user manual facility system

T321.Petunjuk Pengguna

Facility System

Document History

Ver. Penulis

Konfirmasi

KeteranganPOSDATA

PMTanggal

BIDA

PMTanggal

1.0 Sangmi Lee 26 Juni 2009 Gambaran pertama

2.0 Sangmi Lee 30 Juni 2009 Menggambarkan dari hasil

tes penerimaan

3.0 Mhd Irwan M 15 Januari 2010 Penggambaran dari hasil

pembuatan ulang aplikasi

Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9

Buku petunjuk ini adalah buku untuk menggambarkan bagaimana cara untuk

menggunakan pengembangan-POSDATA “BATAM e-Government System”, Sebagai

bagian dari "BATAM e-Government Project". BATAM e-Government System terdiri dari

system unit yaitu “Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS,

Workers Database, PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk,

Web-GIS”. Dan didalam petunjuk ini, Bagaimana cara menggunakan "Facility System"

akan di jelaskan

Untuk menggunakan "Facility System" dengan tanpa masalah, sangat diperlukan untuk

membaca petunjuk ini secara menyeluruh sebelum menggunakan system ini.

Sistem ini cocok dengan system operasi Windows XP/VISTA dan membutuhkan

versi yang lebih tinggi dari pada Internet Explorer 7.0. Mencoba untuk membuka

dengan Web Browsers lain,dapat menyebabkan tampilan tidak akan muncul

dengan baik dan kesalahan – kesalahan yang tak terduga akan terjadi.

Untuk mengubah konten dari petunjuk ini,konten dapat di ubah tanpa ada

peringatan. Nama – nama perwakilan,nama – nama unit dan nama – nama

gambar atau teks yang digunakan sebagai contoh di dalam petunjuk adalah data

yang tidak nyata.

Beberapa bagian dari petunjuk ini tidak dapat di copy atau digunakan tanpa

persetujuan dari BIDA atau POSDATA.


Baca Ini Terlebih DahuluKeterangan dari symbol yang digunakan dalam petunjuk ini

Kursor : untuk menekan lokasi menu Tombol kiri mouse di-click

X2X2Tombol kiri mouse di-click 2 kali Tombol kanan mouse di-click

Mouse Drag & Drop

Tombol yang digunakan di dalam Tabel

Refresh data di dalam tabelMenyimpan data yang diubah didalam

tabel

Menambahkan baris didalam tabel Download file excel di dalam tabel

Menghapus baris yang dipilih didalam

tabelUpload file excel

Bagaimana cara mengunakan tabel

11

22

33

44

55

1) Toolbar Tabel(daerah untuk posisi tombol common dan tombol bisnis)

2) Header tabel (daerah untuk menampilkan judul dari tiap kolom di dalam tabel)

3) Konten tabel (daerha untuk menampilkan data did lam tabel)

4) Footer tabel (daerah untuk menghitung nilai dari tiap kolom)


Baris telah diubah tapi belum disimpan

Baris akan dihapus dari table setelah Baris telah dibuat

5) Penomoran halaman tabel (daerah penomoran halaman untuk memuat data yang lebih banyak didalam

tabel)


Daftar Isi

1. HOW TO START...........................................................................................................................1

1.1 To start Facility System...................................................................................................................1

2. LELANG (TOP MENU).................................................................................................................3

2.1 Daftar Tuggu................................................................................................................................... 3

2.1.1 Pengelolaan Daftar Tunggu. / Pencarian Daftar Tunggu(Sub Menu).......................................3

2.2 Menyiankan Lelang(Preparing Bid)...............................................................................................10

2.2.1 Pengelolaan Lelang(Bidding Mgt.) / Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) (Sub

Menu) 10

2.2.2 Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) / Pencarian Daftar Pemberitahuan( Searching

Notice List) (Sub Menu)....................................................................................................................... 17

2.3 Mengolah Lelang(Processing Bid)................................................................................................23

2.3.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pencarian Daftar Pemberitahun (Searching Notice & Registering

Bidder) (Sub Menu).............................................................................................................................. 23

2.3.2 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder(Waiting List)) (Sub

Menu) 33

2.3.3 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)

(Informing Bidder(Waiting List) (Sub Menu)........................................................................................39

2.3.4 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying

Bidder(Waiting List)) (Sub Menu)........................................................................................................44

2.3.5 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pecarian Status Lelang(Searching Bid Status) (Sub Menu)..51

2.3.6 Lelang Tertutup(Private Bid) / Pilih Peserta Lelang(Selecting Bidder) (Sub Menu)...............53

2.4 Evaluasi........................................................................................................................................ 60

2.4.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang (Searching Notice &

Bid List) (Sub Menu)............................................................................................................................ 60

2.4.2 Lelang Terbatas / Evaluasi Peserata Lelang (Sub Menu)......................................................66

2.5 Perampungan............................................................................................................................... 71

2.5.1 Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder) (Sub Menu)....................................71

3. KONTRAK (TOP MENU).............................................................................................................76

3.1 Kontrak......................................................................................................................................... 76

3.1.1 Pengelolaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pecarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list

before contract) (Sub Menu)................................................................................................................76


3.1.2 Pengeloaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching

the list under contract) (Sub Menu)......................................................................................................89

3.1.3 Pengolaan Kontrak(Contract Mgt.) / Permohonan Pembaruan Kontrak (Requesting renew

Contract) (Sub Menu).......................................................................................................................... 94

3.1.4 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) / Pecarian Daftar Pembatalan

Kontrak(Searching the list of Cancellation) (Sub Menu)......................................................................99

3.1.5 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) / Pembatalan Kontrak(Cancelling Contract)

(Sub Menu)........................................................................................................................................ 105

4. PENDAPATAN(INCOME) (TOP MENU)........................................................................................108

4.1 Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management).............................................................................108

4.1.1 Registrasi Penggunaan Utilitas(Registering the using) (Sub Menu)....................................108

4.2 Mengeloa Faktur(Managing Invoice)...........................................................................................113

4.2.1 Berdasarkan Ruang(By Space) / Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by

Space) (Sub Menu)............................................................................................................................ 113

4.2.2 Berdasarkan Ruang(By Space) / Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice

by Space) (Sub Menu)....................................................................................................................... 116

4.2.3 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching

Invoice by Contract) (Sub Menu)........................................................................................................119

4.2.4 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering

Invoice by Contract) (Sub Menu).......................................................................................................122

4.2.5 Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) / Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching

terminated Contract) (Sub Menu).......................................................................................................125

5. STATISTICS & REPORT (TOP MENU)........................................................................................128

5.1 Kontrak(Contract)....................................................................................................................... 128

5.1.1 Pencarian Kontrak Sejarah (Searching Contract History) (Sub Menu)................................128

5.2 Ruangan Informasi(Space Information)......................................................................................130

5.2.1 Monthly Rent Space (Sub Menu).........................................................................................130

5.2.2 Monthly Rental Payment (Sub Menu)..................................................................................131

6. PROFIL & LAINNYA(PROFILE & OTHERS) (TOP MENU)............................................................133

6.1 Profil(Profile)............................................................................................................................... 133

6.1.1 Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile) (Sub Menu).....................................133

6.1.2 Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile) (Sub Menu).......................................137

6.2 Pengelolaan Dokumen(Document Management )......................................................................143

6.2.1 Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document List) (Sub Menu)...................................143

6.3 Standar Kontrak(Contract Standard)..........................................................................................145

6.3.1 Pencarian Standar Kontrak(Searching Contract Standard) (Sub Menu)..............................145

6.3.2 Udah Standar Lelang (Modifying Contract Standard) (Sub Menu)......................................146


6.4 Pengelolaan Harga Unit (Unit Price Management).....................................................................148

6.4.1 Mengelola Harga Unit(Managing Unit Price) (Sub Menu)....................................................148


1. Bagaimana Cara Untuk Memulai

1.1 Untuk Memulai Facility System

Buka sebuah Web Browser (Internet Explorer)

'Start Menu → Internet Explorer’ untuk membuka Web Browser.

BagianBagian

11

- 1 -


Login kedalam sistem

Login ke ‘http://ep.batam.go.id/’ menggunakan ID and Password.

Jalani Facility System

- 2 -


http://ep.batam.go.id/

Jalani Facility System dengan meng-click ‘Facility Service’ dari menu atas dimenu utama EP.

Jika mengakses ke system facility, menu ‘Lelang’, ‘Kontrak’, ‘Pendapatan’, ‘Statistics & Report’, and ‘Profil &

Lainnya’ akan ditampilkan. Dan ketika memilih salah satu menu,Sub-menu akan ditampilkan di menu kiri dan

bisa dugunakan dengan mengclick di tiap menu.

Dalam kasus dari menu atas ‘Lelang’, menu-menu akan ditampilkan secara berbeda berdasarkan

departemen user system facility. Itu artinya bahwadalam kasus Biro Umum dan Laut (di Sekupang), hanya

menu yang berhubungan dengan ‘Lelang Tertutup (Private Bid)’ akan ditampilkan selama proses mereka

hanya tugas yang berhubungan dengan ‘Lelang Tertutup(Private Bid)’. Dan dalam kasus ‘Bandara’, menu –

menu yang berhubungan dengan ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’ dan ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’ akan

ditampilkan selama proses mereka berhubungan antara keduanya.

Tetapi menu-menu lainnya akan ditampilkan sama untuk semua departemen.

* User-user yang bekerja untuk Biro Umum dan laut (di

Sekupang).

- 3 -


* User-user yang bekerja untuk Bandara.

※ Referensi : Jika user-user ingin menggunakan system keuangan untuk masalah yang berhubungan

dengan invoice, mereka harus mengajukan permintaan untuk hak akses menggunakan system keuangan.

- 4 -


2. Lelang (Top Menu)

2.1 Daftar Tunggu

2.1.1 Pengelolaan Daftar Tunggu. / Pencarian Daftar Tunggu(Sub Menu)

Pencarian Daftar Tunggu

BagianBagian

22

- 5 -


Gambar di atas adalah tampilan setelah melalui langkah-langkah berikut: ‘Lelang(Bidding) → Daftar

Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar

Tunggu(Search Waiting List)’. Ini dimana proses daftar tunggu(Waiting List) berhubungan dengan Lelang

Terbatas(Limited Bid) dan Lelang Tertutup(Private Bid) yang telah di registrasi dan diatur.

1) Check langkah-langkah berikut: ‘Daftar Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List

Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List) untuk menjalankan program.

- 6 -


2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan

akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti.

- Pilih kondisi pencarian yang lainnya.

3) Click ‘Cari’ tombol pencarian.

4) Ketika tombol ‘Clear’ di-click, seluruh kondisi pencarian akan terhapus dan anda harus memilioh kondisi-

kondisinya lagi.

5) Hasil pencarian dari 3) akan kelihatan didalam tabel, rincian-rincian akan tampil ketika satu baris dipilih

dengan cara di-click 2 kali.

6) Meng-click tombol ‘Register’akan membawa anda ke tampilan dimana pelelang baru telah diregistrasi di

daftar tunggu(Waiting List).

7) Ketika tombol ‘Laporan’ di-click, sebuah tampilan pop-up akan tampil untuk mencetak hasil pencarian.

8) Click tombol ‘ ’ untuk menyimpan hasil pencarian menjadi file excel.

"Business type" menampilkan ruangan yang akan digunakan yang mana akan di sewakan oleh pelelang

didaftar tunggu, Oleh karena itu.dapat digunakan sebagai kondisi pencarian karena pelelang di daftar

tunggu telah di tampilkanberdasarkan ruangan yang digunakan.

"Status" menampilkan apakah ruangan yang diminta oleh pelelang di dalam daftar tunggu telah

dialokasikan untuk pelelang, jika 'Yes', pelelang telah berada di bawah kontrak dengan permintaan

ruangan, dan jika 'No', ruangan belum dialokasikan,jadi pelelang dan berpartisipasi didalam proses

pelelangan. Oleh karena itu, kondisi 'Status' ini dapat digunakan untuk mencari daftar pelelang yang

cocok untuk pelelangan pada saat proses ‘Limited Bidding and Private Bidding'.

Jika 'Status' dari pelelang 'No', informasi yang diregistrasi(Informasi pelelang, informasi tentang dokumen

yang diajukan) tetap bisa dikoreksi.

Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian,sebuah pop-up akan tampill dengan pesan ‘only

- 7 -


search data can be printed’.

Registrasi Daftar Tunggu (Registering Waiting List)

Anda bisa masuk ke halaman ini dengan memilih menu berikut ini : ‘Lelang(Bidding) → Daftar

Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar

Tunggu(Search Waiting List)’, kemudian click tombol ‘Register’. Menu ini dimana menu daftar tunggu(waiting

list) berhubungan dengan Lelang Terbatas(Limited Bid) dan Lelang Tertutup(Private Bid) telah diregistrasi.

When a specific row is selected by double-clicking within the search result page, same screen will show and

the previously registered bidder in the waiting list will be seen. Also, if the status of the waiting bidder is ‘Yes’,

this bidder is on contract and all items can only be searched, if ‘No’, bidder’s eligible for bidding, and capable

- 8 -


of correcting items.

1) Pilih ‘Register’ didalam menu ‘Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’ untuk menjalankan

program.

- Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan

di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti.

- Ketik di tipe pelelang,nama,ID.

- Pilih kegunaan dari penyewaan ruangan,ketik dinama perusahaan atau rincian dari ruangan yang

digunakan.

- Ketik di kolom informasi.

- Click ‘ ’ untuk memilih ‘Tanggal Surat’.

- 9 -


2) Click tombol ‘simpan’.

3) Ketika tombol ‘Document’ dipilih,tampilan ‘Managing Attached Document’ akan muncul secara pop up.

4) Pilih tombol ‘Daftar’ akan membawa anda ke tampilan ‘Pencarian Daftar Tunggu(Waiting List)’.

