universidad central del ecuador facultad de … · les amo hermanos son mi alegría perfecta. a mi...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA FUNDACIÓN

NUEVO MILENIO NAYÓN PROYECTO COMUNITARIO QUE SE DEDICA A

LA ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DE LOS ADULTOS MAYORES

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA

AUTORAS:

FERNANDA KATALINA FUENTES PAREDES

JEANNETH MARISELA CATOTA MENA

TUTOR: MSc. MÓNICA DE JESÚS JIMBO SANTANA

QUITO D.M., AGOSTO DE 2017

REFERENCIAS DEL AUTOR: Fernanda Katalina Fuentes Paredes

[email protected] y Jeanneth Marisela Catota Mena,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: MSc. Mónica de Jesús Jimbo Santana,

[email protected]

REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Control Interno, Procedimientos de Control,

COSO III.

Fuentes Paredes, Fernanda Katalina y Catota Mena, Jeanneth Marisela

(2017). Diseño de un sistema de control interno para la Fundación

Nuevo Milenio Nayón proyecto comunitario que se dedica a la

alimentación y nutrición de los adultos mayores. Trabajo de Titulación,

modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título de

Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada.

Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 123 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Nosotras, Jeanneth Marisela Catota Mena y Fernanda Katalina Fuentes Paredes, en

calidad de autoras y titulares de los derechos morales y patrimoniales del trabajo de

titulación, DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

FUNDACIÓN NUEVO MILENIO NAYÓN PROYECTO COMUNITARIO QUE SE

DEDICA A LA ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DE LOS ADULTOS MAYORES,

modalidad presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE

LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN, concedemos a favor de la Universidad Central del Ecuador una

licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con

fines estrictamente académicos. Conservamos a nuestro favor todos los derechos de

autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.

Asimismo autorizamos a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.

Las autoras declaran que la obra objeto de la presente autorización es original en su

forma de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la

responsabilidad por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y

liberando a la Universidad de toda responsabilidad.

En la ciudad de Quito, a los 01 días del mes de Agosto de 2017

Jeanneth Marisela Catota Mena Fernanda Katalina Fuentes Paredes

C.C. 172056516-5 C.C. 040135585-4

[email protected] [email protected]

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo MSc. Mónica de Jesús Jimbo Santana, en calidad de tutor del trabajo de titulación,


NUEVO MILENIO NAYÓN PROYECTO COMUNITARIO QUE SE DEDICA A LA

ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DE LOS ADULTOS MAYORES., elaborado por

las estudiantes Fernanda Katalina Fuentes Paredes y Jeanneth Marisela Catota Mena, de

la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de

titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y

epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en virtud de

continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del

Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 01 días del mes de Agosto de 2017

MSc. Mónica de Jesús Jimbo Santana

C.C. 171047115-0

v

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE

TITULACIÓN

Yo, MSc. Mónica de Jesús Jimbo Santana en calidad de tutor del trabajo de titulación


NUEVO MILENIO NAYÓN PROYECTO COMUNITARIO QUE SE DEDICA A LA

ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DE LOS ADULTOS MAYORES, elaborado por

las estudiantes Fernanda Katalina Fuentes Paredes y Jeanneth Marisela Catota Mena, de

la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias

con los parámetros establecidos considerando el resultado del programa especializado

para tal efecto, el análisis y revisión personal.

Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF

En la ciudad de Quito, a los 28 días del mes de Octubre de 2017

Ing. MSc. Mónica de Jesús Jimbo Santana

C.C. 171047115-0

vii

AUTORIZACION DE LA EMPRESA

viii

DEDICATORIA

Con todo Respeto, cariño y amor esta tesis les dedico a ustedes:

A mi padre César Fuentes y mi madre Narcisa Paredes, les doy las gracias porque me

han enseñado e inculcado con principios, valores y me dieron todo su apoyo moral. Es

un orgullo dedicarles mi Título a ustedes porque fueron los que me apoyaron desde un

inicio hasta el final, sé que no fue fácil pero tampoco fue imposible.

A mis hermanos Javier y Cristina, por estar siempre pendiente de mí a pesar de la

distancia, nunca falto ese consejo y esos ánimos diarios, gracias por compartir los

mejores momentos en mi vida, por sus alegrías, enseñanzas y sus palabras de aliento, sé

que la distancia nos separa físicamente pero espiritual siempre lo llevo en el corazón.

Les amo Hermanos son mi alegría perfecta.

A mi cuñada Yuli que siempre me demostró su apoyo desde el inicio de mi vida

universitaria y por formar parte de mi familia.

A mis 4 queridos Sobrinos Jostin, Jazmín, Matías y José Antonio, son la mejor

inspiración y alegría que tengo en mi vida, sembraré en ustedes el ejemplo a seguir para

ser mejor cada día.

Fernanda Katalina Fuentes Paredes

ix

DEDICATORIA

Dedico este trabajo principalmente a Dios, el que me ha dado la fortaleza para continuar

cuando a punto de caer he estado y permitirme el haber llegado hasta este momento tan

importante de mi formación profesional. A mi ángel terrenal mi madre Rosa por

enseñarme a no darme por vencida, por demostrarme siempre su cariño y apoyo

incondicional. A mis ángeles guardianes mi padre Néstor y mi abuelito Jacobo, los

mismos que siento que están conmigo siempre y han sido mi inspiración. A mi

hermano Marcelo que siempre ha estado junto a mí en las buenas y en las malas,

cuidándome y protegiéndome. Y por último a mi persona porque a pesar de los duros

golpes que me ha dado la vida, aún sigo de pie cumpliendo cada una de mis metas

propuestas.

Jeanneth Marisela Catota Mena

x

AGRADECIMIENTO

A DIOS por ser mi guía diaria, con sus bendiciones derramadas en cada paso que di a lo

largo de este trayecto en mi vida, por su amor incondicional y por nunca soltar mi mano

para poder cumplir esta meta, A ti mi Sagrada Virgen de las Lajas que con tu manto me

cobijaste en cada caída y me impulsaste con tu bendición para levantarme y seguir cada

día.

Como no tener esa gratitud a la gloriosa Universidad Central del Ecuador por

permitirme ingresar y formarme en sus inigualables aulas, a cada uno de sus maestros

profesionales que por sus sabios conocimientos impartidos me han permitido formarme

con profesionalismo.

A la Mcst Mónica Jimbo, por guiarme e instruirme en la elaboración del presente

trabajo de titulación, por demostrarme ser más que mi tutora una amiga que me brindó

su apoyo incondicional, paciencia, perseverancia, presión y me ha permitido concluir de

manera satisfactoria.

Agradecimiento al Equipo GETT “Grupo de Tulcaneños Trabajadores de Tulcán”, no

por solo ser un grupo de amigos sino un gran grupo de hermanos para mi.

A todo el Equipo de trabajo de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” por su

colaboración y por el tiempo brindado para el desarrollo de este trabajo.

A todos mis amigos quienes con sus risas, consejos, alegrías me permitieron que este

trayecto sea más ameno, grandes personas y seres humanos que Dios me regalo.

Fernanda Katalina Fuentes Paredes

xi

AGRADECIMIENTO

Gracias a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar las

dificultades que se han presentado a lo largo de mi vida.

A mi madre, por ser mi milagro de vida, la que siempre me ha consentido y apoyado en

lo que me propuesto y sobre todo ha sabido corregir mis errores.

A mi padre Néstor y mi abuelito Jacobo, que los llevo siempre presentes en mi corazón

y sé que deben estar muy orgullosos desde el cielo.

A mi hermano, por su ayuda, por compartir momentos de alegría, tristeza y

demostrarme su apoyo incondicional.

A mis profesores a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su

paciencia y enseñanza.

Gracias a todas las personas que ayudaron directa e indirectamente en el desarrollo de

este proyecto.

Jeanneth Marisela Catota Mena

xii

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................ iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN ................................................................................................ v

AUTORIZACION DE LA EMPRESA .......................................................................... vii

DEDICATORIA ............................................................................................................ viii

DEDICATORIA .............................................................................................................. ix

AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... x

AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... xi

CONTENIDO ................................................................................................................. xii

LISTA DE TABLAS ................................................................................................... xviii

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xix

RESUMEN .................................................................................................................... xxi

ABSTRACT ................................................................................................................. xxii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1

1. GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN NUEVO MILENIO NAYÓN ....... 2

1.1. Reseña histórica de la fundación nuevo milenio Nayón .................................... 2

1.2. Misión ................................................................................................................. 3

1.3. Visión ................................................................................................................. 3

1.4. Actividad Fundacional ....................................................................................... 3

1.5. Objetivos ............................................................................................................ 4

1.5.1. Objetivo general ................................................................................................. 4

1.5.2. Objetivo específico ............................................................................................. 4

1.6. Organigrama ....................................................................................................... 5

1.6.1. Organigrama funcional ....................................................................................... 5

1.7. Organismos de control........................................................................................ 5

1.7.1. Servicio de rentas internas .................................................................................. 5

1.7.2. Ministerio de inclusión económica y social ....................................................... 6

1.7.3. Ministerio de relaciones laborales ...................................................................... 6

1.7.4. Instituto ecuatoriano de seguridad social ........................................................... 6

xiii

2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .................................................................. 7

2.1. Definiciones........................................................................................................ 7

2.1.1. Fundación ........................................................................................................... 7

2.1.2. Control interno ................................................................................................... 7

2.1.3. Importancia de control interno ........................................................................... 7

2.1.4. Objetivos del control interno .............................................................................. 8

2.2. Componentes del COSO .................................................................................. 12

2.2.1. Valoración del riesgo........................................................................................ 12

2.2.2. Actividades de control ...................................................................................... 12

2.2.3. Información y comunicación ............................................................................ 13

2.2.4. Monitoreo y seguimiento.................................................................................. 13

2.2.5. Clasificación del control ................................................................................... 13

2.2.5.1. Por la función ................................................................................................... 13

2.2.5.2. Por la ubicación ................................................................................................ 13

2.2.5.3. Por la acción ..................................................................................................... 14

2.3. Métodos de documentación y evaluación del control interno .......................... 15

2.3.1. Método descriptivo ........................................................................................... 15

2.3.2. Método de cuestionarios ................................................................................... 15

2.3.3. Método de cursogramas.................................................................................... 15

2.3.4. Factor económico ............................................................................................. 17

2.3.4.1. Tasa de Interés Activa ...................................................................................... 17

2.3.4.2. Tasa de Interés Pasiva ...................................................................................... 18

2.3.4.3. Riesgo País ....................................................................................................... 19

2.3.4.4. Tasa de Inflación .............................................................................................. 19

2.3.4.5. Requisitos para Constituir una Fundación........................................................ 20

2.3.5. Factor Social ..................................................................................................... 21

2.3.5.1. Índice de Pobreza ............................................................................................. 21

2.3.6. Factor Tecnológico ........................................................................................... 22

2.3.7. Factor Político .................................................................................................. 22

3. ANÁLISIS SITUACIONAL .............................................................................. 23

3.1. Análisis interno................................................................................................. 23

3.1.1. Cuestionario...................................................................................................... 23

xiv

3.1.2. Interpretación de resultados.............................................................................. 24

3.1.3. Matriz de impacto interno ................................................................................ 31

3.2. Levantamiento de procesos al departamento financiero .................................. 31

3.2.1. Levantamiento de procesos de efectivo y equivalente de efectivo .................. 32

3.2.1.1. Descripción ....................................................................................................... 32

3.2.1.2. Procedimiento ................................................................................................... 32

3.2.2. Levantamiento de procesos de cuentas por cobrar ........................................... 34

3.2.2.1. Descripción ....................................................................................................... 34

3.2.2.2. Procedimiento ................................................................................................... 34

3.2.3. Levantamiento de procesos de ingreso de las donaciones ............................... 36

3.2.3.1. Descripción ....................................................................................................... 36

3.2.3.2. Procedimiento ................................................................................................... 36

3.2.4. Levantamiento de procesos de proveedores de la Fundación “Nuevo

Milenio Nayón” ................................................................................................ 40

3.2.4.1. Descripción ....................................................................................................... 40

3.2.4.2. Procedimiento ................................................................................................... 40

3.2.5. Levantamiento de procesos de nómina de la Fundación “Nuevo Milenio

Nayón”.............................................................................................................. 42

3.2.5.1. Descripción ....................................................................................................... 42

3.2.5.2. Procedimiento ................................................................................................... 42

3.3. Levantamiento de procesos al Departamento Administrativo ......................... 44

3.3.1. Levantamiento de procesos para selección del personal .................................. 44

3.3.1.1. Descripción ....................................................................................................... 44

3.3.1.2. Procedimiento ................................................................................................... 44

4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO EN BASE A COSO III ...................... 46

4.1. Análisis al área administrativa ......................................................................... 46

4.1.1. Resultados del área administrativa ................................................................... 48

4.2. Análisis del control interno del Departamento Financiero ............................... 49

4.2.1. Resultados del área administrativa ................................................................... 50

4.3. Matriz de evaluación del control interno aplicado al departamento

administrativo y financiero ............................................................................... 51

xv

4.3.1. Matriz aplicada a la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” ................................ 51

4.3.2. Resultados de las preguntas aplicadas a la matriz de riesgos ........................... 51

4.3.3. Calificación global de riesgo en la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” ......... 54

4.3.3.1. Departamento Administrativo .......................................................................... 55

4.3.3.2. Evaluación del Departamento Administrativo ................................................. 56

4.3.3.3. Resultado del riesgo existente en el Departamento Administrativo de la

Fundación ¨Nuevo Milenio Nayón¨ ................................................................. 56

4.3.3.4. Departamento Financiero ................................................................................. 58

4.3.3.5. Resultado del riesgo existente en el Departamento Financiero de la

Fundación ¨Nuevo Milenio Nayón¨ ................................................................. 59

4.4. Diseño de procedimientos ................................................................................ 59

4.5. Mapa de procesos ............................................................................................. 59

4.6. Evaluación de componentes coso III ................................................................ 61

4.6.1. Cuestionario del componente entorno de control Departamento

Financiero ......................................................................................................... 62

4.6.1.1. Deficiencias encontradas .................................................................................. 63

4.6.1.2. Análisis ............................................................................................................. 63

4.6.1.3. Deficiencia encontrada ..................................................................................... 65

4.6.1.4. Análisis ............................................................................................................. 65


4.6.1.6. Análisis ............................................................................................................. 67

4.6.2. Cuestionario del Componente Actividades de Control Departamento

Financiero ......................................................................................................... 68


4.6.2.2. Análisis ............................................................................................................. 70

4.6.3. Cuestionario del Componente Sistemas de Información Departamento

Financiero ......................................................................................................... 71


4.6.3.2. Análisis ............................................................................................................. 73


4.6.3.4. Análisis ............................................................................................................. 76

xvi

4.6.4. Cuestionario del Componente de Supervisión del sistema de control

Monitoreo Departamento Financiero ............................................................... 77


4.6.4.2. Análisis ............................................................................................................. 79



Administrativo .................................................................................................. 82

