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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
TEMA:
HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“KAYPÍ TEXTIL” DE LA CIUDAD DE OTAVALO.
AUTORA: CHICAIZA VALLE DIANA MARGOTH
ASESORA: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.
IBARRA-ECUADOR
2016
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo tema es:
HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“KAYPÍ TEXTIL” DE LA CIUDAD DE OTAVALO, fue elaborado por la Sra. Chicaiza
Valle Diana Margoth, cumple con los requisitos metodológicos que la Universidad
“UNIANDES” exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
___________________
DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.
ASESORA
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido de la tesis cuyo título es HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS PARA LA EMPRESA “KAYPÍ TEXTIL” DE LA CIUDAD DE
OTAVALO, presentado como requisito de graduación para obtener el Título de Ingeniera en
Contabilidad, Auditoria y Finanzas, CPA, es de mi autoría y total responsabilidad.
____________________________
CHICAIZA VALLE DIANA MARGOTH
C.I. N° 1003338140
AGRADECIMIENTOS
Gracias a Dios por permitirme tener y disfrutar a mi familia, gracias a mi familia por
apoyarme en cada decisión y proyecto, gracias a la vida por que cada dia me demuestra lo
hermosos que es la vida y lo justa que puede llegar a ser; gracias a mi familia por permitirme
cumplir con excelencia en el desarrollo de esta tesis.
Gracias por creer en mi y gracias a Dios por permitirme vivir y disfrutar de cada dia.
No ha sido sencillo el camimo hasta ahora, pero gracias a sus aportes, a su amor, a su inmensa
bondad y apoyo, lo complicado de lograr esta meta no se ha notado .
Les agradesco y hago presente mi gran afecto hacia ustedes mi hermosa familia.
Diana Chicaiza
DEDICATORIA
Mi tesis la dedico con todo mi amor y cariño a mi amado esposo Jairo Maldonado por su
sacrificio y esfuerzo, por darme una carrera para nuestro futuro y por creer en mi capacidad,
aunque hemos pasado momentos difíciles siempre ha estado brindándome su comprensión,
cariño y amor.
A mis adorados hijos, Jader y Emily por ser mi mayor motivación e inspiración para poder
superarme cada día más y así poder luchar por un mejor futuro.
A mi madre y hermanos quienes con sus palabras de aliento no me dejaban decaer para que
siguiera adelante y siempre sea perseverante y cumpla con éxito todos mis ideales.
A mis docentes, compañeros y amigos presentes y pasados, quienes sin esperar nada a cambio
compartieron sus conocimientos, alegrías, tristezas en esta etapa estudiantil he logrado hacer
un sueño en realidad.
Gracias a todos.
Diana Chicaiza
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 1
Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 1
Situación problémica. ................................................................................................................. 1
Objeto de investigación y campo de acción ............................................................................... 1
Identificación de la línea de investigación ................................................................................. 1
Objetivo general ......................................................................................................................... 1
Objetivos específicos .................................................................................................................. 1
Idea a defender............................................................................................................................ 1
Variables de la investigación ...................................................................................................... 2
Variable independiente ............................................................................................................... 2
Variable dependiente .................................................................................................................. 2
Metodología a emplear ............................................................................................................... 2
Métodos ...................................................................................................................................... 2
Técnicas e instrumentos.............................................................................................................. 2
Instrumentos ............................................................................................................................... 2
Resumen de la estructura de la tesis ........................................................................................... 2
Aporte teórico, significación práctica y novedad ....................................................................... 2
CAPÍTULO 1 ............................................................................................................................ 3
MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 3
1.1 Origen y evolución de los Procesos de Auditoría ............................................................. 3
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas de los Procesos de Auditoría. .................... 4
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre control de inventarios. ................................................................................................... 5
1.3.1 Control Interno .................................................................................................................. 5
1.3.1.1 Sistema de control interno .............................................................................................. 5
1.3.1.2 Enfoques del Control Interno ......................................................................................... 6
1.3.1.3 Objetivos del Control Interno ......................................................................................... 6
1.3.1.4 Principios del Control Interno ........................................................................................ 6
1.3.1.5 Elementos de Control Interno ......................................................................................... 7
1.3.1.6 Ambiente de Control ...................................................................................................... 7
1.3.1.7 Sistema Contable ............................................................................................................ 8
1.3.1.8 Procedimientos de Control ............................................................................................. 8
1.3.1.9 Condiciones Generales del Control Interno ................................................................... 9
1.3.1.10 Organización de la Función de Control Interno ........................................................... 9
1.3.1.11 Mecanismos e instrumentos de control interno .......................................................... 10
1.3.1.12 Mecanismos e Instrumentos de Seguimiento y Reporte ............................................. 10
1.3.1.13 Responsabilidad del Control Interno .......................................................................... 11
1.3.1.14 Tipos de control .......................................................................................................... 11
1.3.2 Definición de COSO II (ERM) ........................................................................................ 12
1.3.2.1 Componentes del COSO II (ERM) ............................................................................... 12
1.3.3 Inventarios ....................................................................................................................... 15
1.3.3.1 Importancia de los inventarios ...................................................................................... 16
1.3.3.2 Clasificación de los Inventarios .................................................................................... 16
1.3.3.3 Rotación de Inventarios ................................................................................................ 17
1.3.4 El Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP) ................................................. 17
1.3.4.1 Costos de Mantenimiento del CEP ............................................................................... 18
1.3.5 Sistema Justo a Tiempo (JIT) .......................................................................................... 18
1.3.6 Inventario de Manejo Contable ....................................................................................... 19
1.3.6.1 Ventajas del Inventario de Manejo Contable ............................................................... 19
1.3.7 Costeo de Valuación ........................................................................................................ 19
1.3.7.1 Costo Promedio ............................................................................................................ 19
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de Auditoría de la Empresa Textil Kaypí ................ 20
1.5 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 20
CAPÍTULO II ......................................................................................................................... 22
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ................ 22
2.1 Caracterización de la Empresa “Kaypí” ........................................................................ 22
2.2 Descripción del procedimiento metodológico................................................................. 23
2.2.1 Modalidad de Investigación............................................................................................. 23
2.2.1.1 Cuali-cuantitativa.......................................................................................................... 23
2.2.2 Tipos de Investigación por su diseño y por su alcance.................................................... 23
2.2.2.1 Investigación Aplicada ................................................................................................. 23
2.2.2.2 Investigación Documental o bibliografía ..................................................................... 23
2.2.2.3 Investigación Descriptiva ............................................................................................. 24
2.2.2.4 Investigación Explicativa o analítica ............................................................................ 24
2.2.2.5 Investigación de Campo ............................................................................................... 24
2.2.3 Metodología Aplicada ..................................................................................................... 24
2.2.3.1 Método Analítico – Sintético ........................................................................................ 24
2.2.3.2 Método Inductivo – Deductivo ..................................................................................... 24
2.2.3.3 Población y Muestra ..................................................................................................... 24
2.3 Técnicas y Herramientas.................................................................................................. 25
2.3.1 Herramienta ..................................................................................................................... 25
2.3.2 Análisis e interpretación de resultados ............................................................................ 25
2.3.2.1 Análisis de la entrevista aplicada al Gerente de la empresa KAYPI TEXTIL ............. 25
2.3.2.2 Análisis de la entrevista aplicada a la contadora de la empresa KAYPI TEXTIL ....... 26
2.3.2.3 Análisis de la entrevista aplicada al bodeguero de la empresa KAYPI TEXTIL......... 27
2.3.3 Propuesta del Investigado ................................................................................................ 28
2.4 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 29
CAPÍTULO III ....................................................................................................................... 30
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................................................ 30
3.1 Tema .................................................................................................................................. 30
3.2 Objetivo ............................................................................................................................. 30
3.3 Desarrollo de la Propuesta ............................................................................................... 30
3.3.1 Cuestionario de evaluación del sistema de control interno con la aplicación del método
COSO II (ERM) ....................................................................................................................... 30
3.3.2 Componentes del COSO ERM ....................................................................................... 38
3.3.2.1 Componente uno: Ambiente interno ............................................................................ 38
3.3.2.2 Componente dos: Establecimiento de objetivos ........................................................... 40
3.3.2.3 Componente tres: Identificación de los eventos (matriz de riesgos) ............................ 40
3.3.2.4 Componente cuatro: Evaluación de riesgos ................................................................. 41
3.3.2.5 Componente cinco: Respuesta a los riesgos ................................................................. 42
3.3.2.6 Componente seis: Actividades de control .................................................................... 42
3.3.2.7 Componente siete: Información y comunicación ......................................................... 43
3.3.2.8 Componente ocho: Supervisión .................................................................................... 44
3.3.3 Sistema y procesos administrativos de control interno de inventarios ............................ 44
3.3.3.1 Objetivos ....................................................................................................................... 44
3.3.3.2 Políticas ........................................................................................................................ 44
3.3.3.3 Manual de procesos de control interno de inventarios ................................................ 45
3.4 Sistemas de previsión de abastecimientos ...................................................................... 62
3.4.1 Procesos contables ........................................................................................................... 65
3.4.2 Elementos del control interno de inventarios .................................................................. 65
3.4.3 Método de valoración ...................................................................................................... 66
3.5 Matriz Justo a Tiempo ..................................................................................................... 66
3.6 Análisis matriz PERT. ...................................................................................................... 72
3.7 Conclusiones parciales del capítulo................................................................................. 73
3.8 Validación de expertos ..................................................................................................... 73
CONCLUSIONES GENERALES ........................................................................................ 77
RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 78
BIBLIOGRAFÍA
LINKOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Kárdex de Control de Inventarios ......................................................................... 20
Tabla Nº 2 Población ............................................................................................................... 25
Tabla Nº 3 Tabla 3. Identificación de los eventos ................................................................... 41
Tabla Nº 4 Evaluación de riesgos ............................................................................................ 41
Tabla Nº 5 Respuesta a los riesgos .......................................................................................... 42
Tabla Nº 12 Control contable del inventario ........................................................................... 57
Tabla Nº 14 Factores de cálculo .............................................................................................. 62
Tabla Nº 15 Manejo de stock inventarios ................................................................................ 64
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1 Organigrama estructural de la empresa KAYPI TEXTIL. ................................... 28
Figura Nº 2 Organigrama estructural propuesto de la empresa KAYPI TEXTIL .................... 39
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama Nº 1 Compra de materia prima ................................................................................ 47
RESUMEN EJECUTIVO
La empresa KAYPI TEXTIL se localiza en la ciudad de Otavalo, cuya actividad principal es
la producción y comercialización de artesanías textiles como: tapices, bolsos, chales, ponchos,
faldas, cobijas, mochilas entre otros productos tejidos. De la información obtenida de las
entrevistas aplicadas al gerente, contadora y bodeguero, se establece que la empresa no
dispone de herramientas de control de inventarios. Es relevante que la empresa KAYPI
TEXTIL aplique herramientas de control de inventarios con la finalidad de mantener un
control oportuno de las existencias, su valoración, generación de información confiable, para
minimizar los costos de adquisición, mantenimiento de forma eficaz y eficiente en la empresa.
La metodología utilizada para el desarrollo de la investigación es de campo en la aplicación
de las entrevistas al gerente, contadora y bodeguero, que son documentos o bibliográfica para
fundamentar en forma científica técnica los componentes de la investigación, y descriptiva
explicativa con la finalidad de establecer en forma clara el problema de la empresa en cuanto
al control de inventarios. La investigación se enmarca en la línea de investigación Auditoría.
Los resultados que se obtiene permiten estructurar las herramientas de control de inventarios,
a través de elementos que viabilizan en forma ordenada y lógica los procesos de registro,
valoración e información útil para las conciliaciones contables y que se sustenten en los
estados financieros de acuerdo a normas generalmente aceptadas de contabilidad que
promueva el uso y la custodia adecuada de los activos de la empresa. El control de inventarios
permite salvaguardar y emitir información oportuna para la toma de decisiones.
ABSTRACT
The company Kaypí Textil is located in the city of Otavalo whose main activity is the
production and marketing of handicrafts and textile tapestries, bags, shawls, ponchos, skirts,
blankets, backpacks among other woven products. From the information obtained from
interviews applied to the manager, accountant and grocer, is stated that the company does not
have inventory control tools, it is relevant that the company Kaypí Textil apply inventory
control tools in order to maintain an appropriate inventory control valuation, generating
reliable information to minimize acquisition costs maintenance of effective and efficient way
in the company.
The methodology used for the development of the research is a field in the application of the
interviews to the manager, accountant and winemaker, which are documentary or
bibliographical to substantiate in a scientific-technic way the research components and
descriptive -explicative in order to establish clearly the problem of the company in terms of
inventory control. This is part of the research audit.
The results obtained allow to structure tools of inventory control through elements that make
possible an orderly and logical registration of processes valuation and useful information for
accounting and reconciliations that are supported by the financial statements in accordance
with generally accepted accounting standards to promote the proper use and custody of assets
of the company. Inventory control allows safeguard and deliver relevant information for
decision-making.
1
INTRODUCCIÓN
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable es
indispensable ya que toda empresa requiere mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica
de la empresa. En el mundo contemporáneo, la globalización exige que las empresas utilicen
herramientas administrativas entre las cuales se destaca el control interno de inventarios como
el eje fundamental para el abastecimiento de los insumos en las empresas, a la vez que
establece lineamientos para una constante vigilancia, registro y valuación económica de los
inventarios que forman parte del activo de las empresas. El inventario constituye las partidas
del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que
posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades
productivas, por lo cual en la actualidad, casi todas las organizaciones se encuentran limitadas
en cuanto a la cantidad disponible de recursos, las nuevas tendencias que surgen en las
sociedades; por lo que, las mismas se han visto en la obligación de introducir nuevos
elementos, como las herramientas de control de inventarios que pueden adaptarse a
situaciones de cambios permanentes en las empresas.
A nivel del contexto de la provincia de Imbabura, se analiza que en el entorno comercial,
especialmente en las empresas del sector textil de la ciudad de Otavalo, es evidente que no se
aplican herramientas de control de inventarios, lo que puede dificultar en la toma de
decisiones y en la información para la estructura financiera de estas empresas, evidenciando
los problemas en el manejo se inventarios. El problema central de la empresa Kaypi Textil de
la ciudad de Otavalo es ¿Cómo lograr un control eficiente de los inventarios?, para lo cual se
toma como testimonio la información existente en la empresa, referente a los años 2014 -
2015, en la que se expone claramente la necesidad de disponer de herramientas de control de
inventarios. Este inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una
empresa empieza su actividad o al comienzo de un ejercicio contable, para lo cual la línea de
investigación es Auditoría, alcanzando el objetivo principal que es diseñar Herramientas de
Control de Inventarios y obtener un control eficiente de mercaderías en la Empresa Kaypí
Textil, fundamentando teóricamente en las herramientas de control de inventarios y el control
interno, para realizar un diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de inventarios de
productos en proceso y productos terminados de la Empresa Kaypí. Permitiendo de ésta
2
manera el establecer los componentes que formarán parte de las herramientas de control
interno de los inventarios de mercaderías., la idea a defender, se establece en analizar que con
la implementación de herramientas de control internos de inventarios se permitirá a la
Empresa Kaypí Textil, establecer un conocimiento real de sus stocks, analizando sus entradas
y salidas, para reducir las posibles pérdidas en el ejercicio contable.
El principal enfoque justificativo de la elaboración de la investigación es que permite elaborar
políticas internas de manejo de inventarios para orientar y guiar a las personas encargadas de
controlar las entradas y salidas de mercadería en la Empresa, por medio de la creación de
procedimientos internos de manejo de Control de inventarios y dar cumplimiento a la
normativa técnica que permita la fiabilidad de los datos contables de la empresa, trabajando
con un diseño de formularios a utilizar para los procedimientos de control de los inventarios
para dar cumplimiento a las normativas legales en la Empresa Kaypí Textil.