Bagian yang tersoroti dengan tanda merah adalah item – item yang dibutuhkan. Yang lainnya adalah item

– item opsional.

Disini tidak diperlukan perubahan status ‘No’ ketika registrasi daftar tunggu(Waiting List) yang baru.

JIka status pelelang yang menunggu adalah ‘Yes’,pelelang tersebut sedang berada dalam kontrak dan

semua item hanya dapat dicari. Seluruh kolom dalam tampilan ini tidak aktif.

Ketika registrasi pelelang baru, jika anda meng-click di ‘Dokumen(document)’ sebelum ‘Simpan (save)’,

tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘register new bidder first’.

- 10 -


Mengelola Dokumen Lampiran(Managing Attached Document)

Di menu ini anda bisa registrasi dokumen yang dimasukkan setelah registrasi daftar tunggu, sebuah

tampilan popup akan muncul, daftar dokumen yang sesuai dengan departemen yang dikelola dapat dicari

didalam table.

1)~2) Meng-click 2 kali disetiap baris di ‘Mengajukan’ untuk memilih Status ‘Ada/Tidak’.

3)~5) Jika file telah ada, click tombol cari di ‘File’. Pilih file dan simpan.

6)~7) Pilih tombol untuk registrasi dokumen tambahan.

8) Pilih tombol untuk menyimpan.

9) Click tombol ‘Tutup(Close)’ untuk menutup tampilan popup.

- 11 -


Cetak Daftar Tunggu (Printing Waiting List)

Ini adalah tampilan ‘report’ setelah memilih langkah berikut: ‘Lelang(Bidding) → Daftar Tunggu(Waiting List)

→ Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’

setelah itu click ‘Laporan’. Anda bisa mencetak hasil pencarian dari sini.

1) Click ‘Laporan’ setelah mencari di ‘Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’ akan tampil popup.

2) Tombol Cetak berada di atas akan mencetak hasilnya.

2.2 Menyiankan Lelang(Preparing Bid)

2.2.1 Pengelolaan Lelang(Bidding Mgt.) / Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) (Sub Menu)

- 12 -


Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)

‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid Management) →

Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’ akan membawa anda ke tampilan ini.Semua pelelangan(baik

sebelum maupun sedang dalam pelelangan) dapat dicari. Spesifikasi pelelangan (Nomor

pelelangan,tipe,judul,dan informasi ruangan) setiap departemen bisa di periksa disini.

1) Pilih ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’ dari menu kiri.

- 13 -




- Pilih Jenis (Bidding type) (Terbuka / Terbatas / Tertutup)

- Pilih kondisi pencarian lainnya..

3) Click tombol cari ‘Cari’.

4) Anda bisa mengulang kembali pencarian dengan meng-click tombol ‘Clear’.

5) Hasil pencarian dari 3) akan kelihatan didalam tabel, rincian-rinciannyaakan muncul ketika salah satu

baris dipilih dengan meng-click 2 kali.

6) Click tombol ‘Register’ untuk registrasi sebuah Lelang (Bidding) baru.

7) Ketika tombol ‘Laporan’ di click, tampilan pop-up akan tampil untuk mencetak hasil pencarian.

Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian, sebuah tampilan pop-up akan muncul dengan

pesan ‘only search data can be printed’.

- 14 -


Mengelola Informasi Lelang (Managing Bid information)

‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid Management) →

Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) kemudian ‘Register’ akan membawa anda ke tampilan ini

dimana anda bisa registrasi informasi dasar dari sebuah pelelangan dan ruangan yang sesusai dandaftar

dari dokumen yang dimasukkan.

1) Dari menu kiri ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’, kemudian tombol ‘Register’.

- 15 -


2) Masukkan Informasi dasar pelelangan.


di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. Pilih tipe pelelangan di Informasi

dasar Lelang(Bidding).

- Masukkan Judul ‘Title’.

3) Click ‘Pilih Ruangan (Select Space)’ untuk memunculkan tampilan ‘Pencarian Daftar Ruangan

(Searching Space List)’.

- 16 -


Pencarian Daftar Ruangan (popup)

Diantara Ruangan (Space), Daftar Ruangan (Space) yang ‘Kosong (empty)’ dapat dicari dan dipilih.

4) Pilih kondisi pencarian di tampilan pop-up.

- Departemen yang dipilih telah di tandai di tampilan registrasi Lelang (Bidding).

- Pilih diantara ‘Bangunan(Building)’, ‘Ruangan No.(Space No.)’, ‘Usaha(Usage)’.

5) Click tombol ‘Cari’.

6) Ruangan ‘kosong(empty)’ yang cocok dengan kondisi pencarian akan dicari.

7) Meng-click 2 kali dibaris yang sesuai.

8) Pop-up akan ditutup, Ruangan yang sesuai dengan baris yang dipilih akan dimasukkan ke tampilan

Lelang (Bidding).

9) Tipe di kolom yang berhubungan untuk Lelang (Bidding).

10) Click tombol ‘Simpan(Save)’.

11) Click tombol ‘Dokumen(Document)’ untuk menampilkan tampilan ‘Managing Submitted Document’.

- 17 -


8) Pop-up akan ditutup, Ruangan yang sesuai dengan baris yang dipilih akan dimasukkan ke tampilan

9) Tipe di kolom yang berhubungan untuk Lelang (Bidding).

10) Click tombol ‘Simpan(Save)’.

11) Click tombol ‘Dokumen(Document)’ untuk menampilkan tampilan ‘Managing Submitted Document’.

No. Lelang (Bidding No.) akan otomatis dibuat ketika menyimpan Lelang (Bidding).

Harga Lelang (Bidding Price) di set ‘0’ sebagai standart, tidak perlu memasukkan harga lelang jika tidak

ada harga lelang.

Ketika registrasi pelelang baru, jika anda meng-click di ‘Dokumen(document)’ sebelum ‘Simpan (save)’,

sebuah tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘register new bidder first’

- 18 -


Mengelola Dokumen Yang telah DIserahkan (popup)

Dalam tampilan ini anda bisa registrasi dokumen yang dibutuhkan untuk Lelang (Bidding). Daftar dokumen

yang di atur oleh departemen yang sesuai akan dicari,Pengaturan standart dari ‘Mengajukan(Submit)’

adalah ‘Tidak (No)’.

1) Dari menu kiri ‘Mengelola informasi Lelang (Managing Bid information)’, kemudian tombol ‘Dokumen’.

2) Meng-click 2 kali disetiap baris di ‘Megajukan (Submit)’, lalu click ‘Ada (Yes)’.

3) Click tombol untuk menyimpan.

4) Click tombol ‘Tutup’ untuk menutup pop-up.

- 19 -


Daftar dokumen yang ditampilkan di dalam table adalah dokumen yang diregistrasi di menu ‘Profil &

Lainnya(Profile & Others) / Document Management’.

Mencetak Daftar Lelang - Laporan

Tampilan Pop-up laporan akan muncul dengan meng-click tombol ‘Laporan (print)’ setelah memilih langkah

menu berikut ini: ‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid

Management) → Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’. Disini anda bisa mencetak hasil pencarian

dari halaman ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’.

1) Click tombol ‘Laporan (Print)’ setelah memilih ’Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’.

2) Cetak dengan meng-click tombol cetak dari menu atas.

- 20 -


- 21 -


2.2.2 Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) / Pencarian Daftar Pemberitahuan( Searching Notice List) (Sub Menu)

Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)

Ini adalah tampilan yang akan muncul ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan

Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan

(Searching Notice List)’. Didalam program ini, anda bisa mencari pemberitahuan tentang Lelang Terbuka

(Full Bid) yang diregistrasi dimenu ‘Pengelolaan Lelang’ dan pindah ke tampilan untuk registrasi da

mengelola pemberitahuan baru.

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan

Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’.

- 22 -


2) Pilih kondisi pencarian



- Pilih ‘Tanggal’ dengan meng-click tombol .

- Pilih atau masukkankondisi pencarian lainnya.

3) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian di kembalikan ke awal.

4) Click tombol ‘Cari’.

5) Hasil telah dicari di dalam table, dan jika anda meng-click 2 kali diantara salah satu baris, pemberitahuan

yang diregistrasi bisa diperiksa, dan kemudian pindah ke tampilan ‘Mengelola Pemberitahun’.

6) Jika click tombol ‘Register’, akan pindah ke tampilan ‘Mengelola Pemberitahun’ untuk registrasi

pemberitahuan baru.

7) Jika click tombol ‘Laporan’ setelah pencarian, popup laporan akan terbuka untuk mencetak hasil

pencarian.

Bagian ‘Lelang Count’ artinya jumlah lelang yang diregistrasi dalam satu pemberitahuan.

Status Pemberitahuan terbagi atas Menyiapkan(Prepare) yang mana baru diregistrasi,

Mengolah(Process) yang mana sedang dalam proses, Perampungan(complete) dimana pemberitahuan

dalam jangka habis waktu dan Batal(Cancel) dimana telah dibatalkan. Dan dalam tampilan ini, semua

pemberitahuan akan ditampilkan kecuali Perampungan (complete). Tetapi status ‘Kontrak(Contract)’ bisa

- 23 -


diperiksa oleh lelang-lelang,Oleh karena itu,itu tidak dicari dimenu pemberitahuan.

Mengelola Pemberitahuan(Managing Notice )

Tampilan ini ditampilkan dengan meng-click tombol ‘Register’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) →

Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar

Pemberitahuan (Searching Notice List)’. D dalam tampilan ini, anda bisa registrasi pemberitahuan untuk

Lelang Terbuka (Full Bid) yang diregistrasi dimenu ‘Pengelolaan Lelang’.

1) Click tombol ‘Register’ setelahmemilih menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) →

Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan’.

- 24 -


2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan


3) Masukkan ‘No. Peringatan’ dan click tombol untuk mengecek duplikasi data.

- Jika yang dimasukkan ‘No. Peringatan’ tersedia,

- Jika data duplikasi atau tidak dimasukkan, pesan berikut akan muncul.

- 25 -


4) Masukkan ‘Judul’ dan pilih ‘Masa Peringatan’ dengan memilih tombol .

- Tetapi, Tanggal ‘Masa Peringatan’ telah diatur setelah tanggal registrasi(today). Karena, Pada saat

registrasi pemberitahuan, status pemberitahuan yang diregistrasi adalah ‘Menyiapkan(Prepare), dan status

berubaha menjadi ‘Megolah(Process)’ dengan membandingkan tanggal pemberian(today) dan tanggal mulai

pemberitahuan pada waktu yang sama(setiap hari 6 a.m.). itu artinya bahwa jika anda mengatur tanggal

mulai pemberitahuan dan itu telah jam 6 a.m., status tidak berubah dan pemberitahuan tidak diproses.

5) Jika click tombol , tampilan ‘Pencarian Daftar Lelang(popup)’ akan muncul untuk memilih

Lelang(Bidding) yang diregistrasi menjadi Terbuka.

Pencarian Daftar Lelang(popup)

- 26 -


Dalam tampilan ini, hanya Lelang yang mana Jenis telah diregistrasi sebagai ‘Terbuka’ didalam tampilan

‘Megelola Informasi Lelang’ telah dicari.

6) Periksa jika‘Departemen’ telah diatur sebagai pilihan didalam ‘Mengelola Pemberitahuan’ dan pilih kondisi

pencarian lainnya.

7) Jika click tombol ‘Clear’ ditampilan popup,kondisi pencarian akan kembali ke awal.

8) Jika click tombol ‘Cari’ ditampilan popup, Lelang yang diregistrasi sebagai ‘Terbuka’ dicocokan dengan

kondisi pencarian bisa dicari.

9) Jika click diantara salah satu baris didalam kolom hasil, popup ditutup danpilih baris yang diinput didalam

‘Daftar Peserta Lelang’ table dari tampilan ‘Mengelola Pemberitahuan’.

10) Masukkan Informasi yang berhubungan dengan pemberitahuan.

11) Jika click tombol ‘Simpan’,rincian registrasi disimpan.

12) Jika click tombol ‘Daftar’, akan pindah ketampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahun’untuk mencari

pemberitahuan.

13) Jika pilih tombol ‘Batal’, ‘Pembatalan Pemberitahuan(popup)’ akan muncul untuk registrasi pembatalan

pemberitahuan.

- 27 -


Pembatalan Peringatan(popup)

14)Pilih ‘Tanggal Pembatalan’ dengan meng-click tombol, dan masukkan’alasan pembatalan’.

15) Jika click tombol ‘Simpan’, seluruh data akan tersimpan.

16) Jika click tombol ‘Tutup’, tampilan ‘Pembatalan Pemberitahuan(popup)’ ditutup.

Cetak Daftar Pemberitahuan - Laporan

- 28 -


Tampilan Pop-up akan tampil dengan meng-click ‘Laporan (print)’ setelah memilih menu berikut:

‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) →

Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. Dalam tampilan ini, anda bisa registrasi

pemberitahuan untuk Lelang Terbuka(Full Bid) yang telah diregistrasi di menu ‘Pengelolaan Lelang’.

1) Click ‘Laporan (Print)’ setelah memilih ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’.

2) Cetak dengan meng-click tombol Cetak dari menu atas.

- 29 -


2.3 Mengolah Lelang(Processing Bid)

2.3.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice & Registering Bidder) (Sub Menu)

Pencarian Daftar Pemberitahuan(Searching Notice & Registering bidder)

Tampilan ini ditampilkan dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) →

Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’.

Di dalam tampilan ini, pemberitahuan dengan tanggal hari ini diantara pemberitahuan yang telah diregistrasi

bisa dicari, dandapat dipindahkan ke tampilan registrasi pelelang-pelelang.

1) Click menu, ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) →

Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’.

- 30 -




- Masukkan ‘No.Peringatan’.

