CE

• L’avis comporte les informations suivantes :– Référence du projet (programme, bénéficiaire, financement)– Nature des activités– Budget du projet– Calendrier prévisionnel

1. Date limite de soumission

2. Dates de demandes de clarification

3. Date de réponses

4. Date de la réunion de sélection

5. Date indicative de notification de l’attributaire

6. Date de démarrage du projet

7. Date de signature du contrat de jumelage

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Soumission des propositions

– Répondre clairement à la fiche de projet avec un degré avancé de préparation. (Manifestations d’intérêt ne sont considérées comme éligibles).

– Une seule proposition par EM• À titre individuel (partenaire principal)• Dans le cadre d’un consortium

– Répondre selon format standard (annexe C2)

– Pertinence du système de l’EM pour le bénéficiaire

– Description de la stratégie suggérée pour la mise en œuvre du projet

– Proposition inclut les CV des CP, CRJ et ECT

Les propositions doivent arriver à l’UGP avant la date limite indiquée dans l’avis d’AàP

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Évaluation des propositions Choix de l’EMPréparation du contrat de jumelage Contrat signé



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Évaluation/choix de l’EM partenaire

Notification du choix de l’EM

Constitution d’un Comité d’évaluation

Évaluation administrative

Réunions de sélection

Évaluation technique

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Comité d’évaluationÉvaluation

administrativeRéunions de

sélectionÉvaluation technique


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Préparation du contrat de jumelage Contrat signéMise en œuvre du projet Résultats du projet réalisés


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Elaboration du contrat de jumelage

Lorsque le PB a choisi un partenaire, il incombe aux deux administrations partenaires (EM + PB) d’élaborer sous leur entière responsabilité le plan de travail détaillé avec un budget correspondant.

Ces éléments constitueront, avec les autres annexes définies dans le Manuel, le contrat de jumelage.

Le succès d’un projet dépend souvent largement de la qualité et de l’appropriation par les partenaires du contrat de jumelage

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En pratique…

• Les partenaires de l’EM organisent des visites au Maroc pour faciliter la préparation conjointe du contrat

• L’UGP

veille au respect des règles et procédures assure le suivi des missions organisées par les EM

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Structure du contrat de jumelage

• Conditions particulières (document principal)• Annexe A1: plan de travail (description de l’action)• Annexe A2: conditions générales applicables aux contrats de subvention dans le cadre des actions

extérieures de la Communauté européenne• Annexe A3: budget de l’action (y compris la part cofinancée par le bénéficiaire final de l’action) • Annexe A4: procédures de passation de marchés • Annexe A5: demande type de paiement et fiche signalétique financière • Annexe A6: rapport de vérification des dépenses • Annexe A7: dispositions financières particulières • Annexe A8: mandats (en cas de constitution d’un consortium d’États membres).

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Processus d’élaboration du contrat de jumelage

3 mois

Préparationdu CJ

Avis motivé de l’UGP/DCE/CE

Contrôle de la version modifiée

Finalisationdu CJ

Signature

4 semaines

Prise en comptede l’avis motivé

4 semainesX Y

Objectif : 3 mois + X + Y = 6 mois max

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CJ

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Le plan de travail

Reflète une stratégie claire, assortie d’indicateurs mesurables pour parvenir aux résultats obligatoires

Spécifie en détail les prestations et les contributions qui seront apportées

Explique clairement « qui fait quoi »

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Le plan de travail

• Doit être conforme à la fiche de projet au niveau des résultats à atteindre et du budget total

• Doit préciser les activités liées aux résultats obligatoires– Quoi? – – Quand ?– – Combien de temps? –– Quelles ressources EM? –– Quelles ressources PB?- – Quelles conditions préalables? – Quels indicateurs de réalisation?

• Clarifie les ressources administratives du PB, les questions de langue, du profil de l’assistant du CRJ et de son recrutement, le calendrier général du projet

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Délais, durée du contrat de jumelage

Etablissement initial du CRJ

Durée du plan de travail Clôture du projet (Rapport final et certificat d’audit)

X Durée du plan de travail

Durée légale du contrat = Durée du plan de travail + X + YX + Y = 3 mois

Y

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Le budget Coûts éligibles

Liste non exhaustive

- Frais encourus lors de la préparation du contrat de jumelage- Plafonds en fonction du budget de jumelage (6 voyages pour <1M€ et 9 voyages pour >1M€)- conditions : seuls le CP et le CRJ sont éligibles. Durée de Préparation ne dépassant pas 6 mois

- CRJ (salaire pays origine, indemnités journalières, logement, assurance, voyages )

- Assistant CRJ (recruté en externe)