Al realizar el estudio investigativo se considera que en el Capítulo I, se analizan todas las
teorías como antecedentes del objeto de investigación enfocada a los inventarios, con su
procesos evolutivo y nuevas teorías de aporte al desarrollo en un marco contextual
modernista, siguiendo estos lineamientos, en el Capítulo II se enfoca a la metodología
concurrente que permite el desarrollo en un marco definido de conceptos y preceptos de la
línea de investigación, además estructurando un modelo de desarrollo para alcanzar los
lineamientos de la propuesta que, en el Capítulo III se la desarrolla con un enfoque medible de
variables de análisis y control para poder planificar el nivel óptimo de inversión en
inventarios, a través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado, y teniendo en cuenta que los niveles de inventario tienen que mantenerse entre
dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión
insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente
rápidamente a las demandas de ventas y producción. El proyecto tiene como novedad que la
implementación de herramientas o técnicas de control de inventarios mejoran el desempeño
de las actividades y permite tomar medidas que garanticen que los recursos de la empresa, se
utilicen en forma eficaz y eficiente.
3
CAPÍTULO 1
MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de los Procesos de Auditoría
El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc., Y se
originó en la antigüedad, al igual que el auditor, nombre por el que se designaba a la persona
que “oia” las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes reales, quienes por falta de
instrucción no podían presentarlas por escrito. (DOUGLAS, 2011)
Originalmente la palabra auditar proviene de la antigua práctica de registrar el cargamento de
un barco a medida que la tripulación nombraba los diferentes artículos y sus cantidades. La
palabra se deriva del término inglés aural (escuchar) que a su vez proviene del latín
auris (oído). El auditor (oyente) representaba al rey y su presencia aseguraba que registraran
apropiadamente todos los impuestos del cargamento.
Desde este temprano inicio la labor del auditor se asoció con controles y cumplimiento. Es
interesante hacer notar que el significado original de auditar continúa siendo utilizado en el
ambiente académico. Cuando usted asiste a un aula como oyente, no participa ni recibe
créditos en su certificado de estudios, usted sólo escucha.
El proceso de auditoría, como se práctica en la actualidad, tiene sus raíces en la aplicaciones
financieras. A medida que la civilización occidental pasó de la Edad Media al período del
Renacimiento, el préstamo de dinero adquirió gran importancia tanto para el comercio como
para los reinos. Así, surgió la necesidad de contar con un agente externo e imparcial que diera
fe de la honradez tanto de los prestamistas como de los prestatarios. Aún en la actualidad, la
gran mayoría de las auditorías se realizan en las industrias de servicios financieros, como:
banca, impuestos, seguros y contabilidad. Los auditores financieros deben de revisar las
cuentas y registros para verificar que son correctos. Ellos contrastan la información registrada
con los requisitos de contabilidad para obtener hallazgos de hechos. Debido a que los
auditores están catalogados como imparciales, los accionistas aceptan y consideran a sus
informes como veraces. Por ello una sociedad siempre necesitará de auditores financieros.
Después de la Segunda Guerra Mundial el ejército se enfrentó ante una avalancha de nuevas y
4
poderosas tecnologías con el potencial de causar grandes daños. Los tanques, las bombas y los
aviones eran complicados y riesgosos, la energía nuclear utilizada en un principio como arma
de destrucción, estaba siendo adaptada para generar energía con fines pacíficos.
En 1978 el Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en inglés) publicó sus reglas
para la auditoría operativa, que aún hoy en día continúan siendo actualizadas y son
ampliamente utilizadas. Estas auditorías se desarrollaron para examinar los controles y los
riesgos de la organización. Indagaban y preguntaban para encontrar puntos débiles que
pudieran provocar pérdidas o fraudes. El trabajo adquirió complejidad y esto permitía que
surgieran situaciones negativas.
El auditor operativo se convirtió en una importante línea de defensa para los proyectos
inteligentes. Estos auditores normalmente informaban ante un comité de la junta directiva de
la empresa, por ello a menudo son llamados auditores corporativos. Otras áreas del gobierno,
no relacionadas con cuestiones militares nucleares, comenzaron a analizar el valor de auditar
sus operaciones no financieras.
Durante el final de los años setenta y el principio de los ochenta, aumentó la presión para
obligar al gobierno para dar cuentas tanto de sus operaciones, como de sus programas de
gastos. En 1981 la Oficina General de Contabilidad de los Estados Unidos, brazo investigador
del congreso, publicó por primera vez sus normas de auditoría gubernamental. Debido al color
de las pastas del documento, este fue llamado “El Libro Amarillo” mismo que continua siendo
una excelente fuente de información para todos los auditores.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas de los Procesos de Auditoría.
Según el estudio (GRAHAM, 2010), de la auditoría es un parte importante del sistema de
control interno de la entidad, es una herramienta de la gerencia que es indispensable a la
administración para la toma de decisiones.
La auditoría es un proceso básico desde el punto de vista administrativo, económico,
financiero, debido a la revisión y verificación que se realiza en los estados financieros,
documentos contables, en el marco normativo para la fiabilidad de documentación técnica de
los resultados de las operaciones que en un periodo determinado de tiempo ejecuta una
organización.
5
En base al estudio de (Mantilla B., 2011); la auditoría de los estados financieros es un
compromiso realizado por un auditor independiente para ofrecer garantías y seguridad que los
estados financieros de una empresa o entidad se presentan de conformidad con las normas
internacionales de contabilidad e información financiera (NIC/NIIF). Cada auditoría es
personalizada para satisfacer las necesidades de las empresas. Sin embargo, el planteamiento
general de cada auditoría es el mismo.
Los procesos de auditoría se diseñan en relación al tipo de auditoría: financiera, operativa,
administrativa, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo. Para que la auditoría pueda
detectar no conformidades mayores o menores, establecer errores o irregularidades que se han
cometido en estos sistemas de la empresa, se aplica la auditoría interna o externa, o también
denominada auditoría legal, pública o gubernamental.
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre control de inventarios.
1.3.1 Control Interno
En base al estudio de FLORES (2010), expone que el “Plan de organización entre la
contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa
pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes,
promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa”.
Conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de
asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.
1.3.1.1 Sistema de control interno
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que se realicen de
acuerdo a las normas constituciones (TREJO, 2011, pág. 121)
6
1.3.1.2 Enfoques del Control Interno
Administrativo: Involucra el plan general de organización, sistemas, procedimientos,
métodos utilizados en el negocio para obtener resultados eficientes, efectivos y
económicos.
Contable: Plan general que permite definir políticas, procedimientos, métodos y sistemas
que regulan y reflejan en forma óptima la información financiera.
1.3.1.3 Objetivos del Control Interno
El sistema de control interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
establecidas. (JAMES, 2012, pág. 234)
1.3.1.4 Principios del Control Interno
El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los principios de:
Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de
la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios
a grupos especiales.
Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a
la organización, sino a los principios éticos y morales que rigen la sociedad.
Eficiencia: Vela porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de
bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los
recursos disponibles.
Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los
objetivos y las metas de la organización.
7
Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la
capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades según su
ámbito de competencia.
Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones
de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser
objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.
Valoración de costos ambientales: Consiste en que la reducción al mínimo del impacto
ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción
de sus actividades rutinarias en aquéllas organizaciones en las cuales su operación pueda
tenerlo.
1.3.1.5 Elementos de Control Interno
En base a lo expuesto por LÓPEZ (2011), da a conocer que la estructura de control interno de
una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura
consiste en los siguientes elementos:
Ambiente de control
El sistema contable
Los procedimientos de control.
1.3.1.6 Ambiente de Control
Analizando el estudio de FLORES (2009) da a conocer que el ambiente de control representa
la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad,
fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes:
a) Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos.
b) Estructura de organización de la entidad.
c) Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités.
8
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de
las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoría interna.
f) Políticas y prácticas de personal.
g) Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la entidad.
La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la
administración de la entidad le da a los controles establecidos.
1.3.1.7 Sistema Contable
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza
una entidad económica. Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con
métodos y registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnen los criterios
establecidos por la administración.
b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su
adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.
1.3.1.8 Procedimientos de Control
La ideología crítica de HIDALGO (2009) expone que Los procedimientos y políticas
adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administración para
proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad,
constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente políticas o
procedimientos de control, no necesariamente significa que éstos estén operando
9
efectivamente.
El auditor debe determinar la manera que la entidad ha aplicado las políticas y
procedimientos, su uniformidad de aplicación y que persona las ha llevado a cabo, para
concluir que efectivamente está operando. Los procedimientos de control persiguen diferentes
objetivos y se aplican en distintos niveles de organización y del procesamiento de las
transacciones.
También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control y del
sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter
preventivo o detectivo. Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar
errores durante el desarrollo de las transacciones.
1.3.1.9 Condiciones Generales del Control Interno
Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de
control de una entidad, deben considerara los siguientes aspectos:
Tamaño de la entidad.
Características de la industria en la que opera.
Organización de la entidad.
Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidos.
Problemas específicos del negocio.
Requisitos legales aplicables.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una
importante responsabilidad de la administración, para proporcionar una seguridad razonable
de que se logran los objetivos de una entidad. La gerencia deberá vigilar de modo constante,
la estructura de control interno, para determinar si ésta ópera debidamente y si se modifica
oportunamente de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.
1.3.1.10 Organización de la Función de Control Interno
En base a los estudios de (MEDIZ (2010), presenta que, aun cuando en teoría no es necesaria
la existencia de una oficina especializada en el área de control interno, en la práctica resulta
10
conveniente crearla con el fin de que lidere el proceso de diseño e implantación del sistema y,
posteriormente, ayude a la administración de la organización a cumplir su obligación en este
campo.
Esto es así porque la operación de un sistema de control interno cuyo ejercicio sea intrínseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, supone un cambio
cultural muy profundo y difícil de lograr en el corto plazo, especialmente si no se cuenta con
alguien que lidere el proceso y produzca resultados rápidamente y, por esta vía, induzca y
acelere el cambio de actitud entre los miembros de la organización.
1.3.1.11 Mecanismos e instrumentos de control interno
El análisis de TAFUR (2011), certifica que “Los mecanismos e instrumentos de control
interno son variables, dependiendo no solo de la naturaleza de la organización, sino de las
características del área en la cual se estén aplicando. En algunos casos, estos pueden tener un
carácter automático como validación de información, verificación de consistencia y
comparación de cifras totalizadoras; entre otros, en todo caso debe procurar que los
mecanismos e instrumentos utilizados hagan parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo
y no sean elementos exógenos de aplicación posterior”.
El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre los
empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un compromiso
entre la seguridad y la eficiencia. En este sentido cualquier esfuerzo de sistematización que
permita reducir la participación discrecional de las personas involucradas, mejorar la
información agregada, la posibilidad de hacer cruces y la automatización del control, debe
recibir el apoyo de los directivos de la organización.
1.3.1.12 Mecanismos e Instrumentos de Seguimiento y Reporte
Los mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte varían según la naturaleza de la
organización y de las áreas. Con respecto a este punto, es importante destacar que para que
sean útiles, el seguimiento y el reporte deben tener un periodo inferior al que se ha definido
para la obtención de resultados en el proceso objeto de control. (MARTÍNEZ, 2009, pág. 112)
El sistema debe producir información oportuna; una contabilidad atrasada, un concepto sobre
una actualización administrativa emitido después de que esta se haya formalizado, son
11
elementos muy poco útiles. En general, se debe recordar que el control interno es una
herramienta cuyo propósito central es ayudar a la gerencia a cumplir mejor con sus
obligaciones.
1.3.1.13 Responsabilidad del Control Interno
Analizando a ESTÉVEZ (2012) expone su pensamiento crítico que “El control interno es
fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada en forma autónoma que, para
que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
organización. Además el sistema de control interno difiere entre organizaciones”.
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios delegados por lo
cual es necesario establecer un sistema de control interno que les permita tener una seguridad
razonable de que sus actuaciones
1.3.1.14 Tipos de control
Control gerencial: está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos
para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la
organización.
Control Contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos,
como todos los métodos y procedimientos que están relacionados directamente con la
protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestales
y financieros de las organizaciones.
Control Administrativo: está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones
y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar con el debido
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los
niveles de dirección y administración y en segundo lugar con la eficiencia de las operaciones.
(CARLOSAMA, 2009, pág. 129)
Control Presupuestario: Consiste en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los
resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las
desviaciones.
Control de Informática: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática
12
como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y
oportunos sobre las operaciones.
1.3.2 Definición de COSO II (ERM)
La administración de riesgos se considera como un proceso sistémico realizado por los
directivos de las empresas con la finalidad de definir estratégicamente las actividades para
identificar eventos potenciales que pueden afectar a la organización y administrar los riesgos,
y proveer una seguridad razonable en función al logro de los objetivos de la organización.
(AMAT, 2011)
En sistema COSO II (ERM) establece una certeza razonable en el logro de los objetivos en las
siguientes categorías:
a) Estratégico
b) Eficacia, eficiencia de las operaciones
c) Información confiable de los reportes
d) Cumplimiento de objetivos – metas
De esta forma la evaluación del control interno por medio del modelo COSO II (ERM)
generalmente permite a las empresas determinar los riesgos que pueden impedir la
consecución de los objetivos y metas en términos de eficacia y eficiencia apegados a su plan
estratégico en todos los niveles de la empresa, a la vez que permite detectar riesgos por
errores o regularidades, aplicando herramientas para identificar sus causas y efectos y
establecer acciones correctivas que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos.
1.3.2.1 Componentes del COSO II (ERM)
(AMAT, 2011) Los componentes del COSO II (ERM) son los siguientes:
Ambiente interno
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
13
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
1. Ambiente interno
(AMAT, 2011) El ambiente interno es un proceso mediante el cual se establece los siguientes
factores:
Filosofía de la administración de riesgos
Misión
Visión
Políticas
Valores
Estructura organizativa
Asignación de responsabilidades
2. Establecimiento de objetivos
(AMAT, 2011) El establecimiento de objetivos se realiza a nivel de la alta dirección en la que
se debe seleccionar la estrategia y los objetivos específicos para enfrentar una gama de riesgos
que pueden ser de fuentes externas e internas con la finalidad de identificar la evaluación de
sus riesgos y las respuestas a ellos, mediante la fijación de objetivos, para cumplir con la
misión y visión de la entidad.
3. Identificación de eventos
(AMAT, 2011) Es un proceso mediante el cual se identifican los eventos potenciales de
14
fuentes internas o externas que afectan a la implementación de la estrategia o a la consecución
de los objetivos. Los eventos identificados podrán ser positivos y negativos, por lo tanto
deben ser diferenciados entre riesgos y oportunidades; bajo el principio de que “riesgos son
sucesos que pueden tener impactos negativos para la empresa”. Mientras que “oportunidades
son eventos que generan impactos positivos para la empresa”.
4. Evaluación de riesgos
(AMAT, 2011) En esta etapa la empresa identifica y analiza los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos y servirá de base para determinar de qué manera serán
gestionados los riesgos, considerando sus niveles de probabilidad e impacto, para lo cual se
deberá considerar su importancia y alcance. Los riesgos son evaluados sobre la base de las
perspectivas de probabilidad de que existan estos eventos y los impactos que pueden tener en
la operatividad de la empresa.
5. Respuesta al riesgo
(AMAT, 2011) Después de identificar y evaluar los riesgos, la alta dirección selecciona las
posibles respuestas con la finalidad de evitar, aceptar, reducir los riesgos. En el proceso de
seleccionar las respuestas, se debe alinear un conjunto de acciones con la finalidad de
alinearlos con los posibles riesgos aceptados; para lo cual es importante hacer el análisis costo
– beneficio, a la vez que establecer los niveles de tolerancia de los riesgos. Las categorías de
respuesta a los riesgos son:
Evitarlo. Se toman acciones de manera que los riesgos se minimicen, se eliminen de las
actividades y de los procesos que generan los riesgos.