3) Jika click tombol ‘Clear’,kondisi pencarian akan kembali ke awal.

4) Click tombol ‘Cari‘.

5) Jika meg-click 2 kali disalah satu baris diantara kolom hasil,itu akan masuk ke tampilan ‘Pencarian

Informasi Pemberitahuan’.

Ketika registrasi pemberitahuan didalam menu ‘Pengelolaan Pemberitahuan’,status nya adalah

‘Menyiapkan(Preparing)’, Jika tanggal mulai pemberitahuan adalah hari ini, Status berubah menjadi

‘Mengolah (Processing)’, dan jika masa periode pemberitahuan telah selesai, status akan berubah

menjadi ‘Perampungan(Complete)’.

Hanya pemberitahuan dengan masa periode yang termasuk hari ini bisa dicari di dalam ‘Pencarian Daftar

Pemberitahuan’ dan itu artinya dengan status ‘Mengolah(Processing)’.

- 31 -


Pencarian Informasi Pemberitahuan (Searching Notice Information)

Tampilan ini ditampilkan ketika meng-click 2 kali hasil pencarian setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) →

Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan

(Searching Notice List & Registering Bidder)’. Anda bisa memeriksa rincian-rincian tentang pemberitahuan

dan registrasi pelelang yang berpartisipasi didalam Lelang. Anda bisa registrasi pelelang-pelelang akapan

saja selama dalam masa pemberitahuan.

1) Meng-clic 2 kali pada salah satu baris diantara hasil pencarian setelah memilih menu: ‘Lelang(Bidding)

→ Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan

(Searching Notice List & Registering Bidder)’.

2) Jika click salah satu baris didalam tabel ‘Daftar Lelang’, itu akan dicari jika pelelang telah diregistrasi

ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’.

- 32 -


3) Lelang –lelang yang diregistrasi di tabel ‘Daftar Lelang’ bisa dicari, dan jika meng-click pada salah satu

baris, tampilan ‘Pencarian Informasi Detil Lelang(popup)’ akan muncul untuk diperiksa informasi rincian-

rincian tentang lelang.

Pencarian Informasi Pemberitahun (Searching Notice Information)

Anda dapat memeriksa informasi lelang dan daftar dokumen yang dimasukkan terregistrasi di menu

‘Menyiapkan Lelang (Preparing Bid) -> Pengelolaan Lelang (Bidding Management) ’.

4) Periksa informasi detil tentang Lelang dan click tombol ‘Close’ dan kemudian tampilan popup tertutup.

5) Jika click tombol di tool Bar tabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan ‘Registrasi Peserta Lelang &

Proposal(popup) (Register Bidder & Proposal)’ untuk registrasi pelelang baru akan muncul. Dan kemudian

muncul ‘Lelang Informasi tap’

- 33 -


Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Lelang Informasi tap

Tampilan ‘Registrasi Peserta & Proposal(popup)’ adalah untuk registrasi, mengubah dan mencari pelelang

yang mau berpartisipasi di ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’. Anda bisa mengatur pelelang, proposal dan dokumen

yang dimasukkan.

Siapa pun bisa mengajukan Lelang untuk ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’. Tetapi, hanya pelelang yang

terregistrasi di dalam menu, ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu(Waiting List)’ yang mampu untuk

berpartisipasi di ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’ dan ‘Lelang Tertutup(Private Bid)’.

Penggunaan Ruangan lelang dan penggunaan yang digunakan oleh pelelang harus dipilih sama.

Bagian yang ada tanda merah harus perlu di masukkan.

- 34 -


6) Masukkan nama dan id dari ‘Peserta Lelang’ .

7) Pilih ‘Jenis Usaha’ dan masukkan rinciannya.

8) Jika click tombol untuk memasukkan ‘Alamat’, tampilan untuk mencari alamat akan muncul.

Masukkan kota atau alamat dan cari. Dan kemudian click 2 kali disalah satu baris di dalam daftar.

9) ‘detail address’ dan ‘Telepon’ seharusnya perlu dimasukkan dan lainya bisa di masukkan sebagai

tambahan.

- 35 -


10) Jika click tombol ‘Simpan’, itu akan tersimpan.

11) Click Tab ‘Proposal’ untuk registrasi proposal pelelang – pelelang.

Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Proposal tap

- 36 -


Nilai standart diatur di Tab ‘Proposal’. Oleh karena itu, jika tidak ada proposal, data default akan

tersimpan. Dan detil dari proposal digunakan untuk evaluasi jadi itu dapat berubah pada saat kontrak.

- Harga Sewa : 0

- Jenis Konsesi : Tidak, Tarif Konsesi : 0

- Jenis Listrik : Tidak, Harga Daya : 0

- Jenis Penguanan Air : No, Harga Unit : 0

- Jenis Deposit : No. Jumlah Deposit : 0

12) Pilih harga lelang, masa penggunaan,Penggunaan(Use items).

13) Click tombol ‘Simpan’.

14) Click Tab ‘Dokumen’ untuk registrasi dokumen yang dimasukkan oleh pelelang.

- 37 -


Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Proposal Tab

Didalam tab ini, anda dapat memilih jika pelelang memasukkan dokumen atau tidak. Dan jika file lain telah

ada, anda bisa registrasikan itu.

15) click 2 kali ‘Mengajukan’ untuk memilih ‘Tidak / Ada’.

16) Ketika file lain telah ada, jika anda click tombol dari bagian ‘file’,tampilan popup untuk upload file

akan terbuka.

- 38 -


17) JIka anda meng-click tombol ‘Simpan’, detail yang dimasukkan akan tersimpan.

18) Jika click tombol ‘Close’, tampilan popup tertutup.

19) Informasi pelelang terregistrasi di ‘Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup)’ bisa dicari ditabel

‘Daftar Peserta Lelang’.

20) Jika anda click 2 kali pelelang yang terregistrasi ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan popup untuk

mengecek detil registrasi akan muncul.

- 39 -


21) Jika click tombol ‘Daftar’,akan pindah ke tampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan(Searching Notice

List)’.

22) Click tombol ‘Laporan’ dan tampil tampilan popup laporan.

Pelelangan yang berpartisipasi di setiap lelang bisa di registrasi dan diubah kapan saja selama dalam

- 40 -


masa pemberitahuan.

Cetak Daftar Peserta Lelang per Lelang - Laporan

Tampilan Pop-up akan tampil dengan meng-click ‘Laporan (print)’ setelah tampilan ditampilkan ketika meng-

click 2 kali hasil pencarian setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding)

→ Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering

Bidder)’. Dalam tampilan ini, anda bisa melaporkan pemberitahuan/informasi lelang dan peserta lelang yang

berpartisipasi di dalam lelang yang telah registrasi.

1) Click ‘Laporan(Print)’ setelah menampilkan ‘Pencarian Innformasi Pemberitahuan’ (Searching Notice

Information)’ ketika meng-click 2 kali satu baris di tampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan’.

2) Cetak dengan meng-click tombol cetak dari menu atas.

- 41 -


2.3.2 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder(Waiting List)) (Sub Menu)

Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder (Waiting List))

Tampilan ini ditampilkan dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) →

Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder)’. Anda bisa

memeriksa daftar lelang-lelang yang diregistrasi di ‘Lelang Terbatas’ (Limited Bidding) dan Pelelang(Waiting

List), Setelah itu pindah ketampilan ‘Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)-Detil’ untuk memilih

pelelang(Waiting List) agar berpartisipasi di Lelang.

- 42 -


1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited

Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)(Pilih pelelang(Waiting List))’.

2) Pilih kondisi pencarian.

- Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan


- Click tombol untuk memilih tanggal aplikasi.

3) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian akan kembali ke awal.

4) Jika click tombol ‘Cari’, ‘Lelang Terbatas(Limited Bidding)’ bisa dicari sesuai dengan kondisi pencarian

5) Jika click salah satu baris di table pencarian, Pelelang yang dicari di tabel ‘Daftar Peserta Lelang’ jika

ada pelelang yang dipilih (Dalam kasus ini bahwa ‘Lelang Count’ tidak sama dengan ‘0’). Dalam hal lain,

JIka tidak ada pelelang yang dipilih (Dalam kasus ini bahwa‘Lelang Count’ adalah ‘0’), itu tidak bisa

dicari.

6) Jika click 2 kali di salah satu baris ditable pencarian, itu pindah ketampilan ‘Memilih Peserta

Lelang(Daftar Tunggu)-Detil’ untuk memilih pelelang.

7) Jika memilih Lelang dan meng-click tombol ‘Laporan’, tampilan popup ‘report’ akan muncul untuk

mencetak daftar pelelang yang berpartisipasi dalam lelang.

- 43 -


Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)-Detail (Selecting Bidder (Waiting List) –Detail)

Tampilan ini ditampilkan dengan cara click 2 kali disalah satu baris dui daftar lelang setelah memilih menu

‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Memilih

Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder (Waiting List))’. Anda bisa memilih pelelang yang

berpartisipasi pada ‘Lelang Terbatas’ (Limited Bidding). Setiap pelelang memiliki tujuan penggunaan dan tipe

bisnis yang sama sebagai Lelang yang dicari dimenu ‘Daftar Tunggu’ dan bisa dipilih.

1) Click 2 kali satu lelang setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding)

→ Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Memilih pelelang (Waiting

List))’.

2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup akan muncul untuk memeriksa daftar dokumen yang akan

dimasukkan.

- 44 -


3) Pelelang-pelelang yang menunggu diregistrasi dimenu ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu’ bisa dicari

ditabel ‘Daftar Tunggu’. Dan jika diclick 2 kali di salah satu baris, ‘Informasi Detil Peserta Lelang(popup)’

akan muncul untuk memeriksa informasi detil tentang pelelang yang menunggu.

Informasi Detil Peserta Lelang(popup)

- 45 -


5) Jika click tombol ‘Close’ setelah memeriksa detilnya ditampilan ‘Informasi Detil Peserta(popup)’, popup

ditutup.

6) Periksa pelelang menunggu yang tersedia di tabel ‘Daftar Tunggu’.

7) Jika click tombol ‘Simpan’, pelelang menunggu yang dipilih akan tersimpan.

8) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ketampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’.

9) Jika mencari lelang ditampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’,pilih pelelang yang dicari di tabel

'Daftar Philih Peserta Lelang’.

Pelelang yang dicari ditabel ‘Daftar Unggu’, Ketika memuat tampilan ‘Memilih Peserta Lelang-Detil’, are

Pelelang menunggu(Waiting List) yang diregistrasi dimenu ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu’. Semua

pelelang menunggu memiliki penggunaan yang sama dan tujuan yang sama bisa dicari. Tetapi, Pelelang-

pelelang menunggu yang telah berada dibawah kontrakakan akan di keluarkan(excluded)(Ketika status

pelelang menunggu adalah‘Y’)

Hanya pelelang yang terpilih diantara pelelang –pelelang menunggu yang dapat berpartisipasi di dalam

lelang dan pindah ke tahap selanjutnya ‘Lelang Terbatas’.

Anda bisa memeriksa daftar dan jumlah pelelang ditampilan ’Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’

termasuk daftar pelelang – pelelang menunggu.

- 46 -


Cetak Peserta Lelang (Printing Bidder List)

Tampilan ini untuk mencetak setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing

Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder

(Waiting List))’.

1) Pilih dan jalankan menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang

Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder(Waiting List))’ .

2) Jika memilih salah satu baris di daftar pencarian lelang, daftar pelelang yang berpartisipasi bisa dicari

di table ‘Daftar Peserta Lelang’.

3) jika click tombol ‘Laporan’,tampilan popup ‘report’ akan muncul untuk mencetak pelelang – pelelang

yang berpartisipasi dalam lelang.

4) Jika anda memilih fungsi cetak di toolbar pada atas tampilan ‘Report’, itu akan dicetak.

- 47 -


Untuk mencetak, Anda pertama kali harus memilih lelang ditampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar

Tunggu)’. Akhirnya,daftar pelelang menunggu yang berpartisipasi pada lelang yang terpilih akan dicetak.

2.3.3 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder(Waiting List) (Sub Menu)

Pemberitahuan kepada Peserta Lelang (Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))

Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) →

Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder

(Waiting List))’. Itu akan pindah ke tampilan untuk registrasi dan mencari cara pemberitahuan, tanggal dan

- 48 -


konten dari lelang untuk pelelang(Waiting List) yang dipilih di tampilan ‘Pilih Peserta Lelang’.

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’.



3) Jika click tombol pencarian , tampilan popup ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan muncul untuk memilih

lelang.

4) Pilih kondisi pencarian pada tampilan popup.

- Untuk ‘Departemen’, ketika memuat tampilan, Nilai Departemen yang dipilih pada tampilan

‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ telah diatur.

- Masukkan kondisi pencarian lainnya.

5) jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pencarian akan kembali ke awal.

6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang cocok dengan kondisi telah dicari di table ’Daftar Lelang’.

- 49 -


7) jika click 2 kali di salah satu baris ditabel pencarian, tampilan popup ditutup dan pada waktu yang sama,

lelang yang dipilih telah dimasukkan di ‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta

Lelang(Daftar Tunggu)’.

8) Jika click tombol ‘Cari’, rincian - rincian lelang yang cocok dengan kondisi dan daftar pelelang yang

terpilih akan dicari.

9) jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian kembili ke awal.

10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa dokumen yang dimasukkan untuk lelang

akan muncul.

11) Jika click 2 kali pada salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’, itu pindah ke tampilan

‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang – Detil’ untuk mengelola informasi yang berhubungan

pemberitahuan.

Daftar Lelang yang dicari di ‘Pencarian Nomor Lelang(popup)’, dimana anda bisa memilih jumlah lelang,

dimana lelang – lelang yang pelelang menunggu telah diregistrasi sebagia ‘Lelang Terbatas’ dan dapat

dipilih.