4.6.5.1. Deficiencias encontradas .................................................................................. 83

4.6.5.2. Análisis ............................................................................................................. 84


4.6.5.4. Análisis ............................................................................................................. 86


4.6.5.6. Análisis ............................................................................................................. 88


Administrativo .................................................................................................. 89


4.6.6.2. Análisis ............................................................................................................. 91


Administrativa .................................................................................................. 92


4.6.7.2. Análisis ............................................................................................................. 94


4.6.7.4. Análisis ............................................................................................................. 97


Monitoreo Departamento Administrativo ........................................................ 98


4.6.8.2. Análisis ........................................................................................................... 100

4.6.8.3. Deficiencia encontrada ................................................................................... 102

4.7. Mejoramiento de los procedimientos de control interno al departamento

financiero ........................................................................................................ 103

4.7.1. Procedimientos de control de efectivo y equivalente de efectivo .................. 103

4.7.1.1. Descripción ..................................................................................................... 103

xvii

4.7.1.2. Objetivo .......................................................................................................... 103

4.7.1.3. Políticas .......................................................................................................... 103

4.7.1.4. Procedimiento ................................................................................................. 104

4.7.2. Procedimientos de control de cuentas por cobrar ........................................... 107

4.7.2.1. Descripción ..................................................................................................... 107

4.7.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 107

4.7.2.3. Política ............................................................................................................ 107

4.7.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 107

4.7.3. Procedimientos de ingreso de las donaciones ................................................ 109

4.7.3.1. Descripción ..................................................................................................... 109

4.7.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 109

4.7.3.3. Política ............................................................................................................ 109

4.7.3.4. PROCEDIMIENTO ....................................................................................... 109

4.7.4. Procedimientos de control de cuentas por pagar ............................................ 113

4.7.4.1. Descripción ..................................................................................................... 113

4.7.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 113

4.7.4.3. Política ............................................................................................................ 113


administrativo ................................................................................................. 115

4.8.1. Procedimiento de selección del personal....................................................... 115

4.8.1.1. Descripción ..................................................................................................... 115

4.8.1.2. Objetivo .......................................................................................................... 115

4.8.1.3. Procedimiento ................................................................................................. 115

4.8.2. Procedimientos de capacitación al personal ................................................... 117

4.8.2.1. Descripción ..................................................................................................... 117

4.8.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 117

4.8.2.3. Procedimiento ................................................................................................. 117

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 120

Conclusiones ................................................................................................................. 120

Recomendaciones ......................................................................................................... 121

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 122

xviii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Cambios Coso III Nivel General ......................................................................... 9

Tabla 2 Cambios Coso III a Nivel de Componentes ...................................................... 10

Tabla 3 Tasa de interés ................................................................................................... 18

Tabla 4 Tasa de interés pasiva ........................................................................................ 18

Tabla 5 Riesgo país ........................................................................................................ 19

Tabla 6 Tasa de inflación................................................................................................ 20

Tabla 7 ¿Las instalaciones de la Fundación son adecuadas para el adulto mayor?........ 24

Tabla 8 ¿La fundación cuenta con personal profesional y capacitado para brindar

el servicio? .......................................................................................................... 25

Tabla 9 ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la Fundación? ............................ 26

Tabla 10 ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia? .......................................... 26

Tabla 11 ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista profesional? ................... 27

Tabla 12 ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos mayores es de

calidad? ............................................................................................................... 27

Tabla 13 ¿La familia directa de los adultos mayores pagan la mensualidad

puntual? ............................................................................................................... 28

Tabla 14 ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas diarias? ......................... 29

Tabla 15 Las medicinas entregadas por parte del gobierno son suficientes para

todos los adultos mayores? ................................................................................. 29

Tabla 16 ¿Todos los adultos mayores de la Fundación pagan una pensión? ................. 30

Tabla 17 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración ....... 48

Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración ....... 51

Tabla 19 Entorno de Control Área Financiera................................................................ 63

Tabla 20 Entorno de Control Área Administrativa ........................................................ 84




Tabla 24 Entorno de Control Área Financiera................................................................ 94


Tabla 26 Entorno de Control Área Administrativa ...................................................... 100

Tabla 27 Entorno de Control Área Financiera.............................................................. 102

xix

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Organigrama ....................................................................................................... 5

Figura 2 Componentes del Coso III .................................................................................. 8

Figura 3 Coso I, Coso II, Coso III .................................................................................. 14

Figura 4 Simbología Diagramas de Flujo ....................................................................... 16

Figura 5 Macro Entorno ................................................................................................. 17

Figura 6 ¿Las instalaciones de la Fundación son adecuadas para el adulto mayor? ...... 24

Figura 7 ¿La fundación cuenta con personal profesional y capacitado para brindar

el servicio? .......................................................................................................... 25

Figura 8 ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la Fundación? ........................... 25

Figura 9 ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia? .......................................... 26

Figura 10 ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista profesional? .................. 27

Figura 11 ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos mayores es de

calidad? ............................................................................................................... 27

Figura 12 ¿La familia directa de los adultos mayores pagan la mensualidad

puntual? ............................................................................................................... 28

Figura 13 ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas diarias? ........................ 28

Figura 14 ¿Las medicinas entregadas por parte del gobierno son suficientes para

todos los adultos mayores? ................................................................................. 29

Figura 15 ¿Todos los adultos mayores de la Fundación pagan una pensión? ................ 30

Figura 16 Flujograma de Ingreso de Efectivo y Equivalente del Efectivo ..................... 33

Figura 17 Flujograma de Cuentas por Cobrar ................................................................ 35

Figura 18 Flujograma de Ingreso De Donaciones .......................................................... 37

Figura 19 Flujograma de Ingreso De Donaciones Vestimenta ....................................... 38

Figura 20 Flujograma de Ingreso De Donaciones Medicamentos ................................. 39

Figura 21 Flujograma de Cuentas por Pagar .................................................................. 41

Figura 22 Flujograma de Cuentas por Pagar .................................................................. 43

Figura 23 Flujograma de Selección del Personal ........................................................... 45

Figura 24 Frecuencia absoluta y relativa ........................................................................ 48

Figura 25 Frecuencia absoluta y relativa ........................................................................ 51

Figura 26 Entorno de control .......................................................................................... 63


xx






Figura 33 Entorno de control ........................................................................................ 100

Figura 34 Entorno de control. ....................................................................................... 102

Figura 35 Ingreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo ........................................... 105

Figura 36 Flujograma de Egreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo ..................... 106

Figura 37 Flujograma de Cuentas por Cobrar .............................................................. 108

Figura 38 Flujograma de Ingreso De Donaciones ........................................................ 110

Figura 39 Flujograma de Ingreso de Donaciones de Ropa ........................................... 111

Figura 40 Flujograma Ingreso de Donaciones Medicamentos .................................... 112

Figura 41 Flujograma Ingreso de Proveedores ............................................................. 114

Figura 42 Flujograma de Selección del personal. ........................................................ 116

Figura 43 Flujograma de Capacitación del Personal .................................................... 118

xxi


NUEVO MILENIO NAYÓN PROYECTO COMUNITARIO QUE SE DEDICA A

LA ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DE LOS ADULTOS MAYORES

RESUMEN

El presente trabajo tiene como finalidad realizar el Diseño de un Sistema de Control

para la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” proyecto comunitario que se dedica a la

alimentación y nutrición de los adultos mayores, en base a COSO III en las Áreas

Administrativas y Financieras.

Se ha realizado un Diseño del Sistema de Control Interno para el área Administrativa y

Financiera en la Fundación basado en la aplicación de los Componentes del COSO III,

ya que provee un enfoque integral y herramientas para la implementación de un sistema

de control interno efectivo y en pro de la mejora continua.

Se diseñó flujos de las actividades identificando controles y las actividades necesarias y

fundamentales, para el desarrollo diario y que no haya confusiones a quien los ejecuta,

con el fin de controlar los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos,

reduciendo dichos riesgos a un nivel aceptable.

PALABRAS CLAVES: SISTEMA DE CONTROL / PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL / COSO III / INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN / ACTIVIDADES

DE CONTROL / ACTIVIDADES DE MONITOREO

xxii

DESIGN OF AN INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR THE NUEVO

MILENIO NAYÓN FOUNDATION COMMUNITY PROJECT THAT IS

DEDICATED TO THE FEEDING AND NUTRITION OF ELDERLY ADULTS

ABSTRACT

The present work has the purpose of designing a Control System for the "Nuevo

Milenio Nayón" Foundation, a community project dedicated to the food and nutrition of

older adults, based on COSO III in the Administrative and Financial Areas.

An Internal Control System has been designed for the Administrative and Financial area

in the Foundation based on the application of COSO III Components, as it provides a

comprehensive approach and tools for the implementation of an effective internal

control system continuous improvement.

Flows of activities were designed by identifying controls and activities necessary and

fundamental for daily development and that there are no confusions for the person who

executes them, in order to control the risks that may affect the fulfillment of the

objectives, reducing those risks to an acceptable level.

KEYWORDS: CONTROL SYSTEM / CONTROL PROCEDURES / COSO III /

INFORMATION AND COMMUNICATION / CONTROL ACTIVITIES /

MONITORING ACTIVITIES

1

INTRODUCCIÓN

La propuesta del Diseño de un Sistema de Control Interno para la Fundación “Nuevo

Milenio Nayón” Proyecto Comunitario que se Dedica a la Alimentación y Nutrición de

los Adultos Mayores para el Área Administrativa y Financiera basada en Coso III,

aplicando los componentes que son: Entorno de Control, Evaluación de Riesgos,

Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de Monitoreo –

Supervisión, tienen como finalidad que los procesos y las actividades que se realizan en

cada área para evitar interpretaciones y confusiones al momento de ejecutarlos.

Se trata de la reseña histórica de la Fundación, sus actividades, objetivos, misión,

visión, valores, organigrama y considerando lo más importante los Organismos de

Control.

Se describen las definiciones de la aplicación del Control Interno, Componentes del

COSO III, y los métodos de documentación.

Se realiza un análisis Situacional de la Fundación considerando los factores externos

que son políticos, económicos, sociales y tecnológicos, como los factores internos

aplicando un cuestionario para determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y

amenazas, para luego aprovechar de las estrategias.

Se propone el Diseño de un Sistema de Control Interno para la Fundación con la

finalidad de realizar los procedimientos en base a controles que sean eficientes y

eficaces para la realización en cada Área.

Por último se establecen conclusiones de los aspectos más importantes de cada capítulo

que conforma el presente trabajo de investigación, así con su respectiva recomendación

para que la Fundación consideré el momento de aplicar la propuesta.

2

1. GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN NUEVO MILENIO NAYÓN

1.1. Reseña histórica de la fundación nuevo milenio Nayón

La benefactora de esta institución es la señora Sara Espíndola de Burbano, quien dona

todos sus bienes muebles para todo su establecimiento de esta institución en beneficio

de las personas de la tercera edad que necesitan de amparo y protección.

La ilustre dama nace el 21 de noviembre de 1821 en la ciudad de Pichincha - Quito, Sus

padres fueron el señor Víctor Espíndola y su madre la Señora Rogelia Rangel, sus

hermanos Víctor, César y Gonzalo se radicaron, en la ciudad de Quito, donde lograron

una fortuna que le permitió una vida de prosperidad.

Contrajo Matrimonio en la ciudad de Ambato el 31 de enero de 1940, con el dilecto

caballero Tulcaneño, Dr. César Burbano de Cuyo matrimonio no hubo descendencia

alguna.

El 19 de septiembre de 1953, a la edad de 61 años, encontrándose residiendo en la

ciudad de Quito, otorgo testamento cerrado, el mismo que fue protocolizado en la

notaria del Doctor. Olmedo de Pozo, el 5 de noviembre del mismo año en dicho

tratamiento Doña Sara Espíndola Dispone de todos sus bienes ubicados en las

Provincias de Pichincha y Carchi, instituyendo algunos legados y dejando como

Heredero universal el resto de su patrimonio en la Fundación para que con el producto

de sus rentas se beneficie un Asilo de Ancianos destinados a recibir a personas de

ambos sexos, Con sede en la Ciudad de Quito y que inmediatamente al fallecimiento de

su consorte, que tome posición de los bienes.

En el año de 1970 la Fundación integrada por una directiva designada por nuestra

benefactora se procede a realizar la personería Jurídica con la aprobación de los

Estatutos y con la Dirigencia del Señor Profesor Eduardo Espíndola designado por la

Familia y como Presidente Vitalicio se ha puesto en marcha el desarrollo del sueño de

3

nuestra Benefactora. En la actualidad se ha firmado convenios con el MIES para que

brinde la ayuda con la Fundación y en parte cumpliendo con la mantención de esta

Sociedad Vulnerable como son los adultos mayores.

Con esta breve historia dejamos constancia de que los sueños de nuestra Benefactora

Doña Sara Espíndola de Burbano, se siguen llevando a través de los años, y nuestros

adultos mayores residentes nunca les han faltado la alimentación, vestimenta y cuidados

en salud, amor y entrega de ciudadanos del adulto mayor.

Ayudados por el MIES desde el año 2008 con un aporte económico se ha podido dar

esta protección, y cuidado a nuestros adultos mayores quienes son olvidados y

rechazados por la sociedad e incluso por sus propias familias que mucho de ellos los

dejan en la indigencia en la soledad y en la tristeza de sus vidas.

1.2. Misión

Dar una vida digna llena de alegría y dicha a los adultos mayores en su recta final, ya que

ellos entregaron todo su potencial a la sociedad y el país y una mejor calidad de vida que

ellos tuvieron.

1.3. Visión

Ser una de las Fundaciones mejor a nivel Nacional e Internacional aplicando las normas

técnicas omitidas por el Estado y por el MIES.

1.4. Actividad Fundacional

Somos una Fundación sin fines de lucro brindamos alimentos saludable de calidad y a la

vez damos ayuda psicológica, medica, vestimenta, recreación, terapia ocupacional,

contamos con personas debidamente especializado, realizamos paseos dentro y fuera del

país con los adultos mayores de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”, nos unimos a

sus manos generosas “Obra Para los Ojos de Dios”.

4

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo general

Diseñar un sistema de control interno para la fundación “Nuevo Milenio Nayón”

proyecto comunitario que se dedica a la alimentación y nutrición de los adultos

mayores.

1.5.2. Objetivo específico

Definir las bases teóricas y científicas a través de la investigación bibliográfica

que servirá como fundamento para el desarrollo del proyecto.

Levantar la información necesaria para la elaboración de un sistema de control

interno.

Elaborar un sistema de control interno para el proyecto comunitario Fundación

“Nuevo Milenio Nayón”.

Definir los procesos a utilizarse para el diseño e implementación de un sistema

de control interno en la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”.