Reducirlo. Se estructuran acciones con la finalidad de que se reduzcan al mínimo el
impacto o la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Compartirlo. Son las acciones que pretenden reducir el impacto o la probabilidad de
ocurrencia del riesgo.
Aceptarlo. La alta dirección no establece acciones que afecten el impacto y probabilidad
de ocurrencia del riesgo.
15
6. Actividades de control
(AMAT, 2011) Se establecen las políticas y procedimientos que se deben implementar en la
organización con la finalidad de asegurar que las respuestas a los riesgos, se ejecute en forma
efectiva en los diferentes niveles de la organización. La dirección deberá disponer de los
controles destinados a evitarlos o minimizarlos. Al establecer las políticas se establecen los
procedimientos y las acciones que se deben llevar a cabo para el cumplimiento de las mismas.
Las actividades de control deben incluir las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
revisiones con la finalidad de establecer la rentabilidad y salvaguardar los activos de la
empresa.
7. Información y comunicación
(AMAT, 2011) En esta parte del sistema COSO ERM se debe establecer con que canales de
información se va a verter con la finalidad de que esta fluya en los distintos niveles de la
estructura organizativa de la empresa. Información que será importante a nivel interno como
externo, considerando la oportunidad, accesibilidad y la calidad de sus contenidos.
8. Monitoreo
(AMAT, 2011) Es un proceso que tiene como finalidad comprobar que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo, para lo cual es importante
estructurar actividades de monitoreo y supervisión en forma mensual, trimestral, semestral o
periódica de acuerdo a las políticas de la organización.
1.3.3 Inventarios
“Las Normas de Información Financiera definen a los inventarios como los bienes de una
empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como materia prima,
producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque,
envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal
de operaciones”. (CHIZA, 2010, pág. 98)
Las normas internacionales de contabilidad definen a los inventarios como activos: a)
poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción
de cara a tal venta, o c) en la forma de material o suministro para ser consumidos en el
16
proceso de producción, o en el suministro de servicios.
1.3.3.1 Importancia de los inventarios
El análisis de FARINANGO (2011) da a conocer que “Los inventarios constituyen la
existencia de los artículos, a precio de costos producidos o comprados por una empresa; para
su comercialización, se incluye en los inventarios las, mercancías de propiedad de la empresa
que se encuentran en las bodegas, almacenes o en tránsito, cuando se han comprado fuera del
país y no han llegado, o las entregadas en consignación”.
Se excluyen las mercancías que no son de propiedad de la empresa y se encuentran en su
poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus
clientes, en las empresas comerciales los inventarios deben ser valorados y controlados
técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
1.3.3.2 Clasificación de los Inventarios
Los inventarios se clasifican en:
Materias primas: En la industria son los materiales que sufren la transformación
necesaria para convertirse en artículos terminados.
Mercancías: Son las que se compran para su reventa, sin hacerles ninguna modificación.
Artículos en proceso: Son aquéllos, cuyo proceso de fabricación no ha sido totalmente
terminado.
Partes terminadas: Son artículos completos, que pueden venderse o bien utilizarse en los
artículos que se están fabricando.
Artículos terminados: Son los que están listos para su venta. Mercancías en tránsito: Se
refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, que ya le han sido remitidas, las cuales
forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren, físicamente, en sus almacenes.
Mercancías en consignación: Son las que se han enviado con objetos de buscarles
mercados y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
Mercancías a vistas: Son artículos terminados cuya venta se materializará luego que el
cliente en potencia los vea funcionar o los examine; por lo general, salen en calidad de
muestra.
17
Mercancías en depósito: Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén
de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito respectivo. Estas
mercancías, en algunas ocasiones, se encuentran como garantía de un préstamo obtenido y
en estas condiciones se les llama mercancías pignoradas.
Mercancías deterioradas y obsoletas: Si están en condiciones de venderse (a precios
castigados), se ponen con notas especiales. En caso contrario, estas mercancías no deben
incluirse en el inventario. (DÍAZ, 2012, pág. 156)
1.3.3.3 Rotación de Inventarios
EL Análisis expuesto por ROBLES (2009), da a conocer que Por rotación entendemos el
número de veces que varias partidas de activo como materias primas, mercancías destinadas
para su venta, se reemplazan durante el periodo específico, por lo general de un año.
Para el administrador financiero de cada empresa, existe una gran responsabilidad respecto a
la existencia de artículos, pues tan perjudicial es para el negocio carecer de los artículos
necesarios para las ventas o materias primas para la producción, como mantener grandes
volúmenes de existencia, que representen fuertes inversiones que por falta de mercado se
encuentren estancadas, pues significan un serio peligro económico para la negociación.
Se debe considerar, además, que cuando la rotación es excesivamente baja, puede ser
motivada por dos razones: que siempre hubo existencia suficiente para disponer de las
mercancías, en cualquier momento, o bien, puede ser que se encuentre mercancía obsoleta o
de poca demanda.
1.3.4 El Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP)
En base a (SPRENGER, 2009), da un enfoque claro que Una de las técnicas más comunes
para determinar el tamaño óptimo de un pedido de artículos de inventarios es el modelo de la
cantidad económica de pedido (CEP) .El modelo CEP toma en cuenta diversos costos de
inventario y después determina que tamaño del pedido disminuye al mínimo el costo total del
inventario. El modelo CEP asume que los costos relevantes del inventario se dividen en costos
de pedido y costos de mantenimiento (el modelo excluye el costo real del artículo en
inventario).
Cada una de estos costos tiene componentes y características clave. Los costos de pedido
18
excluyen los costos administrativos fijos de la solicitud y recepción de pedidos: el costo de
redactar una orden de compra, procesar el papeleo resultante, recibir un pedido y verificarlo
contra la factura. Los costos de pedido se establecen en pesos por pedido. Los costos de
mantenimiento son los costos variables por unidad de artículo mantenido en inventario
durante un periodo específico.
1.3.4.1 Costos de Mantenimiento del CEP
Los costos de mantenimiento incluyen los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los
costos de deterioro y desuso, y el costo de oportunidad o financiero de tener fondos invertidos
en inventario. Estos costos se establecen en pesos por unidad por pedido. Los costos de
pedido disminuyen conforme el tamaño del pedido aumenta.
Sin embargo, los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el tamaño del
pedido. El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de
mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mínimo el costo total
del inventario. (TREJO, 2010, pág.187)
1.3.5 Sistema Justo a Tiempo (JIT)
El sistema justo a tiempo (JIT), por las siglas en las siglas en inglés, just-in-time) se usa para
disminuir al mínimo la inversión en inventario. Su filosofía es que los materiales deben llegar
justo en el momento en que se requieren para la producción. De manera ideal, la empresa
tendría solamente inventario de trabajo en proceso. Como su objetivo es disminuir al mínimo
la inversión en inventario, un sistema JIT no utiliza ninguna existencia de seguridad (o usa
muy poca). Debe existir una buena coordinación entre los empleados de la empresa, sus
proveedores y sus empresas de envío para garantizar que las entradas de materiales lleguen a
tiempo. La dificultad para que los materiales lleguen a tiempo ocasiona una interrupción de la
línea de producción hasta que estos llegan. Asimismo, un sistema JIT requiere que los
proveedores entreguen partes de excelente calidad. Cuando surgen problemas de calidad, la
producción debe detenerse hasta que los problemas se resuelven. (ORTEGA, 2009,pág.132)
La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el inventario como
una herramienta para lograr la eficiencia destacando la calidad de los materiales utilizados y
su entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona adecuadamente, hace que surjan las
deficiencias de los procesos.
19
1.3.6 Inventario de Manejo Contable
En base a (GUZMAN, 2009) se da a conocer que Un aspecto fundamental para un adecuado
control de inventarios es un sistema de registro que permita tener información constante y
correcta sobre las existencias de mercancías en el almacén.
Este procedimiento de registro de las operaciones de mercancías, es el de inventarios
perpetuos, el cual tiene ventajas sustanciales sobre el procedimiento analítico o
pormenorizado.
1.3.6.1 Ventajas del Inventario de Manejo Contable
En cualquier momento se puede conocer el importe del inventario inicial, las compras, los
gastos de compra, devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre compra, ventas, devoluciones
sobre venta, rebajas y bonificaciones sobre venta; pues existe una cuenta para cada uno de
estos conceptos.
Se dispone de información más clara debido al registro que se hace de las operaciones de
las mercancías.
Facilita la elaboración del estado de resultados, pues se conocen cada uno de los
conceptos que integran la primera parte del mismo.
1.3.7 Costeo de Valuación
1.3.7.1 Costo Promedio
La forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones
aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos.
La fórmula empleada para calcular el precio promedio comprende "el importe acumulado de
las erogaciones aplicables", denominado saldo y "el número de artículos adquiridos o
producidos” denominados existencia. Ambos datos se obtienen de la tarjeta de almacén.
20
Tabla Nº 1 Kárdex de Control de Inventarios
TARJETA KARDEX
UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
100 150 15000
200 300 180 36000 51000
Fuente: ARMENDÁRIZ, 2010, pág. 57
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de Auditoría de la Empresa Textil Kaypí
La empresa tiene actualmente problemas en el proceso de auditoría especialmente lo referente
al control de inventarios, debido principalmente a que no se dispone de información exacta de
los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados, ocasionando
dificultades en la valoración eficaz y oportuna de estas existencias que tiene la empresa,
estableciéndose la necesidad de disponer de herramientas de control interno.
En la empresa existe un inadecuado sistema de registro de los inventarios de materias primas,
productos en procesos, productos terminados que no permiten identificar con claridad las
existencias que se dispone en las hojas de registro y en forma física en la bodega, dificultando
la información para la estructura de los estados financieros. Las herramientas de control de
inventarios constituye elementos importantes desde el punto de vista de régimen tributario
interno, de instrumentos administrativos lógicos, sistémicos, de actividades y
responsabilidades organizacionales que viabilicen mantener registros, documentación
oportuna, eficaz y eficiente de los inventarios en la empresa.
La empresa debe disponer de herramientas de control interno para salvaguardar las
inversiones que se realizan en el concepto de existencias, emitir información oportuna y
confiable, para la toma de decisiones, así como minimizar los riesgos a través de medidas
coherentes y técnicas de control oportuno, protegiendo los activos de la empresa.
1.5 Conclusiones parciales del capítulo
En el presente capitulo se sustenta el origen y la evolución de los procesos de auditoría
mediante el análisis de bibliografía especializada en esta temática de diferentes autores,
señalando que la auditoría en una herramienta fundamental para el control administrativo,
21
financieros, operativo y de los resultados de una organización.
Se analizó las diferentes posiciones teóricas de autores prácticos en el tema de control
interno de inventarios, los aspectos legales, normativos, técnicos y el manejo de recursos,
para sustentar el desarrollo de la presente investigación.
Una vez contextualizado y fundamentado los principios, normas, reglamentos, estamentos
técnicos que configuran el control interno de inventarios se fundamenta la viabilidad de la
formulación de las herramientas de control de inventarios para la empresa KAYPI
TEXTIL.
22
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la Empresa “Kaypí”
Textil Kaypí fue fundado por Francisco Lema en el año de 1990, como un tejedor artesanal,
La actividad textilera tiene un papel vital dentro de la economía de un país. Su desarrollo está
ligado a la producción y comercialización de productos para los diferentes gustos y
preferencias de la ciudadanía en general. Así mismo, gracias al propio comercio generado,
como a todas las actividades relacionadas al mismo, se generan puestos de trabajo e ingresos
al país, por medio de aranceles e impuestos.
Desde el punto de vista del aporte del sector textil artesanal de Otavalo, se observa que la
producción provincial contribuye en un alto porcentaje a la economía. Debido al escaso
crecimiento de algunos mercados, conseguir Liquidez para seguir interviniendo en sus
productos que ofrecen se ha convertido en uno de los objetivos más importantes, el mercado
de hoy cada día exigen productos de calidad a bajo costo y atención en el menor tiempo
posible.
La problemática que enfrenta la empresa en la actualidad es compleja tanto en su estructura
interna como en su control interno, lo cual limita su crecimiento y desarrollo, influyendo
seriamente en su inestabilidad. Por ello es importante la aplicación de nuevos modelos
administrativos adaptables a la microempresa y que aporten al mejor desempeño de las
operaciones diarias.
Con respecto al departamento de producción, no se realizara la confección de las prendas con
la eficiencia y eficacia necesaria caso, lo cual impide la evaluación y determinación de
riesgos.
En cuanto al incumplimiento de las metas, existe un bajo nivel de desempeño, esto se debe a
que se tuvo problemas con los y las obreros/os en sus horarios de entrada.
En lo referente a las ventas, se puede concluir que en los últimos tres años ha existido una
disminución, que aunque no es tan significativa, a largo plazo puede traer graves problemas.
Esta disminución, no solo lo ha experimentado la empresa, sino toda la industria textil
23
ecuatoriana; ya que por la importancia de ropa confeccionada desde otros países
principalmente a un valor de venta sumamente bajo; las ventas de telas así como son sus
acabados de manteles para comedores, servilletas, cortinas.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico
2.2.1 Modalidad de Investigación
2.2.1.1 Cuali-cuantitativa
A través de la investigación cualitativa por ser de tipo social permitió realizar un análisis
comparativa de los hechos reales del problema de control de inventarios que tiene la empresa,
partiendo de los datos de las entrevistas aplicadas, conceptualizando la realidad, y
correlacionando con las teorías, modelos de control interno, como punto de referencia para
tener una perspectiva validada para estructurar la propuesta con objetividad.
La investigación cuantitativa permitió desarrollar un proceso sistémico y ordenado de la
investigación, con una estructura lógica de decisiones, para representar el problema de control
interno de inventarios que tiene esta empresa como punto de partida y hacer explícita las
concepciones teóricas – prácticas de control interno de inventarios en la propuesta, para
resolver el problema.
2.2.2 Tipos de Investigación por su diseño y por su alcance
2.2.2.1 Investigación Aplicada
A través de la investigación aplicada se obtuvo información sobre el problema que tiene la
empresa KAYPI TEXTIL en relación al control de inventarios, a través de las entrevistas
aplicadas al gerente, contadora y bodeguero de esta organización y con estos resultados
sustentar las herramientas de control de inventarios en forma organizada, sistematizada,
orientada a reducir este problema en el corto plazo, fundamentado en teorías científicas
validadas.
2.2.2.2 Investigación Documental o bibliografía
Con este tipo de investigación se analizó la información de textos, manuales impresos y
digitales entorno a herramientas de control de inventarios, fortaleciendo la estructura de la
propuesta.
24
2.2.2.3 Investigación Descriptiva
Se describió el problema central, causas, efectos de la empresa KAYPI TEXTIL, respecto al
control interno de inventarios, a través de las entrevistas aplicadas al gerente, contadora y
bodeguero.
2.2.2.4 Investigación Explicativa o analítica
Con esta investigación se analizó las causas, efectos en relación al control interno de
inventarios que tiene la empresa KAYPI TEXTIL y la interrelación entre estas como sistema
de valoración, procesos, conciliaciones de inventarios, tipos de inventarios, clasificación de
inventarios y sus efectos en la toma de decisiones de la gerencia.
2.2.2.5 Investigación de Campo
Se aplicó las entrevistas al gerente, contador y bodeguero de la empresa KAYPI TEXTIL,
cuyos resultados ayudaron a determinar el problema, causas y efectos en relación al control
interno de inventarios de esta empresa.