Hanya pelelang yang dipilih di menu ‘Pilih Peserta Lelang’ akan dicari ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’.

- 50 -


Pemberitahuan kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) – Detil (Informing Selected Bidder(Waiting List)-

Detail)

Tampilan ini ditampilkan ketika click 2 kali pada salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’ setelah

memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’. Anda bisa registrasi

dan mencari informasi yang berhubungan dengan lelang yang diberutahukan keapda pelelang yang terpilih.

1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’, dan click 2 kali di

salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’.

- 51 -


2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan oleh

pelelang akan muncul.

3) Click tombol dan pilih ‘Tanggal Inform’, tanggal ‘Tanggal Balasan’.

4) Pilih cara pemberitahuan lelang kepada pelelang.

5) Masukkan isi pemberitahuan kepada pelelang.

6) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian yang dimasukkan akan tersimpan.

7) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah ketampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’,

dan rincian registrasi akan ditampilakn ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’.

8) Ulangi 1)~7) untul semua pelelang yang dicari ditampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar

Tunggu)’.

- 52 -


2.3.4 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder(Waiting List)) (Sub Menu)

Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder(Waiting List))

Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) →

Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’.

Anda bisa mencari partisipasi pelelang dan proposal setelah pemberitahuan lelang dan registrasi baru.

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’.

- 53 -




3) Jika click tombol cari , tampilan ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan muncul untuk memilih lelang.

4) Pilih kondisi pencarian di jendela popup.

- Untuk ‘Departemen’, nilai departemenyang dipilih ditampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’

telah di atur ketika memuat tampilan.

- masukkan kondisi lainnya.

5) Jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pencarian akan kembali ke awal.

6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang sesuai dengan kondisi pencarian akan dicari di tabel ‘Daftar

Lelang’.

7) Jika click 2 kali di salah satu baris di table hasil di popup, popup akan tertutup dan lelang yang dipilih

akan dimasukkan di ‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’.

8) Jika click tombol ‘Cari’, rincian lelang dan daftar dari pelelang yang dipilih akan dicari.


- 54 -


10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk

lelang akan muncul.

11) Jika click 2 kali di salh satu baris ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, itu pindah ke tampilan ‘Balasan

Peserta Lelang – Detil’ untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan ‘Replying’.

12) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan ‘report’ akan muncul untuk mencetak.

Hingga Partisipasi registrasi dari pelelang dan proposal telah diregistrasi, ‘Balasan’ and ‘Proposal’ ditabel

‘Daftar Peserta Lelang’ akana tampil sebagai ‘N’.

- 55 -


Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) – Detil (Replying Bidder(Waiting List)-Detail)

Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kali di salah satu baris di tabel ‘Daftar Peserta Lelang’ Setelah

memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List)). Anda bisa registrasi dan mencari

informasi tentang parrtisipasi pelelang dan proposal.

1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’, dan click 2 kali salah satu bqris di

table ‘Daftar Peserta Lelang’.

- 56 -


2) Jika click tombol ‘Detil Informasi’, popup untuk mencari informasi rincian tentang pelelang akan muncul.

3) Periksa rincian informasi tentang pelelang dandaftar dokumen yang dimasukkandipopup dan click

tombol ‘Close’, dan kemudian popup tertutup.

4) Click tombol dan pilih tanggal ‘Tanggal Balasan’.

5) Pilih ‘Proposal’.

6) Masukkan ‘Harga Sewa’.

- Jika Pelelang memiliki proposal harga,masukkan harga.

- Jika tidak,gunakan nilai standart, ‘0’, sebagi ‘Harga Unit’ yang akan diajukan pada saat kontrak.

7) Pilih kondisi kontrak dan masukkan nilai – nilainya.

- 57 -


8) Jika click tombol ‘Simpan’,rincian yang dimasukkan akan tersimpan.

9) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ke tampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’,

‘Balasan’ dan ‘Proposal’ akan berubah menjadi ‘Y’ di dalam tabel ‘Daftar Peserta Lelang’.

10) Ulangi 1)~9) untuk semua pelelang di dalama table ‘Daftar Peserta Lelang’.

KOndisi proposal akan di set sebagai default ketika memuat tampilan. Olek karena itu, jika tidak ada

proposal yang special, anda bisa memilih ‘Tanggal Balasan’ dan ‘Proposal’ dan click tombol simpan

karena kondisi dan harga dapat di putuskan di menu kontrak.

- Harga Sewa : 0

- Jenis Konsesi : Tidak, Tarif Konsesi : 0

- Jenis Listrik : Tidak, Harga Daya : 0

- Jenis Penguanan Air : No, Harga Unit : 0

- Jenis Deposit : No. Jumlah Deposit : 0

- 58 -


Cetak Balasan Peserta Lelang (Printing Bidder’s Reply)

Tampilan ini ditampilkan ketika meng-click tombol ‘Laporan’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) →

Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar

Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’. Anda bisa mencetak informasi lelang yang dicari di tampilan

‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ dan dibalas oleh pelelang.

1) Jika memilih dan menjalankan menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang

Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’ dan

meng-click tombol ‘Laporan’,popup untuk mencetak akan muncul.

2) Click tombol cetak diatasa tampilan popup.

- 59 -


2.3.5 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pecarian Status Lelang(Searching Bid Status) (Sub Menu)

Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status)

Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) →

Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status)’. Anda bisa memeriksa

status kemajuan ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’.

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) →

Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status)’.

- 60 -





- Click tombol dan pilih tanggal untuk pencarian.

3) JIka click tombol ‘Clear’,kondisi pencarian akan kembali ke awal.

4) Jika click tombol ‘Cari’,hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari.

5) Jika click salah satu baris di tabel ‘Daftar Lelang’, Anda bisa mencari pelelang – pelelang yang dipili

ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’ dan memeriksa status kemajuannya.

Tampilan ini digunakan untuk menampilkan kemajuan dari ‘Lelang Terbatas’ jadi anda bisa memeriksa

jumlah pelelang yang berpartisipasi pada setiap tahap dari lelang dan informasi.

- 61 -


2.3.6 Lelang Tertutup(Private Bid) / Pilih Peserta Lelang(Selecting Bidder) (Sub Menu)

Pilih Peserta Lelang(Selecting Bidder)

Ikuti langkah menu berikut : ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang Tertutup

(Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ akan membawa anda kesini. Anda bisa mencari

Lelang Tertutup (private bid) ketika registrasi Lelang (Bidding), dan setelah menilai(evaluasi) tiap

lelang,informasi pelalang-pelelang(Peserta Lelang) bahwa telah dikonfirmasi dan bisa diperiksa.

- 62 -


1) Click ‘Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dari menu kiri.




- Masukkan No. Lelang (bidding No.)

- Pilih Tanggal dengan meng-click .

3) Click ‘Cari’.

4) Kondisi pencarian akan kembali ke awal ketika meng-click ‘Clear’.

5) Setelah 3), hasil pencarian akan bisa dilihat didalam table.

6) Click 2 kali bariskan menampilkan rincian-rinciannya(Pilih Peserta Lelang – detil).

7) Click ‘Laporan’ akan memberikan anda tampilan pop-up untuk mencetak hasil.

Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian, tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘only

search data can be printed’.

- 63 -


Pilih Peserta Lelang – Deitl (Selecting Bidder - Detail)

Setelah mencari dengan melalui langkah –langkah berikut: ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang

(Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’, click 2 kali akan

membawa anda kesini. Disini dimana daftar tunggu untuk Lelang Tertutup (Private Bid), dan proposal –

proposal diregistrasi dan setiap pelelang dinilai(dievaluasi).

1) Pilih ‘Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dari menu kiri, kemudian click 2 kali salah satu baris akan

menghasilkan informasi lelang.

- 64 -


2) Click ‘Dokumen(Document)’ akan menampilkan sebuah pop-up dengan daftar dokumen yang perlu

dimasukkan.

- 65 -


3) Click di tab ‘Peserta Lelang Informasi’.

4) Click ‘Pilih (Select)’ untuk menampilakn pop-up ‘Pecarian Peserta Lelang (Daftar Tuggu)’ untuk memilih

dari daftar tunggu.

Pecarian Peserta Lelang (Daftar Tuggu)

- 66 -


Anda bisa mencari dam memilih pelelang menunggu yang diregistrasi disini, hanya bagian yang diajukan

oleh pelelang dan cocok dengan tujuan penggunaan lelang – lelang yang akan dicari.

5) Click ‘Cari’ didalam tampilan pop-up ‘Pecarian Peserta Lelang’.

6) Pilih pelelang menunggu yang dicari dari‘Pecarian Peserta Lelang’ dengan meng-click 2 kali.

7) Pop-up akan tertutup, informasi pelelang menunggu dan dokumen yang dimasukkan akan dimasukkan

di Tab ‘Peserta Lelang Informasi’.

- 67 -


8) Click tab ‘Proposal’.

9) Tipe di kondisi proposal seperti ‘Harga Sewa’, ‘Masa Sewa’, dll.

- Pilih kondisi – kondisi seperti ‘Jenis konsesi’, ‘Jenis Listrik’, ‘Jenis Penggunaan Air’, ‘Jenis Deposit’, dan

‘Harga’.

10) Click ‘Simpan’ untuk menyimpan, dan mengaktifkan ‘Daftar Peserta Lelang’, informasi pelelang –

pelelang yang dimasukkan akan di tambahkan ke dalam table.

11) Pilih pelelang akhir dari table, tipe di Tanggal Konfirm (Confirm date), Informasi Komfirmer (confirmer),

kemudian click ‘Konfirmasi’.

12) Informasi sesuai pelelang – pelelang yang dipilih dari tabel - Status, Tanggal Konfirm, Pengkonfirmasi

akan di tampilkan.

13) Click ‘Daftar’ akan membawa anda kehalaman ‘Pilih Peserta Lelang’, nama pengkonfirmasi pelelang -

plelang di ‘Peserta Lelang’ akan ditampilkan.

- 68 -


Ulangi 3) ~ 10) untuk registrasi pelelang –pelelang yang lebih dari satu.

Click ‘Peserta Lelang Informasi’ dan ‘Proposal’ dibawah ‘Daftar Peserta Lelang’ untuk memeriksa

informasi pelelang –pelelang yang diregistrasi dan rincian – rincian proposal.

- 69 -


Cetak Balasan Peserta Lelang (Printing Bidder’s Reply)

Setelah mencari dengan mengikuti langkah-langkah berikut: ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang

(Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’, click tombol

‘Laporan’ dan tampilan ‘report’ akan di tampilkan. Laporan yang ada di daftar ‘Lelang Tertutup (Private Bid)’

dan peserta lelang yang dikonfirmasi per lelang.

1) JIka memilih dan menjalankan menu ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang

Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dan meng-click tombol ‘Laporan’, tampilan

popup untuk mencetak akan muncul.

2) Click tombol cetak di atas tampilan popup.

- 70 -


- 71 -


2.4 Evaluasi

2.4.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang (Searching Notice & Bid List) (Sub Menu)

Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang (Searching Notice & Bid List)

Tanpilan ini ditampilkan ketikaa memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang

Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Anda

bisa mencari lelang –lelang yang berhubungan dengan pemberitahuan dan pindah ke tampilan

penilaian(evaluasi) lelang.

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian

Pemberitahuan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’.

- 72 -





- Click dan pilih periode untuk pencarian. Pencarian periode akan dibandingkan dengan periode

pemberitahuan.

3) Click ‘Clear’ akan mengembalikan semua bagian pencarian ke inisialisasi awal.

4) Jika click tombol ‘Cari’, pemberitahuan dengan periode pemberitahuan akan dicari di table ‘Daftar

Peringatan’.

5) Jika click salah satu baris ditabel ‘Daftar Peringatan’, daftar lelangakan dicari di table ‘Daftar Lelang’.

6) Jika anda click 2 kali disalh satu baris diantara lelang –lelang di tabel ‘Daftar Lelang’, itu pindah

ketampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang – Detil’ untuk penilaian(evaluasi) pelelang.

Pencarian kondisi periode berdasarkan dari ‘notice period’. Oleh karena itu,pemberitahuan yang dicari

berada didalam periode pemberitahuan.

Bagian ‘Lelang Count’ didalam tabel ‘Daftar Pemberitahuan’ artinya jumlah lelang – lelang yang

diregistrasi didalam pemberitahuan.

‘Peserta Lelang Count’ didalam tabel ‘Daftar Lelang’ adalan jumlah dari pelelang –pelelang yang

berpartisipasi dalam lelang-lelang, dan jika penilaian lelang sedang diproses, status akan berubah

menjadi ‘Evaluating’.

- 73 -


- 74 -


Pecarian Daftar Sebelum Kontrak (Searching the list before contract)

Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kali disalah satu baris ditabel ‘Daftar Lelang’ setelah memilih menu

‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Pemberitahuan & Daftar

Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Dalam tampilan ini, anda bisa memeriksa dan

menilai(evaluasi) proposal dari pelelang – pelelang.

1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian

Peringatan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’, dan click 2 kali di salah satu baris di

table ‘Daftar Lelang’.

- 75 -


2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tapilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk

lelang akan terbuka.

3) Periksa rincian di ‘Pencarian Dokumen yang sudah Diserahkan(popup)’ dan click tombol ‘Tutup’.

- 76 -


4) jika click 2 kali disalah satu baris ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan popup untuk memeriksa

informasi detil tentang pelelang – pelelang danproposal akan terbuka.

5) Click salah satu baris pelelang ditabel ‘Daftar Peserta Lelang.

6) Masukkan informasi ‘Evaluasi’.

- Click tombol dan pilih tanggal penilaian(evaluasibutton).

- Masukkan detil penilaian(evaluasi)(‘Score’, ‘Evaluator’, ‘Content’).

7) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian –rincian akan tersimpan, dandetil –detil yang tersimpan akan

ditampilkan ‘Evaluasi (Score, Tanggal)’ dari tabel ‘Daftar Peserta Lelang’.

8) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan ‘report’ akan terbuka untuk cetak.

9) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ke tampilan ‘Pencarian Peringatan & Daftar Lelang’ screen.

10) Ulangi 4)~7) untuk pelelang – pelelang yang lainnya.

Tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang’ ini digunakan untuk memeriksa dan menilai(evauasi) proposal dari

pelelang - pelelang, dan memilih pelelang akhir yang akan diproses di tahap selanjutnya.

Jika siapa saja yang berpartisipasi pada lelang yang diproses dengan evaluasi, status ditabel ‘Daftar

- 77 -


Lelang’ dari tampilan ‘ Pencarian Pemberitahuan & Daftar Lelang’akan ditampilkan sebagai ‘Evaluating’.

Cetak Hasil Evaluasi (Printing Evaluation) – report

Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kalidi salah satu baris ditabel ‘Daftar Lelang’ setelah memilih menu

‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Peringatan & Daftar

Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Evaluasi yang dicari ditampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang’ akan

di tampilkan.

1) Jika anda memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) →

Pecarian Pemberitahuan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’ dan click 2 kali di salah

satu baris di tabel ‘Daftar Lelang’,tampilan ‘Evaluasi Peserta’ akan di tampilkan.

2) Jika click tombol ‘Laporan’,tampilan popup ‘report’ akan terbuka untuk mencetak informasi.

3) Click Cetak pada toolbar diatas tampilan popup ‘report’.

- 78 -


- 79 -


2.4.2 Lelang Terbatas / Evaluasi Peserata Lelang (Sub Menu)

Evaluasi Peserta Lelang (Daftar Tunggu) (Evaluating Bidder (Waiting List))

Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang

Terbatas(Limited Bidding) → Evaluasi Peserta Lelang (Evaluating Bidder)’. Anda bisa mencari informasi

tentang pelelang – plelang yang berpasrisipasi pada Lelang Terbatas dan pindah ke tampilan registrasi

penilaian(evaluasi).

1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Evaluasi

Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Evaluating Bidder(Waiting List))’.

- 80 -




3) Jika click tombol , tampilan popup ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan terbuka untuk memilih lelang.

4) Pilih kondisi pencarian di popup.

- Untuk ‘Departemen’, nilai departemen yang dipilih di tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang(Daftar Tunggu)

’ telah di set ketika memuat tampilan.

- Masukkan kondisi lainnya untuk pencarian.

5) Jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pemcarian akan kembali ke awal.

6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari di table ‘Daftar Lelang’.

7) JIka click 2 kali disalah satu baris di table hasil pencarian, tampilan popup tertutup dan lelang yang

dipilih akan dimasukkabn ke‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’.


9) Jika click tombol ‘Cari’, hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari.

- 81 -


10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk

lelang akan terbuka.

11) Jika click 2 kali informasi pelelang – pelelang di dalam tabel, tampilan popup akan terbuka untuk

memeriksa detil informasi tentang pelelang dan proposal.

- 82 -


12) Jika memilih Tab ‘Proposal’ di popup, proposal dari pelelang akan ditampilkan.

13) Jika memilih tab ‘Dokumen’ di popup, daftar dokumen yang dimasukkan akan ditampilkan.

14) Jika click tombol ‘Close’, popup akan tertutup.

- 83 -


15) Click baris dengan pelelang yang akan dinilai(evaluasi) di table.

16) Masukkan evaluasi.

- Click tombol bdan pilih ‘Tanggal Evaluasi’.

- Masukkan ‘Evaluator’, ‘Evaluasi Score’ and ‘Evaluasi Content’.

17) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian akan disimpan dan informasi evaluasi akan ditampilkan didalam

tabel.

18) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan popup laporan akan muncul.

Informasi evaluasi bisa di ubah kapan saja sebelum dikonfirmasi di ‘Konfirmasi Pemenang Lelang’.

- 84 -


2.5 Perampungan

2.5.1 Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder) (Sub Menu)

Konfirmasi Pemenang Lelang (Confirming Final Bidder)

Layar ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi

Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder)’. Anda dapat mencari dan meregister peserta lelang akhir

setelah evaluasi Lelang Terbuka(Full Bidding) dan Lelang Terbatas (Limited Bidding).

1) Klik menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming

Final Bidder)’.

- 85 -


2) Tentukan kondisi pencarian.

- Pilih ‘Departemen’.

- Pilih ‘Jenis’.


- Klik untuk menentukan periode pencarian.

3) Jika klik ‘Clear’ maka pencarian akan di-reset ke setelan semula.

4) Jika klik tombol ‘Cari’, maka hasil yang sesuai dengan pencarian akan muncul.

5) Jika dobel klik salah satu barisan pada grid, maka akan muncul layar ‘Konfirmasi Pemenang Lelang –

Detil’ untuk registrasi peserta lelang final.

Jika ada peserta lelang final, maka nama mereka akan tampul pada grid ‘Pemenang Lelang’ dari hasil pencarian.

- 86 -


Konfirmasi Pemenang Lelang - Detil (Confirming Final Bidder - Detail)

Layar ini dapat muncul dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi

Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder)’. Anda dapat meregister dan mencari peserta lelang final setelah

evaluasi Lelang Terbuka(Full Bidding) dan Lelang Terbatas (Limited Bidding).

1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming

Final Bidder)’, dan dobel klik salah satu baris pada grid hasil pencarian.

- 87 -


2) Jika dobel klik pada salag satu barisan pada grid ‘Daftar Peserta Lelang’, maka akan muncul popup

untuk melihat informasi detil mengenai peserta lelang, proposal dan evaluasi.

3) Klik tab ‘Evaluasi’ pada popup untuk melihat evaluasi.

- 88 -


4) Jika klik tombol ‘Close’, maka popup akan tertutup.

5) Klik salah satu barisan pada grid hasil pencarian.

6) Input detil ‘Konfirmasi informasi’.

- Klik tombol dan pilih ‘Tanggal Konfirmasi’.

- Masukkan ‘Konfirmer’.

7) Jika klik tombol ‘Simpan’, detil akan disimpan dan ditampilkan pada ‘Status’, ‘Tanggal Konfirm’ dan

‘Konfirmer’ pada grid ‘Daftar Peserta Lelang’.

8) Jika klik tombol ‘Daftar’, maka akan muncul tampilan ‘Konfirmasi Peserta Lelang’ screen, dan peseerta

lelang final akan muncul pada grid ‘Peserta Lelang’.

Jika ada peserta lelang final, maka akan muncul pada grid ‘Pemenang Lelang’ dari hasil pencarian.

- 89 -


3. Kontrak (Top Menu)

3.1 Kontrak

3.1.1 Pengelolaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pecarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before contract) (Sub Menu)

Pecarian Daftar Sebelum Kontrak (Searching the list before contract)

Pilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) →

Pecarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the List before Contract)’ untuk membuka halaman ini. Ini

adalah program untuk mecari dan melihat detil dari peserta lelang yang telah selesai mengikuti pelelangan

(Terbuka, Terbatas, Tertutup) atau mengajukan untuk perpanjangan.

- 90 -


1) Klik ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’ dari menu sebelah kiri untuk menjalankan program ini.


- Pilih departemen dan kondisi pencariannya.

- Klik untuk menentukan periode pencarian.


3) Jika klik ‘Clear’ maka akan me-reset item pencarian ke setelan semula.

4) Klik ‘Cari’.

5) Dobel klik salah satu baris dalam grid untuk membuka halaman kontrak.

- Dalam hal kontrak baru, ‘Tipe Kontrak’ akan muncul sebagai ‘Baru’, lalu akan pundah ke halaman

‘Registrasi Kontrak’.

- Dalam hal perpanjangan kontrak, ‘Tipe Kontrak’ akan muncul sebagai ‘Perbaruan’, dan akan pindah ke

halaman ‘Registasi Perbaruan Kontrak’.

6) Klik ‘Laporan’ untuk memunculkan popup window untuk mecetak hasil pencarian.

- 91 -


Registrasi Kontrak (Registering Contract)

Setelah memilih ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’, dobel klik item yang

‘Tipe Kontrak’ = ‘Baru’, untuk membuka halaman ini. Informasi Lelang (Lelang Terbuka, Lelang Terbatas,

Lelang Tertutup) akan dicari disini, informasi pelelang yang terpilih dapat dicari dan dirubah, dan informasi

kontrak dapat dimasukkan disini.

1) Jika ‘Tipe Kontrak’ adalah ‘Baru’ diantara hasil pencarian dari menu ‘Pencarian Daftar Sebelum

Kontrak(Searching the list before Contract)’, maka akan membuka halaman ini.

- 92 -


2) Sebuah popup akan muncul untuk melihat dan merubah informasi dari peserta lelang final jika nama

mereka di ketik lalu klik tombol ‘Register’.

3) Cek dan rubah informasi pelelang, lalu klik ‘Simpan’.

4) Klik ‘Close’ untuk menutup pop-up.

5) Cek ‘Kondisi Kontrak’ dan rubah.

- Jika sebuah item di-klik, maka Combo akan aktif dan informasi dapat dirubah.

- Masukkan nilai ‘Ampere’ yang digunakan dalam ‘JML.A’. Default adalah ‘0’.

6) Masukkan ‘No. Surat Kontrak(Contract No)’ dan cek jika ada informasi yang belum dimasukkan.

- Jika nomor kontrak sudah dipakai, maka akan muncul pesan sebagai berikut.

- 93 -


7) Klik untuk memasukkan ‘Tanggal Kontrak’, ‘Masa Kontrak’.

8) Masukkan ’Harga Unit’, dan cek jumlah sewa ’Jumlah Sewa’.

- Ketika memasukkan nilai, perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara otomatis pada

’Jumlah Sewa’.

- Klik untuk membuka halaman ’Pecarian Harga Unit. Jika ‘Departemen’ dan ‘Tahun sudah dipilih maka

hasil pencarian akan muncul, dan popup akan tertutup dan nilai yang dipilih akan masuk di ’Harga Unit’ jika

sebuah barisan di dobel klik. Perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara otomatis pada

’Jumlah Sewa’.

9) Masukkan item lainnya dari kontrak, lalu klik ‘Simpan’.

10) Dengan klik ‘Dokumen(Document)’ maka akan muncul window ‘Registrasi Dokumen

Lampiran(Registering Attached Document)-‘ untuk melampirkan dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan kontrak.

- 94 -


11) Kembali ke ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’, lalu klik ‘Daftar’.

‘Kontrak Baru’ adalah kontrak yang dibuat melalui proses lelang. Dan proposal yang ditampilkan adalah informasi

proposal yang diajukan pemohon atau peserta lelang. Informasi ini dapat di rubah selama proses kontrak, tetapi

tidak dapat dirubah setelah kontrak dibuat.

Perlu di cek apakah informasi peserta lelang sudah diperbarui karena informasi peserta lelang akan digunakan untuk

pengiriman invoice.

‘JML.A’ adalah untuk input harga yang digunakan untuk setiap penyewaan ruangan. Tetapi ini hanya sebagai

referensi karena sudah ada registrasi detil penggunaan.

Fungsi cek duplikasi hanya untuk mengecek. Dalam proses sesungguhnya, jika sebuah nomor yang diduplikasi

dimasukkan, maka tetap dapat di simpan.

Popup ‘Pencarian Harga Unit’ adalah untuk memilih Harga Unit yang bisa dicari di ‘Profil & Lainya / Pengoloaan

Harga Unit’

Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document)

- 95 -


Jika ‘Dokumen’ di klik di halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, maka tampilan ini akan muncul.

Di halaman ini anda dapat melihat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kontrak yang telah

diserahkan, dan juga file hasil scan dapat diupload untuk diregister.

1) Setelah menyimpan kontrak dalam halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, klik ‘Dokumen’

untuk memunculkan halaman ini.

2) Dobel klik ‘Mengajukan’ untuk mengaktifkan Combo dimana anda bisa memilih ‘Ada/Tidak’.

3) Untuk upload file, klik tombol ‘File’. Pilih file yang akan di upload, klik ‘Simpan’ untuk menyimpan dan

menutup popup.

- 96 -


4) Klik untuk menyimpan.

5) Untuk registrasi dokumen yang tak terdaftar, klik , masukan daftarnya, lalu simpan dengan klik .

- 97 -


Registrasi Pembaruan Kontrak (Registering Renew Contract)

Dobel klik hasil pencarian yang ‘Tipe Kontrak’-nya ‘Perbaruan’ pada hasil pencarian menggunakan menu

‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’. Informasi kontrak sebelumnya dapat

dicari dan untuk perbaruan, informasi ini bisa dirubah untuk kontrak baru.

1) Jika ‘Tipe Kontrak’ adalah ‘Baru’ diantara hasil pencarian dari menu ‘Pencarian Daftar Sebelum

Kontrak(Searching the list before Contract)’, maka akan membuka halaman ini.

- 98 -


2) Periksa nama kontraktor dan ID (atau kontraktor sebelumnya) lalu kilik ‘Register’, maka akan muncul

popup untuk mengecek dan merubah informasi detil kontraktor.

3) Cek dan rubah informasi kontraktor, lalu klik ‘Simpan’.

4) Klik ‘Tutup’ untuk menutup popup.

5) Masukkan ‘No. Surat Kontrak(Contract No)’ dan cek informasi yang belum dimasukan dengan mengklik.

- Jika nomor kontrak dapat digunakan, maka akan muncul pesan sebagai berikut.

- 99 -


6) Klik untuk memasukan ‘Tanggal Kontrak’, ‘Masa Kontrak’ yang baru.