5

1.6. Organigrama

1.6.1. Organigrama funcional

Figura 1 Organigrama

En: (Nayón, 2017)

1.7. Organismos de control

1.7.1. Servicio de rentas internas

La Fundación “Nuevo Milenio Nayón” por ser una Institución sin fines de lucro se

encuentra exenta del pago de Impuesto a la Renta, siempre que sus bienes e ingresos se

destinen a sus fines específicos y solamente en la parte que se invierta directamente en

ellos

DIRECTOR (1)

PRESIDENTE (1)

Administrador (1)

Departamento Servicio Social

(1)

Departamento de Fisioterapia

(1)

Departamento Administrativo

(1)

Departamento Psicología

(1)

DEPARTAMENTO MEDICO Médico General Médico Odontológico Fisioterapia

DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA Enfermera Jefe IR Estudiante Enfermería

Lavandería

Guardianía

Nutrición

Religión

6

1.7.2. Ministerio de inclusión económica y social

La fundación “Nuevo Milenio Nayón” por ser un Institución sin fines de lucro se

encuentra regulada por el Ministerio de Inclusión Económica y Social quien le otorgo la

personalidad jurídica, quien verifica documentos y el cumplimiento del objeto social, el

registro de la directiva y los socios.

1.7.3. Ministerio de relaciones laborales

La fundación “Nuevo Milenio Nayón” tienen 25 personas que trabajan en relación de

dependencia, los mismos que están registrados en el Ministerio de Relaciones

Laborales, cumpliendo con las exigencias de la norma.

1.7.4. Instituto ecuatoriano de seguridad social

La fundación “Nuevo Milenio Nayón” tienen 25 personas que trabajan en relación de

dependencia, los mismos que están registrados en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social.

7

2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

2.1. Definiciones

2.1.1. Fundación

Es una persona Jurídica de carácter privado proveniente de afectar permanentemente

por voluntad de sus fundadores, un patrimonio al cumplimiento de fines de intereses

general sin fin de lucro. Se constituye mediante el aporte patrimonial de una o más

personas, cuyo objeto fundamental es el bien común, el interés público y no tiene

propósito de Lucro. (Taleva Salvat, 2011, pág. 11)

Fundación es una organización sin fin de lucro conformada por un grupo de personas

jurídicas, pueden ser públicas o privadas que tienen como finalidad el ayudar a terceras

personas que no tienen recursos económicos.

2.1.2. Control interno

COSO inició el proyecto de actualización del Marco ERM a través de la recolección de

información por medio de encuestas y entrevistas online que permitieron reconocer las

necesidades reales de las Fundacións; así como el análisis de diferentes representantes

de la industria, académico, entes gubernamentales y organizaciones sin ánimo de lucro.

Después de un arduo análisis y discusión se identificaron los retos y requerimientos

actuales para las Fundacións, se desarrolló un primer documento que se publicó con el

fin de recibir los comentarios y sugerencias del público, y en la última etapa del

proyecto se generará el documento final con las modificaciones necesarias y con una

posible publicación en el año 2017. (Auditool.org, 2016)

El control interno es un proceso que realiza inspección, revisión sobre las actividades

que se ejecutan y con el fin de fomentar el cumplimiento de objetivos y logro de las

metas establecidas, aplicando la eficiencia y eficacia dentro de la organización.

2.1.3. Importancia de control interno

“Los controles internos le hacen posible a la administración negociar en ambientes

económicos y competitivos, rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y

prioridades de los clientes y re-estructurándose para el crecimiento futuro.” (Mantilla

B., 2013, pág. 67)

8

El control interno es importante en la fundación ya que permite mantener el orden y

seguridad orientando a establecer un ambiente laboral óptimo para los trabajadores de la

organización.

2.1.4. Objetivos del control interno

Los objetivos de los controles internos pueden agruparse en cuatro categorías:

Estratégicos.

Información Financiera.

Operaciones.

Cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentos.

Existe una relación directa entre los objetivos de la entidad, los componentes y la

estructura organizacional que se presenta en forma de cubo de la siguiente manera:

Figura 2 Componentes del Coso III

En: (Auditool.org, 2016)

9

La estructura actualizada (2017) permitirá que las organizaciones desarrollen y

mantengan, de manera efectiva y eficiente, sistemas de control interno que puedan

mejorar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad y adaptarse a los cambios

en los entornos de los negocios y de la operación. (Mantilla B., 2013)

Los siguientes cuadros presentan los cambios más significativos presentes en el Marco

Integrado de Control Interno 2013, a nivel general y en cada componente:

Tabla 1 Cambios Coso III Nivel General

A NIVEL GENERAL

COSO 1992 SE MANTIENE: COSO 2013 CAMBIA:

Definición del concepto de Control

Interno

Ampliación y aclaración de conceptos con el

objetivo de abarcar las actuales condiciones del

mercado y la economía global

Cinco componentes del control

interno

Codificación de principios y puntos de enfoque

con aplicación internacional para el desarrollo y

evaluación de la eficacia del Sistema de Control

Interno.

Aclaración de la necesidad de establecer objetivos

de negocio como condición previa a los objetivos

de control interno

Criterios a utilizar en el proceso de

evaluación de la eficacia del

Sistema de Control Interno

Extensión de los objetivos de Reporte más allá de

los informes financieros externos, a los de carácter

interno y a los no financieros, tanto externos como

internos

Uso del Juicio profesional para la

evaluación de la eficacia del

Sistema de Control Interno

Inclusión de una guía orientadora para facilitar la

supervisión del Control Interno sobre las

operaciones, el cumplimiento y los objetivos de

reporte

Nota En: (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

10

Tabla 2 Cambios Coso III a Nivel de Componentes

A NIVEL DE COMPONENTES

COMPONENTES CAMBIOS REPRESENTATIVOS

Entorno del Control Se basa en cinco principios, donde la notabilidad

de la integridad y los valores éticos, el grado de la

filosofía de la administración y su forma de

operar, la insuficiencia de una estructura

organizativa, la correcta asignación de

responsabilidades y el valor de las políticas de

recursos humanos. Se exponen las relaciones entre

los componentes del Control Interno con el fin de

enfatizar la importancia del Entorno de Control.

Se extiende la información sobre el Gobierno

Corporativo de la organización, explorando así las

divergencias en las estructuras, requisitos y

desafíos a lo largo de las diferentes jurisdicciones,

sectores y tipos de entidades. Se llega a destacar la

supervisión del riesgo y la reciprocidad entre el

riesgo y la respuesta al equivalente.

Evaluación de Riesgo - Se extiende la clase de objetivos de Reporte,

llegando a considerar todas las tipologías de

reportes tanto internos como externos. Se precisa

que la evaluación de riesgos contiene la

identificación, análisis y respuesta a los riesgos.

- Se basa en incluir conceptos de velocidad y

persistencia de los riesgos como criterios para

evaluar si existe un grado crítico de los mismos.

- Se debe considerar la tolerancia al riesgo en la

valoración de los niveles tolerables de riesgo.

- Se debe considerar el riesgo asociado que existe

tanto en las fusiones, adquisiciones y

externalizaciones.

- Se extiende la consideración del riesgo al fraude.

11

Actividades de Control - Se revela que las actividades de control llegan

hacer acciones establecidas por políticas y

procedimientos.

- Se debe considerar el rápido cambio y evolución

de la tecnología que se presenta.

- Se destaca la diferencia que se da entre controles

automáticos y Controles Generales de Tecnología.

Información y Comunicación - Se resalta la relevancia de la calidad de

información dentro un Sistema de Control Interno.

- Se trata de profundizar en la necesidad de

información y comunicación, entre la entidad y las

terceras partes.

- Se destaca el impacto de los requisitos

regulatorios que deben existir tanto en la

seguridad y protección de la información.

- Se muestra el impacto que tiene la tecnología y

otros componentes de comunicación en la rapidez

y eficacia del flujo de información.

Actividades de Monitoreo y

Supervisión

- Se filtra la terminología definiendo así dos

categorías de actividades de monitoreo como son:

evaluaciones continuas y evaluaciones

independientes.

- Se profundiza en la notabilidad del uso de la

tecnología así como en los proveedores de

servicios externos.

Nota en: (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

El modelo de control interno COSO 2013, actualmente está compuesto por cinco

componentes, los mismos que están establecidos en el Marco anterior y diecisiete

principios que toda administración de una organización debería implementar.

12

Componentes COSO III

COMPONENTES DEL COSO III

ENTORNO DE CONTROL

Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

Principio 2: Ejerce responsabilidades de supervisión

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

Principio 5: Hacer cumplir con la responsabilidad

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Principio 6: Especifica objetivos relevantes

Principio 7: Identifica y analiza los riesgos

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

ACTIVIDADES DE CONTROL

Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

Principio 13: Usa información relevante

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Principio 14: Comunica internamente

Principio 15: Comunica externamente

SUPERVISIÓN - MONITOREO

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias

En: (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

2.2. Componentes del COSO

2.2.1. Valoración del riesgo

La valoración del riesgo es la identificación y análisis de los riesgos relevantes, sea

que provengan de fuentes externas o internas, y que puedan afectar la consecución

de los objetivos, sentando la base y estableciendo mecanismos para identificar,

analizar, y administrar los riesgos relacionados de forma coherente. (Mantilla B.,

2013)

2.2.2. Actividades de control

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las

diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico, y sirven

como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Estos controles

permiten:

13

Prevenir la ocurrencia de riesgos innecesarios.

Minimizar el impacto de las consecuencias de los mismos.

Restablecer el sistema en el menor tiempo posible. (Mantilla B., 2013)

2.2.3. Información y comunicación

La información son los datos que se combinan y sintetizan con base a la relevancia

para los requerimientos de información. Es importante que la dirección disponga de

datos fiables, a la hora de efectuar la planificación, preparar presupuestos, y demás

actividades. Es por esto que la información debe ser de calidad. (Mantilla B., 2013)

2.2.4. Monitoreo y seguimiento

Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de

mejoramiento continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible

para reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de

monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están

presentes y funcionando en la entidad.

2.2.5. Clasificación del control

La clasificación del control interno se puede realizar desde tres puntos de vista:

2.2.5.1. Por la función

Por la Función se clasifica en:

Control Administrativo.- Está orientado a todas las disposiciones legales,

reglamentarias y la adhesión a las políticas de niveles de dirección y

administración.

Control Financiero.- Se aplica a aquellas operaciones que se miden en

términos monetarios, está relacionado con la protección de los bienes y

fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestales y

financieros de las organizaciones. (Instituto de Contabilidad y Auditoría de

Cuentas, 2013)

2.2.5.2. Por la ubicación

Control Interno.- Proviene de la propia entidad, y resulta bueno cuando es

sólido y permanente.

14

Control Externo o Independiente.- Es ejercido por una entidad diferente,

pues quien controla desde afuera mira desviaciones que la propia

administración no puede detectar (Instituto de Contabilidad y Auditoría de

Cuentas, 2013)

2.2.5.3. Por la acción

Control Previo.- Cuando se ejercen actividades de control antes de que un acto

administrativo surta efecto.

Control Concurrente.- Se produce al momento en que se está ejecutando un acto

administrativo.

Control Posterior.- Se realiza después de que se ha efectuado una actividad, por

ejemplo una auditoría. (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

Este nuevo Marco Integrado permite una mayor cobertura de los riesgos a los que se enfrentan

actualmente las organizaciones. (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

Figura 3 Coso I, Coso II, Coso III

En: (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2013)

COSO I - 1991

Internal Control - Integrated Framework

Control Interno - Marco Integrado

COSO II - 2004

Enterprise Risk Manangement - Integrated Framework

Gestión de Riesgo Fundaciónrial - Marco

Integrado

Coso III - 2013

Internal Control - Integrated Framework

Control Interno - Marco Integrado

15

2.3. Métodos de documentación y evaluación del control interno

Se presentan tres métodos para la evaluación de un Sistema de Control Interno

según el siguiente detalle:

2.3.1. Método descriptivo

Debido a que se detallará cada una de las características, datos y procesos de la

fundación para realizar un diagnóstico de la situación previa, actual y futura, así

como los Requerimientos que tiene, para en base a esto, adaptar los diferentes

conceptos de control interno a las características particulares de la fundación Nuevo

Milenio Nayón.

2.3.2. Método de cuestionarios

Este método consiste básicamente en la utilización de un banco de preguntas sobre

factores relevantes del Sistema de Control Interno, la ventaja de este método es que

facilita el trabajo del investigador y puede evitar mal entendido u omisiones en la

consideración de algún aspecto del sistema.

2.3.3. Método de cursogramas

También llamados flujogramas o diagramas de secuencia, este método consiste en

representar gráficamente las actividades, operaciones o hechos que se producen en

una entidad, para lo cual se utiliza símbolos, a continuación se detalla una lista de

los más utilizados:

16

Figura 4 Simbología Diagramas de Flujo

En: (Alina, 2012)

SÍMBOLO DENOMINACIÓN SIGNIFICADO

Inicio / Fin

Se graficará este símbolo únicamente al

inicio o finalización de un sistema o

subsistema

Proceso

Representa toda acción de elaboración,

modificación o incorporación de

información.

Línea de Flujo

Representa la conexión o el movimiento

del flujo a través de operaciones o de

documentos.

Conector

Utilizado para enlazar dos partes de un

diagrama a través de un conector de

salida y uno de entrada; éste forma un

enlace en la misma página del flujograma.

Conector fuera de

página

Se utiliza para enlazar dos partes de un

flujograma que no se encuentran en la

misma página

DemoraDetención transitoria del proceso en

espera de un acontecimiento determinado.

DocumentoIdentifica cualquier tipo de documento

originado o recibido en el sistema.

Varios Documentos /

Copias

Identifica cualquier tipo de documento con

varias copias originado o recibido en el

sistema

Decisión Se utiliza este símbolo cuando la operación

está sujeta a ciertas alternativas.

Archivo

Representa las funciones de archivo de

información bajo control directo de la

misma unidad en la cual se están

representando los procedimientos de la

empresa.

17

A continuación se realiza el análisis externo de la Fundación Nuevo Milenio

Nayón, donde se detalla cada uno de los factores que afecta a la misma.

Figura 5 Macro Entorno

2.3.4. Factor económico

Constituye una base sustancial para la aplicación correcta de una planificación

estratégica, debido a que no solo incide en el tamaño para compensar ciertas

necesidades de la actividad que tiene la Fundación.

Los Factores Económicos que tenemos en el Ecuador son:

2.3.4.1. Tasa de Interés Activa

La tasa de Interés Activa efectiva referencial del segmento productivo corporativo.

MACROENTORNO

Factor Económico

Factor Social Factor Tecnológico

Factor Político

18

Tabla 3 Tasa de interés

Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)

2.3.4.2. Tasa de Interés Pasiva

Pertenece al promedio ponderado por monto, de las tasas de interés efectivas pasivas

expedidas por las entidades del sistema financiero nacional al Banco Central del

Ecuador, para todos los plazos.

Tabla 4 Tasa de interés pasiva

Nota en: (Banco Central del Ecuador, 2017)

19

2.3.4.3. Riesgo País

Se define como el sector económico que ha sido emprendido académicamente y

empíricamente mediante la aplicación y análisis de las metodologías que tienen una

variada índole: desde el uso de índices de mercado como el índice EMBI de países

emergentes de Chase-JPmorgan hasta sistemas que concentra tanto variables

económicas, políticas como financieras.