2.2.3 Metodología Aplicada
2.2.3.1 Método Analítico – Sintético
Se aplicó para realizar el análisis de la información de las entrevistas aplicadas al gerente,
contadora y bodeguero de la empresa KAYPI TEXTIL, estructurar los componentes de la
propuesta en forma sistematizada, coherente, para solucionar este problema.
2.2.3.2 Método Inductivo – Deductivo
Con este método lógico se analizó la situación actual que tiene la empresa KAYPI TEXTIL
referente al control interno de inventarios, a través de la información primaria obtenida de las
entrevistas aplicadas y correlacionar con la información secundaria obtenida de textos,
manuales que definen los principios, normas, sistemas que fundamentan las herramientas de
control de inventarios.
2.2.3.3 Población y Muestra
La población objeto de investigación es el Sr. Francisco Lema, Gerente General, la contadora
25
y el bodeguero de la empresa KAYPI TEXTIL.
Tabla Nº 2 Población
Descripción Cantidad
Gerente general 1
Contadora 1
Bodeguero 1
Fuente: Empresa KAYPI TEXTIL
2.3 Técnicas y Herramientas
Entrevista: La técnica de la entrevista se aplicó al gerente, contadora y bodeguero, con la
finalidad de obtener información relevante sobre el manejo y control de inventarios que
realiza la empresa.
2.3.1 Herramienta
Guía de Entrevista: Dirigida al gerente, contadora y bodeguero de la empresa, con la
finalidad de indagar sobre los problemas de control de inventarios que afectan a la empresa.
2.3.2 Análisis e interpretación de resultados
2.3.2.1 Análisis de la entrevista aplicada al Gerente de la empresa KAYPI TEXTIL
Se realizó la entrevista al gerente de la empresa KAYPI TEXTIL con el objetivo de obtener
información relevante que sustente la realización de la investigación, mismo que supo
manifestar que actualmente la empresa no han delineado normas de control de inventarios,
debido principalmente al desconocimiento técnico del tema, lo que ha ocasionado que tengan
problemas en el control de inventarios, en cuanto a que en ocasiones no se dispone un un flujo
de información entre la persona de bodega y el departamento de producción que requiere de
insumos en un momento determinado, lo que dificulta alcanzar el logro de objetivos en los
tiempos establecidos de entrega de los productos finales a los clientes.
26
Actualmente la empresa no realiza evaluaciones de inventarios como mecanismo para evaluar
periódicamente lo que se tienen en bodega y almacén, información que considera importante
para las operaciones administrativas y financieras de la empresa. El gerente manifestó que
considera importante que en su empresa se implemente un sistema de control de inventarios
debido a la existencia de métodos establecidos de control interno de inventarios, para
registrar, procesar y resumir información del movimiento de los inventarios, lo que permitirá
controlar en forma integrada, adecuada, asignando responsabilidades al bodeguero que
informe a la gerencia. Con el control de inventarios sostiene el gerente que si se mejorara la
funcionalidad de la empresa ya que los efectos que puede tener este sistema pueden ser
positivos por la custodia responsable que se asignará a los involucrados para el desempeño de
sus funciones, manejo y registro de las existencias y bienes de la empresa.
2.3.2.2 Análisis de la entrevista aplicada a la contadora de la empresa KAYPI TEXTIL
De la entrevista realizada a la contadora de la empresa KAYPI TEXTIL se determina que la
empresa por ser pequeña no dispone de ciertos criterios técnicos de índole administrativo –
contable que promuevan el cumplimiento y disposiciones en este caso en cuanto al control de
inventarios, que es importante para su registro, control, cuidado uso de los bienes de la
empresa. Sostiene que la formulación de un sistema de control de inventarios si es justificable
para que el guardalmacén o bodeguero se capacite, disponga de los procesos de control que
tiene que cumplir como equipo de apoyo al control y cuidado de los bienes y existencias que
son de propiedad de la empresa. Actualmente la empresa no dispone de un manual de
funciones por lo que el guardalmacén tiene ciertas dificultades en registrar los ingresos,
egresos, traspasos de inventarios conforme a las necesidades operativas y de venta de la
empresa.
La contadora está de acuerdo en que se disponga de un sistema de control de inventarios
porque beneficiara a la empresa en forma organizada para la conservación, optimo uso de los
bienes, su custodia adecuada, lo que permitirá mejores áreas de las bodegas, espacios físicos
para el momento de ingresar los inventarios de materias primas y su almacenamiento en
bodega así como su despacho. Es importante que se realice asientos de control de inventarios
de materia prima, productos en proceso, productos terminados para la constatación obligatoria
como facturas de compras de materias primas e insumos, haga la entrega a bodega y así poder
registrar y custodiar los bienes que ingresan y salen de la empresa.
27
2.3.2.3 Análisis de la entrevista aplicada al bodeguero de la empresa KAYPI TEXTIL
Se aplicó la entrevista al bodeguero de la empresa, el cual manifestó que si se realiza el
conteo físico de las mercaderías que ingresan a la empresa, con la finalidad de tener registrado
todo lo que ingresa a bodega, así como todo lo que sale se realiza los registros del caso.
Sostuvo que si emite la información de los inventarios a la contadora ya que ella solicita este
tipo de información al final de cada año para saber lo que se dispone en bodega. Respecto a
las disposiciones de la empresa para el control de inventarios, el bodeguero manifestó que no
le han entregado estas disposiciones lo que ocasiona que se tenga dificultades sobre todo en el
manejo de información para conocer las cantidades que se dispone de inventarios en forma
rápida, confiable para prevenir cuando a veces no se dispone de cualquier insumo y comprar a
tiempo.
Actualmente argumenta que está hecho cargo de todo lo que pasa en bodega como el ingreso
de los materiales, herramientas, equipos, accesorios que adquiere la empresa y es responsable
de la custodia y encargado de la salida de los materiales de bodega a producción. El
bodeguero si está de acuerdo que en la empresa se formule un sistema de control de
inventarios para que les capaciten en estos temas de manejo de inventarios para llevar de
mejor forma la bodega, de forma práctica y sencilla con documentación específica.
28
2.3.3 Propuesta del Investigado
HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
COMPONENTES DEL COSO ERM
SISTEMAS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS
SISTEMA DE PREVISIÓN DE
ABASTECIMIENTO
PROCESOS CONTABLES
Ambiente interno
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Objetivos
Políticas
Formulación de los procesos de control
interno de inventarios
Manejo de stock de inventarios
Elementos del control interno de
inventarios
Figura Nº 1 Organigrama estructural de la empresa KAYPI TEXTIL.
28
29
2.4 Conclusiones parciales del capítulo
Con la aplicación de las fuentes primarias y secundarias permite identificar claramente
los problemas que tiene la empresa en relación al control interno de inventarios, mediante
la aplicación de la entrevista dirigida al gerente, contadora y bodeguero.
De los resultados de las entrevistas se establece que la empresa tiene problemas de flujo
de información que no reporta el bodeguero al departamento contable, no se realiza las
evaluaciones de los inventarios lo que debilita la toma de decisiones de la gerencia,
justificándose la formulación de las herramientas de control de inventario.
Las herramientas de control de inventarios permite a la empresa definir las siguientes
etapas: establecer como herramienta de control interno el COSO ERM con sus ocho
componentes que son: ambiente interno, establecimiento de objetivos, identificación de
eventos, evaluación de riesgos, respuesta a los riesgos, actividades de control, información
y comunicación, y supervisión. Como segunda etapa se establecen los sistemas y procesos
administrativos de control de inventarios, definiéndose los objetivos, políticas y la
estructuración de los procesos de control interno de inventarios. La tercera etapa se refiere
al sistema de previsión de abastecimientos de materiales, en la que se define el stock de
los mismos y los lotes económicos. La cuarta etapa está relacionada con los procesos
contables, estableciéndose los elementos de control interno de inventarios y el registro
contable.
30
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Tema
Herramientas de control interno de inventarios para la Empresa “Kaypí Textil” de la ciudad
de Otavalo.
3.2 Objetivo
Estructurar procesos de control interno de inventarios que contribuyan a la producción y el
establecimiento de ventas más competitivas, suministre información para una óptima gestión
y que contribuya a mejorar los aspectos de la empresa.
3.3 Desarrollo de la Propuesta
3.3.1 Cuestionario de evaluación del sistema de control interno con la aplicación del
método COSO II (ERM)
Con la metodología del COSO ERM, permite una evaluación del control interno, de forma
que se analice los ocho componentes a través de un cuestionario de preguntas para cada uno
de estos. Con estos resultados se establece el nivel de riesgos y confianza, y se formula las
recomendaciones para que la gerencia tenga un sustento en la toma de decisiones de las
actividades de control a ejecutar. La escala de valoración es la siguiente:
Escala de evaluación
ESCALA DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN
PUNTOS NIVELES
SI 2 CONFIABLE
C/P 1 ACEPTABLE
NO 0 NO CONFIABLE
Fuente: Instituto de Estadísticas y Censos (INEC)
31
Los resultados que se obtengan de la aplicación del cuestionario de los ocho componentes se
calificaron el nivel de riesgo y confianza en relación a lo siguiente:
Intervalos
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
15-50 BAJO ALTO
51-75 MODERADO MODERADO
76-95 ALTO BAJO
Fuente: Instituto de Estadísticas y Censos (INEC)
Cuestionario de evaluación
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM
AMBIENTE INTERNO
Filosofía de gestión de riesgos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
1 ¿Se ha establecido una filosofía de
gestión de riesgos adecuada?
X 2 0
2 ¿Se consideran todas las formas de
riesgo en la toma de decisiones?
X 2 0
3 ¿Se realiza seguimiento al
cumplimiento de políticas y
procedimientos y del estado de
gestión de riesgos corporativos?
X 2 0
Cultura de riesgo
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
4 ¿Los empleados de la organización
poseen una cultura ética y
responsabilidad en sus funciones?
X 2 2
5 ¿Se han tomado acciones para que la
rotación del personal no afecte la
consecución de objetivos de la
institución?
X 2 1
6 ¿Se toman acciones correctivas ante
las conductas profesionales
impropias de los empleados?
X 2 2
Integridad y valores éticos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
7 ¿Se ha dado a conocer a los
colaboradores de la institución la
importancia de la integridad y
valores éticos en la labor que
realizan?
X 2 1
32
8 ¿Se está consciente de la
importancia de la práctica de valores
éticos dentro de la institución?
X 2 2
9 ¿Se podría decir que la institución es
gerenciada con integridad?
X 2 2
Compromiso de competencia
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
10 ¿Se identifican las capacidades,
conocimiento y habilidades de cada
colaborador para desempeñar
determinada labor dentro de la
institución?
X 2 2
11 ¿Se supervisa el desempeño de cada
trabajador en su respectivo lugar de
trabajo?
X 2 2
12 ¿El desempeño de los trabajadores
brinda capacidad de competencia a
la institución?
X 2 2
Estructura organizativa
No
. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
13 ¿Está definida la estructura
organizativa de la institución?
X 2 0
14 ¿Se establecen niveles de autoridad y
responsabilidad?
X 2 2
15 ¿Estos niveles están bien definidos y
claros para todos los trabajadores?
X 2 2
Asignación de autoridad y responsabilidad
No
. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
16 ¿Se asignan autoridad y
responsabilidad de acuerdo al grado
de iniciativa y criterio de cada
individuo?
X 2 0
17 ¿Se establecen tareas encaminadas al
cumplimiento de los objetivos de la
institución?
X 2 2
18 ¿Está consciente el personal de que
sus decisiones afectan directamente a
los objetivos de la organización?
X 2 1
Políticas y prácticas en materia de recursos humanos
N
o. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
1
9
¿Se cumple con todas las
responsabilidades en cuanto a materia
laboral con los trabajadores de la
organización?
X 2 2
2
0
¿Se brindan capacitaciones de acuerdo
a cada área de trabajo?
X 2 2
2
1
¿Se aplican medidas disciplinarias en
cuanto a ciertos comportamientos de
los trabajadores?
X 2 2
33
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Objetivos estratégicos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
22 ¿Se han implantado objetivos
estratégicos dentro de la
organización?
X 2 1
23 ¿Se emplean técnicas de
evaluación de riesgos en la
definición de estos objetivos?
X 2 0
Objetivos relacionados
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
24 ¿Se han definido objetivos
relacionados con otros objetivos
dentro de la organización?
X 2 0
25 ¿Se da seguimiento al
cumplimiento de estos objetivos
relacionados?
X 2 0
Riesgo aceptado
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
26 ¿Se han determinado los
principales riesgos que afectan
directamente a la organización?
X 2 0
27 ¿Se encuentra preparada la
organización para admitir mayor
riesgo del que actualmente admite?
X 2 0
28 ¿La organización mide el riesgo
aceptado en términos cuantitativos
o cualitativos?
X 2 0
Tolerancia al riesgo
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
29 ¿Se han determinado niveles
aceptables de desviación en la
consecución en los objetivos?
X 2 0
30 ¿Estos niveles no afectan
directamente el normal
funcionamiento de la
organización?
X 2 1
IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS
Acontecimientos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
31 ¿Se han identificado los
principales acontecimientos que
pueden ocurrir en cada una de las
áreas?
X 2 0
32 ¿Se han determinado medidas
correctivas de acción inmediata
ante la presencia de dichos
acontecimientos?
X 2 0
Metodologías y técnicas
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
34
33 ¿Existen metodologías y técnicas
establecidas que detecten la
presencia de acontecimientos
inesperados?
X 2 1
34 ¿La estructuración de estas
técnicas y metodologías se basan
en experiencias anteriores de la
organización?
X 2 1
35 ¿Estás metodologías y técnicas
se aplican siempre que ocurre un
cambio en la organización?
X 2 1
Categorías de acontecimientos
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND. CALIF.
36 ¿Se agrupan los acontecimientos
de acuerdo a sus características?
X 2 0
37 ¿Esta categorización ayuda a
determinar con precisión las
oportunidades y los riesgos?
X 2 0
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Riesgo inherente y residual
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND
.
CALIF
.
38 ¿Se realizan las acciones
necesarias para la eliminación de
la presencia de riesgos
inherentes?
X 2 0
39 ¿Ha existido la presencia de
riesgos residuales luego de
aplicadas determinadas acciones?
X 2 0
Técnicas de evaluación
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO
CUMPLE
POND
.
CALIF
.
40 ¿Se aplican técnicas
probabilísticas en la evaluación
de riesgos?
X 2 0
41 ¿Se realizan análisis sobre los
resultados obtenidos de la
aplicación de las técnicas?
X 2 0
42 ¿Se asigna capital suficiente para
realizar la evaluación de riesgos?
X 2 0
43 ¿Se presentan los resultados de
evaluación de riesgos en forma
gráfica y comprensible?
X 2 0
RESPUESTA A LOS RIESGOS
Evaluación de posibles respuestas
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
44 ¿Se agrupan los riesgos de acuerdo
a su significancia?
X 2 0
45 ¿La respuesta que se da a cada
riesgo está acorde a un plan
preestablecido?
X 2 0
35
Selección de respuestas
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
46 ¿Se seleccionan las respuestas de
acuerdo al tipo de riesgos entre:
evitar, reducir, compartir o aceptar?
X 2 0
47 ¿Se aplica cada una de estas
acciones en las determinadas
respuestas?
X 2 0
Perspectiva de cartera
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
48 ¿Se determina los costos en los que
se van a incurrir al momento de
aplicar una respuesta?
X 2 0
49 ¿Se realiza un análisis de costo-
beneficio al momento de aplicar
una respuesta?
X 2 0
50 ¿El costo-beneficio se puede medir
de forma cualitativa o cuantitativa?
X 2 0
ACTIVIDADES DE CONTROL
Integración de la respuesta al riesgo
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
51 ¿Se aplican actividades de
control que garanticen que las
respuestas a los riesgos son las
adecuadas?