7) Masukkan ’Harga Unit’, dan check ’Jumlah Sewa’.

- Ketika memasukkan nilai secara manual, Perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara

otomatis pada ’Jumlah Sewa’.

- Klik untuk memunculkan halaman popup ’Pecarian Harga Unit’. Hasil pencarian akan muncul dalam grid

jika ’Departemen’ dan ’Tahun’ telah dipilih, lalu popup akan tertutup dan nilai yang dipilih akan dimasukkan

dalam ’Harga Unit’ jika sebuah baris telah di dobel klik. Perkalian dari nilai yang dimasukkan dan Luas

Ruangan (Size) akan diproses dalam ’Jumlah Sewa’.

8) Cek ‘Kontrak Kondisi’ sebelumnya, lalu ubah item-item yang mengalami perubahan.

- Dengan dobel klik pada setiap item maka akan mengaktifkan Combo atau item dapat dirubah.

- Masukkan jumlah penggunaan ampere pada ‘JML.A’. Nilai Default adalah ‘0’.

9) Masukkan item-item kontrak lainnya, lalu klik ‘Simpan’.

- 100 -


10) Dengan klik ‘Dokumen(Document)’ maka akan muncul popup window -‘Registrasi Dokumen

Lampiran(Registering Attached Document)-‘ dimana anda dapat melampirkan dokumen yang berhubungan

dengan kontrak.

11) Kembali ke ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’, lalu klik ‘Daftar’.

‘Perbaruan Kontrak’ adalah untuk permohonan perburauan dari kontrak yang sudah ada, informasi yang ditampilkan

adalah dari kontrak yang ada dan bisa di ubah selama proses perbaruan kontrak, tetapi setelah pembuatan kontrak

maka tidak dapat di ubah lagi..

Perlu di cek apakah informasi peserta lelang sudah diperbarui karena informasi peserta lelang akan digunakan untuk

pengiriman invoice.

‘JML.A’ adalah untuk input harga yang digunakan untuk setiap penyewaan ruangan. Tetapi ini hanya sebagai

referensi karena sudah ada registrasi detil penggunaan.

Fungsi cek duplikasi hanya untuk mengecek. Dalam proses sesungguhnya, jika sebuah nomor yang diduplikasi

dimasukkan, maka tetap dapat di simpan.

Popup ‘Pencarian Harga Unit’ adalah untuk memilih Harga Unit yang bisa dicari di ‘Profil & Lainya / Pengoloaan

Harga Unit’

Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document)

- 101 -


Jika klik tombol ‘Dokumen’ pada halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, maka tampilan ini akan

muncul. Di halaman ini anda dapat mengecek dokumen yang berhubungan dengan kontrak yang telah

diserahkan dan juga dapat untuk upload file hasil scan.

1) Setelah menyimpan kontrak di halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, anda dapat

memunculkan halaman ini dengan mengklik ‘Dokumen’.

2) Dengan dobel klik ‘Mengajukan’ maka akan mengaktifkan Combo dan anda dapat memilih ‘Ada/Tidak’.

- 102 -


3) Untuk upload sebuah file, klik tombol ‘File’. Pilih file yang akan di upload, lalu klik tombol ‘Simpan’ untuk

menyimpan dan menutup popup.

4) Click untuk menyimpan.

5) Untuk register sebuah dokumen yang tak tercantum dalam daftar, klik , masukkan ke dalam daftar,

lalu simpan dengan klik tombol .

- 103 -


Cetak Daftar Kontrak (Printing before Contract List)

Tampilan ini akan muncul ketika klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari ‘Pencarian Daftar

Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’. Anda dapat mencetak hasil pencarian dari halaman

ini.

1) Click ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian pada ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the

list before Contract)’.

2) Pencetakan dapat dilakukan dengan mengklik tombol cetak pada menu atas.

- 104 -


3.1.2 Pengeloaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under contract) (Sub Menu)

Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list before contract)

Tampilan dapat dibuka dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan

Kontrak(Contract Management) → Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the List under

Contract)’. Halaman ini adalah untuk mencari dan memeriksa informasi kontrak.

1) Halaman ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching

the List under Contract)’.

- 105 -



- Nilai 'Department' digunakan untuk mencari data departemen dari user dan di-set secara otomatis di

semua layar ketika menggunakan Facility System.

- Tentukan kondisi pencarian lainnya dan tentukan periode pencarian dengan mengklik .

- Masukkan No.Kontrak dan Kontraktor

3) Pilih‘Cari’.

- Hasil pencarian yang tampil pada grid menunjukkan semua kontrak dari departemen yang sesuai

periode yang ditentukan.

- Ketika tampilan layar sedang dimuat, maka tanggal periode di setel satu bulan sebelum tanggal hari ini.

4) Dengan mengklik ‘Clear’ maka semua item pencarian akan di-reset ke setalan awal.

5) Dobel klik salah satu baris maka akan menunjukkan halaman ‘Pencarian Informasi Kontrak’.

6) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian di ‘Pencarian Daftar Dengan Kontrak Berjalan’

7) Klik tombol ‘excel’.

Periode pencarian adalah berdasarkan tanggal ‘Registrasi Kontrak’ dan bukan periode kontrak (tanggal mulai ~

tanggal akhir). Dengan demikian semua kontrak yang tanggal registrasinya sesuai dengan kondisi pencarian akan

tampil.

Untuk mengenali kontrak akan berakhir atau tidak bisa dicek dari tanggal akhir kontrak selama periode kontrak. Jika

ingin mencari kontrak yang sudah berakhir, maka dapat menggunakan menu ‘Pendapatan → Mengelola Faktur →

- 106 -


Pencarian Faktur yang Sudah Lewat’, lalu cek detil dari kontrak yang sudah berakhir.

- 107 -


‘Pencarian Informasi Kontrak(Searching Contract Information)

Dobel klik salah satu baris pada grid hasil pencarian di menu ‘‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) →

Pengelolaan Kontrak(Contract Management) →Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list

under Contract)” dimana detil informasi kontrak dapat dilihat.

1) Double click salah satu baris setelah memilih ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the

list under Contract)’.

2) ‘Pecarian Kontraktor’ dimana informasi detil kontraktor bisa dicari dengan popup, ketika tombol

‘Detil(Detail)’ di-klik.

- 108 -


3) Klik ‘Dokumen(Document)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pencarian Dokumen Lampiran’ untuk mengecek

dokumen yang terlampir pada kontrak.

4) Klik ‘Daftar’ untuk ke Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under Contract)’ page.

- 109 -


Cetak Daftar Kontrak (Printing the List under Contract)

Klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan

(Searching the list under Contract)’ maka akan muncul tampilan ini. Ini adalah halaman untuk mencetak hasil

pencarian.

1) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan

(Searching the list under Contract).

2) Klik tombol cetak di menu atas untuk mencetak.

- 110 -


3.1.2.1 Pengolaan Kontrak(Contract Mgt.) / (Requesting renew Contract) (Sub Menu)

Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)

Tampilan ini akan muncul dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan

Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’. Program

ini adalah untuk mencari kontrak yang akan berakhir dalam waktu satu bulan dari tanggal hari ini dan pindah

ke halaman untuk permohonan perbaruan kontrak

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract

Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’.

- 111 -



- Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel

otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System.

- Tentukan kondisi pencarian lainnya.

3) Klik ‘Clear’ untuk mereset kondisi pencarian

4) Klik tombol ‘Cari’.

5) Double click salah satu baris dalam hasil pencarian untuk pindah ke halaman permohonan perbartuan.

6) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian.

Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)

Tampilan ini akan muncul dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan

- 112 -


Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’, lalu pilih

salah satu baris untuk dimunculkan popup-nya. Di halaman ini anda bisa memohon perbaruan untuk kontrak

yang sedang berjalan.

1) Dobel klik salah satu baris setelah membuka menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) →

Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak

(Requeting Renew Contract)’.

2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk memunculkan pop-up ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda bisa melihat informasi

peserta lelang.

- 113 -


3) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’.

Klik Faktur(Invoice) untuk melihat detil dari setiap Faktur(Invoice).

.

4) Klik item ‘Permintaan Perpanjangan(Renew Request)’, lalu pilih tanggal dalam ‘Tanggal

Permintaan(Request Date)’

5) Masukkan ‘No Aplikasi Perpanjangan’, lalu klik pada tombol untuk memunculkan popup messaging

window.

- Jika nomor telah dipakai,

- 114 -


- Jika nomonr bisa digunakan

6) Jika form permohonan ada, klik ‘Browse’ untuk mencari file yang bersangkutan.

7) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan informasi.

8) Klik ‘Daftar’ untuk kembali ke halaman ‘Permohonan Pembaruan Kontrak’.

When a renewal request is processed, it cannot be inquired from ‘Permohonan Pembaruan Kontrak’ page, but in

‘Pecarian Daftar Sebelum Kontrak’ page as ‘Kontrak type’ being ‘Renew’.

If there is not application letter for ‘renew contract’, no need to input 5)~6).

- 115 -


Cetak Daftar Kontrak -report

Tampilan ini akan muncul dengan klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian setelah sebelumnya

membuka menu ‘Permohonan Pembaruan Kontrak (Requesting Renew Contract)’. Halaman ini adalah untuk

mencetak hasil pencarian.

1) Pilih menu ‘Permohonan Pembaruan Kontrak (Requesting Renew Contract)’, lalu ‘Laporan’ untuk

mencetak hasil pencarian.

2) Klik tombol cetak pada menu atas untuk mencetak.

- 116 -


3.1.3 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) / Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak(Searching the list of Cancellation) (Sub Menu)

Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation)

Tampilan ini adalah untuk pencarian informasi kontrak yang sudah dibatalkan. Pilih menu sebagai berikut:

‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar

Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation).

1) Pilih menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation

Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation).

- 117 -






- Setelan ‘Tanggal’ diset satu bulan sebelum tanggal hari ini, klik untuk menentukan periode pencarian.

3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula.

4) Klik ‘Cari’.

5) Untuk mencari informasi detil dari kontrak yang sudah dibatalkan, dobel klik salah satu baris pada grid

hasil pencarian. Lalu akan muncul tampilan ‘Pencarian Pembatalan Kontrak(Searching Cancellation

Contract)’ page.

6) Klik ‘Laporan’ untuk memunculkan popup layar report untuk kemudian mencetak hasil pencarian.

- 118 -


Pencarian Pembatalan Kontrak (Searching Cancellation contract)

Double klik sebuah barisan pada grid setelah sebelumnya membuka menu sebagai berikut:

‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar

Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation). Disini anda bisa mencari detil informasi mengenai

kontrak yang sudah dibatalkan.

1) Dobel klik sebuah baris pada grid setelah membuka menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) →

Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak

(Searching the list of Cancellation)

- 119 -


2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda akan bisa mengecek

informasi detil dari kontraktor.

3) Klik ‘Dokumen(Document)’ untuk membuka halaman pencarian dokumen terlampir untuk kontrak.

4) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail) untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’.


- 120 -


5) Akan tampil informasi ‘Pembatalan’ (‘Tanggal Pembatalan’, ‘Refund’, ‘Reason’).

6) Cek informasi pembatalan, klik ‘Daftar’ untuk kembali ke ‘Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak

(Searching the list of Cancellation)’.

‘Jumlah Faktur’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah diterbitkan, ‘Jumlah Pembayaran (Paid Price)’

menunjukkan jumlah total faktur yang sudah berstatus confimed. Detil bisa di cek dalam ‘Pencarian Daftar

Pembayaran’.

- 121 -


Cetak Pembalatan Kontrak(Printing Cancellation Contract)

Tampulan ini dapat dibuka menggunakan menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan

Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation)

lalu klik tombol ‘Laporan’. Anda dapat mencetak hasil pencarian di halaman ini.

1) Pilih dan jalankan menu ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, pilih

faktur dalam ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’.


- 122 -


3.1.4 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) / Pembatalan Kontrak(Cancelling Contract) (Sub Menu)

Pembatalan Kontrak(Cancelling Contract)

Tampilan dapat dibuka dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan

Kontrak(Cancellation Contract) → Pembatalan Kontrak (Cancelling Contract)’. Di tampilan ini anda dapat

mencari kontrak untuk kemudian di batalkan.

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation

Contract) → Pembatalan Kontrak (Cancelling Contract)’.

- 123 -


2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel


3) Klik tombol dibawah ‘No. Kontrak’, untuk melihat popup mengenai kontrak yang sedang berjalan.

- Klik ‘Cari’ untuk mencari.

- Dobel klik salah satu baris yang akan di batalkan.

- Pop-up akan tertutup, kontrak dari barisan yang dipilih akan dimasukkan ke dalam ‘No. Kontrak’ dalam

halaman Pembatalan Kontrak.

4) Klik ‘Clear’ untuk menyetel pencarian ke posisi semula.

5) Klik ‘Cari’.

- 124 -


6) Detil dari informasi yang dicari akan muncul, klik ‘Detil(Detail)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pecarian

Kontraktor’ dimana anda bisa mengecek detil informasi kontraktor.

7) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’.


8) Klik untuk memasukkan ‘Tanggal Pembatalan’, lalu masukkan ‘Refund’ dan ‘Reason’.

- 125 -


9) Klik tombol ‘Simpan’.

‘Jumlah Faktur’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah diterbitkan, ‘Jumlah Pembayaran (Paid Price)’

menunjukkan jumlah total faktur yang sudah berstatus confimed. Detil bisa di cek dalam ‘Pencarian Daftar

Pembayaran’.

- 126 -


4. Pendapatan(Income) (Top Menu)

4.1 Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management)

4.1.1 Registrasi Penggunaan Utilitas(Registering the using) (Sub Menu)

Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the using)

Tampilan dapat dibuka menggunakan menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Biaya Utilitas(Utility

Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’. Anda dapat mencari penggunaan

bulanan dari kontrak yang sedang berjalan, jika tidak terdaftar, maka halaman akan pindah ke halaman

registrasi..