- Visites CP et ECT EM (honoraires, coûts de gestion et voyages)

- Formations, Visites d’études de fonctionnaires de l’administration bénéficiaire (voyages et indemnités journalières)

- Frais d’interprétariat/traduction/documentation

- Petit équipement (max 5000€)

- Frais d’audits

- Réserve pour couvrir les variations dans les prix

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Signature du contrat et notification

L’UGP notifie la signature du contrat aux partenaires = début de la période légale

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Mise en œuvre du projet Résultats du projet réalisésClôture du projet Projet évalué, soldé et clôturé

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Mise en oeuvre

En Bref

• Gestion par les CPs– Gestion financière et la logistique nécessaire à la mise en œuvre

• Suivi– Réalisation des résultats obligatoires– Réunions de coordination– Rapports trimestriels, rapport final– Evaluation par l’UGP et la DCE– Comité de pilotage

• Evaluation– Experts indépendants mandatés par la CE

• Modifications au contrat• Clôture

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Modifications au contrat

Principes

• Modifications demandées doivent être justifiées• Examen par l’UGP • Respect de la règle de l’égalité de traitement entre soumissionnaires.• Non rétroactivité • Respect du montant maximal de la subvention prévue dans le contrat.

Procédures- l’avenant- la lettre d’avenant (ordre administratif)

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Modifications au contrat

1. Avenants :

• Signatures : par les signataires du contrat de jumelage. • Délais: d’une partie à l’autre min 30 jours avant la date à laquelle l’avenant devrait entrer en

vigueur.• Approbation : signature, endossement et notification par l’UGP

2. Lettres d’avenant (ordres administratifs)

• Signatures : CPs de manière autonome et conjointe. Notification à l’UGP avec copie à la DCE.• Délais : Toute modification doit être notifiée préalablement à sa mise en œuvre

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Les grandes étapes du jumelage

Identification/formulation du projet de jumelage 4 à 6 mois

Appel à propositions 2 mois

Évaluation 1 mois

Préparation et signature du contrat de jumelage 6 à 8 mois

Mise en œuvre du projet Jusqu’à 36 mois

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Conclusion

Utilité du jumelage

• à améliorer la législation (rapprochement à l’acquis communautaire)

• à mettre en place/renforcer les compétence du bénéficiaire

• à accroître les capacités de planification dans les secteurs concernés

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Conclusion

Avantages

• Gain de temps et d’expérience

• Evolution plus rapide des pratiques

• Accroissement de la motivation et de la confiance de l’administration bénéficiaire

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Conclusion

Conseils

• Bonne préparation du projet• Choix du partenaire• Respect des obligations de chaque acteur pendant tout le projet• Durabilité des résultats

Mais surtout

• Etablissement de relations de travail conviviales;

• Confrontation des idées et des points de vue;

• Suppression des barrières culturelles, processus d’apprentissage mutuel dans un esprit de parrainage

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Enseignements tirés

• Un jumelage ne peut apporter de solution à tous les problèmes auxquels est confrontée une administration

• Importance du climat de confiance ; nécessité d’une totale transparence entre les deux parties

Conclusion

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Conclusion

Expérience acquise

Identification/formulation d’une fiche de projet

- Une bonne analyse préalable de la thématique à aborder

- Ne pas être trop ambitieux

- Besoins clairement définis et fiche correctement élaborée

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Expérience acquise

Sélection du partenaire de jumelage

- Bonne corrélation entre les qualifications de l’équipe d’experts proposés et les besoins du projet

- Souplesse et adaptation

Conclusion

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Expérience acquise

Élaboration du contrat de jumelage

- Responsabilité des acteurs très claire

- Résultats durables, réalistes et mesurables

- Le budget clair et réaliste

- Le projet doit bénéficier de l’approbation de l’autorité politique à l’échelon le plus élevé

Conclusion

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Expérience acquise

Mise en œuvre du projet

- Bien préparer l’accueil de du CRJ

- Bonne communication sur le projet (séminaire de lancement, …)

- Organiser des réunions régulières avec les différents acteurs du projet

- Etre flexible: ne pas hésiter à changer ou adapter des activités et actions si cela est nécessaire pour assurer le succès du projet

Conclusion

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Pour plus d’informations, consultez le Manuel de référence pour les projet de « jumelage »

• Il définit les principes fondamentaux régissant les jumelages institutionnels• Il établit l’ensemble des procédures permettant la gestion opérationnelle et financière des

jumelages par les acteurs impliqués

• Disponible sur les sites de :

L’UGP• http://www.maec.gov.ma/paaa

La DCE :• http://www.delmar.ec.europa.eu

Merci de votre attention, …

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