Tabla 5 Riesgo país


2.3.4.4. Tasa de Inflación

Es una medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del

Área Urbana (IPCU), basándose en una canasta de bienes y servicios demandados

tanto por los consumidores de estratos medios como de bajos, establecida a través de

una encuesta de hogares – o aplicación de cuestionarios estadísticos.

20

Es posible deducir las tasas de variación mensual, acumuladas y anuales; estas

últimas pueden ser promedio o en deslizamiento

Tabla 6 Tasa de inflación


2.3.4.5. Requisitos para Constituir una Fundación

1) Acta de la Asamblea Constitutiva de la organización en formación, suscrita por

todos los miembros.

2.1. La voluntad de los miembros de constituir la misma;

2.2. La nómina de la directiva provisional;

2.3. Los nombres completos, la nacionalidad, números de los documentos

de identidad y domicilio de cada uno de los miembros fundadores; y,

2.4. La indicación del lugar en que la entidad en formación tendrá su sede,

con referencia de la calle, parroquia, cantón, provincia e indicación de un

número de teléfono, fax, o dirección de correo electrónico y casilla postal,

en caso de tenerlos.

2) Copia del correspondiente estatuto que deberá incluir la certificación del Secretario

provisional, en la que se indique con exactitud la o las fechas de estudio y

aprobación del mismo.

Acta de la asamblea en la que conste la decisión de participar en la constitución de

la organización de integración, con los nombres completos, números del documento

de identidad y firmas respectivas de los socios asistentes a la misma, así como la

designación de los delegados.

3) Copia certificada del documento en que conste la nómina de la directiva y el

documento que acredite la representación legal.

21

4) Copia certificada del acuerdo ministerial o instrumento legal que acredite la

personaría jurídica, y de existir, la última reforma del estatuto, legalmente aprobada.

(Ministerio de Trabajo, 2016)

El Estatuto deberá contener:

1. Nombre, domicilio y naturaleza jurídica de la organización.

2. Objetivo y fines específicos.

3. Clase de miembros.

4. Derechos y obligaciones de los miembros.

5. Régimen disciplinario.

6. Régimen de solución de controversias.

7. Causales para la pérdida de la calidad de miembro.

8. Estructura y organización interna.

9. Régimen económico.

10. Causas para disolución y procedimiento para la liquidación. (Ministerio de

Trabajo, 2016)

2.3.5. Factor Social

2.3.5.1. Índice de Pobreza

Nuestro país Ecuador llegó a registrar una tasa de pobreza por ingresos de 22,9% en el

año 2016 frente al 36,7% del año 2007, lo que significa aproximadamente 1,4 millones

de personas, según la última Encuesta Nacional de Empleo y Desempleo (ENEMDU)

del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). La pobreza rural es la que más

aportó a esta conducta con una reducción de 23,2 puntos al pasar de 61,3% en

diciembre del 2007 a 38,2% el último mes del año 2016. En el año 2015, Ecuador

registró una tasa de pobreza rural del 39,3%, por lo que no hubo una diferencia

significativa. En el caso de la pobreza extrema, alrededor de 900 mil personas salieron

de esta situación al pasar de 16,5% en el 2007 a 8,7% en el año 2016. En diciembre de

2016, la línea de pobreza se ubicó en 84,68 dólares mensuales per cápita. Las personas

cuyo ingreso per cápita es menor a la línea de pobreza son considerados pobres. El

coeficiente de GINI, índice que mide la desigualdad de los ingresos entre la población,

en un intervalo de 0 a 1 (el 0 corresponde a la perfecta igualdad), se ubicó en 0,466 en

el año 2016 frente a 0,551 del 2007, una reducción de 8,5 puntos del GINI. Este

indicador en el año 2015 se ubicó en 0,476, diferencia no significativa. Índice de

Pobreza Multidimensional (IPM) y Pobreza por Necesidades Básicas Insatisfechas

(NBI). Desde este año cada diciembre, el INEC demostrará el Índice de Pobreza

Multidimensional (IPM) y la pobreza por Necesidades Básicas Insatisfechas

provenientes de la ENEMDU. En términos de pobreza estructural, la calidad de vida

de los hogares y las personas, medido por la pobreza por NBI y pobreza

multidimensional se mantuvieron en el 2016. Así, Ecuador registró a diciembre del

2016, una tasa de pobreza multidimensional de 35,1% frente al 35% del 2015, sin

registrar una diferencia estadísticamente significativa. Comparado con el 2009, primer

año que se puede calcular esta tasa, la pobreza baja 16,4 puntos porcentuales. En el

doceavo mes del 2016, la pobreza por NBI a nivel nacional se ubicó en 32,1% frente

al 32,9% del 2015, lo que no representa una diferencia estadísticamente significativa,

manteniéndose estable. (Instituto Nacional de Estadisticas y Censos, 2017)

22

2.3.6. Factor Tecnológico

El manejo macroeconómico del Ecuador en los últimos 10 años será utilizado en los

libros de los departamentos de economía en los próximos años. Es una historia de éxito

en el sentido de liderar un país de renta media baja, sin moneda propia y con grandes

shocks económicos externos. El mayor peligro para Ecuador es su propio éxito. La

naturaleza humana tiene este problema. Todos tomamos las cosas buenas como

garantizadas, sin darnos cuenta de que no crecieron en árboles. Los factores externos

que afectaron al Ecuador hubieran generado pérdidas de 20% en los ingresos y hubiera

sido normal. El hecho de que hayan tenido una recesión tan pequeña es de reconocerse.

El reto ahora está en determinar cómo convertir al Ecuador en un líder tecnológico para

América Latina, cómo posicionarlo en la región para enfrentar los retos más grandes del

mundo que son: la automatización, la transformación del intercambio comercial físico al

virtual, y cómo asegurar la independencia del petróleo y de las materias primas.

Ecuador tiene que convertirse en un país tecnológico con soberanía y con inversión en

los bienes y servicios de lo que será rentable en el futuro. (El Telégrafo, 2017)

2.3.7. Factor Político

A pesar de ser solo un corto período de tiempo en el gobierno de Ecuador, al momento

recorre una sensación de haberse logrado ya una serie de beneficios, mientras saltan

declaraciones de sectores "beneficiados" que hablan y controvierten lo hecho por el

presidente Lenín Moreno. A pesar de que nadie define con exactitud el incierto

panorama político, ese sentirse "ganadores", sin nada concreto - entre encuestas y

proclamaciones – da la impresión de tener una imagen tan prometedora como parece.

Pese a que no se ha ganado nada se nota que se sienten triunfantes muchos de quienes

hasta perdieron las elecciones, y que hoy disfrutan del momento por la gracia del

gobernante, hasta que pueda estallar la burbuja que frustre a propios y extraños.

Tal pareciera que en Ecuador de estos días vivimos en un ambiente en el que parece que

“La razón es lo único que está bien repartida...todos dan la impresión de tenerla y lo

suficiente”. Aplicando esta frase, la opinión pública avanza en estos días en medio de

voceros presuntuosos de que ya han logrado mucho con el nuevo gobierno, porque les

ha dado la razón, lo que los complace enormemente. (El Telégrafo, 2017)

23

3. ANÁLISIS SITUACIONAL

El diagnóstico situacional representa la investigación, identificación, descripción y

análisis de la situación actual de la organización en función de los resultados que se

espera y fueron planteados en la Misión.

3.1. Análisis interno

Los elementos internos que se analizan son las Fortalezas y Debilidades que se

tienen respecto a la disponibilidad de la Fundación

3.1.1. Cuestionario

1) ¿Las instalaciones de la Fundación son cómodas para el adulto mayor?

SI NO

2) ¿La Fundación cuenta con personal profesional y capacitado para brindar el

servicio?

SI NO

3) ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la fundación?

SI NO

4) ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia?

SI NO

5) ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista profesional?

SI NO

6) ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos mayores es de calidad?

SI NO

24

7) ¿La familia directa de los adultos mayores pagan la mensualidad puntual?

SI NO

8) ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas diarias?

SI NO

9) ¿Las medicinas entregadas por parte de gobierno satisfacen las necesidades

de la Fundación?

SI NO

10) ¿Todos los adultos mayores de la fundación pagan una pensión?

SI NO

3.1.2. Interpretación de resultados

Determinar y concluir las fortalezas y debilidades de la Fundación para sustentar el

trabajo de titulación.

Figura 6 ¿Las instalaciones de la Fundación son adecuadas para el adulto mayor?

Tabla 7 ¿Las instalaciones de la Fundación son adecuadas para el adulto mayor?

Pregunta N° 1 ¿Las instalaciones de la Fundación son cómodas

para el adulto mayor?

%

SI 4 80%

NO 1 20%

TOTAL 5 100%

El 80% de los encuestados manifiestan que las instalaciones son adecuadas para el

adulto mayor, convirtiéndose en una fortaleza.

25

Figura 7 ¿La fundación cuenta con personal profesional y capacitado para brindar el

servicio?

Tabla 8 ¿La fundación cuenta con personal profesional y capacitado para brindar el

servicio?

Pregunta N° 2 ¿La Fundación cuenta con personal profesional y

capacitado para brindar el servicio?

%

SI 5 100%

NO 0 0%

TOTAL 5 100%

El 100% de los encuestados manifiestan que el personal es totalmente capacitado para

brindar el servicio al adulto mayor para su cuidado, convirtiéndose en una fortaleza.

Figura 8 ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la Fundación?

26

Tabla 9 ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la Fundación?

Pregunta N° 3 ¿Se paga puntual al personal que trabaja con la

Fundación?

%

SI 1 20%

NO 4 80%

TOTAL 5 100%

El 80% de los encuestados manifiestan que el pago al personal no se realiza puntual por

falta de planificación, convirtiéndose en una debilidad.

Figura 9 ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia?

Tabla 10 ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia?

Pregunta N° 4 ¿La Fundación cuenta con infraestructura propia? %

SI 5 100%

NO 0 0%

TOTAL 5 100%

El 100% de los encuestados manifiestan que la infraestructura es propia ya que ese es su

principal objetivo paras ser una Fundación, convirtiéndose en una fortaleza.

27

Figura 10 ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista profesional?

Tabla 11 ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista profesional?

Pregunta N° 5 ¿Los adultos mayores cuentan con un nutricionista

profesional?

%

SI 5 100%

NO 0 0%

TOTAL 5 100%

El 100% de los encuestados manifiestan que los adultos mayores reciben alimentación

nutritiva y adecuada, convirtiéndose en fortaleza.

Figura 11 ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos mayores es de calidad?

Tabla 12 ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos mayores es de calidad?

Pregunta N° 6 ¿Usted Cree que el servicio que reciben los adultos

mayores es de calidad?

%

SI 5 100%

NO 0 0%

TOTAL 5 100%

28

El 100% de los encuestados manifiestan que por tratarse de adultos mayores el servicio

es de calidad, convirtiéndose en fortaleza.

Figura 12 ¿La familia directa de los adultos mayores pagan la mensualidad puntual?

Tabla 13 ¿La familia directa de los adultos mayores pagan la mensualidad puntual?

Pregunta N° 7 ¿La familia directa de los adultos mayores paga la

mensualidad puntual?

%

SI 2 40%

NO 3 60%

TOTAL 5 100%

Los encuestados manifiestan que el 60% de cada adulto mayor que se encuentra en la

fundación no pagan puntual la pensión, convirtiéndose en una debilidad.

Figura 13 ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas diarias?

29

Tabla 14 ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas diarias?

Pregunta N° 8 ¿La Fundación tiene plan de actividades recreativas

diarias?

%

SI 5 100%

NO 0 0%

TOTAL 5 100%

El 100% de los encuestados manifiestan que diariamente los adultos mayores tienen

actividades recreativas y se incluye la visita de instituciones o personas que llevan

alegría y comparten buenos momentos con cada uno de los que se encuentran en la

Fundación, convirtiéndose en fortaleza.

Figura 14 ¿Las medicinas entregadas por parte del gobierno son suficientes para todos

los adultos mayores?

Tabla 15 Las medicinas entregadas por parte del gobierno son suficientes para todos los

adultos mayores?

Pregunta N° 9 ¿Las medicinas entregadas por parte del gobierno son

suficientes para todos los adultos mayores?

%

SI 2 40%

NO 3 60%

TOTAL 5 100%

El 60% de los encuestados comentaron que la Fundación no recibe constantemente la

medicación por parte del gobierno, convirtiéndose en una debilidad.

30

Figura 15 ¿Todos los adultos mayores de la Fundación pagan una pensión?

Tabla 16 ¿Todos los adultos mayores de la Fundación pagan una pensión?

Pregunta N° 10 ¿Todos los adultos mayores de la Fundación pagan una

pensión?

%

SI 0 0%

NO 5 100%

TOTAL 5 100%

El 100% de los encuestados comentaron que existen adultos mayores que son indigentes

acogidos por ayuda social, convirtiéndose en una debilidad.

31

3.1.3. Matriz de impacto interno

Debilidades

Las m

edicin

as entreg

adas p

or p

arte del

gobiern

o so

n su

ficientes p

ara todos lo

s adulto

s

may

ores

La fam

ilia directa d

e los ad

ulto

s may

ores p

aga

la men

sualid

ad p

untu

al

Se p

aga p

untu

al al perso

nal q

ue trab

aja con la

Fundació

n

Tota

les

Imp

acto

Intern

o

Fortalezas

Las instalaciones de la Fundación son adecuadas

para el adulto mayor 5 4 4 13 4

La Fundación cuenta con personal profesional y

capacitado para brindar el servicio 4 3 4 11 4

La Fundación cuenta con infraestructura propia 4 4 3 11 4

Los adultos mayores reciben alimentación nutritiva 5 4 5 14 5

El servicio que recibe el adulto mayor es de calidad 3 3 5 11 4

La Fundación tiene plan de actividades recreativas

diariamente 4 4 3 11 4

Totales 25 22 24

Impacto Interno 4 4 4

La matriz de impacto permite determinar las fortalezas y amenazas que deben ser

tratadas como prioridad tanto para minimizar las fortalezas y disminuir las debilidades

para que se permita el crecimiento interno de la Fundación y sea aplicado y adecuado el

control y manejo de cada una de sus actividades realizadas.

3.2. Levantamiento de procesos al departamento financiero

El Departamento Financiero de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” no tienen

procedimientos específicos para cada una de los módulos Financieros que se encuentran

Ponderación Alta = 5 Media Alta = 4 Media = 3 Media Baja = 2 Baja = 1

32

detalladas en el Estado de Situación Financiera y Balance General, es importante

mencionar que cada una de ellas se debe realizar las respectivas actividades.

A continuación se presentan los siguientes procedimientos:

3.2.1. Levantamiento de procesos de efectivo y equivalente de efectivo

3.2.1.1. Descripción

Es el dinero existente de la Fundación, tienen un ingreso de donaciones y se encuentran

en una cuenta bancaria.