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) →

Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’.

- 127 -


2) Tentukan kondisi pencarian




- Tentukan ‘Bulan’ yang akan dicari atau didaftarkan. Setelan default adalah bulan sekarang.

3) Klik ‘Clear’ untuk mengembalik posisi pencarian ke semula.

4) Klik ‘Cari’.

5) Dobel klik barisan yang akan di daftarkan. Jika sudah didaftarkan sebelumnya maka akan pindah ke

halaman dimana informasi yang sudah deregister dapat di ubah.

Jika bulan akhir kontrak adalah bulan ini atau bulan berikutnya, maka semua kontrak dapat dicari. Maka, jika

akhir kontrak adalah pertengah bulan maka kontrak tetap dapat dicari walaupun tidak ada penggunaan..

Contoh, akhir kontrak adalah tanggal 5 Juli 2009,

Dalam Juni, invoice diterbitkan dengan informasi bahwa penggunaan ruang adalah tanggal 6/6, 2009 ~ 7/5, 2009.

Dan walaupun kontrak berakhir pada tanggal 5 Juni, jika anda cari pada bulan Juli untuk layar ‘Registrasi

Penggunaan Utilitas’, maka akan muncul pada hasil pencarian. Jika dicari di bulan Agustus tidak akan muncul.

- 128 -


Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the using)

Dobel klik salah satu baris hasil pencarian setelah sebelumnya membuka menu sebagai berikut:

‘Pendapatan(Income) → Mengelola Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas

(Registering the Using)’. Penggunaan bulanan dari kontrak yang bersangkutan bisa diregistrasi dan di ubah.

Juga, pada grid ‘Penggunaan Informasi’, diantara item ‘Kontrak Kondisi’, semua yang sudah diregistrasi

untuk digunakan akan di cari secara otomatis ketika halaman ini dibuka.

1) Dobel klik salah satu baris hasil pencarian, lalu buka menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) →

Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’.

- 129 -


2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda bisa melihat detil

informasi kontraktor.

3) Jika ‘Masa Penggunaan’ di dobel klik pada grid ‘Informasi Penggunaan’, lalu kalender akan aktif untuk

memilih tanggal. Setelan default kalender adalah bulan ini mulai dari tanggal 1 sampai tanggal terakhir.

4) Ketika item dimasukkan dengan dobe klik di ‘Volume’, ‘Jumlah’ akan diproses dengan perhitungan

‘Harga * Volume’. Nilai default adalah ‘1’.

5) Double click ‘Unit’ untuk mengaktifkan Combo lalu pilih unit yang bersangkutan.

- Jika tidak ada unit yang dimaksud atau harga dalam Rupiah, maka pilih ‘None’.

6) Click ‘Simpan’ untuk menyimpan.

7) Click ‘Daftar’ untuk kembali ke daftar halaman.

- 130 -


8) ‘Pengguaan Items’ registered in ‘Pencarian Penggunaan Utilitas’ screen is displayed.

Sudah di

Jika detil penggunaan sudah diregistrasi, maka akan ditampilkan jika didobel klik, tetapi masih bisa di ubah kecuali

jika Faktur (invoice) sudah diterbitkan. Jika Faktur(Invoice) telah diterbitkan, maka informasi sudah tidak dapat

dirubah.

- 131 -


4.2 Mengeloa Faktur(Managing Invoice)

4.2.1 Berdasarkan Ruang(By Space) / Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space) (Sub Menu)

Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Contract by Space)

Tampilan ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing

Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) → Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by

Space)’. Program ini adalah untuk pencarian faktur per ruangan (space). Namun pencarian hanya bisa

dilakukan pada faktur yang sudah terdaftar, maka faktur harus diregistrasi lebih dahulu (Halaman ‘Registrasi

Faktur berdasarkan Ruang’, halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak’).

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan

Ruang(By Space) → Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’.

- 132 -





- Masukkan ‘Bangunan’. ‘Ruangan’.


4) Klik ‘Cari’ untuk mencari semua Faktur yang sudah diterbitkan.

5) Klik salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’ untuk melihat detil.

6) Klik ‘ Laporan’.

- Layar Report untuk mencetak barisan yang dipilih akan muncul.

7) Klik ‘Registrasi’ untuk kembali ke ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruang’ dimana faktur dapat diregistrasi.

‘Status’ dari ‘Daftar Faktur’ pada grid,

- Jika Faktur sudah diregistrasi, ‘Request Approval’

- Jika Faktur sudah disetujui oleh departemen yang bersangkutan, ‘ Approval’,

- Jika kontraktor telah melunasi Faktur di Bank ‘Confirm’ akan muncul.

Faktur yang sudah diregistrasi dengan semua status dapat dicetak.

- 133 -


Cetak Faktur(Print Invoice)

Pilih menu ‘Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’, then click ’Laporan’ to print

a Faktur within ‘Daftar Faktur’. Ini adalah halaman untuk mencetak hasil pencarian.

1) Pilih dan jalankan ‘Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’ menu, Choose a

Faktur within ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’.


- 134 -


4.2.2 Berdasarkan Ruang(By Space) / Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space) (Sub Menu)

Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space)

Pilih menu: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space)

→ Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space)’. Di halaman ini adalah untuk

membuat Faktur(Invoice) untuk penggunaan dari bulan yang bersangkutan. Ketika Faktur sudah dibuat,

maka semua informasi akan terhubung dengan billing system.

Jika tidak ada penggunaan bulanan, maka hasil tidak akan muncul.

1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) →

Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space)’.

- 135 -





- Pilih ‘Bangunan’, masukkan ‘Ruangan’.

- Pilih bulan yang akan diterbitkan. Nilai default adalah bulan ini.


4) Klik ‘Cari’ untuk mencari pengunaan yang sudah diregistrasi untuk bulan yang sudah dipilih (didaftarkan

di halaman ‘Registrasi Pengguaan Utilitas’).

5) Detil penggunaan dari Ruangan(Space) didaftarkan di halaman ‘Registrasi Penggunaan Utilitas’ lalu

kemudian akan muncul di grid ‘Penggunaan Informasi’.

6) Klik untuk menentukan ‘Tanggal Pendapatan’, ‘Tanggal Issue’, ‘Tanggal Due’.

7) Pilih salah satu dari Combos untuk ‘Jenis Faktur’.

8) Tentukan ‘Mata Uang’.

- 136 -


9) Tentukan Bank, lalu tentukan ‘Bank Account’.

10) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan.

11) ‘No. Faktur’ akan diterbitkan secara otomatis.

Ketika registrasi Faktur, maka informasi akan terhubung dengan Billing system, sehingga ‘No. Faktur’ dibuat secara

otomatis lalu kemudian disimpan. Faktur yang diterbitkan dapat dicari di Billing system.

‘No. Faktur’ akan dibuat berdasarkan sistem penomoran standar di Billing system.

- 137 -


4.2.3 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract) (Sub Menu)

Pencarian Faktur berdasardan Kontrak(Searching Invoice by Contract)

Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan

Kontrak(By Contract) → Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’. Anda dapat

mencari Faktur (Invoice) yang sudah diregistrasi berdasarkan ‘No. Kontrak’ atau ‘Kontraktor’(Contractor).

Anda harus registrasi Faktur(halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruangan’, halaman ‘Registrasi Faktur

berdasarkan Kontrak’) sebelum melakukan pencarian karena jika ‘No. Kontrak’ ataupun ‘Kontraktor’ belum

diregistrasi, maka pencarian tidak dapat dilakukan.

.

1) Pilih menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By

Contract) → Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’.

- 138 -





- Masukkan ‘Kontraktor’. ‘No. Kontrak ’.


4) Klik ‘Cari’ untuk mencari semua Faktur yang sudah diterbitkan.

5) Dobel klik pada salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’ untuk melihat detil.

6) Klik ‘ Laporan’.

- Layar Report untuk mencetak barisan yang dipilih di Faktur akan muncul.

7) Klik ‘Registrasi’ untuk kembali ke ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruang’ dimana Faktur bisa di registrasi.

‘Status’ dari ‘Daftar Faktur’ pada grid,

- Jika Faktur sudah diregistrasi, ‘Request Approval’

- Jika Faktur sudah di approve dari departemen yang bersangkutan, ‘ Approval’,

- Jika kontraktor sudah melunasi faktur di Bank, , maka status ‘Confirm’ akan muncul.

Faktur yang sudah diregistrasi dengan status apapun dapat dicetak.

- 139 -


Cetak Faktur(Print Invoice)

Pilih menu sebagai berikut ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, lalu klik

’Laporan’ untuk mencetak Faktur pada ‘Daftar Faktur’. Halaman ini adalah untuk mencetak hasil pencarian.

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, Pilih

Faktur pada ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’.


- 140 -


4.2.4 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract) (Sub Menu)

Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak (Registering Invoice by Contract)

Pilih menu sebagai berikut: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan

Kontrak(By Contract) → Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract)’. Di

halaman ini Faktur(Invoice) untuk penggunaan dari bukan yang bersangkutan yang sudah dibuat dapat di

cari berdasarkan ‘No. Kontrak’ atau ‘Kontraktor’. Ketika Faktur dibuat, maka semua informasi akan

terhubung dengan billing system.

Jika tidak ada penggunaan bulanan, maka hasil tidak akan muncul.

1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By Contract)

→ Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract)’.

- 141 -





- Masukkan ‘No. Kontrak’, ‘Kontraktor’.

- Pilih bulan yang akan diterbitkan. Setelan default adalah bulan ini.


4) Klik ‘Cari’ untuk melakukan pencarian.

5) Jika salah satu baris pada ‘Daftar Kontrak’ dipilih, penggunaan bulanan (yang didaftarkan di halaman

‘Registrasi Pengguaan Utilitas’) untuk bulan yang bersangkutan akan dicari di ‘Penggunaan Informasi’..

6) Klik untuk memilih ‘Tanggal Pendaftaran’, ‘Tanggal Issue’, ‘Tanggal Due’. Setelan default adalah

tanggal hari ini.

7) Tentukan ‘Jenis Faktur’.

8) Tentukan ‘Mata Uang’.

- 142 -


9) Tentukan ‘Bank’, kemudian tentukan ‘Bank Account’.

10) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan, kemudian ‘No. Faktur’ akan disimpan secara otomatis.

11) ‘No. Faktur’ akan dikeluarkan secara otomatis.

12) Jika akan mencari beberapa item pada ‘Daftar Kontrak’, pilih barisan berikutnya kemudian ulangi

langkah 5) ~ 9).

Jika satu kontraktor memiliki beberapa kontrak, maka akan muncul semua kontrak di ‘Daftar Kontrak’, sehingga

ketika dipilih salah satu faktur, faktur yang dipilih akan diterbitkan.

Juga ketika satu nomor kontrak memiliki beberapa Ruangan(Space), maka akan tampil semua Ruangan(Space) pada

‘Daftar Kontrak’, Faktur(Invoice) dapat dibuat beberapa sekaligus dalam satu halaman.

Ketika registrasi Faktur, maka akan terhubung dengan Billing system sehingga ‘No. Faktur’ dimasukkan secara

otomatis dan disimpan. Faktur yang sudah diterbitkan dapat di cari di Billing system.

‘No. Faktur’ akan dibuat berdasarkan sistem penomoran standar di Billing system.

- 143 -


4.2.5 Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) / Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract) (Sub Menu)

Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)

Buka menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang

sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’. Anda

dapat masuk ke halaman dimana informasi mengenai kontrak yang sudah habis dan detil dari Faktur yang

sudah diterbitkan bisa dicari dari halaman ini.

1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past

Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’.

- 144 -


2) Tentuka kondisi pencarian.


otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System


- Klik untuk menentukan ‘Tanggal’, setelan default adalah tanggal hari ini di bulan kemarin.


4) Klik ‘Cari’ untuk mencari kontrak yang akan berakhir dalam waktu periode pencarian.

5) Ketika salah satu baris di klik, akan muncul halaman ‘Pencarian Faktur dari Kontrak yang sudah

Berakhir’ dimana anda bisa melihat semua faktur yang sudah diterbitkan untuk kontrak yang

bersangkutan.

Di halaman ini, kontrak yang sudah habis dan dibatalkan juga turut muncul dalam hasil pencarian.

- 145 -


Pencarian Faktur dari Kontrak yang sudah Berakhir(Searching Invoice of terminated Contract)

Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang

sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’, lalu

dobel klik salah satu baris. And adapt masuk ke halaman dimana anda bisa melihat informasi kontrak yang

sudah habis dan dari sini bisa mencari detil dari faktur yang sudah diterbitkan.

1) Dobel klik salah satu baris setelah membuka menu sebagai berikut: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa

Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah

Berakhir(Searching terminated Contract)’.

- Di halaman ini dapat untuk mencari informasi singkat mengenai kontrak dan penerbitan faktur.

2) Dobel klik salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’, kemudian detail akan muncul dibawah grid ‘Detil

Faktur’.

3) Klik ‘Daftar’ untuk kemudian pindah ke halaman ‘Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir’.

- 146 -


- 147 -


5. Statistics & Report (Top Menu)

5.1 Kontrak(Contract)

5.1.1 Pencarian Kontrak Sejarah (Searching Contract History) (Sub Menu)

Pencarian Kontrak Sejarah(Searching Contract History)

Buka menu sebagai berikut ‘Statistics & Report → Kontrak(Contract) → Pencarian Kontrak Sejarah

(Searching Contract History)’. Semua Ruangan(Space) yang sudah diregistrasi untuk setiap departemen

dapat dicari dan juga bisa dilakukan pencarian riwayat kontrak dari satu Ruangan (Space).