X 2 0
52 ¿La aplicación de las actividades
de control se realiza en
momentos oportunos?
X 2 0
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
53 ¿Se recopila y analiza la información
tanto interna como externa para
identificar, evaluar y responder a los
riesgos?
X
2 0
54 ¿Se aplica la tecnología como medio
para mejorar la eficiencia y eficacia de
los procesos de información?
X 2 0
55 ¿Se ha diseñado un sistema de
información y adquisición de
tecnología?
X 2 0
56 ¿Posee la organización una
infraestructura informática compleja?
X 2 0
57 ¿Existen comunicaciones específicas y
orientadas a las expectativas de
comportamiento y responsabilidad del
personal?
X 2 1
36
58 ¿Se usa la tecnología como medio para
facilitar la comunicación continua
respecto a gestión de riesgos dentro y
fuera de la organización?
X 2 0
SUPERVISIÓN
Actividades permanentes de supervisión
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
59 ¿Se lleva a cabo la supervisión de la
eficacia de los componentes de la
gestión de riesgos corporativos?
X 2 0
60 ¿Se revisa diariamente la
información de la gestión del
negocio?
X 2 1
Evaluaciones independientes
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
61 ¿Se realizan evaluaciones
independientes ante repentinos
cambio internos en la organización?
X 2 1
62 ¿Estas evaluaciones permiten
identificar y corregir los errores que
pueden surgir los cambios
repentinos?
X 2 2
Comunicación de deficiencias
No. PREGUNTA CUMPLE CUMPLE
PARCIALMENTE
NO CUMPLE POND. CALIF.
63 ¿Se comunican las deficiencias
encontradas a quien se encuentra en
posición de tomar las medidas
necesarias?
X 2 2
64 ¿Se clasifican las deficiencias de
modo que sean direccionadas hacia
quien debe tratarlas?
X 2 2
TOTAL 128 43
Resultados de la evaluación del sistema de control interno
Una vez aplicado el cuestionario de los ocho componentes se procede a evaluar los resultados
y establecer los niveles de confianza utilizando la siguiente ecuación:
NC=
Dónde:
NC= Nivel de confianza
CT = Calificación total
37
PT= Ponderación total
NC=
NC= 33.59%
Nivel de confianza
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
15-50 BAJO ALTO
51-75 MODERADO MODERADO
76-95 ALTO BAJO
Fuente: Instituto de Estadísticas y Censos (INEC)
En base a los resultados de la aplicación del cuestionario del control interno se determinó que
el nivel de confianza es de 33.59% que equivale a un nivel de riesgo alto y un nivel de
confianza bajo.
En el siguiente cuadro resumen de evaluación de riesgo y confianza de los ocho componentes
del método COSO ERM se establece el nivel de riesgo por cada uno de los componentes que
a continuación se detalla:
Resumen de evaluación de los ocho componentes
COMPONENTE
PONDERACIÓN
TOTAL
CALIFICACIÓN
TOTAL
NIVEL DE
CONFIANZA
NIVEL DE
RIESGO
Ambiente Interno 42 29 69,05 MODERADO
Establecimiento de objetivos 18 2 11,11 ALTO
Identificación de eventos 14 3 21,43 ALTO
Evaluación de riesgos 12 0 0 ALTO
Respuesta a los riesgos 14 0 0 ALTO
Actividades de control 4 0 0 ALTO
Información y comunicación 12 1 8,33 ALTO
Supervisión y monitoreo 12 8 66,67 MODERADO
TOTAL 128 43 33,59
38
Para una mejor interpretación se muestra los resultados de los ocho componentes en el
siguiente gráfico:
Representación gráfica de la tendencia de cada componente
Con la información de los ocho componentes se establece que el componente ambiente
interno tiene un nivel de confianza del 69.05% que significa un riesgo moderado. El
componente supervisión y monitoreo se encuentra en esta misma escala con un nivel de
confianza del 66.67% . Los otros seis componentes se encuentran en un nivel de riesgo alto,
concluyendo que se encuentra una zona crítica transformada en una situación de debilidad.
Zonas del COSO ERM
ZONA CRÌTICA 15%-50%
SITUACIÓN DE
DEBILIDAD
ZONA DE
OPORTUNIDAD 51%-75% DEBILIDAD DISCRETA
ZONA DE ÉXITO 76%-95% SITUACIÓN FORTALEZA
Fuente: Instituto de Estadísticas y Censos (INEC)
3.3.2 Componentes del COSO ERM
3.3.2.1 Componente uno: Ambiente interno
El ambiente interno considerado como el primer componente del control interno tiene como
fundamento establecer la estructura organizacional y funcional de la empresa KAYPI
TEXTIL, con la finalidad de determinar las líneas de mando y los niveles jerárquicos para el
0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.00
25%
20%
50%
50% 40% 50% 66,67%
33,33% Ambiente Interno
Establecimiento deobjetivosIdentificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y monitoreo
39
manejo de la información del control de inventarios, que permita la interacción de los
procesos, y herramientas para minimizar los riesgos y salvaguardar los recursos que tienen
relación con los inventarios.
Estructura organizacional propuesto
GERENCIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN
CONTABILIDAD
TALENTO HUMANO
ÁREA DE DISEÑO
ÁREA DE CORTE
ÁREA DE BORDADO
ÁREA DE ENSAMBLAJE
VENTAS
BODEGA
Figura Nº 2 Organigrama estructural propuesto de la empresa KAYPI TEXTIL
40
Direccionamiento estratégico
Misión
Elaborar artículos textiles de alta calidad con una variedad de diseño, materiales con
estándares técnicos para satisfacción de sus clientes nacionales y extranjeros.
Visión
En los próximos cinco años ser líder en la producción y comercialización de artículos textiles
de la ciudad de Otavalo en el norte del país aplicando la administración por procesos, criterios
de calidad en sus artículos y servicios de venta- post venta con precios competitivos y
mejoramiento continuo.
3.3.2.2 Componente dos: Establecimiento de objetivos
Los objetivos del control interno de inventarios son los siguientes:
Establecer instrumentos administrativos y contables, para el proceso de control de
inventarios en forma eficiente y eficaz.
Proteger los activos corrientes (inventarios de materias primas, inventario de productos en
proceso, inventario de productos terminados, otros), para evitar pérdidas, fraudes o
negligencia.
Asegurar la información del control de inventarios, desde el punto de vista administrativo,
contable que sustente la toma de decisiones y la información para la estructuración de los
estados financieros de la empresa.
3.3.2.3 Componente tres: Identificación de los eventos (matriz de riesgos)
En este componente se procede a identificar los eventos que tienen relación con los factores
internos y que pueden ocasionar riesgos para la empresa, los factores y los riesgos
establecidos son los siguientes:
41
Tabla Nº 3. Identificación de los eventos
Factores internos Riesgos
Registro mensual de entradas y salidas de
mercaderías
Valoración del inventario
Conciliación de inventarios Presupuesto de inventarios al final de un
periodo
Compras Incumplimiento de especificaciones
técnicas
Registro contable Información de los estados financieros
Control de inventarios Asientos contables de la cuenta de
inventario
3.3.2.4 Componente cuatro: Evaluación de riesgos
Tabla Nº 4 Evaluación de riesgos
Riesgos Posibles efectos
Valoración del inventario Obtener inventarios de mercaderías,
productos en proceso o productos
terminados sin el costo promedio
ponderado
Presupuesto de inventarios al final de un
periodo
No disponer de valores reales de los
inventarios para estructurar los estados
financieros
Incumplimiento de especificaciones
técnicas
Materias primas de mala calidad, lo que
ocasiona debilidades en los productos que
elabora la empresa
Información de los estados financieros Que los valores de existencias de materias
primas, productos en proceso y productos
terminados no se ajusten a la realidad de
la empresa.
Asientos contables de la cuenta de
inventario
No utilizar las cuentas contables
pertinentes según el sistema de valoración
y control.
42
3.3.2.5 Componente cinco: Respuesta a los riesgos
Tabla Nº 5 Respuesta a los riesgos
Riesgos Medidas de mitigación
Valoración del inventario Aplicar el método de valoración costo,
promedio ponderado, de forma que se lleve un
registro contable detallado de los inventarios,
sustentado en las facturas al final del periodo
contable.
Presupuesto de inventarios al final de un
periodo
Verificar los asientos contables de los
inventarios de materias primas, productos en
proceso y productos terminados en forma
mensual
Incumplimiento de especificaciones técnicas Establecer un portafolio de proveedores de
materias primas que cumplan con los criterios
de calidad en cuanto a especificaciones
técnicas de las mercaderías.
Información de los estados financieros Para sustentar la valoración económica de los
inventarios será necesario realizar un análisis y
los registros pertinentes en forma sistémica,
mensual de acuerdo al cronograma contable,
de forma que la información sea sustentada en
los estados financieros.
Asientos contables de la cuenta de inventario Realizar cortes mensuales de inventarios el
último día hábil de cada mes, considerando los
lineamientos, principios y procedimientos
establecidos.
3.3.2.6 Componente seis: Actividades de control
Realizar el control interno contable de inventarios a través de métodos coordinados, para
proteger los valores de los inventarios mediante datos contables.
Identificar con claridad los costos de los inventarios de materias primas, productos en
proceso y productos terminados.
43
Realizar los procesos administrativos, operativos de control de inventarios, articulados
con las cuentas principales y auxiliares, relacionadas con los controles de inventarios.
Efectuar conciliaciones en forma mensual remitiendo la información en los cinco primeros
días del mes siguiente sal cierre del mes conciliado.
Desarrollar revisiones físicas periódicas, correlacionando con los valores del manejo de
kárdex, con la finalidad de verificar las existencias reales, físicas de los inventarios que se
encuentran en bodega.
Aplicar sistemas de registro contable del sistema de cuenta múltiple o inventarios y de
sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.
Aplicar los elementos de control interno de inventarios, para tener eficacia y eficiencia en
la toma de decisiones.
3.3.2.7 Componente siete: Información y comunicación
Desarrollar fuentes de información desde el punto de vista contable de las cuentas:
inventarios iniciales, compras, devoluciones de compras, gastos de compras, ventas,
devoluciones en ventas, mercaderías en tránsito, mercaderías en consignación e
inventarios finales.
Utilizar los formatos que están estructurados en el presente proyecto, con la finalidad de
identificar con claridad las operaciones realizadas en los inventarios.
Emitir los informes de las conciliaciones de los inventarios al final de cada mes y al final
de cada periodo económico de la empresa.
Disponer de información de las revisiones físicas y de la valoración de los kardex, con la
finalidad de verificar los valores económicos de los inventarios.
Se efectuaran asientos de regulación por el valor de la utilidad de las ventas en los
registros contables al final de cada periodo.
Se reportará inventarios de mercaderías, ventas, y el costo de ventas, con la finalidad de
sustentar la información de los estados financieros.
44
3.3.2.8 Componente ocho: Supervisión
La supervisión se realizará mediante el seguimiento de los procesos administrativos
propuestos y del sistema contable aplicado para el control de inventarios, de forma que
establezca los criterios para salvaguardar el manejo físico de los inventarios, la emisión de la
información oportuna y confiable para la gerencia de la empresa.
3.3.3 Sistema y procesos administrativos de control interno de inventarios
3.3.3.1 Objetivos
Mejorar el nivel de inventarios de materias primas, productos en proceso y productos
terminados, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Lograr una administración del control de inventarios eficaz y eficiente articulando
procesos de gestión que permitan un mejoramiento continuo.
Permitir el registro en forma sistemática, oportuna de los movimientos de los inventarios.
Formular acciones de custodia en los ambientes físicos de los inventarios
3.3.3.2 Políticas
Definir los niveles de existencias de inventarios de materias primas, productos en proceso
y productos terminados
Llevar los registros mensuales para los cierres mensuales estableciendo los registros de
entrada y salidas que corresponda al primer y último día del mes correspondiente
La conciliación se realizará en unidades físicas y montos monetarios, información que se
reportara en los cinco primeros días del mes siguiente al cierre del mes que esta
conciliando.
El control de inventarios se desarrollara en forma permanente realizando cortes mensuales
en el último día hábil del mes.
Llevar registros sistémicos de los movimientos de inventarios en kárdex, manual y
automatizado.
45
Realizar las revisiones físicas, periódicas y correlacionar con las existencias del kárdex a
efecto de verificar las existencias reales físicas de bodega.
Se verificará la calidad y aspectos técnicos específicos de los insumos y materiales, antes
de ingresar a bodega.
Los inventarios deberán clasificarse en relación a productos en procesos, productos
terminados y materiales e insumos.
3.3.3.3 Manual de procesos de control interno de inventarios
El manual de procesos de control de inventarios señalan con claridad el conjunto de
actividades sistémicas, y los pasos que deben efectuarse desde el punto de vista
administrativo, operativo, esquematizados mediante la numeración de actividades y el empleo
de diagramas de flujo con la finalidad de mantener documentado los procesos de control
interno y custodiar en forma coordinada las mercaderías, los productos en proceso y
productos terminados que están destinados para las ventas.
La secuencia de actividades está orientada a generar resultados que permitan obtener
información confiable de las entradas y salidas de las mercaderías en los informes para la
toma de decisiones y estructurar los estados financieros de la empresa. Las ventajas que
ofrece el manual de procesos en la empresa son las siguientes:
Disponer en forma documentada los procesos de control para una mejor composición y
comunicación
Tener un control de las adquisiciones, salidas y entradas a bodega
Disponer de mayor confiabilidad del manejo de inventarios
Registrar a través de formatos los inventarios para tener información confiable.
Cotejar los inventarios físicos con los registrados y realizar las correcciones pertinentes.
46
POLÍTICAS DE CONTROL
Mantener el portafolio de proveedores
Elegir entre las proformas de los proveedores la que mejor condiciones oferte
Se realizará el requerimiento de compras
Realizar las compras siempre y cuando exista la necesidad
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR _____________
CONTACTO ______________ FECHA___________
Solicitado por; Autorizado por;
PROCESO: COMPRA DE MATERIA PRIMA
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicita a bodega los materiales que son necesarios para elaborar los
productos textiles para una semana de producción.
Jefe de
producción
2 Determina el stock de los materiales solicitados en la bodega, en caso
de no existir en las cantidades solicitadas realiza una orden de pedido
de materiales a gerencia.
Bodeguero
3 Recibe la solicitud de pedido de materiales que son necesarios para
elaborar los productos textiles en la semana pertinente. Si está de
acuerdo pide la verificación de la partida de adquisición de materiales
a contabilidad
Gerente
4 Verifica la partida presupuestaria de adquisición de mercaderías, la
disposición de efectivo para hacer la compra de materiales solicitados,
si no dispone del valor solicitado informa a gerencia, caso contrario
procede a realizar la compra
Contabilidad
5 Solicita las proformas a los proveedores de los materiales sujetos
adquisición
Contabilidad
6 Realiza el cuadro de ofertas de los proveedores y declara la oferta
ganadora
Contabilidad
7 Realiza el pago de la mercadería una vez que ingresa a la empresa y
cumple con las especificaciones técnicas solicitadas
Contabilidad
PRODUCTO UNIDAD CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
TOTAL
47
BODEGUEROJEFE DE PRODUCCIÓN GERENTE CONTABILIDADFa
se
INICIO
Solicita a bodega los materiales para la producción textil
Determina el stock de los materiales
Existencia?
Realiza la orden de pedido a gerencia
NO
Recibe el pedido de materiales
Esta de acuerdo?
Solicita la verificación de la
partida de adquisición a contabilidad
SI
Verifica la partida presupuestaria
Dispone?
Solicita las proformas a los
proveedores
SI
Realiza el cuadro de ofertas de los proveedores
Realiza el pago de la mercadería una vez
que ingresa a la empresa
FIN
Informa a la gerencia
NO
NO
Entrega los materiales a producción
SI
FIN
48
POLÍTICAS DE CONTROL
Realizar las verificaciones en el sistema y conteo físico.