3.2.1.2. Procedimiento

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recibir anexo de donaciones Gerente General

2 Revisar el anexo de donaciones Gerente General

3 Enviar el anexo al contador Gerente General

4 Validar en el estado de cuenta bancario de la Fundación. Contadora General

5 Realizar el registro contable Contadora General

6 Elaborar la conciliación Bancaria Contadora General

7 Archivar los documentos Contadora General

33

FUNDACIÓN "NUEVO MILENIO NAYÓN" Área: Departamento Financiero

Proceso: Ingreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo

DIAGRAMA DE FLUJO

Gerencia Contabilidad

Flujograma de Ingreso de Bancos Por: Fernanda Fuentes/Jeanneth Catota

Revisado por: Msc. Mónica Jimbo

Figura 16 Flujograma de Ingreso de Efectivo y Equivalente del Efectivo

INICIO

Revisar el anexo

Validar en el

Estado de

Cuenta NO

SI

Realizar el registro

contable

Archivar la

documentación

FIN

A

A

Elaborar Conciliación

Tributaria

Recibir anexo de

donaciones

Enviar el anexo

Contador

34

3.2.2. Levantamiento de procesos de cuentas por cobrar


En esa cuenta se controla el movimiento de los créditos personales o simples

concedidos por la Fundación por la venta de mercaderías o servicios. Estos

créditos no tienen respaldo de documentos. (Bravo Valdivieso, 2011)


LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE CUENTAS POR

COBRAR

N

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Realizar la orden de cobro. Cliente

2 Revisar la orden de cobro. Gerente General

3 Enviar la orden del cobro al Contador Gerente General

4 Pagar el siguiente mes. Cliente

5 Recibir la documentación. Contadora

6 Realizar el registro contable. Contadora

7 Archivar los documentos. Contadora

35


Proceso: Cuentas por Cobrar

DIAGRAMA DE FLUJO

Cliente Gerencia Contabilidad

Por: Fernanda Fuentes/ Jeanneth Catota


Figura 17 Flujograma de Cuentas por Cobrar

FIN

Archivar

los

documentos

A NO SI

Realizar orden de

cobro

Realizar el

registro contable

Revisar la orden

de cobro

Enviar la orden de

cobro Contador

Recibir y revisar la

Documentación Pagar el

siguiente

mes

A INICIO

36

3.2.3. Levantamiento de procesos de ingreso de las donaciones


Es una cuenta donde se realiza el ingreso de las donaciones que recibe la Fundación



LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE INGRESOS DE

DONACIONES


1 Recibir las donaciones Gerente General

2 Llenar un formulario de aceptación del Ingreso de la donación Gerente General

3 Firmar formulario. Gerente General

4 Revisar las donaciones Gerente General

5 Enviar las donaciones al contador Gerente General

6 Validar de las donaciones Contadora

7 Ingresar en un archivo de Excel las donaciones recibidas Contadora

8 Realizar el registro contable y archiva los documentos Contadora

37

FUNDACIÓN "NUEVO MILENIO NAYÓN"

Área: Departamento Financiero

Proceso: Ingreso de Donaciones

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 18 Flujograma de Ingreso De Donaciones

Recibir las

donaciones

Llenar un formulario

de entrega

Recibir las donaciones

con documentación

Archivar La

documentación

Elaborar de

Formulario de Ingresos

Revisar las

donaciones

Registrar en el

libro diario

INICIO

FIN

38

INGRESO DONACIONES DE ROPA



Proceso: Ingreso de Donaciones Ropa

DIAGRAMA DE FLUJO

Contabilidad Bodeguero

Por: Fernanda Fuentes / Jeanneth Catota


Figura 19 Flujograma de Ingreso De Donaciones Vestimenta

Recibir

la ropa

Archivar

en bodega

INICIO

Clasificar de talla y

estado

FIN

Llenar Formulario

Firmar formulario

39

INGRESO DONACIONES MEDICAMENTOS



Proceso: Ingreso de Donaciones Medicamentos

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 20 Flujograma de Ingreso De Donaciones Medicamentos

Recibir

los medicamentos

Archivar en bodega

INICIO

Clasificar los medicamentos

por caducidad

FIN

Llenar Formulario

Firmar formulario

40

3.2.4. Levantamiento de procesos de proveedores de la Fundación “Nuevo

Milenio Nayón”


En esta cuenta se controla el movimiento de los créditos que por la compra de

mercaderías o servicios, terceras personas otorgan a la Fundación sin respaldo

de un documento, que deber ser cancelados en un plazo previamente

determinado. (Bravo Valdivieso, 2011)


LEVANTAMIENTO DE PROCESOS PARA CUENTAS POR

PAGAR


1 Verificar datos de factura del proveedor Contadora

2 Registrar en el sistema Contadora

3 Enviar detalle para efectuar pagos Contadora

4 Recibir el detalle de pagos Gerente General

5 Aprobar el pago Gerente General

6 Validar si los pagos están correctos Gerente General

7 Autorizar los pagos Gerente General

8 Realizar los pagos Contadora

9 Registrar contablemente Contadora

10 Archivar los documentos Contadora

41



Proceso: Ingreso de Proveedores

DIAGRAMA DE FLUJO

Contabilidad Gerencia



Figura 21 Flujograma de Cuentas por Pagar

NO

SI

Archivar

los

documentos

Aprobar

el pago

Los pagos

están

Correctos A

Autorizar pagos

INICIO

Verificar datos

proveedor

Recibir el

detalle de pagos

Registrar en el sistema

Enviar detalle pagos

A

Realizar

pagos

Registrar

Contablemente

FIN

42

3.2.5. Levantamiento de procesos de nómina de la Fundación “Nuevo Milenio

Nayón”


Las cuentas Nómina es un pasivo, enfocados a registrar las transacciones que se

derivan del personal de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”.


LEVANTAMIENTO DE PROCESOS PARA NÓMINA


1 Llevar un control del Registro de ingreso y salida del personal Contadora

2 Realizar un archivo de los ingresos y salidas del personal Contadora

3 Calcular de las horas trabajadas de todo el personal Contadora

4 Recibir el archivo de pagos Gerente General


6 Revisar el cuadre de los pagos Gerente General


8 Realizar los pagos aprobados Contadora

9 Registrar Contablemente Contadora

10 Hacer firmar el rol de pagos Contadora


43



Proceso: Nómina

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 22 Flujograma de Cuentas por Pagar

NO

SI

Archivar

los

documentos

Aprobar

el pago

Cuadrar los

pagos A

Autorizar pagos

INICIO

Registrar ingreso -

salida personal

Recibir el

Archivo de pagos

Realizar un archivo de

entrada - Salida

personal

Calcular de las horas

trabajadas

A

Realizar

pagos

Registrar

Contablemente

FIN

Firmar el rol

de pagos

44

3.3. Levantamiento de procesos al Departamento Administrativo

El Departamento Administrativo de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”

3.3.1. Levantamiento de procesos para selección del personal


Es un conjunto de actividades que permiten la evaluación de los conocimientos y

experiencia de los postulantes, es seleccionar al vacante más idóneo para ingresar a la

Fundación.


LEVANTAMIENTO DE PROCESOS PARA SELECCIÓN DE

PERSONAL


1 Determinar la necesidad de cubrir una vacante. Directora de Recursos

Humanos

2 Emitir solicitud del personal Directora de Recursos

Humanos

3 Elaborar el perfil del puesto para la vacante solicitada. Directora de Recursos

Humanos

4 Redactar el anuncio para la publicación. Directora de Recursos

Humanos

5 Publicar el anuncio por vía web Contadora

6 Recopilar las hojas de vida para determinar la selección de las

personas vacantes. Contadora

7 Enviar las hojas de vida para su análisis y aprobación Contadora

8 Aprobar de las hojas de vida de acuerdo al perfil solicitado Gerente Administrativo

9 Informar por medio de correo a los candidatos seleccionados

para proceder a realizar una prueba. Contadora

10 Entrevistar de las personas seleccionadas por parte del Gerente

Administrativo Gerente Administrativo

11 Seleccionar al mejor candidato y se procede a la contratación. Gerente Administrativo

45



Proceso: Selección del Personal

DIAGRAMA DE FLUJO

Talento Humano Gerencia Contabilidad



Figura 23 Flujograma de Selección del Personal

Contratar

Redactar el anuncio Recibir las hojas

de vida

Enviar las hojas

de vida

Analizar y

Aprobar

Enviar a los

correos

personales

seleccionadas

Aplicar las

pruebas

Seleccionar al

más idóneo

Solicitar Vacante

Publicar el

anuncio

Elaborar el perfil

INICIO

FIN

46

4. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO EN BASE A COSO III

El capítulo IV está enfocado al Diseño de un Sistema de Control Interno para la

Fundación Nuevo Milenio Nayón proyecto comunitario que se dedica a la alimentación

y Nutrición de los Adultos Mayores, en el Departamento Administrativo y Financiero

en base a Coso III, enfocado a la mejora de cada uno de los procesos internos que

maneja la Fundación, considerando el beneficio a cada uno de los integrantes

proporcionarles lineamientos bien definidos que permitan una correcta realización de

sus labores optimizando el tiempo y obtener un trabajo de calidad y con su buena

estructura.

4.1. Análisis al área administrativa

En el área Administrativa de la Fundación se encarga de la creación de actividades,

estructuras y programas que permitirán crecer como Fundación.

47

A continuación se presenta el cuestionario realizado:

Fundación "Nuevo Milenio Nayón"

Cuestionario de Control Interno Administrativo

Departamento: Administrativo

OBJETIVO: Identificar y analizar si hay control en la Fundación y si es aplicado

correctamente.

N° Cuestionario Respuesta

Observación Si No NA

1 ¿La Fundación cuenta con políticas? 0

La Fundación

no cuenta con

políticas.

2 ¿La Fundación cuenta con Organigrama

estructural? 1

3 ¿La misión y visión de la Fundación está a la vista

de todo el personal? 1

4 ¿Existen procedimientos para el desarrollo de cada

actividad realizada? 0

No tiene

procedimientos

5 ¿Existen capacitaciones a los empleados? 0

No realizan con

frecuencia

capacitaciones a

los empleados

6 ¿Existen un flujograma que guía los procedimientos

de cada Área? 0

7 ¿La comunicación entre la Administración y el

personal se desarrollan de manera correcta? 0

8 ¿La Gerencia acepta propuestas de mejora para

realizar las actividades? 0

9 ¿La Gerencia revisa la información recibida de las

demás áreas para la toma de decisiones? 1

10 ¿Los objetivos de la Fundación se enfocan en sus

estrategias? 1

Elaborado por: Fernanda Fuentes / Jeanneth Catota


48

4.1.1. Resultados del área administrativa

Una vez realizado el cuestionario de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” se

determinaron las siguientes debilidades:

La Fundación no cuenta con Políticas.

La Fundación no posee procedimientos escritos por lo que se genera un

desconocimiento de las funciones del personal.

La administración de la Fundación no ha realizado con frecuencia la

capacitación al personal.

La Fundación realiza flujogramas pero no se encuentra bien elaborados lo que

les lleva más tiempo en hacer otros procedimientos y de los cuales se pudieran

minimizar tiempo.

Tabla 17 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración

Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración

Opción de Respuesta SI NO

Frecuencia Absoluta 4 6

Frecuencia Relativa 40% 60%

Figura 24 Frecuencia absoluta y relativa

40%

60%

Frecuencia Absoluta

SI NO0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

SI NO

Frecuencia Relativa

49

4.2. Análisis del control interno del Departamento Financiero

El área Financiera siempre se ve enfocada en desarrollar los diferentes procesos que

realizan como los recursos financieros de cada organización y establecidas bajo las

normativas y regulaciones que se encuentra vigente.

El área Financiera que se ha venido desarrollando dentro de la Fundación es importante

ya que se realiza el buen manejo de los recursos que recibe la misma, y bajo la

determinación de controles que posee la Fundación.

A continuación se presenta el cuestionario realizado:


Cuestionario de Control Interno Financiero

Departamento: Financiero


correctamente.


Observación Si No NA

1 ¿Cuenta con personal que se encuentre encargada del

manejo y reposición de caja chica? 0

2 ¿Existen manuales que establezcan los mínimos y

máximos en retiros y depósitos? 0

La Fundación

no tiene

manuales para

el retiro y

depósitos

3 ¿Todos los documentos emitidos por el área tienen

firmas de autorización por parte de Gerencia? 1

4 ¿Se realiza las respectivas conciliaciones de las

donaciones recibidas? 1

5 ¿La conciliación Bancaria es aprobada por parte del

Gerente? 0

La contadora

hay ocasiones

que se olvida

de hacer

50

firmar las

Conciliaciones

Bancarias

6 ¿Se efectúan controles internas de las donaciones de

efectivo recibidas? 0

No existen

controles

7 ¿Existe en la Fundación un fondo de caja chica? 1

8 ¿Realizan anticipos a los empleados cuando solicitan? 0

No se realiza

anticipos,

siempre y

cuando ya sea

por fuerza

mayor el pago

9 ¿Existe control en el archivo de los documentos por

cobrar? 0

10 ¿En el área se encuentran establecidas las funciones

del personal? 1

Existen

funciones pero

en su totalidad

no son

cumplidas



4.2.1. Resultados del área administrativa

No existen manuales para el retiro y depósito de caja chica.

No existe un control de cada actividad que realiza el personal.

Las conciliaciones bancarias no son firmadas por el Gerente Financiero.

No existe seguridad para el efectivo recibido de las donaciones.

51

Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración

Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración

Opción de Respuesta SI NO

Frecuencia Absoluta 5 5

Frecuencia Relativa 50% 50%

Figura 25 Frecuencia absoluta y relativa

4.3. Matriz de evaluación del control interno aplicado al departamento

administrativo y financiero

4.3.1. Matriz aplicada a la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”

Una vez determinando la evaluación de los departamentos, se determinó en que la gran

mayoría de resultados de Bueno y Muy Bueno con lo que se ha verificado que los

controles que son aplicados a la Fundación no cuentan con una seguridad razonable de

la información Administrativa y Financiera.

4.3.2. Resultados de las preguntas aplicadas a la matriz de riesgos

Para obtener un resultado del nivel de riesgo que tiene la Fundación, es fundamental

detallar los resultados obtenidos, así como la calificación que se aplicarán a los procesos

de las diferentes áreas que son Administrativas y Financieras.

50% 50%

Frecuencia Absoluta

SI NO0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

SI NO

Frecuencia Relativa

52

Ya establecido los niveles de calificación así como las respectivas ponderaciones se

procede a realizar la Matriz de Riesgos aplicada a la Fundación “Nuevo Milenio

Nayón”.

NIVELES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

5 SignificativoEl control interno establecido para el proceso existe y funciona de

manera efectiva.

4 Moderado Alto

El control interno establecido para el proceso tiene deficiencias

importantes que no pueden ser a través de otros procesos

compensatorios dentro del mismo componente.

3 Moderado Bajo


importantes que pueden ser corregidas a través de otros

procesos compensatorios dentro del mismo componente.

2 Baja


menores que no afecten en mayor grado a la efectividad del

mismo. Estas deficiencias son debido a la segregación de

funciones, niveles de responsabilidad o autorización así como la

falta de descripción o explicación del procedimiento escrito.

1 No SignificativoEl control interno está establecido para el proceso no existe y/o

no funciona de manera efectiva.