1) Pilih ‘Statistics & Report → Kontrak(Contract) → Pencarian Kontrak Sejarah’.

- 148 -






- Klik untuk memilih periode pencarian. Setelan default adalah 2 tahun sebelum tanggal hari ini.

3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke kondisi semula.

4) Klik ‘Cari’ untuk melihat Ruangan(Space) yang di registrasi dalam periode pencarian.

5) Tentukan salah satu baris dalam grid ‘Daftar Ruangan’ untuk menampilkan riwayat kontrak dari Ruangan

yang bersangkutan dalam ‘Riwayat Kontrak’.

‘Status’ menandakan status saat ini dari Ruangan pada ‘Daftar Ruangan’. Informasi ini juga terdapat di menu ‘Profil

& Lainya / Pencarian Daftar Ruangan’.

‘Status’ dalam grid ‘Contract History’ menunjukkan tipe kontrak. ‘Renew’ berarti permohonan perbaruan kontrak

telah disetujui, ‘Baru (New)’ berarti kontrak baru atau kontrak dari permohonan perpanjangan – atau kontrak yang

sedang berjalan.

- 149 -


5.2 Ruangan Informasi(Space Information)

5.2.1 Monthly Rent Space (Sub Menu)

Mothly Rent Space

Buka tampilan diatas dengan memilih menu sebagai berikut ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space

Information) → Monthly Rent Space’. Halaman ini untuk pencarian status kontrak (Contract / Expired /

Cancel) per bulan dari setiap departemen.

1) Pilih menu ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rent Space’.



- 150 -


3) Tentukan ‘Tahun (Year)’. Nilai default adalah tahun ini.

4) Jika klik tombol ‘Clear’, maka kondisi pencarian akan kembali ke posisi semula.

5) Jika klik tombol ‘Cari’ maka akan melaukan pencarian dengan kondisi pencaria yang sudah dipilih.

6) Jika klik tombol maka hasil pencarian akan di download dalam bentuk file excel.

5.2.2 Monthly Rental Payment (Sub Menu)

Mothly Rental Payment

- 151 -


Pilih menu sebagai berikut: ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rental

Payment’. Anda dapat melihat pembayaran sewa perbulan dari setiap gedung tiap departemen.

1) Pilih menu ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rental Payment’.



- 152 -


3) Pilih ‘Year’. Nilai default adalah tahun ini.

4) Jika klik tombol ‘Clear’, maka kondisi pencarian akan kembali ke posisi semula.

5) Jika klik tombol ‘Cari’ maka akan melaukan pencarian dengan kondisi pencaria yang sudah dipilih.

6) Jika klik tombol maka hasil pencarian akan di download dalam bentuk file excel.

- 153 -


6. Profil & Lainnya(Profile & Others) (Top Menu)

6.1 Profil(Profile)

6.1.1 Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile) (Sub Menu)

Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)

Select the followings: ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil

Bangunan(Searching Building Profile)’. You can move to the page for inquiring Bangunan(Building)

information, register and correct from this program.

1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Bangunan(Searching

Building Profile)’.

- 154 -





- Masukkan ‘Bangunan’.


4) Klik ‘Cari’.

5) Dobel klik salah satu hasil pencarian untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan (Managing

Building Profile)’ dan melihat detil informasi.

6) Klik ‘Register’ untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan(Managing Building Profile)’ dan

registrasi untuk Bangunan (Building) baru.

Megelola Profil Bangunan(Managing Building Profile)

- 155 -


Tampilan ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) →

Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)’, lalu klik ‘Register’. Anda dapat meregister Bangunan

(Building) baru, dan juga merubah dan mengelola informasi yang sudah tersimpan sebelumnya.

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil

Bangunan(Searching Building Profile)’, lalu klik ‘Register’.



3) Masukkan item ‘Nama Bangunan’, ‘Floor’, ‘Size’.

- 156 -


4) Klik untuk memasukkan ‘Alamat’, maka akan memunculkan popup window untuk pencarian alamat.

5) Lakukan pencarian dengan memasukan alamat dan kota untuk registrasi.

6) Klik tombol ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semual.

7) Klik ‘Cari’.

8) Dobel klik alamat yang dipilih, kemudian popup akan tertutup dan alamat yang terpilih akan dimasukkan

ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan’, lalu masukkan alamat yang lebih kengkapnya.

9) Klik untuk memilih tanggal.

10) Pilih file yang akan dilampirkan dengan mengklik ‘Browse’.

- Ketika mencari informasi bangunan yang sudah di registrasi, maka dokumen lampiran akan muncul juga.

Contreng lalu klik ‘Simpan’ untuk menghapus dokumen yang terlampir.

11) Masukkan informasi lainnya dan klik ‘Simpan’.


13) Klik ‘Daftar’ untuk kembalik ke halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’.

- 157 -


Untuk melakukan pencaria dan merubah infromasi yang sudah deregister pada halaman ‘Mengelola Profil

Bangunan’, dobel klik salah satu baris pada hasil pencarian di halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’.

Untuk registrasi beberapa gedung baru dengan cepat, lakukan proses registrasi untuk satu gedung, kemudian

gunakan tombol ‘Clear’ kemudian ulangi proses.

- 158 -


6.1.2 Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile) (Sub Menu)

Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)

Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pencarian Profil

Ruangan(Searching Space Profile)’. Anda dapat membuka halaman untuk pencarian dan mengelola

Ruangan yang sudah diregistrasi dari sini.

1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pencarian Profil Ruangan(Searching

Space Profile)’.

- 159 -





-Lalu lihat item ‘Bangunan’ item dibawah halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’.


3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencaria ke posisi semula.

4) Klik ‘Cari’.

5) Pilih salah satu halaman di bagian bawah untuk masuk ke halaman yang dipilih tersebut.

6) Dobel klik salah satu baris pada hasil pencarian untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’

dimana anda dapat mencari detil informasi.

7) Klik ‘Register’ untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’ dimana anda dapat registrasi

Ruangan(space) baru.

Item ‘Status’ pada grid menandakan status terkini dari ruangan, yang terdiri dari Kosong(Empty) /Lelang(Bidding) /

Kontrak (Contract).

Periode penggunaan ruangan dirubah berdasarkan periode kontrak. Jika kontrak dibatalkan atau sudah habis kontrak

maka tanggal akan berubah ke tanggal hari ini dan status akan berubah ke kosong.

- 160 -


Mengelola Profil Ruangan(Managing Space Profile)

Tampilan ini dapat dibuka dengan menggunakan menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) →

Pecarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)’ lalu klik ‘Register’. Informasi Ruangan(space) baru dapat

diregistrasi, dan juga dapat untuk merubah dan mengelola informasi yang sudah dimasukkan sebelumnya.

1) Buka menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil

Ruangan(Searching Space Profile)’, then click ‘Register’.



- 161 -


3) Pilih ‘Departemen’ untuk melihat semua bangunan pada item ‘Bangunan’ dibawah halaman ‘Pencarian

Profil Bangunan’, lalu pilih salah satu.

4) Pilih lantai dari Ruangan(Space) yang akan diregistrasi, lalu masukan nama dari lantai tersebut.

5) Masukkan ‘Ruangan’, lalu klik untuk memunculkan popup window untuk mengecek ketersiadaan

nomor Ruangan.

- Jika nomor tersebut dapat dipakai,

- Jika nomor ruangan tidak dapat dipakai

- 162 -


6) Tentukan penggunaan Ruangan.

7) Masukkan ‘Luas’.

8) Klik untuk memasukkan periode penggunaan dan spesifikasi lainnya.

9) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan.

- Sebuah popup akan muncul jika No. Runagan belum di cek duplikasi ketika akan disimpan.

-Sebuah popup akan muncul jika ada kolom yang wajib diisi (tanda merah) yang belum dimasukkan

informasinya sebelum disimpan.

- 163 -


8) Klik ‘Daftar’ untuk kembali ke halaman ‘Pencarian Profil Ruangan’.

9) Klik ‘Clear’ untuk mengembalikan halaman ke posisi semula.

Dobel klik salah satu hasil pencarian pada ‘Pencarian Profil Ruangan’, anda dapat mencari dan merubah informasi

yang sudah diregistrasi sebelumnya dalam halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’. Namun, anda dapat mencari jika

status rungan adalah ‘Contract’ atau ‘Bidding’, dan anda dapat merubah informasi jika status ruangan adalah

‘Kosong’.

Ketika registrasi ruangan baru, status ruangan tersebut akan menjadi ‘Kosong(empty)’, jika sedang dalam proses

lelang maka statusnya adalah ‘Bidding’, jika kontraknya sudah efektif maka statusnya adalah ‘Contract’.

Jika kontrak sudah dibatalkan, maka status ruangan langsung berubag ke status ‘Kosong(empty)’.

Tanggal akhir penggunaan akan secara otomatis digunakan sebagai ‘Tanggal Akhri Kontrak” atau “Tanggal

Pembatalan Kontrak”, tergantung dari status Ruangan(space).

Untuk registrasi beberapa Ruangan(Space) sekaligus, tekan save setelah informasi dari satu Ruangan(space) sudah

dimasukkan, lalu klik ‘Clear’ untuk kemudian mengulangi registrasi berikutnya.

- 164 -


6.2 Pengelolaan Dokumen(Document Management )

6.2.1 Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document List) (Sub Menu)

Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document List)

Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Dokumen(Document Mgt.) →

Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document)’. Dokumen-dokumen yang dibuthkan dari setiap

departemen dapat di registrasi dan di kelola disini.

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Dokumen(Document Mgt.)

→ Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document)’.

- 165 -





- Pilih atau masukan sepsifikasi lainnya. Setelan default pada ‘Status’ adalah ‘Yes’.


4) Klik ‘Cari’.

5) Jika dobel klik salah satu item maka item dapat diketik atau diubah.



- Jika dobel klik, ‘Status’, maka item ‘Class’ akan mengaktifkan Combonya dan dapat dipilih opsinya.

6) Klik dari tool bar.

7) Klik untuk menambahkan item, setelah dimasukkan, klik untuk menyimpan.

Jika Dokumen(Document) invalid atau belum digunakan, maka ganti ‘Status’ menjadi ‘No’. Maka tidak akan

dimasukan ke dalam pencarian.

- 166 -


6.3 Standar Kontrak(Contract Standard)

6.3.1 Pencarian Standar Kontrak(Searching Contract Standard) (Sub Menu)

Lihat Standar Lelang (Viewing Contract standard)

Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Lihat Standar

Lelang(Viewing Bidding Standard)’. Anda dapat mencari proses Lelang(bidding) yang sudah diregistrasi.

1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) →

Lihat Standar Lelang(Viewing Bidding Standard)’.

2) Proses lelang yang sudah diregistrasi akan tampil.

- 167 -


3) Jika klik ‘Mengelola’ maka akan pindah ke halaman ‘Ubah Standar Lelang’ untuk merubah proses lelang.

6.3.2 Ubah Standar Lelang (Modifying Contract Standard) (Sub Menu)

Ubah Standar Lelang (Modifying Contract Standard)

Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Udah

Standar Lelang(Modifying Bidding Standard)’. Anda dapat mengelola mulai dari Lelang(Bidding) sampai

dengan Kontrak(Contract) pada halaman ini.

1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Ubah Standar

Lelang (Modifying Bidding Standard)’.

- 168 -


2) Detil proses yang sudah diregistrasi yang akan muncul pada urutan grid.

3) Jika anda dobel klik salah satu barisan pada grid maka anda dapat merubah detilnya.

4) Klik setelah memilih item yang akan dihapus, maka item tersebut akan dihapus.

- Klik untuk menambah barisan untuk menambahkan sebuah proses. Lalu masukkan sebuah field.

(‘Process Order’, ‘Proess Name’, ‘Status Persetujuan’, ‘Persetujuan Tanggal’)


6) Jika klik tombol pada tool bar, maka anda dapat mendownload urutan pada grid ke file excel.

Sesuaikan ‘Urutan Proses’ untuk mengatur proses mulai dari ‘Lelang’ sampai ‘Kontrak’ secara berurutan.

- 169 -


6.4 Pengelolaan Harga Unit (Unit Price Management)

6.4.1 Mengelola Harga Unit(Managing Unit Price) (Sub Menu)

Mengelola Harga Unit (Managing Unit Price)

Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Harga Unit(Unit Price Mgt.) → Mengelola Harga

Unit (Managing Unit Price)’. Di halaman ini Unit Price dapat dikelola untuk setiap departemen. Unit price

yang sudah diregistrasikan di halaman ini akan digunakan setika sebuah kontrak berjalan.

1) Pilih ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Harga Unit(Unit Price Mgt.) → Mengelola Harga

Unit (Managing Unit Price)’.

- 170 -





- Tentukan ‘Tahun’. Nilai default adalah tahun ini.


4) Klik ‘Cari’.

5) Dobel klik barisan dari hasil pencarian yang akan diubah.


7) Klik untuk menambahkan Unit Price baru, lalu barisan baru akan ditambahkan.



- Jika dobel klik item ‘Departemen’ dan ‘Util’ maka akan mengaktifkan Combonya.

- Masukkan pada ‘Item1’, ‘Item2’, ‘Item3’ secara berurutan, masukan harga pada kolom ‘Harga’.

- Jika tidak digunakan, ganti status dari Unit Price menjadi ‘No’ lalu simpan.

- Klik dari tool bar.

- 171 -


Unit Price yang diregistrasi dihalaman ini akan diterapkan ketika ‘Harga Sewa’ dikalkulasikan di halaman registrasi

kontrak.

- 172 -


user manual facility system

Documents

user manualfacility

menu lelang

tiap menu

submenu akan ditampilkan

dan didalam petunjuk

bagaimana cara untuk

clicklokasi menu tombol

drop tombol yang digunakan