Utilizar el método de valoración costo promedio ponderado
Efectuar los asientos correspondientes
Aplicar el sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.
REGISTRO DE ASIENTOS
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
PROCESO: TOMA DE INVENTARIO DE MATERIALES
No
.
ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Levantar los inventarios con la modalidad sistema de cuenta múltiple o
inventario periódico
Contadora
2 Realiza la evaluación utilizando el método de valoración de costo promedio
ponderado de los inventarios.
Contadora
3 Realiza la verificación de los asientos contables de la partida inventarios
iniciales, compras, e inventario final.
Contadora
4 Procede al conteo físico de los artículos de los inventarios, con la finalidad de
conocer en términos monetarios los montos de los inventarios, en
concordancia con el conteo físico de los inventarios a una fecha determinada.
Bodeguero
5 Verifica la información del conteo físico de los artículos de los inventarios
con los asientos contables de inventarios que tiene en el registro al finalizar el
periodo contable.
Contadora
6 Efectúa los asientos de regulación para establecer el valor de los inventarios
en los registros contables y sustentar esta información en los estados
financieros correspondientes
Contadora
49
BODEGUEROCONTADORA
Fase
INICIO
Levantar los inventarios con la
modalidad del sistema de cuenta
múltiple
Realiza la evaluación con el
método costo promedio
ponderado
Realiza la verificación de los asientos contables
Realiza el conteo físico de la mercadería
Verifica la información del
conteo físico
Efectúa los asientos de regulación
FIN
50
PROCESO: RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE MATERIALES
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Registrar en el sistema de inventarios los materiales, insumos que ingresan a la
bodega de la empresa.
Bodeguero
2 Elabora los registros de los materiales e insumos que ingresan a bodega, verificando
las facturas de adquisición de los mismos.
Bodeguero
3 Realiza el informe de recepción de materiales ingresados a bodega y emite a
contabilidad
Bodeguero
4 Recibe el informe de recepción de materiales y realiza el registro contable de los
materiales que ingresan a bodega.
Contadora
5 Desarrolla los registros en las hojas de kardex, de manera que se clasifique y permita
informar en forma individual de cada uno de los materiales que ingresan y salen de
bodega.
Bodeguero
6 Realiza el control de inventarios en forma permanente con cortes mensuales al
último día hábil del mes bajo los lineamientos y políticas establecidas en la empresa
Bodeguero
7 Realiza un registro sistémico del movimiento de inventarios de materiales en los
kárdex respectivos
Bodeguero
8 Revisa el conteo físico de los materiales y correlaciona con las existencias del
kárdex, con la finalidad de verificar las existencias reales físicas de bodega
Bodeguero
POLÍTICAS DE CONTROL
Llevar actualizado el kárdex de las mercaderías
Verificar los materiales con las facturas de los proveedores
Revisar minuciosamente los materiales que ingresan a bodega
Realizar el conteo físico de los materiales
FORMATO DE CONTROL
KÁRDEX
PRODUCTO______________
CÓDIGO_________________
Entradas Salidas Saldo
Fecha Concepto Q PU PT Q PU PT Q PU PT
51
CONTADORABODEGUERO
Fase
INICIO
Registra en el sistema los
materiales que ingresan a bodega
Elabora los registros de los materiales
Realiza el informe de materiales
Recibe el informe de recepción de
materiales
Desarrolla los registros en el
kardex
Realiza el control de inventarios en
forma permanente
Realiza un registro sistémico del
movimiento de inventarios
Revisa el conteo físico y correlaciona
con el kardex
FIN
52
PROCESO: SALIDA DE MATERIALES DE BODEGA
No. ACTIVIDADES RESPONSA
BLE
1 Realiza la hoja de requisición de materiales que son necesarios para la orden de
producción respectiva.
Jefe de
producción
2 Revisa la hoja de requisición de materiales que van a salir de bodega hacia
producción. Si está de acuerdo aprueba, caso contrario pide rectificaciones
Gerente
3 Recibe la hoja de requisición de materiales, sustentada con la autorización de la
gerencia y procede con el trámite respectivo.
Bodeguero
4 Realiza la revisión de los materiales solicitados en los kárdex respectivos, así
como verifica mediante el conteo físico para sustentar la salida de materiales.
Bodeguero
5 Elabora la hoja de salida de materiales, insumos de bodega sustentado en la hoja
de requisición
Bodeguero
6 Entrega los materiales en el departamento de producción al jefe de esta unidad Bodeguero
7 Recibe los materiales solicitados y continua con el proceso de producción Jefe de
producción
8 Archiva los documentos respectivos del proceso verificando la situación de
kárdex de los materiales
Bodeguero
POLÍTICAS DE CONTROL
Verificar la mercadería que saldrá de la bodega
Registrar en el kárdex todas las salidas de mercadería de bodega
Correlacionar las hojas de kárdex con el conteo físico
Tener los documentos de soporte de la salida de mercadería en el archivo
REQUISICIÓN DE MATERIALES
Fecha: dd/mm/aa
Orden de producción: No. ____
Semana:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN UNID. CANT. COST.UNIT. COST.TOTAL
TOTAL……
53
GERENTEJEFE DE
PRODUCCIÓN BODEGUERO
Fase
INICIO
Realiza la hoja de requisición de
materiales
Revisa la hoja de requisición de
materiales
Esta de acuerdo?
Aprueba
SI
Recibe la hoja de requisición con la autorización del
gerente
Realiza la revisión de los materiales solicitados en los
kardex
Elabora la hoja de salida de materiales
Entrega los materiales a producción
Recibe los materiales solicitados
Archiva los documentos respectivos
FIN
NO
54
CÓDIGO_________________ FECHA_____________
RESPONSABLE__________
DEVOLUCIÓN DE MATERIALES
ARTICULO CANTIDAD OBSERVACIONES
PROCESO: DEVOLUCIONES DE MATERIAS PRIMAS A BODEGA
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Revisa las materias primas e insumos que ingresaron al
departamento de producción y verifica que la cantidad esta
sobre lo pedido.
Jefe de
producción
2 Realiza el formato de devolución de materias primas a
bodega y solicita al bodeguero que reciba estas materias
primas.
Jefe de
producción
3 Recibe las materias primas del departamento de producción y
procede a ubicar en los lotes de inventarios correspondientes.
Bodeguero
4 Realiza el ingreso en los kárdex respectivos de cada materia
prima y actualiza el inventario.
Bodeguero
POLÍTICAS DE CONTROL
Mantener actualizado el inventario de materiales
Tener el registro de todas las devoluciones de mercadería
Verificar el estado de las mercaderías devueltas
FORMATO DE CONTROL
55
BODEGUEROJEFE DE PRODUCCIÓN F
ase
INICIO
Revisa las materias primas e insumos y
la cantidad
Esta sobre la cantidad?
Realiza el formato de devolución de materias primas a
bodega
SI
Recibe las materias primas y ubica los
lotes de inventarios
Realiza el ingreso en los kardez
respectivos y actualiza el inventario
FIN
NOContinua con la
producción
56
PROCESO: CONTROL DE EXISTENCIAS EN LA BODEGA
No. ACTIVIDADES RESPONSAB
LE
1 Controla la mercadería que ingresa a la bodega Bodeguero
2 Almacena los artículos de acuerdo a lineamientos técnicos establecidos Bodeguero
3 Lleva el control de los artículos que ingresan a bodega mediante hojas de kardex. Bodeguero
4 Registra los artículos entregados de bodega a producción, detalle de los mismos y el
responsable del pedido
Bodeguero
5 Registra el egreso de la mercadería de bodega a ventas en la hoja de control Bodeguero
6 Coordina en forma mensual los inventarios según las necesidades de la empresa Bodeguero
7 Verifica los saldos físicos y de registro que estén cuadrados Bodeguero
8 Emite informes del control de existencias a gerencia Bodeguero
9 Recibe el informe de bodega y da su aprobación Gerencia
POLÍTICAS DE CONTROL
Los registros de existencias se efectuarán en forma mensual
Al recibir la mercadería, verificar que cumpla con las especificaciones técnicas de
acuerdo a la factura
Enviar las facturas a contabilidad una vez registrada la mercadería en bodega
Llevar el control de mercaderías entregadas
FORMATO DE CONTROL
CONTROL DE EXISTENCIAS EN BODEGA
Articulo Inventario físico Registros en el
sistema
Diferencias (si
existen)
Elaborado por:
Aprobado por:
57
GERENCIABODEGUERO
Fase
INICIO
Controla la mercadería que
ingresa a la bodega
Almacena los artículos de acuerdo
a lineamientos
Lleva el control de los artículos que
ingresan a bodega
Registra los artículos entregados
a bodega
Registra el egreso de la mercadería
Coordina en forma mensual los inventarios
Verifica los saldos físicos y de registro
Emite el informe de control de
inventarios a gerencia
Recibe el informe y aprueba
FIN
58
PROCESO: CONTROL CONTABLE DEL INVENTARIO
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Realiza la programación de la fecha de control Contadora
2 Prepara los inventarios para el reporte respectivo
de conteo físico
Bodeguero
3 Genera el control físico mediante conteo de
mercadería
Contadora
4 Compara los registros con el conteo físico de
inventario
Contadora
5 Extrae los reportes de los conteos Bodeguero
6 Actualiza la información de la cuenta de
inventario
Contadora
POLÍTICAS DE CONTROL
Realizar el conteo físico en forma programada
Mantener los registros de kárdex por producto
Revisar que los artículos estén bien almacenados
Toda salida de mercadería deberá estar registrada
FORMATO DE CONTROL
MERCADERÍA AL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE
DISPONIBLE
Articulo Costo unitario Cantidad Costo total
Total
Elaborado por:
Aprobado por:
59
BODEGUEROCONTADORAFa
se
INICIO
Realiza la programación de la
fecha de control
Prepara los inventarios para el reporte respectivos
Genera el control físico mediante
conteo de mercadería
Compara los registros con el
conteo físico
Extrae los reportes de los conteos
Actualiza la información de la
cuenta de inventario
FIN
60
PROCESO: CONTEO FÍSICO DE PRODUCTOS TERMINADOS
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Se registran los inventarios para que coincidan con las existencias físicas Bodeguero
2 Cruzar la información de los registros con los conteos físicos realizados Bodeguero
3 Verificar las entradas y salidas de inventario por articulo especificando
cantidades mediante conteo físico
Bodeguero
4 Realiza el informe de existencias de inventario de productos terminados Bodeguero
5 Elaboración del Balance General Contadora
POLÍTICAS DE CONTROL
Realizar el informe de conteo físico semestral
Disponer de documentación que respalden los conteos físicos con los registros
Información de inventario valorado cada seis meses
Emitir informe al departamento contable en fechas acordadas
FORMATO DE CONTROL
DEVOLUCIÓN DE MATERIAS PRIMAS
Fecha Articulo
(descripción)
Lote # No. art/lote Totales
(existencias)
Total
Elaborado por:
Aprobado por:
61
CONTADORABODEGUERO
Fase
INICIO
Se registran los inventarios
Cruzar la información de los
registros con el conteo físico
Verificar las entradas y salidas
de inventario
Realizar el informe de existencias
Recibe el informe de existencias
Elabora el balance general
FIN
62
3.4 Sistemas de previsión de abastecimientos
Para formular una política de manejo de inventarios desde el punto de vista de control interno
con el propósito de mantener inventarios de materias primas, se utilizó los modelos
matemáticos de establecimiento del lote económico del pedido (LEP) que representa la
cantidad óptima que minimiza los costos de adquisición de colocación de pedidos y
mantenimiento de existencias.
Los factores de cálculo fueron los siguientes:
Tabla Nº 6 Factores de cálculo
NOMBRE DEL FACTOR SIMBOLOGÍA
Inventario inicial de la materia prima II
Inventario final requerido IF
Costo estimado de colocación de cada pedido Ccu
Consumo previsto en base a la orden de producción y al programa (II +
compras – IF)
D
Precio de adquisición de un kilogramo de mora Vu
Costo de oportunidad generado por la inmovilización de capitales de
inventario
12%
1. Costo de colocación del pedido (CCt)
CCt D
Cc
CCt 8 2. g
82 8.28
CCt 8.
2. Inventario promedio sin existencias de seguridad (IS)
IS 2
IS (82 0) 2
IS 12. g
63
3. Inventario promedio con existencias de seguridad (IE)
IE 2ES 2
IE (82 ) 2
IE 00 g
2ES = II *2
2IES = 187.5 * 2 = 375
II = 187.5kg (750 kg / 20 laborales * 5 días)
4. Costos de mantenimiento con existencias de seguridad (CMT)
C t 2 .12
CMt ( 01.2
2) 0.12
CMt 2.0
5. Lote económico de pedido (LEP o Q)
E √2DCCU
U
LEP o √2(8 2. )(8. )
0.8 0.12
LEP o 2 0. 1 g
64
Tabla Nº 7 Manejo de stock inventarios
Producto Unidad Inventarios
Mínimo Máximo Critico
Hilo nailon de
urdidoras
Cono 600 1.800 300
Hilo de
enconchadora
Cono 600 1.800 300
Tela MOARE Pieza (20mt) 200 300 90
Tela acrílica Pieza (20mt) 150 190 80
Tela angora Pieza (20mt) 250 320 160
Tela brocada Pieza (20mt) 90 120 50
Tela Chenille Pieza (20mt) 70 100 40
Tela Crepe Pieza (20mt) 60 90 30
Tela gasa Pieza (20mt) 100 150 60
Tela muselyna Pieza (20mt) 80 140 50
Tela biscoso Pieza (20mt) 170 220 90
Tela provenza Pieza (20mt) 210 280 150
Tela bambu Pieza (20mt) 50 80 30
Tela uva Pieza (20mt) 70 100 30
Tela flor de liz Pieza (20mt) 90 120 60
Tela Erika Pieza (20mt) 60 90 40
Fuente: Responsable del área de producción de la empresa textil Kaypi
65
3.4.1 Procesos contables
El control interno contable de inventarios tiene como finalidad la aplicación de métodos
coordinados para proteger los valores a través de datos contables, que permitan salvaguardar
y estructurar información para los estados financieros al final de los periodos contables de la
empresa.
Los procesos de contabilidad para el control de inventarios será un elemento de importancia
en los sistemas contables de: materias primas, venta de los productos, considerando que la
empresa KAYPI TEXTIL, tiene un porcentaje significativo de sus activos corrientes en las
cuentas existencias en el balance general del año 2015 (situación financiera); en estas cuentas
a la vez permiten identificar con claridad los costos de productos vendidos, mediante el
estado de resultados. Es importante que la información administrativa, operativa de las
operaciones de inventarios 65 stén articuladas con las cuentas principales y auxiliares
relacionados con los controles de inventarios. Con esta finalidad se debe disponer de las
siguientes cuentas:
Inventarios iniciales
Compras
Devoluciones de compras
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercaderías en transito
Mercaderías en consignación
Inventario final
3.4.2 Elementos del control interno de inventarios
Realizar el conteo físico de los inventarios, de acuerdo al sistema promedio y permanente
66
Eficiencia en los procesos de compra, recepción en la bodega, almacenamiento y custodia
Realizar los registros contables en forma oportuna, manteniendo los costos y cantidades
económicas de los inventarios.
Aplicar el principio de lotes económicos o cantidades económicas de adquisición de
materias primas o insumos.
Mantener los niveles de inventarios mínimos, máximos y críticos
3.4.3 Método de valoración
Para determinar el costo que será asignado a las mercaderías en inventario, mercaderías
vendidas y el costo de mercaderías disponibles al término de un periodo económico o ciclo
contable, será mediante el método “costo promedio ponderado”, de manera que se lleve los
registros detallados de los inventarios correlacionando con las facturas, al final del periodo
contable. Con este método de valoración se optimizará el manejo de registros auxiliares de
almacén, determinar los costos, la utilidad, y los precios de venta de los artículos.