53


MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGO


OBJETIVO: Identificar y analizar si hay control en la Fundación y si es aplicado correctamente.


Ponderación Calificación Observación Si No NA

1 ¿La Fundación cuenta con

políticas? X 8 1

La Fundación

no cuenta con

políticas.

2 ¿La Fundación cuenta con

Organigrama estructural? X 8 5

3

¿La misión y visión de la

Fundación está a la vista de

todo el personal?

X 8 4

4

¿Existen procedimientos para

el desarrollo de cada actividad

realizada?

X 8 2

No cuentan

con

procedimientos

5 ¿Existen capacitaciones a los

empleados? X 8 2

No realizan

con frecuencia

capacitaciones

a los

empleados

6 ¿Existen un flujograma que

guía los procedimientos de

cada Área?

X 8 3

Existen

flujogramas

pero están mal

elaborados.

7

¿La comunicación entre la

Administración y el personal

se desarrollan de manera

correcta?

X 8 5

8

¿La Gerencia acepta

propuestas de mejora para

realizar las actividades?

X 8 5

9

¿La Gerencia revisa la

información recibida de las

demás áreas para la toma de

decisiones?

X 8 4

10 ¿Los objetivos de la Fundación

se enfocan en sus estrategias? X 8 4

TOTAL 80 35



54

4.3.3. Calificación global de riesgo en la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”

Una vez determinada la Matriz de Riesgo en el Área Administrativa de la Fundación

“Nuevo Milenio Nayón” se procede a calcular el nivel de riesgo existente dentro de la

Fundación, el mismo que será evaluado a continuación:

RIESGO CALIFICACIÓN

Bajo

Los controles existentes en el proceso tienen un diseño adecuado, lo que

permite mitigar los riesgos en forma razonable. Los controles no permiten

identificar y detectar posibles errores y/o fraudes significativos.

Moderado

Los controles existentes en el proceso tienen deficiencias que pueden ser

corregidos oportunamente para mitigar los riesgos en forma razonable para

detectar errores y/o fraudes.

Alto

Los controles existentes en el proceso no tienen un diseño adecuado, lo cual

no permite mitigar los riesgos en forma razonable y por tanto, no identificar

ni detectar errores y/o riesgos significativos.

%

NIVEL DE

RIESGO

NIVEL DE

CONFIANZA

0% - 35% ALTO BAJO

36% - 70% MODERADO MODERADO

71% - 100% BAJO ALTO

IMPACTO

PROBABILIDAD BAJO MODERADO ALTO

ALTO Considerar Planificar

Respuesta

Planificar

Respuesta

MODERADO Desatender pero

monitorizar Considerar

Planificar

Respuesta

BAJO Desatender pero

monitorizar

Desatender pero

monitorizar Considerar

55

4.3.3.1. Departamento Administrativo

De acuerdo a la información que se detalla anteriormente, se procede a realizar el

cálculo para identificar el nivel existente en el Departamento Administrativo de la

Fundación “Nuevo Milenio Nayón”, a continuación la aplicación de la siguiente

Formula:

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =35x100

80

𝑁𝐶 = 43,75%

Fórmula

Valores

NC: Nivel de Confianza 43,75%

NR: Nivel de Riesgo 56,25%

CT: Calificación Total 29

PT: Puntaje Total 80

La Fórmula para determinar el nivel de riesgo es la siguiente:

𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 43,75%

𝑁𝑅 = 56,25%

56

4.3.3.2. Evaluación del Departamento Administrativo

IMPACTO


ALTO

MODERADO DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

BAJO

4.3.3.3. Resultado del riesgo existente en el Departamento Administrativo de la

Fundación ¨Nuevo Milenio Nayón¨

En base a los resultados obtenidos tanto en la identificación del nivel de riesgo y el

nivel de confianza del Departamento Administrativo se ubican en el nivel de riesgo y su

probabilidad en MODERADO, se determinó que los controles internos que son

aplicados existe una deficiencia que pueden ser corregidas oportunamente.

Al determinar y obtener los resultados no se puede confiar en que la información

administrativa revelada muestre una seguridad razonable, se debe llegar a un Nivel de

Riesgo BAJO y a un Nivel de Confianza Alto.

57


Cuestionario de Control Interno Financiero




Ponderación Calificación Observación Si No NA

1 ¿Existe una persona encargada del manejo de caja chica? X 6 5

2 ¿Existen manuales que establezcan los mínimos y máximos en retiros y depósitos? X 6 3 La Fundación no tiene manuales para

el retiro y depósitos

3 ¿Todos los documentos emitidos por el área tienen firmas de autorización por parte de

Gerencia? X 6 4

4 ¿Se realiza las respectivas conciliaciones de las donaciones recibidas? X 6 5

5 ¿La conciliación Bancaria es aprobada por parte del Gerente? X 6 1

La contadora hay ocasiones que se

olvida de hacer firmar las

Conciliaciones Bancarias

6 ¿Se efectúan controles internas de las donaciones de efectivo recibidas? X 6 1 No existen controles

7 ¿Existe en la Fundación un fondo de caja chica? X 6 5

8 ¿Realizan anticipos a los empleados cuando solicitan? X 6 3 No se realiza anticipos, siempre y

cuando ya sea por fuerza mayor el pago

9 ¿Existe control en el archivo de los documentos por cobrar? X 6 4

10 ¿En el área se encuentran establecidas las funciones del personal? X 6 1 Existen funciones pero en su totalidad

no son cumplidas

Total 60 32



58

4.3.3.4. Departamento Financiero

En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar

el nivel existente en el Departamento Financiero de la Fundación “Nuevo Milenio

Nayón”, a continuación la aplicación de la siguiente Formula:

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =32x100

60

𝑁𝐶 = 46,67%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 46,67%

𝑁𝑅 = 53,33%

IMPACTO


ALTO

MODERADO Departamento

Financiero

BAJO

Fórmula

Valores

NC: Nivel de Confianza 46,47

NR: Nivel de Riesgo 53,33



59

4.3.3.5. Resultado del riesgo existente en el Departamento Financiero de la

Fundación ¨Nuevo Milenio Nayón¨

En base a los resultados obtenidos tanto en la identificación del nivel de riesgo y el

nivel de confianza del Departamento Financiero y se ubican en el nivel de riesgo y su

probabilidad en MODERADO, se determinó que los controles internos que son

aplicados existe una deficiencia que pueden ser corregidas oportunamente.

Al determinar y obtener los resultados, no se debe confiar en que la información

administrativa revelada muestre una seguridad razonable, se debe llegar a un Nivel de

Riesgo BAJO y a un Nivel de Confianza ALTO.

4.4. Diseño de procedimientos

A continuación se procede a diseñar un macro procedimiento a la Fundación “Nuevo

Milenio Nayón”, en donde se inter relacionan todas las áreas principales para el

mejoramiento de los procedimientos que permitirá realizar la elaboración de manera

eficaz en cada una de las actividades las que se desarrollan.

4.5. Mapa de procesos

Para la elaboración del mapa de procesos de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”, se

consideró una de las técnicas de investigación la entrevista a cada persona responsable

de los procesos que mantiene la fundación, lo que se procedió a recolectar la

información de acuerdo a lo siguiente:

Identificar los procesos

Clasificar los procesos

Para el análisis de los procesos determinados que se realizan en cada área se procedió a

entrevistar al Ing. Antonio Beltrán responsable del área Administrativa y Financiera, el

cual nos facilitó la información necesaria de las actividades que realizan en cada área.

A continuación se presenta las siguientes actividades:

60

PROCESO ÁREA DEPARTAMENTO FINANCIERO

RESPONSABLE: Ing. Antonio Beltrán

N° ACTIVIDADES

1 Control de Donaciones

2 Control de Conciliación Bancaría

3 Firma los Balances

4 Manejar todos los recursos de la Fundación

5 Autoriza los Pagos

6

Mantener un Clima Organizacional que permita el desempeño de las funciones en

las áreas de la Fundación

PROCESO ÁREA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO


N° ACTIVIDADES

1 Selección y verifica al personal

2 Coordina con el área de RRHH

3 Prepara el informe de las actividades mensuales

PROCESO ÁREA DE CONTABILIDAD


N° ACTIVIDADES

1 Registros contables de la información

2 Realizar la conciliación Bancaria mensualmente

3 Preparación de la declaración de impuestos mensuales

4 Ajustes

5 Reclasificación de las cuentas contables

6 Cierre de Balances

61

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESO ESTRATÉGICO OPERATIVO APOYO

Área de Gerencia

Departamento Administrativo

Área Administrativa

Departamento Financiero

Área Financiera

4.6. Evaluación de componentes coso III

Para proceder con el levantamiento de procesos a la Fundación “Nuevo Milenio

Nayón”, se aplicará el cuestionario.

62

4.6.1. Cuestionario del componente entorno de control Departamento Financiero



Componentes: Entorno de Control

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN


N° Pregunta Si No Ponderación Calificación Observación


1

¿La Fundación posee un código de ética

donde se especifique el comportamiento

que deben tener los colaboradores dentro

de la misma?

8 4

Si existe pero no se

les ha entregado al

personal.

2 ¿Se ha realizado capacitaciones para el

conocimiento del código de ética? 8 1

El personal no han

recibido

capacitaciones para

el conocimiento del

código de ética

TOTAL 16 5

Elaborado: Fernanda Fuentes / Jeanneth Catota

Revisado por: MSC. Mónica Jimbo

De acuerdo a la información que se encuentra detallada, se realiza el cálculo para

obtener el nivel existente en el componente de Entorno de Control que es aplicado en el

Departamento de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”. Adicionalmente se utiliza la

siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =5x100

16

𝑁𝐶 = 31,25%

63


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 31,25%

𝑁𝑅 = 68,75%

4.6.1.1. Deficiencias encontradas

El código de ética no ha sido entregado al personal.

No han realizado capacitaciones para el conocimiento del Código de Ética.

Tabla 19 Entorno de Control Área Financiera

Entorno de Control Área Financiera

Opción de Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa

SI 14 88%

NO 2 13%

TOTAL 16 100%

Figura 26 Entorno de control

4.6.1.2. Análisis

Al aplicar el cuestionario del componente Evaluación de riesgos se presenta lo

siguiente:

87%

13%

Frecuencia Relativa

SI NO

Simbología de la

Formula

Valor





64

Determinamos que el 73% de la Fundación si aplica un ambiente de gestión en las

actividades que realiza la misma.

El 27% indica que el entorno de control, no demuestran un compromiso y disciplina

adecuada en la Fundación.






correctamente.

Principio 2: Ejerce Responsabilidad de Supervisión

3

¿El área contable y financiera, cuenta

con políticas y procedimientos descritos

en el manual?

8 0 No existe un manual

TOTAL 8 0






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =0x100

8

𝑁𝐶 = 0%


65

𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑧 𝑁𝑅 = 100% − 0%

NR=100%

4.6.1.3. Deficiencia encontrada

No existe un Manual de procedimientos tanto en el Área Administrativa y

Financiera.




SI 0 0%

NO 8 100%

TOTAL 8 100%


4.6.1.4. Análisis

Al aplicar el cuestionario del componente Entorno de Control se determinó lo siguiente:

Determinamos que el 100% de la Fundación no demuestra un ambiente de gestión en

las actividades que realizan y no se demuestra un compromiso y disciplina.

0%

100%

Frecuencia Relativa

SI NO

Simbología de la

Formula

Valor

NC: Nivel de Confianza 0%

NR: Nivel de Riesgo 100%


PT: Puntaje Total 8

66






correctamente.

Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad

4 ¿El personal cumple con las exigencias

que demanda la Fundación? 8 5

Por ser una Fundación

se cumple en la

atención al adulto

mayor

5

¿Existe un manual donde se detallen

las funciones específicas y continuas

de cada puesto de trabajo?

8 2

El manual no es

considerado porque no

se encuentra

actualizado

TOTAL 16 7






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =7x100

16

𝑁𝐶 = 43,75%

67


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 43,75%

𝑁𝑅 = 56,25%


No es considerado el manual porque no se encuentra actualizado.




SI 10 62%

NO 6 38%

TOTAL 16 100%


4.6.1.6. Análisis



actividades que se realizan.



62% 38%

Frecuencia Relativa

SI NO

Simbología de la

Formula

Valor





68


Financiero


Departamento: Financier

o

Componentes:

Actividades de

Control



correctamente.

N

° Pregunta Si No

Ponderaci

ón

Calificaci

ón Observación

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos.

1

¿Existe políticas y

procedimientos para mitigar los

riesgos que pudiesen ser críticos

en la Fundación?

X 8 0

No existen

procedimient

os para

mitigar

riesgos

2

¿Las políticas y procedimientos

de mitigación de riesgos se

encuentran documentados en

todos los niveles de la

Fundación?

X 8 0

3

¿Las actividades de control a los

procesos de la Fundación se las

realizan de acuerdo a tiempos

establecidos en un documento

administrativo?

X 8 4

4

¿Se cuenta con mecanismos

establecidos para llevar a cabo

las actividades correctivas en los

procesos que se realizan en la

Fundación?

X 8 5

Se

establecen

mecanismos

para cada

actividad

5

¿La administración de la

Fundación supervisa

periódicamente si se lleva a cabo

las actividades de control para

los diferentes procesos?

X 8 3

Las

actividades

de control se

elaboran de

forma

ocasional

6

¿Se analiza continuamente las

políticas y procedimientos

referentes a las actividades de

control son adecuadas para cada

nivel de la Fundación?

X 8 0

TOTAL 48 12

Elaborado: Fernanda Fuentes / Jeanneth

Catota


69




siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =12x100

48

𝑁𝐶 = 25%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 25%

𝑁𝑅 = 75%






SI 24 75%

NO 8 25%

TOTAL 32 100%

Fórmula Valor





70


4.6.2.2. Análisis






75%

25%

Frecuencia Relativa

SI NO

71


Financiero



Componentes: Sistemas de Información


Principio 14: Comunica Internamente



1

¿Se actualiza periódicamente los

mecanismos para la comunicación de

información relevante en la Fundación?

X 8 4 No actualizan

periódicamente

2

¿Existen procedimientos definidos para la

comunicación de la información que se

considera relevante a la máxima autoridad

de la Fundación?

X 8 5

3

¿Existen políticas en las cuales se

establecen canales de comunicación para

distribuir la información relevante en la

Fundación?

X 8 5

La distribución

de las

actividades no

se realiza por

canales

4

¿Existe algún encargado de revisar

periódicamente que los canales de

información se encuentren funcionando

correctamente?

X 8 4

TOTAL 32 18






siguiente formula.

72

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =18x100

32

𝑁𝐶 = 56,25%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 56,25%

𝑁𝑅 = 43,75%


Las distribuciones de las actividades no se realizan por canales.

Los mecanismos de comunicación no se actualizan periódicamente.




SI 24 75%

NO 8 25%

TOTAL 32 100%

Simbología de la

Formula

Valor





73


4.6.3.2. Análisis






75%

25%

Frecuencia Relativa

SI NO

74






correctamente.

N° Pregunta Si No

Pond

eraci

ón

Calif

icaci

ón Observación

Principio 15: Comunica Externamente

1

¿Existen políticas establecidas que

permitan con la información obtenida

identificar problemas que puedan

afectar los objetivos de la Fundación?

X 8 7 No existen

políticas

2

¿Existe procedimientos establecidos

que permitan aprovechar la

información externa relevante para la

Fundación?

X 8 3

3

¿Se verifica continuamente si los

procedimientos de información y

comunicación funcionan

adecuadamente en la Fundación?

X 8 0

No existen

procedimientos

establecidos

4 ¿Existen canales de comunicación

útiles en la Fundación? X 8 4

TOTAL 32 14


Catota


75




siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =14x100

32

𝑁𝐶 = 43,75%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 43,75%

𝑁𝑅 = 56,25%


No existen políticas establecidas.

No existen procedimientos de comunicación bien establecidos.

Fórmula Valor





76




SI 24 75%

NO 8 25%

TOTAL 32 100%


4.6.3.4. Análisis






75%

25%

Frecuencia Relativa

SI NO

77


Monitoreo Departamento Financiero



Componentes: Supervisión del Sistema de

Control Monitoreo




N

° Pregunta Si No

Ponderaci

ón

Calificac

ión

Observaci

ón

1

¿Existe políticas para la

supervisión continua en todos

los niveles de la organización? X 8 5

No existen

políticas

2

¿Existen actualizaciones diarias

para el mejoramiento del

sistema de control interno en la

Fundación?

X 8 5

3 ¿Se realiza evaluaciones de

supervisión en la Fundación? X 8 0

No se

realizan

evaluacion

es

frecuentem

ente

4

¿Se realizan evaluaciones al

personal para validar la

aplicación de los

procedimientos y políticas de la

Fundación?

X 8 0

No se

realizan

evaluacion

es

frecuentem

ente

5

¿Hay sistemas de información

en la Fundación que ayuden a

un monitoreo diario del sistema

de control interno?

X 8 4

6

¿Realizan evaluaciones

independientes para detectar las

deficiencias que pudieran

presentarse en la Fundación?

X 8 0

7

¿Realización de evaluaciones

independientes en la

Fundación? X 8 5

No existen

fechas para

poder

realizar las

evaluacion

es

TOTAL 56 19

Elaborado: Fernanda Fuentes /

Jeanneth Catota




78


siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =19x100

56

𝑁𝐶 = 33,93%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 33,93%

𝑁𝑅 = 66,07%


No se realizan evaluaciones frecuentemente.

No existe un cronograma para la evaluación del personal

Fórmula Valor





79




SI 22 39%

NO 34 61%

TOTAL 56 100%


4.6.4.2. Análisis






39% 61%

Frecuencia Relativa

SI NO

80



Componentes: Supervisión del

Sistema




correctamente.

N° Pregunta Si No

Pon

dera

ción

Cali

fica

ción Observación

1

¿Se comunica a las partes interesadas

las deficiencias encontradas en la

Fundación para efectuar acciones

correctivas oportunamente?

X

8 4

Se comunica

personalmente

2

¿La administración se encarga de

supervisar si las deficiencias son

corregidas oportunamente?

X 8 5

TOTAL 16 9






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =9x100

16

𝑁𝐶 = 56,25%

81


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 56,25%

𝑁𝑅 = 43,75%







SI 22 39%

NO 34 61%

TOTAL 56 100%

Figura 31 Entorno de control.

39%

61%

Frecuencia Relativa

SI NO

Fórmula Valor





82


Administrativo








1

¿La Fundación posee un código de ética

donde se especifique el comportamiento

que deben tener los colaboradores dentro

de la misma?

6 4

Si existe pero

no se les ha

entregado al

personal.

2 ¿Se ha realizado capacitaciones para el

conocimiento del código de ética? 6 1

El personal no

han recibido

capacitaciones

para el

conocimiento

del código de

ética

TOTAL 12 5






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

83

𝑁𝐶 =5x100

12

𝑁𝐶 = 41,67%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 41,67%

𝑁𝑅 = 58,33%

4.6.5.1. Deficiencias encontradas

El código de ética no ha sido entregado al personal.

No han realizado capacitaciones para el conocimiento del Código de Ética.

Simbología de la

Formula

Valor





84

Tabla 20 Entorno de Control Área Administrativa

Entorno de Control Área Administrativa


SI 10 83%

NO 2 17%

TOTAL 12 100%


4.6.5.2. Análisis

Al aplicar el cuestionario del componente Evaluación de riesgos se presenta lo

siguiente:


actividades que realiza la misma.



67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

85






correctamente.

Principio 2: Ejerce Responsabilidad de Supervisión

3

¿El área contable y financiera, cuenta

con políticas y procedimientos descritos

en el manual?

6 0 No existe un manual

TOTAL 6 0






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =0x100

6

𝑁𝐶 = 0%


86

𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑧 𝑁𝑅 = 100% − 0%

NR=100%


No existe un Manual de procedimientos tanto en el Área Administrativa y

Financiera.




SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%


4.6.5.4. Análisis


El 100% de la Fundación no demuestra un ambiente de gestión en las actividades que

realizan y no se demuestra un compromiso y disciplina.

0%

100%

Frecuencia Relativa

SI NO

Simbología de la

Formula

Valor




PT: Puntaje Total 6

87






correctamente.

Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad

4

¿El personal cumple con las

exigencias que demanda la

Fundación?

6 5

Por ser una

Fundación se cumple

en la atención al

adulto mayor

5

¿Existe un manual donde se detallen

las funciones específicas y continuas

de cada puesto de trabajo?

6 2

El manual no es

considerado porque

no se encuentra

actualizado

TOTAL 12 7






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =7x100

12

𝑁𝐶 = 41,67%

88


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 41,67%

𝑁𝑅 = 56,25%






SI 8 67%

NO 4 33%

TOTAL 12 100%


4.6.5.6. Análisis




67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

Simbología de la

Formula

Valor





89




Administrativo


Departamento:

Administrativ

o

Componentes: Actividades de Control



N

° Pregunta Si No

Ponderació

n

Calificació

n Observación

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos.

1

¿Existe políticas y procedimientos

para mitigar los riesgos que

pudiesen ser críticos en la

Fundación?

X 6 0

No existen

procedimient

os para

mitigar

riesgos

2

¿Las políticas y procedimientos de

mitigación de riesgos se

encuentran documentados en

todos los niveles de la Fundación?

X 6 0

3

¿Las actividades de control a los

procesos de la Fundación se las

realizan de acuerdo a tiempos

establecidos en un documento

administrativo?

X 6 4

4

¿Se cuenta con mecanismos

establecidos para llevar a cabo las

actividades correctivas en los

procesos que se realizan en la

Fundación?

X 6 5

Se establecen

mecanismos

para cada

actividad

5

¿La administración de la

Fundación supervisa

periódicamente si se lleva a cabo

las actividades de control para los

diferentes procesos?

X 6 3

Las

actividades de

control se

elaboran de

forma

ocasional

6

¿Se analiza continuamente las

políticas y procedimientos

referentes a las actividades de

control son adecuadas para cada

nivel de la Fundación?

X 6 0

TOTAL 36 12


Catota


90




siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =12x100

36

𝑁𝐶 = 33,33%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 66,67%

𝑁𝑅 = 66,67%



Fórmula Valor





91




SI 28 78%

NO 8 22%

TOTAL 36 100%


4.6.6.2. Análisis






67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

92


Administrativa





Principio 14: Comunica Internamente



1

¿Se actualiza periódicamente los

mecanismos para la comunicación de

información relevante en la Fundación?

X 6 4 No actualizan

periódicamente

2

¿Existen procedimientos definidos para la

comunicación de la información que se

considera relevante a la máxima autoridad

de la Fundación?

X 6 5

3

¿Existen políticas en las cuales se

establecen canales de comunicación para

distribuir la información relevante en la

Fundación?

X 6 5

La distribución

de las

actividades no

se realiza por

canales

4

¿Existe algún encargado de revisar

periódicamente que los canales de

información se encuentren funcionando

correctamente?

X 6 4

TOTAL 24 18






siguiente formula.

93

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =18x100

24

𝑁𝐶 = 75%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 75%

𝑁𝑅 = 25%


Las distribuciones de las actividades no se realizan por canales.

Los mecanismos de comunicación no se actualizan periódicamente.

Simbología de la

Formula

Valor





94




SI 20 83%

NO 4 17%

TOTAL 24 100%


4.6.7.2. Análisis






67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

95






correctamente.

N° Pregunta Si No

Pond

eraci

ón

Calif

icaci

ón Observación

Principio 15: Comunica Externamente

1

¿Existen políticas establecidas que

permitan con la información obtenida

identificar problemas que puedan

afectar los objetivos de la Fundación?

X 6 7 No existen

políticas

2

¿Existe procedimientos establecidos

que permitan aprovechar la

información externa relevante para la

Fundación?

X 6 3

3

¿Se verifica continuamente si los

procedimientos de información y

comunicación funcionan

adecuadamente en la Fundación?

X 6 0

No existen

procedimientos

establecidos

4 ¿Existen canales de comunicación

útiles en la Fundación? X 6 4

TOTAL 24 14


Catota


96




siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =14x100

24

𝑁𝐶 = 58,33%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 58,33%

𝑁𝑅 = 41,67%


No existen políticas establecidas.

No existen procedimientos de comunicación bien establecidos.

Fórmula Valor





97




SI 18 75%

NO 6 25%

TOTAL 24 100%


4.6.7.4. Análisis






75%

25%

Frecuencia Relativa

SI NO

98


Monitoreo Departamento Administrativo



Componentes: Supervisión del Sistema de

Control Monitoreo




N

° Pregunta Si No

Ponderaci

ón

Calificac

ión

Observaci

ón

1

¿Existe políticas para la

supervisión continua en todos

los niveles de la organización? X 6 5

No existen

políticas

2

¿Existen actualizaciones diarias

para el mejoramiento del

sistema de control interno en la

Fundación?

X 6 5

3 ¿Se realiza evaluaciones de

supervisión en la Fundación? X 6 0

No se

realizan

evaluacion

es

frecuentem

ente

4

¿Se realizan evaluaciones al

personal para validar la

aplicación de los

procedimientos y políticas de la

Fundación?

X 6 0

No se

realizan

evaluacion

es

frecuentem

ente

5

¿Hay sistemas de información

en la Fundación que ayuden a

un monitoreo diario del sistema

de control interno?

X 6 4

6

¿Realizan evaluaciones

independientes para detectar las

deficiencias que pudieran

presentarse en la Fundación?

X 6 0

7

¿Realización de evaluaciones

independientes en la

Fundación? X 6 5

No existen

fechas para

poder

realizar las

evaluacion

es

TOTAL 42 19

Elaborado: Fernanda Fuentes /

Jeanneth Catota




99


siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =19x100

42

𝑁𝐶 = 45,24%


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 45,24%

𝑁𝑅 = 54,76%




Fórmula Valor





100




SI 12 29%

NO 30 71%

TOTAL 42 100%


4.6.8.2. Análisis






67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

101



Componentes: Supervisión del

Sistema




correctamente.

N° Pregunta Si No

Pon

dera

ción

Cali

fica

ción Observación

1

¿Se comunica a las partes interesadas

las deficiencias encontradas en la

Fundación para efectuar acciones

correctivas oportunamente?

X

6 4

Se comunica

personalmente

2

¿La administración se encarga de

supervisar si las deficiencias son

corregidas oportunamente?

X 6 5

TOTAL 12 9






siguiente formula.

𝑁𝐶 =CTx100

PT

𝑁𝐶 =9x100

12

𝑁𝐶 = 75%

102


𝑁𝑅 = 100% − NC

𝑁𝑅 = 100% − 75%

𝑁𝑅 = 25%







SI 4 33%

NO 8 67%

TOTAL 12 100%

Figura 34 Entorno de control.

67%

33%

Frecuencia Relativa

SI

NO

Fórmula Valor





103


financiero

El área Contable de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón” cuenta con procedimientos

pero no se encuentran bien definidos para el desarrollo de las cuentas que presentan el

Estado de Situación Financiera, se considera que a estos procedimientos se procederá a

realizar las mejoras.

4.7.1. Procedimientos de control de efectivo y equivalente de efectivo


Es el dinero existente de la Fundación, ingresa por motivo de las donaciones que se

reciben y se encuentran en una cuenta bancaria.

4.7.1.2. Objetivo

Establecer medidas que permitan el control apropiado de los valores disponibles en las

cuentas bancarias que tiene la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”

4.7.1.3. Políticas

El Gerente General será el encargado de autorizar los egresos.

El Gerente General será el encargado de autorizar y revisar los pagos que se

realizarán.

La copia de los cheques serán archivados.

Se llevará un registro diario en el libro de bancos de las donaciones adquiridas.

Las transferencias bancarias se registrarán en la fecha en la que incurran.

Las conciliaciones bancarias se realizarán de forma quincenal.

104


Ingreso de Efectivo y Equivalente del Efectivo

PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE EFECTIVO Y

EQUIVALENTE DE EFECTIVO


1 Recibir el anexo de las donaciones efectuadas. Secretaria

2 Revisar el anexo de las donaciones Contadora

3 Verificar que los valores se encuentren en la

cuenta bancaria de la Fundación Contadora

4 Registrar Contablemente Contadora

5 Elaborar Conciliación Bancaria Contadora

6 Archivar Documentos Contadora

Egreso de Efectivo y Equivalente del Efectivo

PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE EFECTIVO Y

EQUIVALENTE DE EFECTIVO


1 Revisar los pagos Contadora

2 Enviar lista de pagos al Gerente General para su

respectiva revisión. Contadora

3 Recibir lista de pagos y envía al Gerente para su

respectiva aprobación Gerente General

4 Revisar los pagos que estén correctos los valores Gerente General

5 Autorizar el pago Gerente General

6 Elaborar los egresos y envía al Gerente para que

sean firmados. Contadora

7 Recibir los egresos Gerente General

8 Validar si los montos se encuentran correctos

9 Firmar los egresos Gerente General

10 Realizar los pagos correspondientes Contadora


12 Archivar Documentación Contadora

105


Proceso: Ingreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo

DIAGRAMA DE FLUJO

Secretaría Contabilidad



Figura 35 Ingreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo

INICIO

Validar

Estado de

Cuenta

NO

SI

Realizar el registro

contable

Archivar

documentos

FIN

A

A

Elaborar Conciliación

Bancaria

Recibir anexo de

donaciones Enviar al

contador

106


Proceso: Egreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 36 Flujograma de Egreso de Efectivo y Equivalente de Efectivo

Enviar los pagos

Firmar los

egresos

Autorizar los

pagos

Recibir los

egresos

INICIO

Correctos

NO

S

I

Efectuar los pagos

Archivar

documentos

FIN

A

A

Registrar

Contablemente

Revisar los pagos

Elaborar egresos

Recibir los

pagos

Revisar pagos

107

4.7.2. Procedimientos de control de cuentas por cobrar


En esa cuenta se controla el movimiento de los créditos personales o simples

concedidos por la Fundación por la venta de mercaderías o servicios. Estos

créditos no tienen respaldo de documentos. (Bravo Valdivieso, 2011)

4.7.2.2. Objetivo

Establecer actividades de control que permitan identificar desde su creación hasta el

cobro.