3.5 Matriz Justo a Tiempo
El principio de justo a tiempo mejora el proceso de manejo de inventarios en las empresas,
sobre todo disminuyendo el stock de inventario como estrategia a minimizar los costos de
inventario en los mismos y los costos de mantener los inventarios. La aplicación del Justo a
Tiempo establece que se debe tener un conocimiento preciso de los procesos de producción
para generar la entrega de los inventarios e insumos a tiempo en la cantidad requerida. Tener
un conocimiento de la capacidad de ventas y comercialización para disponer de stocks de
prendas de acuerdo al volumen de ventas.
67
PROCESO: JUSTO A TIEMPO
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Coordina con el responsable de producción para establecer los
tiempos de entrega de insumos en las cantidades establecida para el
proceso de producción
Bodeguero
2 Realiza la adquisición de los lotes de insumos de acuerdo a los
tiempos y requerimientos de producción planificados
Jefe de producción
3 Ingresa las materias primas a bodega de acuerdo a requerimientos
de volúmenes de producción planificada
Bodeguero
4 Entrega a producción los stock de insumos en los tiempos y
cantidades acordadas en la planificación de la producción
Bodeguero
5 Elabora un informe de entrega de materiales a producción Justo a
Tiempo
Bodeguero
5 Archiva los documentos de despacho o entrega de insumos a
producción con la modalidad justo a tiempo
Bodeguero
POLÍTICAS DE CONTROL
Fijar los lotes de insumos
Manejar el stock de materiales
Utilizar el formato de control de justo a tiempo
FORMATO DE CONTROL
FORMATO DE CONTROL JUSTO A TIEMPO
Lote No.:………….
Planificación de producción /
semana:……………
Insumos requeridos Unidad Cantidad Tiempo de entrega
acordado por bodega
Observaciones
tiempos de entrega
deseada
Especificaciones finales:
68
JEFE DE PRODUCCIÓNBODEGUERO
Fase
INICIO
Coordina con el responsable de producción los
tiempos de entrega de insumos
Realiza la adquisición de los
lotes de insumos de acuerdo a los tiempos de producción
Ingresa las materias primas a bodega de
acuerdo a los requerimientos de
volúmenes de producción
Entrega a producción los
stocks de insumos
Elabora un informe de entrega de materiales a producción
Archiva los documentos de
despacho de insumos a
producción
FIN
69
Matriz de entrega de insumos y materiales a producción con el sistema justo a tiempo aplicando el modelo PERT.
Producto: INVENTARIOS KAYPI TEXTIL
Cantidad: 72
Fecha de elaboración: 01 de marzo al 30 de marzo
Número de lote: 56
Control de 10 rollos de tela
Materiales Presupuesto Días
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
1. Receptar productos fabricados 1000 productos $200.00 08h00 am
2. Clasificación de los productos.
Manteles redondos, Servilletas,
Bolsos, Carteras etc.
0.00
3. Ubicación en estanterías Espacios por productos $10.00 10h00 am
4. Impresión de Códigos de productos. Tickets 1x3 0.00
5. Registrar los códigos
Tarjeras Kárdex.
Sistema
$7.50 10h00am
6. Colocar los códigos en los productos. $50.00 09h00am
7. Reporte de productos a Contabilidad. Cantidad exacta $12.50 11h00am
8. Verificación de los productos Conteo Físico $2.50 08h00am
Total presupuesto $282.50
Avance parcial 210.00 7.50 50.00 12.50 2.50
Avance acumulado 210.00 217.50 267.50 280.00 282.50
69
70
PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIOS
ACTIVIDAD TIEMPO
NORMAL
TIEMPO
OPTIMO
PUNTO CRITICO PLAN DE MEJORAS
(ACCIÓN ESTRATÉGICA)
1. Receptar productos
fabricados
0:30 m. 0:25 m. -Que no ingrese por bodega
principal.
-Tener un responsable para la recepción.
2. Clasificación de los
productos.
2:00 h 1:40h. -Cuando un mismo producto viene
en diferente color de producción.
-Descuadre de las medidas de
estándar.
-Producción debe notificar la
combinación.
-Poner las observaciones de producción.
3.- Ubicación en
estanterías
2:00 h 1:50 h -Que no haya secuencia en serie. -Tener las series exactas.
4.- Impresión de
Códigos de productos.
0:30 m 0:25 m -Que se impriman sin números que
continúan.
-Verificar en estanterías números reales.
5.- Registrar los
códigos en auxiliares
1:40 1:30 h -Que no coincidan las órdenes de
producción.
-Cuadrar con las órdenes de producción.
6.- Colocar los códigos
en los productos.
3:00 h 2:30 h -Que los auxiliares no correspondan
a los productos
-Verificar que correspondan los productos
y códigos.
7.-Reporte de productos
a Contabilidad.
1:00 h 0:50 m -Que no tengan órdenes de
producción.
- Enviar con auxiliares de producción el
reporte.
8.- Verificación de los
productos
2:10 h 2:00 h -Que no esté presente Contador y
Bodeguero.
- Hacer uso de los habilitantes, entre
contador y bodeguero.
Total 12.10h 9.5h
70
71
MATRIZ DE RUTA CRÍTICA (PERT)
71
72
3.6 Análisis matriz PERT.
El proceso de control de inventarios con el modelo justo a tiempo y el enfoque PERT muestra
los tiempos: parcial y óptimo, considerado para la entrega de materiales de bodega al área de
producción. En el ejemplo se establecen 8 actividades que son necesarias para la elaboración
de manteles redondos bordados y que cada una de ellas requiere de la entrega de materiales;
se establece el punto crítico y se determina un plan de mejoras o acciones estratégicas, con la
finalidad de llegar a cumplir los tiempos establecidos en las fases especificas del programa de
producción de esta artesanía. El tiempo normal es de 12.10h y el tiempo óptimo es de 9.50h,
existiendo una holgura de tiempo de 2.60h, demostrando la interrelación para programar los
tiempos establecidos. Una vez definido los tiempos y las actividades se estableció el gráfico
de la matriz de ruta crítica PERT(diagrama de flechas) en el que se configura las relaciones
lógicas de las actividades (8) y los tiempos normales y óptimos de cada actividad. El tiempo
esperado de duración de las actividades es importante basándose en el rendimiento del talento
humano de los equipos y maquinaria, así configurar estadísticamente los tiempos en un
escenario normal (tiempo normal) y optimista (tiempo optimo).
73
3.7 Conclusiones parciales del capítulo
Con la implementación de las herramientas de control de inventarios la empresa KAYPI
TEXTIL dispone de sistemas de inventarios para conocer en términos monetarios el
monto económico de los inventarios a una determinada fecha. La empresa dispone de un
sistema de registro contable, a través de la cuenta múltiple o de inventario periódico y de
la cuenta permanente o inventario perpetuo, constituyéndose en un sistema coordinado
para proteger los inventarios, verificar la exactitud, confiabilidad, promoviendo la eficacia
y eficiencia en las actividades de compras, almacenamiento y entrega de materias primas a
producción.
Con el diseño de los procesos e instrumentos se protege, salvaguarda los recursos de la
empresa KAYPI TEXTIL de posibles riesgos que afecten, a través de medidas prácticas
de solución y deducción de los riesgos que garantice el cumplimiento de metas y
resultados, a la vez se establezca el control de inventarios vinculando al nivel de
producción y de ventas.
Con el método justo a tiempo permite optimizar los tiempos de entrega de materiales de
bodega al área de producción. Con el método PERT se obtiene que las actividades estén
ligadas considerando los tiempos normales de entrega de materiales y los tiempos
óptimos, de forma que se consiga mermas que permita un mejor desempeño de la
disposición de inventarios en la empresa.
3.8 Validación de expertos
74
75
76
77
CONCLUSIONES GENERALES
Con la información de las entrevistas aplicadas al gerente, contadora y bodeguero de la
empresa KAYPI TEXTIL se determina que tienen problemas en cuanto al control de
inventarios de materias primas, especialmente en el flujo de información entre las
actividades de bodega y los reportes contables.
La no aplicación de herramientas de control de inventarios en la empresa KAYPI TEXTIL
genera que no se mantenga un control oportuno de los inventarios al final del periodo
contable, y no se genere información confiable de la situación económica de la empresa,
considerando que los inventarios constituyen un componente importante del capital de
trabajo y de los activos corrientes de la empresa.
Las herramientas de control de inventario son elementos que viabilizan los adecuados
procesos de registro a través de información relevante, útil, para minimizar los costos de
producción, fortalecer la liquidez, mantenimiento de existencias optimas, conocer al final
del periodo contable la valoración confiable de los inventarios en la estructuración de los
estados financieros.
Con las herramientas de control de inventario la empresa ahorra costos y reduce tiempos
durante las etapas de adquisición, almacenamiento y salida de materiales a producción,
proporcionando planes de aprovisionamiento en relación a la planificación de producción
y ventas.
78
RECOMENDACIONES
Se sugiere que para eliminar los problemas que tienen referente al control de inventarios
en la empresa KAYPI TEXTIL, sus causas y efectos se aplique los elementos de control
interno, el sistema de registro contable, el costeo de los inventarios, mediante los métodos
de valoración, para un manejo eficiente de los inventarios de la empresa.
La empresa KAYPI TEXTIL debe aplicar los métodos y sistemas que están estructurados
en la propuesta de las herramientas de control, para disponer de información confiable y
exacta de los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados
de la empresa, generando optimas planeaciones de flujos de efectivo destinado para
montos de compras e inversiones a realizar en adquisiciones de materias primas.
Con las herramientas de control de inventarios se dispone de procesos e instrumentos
necesarios que permitan proteger, salvaguardar los recursos, con un manejo adecuado de
la valoración, del establecimiento de lotes económicos de adquisición, cumpliendo con las
normativas legales, control y regulación con las que se relaciona.
Mediante la aplicación de conciliaciones de inventarios se llevará registros mensuales para
los cierres contemplados en los registros de entrada y salida en forma mensual y al final
del periodo contable de forma que se obtenga inventarios con la valuación y control de los
costos asociados a: inversión del inventario, costo de oportunidad, impuestos, seguros,
costos de almacenaje o de mantenimiento del inventario.
BIBLIOGRAFÍA
AMARU, Antonio César. (2009), Fundamentos de Gestión. Teoría general y procesos
administrativos, Pearson Educación, 1ra ED, México.
BATEMAN, Thomas; SNELL, Scott. (2009), Productividad, McGRAW-HILL, 8va ED,
México.
BENJAMIN, Enrique; FINCOWSKY, Franklin. (2009), Organización de Empresas, Mc
Graw Hill Educación, 3ra ED, México.
CHIAVENATO, Idalberto. (2004), Introducción a la teoría general de la Administración,
McGRAW-HILL, 7ma ED, México.
HELLRIEGEL, Don; JACKSON, Susan; SLOCUM, John. (2009), Administración. Un
enfoque basado en competencias, CengageLearning, 11aED, México.
HITT; Michael. (2006), Administración, Pearson Educación, 9na ED, México.
KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinza. 2004, Administración una perspectiva global,
McGRAW-HILL, 12a ED, México.
MALDONADO, Milton. (2008), Auditoría de Gestión, Sistema Dowtech, 8va ED,
Ecuador.
MUNCH, Lourdes. (2010), Administración. Gestión Organizacional, enfoques y proceso
Administrativo, Pearson, 1ra ED, México.
ROBBINS, et al. (2009), Administración. Un Empresario Competitivo, Pearson
Educación, 2da ED, México.
SINISTERRA Gonzalo, Thomas; SNELL, Scott. (2005), Gestión. Un Nuevo panorama
competitivo, McGRAW-HILL, 6ta ED, México.
LINKOGRAFÍA
ACFI, (septiembre 2015). Qué es el Control Interno y cuáles son los elementos. Obtenido
de: http://www.auditoresycontadores.com/contabilidad/61-que-es-el-control-interno-y-
cuales-son-los-elementos
VILLAGÓMEZ, Carlos (Junio 2014). Método PERT. Obtenido de: http://es.ccm.net/
contents/582-metodo-pert
ANEXOS
ANEXOS
ANEXO 1 PERFIL
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA
E RESA “KAY I TEXTI ” DE A CIUDAD DE OTA A O.
AUTORA: DIANA MARGOTH CHICAIZA VALLE
TUTORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS MSC
IBARRA– ECUADOR
2014
1. TEMA
Herramientas de control interno para la empresa “Kaypí Textil” de la ciudad de Otavalo.
2. DESARROLLO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
En el mundo contemporáneo, la globalización expone a las herramientas de control como el
eje fundamental de desarrollo y constante vigilancia de los parámetros que se manejan en
cada institución con lo cual se obtenga información veraz y a tiempo, evitando errores y la
pérdida de información, siendo además de gran importancia e indispensable para el manejo de
las instituciones.
En la actualidad, casi todas las organizaciones se encuentran limitadas en cuanto a la cantidad
disponible de recursos, las nuevas tendencias que surgen en las sociedades; por lo que, las
mismas se han visto en la obligación de introducir nuevos elementos, en lo que a herramientas
se refiere, en función de adaptarse a situaciones de cambios permanentes a la cual se
encuentra expuesta.
A nivel de repositorios universitarios, como antecedente investigativo varias personas como
Andrea Flores quien elaboró un modelo de gestión por procesos o el de María Rebeca Moreno
enfocada a la gestión administrativa como se detalla a continuación.
Se ha tomado en cuenta la tesis del repositorio de la Universidad de Chile, denominada
“Herramientas de control de gestión para SERNAC”, realizado por PAREDES (2010),
principalmente se enfoca que la mayoría de los sistemas de gestión, se quedan en la medición
de los objetivos globales de la compañía pero son incapaces de medir si los desempeños
locales van contribuyendo o no al alcance de los objetivos globales. Resulta contrastante que
en todas las definiciones se asocia al CG con la noción de medir y, sin embargo, una de las
problemáticas no resueltas en lo referente a los SCG son los sistemas de información, que se
quedan en la superficie o en lo global. Muchos CG son buenos para asignar tareas y recursos
por departamentos, pero ineficientes para evaluar si el desempeño local contribuye o no al
desempeño de la organización, por lo cual en la investigación se determina proponer,
implementar e incorporar una herramienta de control que permita gestionar la estrategia y
agregar valor en la misión de informar, educar y proteger a los consumidores. Asimismo, los
desafíos planteados otorgan una mirada a futuro respecto de las distintas actividades y
proyectos que pretende llevar a cabo el Servicio, identificando la bajada en cascada a una
nueva unidad definida como estratégica. Finalmente, se expone la forma de integrar el CMI
en el sistema de gestión de SERNAC.
El análisis realizado a la tesis investigativa denominada, “Manual de procedimientos de
Control para el Sindicato de Trabajadores del ilustre municipio del cantón Pìllaro” elaborado
por MOSQUERA, (2009), presenta una clara descripción del sector textil, en la cual se pone
énfasis en el análisis del algodón, del mercado interno y del mercado de exportaciones. Así
mismo, se describe el tipo de organización en estudio, en la cual se menciona entre otros
atributos, la capacidad de producción, el tipo de productos, etc, en el medio en el cual se
desenvuelve las nuevas directrices de evolución económica y empresarial, es indispensable
revisar los procedimientos en el área financiera, con la finalidad de alcanzar retos y brindar
oportunidades tanto a la administración como al personal de servicio.
En base al estudio denominado “Modelo de Gestión del Talento Humano y control” realizado
por VELASCO (2010), expone la importancia de una metodología para integrar los Sistemas
de Gestión de Calidad, Seguridad en la Cadena de Suministro y Responsabilidad Social en
una empresa de exportaciones del sector Textil y Confecciones. Adicionalmente, pretende ser
una guía para proyectar la integración de otros sistemas de gestión. Sistemas Integrados de
Gestión, Descripción técnica y Caracterización de los Procesos, Ciclo Deming, Proceso de
Auditoría, entre otros relacionados, como base para presentar la metodología de integración.
Análisis de la situación de la industria textil y confecciones, y al mismo tiempo, se menciona
aspectos de la gestión actual de tres empresas de dicho sector, en lo que respecta a los
Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad en la Cadena de Suministro y Responsabilidad
Social Empresarial.
2.2 SITUACIÓN PROBLÉMICA
A nivel del contexto de la provincia de Imbabura, se analiza que en el contorno comercial,
especialmente en el sector textil, no se evidencia la aplicación de herramientas de control en
las empresas textiles, decrementando el valor y la importancia de ejecutarlas como búsqueda
de información útil para los administradores y personas encargadas de tomar decisiones que
afecten la estructura financiera de la organización para lograr eficiencia y transparencia en el
manejo de los recursos económicos a nivel nacional.
En la comunidad de Peguche, el contorno evolutivo económico del sector, se ha visto
progresivo comparativamente alto, ya que cada vez existe mayor acogida por propios y
extranjeros que visitan la localidad, y gracias a su principal atractivo turístico que es la
cascada de Peguche, permite el desarrollo textil, pero secciona la oferta y crea una alta
competencia en el sector, por lo general en varias provoca la quiebra de las empresas del
sector.
En base a lo expuesto por la Asociación de Artesanos Calificados de la Cuidad de Otavalo,
expone que la actividad textilera tiene un instrumento fundamental dentro de la economía de
nuestro País principalmente del cantón Otavalo, pero en los últimos tiempo se ha observado
una gran competencia desleal con los productos textiles que ingresan al país, eludiendo los
controles aduaneros los mismos que han causado grandes pérdidas a los productores locales,
lo cual en gran parte son pequeños y medianos productores, para la comercialización hoy en
día exigen productos de calidad a bajo costo y atención en el menor tiempo posible.
Actualmente la Empresa “Kaypì Textil”, no ejecuta adecuadamente los procesos
administrativos y financieros, por lo que se le dificulta alcanzar sus metas y objetivos
propuestos, además la falta de una buena optimización de los recursos económicos basados en
normas de control, no permiten tener una mejora que incida en las actividades administrativas
y financieras, que permita mantener una estructura financiera aceptable para el desarrollo de
las actividades.
Después de realizar un diagnóstico previo mediante un diálogo mantenida con el señor LEMA
Francisco, Gerente General de la empresa “Kaypí Textil”, se ha logrado citar una serie de
problemas, definiendo como principal el no contar con un manual de control en ninguna de
las áreas tales como: producción, comercialización, contabilidad y talento humano. Los cuales
impiden que se tenga en claro las políticas y cargos en la empresa. La problemática que
enfrenta la empresa en la actualidad es compleja en su control interno, lo cual limita su
crecimiento y desarrollo, influyendo seriamente en su desarrollo. Por lo cual es importante la
aplicación de un modelo administrativo para la empresa Kaypí Textil.
En el departamento de producción no cuenta con un control de calidad, lo cual es muy
indispensable para determinar de la evolución de la producción y así determinar el riesgo de
los productos de la empresa.
Existe un bajo nivel de desempeño, por lo que los obreros no trabajan las 240 horas de
acuerdo al código de trabajo, y en lo que respecta el departamento de comercialización, de
acuerdo a los índices de ventas es evidente que en los últimos 3 años se han mantenido en un
estándar únicamente las ventas internacionales, por lo que el mercado nacional ha disminuido
notoriamente, esto a largo plazo puede traer graves consecuencias.
2.3 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo lograr un control eficiente de mercaderías de la Empresa Kaypí Textil, de la cuidad
Otavalo?
2.4 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
2.4.1 Objeto de investigación
Procesos de auditoría.- LÓPEZ, (2011), expone que es el conjunto de fases a través de las
cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la información financiera, además que es
un proceso contable se inicia con la apertura de un libro o registro. Allí debe detallarse el
estado patrimonial de la organización en cuestión, detallando sus bienes y sus obligaciones.
Este inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una empresa
empieza su actividad o al comienzo de un ejercicio contable.
2.4.2 Campo de acción
Inventario.- Es el documento más simple en contabilidad. Nos sirve para ver, de forma
general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad, fundamentalmente se
divide en tres puntos, que son: activo, pasivo y capital. El activo es todo lo que tiene la
empresa que le genera dinero. El pasivo es todo lo que tiene la empresa que le genera pérdida
de dinero.
2.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN
Auditoría
2.6 OBJETIVO GENERAL
Diseñar Herramientas de Control de Inventarios para obtener un control eficiente de
mercaderías en la Empresa Kaypí Textil de la ciudad de Otavalo.
2.7 Objetivos
Fundamentar teóricamente las herramientas de control de inventarios y el control interno.
Realizar un diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de inventarios de
mercaderías de la Empresa Kaypí.
Establecer los componentes que formarán parte de las herramientas de control interno de
los inventarios de mercaderías.
Validar la propuesta mediante la opinión de los expertos.
2.7 IDEA A DEFENDER
Con las herramientas de control internos de inventarios se logra el control eficiente de las
mercaderías en la empresa Kaypí.
2.8 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
2.8.1 Variable Independiente: Herramientas de Control Interno de los inventarios.
2.8.2 Variable Dependiente: Control eficiente de las mercaderías.
2.9 METODOLOGÍA A EMPLEAR: métodos, técnicos y herramientas.
2.9.1 MODALIDAD
Investigación Cuali-Cuantitativa
Contribuirá para determinar las actividades económicas y financieras, que permitirá obtener
mayor información de las distintas áreas que tiene la empresa Kaypí, por medio de la
recolección de información relevante que sustente la propuesta, misma que será analizada
oportunamente, para poder proponer herramientas para la solución de los problemas
económicos encontrados en la institución.
2.9.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
2.9.2.1 Investigación Aplicada: Basada en la información proporcionada de la investigación
básica, aportará nuevos conocimientos que lleven a la solución de los problemas encontrados
en el área financiera de la empresa Kaypí.
2.9.2.2 Investigación Documental: Mediante la indagación de documentos como son los
libros, revistas, periódicos, podrá tener un respaldo de la investigación sobre los controles
financieros y temas relacionados con la producción textilera para la solución del problema
planteado.
2.9.2.3 Investigación Descriptiva: Se realizó un análisis para determinar las herramientas
más idóneas dando solución al problema, que en el caso de la presente investigación es la falta
de controles financieros así como de mantenerlos y modificarlos cuando sea necesario.
2.9.2.4 Investigación Explicativa: Permitió realizar un análisis de la problemática existente
en la empresa textil y poder plantear posibles soluciones.
2.9.2.5 Investigación de Campo: Permitió realizar la recopilación de información dentro de
la empresa valiéndose de instrumentos como son las entrevistas a los directivos y personas
relacionadas con el área contable.
2.9.3 MÉTODOS
2.9.3.1 Método Analítico – Sintético: Se aplicará para determinar las diferentes herramientas
de gestión que se van aplicar en base al control interno de la empresa industrial “Kaypí Textil
tales como encuestas a clientes y entrevista a los empleados.
2.9.3.1 Método Inductivo – Deductivo: Este método se lo aplicará mediante las encuestas y
entrevistas para llegar a determinar las conclusiones.
2.9.3.2 Método Sistemático: Se evidenció el orden lógico y secuencial del desarrollo del
presente trabajo de investigación.
2.9.4 TÉCNICAS
2.9.4.1 Entrevista: Permitirá tener una prueba física de los problemas en los que están
incurriendo los directivos y responsables del área contable de la Empresa Kaypí, la cual
permitirá conocer internamente a la institución y sus datos reflejaran la realidad de sus
operaciones financieras.
2.9.4.2 Herramienta
Guía de Entrevista:
Dirigida a Gerencia de la Empresa, con la finalidad de indagar sobre los posibles problemas
financieros que afectan a la institución.
2.10 ESQUEMA DE LA INVESTIGACIÓN
2.10.1 Herramientas
2.10.1.1 Conceptos lineales
2.10.1.2 Objetivo
2.10.1.3 Importancia de las herramientas
2.10.1.4 Hipótesis
2.10.1.5 Variables de la investigación
2.10.2 Control
2.10.2.1 Definición de Control
2.10.2.2 Pautas de Control
2.10.2.3 Control y su vínculo con la planificación
2.10.3 Procesos
2.10.3.1 Perfección de procesos
2.10.3.2 Advertencia
2.10.3.3 Escasez de cambio
2.10.3.4 Normas para un proceso de cambio
2.10.3.5 Objetivos para el mejoramiento de procesos
2.10.3.6 Fases del mejoramiento de procesos
2.10.3.7 Simplificación del proceso
2.10.3.8 Mejoramiento continuo
2.10.3.9 Selección de los procesos para el mejoramiento
2.10.3.10 Criterios para seleccionar al responsable del proceso
2.10.3.11 Funciones del responsable del proceso
2.10.4 Control de Inventarios
2.10.4.1 Definiciones
2.10.4.2 Objetivo General
2.10.4.3 Importancia
2.10.4.4 Alcance
2.10.4.5 Procesos
2.10.4.6 Procedimientos
2.10.5 Inventarios
2.10.5.1 Descripción de actividades
2.10.5.2 Diagramas de Flujo
2.10.5.3 Formatos e Instructivos
2.10.5.4 Definiciones de eficacia y eficiencia
2.10.5.5 Calidad
2.10.5.6 Principio de calidad
2.11 APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
CIENTÍFICA
2.11.1 APORTE TEÓRICO
En base al estudio realizado por MENDIETA (2010), se destaca que la competencia en el
entorno empresarial es parte de la naturaleza de cada empresa, y la misma dependerá de que
las herramientas de gestión sean las correctas para llevar a cabo el adecuado desarrollo de las
planificaciones correspondientes a los recursos que ayudarán a una empresa con el logro de
cada uno de sus objetivos para lo cual una control frecuente hará que las empresas lleguen a
su máxima producción y calidad de una manera constante, lo cual se reflejará en la economía
de la empresa.
2.11.2 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA
En el contexto productivo y desarrollo económico, la aplicación de las herramientas de
control de inventarios de mercaderías para la Empresa Kaypí, del Cantón Otavalo, comunidad
de Peguche, accederá a un interactuar de conocimiento y lineamientos tecnológicos,
enfocados en la productividad de la diligenciad e los impactos económicos, sociales, y
ambientales.
Hasta el año anterior la Empresa Kaypí, se mantuvo trabajando en un estándar tradicional en
relación a las políticas implementadas en el área financiera, para el año en curso busca
mejorar estas políticas mediante la implantación de las herramientas de control, que ofrece
reducir al mínimo las inconsistencias en el manejo económico. Por lo cual la investigación
pretenderá Fortalecer las actividades y mejorar los procesos de control de gestión a través de
la aplicación de herramientas, que permitan tener un desenvolvimiento correcto y
aprovechamiento de los recursos económicos existentes y futuros dentro de la Empresa.
2.11.3 NOVEDAD CIENTÍFICA
La novedad científica de la investigación está dada por la adopción de herramientas o técnicas
de control de gestión como instrumento de control financiero de su gestión económica, de esta
forma se puede comprobar el esfuerzo sistemático, el desempeño real de la actividad y tomar
las medidas que garanticen que los recursos financieros de la institución se utilicen de la
forma más eficaz y eficiente. Con este control se puede prever el riesgo de insolvencia,
además de facilitar la selección de una estructura de financiamiento adecuada, capaz de cubrir
las necesidades existentes actuales en la empresa.
3 BIBLIOGRAFÍA
AMARU, Antonio César. (2009), Fundamentos de Gestión. Teoría general y procesos
administrativos, Pearson Educación, 1ra ED, México.
BATEMAN, Thomas; SNELL, Scott. (2009), Productividad, McGRAW-HILL, 8va ED,
México.
BENJAMIN, Enrique; FINCOWSKY, Franklin. (2009), Organización de Empresas, Mc
Graw Hill Educación, 3ra ED, México.
CHIAVENATO, Idalberto. (2004), Introducción a la teoría general de la Administración,
McGRAW-HILL, 7ma ED, México.
HELLRIEGEL, Don; JACKSON, Susan; SLOCUM, John. (2009), Administración. Un
enfoque basado en competencias, CengageLearning, 11aED, México.
HITT; Michael. (2006), Administración, Pearson Educación, 9na ED, México.
KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinza. 2004, Administración una perspectiva global,
McGRAW-HILL, 12a ED, México.
MALDONADO, Milton. (2008), Auditoría de Gestión, Sistema Dowtech, 8va ED,
Ecuador.
MUNCH, Lourdes. (2010), Administración. Gestión Organizacional, enfoques y proceso
Administrativo, Pearson, 1ra ED, México.
ROBBINS, et al. (2009), Administración. Un Empresario Competitivo, Pearson
Educación, 2da ED, México.
SINISTERRA Gonzalo, Thomas; SNELL, Scott. (2005), Gestión. Un Nuevo panorama
competitivo, McGRAW-HILL, 6ta ED, México.
ANEXO 2
FORMATO DE LA ENTREVISTA APLICADA AL GERENTE DE LA
EMPRESA KAYPI TEXTIL
Objetivo. Determinar la disposición de normas de control interno de inventario y las
dificultades que tienen en el manejo de inventarios.
1. ¿La empresa dispone de normas generales de control interno de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
2. ¿Tienen problemas en el control de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
3. ¿Se realiza evaluaciones de los inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
4. ¿Considera importante que en su empresa se implemente un sistema de control
interno de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
5. ¿Piensa que se mejorara la funcionalidad de la empresa con el control de
inventarios?
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….
GRACIAS
ANEXO 3
FORMATO DE LA ENTREVISTA APLICADA A LA CONTADORA DE LA
EMPRESA KAYPI TEXTIL
Objetivo. Establecer la disposición de políticas de control interno y la necesidad de
implementar herramientas de control de inventarios en la empresa?
1. ¿Tiene la empresa políticas de control interno de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….....
2. ¿Se justifica la formulación de un sistema de control de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
3. ¿Tiene definido las funciones del guardalmacén y específicamente las que tienen
relación al control interno de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
4. ¿Es importante que la empresa disponga de herramientas de control de
inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
5. ¿Deja constancia con asientos de control los inventarios de materia prima,
productos en proceso y productos terminados?
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….
GRACIAS
ANEXO 4
FORMATO DE LA ENTREVISTA APLICADA AL BODEGUERO DE LA
EMPRESA KAYPI TEXTIL
Objetivo. Determinar el manejo actual de los inventarios en la empresa KAYPI TEXTIL
1. ¿Realiza conteos físicos de los inventarios de la empresa?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
2. ¿Coordina con el departamento contable la información?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
3. ¿La empresa le ha entregado disposiciones para el control de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
4. ¿Está a su cargo el manejo de inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
5. ¿Está de acuerdo que en la empresa se formule herramientas de control de
inventarios?
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
GRACIAS
ANEXO 5
FOTOGRAFÍAS
Fachada principal de la empresa KAYPI TEXTIL
ATENCION A CLIENTES EXTRANJEROS
ÁREA DE PRODUCCIÓN
ENTREVISTA AL GERENTE DE LA EMPRESA KAYPI TEXTIL
PRODUCTOS DE LA EMPRESA KAYPI TEXTIL
VARIACIÓN DE LOS PRODUCTOS KAYPI TEXTIL
PRODUCTO KAYPI EN RODILLO
ÁREA DE PRODUCCIÓN KAYPI TEXTIL