4.7.2.3. Política

El Gerente General será el encargado de autorizar los pagos.

El tiempo máximo pendiente del pago del cuidado para el adulto mayor será de

dos meses máximo.

El contador será el encargado de informar al Gerente General de las personas

que no han pagado en el plazo establecido para proceder con el cobro respectivo.


PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR


1 Realizar orden de cobro Cliente

2 Firmar el cobro Cliente

3 Validar el cobro Gerente General

4 Enviar la orden de cobro al contador Gerente General

5 Pagar al siguiente mes Cliente

6 Recibir la documentación Contadora


9 Archivar documentación Contadora

108


Proceso: Cuentas por Cobrar

DIAGRAMA DE FLUJO

Cliente Gerencia Contabilidad

Por: Fernanda Fuentes/ Jeaneth Catota


Figura 37 Flujograma de Cuentas por Cobrar

FIN

Archivar

documentos

A NO SI

Realizar orden de

cobro

Registrar

contable

Firmar el cobro Enviar la orden de

cobro Contador

Revisar la

Documentación Pagar el

siguiente

mes

A

INICIO

Validar el Cobro

109

4.7.3. Procedimientos de ingreso de las donaciones


Es una cuenta donde se realiza el ingreso de las donaciones que recibe la Fundación


4.7.3.2. Objetivo

Realizar procedimientos de control, donde se pueda verificar el ingreso de las

donaciones que recibe la fundación sea: efectivo, vestimenta, alimentación, víveres.

4.7.3.3. Política

Los ingresos recibidos por parte de la Fundación

4.7.3.4. PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS


1 Recibir las donaciones Gerente General

2 Llenar un formulario de aceptación del Ingreso de la donación Gerente General

3 Firmar formulario. Gerente General

4 Revisar las donaciones Gerente General

5 Enviar las donaciones al contador Gerente General

6 Validar de las donaciones Contadora

7 Ingresar en un archivo de Excel las donaciones recibidas Contadora

8 Realizar el registro contable y archivar los documentos Contadora

110


Proceso: Ingreso de Donaciones

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 38 Flujograma de Ingreso De Donaciones

Recibir las

donaciones

Llenar un formulario

Recibir el Formulario

lleno con los datos

Archivar

los

documentos

Elaborar anexo

de Ingresos Revisar las

donaciones

Registrar

Contablemente

INICIO

FIN

111


Proceso: Ingreso de Donaciones Ropa

DIAGRAMA DE FLUJO




Figura 39 Flujograma de Ingreso de Donaciones de Ropa

Clasificar la Ropa

Recibir la ropa

Llenar Formulario Guardar la ropa en

la bodega

INICIO

FIN

112


Proceso: Ingreso de Donaciones Medicamentos

DIAGRAMA DE FLUJO


Por: Fernanda Fuentes/ Jeaneth Catota


Figura 40 Flujograma Ingreso de Donaciones Medicamentos

Firmar Formulario

Clasificar Medicamentos

Recibir medicamentos

INICIO

FIN

Llenar Formulario Archivar

documentos

113

4.7.4. Procedimientos de control de cuentas por pagar


En esta cuenta se controla el movimiento de los créditos que por la compra de

mercaderías o servicios, terceras personas otorgan a la Fundación sin respaldo

de un documento, que deber ser cancelados en un plazo previamente

determinado. (Bravo Valdivieso, 2011)

4.7.4.2. Objetivo

Establecer políticas y procedimientos de los pagos de las obligaciones que se hayan

adquirido en la Fundación

4.7.4.3. Política

El Gerente General será el encargado de autorizar los pagos.

El tiempo máximo pendiente del pago del cuidado para el adulto mayor será de

dos meses máximo.

El contador será el encargado de informar al Gerente General de las personas

que no han pagado en el plazo establecido para proceder con el cobro respectivo.

PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR PAGAR


1 Verificar datos de factura del proveedor Contadora

2 Registrar en el sistema Contadora

3 Enviar detalle para efectuar pagos Contadora

4 Recibir el detalle de pagos Gerente General


6 Validar si los pagos están correctos Gerente General


8 Realizar los pagos Contadora



114



Proceso: Ingreso de Proveedores

DIAGRAMA DE FLUJO



Revisado por: MSc. Mónica Jimbo

Figura 41 Flujograma Ingreso de Proveedores

NO

SI

Archivar

los

documentos

Aprobar

el pago

Los pagos

están

Correctos A

Autorizar pagos

INICIO

Verificar datos

proveedor

Recibir el

detalle de pagos

Registrar en el sistema

Enviar detalle pagos

A

Realizar

pagos

Registrar

Contablemente

FIN

115


administrativo

El Departamento Administrativo de la Fundación “Nuevo Milenio Nayón”

4.8.1. Procedimiento de selección del personal


La selección del personal corresponde a la evaluación de los conocimientos y

capacidades que las personas presentan para el ingreso a la Fundación.

4.8.1.2. Objetivo

Preparar al personal que se incorporé en la Fundación con la finalidad de integrarse al

nuevo ambiente de trabajo


PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL


1

Realizar una inducción a la persona para indicar de forma

general cual puesto ocupará en la fundación y reconocimiento

de las instalaciones.

Directora de

Talento Humano

2 Entregar del código de conducta y el reglamento de la

fundación

Directora de

Talento Humano

3 Explicar al nuevo empleado las funciones a desempeñar. Directora de

Talento Humano

4

Entregar los implementos que utilizará para su uso en la

Fundación y esto se realiza un acta de entrega y recepción

como respaldo.

Directora de

Talento Humano

116



Proceso: Selección del Personal

DIAGRAMA DE FLUJO

Contabilidad



Figura 42 Flujograma de Selección del personal.

Realizar una

inducción al

nuevo personal

INICIO

FIN

Funciones a

desempeñar

Entregar el código

de conducta y los

manuales

Entregar

suministros e

implementos

Acta de

recepción

117

4.8.2. Procedimientos de capacitación al personal


Las capacitaciones dentro de la fundación son primordial para los trabajadores

encaminados al buen trato que debe tener el adulto mayor, incrementa la capacidad de

mejorar el servicio promoviendo el desarrollo personal.

4.8.2.2. Objetivo

Desarrollar en los trabajadores el crecimiento sobre el manejo del buen trato del adulto

mayor considerando el entorno de la Fundación.


PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL


1 Analizar las áreas que serán capacitadas Directora de Talento

Humano

2 Elaborar el programa de capacitación del personal. Directora de Talento

Humano

3 Aprobar el programa elaborado de capacitación del

personal. Gerente Financiero

4 Elaborar el financiamiento para el programa de

capacitación.

Directora de Talento

Humano

5 Realizar el pago para la capacitación Contadora General

6 Ejecutar el programa de capacitación del personal Directora de Talento

Humano

118


Área: Contabilidad

Proceso: Capacitación del Personal

DIAGRAMA DE FLUJO

Talento Humano Gerencia Contabilidad



Figura 43 Flujograma de Capacitación del Personal

Aprobar el

cronograma

Pagar la

capacitación

Analizar el área

Elaborar el

programa

INICIO

FIN

Elaborar el

Financiamiento

Ejecutar la

capacitación

119

Nivel de ConfianzaNivel de

Riesgo

Principio 1: Demuestra Compromiso con la

integridad y los valores éticos31,25% 68,75%

Principio 2: Ejerce Responsabilidad de Supervisión 0,00% 100,00%

Principio 3: Establece estructura, autoridad y

responsabilidad43,75% 56,25%

Principio 12 Se implementa a través de políticas y

procedimientos 25,00% 75,00%

Principio 14: Sistemas de Información 56,25% 43,75%

Sistemas de Información Principio 15: Comunicar Externamente 43,75% 56,25%

Principio16: Conduce evaluaciones continuas y/o

independientes33,93% 66,07%

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias 56,25% 43,75%

Principio 1: Demuestra Compromiso con la

integridad y los valores éticos41,67% 58,33%

Principio 2: Ejerce Responsabilidad de Supervisión 0,00% 100,00%

Principio 3: Establece estructura, autoridad y

responsabilidad41,67% 56,25%

Principio 12 Se implementa a través de políticas y

procedimientos 33,33% 66,67%

Principio 14: Sistemas de Información 75,00% 25,00%

Sistemas de Información Principio 15: Comunicar Externamente 58,53% 41,67%

Principio16: Conduce evaluaciones continuas y/o

independientes45,24% 54,67%

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias 75,00% 25,00%

Supervisión del Sistema

de Control Monitoreo

Departamento

Administrativo

Entorno de Control

Actividades de Control

RESUMEN

Departamento Financiero

Entorno de Control

Actividades de Control

Supervisión del Sistema

de Control Monitoreo

120

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

1. En base al análisis y evaluación del control interno que se realizó en los

departamentos Administrativos y Financieros, nos muestra el siguiente análisis.

En el departamento Administrativo en la evaluación realizada se ha identificado el nivel

de confianza está en un 43,75% (Bajo), indica que los procesos no cuentan con un

diseño aplicable y que por ende no permite mitigar los riesgos en forma razonable, y el

nivel de riesgo 56,25% (Alto), esto nos indica que los procesos que realizan tiene una

administración estable y que permite detectar los posibles errores, considerando que el

nivel de confianza e impacto se encuentra en un nivel Moderado y se identifica que los

controles internos establecidos por la Fundación existen errores y deficiencias, en cada

uno de los procesos analizados.

En el departamento Financiero en la evaluación realizada se ha identificado el nivel de

confianza está en un 46,67% (Alto), indica que los procesos no cuentan con un diseño

aplicable y que por ende no permite mitigar los riesgos en forma razonable, y el nivel de

riesgo 53,33% (Bajo), esto indica que los procesos que realizan tiene una

administración estable y que permite detectar los posibles errores, considerando que el

nivel de confianza e impacto se encuentra en un nivel Moderado y se identifica que los

controles internos establecidos por la Fundación existen errores y deficiencias.

2. Los cuestionarios son herramientas que nos ayudaron a realizar un análisis de los

controles que tiene la Fundación y que se cumplan con eficiencia en cada una de

las actividades asignadas en cada área.

3. En el trabajo realizado se realizó levantamiento de procesos, considerando las

cuentas de Estado de Situación Financiera y Balance General y los

procedimientos que se lleven a cabo en cada departamento que son

Administrativo y Financiero.

121

Recomendaciones

1. En el Departamento Administrativo como resultado de la evaluación se obtuvo

un nivel de confianza Alto y un nivel de Riesgo Bajo, presentando el mismo

nivel de confianza Alto y nivel de Riesgo Bajo en el Departamento, se

recomienda lo siguiente:

Se recomienda que las responsabilidades en cada procedimiento determinado, la

gerencia debe designar recursos necesarios, generar cronogramas de

implementación y de capacitación para el cumplimiento de las mismas.

Se debe capacitar a cada uno de los integrantes de la Fundación para alcanzar los

objetivos organizacionales.

2. Se sugiere realizar controles en base a flujogramas eficientes que permitan

evaluar y analizar el funcionamiento y cumplimiento de las actividades que

realiza cada área dentro de la Fundación, considerando el plazo de 1 a 3 meses.

3. Control en especial en el Área Administrativa con el cumplimiento del Método

Coso III por cuanto nos llega a definir que el Riesgo es Alto y la Capacidad

Baja.

4. Realizar nuestros procesos y flujos indicados en el Área Financiera en el proceso

de Donaciones ya que en esta parte tenemos un riesgo ALTO y que fueron

analizados en este estudio.

122

BIBLIOGRAFÍA

Alina, R. T. (09 de Marzo de 2012). Simbologìa Diagramas de Flujo. Recuperado el 11

de Mayo de 2017, de es.slideshare.ne:

https://es.slideshare.net/AliniuZizRguezT/simbolos-diagrama-de-flujo

Auditool.org. (27 de Junio de 2016). Control Interno. Recuperado el 06 de Octubre de

2017, de www.auditool.org: https://www.auditool.org/blog/control-

interno/4340-actualizacion-coso-erm-gestion-del-riesgo-empresarial-alineacion-

del-riesgo-con-la-estrategia-y-el-rendimiento

Banco Central del Ecuador. (2017). La Inflación. Recuperado el 25 de Junio de 2017, de

contenido.bce.fin.ec:

https://contenido.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=inflacion

Banco Central del Ecuador. (14 de Mayo de 2017). Riesgo País. Recuperado el 15 de

Mayo de 2017, de contenido.bce.fin.ec:

https://contenido.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=riesgo_pais

Banco Central del Ecuador. (Septiembre de 2017). Tasas de Interés. Recuperado el 10

de Septiembre de 2017, de contenido.bce.fin.ec:

https://contenido.bce.fin.ec/docs.php?path=/documentos/Estadisticas/SectorMon

Fin/TasasInteres/Indice.htm

Bravo Valdivieso, M. (2011). Contabilidad General (10a ed.). Quito: Escobar.

El Telégrafo. (25 de Abril de 2017). Factor Tecnológico. Recuperado el 15 de Mayo de

2017, de www.eltelegrafo.com.ec:

http://www.eltelegrafo.com.ec/noticias/economia/8/ecuador-debe-posicionarse-

como-lider-tecnologico-en-america-latina

Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. (15 de Octubre de 2013). Control

Interno. Recuperado el 05 de Mayo de 2017, de www.icac.meh.es:

http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20315%20p%20def.pdf

Instituto Nacional de Estadisticas y Censos. (17 de Enero de 2017). Factor Social -

Índice de Pobreza. Recuperado el 23 de Mayo de 2017, de

www.ecuadorencifras.gob.ec: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/14-millones-

de-personas-salen-de-la-pobreza-por-ingresos-en-nueve-anos/

123

Mantilla B., S. A. (12 de Junio de 2013). Control Interno. Recuperado el 05 de Mayo de

2017, de books.google.com.ec:

https://books.google.com.ec/books?id=rMS4DQAAQBAJ&pg=PT183&dq=imp

ortancia+objetivos+del+control+interno+actualizadas&hl=es&sa=X&ved=0ahU

KEwjs-

ub2x9rTAhUElZQKHUroAa8Q6AEINzAD#v=onepage&q=importancia%20obj

etivos%20del%20control%20interno%20actualizadas&f=fa

Ministerio de Trabajo. (2016). Fundaciones, Corporaciones y Microempresas

Asociativas. Recuperado el 15 de Enero de 2017, de www.trabajo.gob.ec:

http://www.trabajo.gob.ec/fundaciones-corporaciones-y-microempresas-

asociativas/

Nayón, E. (11 de Mayo de 2017). Organigrama. (F. Fuentes, Entrevistador)

Taleva Salvat, O. (2011). ¿Cómo hacer una Fundación? Buenos Aires: Valletta.

universidad central del ecuador facultad de … · les amo hermanos son mi alegría perfecta. a mi...

Documents